REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy Daszyna Termin kontroli: 27.10.2005r. – 06.01.2006r. Kontroluj ący (imi ę, Mariusz Ostrowski – inspektor nazwisko, stanowisko Gra Ŝyna Polinowska – młodszy słu Ŝbowe): inspektor Lata 2003-2004 Okres obj ęty kontrol ą i I półrocze 2005 WK 601-2/51/2005 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 19 pa ździernika 2005 r. Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DASZYNA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Daszyna poło Ŝona jest w granicach administracyjnych Powiatu Ł ęczyckiego. Gmin ę Daszyna tworzy 20 sołectw. Gmina obejmuje obszar o powierzchni ok. 81,03 km 2. Liczba ludno ści w Gminie wynosi 4.413 osoby (stan na dzie ń 30 czerwca 2005 roku). Stan bezrobocia w Gminie wynosi 453 osoby w tym 228 kobiet. Gmina zarejestrowana jest w systemie REGON pod numerem 611015885 oraz posiada nast ępuj ący Numer Identyfikacji Podatkowej: 775-24-06-085. Urz ąd Gminy w Daszynie mie ści si ę w miejscowo ści Daszyna, adres: Daszyna 34, kod pocztowy: 99-107. Rodzaj kontroli: kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówie ń publicznych. USTALENIA OGÓLNE KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodnicz ącym Rady Gminy Daszyna jest od dnia 24 marca 2004 roku pan Marek Chwiałkowski wybrany na mocy uchwały nr XVI/84/2004 Rady Gminy Daszyna z dnia 24 marca 2004 roku. W okresie od 1 wrze śnia 2003 roku do 24 marca 2004 roku Przewodnicz ącym Rady Gminy Daszyna był pan Jacek Orczykowski wybrany na mocy uchwały nr X/59/2003 Rady Gminy Daszyna z dnia 29 sierpnia 2003 roku. Rezygnacj ę przyj ęto uchwał ą nr XVI/83/2004 Rady Gminy Daszyna z dnia 24 marca 2004 roku. Od dnia 21 listopada 2002 roku do dnia 1 wrze śnia 2003 roku Przewodnicz ącym Rady Gminy Daszyna był pan Mariusz Gralewski wybrany na mocy uchwały nr I/1/2002 Rady Gminy Daszyna z dnia 21 listopada 2002 roku. Rezygnacj ę przyj ęto uchwał ą nr X/58/2003 Rady Gminy Daszyna z dnia 29 sierpnia 2003 roku. W kresie od 22 listopada 2002 roku do 1 wrze śnia 2003 roku Wiceprzewodnicz ącym Rady Gminy Daszyna był pan Jacek Orczykowski wybrany na mocy uchwały nr 2/I/2002 Rady Gminy Daszyna z dnia 21 listopada 2002 roku. Od dnia 1 wrze śnia 2003 roku Wiceprzewodnicz ącym Rady Gminy Daszyna jest pan Grzegorz Zdu ńczyk wybrany na mocy uchwały nr X/60/2003 Rady Gminy Daszyna z dnia 29 sierpnia 2003 roku. Wójt gminy Wójtem Gminy Daszyna jest pan Stanisław Marian Urbański wybrany w wyborach powszechnych w dniu 27 pa ździernika 2002 roku (kontroluj ącym przedło Ŝono za świadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Daszynie z dnia 7 listopada 2002 roku, stwierdzaj ące wybór, w dniu 27 pa ździernika 2002 roku, Wójta Gminy, stosownie do postanowie ń art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DASZYNA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 bezpo średnim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta - Dz. U. nr 113, poz.984 z pó źn. zm.). Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy od dnia 1 pa ździernika 1996 roku jest pani Danuta Kaczmarek powołana na to stanowisko uchwał ą Rady Gminy Daszyna nr 100/XIX/96 z dnia 21 sierpnia 1996 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Daszyna jest pan Mariusz Gralewski powołany na to stanowisko uchwał ą Rady Gminy Daszyna nr X/57/2003 z dnia 29 sierpnia 2003 roku. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Zgodnie z zał ącznikiem nr 3 do Statutu Gminy Daszyna na jej terenie funkcjonuj ą nast ępuj ące gminne jednostki organizacyjne: - Gminny O środek Pomocy Społecznej w Daszynie – jednostka bud Ŝetowa, - Szkoła Podstawowa w Daszynie - jednostka bud Ŝetowa, - Szkoła Podstawowa w Mazewie - jednostka bud Ŝetowa, - Gimnazjum w Daszynie – jednostka bud Ŝetowa, - Gminna Biblioteka Publiczna w Daszynie - jednostka bud Ŝetowa. Gminna Biblioteka, jako jednostka organizacyjna jest prowadzona, jako jednostka bud Ŝetowa, taka forma prawnoorganizacyjna jest niezgodna z art. 2 w zwi ązku z art. 9 ust 1 ustawy z dnia 25 pa ździernika 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalno ści kulturalnej (tj. z 2001 roku Dz. U. nr 13, poz.123 z pó źn. zm.). Powinna by ć ona prowadzona w formie samorz ądowej instytucji kultury. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Uchwał ą Rady Gminy w Daszynie nr V/36/2003 z dnia 27 lutego 2003 roku uchwalony został nowy statut Gminy Daszyna. Regulamin organizacyjny urz ędu Rada Gminy Daszyna w dniu 24 marca 1995 roku podj ęła uchwał ę nr 45/VIII/95 w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Daszyna, obowi ązywał on do dnia 30 grudnia 2004 roku. Zarz ądzeniem Wójta Gminy Daszyna z dnia 31 grudnia 2004 roku nr 52/2004 nadano nowy Regulamin Organizacyjny Urz ędowi Gminy Daszyna. Regulamin okre śla wewn ętrzn ą struktur ę organizacyjn ą Urz ędu Gminy, zasady funkcjonowania Urz ędu, zasady podziału zada ń i kompetencji pomi ędzy poszczególne stanowiska pracy, organizacj ę działalno ści kontrolnej, zasady podpisywania decyzji i pism. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DASZYNA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Zgodnie z brzmieniem Rozdziału III Regulaminu Organizacyjnego w Urz ędzie funkcjonuj ą nast ępuj ące stanowiska pracy: 1) Kierownictwo urz ędu: a) wójt, b) sekretarz gminy, c) skarbnik gminy. 2) merytoryczne stanowiska pracy: - stanowisko ds. obywatelskich, obrony cywilnej i wojskowych - Kierownik USC, - stanowisko ds. obsługi organów gminy oraz spraw administracyjno – gospodarczych, o światy, kultury, sportu, turystyki i ochrony zdrowia, - stanowisko ds. obsługi sekretariatu oraz spraw handlu, ewidencji działalno ści gospodarczej i świadcze ń pomocy materialnej, - stanowisko ds. komunalnych, gospodarki wod ą oraz ochrony p. po Ŝarowej, - stanowisko ds. lokalowych i podatku VAT, - stanowisko ds. zamówie ń publicznych oraz planowania przestrzennego i rozwoju lokalnego, - stanowisko ds. ochrony środowiska, promocji gminy, komunikacji publicznej i obsługi biuletynu informacji publicznej, - stanowisko ds. rolnictwa, gospodarki gruntami i zabytków, - stanowisko ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej, - stanowisko ds. funduszu płac, - stanowisko ds. ksi ęgowo ści podatków i opłat, - stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat, - stanowisko ds. obsługi kasowej. Stanowiska pracy ds. obsługi – 3,5 etatu. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów - Okólnikiem Wójta Gminy Daszyna nr 1/97 z dnia 30 czerwca 1997 roku okre ślono zasady prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji w Urz ędzie Gminy Daszyna oraz podległych jednostkach. - Okólnikiem Wójta Gminy Daszyna nr 2/97 z dnia 30 czerwca 1997 roku okre ślono górn ą granic ę warto ści pieni ęŜ nych, jakie mog ą by ć stale przechowywane w Urz ędzie Gminy Daszyna i wymaga ń, jakie powinny by ć spełnione przy transporcie wartości pieni ęŜ nych, - Okólnikiem Wójta Gminy Daszyna nr 3/97 z dnia 30 czerwca 1997 roku został wprowadzony zakładowy plan kont dla bud Ŝetu gminy oraz jednostek i zakładów bud Ŝetowych gminy, - Okólnikiem Wójta Gminy Daszyna nr 4/97 z dnia 30 czerwca 1997 roku wprowadzono instrukcj ę obiegu i kontroli dokumentów w Urz ędzie Gminy Daszyna, _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE DASZYNA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - Zarz ądzeniem nr 2/2003 Wójta Gminy Daszyna z dnia 29 grudnia 2003 roku zmieniono obowi ązuj ące w jednostce procedury w sprawie zasad rachunkowości wprowadzaj ąc nowy zakładowy plan kont oraz instrukcj ę w sprawie obiegu dowodów ksi ęgowych w Urz ędzie Gminy Daszyna. - Zarz ądzeniem nr 30/2005 Wójta Gminy Daszyna z dnia 30 wrze śnia 2005 roku zmieniono zasady rachunkowo ści oraz planów kont w Urz ędzie Gminy Daszyna aktualizuj ąc poprzednio obowiązuj ący zakładowy plan kont. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Daszyna nie okre śliła zasad nabycia, zbycia i obci ąŜ enia nieruchomo ści gruntowych stanowi ących własno ść Gminy oraz ich wydzier Ŝawiania lub najmu na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 3 lata. Zasady składania o świadcze ń woli - pełnomocnicy Upowa Ŝnienie z dnia 24 wrze śnia 2003 roku udzielone przez Wójta Gminy – Stanisława Urba ńskiego - dla pana Mariusza Gralewskiego – Sekretarza Gminy Daszyna do załatwiania spraw nale Ŝą cych do kompetencji Wójta, za wyj ątkiem spraw z zakresu: 1) spraw personalnych zwi ązanych z funkcjonowaniem gminy tj. art. 18, ust. 1 pkt. 3, art. 26a, ust. 1, art. 30, ust. 2 pkt. 5 i art. 70 ust. 2 ustawy o samorz ądzie gminnym, 2) spraw zwi ązanych z uprawnieniem do udzielania upowa Ŝnie ń i pełnomocnictw, na czas swojej nieobecno ści. Upowa Ŝnienie z dnia 24 wrze śnia 2003 roku udzielone przez Wójta Gminy – Stanisława Urba ńskiego - dla pana Mariusza Gralewskiego – Sekretarza Gminy Daszyna do wydawania i podpisywania decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej. Oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarz ądu mieniem składa jednoosobowo Wójt. Je Ŝeli czynno ść prawna mo Ŝe spowodowa ć powstanie zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, do jej skuteczno ści potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upowa Ŝnionej. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Zagadnienia kontroli unormowane zostały w nast ępuj ących aktach: • Instrukcji z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie obiegu dokumentów ksi ęgowych w Urz ędzie Gminy w Daszynie; • Zarz ądzeniu nr 1/2005 Kierownika Urz ędu Gminy w Daszynie z dnia 3 stycznia 2005 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Urz ędzie Gminy w Daszynie.