1. Název p řísp ěvku: Zavedení softwarového monitoringu činností uživatel ů, resp. zam ěstnanc ů M ěsta Slaného na po číta čích ve vlastnictví zam ěstnavatele v integraci s elektronickým docházkovým systémem

2. Autor zprávy: Ing. Petr Kola čkovský, tajemník m ěstského ú řadu, Město Slaný, Velvarská 136, 274 53 Slaný tel.: 312 511 118, e-mail: [email protected]

3. Stru čný popis organizace, kde bylo řešení aplikováno Město Slaný je obcí s rozší řenou p ůsobností. Jeho p ůsobnost je upravena zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném zn ění. Na základ ě vyhlášky MV ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvod ů obcí s pov ěř eným obecním ú řadem a správních obvod ů obcí s rozší řenou p ůsobností, v platném zn ění, kterým se ur čují pov ěř ené obecní ú řady, zajiš ťuje M ěstský ú řad ve Slaném výkon přenesené p ůsobnosti státní správy v územních obvodech t ěchto m ěst a obcí: Be řovice, Bílichov, Černuc, Drnek, D řínov, Hobšovice, Ho řešovice, Ho řešovi čky, Hospozín, Hrdlív, Chržín, , Jedom ělice, Jemníky, Kamenný Most, , Kmetin ěves, Knovíz, Královice, , Kvílice, Ledce, , Líský, Loucká, Malíkovice, , Neum ěř ice, Pále č, , Podlešín, Poštovice, Pozde ň, P řelíc, Řisuty, Sazená, Slaný, Sme čno, Stradonice, Studen ěves, Šlapanice, T řebíz, Tu řany, , , Vraný, Vrbi čany, , , Zvolen ěves, Želenice, Žižice,

4. Popis řešení 4.1 Souhrn: Co je podstata tohoto řešení? Implementací uvedeného projektu do praxe dochází k přesnému a objektivnímu m ěř ení a kontrole lidských zdroj ů v organizaci, v č. řešení správy a zabezpe čení IT. Elektronický docházkový systém pak umožnil lepší kontrolu využívání pracovní doby zam ěstnanci ú řadu, usnadnil jejich dosažitelnost a zjednodušil práci mzdovým ú četním.

Uve ďte klí čová slova, která jej nejlépe vystihují. - ob čan, - zam ěstnanec, - správa IT, - efektivita, - monitoring.

K jakým kritériím a subkritériím modelu CAF má projekt vztah? Vztah je zaru čen ke kritériím 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9 modelu CAF.

4.2. Důvod a cíle Co bylo d ůvodem pro vznik řešení a jaké byly jeho cíle? Zavedením tohoto nástroje se p ředpokládalo zlepšení činnosti M ěstského ú řadu ve Slaném, vč. jeho výkonnosti a efektivnosti poskytovaných ve řejných služeb ob čan ům/zákazník ům. Cílem projektu byla aplikace nového p řístupu k řízení lidských zdroj ů uplatnitelného i v dalších organizacích, dále jednoduché a bezpe čné technické řešení správy a zabezpe čení IT, snížení po čtu administrativních zásah ů a zvýšení dostupnosti informa čního systému organizace.

Byly tyto cíle m ěř itelné? Ano, parametrem pro m ěř ení byl stanoven typ nej čast ěji používané aplikace na jednotlivých stanicích.

4.3. Implementace Jaké byly do řešení zapojené hlavní zainteresované strany? Do projektu bylo zapojeno vedení m ěsta, dále zam ěstnanci m ěsta a dodavatelé docházkového systému a softwaru specializovaného na monitoring práce na PC.

Kdo byl za řešení zodpov ědný? Iniciátorem a garantem projektu byl ing. Petr Kola čkovský, tajemník ú řadu.

Jaké nástroje (prost ředky), metody byly použity? Docházkový systém byl aplikován již v roce 2006 s tím, že po dvoum ěsí čním zkušebním provozu, byl naostro spušt ěn v zá ří. Po řízení softwaru p ředcházel testovací provoz na náhodn ě vybraných stanicích (uživatel ů) umož ňující písemný výstup hromadného vyhodnocení použití aplikací dle jednotlivých stanic.

Kým bylo řešení podporováno? Docházkový systém m ěl podporu celého vedení. Aplikace projektu monitoringu si bohužel našla odp ůrce v jednom z místostarost ů.

Jak jste získali podporu Vašich zam ěstnanc ů? Zavedení obou dvou systém ů sledování docházky i nové softwarové technologie jako nástroj ů řízení v organizaci se nesetkalo s podporou u v ětšiny zam ěstnanc ů a n ěkterých člen ů vedení města. Nicmén ě z výsledk ů zkušebního provozu monitoringu výpo četní techniky vyplynul poznatek, že internetová aplikace docházkového systému je daleko nejnavšt ěvovan ější stránkou.

