INFORME ESPECIAL DB-10-25 6 de mayo de 2010 Cuarta evaluación realizada a las oficinas de los miembros de la Cámara de Representantes de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico sobre el establecimiento de las Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción al 31 de diciembre de 2009 Período evaluado: 1 de enero al 31 de diciembre de 2009 1 Informe Especial DB-10-25 6 de mayo de 2010 CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES .................................... 4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ............................................................................. 5 INFORMACIÓN SOBRE LA CUARTA EVALUACIÓN REALIZADA A LAS OFICINAS DE LOS REPRESENTANTES SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE LAS MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009......................................................................................................................................... 6 ALCANCE Y METODOLOGÍA ............................................................................................. 11 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 12 RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PARA EL ESTABLECIMIENTO DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN- ANTICORRUPCIÓN................................................................................................................ 13 A LOS MIEMBROS DE LA CÁMARA ............................................................................. 13 AGRADECIMIENTO............................................................................................................... 14 RESULTADOS DE LA CUARTA EVALUACIÓN A LAS OFICINAS DE LOS REPRESENTANTES SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE LAS MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009................... 15 1 - Cumplimiento del envío de la Certificación ............................................................ 15 2 - Control Presupuestario (Criterio I) .......................................................................... 15 3 - Plan Estratégico (Plan de Acción) (Criterio II)........................................................ 16 4 - Administración de Personal (Criterio III) ................................................................ 17 5 - Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos (Criterio IV) .......................... 18 6 - Normas para el uso de las oficinas (Criterio V)....................................................... 19 7 - Controles y pérdida de propiedad (Criterio VI)....................................................... 20 2 Informe Especial DB-10-25 6 de mayo de 2010 8 - Expediente de uso de vehículo oficial o recibo del beneficio de estipendio de transportación (Criterio VII)............................................................................... 20 9 - Sistema de archivo y control de documentos (Criterio VIII)................................... 21 10 - Tecnología de Información (Criterio IX)............................................................... 22 11 - Establecimiento y Divulgación de Cultura Ética y de Valores (Criterio X).......... 22 12 - Notificación de actividades con fines de lucro (Criterio XI)................................. 23 13 - Recibo y referido de querellas (Criterio XII)......................................................... 24 14 - Normas sobre Recursos Humanos (Criterio XIII) ................................................. 24 ANEJO 1 - PUNTUACIONES OBTENIDAS POR LAS OFICINAS DE LOS REPRESENTANTES, EN ORDEN ALFABÉTICO ......................................... 26 ANEJO 1-A - PUNTUACIONES OBTENIDAS POR LAS OFICINAS DE LOS REPRESENTANTES, EN ORDEN DESCENDENTE...................................... 29 ANEJO 2 - MIEMBROS DE LA CÁMARA AL 15 DE ENERO DE 2010.......................... 32 3 Informe Especial DB-10-25 6 de mayo de 2010 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 6 de mayo de 2010 Al Gobernador, al Presidente del Senado y a la Presidenta de la Cámara de Representantes Realizamos una evaluación del establecimiento de las Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción al 31 de diciembre de 2009, en las oficinas de los miembros de la Cámara de Representantes (Cámara) de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico (oficinas de los representantes)1, 2. Esto, según los criterios establecidos en nuestra Carta Circular OC-09-21 del 2 de junio de 2009. Efectuamos dicha evaluación a base de la facultad que se nos confiere en la Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. La evaluación se efectuó como parte de