Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.S.P. Estados Financieros por los periodos Terminados el 31 de diciembre de 2007 y el 31 de diciembre de 2006 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS (En miles de pesos colombianos, excepto por las tasas de cambio) I. DE CARÁCTER GENERAL: NOTA 1. NATURALEZA JURÍDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL. A. Denominación La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá se denominará e identificará como: «EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ -E.S.P.» La Empresa podrá identificarse, para todos los efectos, con la sigla EAAB-ESP B. Naturaleza Jurídica y Régimen Jurídico (i) La EAAB-ESP fue constituida originalmente como un establecimiento público del orden Distrital mediante Acuerdo 105 de 1955, expedido por el Consejo Administrativo del Distrito Especial de Bogotá. En cumplimiento del artículo 164 del Decreto-Ley 1421 de julio de 1993, Estatuto Orgánico de Bogotá D.C., y del artículo 17 de la Ley 142 de 1994, la naturaleza jurídica de la EAAB-ESP fue modificada mediante el Acuerdo Distrital No. 6 de julio 25 de 1995, en el cual se definió la naturaleza jurídica de la misma como Empresa Industrial y Comercial del Distrito, prestadora de servicios públicos domiciliarios, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. La Junta Directiva de la Empresa mediante el Acuerdo 01 de enero 28 de 2002 efectuó la reforma a los Estatutos y mediante el acuerdo 13 de diciembre 9 de 2004, reformo los artículos 7° y 10° de los Estatutos, estos relacionados con la composición de la Junta Directiva y sus sesiones y funcionamiento respectivamente. (ii) La vigilancia de la actuación de la EAAB-E.S.P. es ejercida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en los términos de la Ley. (iii) La determinación de las tarifas y la aplicación del régimen tarifario está con estricta sujeción a los principios establecidos en la Ley 142 de 1994 y las normas que la reglamentan, sustituyen o adicionan, y se ciñen a las pautas y fórmulas establecidas por la Comisión Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), en concordancia con el artículo 179 de la misma ley sobre tránsito de legislación en materia de tarifas. (iv) Teniendo en cuenta el Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006: “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá D.C. y se expiden otras normas”, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - EAAB –ESP es una entidad vinculada a la Secretaría Distrital del Hábitat, cabeza del Sector. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ ESP Página 2 de 101 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS (En miles de pesos colombianos, excepto por las tasas de cambio) C. Dirección, Administración y Estructura de la Empresa. (i) La dirección y administración de la Empresa estará a cargo de: La Junta Directiva, el Gerente General, y los demás funcionarios conforme a sus propias competencias y funciones. De conformidad con el acuerdo 13 de diciembre 9 de 2004 “por el cual se reforman los estatutos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP”, la Junta Directiva de la Empresa estará compuesta por (9) miembros así: a. El Alcalde Mayor de Bogotá o su delegado, quien la preside; b. Ocho (8) miembros designados libremente por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., donde se incluirán tres (3) Vocales de Control registrados ante la Alcaldía por los Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios y un representante del sector laboral del Distrito Capital, quien no podrá ser trabajador activo o jubilado de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP. (ii) Dentro del programa de gestión eficiente y sostenible, ordenado por la Ley 145 de 1994, la empresa inicio en 1996 una transformación empresarial que finalmente se concreto en el periodo 2001-2003. La transformación empresarial de la EAAB ESP se baso en la implementación de un nuevo modelo de negocios denominado “Gestión estratégica de activos”, mediante el cual se renovó la antigua estructura administrativa de la entidad adoptándose una estructura más plana y funcional. En el proceso de mejoramiento continuo se dividió el área de cobertura de la empresa en cinco zonas de servicio. La nueva estructura organizacional derivada de este modelo asegura una mayor funcionalidad y una mejor interrelación entre las áreas estratégicas de la empresa y al mismo tiempo estableció claras relaciones con las áreas de apoyo a los mismos. En este sentido la empresa mantiene todos aquellos procesos estratégicos y misionales que permiten mantener el control y el conocimiento de la organización. Se crea la Gerencia de Sistema Maestro, encargada de la operación y mantenimiento, y actúa como soporte de operación y servicio, las gerencias de Servicio al Cliente, Ambiental, Gestión Humana, Planeación y Control, Financiera, Tecnología y Jurídica, cada una como unidad de negocio con un rol definido dentro de la Empresa. Este esquema