DG.IX.0931-4-05 Protokół z kontroli kompleksowej Urzdu Gminy Iwkowa. Kontrol przeprowadzono w dniach od 13 maja do 3 czerwca 2005 r Kontrol przeprowadził (na podstawie upowanie - znak: DG.IX.0939-4-05 o numerach 53 - 65 z dnia 9 maja 2005 r.) Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie powołany przez Wojewod Małopolskiego. Kontrol przeprowadzono na podstawie art. 15 pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rzdowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z pón. zm.). Kontrol objto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 r. Wójtem Gminy Iwkowa jest Pan Bogusław Kamiski wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły si w dniu 27 padziernika 2002 r. Skarbnikiem Gminy jest Pani Irena Jakubik, powołana na to stanowisko uchwał Nr III/17/90 Rady Gminy w Iwkowej z dnia 13 lipca 1990 r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy Iwkowa. Sekretarzem Gminy jest Pani Barbara Winiewska - Kder, powołana na to stanowisko Uchwał Nr XXII/107/04 Rady Gminy w Iwkowej z dnia 22 lipca 2004 r. w sprawie powołania Sekretarza Gminy Iwkowa. Wczeniej funkcj t pełniła Pani Maria Seperowicz, odwołana uchwał Nr XXII/106/04 z dnia 22 lipca 2004 r. w zwizku ze złoon rezygnacj. Urzd Gminy funkcjonuje na podstawie Statutu, stanowicego załcznik do Uchwały Nr IV/28/03 Rady Gminy w Iwkowej z dnia 20 marca 2003 r. w sprawie Statutu Gminy Iwkowa (Dz.Urz. Woj. Małop. z 2003 r. Nr 143, poz. 1896). Szczegółowy zakres zada okrelony został w Regulaminie Organizacyjnym, stanowicym załcznik do Uchwały Nr V/22/90 z dnia 25 padziernika 1990 r. Zmiany do ww. Regulaminu wprowadzone zostały uchwałami rady gminy w Iwkowej: - Nr XXVIII/30/93 z dnia 29 grudnia 1993 r. - Nr XIII/27/95 z dnia 30 listopada 1995 r. - Nr XXXVII/118/98 z dnia 18 czerwca 1998 r. Zgodnie z § 2 ust.2 ww. Regulaminu Urzd realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej oraz przyjte w drodze porozumie. Wg udzielonej informacji opracowany został projekt Zarzdzenia Wójta Gminy w sprawie nadania Urzdowi Gminy Iwkowa Regulaminu Organizacyjnego. Informacji udzielali pracownicy Urzdu wymienieni w dalszej czci protokołu. W wyniku kontroli ustalono co nastpuje: 1 Biuro Dyrektora Generalnego Przedmiotem kontroli była organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Ustalenia kontroli dokonane zostały w oparciu o zapisy Statutu Gminy Iwkowa, stanowicego załcznik do Uchwały Nr VI/28/03 Rady Gminy w Iwkowej z dnia 20 marca 2003 r. w sprawie statutu Gminy Iwkowa, Regulaminu Organizacyjnego Urzdu Gminy w Iwkowej, stanowicego załcznik do uchwały Nr V/22/90 Rady Gminy Iwkowa z dnia 25 padziernika 1990 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzdu Gminy Iwkowa, zwanego w dalszej czci Regulaminem. Informacji i wyjanie w trakcie kontroli udzielała Pani Barbara Winiewska-Kder – Sekretarz Gminy, której Wójt Gminy w zakresie czynnoci z dnia 23 lipca 2004 r. powierzył m.in. nadzorowanie rzetelnego i terminowego załatwiania spraw, w tym prowadzenie rejestru skarg i wniosków, nadzorowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków. Szczegółowe zasady organizacji przyjmowania, rejestrowania i załatwiania skarg, wniosków i listów ustalone zostały w załczniku do ww. Regulaminu Wg udzielonej informacji, niektóre zapisy utraciły sw aktualno w zwizku z czym opracowany został projekt Zarzdzenia Wójta Gminy