REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Brąszewice 25 stycznia – 31 marca 2006 Termin kontroli: roku Kontrolujący (imię, Dorota Ryl – inspektor nazwisko, stanowisko Stanisław Gwis – inspektor służbowe): 2005 rok i wybrane zagadnienia Okres objęty kontrolą z 2004 roku WK 601-2/7/2006 z dnia 11 Numer i data upowa ż nienia: stycznia 2006 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ę pnieniu na zasadach okre ś lonych w ustawie z dnia 6 wrze ś nia 2001 roku o dost ę pie do informacji publicznej (Dz. U. 2001.112. 1198), z ograniczeniami wynikaj ą cymi z art. 5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BR Ą SZEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Brąszewice położona jest w powiecie sieradzkim. Adres: Urząd Gminy w Brąszewicach 98-277 Brąszewice. Według danych ewidencji ludności na dzień 20 kwietnia 2005 roku Gminę Brą szewice zamieszkiwało 4561 osób. Kobiety stanowiły liczb ę 2271 osób, m ęż czyźni 2290 osób. Gmina swoim zasi ę giem administracyjnym obejmuje 20 sołectw stanowi ą cych jednostki pomocnicze Gminy. S ą to sołectwa: Błota, Br ą szewice I, Br ą szewice II, Bukowiec, Chajew, Chajew Kolonia, Czartoria, Gałki, Godynice, Kamienniki, Kosatka, Przedł ę cze, Sokolenie, Starce, Szczesie, Trzcinka, Wiertelaki, Wojtyszki, Wólka, Zad ę bieniec. Gmina zajmuje obszar o powierzchni 10.633 ha w tym: - grunty orne 4583 ha - ł ą ki i pastwiska 1640 ha - lasy i grunty le ś ne 3944 ha - pozostałe grunty 466 ha Urząd Gminy w Brąszewicach jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000532671. Gmina jest podatnikiem podatku VAT. Posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 827-15-09-139 . Według stanu na 31 grudnia 2005 roku liczba bezrobotnych na terenie Gminy Br ą szewice wynosiła 324 osoby w tym 181 m ęż czyzn i 143 kobiety. Stopa bezrobocia w powiecie sieradzkim wynosi 17,8 % przy 19,9 % w województwie łódzkim. Przeprowadzona kontrola ma charakter kompleksowy, obj ę to ni ą okres 2005 roku oraz wybrane zagadnienia z okresu wcze ś niejszego maj ą ce skutki finansowe dla gminy do dnia zako ń czenia kontroli. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy Przewodnicz ą cym Rady Gminy jest pan Jerzy Ławniczak wybrany na funkcj ę Uchwałą Rady Gminy nr I/2/2002 z dnia 18 listopada 2002 roku. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BR Ą SZEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. 42-6366896, fax 6367424 Wójt i jego zastępca Wójtem Gminy Brąszewice jest od 31.12.1997 roku Pan Władysław Iszczek wybrany ostatnio w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 10 listopada 2002 roku (II tura wyborów). Wójt Gminy Pan Władysław Iszczek Zarządzeniem nr 3/2003 z dnia 13 czerwca 2003 roku powołał z dniem 16.06.2003 roku na zastępcę wójta Panią Teresę Gałązka z zastrzeżeniem, że zastępca wykonuje swoje obowiązki wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania gminy. Funkcje tę, jak wynika z angaż u z dnia 29.09.2004 roku nr NZ:OiSO.B/97/04, zast ę pca wójta sprawuje w wymiarze ½ etatu. W aktach osobowych pracownika jest to I wzmianka o wymiarze czasu pracy zast ę pcy wójta. Wcze ś niej, do dnia 16.06.2004 roku, otrzymywała dodatek specjalny w kwocie 40 % wynagrodzenia zasadniczego i funkcyjnego z tytułu zwi ę kszenia obowi ą zków słu ż bowych, bez zwi ę kszenia wymiaru zatrudnienia. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Br ą szewice jest pani Krzesisława Kami ń ska powołana na to stanowisko uchwał ą nr XXII/113/96 Rady Gminy z dnia 19 sierpnia 1996 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Br ą szewice jest pani Izabela Bartnicka powołana na to stanowisko uchwał ą nr IV/17/90 Rady Gminy z dnia 26 lipca 1990 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Według § 5 Statutu Gminy Br ą szewice wprowadzonego w ż ycie uchwał ą nr VI/29/2003 Rady Gminy z dnia 27 lutego 2003 roku Wójt prowadzi rejestr gminnych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z wykazem w Gminie Br ą szewice funkcjonuje 7 gminnych jednostek organizacyjnych: - Gminny O ś rodek Pomocy Społecznej w Br ą szewicach, - Gminna Biblioteka Publiczna z rozszerzon ą działalno ś ci ą kulturaln ą w Br ą szewicach, - Publiczne Przedszkole w Br ą szewicach, - Szkoła Podstawowa w Br ą szewicach, - Szkoła Podstawowa w Godynicach, - Szkoła Podstawowa w Żurawiu, - Publiczne Gimnazjum w Brąszewicach. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BR Ą SZEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. 