REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: GMINA BIELAWY Termin kontroli: od 7 marca do 31 maja 2006 r. Jadwiga Olba Kontroluj ący (imi ę, Starszy Inspektor Kontroli nazwisko, stanowisko Małgorzata Czarnecka słu Ŝbowe): Młodszy Inspektor Kontroli Okres obj ęty kontrol ą 2005 rok WK 601/21/2006 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 27 lutego 2006 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BIELAWY Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Adres siedziby Urz ędu Gminy: ul. Garbarska 11, 99-423 Bielawy Gmina Bielawy poło Ŝona jest w północno – zachodniej cz ęś ci powiatu łowickiego i wschodniej cz ęś ci województwa łódzkiego. Jest gmin ą typowo rolnicz ą. Na terenie gminy znajduje si ę 39 miejscowo ści skupionych w 39 sołectwach. Ogólna powierzchnia gminy wynosi 164 km ², w tym: − grunty orne - 9282,19 ha − sady - 57,53 ha − łąki i pastwiska - 2912,19 ha − lasy i grunty le śne - 253,95 ha − pozostałe grunty - 3894,14 ha Na terenie gminy znajduje si ę 1747 indywidualnych gospodarstw rolnych. Struktura demograficzna gminy: Liczba mieszka ńców gminy na dzie ń 31.12.2005 rok wynosiła 6120, w tym: − od 0 do 17 lat - 1167 − od 18 do 60 K - 1676 − od 18 do 65 M - 2045 − od 61 lat K - 814 − od 66 lat M - 418 Podział mieszka ńców gminy według płci: − kobiety - 3042 − męŜ czy źni - 3078 Stopie ń bezrobocia: Stopie ń bezrobocia (aktywni zawodowo bezrobotni w skali gminy) na dzie ń 31.12.2005 roku wyniósł 370 (9,9 %). Numer REGON 000532607 został nadany Urz ędowi Gminy Bielawy przez Urz ąd Statystyczny w Łodzi ul. Suwalska 29. Numer NIP 834-12-93-438 został nadany przez Urz ąd Skarbowy w Łowiczu Charakter kontroli: Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówie ń publicznych. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący Rady Gminy Edward Ch ądzy ński – wybrany przez Rad ę Gminy Bielawy uchwał ą nr I/1/2002 z dnia 19 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Gminy Bielawy Wójt Gminy Sylwester Kubi ński – wybrany w wyborach bezpo średnich w dniu 27 pa ździernika 2002 roku, co wynika z za świadczenia z dnia 6 listopada 2002 roku przedło Ŝonego przez Przewodnicz ącego Gminnej Komisji Wyborczej. Urz ąd Wójta Gminy obj ął w dniu 19 listopada 2002 roku, po zło Ŝeniu ślubowania przed Rad ą Gminy Bielawy. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BIELAWY Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Skarbnik Gminy Teresa Jó źwiak – powołana przez Rad ę Gminy Bielawy uchwał ą nr VII/21/90 z dnia 25 pa ździernika 1990 roku w sprawie powołania Skarbnika Gminy Bielawy. Sekretarz Gminy Wiesława Jó źwiak – powołana przez Rad ę Gminy Bielawy uchwał ą nr VII/20/90 z dnia 25 pa ździernika 1990 roku w sprawie powołania Sekretarza Gminy Bielawy. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Gminny O środek Pomocy Społecznej w Bielawach został utworzony na mocy uchwały nr IX/45/90 Gminnej Rady Narodowej w Bielawach z dnia 27 lutego 1990 roku w sprawie utworzenia Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Bielawach. Jednostka Bud Ŝetowa – Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Bielawach został utworzony na podstawie uchwały nr XIV/54/95 Rady Gminy Bielawy z dnia 28 grudnia 1995 roku w sprawie utworzenia gminnego zespołu ekonomiczno-administracyjnego szkół. Gminna Biblioteka Publiczna w Bielawach. Podstawowe zasady działalno ści GBP w Bielawach reguluje Statut Gminnej Biblioteki Publicznej zatwierdzony uchwał ą nr VIII/41/2003 Rady Gminy Bielawy z dnia 12 czerwca 2003 roku w sprawie nadania statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Bielawach. Gimnazjum w Bielawach zostało utworzone w dniu 1 wrze śnia 1999 roku na mocy uchwały nr V/22/99 Rady Gminy Bielawy z dnia 11 marca 1999 roku w sprawie zało Ŝenia Gimnazjum w Bielawach. Szkoła Podstawowa im. 17 Pułku Ułanów Wielkopolskich w Bielawach Szkoła Podstawowa im. Prezydenta RP Ignacego Mo ścickiego w Sobocie Szkoła Podstawowa w Oszkowicach Szkoła Podstawowa w Gaju-Wojewodzy Wymienione wy Ŝej szkoły podstawowe stały si ę gminnymi jednostkami organizacyjnymi od dnia 1 stycznia 1996 roku na mocy uchwały nr XV/65/96 Rady Gminy Bielawy z dnia 30 stycznia 1996 roku w sprawie organizacyjnego podporz ądkowania szkół gminy Bielawy. Przedszkole w Bielawach Przedszkole w Sobocie Przedszkola stały si ę gminnymi jednostkami organizacyjnymi na mocy art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zada ń i kompetencji okre ślonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rz ądowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 34, poz. 198) 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Obowi ązuj ący Statut Gminy Bielawy został wprowadzony w Ŝycie uchwał ą nr IV/23/2003 Rady Gminy Bielawy z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Bielawy. Statut gminy, po ogłoszeniu w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 223 poz. 2080 z dnia 13 sierpnia 2003 roku, wszedł w Ŝycie z dniem 28 sierpnia 2003 roku. Regulamin organizacyjny urz ędu Zakres działania, zasady funkcjonowania i organizacj ę Urz ędu Gminy okre śla Regulamin Organizacyjny Urz ędu Gminy Bielawy, wprowadzony w Ŝycie zarz ądzeniem nr 6/2005 Wójta Gminy Bielawy z dnia 15 kwietnia 2005 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urz ędu Gminy w Bielawach. Do dnia 14 kwietnia 2005 roku obowi ązywał Regulamin Organizacyjny Urz ędu Gminy Bielawy wprowadzony w Ŝycie uchwał ą nr XXXV/126/2001 Rady Gminy Bielawy z dnia 31 sierpnia 2001 roku _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BIELAWY Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Zarz ądzeniem nr 4/2002 Wójta Gminy Bielawy z dnia 25 kwietnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia w Ŝycie instrukcji kontroli wewn ętrznej i obiegu dokumentów finansowo – ksi ęgowych oraz zakładowego planu kont w Urz ędzie Gminy Bielawy zostały wprowadzone nast ępuj ące unormowania wewn ętrzne: − Instrukcja obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych (zał ącznik nr 1) − Zakładowy plan kont (zał ącznik nr 2) Regulamin pracy Urz ędu Gminy Organizacj ę i porz ądek w procesie pracy oraz zwi ązane z tym prawa i obowi ązki pracodawcy i pracowników ustala Regulamin Pracy w Urz ędzie Gminy Bielawy, wprowadzony w Ŝycie zarz ądzeniem nr 26/2005 Wójta Gminy Bielawy z dnia 26 wrze śnia 2005 roku w sprawie Regulaminu Pracy Urz ędu Gminy w Bielawach. Zarz ądzenie weszło w Ŝycie po upływie 14 dni od podania go do wiadomo ści pracownikom urz ędu w sposób zwyczajowo przyj ęty (narada pracowników). Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Bielawy nie okre śliła zasad nabycia, zbycia i obci ąŜ enia komunalnych nieruchomo ści gruntowych na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 3 lata – art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym. Rada Gminy na bie Ŝą co podejmuje uchwały dotycz ące przeznaczenia nieruchomo ści gruntowych do zbycia i nabycia. Zasady dzier Ŝawy nieruchomo ści na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 3 lata okre ślono w uchwale nr XXIII/92/2004 Rady Gminy Bielawy z dnia 10 listopada 2004 r. w sprawie wyra Ŝenia zgody na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 3 lata oraz odst ąpienia od obowi ązku przetargowego trybu zawarcia umów dzier Ŝawy na nieruchomo ści stanowi ące własno ść Gminy Bielawy. Zasady najmu lokali mieszkalnych i u Ŝytkowych okre ślono w uchwale nr XXIX/107/2001 Rady Gminy Bielawy z dnia 30 stycznia 2001 roku w sprawie: wyra Ŝenia zgody na najem lokali mieszkalnych oraz u Ŝytkowych w budynkach komunalnych gminy na okres dłuŜszy ni Ŝ 3 lata. Zasady składania o świadczeń woli Oświadczenia woli w Urz ędzie Gminy Bielawy składa jednoosobowo Sylwester Kubi ński – Wójt Gminy Bielawy na mocy art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorz ądzie gminnym. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub niejawnych źródeł Stwierdzono, Ŝe jednostka nie opracowała i tym samym nie wprowadziła w Ŝycie Instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub niejawnych źródeł. Działaniem takim został naruszony art. 15a ust. 2 w zwi ązku z art. 2 pkt. 8 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub niejawnych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz. 1505 z pó źn. zm.), który nakłada taki obowi ązek na organy samorz ądu terytorialnego. Wyja śnienie w sprawie nie wprowadzenia w Ŝycie Instrukcji zło Ŝył do protokołu kontroli Sylwester Kubi ński – Wójt Gminy Bielawy. Z niniejszego wyja śnienia wynika, Ŝe Wójt Gminy uwa Ŝał, Ŝe przepisy ustawy nie dotycz ą jednostek samorz ądu terytorialnego lecz instytucji takich jak: banki, pa ństwowe przedsi ębiorstwa uŜyteczno ści publicznej i inne i dlatego nie wprowadził w Ŝycie niniejszej Instrukcji. Wyja śnienie Sylwestra Kubi ńskiego – Wójta Gminy stanowi zał ącznik nr 2 do protokołu kontroli. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE BIELAWY Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).