Partager (interface web) Seafile pour stocker et partager ses fichiers

Une fois cliqué sur Générer , Seafile crée un lien . Transmettez ce lien à la personne concernée via Seafile (Envoyer) ou en le copiant-collant dans un mail ou autre document. A noter : Vous pouvez « supprimer » le lien. Ainsi, le lien deviendra inactif et plus personne ne pourra accéder à son contenu. Vous pourrez ensuite si vous le souhaitez en générer un nouveau.

Lien d'envoi Le lien d'envoi pointe vers un dossier ou une bibliothèque et permet à tout détenteur de ce lien d'y envoyer des fichiers. Exemple : Je suis enseignant je demande à mes étudiants de me transmettre un fichier. Je crée un dossier dans Seafile et génère un lien d'envoi. Je leur transmets ce lien par mail. En cliquant sur ce lien, ils pourront chacun y déposer leur fichier, sans voir ce que les autres ont déposé. Pour générer ce lien d'envoi, même principe que lien de téléchargement. Cliquez sur partage ==> lien d'envoi ==> générer ==> envoyer.

Partage à un utilisateur Le partage à un utilisateur permet de partager une ou plusieurs bibliothèques ou dossiers avec une personne possédant un compte Seafile Unistra. 'est l'équivalent d'un "répertoire partagé". Cette personne aura accès à son contenu, pourra y déposer des fichiers et les modifier si vous lui donnez les droits "lecture/écriture".

Partage avec un groupe Le partage avec un groupe permet de partager une ou plusieurs bibliothèques ou dossiers avec les membres d'un groupe qui a été créé dans Seafile ( voir chapitre : Créer et gérer un groupe (cf. Créer et gérer un groupe (interface web)) [p.17]).

Visualisation et gestion de ses partages Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer tous vos partages et liens sur la page d’accueil de Seafile, dans le Menu vertical gauche : "Mes partages"

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 15 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Partager (interface web)

Il est possible en survolant un partage (ex "MA bibliothèque" partagé avec le groupe "Boîte à outils DI"), de : modifier les droits "lecture / écriture (stylo) ou de la supprimer (corbeille).

30/11/2015 - MAJ 16 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Créer et gérer un groupe (interface web) Seafile pour stocker et partager ses fichiers

CHAPITRE 4 CRÉER ET GÉRER UN GROUPE (INTERFACE WEB)

Groupe : de quoi s'agit-il ? Vous pouvez créer en autonomie des groupes dans Seafile. Un groupe permet de partager des bibliothèques dossiers et fichiers entre ses membres. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les personnels Unistra travaillant sur un projet ou un thème commun. A noter que chaque groupe a son propre tchat et offre la possibilité de créer un wiki.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 17 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Créer et gérer un groupe (interface web)

Création d'un groupe (pas à pas)

Sur la page d’accueil Seafile, cliquer sur "Groupes" Puis sur "Nouveau groupe" Nommer votre groupe puis "valider" Cliquer sur le nom du groupe pour y accéder. La page d’accueil du groupe apparaît. C'est ici que vous pourrez partager des bibliothèques, dossiers ou fichiers. Vous pourrez également utiliser la messagerie instantanée ("Discussion"), consulter qui est dans le groupe ("Membres") et gérer ses paramètres ("Administration") Cliquer sur "Administration" L'onglet d'administration permet entre autres de gérer les membres et les administrateurs. Pour ajouter des membres, cliquer sur "Ajouter des membres" Une fenêtre apparaît. Ajouter ici les personnes qui doivent avoir accès au groupe, Vous n'avez plus qu'à les prévenir que le groupe est créé !

Rôle d'administrateur Vous pouvez nommer plusieurs "administrateurs" d'un même groupe. Seul l'administrateur a accès à l'onglet "administration". Il pourra renommer ou supprimer le groupe, changer son avatar, et ajouter/retirer des membres. Il pourra également transférer les droits d'administration vers un tiers si nécessaire (utile en cas de changement de poste ou de départ).

30/11/2015 - MAJ 18 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Créer un compte « Invité » (Interface web) Seafile pour stocker et partager ses fichiers

CHAPITRE 5 CRÉER UN COMPTE « INVITÉ » (INTERFACE WEB)

Un compte « Invité » : pourquoi et pour quoi ? NOUVEAUTÉ de la version 5 La Direction Informatique, à la demande de ses utilisateurs, a développé un module de création de compte pour des personnes n'ayant pas de compte Seafile Unistra. Ce module permet à tout utilisateur d'ouvrir en autonomie, simplement et rapidement, un compte nommé « Invité ».

