Innkalling FR-Møte 04-21 Lyngdal

MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – side 1

INNKALLING MØTE I LYNGDAL KIRKELIG FELLESRÅD

Møtedato Tirsdag 04. mars Møte nr. 04 - 2021 Tid Kl. 19:00 til 21:00 Sted Korshamn kapell Medlemmer som Trygve Haugeland (leder), Lise F. Løland (nestleder), Britt Egebø, innkalles: Svein Ove Nepstad, og Trond Rydlende, Torbjørn Ougland (varamedlem som møter fast våren 2021) Geirulf Grødem (geistlig representant) og Unni Nilsen Husøy (kommunal representant). Varamedlemmer, Lyngdal MR: Tor Arild Tobiassen som får sakspapirer, Konsmo MR: Britt Dalan og men som kun møter Grindheim SR: Vigdis Sætre Koppen og Geir Ola Tveit ved beskjed om forfall Geistlig: Ragnhild Synnøve Lied Kommunen: Johan Ekeland Geistlig: Geirulf Grødem Andre: Carl Magnus Salvesen & Ingunn Birkeland

SAKER: Side: 14/21 Godkjenninger, referat og meldinger 2 15/21 Revidert avlegging av årsregnskap Lyngdal 3 kirkelige fellesråd 2020 16/21 Revidert Årsrapport Lyngdal kirkelige fellesråd 12 2020 17/21 Utlysning av trosopplæringsstillinger i Lyngdal 16 sokn og Konsmo/Grindheim sokn 18/21 Utlysning av stilling som "Kjøkkenleder og 17 frivillighetskoordinator" 19/21 Befaring Korshamn kapell og Austad kirke 18 20/21 Eventuelt Befaring Lyngdal kirkegård 19 20/20 Eventuelt 27

Andakt: Carl Magnus, Geirulf, Lise, Svein Ove, Trygve

30.04.2021 Carl Magnus Salvesen, kirkeverge

Andakt: Svein, Bjarne Gunnar, Berit, Ragnhild

Besøksadresse: Fiboveien 32 Kontortid: Tirsdag, torsdag og Telefon: 47 97 30 01 Postadresse: Postboks 265 fredag 10:00 – 15:00. E-post: 4576 Lyngdal Onsdag 10:15-15:00 [email protected]

MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 14/21

Møtedato: 04.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side: 2 Carl Magnus Salvesen

GODKJENNINGER

1. Innkalling og saksliste til dagens møte ble godkjent.

2. Møtebok fra 23.03.21 er godkjent og underskrives av og .

REFERAT OG MELDINGER

• Koronasituasjonen og smittevern.

• Maling av Grindheim kyrkje og Austad kirke.

• Oppgradering av vannposter på Grindheim kyrkjegard.

• Personalsituasjonen.

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 15/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: 133 Side 3 Carl Magnus Salvesen

Revidert avlegging av årsregnskap Lyngdal kirkelige fellesråd 2020

Aktuelle referanser: • FR-sak 33/20: Driftsbudsjett 2020 3. gang revidering • FR-sak 36/20: Investeringsbudsjett 2020 • FR-sak 11/21 Avlegging av årsregnskap Lyngdal kirkelige fellesråd

Saksopplysninger:

Revisjonen har avdekke følgende forhold som vi må korrigere i regnskapet og regnskapsrapportene: Kr 92 600 var brukt av fond for å dekke innkjøp av varmestyringsanlegg Konsmo og Grindheim. Beløpet var ført feil i regnskapet. Retting fører til at mindreforbruket blir 92 600 lavere enn ved forrige avlegging og at bruk av fond også blir tilsvarende lavere. I sum vil mindreforbruk i 2020 og midler avsatt på fond (egenkapitalen) bli lik som ved forrige avlegging. Videre er 2019 kolonnenene (som viste til regnapet i gamle Lyngdal) i driftsregnskapet og investeringsregnskapet fjernet som følge av sammenslåingen. Noter er korrigert og supplert med enkelte utdypende tilleggsopplysninger.

Følgende rapporter for 2020 er vedlagt: • Regnskapsskjema 1 - Driftsregnskapet 2020. • Regnskapsskjema 2 - Investeringsregnskapet 2020. • Regnskapsskjema 3 - Balanserapport 2020. • Noter til regnskapet 2020.

