REPUBLIQUE DU MALI UNION EUROPEENNE Un Peuple – Un But – Une Foi ------o0o------o0o------
ADMINISTRATION CONTRACTANTE ------o0o------
MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES ET DE LA COOPERATION INTERNATIONALE Ordonnateur National du FED ------o0o------République du Mali
PROGRAMME « ALLIANCE GLOBALE CONTRE LE CHANGEMENT CLIMATIQUE AU MALI PHASE 2 (AGCC-MALI 2) »
RESULTAT 4
« La couverture forestière dans les communes d’intervention est améliorée »
APPEL A PROPOSITION N° 01/2018/0N/Mali/AGCC-Mali 2
Lignes directrices à l’intention des demandeurs
Engagement Financier N° ENV/2017/386 539 de l’Union Européenne
Référence : Convention de Financement N° ML/DCI-ENV/2016/039-468 du 25/04/2017
Date limite de soumission de la note succincte de présentation : 09 Avril 2018
Date limite de soumission de la demande complète : juin 2018
Lignes Directrices de l’Appel à Propositions n°01-2018 AGCC-Mali 2
AVERTISSEMENT
Il s'agit d'un appel à propositions restreint. Dans un premier temps, seule la note succincte de présentation (partie A du formulaire de demande de subvention) doit être soumise pour l'évaluation. Par la suite, les demandeurs chefs de file qui auront été présélectionnés seront invités à soumettre une demande complète. Après l'évaluation des demandes complètes, l'éligibilité des demandeurs provisoirement sélectionnés sera vérifiée sur la base des pièces justificatives demandées par l'administration contractante et de la déclaration signée par le demandeur chef de file, envoyée en même temps que la demande complète.
Page 2 Table des matières
1. PROGRAMME ALLIANCE GLOBALE CONTRE LE CHANGEMENT CLIMATIQUE AU MALI PHASE 2 ...... 6 2.1. Contexte sectoriel ...... 6 2.2. Objectifs du programme et priorités ...... 8 2.3. MONTANT DE L’ENVELOPPE FINANCIERE MISE A DISPOSITION PAR L’ADMINISTRATION CONTRACTANTE ...... 8
2. RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS ...... 10 2.1. CRITERES D’ELIGIBILITE ...... 10 2.1.1 Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeur(s) ...... 10 2.1.2 Entités affiliées ...... 11 2.1.3 Associés et contractants ...... 12 2.1.4 Actions éligibles : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ? ...... 13 2.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus? ...... 20 2.2. PRESENTATION DE LA DEMANDE ET PROCEDURES A SUIVRE ...... 23 2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation ...... 23 2.2.2 Où et comment envoyer la note succincte de présentation ? ...... 24 2.2.3 Date limite de soumission de la note succincte de présentation ...... 25 2.2.4 Autres renseignements sur la note succincte de présentation ...... 25 2.2.5 Demandes complètes ...... 25 2.2.6 Où et comment envoyer les demandes complètes ? ...... 26 2.2.7 Date limite de soumission des demandes complètes ...... 27 2.2.8 Autres renseignements sur les demandes complètes ...... 27 2.3. EVALUATION ET SELECTION DES DEMANDES ...... 28 2.4. SOUMISSION DES PIECES JUSTIFICATIVES POUR LES DEMANDES PROVISOIREMENT SELECTIONNEES ...... 33 2.5. NOTIFICATION DE LA DECISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE ...... 34 2.5.1 Contenu de la décision ...... 34 2.5.2 Calendrier indicatif ...... 35 2.6. CONDITIONS DE LA MISE EN ŒUVRE APRES LA DECISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE D'ATTRIBUTION D'UNE SUBVENTION...... 35
3. LISTE DES ANNEXES ...... 36
Page 3 INTRODUCTION Le Mali est confronté depuis plus de trois décennies à des phénomènes climatiques lents qui ont engendré des sécheresses successives, et de la variabilité climatique inter saisonnière, et ont contribué à accélérer la dégradation des ressources naturelles en général et des ressources forestières en particulier, réduisant ainsi les capacités des systèmes agro-sylvo-pastoraux et la résilience des communautés rurales. Ces phénomènes s’accentuent d’année en année. Une croissance démographique du Mali de 3,6% (Source RGPH 2009), les flux migratoires des populations observés depuis la crise sécuritaire de 2012 et conséquemment l’augmentation des besoins locaux en bois, de service et d’énergie et des espaces pour la production agricole et pastorale, rendent difficile la reconstitution des ressources naturelles. Selon le profil environnemental de 2014, les dommages les plus prononcés se situent dans les domaines de l’énergie (7,9% du PIB), des sols (6%), de l’eau (4,8%) et des forêts (5,35%). Au niveau forestier plus de 500 000 hectares de forêts disparaissent chaque année sur une couverture forestière estimée à 37,7 millions d'ha en 2014 (Inventaire forestier 2006 PEALCD et 2014 AGCC 1). Sur ces 500 000 ha, la disparition de 400 000 ha est liée à l’exploitation du bois et les feux de brousse et celle de 100 000 ha à l’extension des surfaces cultivées. Selon la Direction Nationale de l’Energie, les prélèvements de bois dans le cadre de la satisfaction des besoins énergétiques, sont estimés à plus de 12 millions de tonnes par an contre un potentiel de régénération annuel estimé à 7 millions de tonnes par an. Les forêts jouent cependant un rôle crucial tant au niveau de l'atténuation (séquestration du carbone), qu'au niveau de l'adaptation au changement climatique (entre autres : alimentation des nappes phréatiques, renforcement de la fertilité des sols, préservation de la biodiversité…). La réduction de la productivité agricole et les impacts socioéconomiques qui en résultent augmentent la situation de pauvreté et d'insécurité alimentaire. Face à cette situation de vulnérabilité, le Mali s'est doté d'un Cadre stratégique pour la croissance et la réduction de la pauvreté (CSCRP) dont l'objectif pour la période 2012-2017 est de « faire du Mali un pays émergent et une puissance agricole, doté d'une bonne qualité de vie pour les populations ». Ce document inclut des priorités de développement durable et de préservation des ressources naturelles dans l'ensemble de ses axes. Le CSCRP a été revu en 2016 pour donner un nouveau de document, le Cadre Stratégique pour la Relance Economique et le Développement durable (CREDD, 2016-2018). Le CREDD a été élaboré et adopté en Conseil des Ministres le 27 avril 2016. Ce document représente une continuité du CSCRP tout en intégrant les objectifs de développement durable.
Le CREDD constitue la nouvelle Stratégie Nationale de Développement qui intègre l’ensemble des orientations stratégiques du Gouvernement et permet de concrétiser l’ambition affichée par le Gouvernement et les Partenaires Techniques et Financiers de disposer d’un document unique de référence reflétant les priorités de développement sur la période 2016-2018. L’Union européenne, pour intensifier sa coopération avec les pays les plus vulnérables au changement climatique, a mise en place en septembre 2007 l’Alliance Mondiale contre le Changement Climatique (AMCC). Cette coopération vise à : (i) améliorer le dialogue politique sur le changement climatique et l’échange d’expériences pour atténuer leurs impacts et (ii) apporter un appui financier concret pour l’adaptation aux effets néfastes du changement climatique pour la réalisation des objectifs de la réduction de la pauvreté. Pour ce faire, cinq (5) secteurs prioritaires sont retenus. Ce sont : (i) le soutien à l’adaptation aux effets du changement climatique, (ii) la réduction des émissions provenant de la déforestation ou de la dégradation des terres, (iii) la promotion des projets sur le Mécanisme du Développement Propre (MDP), (iv) le renforcement des capacités des pays à faire face aux catastrophes et (v) l’intégration du changement climatique aux efforts de réduction de la pauvreté. En 2014, l'AMCC est entrée dans une nouvelle phase avec le lancement de l'initiative phare AMCC+, dans le contexte du nouveau cadre financier pluriannuel 2014-2020 de la Commission
Page 4 européenne. L’AMCC+ axe son appui technique sur trois (3) domaines prioritaires : i) l’intégration du changement climatique et la réduction de la pauvreté ; ii) le renforcement de la résilience aux stress et chocs liés au changement climatique ; iii) les stratégies sectorielles d'adaptation et d'atténuation face au changement climatique. Aussi, l’adaptation aux effets du changement climatique est une préoccupation aussi importante que la réduction des émissions de gaz à effet de serre, car, quels que soient les efforts de réduction des émissions que consentiront les États, il faudra s’adapter à ces effets, y compris les modifications du régime des pluies et aux épisodes météorologiques extrêmes.
En tant que défi mondial, le changement climatique doit constituer un axe d’intervention majeur des politiques nationales en vue d’un développement durable. Ainsi, au Mali, les effets négatifs des changements climatiques doivent être pris en compte dans le processus de développement socio- économique, avec comme axe central, la lutte contre la pauvreté.
Par ailleurs, les populations, selon les régions cherchent à s’adapter aux variations climatiques et à leurs conséquences. Les mesures traditionnelles utilisées et les ressources disponibles de l’Etat ne permettent pas d’y répondre efficacement, d’où la dégradation continue des écosystèmes et la vulnérabilité croissante des populations.
Le Mali a bénéficié d'un premier financement de l'AMCC à travers la convention de financement n° DCI-ENV/2009/021-551/ML du 12 juillet 2010, afin de l'appuyer dans la finalisation et la mise en œuvre des politiques et stratégies nationales sur le changement climatique « L’Alliance Globale sur le Changement climatique au Mali » (AGCC-Mali 1) a permis d'élaborer la Politique Nationale sur le changement climatique, de contribuer au renforcement des capacités des cadres du Ministère en charge de l'environnement, de rendre opérationnel le Système d'information forestier, de réaliser l'inventaire forestier des régions sud du Mali et d’améliorer la couverture forestière par la mise en œuvre d'actions locales de boisement.
Le présent appel à propositions s’inscrit dans le cadre d’un nouveau financement, sur les fonds AMCC+, objet de la Convention de financement N° DCI-ENV/2016/039 468 signé le 25 Avril 2017, pour un montant de 7 150 000 EUR, soit 4 690 092 550 F CFA, afin d’aider le Mali à concevoir et mettre en œuvre des actions relatives à la lutte contre le changement climatique. Ces actions devront être orientées prioritairement dans le renforcement du transfert de connaissances et de l’information à tous les niveaux sur le changement climatique, la consolidation des capacités de l’ensemble des structures en charge de la gouvernance et de l’information environnementale et l’amélioration de la couverture forestière à travers des actions de « boisements ».
Le devis programme pluriannuel pour la mise en œuvre du programme couvre la période du 19 juin 2017 au 18 décembre 2023, soit une durée de 78 mois dont 70 mois pour la phase opérationnelle et 8 mois pour la phase de clôture.
Page 5 1. PROGRAMME ALLIANCE GLOBALE CONTRE LE CHANGEMENT CLIMATIQUE AU MALI PHASE 2
2.1. Contexte sectoriel Le Mali est un pays vulnérable aux effets du changement climatique par sa situation géographique (pays sahélien) et l'extrême pauvreté d'une grande partie de sa population. Son économie repose essentiellement sur le secteur rural tributaire de conditions climatiques, qui sont de plus en plus aléatoires, et où les ressources forestières constituent une des bases de production. Ces ressources forestières sont fortement dégradées à cause de la déforestation et de la désertification. Ces constats, avec leurs impacts négatifs aussi bien sur les écosystèmes forestiers, l’agriculture, la sécurité alimentaire que sur la santé et autres infrastructures constituent des handicaps à la préservation de la diversité biologique et au développement durable
Au niveau des températures, on note une augmentation de 0,7°C enregistrée entre 1960 et 2006. Elles pourront connaitre une élévation de 1,2 à 3,6°C à l'horizon 2060. Avec une croissance démographique de 3,6% en moyenne entre 1998 et 2009, une augmentation des aires mises en cultures et la réduction des aires boisées, les contraintes climatiques entrainent une surexploitation des ressources naturelles et rend difficile leur reconstitution. Le pays recèle un potentiel naturel riche et varié, mais inégalement réparti et à l'heure actuelle fortement menacé par divers facteurs. L'analyse diagnostique a mis en évidence plusieurs problèmes environnementaux majeurs qui devront être résolus impérativement pour garantir les conditions d'un développement économique et social durable. L'enjeu à terme consiste à restaurer/conserver les ressources naturelles (sols, eau, végétation, faune terrestre et aquatique) et à les gérer de façon à satisfaire les besoins multiples et croissants de la population, notamment les besoins alimentaires, de santé et d'éducation, tout en améliorant le cadre de vie de l'ensemble des citoyens. L'augmentation sensible de la population, conjuguée à la persistance des conditions climatiques défavorables et à des systèmes d'exploitation pour la plupart extensifs, inadaptés et aux productivités très faibles, est un facteur important de la dégradation importante des ressources naturelles et de l'environnement, qui participe activement au processus de désertification. En effet, la forte pression démographique et animale souvent sur un espace restreint va de pair avec un accroissement des besoins notamment en produits agricoles, d'élevage, produits ligneux et en équipements/infrastructures indispensables. Cette situation a conduit en de nombreux endroits à une rupture de l'équilibre entre les utilisations pour la satisfaction des besoins des hommes et la conservation des ressources de l'environnement et du potentiel du milieu naturel. Cette pression, conjuguée aux facteurs climatiques, contribuent à la raréfaction des ressources sylvopastorales, la destruction des écosystèmes et habitats naturels, une perte importante de la biodiversité. L'analyse a mis en exergue également l'insuffisance de données fiables, l'absence d'indicateurs d'impact et de suivi de l'état de l'environnement et un système de gestion de l'information environnementale inexistant. Cette situation constitue un énorme handicap pour une gestion efficace de l'environnement et rend difficiles l'analyse et le diagnostic de l'état des ressources et de leur dynamique, ainsi que le suivi-évaluation des diverses actions. Ce faisant pour garantir une gestion durable des ressources naturelles, une politique forestière nationale et son plan d’actions 2018-2022 a été élaboré, en prenant en compte les nouveaux défis dont le changement climatique, la décentralisation la sécurité alimentaire et nutritionnelle. Cette nouvelle politique forestière a fait l’objet d’approbation le 09 octobre 2017 par le Décret N°2017-0845/P-RM, pour servir de cadre de référence pour une gestion intégrée et durable des ressources forestières et fauniques en vue de contribuer à la lutte contre la pauvreté, à la gestion durable des terres et à la lutte contre les changements climatiques.
