REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy w śytnie
Termin kontroli: 30 lipca – 14 września 2007 roku
Kontrolujący Małgorzata OŜarek – st. inspektor (imię, nazwisko, Iwona Kawnik – inspektor stanowisko służbowe): Sylwia Grochulska – inspektor
2006 rok i lata wcześniejsze – Okres objęty kontrolą wybrane zagadnienia
WK 601 2/50/2007 z dnia 16 lipca Numer i data upoważnienia: 2007 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach okre ś lonych w ustawie z dnia 6 wrze ś nia 2001 roku o dost ę pie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ą cymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WSTĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina śytno leŜy w centralnej Polsce, zajmuje obszar o powierzchni 158 km 2. Według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku na terenie Gminy zamieszkiwało 5.767 osób, w tym: 2.805 kobiet i 2.962 męŜczyzn. Struktura demograficzna mieszkańców Gminy przedstawia się następująco: Wiek M ęż czy ź ni Kobiety Ogółem 0-2 80 73 153 3 33 18 51 4-5 48 39 87 6 40 24 64 7 21 36 57 8-12 174 150 324 13-15 124 105 229 16-17 69 67 136 18 47 44 91 19-65 1911 1.911 19-60 1469 1.496 >65 415 415 >60 780 780 Ogółem 2.962 2.805 5.767 Według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku stopa bezrobocia wynosiła 23,7%. Zarejestrowanych było ogółem 534 bezrobotnych, w tym: 257 kobiet i 277 męŜczyzn. Długość dróg na terenie Gminy śytno wynosi 175,62 km, z czego 17,675 km stanowią drogi wojewódzkie, 41,487 km – drogi powiatowe oraz drogi gminne 116,450. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w śytnie przy ulicy Krótkiej 4. Numery identyfikacji podatkowej Urzędu Gminy:
NIP 949 02 99 458 REGON 000 552 113 Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w śytnie została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust 1 i 2 oraz art. 7a ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U z 2001 r., nr 55, poz. 577 ze zmianami) w dniach od 30 lipca do 14 września 2007 roku.
II. USTALENIA OGÓLNE
KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy śytno jest Waldemar Łuniewski wybrany uchwałą Rady Gminy nr I/1/2006 z dnia 27 listopada 2006 roku. Wiceprzewodniczącym Rady Gminy jest Włodzimierz Młynarczyk wybrany uchwałą Rady Gminy nr I/2/2006 z dnia 27 listopada 2006 roku. W okresie wcześniejszym, tj. od dnia 30 marca 2005 roku Przewodniczącym Rady Gminy śytno był Zdzisław Krasowski, wybrany uchwałą nr XXVII/119/2005 z dnia 30
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
marca 2005 roku. Wiceprzewodniczącym Rady Gminy był Krzysztof Wojtasik wybrany uchwałą nr I/2/2002 z dnia 14 listopada 2002 roku.
Wójt gminy Od dnia 6 grudnia 2006 roku Wójtem Gminy śytno jest Janusz Czapla wybrany w powszechnych bezpośrednich wyborach w dniu 12 listopada 2006 roku. Ustalono, iŜ Janusz Czapla pełnił funkcję wójta takŜe w okresie poprzedniej kadencji, tj. od dnia 14 listopada 2002 roku.
Skarbnik gminy Począwszy od dnia 11 grudnia 1990 roku do chwili obecnej Skarbnikiem Gminy śytno jest BoŜena Podolska powołana do pełnienia tej funkcji uchwałą Rady Gminy w śytnie nr VII/45/90 z dnia 11 grudnia 1990 roku.
Sekretarz gminy Począwszy od dnia 25 listopada 2002 roku do chwili obecnej Sekretarzem Gminy śytno jest Mirosław Ociepa powołany do pełnienia tej funkcji uchwałą Rady Gminy nr II/6/2002 z dnia 25 listopada 2002 roku.
GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Ustalono, iŜ na terenie Gminy śytno występują następujące jednostki organizacyjne: 1) Przedszkole Samorządowe w śytnie – uchwałą nr XI/72/91 z dnia 11 września 1991 roku Rada Gminy uchwaliła statut Przedszkola w śytnie, 2) Publiczna Szkoła Podstawowa w Borzykowej – uchwałą nr VI/99 z dnia 15 marca 1999 roku Rada Gminy nadała statut Szkole Podstawowej w Borzykowej, 3) Publiczna Szkoła Podstawowa w Maluszynie – uchwałą nr VI/37/99 z dnia 15 marca 1999 roku Rada Gminy nadała statut dla Szkoły Podstawowej w Maluszynie, 4) Publiczna Szkoła Podstawowa w Silniczce – uchwałą nr VI/36/99 z dnia 15 marca 1999 roku Rada Gminy nadała statut Szkole Podstawowej w Silniczce, 5) Publiczna Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w śytnie uchwałą nr VI/33/99 z dnia 15 marca 1999 roku Rada Gminy nadała statut dla Szkoły Podstawowej w śytnie, 6) Gimnazjum Publiczne im. K. I. Gałczyńskiego w śytnie – uchwałą nr IX/60/99 z dnia 27 maja 1999 roku Rada Gminy przyjęła statut Gimnazjum Publicznego w śytnie, 7) Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. Wandy Malczewskiej w śytnie – uchwałą nr XII/54/2003 z dnia 30 października 2003 roku Rada Gminy przejęła w ramach wykonywania zadań z zakresu właściwości Powiatu Radomszczańskiego do prowadzenia Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych. Zgodnie z §2 szczegóły dotyczące terminów przekazania oraz zasad rozliczeń z tytułu powyŜszego przejęcia zostaną ustalone w porozumieniu zawartym pomiędzy Gminą śytno i Powiatem Radomszczańskim. W dniu 5 grudnia 2003 roku pomiędzy Powiatem Radomszczańskim reprezentowanym przez Zarząd Powiatu, a Gminą śytno reprezentowaną przez Wójta Gminy śytno w sprawie przekazania Gminie śytno
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
prowadzenia Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w śytnie zawarto porozumienie. Zgodnie z §1 porozumienia z dniem 1 stycznia 2004 roku Powiat Radomszczański przekazuje Gminie śytno wykonywanie zadania Powiatu Radomszczańskiego polegającego na prowadzeniu, jako zadania własnego Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w śytnie. Gmina śytno przejmuje wszystkie zadania organu prowadzącego wynikającego z ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty i innych przepisów. Gmina śytno zobowiązała się do informowania Powiatu Radomszczańskiego o planowanej liczbie oddziałów klasy pierwszej w terminie do końca października roku kalendarzowego poprzedzającego następny rok szkolny. Gmina śytno zobowiązała się przejąć wszystkich pracowników pedagogicznych i pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w śytnie. Z dniem 1 stycznia 2004 roku składniki majątkowe szkoły przekazane zostaną – na czas jego trwania – na rzecz Gminy śytno protokołem zdawczo odbiorczym sporządzonym na podstawie kart inwentaryzacyjnych środków trwałych i wykazów ilościowo wartościowych. Do czasu otrzymania przez Gminę śytno subwencji oświatowej na prowadzenie przejętego Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych, Powiat Radomszczański zobowiązuje się do przekazywania dotacji w wysokości wyliczonej dla tej placówki subwencji oświatowej. Powiat Radomszczański zobowiązuje się do systematycznego przekazywania kwoty dotacji w terminie do pierwszego dnia kaŜdego miesiąca. Gmina śytno nie przejmuje zobowiązań finansowych Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych powstałych przed 1 stycznia 2004 roku, których termin płatności upłynął do 31 grudnia br. włącznie. Zgodnie z §4 Gmina śytno nie moŜe likwidować Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych bez zgody Powiatu Radomszczańskiego. W przypadku likwidacji Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych powiat moŜe odmówić przejęcia prowadzenia powyŜszego zadania. Porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony. 8) Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w śytnie – uchwałą nr XII/67/99 z dnia 17 września 1999 roku Rada Gminy utworzyła Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w śytnie. Zgodnie z treścią §1 ww. uchwały organem załoŜycielskim Zakładu jest Rada Gminy w śytnie, a zakład prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o zakładach opieki zdrowotnej, tj. pokrywa z posiadanych środków uzyskiwanych przychodów koszty działalności i zobowiązań. Formą prowadzenia działalności jest samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej. Uchwałą nr XIII/75/99 z dnia 15 listopada 1999 roku (zmieniona uchwałą nr XXIV/110/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku) Rada Gminy zatwierdziła statut Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej. Zgodnie ze statutem Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej działa w oparciu o ustawę z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. nr 91, poz. 408 ze zmianami), niniejszy statut, regulamin wewnętrzny Zakładu oraz inne akty prawne dotyczące działalności zakładów opieki zdrowotnej. Organem załoŜycielskim Zakładu jest Rada Gminy i pełni ona nadzór nad jego działalnością. Zakład prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych przez: art. 53 62 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej, ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. nr 121, poz. 591 ze zmianami), plan rzeczowo finansowy opracowywany na kaŜdy rok zaopiniowany przez Radę Społeczną i zatwierdzony przez Radę Gminy oraz umowy kontrakty oparte o plan rzeczowo finansowy. 9) Gminny Zakład Komunalny w śytnie – uchwałą nr VII/43/99 z dnia 29 marca 1999 roku (zmieniona uchwałą nr XXI/95/2004 z dnia 10 września 2004 roku) Rada Gminy nadała statut Gminnemu Zakładowi Komunalnemu. Zgodnie ze statutem Gminny Zakład Komunalny nie posiada osobowości prawnej. Podstawą
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
gospodarki finansowej Zakładu jest roczny plan finansowy obejmujący przychody i rozchody opracowywany przez kierownika. 10) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w śytnie – uchwałą nr XXVII/123/2005 z dnia 30 marca 2005 roku Rada Gminy uchwaliła statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w śytnie. Zgodnie z §3 niniejszego statutu Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką budŜetową finansowaną w zakresie zadań własnych ze środków budŜetu gminy w zakresie zadań zleconych z budŜetu wojewody, a gospodarka finansowa prowadzona jest na podstawie rocznych planów finansowych. 11) Urząd Gminy w śytnie – uchwałą nr XXXVII/165/2006 z dnia 30 czerwca 2006 roku Rada Gminy nadała statut Urzędowi Gminy śytno. Zgodnie z §2 niniejszego statutu Urząd Gminy jest jednostką budŜetową działającą na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zmianami). 12) Gminny Ośrodek Kultury – uchwałą nr XVI/74/04 z dnia 16 stycznia 2004 roku Rada Gminy nadała statut Gminnemu Ośrodkowi Kultury w śytnie. Zgodnie ze statutem Gminny Ośrodek Kultury w śytnie jest samorządową instytucją kultury działającą na podstawie: ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zmianami), ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz postanowień statutu. 13) Gminna Biblioteka Publiczna – uchwałą nr VI/24/2003 z dnia 31 stycznia 2003 roku (zmieniony uchwałą nr XVI/75/04 z dnia 16 stycznia 2004 roku oraz nr IV/19/2007 z dnia 22 marca 2007 roku) Rada Gminy nadała statut Gminnej Biblioteki Publicznej. Zgodnie ze statutem Gminna Biblioteka Publiczna jest samorządową instytucją kultury wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Urząd Gminy. Podstawą gospodarki finansowej Biblioteki jest roczny plan finansowy opracowany przez kierownika, a wysokość dotacji z budŜetu ustala Rada Gminy. Biblioteka wraz z Filiami w Silnicy, Maluszynie i Borzykowej wchodzi w skład ogólnopolskiej sieci bibliotecznej. Podstawą prawną funkcjonowania Biblioteki jest: ustawa z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 85, poz. 539 ze zmianami), ustawa z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych oraz ustawa z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Ustalono, iŜ w przypadku jednostek oświatowych wymienionych w punktach 1 7 nie wskazano w ich statutach formy organizacyjno prawnej.
UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE
Statut gminy Uchwałą nr V/21/2002 z dnia 30 grudnia 2002 Rada Gminy śytno uchwaliła Statut Gminy śytno, który został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 37, poz. 1839 z dnia 26 lutego 2003 roku. Zgodnie ze statutem Gmina śytno połoŜona jest w powiecie radomszczańskim, w województwie łódzkim i obejmuje obszar 198 km 2. W Gminie mogą być tworzone jednostki pomocnicze, których rejestr prowadzi Wójt. Jednostki pomocnicze gminy prowadzą gospodarkę finansową w ramach budŜetu Gminy. Jednostki pomocnicze Gminy gospodarują samodzielnie środkami wydzielonymi do ich dyspozycji, przeznaczając te środki na realizację zadań spoczywających na tych jednostkach. W
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budŜecie Gminy wydzielone zostały środki na finansowanie zadań poszczególnych jednostek pomocniczych w wysokości 20% wpływów z podatku rolnego. Kontrolę gospodarki finansowej jednostek pomocniczych sprawuje Skarbnik Gminy i przedkłada informację w tym zakresie Wójtowi. Rada jest organem stanowiącym i kontrolnym w Gminie, a ustawowy skład Rady wynosi 15 radnych. Do wewnętrznych organów Rady naleŜą: Przewodniczący, Wiceprzewodniczący, Komisja Rewizyjna, komisje stałe oraz doraźne komisje do określonych zadań. Zgodnie ze Statutem Rada powołała następujące komisje stałe: Rewizyjną, Gospodarki i BudŜetu oraz Oświaty, Kultury, Sportu, Zdrowia i Pomocy Społecznej. Wójt wykonuje uchwały rady, przypisane mu zadania i kompetencje, zadania powierzone, o ile ich wykonanie – na mocy przepisów obowiązującego prawa – naleŜy do niego oraz inne zadania określone ustawami oraz niniejszym Statutem. Wykonywanie zadań i kompetencji przejmuje, w przypadku uzyskania upowaŜnienia od Wójta – Zastępca Wójta, którego w drodze zarządzenia powołuje Wójt. Załącznikiem do Statutu jest mapa określająca granice terytorialne Gminy.
Regulamin organizacyjny urzędu Zarządzeniem nr OR.0151/3/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku Wójt Gminy śytno nadał Regulamin Organizacyjny Urzędowi Gminy śytno. Regulamin Organizacyjny określa: organizację Urzędu i jego strukturę, podział zadań w kierownictwie Urzędu, zakresy działania samodzielnych stanowisk, zasady i tryb wydawania aktów prawnych, zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli, organizację i tryb wykonywania kontroli, podstawowe zasady planowania w Urzędzie oraz zasady podpisywania pism i decyzji. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego w skład Urzędu wchodzą następujące Referaty i samodzielne stanowiska pracy: Referat Finansowy, z ca kierownika Referatu Finansowego, stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat stanowisko ds. księgowości budŜetowej, stanowisko ds. obsługi kasowej, stanowisko ds. księgowości podatkowej, Urząd Stanu Cywilnego, samodzielne stanowisko ds. prawnych, samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych, samodzielne stanowisko ds. planowania przestrzennego i drogownictwa, samodzielne stanowisko ds. rolnictwa, samodzielne stanowisko ds. działalności gospodarczej i obsługi Rady, samodzielne stanowisko ds. gospodarki gruntami i lokalami, samodzielne stanowisko ds. ochrony środowiska, samodzielne stanowisko ds. obsługi informatycznej i promocji, samodzielne stanowisko ds. wojskowych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego,
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
samodzielne stanowisko ds. organizacyjno kadrowych, samodzielne stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej, Gminny Komendant Ochrony PrzeciwpoŜarowej.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Uchwałą nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku Rada Gminy określiła zasady nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata. Zgodnie z §1 postępowanie w sprawie nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata prowadzi Wójt Gminy z inicjatywy własnej lub na wniosek osób fizycznych i prawnych zainteresowanych zbyciem, nabyciem, najmem, dzierŜawą powyŜszych nieruchomości. Decyzje w powyŜszych sprawach podejmuje Wójt w drodze zarządzenia. Zarządzenie Wójta stanowi podstawę prawną do podjęcia działań realizujących czynności w sprawach objętych niniejszą uchwałą. Przy nabyciu nieruchomości w drodze kupna Wójt Gminy ocenia stopień konieczności zakupu dla zaspokojenia potrzeb gminy, mając na uwadze stan finansowy gminy. W przypadku obciąŜenia, wydzierŜawienia lub najmu nieruchomości będących własnością gminy Wójt Gminy określa czas ich trwania oraz wysokość czynszu i opłat. Sprawozdanie z czynności objętych niniejszą uchwałą Wójt Gminy składa Radzie Gminy, co roku do dnia 30 kwietnia według stanu czynności na dzień 31 grudnia roku poprzedniego. Uchwałą nr XV/65/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku Rada Gminy ustaliła wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ś ci maj ą tkowych pochodz ą cych z nielegalnych lub nieujawnionych ź ródeł Stwierdzono, Ŝe w kontrolowanej jednostce do dnia 18 lipca 2007 roku nie wprowadzono instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego obligują przepisy ustawy z dnia 18 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zmianami). Zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr O.152/22/07 z dnia 19 lipca 2007 roku została wprowadzona Instrukcja postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Zasady składania o ś wiadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do uregulowań statutu oświadczenie woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu majątkiem gminy składa jednoosobowo Wójt. Ustalono, Ŝe Wójt Gminy nie upowaŜnił Ŝadnego z pracowników do składanie oświadczeń woli. Stwierdzono, iŜ Wójt Gminy, działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku samorządzie gminnym udzielił następujących pełnomocnictw kierownikom jednostek organizacyjnych do jednoosobowego działania oraz składania oświadczeń woli:
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 8 grudnia 2003 roku – Pani Halinie Woldan Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w śytnie, w dniu 8 grudnia 2003 roku – Pani Krystynie Zaskórskiej Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej w Borzykowej, w dniu 8 grudnia 2003 roku – Panu Michałowi Zaskórskiemu Dyrektorowi Gminnego Ośrodka Kultury w śytnie , w dniu 8 grudnia 2003 roku – Panu Andrzejowi Soroczyńskiemu Dyrektorowi Gimnazjum Publicznego w śytnie, w dniu 8 grudnia 2003 roku – Pani ElŜbiecie Klimczak Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej w Maluszynie, w dniu 8 grudnia 2003 roku – Pani Barbarze Sadlej Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej w śytnie, w dniu 8 grudnia 2003 roku – Panu Eligiuszowi Młynarczykowi Kierownikowi Samorządowego Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w śytnie, w dniu 1 września 2004 roku – Pani Ewie Piekarskiej Abatorab Kierownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej w śytnie , w dniu 1 grudnia 2004 roku – Pani Ewie Wierzbickiej Dyrektorowi Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych im. Wandy Malczewskiej w śytnie, w dniu 1 grudnia 2004 roku – Pani Barbarze Fiszer p.o. Dyrektora Przedszkola Publicznego w śytnie, w dniu 1 września 2006 roku – Pani Dorocie Stacherskiej Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej w Silniczce, w dniu 1 września 2006 roku – Panu Jarosławowi Dworakowi p.o. Kierownika Gminnego Zakładu Komunalnego w śytnie. Stwierdzono, iŜ Wójt Gminy udzielając upowaŜnienia Michałowi Zaskórskiemu Dyrektorowi Gminnego Ośrodka Kultury, Ewie Piekarskiej Abatorab Kierownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej w śytnie oraz Panu Eligiuszowi Młynarczykowi Kierownikowi Samorządowego Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w śytnie przekroczył uprawnienia wynikające z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. NaleŜy stwierdzić, Ŝe Gminy Ośrodek Kultury, Gminna Biblioteka Publiczna jak i Samorządowy Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej są osobami prawnymi. Kierownicy tych jednostek działają na podstawie odpowiednich ustaw. Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym kierownicy jednostek organizacyjnych nieposiadający osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta.
FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN Ę TRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Przestrzeganie ustalonych procedur. Według Regulaminu organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr OR.0151/3/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku w strukturze Urzędu Gminy funkcjonuje Referat Finansowy, którym kieruje Skarbnik Gminy i w skład którego wchodzą następujące jednoosobowe stanowiska pracy: a)Zastępca Kierownika Referatu Finansów,
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
b)stanowisko ds. wymiaru podatków, c)stanowisko ds. księgowości budŜetowej, d)stanowisko ds. obsługi kasowej, e)stanowisko ds. księgowości podatkowej. Do zadań Referatu Finansowego naleŜało w szczególności: 1. przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budŜetu gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla wójta, 2. udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budŜetu gminy, 3. zapewnienie obsługi finansowo księgowej i kasowej urzędu, 4. uruchomienie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budŜetu gminy, 5. przygotowanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków z zakresu sprawozdawczości, 6. sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych i pomocniczych, 7. prowadzenie ewidencji finansowej mienia komunalnego, 8. rozliczenie inwentaryzacji, 9. przygotowywanie sprawozdań finansowych, 10. dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 11. prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, czynszów, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości gminy, 12. prowadzenie rozliczeń z sołtysami, 13. obsługa zadań zleconych w zakresie administracji rządowej i samorządowej, w tym takŜe wyborów, referendów i spisów oraz rozliczeń z Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa, 14. nadzór finansowy nad realizacją zadań inwestycyjnych, realizowanych ze środków budŜetowych, społecznych, oraz pochodzących z dotacji, kredytów i poŜyczek, 15. aktualizacja wyceny środków trwałych, 16. obsługa finansowa zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, ustawy o dodatkach mieszkaniowych, ustawy o zasiłkach rodzinnych i pielęgnacyjnych, 17. wydawanie zaświadczeń z zakresu prowadzonych spraw, w tym z ustawy ordynacja podatkowa, 18. prowadzenie operacji kasowych Urzędu poprzez przyjmowanie wpłat gotówkowych i dokonywanie wypłat, 19. obsługa kasowa Urzędu oraz Gminnego Zakładu Komunalnego, 20. prowadzenie kart gospodarstw i kart nieruchomości, 21. zakładanie kontokwitariuszy oraz ich bilansowanie, 22. prowadzenie pełnej dokumentacji w zakresie ulg podatkowych, 23. prowadzenie rachunkowości podatkowej, 24. zapewnienie terminowego ściągania naleŜności podatkowych, 25. współdziałanie z Urzędami Skarbowymi w zakresie prowadzonej egzekucji naleŜności, 26. realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa. Uchwałą Rady Gminy nr VII/45/90 do dnia 11 grudnia 1990 roku BoŜena Podolska powołana została do pełnienia funkcji Skarbnika Gminy. W dniu 12 października 1990 roku Wójt Gminy powołał BoŜenę Podolską na stanowisko Skarbnika Gminy – Głównego Księgowego BudŜetu.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stosownie do przepisu art.45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku (tekst jednolity z 2005 roku, Dz. U. nr 259, poz. 2104 ze zmianami) głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej "głównym księgowym", jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 1. prowadzenia rachunkowości jednostki; 2. wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi; 3. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Zgodnie z zakresem czynności BoŜeny Podolskiej – Skarbnika Gminy i Głównego Księgowego z dnia 1 sierpnia 2003 roku wynika, Ŝe powierzono jej do wykonywania następujące czynności słuŜbowe: 1. kierowanie pracą referatu finansowego, 2. opracowywanie projektu budŜetu Gminy i szczegółowego planu dochodów i wydatków budŜetu zgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o finansach publicznych, 3. nadzór i koordynacja nad pracami związanymi ze sporządzaniem projektów planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych, 4. nadzór nad realizacją zadań realizowanych z budŜetu Gminy , 5. prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami , 6. dokonywanie okresowej analizy wykonywania budŜetu oraz wnioskowanie w sprawie zmian w budŜecie i przygotowywanie projektów uchwał w tym zakresie, 7. nadzór nad zachowaniem równowagi budŜetowej, 8. badanie zasadności i celowości realizowanych wydatków budŜetowych , 9. zapewnienie pod względem formalno finansowym prawidłowości zawieranych umów oraz ich realizacji, 10. zapewnienie terminowego ściągania naleŜności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań, 11. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez wójta dotyczących prowadzenie rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, zakładowego planu obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, 12. opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawach dotyczących budŜetu, 13. kontrasygnowanie dokumentów stanowiących podstawę do wydawania środków finansowych oraz innych świadczeń majątkowych, 14. informowanie rady oraz RIO o odmowie złoŜenia kontrasygnaty, 15. kontrola gospodarki finansowej gminnych jednostek organizacyjnych, 16. sporządzanie sprawozdań okresowych i rocznych z wykonania budŜetu gminy lub innych sprawozdań i zestawień, 17. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym w zakresie działania stanowiska, 18. sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową i zarządzanym mieniem organów samorządów wiejskich, 19. organizowanie i nadzorowanie inkasa z tytułu podatków i opłat, 20. nadzór nad prawidłowym przeprowadzeniem inwentaryzacji gminy i jednostek organizacyjnych, 21. nadzór nad gospodarką finansową i zarządzanym mieniem gminnym, 22. przeprowadzanie kontroli rozliczeń budŜetowych oraz kasy, 23. kontrola kont bankowych, 24. kontrola ewidencji i wykorzystania środków trwałych w Urzędzie Gminy oraz jednostkach organizacyjnych.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analiza Regulaminu Organizacyjnego oraz zakresów czynności pracowników Referatu Finansowego wykazała, Ŝe poza wykonywaniem czynności uruchamiania środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budŜetu gminy; nadzoru finansowego nad realizacją zadań inwestycyjnych realizowanych ze środków budŜetowych, społecznych, oraz pochodzących z dotacji, kredytów i poŜyczek oraz obsługą finansową zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, ustawy o dodatkach mieszkaniowych oraz ustawy o dodatkach rodzinnych i pielęgnacyjnych wszystkie zadania przewidziane dla Referatu Finansowego znalazły odzwierciedlenie w zakresach czynności pracowników referatu. Biorąc pod uwagę treść art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych oraz zakres obowiązków BoŜeny Podolskiej stwierdzić naleŜy, Ŝe Skarbnikowi Gminy nie powierzono obowiązków w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Powierzenie Skarbnikowi dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym nie zostało jednoznacznie określone jednakŜe wykonywanie tych czynności moŜna pośrednio wywieść z innych powierzonych zadań. Wyjaśnienie dotyczące wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi złoŜył Skarbnik Gminy. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe wykonywanie dyspozycji środkami pienięŜnymi dokonywane jest przez BoŜenę Podolską – Głównego księgowego oraz Jolantę Górnik – Z cę Głównego Księgowego. Realizacja tej dyspozycji przejawia się poprzez przeprowadzanie operacji na rachunkach bankowych, a w szczególności wystawanie i realizacja poleceń przelewu z rachunków bankowych oraz wystawianie czeków. Realizacja czeków gotówkowych oraz wypłaty gotówkowe z kasy dokonywane są przez Henrykę Piekarską – kasjera, zgodnie z zakresem czynności. W wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazał, Ŝe uprawienie dotyczące wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi wynikają z zapisu art. 45 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Odnosząc się do wyjaśnienia Skarbnika Gminy wskazać naleŜy, Ŝe stosownie do wskazanego w wyjaśnieniu art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej "głównym księgowym", jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w określonym w ustawie zakresie. Z treści art. 45 ust. 7 ustawy o finansach publicznych wynika, Ŝe przepisy dotyczące głównego księgowego stosuje się odpowiednio do głównego księgowego budŜetu państwa, głównego księgowego części budŜetowej oraz skarbnika (głównego księgowego budŜetu jednostki samorządu terytorialnego). Biorąc pod uwagę wskazane wyŜej przepisy ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki zobowiązany był powierzyć skarbnikowi gminy, który stosownie do przepisu art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie jest jednocześnie głównym księgowym budŜetu, wykonywanie obowiązków określonych przepisem art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W związku z powyŜszym błędnym jest wskazywanie przez kontrolowaną jednostkę, Ŝe uprawienia dotyczące wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi wynikają z zapisu art. 45 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych albowiem ze wskazanego przepisu wynika konieczność powierzenia przez kierownika jednostki skarbnikowi gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli. Skarbnik Gminy BoŜena Podolska spełniała wymogi określone dla tego stanowiska w art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zastępstwo Skarbnika w przypadku nieobecności powierzono Jolancie Górnik – Zastępcy Kierownika Referatu i Zastępcy Głównego Księgowego zakresem czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku. Do obowiązków Jolanty Górnik naleŜało: obsługa finansowo księgowa Rady Gminy, Urzędu i jednostek podporządkowanych, realizacja budŜetu gminy przy zachowaniu równowagi budŜetowej, prowadzenie księgi głównej, ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych, księgi materiałowej i inwentarza ruchomego, prowadzenie księgi syntetycznej, prowadzenie analitycznej księgowości dochodów, wydatków, kosztów budŜetowych oraz rozrachunków, materiałów, środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych i inwentarza ruchomego. Zastępstwo Jolanty Górnik powierzono Skarbnikowi Gminy BoŜenie Podolskiej. Lidii Łęgowik – inspektorowi ds. księgowości budŜetowej Wójt Gminy powierzył z dniem 1 sierpnia 2003 roku wykonywanie następujących obowiązków: sporządzanie list płac i prowadzenie księgowości zarobkowej: ustalania zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym; ustalania zasad ustalania składek na ubezpieczenie społeczne; prowadzenie kont i rejestrów oraz zasad rozliczania składek i zasiłków; naliczanie zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych, wychowawczych, rodzinnych i pielęgnacyjnych; naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych, prowadzenie kart podatków oraz rozliczanie z Urzędem Skarbowym, sporządzanie sprawozdań z zakresu zatrudnienia i wynagrodzeń. Henryce Piekarskiej – kasjerowi z dniem 1 sierpnia 2003 roku Wójt Gminy powierzył wykonywanie następujących obowiązków: prowadzenie pełnej obsługi kasy Urzędu: przyjmowanie wpłat w gotówce i czekami BS; dokonywanie wszelkich wpłat wg sporządzanych dowodów zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości; odprowadzanie wpływów gotówkowych na rachunek w BS; sporządzanie obowiązujących raportów kasowych; prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania; codzienne uzgadnianie wpływów gotówkowych, prowadzenie pełnej dokumentacji i rozliczeń Kasy Zapomogowo PoŜyczkowej. Ewie Kostrzewie – podinspektorowi ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych z dniem 1 sierpnia 2003 roku Wójt Gminy powierzył wykonywanie następujących czynności: przygotowywanie dokumentów do ulg w spłacie i umarzaniu naleŜności Skarbu Państwa zgodnie z kompetencjami określonymi w odrębnych przepisach, planowanie, wymiar i pobór podatków i opłat lokalnych, planowanie, wymiar i pobór zobowiązań pienięŜnych rolników, przygotowywanie projektów uchwał w sprawach wprowadzenia lub ustalenia wysokości niektórych podatków i opłat zastrzeŜonych do właściwości Rady Gminy, prowadzenie spraw związanych z udzielaniem ulg w podatku rolnym z tytułu klęsk Ŝywiołowych dla gospodarstw dotkniętych klęską, prowadzenie spraw związanych z udzielaniem ulg w podatku rolnym z tytułu wykonywania inwestycji, słuŜby wojskowej i innych przewidzianych odrębnymi przepisami, prowadzenie spraw wynikających z ustaw o cenach, o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku od nieruchomości,
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przygotowywanie projektów decyzji w sprawie zaniechania, odraczania i umarzania naleŜności podatkowych, prowadzenie spraw związanych z zastosowaniem ulg podatkowych z tytułu nabycia nieruchomości gruntów rolnych, wypisywanie rejestrów i nakazów płatniczych zobowiązania pienięŜnego, prowadzenie rejestru przypisów i odpisów zobowiązań pienięŜnych, opracowywanie sprawozdań z zakresu wymiaru i opłat lokalnych, wypisywanie zaświadczeń z zakresu prowadzonych spraw, w tym z ustawy ordynacja podatkowa. Helenie Trepkowskiej – inspektorowi ds. księgowości podatkowej z dniem 1 sierpnia 2003 roku Wójt Gminy powierzył wykonywanie następujących czynności: prowadzenie księgowości podatkowej w pełnym zakresie, uzgadnianie i zamykanie kwitariuszy, prowadzenie czynności egzekucyjnych w stosunku do osób zalegających oraz ewidencji zaległości, prowadzenie operacji kasowych, rozliczanie zobowiązań pienięŜnych, rozliczanie grzywien nałoŜonych w drodze mandatów karnych, sporządzanie sprawozdań z zakresu realizacji podatków, opłat i innych naleŜności, prowadzenie windykacji naleŜności podatkowych, wydawanie zaświadczeń z zakresu prowadzonych spraw, zastępstwo prowadzenia obsługi kasy. Stwierdzono, Ŝe wszystkim pracownikom Referatu Finansowego określono zastępstwa w przypadku nieobecności. Pracowników Referatu Księgowości poproszono o spisanie faktycznie wykonywanych obowiązków na swoim stanowisku pracy. W toku analizy zakresów wykonywanych czynności przez BoŜenę Podolską, Jolantę Górnik, Henrykę Piekarską, Lidię Łęgowik, Ewę Kostrzewę oraz Helenę Trepkowską stwierdzono liczne przypadki rozbieŜności pomiędzy faktycznie wykonywanymi czynnościami a wynikającymi z zakresów czynności poszczególnych pracowników. Zestawienia czynności wykonywanych przez pracowników Referatu Księgowości stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Wskazać naleŜy, Ŝe osobami odpowiedzialnymi za opracowanie zakresów czynności byli Sekretarz Gminy (pkt 1 lit. b zakresu czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku) oraz Skarbnik Gminy (pkt 25 zakresu czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku) z racji wykonywania nadzoru oraz koordynowania pracy referatu. Kontrola wykazała, Ŝe pracownicy działu księgowości, w tym Skarbnik Gminy, w 2006 roku brali udział w licznych szkoleniach, w szczególności dotyczących: sprawozdawczości budŜetowej i finansowej, planowania i wykonania budŜetu w 2006 roku w świetle ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych oraz regulacji ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stosowania obowiązujących regulacji prawnych w zakresie zaciągania poŜyczek i kredytów w oparciu o orzecznictwo regionalnych izb obrachunkowych, aktualnych przepisów wykonawczych do ustawy o finansach publicznych oraz nowelizacji do ustawy o finansach publicznych. wymiaru podatków na 2006 rok oraz najnowszych zmian w podatkach i ordynacji podatkowej, podatku VAT w jednostkach samorządu terytorialnego, zwrotu podatku akcyzowego. Wykaz szkoleń odbytych przez pracowników Referatu Finansowego w latach 2005 2006 stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe odbycie szkoleń przez pracowników Referatu Finansowego znalazło potwierdzenie w posiadanych przez jednostkę dokumentach. Kontrola wykazała, Ŝe w uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono sposobu zapoznania pracowników przez kierownika jednostki z obowiązujący w jednostce uregulowaniami. Analiza zakresów czynności pracowników wykazała, Ŝe nie zostali oni zobowiązani do zapoznania się z uregulowaniami wewnętrznymi i właściwego ich stosowania. Stwierdzono, Ŝe pracownicy kontrolowanej jednostki nie potwierdzili na piśmie faktu zapoznania się z uregulowaniami (brak podpisu pracowników na uregulowaniach, brak odrębnych dokumentów świadczących o zapoznaniu). Procedury kontroli finansowej zawarte zostały w takich uregulowaniach wewnętrznych jak: Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych stanowiąca załącznik nr 2 do zarządzenia Wójta Gminy nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku w sprawie ustalenia przyjętych zasad rachunkowości, Zakładowym Planie Kont wprowadzonym zarządzeniem nr Or.0151/33/06 z dnia 30 października 2006 roku, Procedurach kontroli finansowej w Urzędzie Gminy w śytnie wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr Or.0152/31/03 z dnia 10 października 2003 roku, Jednolitych zasadach gospodarki kasowej wprowadzonych decyzją Wójta Gminy nr 0152 2/00 z dnia 5 stycznia 2000 roku, Szczegółowych zasadach inwentaryzacji składników majątku gminy wprowadzonych decyzją Wójta Gminy nr 0153/1/00 z dnia 15 stycznia 2000 roku. Zarządzeniem Wójta Gminy nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku w sprawie ustalenia przyjętych zasad rachunkowości utraciło moc zarządzenie Wójta Gminy śytno Nr. 0.152/30/03 z dnia 10 października 2003 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Stwierdzono, Ŝe obydwa uregulowania zawierają identyczne procedury, a utrata mocy wynikała ze zmiany podstawy prawnej na mocy której wprowadzono zarządzenie do stosowania. Stwierdzono, Ŝe w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych stanowiącej załącznik do wyŜej wskazanych zarządzeń nie uregulowano jakie dokumenty stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych tzn. nie wyspecyfikowano rodzajów dowodów księgowych podlegających księgowaniu. Instrukcja zawiera rodzaje dowodów i ich cechy właściwe dla poszczególnych operacji. Określono jaki dowód uwaŜa się za prawidłowy zgodnie z ustawą o rachunkowości, uwzględniono podział na dokumenty księgowe wewnętrzne i zewnętrzne, wskazano, Ŝe udokumentowaniem
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zapisów księgowych mogą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe oraz Ŝe podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest oryginał dowodu. Według Instrukcji obieg dowodów księgowych rozpoczyna się w momencie złoŜenia lub wpływu drogą pocztową dowodów do sekretariatu, który następnie przekazuje te dowody do Skarbnika, gdzie upowaŜniony pracownik rejestruje dowody księgowe nadając im kolejny numer i sprawdza ich zgodność z wcześniej złoŜonym zleceniem po czym przekazuje je upowaŜnionemu pracownikowi, który złoŜył zlecenie celem opisu merytorycznego oraz zgodność z planem finansowym i sprawdzenia zgodności zakupu z ustawą o zamówieniach publicznych. UpowaŜniony pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację rachunku/faktury opisuje rachunek/fakturę sprawdzając je pod względem merytorycznym oraz zgodność z planem finansowym, po czym przekazuje je do Skarbnika, celem sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym oraz dokonania dekretacji. Kontrola wykazała, Ŝe wpływające do Urzędu Gminy dokumenty księgowe są rejestrowane w Sekretariacie Urzędu Gminy przez podinspektora ds. oświaty i obsługi kancelaryjnej Angelikę Budkiewicz. W załączniku do Instrukcji przedstawiono obieg dokumentów bez wskazania jakich dokumentów dotyczy, w związku z czym naleŜy wnioskować Ŝe dotyczy wszystkich dokumentów. Schemat obiegu dowodów jest następujący: Komórka Organizacyjna Rodzaj czynności Czas załatwiania
I Sekretariat / wpływające rejestracja w dzienniku W dniu otrzymania pocztą / podawczym i przekazanie do księgowości II, upowaŜnieni pracownicy uzupełnienie dowodów, W ciągu dwóch dni sprawdzenie pod względem merytorycznym III Skarbnik i upowaŜnieni sprawdzenie pod względem W ciągu dwóch dni pracownicy formalno rachunkowym, sporządzenie polecenia przelewu, czeku IV Wójt zatwierdzenie do wypłaty W dniu otrzymania Biorąc pod uwagę ww. uregulowania stwierdzić naleŜy, Ŝe w ciągu czterech dni od dnia wpływu dowód powinien zostać zrealizowany, tj. sprawdzony i zatwierdzony do realizacji. Według Instrukcji sprawdzenia dokumentów dokonują pracownicy, którym powierzono taki obowiązek. Dokonanie sprawdzenia pod względem merytorycznym winno być stwierdzone na dowodzie przez umieszczenie i podpisanie klauzuli: Wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja budŜetowa dz. ....., rozdz. ...... , § ..... Sprawdzono pod względem merytorycznym śytno, dnia ...... (podpis i pieczątka imienna) Na fakturach/rachunkach powinien być umieszczony opis mówiący o celowości wydatku oraz stwierdzenie, gdzie środek został przekazany, stwierdzenie czy usługa, dostawa i
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roboty budowlane zostały wykonane zgodnie z zawartą umową. Na fakturze/rachunku powinna znajdować się równieŜ adnotacja: Wydatek zrealizowany zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2006 r. Nr 164 poz. 1163 z późn. zm.) tryb ...... śytno, dnia ...... 200... r. podpis. Po dokonaniu tych czynności dokumenty finansowo księgowe przekazuje się natychmiast do księgowości w celu ich realizacji. Pod względem formalno rachunkowym dokumenty sprawdzają i podpisują: skarbnik i upowaŜnieni pracownicy. Sprawdzenie rachunków pod względem formalno rachunkowym polega na zbadaniu: czy poszczególne dowody odpowiadają postanowieniom przepisów ustawy o rachunkowości; czy dowody są kompletne, zawierają wszystkie wymagane załączniki; czy dowody są zupełne, tj. zawierają wszystkie dane niezbędne do zobrazowania czynności, dla których udowodnienia mają słuŜyć; czy nie zawierają błędów arytmetycznych; czy zawiera adnotację o udzieleniu zamówienia publicznego zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych; czy dowód został wpisany do rejestru udzielonych zamówień publicznych. Dokonanie sprawdzenia winno być stwierdzone na dowodzie poprzez umieszczenie i następującej klauzuli: Sprawdzono pod względem formalno rachunkowym dnia..... Sprawdzenie prawidłowości dowodów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zgodności z ustawą o finansach publicznych. Sprawdzone dokumenty stanowią podstawę do zatwierdzenia ich do wypłaty. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Wójt na dowodzie zatwierdzonym do wypłaty. Pracownicy księgowości po dokonaniu zapłaty, wystawieniu polecenia przelewu bądź obciąŜeniu rachunku bankowego zamieszczają klauzulę: Zapłacono gotówką, przelewem W odniesieniu do dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, naleŜy ponadto sprawdzić, czy są one akceptowane przez Skarbnika. W przypadku stwierdzenia, Ŝe dowody nie były skontrolowane, naleŜy je zwrócić w celu uzupełnienia. W Procedurach kontroli finansowej w Urzędzie Gminy w śytnie określono zakres kontroli finansowej oraz jej etapy tj. samokontrolę, kontrolę funkcjonalną i kontrolę instytucjonalną. Według zarządzenia kontrola finansowa funkcjonuje na etapie wstępnym, bieŜącym i następnym. W ramach kontroli na etapie wstępnym, z zastrzeŜeniem §12 i §13 (§12 dotyczy wstępnej kontroli celowości wydatków płacowych dokonywanej przez Wójta Gminy lub osobę przez niego upowaŜnioną, §13 dotyczy wstępnej oceny celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych i dokonywana jest przez Wójta Gminy takŜe na etapie przygotowania projektu planu finansowego), na etapie planowania zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatku, właściwy merytorycznie pracownik lub komórka organizacyjna sporządza dokument – KARTA WYDATKU – w którym umieszcza informacje dotyczące wydatku, uzasadnienia wydatku, szacunkowej kwoty wydatku, zabezpieczenia środków w planie finansowym, proponowanej procedury udzielenia
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zamówienia publicznego. Skarbnik dokonuje wstępnej oceny zgodności planowanej operacji gospodarczej z planem finansowym. Potwierdzeniem dokonania kontroli jest podpis Skarbnika na dokumencie KARTA WYDATKU. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe planowane zobowiązanie, wydatek mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. Planowane zobowiązanie, wydatek, w oparciu o dane zawarte w „Karcie wydatku” zatwierdza Wójt Gminy lub osoba przez niego upowaŜniona. Wójt Gminy lub osoba przez niego upowaŜniona przed zatwierdzeniem dokonuje analizy przedstawionego uzasadnienia. Zatwierdzenie planowanego zobowiązania, wydatku następuje poprzez złoŜenie podpisu na „Karcie wydatku”. ZłoŜenie podpisu oznacza w szczególności nie wniesienie zastrzeŜeń co do celowości planowanego zobowiązania, wydatku oraz prawidłowości zaproponowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego. Kontrola realizowanych operacji gospodarczych realizowana jest poprzez: kontrolę rachunkową i formalną, kontrolę merytoryczną i kontrolę Wójta lub osoby upowaŜnionej w momencie zatwierdzenia dokonania wydatku. Według §22 Procedur kontroli finansowej dokumenty związane z poszczególnymi operacjami gospodarczymi, osoby (komórki organizacyjne) zobowiązane do poszczególnych czynności kontroli określa obowiązująca w jednostce Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz Instrukcja kasowa. W procedurach uregulowano równieŜ obowiązki Skarbnika Gminy w ramach kontroli finansowej, które były analogiczne jak w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Według §27 w celu zapewnienia prawidłowego działania procedur kontroli finansowej Wójt Gminy zobowiązany jest do ustalenia pracownikom zakresów czynności uwzględniających obowiązki w zakresie kontroli finansowej. Stwierdzono nieprzestrzeganie cytowanego wyŜej uregulowania z uwagi na nieustalenie w zakresach czynności pracowników Urzędu Gminy obowiązków z zakresu kontroli finansowej, a w szczególności dotyczących sprawdzania dowodów będących podstawą ewidencji w księgach rachunkowych, a w konsekwencji wydatkowania środków publicznych. Stwierdzono, Ŝe kaŜdemu z pracowników Urzędu Gminy w zakresie czynności określono przyjęcie odpowiedzialności słuŜbowej za realizację pod względem merytorycznym i formalnym przydzielonych zadań, co nie jest jednak toŜsame z powierzeniem obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Stwierdzono równieŜ, Ŝe w kontrolowanej jednostce nie stosuje się dokumentu o nazwie KARTA WYDATKU, który powinien być sporządzany przez merytorycznego pracownika bądź komórkę organizacyjną na etapie planowania zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatku, co świadczy o nieprzestrzeganiu §9, §10 i §11 Procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy w śytnie. Kontrola wykazała, Ŝe Wójt Gminy jako kierownik jednostki nie powierzył na piśmie Ŝadnemu z pracowników Referatu Finansowego obowiązków z zakresu gospodarki finansowej stosownie do przepisu art.44 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, według którego kierownik jednostki moŜe powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, a przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upowaŜnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Stwierdzono równieŜ, Ŝe Regulamin organizacyjny nie zawiera Ŝadnych postanowień dotyczących powierzenia obowiązków w zakresie gospodarki finansowej. Analiza zakresu czynności Sekretarza Gminy Mirosława Ociepy z dnia 1 sierpnia 2003 roku wykazała, Ŝe Wójt Gminy Janusz Czapla powierzył Sekretarzowi podpisywanie dokumentów i pism zastrzeŜonych dla Wójta w przypadku jego nieobecności. W związku z powyŜszym Sekretarz Gminy został upowaŜniony do zatwierdzania do wypłaty
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dokumentów stanowiących podstawę wydatkowania środków z budŜetu w przypadku nieobecności Wójta Gminy. Test kontroli nr I dotyczący wewnętrznych procedur kontroli stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Przestrzeganie przyjętych uregulowań w zakresie kontroli finansowej zbadano m.in. w stosunku do: zakupu dostaw, robót i usług, poleceń wyjazdu słuŜbowego, naliczania i wypłacania diet radnym. Przestrzeganie przyjętych procedur kontroli finansowej zbadano ponadto w stosunku do zagadnień objętych kontrolą. Szczegółowe ustalenia w tym zakresie zawarte są w dalszej części protokołu poświęconej konkretnym zagadnieniom merytorycznym. Kontrola faktur za zakup dostaw, usług i robót Uregulowania dotyczące kontroli dowodów księgowych, jakimi są faktury za zakup usług, robót i dostaw dotyczą rejestracji dowodów księgowych, sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, zatwierdzania do wypłaty, opatrywania dowodów księgowych numerem ewidencyjnym, sposobem ujęcia w księgach rachunkowych oraz opisem dowodów na okoliczność wydatkowania środków zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych i na okoliczność wykonania usługi, dostawy i roboty budowlanej zgodnie z zawartą umową. Ponadto zrealizowane wydatki w zaleŜności od sposobu realizacji powinny być opatrzone klauzulą „zapłacono przelewem dnia…” lub wskazaniem na dokumencie realizowanym w kasie daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym wypłata została zaewidencjonowana. Kontrolą objęto faktury za dostawę towarów i usług o najwyŜszych wartościach za marzec, czerwiec i grudzień 2006 roku: 1) zbiorcze zestawienie faktur nr 240472/49/06 z dnia 27 lutego 2006 roku wystawione przez ENION Sp. A. Oddział w Częstochowie – Zakład Energetyczny Częstochowa na kwotę 18.270,98 zł. Załącznikami do zestawienia były faktury na poszczególne kwoty wymienione w zestawieniu. Dokumenty wpłynęły do UG w dniu 1 marca 2006 roku. Fakturę na okoliczność zuŜycia energii do oświetlenia ulic gminy za okres od 3 stycznia do 8 lutego 2006 roku opisał Jerzy Rachalik – inspektor ds. budownictwa. Fakturę na okoliczność zrealizowania wydatku zgodnie z Prawem zamówień publicznych – zamówienie z wolnej ręki art.67 ust.1 pkt 1 lit. a opisał w dniu 8 marca 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 13 marca 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 900, rozdział 90015, § 4260 w dniu 13 marca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. Na dowodzie nie wskazano dekretacji. 2) faktura nr 262/06 z dnia 2 lutego 2006 roku wystawiona przez Siemiński Sp. z o.o. Dobryszyce na kwotę 35.300 zł tytułem zakupu oleju napędowego. Dokument wpłynął do UG w dniu 6 lutego 2006 roku. Fakturę na okoliczność wykonania dostawy zgodnie z umową z dnia 2 lutego 2006 roku oraz na okoliczność zrealizowania wydatku zgodnie z Prawem zamówień publicznych – przetarg nieograniczony art.39 opisał w dniu 13 lutego 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 1 marca 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 801, rozdział 80113, § 4210 w dniu 1 marca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. 3) faktura nr 41/SG/2006 z dnia 1 marca 2006 roku wystawiona przez VERBUM Centrum Edukacji s. c. Witold Chomnicki Kraków na kwotę 10.424,70 zł tytułem nauczania języka angielskiego zgodnie z umową z dnia 28 sierpnia 2005 roku. Dokument wpłynął do UG w dniu 6 marca 2006 roku. Fakturę na okoliczność wykonania usługi zgodnie z umową nr 31/05 z dnia 29 sierpnia 2006 roku oraz na okoliczność zrealizowania wydatku zgodnie z Prawem zamówień publicznych – zapytanie o cenę art. 69 opisał w dniu 8 marca 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem merytorycznym Sławomir Niedźwiecki oraz względem formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 8 marca 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 801, rozdział 80110 oraz 80130, § 4300 w dniu 8 marca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. 4) faktura nr FVT 1067845/05/06 z dnia 2 maja 2006 roku wystawiona przez Telefonię DIALOG S.A. Wrocław na kwotę 1.088,45 zł tytułem realizacji połączeń telefonicznych za kwiecień 2006 roku. Dokument wpłynął do UG w dniu 22 maja 2006 roku. Fakturę na okoliczność wskazania celu wystawienia opisał Szymon Pietras – Informatyk. Dowód na okoliczność zrealizowania wydatku bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych art.4 pkt 8 opisał w dniu 24 maja 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 12 czerwca 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 750, rozdział 75023, § 4300 w dniu 12 czerwca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. 5) faktura nr UTP/2006/0239 z dnia 31 maja 2006 roku wystawiona przez Zakład Przetwórstwa Rolnego Danielów na kwotę 2.439,60 zł tytułem zagospodarowania odpadów. Dokument wpłynął do UG w dniu 5 czerwca 2006 roku. Fakturę na okoliczność potwierdzenia wykonania usługi opisała w dniu 6 czerwca 2006 roku Anna Łysakowska – inspektor ds. rolnictwa. Dowód na okoliczność zrealizowania wydatku bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych art.4 pkt 8 opisał w dniu 6 czerwca 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 12 czerwca 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 900, rozdział 90002, § 4300 w dniu 12 czerwca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. 6) faktura nr 06/05/2006 z dnia 12 maja 2006 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo Usługowo MontaŜowe „ALPINEX” s. c. Częstochowa na kwotę 43.543,97 zł tytułem wymiany komina stalowego w kotłowni budynku PSP w śytnie. Dokument wpłynął do UG w dniu 18 maja 2006 roku. Fakturę na okoliczność wykonania usługi zgodnie z umową oraz realizacji wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych – przetarg nieograniczony art.39 opisał w dniu 24 maja 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 27 czerwca 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 801,
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozdział 80101, § 4270 w dniu 27 czerwca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. 7) faktura nr 72/2006 z dnia 25 sierpnia 2006 roku wystawiona przez „UNIGLOB” Piotr Ulrich Łask na kwotę 4.590,08 zł tytułem sporządzenia projektu decyzji o warunkach zabudowy. Dokument wpłynął do UG w dniu 25 sierpnia 2006 roku. Fakturę na okoliczność potwierdzenia wykonania usługi opracowania decyzji o warunkach zabudowy zgodnie z umową nr 1/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku opisał Jerzy Rachalik – inspektor ds. budownictwa. Fakturę na okoliczność zrealizowania wydatku bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych art.4 pkt 8 opisał w dniu 4 września 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdziła pod względem formalnym i rachunkowym Jolanta Górnik w dniu 6 września 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 710, rozdział 71013, § 4300 w dniu 6 września 2006 roku Sekretarz Gminy i Jolanta Górnik. Dokumentu nie opatrzono numerem dowodu księgowego. Załącznikami do faktury były zlecenia podpisane przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy dotyczące sporządzenia projektów decyzji warunków zabudowy oraz decyzji lokalizacji celu publicznego dla inwestycji dotyczących np. rozbudowy i nadbudowy budynku mieszkaniowego, budowy budynku inwentarskiego wraz z urządzeniami i budowy linii napowietrznej NN wraz z przyłączem kablowym 1 kV dla zasilania budynku gospodarczo garaŜowego, w których jako inwestor wskazywane były osoby fizyczne oraz zakład energetyczny. 8) faktura nr 642/2006 z dnia 6 sierpnia 2006 roku wystawiona przez Polskie Górnictwo Skalne „MINERAŁ” Piekoszów na kwotę 1.500,60 zł tytułem zakupu mieszanki kruszywa. Dokument wpłynął do UG w dniu 28 sierpnia 2006 roku. Fakturę na okoliczność potwierdzenia zakupu materiałów budowlanych na drogi gminne opisał Jerzy Rachalik – inspektor ds. budownictwa. Fakturę na okoliczność zrealizowania wydatku bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych art.4 pkt 8 opisał w dniu 4 września 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdziła pod względem formalnym i rachunkowym Jolanta Górnik w dniu 6 września 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 600, rozdział 60016, § 4410 w dniu 6 września 2006 roku Sekretarz Gminy i Jolanta Górnik. 9) faktura nr 01/09.2006/BASZ z dnia 1 września 2006 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Usługowe Końskie na kwotę 2.745 zł tytułem opracowania Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych. Dokument wpłynął do UG w dniu 4 września 2006 roku. Fakturę na okoliczność celowości realizacji wydatku opisała Halina Woldan – Kierownik GOPS. Fakturę na okoliczność zrealizowania wydatku bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych art.4 pkt 8 opisał w dniu 13 września 2006 roku Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych. Na dowodzie nie wskazano sposobu realizacji wydatku. Dowód sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 15 września 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 852, rozdział 85219, § 4300 w dniu 15 września 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Stwierdzono, Ŝe data wpływu i numer dowodu księgowego wskazana na dowodach była zgodna z rejestrem wpływających do jednostki dokumentów. Dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez osoby, którym nie powierzono na piśmie wykonywania tych obowiązków, co wskazuje na nieprzestrzeganie art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku dotyczącego
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pisemnego powierzenia wykonywania obowiązków z zakresu gospodarki finansowej. Wskazane wyŜej dokumenty nie zostały opatrzone numerem ewidencyjnym jak równieŜ sposobem ujęcia w księgach rachunkowych oraz sposobem realizacji wydatku (przelew bądź wypłata gotówki). Stwierdzono, Ŝe na 9 poddanych kontroli dowodów w przypadku 8 dowodów nie dotrzymano czterodniowego terminu przewidzianego na sprawdzenie i zatwierdzenie dowodów do realizacji. Na wszystkich wyŜej wymienionych dokumentach Skarbnik Gminy złoŜyła swój podpis obok podpisu Wójta Gminy, jako osoba zatwierdzająca dowód do realizacji, podczas gdy Instrukcja obiegu i kontroli dowód księgowych wyłącznie na Wójta Gminy jako jedyną osobę zatwierdzającą dowody do wypłaty. Skarbnik Gminy zarówno na mocy wskazanej Instrukcji jak i art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych zobowiązany był do dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Na okoliczność znaczenia podpisu Skarbnika Gminy na dowodach księgowych wyjaśnienie złoŜyła BoŜena Podolska. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe podpis Skarbnika Pod pieczątką „Zatwierdzono do wypłaty z sum dz… rozdz…§… data oraz podpis Skarbnika i Wójta” oznacza sprawdzenie dowodu pod względem wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym oraz w zakresie dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych. Podpis oznacza równieŜ, Ŝe Skarbnik nie zgłasza zastrzeŜeń do oceny merytorycznej dokonanej przez odpowiedzialnego pracownika, ponadto, Ŝe zobowiązania wynikające z dokonanej operacji mieści się w planie finansowym wydatków oraz jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. Wskazać naleŜy, Ŝe tylko jeden z 9 poddanych kontroli dowodów był opatrzony pieczęcią na okoliczność sprawdzenia pod względem merytorycznym. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy z dnia 14 września 2007 roku w sprawie opisu dokumentów księgowych stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. Wskazać naleŜy, Ŝe zgodnie z przepisem art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym dyspozycja środkami pienięŜnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania. PowyŜszy przepis zobowiązuje do oddzielenia funkcji dysponowania środkami pienięŜnymi zarezerwowanej dla kierownika jednostki od funkcji wykonywanie tych dyspozycji zarezerwowanej dla skarbnika gminy, który jest głównym księgowym budŜetu. Biorąc powyŜsze pod uwagę naleŜy podjąć czynności zapewniające czytelne opisywanie dokumentów księgowych tak, aby z dokumentów wynikało wypełnienie przez Skarbnika Gminy czynności wynikających z art. 45 ust. 1 pkt 3 i pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Kontrola poleceń wyjazdów słuŜbowych Przestrzeganie przyjętych procedur kontroli finansowej dotyczących poleceń wyjazdów słuŜbowych opisano w części niniejszego protokołu poświęconej wydatkom na podróŜe słuŜbowe pracowników. Kontrola w zakresie wypłat diet radnym i przewodniczącym jednostek pomocniczych Kontrola wykazała, Ŝe w uregulowaniach wewnętrznych nie zawarto szczególnych procedur kontroli dotyczących wypłaty diet, a w szczególności podstawy, na jakiej sporządzane są listy wypłat diet dla radnych i przewodniczących jednostek pomocniczych.