Kirkevergens kommentar: Fellesrådet har gjennomført planlagte investeringer innenfor budsjett. Driftsregnskapet viser et betydelig mindreforbruk. Dettes skyldes flere forhold: Lavere driftsutgifter i 2020 på grunn av lange perioder med nedstengning og/eller nedskalerte arrangementer/gudstjenester/kirkelige handlinger/ som følge av smittevernregler. Lave strømpriser. Ikke gjennomført lønnsoppgjør. Sykemeldinger og vakanse i stilling ved kirkekontoret i Audnedal. Høyere festeinntekter som følge av det i perioden med nedstengning ble rom for å spore opp festere til graver som ikke var oppført med dette. Lavere kostnader til diakoni på grunn av sykemelding og bruk av vikar.

Investering:

Følgende investeringer er gjennomført 2020: Det er kjøpt obligatoriske andeler i KLP på kr 22 154. Renter og avdrag knyttet til lån opptatt på vegne av Lyngdal sokn til Lyngdal Kirkesenter er betalt med kr 558 812. Tidligere års merforbruk er dekket med kr 39 818 og det er gjort avsettinger med kr 204 719.

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 15/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: 133 Side 4 Carl Magnus Salvesen

Følgende er prosjekter er utført/ regnskapsført i 2020: Renovering av sakristi i Kvås kirke. Skraping og maling av Kvås kirke. Ny belysning av Konsmo kirke og Grindheim kyrkje. Noen mindre arbeider ved Austad kirke.

Investeringsregnskapet har et mindreforbruk (overskudd) på kr. 29 777,17.

Driftsregnskapet:

Driftsregnskapet viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i 2020, på kr 843 078,71. Ubrukte midler på kr 10 926 til trosopplæring i Lyngdal sokn og kr 180 215 til trosopplæring i Konsmo sokn og Grindheim sokn er avsatt til bundne driftsfond. Funksjon 0445 Diakon har et mindreforbruk på kr. 225 989 som vil medføre redusert tilskudd i 2021 på tilsvarende.

Balansen:

Fellesrådets samlede fondsreserver var pr. 31.12.20 kr 1 991 002, av dette er kr 419 368 bundne midler.

Kr 843 078,71 står udisponert i driftsregnskapet. Kr 29 777,17 står udisponert i investeringsregnskapet.

Gravlegatregnskap, avsatt til stell av graver: Dette inngår nå i fellesrådet regnskap og har en balanseført verdi på kr 1 052 435,15. Dette beløpet inngår som en del av fellesrådets kortsiktige gjeld.

Forsalg til fellesrådets vedtak: Fellesrådets årsregnskap for 2020 avlegges slik det fremgår av vedlagte rapporter og noter.

Regnskapsmessig mindreforbruk i drift i 2020, kr 843 078,71 disponeres slik: Kr 225 898 settes på et ubundet diakonalt fond. Resterende beløp på kr 617 180,71 settes av på ubundet disposisjonsfond.

Regnskapsmessig mindreforbruk i investering 2020 på kr 29 777,17 settes av på ubundet investeringsfond.

Regnskapet oversendes revisor.

Særutskrift: Regnskapsskjema 1 Driftsregnskapet Regulert Opprinnelig Tall i 1 kroner Note Regnskap 2020 budsjett 2020 budsjett 2020 DRIFTSINNTEKTER Brukerbetalinger -969 043 -832 000 -642 000 Salg av driftsmidler/fast eiendom 0 0 0 Refusjoner/overføringer -1 886 266 -1 749 000 -1 276 000 Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale 13 -193 000 -193 000 -193 000 Statlige tilskudd -1 126 654 -1 128 000 -1 179 000 Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune -8 334 169 -8 337 000 -8 337 000 Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd -111 419 -143 000 -151 000 Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler -168 574 -180 000 -35 000 Sum driftsinntekter -12 789 125 -12 562 000 -11 813 000

DRIFTSUTGIFTER Lønn og sosiale utgifter 7 336 534 8 370 000 8 119 000 Kjøp av varer og tjenester 3 253 406 3 135 000 2 682 000 Refusjoner/overføringer 544 006 63 000 63 000 Kalk. utg. ved komm. tj.ytingsavtale 13 193 000 193 000 193 000 Tilskudd og gaver 632 512 886 000 858 000 Sum driftsutgifter 11 959 458 12 647 000 11 915 000

Brutto driftsresultat -829 668 85 000 102 000

FINANSINNTEKTER/-UTGIFTER Renteinntekter og utbytte -43 842 -43 000 -43 000 Mottatte avdrag på utlån 0 0 0 Renteutgifter og låneomkostninger 23 338 27 000 27 000 Avdrag på lån 11 144 600 145 000 145 000 Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. 0 0 0 Netto finansinntekter/-utgifter 124 096 129 000 129 000