Le Mali a participé aux discussions internationales visant à limiter les émissions de Gaz à effet de serre. Dans ce cadre, il a ratifié la Convention Cadre des Nations Unies sur le Changement Climatique (CCNUCC) en 1994 ainsi que le Protocole de Kyoto en 2002. La mise en œuvre de la CCNUCC s’est concrétisée par l’élaboration d'une série de documents dans le domaine du changement climatique. Parmi les documents élaborés, on peut citer entre autres : (i) le Programme d’Action Nationale d’Adaptation
Page 6 aux effets du changement climatique (PANA) en 2007; (ii) les deux premières Communications nationales sur le Changement climatique (2000 et 201l), la troisième en cours de finalisation; (iii) un Cadre stratégique pour une économie verte et résiliente aux changement climatique (2011); (iv) les Politiques et Stratégies nationales sur le Changement Climatique (PNCC et SNCC, 2014) ainsi que le Plan national Climat y afférent (2015); et (v) tout récemment la Contribution Déterminée au niveau National (CDN). Le programme contribuera à la mise en œuvre de la CDN à travers les activités de renforcement des capacités l’ensemble des structures en charge de la gouvernance et de l’information environnementale et du transfert de connaissances et de l’information à tous les niveaux sur le changement climatique et l’amélioration de la couverture forestière à travers des actions de « boisements ». Aussi le programme assurera l’initiation du système internationalement reconnu pour le suivi de la CDN le « le système MNV » au niveau du secteur forestier.
De manière générale, le Mali compte mettre en œuvre de manière transparente les engagements mentionnés dans sa CDN à savoir réduire les émissions de GES par rapport au scénario de base de 29% au niveau de l'Agriculture et de 31% au niveau de l'Energie et augmenter la séquestration du carbone de 21% au niveau des Forêts.
Ainsi, pour la mise en œuvre de la CDN, le MEADD vient de créer une cellule de coordination et de suivi, par l’arrêté n° 2017–2505/MEADD-SG, du 01 Août 2017, élaborer la feuille de route et un plan d’investissement de la CDN. Ces deux documents majeurs pour la mise en œuvre de la CDN ont été validés le 26 Décembre 2017.
Malgré ces efforts, le Mali connaît une faible performance de la gouvernance environnementale, ainsi qu’une faible prise en compte des dimensions environnementales et climatiques dans les politiques et stratégies nationales. Cette faiblesse est due à : - La méconnaissance de la législation par les parties prenantes à cause d'une faible circulation de l'information ; - Un manque de financement empêchant la traduction des documents stratégiques en actions concrètes, ce qui se traduit par un manque de vision sur le long terme. - Un système de gestion de l'information environnementale non viable, rendant difficile toute prise de décisions dans les domaines liés à la protection des ressources naturelles et au changement climatique ; - L'absence d'information qui restreint la mise en place des mécanismes de suivi internationaux et donc l'accès aux opportunités de financements internationaux ; - Une faible implication de la société civile au niveau du dialogue politique dans le sous-secteur Forêt et changement climatique. Cette situation limite l’appropriation de la thématique sur le terrain.
A cet effet, il sera mis en place un système de suivi transparent et internationalement reconnu « Mesure, Notification et Vérification » (MNV), de la mise en œuvre des engagements contenus dans la CDN.
La dégradation et le changement d’affectation des terres constituent les sources principales d’émissions de gaz à effet de serre. Les sols et la végétation conservent trois fois le volume de carbone présent dans l’atmosphère. Les défrichements et la dégradation des sols sont tels que ces importants puits de carbone se transforment en une source majeure d’émissions de gaz à effet de serre.
Il s’agira pour le sous-secteur Forêt d’augmenter la séquestration du carbone par la réalisation des boisements et la réduction des émissions de gaz à effet de serre due aux changements d’affectation des terres et les feux de brousse.
Ainsi, la végétalisation ligneuse à grande échelle et la gestion durable des terres apparaît ici comme une vraie solution à la production de bois énergie, l’atténuation des effets du changement climatique et l’amélioration des écosystèmes forestiers.
Page 7 C’est dans ce contexte que s’inscrivent les actions visant à restaurer les terres dégradées, en vue de rehausser le taux de couverture végétale, la séquestration du carbone tout en contribuant à la lutte contre les effets néfastes du changement climatique et favorisant la création d’emplois et de revenus pour les groupes les plus vulnérables notamment les jeunes et les femmes.
Compte tenu des enjeux cités ci-dessus, il a été décidé dans le cadre du programme « Alliance Globale contre le Changement Climatique au Mali- Phase 2 » (AGCC-Mali 2) de financer à travers son quatrième résultat attendu, des actions d’amélioration de la couverture forestière dans les communes d'intervention. Ces actions d’amélioration de la couverture forestières contribueront à la mise en œuvre de l’engagement du pays pour le secteur forestier en matière de réduction des émissions de GES par la restauration des terres dégradées et l’augmentation de la séquestration du CO2, par la réalisation des boisements et les actions de mise en défens. A cet effet des données fiables pourront être mises à disposition pour le suivi de l’évolution de la ligne de référence du MNV (Résultat attendu 3). Les interventions proposées dans le présent programme « des expériences accumulées à travers la mise en œuvre du Programme Environnemental d’Appui à AGCC-Mali 2 » découlent du Programme Environnemental d’Appui à la Lutte Contre la Désertification (PEALCD), mais aussi la première phase du projet Alliance Globale contre le Changement Climatique au Mali (AGCC Mali 1), en termes de techniques, que d’approche, de montage institutionnel et de complémentarités avec d’autres projets et programmes du sous-secteur Forêt et Changement Climatique. 2.2. Objectifs du programme et priorités L’objectif général :
L’objectif général du présent appel à propositions est d'améliorer la couverture forestière au Mali dans les zones ciblées par l'action AGCC-Mali phase 2.
L’objectif spécifique :
Le présent appel à propositions vise à initier et mettre en œuvre des actions durables de végétalisation des terroirs villageois, de réduction de la pression sur les ressources forestières et de la restauration des terres dégradées par des demandeurs de subvention en rapport avec les collectivités et les bénéficiaires directs des régions de Ségou, Mopti, Tombouctou et Gao.
Sur la base des résultats des inventaires forestiers, le ciblage des zones d’intervention s’est fondé à la fois sur des critères de vulnérabilité au changement climatique et de pertinence écologique. Les priorités du présent appel à propositions sont les suivantes :
La mise en œuvre de projets individuels et collectifs (communautaires, groupement, associations disposant de statut juridique…) visant l’augmentation et la gestion durable des aires boisées (par une gestion plus durable de ces aires, la mise à l’échelle de techniques de reboisement ou d’agroforesterie, la restauration des terres dégradées intégrant l’aspect végétalisation, la réduction de la pression sur les ressources forestières par une meilleure gestion de l'énergie rurale et la promotion d’équipements économes en bois énergie et des énergies de substitution au bois) ; Le renforcement des capacités des communautés à accroître leur résilience au changement climatique en travaillant dans la gestion locale des ressources naturelles ; Le renforcement des capacités des acteurs locaux (communautés, autorités locales, femmes et jeunes…) afin de contribuer à leur participation aux stratégies de réduction de la pauvreté et de développement durable.
2.3. MONTANT DE L’ENVELOPPE FINANCIERE MISE A DISPOSITION PAR L’ADMINISTRATION CONTRACTANTE Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions se chiffre à 3,2 millions d’euro. L’administration contractante se réserve la possibilité de ne pas attribuer tous les fonds disponibles.
Page 8 - Chaque région ciblée dans la zone d’intervention du programme AGCC-Mali 2 sera considérée comme un lot ; - Enveloppe indicative par propositions : EUR 800 000 maxi.
Si le pourcentage minimum prévu pour un lot spécifique ne peut être utilisé du fait d’une qualité insuffisante ou du nombre insuffisant de propositions reçues, l’Administration contractante se réserve le droit de réattribuer les fonds à un autre lot/d’autres lots.
Montant des subventions
Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre le montant minimum et le montant maximum suivants : montant minimum : EUR 400 000 montant maximum : EUR 800 000 Toute subvention octroyée dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les pourcentages minimum et maximum suivants du total des coûts éligibles de l'action : pourcentage minimum : 50 % du total estimé des coûts éligibles de l'action pourcentage maximum : 85% du total estimé des coûts éligibles de l'action (voir également section 2.1.5) Toute subvention sollicitée dans le cadre du présent appel à propositions qui inclut dans le budget proposé des frais généraux ne doit pas dépasser 7% en vue de garantir le cofinancement, celui applicable aux coûts éligibles du total estimé des coûts acceptés1. Si, pendant la mise en œuvre de l’action, les rapports d’avancement et finaux montrent que le total des coûts acceptés est égal au total des coûts éligibles, le pourcentage applicable au total des coûts acceptés s'applique au total des coûts éligibles afin de garantir le cofinancement requis. - Chaque fois qu'il est fait référence au pourcentage des coûts éligibles dans l'appel à propositions, la limitation supplémentaire au pourcentage applicable au total des coûts acceptés s’applique. Avant d'envoyer votre demande, veuillez-vous assurer que la contribution demandée ne dépasse pas le pourcentage maximum autorisé pour le cofinancement des coûts acceptés. - Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement2. - NB : Les contributions en nature ne sont pas considérées comme des dépenses effectives et ne sont pas des coûts éligibles. Les contributions en nature ne peuvent pas être considérées comme représentant le cofinancement du bénéficiaire. - Indépendamment de ce qui précède, si la description de l'action telle que proposée par le bénéficiaire prévoit des contributions en nature, ces contributions doivent être fournies.
1 Total estimé des coûts acceptés = total estimé des coûts éligibles + apports en nature, taxes non éligibles, etc. 2 Lorsqu'une subvention est financée par le Fonds européen de développement, toute mention du financement par l'Union européenne doit être comprise comme se référant à un financement par le Fonds européen de développement.
Page 9 2. RÈLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS
Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent appel à propositions, en conformité avec les dispositions du Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE sont disponibles sur le site Internet d'EuropeAid à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr)3. 2.1. CRITERES D’ELIGIBILITE Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement : (1) les auteurs: - le demandeur chef de file, c’est-à-dire l'entité soumettant le formulaire de demande (2.1.1), - le cas échéant, se(s) codemandeur(s) (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et le(s) codemandeur(s) sont ci-après dénommés conjointement les «demandeurs») (2.1.1), - et, le cas échéant, le(s) entité(s) affiliée(s) au demandeur chef de file ou aux codemandeurs (2.1.2); (2) les actions: - les actions pouvant bénéficier d’une subvention (2.1.4); (3) les coûts : - les types de coûts pouvant être inclus dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).
2.1.1 Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeur(s) (1) Pour pouvoir prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit satisfaire aux conditions suivantes : - être une personne morale; - être sans but lucratif; - organisation non gouvernementale; - être établi4 dans un État membre de l’Union européenne ou d’un pays ACP ; - être directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action avec le(s) codemandeur(s) et l'entité/les entités affiliée(s) et non agir en tant qu’intermédiaire ; - disposer d’une expérience pertinente et compétences techniques adéquates en matière d’amélioration de la couverture ligneuse au Sahel, d'un montant minimum de 50% du montant du projet proposé, sur une période d'au moins 12 mois continus ; - faire la preuve de l’insertion aux communautés cibles des communes concernées par l’action. (2) Les demandeurs potentiels ne peuvent participer à des appels à propositions ni être bénéficiaires d'une subvention s'ils se trouvent dans une des situations mentionnées au point 2.3.3 du Guide pratique. La partie A, section 3 du formulaire de demande de subvention (« déclaration du demandeur chef de file »), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui-même ni le(s) codemandeur(s) ni l'entité/les entités affiliée(s) ne se trouvent dans une de ces situations.
