REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 2 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy w Dąbrowicach 14 lutego 2008 roku Termin kontroli: – 4 kwietnia 2008 roku Katarzyna Rozen– Kontrolujący inspektor kontroli (imię, nazwisko, GraŜyna Polinowska – stanowisko słuŜbowe): inspektor kontroli rok 2006 oraz wybrane Okres objęty kontrolą zagadnienia z roku 2007 Numer i data WK 601-2/10/2008 upowaŜnienia: z dnia 30 stycznia 2008 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE D ĄBROWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Dąbrowice połoŜona jest w zachodniej części powiatu kutnowskiego w województwie łódzkim, obejmuje obszar 45,9 km 2. Pod względem administracyjnym gmina Dąbrowice podzielona jest na 11 sołectw. Stan ludności w gminie Dąbrowice na dzień 31 grudnia 2007 roku wynosił – 2.115 w tym: - kobiety – 1.115, - męŜczyźni – 1.000. Liczba osób bezrobotnych na terenie gminy Dąbrowice na dzień 31 grudnia 2007 roku wyniosła ogółem 168 osób w tym 98 kobiet. Adres siedziby Urzędu Gminy w Dąbrowicach: 99-352 Dąbrowice, ul. Nowy Rynek 17. Dane identyfikacyjne Gminy: NIP URZĘDU GMINY – 775-12-93-064, REGON URZĘDU GMINY – 000538047. Przedmiot kontroli: kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych w gminie Dąbrowice za rok 2007. W zakresie dochodów z podatków i opłat oraz zamówień publicznych kontrolą objęto lata 2006-2007. USTALENIA OGÓLNE KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy W okresie objętym kontrolą przewodniczącym Rady Gminy Dąbrowice był Andrzej Sarwas – wybrany na funkcję przewodniczącego uchwałą Nr 1/I/2002 Rady Gminy Dąbrowice z dnia 19 listopada 2002 roku. Od dnia 27 listopada 2006 roku przewodniczącą Rady Gminy Dąbrowice jest Halina Rosiak wybrana uchwałą Rady Gminy Dąbrowice nr I/(1)/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. Wójt Gminy Wójtem Gminy Dąbrowice jest Władysław Rosiak wybrany w wyborach bezpośrednich dnia 26 listopada 2006 roku na podstawie zaświadczenia Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 26 listopada 2006 roku. W poprzedniej kadencji Wójtem Gminy był równieŜ Władysław Rosiak wybrany w wyborach uzupełniających w dniu 18 grudnia 2005 roku. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Dąbrowice jest Mirosława Zbońkowska powołana na stanowisko uchwałą Rady Gminy Dąbrowice nr 64/XIV/96 z dnia 23 kwietnia 1996 roku w sprawie powołania Skarbnika Gminy. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE D ĄBROWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Dąbrowice jest BoŜena Radke powołana na stanowisko uchwałą Rady Gminy Dąbrowice nr 39/VIII/1991 z dnia 4 lutego 1991 roku w sprawie powołania Sekretarza Gminy. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Na terenie gminy Dąbrowice funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: 1) Gminna Biblioteka Publiczna w Dąbrowicach – jednostka posiada statut wprowadzony uchwałą Rady Gminy Dąbrowice nr 119/XXII/2001 z dnia 31 stycznia 2001 roku ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr XLIII/239/06 z dnia 25 października 2006 roku. Zgodnie ze statutem Gminna Biblioteka jest samorządową instytucją kultury działającą na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2001 r. nr 13 poz. 123 z póŜn. zm.). Źródłem finansowania biblioteki jest dotacja z budŜetu gminy. Jednostka została wpisana do rejestru instytucji i placówek kulturalnych dnia 29 marca 2001 roku. 2) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Dąbrowicach. Jednostka działa w oparciu o statut ustalony uchwałą Rady Gminy nr XXVI/153/05 z dnia 29 marca 2005 roku. Zgodnie ze statutem Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką budŜetową, której obsługę finansowo-księgową prowadzi Urząd Gminy. 3) Zespół Szkół w Dąbrowicach. Jednostka działa w oparciu o statut ustalony uchwałą Rady Pedagogicznej nr 11/2004/2005 z dnia 15 marca 2005 roku. W skład Zespołu Szkół Dąbrowicach wchodzą: - Przedszkole w Dąbrowicach, - Szkoła Podstawowa w Dąbrowicach, - Gimnazjum w Dąbrowicach. Zgodnie ze statutem (§ 17 pkt 5) zasady prowadzenia przez Zespół Szkół w Dąbrowicach gospodarki finansowej i materiałowej określają odrębne przepisy. NaleŜy zauwaŜyć, iŜ załącznik nr 2 do Statutu Gminy Dąbrowice uchwalonego uchwałą nr VII/54/03 Rady Gminy z dnia 24 kwietnia 2003 roku, zawiera nieaktualny wykaz jednostek organizacyjnych gminy Dąbrowice, gdyŜ nie uwzględnia połączenia trzech wymienionych w nim jednostek organizacyjnych: Przedszkola, Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w jedną jednostkę organizacyjną podnazwą – Zespół Szkół w Dąbrowicach. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE Statut gminy W okresie objętym kontrolą gmina Dąbrowice działała w oparciu o statut ustalony uchwałą nr VII/54/03 Rady Gminy Dąbrowice z dnia 24 kwietnia 2003 roku w sprawie uchwalenia statutu Gminy Dąbrowice. W załącznikach do statutu zawarto: - mapę gminy, - wykaz jednostek pomocniczych gminy, - wykaz gminnych jednostek organizacyjnych. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE D ĄBROWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Regulamin organizacyjny urzędu Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Dąbrowice wprowadzony został zarządzeniem nr 39/03 Wójta Gminy Dąbrowice z dnia 29 grudnia 2003 roku. Regulamin był zmieniany następującymi zarządzeniami Wójta Gminy Dąbrowice: - 44/04 z dnia 27 lutego 2004 roku (tekst jednolity), - nr 79/04 z dnia 28 października 2004 roku, - nr 98/05 z dnia 26 kwietnia 2005 roku, - nr 46/07 z dnia 14 grudnia 2007 roku. Zgodnie z obowiązującym regulaminem w skład struktury organizacyjnej Urzędu wchodzą: referat finansowo – podatkowy oraz samodzielne stanowiska pracy. W skład referatu finansowo – podatkowego wchodzą: - Skarbnik Gminy – kierownik referatu, - stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej, - stanowisko pracy ds. księgowości budŜetowej, - stanowisko pracy ds. wymiaru podatków i opłat. Kasa. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy w Dąbrowicach nie podjęła uchwały w przedmiocie zasad nabywania zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata. Rada Gminy kaŜdorazowo podejmowała uchwały w przedmiocie sprzedaŜy, wydzierŜawienia najmu lub nabycia nieruchomości. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł W okresie objętym kontrolą gmina Dąbrowice nie posiadała instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł. W trakcie trwania czynności kontrolnych instrukcja w powyŜszym zakresie została wprowadzona w Ŝycie zarządzeniem nr 57/2008 Wójta Gminy Dąbrowice z dnia 28 marca 2008 roku. Zasady składania oświadczeń woli – pełnomocnicy. Zawarte w statucie Gminy Dąbrowice postanowienia nie ustalają zasad składania oświadczeń woli w imieniu gminy, co oznacza, Ŝe Wójt Gminy składa oświadczenia jednoosobowo. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Przestrzeganie ustalonych procedur. W okresie objętym Gminy Dąbrowice obowiązywały regulacje dotyczące kontroli finansowej zawarte w: - Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Dąbrowice wprowadzonym w Ŝycie zarządzeniem nr 39/03 Wójta Gminy Dąbrowice z dnia 29 grudnia 2003 roku z późniejszymi zmianami oraz załączniku nr 1 do ww. regulaminu pn. „Organizacja działalności kontrolnej”, _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE D ĄBROWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej dla budŜetu gminy Dąbrowice wprowadzonej w Ŝycie zarządzeniem nr 178/2006 Wójta Gminy Dąbrowice z dnia 30 października 2006 roku. Z załącznika nr 1 do ww. Regulaminu organizacyjnego wynika, iŜ w Urzędzie Gminy sprawowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna. Kontrolę wewnętrzną sprawują: Wójt, Sekretarz i Skarbnik Gminy, na podstawie planów kontroli wewnętrznej przygotowywanych przez ww. i zatwierdzanych przez Wójta Gminy. Kontrolę zewnętrzną wykonują pracownicy w zakresie upowaŜnień przyznawanych przez Wójta. Kontrolującym przedłoŜono plan kontroli wewnętrznej na rok 2007 oraz protokoły kontroli stanowisk pracy Referatu finansowo-podatkowego dokonywanej przez Skarbnika Gminy. Z ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej dla budŜetu gminy Dąbrowice wynika, iŜ kontroli finansowej w Urzędzie w zakresie sprawdzania dowodów księgowych dokumentujących dokonanie operacji finansowych, dowodów kasowych, delegacji słuŜbowych, faktur za roboty budowlane, dostawy i usługi, list płac pracowników, rachunków i innych dokonują: - Kierownik Jednostki (Wójt Gminy) lub upowaŜniony pracownik – pod względem merytorycznym, - Główny Księgowy