Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Onsdagen den 27 februari 2019 kl. 10.00 Plats: Svea Hund Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr Sidnr 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Dialoger och informationsärenden 2019 2019/1 2 3 Uppföljning av internkontrollplan 2018 för 2018/53 3 - 8 kommunstyrelsen 4 Intern kontrollplan 2019 för kommunstyrelsen 2018/382 9 - 10 5 Årets entreprenör och årets landsbygdsföretagare 2019/35 11 2018 6 Svar från SÖSK angående erbjudande att redovisa 2019/14 12 - 36 prioriteringar för Skåne 7 Anmälningsärenden 2019/2 37 Leif Sandberg (C) Johan Linander Ordförande Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-18253 Johan Linander E-post: [email protected] 1 Tomelilla den 18 februari 2019 Dnr KS 2019/1 Kommunledning, Kommunstyrelsens arbetsutskott Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Dialoger och informationsärenden ksau den 27 februari Handläggare: 2019 Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Förvaltningens förslag till beslut [email protected] Kommunstyrelsens arbetsutskott lägger dialoger och informationsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Kommunpolis Anna Hagenkötter och säkerhetssamordnare Dan Bengtsson 2. Fastighetschef Ulrika Olsson och biträdande skolchef Ulrika Ahrlin kl. 09.00 - Lokalförsörjningsplan för Tomelilla kommun 2019-2023 3. Kommunchef Britt-Marie Börjesson Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kansliavdelningen den 18 februari 2019 Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent 1 (1) 2 Uppföljning av internkontrollplanen 2018 för KS verksamheter Resultat av genomförda kontroller Uppföljningen av den interna kontrollen 2018 utgörs av kvarstående kontrollpunkter från 2017 års uppföljning. Detta enligt beslut K§ 48/2018. Resultat av genomförda kontroller 2017 Ekonomiavdelningen Process Kontrollmoment Kontrollmetod Fordran Skickas ansökningar in rätt Finns rutiner för ansökningar Migrationsverket och i rätt tid. Erhålls rätt och uppföljning. belopp. Finns rutiner för bokföringen Bokförs intäkt och fordran rätt Har gått från ca 30-35 mnkr ner till 3 mnkr, bör tas bort som kontrollpunkt framöver. Ekonomiavdelningen har infört tydliga uppföljningsrutiner för ansökningar och ut/inbetalningar från Migrationsverket och kan följa det på ett betydligt tydligare och enklare sätt idag jämfört med 2016. Process Kontrollmoment Kontrollmetod Avtalshantering Finns övergripande rutiner Inventering av avtals för avtalshantering? hantering per nämnd Finns tekniska hjälpmedel Stickprovskontroll för för avtalsbevakning och uppföljning av avtalstrohet uppföljning? Ny rutin kring avtalshantering har tagits fram i samråd och samarbete med kanslichefen. Rutinen redogör för hur ett avtal ska hanteras och dokumenteras, vem som ska få information osv. På detta sätt kan vi fånga upp nya avtal, men även ha kontroll över när andra avtal går ut, ska förlängas, alternativt sägas upp. Övrigt: Kontanthantering: Har i princip eliminerat kontanthantering, Kontrollpunkten är avslutad. Attest behörigheter: Nytt attestreglemente är antaget. Kontrollpunkten är avslutad Prognoser i verksamheten: Ny process införd. Kontrollpunkten är avslutad. Kontrollpunkter som kvarstod Sekretessbelagda dokument. Rutin är framtagen. Makulering/kreditering av fakturor. Rutin behöver uppdateras under 2019. Registervård leverantör. Kvalitetssäkrad metod finns Periodiseringar. Genomförs kontinuerligt. Redovisning av anläggningstillgångar. Kontrollpunkten kvarstår . Gränsdragning mellan drift och investering. Definition finns på publicerad på Forum. 1 3 Uppföljning av internkontrollplanen 2018 för KS verksamheter Utvecklingsavdelningen Projekt i Finns adekvata avtal och Utvärdering av pågående samarbete med rutiner för uppföljning projekt externa aktörer Finns rutiner, fungerar de ? Nya projekt, kontroll av avtal och styrmodell Rutiner behöver förbättras ytterligare både för uppföljning av ekonomi och mål/resultat. Avtalsregleringen för samverkan behöver förbättras än mer. Övrigt: Personal frånvarande/ej på plats, rutin för att spara på V-disken införd, överlämning vid frånvaro, rutinen fungerar. Kontrollpunkt är avslutad. Hög arbetsbelastning, stort ansvar och för många arbetsuppgifter. Specialistfunktioner, realistisk och bra prioritering bland arbetsuppgifter och uppdrag. Frågan tas upp på och utgör en del av APT. Kontrollpunkt är avslutad. Ekonomiskt risktagande. Projekt med extern finansiering, förankring vid externa projekt görs med kommunchef. Kontrollpunkt är avslutad. Risk att mål inte uppnås: delaktighet i mål och mätindikatorer, behöver utvecklas men utgör ingen kontrollpunkt. Muta/bestickning, rutin fungerar. Kontrollpunkt