Avskrivninger 5 602 179 0 Motpost avskrivninger -602 179 0 Netto driftsresultat -705 572 214 000 231 000

BRUK AV AVSETNINGER Bruk av udisponert fra tidl. År -292 284 -292 284 0 Bruk av disposisjonsfond 7 -200 000 -200 000 -253 000 Bruk av bundne fond 7 -128 648 -36 000 0 Bruk av likviditetsreserven 0 0 0 Sum bruk av avsetninger -620 932 -528 284 -253 000

AVSETNINGER Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk 0 0 0 Avsatt til disposisjonsfond 7 256 236 256 236 0 Avsatt til bundne fond 7 227 189 36 048 0 Avsatt til likviditetsreserven 0 0 0 Overført til investeringsbudsjettet 0 22 000 22 000 Sum avsetninger 483 425 314 284 22 000

Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 14 -843 079 0 0 Regnskapsskjema 2 - Investeringsregnskapet Regulert Opprinnelig Tall i 1 kroner Note Regnskap 2020 Budsjett 2020 Budsjett 2020 FINANSIERINGSBEHOV Investeringer i anleggsmidler 1 348 069 1 400 000 0 Merverdiavgift med kompensasjon 337 002 350 000 0 Renteutgifter, låneomk. 158 812 210 000 0 Avdrag på lån (ekstraord.) 11 400 000 400 000 0 Utlån, kjøp av aksjer, andeler og lignende 22 154 22 000 0 Dekning av tidligere års merforbruk 39 818 27 508 0 Avsetninger 7 204 719 204 719 0 Årets finansieringsbehov 2 510 574 2 614 227 0

FINANSIERING Bruk av lånemidler 0 0 0 Inntekter fra salg av driftsm/fast eiend. 0 0 0 Refusjoner -337 002 -350 000 0 Tilskudd til investeringer 8 -1 400 000 -1 400 000 0 Mottatte avdrag på utlån (ekstraord.) 11 -558 812 -610 000 0 Andre inntekter 0 0 0 Sum ekstern finansiering -2 295 814 -2 360 000 0

Overført fra driftsregnskapet 0 -22 000 0 Bruk av avsetninger -244 537 -232 227 0 Sum finansiering -244 537 -254 227 0

Udekket / Udisponert 8 -29 777 0 0 Regnskapsrapport 3 Balanseregnskapet Tall i 1 kroner Note Regnskap 2020 Åpningsbalanse 01.01.2020 EIENDELER A. ANLEGGSMIDLER Faste eiendommer og anlegg 5 22 969 006 21 770 034 Utstyr, maskiner og transportmidler 5 698 500 814 579 Utlån 11 10 000 000 10 400 000 Aksjer og andeler 4 222 181 200 027 Sum anleggsmidler 33 889 686 33 184 640

B. OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer 12 1 424 838 941 888 Aksjer og andeler 0 0 Sertifikater 0 0 Obligasjoner 0 0 Kasse, postgiro, bankinnskudd 4 196 921 3 938 199 Sum omløpsmidler 5 621 759 4 880 087

Sum eiendeler 39 511 445 38 064 727

EGENKAPITAL OG GJELD C. EGENKAPITAL Disposisjonsfond 7 -1 135 744 -1 107 018 Bundne driftsfond 7 -419 368 -320 826 Ubundne investeringsfond 7 -435 890 -231 171 Bundne investeringsfond 7 0 -200 000 Regnskapsmessig mindreforbruk 14 -843 079 -292 284 Regnskapsmessig merforbruk 0 0 Udisponert i investeringsregnskapet 8 -29 777 -17 027 Udekket i investeringsregnskapet 0 39 818 Kapitalkonto 6 -22 588 904 -21 339 259 Sum egenkapital -25 452 762 -23 467 767

D. GJELD LANGSIKTIG GJELD Ihendehaverobligasjonslån 0 0 Sertifikatlån 0 0 Andre lån 11 -11 301 420 -11 846 020 Sum langsiktig gjeld -11 301 420 -11 846 020

KORTSIKTIG GJELD Kassekredittlån 0 0 Annen kortsiktig gjeld 12 -2 757 263 -2 750 940 Sum kortsiktig gjeld -2 757 263 -2 750 940

Sum egenkapital og gjeld -39 511 445 -38 064 727

MEMORIAKONTI: Ubrukte lånemidler 0 0 Andre memoriakonti 0 0 Motkonto for memoriakontiene 0 0 Sum memoriakonti 0 0 LYNGDAL KIRKELIGE FELLESRÅD

NOTER TIL REGNSKAPET 2020

NOTE 1 GENERELLE REGNSKAPSPRINSIPPER

Årsregnskapet er satt opp i samsvar med forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd av 25. september 2003. Årsregnskapet er ført etter anordningsprinsippet. Dette innebærer at alle kjente utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året er tatt med i årsregnskapet, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet ble avsluttet. All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører fellesrådets virksomhet fremgår av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet.