Création d'un ou de plusieurs compte(s) « Invité »

Il est possible de créer plusieurs comptes « Invité » en une seule manipulation dans Seafile.

Sur la page d'accueil de votre espace Seafile : rubrique Créer un compte personnel, cliquer sur « Invité ».

Deux solutions : 1. Saisir l'adresse électronique de l'utilisateur ; 2. Importer un fichier texte contenant autant de lignes que d'adresses électroniques utilisateur (fichier .txt)

Résultat Le, ou les comptes, sont « créé(s) ». Un message est alors transmis à chaque utilisateur « Invité » enregistré. Il contient leurs identifiants de connexion : adresse électronique et mot de passe.

« Compte préexistant ». Ce message s'affiche si l'utilisateur dispose déjà d'un compte invité. Aucun e-mail n'est renvoyé à l'adresse du compte invité.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 19 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Créer un compte « Invité » (Interface web)

Gestion de comptes « Invité »

Pour le créateur de compte Au moment de la création de compte, le créateur peut voir sur le module si le compte a été « créé » ou s'il est « préexistant ». Un créateur ne peut pas supprimer un compte invité. Il peut en revanche interrompre les partages avec ce compte invité depuis « Mes partages » en page d'accueil. Un créateur n'a pas la possibilité de visualiser une liste des comptes qu'il a créés.

« Pour l'Invité » L'utilisateur « Invité » a perdu son mot de passe. Il peut le réinitialiser en toute autonomie. Depuis https://seafile.unistra.fr, cliquer sur « Mot .de passe oublié » Rappel : l'identifiant correspond à l'adresse électronique utilisée pour l'inscription du compte. Un utilisateur souhaite ne plus être enregistré dans Seafile Il envoie un mail à [email protected] en demandant que son compte soit supprimé. Les fichiers supprimés ne seront ensuite plus récupérables.

Afin de préserver la sécurité des données et assurer au « créateur » que l'« invité » ne se servira pas de son compte pour des activités autres que les raisons pour lesquelles le compte a été ouvert, un « invité » n'aura pas d'espace de stockage. Un invité peut travailler sur des bibliothèques ou dossiers partagés par un personnel de l'université de Strasbourg. Il ne peut pas en créer. Le principe de Seafile est que le créateur d'une bibliothèque voit son propre espace de stockage décrémenté à chaque fois qu'une personne y dépose un fichier supplémentaire. Un invité n'ayant pas d'espace de stockage, il ne pourra jamais recevoir de fichier.

30/11/2015 - MAJ 20 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Synchroniser : introduction et configuration du client local Seafile pour stocker et partager ses fichiers

CHAPITRE 6 SYNCHRONISER : INTRODUCTION ET CONFIGURATION DU CLIENT LOCAL

La synchronisation : de quoi s'agit-il ? La synchronisation de fichiers dans Seafile est un processus permettant de faire correspondre le contenu d'une bibliothèque sur plusieurs terminaux, que ce soit sur la partie client ou la partie serveur. Une fois le client local installé, le processus de synchronisation permet d'avoir accès à la même version du fichier, ou contenu de la bibliothèque, sur un ordinateur en local, et sur l'interface web. Modifier un fichier en local dans une bibliothèque synchronisée entraîne la modification sur le serveur, qui va se répercuter sur tous les terminaux connectés. L'accès au contenu d'un dossier est donc simplifié et le risque de ne pas travailler sur la dernière version d'un fichier est réduite.

Comment installer le client local ?

Vous pouvez synchroniser *[p.30] une bibliothèque après avoir installé le client local (application) Seafile sur votre ordinateur.

Si votre poste n'est pas géré par la Direction Informatique *[p.30] : Télécharger ici la dernière version selon votre système d'exploitation (Windows, Mac etc.) [htt

ps://services-numeriques.unistra.fr/documentations/outils-collaboratifs/synchro-et-partage-de-fichiers.html]

Si votre poste est géré par la Direction Informatique * [p.30], le client local est déjà probablement installé sur votre poste. Vous le trouverez parmi vos applications installées, ou en utilisant votre outil de recherche. S'il n'est pas installé, contactez le support [http://services-numeriques.unistra.fr/contacter-le-support.html - Support Unistra, service d'assistance aux usagers pour les questions relatives aux services numériques] qui s'occupera de l'installation pour vous.

