Sida SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum Tekniska nämndens arbetsutskott 2020-02-03 § 9 Dnr 2019/00343 009 Internkontrollplan för tekniska nämnden år 2019, uppföljning Tekniska nämndens arbetsutskotts förslag till beslut 1 Tekniska nämnden godkänner den redovisade internkontrollrapporten för år 2019 och lägger den till handlingarna. Sammanfattning Tekniska nämnden har beslutat om en internkontrollplan för 2019 innehållande 19 olika punkter. Denna internkontrollplan ska följas upp efter årets slut och uppföljningen ska sammanställas i en rapport. I årets rapport har 8 punkter inte föranlett några åtgärder/förändringar framgent. Några punkter har visat på att lite större insatser kan komma att krävas för att komma tillrätta med upptäckta brister. Inga av dessa brister var dock ”akut alarmerande”. Övriga punkter har endast föranlett smärre förändringar. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) 2020-01-28 TN 2019/00343 009 Intern kontrollplan för tekniska nämnden år 2019, uppföljning Förslag till beslut 1 Tekniska nämnden godkänner den redovisade internkontrollrapporten för år 2019 och lägger den till handlingarna. Sammanfattning Tekniska nämnden har beslutat om en internkontrollplan för 2019 innehållande 19 olika punkter. Denna internkontrollplan ska följas upp efter årets slut och uppföljningen ska sammanställas i en rapport. I årets rapport har 8 punkter inte föranlett några åtgärder/förändringar framgent. Några punkter har visat på att lite större insatser kan komma att krävas för att komma tillrätta med upptäckta brister. Inga av dessa brister var dock ”akut alarmerande”. Övriga punkter har endast föranlett smärre förändringar. Beslutet ska skickas till Avdelningschefer Controller Kommunstyrelsen Monica Busk Controller Kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare [email protected] Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan 9 52181 Falköping Telefon 0515-88 50 00 www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 2120001744 Helårsrapport utifrån Internkontrollplan 2019 Samhällsbyggnadsförvaltningen Kontrollområde: Nämndsbeslut Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Frågeställningen är; har fattade beslut verkställts? Tekniska nämndens arbetsutskott fick under sammanträdet den 2 december dra slumpvis tre beslut från hösten fattade av tekniska nämnden eller tekniska nämndens arbetsutskott. De tre slumpvist valda besluten på hösten blev: TN § 60/2019, § 108/2019, § 129/2019 Resultat av kontrollen: TN §60 är genomförd genom att tekniska nämndens arbetsutskott beslutat att anta de lokala trafikföreskrifter om parkering för person med tillstånd för rörelsehindrad på Scheelegatan inom parkeringsområde Mösseberg. TN §51 har genomförts efter taget beslut i tekniska nämnden Nyval av tekniska nämndens arbetsutskott presidiet 2019-2022. TN §129 har genomförts efter taget beslut i ekniska nämnden Sammanträdesdagar för tekniska nämnden och tekniska nämndens arbetsutskott 2020 Planerade förändringar/åtgärder: Ingen planerad åtgärd. Kontrollen utförd av: Anna-Karin Andersson, nämndsekreterare Kontrollområde: Undertecknande av avtal Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Nämndsekreteraren har dragit ett stickprov bland alla avtal som har registrerats och diarieförts. Stickprovet är slumpvis framtaget och består av tre avtal. Den totala populationen, som stickprovet drogs ur, var 70 stycken. Dessa tre slumpvis dragna avtal granskades efter om avtal undertecknats av behöriga personer enligt delegationsbestämmelserna. Resultat av kontrollen: Alla tre avtal som drogs var undertecknade av rätt person enligt delegationsbestämmelserna. Planerade förändringar/åtgärder: Inga förändringar är planerade. Kontrollen utförd av: Anna-Karin Andersson, nämndsekreterare Sida 1 av 9 Kontrollområde: Avtalsbevakning Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Nämndsekreteraren har dragit ett stickprov bland alla avtal som har registrerats och diarieförts. Stickprovet är slumpvis framtaget och består av tre avtal. Den totala populationen, som stickprovet drogs ur, var 70 stycken. Dessa tre slumpvis dragna avtal granskades efter om avtalsbevakning. Resultat av kontrollen: Ett avtalen som drogs fanns det ingen bevakning på, vilket det heller inte ska finnas. De andra två avtalen som drogs fanns det bevakning på. Planerade förändringar/åtgärder: Ingen planerad åtgärd. Kontrollen utförd av: Anna-Karin Andersson, nämndsekreterare Kontrollområde: Utbetalningar Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Förvaltningen ska ange de olika utbetalningtyper som förekommer inom förvaltningen samt vilka rutiner som finns förknippade med dessa i syfte att minska risken för utbetalning till obehöriga organisationer/personer. Intervjuer med de personer inom