REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Urz ąd Gminy w Galewicach, Jednostka kontrolowana: ul. Wielu ńska 5 98-425 Galewice Od 8 sierpnia 2005 roku do 5 Termin kontroli: pa ździernika 2005 roku Kazimiera Korta – główny inspektor kontroli Kontroluj ący Joanna Ostopinka – młodszy inspektor kontroli Okres obj ęty kontrol ą 2003 – 2005 (I półrocze) WK 601-2/33/2005 z dnia Numer i data upowa Ŝnienia: 26 lipca 2005 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Galewice Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Galewice poło Ŝona jest w południowo – zachodniej cz ęś ci województwa łódzkiego, w północnej cz ęś ci powiatu wieruszowskiego, 10 km na północ od Wieruszowa. Graniczy z gminami: Sokolniki, Lututów, Klonowa, Czajków, Grabów n/Prosn ą, Doruchów i Wieruszów. Według danych ewidencji ludno ści na dzie ń 30 czerwca 2005 roku gmin ę Galewice zamieszkiwało na stałe 6.309 osób. Kobiety stanowiły liczb ę 3.190 osób, a m ęŜ czy źni 3.119 osób. Stan bezrobocia wynosił 395 osób, to jest 6,29 % ogółu mieszka ńców. Gmina Galewice zajmuje obszar o powierzchni 13.579 ha, w tym: ▪ grunty orne 4.872 ha ▪ łąki i pastwiska 1.722 ha ▪ sady 24 ha ▪ lasy i grunty le śne 5.796 ha ▪ pozostałe grunty 1.059 ha W gminie s ą 22 wsie sołeckie. Galewice s ą typowo rolnicz ą gmin ą, dominuje tu gospodarka rolna, która jest głównym źródłem utrzymania dla mieszka ńców gminy. Urz ąd Gminy w Galewicach jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000538194. Gmina jest podatnikiem podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej 619-10-75-838, nadany decyzj ą Urz ędu Skarbowego w Wieluniu filia w Wieruszowie z dnia 5 stycznia 2000 roku. Siedziba Urz ędu Gminy mie ści si ę w Galewicach, ul. Wielu ńska 5, 98-425 Galewice. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodnicz ącym Rady Gminy w Galewicach jest Kazimierz Olszowiak wybrany na to stanowisko uchwał ą nr I/1/02 Rady Gminy w Galewicach z dnia 19 listopada 2002 roku. Wójt, zast ępca Wójta Wójtem Gminy Galewice jest Andrzej Oko ń, wybrany w II turze wyborów bezpo średnich w dniu 11 listopada 2002 roku, zaprzysi ęŜ ony w dniu 19 listopada 2002 roku. Pan Andrzej Oko ń stanowisko Wójta Gminy zajmuje nieprzerwanie od dnia 18 czerwca 1990 roku. W Gminie Galewice w obecnej kadencji Wójt nie posiada zast ępcy. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Galewice Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Galewice jest Anna Kaczmarek powołana na to stanowisko uchwał ą nr IX/53/95 Rady Gminy w Galewicach z dnia 28 września 1995 roku. (…) 1 W aktach osobowych Skarbnik Gminy znajdował si ę podpisany przez ni ą zakres obowi ązków, uprawnie ń i odpowiedzialno ści z dnia 16 pa ździernika 1995 roku. We wskazanym dokumencie, jako podstaw ę jego opracowania podano rozporz ądzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowi ązków głównych ksi ęgowych bud Ŝetów, jednostek bud Ŝetowych, zakładów bud Ŝetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. nr 40, poz. 174), które obecnie nie funkcjonuje. Obowi ązki Skarbnika Gminy aktualnie okre śla art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 15, poz. 148 z pó źn. zm.) Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Galewice jest Gra Ŝyna T ęsiorowska, powołana na to stanowisko uchwał ą nr V/34/90 Rady Gminy w Galewicach z dnia 21 grudnia 1990 roku. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI Na terenie Gminy Galewice - według stanu na 30 czerwca 2005 roku - funkcjonowało 11 jednostek organizacyjnych. Były to: Szkoła Podstawowa w Niwiskach Szkoła Podstawowa w Galewicach Szkoła Podstawowa w Ostrówku Szkoła Podstawowa w Biadaszkach Szkoła Podstawowa w Osieku Szkoła Podstawowa w W ęglewicach Publiczne Gimnazjum w Galewicach Gminne Przedszkole w Galewicach Gminny O środek Kultury w Galewicach Gminny O środek Pomocy Społecznej w Galewicach Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Wszystkie jednostki organizacyjne gminy (poza Gminnym O środkiem Kultury) funkcjonowały jako jednostki bud Ŝetowe. Gminny O środek Kultury funkcjonował jako instytucja kultury. 