Adopción De Sharepoint

SharePoint ESTRATEGIAS PRÁCTICAS DE TI PARA LA COLABORACIÓN ENTRE ORGANIZACIONES / // agosto 2011

E ESTRATEGIA Tres pasos para la creación de un plan de implementación de SharePoint 2010 con éxito Estas mejores prácticas para el desarrollo de una estrategia integral de Share- Point han demostrado ser una fórmula ganadora para muchas organizaciones. por BRIEN M. POSEY

I IMPLEMENTACIÓN Adopción de SharePoint: si lo implementas, ¿acudirán tus usuarios? Para garantizar que el despliegue de SharePoint genere el máximo beneficio para toda la organización es preciso tener una planificación estratégica clara y ser conscientes de las limitaciones. por mark clarkson

A ADMINISTRACIÓN La carga que supone administrar la oper- ación de SharePoint se hace más pesada Al aumentar las funcionalidades y la complejidad de SharePoint 2010 los administradores deben prestar más atención al mantenimiento de las granjas de servidores a fin de asegurar un rendimiento óptimo. por SHAWN SHELL » NOTA DEL EDITOR

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Una estrategia clara y una administración cuidadosa señalan el camino al éxito

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Nota del editor AL TIEMPO QUE cada vez más organizaciones se van familiarizando con las potenciales ventajas de Microsoft SharePoint 2010 y analizan la posibilidad de E utilizar la versión actualizada de esta plataforma de colaboración, Search- Tres pasos para la creación de ContentManagement.com seguirá realizando su propio estudio para ofrecer un plan de a sus lectores las conversaciones que tienen lugar sobre las estrategias de implementación de SharePoint utilización de SharePoint, su implementación y su administración. En la pre- 2010 con éxito sente edición de nuestra revista electrónica trimestral SharePoint encon- trarás consejos expertos sobre cómo configurar SharePoint 2010 evitando I I problemas de adopción por parte de los usuarios y aplicando las últimas her- Adopción de SharePoint: si lo ramientas de administración, a fin de extraer el máximo rendimiento—y la implementas, mayor rentabilidad económica—a una granja de SharePoint. ¿acudirán tus usuarios? En primer lugar, Brien M. Posey nos presenta una detallada fórmula para elaborar una estrategia y un plan integrales para la instalación de SharePoint A SI 2010 con éxito y nos explica por qué esta actuación es una mejor práctica La carga esencial para las organizaciones de gran tamaño. Su análisis de los aspec- que supone administrar tos estratégicos traza las líneas básicas para una exitosa implementación del la operación de SharePoint se programa SharePoint 2010 en toda la empresa. hace más pesada A continuación, Mark Clarkson aborda cuestiones relacionadas con la imple- mentación de SharePoint en su análisis sobre la adopción de este software de colaboración en toda la organización. Su artículo examina el llamado “riesgo de adopción” y los problemas que pueden surgir con el uso ad hoc de SharePoint. Finalmente, Shawn Shell describe las razones por las que la creciente complejidad de gestión de SharePoint 2010 exige a los administradores del programa una mayor vigilancia ante los posibles factores que pueden afectar a su rendimiento. n

Jonathan Gourlay Editor de Noticias y del Sitio Web SearchContentManagement.com

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Tres pasos para la creación de un plan de implementación de SharePoint 2010 con éxito Estas mejores prácticas para el desarrollo de una estrategia integral de SharePoint han demostrado ser una fórmula ganadora para muchas organizaciones. por brien m. posey

Editor’s Note

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Dispersed Organizations Test Mettle of SharePoint 2010 Infrastructure LAS ORGANIZACIONES MÁS pequeñas estructurado a la hora de examinar que introducen SharePoint 2010 a las cuestiones que informan la es- I I menudo lo hacen de manera muy trategia de implementación de la Care Required informal. Compran algunas licencias plataforma. A continuación, te of- in Extending SharePoint 2010 y lo instalan sin elaborar ningún plan recemos algunos consejos sobre Capabilities to para su aprovechamiento a largo cómo hacerlo, así como algunos as- External Users plazo, dejando que la implemen- pectos clave que toda organización S tación vaya evolucionando con el debería tener en cuenta al planificar SI paso del tiempo. Aunque esto fun- la instalación de SharePoint 2010. Tyson, Others Focus on Prep, ciona en el ámbito de una empresa Training in SharePoint de pequeño tamaño, una actitud tan 2010 Strategy laxa hacia el despliegue de Share- FORMALIZA TU VISIÓN Point 2010 puede tener graves con- Si estás pensando en instalar Share- secuencias a largo plazo dentro del Point, lo más probable es que ya entorno organizativo. A fin de evi- tengas alguna idea de las cosas que tarse problemas, las organizaciones quieres conseguir con su imple- corporativas harían bien en desar- mentación. De todos modos, en el rollar una estrategia integral mucho momento de iniciar la planificación antes de adquirir su primera licencia suele ser un buen primer paso elab- de SharePoint. orar un documento formal donde Para garantizar un aprove- se describa con claridad el uso que chamiento exitoso de SharePoint se pretende dar a SharePoint 2010. 2010, lo lógico es aplicar un enfoque Esto es importante porque el apr-