NOTE 2 ARBEIDSKAPITAL

Arbeidskapitalen pr 31.12.2020 er kr 2 864 496. Ved forrige årsskifte var arbeidskapitalen kr 767 730 i Lyngdal og kr 1 361 417 i Audnedal. Det har vært en økning på kr 735 349 i 2020.

NOTE 3 KOMMUNAL LANDSPENSJONSKASSE

Lyngdal kirkelige fellesråds pensjonsforpliktelser er dekket gjennom KLP.

Nøkkeltallene for fellesrådet er: 2020 Innbetalt premie/tilskudd inkl. adm. 800 086

Estimert forpliktelse/midler 31.12 Brutto påløpt forpliktelse 11 028 834 Pensjonsmidler 9 663 744 Netto pensjonsforpliktelse 1 395 090

Økonomiske forutsetninger Diskonteringsrente 3,50% Forventet lønnsvekst 2,48% Forventet G-regulering 2,48% Forventet pensjonsregulering 1,71% Forventet avkastning 4,00%

NOTE 4 AKSJER OG ANDELER

Egenkapitalinnskudd i KLP har en balanseført verdi på kr 222 181,-.

NOTE 5 ANLEGG- AKTIVERING/AVSKRIVNINGER

Inngående balanse i 2020 inneholder også beløpene fra Audnedal fellesråd, til sammen Kr 4 206 768,- og vil derfor ikke være de samme som utgående fra 2019 Samlet avskrivning av inventar, utstyr, maskiner, bygg og anlegg var kr. 602 178,-. Aktiveringen var på kr. 1 685 070,-.

Faste Utstyr, maskiner og eiendommer og 99 år (Tomt transportmiddel anlegg kirkebygg) Totalt Anleggsverdi 1.1 814 579,33 21 712 532,12 57 502,00 22 584 613,45 Tilgang 1 685 070,40 1 685 070,40 Avgang 0,00 Avskrivninger 116 079,79 486 098,73 602 178,52 Nedskrivning 0,00 Bokført verdi 31.12 698 499,54 22 911 503,79 57 502,00 23 667 505,33

NOTE 6 KAPITALKONTO

Kapitalkonto består av aktiveringer/avskrivninger inventar, utstyr, bygg, anlegg, utstyr maskiner, aksjer og andeler og avdrag på lån. Disse verdiene går fram av balansen. Saldo pr. 01.01. er inklusive Audnedal kirkelige fellesråd sine beløp.

Saldo kapitalkonto 01.01.2020 21 339 258 Økning av kapitalkonto (kreditposter): Aktivering fast eiendom, anlegg, utstyr, maskiner og transportmidler 1 685 070 Avdrag på eksterne lån 400 000 Avdrag eget lån 144 600 Egenkapital innskudd 22 154

Reduksjon av kapitalkonto (debetposter): Avskrivning: Eiendom, anlegg, utstyr, maskiner og transportmidler 602 179 Avdrag på utlån - andre utlån 400 000

Saldo kapitalkonto 31.12.2020 22 588 904

NOTE 7 FOND

Fellesrådets samlede fondsmidler er på kr 1 991 002, av dette er kr. 419 368 bundne driftsmidler. Beholdning pr. 01.01. er inklusive fondene fra Audnedal kirkelige fellesråd.

Beholdning Bruk av fond i Bruk av fond i Beholdning 01.01.2020 Avsetninger driftsregnskapet inv. regnskapet 31.12.2020 Disposisjonsfond 1 107 018 256 236 200 000 27 510 1 135 744 Bundne driftsfond 320 826 227 189 128 648 0 419 368 Ubundne investeringsfond 231 171 204 719 0 435 890 Bundne investeringsfond 200 000 0 200 000 0 Samlede avsetninger og bruk av avsetninger 1 859 015 688 144 328 648 227 510 1 991 002

NOTE 8 INVESTERINGER

Fellesrådet mottok i 2020 kr. 1 400 000 fra Lyngdal kommune i investeringstilskudd. Dette er for det meste bruk til å ferdigstille restaureringsarbeidet ved Kvås kirke. Det er satt opp belysning ved Konsmo og Grindheim kirker, dette er for en stor del finansiert ved bruk av fond. Ellers er det brukt litt midler på bl.a. Austad kirke. Regnskapet blir avsluttet med et udisponert beløp på kr 29 777,17.