3 Il convient de noter qu’un demandeur chef de file (coordinateur) dont les piliers ont été positivement évalués par la Commission européenne et qui se voit attribuer une subvention ne signera pas le modèle de contrat de subvention publié avec les présentes lignes directrices, mais un contrat de subvention EP fondé sur le modèle PAGoDA. Dans les présentes lignes directrices et dans les autres documents concernant le présent appel à propositions, toutes les références au modèle de contrat de subvention doivent s’entendre comme des références aux dispositions pertinentes du modèle PAGoDA. 4 L'établissement est déterminé sur base des statuts de l'organisation qui devront démontrer que l’organisation a été créée par un acte de droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, toute entité juridique dont les statuts ont été créés dans un autre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible, même si elle est enregistrée localement ou qu'un « protocole d’accord » a été conclu ».
Page 10 Le demandeur chef de file peut agir soit individuellement, soit avec un ou des codemandeurs, si un partenariat avec des codemandeurs est établi à travers un acte (la partie B, section 4,) dans le cadre de l'action. Il doit agir avec un/des codemandeur(s) conformément aux prescriptions ci-après.
Si la subvention lui est attribuée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordinateur dans l’annexe e3h1 (Conditions particulières). Le coordinateur est l’interlocuteur principal de l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il conçoit et coordonne la mise en œuvre de l’action.
Le (s) Codemandeur(s) Les codemandeurs participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action, et les coûts qu’ils encourent sont éligibles au même titre que ceux encourus par le demandeur chef de file. Les codemandeurs doivent satisfaire aux critères d’éligibilité qui s'appliquent au demandeur chef de file lui-même. Les codemandeurs doivent signer le mandat à la partie B, section 4, du formulaire de demande de subvention. Si la subvention leur est attribuée, les éventuels codemandeurs deviendront les bénéficiaires de l'action, avec le coordinateur.
2.1.2 Entités affiliées Entité(s) affiliée(s) Le demandeur chef de file et ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entités affiliées. Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur chef de file et /ou au(x) codemandeur(s): Seules les entités liées structurellement aux demandeurs (le demandeur chef de file ou un codemandeur), notamment sur le plan capitalistique ou juridique. Ce lien structurel recouvre principalement deux notions : (i) le contrôle, au sens de la Directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises: Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être :
- des entités contrôlées directement ou indirectement par le demandeur (filiale ou filiale de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous- filiales ou filiales de deuxième niveau). Ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle ; - des entités contrôlant directement ou indirectement par le demandeur (maison mère). De la même façon il peut s’agir d’entités contrôlant une compagnie contrôlant le demandeur ; - des entités au même niveau de contrôle direct ou indirect que le demandeur (sociétés sœurs). (ii) l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération, une association à laquelle l’entité affiliée participe, ou le demandeur participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération ou une association) que l’entité affiliée proposée.
Le lien structurel ne doit pas être limité à l’action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Il doit exister indépendamment de l’attribution de la subvention. Cela signifie que ce lien pourrait exister avant l’appel à propositions et rester valide une fois l’action terminée. Exceptionnellement l’entité peut être considérée comme affiliée au demandeur même si le lien structurel est limité à l’action ou établi seulement pour sa mise en œuvre dans le cas de « demandeurs uniques » ou « bénéficiaires uniques ». Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée
Page 11 de plusieurs entités ou groupe d’entités qui satisfont ensemble aux critères d’attribution de la subvention. Par exemple une association est formée de ses membres. Que ne peut pas être une entité affiliée ? Les organismes suivants ne peuvent pas être considérés comme des entités affiliées au demandeur : - les attributaires de marchés lancés par le demandeur de la subvention ou ses sous-traitants, les entités à qui un service public est délégué ou concédé pour le compte d’un demandeur; - celles qui perçoivent un soutien financier de la part du demandeur; - celles qui collaborent régulièrement avec un demandeur sur la base d’un protocole d’accord ou qui partagent des actifs; - celles qui ont signé un accord de consortium dans le cadre d’un contrat de subvention (sauf si cet accord de consortium conduit à la création d’un «demandeur unique» tel que décrit ci-dessus). Comment vérifier l’existence du lien avec un demandeur ? L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être établie en particulier sur base des comptes consolidés de groupe auquel appartiennent le demandeur et l’entité affiliée proposée. Celle résultant d’une adhésion peut être établie en particulier sur base des statuts (ou tout acte constitutif équivalent) définissant le demandeur comme un réseau, une fédération ou une association auquel ou auquel/à laquelle le demandeur participe. Si un contrat de subvention est attribué aux demandeurs, leurs entité(s) affiliée(s) ne deviendront ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat. Toutefois elles participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action et les coûts qu’elles encourent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers) peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables au(x) bénéficiaire(s) en vertu du contrat de subvention. Les entités affiliées doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux applicables au demandeur chef de file ou aux codemandeurs. Elles doivent par ailleurs signer la déclaration disponible à la partie B, section 5, du formulaire de demande de subvention.]
2.1.3 Associés et contractants Les entités suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées. Elles n’ont pas à signer le « mandat pour codemandeur(s) » ou la « déclaration d’entité affiliée » : - Associés D'autres organisations ou personnes peuvent être associées à l’action. Les associés participent effectivement à l’action, mais ne peuvent prétendre à bénéficier de la subvention, à l’exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Ces associés ne doivent pas répondre aux critères d'éligibilité mentionnés au point 2.1.1. Les associés doivent être mentionnés dans la partie B, section 6, du formulaire de demande de subvention, intitulée « Associés participant à l’action ». - Contractants Les bénéficiaires et leurs entités affiliées peuvent attribuer des marchés. Les associés ou l'/les entité(s) affiliée(s) ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.
Page 12 2.1.4 Actions éligibles : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ? Définition : L'objectif de cet appel à proposition est de contribuer à l’amélioration de la couverture forestière dans les communes d'intervention. Il faut entendre par "améliorer la couverture forestière", tout type d'action ayant pour but la "végétalisation" des terroirs villageois avec les plantes ligneuses.
Il peut s’agir d’actions individuelles et collectives (communautaires, groupements, associations disposant de statut juridique …) de : boisements classiques ; la promotion de l'agroforesterie et/ou les régénérations naturelles assistées ; les mises en défens, ou de toute approche novatrice efficace et efficiente, soucieuse d'une participation accrue et active des bénéficiaires directs et des acteurs institutionnels pour la gestion durable et la restauration du couvert végétal ; les actions favorisant les approches intégrées tel que la gestion durable des terres (GDT) par la réalisation d’ouvrages adaptées et leur végétalisation; la promotion d’équipements économe en bois énergie et des énergies de substitution au bois pour la contribution du secteur forestier à l'économie du carbone (et aux opportunités qui pourraient en découler).
Durée : La durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 36 mois ni excéder 48 mois. Secteurs ou thèmes Les secteurs ou thèmes spécifiques des actions doivent se rapporter directement aux priorités définies au paragraphe 1.2 des lignes directrices. La proposition devra donc reprendre dans le cadre logique l'objectif général et les objectifs spécifiques du présent appel à propositions, tout en précisant les indicateurs objectivement vérifiables. Par ailleurs les actions transversales pouvant garantir la durabilité des investissements envisagées tel que le renforcement des capacités des acteurs/bénéficiaires, l’appui à l’intégration de la dimension changement climatique dans au moins deux (2) PDESC et l’appui à l’élaboration d’au moins un (1) schéma test d’aménagement du territoire communal en adaptation au changement climatique constitueront des atouts importants.
Couverture géographique Les actions doivent être mises en œuvre au Mali et dans les régions suivantes : Ségou, Mopti, Tombouctou et Gao ce choix tient compte de leur vulnérabilité au changement climatique, la consolidation des initiatives et actions entamées à la première phase de l’AGCC, mais aussi la complémentarité recherchée avec les programmes PGRNCC, le GEDEFOR, l’Agence Panafricaine de la Grande Muraille Verte (APGMV) etc. Quatre (04) lots répartissent les actions sur le plan géographique et se présentent comme suit : Lot 1 : Région de Ségou : Ségou (27 communes), San (25 communes), Bla (14 communes), Barouéli (05 communes) et Tominian (12 communes) ; Lot 2 : Région de Mopti : Mopti (15 communes), Djenné (7 communes), Badiangara (19 communes), Bankass (01 commune), Koro (13 communes) et Douentza (15 communes) Lot 3 : Région de Tombouctou : Tombouctou (6 communes), Niafunké (8 communes), Diré (13 communes) et Goundam (16 communes) Lot 4 : Région de Gao : Gao (7 communes), Bourem (5 communes) et Ansongo (7 communes). (cf communes ciblées par région en Annexes). NB: Le demandeur de subvention au titre d’un lot n’est pas obligé de prendre tous les cercles, encore moins toutes les communes d’un cercle. Sa proposition au titre de la demande complète doit découler d’un diagnostic participatif, et ce considérée comme une étude de faisabilité de la proposition de projet dans les communes et les cercles concernés et la preuve de l’implication des communautés et de la collectivité dans l’identification de l’action.
Page 13
Page 14 Types d’action Les principales actions visées par le présent appel à propositions sont : La mise en œuvre de projets constitués d’actions individuelles et collectives (communautaires, groupements, associations …) visant l’augmentation durable des aires boisées (par exemple, par une gestion plus durable des aires boisées, la mise à l’échelle de techniques de reboisement ou d’agroforesterie, la restauration des sols dégradés, la réduction de la pression sur les ressources forestières par une meilleure gestion de l'énergie rurale) ; Le renforcement des capacités des communautés à accroître leur résilience au changement climatique en travaillant dans la gestion locale des ressources naturelles ; Le renforcement des capacités des acteurs locaux (communautés, autorités locales, …) afin de participer aux stratégies de réduction de pauvreté et de développement durable. les actions favorisant les approches intégrées tel que la gestion durable des terres (GDT) par la réalisation d’ouvrages adaptées et leur végétalisation; la promotion d’équipements économe en bois énergie et de sources alternatives de bois énergie la contribution du secteur forestier à l'économie du carbone (et aux opportunités qui pourraient en découler). Une attention particulière sera portée sur les points suivants : Les actions proposées doivent découler d’un réel diagnostic de terrain et d'une analyse détaillée du contexte et des causes de la dégradation des ressources forestières dans la zone d'intervention de l'action. La proposition devra contenir les cheminements logiques (démarches techniques) qui ont permis son identification et sa formulation à partir de l'analyse des causes préalablement identifiées à travers une approche participative impliquant les acteurs/bénéficiaires (communautés/collectivités) garants de la future durabilité des actions initiées. Pour les actions de plantation ou d’enrichissement (plantation dans les zones à faible couverture végétale), le choix des espèces doit nécessairement tenir compte entre autres de leur exigence écologique (facteurs climatiques et édaphique exigés par une plante pour sa croissance), mais aussi de leur valeur alimentaire (pouvoir contribuer à l’alimentation), de production de bois et de contribution à la consolidation de la diversité biologique et à l’économie locale5 et du choix du promoteur. Pour atteindre l’objectif spécifique de cet appel à propositions, les actions ci-dessus doivent contribuer à l’augmentation durable de la couverture forestière des Cercles ciblés d’au moins 3% et de 4 % des communes d’intervention à la fin du projet. Toutes les candidates et tous les candidats sélectionnés et leurs codemandeurs et/ou associés doivent participer à l’animation du cadre de concertation multi-acteurs du sous-secteur forêt et changement climatique dont les premiers jalons ont été mis en place vers la fin de l’AGCC16. Cette plateforme vise à contribuer au développement d’un partenariat dynamique d’échanges d’expériences, de capitalisation et diffusion des acquis entre la DNEF, l’AEDD, les ONGs, les collectivités décentralisées et les autres acteurs concernés du sous-secteur forêt en lien avec le changement climatique et la foresterie. Un système de suivi-évaluation-capitalisation interne est exigé et les dispositions y afférentes doivent être ressorties clairement dans la proposition. Les résultats et enseignements utiles (en termes d’approche, de méthode, de stratégie et d’outils, …) devront être publiés et diffusés à un large public. Le cadre de concertation cité plus haut pourra servir à cet effet, les données alimenteront la capitalisation des expériences de bonnes pratiques à la fin du programme.