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ovechamiento que tu organización vicio de asistencia, o software de quiera dar a la plataforma afec- información de gastos). tará directamente a las decisiones de compra del hardware y software pp¿Vas a remplazar con SharePoint necesarios. Por otro lado, tu plan tus servidores de archivos? ¿Y los a largo plazo para el despliegue de servidores Exchange de carpetas SharePoint también tendrá su re- públicas? flejo en aspectos como los acuer- dos de nivel de servicio (SLA, según sus siglas en inglés) y los requisitos ELABORA UN PLAN para la recuperación tras desastres. DE GOBERNANZA Nota del editor Al plasmar por escrito tu visión Si no se regula su funcionamiento, del uso que pretendes darle a la SharePoint puede convertirse en E plataforma SharePoint, ten en una herramienta descontrolada. Tres pasos para la creación de cuenta los siguientes puntos: Para evitarlo, antes de proceder a un plan de su instalación y despliegue es ab- implementación de SharePoint pp¿Será accesible sólo desde una solutamente esencial redactar un 2010 con éxito red interna (como una intranet) o plan sólido de gobernanza de la se podrá acceder también desde plataforma. El plan de gobernanza I I el mundo exterior? describe los usos que se van a dar Adopción de SharePoint: si lo al sistema SharePoint y los diver- implementas, pp¿Quién tendrá acceso a Share- sos permisos, responsabilidades y ¿acudirán tus usuarios? Point? ¿Sólo los empleados? políticas que estarán en vigor. ¿Tienes pensado establecer re- Sobre la gobernanza de Share- A SI laciones entre empresas con tus Point se han escrito libros enteros, La carga proveedores o aliados estratégi- pero aquí presentamos unas cuan- que supone administrar cos vía SharePoint? ¿Vas a crear tas cuestiones importantes que de- la operación de SharePoint se un sitio para SharePoint accesible berían servirte para informar tu plan hace más pesada para el público en general? de gobernanza:

pp¿Tienes previsto desarrollar al- pp¿Tienes previsto instalar un guna aplicación de SharePoint a sistema centralizado o descen- medida? ¿Piensas portar a Share- tralizado? (Normalmente, será el Point alguna de las aplicacio- departamento de TI quien admin- nes que utilizas actualmente? istrará el despliegue centralizado, (Hay organizaciones que usan mientras que, si la implement- SharePoint para remplazar los ación es descentralizada, habrá programas de gestión de las re- que crear múltiples granjas de laciones con los clientes, de ser- SharePoint 2010 independien-

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tes entre sí y, probablemente, ad- pp¿Qué grado de disponibilidad del ministradas por departamentos sistema vas a exigir en tus SLAs? distintos).

pp¿Quién estará autorizado para DEFINE LOS REQUISITOS crear nuevos sitios de Share- LOGÍSTICOS Point? ¿Podrán hacerlo también Una vez que tu empresa ha definido los usuarios que lo deseen o pre- su visión para el uso de SharePoint fieres limitar los derechos de cre- y elaborado el plan de gobernanza, ación de sitios a los supervisores el siguiente paso en el desarrollo o administradores? de una estrategia integral de imple- Nota del editor mentación consiste en empezar a pp¿Se repercutirán los gastos de definir los requisitos logísticos que E creación de los sitios sobre le van a permitir a la organización Tres pasos para la creación de quienes los creen? Si es así, ¿qué cumplir con los objetivos propues- un plan de sistema se aplicará para hacer tos y definidos en los documentos implementación de SharePoint efectiva la repercusión de gastos donde se plasmó la visión y el plan 2010 con éxito y en qué porcentajes? de gobernanza. Inicia este proceso definiendo las I I pp¿Cómo operará la gestión del ciclo capacidades que creas necesario in- Adopción de SharePoint: si lo de vida en estos sitios? stalar. Por ejemplo, si tu SLA requi- implementas, ere “cinco nueves” de disponibilidad, ¿acudirán tus usuarios? pp¿Quién será responsable de la ad- o 99.999% de tiempo de operación ministración y mantenimiento de (uptime) en el sistema, quizás con- A SI SharePoint? sideres que la mejor manera de La carga cumplir ese requisito es protegiendo que supone pp administrar ¿Se encargará el administra- tus servidores con un clúster de la operación de SharePoint se dor de SharePoint de gestionar conmutación por error (failover clus- hace más pesada también la base de datos subya- tering). En este caso, el clúster sería cente del servidor SQL, o se asig- un requisito logístico a cumplir cu- nará esta responsabilidad a otro ando des el siguiente paso: diseño administrador? de la arquitectura SharePoint propi- amente dicha. pp¿Cuál será la política de recuper- Las siguientes cuestiones te ación de datos? ayudarán a precisar los requisitos logísticos: pp¿Qué tipos de auditoría se van a utilizar? pp¿Qué crecimiento anticipas que tendrá el sistema en el futuro?

