PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DMOSIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Dmosin Termin kontroli: 10.05.2005r.- 05.07.2005r. Kontroluj ący (imi ę, Lidia Firlej – st.inspektor nazwisko, stanowisko Lech Leszczy ński – inspektor słu Ŝbowe): Lata:2003 – 2004 Okres obj ęty kontrol ą Wybrane zagadnienia : 2002, 2005 WK /601-2/18/2005 z dnia Numer i data upowa Ŝnienia: 27.04.2005r. Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DMOSIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Adres Urz ędu Gminy: Dmosin, 95-061 Dmosin, powiat Brzeziny, woj. łódzkie, tel. (046) 874-62- 94. Gmina Dmosin jest Gmin ą obejmuj ącą 30 wsi w 26 jednostkach pomocniczych - sołectwach. Ogólna powierzchnia Gminy wynosi 10.018 ha, w tym: - grunty orne ha 7.975 - sady ha 520 - ł ąki i pastwiska ha 460 - lasy i grunty le śne ha 760 - pozostałe grunty ha 303 Na terenie Gminy znajduje si ę 828 gospodarstw rolnych. Liczba mieszka ńców wynosiła wg stanu na dzie ń: 31.12.2003r. 31.12.2004r. 4.683 4.664 z tego: od 0 do 17 lat 917 osób 893 osoby, od 18 do 59 lat 2.724 osoby 2.731 osób, 60 lat i powy Ŝej 1.042 osoby 1.040 osób. Stopa bezrobocia w powiecie brzezi ńskim (brak danych dotycz ących Gminy Dmosin) wynosiła: - na dzie ń 31.12.2003 rok 22,8% - na dzie ń 31.12.2004 rok 20,8%. Numer REGON 0005358030 został nadany w dniu 25.04.2002 roku przez Urz ąd Statystyczny w Łodzi, ul. Suwalska 29. NIP 835-10-14-738 został nadany w dniu 4.04.1996 roku przez Urz ąd Skarbowy w Brzezinach, ul. Sienkiewicza 16. Kontrolowana jednostka od 1997 roku jest podatnikiem VAT (podatku od towarów i usług). Niniejszy protokół dotyczy kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówie ń publicznych w Gminie Dmosin. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DMOSIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodnicz ącym Rady Gminy Dmosin jest p. Marian Czapnik wybrany na czas kadencji 2002-2006 uchwał ą nr I/1/2002 Rady Gminy Dmosin z dnia 18 listopada 2002 roku. Wójt W wyborach bezpo średnich, które odbyły si ę w dniu 27 pa ździernika 2002 roku p. Danuta Supera została wybrana Wójtem Gminy Dmosin (za świadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 30 pa ździernika 2002 roku). W dniu 18 listopada 2002 roku p. Danuta Supera zło Ŝyła ślubowanie i obj ęła obowi ązki Wójta Gminy Dmosin na czas kadencji w latach 2002-2006 (protokół nr I/2002 z obrad I sesji Rady Gminy, które odbyły si ę w dniu w dniu 18 listopada 2002 roku). Pani Danuta Supera - Wójt Gminy Dmosin nie skorzystała z art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym (Dz. U. z 2001r. nr 142, poz. 1591 z pó źn. zm.) i nie powołała swojego zast ępcy. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Dmosin jest p. Teresa Grzelak powołana na to stanowisko uchwał ą nr III/16/94 Rady Gminy Dmosin z dnia 23 sierpnia 1994 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Dmosin jest p. Ewa Ro Ŝniata powołana na to stanowisko uchwał ą nr V/36/99 Rady Gminy Dmosin z dnia 5 marca 1999 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI W celu wykonywania swych zada ń Gmina utworzyła 5 gminnych jednostek organizacyjnych (zgodnie z zał ącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urz ędu Gminy Dmosin), tj.: - Gminny O środek Pomocy Społecznej, - Gimnazjum w Dmosinie, - Szkoł ę Podstawow ą w Dmosinie, - Szkoł ę Podstawow ą w Kołacinie, - Gminn ą Bibliotek ę Publiczn ą w Dmosinie, _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DMOSIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Gminny O środek Pomocy Społecznej (GOPS) w Dmosinie jest samodzieln ą jednostk ą organizacyjn ą i bud Ŝetow ą w ramach bud Ŝetu Gminy Dmosin i zada ń zleconych – według § 2 ust.1 Statutu Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Dmosinie, stanowi ącego zał ącznik nr 1 do uchwały nr XX/130/2001 Rady Gminy Dmosin z dnia 10 kwietnia 2001 roku w sprawie uchwalenia Statutu GOPS. Gimnazjum w Dmosinie zostało zało Ŝone na podstawie uchwały nr V/20/99 Rady Gminy w Dmosinie z dnia 5 marca 1999 roku w sprawie zało Ŝenia publicznego Gimnazjum w Dmosinie. Organizacj ę szkoły okre śla Statut Gimnazjum w Dmosinie, który stanowi zał ącznik do ww. uchwały Rady Gminy. Szkoła Podstawowa w Dmosinie oraz Szkoła Podstawowa w Kołacinie działaj ą na podstawie uchwały nr V/27/99 Rady Gminy w Dmosinie z dnia 5 marca 1999 roku w sprawie ustalenia planu sieci publicznych szkół podstawowych prowadzonych