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Test kontroli nr II dotyczący przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej przy dokonywaniu wydatków stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Zasady przeprowadzanie kontroli wydatków w nadzorowanych jednostkach wprowadzone zostały zarządzeniem Wójta nr 0.152/29/03 z dnia 10 października 2003 roku. Zarządzenie wydano na podstawie art. 28b ustawy z dnia 26 października 1998 roku o finansach publicznych. Według zarządzenia w jednostkach prowadzi się kontrole wewnętrzne i zewnętrzne. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za organizację i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz za nadzór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości. W celu wykonywania nadzoru kierownik jednostki ustala: a) procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym zgodność z planem finansowym, b) zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, c) sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny, o których mowa w pkt a i b (§1 ust. 3). Kontrole zewnętrzne w jednostkach prowadzi: Komisja Rewizyjna Rady Gminy, organy uprawnione do prowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów oraz upowaŜnieni przez Wójta pracownicy Urzędu Gminy. Podległe jednostki winny być objęte kontrolą, co najmniej raz na rok. Celem kontroli jest: badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, ujawnienie złej organizacji pracy, niegospodarności, nierzetelności oraz braku celowości działania, badanie prawidłowości, skuteczności i trafności podjętych rozwiązań i działań oraz sposobów ich realizacji, naleŜących do zadań własnych i zleconych gminie, sprawdzanie przestrzegania realizacji procedur i zasad określonych w §1 ust. 3 niniejszej uchwały, zbieranie i przedstawianie Zarządowi i Radzie Gminy bieŜącej, obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności jednostek podległych oraz usprawnienia funkcji nadzoru, kontroli i koordynacji, ustalenie, a takŜe wykazywanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, jak równieŜ wskazanie sposobów umoŜliwiających usunięcie stwierdzonych negatywnych zjawisk. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upowaŜnienie (stałe lub jednorazowe) wydane przez Wójta. Kontrole kompleksowe i problemowe przeprowadzane są na podstawie planu kontroli sporządzanego do 31 stycznia kaŜdego roku, określającego podmiot i zakres kontroli. UpowaŜnienie do przeprowadzania kontroli podpisuje Wójt lub osoba przez niego upowaŜniona. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, dotyczących konieczności sprawdzenia wyłącznie spraw finansowo księgowych polecenie przeprowadzenia kontroli i upowaŜnienie do jej przeprowadzenia podpisuje Wójt. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół zawierający: zastrzeŜenie, Ŝe słuŜy tylko do uŜytku słuŜbowego; nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres; imiona i
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nazwiska kontrolujących oraz numer i datę wydania upowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli; datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych; określenie przedmiotu i zakresu kontroli; imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej jak równieŜ głównego księgowego i osób udzielających informacji; opis stanu faktycznego wraz ze wskazaniem stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości z podaniem faktu naruszenia określonych przepisów, wnioski z kontroli (dotyczące usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, podjęcia działań zapobiegawczych, ewentualnego pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych naruszenia przepisów), informację o sporządzeniu załączników stanowiących część składową protokołu, wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki i przysługującym mu prawie złoŜenia wyjaśnień, daty i miejsca podpisania protokołu. W przypadku zaistnienia istotnych nieprawidłowości w kontrolowanej jednostce wraz z protokołem kontroli kontrolujący przekazuje zarządzającemu kontrolę wystąpienie pokontrolne. Kierownik kontrolowanej jednostki w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego zawiadamia jednostkę zarządzającą kontrolę o wykonaniu wystąpienia lub o przyczynach ich nie wykonania. Kontrolującymi mogą być osoby, które ze względu na posiadane kwalifikacje i praktykę zawodową dają rękojmię naleŜytego wykonywania obowiązków słuŜbowych. Kontrolujący są objęci systematycznym szkoleniem w ramach doskonalenia kadr administracji samorządowej. W oparciu o przedstawioną dokumentację ustalono, Ŝe w 2006 roku przeprowadzono kontrolę w następujących jednostkach organizacyjnych: Jednostka kontrolowana Termin kontroli Kontrolujący Okres objęty kontrolą Samodzielny Publiczny 17 sierpnia 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I półrocze Zakład Opieki Zdrowotnej Lidia Łęgowik 2006 roku w śytnie Publiczna Szkoła 30 maja 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I kwartał Podstawowa w Borzykowej Lidia Łęgowik 2006 roku Publiczna Szkoła 23 maja 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I kwartał Podstawowa w śytnie Lidia Łęgowik 2006 roku Publiczna Szkoła 22 maja 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I kwartał Podstawowa w Maluszynie Lidia Łęgowik 2006 roku Zespół Szkół 20 czerwca 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I kwartał Ponadgimnazjalnych w Lidia Łęgowik 2006 roku śytnie Publiczna Gimnazjum w 18 maja 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I kwartał śytnie Lidia Łęgowik 2006 roku Publiczna Szkoła 17 maja 2006 BoŜena Podolska Rok 2005 i I kwartał Podstawowa w Silniczce Lidia Ł ęgowik 2006 roku Według regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w śytnie oraz zakresu czynności Skarbnika Gminy z dnia 1 sierpnia 2003 roku kontrola gospodarki finansowej gminnych jednostek organizacyjnych naleŜy do zadań BoŜeny Podolskiej. Ustalono, Ŝe pierwsza przeprowadzona przez Skarbnika Gminy kontrola odbyła się w okresie od 15 kwietnia do 28 kwietnia 2004 roku i dotyczyła Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w śytnie. Z upowaŜnienia Wójta Gminy z dnia 9 kwietnia 2004 roku wynika, Ŝe podstawą do przeprowadzenia kontroli był art. 67 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. nr 91, poz. 408 ze
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zmianami) oraz rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz. 1097). Ustalono, Ŝe poza Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej w 2004 roku nie objęto kontrolą innej jednostki. W protokole kontroli SPZOZ zawarto następujące informacje: imię i nazwisko kierownika jednostki oraz głównego księgowego wraz z wysokością wynagrodzenia tych osób, podstawę prawną działania jednostki, wskazanie, Ŝe w jednostce nie ustalono zasad rachunkowości, wskazanie banku prowadzącego obsługę jednostki oraz numer rachunku bankowego, informacje dotyczące zaciągniętego przez SPZOZ kredytu średnioterminowego, wskazanie nieprawidłowości w objętych kontrolą dowodach księgowych znajdujących się w raportach kasowych dotyczące: braku opisu dowodów księgowych, braku dat wpływu na dowodach księgowych, braku sprawdzenia dowodów księgowych i zatwierdzenia ich do wypłaty przez kierownika jednostki, braku potwierdzenia odbioru gotówki oraz podpisu osoby sporządzającej raport kasowy, nieprawidłowości przy wystawianiu i rozliczaniu poleceń wyjazdów słuŜbowych, wskazanie prawidłowego gospodarowania kwitariuszami przychodowymi, wskazanie prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji za 2003 roku, ustalenia dotyczące braku moŜliwości skontrolowania ryczałtów samochodowych z uwagi na brak oświadczeń o uŜywaniu samochodów prywatnych do celów słuŜbowych, wskazanie prawidłowego naliczania i wypłaty wynagrodzeń i premii, poza przypadkiem, Ŝe wysokość premii dla kierownika SPZOZ nie została przedstawiona do akceptacji Wójta Gminy. Stosownie do wskazanego wyŜej art. 67ust. 3 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej podmiot sprawujący nadzór nad zakładem opieki zdrowotnej kontroluje: realizację zadań statutowych, dostępność i poziom udzielanych świadczeń, prawidłowość gospodarowania mieniem oraz gospodarkę finansową. Szczegółowy zakres zagadnień, które naleŜy objąć kontrolą w ramach wskazanych w art. 67 ust. 3 obszarów zawiera §2, §4 i §6 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego. Według §6 rozporządzenia w ramach kontroli gospodarki finansowej podmiot sprawujący nadzór analizuje: kwartalne sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym jednostki organizacyjnej, roczny plan rzeczowo finansowy jednostki organizacyjnej, roczne sprawozdanie rzeczowo finansowe jednostki organizacyjnej, roczne sprawozdanie z działalności jednostki organizacyjnej. Stwierdzono, Ŝe w protokole kontroli w SPZOZ nie ustosunkowano się do kontroli ww. sprawozdań i planów finansowych, co wskazuje na nieobjęcie kontrolą tych dokumentów. W toku kontroli przedłoŜonych dokumentów stwierdzono nieprzestrzeganie §7 ust. 2 rozporządzenia z dnia 18 listopada 1999 roku, według którego organ nadzorujący
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powinien przeprowadzać kontrole okresowe co najmniej raz w roku albowiem w 2005 i 2006 roku nie przeprowadzono w SPZOZ kontroli. W 2005 roku Skarbnik Gminy oraz Lidia Łęgowik przeprowadziły następujące kontrole: Jednostka kontrolowana Termin kontroli Kontrolujący Okres objęty kontrolą Zespół Szkół 16 17.06.2005 BoŜena Podolska Rok 2004 i I półrocze Ponadgimnazjalnych w śytnie 22 23,25 i 31.08.2005 Lidia Łęgowik 2005 roku Publiczne Gimnazjum w 11.10.2005 BoŜena Podolska Rok 2004 i III śytnie Lidia Łęgowik kwartały 2005 roku Publiczna Szkoła Podstawowa 10.10.2005 BoŜena Podolska Rok 2004 i III w śytnie Lidia Łęgowik kwartały 2005 roku Publiczna Szkoła Podstawowa 12.05.2005 BoŜena Podolska Rok 2004 i III w Maluszynie Lidia Łęgowik kwartały 2006 roku Publiczna Szkoła Podstawowa 12.10.2005 BoŜena Podolska Rok 2004 i III w Silniczce Lidia Łęgowik kwartały 2005 roku Biorąc pod uwagę kontrole przeprowadzone w 2005 i 2006 roku stwierdzić naleŜy zaniechanie przeprowadzenia kontroli w Przedszkolu Samorządowym w śytnie, Gminnym Zakładzie Komunalnym oraz Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, co było niezgodne z art. 28b ustawy z dnia 26 października 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity w 2003 roku Dz. U. nr 15, poz.148 ze zmianami) oraz art. 187 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Według wskazanych przepisów przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizację procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, a kontrola obejmuje w kaŜdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Stwierdzono, Ŝe w 2005 i 2006 roku kontroli nie przeprowadzono równieŜ w Gminnym Ośrodku Kultury oraz Gminnej Bibliotece Publicznej. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy w sprawie zaniechania kontroli w wymienionych jednostkach wynika, iŜ przyczyną nieprzeprowadzania kontroli w Zakładzie Komunalnym jest sporządzanie przez tą jednostkę opisowych sprawozdań półrocznych i rocznych ze swojej działalności, w których nie stwierdzono nieprawidłowości dotyczących całokształtu działalności finansowo księgowej tak w gromadzeniu przychodów jak i dokonywaniu wydatków finansowych. Skarbnik wyjaśnia, Ŝe potraktowała ten materiał, jako kontrolę wewnętrzną, ponadto sprawozdania kwartalne Rb Z, Rb N jak równieŜ półroczne i roczne Rb 30 równieŜ nie budziły zastrzeŜeń i składane są w terminie. Ponadto siedziba Zakładu mieściła się do 30 kwietnia 2007 roku w budynku Urzędu i Skarbnik na bieŜąco miał wgląd do dokumentacji. W zakresie zaniechania kontroli wydatków w Przedszkolu Samorządowym w śytnie oraz Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej Skarbnik wyjaśnił, Ŝe nie dokonywano kontroli, poniewaŜ obsługa finansowo księgowa tych jednostek prowadzona jest w Urzędzie. Skarbnik wyjaśnia, Ŝe ma bezpośredni nadzór nad całokształtem zadań finansowych realizowanych przez te jednostki w zakresie gromadzenia przychodów budŜetowych i dokonywania wydatków budŜetowych, zaciągania zobowiązań finansowych oraz gospodarowania majątkiem tych jednostek jego ochroną i inwentaryzacją. W odniesieniu do zaniechania kontroli w Gminnym Ośrodku Kultury oraz Gminnej Bibliotece Publicznej Skarbnik wyjaśniła, Ŝe obsługa finansowo księgowa prowadzona jest przez komórkę księgowości Urzędu w związku z czym istniał bezpośredni nadzór nad całokształtem zadań finansowych realizowanych przez te instytucje w zakresie gromadzenia przychodów budŜetowych i dokonywania wydatków
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budŜetowych, zaciągania zobowiązań finansowych oraz gospodarowania majątkiem tych jednostek jego ochroną i inwentaryzacją. Wyjaśnienia Skarbnika Gminy BoŜeny Podolskiej w sprawie zaniechania dokonania kontroli w jednostkach organizacyjnych stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia Skarbnika Gminy wskazać naleŜy, Ŝe sporządzanie i składanie obowiązujących Zakład Komunalny sprawozdań nie moŜe stanowić przyczyny zaniechania przeprowadzania kontroli wydatków albowiem obowiązujące przepisy prawa obligują zarówno do sporządzania sprawozdań budŜetowych jak i do kontroli wydatków jednostek organizacyjnych. Ponadto kontrola wydatków powinna dotyczyć przestrzegania ustalonych procedur kontroli, a więc powinna być oparta na analizie dowodów księgowych, stanowiących podstawę sporządzania sprawozdań budŜetowych. Ustosunkowując się natomiast do zaniechania kontroli w pozostałych jednostkach stwierdzić naleŜy, Ŝe fakt prowadzenia ewidencji księgowej jednostek kultury przez słuŜby Skarbnika Gminy jak równieŜ prowadzenie ewidencji księgowej jednostek organizacyjnych w ramach ewidencji księgowej Urzędu Gminy nie powinien stanowić okoliczności uzasadniającej odstąpienie od kontroli. Nieprawidłowość związana z niezgodnym z przepisami prowadzeniu ewidencji księgowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Przedszkola Samorządowego opisana została w części niniejszego protokołu poświęconej ewidencji księgowej. Wskazać ponadto naleŜy, Ŝe obowiązujące przepisy prawa nie wskazują Skarbnika Gminy, jako osoby właściwej do przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych. Odpowiedzialność za kontrolowanie wydatków jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisu cytowanego wyŜej art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, ponosi przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego, którym w przypadku gminy jest Wójt. W związku z powyŜszym od decyzji kierownika jednostki zaleŜy, komu powierzy wykonywanie tych czynności. Kontrolą w zakresie przestrzegania procedur określonych zarządzeniem Wójta Gminy nr 0.152/29/03 z dnia 10 października 2003 roku objęto dokumentację dotyczącą kontroli przeprowadzonych w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej, Publicznej Szkole Podstawowej w Silniczce oraz w Publicznej Szkole Podstawowej w śytnie, w tym protokoły z dnia 17 sierpnia, 30 maja oraz 23 maja 2006 roku. Analizowane protokoły zawierały następujące dane: imię i nazwisko kierownika jednostki oraz głównego księgowego wraz z wysokością wynagrodzenia tych osób, podstawę prawną działania jednostki, wskazanie, Ŝe w jednostce ustalono zasady rachunkowości, wskazanie banku prowadzącego obsługę jednostki oraz numer rachunku bankowego, wskazanie ksiąg rachunkowych prowadzonych w jednostkach oraz prawidłowego stosowanie przepisów dotyczących klasyfikacji budŜetowej, wskazanie braku powierzenia obowiązku sprawdzania dokumentów pod względem merytorycznym pracownikom (brak zapisu w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych) w protokole kontroli Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej, wskazanie prawidłowego prowadzenia ksiąg inwentarzowych oraz wykazywania w sprawozdaniu Rb 28 oraz bilansie na dzień 31 grudnia 2005 roku danych zgodnych z ewidencją księgową,
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wskazanie sposobu prowadzenia list płac oraz prawidłowego naliczenia składników wynagrodzeń, nagród jubileuszowych, dodatków mieszkaniowych, dodatków wiejskich oraz premii. W analizowanych protokołach nie wskazano Ŝadnych nieprawidłowości w związku z czym kierownikom kontrolowanych jednostek nie przekazano wniosków pokontrolnych. Biorąc pod uwagę udostępnioną dokumentację, dane zawarte w protokołach oraz ustalone procedury kontroli w jednostkach organizacyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: brak planu kontroli na 2006 rok określającego podmiot i zakres kontroli, brak imiennych upowaŜnień do przeprowadzenia kontroli, brak określenia czy kierownicy jednostek przyjęli procedury kontroli oraz czy są one przestrzegane, w protokołach kontroli nie wskazano, jaką część wydatków objęto kontrolą. Wykazane nieprawidłowości świadczą o naruszeniu ustalonych procedur wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy nr 0.152/29/03 z dnia 10 października 2003 roku. Wskazać naleŜy równieŜ, Ŝe pomimo, iŜ kontrole są przeprowadzane to nie spełniają one swojego głównego celu tj. nie wynika z nich czy na podstawie 5% wydatków kaŜdej jednostki w danym roku zbadano przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Test kontroli nr III dotyczący realizacji obowiązków organu wykonawczego JST wynikających z ustawy o finansach publicznych stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli.
KONTROLE ZEWN Ę TRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej Urzędu Gminy w śytnie przeprowadzona była przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi w terminie 10.09. – 31.10.2003 roku. Wystąpienie pokontrolne skierowane zostało do Wójta Gminy śytno pismem znak WK 0915/74/2003 z dnia 27 listopada 2003 roku. Informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych Wójt Gminy śytno przesłał do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 23 grudnia 2003 r. pismem znak 305/20/03.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2005 - 2006 Na podstawie danych zawartych w ksiąŜce kontroli stwierdzono, iŜ w Urzędzie Gminy w śytnie odnotowane zostały następujące kontrole: 1) w 2005 roku: przeprowadzona przez inspektora kontroli skarbowej Urzędu Kontroli Skarbowej w Łodzi w zakresie prawidłowej klasyfikacji podatku VAT do kosztów kwalifikowanych w Programie SAPARD w dniu 9 lutego 2005 roku, przeprowadzona przez pracowników Archiwum Państwowego w Częstochowie w zakresie ogólnej kontroli archiwum zakładowego Urzędu Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w dniu 10 maja 2005 roku,
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przeprowadzona przez inspektora Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Tomaszowie Mazowieckim w zakresie prawidłowości rozliczania składek na ubezpieczenia, wypłacania świadczeń w dniach 6 – 18 maja 2005 roku, przeprowadzona przez pracowników Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej dotycząca SI POMOST w dniu 28 września 2005 roku, przeprowadzona przez pracowników Starostwa Powiatowego w Radomsku w zakresie spraw obronnych i obrony cywilnej w dniu 24 października 2005 roku, 2) w 2006 roku: przeprowadzona przez pracownika Państwowej Inspekcji Pracy w Łodzi Oddział w Piotrkowie Trybunalskim w zakresie prawa pracy, rozpoczęta w dniu 25 maja 2006 roku, przeprowadzona przez pracownika Państwowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Radomsku w zakresie kontroli placu targowego w dniu 14 września 2006 roku, przeprowadzona przez Kierownika Referatu Zarządzania Kryzysowego w zakresie przechowywania i gospodarowania systemem obrony cywilnej w dniu 8 grudnia 2006 roku, 3) w 2007 roku: przeprowadzona przez pracownika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Tomaszowie Mazowieckim w zakresie ubezpieczeń w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w dniach 18 – 20 lipca 2007 roku.
BANK WYKONUJ Ą CY OBSŁUG Ę BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku Umowa w sprawie prowadzenia bankowej obsługi budŜetu gminy zawarta została w dniu 17 listopada 1998 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w śytnie reprezentowanym przez Prezesa Banku Panią mgr ElŜbietę ZamoŜną i Główną Księgową Panią Bąkowską a Urzędem Gminy w śytnie reprezentowanym przez Wójta Gminy Pana mgr Janusza Czaplę oraz Skarbnika Gminy Panią BoŜenę Podolską. Z §1 niniejszej umowy wynika, Ŝe bank zobowiązuje się wobec posiadacza rachunku do otwarcia i prowadzenia rachunku bieŜącego i pomocniczego w złotych począwszy od dnia 17.11.1998 roku na czas nieokreślony. Z warunków umowy wynika, Ŝe środki na wszystkich rachunkach prowadzonych przez BS w śytnie na rzecz Gminy śytno nie podlegają oprocentowaniu. Za świadczone czynności związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku BS nie pobiera prowizji i opłat (§14 umowy). Ustalono, Ŝe niniejsza umowa moŜe zostać zmieniona w drodze aneksu, przy czym wszystkie zmiany wymagają zachowania formy pisemnej (§17). W dniu 3 marca 2003 roku do w/w umowy zawarto aneks nr 1, gdzie jako osoby reprezentujące Urząd Gminy w śytnie wskazano Wójta Gminy Pana Janusza Czaplę oraz Skarbnika Gminy Panią BoŜenę Podolską. Z uregulowań aneksu wynika, Ŝe korzystając z uprawnienia zawartego w §17 umowy dokonano zmiany §14 przedmiotowej umowy nadając mu nową treść o brzmieniu: „Za świadczone czynności związane z prowadzeniem rachunku bankowego Bank Spółdzielczy w śytnie pobiera zryczałtowaną prowizję w wysokości 600 zł miesięcznie”.
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na mocy uchwały nr XV/62/3003 z dnia 29 grudnia 2003 roku Rada Gminy wskazała bank do prowadzenia bankowej obsługi budŜetu Gminy śytno oraz gminnych jednostek organizacyjnych – Bank Spółdzielczy w śytnie. Na mocy aneksu nr 2 z dnia 20 stycznia 2006 roku zmieniono po raz kolejny §17 umowy nadając mu następującą treść „Za świadczone czynności związane z prowadzeniem rachunku bankowego Bank Spółdzielczy w śytnie, począwszy od miesiąca stycznia 2006 roku, pobiera zryczałtowaną prowizję w wysokości 1.000 zł miesięcznie”. Wskazać naleŜy, Ŝe zarówno ustawa z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz. 664 ze zmianami) obowiązująca od 1 stycznia 1999 do 2 marca 2004 roku jak równieŜ obowiązująca obecnie ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 164, poz. 1163 ze zmianami) zakazywała zawieranie umów na czas nieoznaczony. Według art.73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogą być zawierane na czas nie oznaczony, a zawarcie umowy na czas dłuŜszy niŜ 3 lata wymaga wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu. Zgodnie z art. 142 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych umowę zawiera się na czas oznaczony. Biorąc powyŜsze pod uwagę zawarcie w dniu 17 listopada 1998 roku umowy na prowadzenie bankowej obsługi budŜetu gminy na czas nieokreślony pozostawało w sprzeczności z cytowanym wyŜej przepisem art. 142 ustawy o zamówieniach publicznych. W konsekwencji powyŜszego naleŜy rozwiązać umowę zawartą na czas nieokreślony z Bankiem Spółdzielczym z śytnie i dokonać wyboru banku prowadzącego obsługę budŜetu z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (jest jednolity z 2006 roku Dz.U. 164, poz.1163 ze zmianami), stosownie do art. 195 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Zwrócić naleŜy równieŜ uwagę, Ŝe wprowadzone do umowy zmiany na podstawie aneksów były niekorzystne dla Gminy śytno ze względu na wzrost opłat za prowadzenie rachunku.
Rachunki bankowe Bank Spółdzielczy w śytnie prowadzi na rzecz kontrolowanej jednostki następujące rachunki bankowe: Nazwa rachunku bankowego Numer rachunku bankowego Rachunek podstawowy urzędu gminy 40 8267 0009 2000 0000 0130 0002 Rachunek dochodów własnych 07 8267 0009 2000 0000 0130 0014 Rachunek depozytowy 83 8267 0009 2000 0000 0130 0004 Rachunek GFOŚiGW 88 8267 0009 2000 0000 0130 0011 Rachunek instytucji kultury 56 8267 0009 2000 0000 0130 0005 Rachunek ZFŚS Urząd 18 8267 0009 2000 0000 0130 0010 Rachunek ZFŚS nauczycieli 77 8267 0009 2000 0000 0130 0015 Rachunek Społecznego Komitetu Budowy 67 8267 0009 2000 0000 0130 0001 Wodociągów Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe na rachunek Społecznego Komitetu Budowy Wodociągów wpływają wpłaty ludności wnoszone tytułem udziału w kosztach budowy wodociągów realizowanych przez gminę. Wpłaty dokonywane są na rachunek w związku z zawarciem umów pomiędzy mieszkańcami a Wójtem Gminy. Z treści umów wynika, Ŝe
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gmina śytno, jako inwestor bezpośredni zobowiązuje się do przygotowania i prowadzenia inwestycji „Budowa wodociągu z przyłączami w m. Czechowiec, Jatno, Jarzębina, Grodzisko” oraz właściwego wykorzystania zgromadzonych na ten cel środków finansowych. Na mocy umów mieszkańcy zobowiązali się do partycypowania w kosztach budowy wodociągu z przyłączami w wysokości 1.000 zł łącznie w trzech ratach. Ustalono, Ŝe wpłaty zgromadzone na rachunku Społecznego Komitetu Budowy Wodociągów są przekazywane na rachunek dochodów własnych, który gromadzi wszystkie dochody własne gminy. Wskazać naleŜy, Ŝe rachunek Społecznego Komitetu Budowy Wodociągów nosi pewne cechy rachunku dochodów własnych, którego zasady tworzenia określa art. 22 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, chociaŜ nie został utworzony zgodnie ze wskazanymi przepisami. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jednostki budŜetowe uzyskujące dochody z: opłat za udostępnianie dokumentacji przetargowej; spadków, zapisów i darowizn w postaci pienięŜnej na rzecz jednostki budŜetowej; odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie bądź uŜytkowaniu jednostki budŜetowej mogą je gromadzić na wydzielonym rachunku dochodów własnych. Decyzje o utworzeniu rachunku podejmują kierownicy jednostek budŜetowych. Dochody własne jednostek budŜetowych wraz z odsetkami są przeznaczone na: sfinansowanie wydatków bieŜących i inwestycyjnych związanych z uzyskiwaniem przez jednostkę budŜetową dochodów z tytułów wymienionych w ust. 1 pkt 1 art. 22; cele wskazane przez darczyńcę; remont lub odtworzenie mienia w przypadku uzyskiwania dochodów z tytułów wymienionych w ust. 1 pkt 3 art. 22. Biorąc powyŜsze pod uwagę decyzję o utworzeniu rachunku dochodów własnych powinien podjąć Wójt Gminy wydając w związku z tym stosowne zarządzenie.
KREDYTY , PO Ż YCZKI , OBLIGACJE , POR Ę CZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ą gni ę te kredyty i po ż yczki - 2006 rok Zaciągnięte kredyty i poŜyczki ewidencjonowane były odpowiednio na koncie 134 – Kredyty bankowe i 260 – Zobowiązania finansowe. Dla kaŜdego tytułu dłuŜnego prowadzono ręczne kartoteki analityczne. Salda początkowe i końcowe niniejszych kont były następujące: Stan na 1 stycznia 2006 Stan na 31 grudnia 2006 Kredyty 658.700 1.669.740 PoŜyczki 1.160.295,88 1.385.215,96 Suma 1.818.995,88 3.054.955,96
Na sfinansowanie planowanego deficytu bud ż etu jednostki samorz ą du terytorialnego (art. 82 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)
W 2006 roku Gmina śytno zaciągnęła następujące poŜyczki i kredyty na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu: 1) Kredyt obrotowy z terminarzem spłat zaciągnięty w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych na podstawie umowy nr 1015063883 z dnia 22 czerwca 2006 roku w wysokości 215.000 zł. Z treści §1 umowy wynika, Ŝe BISE udziela kredytu obrotowego z terminarzem spłat na okres od 22 czerwca 2006 roku do dnia 31 maja 2010 roku. Według umowy kredytobiorca zobowiązany został do
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykorzystania kredytu w całości na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetowego w 2006 roku. Zabezpieczeniem spłaty kredytu udzielonego przez BISE jest weksel In blanco wystawiony przez Gminę. Kredytobiorca jest zobowiązany ustanowić zabezpieczenie i przedstawić je BISE najpóźniej w terminie do dnia wypłaty kredytu. Bank zobowiązał się przelać kwotę kredytu na rachunek bieŜący Kredytobiorcy w Oddziale Banku Spółdzielczego w śytnie, przy czym Kredytobiorca jest zobowiązany do przedstawienia w terminie do dnia 30 września 2006 roku zestawienia wydatków i rozchodów budŜetu sfinansowanych z kredytu. Kredytobiorca jest zobowiązany spłacić kredyt w 41 miesięcznych ratach płatnych w terminie do ostatniego dnia miesiąca, przy czym pierwsza rata jest płatna dnia 31 stycznia 2007 roku a ostatnia dnia 31 maja 2010 roku. Terminy i wysokość spłat poszczególnych rat kredytu określone zostaną po ostatecznym wykorzystaniu kredytu przez kredytobiorcę w harmonogramie spłat stanowiącym załącznik do niniejszej umowy. Kredyt jest oprocentowany według zmiennej stopy procentowej, przy czym oprocentowanie kredytu w dniu zawarcia umowy wynosi 4,65% w stosunku rocznym i obowiązuje do dnia 30 czerwca 2006 roku. Umowa podpisana została przez Wójta Gminy Janusza Czaplę przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy BoŜeny Podolskiej. Weksel podpisany został w dniu 22 czerwca 2006 roku. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe nie przedkładano bankowi zestawienia wydatków i rozchodów budŜetu sfinansowanych z kredytu. Z harmonogramu spłat kredytu w BISE S.A. wynika, Ŝe kredyt będzie płatny w 45 miesięcznych ratach w terminie do ostatniego dnia miesiąca, przy czym 44 raty w wysokości 5.243,90 zł, a ostatnia 45 rata płatna do dnia 31 maja 2010 roku w wysokości 5.244 zł. Kredyt wpłynął w dniu 26 czerwca 2006 roku. Wpływ kredytu zaksięgowano Wn 133 i Ma 134. Kontrola wykazała, Ŝe na okoliczność zaciągnięcia kredytu Rada Gminy śytno nie podjęła stosownej uchwały, co naleŜało do wyłącznej kompetencji rady gminy stosownie do przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. c ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Według wskazanego przepisu do wyłącznej właściwości rady gminy naleŜało podejmowanie uchwał w sprawie zaciągania długoterminowych kredytów i poŜyczek. Z wyjaśnienia złoŜonego przez Wójta Gminy Janusza Czaplę na okoliczność zaciągnięcia kredytu wynika, Ŝe cyt. „W związku z tym, Ŝe w 2006 roku budŜet gminy został uchwalony z planowanym deficytem, gmina musiała zaciągnąć kredyty i poŜyczki. Uchwała budŜetowa stanowiła, Ŝe gmina planuje pobrać w 2006 roku 1.244.844,00 zł kredytów i poŜyczek. W czerwcu 2006 roku złoŜyliśmy w BISE wniosek o kredyt obrotowy w wysokości 215.000 zł. Wśród załączników, które naleŜało przedstawić bankowi do wniosku nie znajdowała się uchwała rady gminy o zaciągnięciu tego kredytu, bank jej nie Ŝądał. Wystarczyła bankowi uchwała budŜetowa na 2006 rok wraz z opinią RIO. Zdecydowanie uśpiło to naszą czujność – brak Ŝądania banku takowej uchwały i nazwa kredytu – obrotowy – spowodowały, Ŝe umowa została podpisana. O zawarciu tej umowy poinformowałem Radę Gminy na najbliŜszej sesji rady w dniu 30 czerwca 2006 roku w sprawozdaniu z działalności międzysesyjnej. PoniewaŜ kwota kredytu mieściła się w limicie zobowiązań z tytułu zaciągnięcia kredytów określonych w uchwale budŜetowej i była zgodna z wolą Rady Gminy, Ŝe w 2006 r. naleŜy zaciągnąć kredyt w kwocie 1.244.844 zł uznaliśmy, Ŝe wszystko jest w porządku i nikt nie pomyślał o odrębnej uchwale rady. Zdecydowanie w błąd wprowadziły nas nazwa kredytu i brak oczekiwania ze strony banku na odrębną uchwałę” . Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie zaciągnięcia kredytu na kwotę 215.000 zł stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli.
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2) PoŜyczka zaciągnięta w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na podstawie umowy nr 23/GW/P/2006 z dnia 5 lipca 2006 roku w wysokości 600.000 zł. PoŜyczka udzielona została na dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina w Gminie śytno”. W wyniku realizacji zadania planowane jest osiągnięcie efektu rzeczowego i ekologicznego w postaci wykonania: sieci wodociągowej z rur PCV Ø 110 o długości 10.722 mb, sieci wodociągowej z rur PCV Ø 90 o długości 4.257 mb, przyłączy wodociągowych w ilości 11 sztuk z rur PE Ø 63 o łącznej długości 898 mb i przyłączy wodociągowych w ilości 110 sztuk z rur PE Ø 40 o łącznej długości 2.530 mb. Kwota poŜyczki będzie przekazywana sukcesywnie na podstawie faktur w terminie do dnia 30 listopada 2006 roku. Strony ustaliły stałe oprocentowanie kwoty poŜyczki w okresie kredytowania w wysokości 4% w stosunku rocznym. Spłatę poŜyczki przewidziano w dwudziestu pięciu kwartalnych ratach (XVII rata w wysokości 21.665 zl, XVIII rata w wysokości 21.695 zł a raty od XIX do XXV w wysokości 30.000 zł) w terminie od 31 maja 2007 roku do dnia 31 maja 2013 roku. Odsetki od kwoty będą naliczane do dnia 31 maja 2007 roku jednorazowo i potrącane z góry w dniu przekazania poŜyczki, a od dnia 1 czerwca 2007 roku w okresach miesięcznych i spłacane na bieŜąco do kaŜdego 10 dnia kaŜdego miesiąca. PoŜyczkobiorca zobowiązał się do przeznaczenia kwoty poŜyczki wyłącznie na dofinansowanie zadania inwestycyjnego, którego koszt całkowity wynosi 1.585.540 zł i zakończenia realizacji zadania w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 października 2006 roku. Zabezpieczenie poŜyczki stanowi weksel własny in blanco na 200 % kwoty dofinansowania wraz z deklaracją wekslową. Umowa podpisana została przez Wójta Gminy śytno Janusza Czaplę przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy BoŜeny Podolskiej. Aneksem nr 1 z dnia 4 kwietnia 2007 roku dokonano zmiany numeru rachunku bankowego WFOŚiGW przewidzianego do spłaty rat poŜyczek. PoŜyczka wpłynęła w pełnej kwocie w dniu 24 października 2006 roku. Wpływ poŜyczki zaksięgowano Wn 133 i Ma 260. Na okoliczność zaciągnięcia poŜyczki Rada Gminy śytno podjęła w dniu 22 marca 2006 roku uchwałę nr XXXV/151/06. Uchwała podjęta została w oparciu o art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. c ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art. 82 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Według §1 uchwały Gmina zaciągnie poŜyczkę w wysokości do 1.600.000 zł z WFOŚiGW w Łodzi na budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina w Gminie śytno. Źródłami spłaty poŜyczki będą wpływy z podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego w latach 2007 2013. Uchwałą upowaŜniono Wójta Gminy do podejmowania wszelkich czynności prawnych związanych z zawarciem umowy poŜyczkowej oraz do zabezpieczenia poŜyczki wekslem własnym In blanco. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe w załączniku nr 6 (wykaz zadań inwestycyjnych, modernizacji i zakupów inwestycyjnych wieloletnich w 2006 roku Gminy śytno) do uchwały Rady Gminy śytno nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy na 2006 rok wskazano, Ŝe na budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Czechowiec Kol., Grodzisko, Jatno, Jarzębina przewidziano do poniesienia w 2006 roku nakłady w wysokości 1.500.000 zł. Biorąc powyŜsze pod uwagę bezpodstawnym było podjęcie przez Radę Gminy uchwały o zaciągnięciu zobowiązania na realizację zadania inwestycyjnego ponad kwotę wydatków określonych w budŜecie na realizację przedmiotowego zadania.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) Kredyt inwestycyjny w zakresie wspierania przedsięwzięć inwestycyjnych słuŜących ochronie środowiska zaciągnięty w Banku Spółdzielczym w Radomsku na podstawie umowy nr 186/KK/2006 z dnia 2 listopada 2006 roku. Kredyt udzielony został na podstawie umowy o współpracy z WFOŚiGW w Łodzi. Według umowy bank udziela kredytu inwestycyjnego na „Budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina w Gminie śytno” w kwocie 979.540 zł na okres od 2 listopada 2006 roku do 30 czerwca 2012 roku. Przewidywany koszt przedsięwzięcia inwestycyjnego wynosi 1.585.540 zł, z czego kredytobiorca zobowiązuje się zaangaŜować w pierwszej kolejności środki własne w wysokości 606.000. Bank stawia do dyspozycji kredyt w kwocie 979.540 zł w dniu 2 listopada 2006 roku po dokonaniu zabezpieczenia kredytu w postaci weksla własnego in blanco wraz z deklaracją wekslową. Wykorzystanie kredytu następować będzie poprzez rachunek kredytowy kredytobiorcy w Banku Spółdzielczym w Radomsku w formie bezgotówkowej poprzez pokrywanie zleceń płatniczych kredytobiorcy udokumentowanych fakturami VAT lub rachunkami odpowiadającymi celom, na sfinansowanie których kredyt został udzielony zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym. W uzasadnionych przypadkach, za obopólną zgodą Funduszu i Banku, kredyt moŜe być wypłacony w formie gotówkowej, przy czym w terminie określonym, jako „termin zakończenia zadania” kredytobiorca rozlicza z bankiem koszt całkowity zadania przedstawiając stosowne rachunki i faktury VAT. Według umowy naleŜne bankowi odsetki są płatne przez: kredytobiorcę w wysokości róŜnicy pomiędzy stopą oprocentowania kredytu (4,38% w stosunku rocznym) a stopą według której naliczana będzie dopłata funduszu. Oprocentowania płatne przez kredytobiorcę w dniu zawarcia umowy kredytowej wynosi 1,40% według zmiennej stopy procentowej, fundusz w formie dopłat do oprocentowania kredytu w wysokości 0,7 stopy redyskonta weksli przyjmowanych od banków do redyskonta przez NBP w stosunku rocznym, ustalonej Uchwałą Rady Polityki PienięŜnej, dopłata nie moŜe przekroczyć w okresie kredytowania kwoty 81.365 zł. W przypadku nie otrzymania dopłat z funduszu kredytobiorca będzie zobowiązany do zapłaty całej kwoty oprocentowania. Kredytobiorca zobowiązał się do całkowitej spłaty kredytu wraz z odsetkami do dnia 30 czerwca 2012 roku. Bank pobiera od kredytobiorcy jednorazową prowizję w wysokości 9.795,40 zł, co stanowi 1,0% kredytu najpóźniej w dniu uruchomienia kredytu. Prawnym zabezpieczeniem kredytu był weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową oraz oświadczenie o poddaniu się egzekucji do kwoty 1.959.080 zł. Kredyt wpłynął w pełnej wysokości w dniu 23 listopada 2006 roku. Wpływ kredytu zaksięgowano Wn 133 i Ma 134. Na okoliczność zaciągnięcia kredytu Rada Gminy śytno podjęła w dniu 28 sierpnia 2006 roku uchwałę nr XXXVIII/166/06. Uchwała podjęta została w oparciu o art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. c ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art. 82 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Według §1 uchwały Gmina zaciągnie kredyt bankowy długoterminowy z dopłatą do oprocentowania przez WFOŚiGW w Łodzi w wysokości 979.540 zł na finansowanie deficytu w budŜecie związanego z budową sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina w Gminie śytno. Źródłami spłaty poŜyczki będą wpływy z podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego w latach 2007 2011.
