ADMINISTRATION COMMUNALE DE SCHAERBEEK RAPPORT SUR L 'ADMINISTRATION ET LA SITUATION DES AFFAIRES DE LA COMMUNE EXERCICE 2008 - 2009 GEMEENTEBESTUUR VAN SCHAARBEEK VERSLAG OVER HET BESTUUR EN DE TOESTAND DER ZAKEN VAN DE GEMEENTE DIENSTJAAR 2008 - 2009 - 2 - RAPPORT sur l'Administration et la situation des affaires de la commune 2008 - 2009 Le Collège des Bourgmestre et Echevins au Conseil communal, Mesdames, Messieurs, Conformément aux prescriptions de l'article 96 de la nouvelle loi communale, nous avons l'honneur de vous soumettre le rapport sur l'administration et la situation des affaires de la commune durant l'exercice 2008 - 2009 (1 er septembre 2008 au 31 août 2009) sauf indications contradictoires. Par le Collège des Bourgmestre et Echevins, Le Secrétaire communal. La Bourgmestre ff, Jacques BOUVIER Cécile JODOGNE Schaerbeek, le …………… 2010. - 3 - VERSLAG over het Bestuur en de toestand van de Gemeente 2008 - 2009 Het College van Burgemeester en Schepenen aan de Gemeenteraad, Mevrouwen, Mijne Heren, Overeenkomstig de voorschriften van artikel 96 van de nieuwe gemeentewet, hebben wij de eer u het verslag over het bestuur en de toestand der zaken van de gemeente gedurende het dienstjaar 2008 - 2009 (1 september 2008 - 31 augustus 2009), behalve tegenstrijdige vermeldingen. Namens het College van Burgemeester en Schepenen, De Gemeentesecretaris, De Burgemeester wnd, Jacques BOUVIER Cécile JODOGNE Schaarbeek, ………. - 4 - 1. SERVICES DU SECRETAIRE COMMUNAL 1.1. ASSEMBLEES 1.1.1. CONSEIL COMMUNAL a) Gestion courante Le conseil communal a tenu 10 séances. Pour ces séances, le secrétariat a procédé à l’élaboration et à l’expédition de l’ordre du jour, à la préparation de ± 1000 dossiers des affaires à examiner, à la rédaction et à la reproduction des délibérations prises par ledit conseil, à la composition des 10 procès- verbaux des séances et à la transcription de ceux-ci au registre du conseil. Le secrétariat s'est chargé de l’envoi aux conseillers communaux, des textes de leurs différentes interventions pour correction éventuelle avant l’impression. Le secrétariat s’est chargé du suivi des demandes d’interpellations des habitants (accompagnement individualisé des promoteurs des interpellations). Le secrétariat a assuré le suivi des modifications des commissions du Conseil communal. (nombre de membres et démission-remplacement). Les Assemblées assure l’insertion des pv de toutes les commissions dans le registre des délibérations. Le secrétariat assure l’inscription des mentions légales dans les registres ad hoc suite à l’annulation éventuelle de la part de la Tutelle d’une délibération du Conseil. Le service des Assemblées a développé l’accès pour le public aux décisions du Conseil et l’accès pour les conseillers aux PV du Collège et aux décisions à huis-clos au moyen de la carte d’identité électronique via la plate-forme informatique VIP. Dématérialisation des documents envoyés aux conseillers communaux (délibérations, convocation, …) b) Projets en cours d’étude Informatisation de la procédure décisionnelle du Conseil. 1.1.2. COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS a) Gestion courante Outre l’élaboration de l’ordre du jour, le Secrétariat a inscrit les décisions au registre des délibérations du collège et a, en outre, fait reproduire les délibérations du collège des Bourgmestre et échevins, destinées à divers services de l’administration. Par ailleurs, le Secrétariat a invité le Collège à examiner les questions écrites posées par les membres du conseil communal et à désigner les services chargés d’y répondre en son nom. Le service du Secrétariat a rassemblé les copies des réponses pour archivage et publication au bulletin communal. b) Projets en cours d’étude Informatisation de la procédure décisionnelle du Collège. Informatisation du transfert des dossiers à la Tutelle régionale. Adaptation de la procédure actuelle en vue d’un meilleur traitement (modification de la structure de l’OJ, suppression des « bleus » et « blancs » d’analyse,…) 1.1.3. COMITE DIRECTEUR a) Gestion courante Le comité s'est réunit 50 fois pour arrêter le projet d'ordre du jour du Collège. Le secrétariat s’est chargé de relayer les décisions du comité auprès des services de l’Administration. b) Projets en cours d’étude Informatisation des réunions du comité directeur c) Projets réalisés Suppression de l’envoi « papier » du projet d’envoi de l’OJ du Collège aux fonctionnaires attachés au comité directeur. 