5 • Les actions doivent aussi permettre d’accroître les revenus des communautés à travers le soutien à l’agriculture, à l’élevage et la promotion du reboisement avec des espèces à valeur économique et/ou participant à la sécurité alimentaire. 6 La DNEF assurera la coordination et l’exécution des actions de concert avec le SIFOR les membres volontairement constitués à différents niveaux par les structures/programmes et ONGs .
Page 15 Les responsables des projets retenus devront tenir compte du système de suivi et de capitalisation mis en place par les structures nationales. De fait, la sélection géographique des interventions devra considérer la capacité locale de conduire un suivi-évaluation efficient, professionnel et régulier au niveau local, en prenant en compte l'ensemble des contingences et les risques y compris sécuritaires qui seraient de nature à l'altérer ou à l'empêcher7. Le suivi de quatre (4) indicateurs suivants liés à l'atteinte de l'objectif général de cet appel à propositions sera obligatoire8 : 1. Niveau d’exécution des engagements de la collectivité territoriale/communautés locales pour la mise en œuvre du projet et la pérennisation des investissements (protocole pour accompagner la mise en œuvre du projet, assurer la pérennisation des investissements par l’inscription d’actions environnementales dans les PDESC); 2. taux d’arbres plantés avec un bon état sanitaire; 3. taux d’augmentation de la couverture végétale de l’espace (désagrégés par quantités et types de différentes réalisations); 4. taux d’amélioration de la couverture forestière des zones administratives d’intervention (commune, cercle et région) ; Les autres indicateurs seront identifiés et documentés en fonction de la nature et de l'ampleur des actions proposées. Toutes les actions proposées devront s’accompagner de propositions garantissant la gestion durable des aires bénéficiant d’une intervention. Il s’agira aussi, de soutenir l’initiative des acteurs bénéficiaires et les collectivités territoriales à prendre des mesures pour la pérennisation des investissements et les appuis dans les domaines de l’information, la formation et la communication et la prise en compte de la dimension changement climatique et foresterie dans les PDSEC et la mise en œuvre des actions y afférentes. Chaque action devra intégrer l’élaboration d’une (1) Notice d’Impact Environnemental et Social (NIES) couvrant l’ensemble des activités du projet au cours des trois (3) premiers mois de la mise en œuvre : Ce document relate une description sommaire du projet, les impacts éventuels sur l’environnement, les mesures envisagées pour les réduire ou éliminer les impacts négatifs. Les actions assureront le respect par les exploitants forestiers de la loi N°10 028/2010 du 12 juillet 2010 déterminant les principes de gestion des ressources du domaine forestier national et de ses textes d’application qui ont pour objectif de garantir la gestion durable des ressources forestières et d’améliorer la contribution du sous-secteur forêt à l’économie national. Toute action devra appuyer l’élaboration au moins un (01) schéma directeur d’aménagement forestier communal d’atténuation et d’adaptation au changement climatique. Cette activité a pour objectif d’appuyer les communes d’intervention du programme dans la gestion durable de leurs forêts en mettant à leur disposition des outils et instruments opérationnels d’aménagement du territoire et de gestion décentralisée du domaine forestier. Il s’agit pour cette activité d’identifier un domaine à vocation forestière pour garantir les investissements forestiers durables et de contribuer à la lutte contre le changement climatique en matière d’adaptation et d’atténuation Toute action devra appuyer l’intégration de la dimension changement climatique et des actions de boisement dans au moins deux (2) PDSEC. Cette disposition permet de garantir la poursuite des actions enclenchées au cours de la mise en œuvre du projet et d’assurer la pérennisation des acquis.
7 Il est prévu que les structures centrales du programme et la DUE puissant participer aux réunions du cadre de concertation national ou régional sur le sous-secteur forêt et Changement Climatique. Par ailleurs aussi le bénéficiaire de la subvention doit pouvoir réunir tous les moyens pour permettre un suivi -évaluation efficient régulier en tenant compte de d’insécurité ou de toute autres contingences qui pourrait survenir au cours de l’exécution du projet. 8 La méthodologie du suivi-évaluation-capitalisation des projets et de leurs indicateurs sera harmonisée pour les différents projets en fonction du type et de la nature des activités envisagées avec les structures mandatées à cet effet.
Page 16 Types d’activités Promotion de l'agroforesterie et/ou de la régénération naturelle assistée (RNA). Ceci comprend l’application de techniques de « régénération naturelle assistée », qui est une approche agro forestière dont le but est de conduire la régénération naturelle d'espèces ligneuses ou épargner dans la parcelle de culture les rejets naturels spontanés à des densités désirées. Amélioration des massifs forestiers par des mises en défens et des activités intégrées de restauration des terres et de l’aspect de végétalisation des ouvrages. Certains périmètres sont mis en défens afin d’améliorer leur capacité de reboisement, et leur intérêt floristique socio-économique ou culturel. Il s’agit souvent de périmètres qui ont subi des dégradations mais qui disposent encore de ressources végétales, lesquelles sont d’un intérêt pour les populations, tant sur le plan de la biodiversité, de la protection des sols et des infrastructures, que sur le plan de leurs usages. La création des mises en défens doit respecter les procédures nationales et doit requérir l’aval des communautés ciblées la mise en place des règles de gestion durable et participative est une obligation. Les activités de mises en défens pourront avoir les objectifs suivants : la protection des fleuves, des cours d’eau et d’autres infrastructures (habitats, routes et zones agricoles et d’élevage) ; l’amélioration du patrimoine ligneux ; le développement de l’agroforesterie. contribuer au maintien de la biodiversité de la localité etc.
Plantations Il s’agit de plantations individuelles ou collectives (communautaires, associations/groupements disposent d’un statut juridique…). plantation d'arbres permettant l'exploitation de produits forestiers ligneux et non ligneux afin d'apporter un revenu et/ou d'améliorer l’alimentation et la nutrition ; plantation fruitière ; bosquets ; plantation de brise vent autour des périmètres maraîchers ou agricoles permettant de limiter l'érosion éolienne ; plantation d’alignement ; plantation d’ombrage dans les espaces publiques ; jardin conservatoire/arboretum. Les plantations seront réalisées sur des périmètres disposant d’un régime foncier dépourvu de tout litige, comportant des arbres en polyculture ou monoculture (avec un maximum en espèces locales si possible). Elles seront réalisées sur des terres situées à proximité de points d’eau ou à réaliser dans le cadre de l’action en vue de faciliter les entretiens et d’assurer un rôle de protection, de conservation, de production. Ces points d’eau pourront aussi soutenir la promotion d’activités intégrées aux plantations tel que maraîchage géré par les femmes et les jeunes. Les plantations d’alignement sont réalisées le long des infrastructures (routes, digues, canaux d’irrigation etc.) en vue d’assurer leur protection et embellissement de façon permanente.
Les plantations fruitières, les jardins horticoles seront intégrés à ce type d’actions pour mieux rentabiliser les équipements et permettre aux bénéficiaires de supporter les coûts de leur fonctionnement et de leur entretien. La protection (vents, intempéries) des plantations sera assurée par des systèmes adéquats. Des rideaux protecteurs seront réalisés/plantés non seulement pour protéger le sol contre l’érosion mais également pour corriger les conditions climatiques défavorables et améliorer le microclimat afin d’augmenter les rendements des cultures.
Page 17 Mise en place de jardins conservatoires/arboretums. Ce type d’activité peut avoir un but pédagogique et participer au soutien de la biodiversité de la localité et de sensibiliser les populations au maintien des espèces traditionnelles vu leur valeur thérapeutique, économique et culturelle. Ils peuvent servir de fournisseur de semences forestières de qualité pour les campagnes de reboisement.
Bosquets villageois, gestion communautaire des forêts à travers la mise en place des règles de gestion durable et participative. Il s’agit d’identifier des initiatives communautaires de gestion de massifs forestiers et la réalisation de bosquets villageois susceptibles de garantir leur durabilité et de promouvoir leur réplication. Les règles de gestion devront être définies à travers une démarche participative ainsi que les investissements à réaliser pour le soutien au maintien du potentiel et à la consolidation de la biodiversité. Ces réalisations permettront de préserver les aires protégées et les forêts classées de la coupe abusive du bois. Protection des berges des cours d’eau permanents et semi-permanents. Il s’agira de réaliser des ouvrages adaptés tout au long du profil topographique dans l’optique de favoriser la récupération des terres dégradées et favoriser l’infiltration des eaux de ruissellement, en tant que processus de formulation et de mise en œuvre d’une série de mesures impliquant l’utilisation optimale des ressources du bassin versant dans le but de produire des biens et services (collecte des eaux de pluie, plantations, protection des régénérations naturelles d’espèces ligneuses et herbacées etc…) sans porter préjudice aux ressources en sols et en eau. Autres exemples d’activités pouvant bénéficier d’un financement dans le cadre du présent appel à propositions : Activités de responsabilisation des communautés de base pour une gestion durable des ressources forestières et le renforcement des capacités des acteurs bénéficiaires La restauration des sols et conservation des Eaux et des sols (DRS-CES) par la mise en place de techniques adaptées tels les cordons pierreux, zai, demi-lunes, les bandes enherbées, fascines assorties d’une végétalisation ou la mise en place de réseau de brise vent etc. ; La lutte contre les feux de brousse (active et préventive) ; La promotion de foyers améliorés ou autres équipements économes en bois énergie ou d'autres sources d’énergies alternatives (biogaz, briquette, énergie solaire…) ; Activités complémentaires permettant d'apporter un revenu en attendant les bénéfices liés aux plantations (maraîchage ou autres activités génératrices de revenus réalisées par les femmes autour des points d’eau créés). Soutien financier à des tiers9
Les demandeurs peuvent proposer de soutenir des tiers financièrement pour contribuer à réaliser les objectifs de l’action. Le montant maximum de tel support financier est de 60 000 EUR par tiers, lorsque ce soutien participe à la réalisation de l'objectif principal de l'action. Le soutien financier à des tiers peut contribuer à la réalisation de l’objectif principal de l’action. Conformément aux conditions établies par les présentes lignes directrices, le demandeur chef de file souhaitant redistribuer la subvention, doit indiquer dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention : (i) les objectifs et résultats à atteindre avec ce soutien financier, (ii) une liste exhaustive des types d’activités éligibles au soutien financier,
9 Ces tiers n’étant ni des entités affiliées, ni des associés ni des contractants.
Page 18 (iii) les types catégories de personnes éligibles au soutien financier, (iv) les critères pour les sélectionner et leur attribuer le soutien financier, (v) les critères pour déterminer le montant exact du support financier pour chaque tiers ; (vi) le montant maximum pouvant être redistribué. En tout état de cause ces conditions sont obligatoires. Elles doivent être clairement définies dans le contrat de subvention afin d’éviter que ce soutien financier soit attribué de façon discrétionnaire. Les personnes ou de catégories de personnes éligibles au soutien financier sont : une personne physique; une association ou groupement ; être sans but lucratif; organisation non gouvernementale; être établi10 dans un État membre de l’Union européenne ou d’un pays ACP ;
Les types d’actions suivants ne sont pas éligibles : - actions portant uniquement ou à titre principal sur le parrainage de la participation de particuliers à des ateliers, séminaires, conférences ou congrès; - actions portant uniquement ou à titre principal sur des bourses individuelles d'études ou de formation; - actions de microcrédits, subvention en capital, fonds de roulement, fonds rotatifs, etc. . Visibilité Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la visibilité du financement ou cofinancement par l’Union européenne. Les actions financées entièrement ou partiellement par l’Union européenne doivent autant que possible comprendre des activités d’information et de communication visant à sensibiliser tout ou partie du public aux motifs de l’action, au motif de l’aide fournie par l’Union européenne dans le pays ou la région concernée, ainsi qu’aux résultats et impact de cette aide. Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités et garantir la visibilité du financement de l'UE (se référer au manuel de communication et de visibilité pour les actions extérieures de l'UE tel qu'établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/manuel-de-comm-unication-et-de-visibilite-pour-les-actions-exterieures-de- lunion-europeenne_fr La visibilité sera assurée par chaque demandeur ou co-demandeur sélectionné dans le cadre du présent appel à propositions. Les parties prenantes de l’AGCC- Mali 2 acceptent implicitement que ses partenaires institutionnels y compris la DUE et le AMCC+ publient toute nature d'information relative aux activités du projet. A cet égard, les parties prenantes seront invitées à participer activement aux réseaux d'échanges qui leur seront communiqué. L'ensemble des supports pédagogiques et paquets techniques qui ont été développés dans le cadre des projets antérieurs et des initiatives gouvernementales en cours seront exploités en priorité, c’est à dire avant d’effectuer toute nouvelle proposition dans les mêmes thématiques.
10 L'établissement est déterminé sur base des statuts de l'organisation qui devront démontrer que l’organisation a été créée par un acte de droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À cet égard, toute entité juridique dont les statuts ont été créés dans un autre pays ne peut être considérée comme une organisation locale éligible, même si elle est enregistrée localement ou qu'un « protocole d’accord » a été conclu.
