Proposta de Fortalecimento dos CGMR Elaborado na I Oficina de Fortalecimento dos CGMR realizada no dia 01/09/10 Metodologia • Questionário de Avaliação com 30 Perguntas; • Respondido por Coordenadores e Membros Efetivos; • Sistematizado em planilhas Excel e apresentado em formato de gráficos; • Proposições discutidas e concensuadas em Plenária 01 - Os membros conhecem o regimento do CGMR? 0% 39% 57% 4% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Teixeira de Freitas Proposições Elaboração de cartilha pela DIPRO (descentralização de recurso para DIRES para reprodução do material); Encontros para apresentação e discussão do regimento regularmente para conhecimento dos novos SMS, à medida que sejam incorporados ao CGMR, fazendo referência ao conteúdo do regimento em todas as reuniões; Leitura crítica do regimento para observar as inconsistências e incompletudes, com o objetivo de colocar na pauta de novembro da CIB a mudança de regimento; 02 - O desenvolvimento dos trabalhos é realizado de acordo com a recomendação do regimento? 0% 4% 0% 96% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Teixeira de Freitas Observações Barreiras: Com dificuldade para aprovações unânimes. Feira de Santana: Parcialmente Ibotirama: Parcialmente Santa Maria da Vitória: A maior parte conhece Seabra: Parcialmente 03 - A pauta é enviada para DIPRO com 10 dias de antecedência, conforme regimento? 0% 0% 21% 79% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Barreiras, Brumado, Camaçari, Guanambi, Ibotirama, Ilhéus, Itaberaba, Itapetinga, Jequié, Porto de Seguro, Ribeira do Pombal, Salvador, Santa Maria da Vitória, Santo Antônio de Jesus, Seabra, Senhor do Bonfim, Teixeira de Freitas, Valença e Vitória da Conquista. Observações Barreiras: Secretaria do Colegiado é do Município Camaçari: às vezes as demandas exigem freqüências maior das reuniões, não permitindo o envio. Cruz das Almas: Envio para o membro efetivo. Ibotirama: desconhecimento. Ilhéus: Não havia entendimento sobre esse fluxo. Itapetinga: Não houve percepção do colegiado. Jacobina: As solicitações são enviadas pelos municípios com atraso. Geralmente, após a convocação e próximo ao dia da reunião. Jequié: Houve reunião extraordinária que ocorreu na mesma semana. Porto Seguro: Atraso de solicitação de pauta Ribeira do Pombal: Demandas/ Prioridades urgente. Salvador: Existem demandas que não permitem o cumprimento dos prazos para envio. Valença: Estamos ajustando a estrutura de funcionamento. Proposições Retomar envio de pautas com antecedência de 10 dias; Criação de e-mail específico para envio para DIRES no prazo definido no regimento; Introduzir a cultura de planejamento no CGMR (independente das demandas surgidas no percurso); Considerando que as reuniões segundo o regimento, é bimestral, é necessário que se faça o cronograma anual; Pauta definida no final de cada reunião, deixando espaço para inclusão de pontos importantes mais o que ocorrer, pactos e homologações; Incluir na pasta de e-mail dos membros do colegiado, incluir o da DIPRO para agilizar processo; 04 - A pauta é enviada aos membros efetivos com 10 dias de antecedência conforme o regimento? 0% 0% 42% 58% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Brumado, Guanambi, Ibotirama, Ilhéus, Jacobina, Jequié, Porto Seguro, Ribeira do Pombal, Salvador, Seabra e Vitória da Conquista Observações Brumado: A pauta é enviada com 7 dias de antecedência, e na reunião anterior é confirmada a data da próxima reunião. Camaçari: No entanto, em alguns momentos os prazos são atropelados pelas demandas. Guanambi: É enviada entre 5 e 8 dias. Ilhéus: Não tinha membro efetivo. Itaberaba: às vezes com prazo inferior. Jacobina: Nem sempre. Mas, no prazo mínimo de 8 dias são enviadas e conforme haja necessidade de se adequarem as pautas. Porto Seguro: Mesmo. Ribeira do Pombal: Demandas/ Prioridades urgente. Salvador: Existem demandas que não permitem o cumprimento dos prazos para envio. Santa Maria da Vitória: As vezes com 10 dias. As vezes não. Valença:Bom entrosamento. Proposições Incluir e-mail do membro efetivo junto com o dos membros das SMS; 05 - As sugestões dos integrantes para definição de pauta, estão sendo enviadas por escrito e com prazo de 10 dias úteis de antecedência 0% 0% 42% 58% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Alagoinhas, Barreiras, Cruz das Almas, Feira de Santana, Guanambi, Ibotirama, Itaberaba, Jacobina, Jequié, Porto do Seguro, Ribeira do Pombal, Santo Antônio de Jesus, Seabra, Teixeira de Freitas, Valença e Vitória da Conquista. Observações Alagoinhas: A coordenação juntamente com a secretaria executiva, tem sido liberal e bastante aberta ao recebimento de sugestões de pauta. Envio por E-mail. Barreiras: Somente alguns municípios estão fazendo por escrito. Envio por