dE cirkEl rond HUISVESTING Huisvesting Burgers NIEUWE GEMEENTE Hoe is de gemeente na de herindeling Welk concept werd gekozen voor de dienst- gehuisvest? Waar zetelen het bestuur, de verlening aan de burgers en hoe bevalt dit? gemeenteraad, de publieksdiensten en de ondersteunende diensten? Nootenboom: We wilden naar onze burgers kleinschaliger gaan opereren. Zij kunnen nu NA HERINDELING Drewes: Vrij snel na de fusie heeft Bronckhorst onze producten digitaal aanvragen of op één van gekozen voor één nieuw gemeentehuis, in het de zes aanvraaglocaties. We bezorgen ze vervolgens landelijk gebied net buiten Hengelo (Gelderland), thuis of elders als men dat wil. Gesprekken over ongeveer in het midden van de gemeente. Het bouwvergunningen voeren we bij mensen thuis gebouw heeft een open inrichting, met een aan de keukentafel. Dat kan ook omdat mede- Gesprekken over bouwvergunningen atrium in het midden van waaruit je als bezoeker werkers overal digitaal toegang hebben tot alle voeren we bij mensen thuis aan de alles kunt zien. Dat versterkt de laagdrempelig- noodzakelijke informatie. Dit concept bevalt uit- heid die we nastreven. Ook gaf de nieuwbouw stekend. Burgers hebben feitelijk niets van de keukentafel. Dat kan omdat de kans extra te investeren in duurzaamheid. herindeling gemerkt. Daarom levert de aanko- medewerkers overal digitaal toegang mende fusie met Giessenlanden maar weinig Nootenboom: Ook Molenwaard wilde aanvan- discussie op. hebben tot alle noodzakelijke kelijk één nieuw gemeentehuis, maar dat bleek informatie. te duur. Daarnaast wilden we de huisvesting Plantinga: Aanvankelijk hadden we buiten de baseren op het concept Molenwaard Nabij. Wij balies in Stolwijk nog op elk voormalig gemeen- Bas Nootenboom treffen de inwoners zoveel mogelijk in het eigen tehuis een loketje dat één dag in de week open dorp. De medewerkers zitten daarom verspreid was voor burgerzaken. Dat bleek te duur. over meerdere locaties. Zelfs de burgemeester Daarom zijn we meer burgerzaken digitaal gaan en wethouders hebben geen vaste plek. Ze zijn regelen en bezorgen we paspoorten thuis. onderweg en treffen inwoners waar dat het De publieksdiensten zitten nu alleen in Stolwijk. beste uitkomt. College- en raadsvergaderingen Voor sociale zaken hebben we nog een tweede kunnen overal plaatsvinden, bijvoorbeeld ook in locatie in Bergambacht. Soms gaan we naar dorpshuizen en cafés. Er is één vaste, goed uit- bejaardenhuizen, om daar een uur vragen te geruste raadszaal waar de besluitvormende beantwoorden. Dit concept bevalt uitstekend. vergaderingen plaatsvinden. Iedereen kan die via streaming volgen. Wilms: Burgers kunnen op drie locaties terecht voor burgerzaken, ongeacht waar ze wonen. Plantinga: De fusie van Krimpenerwaard was De balies zijn wekelijks elk een andere avond afgedwongen. Dat en de hoge kosten van een open. Verder is onze digitale dienstverlening nieuw gemeentehuis maakte dat we besloten uitgebreid en leveren we steeds vaker maatwerk vanuit de bestaande gebouwen te blijven door ook huisbezoeken af te leggen. werken. De insteek was praktisch: het college zetelt in Schoonhoven, dat een prachtig oud Drewes: De balies zijn gesitueerd op de begane representatief gemeentehuis heeft. De raad grond van het gemeentehuis, die grotendeels zetelt in het oude gemeentehuis van Nederlek, vrij toegankelijk is. Inwoners kunnen daar ook omdat dat de grootste raadszaal had. De gebruik maken van het personeelsrestaurant. publieksdiensten zetelen in Stolwijk, omdat Het bestuur zit op de besloten eerste verdieping, het gemeentehuis zich daar qua hal en receptie in eigen kamers. De ondersteunende diensten het best voor leende. De overige afdelingen zitten verspreid door het gebouw. De nieuwbouw zijn verspreid over vier gebouwen. was de katalysator voor het vergroten van onze elektronische dienstverlening. Toch blijven we Wilms: Wij hebben de huisvesting gebaseerd de mogelijkheid bieden tot ontmoeting. Mensen op de kernwaarde samenwerking, zowel intern hebben soms behoefte aan fysiek contact en Hoe regelt een nieuwe gemeente de huisvesting na een herindeling? als extern. We willen naar buiten gastvrij en willen bij de gemeente binnen kunnen lopen. klantgericht opereren. Vanuit dit uitgangspunt Welk concept wordt gekozen voor de dienstverlening aan de burgers en hebben we de mogelijkheden en beperkingen de samenwerking binnen de ambtelijke organisatie en hoe draagt de van de bestaande gemeentehuizen bekeken. Het oude gemeentehuis van Sint-Oedenrode huisvesting daaraan bij? We vroegen het aan vier gemeentesecretarissen bleek het meest geschikt als bestuurscentrum, en ontdekten dat er meerdere wegen zijn die naar Rome leiden. Twee dat van Veghel als gemeentekantoor voor de ambtelijke organisatie. De publieksfuncties zijn aspecten zijn echter altijd hetzelfde: de invoering van flexwerken en over drie locaties verspreid, waarvan één in het het vergroten van de digitale dienstverlening. gemeentekantoor. 