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą upowaŜniono Wójta Gminy do podejmowania wszelkich czynności prawnych związanych z zawarciem umowy poŜyczkowej oraz do zabezpieczenia poŜyczki wekslem własnym In blanco. Kserokopia umowy kredytu obrotowego nr 1015063883 z dnia 22 czerwca 2006 roku, umowy poŜyczki nr 23/GW/P/2006 z dnia 5 lipca 2006 roku, umowy o kredyt inwestycyjny nr 186/KK/2006 z dnia 2 listopada 2006 roku oraz uchwały nr XXXV/151/2006 z dnia 22 marca 2006 roku i uchwały nr XXXVIII/166/2006 z dnia 28 sierpnia 2006 roku stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe Gmina śytno zaciągając w 2006 roku kredyty i poŜyczki na pokrycie planowanego deficytu budŜetu na kwotę 1.794.540 zł przekroczyła kwotę deficytu budŜetu wynikającą z uchwał budŜetowych. Jak ustalono wyŜej, w przypadku zaciągnięcia kredytu na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetowego w 2006 roku na kwotę 215.000 zł w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych na podstawie umowy nr 1015063883 w dniu 22 czerwca 2006 roku, brak było uchwały Rady Gminy na okoliczność zaciągnięcia przedmiotowego kredytu. Stwierdzono, Ŝe na dzień zaciągnięcia kredytu planowany deficyt budŜetu ustalony uchwałą nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy na 2006 rok wynosił 1.269.656 zł. W przypadku poŜyczki zaciągniętej w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w dniu 5 lipca 2006 roku na kwotę 600.000 zł na dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina w Gminie śytno” w dniu 22 czerwca 2006 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XXXV/151/06 na kwotę 1.600.000 zł. Stwierdzono, Ŝe zarówno na dzień podjęcia uchwały w sprawie zaciągnięcia poŜyczki (22 marca 2006 roku), jak równieŜ na dzień zaciągnięcia poŜyczki (5 lipca 2006 roku), planowany deficyt budŜetu ustalony uchwałą nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy na 2006 rok wynosił 1.269.656 zł. W przypadku zaciągnięcia kredytu w Banku Spółdzielczym w śytnie w dniu 2 listopada 2006 roku na kwotę 979.540 zł na „Budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina w Gminie śytno” Rada Gminy w dniu 28 sierpnia 2006 roku podjęła uchwałę nr XXXVIII/166/06 na kwotę 979.540 zł. Stwierdzono, Ŝe na dzień podjęcia uchwały w sprawie zaciągnięcia poŜyczki, tj. 28 sierpnia 2006 roku, deficyt budŜetu ustalony uchwałą nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy na 2006 rok wynosił 1.269.656 zł. Na dzień zaciągnięcia poŜyczki, tj. 2 listopada 2006 roku, deficyt budŜetu zmieniony uchwałą nr XLI/174/2006 z dnia 27 października 2006 roku wynosił 1.359.656 zł. Podsumowując stwierdzić naleŜy, Ŝe na mocy uchwał Rady Gminy w sprawie zaciągnięcia zobowiązań, tj. XXXV/151/06 z dnia 22 marca 2006 roku oraz nr XXXVIII/166/06 z dnia 28 sierpnia 2006 roku, Gmina śytno zaciągnęła na pokrycie planowanego deficytu budŜetu 2006 roku zobowiązania na kwotę 1.579.540 zł podczas gdy zaplanowany deficyt budŜetu wynosił 1.359.656 zł. Wskazać naleŜy, Ŝe kredyt z dnia 22 czerwca 2006 roku w wysokości 215.000 zł na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu roku 2006 zaciągnięty został bez zgody Rady Gminy. W związku z czym zobowiązania zaciągnięte w 2006 roku na pokrycie planowanego deficytu budŜetu stanowiły kwotę 1.794.540 zł, podczas gdy planowany deficyt ustalony uchwałą budŜetową wynosił 1.359.656 zł. Stwierdzono ponadto, Ŝe Rada Gminy ustalając planowany deficyt na kwotę 1.269.656 zł na podstawie uchwały nr XXXV/154/2006 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy oraz na kwotę 1.359.656 zł na podstawie uchwały nr XLI/174/2006 z dnia 27 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok ustaliła, Ŝe deficyt zostanie sfinansowany z poŜyczek i kredytów, które planuje się zaciągnąć w roku budŜetowym odpowiednio w kwocie 1.244.844 zł oraz 1.334.844 zł oraz z wolnych środków w wysokości 24.812 zł. W związku z powyŜszym nieprzekraczalną granicę moŜliwych do zaciągnięcia w 2006 roku kredytów i poŜyczek na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu stanowiła kwota
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
deficytu pomniejszona o wolne środki. Stosownie do art.83 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych suma zaciągniętych kredytów i poŜyczek oraz zobowiązań z wyemitowanych papierów wartościowych, o których mowa w art. 82 ust. 1 (tj. zaciągniętych na sfinansowanie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu, sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań) nie moŜe przekroczyć kwoty określonej w uchwale budŜetowej jednostki samorządu terytorialnego. Kserokopia uchwały Rady Gminy nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy na 2006 roku oraz uchwały nr XLI/174/2006 z dnia 27 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli. Na okoliczność zaciągnięcia w 2006 roku kredytów i poŜyczek na kwotę przekraczającą planowany deficyt budŜetu wyjaśnienie złoŜył Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe cyt. „W 2006 roku zaciągnięto kredytów i poŜyczek ogółem na 1.794.540 zł. Planowany deficyt budŜetowy to kwota 1.359.656 zł, przekroczenie to kwota 434.884 zł. Kwota przekroczenia wynikała z błędnie czytanego deficytu budŜetu Gminy. Odniesiono się do §3 ust.2 pkt 2 Uchwały nr XLI/174/2006 Rady Gminy śytno z dnia 27 października 2006 roku tj. kwota 1.927.674 zł. Winno się odnieść do §3 ust.1 pkt 2 Uchwały tj. kwoty 1.334.844 zł. Limity zaciągania zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek określone zostały w kwocie 1.924.674 zł, w tym na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów i poŜyczek 589.830 zł. Przy zaciąganiu kredytów doszło do przeoczenia i wszystkie kredyty i poŜyczki zostały potraktowane w umowach jako kredyty na pokrycie planowanego deficytu budŜetu, choć oczywistym jest, Ŝe część z nich winna być zaciągnięta na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów i poŜyczek. Błędnie wskazany cel zaciągniętych zobowiązań nie spowodował jednak w ogólnym rozrachunku przekroczenia całości limitów zaciąganych zobowiązań i określonej w uchwale wielkości przychodów planowanych z zaciągnięcia kredytów i poŜyczek.” Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w prawie zaciągnięcia zobowiązań na kwotę przekraczającą planowany deficyt budŜetu stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli. Ustalono, Ŝe Gmina śytno nie ubiegała się w 2006 roku o wydanie opinii o moŜliwości spłaty kredytu lub poŜyczki w związku z ubieganiem się o udzielenie kredytu w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych i Banku Spółdzielczym w Radomsku oraz poŜyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska w Łodzi. Zaniechanie uzyskania opinii stanowiło naruszenie art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2006 roku o finansach publicznych, według którego w przypadku ubiegania się przez jednostkę samorządu terytorialnego o udzielenie kredytu lub poŜyczki, a takŜe w przypadku zamiaru emisji przez jednostkę samorządu terytorialnego papierów wartościowych, organ wykonawczy tej jednostki jest obowiązany uzyskać opinię regionalnej izby obrachunkowej o moŜliwości spłaty kredytu lub poŜyczki lub wykupu papierów wartościowych. Zgodnie z art. 83 ust. 3 ustawy opinia regionalnej izby obrachunkowej jest przekazywana przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego podmiotowi udzielającemu kredytu lub poŜyczki oraz podawana jest do wiadomości podmiotom, do których kierowana jest oferta nabycia papierów wartościowych. Na spłat ę wcze ś niej zaci ą gni ę tych zobowi ą za ń z tytułu emisji papierów warto ś ciowych oraz zaci ą gni ę tych po ż yczek i kredytów (art. 82 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)
Gmina śytno nie zaciągała zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów i poŜyczek.
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na pokrycie wyst ę puj ą cego w ci ą gu roku przej ś ciowego deficytu bud ż etu jednostki samorz ą du terytorialnego (art. 82 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)
Gmina śytno nie zaciągała zobowiązań na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu.
Udzielone gwarancje i por ę czenia - 2006 rok Kontrola wykazała, Ŝe Gmina śytno udzieliła poręczenia Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w śytnie na kwotę 100.000 zł. W dniu 29 kwietnia 2003 roku SPZOZ zawarł z Bankiem Spółdzielczym w śytnie umowę nr 1/2003/387 o kredyt średnioterminowy na kwotę 100.000 zł. Z treści umowy wynika, Ŝe kredyt udzielony został z przeznaczeniem na finansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach na okres od 29 kwietnie 2003 roku do 31 grudnia 2004 roku. Według umowy kredytobiorca zobowiązuje się dokonać całkowitej spłaty kredytu wraz z odsetkami do dnia 31 grudnia 2004 roku na postawie pisemnych dyspozycji bezgotówkowych kredytobiorcy bądź w wyniku wpłat gotówkowych na rachunek kredytowy kredytobiorcy za pośrednictwem rachunku bankowego. Prawne zabezpieczenie spłaty udzielonego kredytu wraz z naleŜnymi odsetkami, zgodnie z umową, stanowi pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym prowadzonym przez BS w śytnie, weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową wystawiony przez Kierownika ZOZ poręczony przez Urząd Gminy w śytnie reprezentowanym przez Pana Janusza Czaplę Wójta Gminy śytno i Skarbnika Gminy Panią BoŜenę Podolską. Kontrolującym przedstawiono weksel SPZOZ podpisany przez Wójta i Skarbnika Gminy. Stwierdzono, Ŝe poręczenia udzielono w wykonaniu uchwały Rady Gminy nr VII/40/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku w sprawie udzielenia poręczenia kredytu zaciągniętego przez Samodzielny Publiczny Zakładowi Opieki Zdrowotnej w śytnie. Według uchwały udziela się poręczenia kredytu w kwocie 100.000 zł, który zostanie udzielony przez Bank Spółdzielczy w śytnie Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w śytnie na sfinansowanie wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników SPZOZ w śytnie za lata 2000, 2001 i 2002. Kredyt poręcza się wraz z naleŜnościami ubocznymi na czas oznaczony – od daty powstania długu tj. podpisania umowy kredytowej do końca 2005 roku. Źródłem pokrycia zobowiązań związanych z zaciągniętym kredytem będą wolne środki finansowe SPZOZ. Źródłem pokrycia potencjalnego zobowiązania wynikającego z udzielonego poręczenia kredytu będą środki własne Gminy – podatek rolny, od nieruchomości w poszczególnych latach ewentualnej spłaty kredytu. Wskazać naleŜy, Ŝe jako jedną z podstaw podjęcia przez Radę Gminy śytno uchwały w sprawie poręczenia kredytu zaciągniętego przez SPZOZ był art.18 ust.2 pkt 9 lit c ustawy o samorządzie gminnym, który ma zastosowanie do zaciągania długoterminowych kredytów i poŜyczek, co w badanym przypadku nie było właściwe. W dniu 10 grudnia 2004 roku do Urzędu Gminy wpłynęło pismo Kierownika SPZOZ w śytnie informujące, Ŝe ze względu na zmniejszające się od 2 lat stawki kapitacyjne SPZOZ nie ma moŜliwości spłaty zaciągniętego kredytu gwarantowanego przez władze samorządowe w roku 2004. Termin spłaty upływa w dniu 31 grudnia 2004 roku. W dniu 3 stycznia 2005 roku do Urzędu Gminy, jako poręczyciela wpłynęło wezwanie Prezesa Zarządu Banku Spółdzielczego w śytnie do zapłaty kwoty 90.000 zł w związku ze złoŜonym zabezpieczeniem spłaty kredytu w formie poręczenia wekslowego. W wezwaniu wskazano, Ŝe prowadzenie egzekucji z dłuŜnika głównego tj. SPZOZ jest bezskuteczne z uwagi na brak środków na rachunku bankowym dłuŜnika. W dniu 4
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stycznia 2005 roku Gmina śytno przelała kwotę 90.000 zł na rachunek Banku Spółdzielczego w śytnie tytułem spłaty poręczenia kredytu dla SPZOZ. Kontrolującym przedstawiono pisma Wójta Gminy śytno z dnia 3 lutego 2005 roku i 5 maja 2005 roku wzywające do uregulowania kwoty 90.000 zł naleŜnej gminie z tytułu spłaty kredytu za SPZOZ. W dniu 27 września 2006 roku Kierownik SPZOZ wystąpił z wnioskiem o umorzenie długu w wysokości 90.000 zł zaciągniętego w latach poprzednich na wypłacenie zaległych wynagrodzeń rocznych dla pracowników. Według wniosku obsługa długu wykonywana była ze skromnych funduszy ZOZ u przy wykonywaniu wszystkich przewidzianych umowami z NFZ procedur. W dniu 23 października 2006 roku zawarto porozumienie w sprawie umorzenia wierzytelności w oparciu o uchwałę Rady Gminy śytno nr XXXVIII/167/2006 z dnia 28 sierpnia 2006 roku w sprawie zasad umarzania wierzytelności stanowiących dochody Gminy śytno z tytułu naleŜności pienięŜnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacie tych naleŜności a takŜe wskazania organów do tego uprawnionych. Według porozumienia, uwzględniając wniosek dłuŜnika – Samodzielnego Zakładu Opieki Zdrowotnej w śytnie – z dnia 26 stycznia 2006 roku biorąc pod uwagę bardzo trudną sytuację finansową słuŜby zdrowia ogólnie, a SPZOZ w śytnie w szczególności z powodu bardzo duŜego terenu objętego działaniem SPZOZ oraz koniecznością utrzymania aŜ trzech wiejskich ośrodków zdrowia oraz przewidując, iŜ ściągnięcie naleŜności moŜe zagrozić dalszemu funkcjonowaniu SPZOZ w śytnie, co z kolei narazi na szwank bardzo waŜny interes publiczny w postaci zapewnienia podstawowej i specjalistycznej opieki zdrowotnej dla mieszkańców gminy. Wójt Gminy postanowił umorzyć wierzytelność gminy wobec SPZOZ w śytnie w kwocie 90.000 zł z tytułu spłaty przez Gminę, jako poręczyciela weksla kapitału kredytu zaciągniętego w BS w śytnie. Według porozumienia uzasadnienie następuje na mocy zapisu §4 ust. 1 pkt 3 uchwały nr XXXVIII/167/2006. Według uregulowań uchwały Rady Gminy śytno nr XXXVIII/167/2006 z dnia 28 sierpnia 2006 roku w sprawie zasad umarzania wierzytelności stanowiących dochody Gminy śytno z tytułu naleŜności pienięŜnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacie tych naleŜności, a takŜe wskazania organów do tego uprawnionych wynika, Ŝe do umarzania wierzytelności uprawniony jest Wójt Gminy, który jest równieŜ organem właściwym do umarzania odsetek oraz innych naleŜności ubocznych. W §4 ust.1 uchwały wskazano przesłanki zastosowania umorzenia. Ulga w zapłacie wierzytelności w przypadku, gdy ściągnięcie naleŜności zagraŜa istotnym interesom dłuŜnika, zwłaszcza egzystencji jego lub jego rodziny albo dalszemu funkcjonowaniu lub waŜnym interesom publicznym udzielana jest na wniosek dłuŜnika, natomiast w pozostałych przypadkach wniosek nie jest wymagany. Decyzja/porozumienie o uldze w spłacie wierzytelności musi być poprzedzona postępowaniem wyjaśniającym. W przypadkach uzasadnionych względami społecznymi i gospodarczymi Wójt Gminy i osoby przez niego upowaŜnione na wniosek dłuŜnika mogą odraczać terminy zapłaty całości lub części wierzytelności lub rozłoŜyć płatność całości lub części wierzytelności na raty biorąc po uwagę moŜliwości płatnicze dłuŜnika oraz uzasadniony interes jednostki samorządu terytorialnego. Umarzanie wierzytelności a takŜe udzielanie ulg w ich spłacaniu następuje w odniesieniu do wierzytelności o charakterze administracyjnym w drodze decyzji administracyjnej, a do wierzytelności o charakterze cywilno prawnym w drodze porozumienia. W sytuacjach, w których nie jest wymagany wniosek dłuŜnika umorzenie wierzytelności o charakterze administracyjnym jak i wierzytelności wynikających ze stosunków cywilno prawnych moŜe nastąpić w drodze jednostronnego oświadczenia woli składanego pisemnie w celu dokonania odpisów w księgach rachunkowych. Ustalono, Ŝe Rada Gminy śytno nie określiła w uchwale budŜetowej na 2003 rok maksymalnej kwoty poręczeń udzielanych przez Wójta Gminy w roku budŜetowym
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stosownie do przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. i ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Biorąc pod uwagę wskazany wyŜej przepis uprawnionym do udzielenia poręczenia był Wójt Gminy, a kompetencje Rady Gminy powinny ograniczyć się do określenia maksymalnej kwoty, do której moŜna udzielać poręczeń w roku budŜetowym. Rada Gminy śytno podejmując w dniu 25 kwietnia 2003 roku uchwałę nr VII/40/2003 naruszyła kompetencje organu wykonawczego do udzielenia poręczenia nie wypełniając jednocześnie własnych kompetencji określonych w art.18 ust.2 pkt 9 lit. i ustawy o samorządzie gminnym. Kontrola wykazała, Ŝe w okresie obowiązywania poręczenia, tj. pomiędzy 29 kwietnia 2003 roku a 31 grudnia 2004 roku, udzielenie poręczenia nie zostało w Ŝaden sposób ujęte w ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki. Udzielenie poręczenia (90.000 zł) ujęto w ewidencji księgowej budŜetu dopiero w dniu 30 września 2006 roku na stronie Wn konta 250 „NaleŜności finansowe” i stronie Ma konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”. Umorzenie poręczenia na podstawie porozumienia zaksięgowano Wn 909/Ma 250. Przelanie środków z tytułu spłaty udzielonego kredytu na rzecz banku (90.000 zł) zaksięgowano w ewidencji budŜetu Gminy śytno Wn 902 „Wydatki budŜetu”/Ma 133 „Rachunek budŜetu” oraz w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Wn 400 „Koszty”/Ma 130 „Rachunek bieŜący jednostek budŜetowych”. Stosownie do art. 876 Kodeksu cywilnego istotą poręczenia jest zobowiązanie się względem wierzyciela do wykonania zobowiązania na wypadek gdyby dłuŜnik zobowiązania nie wykonał. Biorąc powyŜsze pod uwagę poręczenie oznacza potencjalną spłatę zobowiązania za dłuŜnika w związku z powyŜszym udzielenie poręczenia powinno znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji pozabilansowej budŜetu gminy na utworzonym przez jednostkę koncie np. 996 „Zobowiązania warunkowe” bądź „Gwarancje i poręczenia”. W sytuacji, gdy kredytobiorca spłaci kredyt bez realizacji poręczenia naleŜy wyksięgować udzielone poręczenie. Wskazać naleŜy, Ŝe nieprawidłowym było zarówno zaksięgowanie udzielonego poręczenia po okresie jego obowiązywania i po dokonaniu jego spłaty, jak równieŜ sposób ujęcia spłaty poręczenia za dłuŜnika. Zdaniem kontrolujących brak było równieŜ uzasadnienia do ujęcia spłaty z tytułu poręczenia w księgach rachunkowych Urzędu Gminy. Analiza zakładowego planu kont wykazała, Ŝe brak było w planie kont budŜetu Gminy śytno konta 250 „NaleŜności finansowe”, a konto 909 „Rozliczenia międzyokresowe” przewidziane zostało wyłącznie do księgowania subwencji i dotacji w okresie przejściowym. Przekazanie środków pienięŜnych z tytułu poręczenia powinno znaleźć odzwierciedlenie na koncie 133 „Rachunek budŜetu” oraz na jednym z kont rozrachunkowych przewidzianych w planie kont do księgowania tego typu operacji. Biorąc pod uwagę, Ŝe umorzenie naleŜności przez poręczyciela ma ujemny wpływ na wynik finansowy budŜetu fakt umorzenia naleŜało ująć na stronie Wn konta 962 „Pozostałe koszty operacyjne”, którego saldo jest przenoszone pod datą zatwierdzenia sprawozdania na konto 960 „Skumulowana nadwyŜka lub niedobór na zasobach budŜetu”. Drugostronnie umorzenie poręczenia naleŜało zdjąć z konta rozrachunkowego, na którym zostało ujęte.
Wyemitowane papiery warto ś ciowe Gmina śytno nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Gmina śytno nie posiada akcji i udziałów.
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stan zadłu ż enia jednostki samorz ą du terytorialnego – 2006 rok Stan zadłuŜenia Gminy śytno na dzień 30.06.2006 roku oraz 31.12.2006 roku przedstawiają poniŜsze tabele uwzględniające oznaczenie tytułu dłuŜnego, podmiot udzielający kredytu/poŜyczki, datę i kwotę zaciągniętego zobowiązania, okres spłaty kredytów/poŜyczek oraz kwotę zobowiązań na dzień 30.06.2006 i 31.12.2006.
Lp. Oznaczenie tytułu Podmiot udzielający Data Kwota Okres spłaty Kwota dłuŜnego kredytu/poŜyczki zaciągnięcia zaciągniętego pozostała do zobowiązania zobowiązania zapłaty na 30.06.2006
1 PoŜyczka nr WFOŚiGW w Łodzi 03.06.2003 690.624,86 15.12.2003 314.999,86 39/OW/P/2003 30.09.2008
2 PoŜyczka nr WFOŚiGW w Łodzi 27.04.2004 784.296 31.03.2005 494.296 18/GW/P/2004 15.12.2008
3 Kredyt 1/2004 BS śytno 20.10.2004 244.700 31.03.2005 906.000 31.12.2008
4 PoŜyczka WFOŚiGW w Łodzi 10.11.2005 171.000 31.03.2006 147.840 185/GW/P/2005 15.12.2009
5 Kredyt 130/221105 BS śytno 22.11.2005 478.000 30.03.2006 276.000 31.12.2009
6 Kredyt 1015063883 BISE S.A Warszawa 22.06.2006 215.000 31.01.2007 215.000 31.05.2010
Razem kredyty i poŜyczki 2.583.620,86 1.739.085,86
Lp. Oznaczenie tytułu Podmiot udzielający Data Kwota Okres spłaty Kwota dłuŜnego kredytu/poŜyczki zaciągnięcia zaciągniętego pozostała do zobowiązania zobowiązania zapłaty na 31.12.2006
1 PoŜyczka nr WFOŚiGW w Łodzi 03.06.2003 690.624,86 15.12.2003 276.249,94 39/OW/P/2003 30.09.2008
2 PoŜyczka nr WFOŚiGW w Łodzi 27.04.2004 784.296 31.03.2005 384.296 18/GW/P/2004 15.12.2008
3 Kredyt 1/2004 BS śytno 20.10.2004 244.700 31.03.2005 116.700 31.12.2008
4 PoŜyczka WFOŚiGW w Łodzi 10.11.2005 171.000 31.03.2006 124.670 185/GW/P/2005 15.12.2009
5 Kredyt 130/221105 BS śytno 22.11.2005 478.000 30.03.2006 358.500 31.12.2009
6 Kredyt 1015063883 BISE S.A Warszawa 22.06.2006 215.000 31.01.2007 215.000 31.05.2010
7 PoŜyczka WFOŚiGW w Łodzi 05.07.2006 600.000 31.05.2007 600.000 23/GW/P/2006 31.05.2013
8 Kredyt 186/KK/2006 BS Radomsko 02.11.2006 979.540 27.04.2007 979.540 30.06.2012
Razem kredyty i poŜyczki 4.163.160,86 3.054.955,94 Według art. 169 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych łączna kwota przypadających w danym roku budŜetowym spłat rat kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 (zaciągniętych w związku z planowanym deficytem oraz ze spłatą wcześniej zaciągniętych zobowiązań) wraz z naleŜnymi w danym roku odsetkami od kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 (kredytów i poŜyczek zaciągniętych w związku z planowanym deficytem, ze spłatą
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz przejściowym deficytem budŜetu, wykupów papierów wartościowych emitowanych przez jednostki samorządu terytorialnego na cele określone w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z naleŜnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust. 1 oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń oraz gwarancji) nie moŜe przekroczyć 15% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Wskaźnik zadłuŜenia obliczono w oparciu o dane zaczerpnięte z uchwały Rady Gminy śytno nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2006 rok, i tak: kwota przypadających do spłaty rat poŜyczek i kredytów 589.830 zł, przewidywane wydatki na obsługę długu 101.776 zł, kwota planowanych dochodów 9.755.083 zł. Wskaźnik zadłuŜenia obliczony w oparciu o wskazane dane wyniósł 7,09%. Według art. 170 ust. 1 łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budŜetowego nie moŜe przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budŜetowym. W trakcie roku budŜetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie moŜe przekraczać 60% planowanych w danym roku budŜetowym dochodów tej jednostki. Wskaźniki zadłuŜenia Gminy śytno na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września oraz 31 grudnia 2006 roku były następujące: I kwartał 2006 roku 16,72% (zobowiązania – 1.702.979 zł/planowane dochody – 10.187.764 zł), II kwartał 2006 roku 17,21% (zobowiązania – 1.767.222,67 zł/planowane dochody – 10.271.381 zł), III kwartał 2006 roku 15,44% (zobowiązania – 1.603.012,89 zł/planowane dochody – 10.385.790 zł). Rok 2006 28% (zobowiązania – 3.055.287,71 zł/dochody wykonane – 10.930.659,89 zł) Dane będące podstawą obliczenia wskaźnika zadłuŜenia zaczerpnięto ze sprawozdania Rb Z oraz Rb NDS. Kontrolą w zakresie terminowości spłat rat kredytów i poŜyczek zaciągniętych przed 2006 rokiem objęto: poŜyczkę (umowa nr 39/OW/P/2003) zaciągniętą w dniu 3 czerwca 2003 roku w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 690.624,86 zł. Według umowy poŜyczka podlegała spłacie w kwartalnych ratach w wysokości po 35.000 zł. Do umowy spisano aneksy dotyczące m.in. zmiany terminu i wysokości spłaty XII i XIII raty poŜyczki. Przypadające do spłaty w 2006 roku raty naleŜało uiścić: w terminie do dnia 31 marca i 30 czerwca w wysokości 35.000 zł; do dnia 30 września w wysokości 38.749,92 zł, a termin spłaty XIII raty naleŜnej do zapłaty do 31 grudnia 2006 w wysokości 31.250,08 zł przesunięto na dzień 31 stycznia 2007 roku. W dniu 29 stycznia 2007 roku dokonano spłaty kwoty 1.000 zł z raty w wysokości 31.250,08 zł. W dniu 30 stycznia 2007 roku wpłynęła informacja o umorzeniu poŜyczki nr 39/OW/P/2003 udzielonej na zadanie „Budowa kanalizacji sanitarnej w śytnie” w wysokości 39,85% tj. kwoty 275.249,94 zł wraz z naleŜnymi
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
odsetkami w wysokości 12.010,28 zł. Warunkiem umorzenia poŜyczki był zwrot nie umorzonej kwoty poŜyczki tj. 1.000 zł na konto WFOŚiGW w Łodzi w terminie do 31 stycznia 2007 roku oraz przeznaczenie całości umorzonej kwoty poŜyczki na zadanie „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowości Rogaczówek, Załawie, Bugaj, Kępa, Silniczka, Borzykowa ul. Górna – Gmina śytno. W dniu 22 marca 2007 roku Rada Gminy śytno podjęła uchwałę nr IV/13/2007 w sprawie przeznaczenia umorzonej części kwoty poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi na realizację zadań inwestycyjnych w 2007 roku. Na podstawie noty księgowej z dnia 23 marca 2007 roku zaksięgowano w dniu 31 marca 2007 roku pod pozycją nr 33 umorzenie poŜyczki w wysokości 275.249,94 na stronie Wn 260 i Ma konta 962. kredyt (umowa nr 1/2004) zaciągnięty w dniu 20 października 2004 roku w Banku Spółdzielczym w śytnie w wysokości 244.700 zł. Według umowy kredyt podlegał spłacie w kwartalnych ratach w wysokości 16.000 zł. Przypadające do spłaty w 2006 roku raty naleŜało uiścić w terminie do 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia 2006 roku. kredyt (umowa 130/221105) zaciągnięty w dniu 22 listopada 2005 roku w Banku Spółdzielczym w śytnie w wysokości 478.000 zł. Według umowy kredyt podlegał spłacie w kwartalnych ratach w wysokości 29.875 zł. Przypadające do spłaty w 2006 roku raty naleŜało uiścić w terminie do 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia 2006 roku. Spłat rat wskazanych wyŜej zobowiązań dokonywano w terminach i kwotach zgodnych z zawartymi umowami.
III. EWIDENCJA KSI Ę GOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
OPIS PRZYJ Ę TYCH ZASAD RACHUNKOWO Ś CI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr Or.0151/33/06 z dnia 30 października 2006 roku wprowadzono zakładowy planu kont dla budŜetu gminy śytno i jednostek budŜetowych, obowiązujący od dnia 1 lipca 2006 roku. Na podstawie niniejszego zarządzenia utraciło moc zarządzenie Wójta Gminy śytno nr O.152/39/03 z dnia 17 grudnia 2003 roku w sprawie zakładowego planu kont dla budŜetu Gminy śytno i jednostek podległych. Stwierdzono, Ŝe zarządzenia zawierają identyczne uregulowania w zakresie przyjętych planów kont, a przyczyną zmiany była utrata mocy przepisów na podstawie których wprowadzono do stosowania zarządzenie nr O.152/39/03 z dnia 17 grudnia 2003 roku. Plan kont wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr Or.0151/33/06 z dnia 30 października 2006 roku zawiera: plan kont dla budŜetu Gminy śytno zawierający wykaz kont księgi głównej oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz sposób prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, plan kont dla jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budŜetowych zawierający wykaz kont księgi głównej oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz sposób prowadzenia kont ksiąg pomocniczych plan kont do ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego zawierający wykaz kont syntetycznych Urzędu Gminy dla prowadzenia ewidencji podatków, konta analityczne prowadzone dla poszczególnych rodzajów podatków, konta szczegółowe dla osób
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
trzecich i inkasentów, warunki, jakie naleŜy zachować przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera oraz sposób rozliczenia inkasentów. Zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku przyjęto zasady rachunkowości, które weszły w Ŝycie z dniem podpisania. Na podstawie niniejszego zarządzenia utraciło moc zarządzenie Wójta Gminy śytno nr O.152/30/03 z dnia 10 października 2003 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Niniejsze zarządzenia zawierają identyczne uregulowania w zakresie przyjętych zasad a przyczyną zmiany była utrata mocy przepisów na podstawie których wprowadzono do stosowania zarządzenie nr O.152/30/03 z dnia 10 października 2003 roku. W zasadach rachunkowości wskazano rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, tj. miesiąc, kwartał i rok, jak równieŜ metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego. Według zarządzeń w Urzędzie Gminy w śytnie jest eksploatowany program BUDśET autorstwa firmy INFOSYSTEM Legionowo, a w szczególności: BUDśET – prowadzenie księgowości budŜetowej urzędu i jednostek, PODATKI – naliczanie podatku rolnego, leśnego, od środków transportowych i od nieruchomości oraz łącznego zobowiązania pienięŜnego, KSZOB – księgowość podatkowa, JGU naliczanie podatku od nieruchomości dla jednostek gospodarki uspołecznionej. W Urzędzie jest eksploatowany ponadto program kadrowo płacowy KALI autorstwa firmy MacroSoft. Dopuszczeniem kaŜdego nowego lub zmienionego programu do stosowania jest instrukcja obsługi kaŜdego programu opatrzona pieczęcią tut. Urzędu oraz pieczęcią imienną Głównego księgowego z zapisem „ZATWIERDZAM”. Sposoby działania (reguły obliczeń, ewidencji itp. zgodnie z instrukcją obsługi kaŜdego programu) i instrukcje obsługi są załącznikami do niniejszego zarządzenia. Zarządzenie określa ponadto sposób zarządzania systemem informatycznym wykorzystywanym do przetwarzania danych osobowych oraz sposób zabezpieczenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zaleŜności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 4) systemu słuŜącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. W świetle ww. przepisu oraz przyjętych w jednostce uregulowań stwierdzić naleŜy, Ŝe w przyjętych zasadach rachunkowości nie określono wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, co wskazuje na nieprzestrzeganie przepisu art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy o rachunkowości.
URZ Ą DZENIA KSI Ę GOWE
Księgi rachunkowe w kontrolowanej jednostce prowadzone są komputerowo przy wykorzystaniu oprogramowania firmy INFOSYSTEM Legionowo. W przyjętych zasadach rachunkowości nie wskazano rodzaju ksiąg rachunkowych prowadzonych przy uŜyciu komputera. Na podstawie przedstawionych wydruków komputerowych stwierdzono, Ŝe prowadzi się dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych oraz zestawienia obrotów i sald odrębnie dla budŜetu Gminy śytno oraz dla Urzędu Gminy w śytnie. Stwierdzono, Ŝe oprócz dziennika jednostki budŜetowej Urząd Gminy oraz dziennika budŜetu Gminy śytno stosowane są następujące dzienniki częściowe: - dziennik Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych szkół, - dziennik Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – Urząd Gminy, - dziennik lokat, - dziennik Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska. Dziennik jednostki i organu (budŜetu) prowadzony jest komputerowo natomiast pozostałe dzienniki metodą ręczną w postaci tzw. amerykanki. Kontrolującym okazano zestawienia stosowanych dzienników sporządzone za okresy kwartalne, co stanowi naruszenie art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który stanowi Ŝe jeŜeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to naleŜy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Okresem sprawozdawczym stosownie do ogólnie obowiązujących przepisów jak i zasad rachunkowości przyjętych w jednostce jest miesiąc. Stwierdzono, Ŝe ewidencja księgowa Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w śytnie oraz Publicznego Przedszkola w śytnie jest prowadzona wspólnie z Urzędem Gminy. Sytuacja taka jest sprzeczna z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Z powyŜszego przepisu wynika, Ŝe wyŜej wymienioną ustawę stosuje się między innymi do gminnych jednostek budŜetowych, a zatem powinny one ustalać i przestrzegać własnej polityki rachunkowości celem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej poprzez między innymi „prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy w porządku chronologicznym i systematycznym”. Przepisy ustawy o rachunkowości w art. 13 wskazują rodzaj i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i określają, Ŝe księgi rachunkowe powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy), co jednoznacznie wyklucza moŜliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych dla kilku jednostek łącznie.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wykazała, Ŝe w Urzędzie Gminy w śytnie prowadzone są księgi rachunkowego instytucji kultury, tj. Gminnej Biblioteki Publicznej w śytnie oraz Gminnego Ośrodka Kultury w śytnie. W dniu 16 marca 2004 roku oraz 24 września 2004 roku Wójt Gminy zawarł porozumienie odpowiednio z Kierownikiem Gminnego Ośrodka Kultury w śytnie oraz Kierownikiem Gminnej Biblioteki Publicznej w śytnie, przedmiotem którego było powierzenie prowadzenia obsługi finansowo księgowej, kadrowej i prawnej Urzędowi Gminy w śytnie przez kierowników jednostek. Z treści §1 porozumień wynika, Ŝe ze względu na niewielkie zatrudnienie w jednostkach powierza się prowadzenie obsługi przez odpowiednie słuŜby Urzędu Gminy z tym, Ŝe podpisywanie dokumentów odbywać się będzie przez Wójta Gminy, kierowników jednostek lub za ich zgodą i upowaŜnieniem przez pracownika Urzędu lub pracownika jednostki kultury. Na identycznych zasadach, zgodnie z art. 9 ust.1 i 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 roku nr 70, poz. 335 ze zmianami) w Urzędzie Gminy śytno prowadzone będą wszystkie sprawy związane z działalnością socjalną Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki Publicznej, a w szczególności prowadzenie wspólnego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, przydzielania świadczeń dla poszczególnych pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu, rozliczanie przydzielonej pomocy. Środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych realizowane będą zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązującego aktualnie w Urzędzie Gminy. Powierzone czynności będą wykonywane nieodpłatnie. Porozumienia zawarte zostały na czas nieokreślony z moŜliwością rozwiązania w kaŜdym czasie z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia i obowiązują od 1 stycznia 2004 roku. Kontrola wykazała, Ŝe ewidencję księgową jednostek kultury prowadzi Skarbnik Gminy BoŜena Podolska i Zastępca Skarbnika Jolanta Górnik, jednakŜe Wójt Gminy, jako osoba której powierzono prowadzenie ewidencji księgowej instytucji kultury, nie powierzył Ŝadnemu z pracowników Urzędu Gminy prowadzenia rachunkowości tych jednostek jak równieŜ prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak ustalono powyŜej w Urzędzie Gminy prowadzony jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych szkół. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe zakładowy fundusz socjalny szkół prowadzony jest na odrębnym rachunku bankowym, który jest zasilany odpisami rocznymi Publicznej Szkoły Podstawowej w śytnie, Maluszynie, Silniczce oraz Borzykowej, Publicznego Gimnazjum w śytnie oraz oddziału klasy „0” Przedszkola Publicznego śytno. Według wyjaśnienia kaŜda szkoła posiada swój regulamin ZFŚS i Komisję Socjalną. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych szkół stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli. W oparciu o ww. wyjaśnienie oraz przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stwierdzić naleŜy prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych szkół przez Urząd Gminy w śytnie niezgodnie z przepisami niniejszej ustawy. Według ustawy pracodawcy prowadzący działalność w formie organizacyjno prawnej, jaką jest jednostka budŜetowa są obowiązani do utworzenia Funduszy bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, a zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele ustalić w regulaminie (art. 3 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy). Środkami funduszu administruje pracodawca (art. 10), którym w przypadku placówek oświatowych jest dyrektor. Przepis art. 9 ust. 1 ustawy stanowi, Ŝe pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie, przy zastosowaniu przepisów art. 8 ust. 2. Biorąc powyŜsze pod uwagę bezpodstawne było prowadzenie w Urzędzie Gminy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkół. Wspólne prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników wskazanych wyŜej placówek wymagało zawarcia
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stosownej umowy przez wszystkich pracodawców określającej warunki prowadzenia funduszu oraz opracowanie i przyjęcie wspólnego regulaminu. W przypadku zawarcia takiej umowy prowadzenie spraw związanych w obsługą księgową funduszu prowadzone być powinno przez jedną z placówek prowadzących wspólną działalność socjalną. Udział w prowadzeniu działalności socjalnej dla pracowników szkół przez Urząd Gminy byłby zasadny tylko w przypadku prowadzenia takiej działalności wspólnie, co jednak nie ma w tym przypadku zastosowania albowiem zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy jest prowadzony oddzielnie.
Kontrolą objęto losowo wybrane zapisy księgowe zaewidencjonowane w dzienniku Urzędu Gminy, jako jednostki budŜetowej oraz budŜetu gminy z uwzględnieniem róŜnego rodzaju operacji księgowych: 1. odsetki – umowa nr 186/KK/2006 na kwotę 300,57 zł zaksięgowane Wn 400/ Ma 130 (dowód numer WB 923/7 z dnia 1 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika nr 6819. Według zakładowego planu kont zapłata odsetek od kredytów i poŜyczek powinna być księgowana na stronie Wn konta 750 „Przychody i koszty finansowe” w związku z czym zapłata odsetek nie powinna być zaksięgowana na koncie 400 „Koszty według rodzajów”. Polecenie przelewu załączone do wyciągu bankowego oznaczone zostało dekretacją oraz pozycją dziennika 6819. Kontrola wykazała, Ŝe numer dowodu, tj. 923/7, nie pokrywa się z pozycją wydatku ujętą w wyciągu bankowym z dnia 1 grudnia 2006 roku. Z wyjaśnień Jolanty Górnik wynika, Ŝe numer nadawany jest automatycznie i jest związany z kolejnością księgowanych operacji, a nie z pozycją wydatku wskazaną w wyciągu bankowym. Wydatek zrealizowany z rachunku podstawowego urzędu. 2. dotacja na kwotę 67.038 zł zaksięgowana Wn 133/ Ma 901 (dowód nr WB 924/4 z dnia 4 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika nr 6826. Stwierdzono, Ŝe dotacja została przekazana przez Łódzki Urząd Wojewódzki w dziale 852, rozdział 85212, §2010. Polecenie przelewu załączone do wyciągu bankowego oznaczone zostało dekretacją oraz pozycją dziennika 6816. Wpływ dotacji na rachunek podstawowy urzędu. 3. wyciąg bankowy wydatki na kwotę 106.572,12 zł zaksięgowany Wn 902/ Ma 133 (dowód nr WB 933/1 z dnia 5 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6846. Stwierdzono, Ŝe kwota zapisu dotyczyła kwoty wydatków Urzędu Gminy objętych wyciągiem bankowym nr 933 z dnia 5 grudnia 2006 roku. Poszczególne pozycje wydatków potwierdzone dowodami załączonymi do wyciągu bankowego zostały zaksięgowane na stronie Ma konta 130. Wydatki zrealizowane z rachunku podstawowego urzędu. 4. II rata zapłaty według aktu notarialnego Repertorium nr 3953/2006/SKR na kwotę 20.541,85 zł zaksięgowana Wn 080/ Ma 130 (dowód nr 933/14 z dnia 5 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6859. Wydatek został sklasyfikowany w dziale 700, rozdział 70005, §6060. Stwierdzono, Ŝe przelew środków dotyczył płatności częściowej za nabycie działki. Część nieruchomości o wartości 66.900 zł została przejęta za zobowiązania podatkowe w części wynoszącej 25.816,30 zł, a pozostała część podlegała zapłacie na rzecz SKR. 5. zobowiązanie pienięŜne na kwotę 4.278,72 zł zaksięgowane Wn 130 1/ Ma 221 (dowód nr WB 937/3 z dnia 7 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6872. Stwierdzono, Ŝe w wyciągu bankowym nr 937 pod pozycją nr 3 ujęto kwotę 39 zł, a kwota zapisu księgowego stanowiła sumę kwoty 3.853 zł, 39 zł, 30 zł oraz 356,72 zł
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(wpłaty z dnia 7 grudnia 2006 roku). Zgodnie z zasadami prowadzenia rachunkowości (zarządzenie Wójta nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku) przewiduje się stosowanie uproszczeń polegających na zbiorczym księgowaniu operacji gospodarczych jednorodnych przeprowadzonych w danym dniu. Wpływ na rachunek dochodów własnych. 6. udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych za listopad na kwotę 68.106 zł zaksięgowane Wn 133/ Ma 224 (dowód nr 938/2 z dnia 7 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6874. Wpływ na rachunek podstawowy urzędu. Na poleceniu przelewu dokumentującym zapis księgowy wskazano dekretację Wn 133/ Ma 224 oraz numer dziennika 6874. 7. tytułem umorzenia wierzytelności z tytułu umorzenia kredytu na kwotę 90.000 zł zaksięgowano Wn 909/ Ma 250 (dowód nr WB 940/1 z dnia 8 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6876. Stwierdzono, Ŝe zapis księgowy dokumentuje nota księgowa sporządzona przez Skarbnika Gminy. Na postawie noty księgowej z dnia 30 września 2006 roku poręczenie na kwotę 90.000 zł zostało zaksięgowane Wn 250/ Ma 909 – numer dowodu 761. Zakładowy plan nie przewidywał księgowania umorzenia poręczeń zarówno na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, jak i na koncie 250 „ NaleŜności finansowe”. 8. wpłata na depozyt na kwotę 440 zł zaksięgowana Wn 139/ Ma 240 (dowód nr WB 942/1 z dnia 8 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6879. Stwierdzono, Ŝe wpłata na konto depozytowe związana była z odprowadzeniem do banku gotówki przyjętej przez kasjera. Na dowodzie dokumentującym wpłatę gotówki do banku wskazano numer obrotowy 6879. Wpływ na rachunek depozytów. 9. IV rata poŜyczki – umowa 185/GW/2005 z dnia 10 listopada 2005 roku i VII rata poŜyczki – umowa 18/GW/P/2004 z dnia 27 kwietnia 2004 roku na kwotę 66.590 zł zaksięgowane Wn 260/ Ma 133 (dowód nr WB 944/4 z dnia 8 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 6887. Środki przekazano z rachunku podstawowego urzędu. Stwierdzono, Ŝe numer dowodu księgowego pokrywa się z pozycją wydatku ujętą w wyciągu bankowym. Na poleceniu przelewu dokumentującym zapis księgowy wskazano dekretacje oraz numer obrotowy dziennika – 6887. 10. listy płac na kwotę 5.300,41 zł zaksięgowane Wn 231/Ma 101 (Dowód nr RK 950/2 z dnia 10 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika nr 6917. Stwierdzono, Ŝe wypłata wynagrodzeń ujęta została w raporcie kasowym nr 33 Wydatki sporządzonym za okres od 1 do 10 grudnia 2006 roku. Na raporcie wskazano nr dokumentu 950 oraz numer obrotowy dziennika od 6916 do 6945. 11. Czapla na kwotę 204 zł zaksięgowane Wn 400/ Ma 101 (dowód nr RK 950/12 z dnia 10 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika nr 6927. Stwierdzono, Ŝe zapis dotyczy realizacji polecenia wyjazdu słuŜbowego nr 230/06 na rzecz Wójta Gminy Janusza Czapli. Na dokumencie wskazano nr obrotowy 6925. 12. wynagrodzenia na kwotę 23.748 zł zaksięgowane Wn 400/Ma 231 (dowód nr PK 955/01 z dnia 12 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika nr 6972. 13. potrącenia na kwotę 11.297 zł zaksięgowane Wn 231/Ma 225 (dowód nr PK 955/33 z dnia 12 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7004. 14. potrącenia na kwotę 15.695,17 zł zaksięgowane Wn 231/Ma 229 1 (dowód nr PK 955/34 z dnia 12 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7005.