NOTE 9 STRYKNINGER

Det er foretatt strykning med kr 22 000 på overføring fra drift til investering, siden investeringsregnskapet avsluttes med et udisponert beløp.

NOTE 10 LIKVIDITETSRESERVE

Fellesrådet har ingen bokført likviditetsreserve.

NOTE 11 LANGSIKTIG GJELD

Fellesrådet tok i 2015 opp et lån på 12 000 000,- fra Kommunalbanken som er utlånt til Lyngdal menighetsråd i forbindelse med bygging av Lyngdal Kirkesenter. Avdrag og renter som Lyngdal kirkelige fellesråd betaler på dette lånet, er refundert av Lyngdal menighetsråd. Restlånet er pr. 31.12.20 på kr 10 000 000,-. Så hadde også Audnedal fellesråd et lån i Kommunalbanken som nå er overført Lyngdal fellesråd, her er restgjelden på kr 1 301 420,-. Samlet avdragsutgifter er kr 544 600, kr 400 000 er refundert fra Lyngdal sokn.

NOTE 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER/GJELD

All kortsiktig gjeld og fordringer er reelle. Det er ikke avskrevet tap i 2020.

NOTE 13 KOMMUNAL TJENESTEYTING

Kommunal tjenesteyting var i 2020 på kr 193 000,-

NOTE 14 DRIFTSREGNSKAP

Lyngdal kirkelige fellesråds driftsregnskap ble avsluttet med et mindreforbruk på kr 843 078,71 Driftstilskuddet fra Lyngdal kommune var på kr 8 307 000,-. Ellers er det mottatt kr 766 120,- fra Den Norske Kirke i øremerkede midler til trosopplæring. Disse midlene er ikke brukt opp, og det er netto avsatt til bundne fond henholdsvis kr 10 926 til trosopplæring i Lyngdal sokn og kr 180 215 til trosopplæring i Konsmo sokn og Grindheim sokn. Til diakoni er det mottatt kr 350 034,-. fra Agder og Telemark bispedømmeråd. Diakoniområdet går med et mindreforbruk på kr 225 898,-

NOTE 15 GRAVLEGAT

Gravlegatene ble for gamle Lyngdal kirkelige fellesråd ble tatt inn i fellesrådet sitt regnskap i 2019. Balanseført verdi var da 731 012,61. For Audnedal sitt vedkommende var disse ikke tatt med i fellesrådets regnskap, men hadde pr 31.12.2019 en verdi på kr 413 553,63. Alt er nå tatt inn i fellesrådets regnskap og hadde pr. 31.12.2020 er samlet verdi på kr 1 052 435,15. Dette står som kortsiktig gjeld i balanseregnskapet.

NOTE 16 KOMMUNEREFORMEN – SAMMENSLÅING AV FELLESRÅD

I forbindelse med sammenslåingen av Lyngdal og Audnedal fellesråd er Audnedals utgående balanse for 2019 ført inn i Lyngdal sin inngående balanse i 2020. Åpningsbalansen for Nye Lyngdal fellesråd ble vedtatt i sak 32/20. (I dette beløpet inngikk også kr. 131 500 som var et mellomværende mellom gamle Lyngdal fellesråd og Audnedal fellesråd, ført som leverandørgjeld i Lyngdal og kortsiktig fordring i Audnedal).

Kr 92 600 som stod på Fellesnemnda sitt fond ble brukt til en del av utgiftene til varmestyringsanlegg i Konsmo og Grindheim kirker.

MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 16/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side 12 Carl Magnus Salvesen

Revidert Årsrapport Lyngdal kirkelige fellesråd 2020

Aktuelle referanser: • Kirkemøtets” regler om formene for menighetsrådets og fellesrådets virksomhet”, § 9: Kirkelig fellesråd utarbeider innen utgangen av første kvartal hvert år, en årsrapport over rådets virksomhet i siste kalenderår. Rapporten oversendes menighetsrådene, bispedømmerådet, kommunen, prosten og andre som fellesrådet bestemmer.

Saksopplysninger: Etter avlegging av årsregnskap 2020 og Årsrapport 2020 har kirkevergen fått tilbakemelding fra revisor om at det er ønskelig at årsrapporten i større grad kommenterer budsjettavvik av en viss størrelse. I forslaget til vedtak nedenfor er dette gjort. Nødvendige korrigeringer som følge av FR-sak 15/21 er også gjort.