42-6366896, fax 6367424 Wymienione jednostki działają jako jednostki bud ż etowe, w statutach tych jednostek nie zawarto informacji o organizacyjno – prawnej formie działalno ś ci, zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych – jednostki sektora finansów publicznych mog ą by ć tworzone jedynie w formach przewidzianych ustawami, tu w dalszej cz ęś ci omawianej ustawy /w art. 18 do art. 22/ wymienia się 5 dopuszczalnych form, z których jednostka bud ż etowa jest form ą wła ś ciw ą dla tego rodzaju działalno ś ci. Ponadto jednostki te nie mają ustalonych odrębnych planów finansowych co narusza art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 listopada o finansach publicznych mówiący o tym, że „podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków zwany dalej planem finansowym ”. Brak wyodrębnienia dla poszczególnych szkół ewidencji księgowej. Wszystkie prowadzone są w jednym rozdziale, na jednych kartach wydatków. Jednostki te nie sporządzają sprawozdań finansowych. Obowiązek sporządzania sprawozdań wynika z art. 15 ust 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, który stanowi ż e „ Jednostki sektora finansów publicznych sporządzają sprawozdania z wykonania procesów, o których mowa w art. 6, zwane dalej "sprawozdaniami budżetowymi".” Odrębny problem stanowi funkcjonowanie Gminnej Biblioteki Publicznej z rozszerzoną działalnością kulturalną w Brąszewicach . Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej tj. Dz. U. 01.13.123, jednostki samorz ą du terytorialnego organizuj ą działalno ść kulturaln ą , tworz ą c samorz ą dowe instytucje kultury, dla których prowadzenie takiej działalno ś ci jest podstawowym celem statutowym. Art. 28 ust. 2 omawianej ustawy stanowi, ż e przychodami instytucji kultury s ą wpływy z prowadzonej działalno ś ci, w tym ze sprzeda ż y składników maj ą tku ruchomego, z wyj ą tkiem zabytków, oraz wpływy z najmu i dzier ż awy składników maj ą tkowych, dotacje z bud ż etu, ś rodki otrzymane od osób fizycznych i prawnych oraz z innych ź ródeł, natomiast w ust. 3 ustalono, ż e wysoko ść rocznej dotacji na działalno ść instytucji kultury ustala organizator. W zwi ą zku z powy ż szym nale ż y stwierdzi ć , ż e funkcjonowanie jednostki organizacyjnej pn. Gminna Biblioteka Publiczna z rozszerzon ą działalno ś ci ą kulturaln ą w Br ą szewicach w formie jednostki bud ż etowej jest nie zgodne z przytoczonymi powy ż ej przepisami. W toku dalszej kontroli ustalono, ż e Gminnej Bibliotece Publicznej z rozszerzon ą działalno ś ci ą kulturaln ą w Br ą szewicach nadano statut uchwał ą nr XXIII/132/2000 Rady Gminy w Br ą szewicach z dnia 27 czerwca 2000 roku. Przywołana w § 2 Statutu podstawa prawna do funkcjonowania biblioteki m.in. ustawa z dnia 25 pa ź dziernika 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalno ś ci kulturalnej (w tek ś cie przywołany tekst jednolity z 1997 roku), jest nieaktualna , co wi ę cej nowelizacje dotyczyły istotnych kwestii funkcjonowania instytucji kultury, _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BR Ą SZEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. 42-6366896, fax 6367424 które nazwano samorz ą dowymi instytucjami kultury wł ą cznie ze zmian ą sposobu finansowania. 3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE Statut gminy W okresie obj ę tym kontrol ą 2005 roku Gmina Br ą szewice działała w oparciu o Statut uchwalony przez Rad ę Gminy uchwał ą nr VI/29/2003 z dnia 27 lutego 2003 roku (opublikowany w Dzienniku Urz ę dowym Województwa Łódzkiego nr 103 poz. 1015 z dnia 28 kwietnia 2003 roku). Do Statutu nie sporz ą dzono zał ą czników. Regulamin organizacyjny urzędu gminy Regulamin Organizacyjny Urz ę du Gminy w Br ą szewicach nadany został Zarz ą dzeniem nr 1/2002 Wójta Gminy Br ą szewice z dnia 6 grudnia 2002 roku. Stanowi on zał ą cznik do tego zarz ą dzenia. W skład Urz ę du Gminy wchodz ą nast ę puj ą ce referaty i stanowiska pracy: 1) referat finansowy, 2) urz ą d stanu cywilnego 3) referat organizacyjny i spraw obywatelskich, 4) referat rozwoju gospodarczego, 5) radca prawny § 8 Regulaminu stanowi, ż e referaty dziel ą si ę na stanowiska pracy a podziału dokonuje Wójt. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów W okresie obj ę tym kontrol ą w kontrolowanej jednostce obowi ą zywała instrukcja obiegu i kontroli dokumentów ksi ę gowych wprowadzona w ż ycie zarz ą dzeniem nr 21/2004 Wójta Gminy Br ą szewice z dnia 31 grudnia 2004 roku. Instrukcja w swym zakresie stanowi zał ą cznik do zarz ą dzenia Wójta Gminy i swym zakresem tematycznym obejmuje: zasady ogólne; dowody ksi ę gowe, opracowanie bud ż etu; dokumentów ksi ę gowych dotycz ą cych wykonania bud ż etu, gospodarki kasowa, gospodarka drukami ś cisłego zarachowania, ewidencje materiałów oraz ś rodków trwałych; podstawowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji; dokumenty podatkowe; sprawozdania finansowe. Zagadnienia zwi ą zane z przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji opisane zostan ą w Dziale IX protokołu kontroli – Ewidencja maj ą tku Gminy, Rozdział 5 – Inwentaryzacja.