Na jaké p řekážky jste narazili a jak jste je p řekonali? Překážky se objevily na stran ě zam ěstnanc ů a místostarosty, kte ří k monitorování použití aplikací na PC vyslovili ned ůvěru s obavou zasahování vedení ú řadu do jejich soukromí. Uvedené obavy bezd ůvodn ě p řetrvávají. V případ ě docházkového systému se dá říci, že se po jeho ro čním provozu stal b ěžnou sou částí ú řednického života na našem ú řad ě.

5. Nejvýznamn ější výsledky Jaké byly hlavní výsledky? Instalování docházkového systému splnilo v něj vložené o čekávání zejména výrazn ě zlepšenou možností kontrolovatelnosti pln ění pracovní doby, usnadn ěním práce mzdové účtárny a v kombinaci s možností sledování využívání výpo četní techniky v možnostech využívání pracovní doby. Zavedení p ředm ětného softwaru umožnilo vést evidenci využití výpo četní techniky prost řednictvím p řehledu o používaných hardwarových a softwarových prost ředk ů organizace. Tyto informace následn ě mohou být využity vedením ú řadu dle p řístupových práv. Sou časn ě tento systém umožnil upozorn ění na nežádoucí akce (aplikace), ov ěř ení správnosti zavedené bezpe čnostní politiky IT, zjišt ění p říčin problému na stanicích a dohledání jeho zdroje. Nainstalovaný software provád ěl rovn ěž personální audit, který jednozna čně zaznamenával čas strávený pracovníkem u po číta če. Docházelo tak k monitoringu zp ůsobu práce, využití program ů, internetových a emailových služeb, množství vytišt ěných stránek nebo p řenos dat pomocí externích za řízení. Údaje byly k dispozici p řesn ě v okamžiku jejich pot řeby s maximální aktuálností a p řesností. Bylo tak dosaženo zvýšení efektivity práce zam ěstnanc ů.

Jak jste zjistili, jakých výsled ů jste dosáhli? Výsledky byly zdokumentovány ve výkazech pro vyhodnocení použití aplikací.

Jaké nástroje pro jejich m ěř ení jste použili a jak v ěrohodné jsou d ůkazy? Důkazem jsou p řehledy pro hromadné použití aplikací.

Vyskytly se n ějaké specifické faktory, které mohly ovlivnit úsp ěch tohoto řešení? Vzhledem k omezeným finan čním možnostem M ěsta Slaný bylo po řízení p ředm ětného softwaru odkládáno a k aplikaci došlo s cca 4 m ěsí čním zpožd ěním po uzav ření dohody s dodavatelem systému..

Projevil se n ějaký vedlejší negativní či pozitivní ú činek? Žádný vedlejší ú činek se neobjevil.

6. Inovativnost a p řenositelnost dobré praxe Je toto řešení nové či inovativní, a pokud ano, v jakém smyslu? Systém evidence využití výpo četní techniky je ve ve řejné správ ě zavád ěn jen velmi sporadicky a na krátké časové úseky.

Může být nebo bylo toto řešení p řeneseno (aplikováno) v jiné organizaci či sektoru? Pokud ano, které jeho základní prvky? Nebo jste v tomto p řípad ě samy využili dobrou praxi od jiných organizací? Inovativní prvky v metodách zvyšující kvalitu řízení jsou doménou soukromého sektoru, a to z hlediska jejich konkurenceschopnosti dnes již na bezhrani čním trhu. Do ve řejného sektoru nové metody řízení kvality za čínají pronikat.

Jaké nejd ůležit ější poznatky (zkušenosti) jste p ři realizaci řešení získali? Zavedení evidence využití výpo četní techniky p řisp ělo k transparentnosti užívání stanic zam ěstnanci a snížení po čtu administrativních zásah ů do informa čního systému ú řadu.

Jaké je Vaše doporu čení pro ty, kte ří se zajímají o implementaci tohoto řešení ve své organizaci? Před zavedením inovativního prvku do stávajícího režimu řízení organizace je nezbytné zajišt ění informovanosti všech zam ěstnanc ů vlastními silami za ú časti experta v dané oblasti. Vhodné jsou i vzd ělávací programy v oblasti zavád ění moderních metod řízení kvality ve ve řejné správ ě s aktivním využitím dat a zjišt ění z benchmarkingu v tomto p řípad ě obcí s rozší řenou p ůsobností. Vzhledem k široké nabídce na trhu s výpo četní technikou je pot řebná vysoká pe člivost p ři výb ěru dodavatele zakázky.

7. Hlavní p řínosy projektu ( řešení) Přínosem bylo zefektivn ění práce na jednotlivých stanicích a zejména zajištění p řehledu o používaných hardwarových a softwarových prost ředcích M ěsta Slaný.