1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Galewice Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie obj ętym kontrol ą Gmina Galewice działała w oparciu o ni Ŝej wymienione Statuty: • Statut Gminy Galewice, stanowi ący zał ącznik nr 1 do uchwały nr XXIV/145/01 Rady Gminy w Galewicach z dnia 5 pa ździernika 2001 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Galewice (opublikowany w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 240, poz. 3676 z dnia 22 listopada 2001 roku – wszedł w Ŝycie 7 grudnia 2001 roku) • Statut Gminy Galewice uchwalony przez Rad ę Gminy w Galewicach uchwał ą nr V/25/03 z dnia 20 stycznia 2003 roku (opublikowany w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 41 z dnia 3 marca 2003 roku pod pozycj ą 2104). Statut wszedł w Ŝycie po upływie 14 dni od daty jego ogłoszenia w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego, to jest w dniu 17 marca 2003 roku Regulamin organizacyjny urz ędu W kontrolowanym okresie w Urz ędzie Gminy w Galewicach obowi ązywały ni Ŝej wymienione Regulaminy Organizacyjne: Regulamin Organizacyjny uchwalony przez Rad ę Gminy w Galewicach uchwał ą nr V/31/90 z dnia 29 sierpnia 1990 roku. Do ww. Regulaminu Organizacyjnego Rada Gminy wprowadziła zmiany uchwał ą nr XXI/97/93 z dnia 8 lipca 1993 roku. W wyniku poprzedniej kontroli RIO, przeprowadzonej w okresie od 8 pa ździernika 2001 roku do 21 listopada 2001 roku stwierdzono, Ŝe faktyczna struktura organizacyjna w Urz ędzie Gminy nie odpowiadała unormowaniom zawartym w Regulaminie Organizacyjnym i zalecono dokona ć w nim zmian, celem zapewnienia zgodno ści mi ędzy jego postanowieniami, a istniej ącą struktur ą. W informacji przesłanej do RIO w Łodzi (pismo bez numeru z dnia 10 kwietnia 2002 roku Wójt Gminy zapewnił, Ŝe Regulamin Organizacyjny- zgodny z istniej ącą struktur ą - uchwalony zostanie do ko ńca kwietnia 2002 roku. Nowy Regulamin Organizacyjny nie został uchwalony w czasie podanym, jako obowi ązuj ący przez Wójta Gminy, a dopiero w roku nast ępnym, o czym mowa poni Ŝej). Regulamin Organizacyjny Urz ędu Gminy w Galewicach nadany przez Wójta Gminy w Galewicach zarz ądzeniem nr 21/03 z dnia 7 maja 2003 roku ( wszedł w Ŝycie z dniem 1 czerwca 2003 roku). Zmiany do Regulaminu Organizacyjnego Wójt Gminy wprowadził zarz ądzeniem nr 51/2004 z dnia 31 grudnia 2004 roku – weszły w Ŝycie z dniem podj ęcia z moc ą od 1 maja 2004 roku. Struktura Urz ędu Gminy w Galewicach – była według poprzedniego, jak i według aktualnie obowi ązuj ącego Regulaminu Organizacyjnego referatowo-stanowiskowa. Oprócz stanowisk kierowniczych (Wójt, Sekretarz, Skarbnik, Kierownik USC) w skład Urz ędu wchodz ą: Referat Finansowy i Podatków, Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich, Urz ąd Stanu Cywilnego oraz samodzielne stanowiska pracy. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Galewice Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów wprowadzona została zarz ądzeniem nr 1/99 Wójta Gminy Galewice z dnia 5 stycznia 1999 roku w sprawie ustalenia instrukcji finansowej. Wskazanym zarz ądzeniem Wójt Gminy wprowadził jako obowi ązuj ące instrukcje gospodarki finansowej okre ślone w zał ącznikach nr 1-5 do zarz ądzenia: 1/ Zał ącznik nr 1 – Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, 2/ Zał ącznik nr 2 – Instrukcja dotycz ąca inwentaryzacji, 3/ Zał ącznik nr 3 – Instrukcja magazynowa, 4/ Zał ącznik nr 4 – Instrukcja gospodarki kasowej, 5/ Zał ącznik nr 5 – Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Zmiany do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wprowadzone zostały zarz ądzeniami Wójta Gminy Galewice w sprawie wprowadzenia zmian w instrukcji gospodarki finansowej w Urz ędzie Gminy: nr 3/99 z dnia 15 stycznia 1999 roku, nr 7/02 z dnia 10 kwietnia 2002 roku, nr 58/03 z dnia 31 grudnia 2003 roku i nr 49/04 z dnia 31 grudnia 2004 roku. Z instrukcj ą zapoznani zostali wszyscy pracownicy Urz ędu zobowi ązani do jej przestrzegania i sprawdzania dokumentów. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy w Galewicach nie ustaliła szczegółowych zasad dotycz ących nabywania, zbywania i obci ąŜ ania nieruchomo ści gruntowych oraz ich wydzier Ŝawiania lub najmu na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 3 lata - co oznacza wył ączno ść Rady Gminy w podejmowaniu ka Ŝdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowa ń zawartych w art. 18 ust.2 pkt. 9 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Zgodnie z § 30 ust.1 statutu Gminy o świadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarz ądu mieniem składa jednoosobowo wójt albo z jego upowa Ŝnienia zast ępca wójta samodzielnie, albo wraz z inn ą upowa Ŝnion ą przez niego osob ą.