1. Název p řísp ěvku: Zavedení softwarového monitoringu činností uživatel ů, resp. zam ěstnanc ů M ěsta Slaného na po číta čích ve vlastnictví zam ěstnavatele v integraci s elektronickým docházkovým systémem 2. Autor zprávy: Ing. Petr Kola čkovský, tajemník m ěstského ú řadu, Město Slaný, Velvarská 136, 274 53 Slaný tel.: 312 511 118, e-mail: [email protected] 3. Stru čný popis organizace, kde bylo řešení aplikováno Město Slaný je obcí s rozší řenou p ůsobností. Jeho p ůsobnost je upravena zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném zn ění. Na základ ě vyhlášky MV ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvod ů obcí s pov ěř eným obecním ú řadem a správních obvod ů obcí s rozší řenou p ůsobností, v platném zn ění, kterým se ur čují pov ěř ené obecní ú řady, zajiš ťuje M ěstský ú řad ve Slaném výkon přenesené p ůsobnosti státní správy v územních obvodech t ěchto m ěst a obcí: Be řovice, Bílichov, Černuc, Drnek, D řínov, Hobšovice, Ho řešovice, Ho řešovi čky, Hospozín, Hrdlív, Chržín, Jarpice, Jedom ělice, Jemníky, Kamenný Most, Klobuky, Kmetin ěves, Knovíz, Královice, Kutrovice, Kvílice, Ledce, Libovice, Líský, Loucká, Malíkovice, Neprobylice, Neum ěř ice, Pále č, Plchov, Podlešín, Poštovice, Pozde ň, P řelíc, Řisuty, Sazená, Slaný, Sme čno, Stradonice, Studen ěves, Šlapanice, T řebíz, Tu řany, Uhy, Velvary, Vraný, Vrbi čany, Zichovec, Zlonice, Zvolen ěves, Želenice, Žižice, 4. Popis řešení 4.1 Souhrn: Co je podstata tohoto řešení? Implementací uvedeného projektu do praxe dochází k přesnému a objektivnímu m ěř ení a kontrole lidských zdroj ů v organizaci, v č. řešení správy a zabezpe čení IT. Elektronický docházkový systém pak umožnil lepší kontrolu využívání pracovní doby zam ěstnanci ú řadu, usnadnil jejich dosažitelnost a zjednodušil práci mzdovým ú četním. Uve ďte klí čová slova, která jej nejlépe vystihují. - ob čan, - zam ěstnanec, - správa IT, - efektivita, - monitoring. K jakým kritériím a subkritériím modelu CAF má projekt vztah? Vztah je zaru čen ke kritériím 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9 modelu CAF. 4.2. Důvod a cíle Co bylo d ůvodem pro vznik řešení a jaké byly jeho cíle? Zavedením tohoto nástroje se p ředpokládalo zlepšení činnosti M ěstského ú řadu ve Slaném, vč. jeho výkonnosti a efektivnosti poskytovaných ve řejných služeb ob čan ům/zákazník ům. Cílem projektu byla aplikace nového p řístupu k řízení lidských zdroj ů uplatnitelného i v dalších organizacích, dále jednoduché a bezpe čné technické řešení správy a zabezpe čení IT, snížení po čtu administrativních zásah ů a zvýšení dostupnosti informa čního systému organizace. Byly tyto cíle m ěř itelné? Ano, parametrem pro m ěř ení byl stanoven typ nej čast ěji používané aplikace na jednotlivých stanicích. 4.3. Implementace Jaké byly do řešení zapojené hlavní zainteresované strany? Do projektu bylo zapojeno vedení m ěsta, dále zam ěstnanci m ěsta a dodavatelé docházkového systému a softwaru specializovaného na monitoring práce na PC. Kdo byl za řešení zodpov ědný? Iniciátorem a garantem projektu byl ing. Petr Kola čkovský, tajemník ú řadu. Jaké nástroje (prost ředky), metody byly použity? Docházkový systém byl aplikován již v roce 2006 s tím, že po dvoum ěsí čním zkušebním provozu, byl naostro spušt ěn v zá ří. Po řízení softwaru p ředcházel testovací provoz na náhodn ě vybraných stanicích (uživatel ů) umož ňující písemný výstup hromadného vyhodnocení použití aplikací dle jednotlivých stanic. Kým bylo řešení podporováno? Docházkový systém m ěl podporu celého vedení. Aplikace projektu monitoringu si bohužel našla odp ůrce v jednom z místostarost ů. Jak jste získali podporu Vašich zam ěstnanc ů? Zavedení obou dvou systém ů sledování docházky i nové softwarové technologie jako nástroj ů řízení v organizaci se nesetkalo s podporou u v ětšiny zam ěstnanc ů a n ěkterých člen ů vedení města. Nicmén ě z výsledk ů zkušebního provozu monitoringu výpo četní techniky vyplynul poznatek, že internetová aplikace docházkového systému je daleko nejnavšt ěvovan ější