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(Los requisitos logísticos deben pp¿Cómo tienes previsto gestionar dar respuesta tanto a la escalabi- el proceso de implementación de lidad como a la planificación de SharePoint? (Las organizaciones capacidades). con un despliegue importante casi siempre tienen que incluir en

La política interna de las organizaciones y el desarrollo de una estrategia para Nota del editor SharePoint E EL DESARROLLO DE una estrategia integral para SharePoint por parte de una Tres pasos para organización corporativa conlleva un enorme trabajo. A lo largo de los la creación de un plan de años, hemos sido testigos de diversos casos en que los esfuerzos de implementación de SharePoint planificación y diseño de una estrategia integral realizados por los depar- 2010 con éxito tamentos de TI se van al garete por los conflictos internos suscitados en el seno de las organizaciones. I I Para evitar estas situaciones en las que algún cuadro intermedio trata Adopción de de poner trabas a tus planes, involucra a la alta dirección de la empresa SharePoint: si lo implementas, desde el momento que empieces a desarrollar tu visión y a elaborar los ¿acudirán tus usuarios? documentos para la gobernanza de SharePoint. Al implicar a la direc- ción de la organización desde el inicio, en realidad estás reclamando su A SI apoyo a la implementación. Y esto puede suponer una gran ventaja en La carga los momentos en que comiencen a aflorar tensiones de política interna. que supone administrar Además, los ejecutivos de mayor rango tienen así la oportunidad de la operación de expresar sus opiniones desde el principio de la planificación, de modo que SharePoint se hace más pesada cuando SharePoint esté listo para implementarse, la dirección conocerá perfectamente el proyecto y el plan, y tú ya habrás respondido a cualquier duda o cuestión que pudieran haber planteado. La implicación de la dirección corporativa en el proceso de planificación tiene otra ventaja: la autorización del presupuesto. En muchas organizaciones el equipo directivo tiene que aprobar los gastos de los grandes proyectos de TI. Si el equipo es partícipe del proceso, será más fácil que comprendan el alcance y los beneficios de tu proyecto de implantación de SharePoint. Y eso debería facilitar las cosas para que te den su bendición —y la financiación que necesitas. n

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su presupuesto partidas de gasto tarde o temprano, diseñar la arqui- para herramientas de gestión por tectura de la implementación de terceros). SharePoint. En ocasiones, el plan re- sulta inviable por su coste. En esos pp¿Cómo tienes pensado prote- casos, cabría la posibilidad de dis- ger y recuperar la información de tribuir los gastos realizando un des- SharePoint? (El software de co- pliegue por etapas en el cual los pias de seguridad y recuperación diversos elementos del plan se van de datos que uses deberá cumplir implementando escalonadamente con los requisitos establecidos en durante un periodo de tiempo, y tu documento de gobernanza). no de golpe. De esta forma, al me- Nota del editor nos tendrás una hoja de ruta a largo ppSi vas a usar SharePoint para sus- plazo acabada. Hacer las cosas de E tituir un servidor de archivos, forma espontánea puede funcionar Tres pasos para la creación de de carpetas públicas o de apli- en determinadas ocasiones, pero un plan de caciones, ¿cómo vas a efectuar no cuando se trata de implantar una implementación de SharePoint la migración de información a plataforma SharePoint en las orga- 2010 con éxito SharePoint y cuánto tiempo ll- nizaciones. n evará hacerla? ¿Vas a necesi- I I tar herramientas especiales Adopción de Brien M. Posey ha sido MVP de Microsoft siete SharePoint: si lo para ayudarte con el traslado de veces y tiene dos décadas de experiencia en el implementas, datos? mundo de las TI. Antes de trabajar por cuenta pro- ¿acudirán tus pia y dedicarse a escribir sobre temas técnicos, usuarios? Posey fue director informático de una cadena na- Las organizaciones muchas veces cional de hospitales y centros sanitarios, así como A administrador de redes para compañías de segu- SI emplean metodologías similares a ros y el Departamento de Defensa de los Estados La carga la descrita arriba para planificar y, Unidos. que supone administrar la operación de SharePoint se hace más pesada

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Adopción de SharePoint: si lo implantas, ¿acudirán tus usuarios? Para garantizar que el despliegue de SharePoint genere el máximo beneficio para toda la organización es preciso tener una planificación estratégica clara y ser conscientes de las limitaciones. por MARK CLARKSON