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
15. dotacja na zakup sprzętu gaśniczego na kwotę 10.000 zł zaksięgowana Wn 224 1/ Ma 130 (dowód nr WB 968/21 z dnia 13 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7095. Wydatek został sklasyfikowany w dziale 754, rozdział 75412, §6300. Dotacja przelana z rachunku podstawowego urzędu. Stwierdzono, Ŝe dotacja celowa została przekazana dla Starostwa Powiatowego w Radomsku. Na poleceniu przelewu dokumentującym zapis księgowy wskazano dekretację Wn 400/ Ma 130. Wydatek został zaksięgowany na koncie Wn 902/ Ma 133 zbiorczo, tj. jako wyciąg bankowy wydatki – WB 968/4 z dnia 13 grudnia 2006 roku – pozycja dziennika 7078. 16. transport ŜuŜla na kwotę 1.764 zł zaksięgowany Wn 400/57/Ma 130 (dowód nr WB 971/15 z dnia 14 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7125. Kontrola wykazała, Ŝe na dowodzie dokumentującym zapis księgowy (polecenie przelewu) wskazano dekretację Wn 400/ Ma 130 jednakŜe nie wskazano numeru dokumentu ani teŜ numeru obrotowego dziennika. Ustalono, Ŝe zapłata dotyczy faktury nr 90/2006 z dnia 1 grudnia 2006 roku wystawionej przez Firmę Usługowo Handlową „ANDREX” z Maluszyna tytułem transportu ŜuŜla. Wydatek zrealizowany z rachunku podstawowego urzędu. 17. nadleśnictwo Gidle na kwotę 6.831 zł zaksięgowane Wn 130 1/ Ma 221 (dowód nr 979/3 z dnia 15 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7180. Na poleceniu przelewu z dnia 15 grudnia 2006 roku dokumentującym zapis księgowy wskazano dekretację Wn 130/Ma 221, nie wskazano jednakŜe Ŝadnego numeru. Wpływ na rachunek dochodów własnych. 18. dowody osobiste na kwotę 3.630 zł zaksięgowane Wn 101/ Ma 240 9 (dowód nr 986/3 z dnia 20 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7237. Stwierdzono, Ŝe zapis księgowy grupuje 27 zapisów dotyczących wpłat za dowody osobiste w dniach 18, 19 i 20 grudnia 2006 roku ujętych w raporcie kasowym nr 61 za okres 11 20 grudnia 2006 roku. Brak było podstawy do zbiorczego księgowania operacji dotyczących wpłat za dowody osobiste pochodzących z 3 dni. Według zasad prowadzenia rachunkowości (zarządzenie Wójta nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku) przewiduje się stosowanie uproszczeń polegających na zbiorczym księgowaniu operacji gospodarczych jednorodnych przeprowadzonych w danym dniu. 19. dochody gminy na kwotę 95.593 zł zaksięgowane Wn 133/ Ma 222 1 (dowód nr WB 992/14 z dnia 20 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7281. Stwierdzono, Ŝe operacja dotyczy przekazania dochodów na rachunek podstawowy urzędu z rachunku dochodów własnych. 20. przekazanie dochodów do budŜetu na kwotę 95.593 zł zaksięgowane Wn 222/ Ma 130 (dowód nr WB 993/1 z dnia 20 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7286. Stwierdzono, Ŝe operacja dotyczy przekazania dochodów z rachunku dochodów własnych na rachunek podstawowy urzędu. Zapisy dotyczące dwóch powyŜszych operacji świadczą o tym, Ŝe rachunek podstawowy urzędu funkcjonuje jak rachunek budŜetu a rachunek dochodów własnych jak rachunek urzędu gminy jako jednostki budŜetowej. 21. środki na grudzień na kwotę 29.164,57 zł zaksięgowane Wn 223 1/ Ma 133 (dowód nr WB 992/17 z dnia 20 grudnia 2008 roku) – pozycja dziennika 7284. Stwierdzono, Ŝe środki zostały przekazane dla jednostki budŜetowej, tj. Szkoły Podstawowej w śytnie z rachunku podstawowego urzędu.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
22. subwencja oświatowa za styczeń 2007 roku na kwotę 290.344 zł zaksięgowana Wn 133/ Ma 909 (dowód nr WB 999/1 z dnia 22 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7363. Wpływ na rachunek podstawowy urzędu. 23. dotacja za grudzień na kwotę 5.450 zł zaksięgowana Wn 810 1/ Ma 130 (dowód nr 1015/16 z dnia 29 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 7441. Stwierdzono, Ŝe wydatek dotyczył dotacji przedmiotowej przekazanej dla Zakładu Komunalnego w śytnie. Dotacja przelana z rachunku podstawowego urzędu. 24. dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 49.161,65 zł zaksięgowane Wn 400/ Ma 231 (dowód nr PK 1043/1 z dnia 31 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 8009. 25. utworzenie funduszu inwestycyjnego na kwotę 69.084,85 zł zaksięgowane Wn 810/ Ma 800 ( dowód nr PK 1078/1 z dnia 31 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 8155. Operacja zaksięgowana na podstawie noty księgowej. Stwierdzono, Ŝe operacja dotyczy zaksięgowania równowartości wydatków inwestycyjnych na koncie 800. 26. sprawozdanie z Ministerstwa Finansów wg stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku – udziały zaksięgowane Wn 224/901 (dowód nr PK 1079/1 z dnia 31 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 8156. Operacja zaksięgowana na podstawie noty księgowej. 27. przekazanie w końcu roku obrotowego stanu dotacji przekazanych jednostkom na kwotę 171.200 zł zaksięgowane Wn 800/ Ma 810 1 (dowód nr PK 1081/1 z dnia 31 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 8158. Stwierdzono, Ŝe operacja dotyczy przeksięgowania w końcu roku stanu dotacji przekazanych dla Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej. Operacja zaksięgowana na podstawie noty księgowej. 28. wykorzystane kredyty bankowe na kwotę 7.879.366,51 zł zaksięgowane Wn 130/ Ma 800 (dowód nr PK 1083/1 z dnia 31 grudnia 2006 roku) – pozycja dziennika 8160. Stwierdzono, Ŝe nota księgowa stanowiąca podstawę zapisu z dnia 31 grudnia 2006 roku dotyczyła zaksięgowania wykorzystanych kredytów bankowych i wydatków budŜetowych przekazanych na fundusz jednostki. Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej; określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji; zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym Ŝe naleŜy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów; kwotę i datę zapisu oraz oznaczenie kont, których dotyczy. Biorąc powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜ, Ŝe ww. zapisy księgowe poddane kontroli wskazane w punkcie 7, 24, 25, 26, 27 i 28 nie zawierały wskazania rodzaju i numeru identyfikacyjnego stanowiącego podstawę zapisu. We wskazanych przypadkach (nr 24, 25, 26, 27 i 28) dowodem dokumentującym dokonanie zapisu księgowego były noty księgowe, podczas gdy z treści zapisu wynikało, Ŝe podstawą dokonania zapisów było polecenie księgowania. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe stosowane w jednostce noty księgowe nie zostały wskazane w uregulowaniach wewnętrznych, jako dowody dokumentujące zapisy księgowe dotyczące operacji wewnątrz jednostki. W przypadku zapisu księgowego ujętego pod pozycją nr 7, jako dowód księgowy wskazano WB 940/1 co sugerowałoby, Ŝe dowodem dokumentującym był wyciąg bankowy, co w niniejszym przypadku nie miało miejsca. Stwierdzić naleŜy ponadto, Ŝe zapisy ujęte pod pozycją 11, 12, 13 i 14 nie zawierały zrozumiałego tekstu dotyczącego treści operacji gospodarczych. Prawidłowa treść zapisu powinna być w niniejszych przypadkach następująca: wypłata kosztów wyjazdu słuŜbowego nr 230/06, naliczenie wynagrodzeń
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
za grudzień, naliczenie podatku od wynagrodzeń za grudzień oraz naliczenie składek na ubezpieczenie za grudzień. Stwierdzono, Ŝe w kontrolowanej jednostce prowadzone były dwa rachunki bankowe, na których dokonywano operacji gotówkowych związanych z realizacją operacji dotyczących budŜetu Gminy śytno, jak równieŜ Urzędu Gminy śytno jako jednostki budŜetowej. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy konto bankowe o numerze 07 8267 0009 2000 0000 0130 0014 słuŜy do gromadzenia zrealizowanych dochodów budŜetowych przypisanych i nie przypisanych i jest to konto jednostki. Konto o numerze 40 8267 0009 2000 0000 0130 0002 słuŜy do operacji pienięŜnych związanych z wpływem środków z tytułów kredytów i poŜyczek, dotacji, subwencji oraz zgromadzonych dochodów własnych przelanych z konta 07 8267 0009 2000 0000 0130 0014. SłuŜy równieŜ do realizacji wydatków budŜetowych związanych z finansowaniem działalności jednostki i według Skarbnika Gminy jest to konto organu, jak i jednostki. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie prowadzonych rachunków bankowych stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe zakładowy plan kont obowiązujący w kontrolowanej jednostce przewiduje odrębne konto do księgowania operacji pienięŜnych dokonywanych na rachunku bieŜącym budŜetu gminy tj. konto 133 „Rachunek budŜetu” oraz konto słuŜące do ewidencji stanu środków budŜetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budŜetowej tj. konto 130 „Rachunek bieŜący jednostki budŜetowej. Według planu kont na stronie Wn konta 133 księguje się wpływy środków pienięŜnych na rachunek budŜetu takie jak: subwencje, dotacje, środki na zadania zlecone w korespondencji z kontem 901, dochody z podatków i opłat w korespondencji z kontem 222, otrzymane kredyty bankowe w korespondencji z kontem 134, otrzymane poŜyczki przez gminę w korespondencji z kontem 260. Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budŜetu takie jak: przelewy środków na działalność podległych jednostek budŜetowych w korespondencji z kontem 223, spłaty rat kredytu bankowego w korespondencji z kontem 134, przelewy rat zaciągniętych przez gminę poŜyczek w korespondencji z kontem 260, zwroty nie wykorzystanych dotacji celowych z korespondencją konta 901, wydatki własne z budŜetu gminy w korespondencji z kontem 902. Zgodnie z planem kont konto 130 przeznaczone jest do ewidencji środków z tytułu wydatków i dochodów budŜetowych objętych planem finansowym jednostki budŜetowej. Biorąc powyŜsze unormowania pod uwagę bezpodstawnym było prowadzenie ewidencji środków budŜetu i środków jednostki na jednym rachunku bankowym. RównieŜ obowiązujące przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze zmianami) przewidują prowadzenie odrębnego konta do ewidencji operacji pienięŜnych dokonywanych na bankowych rachunkach budŜetu (konto 133) oraz odrębnego konta do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieŜącego budŜetu (konto 130). JednakŜe zgodnie z przepisami cytowanego wyŜej rozporządzenia konto 130 moŜe słuŜyć równieŜ do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieŜącego budŜetu, co oznacza moŜliwość prowadzenia wspólnego, jednego konta dla budŜetu i jednostki. W takiej sytuacji zapisy księgowe na koncie 130 dokonywane są wówczas równolegle do realizowanych dochodów i wydatków ewidencjonowanych na koncie 133 „Rachunek budŜetu”. Na koncie 130 ewidencjonowane będą tylko te dochody i wydatki, które objęte są planem finansowym urzędu. Pozostałe dochody i wydatki ewidencjonowane będą wyłącznie na koncie 133.
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD Ż ETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI Ę GOW Ą
Kontrola sprawozdań jednostkowych sporządzanych przez jednostki organizacyjne Ustalono, Ŝe jednostki budŜetowe nie składają miesięcznych sprawozdań jednostkowych, za wyjątkiem miesięcy, za które jednostka samorządu terytorialnego jest zobowiązana do przesyłania sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej. PowyŜsze stanowi naruszenie przepisu §4 pkt 2 lit b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781), który zobowiązuje kierowników jednostek organizacyjnych do sporządzania sprawozdań Rb 27S, Rb 28S. Wymienione sprawozdania są sprawozdaniami miesięcznymi, a zgodnie z §19 ust. 1 wymienionego rozporządzenia sporządza się je za kaŜdy miesiąc kalendarzowy. Kontrolującym przedstawiono jednostkowe sprawozdania Rb 28S za I, II, III, IV kwartał 2006 roku z następujących jednostek : Zespół Szkół Publicznych w śytnie, Publiczna Szkoła Podstawowa w Silniczce, Publiczna Szkoła Podstawowa w Borzykowej, Gimnazjum Publiczne w śytnie, Publiczna Szkołą Podstawowa w Maluszynie, Publiczna Szkoła Podstawowa w śytnie. Stwierdzono, Ŝe nie sporządza się sprawozdań jednostkowych z Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Przedszkola Samorządowego z uwagi na fakt, iŜ ewidencja księgowa wymienionych jednostek jest prowadzona wspólnie z Urzędem Gminy. Nie sporządza się takŜe sprawozdań jednostkowych kwartalnych Rb N o stanie naleŜności i Rb Z o stanie zobowiązań, do czego zobowiązuje kierowników jednostek organizacyjnych równieŜ §4 pkt 2 lit b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Gminny Zakład Komunalny w śytnie stosownie do przepisów §4 pkt 2 lit d rozporządzenia o sprawozdawczości budŜetowej składa sprawozdania kwartalne Rb N, Rb Z oraz półroczne sprawozdania Rb 30. Wykazywane przez Gminę, w okresie objętym kontrolą, w sprawozdaniu zbiorczym Rb Z zobowiązania wymagalne stanowią kwotę zobowiązań wymagalnych Zakładu. Kontrola bilansu organu na dzień 31 grudnia 2006 roku. Bilans z wykonania budŜetu sporządzony na dzień 31 grudnia 2006 roku podpisany został przez Wójta Gminy mgr Janusza Czaplę i Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską, jednakŜe nie zawiera od daty sporządzenia. Wskazać naleŜy, Ŝe zgodnie z §16 ust. 1 w związku z §14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020), bilans sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe. Analiza bilansu organu wykazała, Ŝe w aktywach w pozycji „środki pienięŜne budŜetu” wykazano saldo Wn konta 133 –rachunek budŜetu – 289.321,91 zł, na którym zgodnie z zakładowym planem kont jednostka ewidencjonuje operacje pienięŜne dokonywane na bankowym rachunku bieŜącym budŜetu gminy. W pozycji „NaleŜności od budŜetów” wykazano saldo Wn konta 140 – inne środki pienięŜne – 76.374,54 zł, na którym jednostka ujmuje środki pienięŜne w drodze między innymi środki otrzymane z innych budŜetów w wypadku, gdy środki te nie zostały przekazane w poprzednim okresie sprawozdawczym i
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego. PowyŜsze stanowi całość aktywów bilansu. Po stronie pasywów kwota 3.054.955,96 zł stanowiąca wg bilansu stan zobowiązań długoterminowych jest zgodna z saldem Ma kont 134 – Kredyty bankowe i 260 – Zobowiązania finansowe. W pozycji zobowiązania wobec budŜetów wykazano kwotę 290.334,00 zł, która to stanowi saldo Ma konta 909. Konto to słuŜy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych (subwencje, dotacje okres przejściowy). Stwierdzić naleŜy, Ŝe subwencja została przekazana w terminie zgodnym z art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 roku nr 203, poz. 1966 ze zmianami) w związku z czym nie stanowi dla budŜetu zobowiązania i powinna być wykazywana w pozycji III. Inne pasywa. W pozycji „pozostałe zobowiązania” wykazano kwotę 14.570,26 zł stanowiącą saldo Ma konta 222. Na wymienionym koncie według zakładowego planu kont jednostka ewidencjonuje rozliczenia z jednostkami budŜetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budŜetowych. Saldo Ma tego konta oznacza stan dochodów budŜetowych zrealizowanych przez jednostki budŜetowe i objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nie przekazanymi na rachunek. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, Ŝe wyŜej wymienione kwota stanowi kwotę podatku VAT z tytułu kosztów kwalifikowanych w ramach realizacji zadania inwestycyjnego ze środków Programu SAPARD, który nie został objęty refundacją ze strony ARiMR. ZłoŜono wniosek do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Radomsku o zwrot podatku VAT nie objętego refundacją. Naczelnik Urzędu Skarbowego Decyzją nr III/4402 12/04 z dnia 10 grudnia 2004 roku odmówił dokonania zwrotu podatku VAT z tytułu nabycia towarów i usług związanych z realizacją inwestycji w ramach programu SAPARD. W związku z powyŜszym dokonywano potrącenia na podstawie art.87 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U nr 54, poz.535), z którego wynika prawo do obniŜenia kwoty podatku naleŜnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Skorzystano z odliczenia bieŜącego, odliczając podatek naliczony w rozliczeniach bieŜących w związku z zaistniałym konkretnym zdarzeniem (faktury VAT). Wyjaśnienie Skarbnika Gminy BoŜeny Podolskiej w sprawie podatku VAT stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Pozostałe pozycje pasywów w bilansie wykazano w sposób prawidłowy i zgodny z saldami kont wynikających z zestawienia obrotów i sald kont budŜetu. Bilans zamknął się zarówno po stronie aktywów i pasywów kwotą 365.696,45 zł. Kontrola bilansu jednostki na dzień 31 grudnia 2006 roku Bilans jednostki budŜetowej Urzędu Gminy sporządzony po korekcie dnia 15 maja 2007 roku podpisany został przez Wójta Gminy Janusza Czaplę i Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską. Analiza bilansu jednostki wykazała, iŜ w pozycji B.II.1.4 Pozostałe naleŜności wykazano kwotę 686.945,83 zł, na którą to składały się: - saldo Wn konta 240 41 Przypisy naleŜności zaliczki – 121.911,19 zł, na koncie tym zgodnie z zakładowym planem kont jednostka ewidencjuje zaliczki alimentacyjne; - saldo Wn konta 221 – NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych – 243.348,77 zł, kwota ta stanowi zaległości z tytułu podatkowych i niepodatkowych naleŜności; - saldo Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami – 318.085.10 zł. Zgodnie z planem kont dla jednostek budŜetowych ewidencjonowane są tu
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poŜyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jednostka ewidencjuje tu poŜyczki dla pracowników urzędu i szkół; - saldo Wn konta 240 prowadzonego dla zakładowego funduszu świadczeń socjalnych szkół – 2.164,04 zł; - saldo Wn konta 240 prowadzonego dla zakładowego funduszu świadczeń socjalnych urzędu – 1.436,73 zł. W pozycji D.I Zobowiązania krótkoterminowe wykazano kwotę 208.734,03 zł, na którą składają się: - w pozycji D.I.1.1 saldo Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – 26.878,50 zł.; - w pozycji D.I.1.2 saldo Ma konta 225 – Rozrachunki z budŜetami 20.085,00 zł i saldo Ma konta 221 – naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych 5.364,69 zł (nadpłaty w podatkach lokalnych); - w pozycji D.I.1.3 saldo Ma konta 229 – Pozostałe rachunki publiczno prawne – 88.384,07 zł; - D.I.1.4 saldo Ma konta 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń – 57.120,84 zł; - D.I.1.5 saldo Ma konta 240 – pozostałe rozrachunki – 10.900,90 zł. W pozostałym zakresie nie objętym wyŜej, wykazano w sposób prawidłowy salda wszystkich kont wynikających z zestawienia obrotów i sald kont jednostki Urzędu Gminy. Bilans po stronie aktywów jak i pasywów zamknął się kwotą 7.043.201,11 zł. Sprawozdania Rb 27S i Rb PDP za 2005 rok i 2006 rok W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budŜetowych Rb 27S oraz w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP za 2005 oraz 2006 rok wykazano następujące dane: Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa Skutki obni ż enia górnych Skutki udzielonych ulg, obliczone za okres Wyszczególnienie stawek podatków umorze ń i zwolnie ń sprawozdawczy obliczone za okres obliczone za okres Rozło ż enia na sprawozdawczy sprawozdawczy Umorzenie raty, zaległo ś ci odroczenie podatkowych terminu płatno ś ci ROK 2005 Podatek od nieruchomo ś ci 44.592 172.326 0 od osób prawnych Podatek rolny od osób 0 0 0 prawnych
Podatek le ś ny od osób 0 0 0 prawnych Podatek od ś rodków 2.077 5.900 0 transportowych od osób prawnych Podatek od nieruchomo ś ci 115.350 17.875 0 od osób fizycznych Podatek rolny od osób 0 21.380 0 fizycznych Podatek le ś ny od osób 0 0 0 fizycznych Podatek od ś rodków 14.916 4.822 0
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
transportowych od osób fizycznych Razem 176.935 222.303 0 ROK 2006 Podatek od nieruchomo ś ci 42.784,00 170.436,00 477,00 0 od osób prawnych Podatek rolny od osób 0 0 0 0 prawnych Podatek le ś ny od osób 0 0 0 0 prawnych Podatek od ś rodków 1.879,55 6.809,00 0 0 transportowych od osób prawnych Podatek od nieruchomo ś ci 121.026,00 17.619,00 2.590,81 0 od osób fizycznych Podatek rolny od osób 0 0 15.672,03 0 fizycznych Podatek le ś ny od osób 0 0 0 0 fizycznych Podatek od ś rodków 14.400,25 0 0 0 transportowych od osób fizycznych Razem 180.089,80 194.864,00 18.739,84 0 Ź ródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło ż onych przez Urz ą d Gminy w Ż ytnie. Kontrola wykazała, iŜ w kolumnie dotyczącej obniŜenia górnych stawek wykazano róŜnicę pomiędzy stawkami ustawowymi, a stawkami wynikającymi z uchwał Rady Gminy śytno. Kontrolującym przedłoŜono komputerowe zestawienia dotyczące skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych uwzględniające między innymi: podstawę opodatkowania, stawkę podatku według uchwały Rady Gminy śytno, kwotę podatku obliczoną według uchwały Rady Gminy śytno, stawkę podatku wynikającą z ustawy oraz kwotę podatku obliczoną według stawek ustawowych. W kolumnie dotyczącej skutków udzielonych ulg, umorzeń, zwolnień wykazano skutki wprowadzonych na mocy uchwał Rady Gminy oraz skutki udzielonych ulg, umorzeń i odroczeń podatków wynikających z decyzji organu podatkowego. Ustalono, iŜ w sprawozdaniu Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2005 roku w rozdziale 75616 §0320 w kolumnie 13 oraz w sprawozdaniu Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2006 roku w rozdziale 75616 §0320 w kolumnie 14 (skutki udzielonych przez gminę ulg, umorzeń i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy, bez ulg i zwolnień ustawowych) ujęto całą kwotę wynikającą z decyzji w sprawie umorzenia łącznego zobowiązania pienięŜnego, bez uwzględniania faktycznych kwot podatków wchodzących w jego skład: podatku rolnego, podatku od nieruchomości i podatku leśnego i wykazywania ich w odpowiednich paragrafach. Wykazywanie całej kwoty wynikającej z umorzenia łącznego zobowiązania pienięŜnego w §0320 jest sprzeczne z postanowieniami załącznika nr 32 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426) oraz załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku. NaleŜy stwierdzić, iŜ kwoty wynikające z decyzji w sprawie umorzenia łącznego zobowiązania pienięŜnego powinny być wykazywane w poszczególnych podatkach, w zaleŜności od tego jakie kwoty poszczególnych podatków składały się na umorzone łączne zobowiązanie pienięŜne. Nieprawidłowe wykazanie danych w sprawozdaniach Rb 27S w zakresie opisanym powyŜej wskazuje, Ŝe dane o skutkach obniŜenia górnych stawek podatkowych,
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
udzielonych ulgach, zwolnieniach oraz skutki wynikające z decyzji organu podatkowego dla poszczególnych rodzajów podatków wykazane w sprawozdaniach Rb PDP w analogicznym okresie równieŜ były niezgodne ze stanem faktycznym.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI Ą ZA Ń (LATA 2005 - 2006)
Według zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr O.152/39/03 z dnia 17 grudnia 2003 roku oraz zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy śytno nr O.151/33/06 z dnia 30 października 2006 roku obowiązującego od dnia 1 lipca 2006 roku konto 201 słuŜy do ewidencji wszelkich rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług oraz przychodów finansowych, w tym równieŜ zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych. Konto 201 obciąŜa się za powstałe naleŜności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie naleŜności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić moŜliwość ustalenia naleŜności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Konto moŜe mieć dwa salda, saldo Wn oznacza stan naleŜności i roszczeń a saldo Ma stan zobowiązań, które ustala się na podstawie ewidencji analitycznej w wyniku sumowania sald występujących na kontach rozrachunkowych z poszczególnymi kontrahentami. Konto 201 obciąŜa się przede wszystkim z tytułu: naleŜności od odbiorców i dostawców wynikających z prawomocnych tytułów egzekucyjnych – Ma 240, 840, zapłaty zobowiązań oraz zaliczek na poczet dostaw i usług – Ma 101, 130, 131, 135 odpisania zobowiązań przedawnionych i umorzonych – Ma 760, 851, 853, 080, naleŜności z tytułu podatku VAT wykazanego w fakturach – Ma 225. Konto 201 uznaje się przede wszystkim z tytułu: zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług – Wn 400, 080, zobowiązań z tytułu odsetek i kar umownych wobec dostawców – Wn 750, 080, naleŜności skierowanych na drogę postępowania sądowego – Wn 240, naliczenia podatku VAT podlegającego odliczeniu – Wn 225. Analiza sprawozdań Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych za 2005 i 2006 rok wykazała brak zobowiązań wymagalnych. Stwierdzono, Ŝe w 2005 i 2006 roku nie sporządzano sprawozdań jednostkowych Rb 28S z wykonania planu wydatków Urzędu Gminy w śytnie, w związku z czym brak było moŜliwości sprawdzenia zgodności danych w zakresie zobowiązań wynikających z ewidencji księgowej z danymi wykazanymi w sprawozdaniu. Według danych z dziennika w grudniu 2005 roku na koncie 201 zaksięgowano 14 dokumentów księgowych na łączną kwotę 44.109,20 zł, natomiast w grudniu 2006 roku zaksięgowano 22 dokumenty na kwotę 26.878,53 zł. Kontrolą objęto 7 dowodów księgowych o największych kwotach zaksięgowanych w grudniu 2005 roku, co stanowi 50% dowodów oraz 9 dowodów z 22 zaksięgowanych na kocie 201 w grudniu 2006 roku, co stanowi 41% dowodów.
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wykazała, Ŝe zarówno w grudniu 2005 jak i w grudniu 2006 roku dokumenty ujęte na koncie 201 zaksięgowane zostały na podstawie not księgowych odpowiednio z dnia 31 grudnia 2005 i 2006 roku. Wszystkie dokumenty zaksięgowane zostały z datą wystawienia not tj. 31 grudnia. Dokumenty zaksięgowane na koncie 201 w grudniu 2005 roku opatrzone zostały numerem od PK 1040/1 do PK 1040/14, dotyczącym noty księgowej nr 1040, w której ujęto 14 dokumentów. Dokumenty zaksięgowane na koncie 201 w grudniu 2006 roku opatrzone zostały numerem od PK 1034/1 do PK 1034/16, numerem od PK 1040/1 do PK 1040/5 oraz numerem PK 1052/1. Zgodnie z §8 Zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy obieg dokumentów księgowych rozpoczyna się w momencie złoŜenia lub wpływu drogą pocztową dowodów do sekretariatu, który następnie przekazuje te dowody do Skarbnika, gdzie upowaŜniony pracownik rejestruje dowody księgowe nadając im kolejny numer i sprawdza ich zgodność z wcześniej złoŜonym zleceniem, po czym przekazuje je upowaŜnionemu pracownikowi, który złoŜył zlecenie celem opisu merytorycznego oraz zgodności z planem finansowym i sprawdzenia zgodności zakupu z ustawą o zamówieniach publicznych. UpowaŜniony pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację rachunku/faktury opisuje rachunek/fakturę sprawdzając je pod względem merytorycznym oraz zgodność z planem finansowym, po czym przekazuje je do Skarbnika, celem sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym oraz dokonania dekretacji. Dokumenty poddane kontroli: 1) Faktura nr 87/XIII/05 z dnia 22 grudnia 2005 roku wystawiona przez firmę „JETA” Matuszewski z Włoszczowej za zakup części do samochodów dowoŜących dzieci do szkół na kwotę 1.398,12 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 23 grudnia 2005 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 5 stycznia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu oraz realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 23 grudnia 2005 roku. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/80, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/5 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 801, 80113, §4210 w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku (wyciąg bankowy nr 16 z dnia 10 stycznia 2006 roku, pozycja nr 61). Dowód opatrzony został numerem obrotowym nr 61 a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/80/Ma 130. 2) Zbiorcze rozliczenie faktur nr 2404721/46/05 z dnia 16 grudnia 2005 roku wystawione przez „ENION” S.A. Oddział w Częstochowie – Zakład Energetyczny Częstochowa na kwotę 20.863,94 zł (rozliczenie sprzedaŜy energii elektrycznej za miesiąc grudzień 2005 roku). Zestawienie zawiera 51 faktur. Dowód wpłynął do Urzędu w dniu 21 grudnia 2005 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 6 stycznia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu opisał Jerzy Rachwalik – inspektor ds. planowania przestrzennego. Dowód na okoliczność wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2006 roku (art. 67 ust.1 pkt 1 lit. a). Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/1, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/1 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 900, 90015, §4260 w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku (wyciąg bankowy nr 16 z dnia 10 stycznia 2006 roku, pozycja nr 71). Dowód opatrzony został numerem obrotowym nr 71 a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/Ma 130. 3) Faktura nr 0808/RM/05/FVS z dnia 21 grudnia 2005 roku wystawiona przez firmę „CARBO” Spółka jawna Zbigniew Krupski, Witold Wróblewski ze Strzałkowa za zakup węgla na kwotę 1.820,18 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 27 grudnia 2005 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 4 stycznia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu oraz realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2006 roku. Faktura zadekretowana została Wn 310/2/Ma 201/46, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/6 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 750, 75023 §4210 w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnika Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku (wyciąg bankowy nr 16 z dnia 10 stycznia 2006 roku, pozycja nr 77). Dowód opatrzony został numerem obrotowym nr 77, a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/80/Ma 130. 4) Faktura nr 2134/SM/05/FVS z dnia 20 grudnia 2005 roku wystawiona przez firmę „CARBO” Spółka jawna Zbigniew Krupski, Witold Wróblewski ze Strzałkowa za zakup miału IIA na kwotę 1.254,53 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 27 grudnia 2005 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 4 stycznia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu oraz realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2006 roku. Faktura zadekretowana została Wn 310/2/Ma 201/46, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/9 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 750, 75023 §4210 w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku (wyciąg bankowy nr 16 z dnia 10 stycznia 2006 roku, pozycja nr 78). Dowód opatrzony został numerem obrotowym nr 78, a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/80/Ma 130. 5) Zbiorcze rozliczenie faktur nr 2404286/55/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku wystawione przez „ENION” S.A. Oddział w Częstochowie – Zakład Energetyczny Częstochowa na kwotę 3.356,48 zł (rozliczenie sprzedaŜy energii elektrycznej za miesiąc grudzień 2005 roku). Zestawienie zawiera 8 faktur. Dowód wpłynął do Urzędu w dniu 5 stycznia 2006 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 16 stycznia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu opisał Jerzy Rachwalik – inspektor ds. planowania przestrzennego. Dowód na okoliczność wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki –
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2006 roku (art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a). Faktura w wysokości 2.649,69 zł zadekretowana została Wn 400/Ma 201/1, natomiast na kwotę 706,79 zł Wn 400/Ma 130. Na dokumencie nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/13 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 750, 75023, §4260 – 2.649,69 zł i 900, 90095, §4260 – 706,79 zł w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku (wyciąg bankowy nr 16 z dnia 10 stycznia 2006 roku, pozycja nr 72). Dowód opatrzony został numerem obrotowym nr 72, a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/80/Ma 130. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy częściowe opłacenie faktury wynikało wysokości planu finansowego. 6) Faktura nr 877/0/2005 z dnia 15 grudnia 2005 roku wystawiona przez Firmę Handlowo Usługową „ARKO” s.c. Artur Jerzy Kowalscy z śytna za zakup oleju napędowego i etyliny 95 na kwotę 9.073,54 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 19 grudnia 2005 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 22 grudnia 2005 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu oraz realizacji wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 22 grudnia 2005 roku (przetarg nieograniczony art. 39). Z opisu faktury wynika, Ŝe etylinę zakupiono do pilarki spalinowej – wycinka drzew i zakrzewień przy drogach na terenie gminy śytno. Olej napędowy zakupiono do autobusów szkolnych – dowóz uczniów. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/3 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 801, 80113, §4210 w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku (wyciąg bankowy nr 16 z dnia 10 stycznia 2006 roku, pozycja nr 79). Dowód opatrzony został numerem obrotowym nr 79 a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/80/Ma 130. Stwierdzono, Ŝe faktura zaksięgowana została na koncie analitycznym 201/6, co nie znalazło odzwierciedlenia w dekretacji dokumentu. 7) Faktura nr 904/0/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku wystawiona przez Firmę Handlowo Usługową „ARKO” s.c. Artur Jerzy Kowalscy z śytna za zakup oleju napędowego na kwotę 4.308,75 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 19 grudnia 2005 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 5 stycznia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu oraz realizacji wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2006 roku (przetarg nieograniczony art. 39). Z opisu faktury wynika, Ŝe olej napędowy zakupiono do autobusów szkolnych – dowóz uczniów. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/2 w dniu 31 grudnia 2005 roku. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2006 roku. Dowód
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zatwierdził do wypłaty ze środków działu 801, 80113, §4210 w dniu 10 stycznia 2006 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2006 roku – pozycja dziennika nr 80 (wyciąg bankowy z dnia 10 stycznia 2006 roku nr 16). Dowód opatrzony został numerem dziennika – 80, a realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/Ma 130. Stwierdzono, Ŝe faktura zaksięgowana została na koncie analitycznym 201/6, co nie znalazło odzwierciedlenia w dekretacji dokumentu. 8) Lista diet radnych za udział w sesji Rady Gminy śytno w dniu 29 grudnia 2006 roku na kwotę 880 zł. Listę wypłat pod względem merytorycznym i formalno rachunkowych sprawdził w dniu 29 grudnia 2006 roku Zastępca Głównego Księgowego Jolanta Górnik. Listę zatwierdził w dniu 29 grudnia 2006 roku Wójt Gminy i Jolanta Górnik. Na liście wskazano sposób księgowania na koncie analitycznym tj. 201/243, nie wskazano natomiast ,Ŝe dowód zaksięgowano na stronie Ma konta 400, co wynika z zapisu księgowego. Na liście nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/14 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Kontrola wykazała, Ŝe diety wypłacone zostały w kasie Urzędu Gminy w dniu 2 stycznia 2007 roku – raport kasowy nr 1 pozycja 6. Stwierdzono, Ŝe lista diet radnych ujęta została na koncie 201, jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać – lista diet radnych z dnia 29 grudnia 2006 roku. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe zakładowy plan kont nie przewidywał księgowania na koncie 201 operacji dotyczących zobowiązań wobec radnych. 9) Lista diet sołtysów za udział w sesji Rady Gminy śytno w dniu 29 grudnia 2006 roku na kwotę 1.600 zł. Listę wypłat pod względem merytorycznym i formalno rachunkowych sprawdził w dniu 29 grudnia 2006 roku Zastępca Głównego Księgowego Jolanta Górnik. Listę zatwierdził w dniu 29 grudnia 2006 roku Wójt Gminy i Jolanta Górnik. Na liście wskazano sposób księgowania na koncie analitycznym tj. 201/243, nie wskazano natomiast, Ŝe dowód zaksięgowano na stronie Ma konta 400, co wynika z zapisu księgowego. Na liście nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/15 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Kontrola wykazała, Ŝe diety wypłacone zostały w kasie Urzędu Gminy w dniu 2 stycznia 2007 roku – raport kasowy nr 1 pozycja 6. Stwierdzono, Ŝe lista diet sołtysów ujęta została na koncie 201, jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać – lista diet sołtysów z dnia 29 grudnia 2006 roku. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe zakładowy plan kont nie przewidywał księgowania na koncie 201 operacji dotyczących zobowiązań wobec sołtysów. 10) Faktura nr 2398/243/102/12/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku wystawiona przez PPUP Poczta Polska Centrum Usług Pocztowych tytułem opłaty za przesyłki
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
listowe oraz zwroty listów poleconych na kwotę 3.226,10 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 10 stycznia 2007 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 19 stycznia 2007 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu oraz realizacji wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (art. 67 ust. 1 pkt 1) opisał – podinspektor ds. oświaty i obsługi kancelaryjnej Angelika Budkiewicz w dniu 10 stycznia 2007 roku. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/3, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1040/1 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Dowód został sprawdzony pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 15 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 750, 75023, §4300 w dniu 15 stycznia 2007 roku Sekretarz Gminy Mirosław Ociepa i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 16 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 30 z dnia 16 stycznia 2007 roku, pozycja nr 12). Na dowodzie wskazano dekretację zapłaty Wn 201/Ma 130. 11) Faktura nr 763/US/06 z dnia 21 grudnia 2006 roku wystawiona przez Łódzki Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Bratoszewicach tytułem dofinansowania kursu chemizacyjnego na kwotę 1.080 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 28 grudnia 2006 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 4 stycznia 2007 roku. Fakturę na okoliczność potwierdzenia udziału w szkoleniu zgodnie z listą obecności i zawartą umową opisał – podinspektor ds. ochrony środowiska Tomasz Jędryka w dniu 4 stycznia 2007 roku. Dowód na okoliczność realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych (art. 7pkt 8) opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2007 roku. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/46, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/8 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Dowód został sprawdzony pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 5 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 010, 01095, §4300 w dniu 5 stycznia 2007 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 5 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 10 z dnia 5 stycznia 2007 roku, pozycja nr 10). Na dowodzie wskazano dekretację zapłaty Wn 201/Ma 130. Stwierdzono, Ŝe faktura ujęta została na koncie 201, jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać numer faktury oraz datę jej wystawienia. Załącznikiem do faktury była umowa zawarta w dniu 13 grudnia 2006 roku pomiędzy Wójtem Gminy a Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Bratoszewicach dotycząca przeprowadzenia szkolenie w zakresie stosowania środków ochrony roślin sprzętem naziemnym dla rolników zamieszkujących na terenie Gminy śytno. Koszt udziału w szkoleniu ustalono na 50 zł od osoby, przy czym Gmina śytno zobowiązuje się pokryć część kosztów szkolenie w wysokości 30 zł za osobę. Stwierdzono, Ŝe umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Załącznikiem do umowy była kserokopia listy obecności zawierająca 37 nazwisk.
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
12) Faktura nr 00012/12/2006 z dnia 13 grudnia 2006 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowo Mostowych tytułem wykonania remontu cząstkowego nawierzchni przy uŜyciu emulsji asfaltowej i grysów na drogach gminnych w ilości 8 ton masy na kwotę 3.416 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 29 grudnia 2006 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 27 grudnia 2006 roku. Fakturę na okoliczność wykonania zgodnie ze zleceniem z dnia 25 października 2006 roku oraz na okoliczność realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych (art. 7pkt 8) opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2007 roku. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/242, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/13 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe faktura ujęta została na koncie 201, jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać numer faktury oraz datę jej wystawienia. Dowód został sprawdzony pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 5 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 600, 60016, §4270 w dniu 5 stycznia 2007 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 5 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 10 z dnia 5 stycznia 2007 roku, pozycja nr 12). Na dowodzie wskazano dekretację zapłaty Wn 201/Ma 130. 13) Zbiorcze rozliczenie faktur nr 2404721/64/06 z dnia 19 grudnia 2006 roku wystawione przez „ENION” S.A. Oddział w Częstochowie – Zakład Energetyczny Częstochowa na kwotę 12.893,03 zł (rozliczenie sprzedaŜy energii elektrycznej za miesiąc grudzień 2006 roku). Zestawienie zawiera 53 faktury. Dowód wpłynął do Urzędu w dniu 21 grudnia 2006 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 5 stycznia 2007 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu opisał Jerzy Rachwalik – inspektor ds. planowania przestrzennego. Dowód na okoliczność wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2007 roku (art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a). Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/1. Na dokumencie nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/5 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe faktura ujęta została na koncie 201 jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać numer faktury oraz datę jaj wystawienia. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 5 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 900, 90095, §4260 – 706,79 zł w dniu 5 stycznia 2007 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 5 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 10 z dnia 5 stycznia 2007 roku, pozycja nr 18). Realizacja faktury zaksięgowana została Wn 201/1/Ma 130. 14) Zbiorcze rozliczenie faktur nr 2404286/69/06 z dnia 19 grudnia 2006 roku wystawione przez „ENION” S.A. Oddział w Częstochowie – Zakład Energetyczny Częstochowa na kwotę 642,10 zł (rozliczenie sprzedaŜy energii elektrycznej za miesiąc grudzień 2006 roku). Zestawienie zawiera 3 faktury. Dowód wpłynął do Urzędu w dniu 21 grudnia 2006 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 5 stycznia 2007 roku. Fakturę na okoliczność celu zakupu opisał Jerzy Rachwalik – inspektor ds. planowania przestrzennego. Dowód na okoliczność wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2007 roku (art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a). Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201. Na dokumencie nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/1 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe faktura ujęta została na koncie 201 jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać numer faktury oraz datę jaj wystawienia. Dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 5 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 900, 90095, §4260 – 706,79 zł w dniu 5 stycznia 2007 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 5 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 10 z dnia 5 stycznia 2007 roku, pozycja nr 12). Na fakturze nie wskazano sposobu dekretacji zapłaty faktury. 15) Faktura nr 73/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku wystawiona przez FPHU „AV TEL” Krzysztof Gruca z Blachowni tytułem konserwacji centrali telefonicznej na kwotę 366 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 29 grudnia 2006 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 28 grudnia 2006 roku. Fakturę na okoliczność celowości wydatku opisał Szymon Pietras Informatyk. Fakturę na okoliczność realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych (art. 7 pkt 8) opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 3 stycznia 2007 roku. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201/87, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1034/7 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe faktura ujęta została na koncie 201, jako „zobowiązania wobec dostawców według stanu na dzień 31 grudnia 2006”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać numer faktury oraz datę jaj wystawienia. Dowód został sprawdzony pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 5 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 750, 60023, §4300 w dniu 5 stycznia 2007 roku Wójt Gminy Janusz Czapla i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 5 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 10 z dnia 5 stycznia 2007 roku, pozycja nr 13). Na dowodzie wskazano dekretację zapłaty Wn 201/Ma 130. 16) Faktura nr UTP/2006/0556 z dnia 30 grudnia 2006 roku wystawiona przez Zakład Przetwórstwa Rolnego Danielów tytułem zagospodarowania odpadów na kwotę 256,80 zł. Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 5 stycznia 2007 roku. Jako termin zapłaty faktury wskazano 13 stycznia 2007 roku. Fakturę na okoliczność celowości wydatku oraz wykonania usługi zgodnie z umową opisała Anna Łysakowska – inspektor ds. rolnictwa. Fakturę na okoliczność realizacji wydatku poza ustawą Prawo zamówień publicznych (art. 7 pkt 8) opisał Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji w dniu 9 stycznia 2007 roku. Faktura zadekretowana została Wn 400/Ma 201, jednakŜe nie wskazano pozycji księgowej, pod jaką dowód został ujęty w dzienniku oraz daty ujęcia dowodu w dzienniku. Według zapisu na koncie 201 dowód zaksięgowano pod numerem 1052/1 w dniu 31 grudnia 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe faktura ujęta została na koncie 201 jako „zakład przetwórstwa”, co jest sprzeczne z treścią art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w treści zapisu księgowego naleŜało wskazać numer faktury oraz datę jaj wystawienia. Dowód został sprawdzony pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 10 stycznia 2007 roku. Dowód zatwierdził do wypłaty ze środków działu 900, 90002, §4300 w dniu 10 stycznia 2007 roku Sekretarz Gminy Mirosław Ociepa i Skarbnik Gminy BoŜena Podolska. Kontrola wykazała, Ŝe faktura uregulowana została na rzecz wystawcy w dniu 10 stycznia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 20 z dnia 10 stycznia 2007 roku, pozycja nr 7). Na dowodzie wskazano dekretację zapłaty Wn 201/Ma 130. Stwierdzono, Ŝe faktura zaksięgowana została na koncie analitycznym 201/1, co nie znalazło odzwierciedlenia w dekretacji dokumentu. Stwierdzono, Ŝe dowody nie zostały opatrzone informacją na okoliczność sposobu zapłaty tj. zapłata gotówką/przelewem oraz nie nadano im numeru księgowego dotyczącego zaewidencjonowania faktury w dzienniku. Ponadto na dowodach nie wskazano daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeŜeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niŜ data wystawienia przy dowodach własnych lub data otrzymania przy dowodach obcych. Obowiązek zamieszczenia na dowodzie brakujących danych wynikał z §9 Zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy. Uregulowanie dotyczące księgowania obcych dowodów pod datą ich otrzymania wyklucza moŜliwość księgowania faktur na koniec miesiąca. PowyŜsze potwierdza równieŜ zapis planu kont dotyczący uznawania konta 201 z tytułu zobowiązań dotyczących dostaw, robót i usług. Niniejsze oznacza, Ŝe wpływające do Urzędu faktury i rachunki powinny być księgowane na koncie 201 na bieŜąco w ciągu całego roku, a w przypadku nie uregulowania faktur na dzień sporządzenia sprawozdania jednostkowego RB 28S, wykazywane w tym sprawozdaniu, jako zobowiązania. Stwierdzono, Ŝe data wpływu dowodów księgowych wskazana na dokumencie jest zgodna w ewidencją wpływu dowodów księgowych prowadzoną w Sekretariacie Urzędu Gminy. Stwierdzono, Ŝe daty wpływu i numer dowodów księgowych wskazane na dowodach były zgodne z rejestrem wpływających do jednostki dokumentów. Dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez osoby, którym nie powierzono na piśmie wykonywania tych obowiązków, co wskazuje na nieprzestrzeganie art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku dotyczącego pisemnego powierzenia wykonywania obowiązków z zakresu gospodarki finansowej. Stwierdzono ponadto liczne przypadki niedotrzymania czterodniowego terminu
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przewidzianego na sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu do realizacji od dnia wpływu dowodu do jednostki oraz przypadki braku kontroli dowodów pod względem merytorycznym. Test kontroli dotyczący prawidłowości ewidencji operacji na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami stanowi załącznik nr 16 do kontroli.
