Pyskowice, 2009- 10-12 Pan mgr ini. Waclaw Keska Burmistrz Miasta Pyskowice Dzialajqc zgodnie z fj 5 Zarzqdzenia nr RZ0 15 1- Fn I1 00109 Burmistrza Miasta Pyskowice z dnia 22 czenvca 2009 roku w sprawie powolania komisji do przeprowadzenia kontroli finansowej w oparciu o Zarzqdzenie nr RZ015 1- Fn 199109 Burmistrza Miasta Pyskowice z dnia 18 czerwca 2009 roku zatwierdzajqce plan kontroli finansowych na 2009r. przekazujq wyniki przeprowadzonej kontroli. Kontrola finansowa w jednostkach organizacyjnych Gminy Pyskowice byla przeprowadzona w zakresie przeprowadzania wstqpnej oceny celowoSci zaciqgania zobowiqzd finansowych i dokonywania uydatkow, prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli dotyczqcych badania i porownania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczqcym pobierania i gromadzenia Srodkbw publicznych, zaciqgania zobowiqzd finansowych i dokonywania wydatk6w ze Srodk6w publicznych, udzielania zamowien publicznych oraz zwrotu Srodkow publicznych. Kontrole przeprowadzono w nastqpujqcych jednostkach organizacyjnych Gminy Pyskowice: 1. Miejska Biblioteka Publiczna 2. Miejski Osrodek Kultury i Sportu 3. OSrodek Pomocy Spolecznej 4. Szkola Podstawowa nr 4 C 5. Szkola Podstawowa nr 6 6. Gimnazjum nr 1 7. Zespol Szk6l przy ul. Szkolnej 8. ZlobekMiejski 9. Przedszkole nr 1 10. Przedszkole nr 2 11. Przedszkole nr 3 12. Przedszkole nr 4 13. Przedszkole nr 5 14. Ognisko Pracy Pozaszkolnej 15. Zespol Obslugi Placowek OSwiatowych 16. Strai Miejska (za okres od 02.01.2008r. do 3 1.12.2008r.) Nr Imiq i nazwisko zespolu organizacyjne kontrolnego I 1 Przedszkole nr 2 Miej ska Biblioteka Publiczna 1 Strai Miejska Elzbieta Sznajder - Przewodniczqca zespolu Miejski OSrodek Kultury i Edyta Nieczypor I sportu Ognisko Pracy Pozaszkolnej Szkola Podstawowa nr 4 Przedszkole nr 5 Marzena Maj - Przewodniczqca zespolu OSrodek Pomocy Spolecznej Agnieszka Kazubek Zlobek Miej ski Gimnazjum nr 1 Jolanta Michalska - Przewodniczqca zespolu Zespol Obslugi Plac6wek Monika Polak OSwiatowych Szkola Podstawowa nr 6 Przedszkole nr 1 Przedszkole nr 4 pod nadzorem Naczelnika Wydzialu Finansowo-Budietowego pani Beaty Kowalskiej- Rozwadowskiej Okres kontrolowany obejmowd rok 2008. Kontrolq objqto min. 5% wydatkow kaidej kontrolowanej jednostki. Kontrolq przeprowadzono w terminie od dnia 01.07.2009r. do 30.09.2009r. Protokoly z przeprowadzanej kontroli sporzqdzane byly w dw6ch jednobrzmiqcych egzemplarzach, z kt6rych jeden pozostawiano w kontrolowanej jednostce. Protokoly zawierajq pouczenie o przyslugujqcym dyrektorom/kierownikom jednostek prawie do zgloszenia zastrzezeli i dodatkowych wyjaSnieli do protokolu w terrninie 7 dni od daty jego podpisania. 2 Podczas dzialan kontrolnych badaniem m.in. objqto: plany finansowe celowoSd poszczegolnych wydatkow dokumentacjq dotyczqcq poniesionych wydatkow terrninowe rozliczanie z kontrahentami realizacjq procedur wynikajqcych z obowiqzuiqcych w jednostce przepisow wewnqtrznych Zespoly kontrolne zadnych nieprawidlowoSci nie stwierdzily w dzialaniach nlw jednostek organizacyjnych i nadzorowanych: 1. Miejska Biblioteka Publiczna 2. OSrodek Pomocy Spolecznej 3. Szkola Podstawowa nr 4 4. Szkola Podstawowa nr 6 5. Zlobek Miejski 6. Przedszkole nr 1 7. Przedszkole nr 2 8. Przedszkole nr 4 9. Zespo1 Obsiugi Placowek OSwiatowych 10. Straz Miejska Natomiast w n/w jednostkach organizacyjnych i nadzorowanych stwierdzono: 1. W Zespole Szko1 przy ul. Szkolnej z dokumentow finansowo-ksiqgowych objqtych kontrolq 4 faktury zostaly zaplacone po terminie platnoici. Jednostka nie zaplacila odsetek od nieterminowej zaplaty. 