Page 19 . Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée Le demandeur chef de file ne peut pas soumettre plus d’une (1) demande dans le cadre du présent appel à propositions. Le demandeur chef de file ne peut pas être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande relevant du même lot. Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas être un codemandeur ou une entité affiliée dans plus d’une (01) demande dans le cadre du présent appel à propositions.
« Si un tel cas est détecté par le comité de sélection, la proposition sera systématiquement rejetée. Il appartient par conséquent au demandeur de s'assurer au préalable de l'engagement exclusif du codemandeur auquel il s'associe dans sa proposition »
Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention au titre du présent appel à propositions.
2.1.5 Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus? Seuls les « coûts éligibles » peuvent être couverts par une subvention. Les types de coûts éligibles et inéligibles sont indiqués ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global des « coûts éligibles ». Le remboursement des coûts éligibles peut être basé sur une des formes suivantes, ou toute combinaison de celles-ci: - les coûts effectivement supportés par le(s) bénéficiaire(s) et l'/les entité(s) affiliée(s) - une ou plusieurs options de coûts simplifiés. Les coûts simplifiés peuvent prendre les formes suivantes : - coûts unitaires : couvrent tout ou partie des catégories de coûts éligibles spécifiques qui sont clairement déterminées à l'avance par référence à un montant par unité; - montants forfaitaires : couvrent globalement tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l'avance; - financements à taux forfaitaire : couvrent des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l'avance par l'application d'un pourcentage fixé à l'avance.
Les montants ou taux doivent être estimés en utilisant des informations objectives telles que des données statistiques ou tout autre moyen objectif ou en se référant aux données historiques certifiées ou vérifiables des demandeurs ou de l'/les entité(s) affiliée(s). Les méthodes utilisées pour déterminer les montants ou les taux des coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doivent satisfaire aux critères fixés à l'annexe K et faire en sorte, en particulier, que les coûts soient relativement proches de ceux effectivement encourus par le(s) bénéficiaire(s) et l'/les entité(s) affiliée(s), qu'ils soient conformes à leurs pratiques comptables, qu'aucun bénéfice ne soit réalisé et qu’ils ne soient pas déjà couverts par d'autres sources de financement (pas de double financement). Veuillez-vous référer aux instructions et à la liste de vérifications incluses à l'annexe K pour évaluer si les coûts proposés peuvent être raisonnablement acceptés. Les demandeurs proposant cette forme de remboursement doivent clairement indiquer, dans la feuille de calcul n°1 de l'annexe B, chaque rubrique/poste de coûts éligibles concernés par ce type de financement, c.-à-d. ajouter, en lettres capitales, la mention « COÛT UNITAIRE » (par mois/vol., etc.), « MONTANT FORFAITAIRE », « TAUX FORFAITAIRE » dans la colonne « Unité » (voir l’exemple à l'annexe K).
Page 20 En outre, à l'annexe B, dans la deuxième colonne de la feuille de calcul n°2 « Justification des coûts estimés », les demandeurs doivent, pour chaque poste budgétaire correspondant :
- décrire les informations et méthodes utilisées pour déterminer les montants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux forfaitaires, indiquer à quels coûts elles se réfèrent, etc.; - expliquer clairement les formules de calcul du montant éligible final11; - identifier le bénéficiaire qui utilisera l'option de coûts simplifiés (dans le cas d'une entité affiliée, préciser d'abord le bénéficiaire, afin de vérifier le montant maximum par bénéficiaire (qui inclut, le cas échéant, les options de coûts simplifiés de son/ses entité(s) affiliée(s)). Lors de la phase d'attribution de la subvention, l'administration contractante accepte ou non les montants ou taux proposés sur la base du budget prévisionnel soumis par les demandeurs, en analysant les données factuelles des subventions utilisées par les demandeurs ou d'actions similaires et en procédant aux contrôles décrits à l'annexe K. Le montant total du financement sur la base d'options de coûts simplifiés qui peut être autorisé par l'administration contractante pour un des demandeurs pris individuellement (y compris les options de coûts simplifiés proposées par leurs propres entités affiliées) ne peut excéder 60 000 EUR (les coûts indirects ne sont pas pris en compte). Les recommandations d’attribuer une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les inexactitudes, les coûts irréalistes et les coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes de clarification et conduire l'administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l'UE. En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable. Les coûts simplifiés peuvent également prendre la forme d’une répartition des coûts d’une antenne. Les antennes sont des infrastructures locales établies dans l'un des pays où l’action est mise en œuvre ou un pays proche. (Lorsque l'action est mise en œuvre dans plusieurs pays tiers, il peut y avoir plus d’une antenne). Les coûts peuvent couvrir les bureaux locaux ainsi que les ressources humaines. Une antenne peut être exclusivement consacrée à l'action financée (ou cofinancée) par l'UE ou peut être utilisée pour d’autres projets mis en œuvre dans le pays partenaire. Lorsque l'antenne est utilisée pour d'autres projets, seule la part des coûts capitalisés et des coûts de fonctionnement correspondant à la durée de l’action et le taux d’utilisation réel de cette antenne aux fins de l’action peut être déclarée comme coûts directs éligibles. La part des coûts imputables à l'action peut être déclarée comme coûts réels ou fixée par le(s) bénéficiaire(s) sur la base d’une méthode de répartition simplifiée (répartition). La méthode suivie pour la répartition doit être : 1. conforme aux pratiques usuelles de comptabilité et de gestion du bénéficiaire et appliquée de manière cohérente, indépendamment de la source de financement, et 2. fondée sur une clé de répartition objective, juste et fiable. (Consultez l’annexe K pour des exemples de clés de répartition acceptables). Une description, rédigée par l'entité, de la méthode de répartition utilisée pour définir les coûts de l'antenne conformément aux pratiques et principes comptables et de gestion usuelle de l’entité et expliquant comment la méthode répond aux conditions 1 et 2 ci-dessus, doit être présentée sur une feuille séparée et annexée au budget.
11 Exemples: - frais de personnel: le nombre d'heures ou de journées de travail * coût horaire ou journalier prédéterminé en fonction de la catégorie de personnel concernée; - frais de déplacement: distance en km * frais de transport prédéterminés par km; nombre de jours * indemnité journalière prédéterminée en fonction du pays; - coûts spécifiques découlant de l'organisation d'un événement: nombre de participants à l'événement * coût total prédéterminé par participant, etc.
Page 21 La méthode sera examinée et acceptée par le comité d'évaluation et l’administration contractante lors de la phase d’attribution du marché. Le demandeur est invité à soumettre (le cas échéant) la liste des contrats auxquels la méthodologie proposée a déjà été appliquée et dont la bonne application a été confirmée par une vérification des dépenses. Lors des vérifications des comptes, les contrôleurs vérifieront si les coûts déclarés sont conformes à la méthode décrite par le(s) bénéficiaire(s) et acceptée par l’administration contractante. Les registres et documents pertinents seront conservés par le(s) bénéficiaire(s) pour démontrer que la méthode de répartition simplifiée est conforme aux conditions définies ci-dessus. À la demande du (des) bénéficiaire(s), cette conformité peut être évaluée et approuvée au préalable par un auditeur indépendant externe. Dans ce cas, la méthode de répartition simplifiée sera acceptée automatiquement par le comité d’évaluation et ne sera pas mise en cause par des contrôles ex post. Lorsque les coûts sont déclarés sur la base d'une telle méthode de répartition, le montant imputé à l'action doit être indiqué dans la colonne « COÛTS TOTAUX » et la mention « RÉPARTITION » doit être indiquée dans la colonne « unités » [sous les rubriques budgétaires 1 (ressources humaines) et 4 (bureaux locaux)].
. Coûts directs éligibles
Pour être éligibles aux fins du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les conditions prévues à l'article 14 des conditions générales du modèle de contrat de subvention (voir annexe G des présentes lignes directrices). Les demandeurs et, le cas échéant, leurs entités affiliées conviennent que les vérifications des dépenses visées à l'article 15.7 des conditions générales du modèle de contrat de subvention (voir annexe G des lignes directrices) seront effectuées par l'administration contractante ou tout organisme externe autorisé par la Commission européenne/l’administration contractante
Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale Ordonnateur National du FED – Cellule CONFED B.P. 11, Quartier de Koulouba – Bamako Tel : (+223) 20 22 98 20/20 22 45 30 République du Mali
Les coûts des salaires du personnel de l’administration nationale peuvent être éligibles dans la mesure où ils sont liés aux coûts des activités que l’administration en question ne prendrait pas en charge si l’action n’était pas entreprise.
. Réserve pour imprévus
Le budget peut inclure une réserve pour imprévus correspondant au maximum à 5 % des coûts directs éligibles estimés. Elle ne peut être utilisée qu’avec l'autorisation écrite préalable de l'administration contractante.
. Coûts indirects éligibles (frais administratifs)
Les coûts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l'action peuvent être éligibles pour un financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excéder 7 % du total estimé des coûts directs éligibles. Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas de coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le modèle de contrat de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Cependant, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne devra être fournie par le bénéficiaire. Si un des demandeurs ou une des entités affiliées bénéficie d'une subvention de fonctionnement financée par l'UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu'il/elle supporte au budget proposé pour l'action.
Page 22 . Apports en nature Par « apports en nature », il faut entendre les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie à des bénéficiaires ou à des entités affiliées. Les apports en nature n'impliquant aucune dépense pour des bénéficiaires ou des entités affiliées, ils ne constituent pas des coûts éligibles. Les apports en nature ne peuvent être considérés comme un cofinancement. Toutefois, si la description de l'action proposée contient des apports en nature, ces apports doivent être fournis. . Coûts inéligibles Les coûts suivants ne sont pas éligibles : – les dettes et la charge de la dette (intérêts); – les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles; – les coûts déclarés par le(s) bénéficiaire(s) et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d'une subvention de l'Union européenne (y compris par le FED); – les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément à l’article 7.5 des conditions générales du modèle de contrat de subvention, au plus tard à l’issue de l’action; – les taxes, y compris la TVA, sauf lorsque le Bénéficiaire (ou le cas échéant ses partenaires) ne peut les récupérer et si la réglementation applicable autorise leur prise en charge; – les pertes de change; – les crédits à des tiers. 2.2. PRESENTATION DE LA DEMANDE ET PROCEDURES A SUIVRE Les informations dans PADOR ne seront pas utilisées dans le cadre du présent appel à propositions restreint.
2.2.1 Contenu de la note succincte de présentation Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives à la note succincte de présentation figurant dans le formulaire de demande de subvention annexé aux présentes lignes directrices (annexe A). Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français. 1. Dans la note succincte de présentation, les demandeurs chefs de file ne doivent fournir qu'une estimation de la contribution de l’UE demandée ainsi qu’un pourcentage indicatif de cette contribution par rapport aux coûts éligibles de l'action. Un budget détaillé ne doit être présenté que par les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète dans la seconde phase. 2. Les éléments définis dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés dans la demande complète. La contribution de l'UE ne pourra pas varier de plus de 20 % par rapport à l’estimation initiale. Les demandeurs chefs de file sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis en respectant les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages de cofinancement indiqués au point 1.3 des présentes lignes directrices. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur ou une entité affiliée que dans des cas dûment justifiés (par ex. faillite du codemandeur ou de l’entité affiliée initiaux). Dans ce cas, le nouveau codemandeur/la nouvelle entité affiliée doit être de nature similaire au codemandeur/ à l’entité affiliée initial(e). Le demandeur chef de file peut adapter la durée de l'action si des circonstances imprévues ne relevant pas du champ d'application des demandeurs se sont produites après la soumission de la note de présentation et exigent une telle adaptation (risque de non-exécution de l’action). Dans ces cas, la durée doit rester dans les limites prévues dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs. Une explication/justification du remplacement/de l'ajustement concerné sera fournie dans une lettre ou un courriel d’accompagnement. Les contributions propres des demandeurs peuvent être remplacées à tout moment par des contributions d'autres donateurs.
Page 23 3. Seule la note succincte de présentation sera évaluée. Il est par conséquent très important que ce document contienne toutes les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée. Toute erreur ou incohérence majeure relative aux instructions concernant la note succincte de présentation peut aboutir au rejet de cette dernière. L'administration contractante se réserve le droit de demander des éclaircissements lorsque les informations fournies ne lui permettent pas de réaliser une évaluation objective. Les notes succinctes de présentation manuscrites ne seront pas acceptées.
