noord-hollands archief n h a Jaarverslag 2012 Inhoudsopgave Bezoek aan het Noord-Hollands Archief . 1 Nader toegankelijk maken . 10 Bestuur . .1 Acquisitie, relatiebeheer en zakelijke dienstverlening .11 Beleid – Bezuinigingen . 2 Beeldmateriaal . .12 Meerjarenbeleidsplan . .2 Bibliotheekmateriaal. .13 Samenwerking . 2 Vervreemding . 13 Personeel . .3 Toegankelijk maken archieven . 13 Ondernemingsraad . .4 Fotografie . 15 Gebouwen. 4 Digitalisering . 15 ICT . 5 Materieel beheer. .16 Financiën . .5 Inspectie . .16 Communicatie en marketing. 6 E-depot . 18 Dienstverlening . .6 Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland. 19 Digitaal bezoek . .7 Stichting Vrienden van het Noord-Hollands Archief. 19 Publieksactiviteiten. .8 Feiten en cijfers. 20 Educatie. .10 Colofon Noord-Hollands Archief Postbus 3006 Eindredactie: Esther van Velden 2001 DA Haarlem Vormgeving: Mediabureau Haarlem www.noord-hollandsarchief.nl Druk: Drukkerij Damen [email protected] Oplage: 300 Locatie Jansstraat Locatie Kleine Houtweg Juli 2013 Jansstraat 40 Kleine Houtweg 18 2011 RX Haarlem 2012 CH Haarlem Reacties op dit jaarverslag kunt u mailen naar 023 - 517 27 00 023 - 517 27 00 [email protected]. Voorzijde: Hetvolledigverbouwdeengerestaureerdegebouwencomplex vanhetNoord-HollandsArchiefaandeKleineHoutweg18werdeind2012 officieelgeopend.Foto:PaulMaessen. n h a Bezoek aan het Noord-Hollands Archief In 2012 bezochten 13.482 mensen de Janskerk, Bestuur § mw. drs. M.L. (Margreeth) Pop-Jansen het publiekscentrum van het Noord- Rijk/OCW Hollands Archief, voor tentoonstellingen, Het Noord-Hollands Archief, formeel § mw. dr. B.M.A. (Boudien) de Vries evenementen, rondleidingen, educatieve Regionaal Historisch Centrum (RHC) in Rijk/OCW activiteiten of voor het gebouw zelf. In 2011 Noord-Holland, is een gemeenschappelijke § wethouder dhr. W. (Wim) Westerman waren dat er 14.398. Het bezoek aan het regeling met als partners het Rijk (ministe- Gemeente Velsen Noord-Hollands Archief voor deze doelein- rie van OCW) en de gemeenten Haarlem en § wethouder dhr. P. (Pieter) Heiliegers den daalde dus (-6 %). Velsen. Gemeente Haarlem § burgemeester dhr. mr. B. B. (Bernt) Ook het bezoek aan de studiezalen daalde Het Noord-Hollands Archief heeft ten aan- Schneiders Gemeente Haarlem en wel met 10% naar 9.008 (2011: 10.004). In zien van het archiefbeheer dienstverlenings- totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan overeenkomsten afgesloten met de gemeen- Halverwege het verslagjaar trad de het Noord-Hollands Archief op 22.490 (2011: ten Aalsmeer, Beverwijk, Bloemendaal, Haarlemse wethouder van Cultuur, P. (Pieter) 24.402). Dat betekent een daling ten opzichte Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heiliegers, terug. Zijn plaats werd ingeno- van 2010, maar nog steeds ruim boven de Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, men door wethouder C. (Cornelis) Mooij, die doelstelling van het meerjarenbeleidsplan Uitgeest, Uithoorn en Zandvoort. Verder in de bestuursvergadering van 17 oktober van 20.000 bezoeken. is de directeur van het Noord-Hollands 2012 werd geïnstalleerd. In overeenstem- Archief benoemd als archivaris bij de ming met de daartoe gestelde bepalingen Het totaal aantal bezoeken aan de eigen web- Veiligheidsregio Kennemerland (VRK), de in de gemeenschappelijke regeling trad de sites (inclusief Digitale Stamboom) bedroeg Milieudienst IJmond, de gemeenschappelijke directeur van het Noord-Hollands Archief, ruim 565.000 (2011: 1.067.000). De enorme belastingdienst Cocensus en de Regiopolitie drs. L. (Lieuwe) Zoodsma, op als secretaris van daling komt doordat na ingebruikname van Kennemerland. het bestuur. een nieuw statistiekprogramma op Digitale Stamboom, de bezoekcijfers terugvielen naar Het bestuur van het Noord-Holland Archief Het bestuur kwam voor de reguliere vergade- een vijfde ten opzichte van voorheen. Het is bestaat uit zes leden: drie leden namens het ringen drie keer bijeen op 11 april, 11 juli en niet mogelijk te achterhalen waardoor het Rijk, benoemd door de minister van OCW, 17 oktober 2012. De jaarlijkse algemene over- verschil in de metingen veroorzaakt wordt, twee leden namens de gemeente Haarlem, legvergadering van de Ondernemingsraad omdat het vorige statistiekprogramma niet waaronder q.q. de burgemeester als voorzit- van het Noord-Hollands Archief met de meer beschikbaar is. ter en één lid namens de gemeente Velsen. directeur, waar zoals gebruikelijk een verte- Per 1 januari 2012 kende het bestuur de vol- genwoordiger van het bestuur bij aanwezig gende samenstelling: was, vond plaats op 28 september in het § mw. B.J. (Boudien) Glashouwer RE RI CISA bijzijn van het rijksbestuurslid mevrouw Rijk/OCW B.M.A. (Boudien) de Vries. n h a 1 Beleid – Bezuinigingen Meerjarenbeleidsplan vinciaal, regionaal en lokaal niveau