Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Tidspunkt: 25.04.2017 kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms 41471166, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere avtale 12.4 2017 Leder, Per Gunnar Stordal (s) 1 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 25.04.2017 Sakliste PS 17/9 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.2 2017 3 PS 17/10 Skatteregnskapet 2016 - Sarpsborg kommune 10 PS 17/11 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 for Sarpsborg 25 kommune PS 17/12 Prosjektplan Refusjoner 153 PS 17/13 Prosjektplan - Avfallshåndtering ved Gatedalen miljøanlegg 159 PS 17/14 Referater og meldinger 164 PS 17/15 Eventuelt 216 2 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/73 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 52071/2017 Klassering: 105-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg 25.04.2017 17/9 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.2 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 14.2 2017, godkjennes Fredrikstad, 10.4 2017 Vedlegg Protokoll fra møtet 14.2 2017 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 14.2 2017 kan godkjennes 3 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 14.02.2017, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 18.25 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra – til saksnr.: 17/1- 17/8 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: rådgiver stab organisasjon Linn-Anett Gjerlaugsen Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. § 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører ……………………. ……………………. Per Gunnar Stordal (leder) Inger-Christin Torp (nestleder) 4 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 14.02.2017 Sakliste PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016 PS 17/2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av kompetansekrav PS 17/3 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 PS 17/4 Prosjektplan - Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser PS 17/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør PS 17/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 PS 17/7 Referater og meldinger PS 17/8 Eventuelt PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016, godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 14.02.2017: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 14.02.2017: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12 2016, godkjennes PS 17/2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av kompetansekrav Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. referansekontroll, vandelsattest og dokumentasjon, og at hun vil følge med på praksis. 5 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen. Bystyret kan selv sette en frist. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning, og ber rådmannen om at hun: Gjennomfører referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Innhenter og kontrollerer vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Utarbeider tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Bystyret merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. referansekontroll, vandelsattest og dokumentasjon, og at hun vil følge med på praksis. 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag om at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen innen <her setter bystyret selv inn en dato>. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 14.02.2017: Forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen presenterte rapportens funn og konklusjoner Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 14.02.2017: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning og slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør Etterstrebe å gjennomføre referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Ha fokus på å innhente og kontrollere vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Vurdere å utarbeide tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. referansekontroll, vandelsattest og dokumentasjon, og at hun vil følge med på praksis. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen. Bystyret kan selv sette en frist. 6 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kompetansekrav» til etterretning, og ber rådmannen om at hun: Gjennomfører referansekontroll ved samtlige ansettelser. Det bør kontrolleres for minimum to referanser. Innhenter og kontrollerer vandelsattest i stillinger hvor dette er et krav. Dette er spesielt viktig med tanke på at det fra 1. januar 2017 tredde i kraft nye krav om politiattest i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Utarbeider tydelige retningslinjer for hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenteres, samt hva som skal arkiveres i ansettelsesprosesser. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunens enheter har en ensartet og korrekt praksis på feltet. Bystyret merker seg at rådmannen vil gjøre retningslinjene tydeligere mht. referansekontroll, vandelsattest og dokumentasjon, og at hun vil følge med på praksis. 2. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag om at rådmannen informerer Administrasjonsutvalget om oppfølgingen innen <her setter bystyret selv inn en dato>. PS 17/3 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 14.02.2017: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 14.02.2017: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering PS 17/4 Prosjektplan - Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Alternativt 3 i prosjektplan «Kvalitet på heldøgns omsorgsplasser», vedtas, med de presiseringene som er gitt i møtet. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 14.02.2017: Kontrollutvalget diskuterte de ulike forslagene i prosjektplanen og var enige om at alternativ 3 «Kvalitet på heldøgns omsorgsplasser», er det alternativet som best tilfredsstiller bystyrets ønske. Revisjonen informerte om at enhet omsorgstjenester Valaskjold og Sentrum er under internrevisjon denne våren. Tema for revisjonen er overordnet internkontroll, dokumentasjon i journal og legemiddelhåndtering. Kontrollutvalget ble enige om at prosjektet skal omfatte sykehjemmene Haugvoll og Tingvoll. Begrunnelsen for valg av sykehjem var for det første den geografiske avstanden mellom disse, for det andre ble det sagt at det kan være hensiktsmessig å sammenligne et relativt nytt og et relativt eldre sykehjem. Prosjektet må ivareta både