förvaltningen som gör sådana transaktioner har genomförts. Resultat av kontrollen: Inom förvaltningen görs direktregistreringar av leverantörsfakturor av 3-4 personer. Dessa görs i stort sett bara då fakturan är i ”tidsnöd”, dvs det bedöms som att fakturan kommer att bli för sent betald om den skulle skickas till skanning. Dessa fakturor är alltid attesterade av minst två personer (större belopp av tre personer). From jan 2020 går dessa fakturor ut i det vanliga attestflödet för beslutsattestering vilket innebär höjd säkerhet då attesten kommer efter registrering och inte som nu före registrering. Det förekommer att förvaltningen ”drabbas” av olika typer av skadestånd, tex plogskador etc Dessa utbetalningar sker till bg, pg eller direkt till bankkonto. Betalningsuppdragen kommer via bokföringsordrar attesterade enligt delegationsbestämmelserna. From jan 2020 går även dessa transaktioner ut i det vanliga attestflödet för beslutsattestering. Inom VA förekommer det att tex intrångsersättningar betalas ut, till bg, pg eller direkt till bankkonto. Betalningsuppdragen kommer via bokföringsordrar attesterade enligt delegationsbestämmelserna. From jan 2020 går även dessa transaktioner ut i det vanliga attestflödet för beslutsattestering. Vägbidrag och belysningsbidrag utbetalas årligen utan avisering då det i stort sett är samma motagare varje år. Dessa utbetalningar sker till bg, pg eller direkt till bankkonto. Betalningsmotagare för det statliga vägbidraget bestäms av årlig lista från Trafikverket. Betalningsmotagare för det kommunala vägbidraget samt belysningsbidraget bestäms efter, av Sida 2 av 9 Park/gata-chefen, godkänd ansökan. From jan 2020 går även dessa transaktioner ut i det vanliga attestflödet för beslutsattestering. Planerade förändringar/åtgärder: Inga förändringar är planerade. Kontrollen utförd av: Monica Busk, Controller SBF Kontrollområde: Produktpärmar kemikalier Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Vid samma besök som gjorts vid fasställande av städschema har även kontroll av produktpärm/säkerhetsdatablad skett. Under hösten besöker Arbetsmiljöverket Gustav Dalénsskolan Stenstorp till vilket städavdelningen är kallad. Besöket gäller arbetsmiljörisker med kemikalier och därmed inväntas vilka krav som kommer ställas efter detta besök. Resultat av kontrollen: Det finns aktuella produktpärmar med säkerhetsdatablad på de arbetsplatser som städavdelningen har gjort besökt. Planerade förändringar/åtgärder: Produktpärmarna kommer revideras under 2020. Med anledning av Arbetsmiljöverkets inspektion oktober 2019 gällandes ett EU-projekt om kemiska arbetsmiljörisker, så kommer samtliga kemikalier som städavdelningen använder riskbedömmas. Kontrollen utförd av: Solveig Pettersson, städchef Kontrollområde: Nyckelhantering för vikarier Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Städvikarier måste vid utkvittering av nycklar få kunskap om nyckelns värde och betydelse. Det är av stor betydelse att utkvitterade nycklar återlämnas enligt plan. Vid årsskiftet 2019/2020 har en inventering av utkvitterade nycklar gjorts. Resultat av kontrollen: Ingen anmärkning. Det finns dock nycklar som inte längre behöver finnas i nyckelskåpet. Planerade förändringar/åtgärder: Revidering av nyckelförteckningen planeras under 2020 då fastighetsbeståndet har ändrats. Kontrollen utförd av: Solveig Pettersson, städchef Sida 3 av 9 Kontrollområde: Fastställt städschema Beskrivning av kontrollen och metoden för kontrollen: Ett fastställt städschema är en, med verksamheten, överenskommen städnivå/frekvens. I samband med städråd har det gjorts kontroller; 1 st i januari, 5 st i mars, 1 st i april, 1 st i maj, 2 st augusti, 1 st oktober och 2 st i november. Totalt 13 st. Ytterligare besök på skolor och förskolor har gjorts och där jämfört resultat med dokumentation från MÖS (Miljösamverkan östra Skaraborg) och fastställt städschema. Resultat av kontrollen: Resultatet varierar. Finns en del arbetsplatser som har svårigheter med att ytor som ska städas verkligen är städbara. Verksamheterna har ansvar för att material är borttaget för att få ytor och golv fria så städning kan utföras. Gäller både vid dagligt städ och vid storstäd. Planerade förändringar/åtgärder: Enligt gemensam åtgärdsplan till MÖS (Miljösamverkan östra Skaraborg) och som är gjord mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Samhällsbyggnadsförvaltningen kommer det sättas upp tydliga städrutiner i lärosalar, grupprum, lekrum och kontor på skolor och förskolor. Övriga förvaltningar planeras inga åtgärder och arbetet fortsätter enligt beslutade rutiner. Kontrollen utförd av: Marie Lindskog och Kristina Hermansson Elfström, arbetsledare samt Solveig Pettersson, städchef Kontrollområde: Kontroll av väghållaransvar Beskrivning av kontrollen och metoden