Configuration du client local (première connexion) A la première connexion, il est nécessaire de configurer le client local. Vous allez déterminer l'emplacement de stockage de bibliothèques, et paramétrer le client. Ces manipulations ne seront à faire qu'une fois. A noter que tous les postes gérés par la DI et dont le client local a été installé après mars 2016 n'ont pas à effectuer cette configuration.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 21 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Synchroniser : introduction et configuration du client local

A la première connexion, la fenêtre d'initialisation va s'ouvrir. Cliquer sur Choisir .

Sélectionner le dossier local "Utilisateurs"(ou "users") Sélectionner le login utilisé (dans notre exemple : demoseafile01). Cliquer sur "Sélectionner un dossier". En revenant sur la fenêtre, cliquer sur .Suivant

Saisir : Serveur : https://seafile.unistra.fr Courriel : votre adresse mail principale (exemple ici : [email protected]) Mot de passe : votre mot de passe E.N.T Nom de l'ordinateur : il n'est pas nécessaire de modifier le nom présélectionné. Cliquer enfin sur Connexion .

Cliquer sur "Oui" , puis valider par "Terminer" . Votre bibliothèque "Ma bibliothèque" est maintenant synchronisée sur votre ordinateur. Les dossiers et fichiers qu'elle comporte sont accessibles en permanence sur votre poste de travail, que vous soyez connecté ou non.

30/11/2015 - MAJ 22 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Synchroniser : introduction et configuration du client local Seafile pour stocker et partager ses fichiers

Le client local Seafile est accessible sur votre barre des tâches (cerclé de rouge en bas dans l'exemple). En faisant un clic droit sur l'icône Seafile, vous pourrez accéder à "Paramètres".

Vérifier que ces paramètres sont bien cochés.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 23 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Synchroniser des bibliothèques (client local)

CHAPITRE 7 SYNCHRONISER DES BIBLIOTHÈQUES (CLIENT LOCAL)

Utilisation du client local : pré-requis Pour synchroniser ses fichiers sur son poste de travail, il est dans un premier temps nécessaire de configurer le client local. Si ce n'est pas fait, veuillez vous référer au chapitre Synchronisation : introduction et configuration du client local (cf. Synchroniser : introduction et configuration du )client local)client [p.21].

Le client de synchronisation Il s'ouvre automatiquement au démarrage du poste de travail. Sinon faire un clic gauche sur l'icône Seafile dans la barre des tâches pour ouvrir la fenêtre principale.

Synchroniser une bibliothèque

Le nuage orange ci-contre indique que la bibliothèque n'est pas synchronisée. Faire un clic droit sur le nom de la bibliothèque. Sélectionner « Synchroniser cette bibliothèque ». Seafile propose un répertoire de synchronisation. Cliquer sur « Ok ». Une icône verte apparaît alors. La bibliothèque est synchronisée. Son contenu est donc consultable, modifiable depuis votre poste de travail (sans passer par l'interface web).

Accéder au contenu d'une bibliothèque synchronisée

30/11/2015 - MAJ 24 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Synchroniser des bibliothèques (client local) Seafile pour stocker et partager ses fichiers

Faire un clic droit sur le nom d'une bibliothèque dont l'icône est verte. Choisir de "l'ouvrir dans le dossier local" Le dossier Windows correspondant de votre poste de travail s'ouvre. Les documents peuvent être édités, modifiés, enregistrés. La synchronisation se fait automatiquement après chaque enregistrement.

Attention Il ne faut pas synchroniser un dossier en provenance ou vers un répertoire partagé ou un lecteur U. Cela créera des dysfonctionnements dans les versions des documents.

Accéder au contenu via l'interface web Vous pouvez choisir également d'accéder à vos bibliothèques via l'interface web à partir de la fenêtre principale (clic droit ==> "Voir dans le cloud"). ATTENTION : Un double clic sur une bibliothèque non synchronisée vous permettra d'accéder facilement à vos fichiers en lecture. Cependant, les modifications ne seront pas prises en compte.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 25 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Applications mobiles et tablettes gratuites - iPhone & Smartphones

CHAPITRE 8 APPLICATIONS MOBILES ET TABLETTES GRATUITES - IPHONE & SMARTPHONES

Les applications mobiles et tablettes Seafile sont disponibles pour iOS et Android.

Installation L'installation est simple et gratuite. Avec ces applications, vous pouvez accéder à vos fichiers et les partager ou participer à des groupes de discussions. Le client Android est disponible sur le Play Store [https://play.google.com/store/apps/details?id=com.seafile.s eadroid2] .