w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzdowi Gminy, w którym uwzgldnione zostały sprawy dotyczce skarg i wniosków. Odpowiedzi na skargi podpisuje osobicie Wójt Gminy (§ 17 ust.2 pkt 7 Regulaminu). Dni i godziny przyjmowania przez Wójta Gminy skarg i wniosków ustalone zostan oddzielnym zarzdzeniem. Aktualnie Wójt Gminy przyjmuje w powyszych s[prawach w kady wtorek w godzinach od 15.45 do 16.30, o czym informuje w widocznym miejscu umieszczona wywieszka. W trakcie kontroli ustalono, e w okresie objtym kontrol nie prowadzono w Urzdzie rejestru skarg i wniosków. Przedłoono natomiast załoony w 2005 r. rejestr skarg i wniosków, oznaczony symbolem liczbowym 0560, tj. zgodnym z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, stanowicym załcznik do rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z pón. zm.), w którym nie zanotowano adnej skargi. Według udzielonych informacji rejestr ten prowadzony jest wspólnie dla Urzdu oraz Rady Gminy w Iwkowej. Wydział Finansów i Budetu Przedmiotem kontroli była prawidłowo rozliczenia wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2004 r. z budetu Wojewody, przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówie publicznych oraz realizacji dochodów budetowych w zwizku z wykonywaniem zada zleconych. Ustalenia kontroli ujte zostały wg nastpujcej tematyki: 1. Prawidłowo i celowo wykorzystania dotacji na realizacj zada biecych z zakresu administracji rzdowej zleconych gminie. 2 2. Prawidłowo i celowo wykorzystania dotacji na realizacj własnych zada biecych gminy. 3. Prawidłowo i celowo wykorzystania dotacji na realizacj własnych zada inwestycyjnych gminy. 4. Prawidłowo realizacji dochodów budetowych, w zwizku z wykonywaniem zada zleconych. Wyjanie w trakcie kontroli udzielała Pani Halina Broek - Gminy oraz inni pracownicy w zakresie swoich kompetencji. 1. Dotacje celowe otrzymane z budetu pastwa na realizacj zada biecych z zakresu administracji rzdowej zleconych gminie. Dział 852 - Opieka Społeczna Pierwotna kwota dotacji przekazana w ramach powyszego działu, osignła warto 276.540 zł, co w podziale na poszczególne rozdziały przedstawiało si nastpujco: rozdz. 85213 – 9.700 zł, rozdz. 85214 –170.100 zł, rozdz. 85216 –36.200 zł, rozdz. 85219 –60.540, – kwoty powysze wykazano w planie finansowym zada zleconych, stanowicym cze uchwały budetowej jednostki na dany rok. W trakcie roku budetowego wielkoci kwot dotacji ulegały zmianie – ostateczne wielkoci przedstawione s w poszczególnych opisach rozdziałów. Rozdz. 85214 - Zasiłki i pomoc w naturze Pierwotna kwota dotacji wyniosła 170.100 zł – kwot powysz ujto w uchwale budetowej nr XVIII/89/04 z 18 marca 2004 r.- w cigu roku, plan finansowy wydatków przedstawionego rozdziału uległ redukcji do wys. 127.900 zł - zgodnie z decyzjami dysponenta rodków. rodki dotacji przekazano w ramach nastpujcych paragrafów dochodowych: § 2010 – 64.190 zł oraz § 2030 – 54.010 zł. Rozdysponowanie tych ostatnich, przedstawia si nastpujco: na zasiłki okresowe kwota 25.060 zł., pozostał cze w wys. 28.950 zł.