werd samenwerking gezocht, zowel met collega- Na een eerste overleg van de partners in de Het vorige meerjarenbeleidsplan van het archiefinstellingen als met andere cultuur- gemeenschappelijke regeling over de voor- Noord-Hollands Archief besloeg de perio- historische en culturele instellingen. Deze genomen bezuinigingen in het najaar van de 2007-2010. Gezien de onzekerheid over samenwerking leverde in veel gevallen wel, 2011 bereikten de partners in het tweede door te voeren bezuinigingen en de daar- maar helaas niet altijd, de meerwaarde op overleg op 22 februari 2012 een definitieve mee samenhangende inperking van taken die de investering in mensen en middelen overeenstemming. Op basis van een notitie en werkzaamheden werd al in 2010, in over- vanuit het Noord-Hollands Archief recht- (opgesteld door de directeur van het Noord- leg met bestuur en partners, besloten om vaardigde. Hollands Archief) waarin de mogelijkheden de werkzaamheden ten behoeve van een werden geïnventariseerd om te komen tot nieuw meerjarenbeleidplan voorlopig op te Vooruitlopend op de nieuwe koers die in een verhoging van de inkomsten en tot een schorten. Toen de rook over de bezuinigin- het meerjarenbeleidsplan zal worden vastge- verlaging van de uitgaven en een eerdere gen in het voorjaar van 2012 definitief was legd, is besloten de inzet vanuit het Noord- notitie over de wettelijke en niet-wettelijke opgetrokken en de afgesproken kortings- Hollands Archief binnen de Stichting Erf- taken van een archiefinstelling, werden de percentages waren verwerkt in de begroting goed Haarlem te beëindigen. Met uitzon- partners het eens over het toestaan van een voor 2013, zijn ook de werkzaamheden ten dering van de zeer succesvolle activiteiten differentiatie in kortingspercentages per behoeve van de realisatie van een nieuw binnen de educatieve werkgroep van de partner. meerjarenbeleidsplan gestart. Stichting zullen alle andere taken en werk- zaamheden vanuit het Noord-Hollands Er werd vastgesteld dat het Rijk/OCW een Onder de energieke en deskundige leiding Archief de komende tijd worden afgebouwd. korting op de bijdrage doorvoert van 2,6% van organisatieadviseur Daan Hertogs is (inclusief overheveling bijdrage provin- een intensief voorbereidingstraject van start De vruchtbare samenwerking op natio- cie Noord-Holland), de gemeente Haarlem gegaan, waarbij managementteam en mede- naal niveau met de tien andere Regionaal van 10% (waarbij de gebouwencomponent werkers alle gelegenheid en kansen werd Historische Centra en het Nationaal Archief uitdrukkelijk buiten het bezuinigings- geboden om mee te denken over het beleid en werd in de loop van 2012 verder geïnten- kader werd gebracht) en de gemeente de ambities voor de beleidsperiode 2013-2016. siveerd. In dit verband dient met name de Velsen van 5%. De korting op de bijdra- Het meerjarenbeleidsplan zal in de eerste intensieve samenwerking bij de ontwikke- gen van de respectieve partners bedraagt maanden van 2013 worden geschreven door ling van het e-Depot genoemd te worden; het met deze overstemming met ingang van Margreet Windhorst en geïllustreerd door de in ontwikkeling zijnde digitaal depot voor de 1 januari 2013 in totaal een bedrag van bekende Haarlemse illustrator Eric J. Coolen. opslag en het beheer van digitale archieven € 190.000,-. Dit bedrag is direct verwerkt en collecties. Ook in 2012 participeerde het in de begroting voor 2013. De bezuinigings- Samenwerking Noord-Hollands Archief weer met twee staf- plannen en de begroting voor 2013 werden leden in de landelijke Stuurgroep e-Depot tijdens de bestuursvergadering van 11 juli In het verleden heeft het Noord-Hollands en leverde zij de voorzitter en een aantal 2012 definitief vastgesteld. Archief veel geïnvesteerd in diverse samen- projectleden voor de onder de Stuurgroep werkingsverbanden. Op nationaal, pro- ressorterende Werkgroep Voorbereiding n h a 2 Jong (Personeelsfunctionaris) voor een uit- wisseling met Simone Beemsterboer (HRM Adviseur) naar de gemeente Hollands Kroon in Anna Paulowna. Simone Beemsterboer is vervolgens in vaste dienst gekomen voor 24 uur per week. Gedurende het jaar werd de organisatie versterkt door twee uitzendkrachten die in 2011 ook al als medewerker voor het Noord- Hollands Archief werkten, te weten Jan van der Male en Harco Gorter. Stagiaire Joanne ter Veen van de Reinwardt Academie werk- te gedurende drie maanden aan een aan- tal educatieve projecten binnen de afdeling Publieksdiensten. Van maart tot eind juni werkte Bernard Medewerkers van het Noord-Hollands Archief in de druivenkwekerij in Delft tijdens het Mantel, archiefinspecteur van Het Utrechts personeelsuitstapje. Archief, in het kader van een re-integra- Implementatie e-Depot (WVI). Personeel tietraject op tijdelijke basis bij het Noord- Het Noord-Hollands Archief leverde