Le client iOS est disponible sur l'App Store [https://itunes.apple.com/cn/app/seafile-pro/id639202512?l=en&mt=8] .

Configuration Il faudra à la première connexion configurer l'application en saisissant : l'adresse du serveur : https://seafile.unistra.fr et ses identifiants de connexion à savoir : adresse mail principale Unistra et mot de pass e E.N.T.

Exemple : Configuration Android

Une fois l'application téléchargée et installée, cliquer sur l'icône Seafile . Sélectionnez "Ajouter un nouveau compte"

30/11/2015 - MAJ 26 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Applications mobiles et tablettes gratuites - iPhone & Smartphones Seafile pour stocker et partager ses fichiers

Choisissez "Autre serveur Seafile"

Saisissez : l'adresse https://seafile.unistra.fr votre adresse mail principale et votre mot de passe E.N.T. Cliquer sur Connexion .

Vous entrez ensuite dans votre espace Seafile. Tous vos fichiers sont consultables en lecture, et si vous avez les applications adéquates, en écriture.

A noter Il n'y a pas de synchronisation automatique, afin de ne pas encombrer l'espace votre smartphone.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 27 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Assistance

CHAPITRE 9 ASSISTANCE

Disponibilité de l'application

Le service est en production pour tous les personnels Unistra depuis le 18 mai 2015. Disponibilité : 24/24 - 7/7

Contacter le Support, service d'assistance aux usagers

Pour tout dysfonctionnement de l'application, le support est joignable tous les jours ouvrés de .7h45 à 18h Téléphone : 03 68 85 43 21 ou au 54321 depuis un poste en interne. Messagerie : [email protected].

Formulaire en ligne : onglet « Assistance » de l'E.N.T. [http://ent.unistra.fr] ou rubrique « Contacter le support » du site des services numériques [https://services-numeriques.unistra.fr/] .

Informatique et Libertés Les informations recueillies par le support font l'objet d'un traitement informatique destiné à assurer la résolution des demandes des utilisateurs de l'Université de Strasbourg. Les destinataires des données sont la Direction Informatique, la Direction des Usages du Numérique et les correspondants informatiques de l'université. Conformément à la loi «Informatique et Libertés» du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à : cil[at]unistra.fr. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

30/11/2015 - MAJ 28 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra Remarques, suggestions Seafile pour stocker et partager ses fichiers

CHAPITRE 10 REMARQUES, SUGGESTIONS

Votre avis nous intéresse ! Afin de contribuer à l'amélioration de la qualité des documentations, vous pouvez transmettre vos remarques et suggestions à [email protected] (sans omettre d'indiquer le nom de la documentation et, si possible, l'URL de consultation). Les données collectées seront uniquement utilisées par la Direction des usages du numérique et la Direction Informatique. Vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant en vous adressant à [email protected] [mailto:[email protected]] . Restez informé(e) ! Pour être informé(e) des dernières nouveautés en matière de documentations utilisateur, vous pouvez vous inscrire à la liste de diffusion [email protected]. Se connecter au service de listes de diffusion des personnels [http://listes.u-strasbg.fr/sympa/unistra.fr] ou écrire à [email protected] [mailto:[email protected]] . Les adresses de messagerie recueillies pour l'inscription à la liste de diffusion sont utilisées pour l'envoi d'informations concernant la création ou la mise à jour de documentations, d'une part, la gestion de votre abonnement d'autre part. Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer votre abonnement à la liste de diffusion.

30/11/2015 - MAJ 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra 29 Seafile pour stocker et partager ses fichiers Glossaire

GLOSSAIRE

Format Markdown

Postes informatiques Les postes informatiques gérés par la Direction Informatique gérés par la Direction sont caractérisés par une étiquette noire avec un code barre, le Informatique numéro de téléphone du support, le 03 68 85 43 21 et un numéro d'inventaire de la machine.

Synchronisation La synchronisation permet de créer une copie d'une bibliothèque provenant de seafile web sur son poste de travail. Les intérêts de la synchronisation sont multiples. Cela permet de faire une sauvegarde locale, afin de travailler en ligne ou hors ligne. Cela permet également d'accéder facilement à tous ses documents. La synchronisation entre web et local se fait automatiquement et instantanément.

30/11/2015 - MAJ 30 03/16 Version : 4 Direction Informatique Unistra