Nota del editor

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Tres pasos para la creación de un plan de implementación de SharePoint EL ÉXITO DE SHAREPOINT en el mer- encontramos es el de adopción: 2010 con éxito cado puede atribuirse principal- lo instalas pero nadie lo usa”, dice mente a su facilidad de uso, según Rob Koplowitz, un vicepresidente y I I Richard Harbridge, evangelista prin- analista principal de Forrester Re- Adopción de SharePoint: si lo cipal de SharePoint en Allin Corp., search Inc. de Cambridge, Massa- implementas, una firma consultora y de servicios chussets. Koplowitz añade que los ¿acudirán tus usuarios? TI con sede en Pittsburgh. problemas de adopción que plan- Con SharePoint, los empleados tea SharePoint surgen, en parte, del A SI de las empresas “pueden hacer co- “músculo de la memoria”, es decir, La carga sas muy rápidamente; es casi como de la tendencia de los usuarios a se- que supone administrar una alternativa [al departamento guir haciendo lo que siempre han la operación de SharePoint se de TI]”, dice Harbridge. “Los usu- hecho. hace más pesada arios finales tienen la posibilidad É ste analista indica que los ad- de gestionar sus documentos, con- ministradores de TI y de programas struir sus propios sitios y gestionar colaborativos escuchan con fre- sus propios permisos. Te da mucho cuencia cosas como ésta de los em- poder. Incluso se integra con Mi- pleados de las empresas donde se crosoft Office. [Su uso] parece ha instalado SharePoint: “Entiendo sencillísimo”. que usted vea los beneficios que ¿Qué puede fallar? Pues, por esto aporta a la organización en su ejemplo, que tus usuarios finales no conjunto; fantástico. Pero en este utilicen el software. momento tengo a alguien esper- “El mayor riesgo con el que nos ando a la puerta. Debo enviar este

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documento a fulano antes de irme a a los usuarios hasta ese punto y ello comer y, además, ya no me acuerdo puede resultar caro, dice Koplow- de cómo entrar en SharePoint. Así itz. El departamento de TI debe for- que voy a enviar un email”. jar relaciones estrechas con otros departamentos para entender sus procesos operativos y los flujos de ES ESENCIAL DEMOSTRAR trabajo de los documentos. Esto SU VALOR exige “elaborar modelos, realizar De hecho, casi todo lo que puedes actividades de formación [y] tra- hacer con SharePoint se puede bajar para que la gente se sume al hacer vía email, reconoce Koplowitz. proyecto”, apunta. Nota del editor El caso es que, en su opinión, no se debería hacer. “Es más arriesgado”, E dice de usar email para funciones PROBLEMAS POTENCIALES Tres pasos para la creación de colaborativas. “No me gusta que la De hecho, los departamentos de TI un plan de documentación se almacene ahí. Es a menudo acaban asumiendo toda implementación de SharePoint un sistema de almacenamiento de la responsabilidad de la implemen- 2010 con éxito documentos horrible. Es un sistema tación de SharePoint en las empre- de gestión de proyectos horrible”. sas. Instalan el software, lo man- I I Para romper esa memoria muscu- tienen, implican al lado empresarial, Adopción de SharePoint: si lo lar de los usuarios, tienes que de- prestan asistencia a sus empleados implementas, mostrarles a éstos el potencial que y los capacitan para que sepan us- ¿acudirán tus usuarios? encierra SharePoint, dice Koplowitz. arlo. Si no se gestiona adecuada- “Las tecnologías del conocimiento mente, dice Harbridge, esto puede A SI a las que tienen acceso los traba- dar lugar a otro problema que po- La carga jadores tienden a ser optativas. Si dría afectar la adopción del pro- que supone administrar la gente no percibe su valor, optan grama: unas expectativas desmesu- la operación de SharePoint se por no usarlas. Una vez que la gente radas por parte de los usuarios del hace más pesada entra y las utiliza, los problemas de lado empresarial. adopción tienden a desaparecer”. “Si el departamento de TI no Por ejemplo, los usuarios empie- reconoce—preferentemente antes zan a apreciar el valor de saber en de implementar SharePoint—que qué fase se encuentra un proyecto, necesitan cobrar a la empresa [por o comprenden la lógica de no tener labores relacionadas con Share- múltiples versiones del mismo doc- Point]”, dice, “las expectativas de umento flotando por los sistemas de ésta irán en aumento. TI no puede la compañía. controlar o gestionar esas expecta- Pero las empresas tienen que in- tivas y, si crecen demasiado, el lado vertir dinero y recursos en conducir empresarial perderá la confianza

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tanto en SharePoint como en el de- ren” sus servicios en estos casos. partamento de TI”. Harbridge sug- El problema, añade, es que, a iere que el departamento de TI trate menudo, muchas organizaciones al resto de los departamentos como implementan SharePoint sin un entidades separadas que “adquie- plan estratégico claro, debido iróni-