20 21 dE cirkEl rond Organisatie Lessen Welk concept werd gekozen voor de huisvesting Drewes: Om integraal te kunnen werken, moet Welke lessen wilt u meegeven aan nieuwe van de ambtelijke organisatie en draagt de je elkaar goed kunnen vinden in het gebouw. gemeenten die voor dezelfde huisvestingsop- huisvesting daaraan bij? Daarvoor hebben ook wij allerlei soorten ruimten gave staan? Wij merken wel dat het lastig gemaakt, afhankelijk van de activiteit die je doet. Plantinga: In de gebouwen zijn werkvlekken toe- Er zijn overal flexplekken en iedereen kan door Wilms: Het heeft in Meierijstad goed gewerkt Bart Drewes is gemeentesecretaris van Bronck- Marjolein Plantinga is gemeentesecretaris van is om vanuit vier gebouwen gewezen aan afdelingen. Daarbinnen kan ieder- het hele pand zitten. Dat bevalt goed. dat de ambtelijke organisatie vanaf dag één horst. Deze gemeente ontstond op 1 januari 2005 Krimpenerwaard. Deze gemeente ontstond op te werken. een werken waar hij of zij wil. Daarnaast zijn er kon starten in een weliswaar verbouwd, maar uit het samengaan van de gemeenten Hengelo 1 januari 2015 uit het samengaan van de gemeen- plekken ingericht voor ambtenaren die samen- Nootenboom: Aanvankelijk was de organisatie feitelijk nieuw gemeentehuis. Er is wel discussie (Gelderland), Zelhem, Vorden, Steenderen en ten Nederlek, Ouderkerk, Vlist, Bergambacht en Marjolein Plantinga werken in een project- of werkgroep. tijdelijk gehuisvest in één gebouw. Dat was goed over het gebruik van de flexibele werkplekken. Hummelo en Keppel. Bronckhorst is circa 285 km² Schoonhoven. Krimpenerwaard is circa 160 km² Wij merken wel dat het lastig is om vanuit vier om elkaar te leren kennen. We hebben inmiddels Ook al benoem je geen vlekken, in de praktijk groot en telt ruim 36.000 inwoners. groot en telt zo’n 55.000 inwoners. De gemeente gebouwen te werken. Als je integraal wilt werken, drie backoffices met flexibele werkplekken. Dat zie je ze toch ontstaan. Om te voorkomen dat werd bij de huisvestingsopgave ondersteund door moet je elkaar opzoeken en dat kost nu veel laatste bevalt goed, maar het werken in drie iedereen niet toch op een vaste plek gaat zitten, HEVO. reisbewegingen. Al raken mensen er aan gewend gebouwen minder. Medewerkers willen elkaar moeten we continu in gesprek blijven met de dat ze dat van tevoren goed moeten organiseren. makkelijker kunnen ontmoeten. medewerkers. Wilms: Bij de verbouwing van het gemeentehuis Drewes: Met de toename van de digitale dienst- van Veghel hebben we gekozen voor het flexcon- verlening en het gebruik daarvan blijkt dat we Zorg er dus voor dat je cept, met veel ruimten om elkaar te ontmoeten. nu te veel balies hebben in het gemeentehuis. gemeentehuis kan Deels zijn dat vergaderruimten die je moet Het was goed geweest als we die makkelijk reserveren, deels open plekken waar je ad hoc hadden kunnen aanpassen tot bijvoorbeeld een meebewegen met de gebruik van kunt maken om iets te bespreken. flexibele werkplek of een zitje waar inwoners ontwikkelingen in de tijd. Het is goed zichtbaar of die plekken beschikbaar samen koffie kunnen drinken. Zorg er dus voor zijn. De verwachting dat daardoor meer wordt dat je gemeentehuis kan meebewegen met de Bas Nootenboom is gemeentesecretaris van Marijke Wilms is gemeentesecretaris van Bart Drewes samengewerkt, komt in de praktijk uit. ontwikkelingen in de tijd. Molenwaard. Deze gemeente ontstond op Meierijstad. Deze gemeente ontstond op 1 januari 1 januari 2013 uit het samengaan van de 2017 uit het samengaan van de gemeenten Veghel, Nootenboom: We zijn met de huisvesting na gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw- Schijndel en Sint-Oedenrode. Meierijstad is de herindeling in 2013 achteraf iets te radicaal Lekkerland. Molenwaard is circa 125 km² groot circa 185 km² groot en telt zo’n 80.000 inwoners. geweest. Bij de fusie met Giessenlanden werken en telt zo’n 29.000 inwoners. De gemeente werd bij de huisvestingsopgave we nu toe naar huisvesting van de ambtelijke ondersteund door HEVO. organisatie in één gebouw en naar meer perma- nent ingerichte aanvraaglocaties voor burgerzaken. Nu zijn dat een soort pop-ups: medewerkers komen met een rolkoffertje, laptop en printer en openen dan een tijdelijk loket. Dat kost iedere keer te veel tijd en is weinig representatief. Daarom richten we straks service locaties in, met goede arbo-omstandigheden en een meer Reactie HEVO permanente oplossing. Een gemeentelijke fusie is een bijzondere, Plantinga: Achteraf gezien hadden we het complexe en emotionele opgave. Naast een inrichten van aparte loketten in de vijf voormalige formeel en wettelijk traject, bestaat de opgave