MAŁOPOLSKI URZ ĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP-XI.431.3.5.2012 Protokół z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w O środku Pomocy Społecznej w Olkuszu, zwanym w dalszej cz ęś ci protokołu „O środkiem” lub „OPS”, przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urz ędu Wojewódzkiego w Krakowie, ul. Basztowa 22 –Iwon ę Kotlarz - Starszego inspektora wojewódzkiego, Ig ę Hajdus – Inspektora wojewódzkiego, Alicj ę Szczep ę – starszego inspektora i Małgorzat ę Głowack ą – Inspektora wojewódzkiego, działaj ących na podstawie upowa żnienia do kontroli nr 16/12 z dnia 5 pa ździernika 2012 roku, wydanego z upowa żnienia Wojewody Małopolskiego przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urz ędu Wojewódzkiego w Krakowie. [Dowód: akta kontroli, Tom I, str. 9-10] Kontrol ę przeprowadzono w dniach od 19 do 24 pa ździernika 2012 roku, na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rz ądowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206 z pó źn. zm.), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z pó źn. zm.), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DZ.U. Nr 157, poz. 1240 z pó źn. zm.) oraz rozporz ądzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z pó źn. zm.). Zakres kontroli obejmował: - struktur ę organizacyjn ą O środka i kwalifikacje kadr; - realizacj ę zada ń z zakresu administracji rz ądowej i zada ń własnych gminy wynikaj ących z ustawy o pomocy społecznej; - realizacj ę programu wieloletniego „Pomoc pa ństwa w zakresie do żywiania” oraz wykorzystanie dotacji na ten cel w roku 2011. Ustale ń kontrolnych dokonano w oparciu o sprawdzon ą dokumentacj ę oraz informacje i wyja śnienia udzielone przez Kierownika i pracowników O środka. W okresie obj ętym kontrol ą funkcj ę Dyrektora OPS pełniła Pani Danuta Pietraszewska. [Dowód: akta kontroli, tom I, str. 1-6] Ilekro ć w niniejszym protokole u żyto nast ępuj ących skrótów, oznaczaj ą one: - ustawa o pomocy społecznej - ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z pó źn. zm.); - Kodeks post ępowania administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks post ępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z pó źn. zm.); - Program do żywiania - ustawa z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego „Pomoc pa ństwa w zakresie do żywiania” (Dz. U. Nr 267, poz.2259 z pó źn. zm.). Ustalenia kontroli: 1. Organizacja O środka. Ośrodek Pomocy Społecznej w Olkuszu jest wyodr ębnion ą jednostką organizacyjn ą Miasta i Gminy Olkusz, obejmuj ącą swoim działaniem teren miasta Olkusza oraz 20 sołectw: Bogucin Mały. Braciejówka, Gorenice, Kogutek, Kosmolów, Niesułowice, Olewin, Pazurek, Podlesie Rabszty ńskie, Osiek, Rabsztyn, Sieniczno, Troks, Wi śliczka, Witeradów, Zadole Kosmolowskie, Zawada, Zederman, Zimnodół i Żurada, licz ący 50 054 mieszka ńców. Siedzib ą O środka Pomocy Społecznej w Olkuszu jest parterowy budynek usytuowany przy Al. 1000-lecia 15c. OPS ma dobre warunki lokalowe. Budynek na zewn ątrz nie ma barier architektonicznych. Budynek jest dwupi ętrowy, na parterze mieszcz ą si ę świadczenia rodzinne, na I pi ętrze pomoc społeczna, a na II pi ętrze urz ęduj ą: Dyrektor OPS, Główny Ksi ęgowy i Kierownicy. W razie potrzeby niepełnosprawny klient OPS mo że zosta ć przyj ęty na parterze budynku. W O środku jest zatrudnionych 59 osób, w tym 26 pracowników socjalnych. Ośrodek Pomocy Społecznej w Olkuszu utworzony został Uchwał ą Nr XII/48/90 Rady narodowej Miasta i Gminy Olkusz z dnia 28 lutego 1990 roku w sprawie utworzenia w Olkuszu O środka Pomocy Społecznej. [Dowód: akta kontroli, Tom I, str. 11-12] Ośrodek działa w oparciu o Statut stanowi ący zał ącznik do Uchwały Nr XXVI/295/2004 Rady Miejskiej w Olkuszu z dnia 2 czerwca 2004 roku, w sprawie Zatwierdzenia Statutu O środka Pomocy Społecznej w Olkuszu, zmieniony Uchwałami: Nr LIII/704/2006 z dnia 27 wrze śnia 2006 roku, Nr XXXI/349/2009 z dnia 24 marca 2009 roku, Nr XVI/201/2012 z dnia 27 marca 2012 roku oraz Nr XVIII/248/2012 z dnia 26 czerwca 2012 roku. Poza zadaniami wynikaj ącymi z ustawy o pomocy społecznej, O środek realizuje zadania wynikaj ące z ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie i ustawy o dodatkach mieszkaniowych. Uchwał ą Nr XV/195/2012 z dnia 31 stycznia 2012 roku, Rada Miejska w Olkuszu zleciła OPS realizacj ę zadania polegaj ącego na pracy z rodzin ą w rozumieniu ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zast ępczej. Z zapisów § 5 Statutu wynika, że O środkiem kieruje Dyrektor, mianowany przez Burmistrza Miasta i Gminy. Zgodnie z tre