Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke BENT ASLAK BRANDTZÆG, RACHEL MYHR WILLIKSEN, EVY TYNES JOHNSEN OG SONDRE GROVEN TF-rapport nr. 396 2017 Tittel: Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke TF-rapport nr: 396 Forfatter(e): Bent Aslak Brandtzæg, Rachel Myhr Williksen, Evy Tynes Johnsen og Sondre Groven Dato: 06.06.2017 ISBN: 978-82-336-0058-7 ISSN: 1501-9918 Pris: 180 (Kan lastes ned gratis fra www.telemarksforsking.no) Framsidefoto: Telemarksforsking Prosjekt: Erfaringer og lærdom fra en kommunesammenslåingsprosess Prosjektnr.: 20160850 Prosjektleder: Bent Aslak Brandtzæg Oppdragsgiver(e): KS Spørsmål om denne rapporten kan rettes til: Telemarksforsking Postboks 4 3833 Bø i Telemark Tlf: +47 35 06 15 00 www.telemarksforsking.no Resymé: Sammenslåingen av Sandefjord, Andebu og Stokke kommuner skjedde allerede fra 1.1.2017, og kommunene omtales som «frontløpere» i kommunereformen. Prosjektet ser på erfaringer med og lærdom fra denne sammenslåingsprosessen som kan ha overføringsverdi for andre som nå skal i gang med tilsvarende prosesser. Bent Aslak Brandtzæg er utdannet geograf fra Universitetet i Bergen og har vært ansatt som fors- ker ved Telemarksforsking siden 1995. Brandtzæg har lang og bred erfaring med forskning og ut- redning knyttet til kommunestruktur, og han er temaansvarlig for forskning på kommunestruktur og interkommunalt samarbeid ved Telemarksforsking. Rachel Myhr Williksen er utdannet statsviter med fordypning innenfor offentlig poiltikk og admi- nistrasjon. Hun har 13 års erfaring som konsulent i kommunal sektor og leder arbeidet rettet mot kommunal sektor i Deloittes konsulentavdeling. Evy Tynes Johnsen er utdannet samfunnsøkonom fra Universitetet i Bergen og har vært ansatt i Deloitte siden høsten 2015. Hun jobber i hovedsak med prosjekter innen offentlig sektor, både for kommuner, direktorat og departement. Sondre Groven er utdannet statsviter fra Norges teknisk-naturvitenskaplige universitet (NTNU) og har vært ansatt som forsker ved Telemarksforsking siden høsten 2015. Ved Telemarksforsking har han jobbet med kommunestruktur og drifts- og organisasjonsgjennomganger i kommunene, kom- munal bostøtte og kommunale næringsfond. 2 Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke Forord Telemarksforsking har, i samarbeid med Deloitte AS, fått i oppdrag fra KS å kartlegge og sammenstille erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke. Kommunene slo seg sammen 1.1.2017, og erfaringene fra denne sammenslåingen har vært av spesiell interesse fordi den var den første som ble gjennomført i forbindelse med kommunereformen. Arbeidet med prosjektet har foregått fra desember 2016 til juni 2017, og har i stor grad vært basert på intervjuer og dokumentstudier. Bent A. Brandtzæg ved Telemarksforsking har vært prosjektleder for ut- redningen. Prosjektmedarbeidere har vært Sondre Groven (Telemarksforsking), Rachel Myhr Williksen (Deloitte AS) og Evy Tynes Johnsen (Deloitte AS). Alle har deltatt i intervjuarbeid og gitt viktige bidrag i forbindelse med analyser og rapportering. Våre hovedkontaktpersoner i KS har vært Eva Lian og Jon A. Drøpping. Det har også vært satt ned en referansegruppe som har bestått av rådmannsutvalget i Vestfold samt prosjektlederne/påtroppende råd- menn Toril Eeg (Færder), Hans Erik Utne (Holmestrand) og Vigdis Bolås (Indre Fosen). Vi vil takke for godt samarbeid og nyttige innspill i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. Vi vil også benytte anledningen til å takke Sandefjord kommune og alle som har stilt opp på intervju og/eller bidratt med annen informasjon. Bø, 20.06.2017 Bent Aslak Brandtzæg Prosjektleder Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke 3 Innhold Sammendrag ............................................................................................................................................... 9 1. Innledning ......................................................................................................................................... 11 1.1 Bakgrunn ................................................................................................................................. 11 1.2 Formål ..................................................................................................................................... 11 1.3 Kunnskapsstatus ...................................................................................................................... 12 2. Metode og gjennomføring ................................................................................................................ 14 3. Erfaringer med ulike faser av sammenslåingsprosessen ............................................................... 15 3.1 Sentrale milepeler .................................................................................................................... 15 3.2 Fase 1. Overordnet planlegging av sammenslåingsprosessen ................................................. 17 3.2.1 Forhandlingsutvalgets utredning ................................................................................ 17 3.2.2 Hva kunne vært gjort for å unngå vakuumperioden? ................................................. 18 3.2.3 Planer for sammenslåingen ........................................................................................ 19 3.2.4 Råd fra fase 1 ............................................................................................................. 21 3.3 Fase 2. Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet .......................................... 22 3.3.1 Politisk organisering .................................................................................................. 22 3.3.2 Administrativ organisering av sammenslåingsprosessen ........................................... 23 3.3.3 Tillitsvalgtes rolle ...................................................................................................... 25 3.3.4 Hovedverneombudenes rolle ..................................................................................... 25 3.3.5 Råd fra fase 2 ............................................................................................................. 26 3.4 Fase 3. Planlegging og vedtak om politiske og administrative hovedstrukturer ..................... 27 3.4.1 Råd fra fase 3 ............................................................................................................. 29 3.5 Fase 4. Detaljert planlegging av ulike tjeneste- og oppgaveområder ...................................... 29 3.5.1 Grunnlaget for arbeidet .............................................................................................. 29 3.5.2 Gjennomføring av delprosjekter ................................................................................ 30 3.5.3 Erfaringer på tvers av kommunalområdene ............................................................... 33 3.5.4 Råd fra fase 4 ............................................................................................................. 34 3.6 Fase 5. Implementering og innfasing av ny organisasjon ........................................................ 34 Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke 5 3.6.1 Lokalisering ............................................................................................................... 35 3.6.2 Felles lønnssystem ..................................................................................................... 36 3.6.3 ROS-analyser og beredskapsplaner ........................................................................... 37 3.6.4 Reglement for folkevalgte og delegasjonsreglement ................................................. 38 3.6.5 Overgangen fra tre kommunestyrer til ett kommunestyre ......................................... 38 3.6.6 Råd fra fase 5 ............................................................................................................. 39 3.7 Fase 6. Oppstart av ny kommune ............................................................................................ 40 3.7.1 Sammenslåingsarbeidet ikke ferdig ........................................................................... 40 3.7.2 Krevende oppstartsperiode ........................................................................................ 41 3.7.3 Behov for harmonisering og samkjøring ................................................................... 41 3.7.4 Spesielle utfordringer på økonomisiden .................................................................... 42 3.7.5 Undervurdering av ressursbehovet............................................................................. 42 3.7.6 Positive erfaringer ...................................................................................................... 43 3.7.7 Råd fra fase 6 ............................................................................................................. 43 3.8 Erfaringer på utvalgte områder ................................................................................................ 44 3.8.1 IKT og dokumentsenter ............................................................................................. 44 3.8.2 Selskaper og interkommunale samarbeid .................................................................. 47 3.8.3 Arbeidsgiverpolitikk .................................................................................................