V. GOSPODARKA KASOWA
ZABEZPIECZENIE WARTO Ś CI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW Ś CISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Zagadnienia dotyczące gospodarki pienięŜnej oraz gospodarki drukami ścisłego zarachowania uregulowane zostały w Instrukcji kasowej wprowadzonej decyzją nr 0152 2/00 Wójta Gminy śytno z dnia 5 stycznia 2000 roku oraz w Instrukcji w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr Or.0151/34 Wójta Gminy śytno z dnia 30 października 2006 roku. Z obowiązującej Instrukcji kasowej wynika, iŜ: - wartości pienięŜne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających naleŜytą ochronę przed zniszczeniami, utratą lub zagarnięciem; wartości pienięŜne powinny być przechowywane w szafie stalowo betonowej trwale przymocowanej do podłoŜa, - transport wartości pienięŜnych w kwocie do 2.000 zł moŜe być wykonywany pieszo, pozostałe wartości pienięŜne – transportem samochodowym nie przystosowanym do tego celu, - w Instrukcji ustalono pogotowie kasowe w wysokości 2.000 zł, jednak w okresie objętym kontrolą nie utrzymywano pogotowia kasowego, - gotówka podjęta z rachunku bankowego, a nie wypłacona w danym dniu, moŜe być przechowywana w kasie jednostki pod warunkiem jej naleŜytego zabezpieczenia, - dowodami kasowymi są: kwit z kwitariusza K 103, a w przypadku wypłat dowody źródłowe, tj. faktury, listy wypłat (wynagrodzeń, stałych świadczeń pienięŜnych, nagród oraz zbiorczych i pojedynczych zestawień wypłaty), własne dowody źródłowe (wypłata zaliczek, zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych), - raporty kasowe sporządza się dekadowo. Kasjerem w Urzędzie Gminy jest Henryka Piekarska zatrudniona na stanowisku kasjera w Referacie Finansowym. Oświadczenie o odpowiedzialności za powierzone pieniądze i inne wartości kasjer podpisał w dniu 1 lipca 1999 roku w związku z powierzeniem przez Wójta z dniem 1 lipca 1999 roku stałego prowadzenia kasy. W aktach osobowych Henryki Piekarskiej znajduje się zaświadczenie o niekaralności z dnia 9 kwietnia 2001 roku oraz z dnia 5 stycznia 2007 roku. Według zakresu czynności kasjera zastępstwo w zakresie obsługi kasy Urzędu Gminy powierzono Helenie Trepkowskiej inspektorowi ds. księgowości podatkowej, co wynika równieŜ z zakresu czynności Heleny Trepkowskiej z dnia 1 sierpnia 2003 roku. W aktach osobowych Heleny Trepkowskiej znajduje się oświadczenie o odpowiedzialności za powierzone mienie z dnia 6 października 1992 roku oraz zaświadczenie o niekaralności z dnia 23 września 2003 roku oraz 5 stycznia 2007 roku. Według zakresu czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku do zadań Henryki Piekarskiej w zakresie prowadzenia kasy Urzędu Gminy naleŜy: - przyjmowanie wpłat w gotówce i czekami z Banku Spółdzielczego,
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- dokonywanie wszelkich wpłat wg sporządzonych dowodów zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości, - odprowadzanie wpływów gotówkowych na rachunek Banku Spółdzielczego, - sporządzanie obowiązujących raportów kasowych, - prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, - codzienne uzgadnianie wpływów gotówkowych. Kasa Urzędu Gminy w śytnie usytuowana jest na parterze budynku. Kasa stanowi odrębne pomieszczenie, do którego petenci nie mają dostępu, a wszelkie wpłaty dokonywane są przez okienko w drzwiach. Drzwi do tego pomieszczenia są metalowe i posiadają dwa zamki, okna są okratowane. Pieniądze i druki ścisłego zarachowania przechowywane są w sejfie przymocowanym do podłoŜa, dostępnym tylko z pomieszczenia kasowego. Klucze do pomieszczenia kasowego oraz do sejfu posiada kasjerka, a drugi komplet kluczy zdeponowany został w Banku Spółdzielczym w śytnie umowa najmu skrytki depozytowej z dnia 3 stycznia 2000 roku. Kasjer transportuje gotówkę samodzielnie, a powyŜej kwoty 2.000 zł – transport odbywa się samochodem nie przystosowanym do tego celu . W 2005 i 2006 roku niezapowiedziane kontrole kasy były przeprowadzane w dniach: 26.05.2005, 13.10.2005 r., 20.06.2006 r., 14.12.2006 r. W dniu 29 grudnia 2006 roku przeprowadzona została inwentaryzacja roczna kasy Urzędu Gminy, która nie wykazała nieprawidłowości. Kontrole obejmowały sprawdzenie stanu gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania i przeprowadzane były przez Skarbnika Gminy. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokołach sporządzanych na okoliczność kontroli. Do druków ścisłego zarachowania, zgodnie z postanowieniami zarządzenia nr Or.0151/34/06 Wójta Gminy śytno z dnia 30 października 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości zalicza się: - czeki gotówkowe, - czeki rozrachunkowe, - dowody wpłaty – KP, - dowody wypłaty KW, - kwitariusze Przychodowe K 103, - arkusze spisu z natury, - świadectwa pochodzenia zwierząt - kontokwitariusze zobowiązania pienięŜnego, - karty drogowe, - raporty kasowe. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego załoŜonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się kaŜdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania naleŜy prowadzić odrębnie dla kaŜdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: komisyjnym przyjęciu druków niezwłocznie po ich otrzymaniu, bieŜącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasu druku w księdze druków ścisłego zarachowania,
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oznaczaniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niŜ raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu oraz u osób dokonujących operacji tymi drukami w arkuszach spisu z natury lub w protokole naleŜy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez Skarbnika. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: dla przychodu – protokół komisji dokonującej przyjęcia i ocechowania druków z opisem rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia, dla rozchodu – pokwitowanie osoby upowaŜnionej do odbioru druków, udokumentowane upowaŜnieniem i ewentualnym dowodem nadania. Wydanie druków ścisłego zarachowania moŜe nastąpić wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie, akceptowane przez samodzielne stanowisko, w którym druki będą uŜywane. Pobranie nowego druku (bloku) moŜe nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii druku wykorzystanego. Zapotrzebowanie powinno określać Ŝądaną liczbę druków ścisłego zarachowania. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przejęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo odbiorczym. Stwierdzono, iŜ w kontrolowanej jednostce nie przestrzega się zasad wskazanych powyŜej, dotyczących podstawy dokonywania zapisów przychodu i rozchodu w księdze druków ścisłego zarachowania, tzn. brak jest komisyjnego przyjęcia druków oraz stosowanie pisemnych zapotrzebowań na druki ścisłego zarachowania. W toku kontroli przeprowadzonej w dniu 6 sierpnia 2007 roku kontrolujące stwierdziły następujący stan druków ścisłego zarachowania: − czeki gotówkowe – księga druków załoŜona w dniu 27 grudnia 1999 roku, • czeki gotówkowe „kultura” – stan 6 szt. o nr 1005530517 – 1005530523, • czeki gotówkowe „budŜet” – stan 3 szt. o nr 1005530648 – 1005530650, • czeki gotówkowe „depozyty” – stan 4 szt. o nr 1005530223 – 1005530226, • czeki gotówkowe „zwroty wydatków na dochody” – stan 1 szt. o nr 1002669661, • czeki gotówkowe „Gminny Zakład Komunalny” – stan 14 szt. o nr 1005530406 – 1005530419 – księga druków załoŜona 30.04.1999 roku. Stan w/w czeków był zgodny z ewidencją. − kwitariusze K 103 – księga druków załoŜona 15 września 2000 roku. Na dzień kontroli stan ewidencyjny i faktyczny kwitariuszy przychodowych wynosił 12 bloczków (2909801 2910000, 3042001 3043000). − karty drogowe – na dzień kontroli stan ewidencyjny i faktyczny kart drogowych wynosił 12 bloczków (0865801 0866000, 0949001 0950000). − dowody wpłaty KP – na dzień kontroli stan ewidencyjny i faktyczny dowodów wpłaty KP wynosił – 16 bloczków o nr 401 1200. Dla dowodów wpłaty KP i kart drogowych prowadzona jest wspólna księga załoŜona w dniu 18 listopada 1994 roku.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ustalono, iŜ księga druków ścisłego zarachowania prowadzona jest wspólnie dla kart drogowych oraz opłaty targowej (dowody wpłaty KP). Ponadto na ostatniej stronie nie ma podpisu osoby upowaŜnionej, tj. Skarbnika, Wójta lub osób przez nich upowaŜnionych. PowyŜsze działania stanowiły naruszenie §32 Instrukcji w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr Or. 0151/34/06 Wójta Gminy śytno z dnia 30 października 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym uregulowaniem ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania naleŜy prowadzić odrębnie dla kaŜdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, a na ostatniej stronie naleŜy wpisać „Księga zawiera …… stron, słownie ……, kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych” a następnie zaopatrzyć w podpis osoby upowaŜnionej, tj. Skarbnika, Wójta lub osób przez nich upowaŜnionych. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania powierzono Henryce Piekarskiej – kasjerce zakresem czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku. Ustalono, iŜ Henryka Piekarska prowadzi ewidencję następujących druków ścisłego zarachowania: czeków gotówkowych i rozrachunkowych, kwitariuszy K 103, kart drogowych oraz dowodów wpłaty KP. Nie prowadzi się ewidencji pozostałych druków ścisłego zarachowania tzn. dowodów wypłaty KW, arkuszy spisu z natury, świadectw pochodzenia zwierząt, kontokwitariuszy zobowiązania pienięŜnego oraz arkuszy spisu z natury – pomimo wskazania ich w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. Stwierdzić naleŜy równieŜ, Ŝe w uregulowaniach wewnętrznych, jako druki ścisłego zarachowania występują druki, które nie są juŜ uŜywane tj. świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, a Ŝadnemu z pracowników Urzędu nie powierzono w okresie objętym kontrolą prowadzenia ewidencji tych druków. PowyŜsze świadczy o nieprzestrzeganiu przyjętych w jednostce uregulowań w zakresie druków ścisłego zarachowania. Kontrolę kasy przeprowadzono w dniu 6 sierpnia 2007 roku, a protokół z tej kontroli stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Kontrolą na okoliczność prawidłowości prowadzenia raportów kasowych oraz dokumentowania operacji kasowych objęto raporty kasowe wydatków za grudzień 2006 roku. 1) Raport kasowy wydatków nr 33 sporządzony za okres od 1 do 10 grudnia 2006 roku zawierał 34 pozycje, w tym 3 pozycja przychodu dotyczące przyjęcia gotówki z Banku Spółdzielczego w śytnie do kasy na realizację wydatków. Raport na dzień 8 grudnia wykazał saldo 2.568 zł. Wszystkie dowody ujęte w raporcie zostały opatrzone pozycją, pod którą zostały ujęte w raporcie oraz numerem obrotowym w dzienniku. Daty rozchodu gotówki wskazane przez kasjera na dokumentach źródłowych były zgodne z datami, pod którymi ujęto wypłatę w raporcie kasowym. Stwierdzono, Ŝe na Ŝadnym dokumencie ujętym w raporcie kasowym nie wskazano dekretacji. Raport kasowy został podpisany przez osobę sporządzającą i sprawdzającą. Dokumenty załączone do raportu zostały zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza. Pod pozycją 22 raportu rozchodowano listę wypłat stypendium na kwotę 3.719,55 zł, przy czym Ŝadna z osób uprawnionych nie potwierdziła z datą odbioru gotówki, kasjer równieŜ nie wskazał daty rozchodowania gotówki. Pod pozycją 27 raportu rozchodowano listę wypłat zasiłków rodzinnych na kwotę 40.276 zł, przy czym Ŝadna z osób uprawnionych nie potwierdziła z datą odbioru gotówki, kasjer równieŜ nie wskazał daty rozchodowania gotówki.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2) Raport kasowy wydatków nr 34 sporządzony za okres od 11 do 20 grudnia 2006 roku zawierał 77 pozycji, w tym 3 pozycje przychodu dotyczące przyjęcia gotówki z Banku Spółdzielczego w śytnie do kasy na realizację wydatków. Raport na dzień 20 grudnia wykazał saldo 0. Wszystkie dowody ujęte w raporcie zostały opatrzone pozycją, pod którą zostały ujęte w raporcie oraz numerem obrotowym w dzienniku. Daty rozchodu gotówki wskazane przez kasjera na dokumentach źródłowych były zgodne z datami, pod którymi ujęto wypłatę w raporcie kasowym. Stwierdzono, Ŝe na Ŝadnym dokumencie ujętym w raporcie kasowym nie wskazano dekretacji. Raport kasowy został podpisany przez osobę sporządzającą i sprawdzającą. Stwierdzono, Ŝe pod pozycją nr 18 ujęto w raporcie kasowym odprowadzenie gotówki na kwotę 2.568 zł z tytułu nie zrealizowanych wydatków w dniu 12 grudnia 2006 roku. Pod pozycją nr 19 ujęto w raporcie kasowym odprowadzenie gotówki na kwotę 109 zł z tytułu nie zrealizowanych wydatków w dniu 13 grudnia 2006 roku. Pod pozycją nr 20 raportu kasowego ujęto wypłatę w wysokości 1.852,20 tytułem uregulowania rachunku za artykuły spoŜywcze w dniu 13 grudnia 2006 roku. Pod pozycją nr 21 i 22 z datą w raporcie kasowym ujęto wypłatę odpowiednio na kwotę 48,62 zł i 82,07 zł tytułem realizacji rachunków za zakup leków w dniu 11 grudnia 2006 roku. PowyŜsze świadczy o braku chronologii zapisów dokonywanych w raporcie kasowym. Pod pozycją nr 23 i 24 ujęto listy wypłat dodatków za grudzień 2006 roku rozchodowane w raporcie kasowym w dniu 13 grudnia w pełnej kwocie listy tj. odpowiednio na 366,08 zł i 780,89 zł przy czym Ŝadna z osób która pobrała gotówkę figurująca na liście nie wskazała daty jej odebranie kwitując odbiór gotówki. Kasjer nie wskazał na listach daty wypłaty gotówki osobom uprawnionym. Na listach wypłat ujętych w raporcie kasowym pod pozycją nr 43, 44, i 45 odpowiednio na kwotę 4.000 zł, 506 zł i 3.330 zł dotyczących wypłat środków z GOPS u rozchodowanych w raporcie w pełnej kwocie w dniu 15 grudnia 2006 roku Ŝadna z osób kwitujących odbiór gotówki nie wskazała daty jej wypłaty z kasy. Kasjer nie wskazał na listach daty wypłaty gotówki osobom uprawnionym. Pozycja 58 raportu – lista wypłat zasiłków opiekuńczych na kwotę 13.611 zł rozchodowana w raporcie w pełnej wysokości w dniu 15 grudnia 2006 roku, pomimo Ŝe Ŝadna z osób uprawnionych do pobranie nie wskazała na liści daty odbioru gotówki, równieŜ kasjer nie wskazał daty wypłaty świadczeń. Pod pozycją nr 68 raportu ujęto wypłatę zasiłków stałych na kwotę 6.616,06 zł na podstawie listy wypłat, która nie została sprawdzona jak równieŜ zatwierdzona do wypłaty przez kierownika jednostki. Pozycja 76 raportu – lista wypłat zasiłków celowych na kwotę 2.560 zł rozchodowana w pełnej kwocie z datą 20 grudnia 2006 roku – Ŝadna z osób nie wskazała daty odbioru gotówki, kasjer równieŜ nie wskazał na liście daty rozchodu gotówki. 3) Raport kasowy wydatków nr 35 sporządzony za okres od 21 do 31 grudnia 2006 roku zawierał 57 pozycji, z czego dwie dotyczyły pobrania gotówki z Banku Spółdzielczego do kasy na realizację wydatków. Na dzień 31 grudnia 2006 roku raport wykazywał stan gotówki 0. Wszystkie dowody ujęte w raporcie zostały opatrzone pozycją, pod którą zostały ujęte w raporcie oraz numerem obrotowym w dzienniku. Daty rozchodu gotówki wskazane przez kasjera na dokumentach źródłowych były zgodne z datami, pod którymi ujęto wypłatę w raporcie kasowym. Stwierdzono, Ŝe na Ŝadnym dokumencie ujętym w raporcie kasowym nie wskazano dekretacji. Raport kasowy został podpisany przez osobę sporządzającą i sprawdzającą. Dokumenty załączone do raportu zostały zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy lub Sekretarza. Po pozycją 22 raportu rozchodowano listę wypłat na rzecz członków OSP Maluszyn na kwotę 1.350 zł, a Ŝaden z uprawnionych do wypłaty nie wskazał daty odbioru gotówki, daty wypłaty nie zamieścił na liście równieŜ kasjer.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto losowo wybrane zaliczki - wniosek z dnia 18 stycznia 2006 roku o zaliczkę na zakup art. Ŝywnościowych w kwocie 2.000 zł dla Anety Krasowskiej Jąder. Zaliczka ma charakter stały termin jej rozliczenia określono na 30 czerwca 2006 r. Sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym dokonała Skarbnik Gminy 25 sierpnia 2006 roku. Wypłatę zatwierdzili w dniu 18 stycznia 2006 roku Skarbnik Gminy i Sekretarz Gminy. Rozliczenie przedstawiono dnia 19 lipca 2006 roku wraz z następującymi dowodami: 4 rachunkami sporządzonymi odręcznie posiadającymi wszystkie znamiona dowodu księgowego w sumie na kwotę 697,85 zł oraz fakturami nr 26/2006 z dnia 14 czerwca 2006 roku na kwotę 531,14 zł, nr 30/2006 z dnia 18 czerwca 2006 na kwotę 190,58 zł, nr 29/2006 z dnia 18 czerwca 2006 roku na kwotę 279,87 zł, nr 28/2006 z dnia 14 czerwca 2006 roku na kwotę 189,18 zł, nr 27/2006 z dnia 14 czerwca 2006 roku na kwotę 397,34 zł, nr 29/2006 z dnia 30 czerwca 2006 roku na kwotę 93,18 zł., nr 45 z dnia 30 czerwca 2006 roku na kwotę 612,03 zł, nr 01375/06 z dnia 22 czerwca 2006 roku na kwotę 696,87 zł, faktura korygująca nr 00044/06 z dnia 12 lipca 2006 roku do faktury 01375/06 z dnia 22 czerwca 2006 roku na kwotę – 137,49 zł. Zestawienie i załączone dowody sprawdzone zostały przez Jolantę Górnik dnia 19 lipca 2006 roku. Kasowego rozliczenia na kwotę 3.550,55 zł dokonano 10 sierpnia 2006 roku (RK 594/31). Dopłaty na kwotę 1.550,55 zł. dokonano dnia 10 sierpnia 2006 roku (RK 594/30). Z powyŜszego wynika, Ŝe zarówno przedstawiono do rozliczenia jak i rozliczono zaliczkę po terminie wynikającym z wniosku. - wniosek z dnia 25 sierpnia 2006 roku o zaliczkę na zakup usług podczas festynu organizowanego w dniu 27 sierpnia 2006 roku dla Sławomira Niedźwieckiego w kwocie 4.000 zł. wypłata zaliczki w dniu 25 sierpnia 2006 roku, termin rozliczenia określony we wniosku – 10 września 2006 roku. Sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym dokonała Skarbnik Gminy 25 sierpnia 2006 roku. Wypłatę zatwierdzili w dniu 25 sierpnia 2006 roku Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. Rozliczenie przedstawiono wraz fakturami nr 13/06 z dnia 27 sierpnia 2006 roku na kwotę – 825,00 zł i nr 48/2006 z dnia 31 sierpnia 2006 roku na kwotę 200,08 zł. Zestawienie i załączone dowody sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dnia 15 września 2006 roku przez Jolantę Górnik. Kasowego rozliczenia gotówki dokonano 21 września 2006 roku (RK 694/2) zwrot zaliczki – 2.974,92 zł. PowyŜsze wskazuje, Ŝe zaliczkę rozliczono po terminie. - wniosek z dnia 24 sierpnia 2006 roku o zaliczkę na zakup nagród dla uczestników zawodów sportowych dla Sławomira Niedźwieckiego w kwocie 1.700 zł wypłata zaliczki w dniu 24 sierpnia 2006 roku, termin rozliczenia określony we wniosku – 15 września 2006 roku. Sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dokonała Jolanta Górnik w dniu 24 sierpnia 2006 roku. Wypłatę zatwierdzili w dniu 25 sierpnia 2006 roku Sekretarz Gminy i Jolanta Górnik. Rozliczenie przedstawiono wraz fakturami nr 16240/RAD z dnia 23 sierpnia 2006 roku na kwotę – 180,02 zł, nr 01907/06 z dnia 28 sierpnia 2006 roku na kwotę 122,76 zł, nr 22603/1 na kwotę 831,53, nr 277360 na kwotę 512,33 zł. Zestawienie i załączone dowody sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym dnia 15 września 2006 roku przez Jolantę Górnik. Kasowego rozliczenia gotówki dokonano 21 września 2006 roku (RK 694/3) zwrot zaliczki 53,36 zł. PowyŜsze wskazuje, Ŝe zaliczkę rozliczno po terminie.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- wniosek z dnia 9 listopada 2006 roku o zaliczkę na diety dla członków Obwodowej Komisji Wyborczej dla Ireny Wodzisławskiej w kwocie 1.260 zł wypłata zaliczki w dniu 10 listopada 2006 roku, termin rozliczenia określony we wniosku – 14 listopada 2006 roku. Sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym dokonała Skarbnik Gminy 9 listopada 2006 roku. Wypłatę zaliczki w tej samej dacie zatwierdziła Skarbnik Gminy. Zaliczkę wypłacono bez zatwierdzenia do wypłaty przez Wójta Gminy. Jako osoby zatwierdzające figurują podpisy Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy. Rozliczenie przedstawiono wraz z potwierdzeniem otrzymania diety przez członków Obwodowej Komisji Wyborczej Nr 4 w Borzykowie. Zestawienie i załączony dowód sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dnia 14 listopada 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zaliczkę rozliczono na kwotę 1.260 zł (PK 1260 z dnia 22.11.2006 r.). - wniosek z dnia 9 listopada 2006 roku o zaliczkę na diety dla członków Obwodowej Komisji Wyborczej dla Angeliki Budkiewicz w kwocie 1.470,00 zł. wypłata zaliczki w dniu 10 listopada 2006 roku, termin rozliczenia określony we wniosku – 14 listopada 2006 roku. Sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dokonała Skarbnik Gminy 9 listopada 2006 roku. Wypłatę zaliczki w tej samej dacie zatwierdziła Skarbnik Gminy. Zaliczkę wypłacono bez zatwierdzenia do wypłaty przez Wójta Gminy. Jako osoby zatwierdzające figurują podpisy Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy Rozliczenie przedstawiono wraz z potwierdzeniem otrzymania diety przez członków Gminnej Komisji Wyborczej w śytnie. Zestawienie i załączony dowód sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dnia 14 listopada 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zaliczkę rozliczono na kwotę 1.470 zł (PK 891/2 z dnia 22.11.2006 r.).
VI. WYKONYWANIE BUD Ż ETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2006 ROK .
Dochody i przychody bud ż etu (w tym dotacje celowe z bud ż etu pa ń stwa, ś rodki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, ś rodki zagraniczne, w tym z bud ż etu Unii Europejskiej)
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 11.452.626,00 10.930.660,00 z tego : Dochody własne 2.250.293,00 2.186.534,00 Dotacje 3.178.956,00 2.720.748,00 z tego: - - - z bud ż etu Wojewody 3.137.469,00 2.679.261,00 - z funduszy celowych - - Ś rodki zagraniczne - - Inne 41.487,00 41.487,00 Subwencja 6.023.377,00 6.023.377,00 PRZYCHODY 1.949.486,00 1.819.352,00
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z tego: - - Kredyty i po ż yczki 1.924.674,00 1.794.540,00 Nadwy ż ka z lat poprzednich 24.812,00 24.812,00 Inne (np. prywatyzacja) - -
15 listopada 2005 roku Wójt Gminy śytno przedłoŜył Radzie Gminy i Regionalnej Izbie Obrachunkowej celem zaopiniowania projekt budŜetu Gminy na rok 2006. Uchwałą nr II/35/2006 Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 8 lutego 2006 roku wydał pozytywną opinię do projektu budŜetu Gminy śytno na rok 2006 wraz z informacją o stanie mienia komunalnego wnosząc uwagę w uzasadnieniu. W wyniku analizy wymienionych dokumentów Skład Orzekający ustalił, iŜ w planie wydatków budŜetowych na 2006 rok w rozdz. 90017 została przewidziana dotacja dla zakładu budŜetowego w kwocie 18.000 zł, określona jako podmiotowa i oznaczona §2650. Ten § powinien być stosowany dla określenia dotacji przedmiotowej z budŜetu dla zakładu budŜetowego. Zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, dotacja podmiotowa z budŜetu dla zakładu budŜetowego jest w obecnym stanie prawnym niemoŜliwa. Nie dopatrzono się innych nieprawidłowości. BudŜet Gminy śytno na rok 2006 został przyjęty uchwałą Rady Gminy nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku. Uchwałą nr II/147/2006 z dnia 18 kwietnia 2006 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi zaopiniował pozytywnie moŜliwość sfinansowania deficytu budŜetowego oraz prognozę długu na 31.12.2006 roku i lata następne załączoną do uchwały budŜetowej. Dochody budŜetu Gminy zostały ustalone w wysokości 9.755.083 zł, w tym: - dochody własne – 2.216.082 zł, - dotacje celowe – 1.555.041 zł - subwencja ogólna – 5.983.960 zł część wyrównawcza – 2.387.475 zł część oświatowa – 3.526.511 zł część równowaŜąca – 69.974 zł. W powyŜszej uchwale przychody zostały zaplanowane w wysokości 1.859.486 zł. Plan przychodów Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej zamknął się kwotą 7.449 zł, a plan przychodów zakładu budŜetowego – 265.000 zł. Przedmiotową uchwałą Rada Gminy upowaŜniła Wójta Gminy do: - lokowania wolnych środków budŜetowych na rachunkach w wybranych bankach, - zaciągania kredytów i poŜyczek w wybranych bankach na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu, - zaciągania zobowiązań finansowych zadań objętych wykazem inwestycyjnym wieloletnim, - zaciągania zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania i termin zapłaty upływa w roku następnym, - dokonywania zmian w planie dochodów i wydatków budŜetowych z wyłączeniem przeniesień między działami,
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- przekazania niektórych uprawnień do dokonywania przeniesień planowanych wydatków budŜetowych innym jednostkom organizacyjnym jednostki samorządu terytorialnego, - dokonywanie przeniesień planu wydatków pomiędzy zadaniami inwestycyjnymi w ramach działu, które nie spowodują całkowitego odstąpienia od finansowania w danym roku budŜetowym zadań inwestycyjnych oraz nie spowodują utworzenia nowego zadania inwestycyjnego. W wyniku wprowadzonych w 2006 roku zmian plan dochodów budŜetowych na 31.12.2006 roku zamknął się kwotą – 11.452.626 zł w tym: dotacje – 3.178.956 zł, subwencja – 6.023.377 zł oraz dochody własne – 2.250.293 zł. Plan przychodów budŜetu na 31.12.2006 roku stanowił kwotę – 1.949.486 zł (z tytułu kredytów, poŜyczek i nadwyŜki z lat ubiegłych). Plan przychodów Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na dzień 31.12.2006 roku stanowił kwotę – 2.000 zł, a plan przychodów zakładu komunalnego – 362.000 zł. Uchwałą nr II/126/2007 Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 16 kwietnia 2007 roku zaopiniował pozytywnie sprawozdanie Wójta Gminy śytno z wykonania budŜetu za 2006 rok.
Wydatki i rozchody bud ż etu.
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 12.812.282,00 12.130.650,00 z tego: Wydatki maj ą tkowe 1.768.414,00 1.768.269,00 Wydatki bie żą ce 11.043.868,00 10.362.381,00 ROZCHODY 589.830,00 558.580,00 w tym: spłata kredytów i po ż yczek 589.830,00 558.580,00
Plan wydatków budŜetu Gminy śytno na 2006 rok uchwalony został w wysokości 11.024.739 zł. Uchwałą tą ustalono ponadto: plan realizowanych zadań inwestycyjnych, modernizacji i zakupów inwestycyjnych – 1.745.000 zł, plan wydatków bieŜących – 7.879.841 zł, plan wydatków na zadania zlecone ustawowo gminie – 1.399.898 zł. Plan wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej zaplanowano w kwocie 7.449 zł, a plan wydatków zakładu budŜetowego w kwocie 265.000 zł. Rezerwę ogólną ustalono w wysokości 90.000 zł. W uchwale ustalono limit zobowiązań z tytułu zaciągania kredytów i poŜyczek oraz emitowanych papierów wartościowych na: pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu – 150.000 zł, finansowanie planowanego deficytu budŜetu – 1.269.656 zł, spłatę wcześniej zaciągniętych poŜyczek i kredytów – 589.830 zł. Rozchody zaplanowano w wysokości 589.830 zł.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Deficyt wynikający z uchwały ustalono na kwotę 1.269.656 zł, na sfinansowanie którego zaplanowano przeznaczyć wolne środki w wysokości 24.812 zł oraz zaciągnięte kredyty i poŜyczki na sumę 1.244.844 zł. W §2 pkt 3 opisywanej uchwały postanowiono, iŜ spłata zobowiązań w kwocie 589.830 zł przypadająca na rok 2006 dokonywana będzie z dochodów własnych. Zapisem §12 pkt 3 uchwały określono limit zobowiązań z tytułu zaciągnięcia kredytów i poŜyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych poŜyczek i kredytów na kwotę 589.830,00 zł, co jest sprzeczne z zapisem wyŜej wymienionego §2 pkt 3 opisywanej uchwały. Przy czym wykonanie postanowień §2 pkt 3 spowoduje, iŜ zaplanowane wydatki nie będą miały pokrycia w zaplanowanych dochodach. Zgodnie z art. 82 ust 1 jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i poŜyczki oraz emitować papiery wartościowe na: 1) pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego; 2) finansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego; 3) spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów. Zatem w związku z powyŜszym jednostka nie moŜe zaciągnąć zobowiązań na wydatki nie mające pokrycia w dochodach. Na skutek wprowadzonych zmian budŜetu na dzień 31 grudnia 2006 roku ustalono limit zobowiązań z tytułu zaciągania kredytów i poŜyczek następująco: - na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu – 220.000,00 zł, - na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu – 1.359.656,00 zł, - na spłatę wcześniej zaciągniętych poŜyczek i kredytów – 589.830,00 zł. Na dzień 31 grudnia 2006 roku opisane wyŜej nieprawidłowości nadal istniały. W wyniku zmian wprowadzonych w 2006 roku – plan wydatków budŜetowych na 31.12.2006 roku kształtował się następująco: - plan wydatków budŜetowych stanowił kwotę – 12.812.282 zł, w tym: - wydatki majątkowe – 1.768.414 zł, - wydatki bieŜące – 11.043.868 zł, w tym: wynagrodzenia – 4.436.588 zł, pochodne od wynagrodzeń – 921.297 zł, dotacje – 181.200 zł, pozostałe wydatki – 5.504.783 zł. Plan rozchodów na 31.12.2006 roku stanowił kwotę – 589.830 zł,
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE Ś LONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Kontrolę dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w budŜecie gminy przeprowadzono w oparciu o uchwały Rady Gminy śytno oraz karty wydatków w poniŜej wyszczególnionych działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budŜetowej: Klasyfikacja budŜetowa Plan wydatków według Wydatki wykonane
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uchwały/zarządzenia 10 kwietnia 2006 roku 600,60016, §4300 86.850 11.884,77 750, 75023, §4210 62.700 21.865,30 750, 75023, §4300 110.617 30.886,26 926, 92695, §4210 0 150,04 20 czerwca 2006 roku 600,60016, §4300 86.850 28.504,77 750, 75023, §4210 62.700 26.538,28 750, 75023, §4300 110.617 52.336,10 926, 92695, §4210 0 1.263,73 15 września 2006 roku 600,60016, §4300 45.340 37.021,13 750, 75023, §4210 39.809 34.234,16 750, 75023, §4300 95.617 75.301,67 926, 92695, §4210 2.000 1.491,41 15 grudnia 2006 roku 600,60016, §4300 37.340 37.357,85 750, 75023, §4210 69.809 58.708,66 750, 75023, §4300 81.262 100.154,71 926, 92695, §4210 2.361 7.681,99 Pogrubione kwoty zawarte w powyŜszej tabeli oznaczają przypadki wydatkowania środków z przekroczeniem kwot określonych w planie finansowym, co wskazuje na naruszenie art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, według którego w toku wykonywania budŜetu obowiązuje zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zarządzeniem Wójta Gminy nr 0151/7/06 z dnia 27 marca 2006 roku w sprawie układu wykonawczego budŜetu Gminy śytno na 2006 rok w dziale 926 kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 pozostała działalność w dziale kultura fizyczna i sport, § 4210 zakup materiałów i wyposaŜenia na dzień 10 kwietnia i 20 czerwca 2006 roku nie zaplanowano środków na realizację wydatków w tym paragrafie podczas gdy wydatkowano na ten dzień odpowiednio kwotę 150,04 zł i 1.263,73 zł. Rada Gminy na mocy uchwały nr XXXX/172/2006 z dnia 12 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok na realizację wydatków w dziale 750 administracja, rozdział 75023 urzędy gmin, § 4300 zakup usług pozostałych przewidziała kwotę 91.262 zł. Uchwałą nr II/7/06 z dnia 6 grudnia 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok Rada Gminy śytno zdecydowała o zmniejszeniu o
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
10.000 zł środków na realizację wydatków w dziale 750 , 75023 , § 4300 tj. do kwoty 81.262 zł. Kontrola wykazała, Ŝe na dzień 15 grudnia 2006 roku wydatki zrealizowane w dziale 750, rozdział 75023, §4300 stanowiły kwotę 100.154,71 zł, podczas gdy nie powinny przekroczyć kwoty 81.262 zł ustalonej na podstawie uchwały nr II/7/06 z dnia 6 grudnia 2006 roku. W związku z tym, Ŝe na dzień 15 września 2006 roku wydatki wykonane w dziale 750, rozdział 75023, §4300 stanowiły kwotę 75.301,67 zł i nie przekraczały ustalonego na ten dzień planu na kwotę 95.617 zł celem udokumentowania przekroczenia wydatków załączono kserokopie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę dokonania wydatków za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku na kwotę 24.853,04 zł. Kserokopia dowodów źródłowych stanowiących podstawę dokonania wydatków w dziale 750, rozdział 75023, §4300 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku, karty wydatków działu 750,75023,§4300 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku oraz kserokopia uchwały Rady Gminy nr II/7/06 z dnia 6 grudnia 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli. Rada Gminy na mocy uchwały nr XXXVII/164/06 z dnia 30 czerwca 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok na realizację wydatków w dziale 926 kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 pozostała działalność w dziale kultura fizyczna i sport, §4210 zakup materiałów i wyposaŜenia przewidziała kwotę 2.000 zł. Na dzień 15 września 2006 roku wykonanie wydatków w tym dziale stanowiło kwotę 1.491,41 zł w związku z czym nie przekroczyło zaplanowanych uchwałą nr XXXVII/164/06 wydatków na kwotę 2.000 zł. Uchwałą nr XL/172/2006 z dnia 12 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie na 2006 rok Rada Gminy śytno zdecydowała o zwiększeniu środków w dziale 926, rozdział 92695, §4210 do kwoty 2.361 zł. Kontrola wykazała, Ŝe na dzień 15 grudnia 2006 roku wydatki zrealizowane w dziale 926, rozdział 92695, §4210 stanowiły kwotę 7.681,99 zł, podczas gdy nie powinny przekroczyć kwoty 2.361 zł ustalonej na podstawie uchwały nr XL/172/2006 dnia 12 października 2006 roku. W związku z tym, Ŝe na dzień 15 września 2006 roku wydatki wykonane w dziale 926, rozdział 92695, §4210 stanowiły kwotę 1.491,41 zł i nie przekraczały ustalonego na ten dzień planu na kwotę 2.000 zł celem udokumentowania przekroczenia wydatków załączono kserokopie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę dokonania wydatków za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku na kwotę 6.190,58 zł. Kserokopia dowodów źródłowych stanowiących podstawę dokonania wydatków w dziale 926, rozdział 92695, §4210 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku, karty wydatków działu 926, 92695, §4210 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku oraz kserokopia uchwały Rady Gminy nr XL/172/06 z dnia 12 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.
VII. WYKONYWANIE BUD Ż ETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD Ż ETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2004 - 2005.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zasady rachunkowości podatków i opłat oraz plan kont objęte zostały zarządzeniem nr O.152/39/03 z dnia 17 grudnia 2003 roku w sprawie zakładowego planu kont budŜetu Gminy śytno i jednostek podległych, zarządzeniem nr O.152/30/03 z dnia 10 października 2003 roku, zarządzeniem nr Or. 0151/33/06 z dnia 30 października 2006
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku w sprawie zakładowego planu kont dla budŜetu gminy śytno i jednostek budŜetowych (obowiązujące od 1 lipca 2006 roku) oraz zarządzeniem nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku Wójta Gminy śytno w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Zgodnie z zakładowym planem kont konto 221 – NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, słuŜy do ewidencji naleŜności jednostek budŜetowych z tytułu dochodów budŜetowych, których termin płatności przypada na dany rok budŜetowy. Na stronie Wn księguje się ustalone naleŜności za dany rok budŜetowy z tytułu dochodów budŜetowych i zwrot nadpłat z tytułu dochodów nienaleŜnie wpłaconych, a na stronie Ma – wpłaty naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych oraz odpisy uprzednio ustalonych naleŜności, które wpływają z tytułu podatków pobieranych we własnym zakresie oraz przez urzędy skarbowe. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej. Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona wg rozrachunków z poszczególnymi dłuŜnikami z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budŜetowej dochodów. Konto moŜe wykazywać dwa salda. Saldo Wn będące sumą poszczególnych naleŜności z tytułu zobowiązań z tytułu dochodów budŜetowych oraz saldo Ma będące sumą poszczególnych zobowiązań z tytułu nadpłat dochodów budŜetowych. W zakładowym planie kont wskazano typowe zapisy strony Wn i strony Ma konta 221. Dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się z następujących bilansowych kont syntetycznych planu kont urzędu: 1. konto 011 Środki trwałe; 2. konto 020 Wartości niematerialne i prawne; 3. konto 101 Kasa; 4. konto 130 Rachunek bieŜący urzędu; 5. konto 140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pienięŜne; 6. konto 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych; 7. konto 226 Długoterminowe naleŜności budŜetowe; 8. konto 310 Materiały; 9. konto 750 Przychody i koszty finansowe. Ewidencję rozliczeń z tytułu podatków prowadzi się na: kontach bilansowych (kontach syntetycznych księgi głównej, kontach analitycznych i kontach szczegółowych ksiąg pomocniczych) oraz kontach pozabilansowych, słuŜących do rozrachunków z osobami trzecimi, określonymi w art. 107 117a Ordynacji podatkowej oraz inkasentami w zakresie pobieranych przez nich wpłat z tytułu podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników (syntetycznych, analitycznych, szczegółowych). Na koncie 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych ewidencjonuje się rozrachunki: z podatnikami z tytułu naleŜnych i wpłacanych przez nich podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach; z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatków; z jednostkami budŜetowymi z tytułu potrącenia; z bankami z tytułu nieprzekazanych wpłat; z innymi podmiotami niebędącymi podatnikami w danym podatku lub dla których
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dany organ podatkowy nie jest właściwy z tytułu nienaleŜnie pobranych przez nich kwot w związku z rozliczeniami podatkowymi, w tym z tytułu zasądzonych od nich kwot; wpływów do wyjaśnienia. Na stronie Wn konta 221 księguje się: a) przypisy naleŜności, w korespondencji ze stroną Ma konta 750 Przychody i koszty finansowe, b) odsetki za zwłokę i inne naleŜności w kwocie wpłaconej na podstawie dokumentu wpłaty, w korespondencji ze strona Ma konta 750 Przychody i koszty finansowe, c) zwroty nadpłat, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 Rachunek bieŜący urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bieŜący podatnika, albo konta 101 Kasa, jeśli zwrot nastąpi z kasy urzędu, d) wypłaty naleŜnego podatnikom oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty; zapisu dokonuje się na podstawie dokumentu wypłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 Rachunek bieŜący urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bieŜący podatnika, albo konta 101 Kasa, jeśli następuje z kasy urzędu; Na stronie Ma konta 221 księguje się: a) odpisy naleŜności, w korespondencji ze stroną Wn konta 750 Przychody i koszty finansowe, b) odpisy z tytułu naleŜnego podatnikom oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 750 Przychody i koszty finansowe, c) wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 Rachunek bieŜący urzędu, d) wpłaty dokonane do kasy urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 101 Kasa, e) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Wn: - konta 011 – Środki trwałe, przy przeniesieniu własności rzeczy będących środkami trwałymi, - konta 020 Wartości niematerialne i prawne, przy przeniesieniu własności praw majątkowych, - konta 310 Materiały, przy przeniesieniu własności rzeczy niebędących środkami ani prawami majątkowymi. f) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek potrącenia, o którym mowa w art. 65§ 1 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, g) zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciąŜył rachunek bieŜący podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych dochodów na rachunek bieŜący urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych. Ustalono, iŜ w kontrolowanej jednostce prowadzone są takŜe konta analityczne według rodzajów podatków, na których dokonuje się księgowań dotyczących rozrachunków z poszczególnymi podatnikami z tytułu naleŜnych i wpłacanych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach, a takŜe z innymi podmiotami dokonuje się na
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kontach szczegółowych prowadzonych do konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych: Na stronie Wn konta szczegółowego księguje się: przepisy naleŜności, odsetki za zwłokę i inne naleŜności uboczne w kwocie wpłaconej, zwrot nadpłaty, wypłatę naleŜnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty; Na stronie Ma konta szczegółowego księguje się: odpisy naleŜności, odpisy z tytułu naleŜnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłat, wpłaty dokonane na rachunek bieŜący urzędu, wpłaty dokonane do kasy urzędu, wygaśnięcie zobowiązania podatkowego przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych, o którym mowa w art. 66 §1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek potrącenia, o którym mowa w art. 65 §1 Ordynacji podatkowej, zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciąŜył rachunek bieŜący podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych środków na rachunek bieŜący urzędu. Suma obrotów na bilansowych lub pozabilansowych kontach szczegółowych prowadzonych do odpowiedniego konta analitycznego powinno być zgodne z obrotami na koncie syntetycznym, do którego są prowadzone. Na bilansowych i pozabilansowych kontach analitycznych i szczegółowych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem klasyfikacji budŜetowej. Pozabilansowe konta szczegółowe prowadzone dla osób trzecich do bilansowych kont szczegółowych podatników otwiera się na podstawie decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej. Pozabilansowe konta szczegółowe prowadzone dla inkasentów otwiera się na podstawie dokumentu, z którego wynika powierzenie funkcji inkasenta. Księgowań dotyczących rachunków z poszczególnymi inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników, dokonuje się na kontach szczegółowych prowadzonych do kont analitycznych w ramach syntetycznego konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych: Na stronie Wn konta szczegółowego księguję się: przypisy w wysokości kwot pobranych, wynikających z wydanych przez inkasentów pokwitowań wpłaty, odsetki za zwłokę i inne naleŜności uboczne w kwocie wpłaconej. Na stronie Ma konta szczegółowego księguje się: wpłaty kwot pobranych dokonane na rachunek bieŜący urzędu, wpłaty kwot pobranych dokonane do kasy urzędu. W odniesieniu do ewidencji księgowej podatków i opłat kontrolowana jednostka nie posiada dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości w rozumieniu przepisu art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c, a w szczególności wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zaleŜności od struktury oprogramowania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Test nr 1 – dane dotyczące przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej (osoby fizyczne i prawne) w latach 2005 – 2006 stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Zarządzeniem nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku Wójt Gminy śytno wprowadził zasady rachunkowości, w których uregulował takŜe ewidencję podatków i opłat (część 5, załącznik nr 1). Zadaniami w zakresie poboru podatków i opłat są: prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat, kontrola terminowej wpłaty naleŜności przez podatników i inkasentów, terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (upomnienia, tytuły wykonawcze), zwracanie i zaliczanie nadpłat, przeprowadzanie rozliczenia rachunkowo kasowego inkasentów, sporządzanie sprawozdań, prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką i z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy urzędu oraz terminowe wypłacanie gotówki z kasy na rachunek bankowy, ustalenie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych. Do dokumentowania przypisów i odpisów słuŜą: rejestry przypisów i odpisów, do których dołączone są dokumenty źródłowe, decyzje, dowody zrealizowanych wpłat nie przypisanych, a naleŜnych od podatników, w tym odsetek za zwłokę, polecenia księgowania ujmujące przypisy naleŜności zakwalifikowanych, jako zobowiązania przedawnione, postanowienia o dokonaniu potrącenia z urzędu albo inne dokumenty stwierdzające dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej, dokumenty stwierdzające obciąŜenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku gdy podatnik dokonał polecenia przelewu do banku, który obciąŜył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy urzędu, przypisujące bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 §1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Do dokumentowania wpłat słuŜą: kwitariusze przychodowe K 103, jeŜeli wpłata jest dokonywana w kasie urzędu lub u inkasenta, pokwitowania z kwitariuszy przychodowych KP, jeŜeli dotyczą opłaty targowej, dokumenty wpłaty załączone do wyciągu bankowego, jeŜeli wpłaty dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty, dowody przerachowań (postanowienia o zaliczeniu wpłaty na poczet zaległości podatkowych), w przypadku gdy wpłata została dokonana na inny rodzaj podatku niŜ podatek, w którym występuje zobowiązanie podatkowe, inne dowody wpłat zatwierdzone do stosowania przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Do dokumentowania zwrotu słuŜą: dowody wypłaty KW, jeŜeli wypłaty dokonywane są w kasie urzędu oraz dokumenty zwrotu dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty. Kwit wpłaty z kwitariusza przychodowego powinien zawierać dane umoŜliwiające identyfikację dokumentu wpłaty, podatnika, podatku, wysokości kwoty wpłat i jej przeznaczenia. Kwitariusze przychodowe i kontokwitariusze zobowiązania pienięŜnego są drukami ścisłego zarachowania. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w ksiąŜce druków, w której ujmuje się równieŜ przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upowaŜnionemu do ich odrębnej
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sprzedaŜy. Kasjera lub innego upowaŜnionego pracownika rozlicza się z druków przekazanych mu do sprzedaŜy. W urzędzie wpłaty od podatników i inkasentów przyjmuje kasjer. Dla kaŜdego rodzaju podatku lub innej naleŜności wypełnia się oddzielny kwit wpłaty K 103 w dwóch egzemplarzach. Oryginał kwitu otrzymuje wpłacający. W kontrolowanej jednostce komórką organizacyjną prowadzącą rachunkowość podatków i opłat jest Referat Finansowy. Wymiar podatków oraz księgowość powierzono Helenie Trepkowskiej i Ewie Kostrzewie. Zakresem czynności z 1 sierpnia 2003 roku Helenie Trepkowskiej – inspektorowi ds. księgowości podatkowej – powierzono prowadzenie księgowości podatkowej w pełnym zakresie, uzgadnianie i zamykanie kontokwitariuszy, prowadzenie czynności egzekucyjnych w stosunku do osób zalegających oraz ewidencji zaległości, prowadzenie operacji kasowych, rozliczanie zobowiązań pienięŜnych, sporządzanie sprawozdań z zakresu realizacji podatków, opłat i innych naleŜności, prowadzenie windykacji naleŜności podatkowych, a takŜe wydawanie zaświadczeń z zakresu prowadzonych spraw. Pani Ewie Kostrzewie – podinspektorowi ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych – zakresem czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku powierzono przygotowywanie dokumentów do ulg w spłacie i umarzania naleŜności Skarbu Państwa zgodnie z kompetencjami określonymi w odrębnych przepisach, planowanie, wymiar i pobór podatków i opłat lokalnych oraz zobowiązań pienięŜnych od rolników, prowadzenie spraw związanych z udzielaniem ulg w podatku rolnym z tytułu klęsk Ŝywiołowych dla gospodarstw dotkniętych suszą, a takŜe ulg z tytułu wykonywania inwestycji, słuŜby wojskowej i innych przewidzianych odrębnymi przepisami, przygotowywanie projektów decyzji w sprawie zaniechania, odraczania i umarzania naleŜności podatkowych, prowadzenie spraw związanych z stosowaniem ulg podatkowych z tytułu nabycia nieruchomości rolnych, wypisywanie rejestrów i nakazów płatniczych zobowiązania pienięŜnego, prowadzenie rejestru przypisów i odpisów zobowiązań pienięŜnych, a takŜe opracowywanie sprawozdań z zakresu wymiaru i opłat lokalnych. Analiza zakresów czynności wykazała, iŜ Ŝadnemu pracownikowi Referatu Finansowego nie przypisano rozliczania inkasa pobranego przez inkasentów, a takŜe naliczania wynagrodzenia z tego tytułu; czynności te fizycznie wykonuje Helena Trepkowska. Nadzorowanie inkasa naleŜności osób fizycznych powierzono BoŜenie Podolskiej – Skarbnikowi Gminy. Sprawy związane z wymiarem oraz ewidencją podatków prowadzone są komputerowo oraz ręcznie. Ewidencja księgowa podatków naleŜnych od osób fizycznych prowadzona jest przy uŜyciu komputera, a od osób prawnych – metodą ręczną i komputerową. Stwierdzono, Ŝe Gmina śytno nie dysponuje bezpośrednim dostępem do danych ewidencji gruntów i budynków. Dostęp do danych zapewniony jest poprzez aktualizowanie ich w odstępach miesięcznych. Dane aktualne kopiowane są w Starostwie Powiatowym w Radomsku na dyskietkę i następnie na tej podstawie aktualizowane w Urzędzie Gminy. Uchwałą nr XII/55/2003 z dnia 30 października 2003 roku Rada Gminy śytno zarządziła pobór podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz leśnego, a takŜe łącznego zobowiązania pienięŜnego od osób fizycznych z tytułu przedmiotów opodatkowania połoŜonych na terenie Gminy śytno, w formie inkasa, wyznaczyła inkasentów oraz określiła wysokość wynagrodzenia za inkaso. Załącznikiem do uchwały jest imienny wykaz osób upowaŜnionych do poboru podatków w drodze inkasa na terenie Gminy śytno wraz z ustalonym zakresem terytorialnym ich działania i określeniem wysokości stawek prowizyjnych. Wynagrodzenie za inkaso zostało ustalone w następujący sposób od sumy zainkasowanych kwot:
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
7,0%: śytno, 7,2%: Borzykowa, Grodzisko, Mała Wieś, Pągów, Silnica, 7,4%: Borzykówka, Łazów, Polichno, Rędziny, Silniczka, Sudzinek, 7,6%: Budzów, Mosty, Maluszyn, Pierzaki, Pukarzów, Sekursko, 7,8%: Czechowiec Kolonia, Rogaczówek, 8,0%: CięŜkowiczki, Czechowiec, Kozie Pole, Sady. Uchwałą nr XV/64/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku Rada Gminy śytno ustaliła termin płatności podatków dla inkasentów wyznaczonych imiennie uchwałą Rady Gminy nr XII/55/2003 na dzień dziesiąty następujący po dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego wpłata powinna nastąpić. PowyŜsza uchwała została wydana na podstawie art. 47 §4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku, Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zmianami). W planie kont do ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego zawarte zostały zasady rozliczania inkasentów. Dowodem pobrania przez inkasenta wpłaty podatku jest pokwitowanie na blankiecie z kwitariusza przychodowego K 103. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, a kopia pokwitowania pozostaje w kwitariuszu przychodowym K 103. Jeden dowód wpłaty pobranych kwot – na rachunek bankowy urzędu lub do kasy – moŜe dotyczyć kilku pokwitowań z jednego kwitariusza przychodowego K 103. Rozliczenie inkasenta dokonywane jest niezwłocznie po określonym dla inkasenta terminie płatności podatku oraz przy zdawaniu przez niego niewykorzystanych kwitariuszy przychodowych K 103. Po zakończeniu rozliczenia i ewentualnego postępowania, wynikającego z rozliczenia, dokumenty złoŜone przez inkasenta podlegają przechowaniu w urzędzie obsługującym organ podatkowy, z wyjątkiem kwitariuszy niecałkowicie wykorzystanych, które zwraca się inkasentowi, jednakŜe dotyczące ich dowody wpłat zatrzymuje się i wykorzystuje przy sprawdzaniu kwitariusza, gdy zostanie zwrócony po całkowitym wykorzystaniu. JeŜeli inkasent przestaje pełnić funkcje inkasenta, rozliczenie go z przekazanych mu kwitariuszy, z wpłat pobranych od podatników oraz z wpłat dokonanych do kasy i na rachunek bieŜący urzędu następuje przed zakończeniem pełnienia przez niego tej funkcji. Kontrolą objęto prawidłowość rozliczania inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji dla inkasenta sołectwa Polichno za inkaso I, II, III i IV raty za 2005 i 2006 rok. (…) 1 Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2005 2006 roku przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach.
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2005 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud ż etu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD Ż ETOWE – ogółem 9.575.149 9.169.593 95,8 100,00 1. Podatek od nieruchomo ś ci 549.800 527.236 95,9 5,8 2. Podatek rolny 381.442 398.672 104,5 4,4 3. Podatek le ś ny 134.117 132.120 98,5 1,4 4. Podatek od ś rodków transportowych 35.482 28.563 80,5 0,3 5. Opłaty lokalne 15.700 23.192 146,7 0,3 6. Pozostałe dochody własne 1.321.132 970.258 73,4 10,5 DOCHODY WŁASNE 2.437.673 2.080.041 85,3 22,7
Ź ródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło ż onych przez Urz ą d Gminy w Ż ytnie
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2006 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud ż etu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD Ż ETOWE – ogółem 11.452.626 10.930.660 95,45 100,00 1. Podatek od nieruchomo ś ci 569.851 529.920 93,00 4,85 2. Podatek rolny 314.996 299.108 94,96 2,74 3. Podatek le ś ny 147.765 145.781 98,66 1,33 4. Podatek od ś rodków transportowych 31.620 29.970 94,78 0,27 5. Opłaty lokalne 26.100 25.704 98,48 0,24 6. Pozostałe dochody własne 1.159.961 1.156.051 99,66 10,57 DOCHODY WŁASNE 2.250.293 2.186.534 07,17 20,00 Ź ródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło ż onych przez Urz ą d Gminy w Ż ytnie
3) Podatek od nieruchomo ś ci
W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr XXIII/101/2004 Rady Gminy śytno z dnia 29 listopada 2004 roku oraz uchwała nr XXXII/140/2005 Rady Gminy śytno z dnia 1 grudnia 2005 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości na terenie Gminy śytno. Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyŜszymi uchwałami ustalono jak niŜej:
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Górne granice stawek podat kowych
Stawki uchwalone przez Rad ę Przedmiot opodatkowania na rok 2005 na rok 2006 1 2 Od gruntów zwi ą zanych z prowadzeniem działalno ś ci 0,66 zł 0,68 zł gospodarczej, bez wzgl ę du na sposób 0,35 zł 0,36 zł zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków od 1 m2 Od gruntów pod jeziorami, zaj ę tych na zbiorniki wodne 3,52 zł 3,61 zł retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha 3,40 zł 3,50 zł Od gruntów pozostałych, w tym zaj ę tych na 0,32 zł 0,33 zł prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ś ci po ż ytku 0,18 zł 0,19 zł publicznego przez organizacj ę po ż ytku publicznego od 1 m 2 Od budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci od 1m² 0,54 zł 0,65 zł 0,35 zł 0,36 zł Od budynków lub ich cz ęś ci zwi ą zanych z 17,98 zł 18,43 zł prowadzeniem działalno ś ci gospodarczej oraz od 12,00zł 12,30 zł budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci zaj ę tych na prowadzenie działalno ś ci gospodarczej od 1 m 2 Od budynków lub ich cz ęś ci zaj ę tych na prowadzenie 8,37 zł 8,58 zł działalno ś ci gospodarczej w zakresie obrotu 5,50 zł 5,60 zł kwalifikowanym materiałem siewnym od 1m 2 Od budynków zaj ę tych na prowadzenie działalno ś ci 3,61zł 3,71 zł gospodarczej w zakresie udzielania ś wiadcze ń 2,20zł 2,30 zł zdrowotnych od 1m² Od budynków letniskowych od 1 m 2 pow. u ż ytkowej 6,00 zł 6,17 zł Od budynków pozostałych, w tym zaj ę tych na 6,01 zł 6,17 zł prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ś ci po ż ytku 3,20 zł 3,30 zł publicznego przez organizacj ę po ż ytku publicznego od 1 m 2 Od budowli – od ich warto ś ci okre ś lonej na podstawie 2% ich warto ś ci 2% ich warto ś ci art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7 Uchwałą nr XXIII/101/2004 z dnia 29 listopada 2004 roku oraz uchwałą nr XXXII/140/2005 z dnia 1 grudnia 2005 roku Rada Gminy śytno zwolniła od podatku od nieruchomości: nieruchomości zajęte na potrzeby organizacji społecznych, nieruchomości wykorzystywane na potrzeby realizacji gminnych zadań własnych w zakresie bezpieczeństwa obywateli, ochrony przeciwpoŜarowej i przeciwpowodziowej z wyjątkiem powierzchni przeznaczonych na prowadzenie działalności gospodarczej, powierzchnie stodół i obór pozostałe z gospodarstw rolnych sprzedanych, wydzierŜawionych lub zdanych na własność Skarbu Państwa w celu uzyskania uprawnień do emerytury lub renty rolniczej, nieruchomości wykorzystywane w celu realizacji gminnych zadań własnych w zakresie ochrony zdrowia,
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nieruchomości stanowiące infrastrukturę komunalną/budowle słuŜące do poboru i uzdatniania wody, oczyszczalnie ścieków oraz przewody sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. Na mocy uchwały nr III/10/2002 Rada Gminy śytno w dniu 3 grudnia 2002 roku ustaliła wzory formularzy deklaracji i informacji na podatek od nieruchomości. Uchwała ta została zmieniona uchwałą Rady Gminy nr XXXII/143/2005 z dnia 1 grudnia 2005 roku (zmieniono załącznik nr 1). Ustalono, iŜ Rada Gminy śytno uchwałą nr XXXII/140/98 z dnia 18 marca 1998 roku ustaliła opłatę prolongacyjną. Opłaty ustalono w wysokości 20% stawki odsetek za zwłokę ogłoszonych przez Ministra Finansów z tytułu: odroczenia terminu płatności podatków, a takŜe rozłoŜenia na raty zapłaty podatków lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę. Testy dotyczące podatków stanowią załącznik nr 21 do protokołu kontroli.