är avslutad. Avbrott IT och mobil, Rutin för att spara dokument och info fungerar. Kontrollpunkt är avslutad. Kontrollpunkter som kvarstod Rutiner för att säkerställa att det finns tydliga samverkansavtal i projekt där någon form av samverkan ingår. Mallar för projektplaner är framtagna. Definiera och tydliggöra ansvarsfrågan i alla projekt. Mallar för projektplaner är framtagna. Projektekonom ska kopplas till samtliga projekt. Punkten kvarstår 2019. IT avdelningen Process Kontrollmoment Kontrollmetod Strömförsörjning Kontroll av reservkraft är Test av strömförsörjning och Kastanjeskolan tillräcklig. Kontroll av att reservkraft. kopplingsskåp är kopplade till reservkraften Åtgärder: IT-avdelningen och Fastighetsavdelningen har undersökt detta och denna punkt har nu Fastighetsavdelning tagit över och det ska byggas ut reservkraft på Kastanjeskolan under 2018. Övrigt: Virus i nätverket: Virusskydd för skadliga länkar via mail har köpts in. IT-säkerhetsutbildning för alla medarbetare pågår via korta mail-kurser. Brandväggarna byts ut under 2018 med bättre funktioner. Vi har även strypt ned skriv-rättigheter för medarbetare för att förhindra virusspridning tillsammans med verksamheterna. Tjänst för att hitta sårbarheter utifrån är igång 2 4 Uppföljning av internkontrollplanen 2018 för KS verksamheter Kontrollpunkter som kvarstod Strömförsörjning på Kastanjeskolan med kontroll av reservkraft och att kopplingsskåp är kopplade till reservkraft. IT-avdelningen och Fastighetsavdelningen har undersökt detta och denna punkt har nu Fastighetsavdelning tagit över ansvaret för. Virus i nätverket: Virusskydd för skadliga länkar via mail har köpts in. IT-säkerhetsutbildning för alla medarbetare pågår via korta mail-kurser. Vi har även strypt ned skriv-rättigheter för medarbetare för att förhindra virusspridning tillsammans med verksamheterna. Tjänst för att hitta sårbarheter utifrån är igång. Kontrollpunkten är avslutad. Brandväggarna byts ut med bättre funktioner. Punkten kvarstår. Åtgärdas under 2019. Kansli Underlag till Är underlagen till kallelserna Kontroll av underlag och kallelser kompletta? inlämning till något/några Hålls inlämningstiderna ? kallelser per nämnd/styrelse för Kontroll görs löpande och följsamheten till uppsatta deadlines är bättre. Rutinerna behöver utvecklas ytterligare. Övrigt: Ärendehanterings system Do-Är ”dör”. Migrering till Evolution är utförd och godkänd. Gamla servern är nedstängd. Kontrollpunkten är avslutad Felaktig registrering. Kansliet arbetar aktivt för att använda standardformuleringar och på så sätt göra den enklare att hitta efterfrågade handlingar i ärendehanteringssystemet Evolution. Kontrollpunkten är avslutad. Bristande kunskap i regelverket för utlämnande av allmän, offentlig handling. Kansliet har informerat chefer inom kommunförvaltningen, bland annat vid en chefsdag, om hur offentliga handlingar ska lämnas ut. Kontrollpunkten är avslutad. Kontrollpunkter som kvarstod Underlag till kallelser behöver vara kompletta och tider för inlämning följas. Kontroll görs löpande och följsamheten till uppsatta deadlines är bättre. Rutinerna behöver utvecklas ytterligare. Kontrollpunkten kvarstår 2019. Säkerhetsamordning Process Kontrollmoment Kontrollmetod Många och ibland Säkerhetsglas monterat. Kontroll och uppföljning av aggressiva Får övervakningskameror fysik säkerhetsutrustning. besökare i monteras? Kontroll av besöksfrekvens receptionen Bemanning Rätt bemanning med rätt Utbildning utbildning Sedan säkerhetsglaset monterades känner personalen att deras arbetsmiljö blivit tryggare. Processen med övervakningskameror fortlöper, Lindstens El har varit och tittat och ska återkomma med tekniska detaljer och kostnader. Efter det kommer vi att skicka in en ansökan till Länsstyrelsen. Vi måste invänta uppgifterna från Lindstens då det tekniska måste finnas med i ansökningshandlingarna. Normalt sätt är det numera alltid två personer i receptionen, ensamarbete undviks så långt det är möjligt. All ordinarie personal utbildas i hot och våld 3 5 Uppföljning av internkontrollplanen 2018 för KS verksamheter Övrigt: Nycklar till kommunala fastigheter i omlopp: Hanteringen av nycklar har skärpts till och fungerar tillfredsställande. Kontrollpunkten är avslutad. Kontrollpunkter som kvarstod Besökares tillträde till kommunhuset: Rutin för externa besökare i kommunhuset kommer ses över. Beräknas klart före sommaren 2018. Kommer efter översyn finnas tillgänglig på Forum. Implementering i verksamheterna ska förslagsvis ske på arbetsplatsträffar. Dessutom måste rutinen finnas med vid introduktion av nyanställda. Rutin för externa besökare i kommunhuset finns framtagen. Viss revidering kvarstår med anledning