Forslag til Fellesrådets vedtak:

ÅRSRAPPORT LYNGDAL KIRKELIGE FELLESRÅD 2020

Rådets sammensetning og aktivitet:

Lyngdal kirkelige fellesråd hadde i 2020 følgende sammensetning: Trygve Haugeland (leder), Lise Finseth Løland (nestleder), Mari Grave Håland (i permisjon), Torbjørn Ougland (fungerende 1. vara), Britt Egebø, Svein Ove Nepstad, Trond Rydlende, Geirulf Grødem (biskopens representant) og Unni Nilsen Husøy (kommunal representant).

Rådet hadde ni møter i 2020 og behandlet 40 saker.

Lyngdal kirkelige administrasjonsutvalg hadde i 2020 ett møte og behandlet en sak.

Sentrale saker i 2020: • Ordinære budsjett- og regnskapssaker. • Befaring Lyngdal kirke, kapell, kirkegård, driftsbygning, kirkekontor og kirkesenter • Vedlikeholdstiltak 2020 • Utsyr til streaming av kirkelige handlinger • Oppfølging fireårig el-kontroll og el-tilsynskontroll • Rehabilitering av Grindheim kyrkje og Austad kirke • Utvidelse av redskapsbu ved Grindheim bårehus • Åpningsbalanse Nye Lyngdal kirkelige fellesråd • Stoffkartotek • Søknad om å få pusse opp kjeller i Korshamn kapell • Høring Kirkevalg – overordnede problemstillinger • Høring Forslag til forskrift om forvaltning av kulturhistoriske verdifulle kirker Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 16/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side: 13 Carl Magnus Salvesen

Ansatte: Ved utgangen av 2020 hadde fellesrådet arbeidsgiveransvar for 24 faste ansatte og to ansatte i ulike vikariater. De faste stillingene utgjorde 31.12.20 tilsammen 11,28 årsverk. Fellesrådet har hatt følgende ansatte i 2020:

• Kirkeverge Carl Magnus Salvesen – 100 % fast stilling (leies ut til Hægebostad kirkelige fellesråd i 25 % stilling). • Daglig leder/Kirkegårdsleder Marian Vogsland – 100 % fast stilling. • Kirketjener og driftsteknisk ansvarlig Arnt Edvin Nøkland – 100 % fast stilling. • Kirkegårdsarbeider David Mathisen – 100 % fast stilling. • Kirkegårdsarbeider Odd Reidar Fåland – 20 % fast stilling. • Diakon Jan Kåre Hananger – 100 % fast stilling frem til 18.05.2021. • Diakon Svanhild Frøkedal – 50 % vikariat i perioden 01.01.20-31.08.20 og 80 % vikariat i perioden 01.09.20-31.12.20. • Organist og kirkemusikalsk leder Kaldo Kiis – 80 % fast stilling frem til 31.08.20 og 90 % fast stiling fra og med 01.09.20. • Kirkemusikalsk leder Margot Kiis – 30 % fast stilling og 30 % prosjektstilling (lønnet av Lyngdal sokn) i perioden 01.01.20-30.06.20. Fra 01.09.20. 50 % fast stilling hvorav 10 % lønnes av Lyngdal sokn. • Barne- og ungdomsarbeider Johanne Strømsli Ougland – 50 % fast stilling (lønnet av Lyngdal sokn). • Kirketjener Tor Vatnedal – 20 % fast stilling • Kirkegårdsarbeider Alf Raymond Bordvik – 10 % fast stilling • Organist Rune Hauan – 20 % fast stilling frem til og med 30.06.20. • Klokker Rolv G. Gitlestad – 8 % fast stilling. • Kirketjener Marianne Fredbo –5 % stilling (egentlig 10 % men i ulønnet permisjon fra 5 % av disse) • Kirketjenervikar Gustava Nissen Berntsen – 5 % vikarstilling • Kapelltjener Inger Lill Hananger – 10 % fast stilling. • Renholder Inger Gremaud-Kunz – 10 % fast stilling. • Saksbehandler, prostesekretær og kirketjener Silje Mari Hellås – 85 % fast stilling. • Senterleder/kokk Helge Tislavoll – 100 % fast stilling (lønnet av Lyngdal sokn). • Daglig leder Konsmo og Grindheim sokn og kirkegårdsleder Konsmo og Grindheim Ingunn Birkeland – 60 % fast stilling. • Organist Elisabeth Seland – 30 % fast stilling. • Kirketjener og kontorfullmektig Sissel Håland – 35 % fast tilling til og med 20.06.20 og 15 % fra og med 01.07.20. • Kirketjener Lise Finseth Løland – 15 % fast stilling • Kirkegårdsarbeider Hans Birger Vrålstad – timelønnet (inntil 15 % stillingsstørrelse). • Kirkegårdsarbeider Sven Verdal - timelønnet (inntil 15 % stillingsstørrelse).