CRM accidental: ilustración de Nota del editor uno de los riesgos de SharePoint

E LA SENCILLEZ DE uso y de desarrollo de SharePoint a veces puede ocasionar Tres pasos para problemas. Por ejemplo, un director de ventas necesita una herramienta la creación de un plan de para gestionar sus contactos y el departamento de TI le elabora un lis- implementación de SharePoint tado de contactos con SharePoint. El director vuelve una semana más 2010 con éxito tarde y solicita una columna adicional que indique si cada contacto repre- senta una cuenta ya existente, un cliente potencial o una oportunidad. El I I departamento de TI no sólo le añade la columna sino que le enseña cómo Adopción de hacerla él mismo. También le conceden derechos de propietario sobre la SharePoint: si lo implementas, aplicación, por si acaso le surgen nuevas ideas a desarrollar. ¿acudirán tus usuarios? El director comercial vuelve a la hora y solicita un nuevo listado con las direcciones de las sedes de todos sus contactos porque las direcciones A del primer listado no indican, necesariamente, las oficinas centrales de SI La carga sus empresas. que supone “Desde la perspectiva del director de ventas, lo que hace es hablar con administrar la operación de los de TI y recibir una solución en menos de una hora. Percibe un nivel de SharePoint se hace más pesada comunicación y productividad que no ha visto jamás”, dice Richard Har- bridge, evangelista principal de SharePoint en Allin Corp. “El peligro que tiene este escenario—y hablo de un caso real—es que él está tratando de construir un [sistema] entero de CRM dentro de SharePoint”. Pero, según Harbridge, esto queda fuera del alcance de SharePoint y pueden obten- erse mejores resultados con otros programas. “SharePoint es una herramienta increíble de prototipaje rápido y automatización de procesos”, dice. “Podemos tomar cosas sencillas y automatizarlas o mejorarlas, pero hasta cierto punto. Y luego debería haber una raya en la arena”. n

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camente a la percepción de que La lección es que, a pesar de su SharePoint es un producto barato. fácil uso, SharePoint requiere una Si hubiese que instalar otro tipo de cierta previsión antes de su insta- plataforma de software que cuesta, lación y uso. por ejemplo, $1 millón, se haría una “Una vez alguien me dijo: ‘Share- Point es un foco con el que apun- tas a tu negocio e ilumina todos Muchas organizaciones los problemas”, dice Harbridge. “Si implementan SharePoint no has organizado la gestión del sin un plan estratégico proyecto y todo eso antes de empe- claro, debido irónica- zar a implantarlo, SharePoint lo va a Nota del editor sacar a la luz”. mente a la percepción E de que SharePoint es un Tres pasos para la creación de producto barato. PERMITE QUE LA ADOPCIÓN SE un plan de EXTIENDA VIRALMENTE implementación de SharePoint El director informático de Plantron- 2010 con éxito planificación y gestión cuidadosa ics Inc., Tom Gill, está de acuerdo del proceso, que vendría dirigido en que es esencial planificar con I I desde arriba. Por el contrario, las antelación la instalación de Share- Adopción de SharePoint: si lo implementaciones de SharePoint se Point. “Es realmente importante es- implementas, suelen hacer a boleo, en base a de- tablecer un proceso de gobernanza ¿acudirán tus usuarios? cisiones de esta o aquella línea de por adelantado”, dice. “¿Cómo vas a negocios que decide adoptar el soft- clasificar y gestionar los documen- A SI ware para su uso particular. tos? ¿Qué información hay que eti- La carga Pensemos en “Joe”, un usuario quetar?”. que supone administrar de SharePoint y propietario de un Plantronics, fabricante de auricu- la operación de SharePoint se sitio de recursos humanos que no lares y otro hardware de comunica- hace más pesada entiende cómo funcionan los per- ciones, está actualizando sus insta- misos. Siempre que tiene un prob- laciones de SharePoint y pasándolas lema de permisos con el software a SharePoint 2010. Gill, que partic- hace una llamada al departamento ipa activamente en este proceso, re- de TI o recurre al servicio de asis- comendó traer consultores externos tencia. TI sabe que Joe necesita un para que prestaran asesoramiento poco de formación pero Harbridge en las implementaciones de Share- dice que al departamento le cuesta Point. Plantronics ya lo ha hecho en decírselo: “Joe, tienes que abrir y otras ocasiones, y con buenos resul- asignar presupuesto a un proyecto tados, dice. para que podamos enseñarte”. ¿Y qué hay del riesgo de adop-

