REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Sieradz 27 pa ździernika – 30 stycznia Termin kontroli: 2009 roku Kontroluj ąca Gra Ŝyna Polinowska – (imię, nazwisko, inspektor kontroli stanowisko słu Ŝbowe): rok 2007 oraz wybrane Okres obj ęty kontrol ą zagadnienia z roku 2006 WK 601-2/69/2008 z dnia 16 Numer i data upowa Ŝnienia: pa ździernika 208 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy . PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Sieradz leŜy w zachodniej części województwa łódzkiego i graniczy z gminami: Burzenin, Brzeźnio, Wróblew i Zduńska Wola. Gmina Sieradz zajmuje powierzchnię 182 km 2 i obejmuje swym zasięgiem 32 sołectwa: Biskupice, Bobrowniki, Bogumiłów, Borzewisko, Chałupki, Chojne, Charłupia Mała, Czartki, Dąbrowa Wielka, Dąbrówka, Dębina, Dzierlin, Dzigorzew, Grabowiec, Grądy, Jeziory, Kamionaczyk, Kłocko, Kowale, Kuśnie, Łosieniec, Męcka Wola, Mnichów, Okręglica, Kol. Okręglica, PodłęŜyce, Ruda, Rzechta, Sucha, Sokołów, Stoczki, Wiechucice. Gmina rozciąga się na powierzchni 18.163 ha, z czego 13.083 ha stanowią uŜytki rolne. Grunty orne zajmują obszar 9.875 ha, sady 65 ha, łąki i pastwiska 3.143 ha, lasy 3.506 ha i pozostałe grunty 1.574 ha. Obszar Gminy pokrywają gleby lekkie i piaski, nielicznie występują gleby bielicowe. Dominującą gałęzią gospodarki gminy jest rolnictwo. Wśród upraw największą powierzchnię zajmuje Ŝyto i ziemniaki. Ponadto uprawia się pszenicę, pszenŜyto i owies. Z uwagi na duŜy obszar lasów i rzek gmina dysponuje terenami rekreacyjnymi i wypoczynkowymi. PołoŜenie Gminy Sieradz przy głównych szlakach komunikacyjnych jest jednym z czynników stymulujących rozwój drobnej przedsiębiorczości. Większość podmiotów gospodarczych to firmy prywatne o ustabilizowanych kierunkach działań. Zajmują się handlem, usługami i produkcją. Stan ludności w Gminie Sieradz na dzień 31 grudnia 2007 roku wynosi 10.157 osób. Liczba osób bezrobotnych na dzień 30 czerwca 2008 roku wynosi 422 osoby, w tym 228 kobiet. Adres siedziby Urzędu Gminy Sieradz: ul. Warcka 8, 98-200 Sieradz Dane identyfikacyjne Gminy: NIP Urzędu Gminy: 827- 216- 21- 23. REGON Urzędu Gminy: 000545969. Przedmiot kontroli: kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych w gminie Sieradz za rok 2007. W zakresie dochodów z podatków i opłat oraz zamówień publicznych kontrolą objęto lata 2006-2007. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący Rady Gminy Od dnia 21 listopada 2006 roku przewodniczącym Rady Gminy Sieradz jest Ryszard Krzysztof Pawlik wybrany uchwałą Rady Gminy Sieradz nr I/2/06 z dnia 21 listopada 2006 roku. Wójt Gminy Wójtem Gminy Sieradz jest Jarosław Kaźmierczak wybrany w wyborach bezpośrednich dnia 26 listopada 2006 roku na podstawie zaświadczenia Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 26 listopada 2006 roku. Zast ępca Wójta Gminy Zarządzeniem Wójta Gminy nr 30/2006 z dnia 6 grudnia 2006 roku został powołany Zastępca Wójta Jan Szymala. Skarbnik Gminy Skarbnikiem Gminy Sieradz jest Krystyna Kania powołana na stanowisko uchwałą Rady Gminy Sieradz nr XXII/120/05 z dnia 31 stycznia 2005 roku. Sekretarz Gminy Sekretarzem Gminy Sieradz jest Halina Maciaszczyk powołana na stanowisko uchwałą Rady Gminy Sieradz nr III/16/90 z dnia 10 lipca 1990 roku w sprawie powołania Sekretarza Gminy. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Zgodnie z załącznikiem nr 3 do Statutu Gminy Sieradz w gminie funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: 1. Gminna Biblioteka Publiczna w Charłupi Małej – działa jako samorządowa instytucja kultury na podstawie uchwały Rady Gminy Sieradz nr XVI/57/07 z dnia 30 listopada 2007 roku, 2. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, 3. Szkoła Podstawowa w Charłupi Małej, 4. Szkoła Podstawowa w Kłocku, 5. Szkoła Podstawowa w Dąbrowie Wielkiej, 6. Szkoła Podstawowa w Rzechcie, 7. Szkoła Podstawowa w Chojnem, 8. Publiczne Gimnazjum Gminy Sieradz. Wszystkie jednostki posiadają własne statuty i z wyłączeniem Gminnej Biblioteki Publicznej funkcjonują w formie jednostek budŜetowych. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie objętym kontrolą gmina Sieradz działała w oparciu o Statut uchwalony uchwałą Rady Gminy Sieradz nr IV/29/03 z dnia 10 lutego 2003 roku, który był następnie nowelizowany uchwałą Rady Gminy Sieradz nr X/52/2003 z dnia 13 października 2003 roku. Regulamin organizacyjny urz ędu Obecnie obowiązujący Regulamin Organizacyjny wprowadzony został w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy Sieradz z dnia 4 maja 2007 roku, a następnie zmieniony zarządzeniem nr 21/2008 Wójta Gminy Sieradz z dnia 16 czerwca 2008 roku. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Sieradz nie podjęła uchwały w przedmiocie zasad nabywania zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata. Rada Gminy Sieradz kaŜdorazowo podejmowała uchwały w przedmiocie sprzedaŜy, wydzierŜawienia najmu lub nabycia nieruchomości. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Zawarte w statucie Gminy Sieradz postanowienia nie ustalają zasad składania oświadczeń woli w imieniu gminy, co oznacza wyłączność Wójta Gminy na jednoosobowy obowiązek składania tych oświadczeń. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł. Zarządzeniem Wójta Gminy Sieradz nr 38/08 z dnia 24 października 2008 roku wprowadzono do stosowania - Instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowania terroryzmu. 4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą w Gminie Sieradz obowiązywały regulacje dotyczące organizacji działalności kontrolnej określone w załączniku nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego w Ŝycie zarządzeniem nr 12/07 Wójta Gminy Sieradz z dnia 4 marca 2007 roku. Szczegółowe prowadzenie kontroli określa Regulamin Kontroli w Urzędzie wprowadzony zarządzeniem nr 16/07 Wójta Gminy Sieradz z dnia 4 czerwca 2007 r. Kontrole przeprowadzone są w oparciu o kryteria: a) legalności, b) gospodarności, c) rzetelności, d) celowości, e) przejrzystości, _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 f) jawności. i zgodności. z kierunkami działań wyznaczonych przez organy gminy. Kontrola finansowa stanowi tę część – system kontroli, która dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. W Urzędzie przeprowadzane mogą być w zaleŜności od potrzeb kontrole kompleksowe, problemowe, bieŜące, sprawdzające. Wewnętrzną kontrolę finansową organizuje, koordynuje i odpowiada za jej realizację Skarbnik Gminy. Z dokumentów przedłoŜonych kontrolującej wynika, iŜ Wójt Gminy zgodne z obowiązkiem wynikającym z art. 45 ust. 1 obowiązującej od 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych powierzył na piśmie Krystynie Kani - Skarbnikowi Gminy prowadzenie rachunkowości jednostki oraz wykonywanie dyspozycji środkami pienięŜnymi. Wójt Gminy powierzył takŜe Krystynie Kani - Skarbnikowi Gminy w formie pisemnej obowiązki prowadzenia gospodarki finansowej w gminie, a w szczególności m. in. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Prawidłowość funkcjonowania procedur kontroli finansowej sprawdzono przy zastosowaniu testu – wewnętrzne procedury kontroli oraz dokumentów księgowych, których zapłaty dokonano w miesiącu grudniu 2006 i 2007 roku. Rok 2006 - faktura VAT nr F/1/S/608079 z dnia 30 listopada 2006 roku na kwotę 78,59 zł za zakup artykułów elektrycznych. Termin zapłaty 7 grudnia 2006 roku. Data wpływu do Urzędu Gminy 4 grudnia 2006 roku. Zapłacono przelewem w dniu 5 grudnia 2006 roku; - faktura VAT nr 3400/2006 z dnia 1 grudnia 2006 roku za zakup bębna do drukarki na kwotę 743,99 zł. Termin płatności 8 grudnia 2006 roku. Data wpływu do Urzędu Gminy 1 grudnia 2006 roku. Zapłacono przelewem w dniu 5 grudnia 2006 roku; - faktura 1305EK5306 z dnia 14 grudnia 2006 roku za olej opałowy na kwotę 4.318,80 zł. Termin płatności 14 dni – 28 grudnia 2006 roku. Data wpływu do Urzędu Gminy 18 grudnia 2006 roku. Zapłacono przelewem w dniu 28 grudnia 2006 roku; - faktura VAT