2.2.2 Où et comment envoyer la note succincte de présentation ?
La note succincte de présentation, la liste de contrôle12 et la déclaration du demandeur chef de file (disponibles à la partie A, sections 2 et 3, du formulaire de demande de subvention) doivent être soumises en un original et 3 copies en format A4, reliés séparément. Une version électronique de la note succincte de présentation doit également être fournie. Un CD-ROM ou clé USB13 contenant la note succincte de présentation en format électronique sera placé, avec la version papier, dans une enveloppe scellée selon les indications figurant ci-dessous. Le fichier électronique doit être exactement identique à la version papier jointe. Lorsque des demandeurs chefs de file envoient plusieurs notes succinctes de présentation (si cela est autorisé dans les lignes directrices de l'appel à propositions en question), chacune d’elles doit être envoyée séparément. L’enveloppe doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions ainsi que [le numéro du lot et son intitulé,] la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention « Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture ». Les notes succinctes de présentation doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée par courrier recommandé ou par messagerie expresse privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous :
Adresse postale Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale Ordonnateur National du FED – Cellule CONFED B.P. 11, Quartier de Koulouba – Bamako République du Mali
Adresse pour remise en main propre ou pour envoi par messagerie express privée Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale Ordonnateur National du FED – Cellule CONFED B.P. 11, Quartier de Koulouba – Bamako Tel : (+223) 20 22 98 20/20 22 45 30 République du Mali Les notes succinctes de présentation envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées. Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.
12 Veuillez noter que la note succincte de présentation/la demande complète ne sera pas rejetée uniquement parce que le demandeur chef de file n’a pas présenté la liste de contrôle ou parce que les informations sur cette liste sont incorrectes. 13 Si vous souhaitez autoriser d'autres dispositifs (ex. clés USB), assurez–vous que les mesures de sûreté informatiques appropriées sont en place.
Page 24 2.2.3 Date limite de soumission de la note succincte de présentation La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au 09 Avril 2018 telle que prouvé par la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date de l'accusé de réception. En cas de remise en main propre, l'heure limite de réception est fixée à 16 heures 00 mn telle que prouvée par le reçu signé et daté. Toute note succincte de présentation soumise après la date limite sera rejetée. Cependant, pour des raisons d'efficacité administrative, l'administration contractante peut rejeter toute note succincte de présentation envoyée dans les délais mais reçue après la date effective d'approbation de l'évaluation de la note succincte de présentation (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).
2.2.4 Autres renseignements sur la note succincte de présentation
Une session d’information relative au présent appel à propositions sera organisée entre le 05 et le 14 Mars 2018 suivant le calendrier ci-après : le 07 Mars 2018 à partir de 09h 00 à Mopti au conseil régional (Pour les régions de Mopti, Tombouctou et Gao) ; le 09 Mars 2018 à partir de 09h 00 à Ségou au Centre Gabriel Cissé (Pour la région de Ségou) à 09h 00) et le 14 Mars 2018 à partir de 09 h 00 à Bamako au Palais de la culture. Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation, à l'/aux adresse(s) figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions : [email protected] Avec ampliations à : [email protected]
L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date. Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation. Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques. Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions posées. Toutes les questions et leurs réponses ainsi que d'autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d'évaluation seront publiées en temps utile sur le site web d'EuropeAid, à l’adresse suivante : https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome, sur www.confedmali.net ou sur https://eeas.europa.eu/delegations/mali/index_fr.htm
Il est par conséquent recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l'adresse figure ci-dessus afin d'être informé des questions et réponses publiées.
2.2.5 Demandes complètes
Les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète à la suite de la présélection de leurs notes succinctes de présentation doivent le faire à l’aide de la partie B du formulaire de demande de subvention annexé aux présentes lignes directrices (annexe A). Les demandeurs chefs de file doivent respecter scrupuleusement le format du formulaire de demande de subvention et compléter les paragraphes et les pages dans l’ordre.
Page 25 Les éléments énoncés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur chef de file dans la demande complète. La contribution de l'UE ne peut s'écarter de plus de 20 % par rapport à l'estimation initiale, même si les demandeurs chefs de file sont libres d'adapter le pourcentage de cofinancement requis pour autant que les montants minimaux et maximaux ainsi que les pourcentages du cofinancement, tels qu'indiqués dans la section 1.3 des présentes lignes directrices, soient respectés. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur ou une entité affiliée que dans des cas dûment justifiés (ex. faillite du codemandeur ou de l’entité affiliée initiaux). Dans ce cas, le nouveau codemandeur/la nouvelle entité affiliée doit être de nature similaire au codemandeur / à l’entité affiliée initial(e). Le demandeur chef de file peut adapter la durée de l'action si des circonstances imprévues ne relevant pas du champ d'application des demandeurs se sont produites après la soumission de la note de présentation et exigent une telle adaptation (risque de non-exécution de l’action). Dans ces cas, la durée doit rester dans les limites prévues dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs. Une explication/justification du remplacement/de l'ajustement concerné sera fournie dans une lettre ou un courriel d’accompagnement.
Les demandeurs chefs de file doivent soumettre leurs demandes complètes dans la même langue que celle de leur note succincte de présentation. Les demandeurs chefs de file doivent remplir le formulaire complet de demande aussi soigneusement et clairement que possible afin de faciliter son évaluation. Toute erreur relative aux points mentionnés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) ou incohérence majeure dans la demande complète (incohérence des montants repris dans les feuilles de calcul du budget, par exemple) peut conduire au rejet immédiat de la demande. Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administration contractante de réaliser une évaluation objective. Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées. Il est à noter que seul le formulaire complet de demande et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront transmis aux évaluateurs (et, le cas échéant, aux assesseurs). Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.
2.2.6 Où et comment envoyer les demandes complètes ? Les demandes complètes (formulaire complet de demande, budget, cadre logique et déclaration du demandeur chef de file) doivent être soumises dans une enveloppe scellée, envoyée en recommandé ou par messagerie express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse indiquée ci-dessous :
Adresse postale Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale Ordonnateur National du FED – Cellule CONFED B.P. 11, Quartier de Koulouba – Bamako République du Mali Adresse pour remise en main propre ou pour envoi par messagerie express privée Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale Ordonnateur National du FED – Cellule CONFED B.P.E 11, Quartier de Koulouba – Bamako Tel : (+223) 20 22 98 20/20 22 45 30 République du Mali Les demandes envoyées par d’autres moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées.
Page 26 Les demandes doivent être soumises en un original et trois (3) copies en format A4, reliées séparément. Le formulaire complet de demande, le budget et le cadre logique doivent également être fournis sous format électronique (CD-ROM ou clé USB14 ) dans un fichier séparé et unique (en d'autres termes, la demande complète ne doit pas être morcelée en différents fichiers). Le fichier électronique doit être exactement identique à la version papier jointe. La liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) et la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) doivent être agrafées séparément et jointes dans l’enveloppe. Lorsque les demandeurs chefs de file présentent plusieurs demandes (si les lignes directrices de l’appel à propositions l’autorisent), chacune d’elles doit être envoyée séparément. L’enveloppe doit porter le numéro de référence et l'intitulé de l’appel à propositions ainsi que le numéro du lot et son intitulé, la dénomination complète et l'adresse du demandeur chef de file, ainsi que la mention « Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture » et « mention équivalente dans la langue locale ». Les demandeurs doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Les demandes incomplètes peuvent être rejetées.
2.2.7 Date limite de soumission des demandes complètes La date limite de soumission des demandes complètes sera communiquée dans la lettre envoyée aux demandeurs chefs de file dont la demande a été présélectionnée. Cependant, pour des raisons d'efficacité administrative, l'administration contractante peut rejeter toute demande complète envoyée dans les délais mais reçue après la date effective d'approbation du rapport d'évaluation des demandes complètes (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).
2.2.8 Autres renseignements sur les demandes complètes
Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes, à la/l’une des adresse(s) figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions : [email protected] Avec ampliations à : [email protected]
L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir des éclaircissements au sujet des questions reçues après cette date. Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes. Afin de garantir l'égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, de l'/des entité(s) affiliée(s) ou d’une action. Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions. Toutes les questions et réponses ainsi que les autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d'évaluation seront publiées sur le site web d’EuropeAid à l’adresse suivante :
14 Si vous souhaitez autoriser d'autres dispositifs (ex. clés USB), assurez–vous que les mesures de sûreté informatiques appropriées sont en place.
Page 27 https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome et sur www.confedmali.net ou https://eeas.europa.eu/delegations/mali/index_fr.htm Il est par conséquent recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l'adresse figure ci- dessus afin d'être informé des questions et réponses publiées. 2.3. EVALUATION ET SELECTION DES DEMANDES Les demandes seront examinées et évaluées par l'administration contractante avec l’aide, le cas échéant, d'assesseurs externes. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après. Si l'examen de la demande révèle que l'action proposée ne remplit pas les critères d'éligibilité décrits au point 2.1.4, la demande sera rejetée sur cette seule base.
(1) 1re ÉTAPE : OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION Au stade de l’ouverture et de la vérification administrative, les éléments suivants seront examinés : Respect de la date limite. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée. Respect de la note succincte de présentation de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle figurant dans la partie A, section 2, du formulaire de demande de subvention. Cet examen inclut aussi une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si une des informations demandées fait défaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée. Les notes succinctes de présentation satisfaisant à ce contrôle seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l'action proposée. Les notes succinctes de présentation se verront attribuer une note globale sur 50 suivant la ventilation figurant dans la grille d'évaluation ci-après. L'évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions relatives à la manière de remplir la note succincte de présentation, qui figurent à la partie A du formulaire de demande de subvention. Les critères d'évaluation sont divisés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se verra attribuer un score compris entre 1 et 5 comme suit : 1 = très insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = très bon. Notes 1. Pertinence de l'action Sous-note 30
1.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux objectifs et 5(x2) ** priorités de l'appel à propositions ? *
1.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport aux besoins 5(x2) ** particuliers et contraintes du/des pays ou de la/des région(s) cible(s) (y compris la
synergie avec d'autres initiatives de l'UE et l'absence de double emploi) ? 1.3 Dans quelle mesure les parties concernées (bénéficiaires finaux, groupes cibles) 5 sont-elles clairement définies et choisies de manière stratégique ? Leurs besoins ont-ils été clairement définis et sont-ils convenablement abordés dans la proposition ?
1.4 La proposition contient-elle des éléments spécifiques apportant une valeur 5 ajoutée, tels que des aspects environnementaux, la promotion de l'égalité hommes/femmes et de l'égalité des chances, les besoins des personnes handicapées, les droits des minorités et les droits des populations indigènes ou l'innovation et les meilleures pratiques [ainsi que les autres éléments complémentaires mentionnés au point 1.2 des lignes directrices à l’intention des demandeurs]? 2. Conception de l'action Sous-note 20
Page 28 2.1 Dans quelle mesure la conception générale de l'action est-elle cohérente ? 5(x2) ** En particulier, reflète-t-elle l'analyse des problèmes, tient-elle compte des facteurs externes ainsi que des parties prenantes concernées ? 2.2 L'action est-elle faisable et logique par rapport aux objectifs et résultats 5(x2) ** escomptés ? NOTE TOTALE 50
* Un score de 5 (très bon) ne sera attribué que dans la mesure où la proposition aborde plus que le nombre minimum requis de priorités telles que mentionnées au point 1.2 (objectifs du programme) des présentes lignes directrices. ** Ces scores sont multipliés par 2 en raison de leur importance.
Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une liste sera établie, classant les actions proposées selon leur score total. En premier lieu, seules les notes succinctes de présentation ayant atteint un score d'au moins 30 points seront prises en compte pour la présélection. En second lieu, le nombre de notes succinctes de présentation sera réduit en tenant compte de leur rang dans la liste, du nombre de notes succinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributions demandées est égal au moins 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions. Le montant des contributions demandées de chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives prévues pour chaque lot, s’il y a lieu. Après l'évaluation des notes succinctes de présentation, l'administration contractante enverra une lettre à tous les demandeurs, spécifiant si leur demande a été soumise avant la date limite, les informant du numéro de référence qui leur a été attribué et si leur note succincte de présentation a été évaluée ainsi que les résultats de cette évaluation. Les demandeurs chefs de file présélectionnés seront ensuite invités à soumettre une demande complète.
