REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy Dobryszyce Termin kontroli: 06.09.2004 – 28.10.2004 Bo Ŝena Wojnarowska – Inspektor kontroli Kontroluj ący: Małgorzata O Ŝarek – Inspektor kontroli Okres obj ęty kontrol ą 01.01.2003 – 30.06.2004 Numer upowa Ŝnienia: WK-601-2/68/2004 Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DOBRYSZYCE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Dobryszyce zlokalizowana jest w powiecie radomszcza ńskim i obejmuje obszar o powierzchni 51 km ². Na dzie ń 1 stycznia 2004 roku w gminie zamieszkiwało 4118 mieszka ńców, w tym 2023 m ęŜ czyzn i 2095 kobiet. Struktura ludno ści wg wieku przedstawiała si ę nast ępuj ąco: Przedział wiekowy Liczba kobiet Liczba m ęŜ czyzn do 6 lat 129 160 od 7 do 12 lat 171 183 od 13 do 18 lat 208 174 od 19 do 60 lat 1167 - od 19 do 65 lat - 1308 powy Ŝej 60 lat 420 - powy Ŝej 65 lat - 198 Liczba bezrobotnych na terenie Gminy Dobryszyce wynosi ogółem 482 osób, co stanowi 11,70 % ogólnej liczby mieszka ńców. Spo śród ogólnej liczby bezrobotnych m ęŜ czyzn jest - 217 za ś kobiet - 265. ADRES GMINY 97-505 Dobryszyce ul. Wolno ści 8. REGON 000535445 NIP 772-10-74-742 II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy W okresie obj ętym kontrol ą funkcj ę Przewodnicz ącego Rady Gminy pełnili: - Pan Zdzisław Laskowski na mocy uchwały Rady Gminy nr I/1/2000 z dnia 18 listopada 2002 roku, - Pan Piotr Mroczkowski na mocy uchwały Rady Gminy nr XI/91/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku. Wójt gminy i jego zast ępca Od dnia 18 listopada 2002 roku Wójtem Gminy Dobryszyce był Pan Zygmunt Maks wybrany w powszechnych bezpo średnich wyborach w dniu 10 listopada 2002 roku. Uchwał ą Rady Gminy nr XV/107/04 z dnia 26 sierpnia 2004 roku stwierdzono wyga śni ęcie mandatu Wójta Gminy Pana Zygmunta Maksa w zwi ązku z utrat ą wybieralno ści z powodu karalno ści za przest ępstwo _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DOBRYSZYCE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 umy ślne stwierdzone prawomocnym wyrokiem s ądu w dniu 13 sierpnia 2004 roku. Zarz ądzeniem nr 27/2004 z dnia 19 lipca 2004 roku Wójt Gminy Pan Zygmunt Maks powołał na swojego zast ępc ę Pana Stefana Marczaka z dniem 10 lipca 2004 roku. Pismem znak 1111/19/2004 z dnia 08.09.2004 roku Pan Marczak odwołany został ze stanowiska Zast ępcy Wójta z dniem 26 sierpnia 2004 roku. Prezes Rady Ministrów Pan Marek Belka wyznaczył z dniem 7 wrze śnia 2004 roku do pełnienia funkcji Wójta Gminy Dobryszyce Pana Jerzego Nowika (pismo z dnia 3 wrze śnia 2004 roku). W trakcie trwania niniejszej kontroli tj. w dniu 10 pa ździernika 2004 roku odbyły si ę przedterminowe wybory Wójta Gminy Dobryszyce, które wygrał Pan Jan Pawlikowski (za świadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia z dnia 10.10.2004). Na XVII sesji Rady Gminy Dobryszyce, która odbyła si ę w dniu 19 pa ździernika 2004 roku Pan Jan Pawlikowski zło Ŝył ślubowanie. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy jest Pani Janina Piotrowska powołana na to stanowisko uchwał ą Rady Gminy nr III/14/90 z dnia 6 lipca 1990 roku. Na czas pozostawiania Pani Piotrowskiej na urlopie wypoczynkowym tj. w okresie od 10.08.2004 do 10.11.2004 roku Wójt Gminy powierzył zast ępstwo Skarbnika Gminy Pani Małgorzacie Szewczyk. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy jest Pani Anna Gabry ś powołana na to stanowisko uchwał ą Rady Gminy nr III/13/90 z dnia 6 lipca 1990 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI Z wykazu jednostek organizacyjnych stanowi ącego zał ącznik nr 5 do Statutu Gminy przyj ętego uchwał ą Rady Gminy nr VI/41/2003 roku z dnia 16 czerwca 2003 roku wynika, Ŝe jednostkami organizacyjnymi gminy s ą: - Szkoła Podstawowa w Dobryszycach – statut zatwierdzony został na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 29 sierpnia 2001 roku i opracowany został w oparciu o ustaw ę z dnia 7 wrze śnia o systemie o światy oraz rozporz ądzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 roku w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola i publicznych szkół podstawowych. - Szkoła Podstawowa w Bloku Dobryszyckim – statut zatwierdzony został na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 22 grudnia 1992 roku i opracowany został w oparciu o ustaw ę z dnia 7 wrze śnia o systemie o światy oraz rozporz ądzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 roku w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola i publicznych szkół podstawowych. - Gimnazjum w Dobryszycach utworzone zostało na mocy uchwały Rady Gminy nr V/28/99 z dnia 26 lutego 1999 roku. Gimnazjum działa w oparciu o statut nadany uchwał ą Rady Gminy nr XII/72/2000 z dnia 18 lutego 2000 