Podatek od nieruchomo ś ci od osób prawnych
Na terenie Gminy śytno na dzień 31.12.2005 roku działało 18 podatników zaewidencjonowanych, jako osoby prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej. Dochody zaplanowane i wykonane z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych w okresie objętym kontrolą kształtowały się: 2005 rok 2006 rok • dochody zaplanowane 359.400 356.126,00 • dochody wykonane 342.796 331.949,00 Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych na dzień 31.12.2005 roku stanowiły kwotę – 30.457 zł, a na dzień 31.12.2006 roku – 16.381,67 zł. Skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych w roku 2005 stanowiły kwotę – 44.592 zł, a w roku 2006 – 42.784,00 zł. Kontrolę terminowości składania deklaracji podatkowych, zgodności danych w zakresie przedmiotu opodatkowania ujmowanych w deklaracjach, prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych i terminowości wpłat przeprowadzono na podstawie przyjętej do kontroli próby obejmującej 5 podatników, a mianowicie: (…) 2 Zgodnie z art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeŜeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu: sprawdzenie terminowości składania deklaracji i wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym równieŜ pobieranych przez płatników oraz inkasentów, stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów wymienionych w pkt 1, a takŜe ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Z art. 274 §1 pkt 2 wynika, iŜ w razie stwierdzenia, Ŝe
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników) oraz w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź, Ŝe wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy w zaleŜności od charakteru i zakresu uchybień zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złoŜenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość. (…) 3 Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomo ś ci (np. umorzenie zaległo ś ci, rozło ż enie na raty, odroczenie terminu płatno ś ci)
2005 rok
Kwota obj ę ta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ś ci podatkowej, odsetek - - Rozło ż enie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ś ci podatku - - Rozło ż enie na raty zapłaty zaległo ś ci podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ś ci podatkowej - -
2006 rok
Kwota obj ę ta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ś ci podatkowej, odsetek 1 477,00 Rozło ż enie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ś ci podatku - - Rozło ż enie na raty zapłaty zaległo ś ci podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ś ci podatkowej - - Decyzją znak 3113/36/06 z dnia 30.11.2006 r. umorzono podatek od nieruchomości za 2006 rok w kwocie 477 zł. Na podstawie dziennika korespondencji wpływającej Urzędu Gminy w śytnie ustalono, iŜ wniosek podatnika – Wspólnoty Mieszkaniowej SEKURSKO – wpłynął w dniu 21 lutego 2006 roku . W powyŜszym przypadku organ podatkowy nie przestrzegał zasad określonych ustawą Ordynacja podatkowa, a w szczególności art. 139 §1 , z którego wynika, iŜ sprawy podatkowe powinny być załatwiane niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania dowodowego – nie później niŜ w ciągu miesiąca od dnia
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników) oraz w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wszczęcia postępowania administracyjnego. Stosownie do art. 140 Ordynacji podatkowej , o kaŜdym przypadku nie załatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy zobowiązany jest zawiadomić stronę podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (§1). Ten sam obowiązek ciąŜy na organie podatkowym równieŜ w przypadku, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezaleŜnych od organu podatkowego. Ponadto ustalono, iŜ organ podatkowy umarzając w dniu 30 listopada 2006 roku cały podatek od nieruchomości za 2006 rok zastosował umorzenie ostatniej, XII raty podatku od nieruchomości przed upływem terminu jej płatności, a mianowicie 15 grudnia 2006 roku. Wskazać naleŜy, Ŝe z przepisu art. 67a §1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa wynika, Ŝe w wypadkach uzasadnionych waŜnym interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy na wniosek podatnika, moŜe umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną. Bezpodstawne było więc działanie organu podatkowego polegające na umorzeniu podatku, który nie stał się jeszcze zaległością. Takie działanie organu podatkowego nosi znamiona zaniechania poboru podatku, które na mocy art. 22 ustawy Ordynacja podatkowa przysługuje tylko ministrowi właściwemu do spraw finansów. Kserokopia decyzji znak 3113/36/06 z dnia 30 listopada 2006 roku, wniosku podatnika oraz fragmentu dziennika korespondencji wpływającej Urzędu Gminy śytno stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli.
4) Podatek rolny
Na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zmianami) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku (Dz. U. nr 143, poz. 1614) w sprawie zaliczenia gmin oraz miast do jednego z czterech okręgów podatkowych Gmina śytno została zakwalifikowane do II okręgu podatkowego. W okresie objętym kontrolą Rada Gminy śytno nie skorzystała z uprawnień wynikających z art. 6 ust. 3 cytowanej ustawy i nie obniŜyła średniej ceny skupu Ŝyta przyjmowanej jako podstawę obliczania podatku. W związku z powyŜszym w latach objętych kontrolą podstawą wymiaru podatku rolnego była średnia cena skupu Ŝyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy, ustalona w komunikatach Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i wynosząca: - na rok 2005 – 37,67 zł za 1 q Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 15 października 2004 r. w sprawie średniej ceny skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2005 r. (MP. Nr 43, poz. 765), - na rok 2006 – 27,88 zł za 1 q (Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 17 października 2005 r. w sprawie średniej ceny skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2005 r. (MP. Nr 62, poz. 867). Stawki podatku od 1 ha przeliczeniowego do naliczania podatku rolnego wynosiły: - za 2005 rok – 94,175 zł (37,67 zł x 2,5 q), - za 2006 rok – 69,70 zł (27,88 zł x 2,5 q). Stawki podatku od 1 ha fizyczny do naliczania podatku rolnego wynosiły: - za 2005 rok – 188,35 zł (37,67 zł x 5 q), - za 2006 rok – 139,40 zł (27,88 zł x 5 q). Podatek rolny od osób fizycznych
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dla potrzeb wymiaru oraz księgowości podatku rolnego prowadzi się rejestr wymiarowy podatku rolnego, rejestr wymiarowy łącznego zobowiązania pienięŜnego, rejestr przypisów i odpisów, karty gospodarstw, indywidualne konta podatników, dziennik obrotów oraz konto zbiorcze łącznego zobowiązania pienięŜnego. Kontrolę prawidłowości stosowania stawek podatkowych do obliczenia podatku rolnego przeprowadzono na podstawie sołectwa Polichno, które w 2005 roku liczyło 101 podatników posiadających grunty podlegające opodatkowaniu podatkiem rolnym, a w 2005 roku – 91 podatników. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontrolę terminowości doręczania podatnikom nakazów płatniczych oraz decyzji ustalających wysokość podatku rolnego i łącznego zobowiązania pienięŜnego przeprowadzono na podstawie sołectwa Polichno. Stwierdzono, iŜ decyzje doręczane były podatnikom zamieszkałym na terenie gminy przez sołtysów (inkasentów), a w przypadku osób nie zamieszkujących na terenie sołectwa za pośrednictwem poczty w terminie umoŜliwiającym dokonanie wpłaty w ustawowo określonym terminie. Kontrola wykazała, Ŝe w przypadku zmiany podstawy opodatkowania podatników sołectwa Polichno decyzje zmieniające wysokość podatku wydane zostały na podstawie danych wynikających wyłącznie z ewidencji gruntów, co stanowiło naruszenie art. 165 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa . Stwierdzić naleŜy, Ŝe osoby fizyczne – stosownie do art.6a ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, obowiązane są składać informacje dotyczące powstania lub wygaśnięcia obowiązku w podatku rolnym. Składając te informacje jednocześnie podają dane dotyczące powierzchni rodzajów i klasy uŜytków rolnych. W przypadku, gdy informacja w powyŜszym zakresie nie zostanie złoŜona przez podatnika organ podatkowy nie ma podstawy do dokonania automatycznego wymiaru podatku na podstawie danych posiadanych z ewidencji gruntów. W takim przypadku organ podatkowy zobowiązany jest do wszczęcia postępowania w sprawie wymiaru podatku, w którym ustali podmioty, na których ciąŜy obowiązek podatkowy i na podstawie danych z ewidencji gruntów moŜe wymierzyć podatek. Nie zmienia tego treść art. 4 ust. 1 ustawy o podatku rolnym, w którym stwierdza się, Ŝe liczbę ha przeliczeniowych ustala się na podstawie powierzchni, rodzajów i klas uŜytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego. Artykuł ten opisuje bowiem jedynie sposób ustalenia liczby ha przeliczeniowych. Podkreślenie, Ŝe dane potrzebne do ustalenia liczby ha przeliczeniowych powinny wynikać z ewidencji gruntów oznacza, Ŝe powinny być one toŜsame z danymi wynikającymi z informacji dostarczonej przez podatnika. RozbieŜność tych danych z zapisami w ewidencji gruntów stanowi dla organu podatkowego podstawę do podjęcia postępowania podatkowego.
Podatek rolny od osób prawnych
Na terenie Gminy śytno na dzień 31.12.2005 roku działało 7 podatników zaewidencjonowanych, jako osoby prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej. Dochody zaplanowane i wykonane z tytułu podatku rolnego od osób prawnych w okresie objętym kontrolą kształtowały się: 2005 rok 2006 rok • dochody zaplanowane 15.942 11.798,00 • dochody wykonane 15.942 11.459,00 Ustalono, iŜ na dzień 31 grudnia 2005 i 2006 roku nie występowały z tytułu podatku rolnego od osób prawnych zaległości i nadpłaty.
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolę terminowości składania deklaracji podatkowych, zgodności danych w zakresie przedmiotu opodatkowania ujmowanych w deklaracjach, prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych i terminowości wpłat przeprowadzono na podstawie przyjętej do kontroli próby obejmującej 3 podatników, a mianowicie: (…) 4 Do ewidencji podatku rolnego w 2005 roku prowadzono metodą ręczną indywidualne konta podatników oraz dziennik obrotów, w którym ewidencjonuje się przypisy, odpisy, wpłaty oraz zwroty podatku. W 2006 roku zaprowadzono komputerowo indywidualne konta podatników oraz dziennik obrotów, który zawiera następujące informacje: saldo początkowe, przypisy, odpisy, wpłaty bieŜące, wpłaty zaległe, zwroty, umorzenia, saldo końcowe, odsetki, koszty i opłatę prolongacyjną. Na rzecz osób prawnych w okresie objętym kontrolą nie były wydawane Ŝadne decyzje dotyczące umorzenia, odroczenia lub rozłoŜenia na raty.
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególno ś ci ulga inwestycyjna, ż ołnierska i z tytułu nabycia gruntów)
2005 rok
Kwota Ilo ść decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) Rodzaj decyzji (zł) os. fizyczne os. prawne os. fizyczne os. prawne Ulga inwestycyjna 2 - 1.020,11 - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 6 - 823,80 - Ulga ż ołnierska - - - - Umorzenie zaległo ś ci, odsetek 60 - 21.380,17 - Rozło ż enie na raty zapłaty podatku (zaległo ś ci) - - - - Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ś ci) - - - -
2006 rok
Kwota Ilo ść decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) Rodzaj decyzji (zł) os. Fizyczne os. prawne os. fizyczne os. prawne Ulga inwestycyjna 1 - 301,00 - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 4 - 1.492,00 - Ulga ż ołnierska 2 - 271,00 - Umorzenie zaległo ś ci, odsetek 61 - 15.672,03 - Rozło ż enie na raty zapłaty podatku (zaległo ś ci) - - - -
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników) oraz w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ś ci) - - - - Ulga inwestycyjna Stwierdzono, Ŝe udzielone w okresie objętym kontrolą ulgi inwestycyjne dotyczyły budowy budynków inwentarskich. Kontrolą objęto wszystkie udzielone w 2005 i 2006 roku ulgi inwestycyjne. 1) Decyzją nr 1/2005 z dnia 25 stycznia 2005 roku organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej z tytułu budowy budynku inwentarskiego w wysokości 29.499,09 zł (…) 5 2) Decyzją nr 2/2005 z dnia 14 kwietnia 2005 roku organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej z tytułu budowy budynku inwentarskiego w wysokości 7.627,58 zł (…) 6 3) Decyzją nr 3111/1/06 z dnia 31 sierpnia 2006 organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej z tytułu budowy budynku inwentarskiego w wysokości 2.949,87 zł (…) 7 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów Kontrolą objęto wszystkie decyzje w sprawie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów. 1) Decyzją nr 1/2005 z dnia 28 lutego 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na lata 2005, 2006, 2007, 2008 i 2009. (…) 8 2) Decyzją nr 2/2005 z dnia 15 kwietnia 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. od 1.06.2003 roku do 30.05.2008 roku. Ponadto z decyzji wynika, iŜ zwolnienie z podatku w 2005 roku zastosowano od dnia 1 stycznia 2005 roku. (…) 9 3) Decyzją nr 3/2005 z dnia 25 stycznia 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. 2005, 2006, 2007, 2008 i 2009 rok. Ponadto z decyzji wynika, iŜ zwolnienie z podatku rolnego w 2005 roku zostało zastosowane od dnia 1 stycznia 2005 roku. (…) 10
5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4) Decyzją nr 4/2005 z dnia 25 maja 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. od 1.05.2005 roku do 30.04.2010 roku. Ponadto z decyzji wynika, iŜ zwolnienie zostało zastosowane w 2005 roku przez 8 miesięcy, tj. od dnia 1 maja 2005 roku. (…) 11 5) Decyzją nr 5/2005 z dnia 4 lipca 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. na lata 2005, 2006, 2007, 2008, 2009 do 30.06.2010 roku. Ponadto z decyzji wynika, iŜ zwolnienie w podatku rolnym na 2005 rok zostało zastosowane przez okres 6 miesięcy. (…) 12 6) Decyzją nr 6/2005 z dnia 31 lipca 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. na okres od 1.07.2005 do 30.06.2010 roku. (…) 13 7) Decyzją nr 1/2006 z dnia 2 maja 2006 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. od 1.12.2005 roku do 30.11.2010 roku. (…) 14 8) Decyzją nr 2/2006 z dnia 2 maja 2006 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. na lata 2006, 2007, 2008, 2009 i 2010. (…) 15 . 9) Decyzją nr 3/2006 z dnia 2 maja 2006 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. na lata 2006, 2007, 2008, 2009 i 2010. (…) 16 10) Decyzją nr 4/2006 z dnia 5 czerwca 2006 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym na okres 5 lat, tj. na okres od 1.04.2006 roku do dnia 31.03.2011 roku. (…) 17 Stwierdzone nieprawidłowości: (…) 18 .
11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4) Ustalono, iŜ wszystkie wskazane wyŜej decyzje w sprawie zwolnienia z podatku rolnego nie zawierają uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowi naruszenie art. 210 §1 pkt 6 i §4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 §1 pkt 6 decyzja zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne, a z treści §4 wynika, iŜ uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. 5) Przy udzielaniu zwolnień z tytułu nabycia gruntów opłata skarbowa nie była pobierana od złoŜonych podań oraz załączników od podań. Umorzenie zaległości, odsetek Kontrolą objęto następujące decyzje umorzenia zaległości podatkowych z 2005 i 2006 roku: 1) Decyzją nr 3113/5/05 z dnia 2 kwietnia 2005 roku organ podatkowy działający na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z lat ubiegłych na łączną kwotę 1.143,77 zł (…) 19 . 2) Decyzją nr 3113/6/05 z dnia 2 kwietnia 2005 roku organ podatkowy działający na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości podatkowe z lat ubiegłych na łączną kwotę 3.383,66 zł (…) 20 . 3) Decyzją nr 3113/16/05 z dnia 2 kwietnia 2005 roku organ podatkowy działający na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył I ratę zobowiązań pienięŜnych za 2005 rok w kwocie 198 zł (…) 21 . 4) Decyzją nr 3113/26/05 z dnia 10 lipca 2005 roku organ podatkowy działający na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z lat ubiegłych oraz I i II ratę zobowiązania pienięŜnego za 2005 rok w łącznej kwocie 700,50 zł (…) 22 5) Decyzją nr 3113/37/2005 z dnia 30 listopada 2005 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył zobowiązania pienięŜne za 2005 rok w kwocie 314,40 zł (…) 23 .
18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6) Decyzją nr 3113/39/2005 z dnia 30 listopada 2005 roku organ podatkowy działający na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości podatkowe z lat ubiegłych w kwocie 4.954,27 zł (…) 24 . 7) Decyzją nr 3113/44/05 z dnia 30 listopada 2005 roku organ podatkowy działający na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył III i IV ratę zobowiązań pienięŜnych za 2005 rok w kwocie 229,10 zł (…) 25 . 8) Decyzją nr 3113/49/2005 z dnia 15 grudnia 2005 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości podatkowe z lat ubiegłych w kwocie 459,78 zł (…) 26 . 9) Decyzją nr 3113/53/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył I, II i III ratę zobowiązań pienięŜnych za 2005 rok (366,90 zł) (…) 27 . 10) Decyzją nr 3113/56/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67 §1 Ordynacji podatkowej umorzył II, III i IV ratę zobowiązań za 2005 rok w kwocie 391,30 zł (…) 28 11) Decyzją nr 3113/3/2006 z dnia 8 maja 2006 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z lat ubiegłych w kwocie 558,80 zł (…) 29 . 12) Decyzją nr 3113/10/2006 z dnia 3 kwietnia 2006 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył IV ratę zobowiązań pienięŜnych za 2005 rok i I ratę za 2006 rok w łącznej kwocie 273 zł (…) 30 .
podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
13) Decyzją nr 3113/21/2006 z dnia 31 lipca 2006 roku organ podatkowy działający na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z lat ubiegłych (203,30 zł) oraz I i II ratę za 2006 rok (154 zł) w łącznej kwocie 357,30 zł (…) 31 . 14) Decyzją nr 3113/25/06 z dnia 12 października 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z lat ubiegłych oraz I i II ratę zobowiązań za 2006 rok w łącznej kwocie 2.989,67 zł (…) 32 . 15) Decyzją nr 3113/29/06 z dnia 31 października 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z tytułu III raty zobowiązań za 2006 rok w kwocie 94 zł (…) 33 . 16) Decyzją nr 3113/40/06 z dnia 30 listopada 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z tytułu III i IV raty zobowiązań za 2006 rok w kwocie 312 zł (…) 34 . 17) Decyzją nr 3113/45/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości podatkowe w kwocie 925,88 zł (…) 35 . 18) Decyzją nr 3113/55/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zaległości z tytułu IV raty zobowiązań za 2006 rok w kwocie 254 zł (…)36 . 19) Decyzją nr 3113/61/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył zobowiązania pienięŜne za 2006 rok w kwocie 1.031 zł (…) 37 .
31 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
20) Decyzją nr 3113/63/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku organ podatkowy działając na mocy art. 67a §1 Ordynacji podatkowej umorzył IV ratę zobowiązań za 2006 rok w kwocie 125 zł (…) 38 . Stwierdzone nieprawidłowości: 1) Stwierdzono, iŜ decyzje nr: 3113/37/2005 z dnia 30.11.2005 r., 3113/39/2005 z dnia 30.11.2005 r., 3113/44/2005 z dnia 30.11.2005 r., 3113/49/2005 z dnia 15.12.2005 r., 3113/53/05 z dnia 30.12.2005 r. oraz 3113/56/2005 z dnia 30.12.2005 r. zostały wydane na podstawie art. 67 §1 Ordynacji podatkowej. NaleŜy stwierdzić, iŜ art. 67 §1 Ordynacji podatkowej stracił swoją moc obowiązującą z dnia 1 września 2005 roku na mocy zmiany wprowadzonej w 2005 roku Dz. U. nr 143 poz. 1199. 2) Wskazane szczegółowo powyŜej decyzje w sprawie umorzenia zaległości nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowi naruszenie art. 210 §1 pkt 6 i §4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 §1 pkt 6 decyzja zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne, a z treści §4 wynika, iŜ uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. (…) 39 .
5) Opłata targowa
Uchwałą nr XXXII/142/2005 z dnia 1 grudnia 2005 roku Rada Gminy śytno ustaliła wysokość opłaty targowej na terenie Gminy śytno. Uchwała została ogłoszona w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 369, poz. 3677 w dniu 16 grudnia 2005 roku. PowyŜszą uchwałą rada gminy ustaliła dzienne stawki opłaty targowej w wysokości: 1) przy sprzedaŜy płodów rolnych: z wózka, straganu – 4 zł, z samochodu osobowego, wozu konnego – 5 zł, z samochodu cięŜarowego – 9 zł, ze straganu w pomieszczeniach zamkniętych 12 zł, 2) przy sprzedaŜy artykułów przemysłowych: z samochodu osobowego, straganu przenośnego – 9 zł, z samochodu cięŜarowego – 15 zł, ze straganu w pomieszczeniach zadaszonych – 15 zł.
38 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z §2 pobór opłaty targowej odbywać się będzie na targowisku przez Pana Stefana Niedźwieckiego – sołtysa sołectwa śytno. Wynagrodzenie inkasenta ustalono w wysokości 10% pobranej opłaty. Nadzór nad opłatą targową, prowadzenie kontroli inkasentów opłaty, rozliczanie oraz rozliczanie druków ścisłego zarachowania (dowodów wpłaty KP) zostało powierzone Pani Jolancie Górnik – z cy kierownika Referatu Finansów. Uzyskane dochody z tytułu opłaty targowej ustalone na podstawie sprawozdania Rb 27S na dzień 31.12.2006 roku stanowiły kwotę 6.668 zł. Kontrolą objęto prawidłowości poboru opłaty targowej za I półrocze 2006 roku na kwotę 2.774 zł. Inkasent opłaty targowej – Stefan Niedźwiecki pobierał opłatę targową wydając opłacającym dowód KP. Pobrana w I półroczu 2006 roku opłata targowa została wpłacona do kasy Urzędu Gminy przez inkasenta w następujących terminach i kwotach: (…) 40 Ustalono, Ŝe opłata targowa była analitycznie księgowana metodą ręczną na karcie kontowej. Syntetycznie opłata targowa ujmowana była na koncie 221.
6) Terminowo ść podejmowania czynno ś ci windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ś ci podatkowych
Stan zaległości, liczbę wystawionych upomnień oraz kwoty wyegzekwowanych zaległości i odsetek przedstawia poniŜsza tabela: Wyszczególnienie Podatek od Podatek rolny od Podatek rolny od Ł ą czne nieruchomo ś ci od osób prawnych osób fizycznych zobowi ą zanie osób prawnych pieni ęż ne Stan zaległo ś ci na 31.12.2004 10.453,27 - 128.353,00 177.928,00 Ilo ść wystawionych upomnie ń w - - - 1.731 2005 roku Warto ść wystawionych - - - 133.163,14 upomnie ń w 2005 roku Kwota wyegzekwowanych - - 24.421,81 34.834,24 zaległo ś ci w 2005 roku Kwota wyegzekwowanych - - 1.065,91 1.929,52 odsetek w 2005 roku Stan zaległo ś ci na 31.12.2005 30.456,97 - 94.587,00 174.727,00 Ilo ść wystawionych upomnie ń w - - - 1.502 2006 roku Warto ść wystawionych - - - 96.500,74 upomnie ń w 2006 roku Kwota wyegzekwowanych - - 19.791,33 30.212,91 zaległo ś ci w 2006 roku Kwota wyegzekwowanych - - 907,84 1.167,39 odsetek w 2006 roku
40 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stan zaległo ś ci na 31.12.2006 16.383,67 - 84.148,20 166.699,74 Na dzień 31 grudnia 2004 roku zaległości na kwotę 3.452,31 zł (2.472,21 zł – zaległości z lat ubiegłych i 980,10 zł – zaległości bieŜące) występowały na 10 kontach podatników sołectwa Polichno. Na dzień 31 grudnia 2005 roku zaległości na kwotę 3.571,41 zł figurowały na 8 kontach podatników badanego sołectwa Polichno. Zaległości z lat wcześniejszych stanowiły kwotę 2.415,21 zł (4 podatników), a zaległości z roku 2005 stanowiły kwotę 1.156,20 zł i występowały u 6 podatników. Natomiast zaległości na dzień 31 grudnia 2006 roku na kwotę 3.649,61 zł figurowały na kontach 12 podatników badanego sołectwa. Kwota 2.830,01 dotyczyła zaległości z lat wcześniejszych, a kwota 819,60 zł – zaległości bieŜących. W 2005 roku wobec osób z terenu sołectwa Polichno zalegających z terminowym opłacaniem podatków wystawiono 33 upomnienia i 6 tytułów wykonawczych. W 2006 roku wobec podatników sołectwa Polichno posiadających zaległości wystawiono 33 upomnienia; nie wystawiono Ŝadnych tytułów wykonawczych. Czynności windykacyjne w latach 2005 2006 wobec podatników – osób fizycznych o największym zadłuŜeniu dokonujących zapłaty podatku po upływie terminu ustawowego. (…) 41
DOCHODY Z MAJ Ą TKU
2.1. Dochody z tytułu sprzeda ż y nieruchomo ś ci
Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości lub ich części (w tym lokali) Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2005 rok 2005 rok 2006 rok 2006 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 78.800 72.699 50.000 37.491 Liczba sprzedanych nieruchomości (w tym lokali) 2005 rok 2006 rok Ilość ogółem 11 Ilość ogółem 2 W tym: w tym: w trybie w trybie 1 bezprzetargowym bezprzetargowym (w tym lokali) ( w tym lokali)
41 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) oraz w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości w kontrolowanej jednostce klasyfikowane są w dziale 700, rozdziale 70005 §0840 – wpływy ze sprzedaŜy wyrobów. Z uwagi na to, iŜ nieruchomości są zaliczane do majątku trwałego klasyfikacja powyŜsza jest nieprawidłowa. Kontrolą objęto wszystkie umowy sprzedaŜy zawarte w 2006 roku. Rada Gminy w §1 uchwały nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku postanowiła, Ŝe postępowanie w sprawach nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata prowadzi Wójt Gminy z inicjatywy własnej lub na wniosek osób fizycznych i prawnych zainteresowanych zbyciem, nabyciem, dzierŜawą powyŜszych nieruchomości. Decyzję w sprawach określonych wyŜej na mocy zapisów §2 niniejszej uchwały podejmuje Wójt w drodze zarządzenia. Zarządzeniem Nr 0152/33/2003 z dnia 3 listopada 2003 roku Wójt Gminy śytno powołał komisję do przeprowadzania przetargów na sprzedaŜ i dzierŜawę nieruchomości stanowiących własność Gminy. W skład komisji wchodzą: 1. Mirosław Ociepa – przewodniczący, 2. Teresa Kostecka zastępca przewodniczącego, 3. Anna Łysakowska – członek, 4. Urszula Smolarska – członek 5. Tomasz Jędryka – członek. W § 2 wymienionego Zarządzenia zawarto, iŜ Komisja przeprowadza przetarg w składzie, co najmniej 3 osobowym, w którym bierze udział przewodniczący lub zastępca przewodniczącego. SprzedaŜ nieruchomości połoŜonej w miejscowości Łaznów nr działki 1240 w trybie bezprzetargowym. Stosując się do zapisów §1 i §2 uchwały VII/38/2003 z 25 kwietnia 2003 roku Wójt Gminy dnia 17 listopada 2005 wydał zarządzenie nr Or 0151/35/05 w którym nieruchomość w Łaznowie oznaczona numerem ewidencyjnym 1240 o pow. 0,08 ha. została przeznaczona do zbycia w drodze bezprzetargowej na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 i art. 37 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U z 2004 roku nr 261, poz. 2603 ze zmianami). W przedmiotowym zarządzeniu bezzasadnie wskazano art. 34 ust. 1 pkt 3 jako podstawę sprzedaŜy nieruchomości w trybie bezprzetargowym, poniewaŜ przepis ten stosuje się w przypadku sprzedaŜy nieruchomości najemcy lokalu, z którym zawarto wcześniej umowę na czas nieoznaczony i odnosi się do pierwszeństwa w zakupie tego lokalu. W dniu 25 lutego 2004 roku wpłynął wniosek w sprawie zakupu nieruchomości połoŜonej w obrębie Łaznowa nr działki 1240. Ofertę złoŜyła (…) 42 . Z wniosku wynikało, Ŝe przedmiotowa działka sąsiaduje z działką nr 1356, której właścicielem jest wnioskodawczyni, ponadto cześć zabudowań przynaleŜnych do tej działki jest posadowiona na działce nr 1240. Na dzień składania wniosku przedmiotowa nieruchomość stanowiła własność Skarbu Państwa. Decyzją z dnia 7 grudnia 2004 roku SP.VII.7723/M/142/2/2004/MJR Wojewoda Łódzki na
42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podstawie art. 18 ust. 1 w związku z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 maja 1990 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 32, poz. 191 ze zmianami) stwierdził nieodpłatne nabycie z mocy prawa z dniem 27 maja 1990 r. przez Gminę śytno własności nieruchomości Skarbu Państwa połoŜonej w gm. śytno oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka 1240 o pow. 800 m 2. Operat szacunkowy ustalający wartość wyŜej wymienionej działki sporządzony został na dzień 18 stycznia 2006 roku przez BoŜenę Motłoch. Wartość przedmiotowej nieruchomości oszacowano na kwotę 4.759,00 zł. Wykaz nieruchomości obejmujący przedmiotową działkę zastał wywieszony na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w dniach 21.02.2006 – 12.03.2006. Informacja o wywieszeniu wykazu zamieszczona została w gazecie „Co nowego” w dniu 3 marca 2006 roku. Dnia 28 lutego 2006 roku sołtys wsi Łaznów potwierdził odebranie ogłoszenia o wywieszeniu wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, które Wójt Gminy przesłał pismem z dnia 22 lutego 2006 r. znak pisma: 72241/11/06 celem podania do publicznej wiadomości. Pismem z dnia 14 kwietnia 2006 roku znak: GL 72241/11/06 Wójt Gminy poprosił Panią (…) 43 o stawiennictwo w Urzędzie Gminy celem spisania protokołu uzgodnień w sprawie bezprzetargowego nabycia działki nr 1240. Protokół został spisany dnia 28 kwietnia 2006 roku. Wynika z niego, Ŝe Pani (…) 44 zgodziła się nabyć nieruchomość w cenie ustalonej przez rzeczoznawcę, tj. 5.806,00 zł (kwota 4.759 zł + VAT). Kwota ta została wpłacona w kasie Urzędu Gminy dnia 28 kwietnia 2006 roku. Dnia 2 czerwca 2006 roku podpisana została warunkowa umowa sprzedaŜy w formie aktu notarialnego Repetytorium A Nr 2297/2006. W związku z tym, iŜ Agencja Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Warszawie Filia w Łodzi dnia 4 lipca 2006 roku poinformowała, Ŝe nie skorzysta z prawa pierwokupu działki oznaczonej numerem 1240, w dniu 14 lipca 2006 roku podpisano umowę przeniesienia własności nieruchomości w formie aktu notarialnego Repetytorium A Nr.3358/2006. SprzedaŜ nieruchomości połoŜonych w miejscowości Borzykowa działek oznaczonych numerami 116,139,158,162. Wójt Gminy śytno dnia 5 października 2005 roku wydał zarządzenie nr Or 0151/31/05 w sprawie przeznaczenia do zbycia następujących nieruchomości: działki nr 116 o pow. 0,79 ha, działki nr 139 o pow. 0,33 ha, działki nr 158 o pow. 0,17 ha, działki nr 162 o pow. 1.25 ha.
43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Operat szacunkowy ustalający wartość wyŜej wymienionych działek sporządzony został na dzień 14 grudnia 2005 roku przez BoŜenę Motłoch. Wartość przedmiotowych nieruchomości oszacowano na kwotę 17.119,00 zł. Wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy obejmujący przedmiotowe nieruchomości wywieszono na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w dniach 21.02.2006 r. – 15.03.2006 r. Informacja o wywieszeniu wykazu zamieszczona została w gazecie pt.: „Co nowego” w dniu 3 marca 2006 roku. Dnia 28 lutego 2006 roku sołtys wsi Borzykówka potwierdził odebranie ogłoszenia o wywieszeniu wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, które Wójt Gminy przesłał pismem z dnia 22 lutego 2006 r. znak pisma: 72241/10/06 celem podania do publicznej wiadomości. Ogłoszenie o przetargu przekazano do publicznej wiadomości wywieszając go na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w śytnie w dniach 11.04.2006 – 12.05.2006 r. oraz na stronach internetowych. Nie ustalono w nim ceny wywoławczej dla przedmiotu przetargu. Ogłoszenie zawiera jedynie wartości nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy tj. kwotę 17.119,00 zł. Z godnie z art. 67 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami cenę wywoławczą w pierwszym przetargu ustala się w wysokości nie niŜszej niŜ wartość nieruchomości. Zatem z przepisu powyŜszego wynika, Ŝe cena wywoławcza moŜe się róŜnić od wartości nieruchomości tzn. moŜe być wyŜsza. Zawarcie w ogłoszeniu jedynie „ceny nieruchomości” w wysokości jej wartości jest niewystarczające i uznać naleŜy, Ŝe naruszono §13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U nr 207, poz. 2108), tj. nie określono ceny wywoławczej. Ogłoszenie w pkt VI ograniczyło formy wpłacania wadium do gotówki płatnej w kasie Urzędu Gminy, co jest niezgodne z §13 pkt 5 wyŜej cytowanego rozporządzenia, według którego ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym powinno zawierać informację o „wysokości wadium, formach , terminie i miejscu jego wniesienia”, w związku z czym organizator przetargu powinien wskazać co najmniej dwie formy dopuszczalnego wadium. Stosownie, bowiem do przepisu §4 ust. 3 i ust. 4 zarządzenia wadium moŜe być wnoszone w pieniądzu, obligacjach Skarbu Państwa lub papierach wartościowych dopuszczonych do obrotu publicznego. Wskazać naleŜy, Ŝe w związku z tym, iŜ art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami szczegółowo wymienia formy przetargów mających zastosowanie m.in. przy sprzedaŜy nieruchomości naleŜy stosować tam określone nazewnictwo. Ustawa nie przewiduje takiej formy przetargu jak „publiczny” przetarg ustny, o którym jest mowa w ogłoszeniu. Dnia 12 maja 2006 roku został spisany protokół w sprawie przetargu na sprzedaŜ nieruchomości połoŜonej w miejscowości Borzykówka, stanowiącej mienie komunalne gminy. Komisja przetargowa w przepisowym składzie stwierdziła, Ŝe na nieruchomość połoŜoną w Borzykówce składającą się z działek nr 116, 139, 158, 162 przeznaczoną do zbycia nie zgłosił się Ŝaden oferent. Wadium wpłacone 8 maja 2006 roku przez Pana (…) 45 zostało mu zwrócone w związku ze złoŜeniem przez niego pisma z prośbą o jego zwrot, które wpłynęło 12 maja 2006 roku przed przetargiem. Dnia 18 lipca 2006 roku Wójt Gminy wydał Zarządzenie Nr Or.0152/20/06 w sprawie obniŜenia ceny nieruchomości przeznaczonej do sprzedaŜy w drugim przetargu. Cenę wywoławczą ustalono na kwotę 13.695,00 zł. Ogłoszenie o drugim przetargu na
45 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sprzedaŜ nieruchomości połoŜonych w Borzykówce podano do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w dniach 25.07.2006 r. – 28.08.2006r. Przetarg ustalono na dzień 28 sierpnia 2006 roku. Niniejsze ogłoszenie zawiera analogiczne uchybienia, co do: minimalnego postąpienia, ograniczenia formy wpłacania wadium. Ponadto ogłoszenie zawiera w pkt. VI zapis „wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy uczestnik nie zgłosi postąpienia ponad cenę wywoławczą,” co nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa. Warunek nie zaoferowania postąpienia ponad cenę wywoławczą przez uczestników przetargu stanowi przesłankę do stwierdzenia zakończenia przetargu wynikiem negatywnym, co wynika z przepisów art. 40 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jedyny przypadek kiedy wadium nie podlega zwrotowi zawiera przepis art. 41 ust 2, według którego jeŜeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwiania w miejscu i w terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu moŜe odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi. W zawiadomieniu zamieszcza się informację o tym uprawieniu. Dnia 23 sierpnia 2006 roku wymagane wadium w kwocie 1.500 zł wpłacił Pan (…) 46 . Z treści protokołu z przetargu wynika, Ŝe nabywcą nieruchomości została wyŜej wymieniona osoba za cenę 13.995,00 zł. Analiza danych zawartych w protokole wykazała, Ŝe nie wskazano w nim ceny wywoławczej, do czego zobowiązuje §10 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Informację o wyniku nieograniczonego przetargu ustnego podpisaną przez Wójta Gminy zamieszczono (według adnotacji na niej zawartej) na tablicy ogłoszeń w terminie od 5 do 11 września 2006 roku. Informacja zawiera wszystkie wymagania określone w § 12 cytowanego wyŜej rozporządzenia. Dnia 28 sierpnia 2006 roku (…) 47 uregulował naleŜność z tytułu nabycia własności działek o nr: 116, 139, 158, 162, tj. kwotę 12.495,00 zł stanowiącą cenę nabycia pomniejszoną o wcześniej wpłacone wadium. W dniu 27 października 2006 roku sporządzono akt notarialny repetytorium A nr 6470/2006.
2.2. Dochody z tytułu najmu i dzier ż awy nieruchomo ś ci
Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2005 rok 2005 rok 2006 rok 2006 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 68.170 58.663 102.600 88.927 Ewidencję umów najmu składników majątkowych Gminy śytno prowadzi Teresa Kostecka inspektora ds. gospodarki gruntami i lokalami. Według zakresu czynności z dnia 1 stycznia 2005 roku, do obowiązków Teresy Kosteckiej naleŜało między innymi: sprzedaŜ i oddawanie w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy w trybie przetargowym i bezprzetargowym,
46 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oddawanie w najem, dzierŜawę bądź uŜyczanie osobom prawnym i fizycznym nieruchomości komunalnych, oddawanie gminnym jednostkom organizacyjnym nieruchomości w trwały zarząd, najem i dzierŜawę oraz uŜyczenie na cele związane z ich działalnością tworzenie gminnego zasobu nieruchomości w drodze komunalizacji mienia i nabycia nieruchomości w postępowaniu cywilno – prawnym i administracyjnym, gospodarowanie nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy w tym gminnym zasobem lokali uŜytkowych. Do obowiązków Anny Łysakowskiej inspektora ds. rolnictwa według zakresu czynności z dnia z dnia 1 stycznia 2005 naleŜało między innymi: prowadzenie spraw wydzierŜawienia gruntów rolnych wchodzących w skład PFZ i mienia komunalnego, dokonywanie rozliczenia czynszu dzierŜawnego. Zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Uchwały Rady Gminy nr XV/65/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, na dzień podejmowania uchwały, Gmina śytno dysponowała 28 lokalami mieszkalnymi. Dnia 28 czerwca 2007 roku Rada Gminy podjęła uchwałę Nr VI/29/2007 w sprawie zmiany uchwały nr XV/65/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowy zasobu gminy, którą zmieniła treść Załącznika Nr 1 do wyŜej wymienionej uchwały. W wyniku wprowadzonej zmiany zasób mieszkaniowy Gminy śytno stanowi 39 lokali mieszkalnych. Według rejestrów umów w Urzędzie Gminy śytno na dzień przeprowadzania kontroli znajdowało się 15 umów najmu lokali w tym 7 umów dotyczyło najmu lokali uŜytkowych i 8 najmu lokali mieszkalnych usytuowanych w ośrodkach zdrowia. Z wyjaśnień ustnych inspektor Teresy Kosteckiej wynika, Ŝe pozostałe umowy najmu lokali mieszkalnych są w dyspozycji Zakładu Usług Komunalnych, w związku z faktem, iŜ sprawuje on zarząd nad tymi lokalami mieszkalnymi i pobiera czynsz za najem. Z wyjaśnienia Wójta Gminy wynika, iŜ zarząd nad mieszkaniami komunalnymi sprawuje Gminny Zakład Komunalny od chwili jego utworzenia. Po przejęciu przez Gminę ośrodków zdrowia wraz ze znajdującymi się tam lokalami mieszkalnymi, mieszkania w tych budynkach pozostały w zarządzie Urzędu Gminy by zachować jednolity zarząd całością budynków. Z tego teŜ względu w Urzędzie Gminy znajdują się umowy najmu lokali mieszkalnych jedynie mieszkań komunalnych usytuowanych w budynkach ośrodków zdrowia. Wyjaśnienie Wójta Gminy śytno z dnia 21 sierpnia 2007 roku w sprawie zarządzania lokalami mieszkalnymi będącymi w zasobie komunalnym gminy stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią §5 załącznika nr 1 Uchwały nr XV/65/2003 zarząd lokalami i budynkami wchodzącymi w skład mieszkaniowego zasobu gminy sprawuje Wójt Gminy. Art. 21 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 ze zmianami) stanowi, iŜ wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy powinien obejmować w szczególności sposób i zasady zarządzania lokalami i budynkami wchodzącymi w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz przewidywane zmiany w zakresie zarządzania mieszkaniowym zasobem gminy w kolejnych latach. Biorąc powyŜsze pod uwagę oraz treść §5 załącznika nr 1 Uchwały Rady Gminny nr
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
XV/65/2003 nie odpowiada faktycznemu sposobowi zarządzania zasobem mieszkaniowym gminy. Dochody z najmu w roku 2006 klasyfikowane były w następujących pozycjach: dział 900 rozdział 90095 § 0750 – dochody z najmu dzierŜawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze – z ustnych wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, Ŝe klasyfikuje się tu dochody uzyskiwane z tytułu czynszów za najem lokali mieszkalnych, którymi administruje Gmina – wg sprawozdania Rb 27S dochody wykonane za IV kwartał 2006 roku stanowiły kwotę 63.448,79 zł; dział 700 rozdział 70095 § 0750 – klasyfikowane są tu dochody z tytułu czynszów za najem lokali będących w zarządzie Zakładu Usług Komunalnych wg sprawozdania Rb 27 dochody wykonane za IV kwartał 2006 roku stanowiły kwotę 25.478,31 zł. Ustalono, iŜ do końca 2005 roku Zakład Usług Komunalnych nie przekazywał pobieranych dochodów z tytułu czynszów za najem lokali mieszkalnych do budŜetu gminy. Oświadczenie w powyŜszej sprawie złoŜył Skarbnik Gminy. Oświadczenie BoŜeny Podolskiej Skarbnika Gminy w sprawie dochodów pobieranych przez Zakład Komunalny stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli Według sprawozdania Rb 27S za IV kwartały 2005 roku nie planowano w tym roku dochodów z najmu i dzierŜawy w rozdziale 70095, co potwierdza treść zawartą w oświadczeniu. Według informacji przedstawionej przez Główną Księgową Zakładu Komunalnego ElŜbietę Wierzbicką i p.o. Kierownika Gminnego Zakładu Komunalnego inŜ. Jarosława Dworaka wynika, iŜ Zakład Komunalny administruje 27 lokalami mieszkalnym o pow. 1.264,20 m 2. Wymiar czynszu ustalony przez Gminny Zakład Komunalny za 2005 rok wyniósł 30.283,22 zł, z tego pobrano kwotę 24.068,42 zł. Wymiar za 2006 rok stanowił kwotę 29.751,92 zł z tego wpłynęło do Zakładu 20.421,68 zł. Zaległości z tytułu czynszów za 2005 i 2006 rok stanowiły kwoty odpowiednio 6.214,80 zł i 9.330,24 zł. Informacja p.o. Kierownika Gminnego Zakładu Komunalnego oraz Głównego Księgowego stanowi załącznik nr 28 do protokołu kontroli Uchwała budŜetowa jednostki samorządu terytorialnego określa prognozowane dochody jednostki samorządu terytorialnego według źródeł i działów klasyfikacji. Źródła dochodów jednostek samorządu terytorialnego określa ustawa z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, skąd z treści art. 4 ust 1 pkt 4 wynika, Ŝe dochodami własnymi gminy są dochody z majątku gminy. W związku z powyŜszym nie zaplanowanie w budŜecie gminy 2005 roku dochodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych administrowanych przez Gminny Zakład Komunalny stanowiło naruszenie art. 124 ust.1 pkt 1 ustawy z 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Według postanowień uchwały Rady Gminy w śytnie nr VII/43/99 z dnia 29 marca 1999 roku w sprawie utworzenia zakładu budŜetowego przedmiotem działania Gminnego Zakładu Komunalnego jest miedzy innymi zarząd oraz eksploatacja gminnych zasobów mieszkaniowych. Według Statutu Gminnego Zakładu Komunalnego w śytnie stanowiącego załącznik nr 2 do wymienionej wyŜej uchwały Rady Gminy przedmiotem działania tegoŜ Zakładu jest realizacja zadań własnych gminy zaspokajających zbiorowe potrzeby mieszkańców dotyczących:
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1) wodociągów i ujęć wody, 2) kanalizacji i usuwania ścieków, 3) melioracji, 4) mieszkań gminnych, 5) wysypisk śmieci i czystości. W obecnie obowiązującym stanie prawnym zakład budŜetowy przekazuje pobrane kwoty z tytułu dochodów z najmu i dzierŜawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego na dochody budŜetu państwa lub na dochody budŜetu jednostek samorządu terytorialnego §46 ust.1 obowiązującego od 1 lipca 2006 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną (Dz. U. nr 116, poz. 783). Kontrolą objęto 3 umowy najmu lokali znajdujących się w kontrolowanej jednostce. Najem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Borzykowej na działce oznaczonej numerem geodezyjnym 51/1 o powierzchni 0,12 ha. Wykaz nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonych do wydzierŜawienia, który tyczył się jedynie przedmiotowego lokalu, został wywieszony na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w dniach 25.11.04 r. 16.12.04 r. a informację o wywieszeniu wykazu podano do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie w prasie lokalnej „Co nowego” z dnia 3 grudnia 2004 roku. W dniu 17 grudnia 2004 roku do Urzędu Gminy w śytnie wpłynęło pismo (…) 48 z prośbą o wydzierŜawienie wyŜej wymienionego lokalu. Dnia 24 grudnia 2004 roku (…) 49 potwierdził odbiór ogłoszenia o warunkach i terminie przetargu na dzierŜawę przedmiotowego lokalu kierowanego przez Wójta Gminy śytno pismem z dnia 21 grudnia 2004 roku znak: GL 7144)4)04. Ogłoszenie o przetargu na dzierŜawę niniejszego lokalu uŜytkowego zostało podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w dniach 17.12.2004 r. – 18.01.2005 r. Dnia 21 grudnia 2004 roku sołtys wsi Borzykowa potwierdził odebranie ogłoszenia o przetargu, które Wójt Gminy przesłał pismem z dnia 17 grudnia 2004 r. znak pisma: 71440/4/04 celem podania do publicznej wiadomości. Ogłoszenie określa stawkę wyjściową czynszu dzierŜawnego stanowiącą cenę wywoławczą na kwotę 4 zł brutto za 1 m 2 powierzchni lokalu za 1 miesiąc. Dnia 13 stycznia 2005 roku pokwitowano wpłatę wadium przez (…) 50 na kwotę 500,00 zł. Z wyjaśnień ustanych Pani Teresy Kosteckiej wynika, iŜ wadium zalicza się w poczet czynszu dzierŜawcy /najemcy/.
