COMUNE DI CASTIONS DI STRADA ARCHIVIO STORICO (1838-1964) ARCHIVIO DI DEPOSITO E CORRENTE(1965-2004) INVENTARIO a cura di GUARNERIO Soc. Coop. - UDINE 1. INTRODUZIONE 1.1 STATO INIZIALE Stato di conservazione dell’archivio. L’Archivio Comunale di Castions di Strada consta in prevalenza della documentazione prodotta nell’ultimo secolo (cosiddetto “archivio di deposito”): la parte storica (vale a dire precedente agli ultimi 40 anni) si limita, per il periodo ottocentesco, ai registri di stato civile, alle prime deliberazioni di Giunta (1891) e di Consiglio (1874) e ai registri del catasto dei terreni (1838); per i primi sessant’anni del Novecento ai principali atti amministrativi la cui consistenza è proporzionale alle dimensioni dell’epoca del Comune. Non si è rilevata la presenza di sostanziali lacune nella conservazione delle serie. Stato della locazione dell’archivio. La documentazione era inizialmente divisa tra tre stanze (per la parte più antica) e gli Uffici comunali (parte corrente): le prime due sono collocate nel sottotetto e la terza nello seminterrato. Non si è rilevata alcuna distinzione tra archivio storico e archivio di deposito. Stato di conservazione. Il materiale consta di buste1 e registri2 e non si è rilevata la presenza eccessiva di fascicoli e carte sparse. In seguito a due trasferimenti dell’archivio, benché effettuati con i dovuti accorgimenti, si è verificato uno stato di disordine nell’organicità delle buste. È stato tuttavia possibile riconoscere chiaramente il sistema di classificazione che costituiva l’archivio all’origine, basato, viste le dimensioni del Comune, non tanto sulla classificazione per categorie e classi, ma per competenza. È stato quindi possibile ricostruire in maniera il più possibile fedele l’ordine primigenio della documentazione e ricreare in questo modo i nessi spezzati dai numerosi maneggiamenti. Ad una prima analisi non si sono riscontrate discordanze tra il contenuto della busta e quanto dichiarato sul dorso: sono state talvolta aggiunte o integrate le descrizioni e gli estremi cronologici nel caso di dorsi muti o incompleti. 1.2 ATTIVITA’ SVOLTE Schedatura dei materiali. In prima istanza sono state prese in esame tutte le unità archivistiche (buste, registri e fascicoli) e ne è stata fatta una descrizione recante i dati essenziali per l’identificazione del pezzo: N° di corda (comprensivo delle lettere identificanti la serie di competenza e il numero progressivo), Collocazione (deposito o ufficio), Competenza (riferimento alla serie di appartenenza quale ulteriore specifica di quanto già riportato nel numero di corda), descrizione (contenuto dell’unità archivistica), Estremi Cronologici, Definizione Archivistica (registro, busta o fascicolo), eventuali Note ad integrazione o complemento della descrizione. Di seguito viene riportato un esempio di scheda nella visualizzazione disponibile on-line: 1 BUSTA - Unità di consistenza. E' il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o - nel caso di atti singoli non raggruppati in fascicoli - i documenti sciolti. Si usano come sinonimi di busta le parole faldone o cartella. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990) 2 REGISTRO - Unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati per esteso o per sunto documenti o minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto giuridico. (id.) 1 Per consentire l’inserimento di tali informazioni ogni unità archivistica è stata visionata internamente, è stata verificata l’effettiva corrispondenza tra l’oggetto rilevato e la descrizione sul dorso e l’ordine dei documenti all’interno della stessa. Ad ogni unità archivistica è stato apposto un numero progressivo provvisorio. Tale attività ha permesso di ricostruire il nesso archivistico tra i documenti, di identificare le diverse serie sulla base dell’ordine dato dall’ente e di numerare provvisoriamente i singoli pezzi nella loro posizione fisica al fine di avere un preciso quadro della situazione dell’archivio nello stato in cui si è trovato. Si sono visionati dapprima i materiali locati nelle due stanze al secondo piano, per poi passare al seminterrato e infine agli uffici: la richiesta del Comune di comprendere anche la documentazione corrente – in particolare è stato preso in considerazione tutto quello che è stato prodotto fino al 2003 e, a discrezione degli operatori archivistici, anche del 2004 nei casi in cui si aveva la garanzia che la busta aveva concluso la sua costituzione – ha creato spesso dei disagi perché il lavoro di schedatura è stato subordinato al quotidiano lavoro di ogni ufficio e di conseguenza è stato necessario adattarsi agli orari e alle esigenze di ciascuno, costringendo ad una continua riorganizzazione