- stanowiły rodki na wypłat zasiłków celowych w zwizku z usuwaniem skutków klsk ywiołowych. rodki przekazane w ramach paragrafu § 2010 w stosunku do okrelonego planu finansowego zmniejszone zostały o kwot 9.700 zł. Wynikajce z tego faktu zmiany, wprowadzono stosownymi zarzdzeniami kierownika jednostki samorzdu terytorialnego (jts). Plan wydatków ukształtował si nastpujco: § 3110 – 125.725 § 4110 – 2.175 Gminny Orodek Pomocy Społecznej (GOPS) w Iwkowej, sporzdza w cyklu miesicznym listy osób uprawnionych do otrzymania wiadcze w poszczególnych grupach rodzajowych zasiłków, zgodnie z decyzj wydan przez Kierownika GOPS. Wypłaty zasiłków realizowane s: w kasie Urzdu, w kasie Banku Spółdzielczym Rzemiosł (SRz), przekazami pocztowymi oraz przelewami na konta wiadczeniobiorców. Kontroli poddano wydatki zrealizowane zgodnie z planem finansowym omawianego rozdziału w okresie 02, 04, 10.2004 r. – dotyczy to wydatków § 3110, oraz 02,03,04/04 r. – wydatki § 4110. 3 02/04 – zgodnie z ewidencj analityczn do konta 130 powyszego rozdziału § 3110 zrealizowano wydatki w kwocie 13.261,95 zł. Poz. 66/69/04 – przelew na kwot 638,60 zł. z 17.02.04 r. – tyt. zasiłki stałe wyrównawcze za 02/04 r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłaty wiadcze, zrealizowane przez RUP Tarnów w ramach potwierdzonego zlecenia. Poz. 79/83/04 – przelew na kwot 418 zł. z 24.02.04 r. – tyt. zasiłek stały z tyt. wychowywania niepełnosprawnego dziecka za 02/04 r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłata wiadczenia na indywidualne konto wiadczeniobiorcy – Bank Pocztowy S.A. Poz. 80/84/04 – przelew na kwot 319,30 zł. z 24.02.04 r. – tyt. zasiłek stały wyrównawczy za 02/04r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłata wiadczenia na indywidualne konto wiadczeniobiorcy – Bank Pocztowy S.A. Poz. 81/85/04 – przelew na kwot 461 zł. z 24.02.04 r. – tyt. zasiłek okresowy gwarantowany za 02/04r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłata wiadczenia na indywidualne konto wiadczeniobiorcy – Bank PKO S.A. Poz. 82/86/04 – przelew na kwot 418 zł. z 24.02.04 r. – tyt. zasiłek stały z tyt. wychowywania niepełnosprawnego dziecka za 02/04 r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłata wiadczenia na indywidualne konto wiadczeniobiorcy – Bank Pocztowy S.A. Poz. 83/87/04 – przelew na kwot 972,90 zł. z 24.02.04 r. – tyt. zasiłek okresowy gwarantowany za 02/04 r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłata wiadczenia na indywidualne konto wiadczeniobiorcy – Bank Spółdzielczy Rzemiosł Oddz./Iwkowa. Poz. 84/88/04 – przelew na kwot 4.180 zł. z 24.02.04 r. – tyt. zasiłek stały z tyt. wychowywania niepełnosprawnego dziecka za 02/04r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłata wiadczenia na indywidualne konto wiadczeniobiorcy – Bank Spółdzielczy Rzemiosł Oddz./Iwkowa. Poz. 88/92/04 – Rp. kasowy nr 3/04 z 25.02.04 r. – pobór gotówki (pod. got.) na kwot 5.854,15 zł - wypłacono: Poz. 2/3/4 – Lista wypłat zasiłków okresowych gwarantowanych za 02/04 na kwot 5.854,15 zł. 02/04 – zgodnie z ewidencj analityczn do konta 130 powyszego rozdziału § 4110 zrealizowano wydatki w kwocie 543,72 zł. Poz. 43/46/04 – przelew na kwot 543,72 zł. z 04.02.04 r. – tyt. składka na ubezpieczenie społeczne za 01/04 r. – zgodnie z deklaracj rozliczeniow ZUS DRA za dany okres. 04/04 - zgodnie z ewidencj analityczn do konta 130 powyszego rozdziału § 3110 zrealizowano wydatki w kwocie 9.973,68 zł. Poz. 238/247/04 – przelew na kwot 628,40 zł. z 19.04.04 r. – tyt. zasiłki stałe wyrównawcze za 04/04r. - zgodnie z list wypłat za dany okres. Wypłaty wiadcze, zrealizowane przez RUP Tarnów w ramach potwierdzonego zlecenia. 4 Poz. 246/256/04 – przelew na kwot 418 zł. z 21.04.04 r.