48 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 50 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 18 stycznia 2005 roku przeprowadzono przetarg nieograniczony ustny na dzierŜawę przedmiotowego lokalu. W skład komisji przetargowej wchodzili: 1.Mirosław Ociepa – przewodniczący 2.Anna Łysakowska – członek 3.Urszula Smolarska – członek Jak wynika z protokołu spisanego dnia 18 stycznia 2005 roku w przetargu wziął udział jeden uczestnik (…) 51 . W przetargu osiągnięto cenę 4.50 zł brutto za 1 m2 powierzchni wydzierŜawianego lokalu. DzierŜawcą został wyŜej wymieniony (…) 52 . Dnia 19 stycznia 2005 roku zawarto umowę najmu pomiędzy Gminą śytno a – (…) 53 . Całość postępowania dotyczyła dzierŜawy, a w efekcie podpisano umowę najmu na skutek błędu pisarskiego, jak wynika z wyjaśnienia inspektor Teresy Kosteckiej, w którym stwierdza, Ŝe zatytułowanie umowy jako najem a nie dzierŜawa nie zwiększyło ani nie zmniejszyło praw Ŝadnej ze stron. Zgodnie z definicjami najmu i dzierŜawy zawartymi w Kodeksie cywilnym (Dz. U. z 1964 roku nr 16, poz. 93) odpowiednio w art. 659 §1 i 693 §1 róŜnica między wymienionymi formami władania nieruchomością polega właśnie na tym, iŜ dzierŜawca władający nieruchomością ma dodatkowo prawo czerpania poŜytków z rzeczy przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Wyjaśnienie Teresy Kosteckiej z dnia 20 sierpnia 2007 roku w sprawie umowy najmu stanowi załącznik nr 29 do protokołu kontroli. Przedmiotowa umowa została zawarta na czas nieokreślony . Czynsz ustalono na kwotę 373,50 zł brutto płatny do 15 kaŜdego miesiąca za dany miesiąc począwszy od 19 stycznia 2005 roku. Czynsz podlegał będzie waloryzacji w okresach rocznych na podstawie wskaźnika inflacji ogłoszonego przez GUS, przy czym pierwsza waloryzacja nie moŜe nastąpić wcześniej niŜ 1 stycznia 2006 roku. Aneksem do niniejszej umowy z dnia 3 kwietnia 2006 roku zmieniono wysokość czynszu określając go na kwotę 381,34 zł. Aneks obowiązuje od 1 stycznia 2006 roku. Kontrola wykazała, Ŝe w związku z wynajęciem przedmiotowego lokalu uŜytkowego na okres nieokreślony, Wójt Gminy nie wydał zarządzenia stosownie do postanowień uchwały Rady Gminy nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku. Analiza wpłat czynszu przez najemcę wykazała, Ŝe czynsz za wynajem przedmiotowego lokalu płacony był w terminach odbiegających od warunków zawartych w umowie najmu. kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 52 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Data Za okres Kwota księgowania Wpłaty(odsetki) 31.03.2005 I i II 2005 434,59 31.05.2005 III i IV 2005 612,30 10. 08.2005 V i VI 2005 612,30 10.11.2005 VII i VIII 2005 612,30 (31,58) 10.11.2005 Częściowa wpłata 280.26 za IX 2005 20.01 2006 IX, X, XI, XII 2005 944,34 (20,21) 20.03.2006 I i II 2006 605,26 (8,59) 31.05.2006 III, IV, V 950,55 (13,64) 31. 8.2006 VI i częściowa 540,97 wpłata za lipiec 20.11.2006 VII, VIII, IX, X 937,71 (18,71) 2006 SUMA 6.530,58 (92,73) Stan zaległości na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosił 944,34 zł. Stan zaległości na dzień 31 grudnia 2006 roku wynosił 716,35zł. Z tytułu nieterminowo płaconego czynszu wystawiono następujące wezwania do zapłaty: 19 maja 2005 roku za miesiące: III i IV 2005 roku – kwota 747,00 zł, 18 lipca 2005 roku za miesiące: V i VI 2005 roku – kwota 747,00 zł, 12 października 2006 roku za miesiące VIII i IX 2006 roku – kwota 762,68 zł. Zaległość główną, jak i odsetki wpłacono w kasie Urzędu Gminy. Najem lokalu uŜytkowego w Ośrodku Zdrowia w śytnie Przy wynajmowaniu przedmiotowego lokalu nie zastosowano procedur wynikających z przepisów określonych w art. 35 i 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami tj. brak było wykazu i ogłoszenia o przetargu. Wójt Gminy nie wydał Zarządzenia w sprawie wynajmu nieruchomości na okres dłuŜszy niŜ 3 lata, do czego zobowiązany był na podstawie § 2 ust. 1 uchwały nr VII/38/2003 Rady Gminy w śytnie z dnia 25 kwietnia 2003 roku w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata w którym postanowiono, Ŝe decyzję w sprawach między innymi najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata podejmuje Wójt w drodze zarządzenia. W związku z powyŜszym Wójt Gminy złoŜył wyjaśnienie, z którego wynika, Ŝe nie zachowanie procedur przy wynajmowaniu przedmiotowego lokalu podyktowane było koniecznością szybkiego zapewnienia opieki stomatologicznej mieszkańcom Gminy. Wyjaśnienie Wójta Gminy śytno z dnia 21 sierpnia 2007 roku w sprawie wydzierŜawienia lokalu dla niepublicznego gabinetu stomatologicznego stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli. Przedmiotem umowy zawartej w dniu 2 listopada 2005 roku był lokal uŜytkowy mieszczący się w ZOZ w śytnie przy ul. StraŜackiej 14 w skład, którego wchodzi m.in. gabinet stomatologiczny. Łączna powierzchnia uŜytkowa stanowi 27 m 2.Umowa zawarta
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jest na czas nieokreślony począwszy od dnia 1 stycznia 2006 roku. Czynsz ustalono na kwotę 162 zł netto płatny do 10 – tego kaŜdego miesiąca następnego po miesiącu, za który powstał obowiązek zapłaty czynszu na rachunek bankowy Urzędu Gminy śytno lub do kasy Urzędu. Najemca został zobowiązany do zawarcia umowy z Samodzielnym Publicznym ZOZ w śytnie celem naliczania opłat prolongacyjnych do powierzchni za energię elektryczną, za korzystanie z wody, za zrzut ścieków, za sprzątaczkę i środki czystości. Wynajmujący zobowiązał równieŜ najemcę do zawarcia umowy z Gminnym Zakładem Komunalnym w śytnie na dostarczenie ciepła. W związku z podpisaniem kontraktu z NFZ zmieniono zapis działu VIII przedmiotowej umowy ustalając, iŜ umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony począwszy od dnia 1 lutego 2006 roku. W związku z koniecznością wykonania w nowo wynajmowanym lokalu remontu aneksem do umowy z dnia 2 listopada 2005 roku strony ustaliły, Ŝe wykona go na swój koszt najemca, a kwota 573,53 zł zaliczona zostanie w poczet czynszu po przedłoŜeniu rachunków. Kontrola wykazała, Ŝe w związku z wynajęciem przedmiotowego lokalu uŜytkowego na okres nieokreślony, Wójt Gminy nie wydał zarządzenie stosownie do postanowień uchwały Rady Gminy nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku. Analiza wpłat czynszu najemcy wykazała, Ŝe czynsz za wynajem przedmiotowego lokalu płacony jest w terminach odbiegających od warunków zawartych w umowie najmu. Do końca roku 2006 najemca uregulował wszystkie płatności. Nie wystawiano wezwań do zapłaty. Data Za okres Kwota księgowania Wpłaty(odsetki) 20.02.2006 II 2006 162,00 30.04.2006 III 2006 162,00 10.06.2006 IV 2006 162,00 31.07.2006 V i VI 2006 324,00
31.10.2006 VII, VIII, IX, X 178,39 (kwota 2006 pomniejszona koszt remontu) 20.12.2006 XI, XII 2006 324,00 SUMA 1.312.39 Najem lokalu mieszkalnego w Ośrodku Zdrowia w śytnie Umowa zawarta w dniu 27 czerwca 2006 pomiędzy Wójtem Gminy a (…) 54 dotyczyła lokalu mieszkalnego połoŜonego w śytnie ul. StraŜacka 14 (ZOZ) składającego się z 4 pomieszczeń o powierzchni uŜytkowej 19,29 m 2.
54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dnia 6 lutego 2006 roku wpłynął wniosek (…) 55 z prośbą o wynajem wyŜej wymienionego lokalu. Umowę zawarto na czas nieoznaczony i obowiązuje od dnia 27 czerwca 2006 roku. Kontrolującym nie przedstawiono Ŝadnej dokumentacji na potwierdzenie zachowania warunków wynajmu, jakie ustalono w załączniku nr 2 do uchwały nr XV/65/2003 z dnia 29 grudni 2003 roku. PowyŜszą umową wynajmujący zobowiązał najemcę do uiszczania opłat czynszu w wysokości 48,20 zł miesięcznie z góry do dnia 10 go kaŜdego miesiąca płatnego w kasie gminy. Dnia 26 czerwca 2006 roku sporządzono protokół dotyczący określenia powierzchni uŜytkowej w lokalu ZOZ w śytnie, w którym zawarto równieŜ informację o wyposaŜeniu lokalu w energię, centralne ogrzewanie, ciepłą i zimną wodę, WC podłączone do kanalizacji i stwierdzono brak wentylacji mechanicznej w pomieszczeniu łazienki. Zgodnie z zapisem §3 załącznika nr 1 uchwały nr XV/65/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, stawki czynszu ustala Wójt Gminy w drodze zarządzenia w oparciu o zasady określone w wyŜej wymienionej Uchwale. Jak wynika z analizy rejestrów zarządzeń za lata 2003 2007, Wójt Gminy śytno nie wykonał postanowień Rady, co do ustalenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych. Czynsz wynikający z umowy najmu pomiędzy Gminą śytno a (…) 56 ustalono na podstawie uchwały Rady Gminy nr XXI/122/2000 z dnia 15 grudnia 2000 roku w sprawie zmiany uchwały nr XVIII/76/96 Rady Gminy w śytnie z dnia 30 lipca 1996 roku w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne. PowyŜsza uchwała została podjęta na podstawie art. 26 w związku z art. 26a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 2 lipca 1994 roku o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. nr 105, poz. 509 ze zmianami). Ustawa będąca podstawą podjęcia uchwały przestała obowiązywać z dniem 10 lipca 2001 roku (art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 21 lipca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego). Analiza wpłat czynszu przez (…) 57 wykazała, Ŝe czynsz za wynajem przedmiotowego lokalu płacony jest w terminach odbiegających od warunków zawartych w umowie najmu. Na dzień 31 grudnia 2006 roku zaległości stanowią kwotę 48,20 zł. Nie wystawiano wezwań do zapłaty. Data Za okres Kwota księgowania
55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 56 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 57 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wpłaty(odsetki)
20.07.2006 VI i VII 2006 54,64,00 10.08.2006 VIII 2006 48,20 20.09.2006 IX 2006 48,20 20.11.2006 X i XI 2006 96,40 SUMA 247,44 Stwierdzono, Ŝe dla najemców lokali mieszkalnych i uŜytkowych prowadzone były konta analityczne do konta 221 – NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych. Analiza zapisów dokonywanych na koncie 221/15, 221/95, 221/92 wykazała dokonywanie zapisów na tych kontach niezgodnie z przepisem art.16 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Stwierdzono, Ŝe na kontach analitycznych dokonuje się zapisów zbiorczych dotyczących księgowania pod jedną pozycją wpłat za kilka miesięcy bez wskazania jakiego okresu dotyczy opłata. Według rejestrów umów znajdujących się w Urzędzie Gminy śytno na dzień 31 grudnia 2006 roku obowiązywało 36 umów dzierŜawy. Dochody z dzierŜawy składników majątkowych klasyfikowane były w dziale 750 – administracja publiczna, rozdział 75023 – urzędy gmin, §0690 wpływy z róŜnych opłat. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209 poz. 2132), obowiązującym w latach 2005 – 2006 dochody z tytułu dzierŜawy klasyfikowane winny być w §0750 dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze. Nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz. 726 ze zmianami) obowiązując od dnia 1 lipca 2006 roku nie wprowadziło zmian w tym zakresie. Gmina nie posiada własnych unormowań odnośnie procedur przetargowych w sprawie wydzierŜawiania nieruchomości. Z ogólnej analizy umów dzierŜawy obowiązujących w latach 2005 – 2006 wynika, iŜ jednostka do przetargów na dzierŜawę nieruchomości na okres dłuŜszy niŜ 3 lata jak i do przetargów na dzierŜawę krótszą niŜ 3 lat w przypadku większego zainteresowania, stosuje przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Stwierdzono, Ŝe wywoławczą wysokość czynszu dzierŜawnego jednostka ustala na podstawie przepisów art. 39a ust. 2 ustawy z dnia 19 października 1991 roku o gospodarowaniu nieruchomościami rolnym Skarbu Państwa, z którego wynika, Ŝe czynsz dzierŜawny ustala się w umowie, jako sumę pienięŜną albo, jako równowartość pienięŜną odpowiedniej ilości pszenicy. Przy czym do ustalania wysokości czynszu dzierŜawnego stosowano art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Skarbu Państwa z dnia 14 października 1999 r. w sprawie sposobu ustalania wysokości czynszu dzierŜawnego w umowach zawieranych ze spółkami w trybie bezprzetargowym (Dz. U. nr 90, poz. 1012), z którego wynika, ze roczny czynsz dzierŜawny wynosi od gruntów rolnych i uŜytków zielonych równowartość pienięŜną ilości pszenicy określonej w tabeli stawek czynszu dzierŜawnego od uŜytków
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rolnych stanowiąca załącznik do rozporządzenia. Art. 2 ust. 1 wyŜej wymienionego rozporządzenia jednostka stosuje takŜe wyliczając czynsz w przypadku zawierania umów dzierŜawy nieruchomości na okres krótszy niŜ 3 lata w sytuacji, gdy nie ogłasza przetargu. KaŜda umowa czynszu dzierŜawy obowiązująca na dzień kontroli określa wysokość czynszu w kwintalach pszenicy. Ustalenie czynszu na podstawie cytowanych wyŜej przepisów moŜe nastręczać trudność w jego wyliczeniu, ale z przepisu tego jasno wynika, Ŝe czynsz dzierŜawny ustala się w umowie, jako sumę pienięŜną albo, jako równowartość pienięŜną odpowiedniej ilości pszenicy. Przepis, zatem daje dwie moŜliwość ustalania czynszu i obie są wyraŜone w pieniądzu. Nie ma zatem obowiązku do ustalania czynszu w kwintalach pszenicy. Z wyjaśnień inspektor Anny Łysakowskiej wynika, Ŝe wykaz naleŜności z tytułu czynszu dzierŜawnego otrzymywali sołtysi i to oni informowali dzierŜawców o jego wysokości, a dzierŜawcy regulowali naleŜność z tego tytułu przy płaceniu podatku rolnego u sołtysów. Sołtysi rozliczając podatek rolny rozliczali takŜe pobrane naleŜności z tytułu czynszów dzierŜawnych otrzymując wynagrodzenie w prowizji. Wyjaśnienie inspektor Anny Łysakowskiej z dnia 20 sierpnia 2007 roku w sprawie wyliczania czynszów dzierŜawnych, ich poboru i wynagrodzenia za pobór stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli Wskazać naleŜy, Ŝe umowa moŜe i powinna określać wysokość czynszu w sposób zrozumiały dla obu stron. Ustanowienie sołtysów poborcami czynszów z powodu, iŜ dzierŜawcy nie są w stanie przeliczyć określonego czynszu dzierŜawnego w pszenicy na wysokość w złotówkach jest bezpodstawne. Jednostka nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 19 października 1991 roku o gospodarowaniu nieruchomościami rolnym Skarbu Państwa odnośnie gospodarowania nieruchomościami rolnymi stanowiącymi mienie Gminy. Ustalenie czynszu w kwintalach pszenicy spowodowało trudności z przeliczeniem kwoty czynszu na złotówki, a w konsekwencji konieczność poboru czynszu przez sołtysów, co w dalszej kolejności skutkowało niedotrzymywaniem terminu płatności czynszu. Kontrolą objęto 4 umowy czynszu dzierŜawnego. DzierŜawa nieruchomości połoŜonej w miejscowości Maluszyn nr działki 336 o pow. 0,97 ha nr KW 76127 Wykaz nieruchomości stanowiących własność Gminy przeznaczonych do dzierŜawy zawierający przedmiotową nieruchomość został wywieszony (wg adnotacji dokonanej na nim) na, tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy przez 21 dni począwszy od daty sporządzenia wykazu tj. od 25 października 2006 roku. Z wyjaśnień ustnych inspektor Anny Łysakowskiej wynika, iŜ jednostka nie podaje do prasy wiadomości o wywieszeniu wykazu w sprawie wydzierŜawiania gruntów stanowiących mienie Gminy, co jest sprzeczne z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, który zobowiązuje Gminę do publikacji wiadomości o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej. Stwierdzono, Ŝe wykaz nie zawierał informacji wynikających z przepisów art. 35 ust. 2 pkt 9 i 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami tj. terminu wnoszenia opłat i ich aktualizacji. W związku z faktem, iŜ chętnych do wydzierŜawienia przedmiotowej nieruchomości było dwóch przeprowadzono „publiczny przetarg ustny”. Procedury przetargowe przeprowadzono stosując generalnie przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości za wyjątkiem ustalenia czynszu wywoławczego, do którego zastosowano przepisy art. 39a ustawy z dnia 19 października 1991 roku
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa, ustalając go na poziomie 1,49 q pszenicy rocznie. Dnia 19 grudnia 2006 roku zawarto umowę dzierŜawy z (…) 58 na okres od 19 grudnia 2006 roku do 31 sierpnia 2008 roku. Czynsz dzierŜawny ustalono na poziomie równowartości pienięŜnej 3,81 q pszenicy rocznie płatny w dwóch ratach: do dnia 30 września za I półrocze i do dnia 28 lutego następnego roku za II półrocze. DzierŜawa nieruchomości połoŜonej w miejscowości Silniczka oznaczonej nr działki 451 o pow. 0,33 ha. Dnia 16 sierpnia 2006 roku (…) 59 zwrócił się z prośbą o przedłuŜenie dzierŜawy działki o nr ewidencyjnym 451. Ustosunkowując się pozytywnie do prośby, dnia 1 września 2006 roku zawarto umowę na okres od 1 września 2006 roku do 31 sierpnia 2008 roku. W skład przedmiotowej nieruchomości wchodzą grunty orne o pow. 0,23 ha oraz uŜytki rolne zabudowane o pow. 0,10 ha. Przedmiotowa nieruchomość nie została wykazana w Ŝadnym wykazie. Z ustnych wyjaśnień inspektor Anny Łysakowskiej wynika, iŜ nie sporządza się wykazów dla nieruchomości przeznaczonych do dzierŜawy, które są przedmiotem kolejnej umowy z tym samym dzierŜawcą. Obowiązujące przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami nie przewidują zwolnień od obowiązku sporządzania wykazu, ani pierwszeństwa w wydzierŜawianiu nieruchomości, w związku z tym brak wykazu w przypadku jak wyŜej jest naruszeniem art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Określony w umowie czynsz obliczono z zastosowaniem ceny skupu pszenicy w I półroczu 2005 roku wynikającą z obwieszczenia Prezesa GUS z dnia 18 lipca 2005 roku która wynosiła 38,95 zł za 1dt. Czynsz ustalono na poziomie 0,53 q pszenicy płatny w dwóch ratach do dnia 30 września za I półrocze i do dnia 28 lutego następnego roku za II półrocze. DzierŜawa nieruchomości połoŜonej w miejscowości Pukarzów oznaczonej numerem działki 9/10 i 9/11 Dnia 10 maja 2004 roku wpłynęło pismo (…) 60 z prośbą o wydzierŜawienie działek rolnych z zasobu mienia komunalnego o numerach 9/10 i 9/11 o łącznej powierzchni 0,68 ha połoŜonych w miejscowości Pukarzów na okres 5 lat. Wykaz nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia obejmujący wymienione wyŜej nieruchomości podano do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w śytnie w dniach 07.06. 2004 r.– 29.06.2004 r. Nie opublikowano w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu, co jest naruszeniem ar. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Ponadto wykaz nie zawiera informacji wynikających z przepisów art. 35 ust. 2 pkt 9 i 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami tj. terminu wnoszenia opłat i ich aktualizacji.
58 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 59 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 60 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na wydzierŜawienie przedmiotowych nieruchomości ogłoszono przetarg. Do procedur z tym związanych zastosowano przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9 poz. 30). Dnia 23 lipca 2004 roku zawarto umowę dzierŜawy z (…) 61 na okres od 23 lipca 2004 roku do 31 sierpnia 2007 roku. Ustalono czynsz dzierŜawny w wysokości równowartości pienięŜnej 0,23 kwintali pszenicy rocznie płatny w dwóch ratach do dnia 30 września za I półrocze i do dnia 28 lutego następnego roku za II półrocze. Kontrola wykazała, Ŝe na okoliczność wydzierŜawienia przedmiotowej nieruchomości na okres dłuŜszy niŜ 3 lata Wójt Gminy nie wydał zarządzenie stosownie do postanowień uchwały Rady Gminy nr VII/38/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku. Data wpłaty Za okres Kwota wpłaty (w zł) 14.03.2005 II półrocze 2004 4,10 14.09.2005 I półrocze 2005 4,50 10.03.2006 II półrocze 2005 4,10 11.09.2006 I półrocze 2006 4,60 14.03.2007 II półrocze 2006 5,60 SUMA 22,90 W związku z tym, iŜ czynsz dzierŜawny pobierają sołtysi naleŜność za II półrocze regulowana jest w terminie rozliczania się sołtysów z poboru podatków a nie w terminie wynikającym z umowy dzierŜawy. DzierŜawa nieruchomości połoŜonej w miejscowości Borzykowa oznaczonej numerem działki 1249 o pow. 1,76 ha. Umowa dzierŜawy zawarta została z (…) 62 w dniu 1 września 2006 roku na okres do 31 sierpnia 2009 roku. W skład przedmiotowej nieruchomości wchodzą uŜytki rolne. Czynsz dzierŜawny ustalono w wysokości równowartości pienięŜnej określając go na 5,10 q pszenicy rocznie płatny do 30 września za I półrocze i do dnia 28 lutego następnego roku za II półrocze. Nie sporządzono wykazu o przeznaczeniu do dzierŜawy przedmiotowej nieruchomości, co jest sprzeczne z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Do dnia przeprowadzenia kontroli dzierŜawca nie uiścił czynszu za II półrocze 2006 roku ani bieŜącej wpłaty, tj. za I półrocze 2007 roku. Nie wystawiono wezwań do zapłaty.
61 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 62 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stwierdzono, Ŝe dla dzierŜawców nieruchomości nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 221 – NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, co było niezgodne z uregulowaniami zakładowego planu kont, według którego ewidencja szczegółowa do konta 221 winna być prowadzona wg rozrachunków z poszczególnymi dłuŜnikami z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budŜetowej dochodów.
VIII. WYKONYWANIE BUD Ż ETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD Ż ETOWYCH
1. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2006 ROK
Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej od dnia 16 stycznia 1997 roku jest Halina Woldan powołana na to stanowisko uchwałą nr 2/12/97 z dnia 15 października 1997 roku przez Zarząd Gminy. (…) 63 Wójt Gminy śytno udzielił Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w śytnie następujących pełnomocnictw: w dniu 1 maja 2004 roku na podstawie art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŜących do właściwości gminy, w dniu 1 maja 2004 roku na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. nr 228, poz. 2255 ze zmianami) do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w sprawach świadczeń rodzinnych, jako zadań zleconych gminie z zakresu administracji rządowej, w dniu 31 sierpnia 2005 roku na podstawie art. 9a ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 roku o postępowaniu wobec dłuŜników alimentacyjnych oraz o zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. nr 86, poz. 732) do prowadzenia postępowania wobec dłuŜników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek a takŜe do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach.
2. WYKONANIE ZADA Ń FINANSOWYCH W 2006 ROKU
2006 rok Wyszczególnienie (zł) Dział 852 Rozdział 85203 (O ś rodki wsparcia) - Dział 852 Rozdział 85212 ( ś wiadczenia rodzinne oraz składki na 1.696.712 ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za 5.740 osoby pobieraj ą ce ś wiadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze) 180.281 Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 40.372 Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i piel ę gnacyjne) - Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O ś rodków Pomocy 141.849
63 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Społecznej) Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków kl ę sk ż ywiołowych 495.808 Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść 72.151
WYKONANIE ZADA Ń RZECZOWYCH W 2006 ROKU
rok 2006 Forma pomocy Liczba Liczba osób Kwota ś wiadcze ń ś wiadcze ń Zadania zlecone Zasiłki stałe ogółem 25 231 72.331,42 Zasiłki stałe wyrównawcze - - - Dodatki do zasiłków stałych wyrównawczych - - - Zasiłki okresowe 9 346 67.858,00 Specjalne zasiłki okresowe - - - Gwarantowane zasiłki okresowe - - - Renta socjalna X X X Zasiłki macierzy ń skie okresowe - - - Zasiłki macierzy ń skie jednorazowe - - - Zasiłki rodzinne 870 12.175 1.428.374,00 Zasiłki piel ę gnacyjne 129 1.469 215.278,00 Pomoc dla kombatantów - - - Zadania własne - - - Posiłki dla dzieci i młodzie ż y 333 39.171 72.152,00 Usługi opieku ń cze 25 10.845 89.037,00 Zasiłki celowe i w naturze 171 50 49.019,00
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2006 ROK
Kontrola wykazała, Ŝe Gmina śytno zarówno w 2005 jak i w 2006 roku nie udzielała dotacji na realizację zadań powierzonych jednostkom spoza sektora finansów publicznych. Ustalono, Ŝe w 2006 roku Gmina śytno wniosła 25.000 zł do Stowarzyszenia „Victoria” śytno tytułem składki członkowskiej. Na mocy uchwały nr XVIII/87/2004 z dnia 28 kwietnia 2004 roku Rada Gminy zadeklarowała przystąpienie Gminy śytno do Stowarzyszenia „Victoria”, jako członka wspierającego. Przedstawicielem Gminy w Stowarzyszeniu ustalono jednocześnie Sekretarza Gminy. Uchwałą nr 2/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku Zarządu Klubu Sportowego Victoria śytno przyjęto Gminę śytno na Członka Wspierającego. Podstawą prawną przyjęcia Gminy śytno na członka wspierającego stowarzyszenia był art.10 ust.3 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 79, poz. 855 ze zmianami), według którego osoba prawna moŜe być jedynie wspierającym członkiem stowarzyszenia. Składki członkowskie ustalone zostały na mocy uchwały nr 1/04 z dnia 25 stycznia 2004 roku Walnego Zebrania Klubu Sportowego Victoria. Składka roczna dla członka zwyczajnego ustalona została na kwotę 20 zł, a składka roczna dla członka wspierającego na kwotę 25.000 zł.
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kserokopia uchwały Rady Gminy śytno nr XVIII/87/2004 z dnia 28 kwietnia 2004 roku w sprawie przystąpienia Gminy śytno do Stowarzyszenia „Victoria”, uchwały Walnego Zebrania Klubu nr 1/04 z dnia 25 stycznia 2004 roku oraz uchwały Zarządu Klubu Sportowego nr 2/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli. Według statutu Klubu Sportowego „Victoria” śytno celem Klubu jest wszechstronne krzewienie kultury fizycznej wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych, kształtowanie i rozwój osobowości członków i sympatyków klubu oraz przeciwdziałanie patologiom społecznym na terenie gminy w szczególności alkoholizmowi i narkomanii poprzez: upowszechnianie i rozwijanie rekreacji ruchowej, sportu i turystyki oraz innych form aktywnego wypoczynku, współudział w dbałości o zdrowie, rozwój fizyczny i duchowy młodzieŜy, czynny udział w kulturalnym, gospodarczym i społecznym rozwoju Ŝycia kraju, uczestniczenie w ochronie przyrody, krajobrazu i naturalnego środowiska człowieka, organizowanie zawodów i imprez sportowych i rekreacyjnych, wspieranie działalności ruchowej dla osób niepełnosprawnych. Klub realizuje swoje cele poprzez: programowanie rozwoju kultury fizycznej i turystyki i zapewnienie jego realizacji w oparciu o współpracę z organami samorządowymi i państwowymi oraz współdziałanie w tym celu ze wszystkimi zainteresowanymi instytucjami i organizacjami, uczestniczenie w rozgrywkach i zawodach sportowych i turystycznych organizowanych przez organy samorządowe i kultury fizycznej i turystyki oraz inne organizacje sportowo turystyczne, organizowanie zawodów, imprez sportowych i rekreacyjnych, prowadzenie działalności szkoleniowej oraz kulturalno oświatowej oraz sprawowanie opieki wychowawczej i szkoleniowej nad członkami Klubu, zarządzanie posiadanymi urządzeniami sportowo turystycznymi, rozwijanie działalności w zakresie budownictwa, remontów i konserwacji urządzeń sportowych i turystycznych, inicjowanie, organizowanie i prowadzenie działalności gospodarczej oraz statutowo usługowej z zachowaniem obowiązujących przepisów, współdziałanie w zakresie rozwoju wychowania fizycznego, sportu i turystyki z właściwymi instytucjami i organizacjami, podejmowanie innych przedsięwzięć zgodnie z prawem w ramach statutowej działalności jakie okaŜą się celowe dla rozwoju kultury fizycznej i turystyki. Członkami wspierającymi mogą być osoby fizyczne i prawne uznające i wspierające materialnie cele Klubu. Członkowie wspierający mają prawa członków zwyczajnych z wyjątkiem czynnego prawa wyborczego. Kserokopia statutu Klubu Sportowego „Victoria” śytno stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli. Wydatki z tytułu opłacenia składki członkowskiej na kwotę 25.000 zł sklasyfikowano w dziale 926 – Kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 – Pozostała działalność, §4430 – RóŜne opłaty i składki. Składki przekazywane były w 2006 roku w następujących terminach i kwotach: 5 kwietnia – 4.000 zł, 10 maja – 1.000 zł, 11 maja – 1.500 zł, 16
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czerwca – 5.000 zł, 8 sierpnia – 3.000 zł, 25 sierpnia – 2.000 zł, 15 września – 5.000 zł oraz 30 października 2006 roku – 3.500 zł. Kontrola pozostałych wydatków sklasyfikowanych w dziale 926 na kwotę 21.969,80 zł wykazała, Ŝe wydatki te związane były z organizacją imprezy sportowej pod nazwą „Półmaraton ziemi Ŝycińskiej”. W związku z organizacją tej imprezy zabezpieczono posiłek oraz koszulki dla uczestników biegu, wykonanie pamiątkowych zdjęć oraz nagrody dla uczestników maratonu. Z budŜetu 2006 roku wydatkowano ponadto środki na utrzymanie boiska w miejscowości Pągów. Wydruk karty wydatków działu 926 – kultura fizyczna i sport oraz kserokopia poleceń przelewu składek członkowskich stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli. Wskazać naleŜy, Ŝe zadania publiczne mogą być wykonywane w oparciu o struktury wewnętrzne jednostki samorządowej, w tym poprzez powołane jednostki organizacyjne, mogą być takŜe zlecane podmiotom zewnętrznym, czyli jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku. Decyzje w tym zakresie podejmuje organ stanowiący jednostki samorządowej, co znajduje odzwierciedlenie w treści uchwały budŜetowej, w której naleŜy ująć zakres i kwoty dotacji przekazywane w związku z realizacją zadań tej jednostki. Obowiązujące przepisy zabraniają co do zasady finansowania z budŜetu jednostek samorządu terytorialnego działalności statutowej podmiotów niepublicznych (np. stowarzyszeń kultury fizycznej), wiąŜąc przekazanie na ich rzecz środków finansowych ze zleceniem im realizacji określonego zadania publicznego. Finansowanie odbywa się poprzez udzielenie dotacji z budŜetu, która podlega następnie szczegółowemu rozliczeniu. Jednostka samorządowa ma obowiązek bieŜącej kontroli sposobu wykonywania zleconych podmiotom niepublicznym zadań, jak równieŜ rozliczenia prawidłowości wydatkowania środków dotacyjnych. Stosownie do art.176 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budŜetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zmianami), a jeŜeli dotyczy ono innych zadań niŜ określone w tej ustawie na podstawie umowy jednostki samorządu terytorialnego z podmiotem, o którym mowa w ust. 1; przepis art. 131 ust. 2 stosuje się odpowiednio. W przypadku, gdy dotacja miałaby dotyczyć zadań innych niŜ określone w ustawie o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie tryb postępowania, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, mając na uwadze zapewnienie jawności postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenia. Biorąc powyŜsze pod uwagę „VICTORIA” śytno, jako stowarzyszenie tj. jednostka nie zaliczona do sektora finansów publicznych, moŜe otrzymać z budŜetu Gminy śytno dotację celową na realizację zadań własnych gminy z zachowaniem procedur udzielania i rozliczania dotacji określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie. Przekazanie na rzecz „VICTORII” środków w wysokości 25.000 zł, jako składki członkowskiej nosi znamiona udzielenia dotacji podmiotowej, która dodatkowo nie podlegała jakiemukolwiek rozliczeniu. Wskazać naleŜy jednocześnie, Ŝe ustawa o finansach publicznych nie przewiduje udzielania dotacji podmiotowych na rzecz jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych. Analizując wydatki poniesione z budŜetu Gminy śytno w 2006 roku na organizację zadań z zakresu kultury fizycznej i rekreacji stwierdzić naleŜy, Ŝe poza utrzymaniem boiska w Pągowie oraz organizacją półmaratonu nie zrealizowano Ŝadnych innych zadań angaŜujących mieszkańców gminy. PowyŜsze pozwala twierdzić, Ŝe
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
realizację zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu Gmina śytno powierzyła Klubowi „VICTORIA” śytno, chociaŜ formalnie nie zawarła na tę okoliczność stosownej umowy. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach, będąca podstawą przyjęcia Gminy śytno na członka wspierającego nie definiuje jednocześnie roli członka wspierającego, w związku z czym nie wiąŜe równieŜ wspierania stowarzyszenia z przekazywaniem na jego rzecz środków finansowych. Kontrolującym przedstawiono sprawozdanie z wykonania budŜetu Klubu Sportowego „VICTORIA” za 2006 rok oraz sprawozdanie finansowe za 2006 rok. Z treści przedstawionych dokumentów wynika, Ŝe dochody stowarzyszenia stawiły kwotę 26.132,65 zł, z czego środki z środki z urzędu gminy 25.000 zł, darowizny na cele sportowe – 435 zł, odsetki od środków na koncie 197,65 zł oraz dochody za umieszczenie reklamy – 500 zł. Wydatki stowarzyszenia w 2006 roku wyniosły 25.898,13 zł i dotyczyły: obsługi finansowej klubu (wynagrodzenie i pochodne oraz składki) 12.018,35 zł, zakup materiałów (obuwie, piłki, środki opatrunkowe, artykuły spoŜywcze, wapno, nawóz) 1.741,21 zł, usługi (karty rejestracyjne zawodników, opłaty karne, odsetki, opłaty za badania) 5.214,89 zł, delegacje i koszty podróŜy (delegacje sędziowskie, delegacje słuŜbowe, koszty dojazdu zawodników i trenera na mecze) 6.923,68 zł. Uiszczone przez Gminę śytno składki członkowskie w wysokości 25.000 zł w sprawozdaniu z wykonania budŜetu Klubu Sportowego „VICTORIA” ujęte zostały, jako „dotacje z Urzędu Gminy”. Uwzględniając powyŜsze trudno uznać, Ŝe dochody uzyskane tytułem „dotacji z Urzędu Gminy” mają charakter wspierający z uwagi na to, Ŝe pokrywają 96,5% wydatków przeznaczonych na działalność statutową. Kserokopia sprawozdania z wykonania budŜetu Klubu Sportowego „VICTORIA” za 2006 rok oraz kserokopia sprawozdania finansowego za 2006 rok stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli. Podkreślić naleŜy, Ŝe ustawa o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie nie obligując jednostek samorządu terytorialnego do zlecania organizacjom pozarządowym zadań publicznych, nakłada na te jednostki obowiązek współpracy ze wskazanymi organizacjami. W wykonaniu obowiązku wynikającego z treści art. 5 ust. 3 wskazanej ustawy Rada Gminy śytno podjęła w dniu 22 marca 2006 roku uchwałę nr XXXV/152/2006 w sprawie przyjęcia Programu Współpracy Gminy śytno z Organizacjami Pozarządowymi na 2006 rok. W §3 niniejszej uchwały wymieniono partnerów Gminy, do których zaliczono: stowarzyszenia; fundacje; osoby prawne i jednostki organizacyjne kościołów i związków wyznaniowych; kluby sportowe; inicjatywy szkolne (samorządy uczniowskie, rada rodziców); organizacje działające w sferze kultury, turystyki i rekreacji; organizacje działające w sferze promocji, profilaktyki i ochrony zdrowia. Realizowanymi w ramach Programu formami współpracy Gminy z podmiotami programu są: 1) zlecanie podmiotom programu realizacji zadań publicznych na zasadach określonych w ustawie, 2) wzajemne informowanie się o planowanych kierunkach działalności i współdziałania w celu harmonizowania tych kierunków,
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) wspomaganie techniczne, szkoleniowe, informacyjne lub finansowe podmiotów programu, 4) konsultowanie z podmiotami odpowiednio do zakresu ich działania, projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych podmiotów; 5) tworzenie wspólnych zespołów o charakterze doradczym i inicjatywnym w celu opracowania planów działań na rzecz mieszkańców gminy. Udział podmiotów programu w wykonywaniu zadań publicznych realizowanych przez gminę śytno zapewnia się poprzez zlecenie realizacji tych zadań podmiotom, których działalność statutowa jest zgodna z dziedziną zleconego zadania. Zlecanie zadania moŜe mieć jedną z form: powierzanie wykonywania zadań publicznych wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie ich realizacji lub wspieranie wykonywania zadań publicznych poprzez udzielenie dotacji na dofinansowanie ich realizacji. Wskazać naleŜy, Ŝe formy współpracy wskazane w punktach 1, 2, 4 i 5 ww. uchwały pokrywają się z formami współpracy organów administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 wskazanymi w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie. Ustawa nie przewiduje natomiast wspomagania technicznego, szkoleniowego, informacyjnego lub finansowego podmiotów programu. Ustawa przewiduje natomiast prowadzenie działalności wspomagającej technicznie, szkoleniowo, informacyjnie lub finansowo organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 jednakŜe wyłącznie w zakresie określonym w pkt 1 23. W związku z powyŜszym prowadzenie takiej działalności związane być musi z powierzeniem do realizacji zadania publicznego. W świetle powyŜszych ustaleń stwierdzić naleŜy, Ŝe zlecenie realizacji zadania publicznego w zakresie sportu i rekreacji mogło nastąpić wyłącznie w drodze konkursu, z zastosowaniem uregulowań ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie, na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty stosownie do art. 138 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Wniesienie składki do Stowarzyszenie „VICTORIA” śytno zamiast zorganizowania konkursu ofert zapewniającego zachowanie zasady uczciwej konkurencji wskazuje na obejście obowiązku stosowania przepisów ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie w myśl art. 176 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
4. WYDATKI OSOBOWE
3.1. Wydatki na wynagrodzenia - 2006 rok Według sprawozdania Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego – wydatki na wynagrodzenia pracowników administracji poniesione ze środków klasyfikowanych w dziale 750 rozdziale 75023 §4010 i §4040 na koniec 2005 i 2006 roku kształtowały się następująco: 31.12.2005 roku §4010 – plan – 563.000 wykonanie – 547.264 §4040 – plan – 43.300 wykonanie – 43.300
31.12.2006 roku
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
§4010 – plan – 606.795 wykonanie – 581.682,64 §4040 – plan – 53.447 wykonanie – 53.446,41 W okresie objętym kontrolą za prawidłowość i kompletność akt osobowych pracowników odpowiedzialność ponosiła Maria Piekarska – inspektor ds. organizacyjno kadrowych (zakres czynności z dnia 1.08.2003 roku), a za sporządzanie dokumentów dotyczących wypłaty wynagrodzeń – Lidia Łęgowik – stanowisko ds. księgowości budŜetowej (zakres czynności z dnia 1.08.2003 roku). Ustalono, iŜ Marii Piekarskiej – inspektorowi ds. organizacyjno kadrowych zakresem czynności z dnia 1 sierpnia 2003 roku powierzono m.in.: prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych, planowanie i ewidencję urlopów pracowniczych, prowadzenie dokumentacji dotyczącej ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz opracowywania wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy, współdziałanie ze Skarbnikiem w zakresie gospodarowania funduszem płac, prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników Urzędu, prowadzenie spraw związanych z organizacją praktyk zawodowych, staŜu absolwenckiego, robót interwencyjnych i publicznych, prowadzenie ewidencji osób upowaŜnionych do podpisywania decyzji administracyjnych, a takŜe opracowywanie programów i planów pracy oraz zmian w regulaminach organizacyjnych.
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Stan zatrudnienia w Urzędzie Gminy w śytnie na dzień 31 grudnia 2005 i 31 grudnia 2006 roku przedstawiał się następująco: Osoby zatrudnione Na dzie ń Na dzie ń 31.12.2005 roku 31.12.2006 roku na czas nieokre ś lony 28 30 pełny etat 26 28 ½ etatu 1 1 1/5 etatu 1 1 na czas okre ś lony 2 prace interwencyjne – ½ etatu 2 7 roboty publiczne 1 1 Inne – sta ż , przygotowanie 11 5 zawodowe Razem 44 43 Ustalono, iŜ zarządzeniem nr Or.0152/39/2004 z dnia 20 grudnia 2004 roku (zmiana wprowadzona zarządzeniem Or.0151/41/2005 z dnia 30 grudnia 2005) Wójt Gminy śytno ustalił zasady zatrudniania i wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy śytno. W zarządzeniu zostały uregulowane ogólne zasady zatrudniania i wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy w śytnie, zasady przyznawania dodatku specjalnego, zasady przyznawania premii pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi, podwyŜki wynagrodzeń oraz zasady przyznawania nagród pienięŜnych. Kserokopia zarządzenia Wójta Gminy śytno nr Or.0152/39/2004 z dnia 20 grudnia 2004 roku w sprawie ustalenia zasad zatrudniania i wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy śytno oraz zarządzenia zmieniającego nr
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Or.0151/41/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli. Kontrolą objęto prawidłowość przyznania kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: staŜowego, funkcyjnego i specjalnego dla następujących pracowników Urzędu Gminy w śytnie: 1) Janusz Czapla – Wójt Gminy – wykształcenie wyŜsze magisterskie – wynagrodzenie zostało określone: w uchwale nr VI/23/2003 Rady Gminy w śytnie z dnia 31 stycznia 2003 roku w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta Gminy Janusza Czapli; powyŜszą uchwałą Rada określiła wysokość wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3.580 zł, dodatek funkcyjny w kwocie 1.030 zł, dodatek specjalny w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego oraz dodatek staŜowy; w uchwale nr XXXV/157/2006 Rady Gminy śytno z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta Gminy śytno; powyŜszą uchwała Rada określiła wysokość wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3.634 zł, dodatku funkcyjnego w kwocie 1.060 zł od dnia 7 sierpnia 2005 roku i 1.080 zł od dnia 1 stycznia 2006 roku, dodatku specjalnego w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego oraz dodatek staŜowy; w uchwale nr II/8/06 Rady Gminy z dnia 6 grudnia 2006 roku w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta Gminy śytno; powyŜszą uchwałą Rada określiła wysokość wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3.634 zł, dodatku funkcyjnego w kwocie 1.080 zł, dodatku specjalnego w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego oraz dodatek staŜowy; 2) Mirosław Ociepa – Sekretarz Gminy – wykształcenie wyŜsze magisterskie (budownictwo); studia podyplomowe w zakresie Szacowanie nieruchomości – wynagrodzenie zasadnicze wg XVI kategorii zaszeregowania (2.275 zł), dodatek funkcyjny wg 5 grupy (515 zł), dodatek specjalny przyznany na okres 1 stycznia – 31 grudnia 2006 roku w kwocie 160 zł oraz dodatek staŜowy w wysokości 20%, 3) BoŜena Podolska – Skarbnik Gminy – wykształcenie średnie ekonomiczne – wynagrodzenie wg XVIII kategorii zaszeregowania (2.205 zł), dodatek funkcyjny wg 5 grupy, dodatek specjalny w kwocie 160 zł oraz dodatek staŜowy w wysokości 20%, 4) Jacek ZamoŜny – kierownik Urzędu Stanu Cywilnego od 07.01.1982 r. – (…)64 – wynagrodzenie zasadnicze wg XVI kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny wg 4 grupy w wysokości 250 zł, dodatek staŜowy w wysokości 20% oraz dodatek specjalny przyznany na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 roku w kwocie 80 zł, (…) 65 Dokonano kontroli akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych : 1) Halina Woldan – kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej – (…) 66 – wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 1.940 zł, dodatek funkcyjny w kwocie 110 zł oraz dodatek staŜowy w wysokości 20% (388 zł),
64 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 65 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2) Barbara Fiszer – Dyrektor Przedszkola Publicznego w śytnie (nauczyciel mianowany) – (…) 67 – wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1.742 zł, dodatek funkcyjny 311,70 zł, dodatek staŜowy w wysokości 20% (348,40 zł) oraz dodatek mieszkaniowy w wysokości 20 zł, 3) Michał Zaskórski – kierownik Gminnego Ośrodka Kultury w śytnie (instruktor) – (…) 68 – wynagrodzenie zasadnicze wg XI kategorii zaszeregowania (980 zł), dodatek funkcyjny 105 zł, dodatek staŜowy w wysokości 20% (196 zł) oraz dodatek wiejski w wysokości 10% (98 zł). W wyniku kontroli stwierdzono: prawidłowe stosowanie zarządzenia nr Or.0152/39/04 z dnia 20 grudnia 2004 roku (wraz ze zmianami) wprowadzającego zasady zatrudniania i wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy w śytnie, prawidłowe zastosowanie kategorii zaszeregowania, stosowania stawek dodatku funkcyjnego oraz spełnienia wymagań kwalifikacyjnych; kwoty składników płac wykazane w angaŜach dla kontrolowanych pracowników mieszczą się w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania i stawkach dodatku funkcyjnego; karty wynagrodzeń oraz listy płac pracowników Urzędu Gminy w śytnie w okresie objętym kontrolą prowadzone były komputerowo. Kontroli poddano listy płac powyŜszych pracowników za 2006 rok. Stwierdzono zgodność dokonanych wypłat z zapisami w angaŜach pracowniczych i na kartach wynagrodzeń. Listy płac były sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez Lidię Łęgowik – inspektora ds. księgowości budŜetowej, sprawdzone przez Skarbnika Gminy – BoŜenę Podolską lub z cę kierownika Referatu Finansowego – Jolantę Górnik i zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy Janusza Czaplę lub Sekretarza – Mirosława Ociepę. Zgodnie z Instrukcją kontroli i obiegu dokumentów księgowych podstawowym dowodem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń osobowych jest lista płac. Podstawowymi źródłami do sporządzania listy płac są: pismo angaŜujące, umowa o pracę zleconą, zmiana umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę, karta czasu pracy i zarobków, zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych oraz wnioski premiowe. Listy płac sporządza stanowisko ds. księgowości budŜetowej do 30 go dnia kaŜdego miesiąca, dla nauczycieli – 1 dnia miesiąca – z ca głównego księgowego ds. oświaty, w jednym egzemplarzu na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać następujące dane: okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, łączną
66 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 67 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 68 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sumę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, sumę naleŜną kaŜdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto z rozbiciem na poszczególne składniki wynagrodzenia, sumę wynagrodzeń netto, sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, sumę zasiłku rodzinnego, sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny), a takŜe pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis i data) lub przelew na rachunkach ROR pracownika nie później niŜ w dniu wypłaty. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: naleŜności egzekucyjnych na podstawie nakazów płatniczych, zaliczki na podatek dochodowy, czynszu za lokal mieszkalny udostępniony przez zakład pracy; inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyraŜoną na piśmie zgodą pracownika. Listy płac nie mogą zawierać Ŝadnych poprawek. Listy płac powinny być podpisane przez: osobę sporządzającą, osobę sprawdzającą, Skarbnika lub pracownika upowaŜnionego przez Skarbnika oraz Wójta lub Sekretarza. Wypłata wynagrodzenia następuje do 30 dnia kaŜdego miesiąca, a dla nauczycieli – 1 dnia kaŜdego miesiąca poprzez wypłatę w kasie oraz przelewy na rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe pracowników. Płatnicy rozliczani są najpóźniej w terminie do 20 go kaŜdego miesiąca na podstawie zestawień list płatniczych. Po zakończeniu rozliczeń związanych z wypłatą, listy płac są wpinane do skoroszytów, zestawienie list płac sporządza się na zestawieniu list, które słuŜą księgowości syntetycznej i analitycznej. Wszystkie naliczone potrącenia z płac odprowadzane są na właściwe rachunki bankowe za pomocą przelewów sporządzonych przez pracowników księgowości w dniu wypłaty i składane w Banku Spółdzielczym śytno wraz z czekiem na pobranie wynagrodzeń. Wynagrodzenia wypłacone na rzecz skontrolowanych pracowników zamknęły się w 2006 roku kwotą 331.208,22 zł, co stanowiło 56,94% wszystkich wydatków poniesionych w rozdziale 75023 §4010. Nagrody jubileuszowe
Ustalono, iŜ kontrolowana jednostka w 2006 roku dokonała wypłaty nagród jubileuszowych w łącznej wysokości 18.743,65 zł dla następujących pracowników: (…) 69 3) BoŜena Podolska – wypłata nagrody jubileuszowej w kwocie 5.112 zł za 30 letni staŜ pracy (150% wynagrodzenia), (…) 70 Nieprawidłowości nie stwierdzono. Dodatkowe roczne wynagrodzenie
W 2006 roku nagrody z zakładowego funduszu nagród wypłacone na rzecz pracowników kontrolowanej jednostki wyniosły 53.446,41 zł, a dla grupy skontrolowanych
69 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 70 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pracowników 26.675,87 zł. Nieprawidłowości w naliczeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2005 rok (wypłaconego w marcu 2006 roku) nie stwierdzono. Nagrody z zakładowego funduszu nagród naliczane są na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budŜetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zmianami). Premie i nagrody uznaniowe
Premie Zasady przyznawania premii pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi zostały uregulowane w IV części Zasad zatrudniania i wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy w śytnie. Fundusz premiowy dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi tworzy się w ramach posiadanych środków. Fundusz premiowy wynosi 20% kwoty planowanych na dany rok wynagrodzeń zasadniczych ww. pracowników. Premia ma charakter uznaniowy i obejmuje premię wypłacaną dotychczas takŜe o inne zasady (premia zadaniowa). Premia pracowników, liczona od wynagrodzenia zasadniczego wnosi dla pracowników gospodarczych do 20% z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych. Prawo do otrzymania premii określone jest w umowie. Premie przyznaje Wójt Gminy na wniosek bezpośrednich przełoŜonych. Wypłata premii następuje w okresach miesięcznych, a terminem wypłaty premii indywidualnej jest dzień wypłaty wynagrodzenia. Warunkiem przyznania premii jest: naleŜyte wykonywanie zadań określonych w zakresie czynności, terminowe wykonywanie zadań przekazanych do realizacji, nienaganna dyscyplina pracy, dbałość o powierzone urządzenia i narzędzia pracy, właściwe wykonywanie zadań zleconych doraźnie, a takŜe przestrzeganie przepisów BHP, p. poŜ, ładu i porządku w miejscu pracy. Pracownik traci prawo do premii za przepracowany miesiąc w przypadku: nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, spoŜywania alkoholu w miejscu pracy lub przebywanie w nim w stanie nietrzeźwym, odmowy wykonywania polecenia słuŜbowego mieszczącego się w zakresie obowiązków, a takŜe niewłaściwego zabezpieczenia powierzonego mienia przed kradzieŜą lub zniszczeniem. Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, traci prawo do premii za miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę. Za czas urlopu wypoczynkowego i okolicznościowego przysługuje w wysokości obliczonej na podstawie przeciętnej wysokości premii z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Ustalono, iŜ na dzień 31 grudnia 2005 i 2006 roku w Urzędzie Gminy w śytnie zatrudnionych było 2 pracowników pomocniczych i obsługi. Nagrody uznaniowe Zasady przyznawania nagród pienięŜnych (uznaniowych) zostały uregulowane w części VI Zasad zatrudniania i wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy w śytnie. W Urzędzie Gminy w śytnie tworzy się fundusz nagród w wysokości: 3% kwoty planowanego funduszu płac na dany rok, przekazanych środków na wykonane przez Urząd prace zlecone na podstawie zawartych porozumień oraz oszczędności powstałych w funduszu płac. Nagrody są przyznawane i wypłacane w okresach kwartalnych w terminie do 20 go dnia miesiąca, po zakończeniu kaŜdego kwartału. Wypłata nagród moŜe nastąpić tylko w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia osobowe. Kwotę indywidualnych nagród ustala się na 3% wypłaconego wynagrodzenia w danym kwartale, przyjmując ją jako pełną (100%) przy naleŜytym wypełnianiu wszystkich obowiązków określonych zakresem czynności. Kwota ta moŜe być zwiększona lub zmniejszona, względnie nagroda nieprzyznana w ogóle w zaleŜności od przypadków określonych poniŜej. Rozliczenie funduszu nagród następuje po ustaleniu funduszu płac
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
za miesiąc grudzień, najpóźniej do 31 marca roku następnego. Czynniki wpływające na zwiększenie, zmniejszenie lub pozbawienie nagrody: pracownik traci prawo do nagrody w całości, jeŜeli w okresie, za jaki jest ustalona: porzucił pracę, otrzymał karę, opuścił bez usprawiedliwienia co najmniej jeden dzień, stawił się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spoŜywał alkohol w czasie pracy, wypowiedział umowę lub otrzymał wypowiedzenie z własnej winy, nie wykonał polecenia słuŜbowego, pracownik traci prawo do nagrody w części, jeŜeli w okresie, za jaki została ustalona: przebywał na urlopie bezpłatnym proporcjonalnie do czasu nieobecności w pracy, niewłaściwie lub nieterminowo wykonywał prace wynikające z zakresu obowiązków lub poleceń słuŜbowych, naruszył przepisy wynikające z regulaminu i kodeksu pracy, wykazał się brakiem Ŝyczliwości w stosunku do interesantów, pracownikowi moŜe być podwyŜszona nagroda w przypadkach: wykonywania w zwiększonym zakresie robót zleconych, wzorowego wykonywania wszystkich obowiązków wynikających z zakresu czynności i poleceń słuŜbowych, szczególnie Ŝyczliwego stosunku do interesantów. Decyzję o terminie wypłaty nagrody podejmuje Wójt Gminy. Nagrody przyznaje Wójt Gminy. Wójt Gminy moŜe takŜe przyznać z własnej inicjatywy lub na wniosek bezpośredniego przełoŜonego, indywidualną nagrodę pienięŜną w terminach innych niŜ wskazane powyŜej. Nagrody mają charakter uznaniowy z uwzględnieniem czynników wpływających na zwiększenie, zmniejszenie lub pozbawienie nagrody. Prawo do nagrody pienięŜnej pracownik uzyskuje po przepracowaniu w Urzędzie Gminy co najmniej 6 ciu miesięcy. Analiza karty wynagrodzeń Janusza Czapli wykazała, iŜ wypłacono Wójtowi Gminy następujące nagrody z funduszu nagród: w marcu 2005 roku – 559,10 zł (brutto), w czerwcu 2005 roku – 559,10 zł (brutto), w wrześniu 2005 roku – 560,17 zł (brutto), w grudniu 2005 roku – 562,32 zł (brutto), 29 marca 2006 roku – 579,67zł (brutto), 28 czerwca 2006 roku – 574,52 zł (brutto), 28 września 2006 roku – 574,52 zł (brutto), 15 grudnia 2006 roku – 574,52 zł (brutto). Ustalono, iŜ powyŜsze nagrody stanowiły 3% wypłaconego wynagrodzenia w danym kwartale, przyjmując je, jako pełną (100%) przy naleŜytym wypełnianiu obowiązków słuŜbowych. Łącznie wypłacono Januszowi Czapli – Wójtowi Gminy 4.543,92 zł brutto nagrody z funduszu nagród. PowyŜsze stanowiło naruszenie art. 20 ust. 5 w związku z art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1593), zgodnie z którym osobom wymienionym w ust. 3, tzn. członkowi zarządu jednostki samorządu terytorialnego oraz wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta, nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej. PowyŜszy przepis wszedł w Ŝycie z dniem 12 września 2001 roku. Kserokopia karty wynagrodzeń Wójta Gminy Janusza Czapli za rok 2006 stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli.