2. W Przedszkolu nr 3 z dokumentow finansowo-ksiqgowych objqtych kontrolq 3 faktury zostaly zaplacone po terminie platnosci. Jednostka nie zaplacila odsetek od nieterminowej zaplaty. 3. W Miejskim OSrodku Kultury i Sportu do rozliczenia zaliczki zostaly dolqczone faktury wystawione przed datq pobranej zaliczki. Wydatki zostaly zaakceptowane przez dyrektora i rozliczone. 4. W Gimnazjum nr 1 blqdnie zaklasyfikowano wydatki zwizgane z kosztami przesylki kupowanych przedmiotow. 5. W Przedszkolu nr 5 blqdnie zostala rozliczona f-ra nr 6012008 z dnia 12.08.2008r. -przelew w dniu 26.08.2008r. na kwotq 6.300,Ol zl - rozliczenie w oparciu o zlecenie z dnia 14.07.2008r. na kwotq 6.300,OOzl. W jednostce nalezy rowniez poprawiC dokument ustalajqcy procedury kontroli wewnqtrznej w jednostce, celem zachowania rzetelnoici zapisow i numeracji stron. 6. W Ognisku Pracy Pozaszkolnej nieterminowo dostarczane sq rachunki z umow zlecaI?, jak rowniez nieterminowo przekazywane sq rachunki do komorki-finansowo-ksiqgowej(ZOP0) - ustalony jest termin 7 dniowy, a rachunki wplywajq z opoinieniem. Szczegolowy opis wskazanych uchybien znajduje siq w protokolach z kontroli poszczegolnych jednostek. Podczas kontroli do woddw jinanso wo-ksiggowych dokumentujqcych wydatki budietowe pod wzglgdem IegalnoSci, kompletnoici i zasadnoici wydatkdw poza wyiej wymienionymi wigkszych uchybieri nie stwierdzono. Kontrolowane w jednostkach wydatki sq zgodne z profilem dzialalnoici jednostek oraz z ich planamifinanso wymi Uwagi odnotowane przez zespoly kontrolne nie powodujq wigkszych uchybieri w zakresie przeprowadzania wstgpnej oceny ceIowoSci zaciqgania zobowiqzati jinansowych i dokonywania wydatkdw, prowadzenia gospodarki jinansowej oraz stosowania procedur kontroli dotyczqcych badania i pordwnania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczqcym pobierania i gromadzenia Srodkdw publicznych, zaciqgania zobowiqzati jinansowych i dokonywania wydatkdw ze Srodkdw publicznych, udzielania zamdwien publicznych oraz zwrotu Srodkdw publicznych. Ponizej przedstawiam gl6wne uwagi zespolow kontrolnych zglaszanych podczas wykonywanych czynnoici kontrolnych: nie we wszystkich jednostkach obowiqzuje jasny i przejrzysty system obiegu dokument6w finansowo ksiqgowych. Nie zawsze ustalone sq procedury rejestracji faktur wplywajqcych do jednostki - z datq ich wplywu oraz procedury i terminy przekazywania tych dokumentow do komorki-finansowo-ksiqgowej(ZOP0). (przyklad: faktura zaplacona 2 dni po terminie platnoSci i nie wiadomo, czy zbyt poino bylo przekazana do ZOPO, czy w ZOPO z opoznieniem przeslano przelew) nie ma jasnych zasad co do terminow rozliczania pobranych zaliczek (przyklad: Rozliczenie zaliczki z 30.06.2008r. obejmuje faktury z kwietnia i maj% lub czekiem w dniu 23.12.2008r. rozlicza siq faktury