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 16/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side: 14 Carl Magnus Salvesen

Økonomi: Årsregnskapet for 2020, avgitt på nytt i FR-sak 15/21, viser et mindreforbruk (overskudd) på kr 843 078,71 i driftsregnskapet. Investeringsregnskapet har et udisponert mindreforbruk (overskudd) på kr 29 777,17.

Regnskapsmessig mindreforbruk i investering 2020 på kr 29 777,17 settes av på ubundet investeringsfond.

Fondsreservene til fellesrådet er pr. 31.12.2020 kr. 1 991 002.

Kommentarer og hovedforklaringer til vesentlige budsjettavvik på linjenivå i drifts- og investeringsregnskapet:

Driftsinntekter:

Brukerbetalinger: Fellesrådet har hatt større inntekter fra salg av varer og Tjenester samt fra festeavgifter enn budsjettert.

Refusjoner/overføringer: Avviket skyldes i hovedsak at det ikke er budsjettert med MVA-kompensasjon. Årsaken til at avviket ikke er større er i hovedsak knyttet til betydelig lavere refusjon fra Lyngdal sokn for utlagt lønn knyttet til menighetsrådsfinansierte stillinger.

Driftsutgifter:

Lønn og sosiale utgifter: Lønnskostnadene ble mindre enn ventet hovedsakelig pga. av vakanse i stilling, permitteringer (i forbindelse med nedstengning våren 2020), ingen direkte lønnskostnader knyttet til trosopplæring i Konsmo/Grindheim, bruk av diakonvikar i lavere stillingsstørrelse og fordi lønnsoppgjøret ikke kom i havn i 2020. Arbeidsgiveravgiften ble dermed tilsvarende lavere enn budsjettert og pensjonsutgiftene ble vesentlig lavere enn budsjettert.

Refusjoner/overføringer: Utlagt MVA var ikke budsjettert.

Tilskudd/gaver: Avvik skyldes i hovedsak at tilskudd til trosopplæring i Lyngdal sokn er mindre enn budsjettert.

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 16/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side: 15 Carl Magnus Salvesen

Kommentarer til vesentlige budsjettavvik på linjenivå i investeringsregnskapet:

Finansieringsbehov:

Renteutgifter, låneomkostninger: Avvik skyldes rentesatsen knyttet til fellesrådets lån som er tatt opp på vegne av Lyngdal sokn sank.

Finansiering:

Refusjoner: Avvik skyldes rentesatsen knyttet til fellesrådets lån som er tatt opp på vegne av Lyngdal sokn sank og Lyngdal sokn refunderte tilsvarende mindre til fellesrådet.

Overføring fra driftsregnskapet: Da investeringsregnskapet gjøres opp med mindreforbruk strykes overføing fra driftsregnskapet, jf. strykningsreglene.

Trygve Haugeland Carl Magnus Salvesen Leder Lyngdal kirkelige fellesråd kirkeverge

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 17/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side 16

Utlysning av trosopplærerstillinger. Lyngdal sokn i inntil 80 % stillingsstørrelse og i Konsmo sokn/Grindheim sokn i 20 % stillingsstørrelse

Aktuelle referanser: • Lyngdal sokn MR-sak 20/21

Saksopplysninger: Lyngdal menighetsråd har i MR-sak 20/21 fattet følgende vedtak:

"Lyngdal menighetsråd vedtar å be Lyngdal kirkelige fellesråd om å ansette trosopplærer for 0-18 år – med hovedansvar for 0-12 år, i inntil 80% stilling. Vi utnevner Rune Halvorsen til å delta i arbeidet med ferdigstillelse av utlysningsteksten og være med i intervjugruppe."

Lyngdal menighetsråd har vært i dialog med Konsmo menighetsråd og Grindheim sokneråd og skriver i saksopplysningen følgende:

"Det er også en ledig stilling i Konsmo/Grindheim på 20% som eventuelt kan kombineres med «vår» stilling. Dette bør innarbeides i vår utlysningstekst."

Daglig leder i Konsmo sokn og Grindheim sokn og fellesrådets regnskaper for 2020 bekrefter at det er trosopplæringsmidler til rådighet til å ansette trosopplærer i Konsmo og Grindheim.

