INFORME ESPECIAL DB-08-18 5 de mayo de 2008 SEGUNDA EVALUACIÓN REALIZADA DE LAS OFICINAS DE LOS MIEMBROS DEL SENADO DE PUERTO RICO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007 Período evaluado: 1 de enero al 31 de diciembre de 2007 Informe Especial DB-08-18 1 5 de mayo de 2008 CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA RAMA LEGISLATIVA.......................................................... 4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ............................................................................. 5 INFORMACIÓN SOBRE LA SEGUNDA EVALUACIÓN REALIZADA DE LAS OFICINAS DE LOS SENADORES SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007 ........................... 6 ALCANCE Y METODOLOGÍA ............................................................................................. 10 CONCLUSIÓN .......................................................................................................................... 11 RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN- ANTICORRUPCIÓN................................................................................................................ 12 A LOS MIEMBROS DEL SENADO.............................................................................. 12 AGRADECIMIENTO............................................................................................................... 13 RESULTADOS DE LA SEGUNDA EVALUACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS SENADORES SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN- ANTICORRUPCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007...................................................... 14 1 – Participación de las oficinas de los senadores......................................................... 14 2 – Control Presupuestario (Criterio I).......................................................................... 14 3 – Plan Estratégico (Plan de Acción) (Criterio II)....................................................... 16 4 – Administración de Personal (Criterio III) ............................................................... 17 5 – Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos (Criterio IV).......................... 19 6 – Normas para el uso de las oficinas (Criterio V) ...................................................... 19 7 – Controles y pérdida de propiedad (Criterio VI) ...................................................... 20 8 – Expediente de uso de vehículo oficial o recibo del beneficio de estipendio de transportación (Criterio VII) ................................................................................... 21 2 Informe Especial DB-08-18 5 de mayo de 2008 9 – Sistema de archivo y control de documentos (Criterio VIII) ..................................22 10 – Tecnología de Información (Criterio IX) ..............................................................23 11 – Establecimiento y divulgación de cultura ética y de valores (Criterio X).............24 12 – Recibo y referido de querellas (Criterio XI)..........................................................25 13 – Normas sobre recursos humanos (Criterio XII) ....................................................26 ANEJO 1 - PUNTUACIONES OBTENIDAS POR LAS OFICINAS DE LOS SENADORES, EN ORDEN ALFABÉTICO, POR EL CUMPLIMIENTO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR ESTA OFICINA PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA .......................................................................................27 ANEJO 1-A - PUNTUACIONES OBTENIDAS POR LAS OFICINAS DE LOS SENADORES, EN ORDEN DESCENDENTE, POR EL CUMPLIMIENTO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR ESTA OFICINA PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA .......................................................................................29 ANEJO 2 - COMPARACIÓN DE LAS PUNTUACIONES OBTENIDAS POR LAS OFICINAS DE LOS SENADORES, POR EL CUMPLIMIENTO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR ESTA OFICINA PARA MEJORARLA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA..............................................................................................31 ANEJO 3 - GRÁFICA 1 - VARIACIÓN EN LAS PUNTUACIONES OBTENIDAS POR LAS OFICINAS DE LOS SENADORES, POR EL CUMPLIMIENTO CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS POR ESTA OFICINA PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA..............................................................................................34 ANEJO 4 - MIEMBROS DEL SENADO AL 18 DE ENERO DE 2008 ...............................35 Informe Especial DB-08-18 3 5 de mayo de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 5 de mayo de 2008 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una evaluación sobre la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción al 31 de diciembre de 2007, en las oficinas de los miembros del Senado de Puerto Rico (Senado) de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico (oficina de los senadores)1, 2. Ello según los criterios establecidos en nuestra Carta Circular OC-08-15 del 19 de septiembre de 2007. Efectuamos dicha evaluación a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. La evaluación se efectuó como parte de nuestro compromiso de contribuir a mejorar la administración pública y de promover el uso eficiente de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. Como resultado de la evaluación, decidimos otorgar reconocimientos a las oficinas de los senadores que obtengan una puntuación de 80 o más, a base de unos criterios establecidos en la referida Carta Circular OC-08-15. En este Informe Especial presentamos 1 Las normas de la Oficina prohíben el discrimen de clase alguna, entre otros motivos, por género o sexo. Por tanto, para propósitos de este Informe todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos géneros. 2 El resultado de las evaluaciones y los correspondientes reconocimientos son independientes de los hallazgos que se puedan determinar en las auditorías que periódicamente realizamos de las operaciones fiscales. Los resultados de los exámenes realizados en nuestras auditorías son incluidos en los respectivos informes de auditoría. Éstos se publican en los medios informativos y en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr. También se remite copia de dichos informes a algunas bibliotecas públicas. 4 Informe Especial DB-08-18 5 de mayo de 2008 el resultado de dicha evaluación. También identificamos recomendaciones para que en las oficinas de los senadores lleven a cabo la implantación de medidas dirigidas a mejorar la administración pública y prevenir actos de corrupción en éstas. En el Informe Especial DB-07-21 del 9 de abril de 2007 se incluyó el resultado de la primera evaluación sobre el cumplimiento de los 13 criterios en las oficinas de los senadores al 31 de diciembre de 2006. En esta evaluación participaron 26 de 27 (96 por ciento) de las oficinas de los senadores. Dicho Informe está disponible en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr. INFORMACIÓN SOBRE LA RAMA LEGISLATIVA En el Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico del 25 de julio de 1952, se establece, entre otras cosas, que el Poder Legislativo se ejercerá por una Asamblea Legislativa, que se compondrá de dos cámaras: el Senado y la Cámara de Representantes, cuyos miembros serán electos por votación directa en cada elección general. Se establece, además, que el Senado se compondrá de 27 senadores: 16 senadores por Distrito3 y 11 por Acumulación. En la Sección 9 del Artículo III de la Constitución se establece, entre otras cosas, que cada cámara adoptará las reglas propias de sus cuerpos legislativos para sus procedimientos y gobierno interno. El Senado es dirigido por su Presidente, quien tiene, entre sus facultades y obligaciones, dirigir los asuntos administrativos de éste. En tal capacidad, organiza y dirige las actividades relacionadas con el funcionamiento de dicho Cuerpo Legislativo. Además, emite los reglamentos y las órdenes administrativas que regulan las operaciones fiscales de éste. El Senado cuenta con una página de Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: http://www.senadopr.us. Esta página provee información acerca de la entidad y de los servicios que presta. 3 Dos por cada uno de los ocho distritos senatoriales. Informe Especial DB-08-18 5 5 de mayo de 2008 En este Informe se incluye el resultado de la evaluación de las 27 oficinas de los senadores que componen el Senado. Para el año fiscal 2006-07 éste contaba con un presupuesto de $39,118,000. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA La gerencia de todo organismo gubernamental debe considerar los siguientes Diez Principios para Lograr una Administración Pública de Excelencia. Éstos se rigen por principios de calidad y por los valores institucionales: 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos. 2. Mantener una oficina de auditoría interna competente. 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras. 4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones. 5. Mantener el control