stránkou. Na jaké p řekážky jste narazili a jak jste je p řekonali? Překážky se objevily na stran ě zam ěstnanc ů a místostarosty, kte ří k monitorování použití aplikací na PC vyslovili ned ůvěru s obavou zasahování vedení ú řadu do jejich soukromí. Uvedené obavy bezd ůvodn ě p řetrvávají. V případ ě docházkového systému se dá říci, že se po jeho ro čním provozu stal b ěžnou sou částí ú řednického života na našem ú řad ě. 5. Nejvýznamn ější výsledky Jaké byly hlavní výsledky? Instalování docházkového systému splnilo v něj vložené o čekávání zejména výrazn ě zlepšenou možností kontrolovatelnosti pln ění pracovní doby, usnadn ěním práce mzdové účtárny a v kombinaci s možností sledování využívání výpo četní techniky v možnostech využívání pracovní doby. Zavedení p ředm ětného softwaru umožnilo vést evidenci využití výpo četní techniky prost řednictvím p řehledu o používaných hardwarových a softwarových prost ředk ů organizace. Tyto informace následn ě mohou být využity vedením ú řadu dle p řístupových práv. Sou časn ě tento systém umožnil upozorn ění na nežádoucí akce (aplikace), ov ěř ení správnosti zavedené bezpe čnostní politiky IT, zjišt ění p říčin problému na stanicích a dohledání jeho zdroje. Nainstalovaný software provád ěl rovn ěž personální audit, který jednozna čně zaznamenával čas strávený pracovníkem u po číta če. Docházelo tak k monitoringu zp ůsobu práce, využití program ů, internetových a emailových služeb, množství vytišt ěných stránek nebo p řenos dat pomocí externích za řízení. Údaje byly k dispozici p řesn ě v okamžiku jejich pot řeby s maximální aktuálností a p řesností. Bylo tak dosaženo zvýšení efektivity práce zam ěstnanc ů. Jak jste zjistili, jakých výsled ů jste dosáhli? Výsledky byly zdokumentovány ve výkazech pro vyhodnocení použití aplikací. Jaké nástroje pro jejich m ěř ení jste použili a jak v ěrohodné jsou d ůkazy? Důkazem jsou p řehledy pro hromadné použití aplikací. Vyskytly se n ějaké specifické faktory, které mohly ovlivnit úsp ěch tohoto řešení? Vzhledem k omezeným finan čním možnostem M ěsta Slaný bylo po řízení p ředm ětného softwaru odkládáno a k aplikaci došlo s cca 4 m ěsí čním zpožd ěním po uzav ření dohody s dodavatelem systému.. Projevil se n ějaký vedlejší negativní či pozitivní ú činek? Žádný vedlejší ú činek se neobjevil. 6. Inovativnost a p řenositelnost dobré praxe Je toto řešení nové či inovativní, a pokud ano, v jakém smyslu? Systém evidence využití výpo četní techniky je ve ve řejné správ ě zavád ěn jen velmi sporadicky a na krátké časové úseky. Může být nebo bylo toto řešení p řeneseno (aplikováno) v jiné organizaci či sektoru? Pokud ano, které jeho základní prvky? Nebo jste v tomto p řípad ě samy využili dobrou praxi od jiných organizací? Inovativní prvky v metodách zvyšující kvalitu řízení jsou doménou soukromého sektoru, a to z hlediska jejich konkurenceschopnosti dnes již na bezhrani čním trhu. Do ve řejného sektoru nové metody řízení kvality za čínají pronikat. Jaké nejd ůležit ější poznatky (zkušenosti) jste p ři realizaci řešení získali? Zavedení evidence využití výpo četní techniky p řisp ělo k transparentnosti užívání stanic zam ěstnanci a snížení po čtu administrativních zásah ů do informa čního systému ú řadu. Jaké je Vaše doporu čení pro ty, kte ří se zajímají o implementaci tohoto řešení ve své organizaci? Před zavedením inovativního prvku do stávajícího režimu řízení organizace je nezbytné zajišt ění informovanosti všech zam ěstnanc ů vlastními silami za ú časti experta v dané oblasti. Vhodné jsou i vzd ělávací programy v oblasti zavád ění moderních metod řízení kvality ve ve řejné správ ě s aktivním využitím dat a zjišt ění z benchmarkingu v tomto p řípad ě obcí s rozší řenou p ůsobností. Vzhledem k široké nabídce na trhu s výpo četní technikou je pot řebná vysoká pe člivost p ři výb ěru dodavatele zakázky. 7. Hlavní p řínosy projektu ( řešení) Přínosem bylo zefektivn ění práce na jednotlivých stanicích a zejména zajištění p řehledu o používaných hardwarových a softwarových prost ředcích M ěsta Slaný. .