está soportado por la más moderna tecnología con el sistema de información integrado Empresarial SIE-SAP/R3 sobre el cual se maneja el 95% de los procesos empresariales, asegurando de esta manera, la medición de los resultados obtenidos y el control del cumplimiento de los objetivos. La escala jerárquica de la Empresa, la cual se ha organizado en diferentes niveles de autoridad, así: • Junta Directiva • Gerencia General • Gerencias de Área y Secretaría General • Gerencias de Zona EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ ESP Página 3 de 101 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS (En miles de pesos colombianos, excepto por las tasas de cambio) • Direcciones • Divisiones (iii) La EAAB para dar cumplimiento con la gestión pública encomendada, tiene los siguientes mecanismos para la evaluación y control: a) La Empresa se rige por un Código Disciplinario Único, Ley 734 del 5 de febrero de 2002 y el Estatuto Anticorrupción, Ley 190 del 6 de junio de 1995. b) La Contraloría Distrital ejerce el control fiscal de la Empresa, la Procuraduría General se encarga a su vez de la defensa de los intereses de la Nación y de la sociedad promoviendo el cumplimiento de las leyes y demás normas jurídicas; además le compete la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan las funciones públicas. c) La Personería Distrital establece responsabilidades por la gestión de los servidores públicos, adelantando procesos disciplinarios o promoviendo investigaciones de otras entidades. d) Mediante organismos como la Superintendencia de Servicios Públicos se ejerce el control, la inspección y la vigilancia de la entidad. e) La empresa cuenta con la Auditoría Externa de gestión y resultados, en el cual dentro de los Estatutos de la entidad, consagra sus funciones. f) La empresa cuenta con la Auditoría Externa de los estados Financieros, sin perjuicio de las funciones inherentes a la Contraloría Distrital, la EAAB-ESP contará con una auditoría externa especializada de los estados financieros, con la función de presentar anualmente o cuando la Junta Directiva lo exija, informes sobre la opinión de los estados financieros y de los procesos de control interno. g) La empresa reporta a la Contaduría General de la Nación, atendiendo las disposiciones establecidas en las Resoluciones 222 y 555 de 2006 (hasta septiembre de 2007) y a partir de la fecha las Resoluciones 354, 355 y 356 de 2007. (cartas circulares y demás resoluciones emitidas por el ente regulador). h) La empresa cuenta con el comité de auditoría, órgano interno de control creado mediante el acuerdo 03 de marzo 12 de 2.007, Este comité está conformado por 3 miembros de la Junta Directiva y cuyas funciones son - supervisar el cumplimiento del programa de auditoría interna de la EAAB – velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la ley – revisar antes de ser entregados a consideración de la Junta Directiva los estados financieros. (iv) Según la Ley 87 de 1993 y 142 de 1994, el control interno, entendido como el conjunto de actividades de planeación y ejecución de la Empresa, se encuentra en cabeza de la Administración de la misma, y su EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ ESP Página 4 de 101 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS (En miles de pesos colombianos, excepto por las tasas de cambio) cumplimiento es vigilado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. En razón de la naturaleza de la Empresa, no tiene dentro de sus órganos la Revisoría Fiscal. D. Objeto Principal Para el cumplimiento del objeto principal la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, integra todos los procesos y/o actividades que se requieren para prestar adecuadamente los servicios públicos domiciliarios de Acueducto (Agua potable) y de Alcantarillado (Sanitario y Pluvial), en el área de jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá, y en cualquier lugar del ámbito nacional o internacional, los cuales se definen así: (i) Servicio público domiciliario de acueducto o de agua potable, es aquel mediante el cual se efectúa la distribución de agua apta para el consumo humano, incluida su conexión y medición, junto con sus actividades complementarias, y (ii) Servicio público domiciliario de alcantarillado sanitario y pluvial, el cual consiste en la recolección de residuos principalmente líquidos, por medio de tuberías y conductos, con sus actividades complementarias como el transporte, tratamiento, aprovechamiento y disposición final de tales residuos. En cumplimiento de su objeto social, la Empresa desarrollará las siguientes actividades principales: 1. Sembrar, captar, almacenar, tratar, conducir y distribuir agua potable. 2. Recibir, conducir, tratar y disponer las aguas servidas, en los términos y condiciones fijadas por las normas para estos servicios. 3. Recoger, conducir, regular y manejar las aguas lluvias y aguas superficiales que conforman el drenaje pluvial y el sistema hídrico dentro de su área de actividad.