Forslag til fellesrådets vedtak: Lyngdal kirkelige fellesråd vedtar å lyse ut fast stilling som trosopplærer i Lyngdal sokn i inntil 80 % stillingsstørrelse. Forutsetning er at Lyngdal sokn dekker eventuelle lønnsutgifter og andre kostnader knyttet til stillingen om ikke tilskudd til trosopplæring fra bispedømmerådet er tilstrekkelig. Fellesrådets leder, kirkeverge og valgt representant fra Lyngdal menighetsråd ferdigstiller utlysningstekst og lyser ut stillingen snarest. Intervju- og innstillingsutvalget består av fellesrådsleder Trygve Haugeland, valgte representant fra Lyngdal menighetsråd ansattrepresentant Arnt Edvin Nøkland og kirkeverge Carl Magnus Salvesen.

Lyngdal kirkelige fellesråd vedtar videre å lyse ut fast stilling som trosopplærer i Konsmo sokn og Grindheim sokn i 20 % stillingsstørrelse. Fellesrådets leder, kirkeverge og valgt representanter fra Konsmo menighetsråd og Grindheim sokneråd ferdigstiller utlysningstekst og lyser ut stillingen snarest. Intervju- og innstillingsutvalget består av fellesrådsleder Trygve Haugeland, valgte representanter fra Konsmo menighetsråd og Grindheim sokneråd, ansattrepresentant Arnt Edvin Nøkland og kirkeverge Carl Magnus Salvesen.

Intervju- og innstillingsutvalgene gis frihet til å knytte til seg kompetanse for å foreta vurderinger, ved behov.

Søknadsfrist settes til 31. mai 2021.

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 18/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side 17

Utlysning av stilling som kjøkkenleder og frivillighetskoordinator i Lyngdal sokn i 60 % stillingsstørrelse

Aktuelle referanser: • Lyngdal sokn MR-sak 19/21

Saksopplysninger: Lyngdal menighetsråd har i MR-sak 20/21 fattet følgende vedtak:

"Lyngdal menighetsråd vedtar å be Lyngdal kirkelige fellesråd om å ansette «kjøkkenleder og frivillighetskoordinator» i 60% stilling. Vi utnevner Dag Sandal til å delta i arbeidet med ferdigstillelsen av utlysningsteksten og være med i intervjugruppe."

Forslag til fellesrådets vedtak: Lyngdal kirkelige fellesråd vedtar å lyse ut fast stilling som "kjøkkenleder og frivillighetskoordinator" i Lyngdal sokn i 60 % stillingsstørrelse. Forutsetning er at Lyngdal sokn dekker alle lønnsutgifter og andre kostnader knyttet til stillingen.

Fellesrådets leder, kirkeverge og valgt representant fra Lyngdal menighetsråd ferdigstiller utlysningstekst og lyser ut stillingen snarest. Intervju- og innstillingsutvalget består av fellesrådsleder Trygve Haugeland, valgte representant fra Lyngdal menighetsråd ansattrepresentant Arnt Edvin Nøkland og kirkeverge Carl Magnus Salvesen.

Søknadsfrist settes til 31. mai 2021.

Særutskrift: MØTEBOK – Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 19/21

Møtedato: 04.05.21 Saksbehandler: CMS Arkiv: Side: 18

Befaring Korshamn kapell, Austad kirke, bårehus og kirkegård

Aktuelle referanser:

Saksopplysning: Fellesrådet må gjøre seg kjent med bygningsmassen og arealene vi har ansvar for. Det er i hovedsak her vi møter publikum, våre medlemmer betjenes og de ansatte har sitt daglige virke.

Kirkeverge leder gjennomgangen av lokalene og arealene i Korshamn og Austad og redegjør kort for bruken, de siste års utbedringer og fremtidige planer.

Statistikken nedenfor viser besøkstall knyttet til gudstjenester, kirkelige handlinger, arrangementer, konserter og utleiearrangementer. Nedgangen fra 2019 til 2020 skyldes i all hovedsak koronapandemien og smittevernsbegrensninger.

2019 2020 Austad kirke 1791 832 Korshamn kapell 801 405

Møtebehandling: Fellesrådet befarte Korshamn kapell, Austad kirke, bårehus og kirkegård.

Kirkevergen informerte om: • Gjennomførte og planlagte rehabiliteringstiltak knyttet til bygningsmassene.

Forslag til fellesrådets vedtak, enstemmig: Lyngdal kirkelige fellesråd tar orienteringen og innspillene med i det videre arbeidet.

Særutskrift: MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd – Sak 20/21

Møtedato: 05.05.21 Saksbehandler: Arkiv: Side 19 Carl Magnus Salvesen

Eventuelt

Særutskrift: Lyngdal kommune, Lyngdal, Austad og Kvås menighetsråd