z wrzesnia) jednostki nie majq opracowanych zasad wydatkowania Srodkow finansowych nie podlegajqcych pod ustawq prawo zamowien publicznych, czyli do 14.000 euro. Tylko w nielicznych przypadkach odnotowano, ze prowadzone jest jakiekolwiek postqpowanie zmierzajqce do wyboru najkorzystniejszej oferty. Niejednokrotnie wydatkowane sq kwoty ok. 10.000,- zl i wiqcej, bez dokumentacji potwierdzajqcej wstqpnq ocenq celowoSci wydatku. Jednostki nie posiadajq dokurnentow potwierdzajqcych, ze wybrany wykonawca by1 najkorzystniejszy w danej chwili. Dot. to zarowno uslug jak i zakupow (np. rozbieranie starego odrodzenia na kwotq 13.420,00zl, zakupy mebli 13.637.16 zl itp.). Niejednokrotnie brak jest rejestrow udzielanych umow i zlecen do kwoty 14.000 euro. W Swietle powyzszego celem udoskonalenia i usprawnienia dzialan w zakresie gospodarowania Srodkami publicznymi proponuje siq zastosowanie nastqpujqcych rozwiqzan i przedstawienie dyrektoromlkierownikom jednostek organizacyjnych i nadzorowanych nastqpujqcych zalecen: Celem wyeliminowania ewentualnych nieterminowych zaplat faktur, jak rowniei mozliwoSC ustalenie przyczyny zwloki proponuje siq zobligowaC dyrektorow/kierownikow jednostek do wprowadzenia stosownych zapisow w procedurach kontroli wewnqtrznej, zaS ru i w przypadkach gdzie zapisy te siq juz znajdujq zdyscyplinowania do ich bezwzglgdnego przestrzegania. Celem wlaSciwego i terminowego rozliczania zaliczek proponuje siq wprowadziC zasady i ustalic terminy dokonywania zakupow gotowkowych i rozliczania zaliczek na poziomie jednostek organizacyjnych. WprowadziC zasady i procedury dokonywania wydatkow Srodkow finansowych nie podlegajqcych pod ustawq prawo zamowien publicznych czyli do 14.000 euro, celem dokonywania wydatkow w sposob oszczqdny i celowy z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektow z danych nakladow. Dyrektorzy placowek oSwiatowych dbajq o kompletnoSC i rzetelnoSC dokumentow dot. zlecenia prac remontowych na terenie jednostki. Zamowien w tym zakresie udzielajq dyrektorzy placowek, pomimo koordynowania i nadzorowania tych prac przez pracownika Urzqdu Miejskiego, zatem dyrektorzy sq odpowiedzialni rowniez za wlaSciwq i kompletnq dokumentacjq w tym zakresie. Wprowadzic w jednostkach taki opis wydatkow, ktory pozwoli na zidentyfikowanie ponoszonych przez jednostkq wydatk6w o charakterze strukturalnym zgodnie z ich klasyfikacjq- Rozporzqdzenia Ministra Finansow z dnia 26 paidziernika 2007r. w sprawie -'k szczegolowej klasyfikacji wydatkow strukturalnych (Dz.U. Nr 209, poz. 15 11 z 2007r.) Po zaakceptowaniu przez Pana Burmistrza przedstawionych w niniej szym piSmie wynikow kontroli zostanq przygotowane stosowne pisma zawierajqce zalecenia pokontrolne do poszczegolnych jednostek. Przewodni ,qca Komisji INS E' TOR Zalqczniki: myrHec~rrr bc ca-tiada Protokoly z przeprowadzonych kontro1i.-16 szt. 4 i Protokt51 z kontroli finansowej przeprowadzonej w Miejskiej Bibliotece Publicznei w Pyskowicach przy PI. Pibudskiego 1 I. Charakterystyka jednostki kontrolowanej: 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Miejska Biblioteka Publiczna w Pyskowicach PI. Pilsudskiego 1, 2. Forma organizacyjno-prawna: samorzqdowa instytucja kultury,