przez Gmin ę Dmosin. Organizacj ę szkół okre ślaj ą statuty stanowi ące zał ączniki, odpowiednio do uchwał Rady Gminy: nr V/23/99 z dnia 5 marca 1999 roku oraz nr V/25/99 z dnia 5 marca 1999 roku. Gminna Biblioteka Publiczna w Dmosinie jest jednostk ą organizacyjn ą Gminy działaj ącą w obr ębie krajowej sieci bibliotecznej (według § 1 Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Dmosinie, stanowi ącego zał ącznik do uchwały nr XX/166/2001 Rady Gminy Dmosin z dnia 20 grudnia 2001 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Dmosinie)./ Obsług ę ksi ęgow ą wy Ŝej wymienionych jednostek organizacyjnych wykonuje Referat Finansowy Urz ędu Gminy Dmosin. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie obj ętym kontrol ą, tj. w latach 2003-2004 organizacj ę wewn ętrzn ą oraz tryb pracy organów Gminy okre ślały statuty: - Statut Gminy Dmosin, stanowi ący zał ącznik do uchwały nr XX/127/2001 Rady Gminy Dmosin z dnia 10 kwietnia 2001 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Dmosin (Statut opublikowano w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 90, poz. 923 z dnia 25 maja 2001 roku). Statut ten obowi ązywał do dnia 18 marca 2003 roku. - Statut Gminy Dmosin uchwalony uchwał ą nr IV/25/03 Rady Gminy Dmosin z dnia 7 lutego 2003 roku (wszedł w Ŝycie w dniu 19 marca 2003 roku, tj. po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dz. Urz. Województwa Łódzkiego nr 43 poz. 432 z dnia 5 marca 2003 roku). _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DMOSIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie obj ętym kontrol ą, tj. w latach 2003-2004, organizacj ę i zasady funkcjonowania Urz ędu Gminy okre ślały nast ępuj ące regulaminy: - Regulamin Organizacyjny Urz ędu Gminy w Dmosinie, stanowi ący zał ącznik do uchwały nr XX/128/2001 Rady Gminy Dmosin z dnia 10 kwietnia 2001 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu 0rganizacyjnego Urz ędu Gminy Dmosin (opublikowany w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 90, poz. 924 z dnia 25 maja 2001 roku) - Regulamin Organizacyjny Urz ędu Gminy Dmosin, wprowadzony w Ŝycie z dniem 02 stycznia 2004 roku zarz ądzeniem nr 1/20004 Wójta Gminy Dmosin z dnia 02 stycznia 2004 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urz ędu Gminy Dmosin Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów W okresie obj ętym kontrol ą obieg dokumentów ksi ęgowych regulowany był: - „Instrukcj ą obiegu dokumentów (dowodów ksi ęgowych)”, stanowi ącą zał ącznik do zarz ądzenia nr 13/II/02 Wójta Gminy Dmosin z dnia 24.05.2002 roku (obowi ązywała do 01.06.2004 roku), - „Instrukcj ą obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów finansowo-ksi ęgowych w Urz ędzie Gminy Dmosin i jednostkach organizacyjnych Gminy Dmosin” wprowadzon ą w Ŝycie z dniem 2 czerwca 2004 roku zarz ądzeniem nr 0151/35/04 Wójta Gminy Dmosin z dnia 02.06.2004 roku. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy nie okre śliła w oparciu o art. 18 ust. 2 pkt 9 lit.a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym zasad nabycia, zbycia i obci ąŜ enia nieruchomo ści gruntowych oraz ich wydzier Ŝawiania lub najmu na okres dłu Ŝszy ni Ŝ trzy lata. W tym zakresie Rada Gminy Dmosin podejmuje uchwały w miar ę potrzeby ka Ŝdorazowo (za wyj ątkiem przypadku oddania w dzier Ŝaw ę cz ęś ci gruntu na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 3 lata, co zostało szczegółowo opisane w dalszej cz ęś ci niniejszego protokołu kontroli, tj. w rozdziale VII. 2. Dochody z maj ątku. 2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy). Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe Ŝadnej osobie Wójt Gminy Dmosin nie wystawił upowa Ŝnienia do składania o świadcze ń woli w imieniu Gminy w zakresie zarz ądu mieniem komunalnym, co stwierdzono na podstawie rejestru zarz ądze ń Wójta, akt osobowych kierownictwa oraz wyja śnienia ustnego Skarbnika Gminy (art. 46 ust. ustawy o samorz ądzie gminnym). _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DMOSIN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne W toku post ępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe kontrolowanej jednostce podj ęto nast ępuj ące unormowania wewn ętrzne zawieraj ące procedury kontroli finansowej: - Regulamin procedur kontroli wewn ętrznej, stanowi ący zał ącznik do zarz ądzenia nr 16a/II/2002 Wójta Gminy z dnia 07 pa ździernika 2002 roku w sprawie procedury kontroli wewn ętrznej.