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ción? “El truco de la adopción”, dice cos de computadoras que permiten Gill, “es encontrar nichos donde la a los trabajadores acceder a docu- gente empiece a utilizar [Share- mentos necesarios para el proceso Point] y y luego dejar que se ex- de fabricación, a los sitios de cada panda viralmente”. equipo de trabajo individual y a in- formación de la compañía a la que, normalmente, no tendrían acceso. “El truco de la adopción “Los usuarios que están centrados es encontrar nichos en un equipo aprenden rápidamente donde la gente empiece que, para obtener información so- a utilizar [SharePoint] bre ese equipo, el lugar al que tienen Nota del editor que acudir es a su sitio [de Share- y luego dejar que se Point]”, dice Gill. “He participado E expanda viralmente”. en reuniones en las que se ponía en Tres pasos para la creación de —TOM GILL, Director informático, marcha un nuevo proyecto o inicia- un plan de tiva y alguien, inmediatamente, dice: implementación Plantronics, Inc. de SharePoint ‘Esta tarde pongo en marcha un si- 2010 con éxito tio’. Te das cuenta de que lo están No es necesario que esos nichos usando” I I se encuentren entre los traba- Adopción de SharePoint: si lo jadores con conocimiento. Junto a implementas, otros usos, Plantronics utiliza Share- ¿acudirán tus usuarios? Point para crear intranets en idi- Mark Clarkson es autor de siete libros y cientos omas locales en instalaciones man- de artículos sobre todo tipo de materias técnicas, A desde CAD/CAM a Photoshop. Vive y trabaja en SI ufactureras de China y México. En Wichita, Kansas, donde rara vez sale de su sótano La carga las factorías se han instalado kios- y mantiene su sitio Web markclarkson.com. que supone administrar la operación de SharePoint se hace más pesada

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La carga que supone administrar la operación de SharePoint se hace más pesada Al aumentar las funcionalidades y la complejidad de SharePoint 2010 los administradores deben prestar más atención al mantenimiento de las granjas de servidores a fin de asegurar un rendimiento óptimo.

Nota del editor por shawn shell

E +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Tres pasos para la creación de un plan de implementación de SharePoint 2010 con éxito SE HA DICHO muchas veces que: entornos de SharePoint es la falta SharePoint es una plataforma com- de hardware adecuado. Y debido a I I pleja. Cuando Microsoft lanzó todos los cambios en los modelos Adopción de SharePoint: si lo SharePoint 2010, la complejidad de de implementación y las nuevas implementas, su administración se vio incremen- funcionalidades, los requisitos de ¿acudirán tus usuarios? tada con la adición de aplicaciones hardware para SharePoint 2010 han de servicios, modelos de despliegue A SI más flexibles, nuevas funcionali- La carga dades, como Office Web Apps, y la Los requisitos de hard- que supone administrar expansión de sus capacidades de ware para SharePoint la operación de SharePoint se gestión de datos (por ejemplo, au- 2010 han aumentado o hace más pesada mento de los límites para el listado cambiado significativa- de elementos y de la capacidad de almacenamiento remoto de grandes mente en comparación objetos binarios o blobs). A conse- con versiones anteriores cuencia de ello, los administradores del mismo software. de sistemas necesitan estar todavía más atentos para mantener las granjas de SharePoint y garantizar aumentado o cambiado de manera un rendimiento aceptable. significativa en comparación con Uno de los factores que más per- versiones anteriores del mismo judican al funcionamiento de los software.

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Diagnóstico de problemas de funcionamiento en SharePoint

¿TIENES DIFICULTADES PARA llegar hasta las causas de los problemas de funcionamiento que sufre tu granja de SharePoint? No siempre es sencillo averiguar su origen. Prueba a encontrar al culpable siguiendo estos pasos:

1. Asegúrate de que el hardware no está sobrecargado ni infradimensio- nado (especialmente los sistemas de tu Servidor SQL). Nota del editor 2. Abre Administración Central y asegúrate de que el Analizador de E Mantenimiento (Health Analyzer) no ha identificado ningún prob- Tres pasos para la creación de lema relacionado con la configuración de un servicio o de las granjas, un plan de como la falta de espacio, por ejemplo. implementación de SharePoint 2010 con éxito 3. ¿Hay servicios operando en los servidores de SharePoint que podrían estar afectando al rendimiento como, por ejemplo, las rutinas de I I copia de seguridad u otras aplicaciones? Adopción de SharePoint: si lo 4. Examina los registros de SharePoint (en la raíz de SharePoint, en el implementas, ¿acudirán tus directorio LOGS) y los de Windows Events para ver si hay problemas usuarios? latentes, como cuestiones de comunicación o fallos de autenticación entre servidores o servicios, por ejemplo. A SI La carga 5. ¿Existen soluciones errantes de espacios aislados o adiciones hechas que supone administrar por clientes que pueden estar consumiendo una cantidad inusual- la operación de mente alta de recursos? En ese caso, desactívalas o reduce las cuotas SharePoint se hace más pesada de recursos asignados para su uso.

6. Investiga la conexión entre clientes y servidor. ¿Están experimentan- do problemas todas las estaciones de trabajo de tus clientes o sólo algunas de ellas? ¿Qué tienen en común las máquinas que están suf- riendo los problemas?