ści ą § 6 ust. 2 Statutu: „ Szczegółow ą organizacj ę O środka okre śla regulamin wewn ętrzny ustalony przez Dyrektora O środka”. [Dowód: akta kontroli, Tom I, str. 13-24, 57-66, 131] Jak ustalono, w okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywał Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarz ądzeniem Dyrektora OPS w Olkuszu Nr 0161/15/2009 z dnia 20 listopada 2009 roku. Zarz ądzeniem Dyrektora OPS w Olkuszu Nr 7/2012 z dnia 26 lipca 2012 roku, wprowadzono w życie nowy Regulamin Organizacyjny O środka Pomocy Społecznej w Olkuszu. Według aktualnego Regulaminu, O środek realizuje równie ż zadania z zakresu świadcze ń rodzinnych oraz pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Zgodnie z tre ści ą art. 20 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz.992 z pó źn. zm.): „ 4. W przypadku upowa żnienia kierownika o środka pomocy społecznej, w o środku tym tworzy si ę komórk ę organizacyjn ą do realizacji świadcze ń rodzinnych. Realizacja świadcze ń rodzinnych nie mo że powodowa ć nieprawidłowo ści w wykonywaniu zada ń pomocy społecznej, a tak że nie mo że narusza ć norm zatrudnienia pracowników socjalnych okre ślonych w przepisach o pomocy społecznej.”. Z zapisów Regulaminu wynika, i ż w OPS funkcjonuje odr ębna komórka organizacyjna ds. świadcze ń 2 rodzinnych, realizuj ąca równie ż zadania zwi ązane z pomoc ą dla osób uprawnionych do alimentów. O środek zatrudnia 26 osób na stanowiskach pracowników socjalnych (przy ponad 50 tys. mieszka ńców gminy), zatem mo żna stwierdzi ć, że realizacja przez GOPS zada ń za zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów nie narusza norm zatrudnienia pracowników socjalnych, a tym samym nie wpływa na sposób realizacji zada ń z obszaru pomocy społecznej. W zapisach Regulaminu Organizacyjnego uwzgl ędniono kwesti ę przyjmowania stron, m.in. w sprawach skarg i wniosków okre ślaj ąc, że Dyrektor „ przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w ka żdy poniedziałek w godzinach od 8:00 do 11:00 ”. [Dowód: akta kontroli, Tom I, str. 25-56 i 69-112] Zarz ądzeniem Nr 0152/12/2004 z 11 maja 2004 roku, Burmistrz Miasta i Gminy Olkusz upowa żnił Pani ą Danut ę Pietraszewsk ą – Dyrektora OPS do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej nale żą cych do wła ściwo ści gminy. Ponadto Zarz ądzeniem Nr 0152/11/2004 z 11 maja 2004 roku upowa żnił ją do prowadzenia post ępowania w sprawach świadcze ń rodzinnych i wydawania decyzji w tych sprawach. Zarz ądzeniem Nr 0050.610.2011 z 7 grudnia 2011 roku Burmistrz Miasta i Gminy Olkusz upowa żnił Dyrektora OPS do wydawania decyzji dotycz ących potwierdzenia prawa do świadcze ń opieki zdrowotnej, a pełnomocnictwem Nr OP 0113/43/2008 z 3 marca 2008 roku, upowa żnił Dyrektora OPS do składania o świadcze ń woli w imieniu Gminy, zaci ągania zobowi ąza ń w ramach planu finansowego jednostki, reprezentowania Gminy przed s ądami i prowadzenia post ępowa ń o udzielenia zamówienia publicznego. Dodatkowo na podstawie Statutu, zakresem czynno ści z 14 grudnia 2004 roku Dyrektor OPS powierzył pełnienie zast ępstwa podczas jego nieobecno ści - Pani Jadwidze Odrzywolskiej – Kierownikowi Pomocy Środowiskowej. Zarz ądzeniem Nr 0152/13/2004 z 11 maja 2004 roku, Burmistrz Miasta i Gminy Olkusz upowa żnił Pani ą Jadwig ę Odrzywolsk ą do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej nale żą cych do wła ściwo ści gminy. [Dowód: akta kontroli, Tom I, str. 113- 130] Pracownicy socjalni posiadaj ą legitymacje słu żbowe, wydane w oparciu o wzór okre ślony w rozporz ądzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego. Zgodnie ze stanowiskiem Archiwum Pa ństwowego w Krakowie, o środki pomocy społecznej, jak wszystkie samorz ądowe jednostki organizacyjne, powinny posiada ć własne przepisy kancelaryjne i archiwalne, wprowadzone przez kierownika jednostki po ich uprzednim uzgodnieniu z dyrektorem wła ściwego miejscowo archiwum pa ństwowego, co wynika z art.6 ust.2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz.698) i § 3 ust.6 rozporz ądzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrze śnia 2002 r. w sprawie post ępowania z dokumentacj ą, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa ństwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Jak ustalono, zarządzeniem Nr 0161/2/2011 Dyrektora OPS w Olkuszu z dnia 11 kwietnia 2011 roku, wprowadzono instrukcj ę kancelaryjn ą i jednolity rzeczowy wykaz akt obowi ązuj ący w OPS. Pismem nr OPS 8101/773/2011 z 4 maja 2011 roku, przesłano ww. dokumenty do Archiwum pa ństwowego w Katowicach z pro śbą o ich akceptacj ę.