dei lavori. Il lavoro di schedatura è stato effettuato in formato elettronico utilizzando un software di gestione dati compatibile con MSAccess. Scarto. Nel corso della fase di inventariazione è stata rilevata la presenza di materiale soggetto a scarto sulla base del Massimario di Scarto del Ministero per i Beni e le Attività Culturali. Al termine del lavoro di schedatura è stato stilato un elenco di scarto che è stato in primis visionato dai responsabili di ogni settore e poi inviato alla Soprintendenza Archivistica. In seguito all’approvazione di quest’ultima è stata contattata una ditta per lo smaltimento della carta: le operazioni di scarto hanno consentito l’eliminazione di circa 100 quintali di documentazione comprensiva anche di materiale non archivistico (Gazzette Ufficiali – di cui, su richiesta del Comune, sono state conservate quelle relative agli ultimi quattro anni -, BUR, FAL, Raccolta di Leggi e ogni altra pubblicazione non pertinente). Le operazioni di scarto hanno interessato soprattutto la parte di archivio di deposito e solo marginalmente la documentazione contenuta nei diversi uffici. Trasferimento della documentazione. L’esigenza del Comune di utilizzare i locali nel sottotetto adibiti ad archivio quale nuova sistemazione dell’Ufficio Tecnico, ha portato alla necessità di trasferire tutta la documentazione nel seminterrato. Dal momento che lo stesso seminterrato era adibito a deposito non solo documentario ma anche di tutte le attrezzature e del mobilio dismesso 2 dal Comune, è stato necessario studiare come sfruttare in maniera razionale lo spazio disponibile con l’inserimento di nuove scaffalature metalliche aperte in grado di accogliere il materiale proveniente dai piani superiori. Il livello di umidità presente nel seminterrato ha sconsigliato l’utilizzo degli armadi utilizzati nel sottotetto per evitare un ristagno dell’acqua all’interno di essi e quindi un consistente rischio di danneggiamento dei materiali cartacei. In seguito all’approvazione da parte del Comune dell’acquisto delle scaffalature occorrenti per accogliere tutto il materiale da deposito nello scantinato, il lavoro è stato interrotto per circa due mesi a causa dei tempi tecnici dovuti alla fornitura dei materiali: per questo motivo non è stato possibile rispettare i tempi previsti dall’appalto. Il montaggio delle scaffalature, a cura della ditta fornitrice, è stato contestuale alla rimozione dai materiali non necessari presenti nel seminterrato. La presenza delle nuove scaffalature insieme a quelle già esistenti (per un totale di circa 324 metri lineari) ha permesso il trasferimento di tutta la documentazione presente al secondo piano e di parte della documentazione conservata negli uffici, dietro approvazione dei rispettivi responsabili, nel seminterrato. Riordino. Con l’ausilio delle schedature effettuate è stato possibile effettuare un primo riordino “virtuale” dell’archivio e una quantificazione del materiale a seconda della serie: su questa base si sono poi organizzati gli spazi assegnando ad ogni blocco di scaffalature una sua competenza. Tutto il materiale ha potuto quindi trovare una sua collocazione e un suo corretto ordine all’interno di ogni serie: il riordino “virtuale” ha permesso di ricostruire l’omogeneità delle serie, di colmare lacune e di sanare le inevitabili spaccature che si erano create nel tempo nel nesso logico tra i documenti. Contestuale al riordino è stato lo spostamento fisico della documentazione collocata al secondo piano nel seminterrato (circa 2500 unità archivistiche): nonostante il saltuario aiuto degli operai messi a disposizione dal Comune, le operazioni si sono rivelate piuttosto complesse e faticose dal momento che il montacarichi dell’edificio comunale non arriva fino al seminterrato. Tutta la documentazione sciolta (fascicoli, singole carte, etc) è stata inserita all’interno di buste omogenee per contenuti e per periodo cronologico o imbustata singolarmente e sono stati cambiati tutti i cartolari danneggiati: ognuno di questi è stato fornito di dorso parlante. In occasione del riordino e dell’assegnazione delle scaffalature alle diverse competenze si è deciso di separare l’Archivio Storico del Comune dal resto: tutta la documentazione precedente al 1964 è stata collocata, rispetto all’ordine per categorie imposto dal Titolario dei Comuni, in una parte del seminterrato fisicamente distinta dal resto del deposito. Tale ordine segue la seguente gerarchia: 1. Categoria I: Amministrazione 2. Categoria II: Opere Pie, Assistenza e Beneficenza 3. Categoria III: Polizia Urbana e Rurale 4. Categoria IV: Sanità ed Igiene 5. Categoria V: Finanze 6. Categoria VI: Governo 7. Categoria VII: Grazia, Giustizia e Culto 8. Categoria