REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Miasto i Gmina Błaszki Termin kontroli: 04 lipca – 07 wrze śnia 2005 Kontroluj ący (imi ę, Barbara Kozioł – inspektor nazwisko, stanowisko Dorota Ryl – inspektor słu Ŝbowe): Lata 2003-2004 i wybrane Okres obj ęty kontrol ą zagadnienia z roku 2005 WK 601-2/25/2005 z dnia 12 Numer i data upowa Ŝnienia: czerwca 2005 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. Przetarg PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE i MIE ŚCIE BŁASZKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina i Miasto Błaszki połoŜona jest w powiecie sieradzkim. Adres: Urząd Gminy i Miasta w Błaszkach ul. Plac Niepodległości 13, 98-235 Błaszki. Według danych ewidencji ludności na dzień 07 lipca 2005 roku Gminę i Miasto Błaszki zamieszkiwało 15562 osoby. Kobiety stanowiły liczbę 7831 osób, męŜczyźni 7731 osób. Gmina swoim zasięgiem administracyjnym obejmuje 55 sołectw stanowiące jednostki pomocnicze Gminy. Są to sołectwa: Adamki, Borysławice, Brończyn, Brudzew, Bukowina, Cienia, Chabierów, Chociszew, Chrzanowice, Domaniew, Gorzałów, Golków, Garbów, Gzików, Gruszczyce, Grzymaczew, Jasionna, Kamienna Kolonia, Kamienna Wieś, Kwasków, Kalinowa, Kije Pęczek, Kobylniki, Kołdów, Korzenica, Kociołki, Lubanów, Łubna Jakusy, Łubna Jarosłaj, Maciszewice, Morawki, Mroczki Małe, Nacesławice, Niedoń, OrzeŜyn, Romanów, Równa, Skalmierz, Sędzimirowice, Smaszków, Sarny, Sudoły, Stok Nowy, Stok Polski, Suliszewice, Tuwalczew, Wojków, Woleń, Włocin Kolonia, Włocin Wieś, Wójcice, Wrząca, Zawady, Zelisław Kolonia, śelisław Wieś. Ponadto w skłąd gminnych jednostek pomocniczych wchodzi Samorząd Mieszkańców Nr 1 w Błaszkach i Samorząd Mieszkańców Nr 2 w Błaszkach. Gmina zajmuje obszar o powierzchni 20163 ha, w tym: uŜytki rolne – 16903,18 ha z tego: - grunty orne – 14891,11 ha - grunty pod lasami i grunty leśne 1974,69 ha - nieuŜytki 101,07 ha - pozostałe 1173,15 ha Urząd Gminy i Miasta w Błaszkach jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000528020. Gmina jest podatnikiem podatku VAT. Posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 827-10-09-253 . Według stanu na 10 marca 2005 roku liczba bezrobotnych na terenie Gminy i Miasta Błaszki wynosiła 1376 osób w tym 767 męŜczyzn i 609 kobiet. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy i Miasta jest pani Agnieszka Bieńkowska wybrana na funkcję Uchwałą Rady Gminy i Miasta nr I/1/2002 z dnia 19 _____________________________________________________ 2 Przetarg PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE i MIE ŚCIE BŁASZKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 listopada 2002 roku. Uchwałą Rady Gminy i Miasta nr I/2/2002 z dnia 19 listopada 2002 roku wybrani zostali wiceprzewodniczący Rady Gminy i Miasta w osobach: - pan Grędas Stanisław, - pan Ludwiczak Czesław. Wójt, burmistrz, prezydent i ich zast ępcy Burmistrzem Gminy i Miasta Błaszki jest Pan Krzysztof Władysław Stępiński wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 27 października 2002 roku (I tura wyborów). Burmistrz Gminy i Miasta Pan Krzysztof Stępiński nie powołał swojego zastępcy. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy i Miasta Błaszki jest pani ElŜbieta Trzeciak powołana na to stanowisko uchwałą nr XLIV/245/97 Rady Gminy i Miasta z dnia 11 grudnia 1997 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy i Miasta Błaszki jest pan Piotr Świderski powołany na to stanowisko uchwałą nr IX/55/94 Rady Gminy i Miasta z dnia 30 grudnia 1994 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI Według załącznika nr 6 do Statutu Gminy i Miasta Błaszki wprowadzonego w Ŝycie uchwałą nr II/7/2002 Rady Gminy i Miasta z dnia 12 grudnia 2002 roku w Gminie i Mieście Błaszki funkcjonuje 20 gminnych jednostek organizacyjnych: - Przedszkole Samorządowe w Błaszkach, - Przedszkole Samorządowe w Gruszczycach, - Centrum Kultury w Błaszkach, - Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Błaszkach, - Administracja Szkół i Przedszkoli w Błaszkach, - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Błaszkach, - Szkoła Podstawowa w Błaszkach, _____________________________________________________ 3 Przetarg PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE i MIE ŚCIE BŁASZKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - Szkoła Podstawowa w Brończynie, - Szkoła Podstawowa w Domaniewie, - Szkoła Podstawowa w Gruszczycach, - Szkoła Podstawowa w Jasionnej, - Szkoła Podstawowa w Kalinowej, - Szkoła Podstawowa w Kwaskowie, - Szkoła Podstawowa w Łubnej Jakusy, - Szkoła Podstawowa w Sędzimirowicach, - Szkoła Podstawowa we Włocinie, - Szkoła Podstawowa we Wrzacej, - Publiczne Gimnazjum w Błaszkach, - Publiczne Gimnazjum w Gruszczycach, - Publiczne Gimnazjum w Kalinowej. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie objętym kontrolą 2003-2004 Gmina i Miasto Błaszki działała w oparciu o Statut uchwalony przez Radę Gminy i Miasta uchwałą nr II/7/2002 z dnia 12 grudnia 2002 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 12 poz. 114 z dnia 23 stycznia 2002 roku). Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin Organizacyjny nadany Zarządzeniem nr 26/03 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki z dnia 02 kwietnia 2003 roku, oraz wcześniej Regulamin Organizacyjny stanowiący załącznik nr 7 do Statutu Gminy i Miasta uchwalonego uchwałą nr VIII/53/99 Rady Gminy i Miasta Błaszki z dnia 21 czerwca 1999 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy i Miasta Błaszki. Struktura Urzędu Gminy i Miasta w Błaszkach jest referatowa. W skład Urzędu wchodzą niŜej wymienione referaty: - Referat Organizacyjny, - Referat Finansowy, - Referat Podatków i Opłat lokalnych, - Referat Rozwoju, Spraw Gospodarczych i Ochrony Środowiska, - Referat Spraw Obywatelskich, _____________________________________________________ 4 Przetarg PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE i MIE ŚCIE BŁASZKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - Referat Gospodarki Gruntami, Rolnictwa, Budownictwa, - Referat Obsługi Organów Gminy, - Urząd Stanu Cywilnego. Wszystkie referaty bezpośrednio podporządkowane są Burmistrzowi Gminy i Miasta poza Referatem Finansowym, który bezpośrednio podporządkowany jest Skarbnikowi Gminy i Miasta. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Instrukcja obiegu dokumentów księgowych w Gminie i Mieście Błaszki wprowadzona została w Ŝycie Zarządzeniem nr 30/97 Burmistrza Gminy i Miasta z dnia 26 listopada 1997 roku. Sprawy nie objęte instrukcją uregulowane zostały odrębnymi zarządzeniami wewnętrznym w zakładowym planie kont i regulaminie Urzędu Gminy i Miasta. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy i Miasta Błaszki uchwałą nr III/16/02 z dnia 27 grudnia 2002 roku ustaliła zasady zbycia, nabycia, zamiany i obciąŜenia nieruchomości. W dniu 28 kwietnia 2004 roku Rada Gminy i Miasta Błaszki dokonała zmiany uchwały nr III/16/2002. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Zawarte w Statucie Gminy i Miasto Błaszki postanowienia nie ustalają zasad składania oświadczeń woli w imieniu gminy, co oznacza wyłączność Burmistrza na jednoosobowy obowiązek składania tych oświadczeń, stosownie do uregulowań zawartych w art. 46 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Zarządzeniem nr 15 z dnia 04 lutego 2003 roku Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki wprowadził procedury i kryteria kontroli wydatkowania środków publicznych zasady, wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w Urzędzie Gminy i Miasta Błaszki. Zgodnie z § 3 zarządzenia zakres kontroli finansowej obejmuje w szczególności: - przyjęte struktury organizacyjne w powiązaniu z zakresem i charakterem zadań jednostki, _____________________________________________________ 5 Przetarg PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE i MIE ŚCIE BŁASZKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - przestrzeganie wewnętrznych unormowań jednostki, - pobieranie i gromadzenie dochodów (w tym dochodów podatkowych), - zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków, - udzielanie zamówień publicznych, - planowanie i realizacja inwestycji, - gospodarowanie majątkiem jednostki jego ochronę i inwentaryzację. Jako formy kontroli określono: - kontrolę uprzednią (wstępną), - kontrolę bieŜącą, - kontrolę następczą. Kontrola bieŜąca i uprzednia dokonywana jest przez pracowników (zgodnie z obowiązującymi zakresami czynności) pod względem celowości, legalności i oszczędności, a jej potwierdzeniem jest podpis pracownika. Kontrolę pod względem oceny zgodności planowanej operacji gospodarczej z planem finansowym dokonuje Skarbnik Gminy i Miasta lub osoba przez niego upowaŜniona, a potwierdzeniem będzie adnotacja na dokumencie księgowym „wydatek ujęty w harmonogramie wydatków na dany okres” Kontrolę pod względem oceny zgodności z prawem umów, projektów dokumentów (umów, porozumień), dokonuje