Activa el Panel del Programador (Developer Dashboard), una nueva funcionalidad que viene desactivada por defecto; te permitirá ver los tiem- pos de proceso de las diferentes operaciones. n

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El núcleo sobre el que opera todos los “servicios compartidos” SharePoint es el Servidor SQL. Dada (no hay que confundirlo con el con- la dependencia de este servidor que cepto de Servicios Compartidos de tiene SharePoint para llevar a cabo SharePoint 2007) para una o más la mayor parte de sus funciones, es granjas de SharePoint. Todas las importante que los sistemas que aplicaciones de servicios que sopor- operan con el Servidor SQL cuenten tan funciones como búsquedas, im- con suficiente potencia de procesa- portaciones de perfiles de usuario, miento y memoria RAM. Asimismo, conversión masiva de documentos aunque Microsoft oficialmente apoya la virtualización de las imple- Una de las grandes Nota del editor mentaciones de SharePoint, algunas ventajas de SharePoint de las implementaciones del Servi- E dor SQL no dan la talla. Incluso en 2010 es una nueva Tres pasos para la creación de las mejores circunstancias, en los funcionalidad de gestión un plan de casos en que se ha virtualizado el implementación llamada Analizador de de SharePoint Servidor SQL, su funcionamiento 2010 con éxito Mantenimiento, que no ha sido tan bueno como el de los servidores físicos. Por tanto, antes alerta a los administra- I I de decidirte a virtualizar los siste- dores sobre la existencia Adopción de SharePoint: si lo mas, asegúrate de que tu entorno de posibles problemas implementas, sea capaz de seguir proporcionando ¿acudirán tus potenciales en las usuarios? un rendimiento adecuado. Todavía hay mucho que aprender granjas de SharePoint. A SI sobre los pros y contras de virtu- La carga alizar el Servidor SQL y su impacto y gestión de metadatos pueden in- que supone administrar subsiguiente en el rendimiento del stalarse y funcionar independiente- la operación de SharePoint se sistema en su conjunto. mente de la granja de SharePoint. hace más pesada Sin embargo, las aplicaciones de servicios diferentes tienen requisi- ¿FUERA DE SERVICIO? tos diferentes. Por ejemplo, Visio Más allá del Servidor SQL, es pre- Services usa una identidad de Win- ciso tomar en cuenta la nueva ar- dows delegada para acceder a infor- quitectura de aplicaciones de mación que, potencialmente, queda SharePoint 2010. Esta arquitectura fuera del dominio en el que está in- permite a los administradores crear stalado SharePoint. En consecuen- entornos adecuados para servidores cia, también necesitarás configurar de aplicaciones, los cuales son re- el servicio de almacenamiento se- sponsables del almacenamiento de guro para almacenar las creden-

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ciales externas empleadas por el Aunque el Servidor SQL y las apli- servicio de Visio. Aunque eso tam- caciones de servicios exigen mucha poco tiene por qué resultar, necesar- atención, el funcionamiento puede iamente, en un proceso intensivo, la verse afectado significativamente falta de una configuración adecuada también por los servidores frontales que, normalmente, forman parte El bajo rendimiento de las granjas de SharePoint. Con SharePoint 2010, la cantidad mín- podría venir causado, ima de RAM para los servidores in- simplemente, por un dependientes y los sistemas de una ancho de banda insufici- granja ha subido hasta los 8 GB. Di- Nota del editor ente… Dado que el fun- cho esto, los administradores verán que SharePoint 2010 funciona mejor E cionamiento descansa con una capacidad de entre 16 y 24 Tres pasos para la creación de sobre una serie de “par- GB. En este sentido, es importante un plan de asegurarse de que hay suficiente ca- implementación tes móviles”, asegúrate de SharePoint de tener en cuenta todas pacidad de procesamiento, lo que 2010 con éxito supone tener, al menos, un proc- las posibilidades y ver la esador dual o quad-core, aunque lo I I situación en su conjunto. ideal serían los procesadores duales Adopción de SharePoint: si lo multi-core. implementas, del servicio de credencialización pu- ¿acudirán tus usuarios? ede provocar fallos en el proceso de autentificación, problemas de func- CORRER EN LA ARENA A SI ionamiento e insatisfacción entre los Dentro de SharePoint 2010, Micro- La carga usuarios. soft también ha introducido la idea que supone administrar Para citar otro ejemplo, el servicio de “soluciones de espacio aislado” la operación de SharePoint se de búsqueda utiliza mucha poten- (sandboxed solutions). Se trata de hace más pesada cia del procesador—y de la memo- paquetes de prestaciones, defini- ria RAM—mientras tienen lugar el ciones y otras funcionalidades que rastreo y la indexación. Si tienes pueden ser desplegadas por los ad- muchas fuentes de contenido o un ministradores de “colecciones de volumen muy alto de información, sitios” u otro usuario individual sin ello podría consumir una gran parte la intervención de un administrador de la capacidad de procesamiento de la granja de servidores Share- del servidor y provocar una degra- Point (aunque sigue siendo necesa- dación del rendimiento de otros rio tener los permisos apropiados). servicios que operan con el mismo Cada colección de sitios puede con- hardware. tener su propio juego de soluciones