1.1.4. ORGANISMES Le secrétariat a assuré le suivi des délégations du conseil communal au sein des différents organismes où la Commune est représentée (intercommunales, asbl,…). Des remplacements ont été effectués dans les structures : IRIS, Académie de Musique, Foyer Schaerbeekois, Home familial bruxellois, Centre culturel, Neptunium, Laboratoire intercommunal de Chimie, CHU Brugmann, Crèche de Schaerbeek, IBDE, VIVAQUA. - 5 - 1. DIENSTEN VAN DE GEMEENTESECRETARIS 1.1. VERGADERINGEN 1.1.1. GEMEENTERAAD a) Dagelijks beheer De gemeenteraad heeft 10 vergaderingen gehouden. Voor deze vergaderingen, is de secretarie overgegaan tot het samenstellen en het verzenden van de agenda's, het voorbereiden van ± 1000 dossiers der te onderzoeken zaken, het opstellen en uitwerken van de genomen besluiten, het samenstellen van 10 notulen van de vergaderingen en het kopiëren van de notulen in het notulenboek van de gemeenteraad. De secretarie is belast met het verzenden, aan de gemeenteraadsleden, van de teksten van hun verscheiden tussenkomsten om eventuele verbeteringen aan te brengen. De secretarie is belast met het gevolg dat gegeven wordt aan interpellatie van inwoners (individuele woordvoerder van die interpellaties) De secretarie verzekerd het aanbrengen van de nodige wijzigingen aan de commissies van de gemeenteraad (aantal leden en ontslag-vervangers) Het kantoor der vergaderingen is belast met het toevoegen van de PV's van alle commssievergaderingen in het register der raadsbesluiten. Het Secretarie verzorgt ook het inschrijven van gerechtelijke noties in de bijhorende registers als gevolg van een eventuele schorsing van een raadsbesluit. Toegang van het publiek tot de raadsbesluiten via een geïnformatiseerd programma VIP Toegang van de gemeenteraadsleden tot de notulen van de gemeenteraad en tot de beslissingen genomen in besloten vergadering mits de elektronische identiteitskaart via een geïnformatiseerd programma VIP Verminderen van de verstuurde document naar de gemeenteraadsleden toe (besluiten, oproepingen, …) b) Ontwerpen ter studie Informatisering van de besluitprocedure voor de gemeenteraad 1.1.2. COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN a) Dagelijks beheer Buiten de opstelling van de agenda schrijft het Secretarie ook de besluiten in het register van de besluiten van het College en stelt de besluiten op die bestemd zijn voor de diverse diensten. Het Secretarie nodigt het College van Burgemeester en Schepen uit om de schriftelijke vragen gesteld door de gemeenteraadsleden te behandelen en om een dienst aan te duiden die belast is met het antwoord geven op deze vragen. Het Secretarie houdt een kopie van die antwoorden en vragen bij voor publicatie in het gemeenteblad. b) Ontwerpen ter studie Informatisering van de besluitprocedure van het College Informatisering van het overmaken van de dossiers naar de voogdij. Aanpassing van de huidige procedure teneinde ene betere behandeling te krijgen. (wijziging van de structuur van de agenda, afschaffing van de "blauwe" en de "witte" bijlage van de ontledingen) 1.1.3. COMITE DIRECTEUR a) Dagelijks beheer Dit comité heeft 50 keer vergaderd om het ontwerp van de collegeagenda af te sluiten De secretarie heeft zich belast met het doorgeven van de beslissingen genomen tijdens deze vergadering over te maken aan de diverse diensten van de administratie. b) Ontwerpen ter studie Informatisering van de vergaderingen van het bestuurscomité c) Verwezenlijkte ontwerpen Afschaffing van het versturen op "papier" van het ontwerp van agenda van de Collegevergadering naar de leden van de verschillende kabinetten. 1.1.4. ORGANISMEN De secretarie heeft het gevolg van de delegatie van de gemeenteraad aan diverse verenigingen waarin de gemeente vertegenwoordigd wordt, verzekerd. Diverse vervangingen hebben plaats gevonden in : IRIS, muziekacademie, Schaarbeekse Haard, Brusselse Familiale Home, Cultureel Centrum, Neptunium, Intercommunaal Laboratorium voor Scheikunde, CHU Brugmann, Schaarbeekse Kribben, IBDE, VIVAQUA. - 6 - Des modifications de statuts au sein d’IRIS et de l’Académie de Musique ont été soumises au Conseil. 1.1.5. ARCHIVES a) Gestion courante Le secrétariat assure la certification et l’archivage dans les meilleures conditions de la conservation des actes des organes décisionnels de la Commune. b) projet en cours d’étude Etablissement de synergies avec le service « Archive » Création d’une base documentaire informatisé. Centralisation des archives du secrétariat. - 7 - De wijzigingen in de statuten van IRIS en Muziekacademie werden tevens voorgelegd aan de gemeenteraad. 1.1.5. ARCHIEVEN a) Dagelijks beheer De secretarie verzekert het certifiëren en het opslaan in de best mogelijke omstandigheden van de besluiten van de gemeente. b) Ontwerpen ter studie Opstellen van een synergie met de dienst Archieven Creëren van een geïnformatiseerde documentatie Centraliseren van de archieven. - 8 - 2. SERVICES DU RECEVEUR COMMUNAL Les services placés directement sous la direction du receveur communal sont localisés, dans l’infrastructure de l’administration, au rez-de-chaussée ainsi qu’au 2 ième étage en raison de la spécificité