Fax e e-mail. Brumado: O prazo é de 7 dias. Envio via faz, e-mail e telefone. Camaçari: Os prazos são atropelados pelas demandas. Envio via faz, e- mail e telefone. Cruz das Almas: Às vezes a pauta é definida com menos de 10 dias. Envio por e-mail. Feira de Santana: A pauta da reunião é decidida coletivamente no final de cada reunião para a outra. As solicitações de homologação e pactuação enviados pelos municípios não cumprem fluxos e prazos. Guanambi: Nem sempre com 10 dias. No geral no período de convocação (8 dias). Ibotirama: Ainda de maneira incipiente. Observações Ilhéus: Envio por e-mail. Itaberaba: Muitas vezes a pauta é definida na reunião anterior. Envio por fax e e-mail. Itapetinga: Envio por e-mail. Jacobina: Nem sempre obedece este prazo. Principalmente quando o nível central solicita em carater de urgência. Envio por fax e e-mail. Jequié: Envio por E-mail pela Secretaria executiva. Paulo Afonso: Fax/ Ofício. Porto Seguro: Envio por e-mail. Ribeira do Pombal: São discutidas as pautas regularmente na reunião que antecede. Envio por fax e e-mail. Salvador: Para as reuniões ordinárias, sim. Santa Maria da Vitória:Para os integrantes, sim. Envio via fax por oficio. Santo Antônio de Jesus: Alguns pontos de pauta são definidos nas reuniões. Envio por e-mail. Observações Seabra: Não 10 dias. Geralmente é na semana, por conta das extraordinárias. Envio por e-mail. Senhor do Bonfim: São enviadas por escrito, mas não com o prazo de 10 dias. Serrinha: Envio por e-mail. Valença: É solicitado aos gestores. No entanto, há uma flexibilidade do prazo. Envio por e-mail. Vitória da Conquista: Envio por e-mail. Proposições Assegurar proposta anterior acerca da definição da pauta no final da reunião e só inserir inclusão de novo ponto de pauta se respeitado o que consta no regimento (prazo de 10 dias). DIPRO vai oficiar a toda as diretorias e superintendências a agenda que vocês já têm para que as demandas dos respectivos setores respeitem os compromissos já assumidos. CGMR deve enviar para DIPRO toda demanda para áreas técnicas da SESAB; 06 - Há cronograma pré definido para realização das reuniões, conforme o regimento? 0% 8% 0% 92% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Barreiras, Jequié, Senhor do Bonfim Observações Barreiras: Estamos agora com o membro efetivo chegando a este item. Jacobina: Geralmente, acontecem conforme as necessidades, colocadas também, pelos municípios e SESAB. Jequié: No processo de discussão das reuniões. Proposição Definir cronograma de reunião, conforme regimento 07 - O envio da versão final da pauta da reunião, está sendo enviada pela Secretaria Executiva com antecedência mínima de 4 dias, conforme regimento0% 0% 31% 69% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Itaberaba, Paulo Afonso, Porto Seguro, Senhor do Bonfim, Serrinha, Teixeira de Freitas, Valença e Vitória da Conquista Observações Camaçari: A Secretaria Executiva participa das reuniões e socializa com a coordenação a condução dos trabalhos. Itaberaba: A DIRES tem realizado as duas funções: coordenação e secretaria executiva. Jacobina: Porém, é feito pela coordenação. Porto Seguro: Não necessariamente 4 dias. Santa Maria da Vitória: A pauta é enviada já na versão final por ofício via fax uma só vez. Serrinha: A Secretaria executiva é pouco atuante. Valença: Ocorre que normalmente a coordenação do CGMR finaliza esse processo. Vitória da Conquista: Normalmente, quem faz os encaminhamentos do CGMR é a própria coordenação CGMR regional. Proposições Idem ( definir pauta no final de reunião, incluir e-mail da DIPRO e membros efetivos, etc) 08 - É respeitada a presença de 50% e mais um dos representantes do colegiado para início das reuniões?0% 0% 0% 100% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Observações Quando não tem 50% + um, acontece a reunião. Mas, sem deliberações, ou seja, fica um reunião informativa. Proposições Onde não tem quórum, não dispensar o encontro, devemos aproveitar para fazer discussão sem deliberação e usar como espaço de EDUCAÇÃO PERMANENTE. 09 - As reuniões são planejadas previamente de forma conjunta? 0% 8% 0% 92% SIM NÃO PARCIALMENTE ÀS VEZES/RARAMENTE Não: Alagoinhas, Barreiras, Salvador e Teixeira de Freitas Observações Alagoinhas: Pouca participação e baixa organização, principalmente da secretaria executiva. Barreiras: Alguns secretários não são específicos em termos de necessidade. Brumado: Coordenação e Secretaria Executiva. Ilhéus: A pauta da próxima é definida em reunião. Itaberaba: As vezes. As áreas técnicas da SESAB costumam solicitar reunião para definir algo. Jacobina: Geralmente, se estabelece uma data posterior e se planeja alguma pauta. Salvador: Às vezes as demandas atropelam os prazos. Santa Maria da Vitória: Exceto as extraordinárias. Proposições