(2) 2e ÉTAPE : ÉVALUATION DES DEMANDES COMPLÈTES En premier lieu, il convient d'évaluer les points suivants : Respect de la date limite de soumission. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée. Respect, par la demande complète, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cet examen inclut aussi une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si une des informations demandées est manquante ou incomplète, la demande peut être rejetée sur cette seule base et elle ne sera pas évaluée. Les demandes complètes satisfaisant à ce contrôle seront ensuite évaluées au regard de leur qualité, y compris du budget proposé et de la capacité des demandeurs et de l'/les entité(s) affiliée(s), sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après. Les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection et critères d’attribution. Les critères de sélection aident à évaluer la capacité opérationnelle des demandeur(s) et des entité(s) affiliée(s) et la capacité financière du demandeur chef de file et servent à vérifier que ceux-ci :
disposent de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file); disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs et à l'/aux entité(s) affiliée(s) éventuelle(s). Les capacités techniques des ONG dans leur domaine d'intervention devront être avérées à travers des expériences concrètes et réussies prouvées par au moins un contrat et rapport d’évaluation positif en Page 29 matière d’amélioration de la couverture ligneuse au Sahel. Par ailleurs, il est important que la proposition fasse ressortir l’insertion de l’ONG à la communauté cible à travers le nombre de projet mis en œuvre dans la commune proposée. Un haut niveau de compétences dans les divers domaines d'intervention envisagés pourra être atteint par le bais d’associations et de partenariats. La mise en place des ressources humaines disposant des compétences avérées pour la mise en œuvre du projet, devra être détaillée en vue de garantir sa réussite pendant la durée de l'intervention. Les critères d’attribution aident à évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et priorités fixés dans les lignes directrices, et à octroyer les subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes qui assurent à l'administration contractante le respect de ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l'effet escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts. Notation: Les critères d’évaluation se subdivisent en rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique est notée entre 1 et 5, comme suit: 1 = très insuffisant, 2 = insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = très bon.
Page 30 Grille d’évaluation Note Rubrique maximum 1. Capacité financière et opérationnelle 20 1.1 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expérience 5 suffisante en gestion de projets? 1.2 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une expertise 5 technique suffisante? (plus particulièrement, une connaissance des questions/points à traiter) 1.3 Les demandeurs et, le cas échéant, leur(s) entité(s) affiliée(s) possèdent-ils une capacité de 5 gestion suffisante? (notamment au regard du personnel, des équipements et de la capacité à gérer le budget de l’action). 1.4 Le demandeur chef de file dispose-t-il de sources de financement stables et suffisantes? 5 2. Pertinence de l'action 30 Report du score obtenu lors de l'évaluation de la note succincte de présentation
3. Efficacité et faisabilité de l'action 20
3.1 Les activités proposées sont-elles appropriées, concrètes et cohérentes avec les objectifs et 5 résultats escomptés ? 3.2 Le plan d'action est-il clair et faisable ? 5 3.3 La proposition contient-elle des indicateurs objectivement vérifiables pour évaluer les 5 résultats de l’action ? Une évaluation est-elle prévue ? 3.4 Le niveau d’implication et de participation à l'action du/des codemandeur(s) et de l'/des 5 entité(s) affiliée(s) est-il satisfaisant ? 4. Durabilité de l'action 15
4.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les groupes cibles ? 5 4.2 La proposition est-elle susceptible d’avoir des effets multiplicateurs ? 5 (notamment probabilité de reproduction, d’extension et de partage d’informations). 4.3 Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables ? 5 - d’un point de vue financier (comment seront financées les activités au terme du financement ?) - d’un point de vue institutionnel (existera-t-il des structures permettant la poursuite des activités à la fin de l’action ? Y aura-t-il une « appropriation » locale des résultats de l’action?) - au niveau politique (le cas échéant) (quel sera l’impact structurel de l’action – par exemple, va-t-elle déboucher sur de meilleurs lois, codes de conduite, méthodes, etc.?) - d'un point de vue environnemental (le cas échéant) (l'action aura-t-elle un impact positif/négatif sur l’environnement ?) 5. Budget et rapport coût-efficacité de l'action 15 5.1 Les activités sont-elles convenablement reflétées dans le budget ? / 5
5.2 Le ratio entre les coûts estimés et les résultats escomptés est-il satisfaisant ? / 10 Score total maximum 100
Si la note totale pour la rubrique 1 (Capacité financière et opérationnelle) est inférieure à 12 points, la demande sera rejetée. De même, la demande sera rejetée si au moins une des sous-rubriques de la section 1 reçoit une note de 1 point. Page 31 Si le demandeur chef de file fait une demande sans codemandeurs ou entités affiliées, la note pour le point 3.4 sera de 5 sauf si la participation de codemandeurs ou d’entités affiliées est obligatoire conformément aux présentes lignes directrices à l’intention des demandeurs.
Sélection provisoire
Après l’évaluation, un tableau sera établi, reprenant l’ensemble des demandes classées d’après leur score. Les demandes ayant obtenu le meilleur score seront provisoirement sélectionnées jusqu’à l’épuisement du budget prévu pour le présent appel à propositions. Une liste de réserve sera en outre établie suivant les mêmes critères. Cette liste sera utilisée si davantage de fonds deviennent disponibles pendant sa période de validité.
(3) 3e ÉTAPE : VÉRIFICATION DE L'ÉLIGIBILITÉ DES DEMANDEURS ET DE L'/DES ENTITÉ(S) AFFILIÉE(S)
La vérification de l’éligibilité sera effectuée sur la base des pièces justificatives demandées par l'administration contractante (voir point 2.4). Elle sera réalisée uniquement pour les demandes qui ont été provisoirement sélectionnées en fonction de leur score et dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions. La conformité entre la déclaration du demandeur chef de file (partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention) et les pièces justificatives fournies par ce dernier sera vérifiée. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la déclaration du demandeur chef de file et les pièces justificatives pourra conduire sur cette seule base au rejet de la demande. L’éligibilité des demandeurs et des entité(s) affiliée(s) sera vérifiée sur la base des critères établis aux points 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3. Toute demande rejetée sera remplacée par la première demande la mieux placée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites du budget prévu pour le présent appel à propositions.
Page 32 2.4. SOUMISSION DES PIECES JUSTIFICATIVES POUR LES DEMANDES PROVISOIREMENT SELECTIONNEES Un demandeur chef de file dont la demande a été provisoirement sélectionnée ou inscrite sur la liste de réserve sera informé par écrit par l'administration contractante. Il lui sera demandé de fournir les documents suivants de manière à permettre à l'administration contractante de vérifier son éligibilité et, s’il y a lieu, celle du ou des codemandeur(s) et de leur(s) entité(s) affiliée(s)15: 1. Les statuts ou articles d'association du demandeur chef de file, des éventuels codemandeurs et des éventuelles entités affiliées16. Lorsque l'administration contractante a reconnu l’éligibilité du demandeur chef de file, des codemandeurs ou des entités affiliées pour un autre appel à propositions sur la même ligne budgétaire au cours des 2 années précédant la date limite de réception des demandes, une copie du document prouvant leur éligibilité lors d’un appel précédent (par exemple, copie des conditions particulières d’un contrat de subvention attribué pendant la période de référence) devrait être soumise plutôt que les statuts, sauf si le statut juridique a changé dans l’intervalle17. Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales ayant signé un accord-cadre avec la Commission européenne.
2. Un rapport d’audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé, certifiant les comptes du demandeur chef de file relatifs au dernier exercice financier disponible lorsque le montant total de l’apport de l’UE demandé est supérieur à 750 000 EUR (100 000 EUR pour une subvention de fonctionnement). Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de remettre un rapport d’audit externe.
Cette obligation ne s’applique ni aux organismes publics ni aux organisations internationales, pour autant que l'organisation internationale en question offre les garanties prévues dans le règlement financier applicable, comme décrit au chapitre 6 du Guide pratique. Cette obligation ne s’applique pas aux établissements d'enseignement secondaire ou supérieur. 3. Une copie des états financiers les plus récents du demandeur chef de file (compte de résultat et 18 bilan du dernier exercice clos) . Les éventuels codemandeurs ou entités affiliées ne sont pas tenus de remettre la copie de leurs états financiers. 4. La fiche d’entité juridique (voir annexe D des présentes lignes directrices) dûment complétée et signée par chacun des demandeurs (c’est-à-dire du demandeur chef de file et de ses éventuels codemandeurs), accompagnée des documents justificatifs demandés. Si les demandeurs ont déjà signé un contrat avec l'administration contractante, au lieu de la fiche d’entité juridique et des documents justificatifs, il peut fournir le numéro d’entité juridique, à moins qu’un changement dans le statut juridique ne se soit produit dans l’intervalle. 5. Une fiche d’identification financière du demandeur chef de file (pas des codemandeurs) conforme au modèle joint en annexe E des présentes lignes directrices, certifiée par la banque à laquelle le paiement doit être fait. Cette banque doit être située dans le pays où le demandeur chef de file est établi. Si le demandeur chef de file a déjà soumis, dans le passé, une fiche d'identification financière pour un contrat lorsque la Commission européenne était en charge des paiements et a l'intention d'utiliser le même compte bancaire, une copie de la fiche d’identification financière précédente peut être fournie en lieu et place de ce document.
15 Aucune pièce justificative ne sera requise pour des demandes de subvention ne dépassant pas 60 000 EUR. 16 Lorsque le demandeur chef de file, les codemandeurs et/ou une/des entité(s) affiliée(s) est/sont une/des entité(s) publique(s) créée(s) par une loi, une copie de ladite loi doit être fournie. 17 À insérer uniquement lorsque les conditions d’éligibilité n’ont pas changé d’un appel à propositions à l’autre. 18 Cette obligation ne s’applique pas aux personnes physiques ayant reçu une bourse ou ayant le plus grand besoin d'une aide directe, ni aux entités publiques ni aux organisations internationales. Cela ne s’applique pas non plus lorsque les comptes sont en pratique les mêmes documents que le rapport d’audit externe déjà fourni en vertu du point 2.4.2.
Page 33 6. Un accord-cadre avec le Ministère en charge de l’Administration Territoriale et un récépissé délivré par le même Ministère à l’ONG prouvant que celle-ci mène des actions de développement au Mali. Les documents doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant les cachets légaux, signatures et dates) de ces originaux. Lorsque de tels documents ne sont pas rédigés dans une des langues officielles de l’Union européenne ou dans la langue du pays où l’action est mise en œuvre, une traduction en la langue de l’appel à propositions des parties pertinentes du document prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s) doit être jointe pour l’analyse de la demande. - Lorsque ces documents sont rédigés dans une langue officielle de l’Union européenne autre que celle de l’appel à propositions, il est fortement recommandé, de manière à faciliter l’évaluation, de fournir une traduction en la langue de l’appel à propositions des parties pertinentes des documents prouvant l’éligibilité du demandeur chef de file et, s’il y a lieu, des codemandeurs et de leur(s) entité(s) affiliée(s). - Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l'administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée. - Après vérification des pièces justificatives, le comité d'évaluation fera une recommandation finale à l'administration contractante, qui décidera de l'attribution des subventions. - NB: Si l’administration contractante n’est pas convaincue par la force la solidité et la garantie offerte par lien légal ou capitalistique entre un demandeur et ses entités affiliées, elle peut exiger la présentation des documents manquants pour permettre de les convertir en codemandeurs. Si tous les documents manquants sont soumis, et sous réserve que toutes les conditions d’éligibilité soient remplies, l’entité devient codemandeur à toutes fins utiles. Le demandeur chef de file doit soumettre le formulaire de demande modifié en conséquence.
2.5. NOTIFICATION DE LA DECISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE
2.5.1 Contenu de la décision Les demandeurs chefs de file seront avisés par écrit de la décision prise par l'administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative. Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d'attribution, il peut introduire une plainte (pour plus de détails, voir le point 2.4.15 du Guide pratique).
Page 34 2.5.2 Calendrier indicatif
DATE HEURE
Entre le 05 et le 14 Suivant un 1. Réunion d'information (si nécessaire) Mars 2018 calendrier au point 2.2.4 2. Date limite pour les demandes d'éclaircissements à 16h 00 mn 20 Mars 2018 l'administration contractante 3. Dernière date à laquelle des éclaircissements sont 16h 00 mn 30 Mars 2018 donnés par l'administration contractante
4. Date limite de soumission des [procédures restreintes : 09 Avril 2018 16h 00 mn notes succinctes de présentation 5. Information des demandeurs chefs de file sur - l'ouverture, les vérifications administratives et 30 Avril 2018 l'évaluation de la note succincte de présentation (étape 1) Invitations à soumettre la demande complète 11 Mai 2018 - Date limite de soumission de la demande complète Juin 2018 16h 00 mn - 7. Information des demandeurs chefs de file concernant - Juillet 2018 l'évaluation des demandes complètes (étape 2) 8. Notification de l'attribution (après vérification de - Juillet 2018 l'éligibilité) (étape 3) 9. Signature du contrat Août 2018 -
Toutes les heures sont en heure locale de l'administration contractante.
Ce calendrier indicatif renvoie à des dates provisoires (sauf pour les dates 2, 3 et 4) et peut être mis à jour par l'administration contractante au cours de la procédure. Dans ce cas, le calendrier mis à jour sera publié sur le site web d'EuropeAid à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online- services/index.cfm?do=publi.welcome et sur www.confedmali.net ou https://eeas.europa.eu/delegations/mali/index_fr.htm
2.6. CONDITIONS DE LA MISE EN ŒUVRE APRES LA DECISION DE L'ADMINISTRATION CONTRACTANTE D'ATTRIBUTION D'UNE SUBVENTION. À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, le(s) bénéficiaire(s) se verront proposer un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention (annexe G des présentes lignes directrices). Par la signature du formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du modèle de contrat de subvention. Si le coordinateur est une organisation dont les piliers n’ont pas été évalués positivement, il signera un contrat de subvention EP fondé sur le modèle PAGoDA. Dans ce cas, les références aux dispositions du modèle de contrat de subvention et de ses annexes ne s’appliquent pas. Les références, dans les présentes lignes directrices, au contrat de subvention doivent s’entendre comme des références aux dispositions pertinentes du contrat de subvention EP.