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de espacio aislado (ver figura 1). pueden hacer seguimiento de las Por defecto, SharePoint asigna soluciones para analizar su funcion- una “cuota de puntos” a cada colec- amiento y su consumo de recursos. ción de sitios del servidor. Al operar, Si bien SharePoint 2010 añade las soluciones de espacio aislado más complejidad a la adminis- consumen puntos de la cuota en tración, también ofrece una cierta función de su uso de memoria, los ciclos del proceso y las llamadas específicas a la API de SharePoint. Los administradores Si una de esas soluciones funciona de las granjas deberían mal, puede ser cerrada. Sin em- mantener el control Nota del editor bargo, una solución errante de espa- de la suite de Adminis- cio aislado puede causar el cierre de E todas las demás dentro de una col- tración Central de Tres pasos para SharePoint para crear la creación de ección de sitios. Por tanto, los admi- un plan de nistradores de las granjas deberían implementación unos modelos de de SharePoint mantener el control de la suite de cuotas adecuados. 2010 con éxito Administración Central de Share- Point para crear unos modelos de I I cuotas adecuados y bloquear las so- ayuda para tratar esa complejidad. Adopción de SharePoint: si lo luciones problemáticas cuando sea Una de las grandes ventajas introdu- implementas, necesario. Además, a nivel de colec- cidas por Microsoft con SharePoint ¿acudirán tus usuarios? ción de sitios, los administradores 2010 fue incorporar más inteligen-

A SI La carga que supone figura 1 administrar la operación de SharePoint se hace más pesada Galería de soluciones de espacio aislado dentro de una colección de sitios.

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cia a la función de Administración Central. La vigilancia por el Anali- Central. Una nueva funcionalidad zador de Mantenimiento viene llamada Analizador de Manten- gobernada por una lista distinta de imiento (Health Analyzer) alerta a reglas. Cada una de las reglas puede los administradores de la existen- ser modificada para cubrir necesi- cia de posibles problemas en las dades concretas y también pueden granjas de SharePoint. El Analizador ser desactivadas siempre que sea de Mantenimiento puede detec- necesario. tar, entre otras cosas, si un servidor En realidad, este artículo simple- específico no ha sido configurado mente toca lo más básico. Sin em- correctamente o si un disco se está bargo, muchos de los aspectos de Nota del editor quedando sin espacio. Las alertas funcionamiento que tanto frustran se agregan a un listado de Informes a los usuarios finales y a los admi- E de Mantenimiento (ver figura 2) nistradores de SharePoint están Tres pasos para la creación de y SharePoint toma nota de las mis- relacionados bien con una defici- un plan de mas con un banner coloreado en la ente elección del hardware, con implementación de SharePoint página de inicio de Administración una planificación inadecuada de las 2010 con éxito

I I Adopción de figura 2 SharePoint: si lo implementas, ¿acudirán tus usuarios? Alertas del Analizador de Mantenimiento en Administración Central de SharePoint. A SI La carga que supone administrar la operación de SharePoint se hace más pesada

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aplicaciones de servicios o con el descontrol producido por aplicaciones personalizadas. Aparte de estos puntos, también es aconsejable tener en consideración y examinar las cargas de trabajo soportadas por la granja de SharePoint. Así, el bajo

rendimiento de la plataforma de co- SharePoint es una publicación electrónica de laboración podría venir causado, SearchContentManagement.com

simplemente, por un ancho de Hannah Smalltree banda insuficiente entre los siste- Directora Editorial Nota del editor mas clientes y los servidores, o por Jason Sparapani un router mal configurado. Corrección de Textos E Dado que el funcionamiento des- Jonathan Gourlay Tres pasos para la creación de cansa sobre una serie de “partes Editor de Noticias y del Sitio Web un plan de móviles”, asegúrate de tener en implementación Craig Stedman de SharePoint cuenta todas las posibilidades y ver Director Ejecutivo 2010 con éxito n la situación en su conjunto. Linda Koury Directora de Diseño Online I I Mike Bolduc Adopción de Shawn Shell es el fundador de Consejo Inc., una Editor SharePoint: si lo consultora con sede en Chicago especializada en [email protected] implementas, aplicaciones para la Web, portales para empleados ¿acudirán tus usuarios? y socios, y gestión de contenidos empresariales. Michael Nadeau Director de Ventas A [email protected] SI La carga TechTarget que supone 275 Grove Street, Newton, MA 02466 administrar www.techtarget.com la operación de SharePoint se hace más pesada © 2012 TechTarget Inc. Prohibida la reproducción o transmisión total o parcial de esta publicación por cualquier medio o forma sin la autorización escrita del editor. Reimpresiones de TechTarget disponibles a través de The YGS Group.

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