WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV.431.14.2019 Łódź, dnia 17 stycznia 2020 r. Pan Piotr Karol Majchrowski Wójt Gminy Lubochnia SPRAWOZDANIE z kontroli finansowej przeprowadzonej w trybie uproszczonym w Gminie Lubochnia, ul. Tomaszowska 9, Lubochnia Dworska 97-217 Lubochnia, w okresie od dnia 13 listopada 2019 r. do dnia 17 stycznia 2020 r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 13, 18, 28 listopada oraz 12 grudnia 2019 r., przez Monikę Żaczek-Ruda – starszego specjalistę w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniącą funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Marię Żebrowską – starszego specjalistę w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi oraz Annę Pacholską – starszego specjalistę w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniących funkcję członków zespołu kontrolerów, na podstawie upoważnień odpowiednio: Nr 27/1/2019, Nr 27/2/2019 oraz Nr 27/3/2019 z dnia 12 listopada 2019 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego. Zakres kontroli: a) przedmiot: prawidłowość ustalenia przez gminę kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2017 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2017 r., przekazanej gminom w 2018 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego w formie dotacji celowej na realizację zadań własnych gmin. b) okres objęty kontrolą: od dnia 31.03.2016 r. do dnia 31.12.2018 r. [akta kontroli, str. 1-28] 2 OPIS STANU FAKTYCZNEGO 1. Wójtem Gminy Lubochnia w okresie objętym kontrolą do dnia 3 listopada 2018 r. był Pan Tadeusz Adam Józwik wybrany w kadencji 2014-2018, zgodnie z zaświadczeniem Gminnej Komisji Wyborczej w Lubochni z dnia 25 listopada 2014 r., od dnia 4 listopada 2018 r. funkcję Wójta Gminy objął i pełni do dnia dzisiejszego Pan Piotr Karol Majchrowski, wybrany w kadencji 2018-2023, zgodnie z zaświadczeniem Gminnej Komisji Wyborczej w Lubochni z dnia 6 listopada 2018 r. 2. Uchwałą Nr XLVII/213/09 Rady Gminy Lubochnia z dnia 29 października 2009 r. uchwalono Statut Gminy Lubochnia. W dziale III § 11 pkt.1 ww. dokumentu wskazano, że jednostkami pomocniczymi Gminy Lubochnia są sołectwa i osiedle. Wykaz jednostek pomocniczych zawarto w Załączniku nr 3 do ww. uchwały. W okresie objętym kontrolą w skład Gminy Lubochnia wchodziło 20 sołectw. Statuty sołectwom nadano Uchwałą Nr XII/65/11 Rady Gminy Lubochnia z dnia 30 sierpnia 2011 r. Rada Gminy Lubochnia Uchwałą Nr LXII/319/18 z dnia 8 lutego 2018 r. utworzyła nowe sołectwo - Nowy Glinnik-Osiedle znosząc jednocześnie jednostkę pomocniczą - Osiedle Nowy Glinnik. [akta kontroli, str. 29-36, 127-194] 3. Zarządzeniem Nr 129/2011 Wójta Gminy Lubochnia z dnia 19 grudnia 2011 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Gminy Lubochnia ustalono m.in. zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Gminy Lubochnia (załącznik nr 1 do ww. zarządzenia) oraz zasady prowadzenia gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Lubochnia (załącznik 7). Zakładowy Plan Kont dla budżetu Gminy Lubochnia oraz dla Urzędu Gminy Lubochnia wprowadzono Zarządzeniem Nr 15/2012/K Wójta Gminy Lubochnia z dnia 14 sierpnia 2012 r. Po analizie ww. dokumentów zespół kontrolerów stwierdził, że polityka rachunkowości jednostki jest nieaktualna względem obowiązujących przepisów, tj. nie uwzględnia zmian wprowadzonych Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej1 1 Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów 3 [akta kontroli, str. 271-482] 4. Osobą odpowiedzialną w Urzędzie Gminy Lubochnia za rozliczanie udzielonych i otrzymanych dotacji, w tym sporządzanie wniosków i rozliczeń funduszu sołeckiego jest podinspektor ds. księgowości budżetowej w Referacie Finansowo-Księgowym Urzędu Gminy. Natomiast prowadzeniem dokumentacji z zakresu funduszu sołeckiego, z wyłączeniem dokumentacji dotyczącej realizacji zadań i rozliczania dotacji, zajmuje się inspektor ds. obsługi rady gminy i jednostek pomocniczych. [akta kontroli, str. 501-516] 5. Uchwałą Nr IX/42/15 z dnia 12 marca 2015 r. Rada Gminy Lubochnia wyraziła zgodę na wyodrębnienie w budżecie Gminy Lubochnia środków stanowiących fundusz sołecki - zgodnie z wymogami art. 2 ust. 1 ustawy z 21 lutego 2014 r o funduszu sołeckim2 zwanej dalej ustawa o funduszu. Uchwałę podjęto w terminie wynikającym z art. 2 ust. 2 ustawą o funduszu3. Zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o funduszu4 uchwała ta ma zastosowanie również do kolejnych lat budżetowych. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy Lubochnia. [akta kontroli, str. 37-38] 6. Informację o liczbie mieszkańców sołectw Gminy Lubochnia na dzień 30 czerwca 2016 r. zawiera zestawienie z dnia 21.07.2016 r. „FUNDUSZ SOŁECKI NA 2017 rok zatwierdzone przez Wójta Gminy. Zgodnie z danymi wskazanymi w zestawieniu liczba stałych mieszkańców sołectw Gminy wynosiła 6 605 osób. [akta kontroli, str. 517-524] 7. Łączna kwota środków funduszu sołeckiego na 2017 r. w Gminie Lubochnia wyniosła 319 931,61 zł. Kwoty przypadające na każde sołectwo zostały obliczone prawidłowo, tj. 5 zgodnie ze wzorem określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu : F=(2+Lm /100) x Kb.. W żadnym przypadku wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo nie przekroczyła dziesięciokrotności kwoty bazowej. Kwota bazowa (Kb), będąca ilorazem wykonanych dochodów bieżących gminy za rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata tj. za 2015 rok wyniosła 21 754 123,89 zł, co jest zgodne z kwartalnym sprawozdaniem Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2015, a liczba mieszkańców zamieszkałych na obszarze gminy, według stanu na dzień 31 grudnia roku budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.) 2 Ustawa z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r., poz. 301 ze zm.), 3 Patrz przypis 2 4 Patrz przypis 2 5 Patrz przypis 2 4 poprzedzającego rok budżetowy o dwa lata, tj. na dzień 31.12.2015 r. ustalona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, Lm = 7 211 os. Tak obliczona Kb wyniosła 3 016,7971 = 3 016,80 zł. Wysokość środków Liczba mieszkańców przeznaczonych na dane określona na podstawie sołectwo, obliczona zgodnie z Nazwa L.p. rejestru mieszkańców art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 21 sołectwa prowadzonego przez lutego 2014 r. o funduszu gminę sołeckim F=(2+lm/100)x Kb 1 Brenica 466 20 091,89 2 Dąbrowa 218 12 610,22 3 Dębniak 138 10 196,78 4 Emilianów 228 12 911,90 5 Glinnik 525 21 871,80 6 Henryków 145 10 407,96 7 Jasień 230 12 972,24 8 Kochanów 103 9 140,90 9 Lubochenek 168 11 101,82 10 Lubochnia 660 25 944,48 11 Lubochnia Dworska 374 17 316,43 12 Lubochnia Górki 543 22 414,82 13 Luboszewy 658 25 884,14 14 Małecz 489 20 785,75 15 Marianka 154 10 679,47 16 Nowy Glinnik 119 9 623,59 17 Nowy Jasień 301 15 114,17 18 Nowy Olszowiec 302 15 144,34 19 Olszowiec 454 19 729,87 20 Tarnowska Wola 330 15 989,04 Razem 6 605 319 931,61 [akta kontroli, str. 517-518, 523-528, 529-532, Załączniki Nr 1 i 2 do akt kontroli] 8. Wójt Gminy Lubochnia pisemnie zawiadomił sołtysów o wysokości środków funduszu sołeckiego przypadających danemu sołectwu na 2017 rok poprzez wystosowanie pism z dnia 22 lipca 2016 r. doręczonych sołtysom za pośrednictwem operatora pocztowego w terminie wynikającym z art. 3 ust. 2 ustawy o funduszu6, tj. do dnia 31 lipca 2016 r. (data nadania 22.07.2016 r.) 6 Patrz przypis 2 5 [akta kontroli, str. 533-572] 9. W dniu 28 lipca 2016 r., a więc zgodnie z terminem określonym w art. 3 ust. 3 ustawy o funduszu7. Wójt Gmina Lubochnia przekazał Wojewodzie Łódzkiemu za pośrednictwem platformy ePUAP informację o wysokości środków przypadających na dane sołectwo oraz o wysokości kwoty bazowej Kb (pismo sygn. AG.3025.29.2016) [akta kontroli, str. 529-532] 10. Rada Gminy Lubochnia podjęła w dniu 30 stycznia 2017 r. uchwałę Nr XLIV/217/17 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Lubochnia na 2017 rok. W § 6 pkt. 7 ww. uchwały ustalono plan wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach funduszu sołeckiego (załącznik nr 11 do ww. uchwały) na łączną kwotę 319.920,00 zł, w tym przedsięwzięcia bieżące 43.474,00 zł i majątkowe 276.446,00 zł. Plan wydatków na przedsięwzięcia z funduszu sołeckiego podlegał zmianom - w odpowiedzi na wnioski 17 sołectw o zmianę przedsięwzięć - składanych z zachowaniem ustawowego terminu. Możliwość zmiany przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego lub ich zakresu przewiduje art. 7 ust. 1 ustawy o funduszu8, zgodnie z którym: „W trakcie roku budżetowego, jednakże nie wcześniej niż po uchwaleniu budżetu gminy na dany rok i nie później niż do dnia 31 października danego roku budżetowego, sołectwo może złożyć do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) wniosek o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego”. Należy zaznaczyć, że zmian dokonywano wyłącznie w zakresie przeznaczenia środków (między zadaniami w rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej) bez zmian łącznej kwoty przypadającej na dane sołectwo - zgodnie z dyspozycją art. 7 ust. 2 ustawy o funduszu9. Aktualizacje planu wydatków na przedsięwzięcia realizowane z funduszu sołeckiego dla poszczególnych sołectw zostały wprowadzane: a) Uchwałą Nr XLVI/236/17 Rady Gminy Lubochnia z dnia 23 marca 2017 r. zgodnie z Załącznikiem nr 7 do ww. uchwały; b) Uchwałą Nr XLVIII/243/17 Rady Gminy Lubochnia z dnia 27 kwietnia 2017 r. zgodnie z Załącznikiem nr 6 do ww.