roku. - Przedszkole w Dobryszycach – statut zatwierdzony został na posiedzeniu Pady Pedagogicznej w dniu 16 listopada 1992 roku. - Biblioteka Publiczno-Szkolna w Dobryszycach – statut biblioteki nadany został uchwał ą Zarz ądu Gminy nr 16/1999 roku z dnia 16 listopada 1999 roku. Ze statutu wynika, Ŝe Biblioteka jest gminn ą jednostk ą organizacyjn ą kultury działaj ącą w obrębie krajowej sieci bibliotecznej. Biblioteka jest finansowana z bud Ŝetu gminy i innych źródeł. Podstaw ą _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DOBRYSZYCE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 gospodarki finansowej biblioteki jest plan wydatków zatwierdzony przez Rad ę Gminy w bud Ŝecie gminy na dany rok bud Ŝetowy. - Gminny O środek Pomocy Społecznej w Dobryszycach utworzony został uchwał ą Gminnej Rady Narodowej nr XI/53/90 z dnia 25 kwietnia 1990 roku oraz Zarz ądzeniem nr 6/90 Naczelnika Gminy Dobryszyce z dnia 27 kwietnia 1990 roku. O środek utworzony został jako jednostka bud Ŝetowa. Organizacj ę O środka okre śla statut przyj ęty uchwał ą Rady Gminy nr VI/42/2003 roku z dnia 16 czerwca 2003 roku. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Pocz ąwszy od 29 lipca 2003 roku Gmina Dobryszyce działa w oparciu o statut przyj ęty uchwał ą Rady Gminy Dobryszyce nr VI/41/2003 z dnia 16 czerwca 2003 roku i ogłoszony w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego z dnia 15 lipca 2003 roku pod pozycj ą 1828. Gmina podzielona jest na 12 sołectw utworzonych na mocy uchwały Rady Gminy nr VI/27/90 z dnia 28 grudnia 1990 roku i działaj ących w oparciu o statuty uchwalone przez Rad ę Gminy w dniu 26 marca 2003 uchwał ą nr IV/27/2003 roku. Rada Gminy składa si ę z 15 radnych. Rada powołała nast ępuj ące stałe komisje: - Komisja Rewizyjna, - Komisja Bud Ŝetu, Rolnictwa i Działalno ści Gospodarczej, - Komisja O światy, Ochrony Środowiska i Zdrowia. Zgodnie ze statutem - radny gminy mo Ŝe by ć członkiem tylko jednej komisji stałej. Według statutu Rada Gminy mo Ŝe w drodze uchwały powoła ć dora źne komisje do okre ślonych zada ń okre ślaj ąc przedmiot i zakres oraz skład osobowy. Kierownikiem Urz ędu jest Wójt, który wykonuje uprawnienia zwierzchnika słu Ŝbowego w stosunku do pracowników urz ędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych. Regulamin organizacyjny urz ędu Obecnie obowi ązuj ący Regulamin Organizacyjny wprowadzony został Zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 15/12003 roku z dnia 23 wrze śnia 2003 roku. Regulamin okre śla: - zakres działania i zadania Urz ędu, - struktur ę organizacyjn ą Urz ędu, któr ą tworz ą: Referat Finansowy, Urz ąd Stanu Cywilnego, samodzielne stanowiska pracy oraz pracownicy obsługi, - zasady funkcjonowania Urz ędu, - zakresy zada ń Wójta, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy, - zakres działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy, - tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw, - zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych, - tryb post ępowania z piecz ęciami stosowanymi w Urz ędzie, - zasady podpisywania pism i dokumentów, - sposób wykonywania kontroli wewn ętrznej w Urz ędzie. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DOBRYSZYCE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Do dnia 30 czerwca 2004 roku niniejszy regulamin uległ zmianie na mocy Zarz ądzenia Wójta nr 14/2004 roku z dnia 28 kwietnia 2004 roku. Wcze śniej obowi ązuj ący Regulamin Organizacyjny wprowadzony został uchwał ą Rady Gminy nr XIII/82/2000 z dnia 27 kwietnia 2000 roku i zmieniony uchwał ą nr XX/131/2001 z dnia 27 kwietnia 2001 roku. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Instrukcja sporz ądzania, kontroli i obiegu dokumentów ustalona została Zarz ądzeniem nr 8/2002 Wójta Gminy Dobryszyce z dnia 22 listopada 2002 roku. Uregulowania okre ślone przedmiotow ą instrukcj ą obowi ązuj ą kierowników jednostek bud Ŝetowych, Skarbnika Gminy oraz pracowników, którym powierzono czynno ści w zakresie realizacji bud Ŝetu. Zgodnie z instrukcj ą dowód ksi ęgowy uwa Ŝa si ę za prawidłowy, je Ŝeli stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera m.in.: - sprawdzenie pod wzgl ędem merytorycznym, polegaj ącym na ustaleniu rzetelno ści danych, celowo ści, gospodarno ści i legalno ści operacji gospodarczych, a tak Ŝe na stwierdzeniu, Ŝe dowód został wystawiony przez wła ściw ą jednostk ę oraz podpisany przez Kierownika jednostki lub osob ę upowa Ŝnion ą - sprawdzenie pod wzgl ędem formalno-rachunkowym polegaj ącym na ustaleniu, Ŝe dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, zawieraj ący wszystkie elementy prawidłowego dowodu, nie zawiera bł ędów arytmetycznych i podpisany jest przez osob ę sprawdzaj ącą, tj.