Contrats de mise en œuvre
Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchés par le/les bénéficiaire(s) et (le cas échéant) son/ses entité(s) affiliée(s), le marché doit être attribué conformément à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention.
Page 35 3. LISTE DES ANNEXES
IL EST À NOTER QUE TOUTES LES ANNEXES DOIVENT ÊTRE ADAPTÉES COMME PRÉVU À L'APPEL À PROPOSITIONS ET PUBLIÉES EN MÊME TEMPS QUE LES LIGNES DIRECTRICES DOCUMENTS À COMPLÉTER Annexe A : Formulaire de demande de subvention (format Word) Annexe B : Budget (format Excel) Annexe C : Cadre logique (format Excel) Annexe D : Fiche d'entité juridique19 Annexe E : Fiche d’identification financière DOCUMENTS POUR INFORMATION20 Annexe G : Modèle de contrat de subvention - Annexe II : Conditions générales - Annexe IV : Règles de passation des marchés - Annexe V : Modèle de demande de paiement - Annexe VI : Modèle de rapport narratif et financier - Annexe VII: Modèle de rapport de constatations factuelles et de spécifications techniques pour une vérification des dépenses d’un contrat de subvention conclu dans le cadre des actions extérieures de l'UE] - Annexe VIII: Modèle de garantie financière - Annexe IX: Modèle de transfert de propriété des actifs
Annexe H: Taux d’indemnités journalières (per diem), disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-procurement-contracts/procedures-and- practical-guide-prag/diems_en (toutes les informations nécessaires étant disponibles par le lien, la publication de l’annexe est facultative) Annexe J : Informations relatives au régime fiscal applicable au contrat de subvention signé dans le cadre de l'appel à propositions Annexe K : Lignes directrices et liste de contrôle pour l'évaluation du budget et les options simplifiées en matière de coûts Liens utiles : Lignes directrices gestion du cycle de projet http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en Exécution des contrats de subvention Guide de l’utilisateur http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=fr
Manuel pour la gestion financière http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial- management-toolkit_en
NB: le manuel ne fait pas partie du contrat de subvention et n’a pas de valeur juridique. Il fournit simplement des orientations générales et peut, sur certains points, différer du contrat de subvention signé. Afin de s’assurer de respecter leurs obligations contractuelles, les bénéficiaires ne devraient pas se fier uniquement au manuel, mais toujours consulter leurs documents contractuels individuels.
* * *
19 Valable uniquement lorsque la Commission européenne effectuera les paiements pour les contrats qui seront signés. 20 Ces documents devraient également être publiés par l’administration contractante.
Page 36 DOCUMENTS POUR INFORMATION LISTE DES COMMUNES CONCERNEES PAR CERCLE ET REGION REGION CERCLE COMMUNES OUAN TIMISSA LANFIALA KOULA FANGASSO TOMINIAN TOMINIAN YASSO SANEKUY DIORA MANDIAKUY BENENA MAFOUNE SIADOUGOU SY OUOLON BARAMANDOUGOU TENE FION TENENI SAN COMMUNE SOMO NIASSO SEGOU N'GOA
DJEGUENA SAN DIELI
N'TOROSSO DAH SOUROUNTOUNA NIAMANA DIAKOUROUNA KARABA WAKI KAVA KANIEGUE TOURAKOLOMBA KASSOROLA MORIBILA FATINE KATIENA CINZANA DIOUNA SEGOU DIORO DIEDOUGOU KAMIANDOUGOU BOUSSIN TOGOU Page 37 REGION CERCLE COMMUNES FARAKOU MASSA MARKALA SIBILA SANSANDING DOUGABOUGOU SAKOIBA KONODIMINI SOIGNEBOUGOU MASSALA N'GARA DIGANIBOUGOU SAMA FOULALA FARAKO BAGUINDADOUGOU SOUBA N'KOUMANDOUGOU BELLEN SAMINE KOULANDOUGOU DIARAMANA SAMABOGO KAZANGASSO KEMENI DOUGOUOLO SOMASSO BLA BLA TOUNA DIENA NIALA TIEMENA BEGUENE FALO TESSERLA N'GASSOLA BARAOUELI GOUENDO BARAOUELI DOUGOUFIE TOGUE MOURARI NEMA BADENYAKAFO PONDORI DJENNE OURO ALI
DERRARY MOPTI MADIAMA FEMAYE LOWOL GUEOU
KENDIE BANDIAGARA BORKO DIAMNATI Page 38 REGION CERCLE COMMUNES DOGANI BERE KENDE SEGUE IRE METOUMOU ONDOUGOU SANGHA WADOUBA SOROLY DANDOLI BANDIAGARA PELOU DOUROU DOUCOUMBO PIGNARI BANA PIGNARI BANKASS KANI BONZON PEL MAOUDE KOPOROKENDIE NA KOPORO PEN MADOUGOU YOUDIOU BARAPIRELI KORO BONDO BAMBA KASSA DIANKABOU DIOUNGANI DINANGOUROU YORO DALLAH DANGOL BORE DEBERE DIANWELY DJAPTODJI DOUENTZA GANDAMIA DOUENTZA HAIRE HOMBORI KERENA KORAROU KOUBEWEL KOUNDIA MONDORO PETAKA TEDIE BASSIROU BORONDOUGOU MOPTI DIALLOUBE FATOMA Page 39 REGION CERCLE COMMUNES KONNA KOROMBANA KOUBAYE KOUNARI MOPTI COMMUNE OURO-MODI OUROUBE DOUDE SALSALBE SIO SOKOURA SOYE LERE DIANKE SOUMPI SOUBOUNDOU NIAFUNKE KOUMAIRA N'GORKOU FITOUNGA BANIKANE NARHAWA BINGA SAREYAMOU HAIBONGO TIENKOUR TINDIRMA DIRE DIRE KONDI ARHAM BOUREM SIDI AMAR TINGUEREGUIF TOMBOUCTOU KIRCHAMBA
DANGHA GARBAKOIRA LAFIA TOMBOUCTOU COMMUNE ALAFIA TOMBOUCTOU BOUREM-INALY SALAM BER ADARMALANE ALJOUNOUB BINTAGOUNGOU DOUEKIRE DOUKOURIA GOUNDAM ESSAKANE GARGANDO GOUNDAM ISSA BERY KANEYE Page 40 REGION CERCLE COMMUNES M'BOUNA RAZ EL MA TELE TILEMSI TIN AICHA TONKA TESSIT OUATTAGOUNA
ANSONGO TIN HAMA BOURRA
ANSONGO BARA TALATAYE N'TILLIT SONY ALIBER GAO GOUNZARE
GAO GABERO
GAO COMMUNE TILEMSI ANCHAWADI BOUREM TARKINT BOUREM TEMERA BAMBA TABOYE
Page 41 TABLEAU INDICATIF DE CADRAGE DES ACTIONS D’AMÉLIORATION DE LA COUVERTURE FORESTIÈRE
% de Type de Type d’actions Type d’activités Ecartement Nature des activités l’action Indicateurs propriétés proposé L’écartement des semis, des Activité de mise en place d’un Superficie (Ha) et plantations sera fonction du comité de gestion et nombre et types de plants degré de dégradation du site réglementation locale ; ou semis et types Activités de Protection et d’espèces, restauration ; Les investissements Mise en défens Activités de renforcement de Réalisés panneaux, capacité ; bornes (nombre) Protection et Semis Direct, RNA, Système de gardiennage restauration des et de surveillance mis en panneautage, bornage et 20 formations restauration des terres place par la population; forestières dégradées en fonction du taux Taux de reprise des semis de dégradation. et de survie plants mis en place. Régénération naturelle - Assistée (RNA) Densité 80-200 plants/ha Collective ou Type d’ouvrages et nombre ou longueur - individuelle Protection et/ ou Superficie en 3m X 3 m Récupération des berges (Ha)
Plantation de production - Bosquet Plantation 3m X 3m - Superficie (Ha) et de bois - Brise-vent forestière nombre et type de 3m X 3m - Ceinture verte en plein = plants 3m X 3m Brise vent 40 Plantation de protection - ou 5mX 5 m Espace vert Plantation - Longueur(m) et Plantation en fruitière en 0,5 m X 0,5 m Haie Vive (200 plants/100 m) nombre et types de plein plein = 8 Verger plants pour 7m X 7 m /Agrumes Plantation sur périmètre maraicher alignement et haie- Plantation fruitière vive ; 10 m X 10 - Taux de survie m/Manguiers/verger
Lignes Directrices de l’Appel à Propositions n°01-2018 AGCC-Mali 2
5mX5m à Plantation en ligne Plantation d’alignement 10mX10m Plantation d’ombrage 5mX5m Plantation d’espace public ou privé Jardin Plantation à but pédagogique, 4 m X 4 m ou conservatoire/Arboretu thérapeutique et conservation de la 3 m X 3 m m biodiversité et des gènes et autre. - Demi-lunes (613-625) - Activité de mise en place de - Type d’ouvrages et /ha(4mx4m) l’action nombre ou longueur - Codons pierreux (400m- - Activités de Protection et Superficie en Actions de 500 m/ha ; restauration ; (Ha) Restauration des Aménagement dans les - Zay forestiers (1111/ha) - Végétalisation des ouvrages ; 10 - Nombre de plants et terres dégradées bassins versants (3x3m) pour les plantations - Activités de renforcement de Taux de survie des (DRS/CES) sur les glacis dénudés capacité des plants pour les - Fascines linéaires (400- acteurs/bénéficiaires actions de 500 m /ha) végétalisation Activités maraichères associées aux Maraîchage - Superficie(Ha) plantations pour l’implication des associé aux Périmètre maraîcher 5 - Emplois / genre femmes aux actions pour plantations - Production/Revenus l’amélioration de leur revenue. Promotion des Choix et Vulgarisation des - Type et Nombre équipements équipements économes en bois d’équipements économes en bois Nombre et types énergie. diffusés; Types d’équipement 4 énergie d’équipements - Taux d’équipement des ménages de la commune cible - Types et nombre d’organisation mise en place, quantité transformée, Valorisation des commercialisée ; - Transformation ; Produit forestiers Chaîne de valeur 4 - Valeurs monétaires, - Commercialisation non ligneux Amélioration dactions engagées pour une gestion durable, contribution à la sécurité
Page 2 alimentaire et nutrition - Densité 80-200 - Plantation champêtre d’espèces Superficie (Ha), Nombre Couvert forestier plants/ha agroforestières et espèces plantées ou Agroforesterie 5 champêtre - Nombre et types - Régénération naturelle assistée régénérations conduites d’espèces Taux de survie S/TOTAL - - 96 ACTIVITES TRANSVERSALES - Au démarrage du projet Il faut disposer de cette notice pour Une Notice d’Impact environnemental Une NIES pour la au cours du premier le projet (la proposition d’actions) (NIES). proposition trimestre - Au cours de la mise en Un (01) schéma directeur Un schéma Appuyer l’élaboration d’au moins un (01) œuvre du projet avant d’aménagement forestier communal d’aménagement avec schéma directeur d’aménagement forestier la fin de la troisième et d’adaptation au changement définition du plan année climatique. d’occupation et communal et d’adaptation au changement 4 d’affectation des sols climatique intégrant la dimension changement climatique - Au cours de la mise en Chaque proposition doit inscrire Deux (2) PDESC Appuyer l’intégration de la dimension œuvre du projet avant intégration de la dimension intégrant la dimension changement climatique et des actions de la fin de la deuxième changement climatique et des changement climatique et boisement dans au moins deux (2) PDESC année actions de boisement boisement S/TOTAL - 4 TOTAL GENERAL - 100
NB : Les 100% du tableau ci-dessus correspondent en fait aux 88 % du Budget total de la proposition, après soustraction des 7 % relatifs aux frais administratifs du demandeur de subvention et des 5% de Réserves pour les imprévus. Cependant une proposition peut ne pas contenir toutes les activités ci-dessus énumérées, puisse qu’elle est sensée découler d’un diagnostic mener par le demandeur dans le cadre de l’élaboration de sa proposition.
Les pourcentages indicatifs dédiés à des activités ciblées dans le présent tableau et qui ne ressortent pas dans une proposition doivent être automatiquement rajoutés au pourcentage des plantations en plein, étant entendu que l’objectif principal est l’amélioration de la couverture forestière.
Page 3