nuestro compromiso de contribuir a mejorar la administración pública y de promover el uso eficiente de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. Como resultado de la evaluación, decidimos otorgar reconocimientos a las oficinas de los representantes que obtengan una puntuación de 80 o más, a base de unos criterios establecidos en la referida Carta Circular OC-09-21. En este Informe Especial presentamos el resultado de dicha evaluación. También identificamos recomendaciones para 1 Las normas de la Oficina prohíben el discrimen, entre otros motivos, por razón de género o sexo. Por tanto, para propósitos de este Informe todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos géneros. 2 El resultado de las evaluaciones y los correspondientes reconocimientos son independientes de los hallazgos que se puedan determinar en las auditorías que periódicamente realizamos de las operaciones fiscales. Los resultados de los exámenes realizados en nuestras auditorías son incluidos en los respectivos informes de auditoría. Éstos se publican en los medios informativos y en nuestra página en Internet: http://www.ocpr.gov.pr. También se remiten copias de dichos informes a algunas bibliotecas públicas. 4 Informe Especial DB-10-25 6 de mayo de 2010 que en las oficinas de los representantes lleven a cabo el establecimiento de las medidas dirigidas a mejorar la administración pública y prevenir actos de corrupción en éstas. En el Informe Especial DB-07-20 del 9 de abril de 2007 se incluyó el resultado de la primera evaluación sobre el cumplimiento de los 13 criterios en las oficinas de los representantes al 31 de diciembre de 2006. En esta evaluación participaron 49 (96 por ciento) de las 51 oficinas de los representantes. En el Informe Especial DB-08-19 del 5 de mayo de 2008 se incluyó el resultado de la segunda evaluación sobre el cumplimiento de los 13 criterios en las oficinas de los representantes al 31 de diciembre de 2007. En esta evaluación participaron 49 de las 51 oficinas de los representantes. En el Informe Especial DB-09-23 del 1 de mayo de 2009 se incluyó el resultado de la tercera evaluación sobre el cumplimiento de los 13 criterios en las oficinas de los representantes al 31 de octubre de 2008. En esta evaluación participaron 43 (84 por ciento) de las 51 oficinas de los representantes. Dichos informes están disponibles en nuestra página en Internet: http://www.ocpr.gov.pr. INFORMACIÓN SOBRE LA CÁMARA DE REPRESENTANTES En el Artículo III de la Constitución se establece, entre otras cosas, que el Poder Legislativo se ejercerá por una Asamblea Legislativa, que se compondrá de dos cámaras: el Senado y la Cámara de Representantes, cuyos miembros serán electos por votación directa en cada elección general. Se establece, además, que la Cámara se compondrá de 51 representantes: 40 representantes por Distrito3 y 11 por Acumulación. En el Artículo III, Sección 9 de la Constitución se establece, entre otras cosas, que cada cámara adoptará las reglas propias de sus cuerpos legislativos para sus procedimientos y gobierno interno. La Cámara es dirigida por su Presidente, quien tiene, entre sus facultades y obligaciones, dirigir los asuntos administrativos de ésta. En tal capacidad, organiza y dirige las 3 Uno por cada uno de los 40 distritos representativos. En caso de que en una elección general resultaran electos más de dos terceras partes de los miembros de la Cámara por un solo partido o bajo una sola candidatura, se aumentará el número de los miembros de la Cámara, en representación del partido o partidos de minoría. Estos representantes adicionales se considerarán representantes por acumulación. Por tal razón, al 31 de diciembre de 2009, la Cámara estaba compuesta por 54 representantes: 40 representantes por Distrito y 14 por Acumulación. 5 Informe Especial DB-10-25 6 de mayo de 2010 actividades relacionadas con el funcionamiento de dicho Cuerpo Legislativo. Además, emite los reglamentos y las órdenes administrativas que regulan las operaciones fiscales de éste. La Cámara cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: http://www.camaraderepresentantes.org. Esta página provee información acerca de la entidad y de los servicios que presta. En este Informe se incluye el resultado de la evaluación de las 54 oficinas de los representantes4 que componen la Cámara. Para el año fiscal 2008-09, ésta contaba con un presupuesto de $46,994,828. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA La gerencia de todo organismo gubernamental debe considerar los siguientes Diez Principios para Lograr una Administración Pública de Excelencia. Éstos se rigen por principios