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z zestawienia sporządzonego przez Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską wynika, iŜ Wójtowi Gminy wypłacono następujące kwoty z funduszu nagród: 2001 rok – 397,40 zł, 2002 rok – 1.629,65 zł, 2003 rok – 2.258,25 zł, 2004 rok – 2.227,81 zł, 2005 rok – 2.240,69 zł, 2006 rok – 2.303,23 zł, 2007 rok – 1.149,04 zł. Ustalono, iŜ łącznie wypłacono Wójtowi Gminy Januszowi Czapli w latach 2001 – 2007 z funduszu nagród kwotę 12.206,07 zł. Listy wypłat nagród dla Wójta Gminy zatwierdzane były do wypłaty przez Wójta Gminy – Janusza Czaplę lub Sekretarza Gminy – Mirosława Ociepę. Zestawienie wypłaconego 3% z funduszu nagród dla Wójta Gminy Januszowi Czapli sporządzone przez Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską oraz kserokopia przykładowych list płac za: grudzień 2001 roku, grudzień 2002 roku, grudzień 2003 roku, grudzień 2004 roku, grudzień 2005 roku, grudzień 2006 roku oraz marzec 2007 roku stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Ustalono, iŜ w okresie objętym kontrolą nie dokonywano wypłat z tytułu przejścia pracowników na emeryturę lub rentę. Ustalono, iŜ w 2006 roku dokonano wypłaty ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla 2 osób na łączną kwotę 22.754,96 zł. Kontrolą objęto wypłatę ekwiwalentów dla następujących osób: - (…) 71 - Janusz Czapla – wypłata ekwiwalentu w kwocie 22.710 zł (brutto) za 75 dni urlopu . Na podstawie zestawienia sporządzonego przez Marię Piekarską – inspektora ds. organizacyjno kadrowych ustalono, iŜ wypłacony w dniu 27 grudnia 2006 roku ekwiwalent dotyczył następujących okresów: za 2003 rok – 4 dni niewykorzystanego urlopu – 1.211,20 zł, za 2004 rok – 26 dni (208 godzin) niewykorzystanego urlopu – 7.872,80 zł, za 2005 rok – 26 dni (208 godzin) niewykorzystanego urlopu – 7.872,80 zł, za 2006 rok – 19 dni (152 godziny) niewykorzystanego urlopu – 5.753,20 zł.
71 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak .
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Łącznie wypłacono Wójtowi Gminy Januszowi Czapli kwotę 22.710 zł (brutto) z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Zestawienie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego Wójta Gminy śytno sporządzone przez Marię Piekarską – inspektora ds. organizacyjno kadrowych oraz kserokopia listy płac za miesiąc grudzień 2006 stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli . Analiza akt osobowych Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno wykazała, iŜ w dniu 7 grudnia 2006 roku Przewodniczący Rady Gminy śytno – Waldemar Łuniewski pismem znak Or.1010 163/06 w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z dniem 6 grudnia 2006 roku przyznał Wójtowi Gminy ekwiwalent pienięŜny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy: z 2006 roku – 19 dni, z 2005 roku – 26 dni, z 2004 roku – 26 dni i z 2003 roku – 4 dni. Kserokopia pisma znak Or.1010 163/06 z dnia 7 grudnia 2006 roku stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zmianami) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec wójta dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący, z zastrzeŜeniem, Ŝe uchwała ta nie moŜe obejmować prawa do ustalenia przez przewodniczącego organu stanowiącego jego wynagrodzenia. Ustalono, iŜ uchwała nr V/19/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku Rada Gminy w śytnie upowaŜniła Przewodniczącego Rady Gminy do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy. UpowaŜnienie obejmowało następujące czynności: udzielanie urlopu wypoczynkowego i innych, zawieranie umowy o uŜywanie do celów słuŜbowych pojazdu nie będącego własnością pracodawcy, delegowanie do odbycia podróŜy słuŜbowych oraz wydawanie świadectwa pracy. Kserokopia uchwały nr V/19/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku Rady Gminy w śytnie w sprawie upowaŜnienia Przewodniczącego Rady Gminy do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy stanowi załącznik nr 41 do protokołu kontroli. W przypadku Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno stwierdzono nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy, a w szczególności art. 168 zgodnie, z którym urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów, naleŜy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Nieprzestrzeganie powołanego przepisu skutkowało wypłaceniem ekwiwalentu pienięŜnego za niewykorzystane – 75 dni urlopu, co dało łącznie kwotę 22.710 zł brutto. Urlopy powinny być udzielone zgodnie z planem urlopów; plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 §1). Udzielenie urlopu wypoczynkowego jest obowiązkiem pracodawcy. Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Ustawodawca zapewnia gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – Ŝeby spełniał swoją funkcję – powinien zostać udzielony w okresie bezpośrednio sprzęŜonym z procesem pracy – najlepiej w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, a jeŜeli nie byłoby to moŜliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168). Prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest obowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a pracownik nie moŜe zrzec się prawa do urlopu (art. 152 §2) i nie moŜe odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy. Prawo do urlopu wypoczynkowego zostało przewidziane w art. 66 ust. 2 Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej, jako prawo bezwzględne wynikające z podstawowych zasad prawa pracy. Ponadto art. 282 §1 pkt 2 Kodeksu Pracy kwalifikuje nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu, jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
3.2. Wydatki na podró ż e słu ż bowe pracowników - 2006 rok
W kontrolowanej jednostce zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych dla pracowników dokonuje się na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości naleŜności przysługujących pracownikowi z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zmianami). Ogółem wydatki poniesione na podróŜe słuŜbowe pracowników Urzędu Gminy w 2006 roku kształtowały się następująco: Plan Wykonanie §4410 – podróŜe krajowe 20.672 zł 20.671,09 zł §4420 – podróŜe zagraniczne 0 zł 0,00 zł W Rejestrze wydanych delegacji słuŜbowych dla pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy w śytnie w 2006 roku prowadzonym przez Angelikę Budkiewicz zarejestrowanych zostało 256 poleceń wyjazdów słuŜbowych. Podró ż e krajowe
Delegacje słuŜbowe Na podstawie informacji uzyskanych z Referatu Finansowego ustalono, iŜ na kwotę 20.671,09 zł składają się wydatki związane z wypłatą ryczałtów za uŜywanie samochodów prywatnych do celów słuŜbowych w kwocie 7.366 zł oraz wydatki ponoszone na koszty związane z podróŜami słuŜbowymi pracowników Urzędu Gminy w kwocie 13.304,49 zł. Kontrolą objęto polecenia wyjazdów słuŜbowych na łączną kwotę 1.119,94 zł. Zgodnie z uregulowaniami Instrukcji w sprawie sporządzania obiegu i kontroli dowodów księgowych, podróŜą krajową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu słuŜbowego. Polecenie wyjazdu słuŜbowego wystawia sekretarka a podpisuje Wójt lub Sekretarz Gminy (w przypadku Wójta – Przewodniczący Rady), który określa: - termin i miejsce podróŜy słuŜbowej, - miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowej w przypadku gdy nie jest to miejsce pracy pracownika, - cel podróŜy słuŜbowej rodzaj środka lokomocji jakim pracownik moŜe podróŜować, nr karty drogowej samochodu słuŜbowego. W przypadku gdy pracownik chce podróŜować innym środkiem lokomocji niŜ oznaczony w poleceniu wyjazdu fakt ten musi zostać odnotowany na poleceniu oraz w ewidencji. Polecenie wyjazdu jest wpisane do ewidencji wyjazdów słuŜbowych pod kolejnym numerem, który jest jednocześnie numerem polecenia wyjazdu i zawiera
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wyszczególnienia, o których była mowa wyŜej. Polecenie wyjazdu dla Wójta Gminy wystawia Biuro Rady Gminy, a podpisuje Przewodniczący Rady Gminy lub osoba upowaŜniona do tych czynności (w przypadku Przewodniczącego Rady Gminy – Wiceprzewodniczący Rady Gminy),który określa : - termin i miejsce podróŜy słuŜbowej, - miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróŜy w przypadku gdy nie jest to siedziba Biura Rady, - cel podróŜy, - rodzaj środka lokomocji, jakim radny moŜe podróŜować. W przypadku, gdy radny chce podróŜować innym środkiem lokomocji niŜ oznaczony w poleceniu wyjazdu fakt ten musi zostać odnotowany na poleceniu oraz w ewidencji. Pracownicy dla celów słuŜbowych mogą uŜywać samochody osobowe, motocykle i motorowery nie będące własnością pracodawcy, a uŜywane dla potrzeb ich działania. Podstawą zwrotu kosztów jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem dotyczącą uŜywania pojazdu dla celów słuŜbowych: - jazdy lokalne pisemne oświadczenie pracownika o uŜywaniu pojazdów dla celów słuŜbowych w danym miejscu, - jazdy zamiejscowe (podróŜe słuŜbowe) polecenie wyjazdu słuŜbowego oraz ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika zgodnie z postanowieniami umowy cywilno prawnej. Na poczet kosztów podróŜy pracownik moŜe otrzymać zaliczkę. Wniosek o zaliczkę zatwierdza Kierownik Jednostki lub osoba przez niego upowaŜniona. Delegacje słuŜbowe naleŜy realizować po zakończeniu podróŜy słuŜbowej, a w miesiącu kończącym rok budŜetowy nie później niŜ do 20 grudnia danego roku. W 2006 roku wystawiono 256 poleceń wyjazdu słuŜbowego. Kontrolą objęto polecenia wyjazdu słuŜbowego ujęte w raportach kasowych za grudzień 2006 roku : - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 216/06 z dnia 16 listopada 2006 roku podpisane przez Wójta Gminy dla podinspektora Tomasza Jędryk do Łodzi – Urząd Marszałkowski w celu szkolenia na jeden dzień, tj. 16 listopada 2006 roku. PodroŜ odbyła się samochodem własnym na delegacji nie określono pojemności silnika. Rachunek przedłoŜono 1 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Dowód zatwierdzono do wypłaty bez określenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki 214,00 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6921; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 217/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 16 listopada 2006 roku dla Barbary Fiszer Dyrektora Przedszkola do Częstochowy – Akademia Jana Długosza na czas 17 – 19 listopad 2006 roku w celu zjazdu. PodróŜ odbyła się środkiem transportu publicznego PKS. Rachunek przedłoŜono 21 listopada 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 801 rozdz. 80104 §4410. Odbiór gotówki 50,80 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Koszty podróŜy zwracane były na podstawie §2 pkt 2 ppkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 marca 2002 roku w sprawie sposobu podziału środków na wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli pomiędzy budŜety
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poszczególnych wojewodów, form doskonalenia zawodowego dofinansowywanych ze środków wyodrębnionych w budŜetach organów prowadzących szkoły, wojewodów, ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania oraz szczegółowych kryteriów i trybu przyznawania tych środków (Dz. U. nr 46, poz.430) w związku z art. 70a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 roku nr 97 poz. 674 ze zmianami). Numer obrotu 6922; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 225/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 24 listopada 2006 roku dla Haliny Woldan – Kierownik GOPS do Radomska – PCPR w celu dostarczenia dokumentów. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 24 listopada 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 27 listopada 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 852 rozdz. 85219 §4410. Odbiór gotówki 42,31 zł pokwitowano 7 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6926; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 224/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 23 listopada 2006 roku dla Szymona Pietrasa (informatyk) – Urzędnik Wyborczy do Piotrkowi Trybunalskiego w celu odbioru kart. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 24 listopada 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 24 listopada 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki 102,00 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6929; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 228/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 24 listopada 2006 roku dla Barbary Fiszer Dyrektora Przedszkola do Częstochowy – Akademia Jana Długosza na czas 24 – 26 listopad 2006 roku w celu zjazdu. PodróŜ odbyła się środkiem transportu publicznego PKS. Rachunek przedłoŜono 28 listopada 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 801 rozdz. 80104 §4410. Odbiór gotówki – 42,00 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6923; - p0lecenie wyjazdu słuŜbowego nr 229/06 z dnia 27 listopada 2006 roku podpisane przez Wójta Gminy dla Sławomira Niedźwieckiego – inspektora, do Łodzi – Hotel Centrum w celu szkolenia na jeden dzień tj. 28 listopada 2006 roku. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o określonej na delegacji pojemności silnika. Rachunek przedłoŜono 5 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia 11 grudnia 2006 roku przez Jolantę Górnik. Dowód zatwierdzono do wypłaty z dz. 750 rozdz. 75023 § 4410 dnia 11 grudnia 2006 roku przez Wójta Gminy i Panią Jolantę Górnik. W tej samej dacie pokwitowano odbiór gotówki 215,00 zł. Nr obrotu 7292; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 232/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy dnia 29 listopada 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Radomska – US, ZUS w celu odbioru zaświadczeń. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 29 listopada 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 30 listopada 2006 roku, a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki – 42,37 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6924;
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 233/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy dnia 30 listopada 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Radomska – Kancelaria Notarialna. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 30 listopada 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 30 listopada 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki 42,37 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6926; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 234/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy dnia 1 grudnia 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Radomska – Urząd Pracy w celu dostarczenia dokumentów. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 1 grudnia 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 4 grudnia 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 5 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki 42,37 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6925; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 237/06 z dnia 5 grudnia 2006 roku podpisane przez Mirosława Ociepę z upowaŜnienia Wójta Gminy dla Jacka ZamoŜnego – Kierownika USC w celu przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Zakładowego w Częstochowie na jeden dzień, tj. 6 grudnia 2006 r. PodróŜ odbyła się samochodem osobowym o pojemności silnika określonej na druku polecenia wyjazdu. Rachunek przedłoŜono 7 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia 11 grudnia 2006 roku przez Jolantę Górnik – Zastępcę Kierownika Referatu Finansów. Dowód zatwierdzono do wypłaty z dz. 750 rozdz. 75023 § 4410 dnia 11 grudnia 2006 roku przez Wójta Gminy i Jolantę Górnik. W tej samej dacie pokwitowano odbiór gotówki 78,46 zł. Numer obrotu 7291; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 239/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 8 grudnia 2006 roku dla Barbary Fiszer Dyrektora Przedszkola do Częstochowy – Akademia Jana Długosza na czas 08 – 10 grudnia 2006 roku w celu zjazdu. PodróŜ odbyła się środkiem transportu publicznego PKS. Rachunek przedłoŜono 12 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 15 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 801 rozdz. 80104 §4410. Odbiór gotówki – 42,00 zł pokwitowano 15 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7315; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 240/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 1 grudnia 2006 roku dla Barbary Fiszer Dyrektora Przedszkola do Częstochowy – Akademia Jana Długosza na czas 01 – 03 grudnia 2006 roku w celu zjazdu. PodróŜ odbyła się środkiem transportu publicznego PKS. Rachunek przedłoŜono 07 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 13 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 801 rozdz. 80104 §4410. Odbiór gotówki – 50,80 zł pokwitowano 15 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 6923; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 242/06 podpisane z up przez Sekretarza Gminy dla Sławomira Niedźwieckiego – inspektora, do Częstochowa – Radomsko – Redl w celu odbioru talonów i części do zagęszczarki. PodróŜ odbyła się w dniu 12 grudnia 2006 roku samochodem własnym o określonej na delegacji pojemności silnika. Rachunek przedłoŜono 13 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
formalnym i rachunkowym dnia 15 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Dowód zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty z dz. 750 rozdz. 75023 § 4410 przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Odbiór gotówki 94,15 zł pokwitowano 13 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7317; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 235/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 1 grudnia 2006 roku dla (…) 72 kierowcy autobusu do Warszawy w celu wycieczki szkolnej na czas 1.12.2006 roku. Jako środek lokomocji wyznaczono autobus słuŜbowy. Rachunek przedłoŜono 13 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia 15 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Dowód zatwierdzili do wypłaty bez oznaczenia daty z dz. 801 rozdz. 80113 § 4410 z upowaŜnienia Wójta Gminy Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy. Odbiór gotówki 22,00 zł pokwitowano bez oznaczenia daty. Nr obrotu 7319; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 236/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 1 grudnia 2006 roku dla (…) 73 – kierowcy autobusu do Warszawy w celu wycieczki szkolnej na czas 1.12.2006 roku. Jako środek lokomocji wyznaczono autobus słuŜbowy. Rachunek przedłoŜono 13 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia 15 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Dowód zatwierdzili do wypłaty bez oznaczenia daty z dz. 801 rozdz. 80113 § 4410 z upowaŜnienia Wójta Gminy Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy. Odbiór gotówki 22,00 zł pokwitowano bez oznaczenia daty. Nr obrotu 7318; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 241/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy Waldemara Łuniewskiego dnia 11 grudnia 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Radomska – Starostwo Powiatowe w celu podpisania umowy. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 11 grudnia 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 11 grudnia 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 13 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy z dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki w kwocie 42,37 zł pokwitowano 15 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7320; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 247/06 z dnia 14 grudnia 2006 roku podpisane przez Wójta Gminy dla Mirosława Ociepy – Sekretarza Gminy, do Łodzi – WFOŚiGW w celu rozliczenia poŜyczki, wystawione na jeden dzień tj. 14 grudnia 2006 roku. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o określonej na druku pojemności silnika. Rachunek przedłoŜono 15 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia 18 grudnia 2006 roku przez BoŜenę Podolską Skarbnika Gminy. Dowód zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy z dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki w kwocie 209,92 zł pokwitowano dnia 20 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7341; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 251/06 podpisane przez Wójta Gminy dnia 15 grudnia 2006 roku dla Barbary Fiszer Dyrektora Przedszkola do Częstochowy –
72 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 73 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Akademia Jana Długosza na czas 15 – 17 grudnia 2006 roku w celu zjazdu. PodróŜ odbyła się środkiem transportu publicznego PKS. Rachunek przedłoŜono 19 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 22 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 801 rozdz. 80104 §4410. Odbiór gotówki w kwocie 42,00 zł pokwitowano 5 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7837; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 254/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy Waldemara Łuniewskiego dnia 20 grudnia 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Częstochowy – Urząd Miasta w celu spotkania Klubu Wójtów. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 20 grudnia 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 20 grudnia 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 22 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki w kwocie 78,46 zł pokwitowano 27 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7838; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 255/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy Waldemara Łuniewskiego dnia 21 grudnia 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Radomska – Urząd Miasta w celu posiedzenia ZGPR. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 21 grudnia 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 21 grudnia 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 22 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki w kwocie 42,37 zł pokwitowano 27 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7839; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 253/06 podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy dnia 19 grudnia 2006 roku dla Janusza Czapli – Wójta Gminy śytno do Radomska – Komenda Powiatowa w celu odbioru dowodów osobistych. PodróŜ odbyła się samochodem własnym o pojemności silnika określonej na druku delegacji w dniu 19 grudnia 2006 roku. Rachunek przedłoŜono 19 grudnia 2006 r. a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym 22 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w dz. 750 rozdz. 75023 §4410. Odbiór gotówki w kwocie 42,37 zł pokwitowano 27 grudnia 2006 roku. Nr obrotu 7840; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 256/06 z dnia 28 grudnia 2006 roku podpisane z upowaŜnienia Wójta przez Mirosława Ociepę Sekretarza Gminy dla Ewy Kostrzewy – inspektora do Radomska – Bank PKO w celu rozliczenia opłaty skarbowej. PodróŜ odbyła się dnia 28 grudnia 2006 roku środkiem transportu publicznego PKS. Rachunek przedłoŜono 28 grudnia 2006 roku a sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia 29 grudnia 2006 roku przez Skarbnika Gminy. Dowód zatwierdzono do wypłaty bez oznaczenia daty z dz. 750 rozdz. 75023 §4410 przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Odbiór gotówki w kwocie 11,00 zł pokwitowano 29 grudnia 2006 roku. Numer obrotu 7859; Analiza powyŜszych poleceń wyjazdów słuŜbowych wykazała następujące nieprawidłowości: - Mirosław Ociepa jako Sekretarz Gminy nie posiada upowaŜnienia do zatwierdzania do wypłaty poleceń wyjazdu słuŜbowego (235/06, 236/06, 247/06), w związku z powyŜszym Sekretarz Gminy złoŜył wyjaśnienie, iŜ podpisywał polecenia wyjazdu słuŜbowego w czasie nieobecności Wójta kierując się punktem III swojego zakresu czynności, który brzmi „Pełnienie zastępstwa Wójta oraz inspektora ds.
______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
organizacyjno kadrowych – w zakresie kadr – w okresie urlopu lub innej nieobecności”. Wyjaśnienie Mirosława Ociepy Sekretarza Gminy w sprawie podpisywania delegacji stanowi załącznik nr 42 do protokołu kontroli; - nie została zawarta umowa cywilno prawna na korzystanie z samochodu własnego do celów słuŜbowych ze Sławomirem Niedźwieckim inspektorem (229/06) do czego zobowiązuje § 28 pkt 4 części 6 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr Or. 0151/34/06 Wójta Gminy śytno z dnia 30 października 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości; - zgodnie z cytowanym wyŜej § 28 pkt 4 podstawą zwrotu kosztów jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem dotycząca uŜywania pojazdu dla celów słuŜbowych: - jazdy lokalne pisemne oświadczenie pracownika o uŜywaniu pojazdów dla celów słuŜbowych w danym miesiącu, - jazdy zamiejscowe (podróŜe słuŜbowe) polecenie wyjazdu słuŜbowego oraz ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną przez pracownika zgodnie z postanowieniami umowy cywilno prawnej. Jednostka posiada 5 umów cywilno prawnych zawartych z pracownikami Urzędu Gminy na jazdy lokalne i zamiejscowe. Z Ŝadnej z nich nie wynika postanowienie o obowiązku prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdów, co jest sprzeczne z wyŜej wymienionymi uregulowaniami. Stwierdzono, Ŝe pracownicy nie prowadzą takiej ewidencji; - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 235/2006 i 236/2006 określa czas podróŜy na 1.12.2006 r. a rachunek kosztów podróŜy dotyczy dnia 2.12.2006 roku. Ustalono, iŜ zgodnie z kartami pojazdów podróŜ odbyto dnia 2 grudnia 2006 roku, co świadczy o nieprawidłowym wystawieniu polecenia wyjazdu. - (…) 74 - nie ustalono konkretnego terminu rozliczania delegacji. W Instrukcji w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych zawarto jedynie zapis, Ŝe delegacje słuŜbowe naleŜy realizować po zakończeniu podróŜy a w miesiącu kończącym rok budŜetowy nie później niŜ do 20 grudnia danego roku. Zgodnie z art. 20 ust. 1. ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Okresem sprawozdawczym według zapisów zawartych w załączniku nr 1 Zarządzenia Nr Or.01 51/34/06 Wójta Gminy śytno z dnia 30 października 2006 roku Zasady prowadzenia rachunkowości jest miesiąc, kwartał i rok. Zatem z powyŜszego wynika, Ŝe delegację naleŜy rozliczać do końca miesiąca, w którym odbyła się podróŜ słuŜbowa. Z uwagi na powyŜsze stwierdzić naleŜy, iŜ polecenia wyjazdu nr 216/2006 i 229/2006 zostały rozliczone po terminie. Zgodnie ze znowelizowana treścią art. 8a ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990
74 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak .
______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ze zmianami) od dnia 1 stycznia 2007 roku rozliczenie kosztów podróŜy przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróŜy. - polecenia wyjazdów słuŜbowych w jednostce kontrolowanej nie zawierają dekretacji do czego zobowiązuje art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości gdzie zawarto, iŜ dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Przepis powyŜszy jednostka kontrolowana powieliła w §5 pkt 1 lit. g) Części szczegółowej załącznika nr 2 do Zarządzenia Wójta Gminy śytno Nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku; - nie przeprowadzono kontroli pod względem merytorycznym poleceń wyjazdów słuŜbowych, co stanowi naruszenie §21 zarządzenia Nr 0.152/31/03 Wójta Gminy śytno z dnia 10 października 2003 rok w sprawie procedury kontroli finansowej w Urzędzie Gminy. Z przepisu powyŜszego wynika bowiem, iŜ zatwierdzenie wydatku przez Wójta lub osobę przez niego upowaŜnioną moŜe nastąpić po stwierdzeniu zachowania procedur kontrolnych określonych wymienionym zarządzeniem. W §18 pkt 2 niniejszego zarządzenia natomiast ustalono, Ŝe kontrola dokonywanych operacji gospodarczych realizowana jest poprzez między innymi kontrolę merytoryczną. W pkt 5 §8 Części 2 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 0r.0151/34/06 Wójta Gminy śytno z dnia 30 października 2006 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości ustalono, Ŝe cyt. „sprawdzenia dokumentów dokonują pracownicy, którym powierzono taki obowiązek. Dokonanie sprawdzenia pod względem merytorycznym winno być stwierdzone na dowodzie przez umieszczenie i podpisanie klauzuli: wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja budŜetowa dz. , rozdz. , §... Sprawdzono pod względem merytorycznym śytno dnia ... (podpis i pieczątka imienna)”. Z uwagi na fakt, iŜ kontrolowane polecenia wyjazdu nie zawierają opisanego potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej stwierdzić naleŜy jak na wstępie. Ryczałty samochodowe Kontrolą objęto prawidłowość obliczania i wypłaty ryczałtu pienięŜnego dla pracowników Urzędu Gminy za I kwartał 2006 roku. 1) Umowa Or. 2327 3/05 zawarta w dniu 28 kwietnia 2005 roku pomiędzy Przewodniczącym Rady Zdzisławem Krasowskim a Januszem Czaplą – Wójtem Gminy śytno w sprawie uŜywania samochodu własnego do celów słuŜbowych. Limit kilometrów na jazdy lokalne dla Janusza Czapli ustalony został w ilości 300 km miesięcznie (samochód osobowy pracownika o pojemności 1900 cm 3). Zwrot kosztów za jazdy lokalne następuje w formie miesięcznego ryczałtu, po złoŜeniu pisemnego oświadczenia pracownika o uŜywaniu pojazdu do celów słuŜbowych w danym miesiącu. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za kaŜdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróŜy słuŜbowej trwającej, co najmniej 8 godzin. Zwrot kosztów za podróŜe słuŜbowe następuje na podstawie polecenia wyjazdu słuŜbowego w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za 1 km. Dnia 24 października 2005 podpisano aneks do wyŜej wymienionej umowy w związku ze zmianą pojemności silnika samochodu osobowego uŜywanego przez pracownika zgodnie z którym pojemność ta wynosiła 1600 cm 3. Dnia 29 grudnia 2005 roku podpisano kolejny aneks do wyŜej wymienionej umowy w związku ze zmianą pojemności silnika samochodu osobowego uŜywanego przez pracownika zgodnie z którym pojemność ta wynosiła 1.898 cm 3. W związku ponownym wyborem Janusza Czapli na Wójta Gminy śytno dnia 6 grudnia 2006 roku zawarto nową umowę nr 2327 11/06 na uŜywanie samochodu osobowego do celów
______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
słuŜbowych. Umowa została zawarta pomiędzy Waldemarem Łuniewskim Przewodniczącym Rady Gminy, a Januszem Czaplą. Co do postanowień zawartych we wcześniejszej umowie umowa obowiązująca nie wprowadziła zmian. Limit wyniósł 300 km, a pojemność silnika 1900 cm 3 2) Umowa nr Or. 2327 2/05 zawarta w dniu 10 kwietnia 2005 roku pomiędzy Wójtem Gminy śytno, a Mirosławem Ociepą Sekretarzem Gminy. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne określony został na 300 km. Pojemność samochodu osobowego wykorzystywanego do celów słuŜbowych wynosi 1896 cm3. W pozostałej części postanowienia umowy są jednolite dla wszystkich pracowników. 3) Umowa nr Or. 2327 2/03 zawarta w dniu 1 listopada 2003 r. pomiędzy Wójtem Gminy śytno, a Tomaszem Jędryką referentem d/s ochrony środowiska. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne określony został na 200 km. Pojemność samochodu osobowego wykorzystywanego do celów słuŜbowych wynosi 650 cm 3. W pozostałej części postanowienia umowy są jednolite dla wszystkich pracowników. Dnia 1 lipca 2004 roku podpisano aneks do powyŜszej umowy w związku ze zmiana pojemności silnik, która obecnie wynosi 1781cm 3. Pozostałe warunki bez zmian. 4) Umowa nr Or. 2327 3/04 zawarta w dniu 1 czerwca 2004 r. pomiędzy Wójtem Gminy śytno, a Jerzym Rachwalikiem inspektorem d/s planowania przestrzennego. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne określony został na 150 km. Pojemność silnika samochodu osobowego wykorzystywanego do celów słuŜbowych wynosi 1275 cm 3. W pozostałej części postanowienia umowy są jednolite dla wszystkich pracowników. Zestawienia nieobecności i kwot wypłaconych ryczałtów w I kw 2006 roku przedstawia poniŜsza tabela.
styczeń 2006 r. luty 2006 r. marzec 2006 r.
nieobecność kwota nieobecność kwota nieobecność kwota wypłaty wypłaty wypłaty
Janusz Czapla 2D 213,98 235,38 3D+UW 192,58
Mirosław Ociepa 235,38 235,38 2Uw 213,98
Jerzy Rachwalik 2Uw 106,99 2Uw+Op 101,64 1Uw 112,34
Tomasz Jędryka 3Uw 135,53 1Uw 149,79 2Uw 142,66
Ogółem 691,88 722,19 661,56 Oświadczenia pracowników o uŜywaniu własnych pojazdów do celów słuŜbowych są zgodne z listą obecności i zawierają wszystkie wymagane przepisami informacje, co kaŜdorazowo potwierdziła swoim podpisem inspektor ds. Organizacyjno Kadrowych Maria Piekarska. Listy wypłat pod względem merytorycznym formalnych i rachunkowym sprawdziła inspektor Lidia Łęgowik. Zatwierdzili do wypłaty Sekretarz Gminy i w zastępstwie Skarbnika Gminy Jolanta Górnik. Podró ż e zagraniczne
Ustalono, iŜ w okresie objętym kontrolą jednostka nie dokonywała zwrotu kosztów z tytułu podróŜy słuŜbowych zagranicznych.
3.3. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró ż y słu ż bowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2006 rok
______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zasady wypłaty diet
Uchwałą nr XV/66/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku Rada Gminy śytno ustaliła wysokość diet dla radnych. Zgodnie z §1 ww. uchwały ustalono dietę dla radnych w wysokości 80 zł za udział w: posiedzeniach plenarnych Rady Gminy, udział w posiedzeniach Komisji, a koszty podróŜy mieszczą się w wysokości diety. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. Uchwałą nr XV/98/2000 z dnia 28 stycznia 2000 roku ustalono wysokość miesięcznej diety dla Przewodniczącego Rady Gminy w wysokości 660 zł. Dieta przysługuje za działania związane z organizacją pracy Rady Gminy oraz za prowadzenie sesji plenarnych. KaŜda nieobecność Przewodniczącego Rady Gminy w posiedzeniach plenarnych Rady jest równoznaczna z utratą 10% diety. Uchwałą nr XV/67/2003 z dnia 29 grudnia 2003 roku Rada Gminy śytno ustaliła wysokość diet dla sołtysów. Zgodnie z §1 ww. uchwały ustalono dietę dla sołtysów w wysokości 80 zł za udział: w posiedzeniach planarnych Rady Gminy związanych merytorycznie ze sprawami poszczególnych sołectw, udział w okresowych naradach organizowanych przez Wójta Gminy. Koszty podróŜy do miejscowości, w której znajduje się siedziba Rady Gminy i Wójta mieszczą się w wysokości diety. Na podstawie zestawienia sporządzonego przez Urszulę Smolarską – podinspektora ds. działalności gospodarczej i obsługi Rady Gminy ustalono, iŜ w 2006 roku odbyły się następujące sesje i posiedzenia komisji Rady Gminy: 1) 10 sesji Rady Gminy, 2) 7 posiedzeń Komisji Rewizyjnej, 3) 4 posiedzenia Komisji Gospodarki i BudŜetu, 4) 2 posiedzenia Komisji Oświaty, Kultury, Sportu, Zdrowia i Pomocy Społecznej. Ustalono, iŜ sprawy z zakresu obsługi Rady Gminy powierzone zostały Urszuli Smolarskiej – podinspektorowi ds. działalności gospodarczej i obsługi rady. Zakresem czynności z dnia 1 lutego 2005 roku Urszuli Smolarskiej powierzono m.in.: obsługę biurową i organizacyjną Rady, Komisji oraz Przewodniczącego Rady oraz czuwanie nad terminowym przygotowywanie sesji Rady i posiedzeń Komisji, prowadzenie rejestrów uchwał Rady, wniosków i opinii Komisji, interpelacji radnych oraz postulatów i wniosków wyborców oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem, obsługa dyŜurów Przewodniczącego Rady, stwarzanie radnym warunków do prawidłowego wykonywania mandatu radnego, pośredniczenie w przepływie informacji między Radą i Komisją, przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady odpowiednim stanowiskom pracy, terminowe przekazywanie organom nadzoru podjętych przez Radę uchwał, a takŜe ogłaszanie na tablicy ogłoszeń Urzędu i w miejscach publicznych uchwał Rady. Prawidłowo ść wypłaty diet
Na podstawie sprawozdania RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz prowadzonej ewidencji księgowej ustalono, iŜ na dzień 31 grudnia 2006 roku w rozdziale 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) §3030 – RóŜne wydatki na rzecz osób fizycznych plan wydatków wynosił 27.602 zł, a wykonanie – 25.122,00 zł, z tego: dieta Przewodniczącego Rady Gminy – 7.282 zł, diety radnych za udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach Komisji – 16.160 zł,
______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
diety sołtysów – 1.680 zł. Kontroli poddano prawidłowość wypłaty ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy, diet dla radnych za udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach Komisji Rady, a takŜe za udział sołtysów w posiedzeniach Rady Gminy za okres od stycznia do marca 2006 roku. Ustalono, iŜ w obowiązujących w jednostce uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty diet dla radnych gminy oraz sołtysów. Wydatki objęte kontrolą zamknęły się w 2006 roku kwotą 7.420 zł (29,53% wszystkich wydatków poniesionych na wypłaty diet): 1.980 zł – wydatki poniesione na wypłatę ryczałtu dla Przewodniczącego Rady, 3.760 zł – wydatki poniesione na wypłatę diet dla radnych, 1.680 zł – wydatki poniesione na wypłatę diet dla sołtysów. Kontrolą objęto następujące listy wypłat: lista wypłat diety dla Przewodniczącego Rady Gminy za styczeń 2006 roku na kwotę 660 zł – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Lidia Łęgowik – inspektor ds. księgowości budŜetowej, a zatwierdził do wypłaty Sekretarz i Skarbnik Gminy, lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 22 lutego 2006 roku na kwotę 640 zł – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Jolanta Górnik – z ca kierownika Referatu Finansów, a zatwierdził do wypłaty Wójt i Jolanta Górnik (w zastępstwie Skarbnika), lista wypłat diety dla Przewodniczącego Rady Gminy za luty 2006 roku na kwotę 660 zł – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Lidia Łęgowik – inspektor ds. księgowości budŜetowej, a zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy, lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia w dniu 8 marca 2006 roku na kwotę 640 zł (8 osób x 80 zł) – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Lidia Łęgowik – inspektor ds. księgowości budŜetowej, a zatwierdził do wypłaty Sekretarz Gminy i Jolanta Górnik (w zastępstwie Skarbnika), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji ds. Gospodarczych i BudŜetu Gminy w dniu 20 marca 2006 roku na kwotę 720 zł (9 osób x 80 zł) – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Lidia Łęgowik – inspektor ds. księgowości budŜetowej, a zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy, lista wypłat diet sołtysów za udział w sesji Rady Gminy w dniu 22 marca 2006 roku na kwotę 1.680 zł (21 osób x 80 zł) – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Lidia Łęgowik – inspektor ds. księgowości budŜetowej, a zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy, lista wypłaty diet radnych za udział w sesji Rady Gminy w dniu 22 marca 2006 roku na kwotę 1.040 zł (13 osób x 80 zł) – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Jolanta Górnik – z ca kierownika Referatu Finansów, a zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy i Jolanta Górnik (w zastępstwie Skarbnika), lista wypłaty diety dla Przewodniczącego Rady Gminy za marzec 2006 roku na kwotę 660 zł – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Lidia Łęgowik – inspektor ds. księgowości budŜetowej, a zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy,
______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
lista wypłaty diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 27 marca 2006 r. na kwotę 720 zł (9 osób x 80 zł) – listę sprawdziła pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym BoŜena Podolska – Skarbnik Gminy, a zatwierdził do wypłaty Sekretarz i Skarbnik Gminy. Ustalono, iŜ dieta Przewodniczącego Rady Gminy przekazywana jest przelewem na wskazany rachunek bankowy, a diety radnych oraz sołtysów wypłacane są w kasie Urzędu Gminy. Na listach wypłat diet nie wskazuje się natomiast numeru wyciągu bankowego oraz numeru i pozycji raportu kasowego oraz daty odbioru gotówki. Stwierdzono ponadto, iŜ wskazane wyŜej listy obecności nie spełniają wymogów dowodu księgowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, tzn. nie posiadają numeru identyfikacyjnego oraz wskazania sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Nie stwierdzono nieprawidłowości dotyczących wypłaty objętych kontrolą diet dla radnych i sołtysów. W zakresie realizacji obowiązku składania oświadczeń o stanie majątkowym stwierdzono, iŜ zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym – radni Gminy śytno złoŜyli oświadczenia o stanie majątkowym w terminie określonym w art. 24 h ww. ustawy, tj. do dnia 30.04.2007 r.
WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2005 – 2006
2005 rok 2006 rok Plan po Plan po Dział Rozdział Paragraf Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01010 6050 213.660 213.660 1.611.631 1.611.631,53 600 6016 6050 523.400 523.389 100.699 100.698,39 Razem - - 737.060 737.049 1.712.330 1.712.329,92 Wydatki bud ż etowe - - 9.787.379 9.356.927 12.812.282 12.130.649,83 ogółem % udziału wydatków inwestycyjnych w - - 7,5 7,8 13,36 14,11 wydatkach ogółem
Ź ródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2005-2006 W 2005 roku nakłady na inwestycje wyniosły ogółem 737.049 zł, w tym: − środki własne z budŜetu gminy – 88.049 zł, − kredyty i poŜyczki – 649.000 zł. W 2006 roku nakłady na inwestycje wyniosły ogółem 1.712.329 zł, w tym: − środki własne z budŜetu gminy – 132.789 zł, − kredyty i poŜyczki – 1.579.540 zł. Zestawienie zawierające źródła finansowania inwestycji w poszczególnych działach i rozdziałach stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli.
______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ewidencja ksi ę gowa wydatków inwestycyjnych
W toku postępowania kontrolnego ustalono, Ŝe dla kaŜdego zadania inwestycyjnego do konta 080 – Inwestycje prowadzone jest konto analityczne słuŜące do ewidencji kosztów zadania inwestycyjnego. Konta pomocnicze prowadzone są metodą ręczną w postaci kart kontowych. Wydatki na realizację objętego kontrolą zadania inwestycyjnego pokrywane były z konta 130 – Rachunek bieŜący jednostki.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym do zadań stanowiska ds. zamówień publicznych i inwestycji naleŜy: przygotowanie planów realizacji inwestycji Gminy, przygotowywanie i sporządzanie wniosków w sprawie dofinansowania inwestycji, przygotowywanie dokumentacji technicznej i prawnej dotyczącej zadania inwestycyjnego, organizowanie przetargów zgodnie z wymaganiami ustawy Prawo Zamówień Publicznych w zakresie wykonawstwa i nadzoru inwestorskiego zadań inwestycyjnych, prowadzenie rejestru zamówień publicznych, prowadzenie rejestru umów i zleceń z wykonawcami inwestycji. Zadania dla stanowiska znalazły swoje odzwierciedlenie w zakresie czynności Sławomira Niedźwieckiego – podinspektora ds. zamówień i inwestycji z dnia 1 lutego 2005 roku. Do zadań Referatu Finansowego, według Regulaminu Organizacyjnego, naleŜał nadzór finansowy nad realizacją zadań inwestycyjnych realizowanych ze środków budŜetowych, społecznych oraz pochodzących z dotacji, kredytów i poŜyczek. Stwierdzono, Ŝe Ŝadnemu z pracowników Urzędu Gminy nie powierzono nadzoru nad realizacją zadań inwestycyjnych. Zarządzeniem OR.0151/4/05 z dnia 25 stycznia 2005 roku Wójt Gminy przyjął regulamin pracy komisji przetargowej. Według regulaminu Komisja Przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Komisja Przetargowa ma charakter stały, a jej pracami kieruje Przewodniczący, którego zadania określone zostały w §3 ust.3 regulaminu. Komisja Przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego: propozycje wyboru trybu postępowania, propozycje wykluczenia wykonawcy, propozycje odrzucenia oferty, propozycje wyboru najkorzystniejszej oferty, wniosek o uniewaŜnienie postępowania o udzielenie zamówienia. Komisja działa w składzie co najmniej trzech osób, przy czym publicznego otwarcia ofert dokonuje co najmniej 2 członków Komisji Przetargowej. JeŜeli dokonania określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji Przetargowej, moŜe powołać biegłych.
______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Liczba udzielonych przez Gminę śytno zamówień na dostawy i usługi oraz roboty budowlane powyŜej 60.000 euro w 2005 i 2006 roku przedstawia poniŜsza tabela: a) zamówienia udzielone na dostawy i usługi Tryb zamówienia Ilość postępowań Wartość umów brutto 2005 ROK Przetarg nieograniczony 0 0 2006 ROK Przetarg nieograniczony 0 0 Zamówienie z wolnej ręki 0 0 b) zamówienia udzielone na roboty budowlane Tryb zamówienia Ilość postępowań Wartość umów brutto 2005 ROK Przetarg nieograniczony 2 519.389,38 2006 ROK Przetarg nieograniczony 1 1.579.540,38 Tabela przedstawiająca liczbę udzielonych zamówień na dostawy i usługi oraz roboty budowlane stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Budowa sieci wodoci ą gowej z przył ą czami w miejscowo ś ciach: Czechowiec, Jatno, Jarz ę bina, Grodzisk w Gminie Ż ytno
1.Pozwolenie na budowę Decyzją nr 523/2004 z dnia 10 listopada 2004 roku Naczelnik Wydziału Architektury i Budownictwa Ewa Drzazga działająca z upowaŜnienia Starosty Powiatu Radomszczańskiego zatwierdziła projekt budowlany i udzielił pozwolenia na budowę sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach: Czechowiec Kolonia, Czechowiec, Grodzisk, Jarzębina, Jatno. Z decyzji wynikał obowiązek wykonania inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej, zapewnienia nadzoru branŜowego, zawiadomienia o terminie przystąpienia do uŜytkowania oraz obowiązku prowadzenia dziennika budowy przez kierownika budowy. Decyzja uprawomocniła się z dniem 24 grudnia 2004 roku. 2.Projekt techniczny Wykonawca dokumentacji projektowej sieci wodociągowej wyłoniony został w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniŜej 60.000 euro na wykonanie dokumentacji projektowej sieci wodociągowej z przyłączami domowymi w miejscowościach: a) Czechowiec – Czechowiec Kolonia – Grodzisko – Jatno – Jarzębina – Borzykowa; b) Silnica – Rogaczówek – śytno – Załawie – Bugaj – Silniczka – Kępa. W dniu 12 sierpnia 2004 roku podpisana została umowa nr 16/04 pomiędzy Wójtem Gminy, a Dariuszem Janosikiem Usługi Projektowe i Inwestycyjne w Budownictwie z Radomska. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji projektowej sieci
______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wodociągowej z przyłączami domowymi w miejscowościach: Czechowiec – Czechowiec Kolonia – Grodzisko – Jatno – Jarzębina – Borzykowa ul.Górna w zakresie w dokumentacji technicznej (4 egzemplarze), przedmiaru robót (1 egzemplarz), kosztorysu ślepego (1 egzemplarz) oraz kosztorysu inwestorskiego (1 egzemplarz). Zgodnie z umową dokumentacja zawierać ma wykaz zaprojektowanych przyłączy domowych z długością i przekrojami przyłączy w poszczególnych miejscowościach, opis techniczny oraz rysunki i przekroje. Umowa obligowała wykonanie przedmiotu umowy w terminie do dnia 15 października 2004 roku. Wynagrodzenie zostało określone zgodnie ze złoŜoną ofertą tj. 1.650 zł netto za 1 km sieci wodociągowej z przyłączami (2.013 zł brutto za 1 km sieci wodociągowej z przyłączami). Rozliczenie robót zostanie dokonane po złoŜeniu faktury oraz po wydaniu decyzji pozwolenia na budowę przez Starostwo Powiatowe. Strony dopuściły moŜliwość złoŜenia faktury częściowej po wykonaniu dokumentacji w wysokości 50% wartości zamówienia a pozostałe 50% płatne po otrzymaniu pozwolenia na budowę. Strony ustaliły kary umowne za niedotrzymanie terminu wykonania w wysokości 0,1% wartości robót za kaŜdy dzień zwłoki oraz za niedotrzymanie terminu płatności faktury w wysokości 0,1% wartości robót za kaŜdy dzień zwłoki. Umowa nie zawiera kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co było sprzeczne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 9 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, według którego jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej. Kserokopia umowy nr 16/04 z dnia 12 sierpnia 2004 roku w sprawie wykonania dokumentacji projektowej sieci wodociągowej stanowi załącznik nr 45 do protokołu kontroli.
Wskazać naleŜy, Ŝe sposób określenia wynagrodzenia za wykonanie projektu technicznego we wskazany wyŜej sposób był sprzeczny z przepisem art.51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, według którego jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyraŜona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji. Biorąc powyŜsze pod uwagę w umowie powinno być wskazane maksymalne wynagrodzenie naleŜne wykonawcy usługi wyraŜone w złotówkach. W dniu 5 listopada 2004 roku pomiędzy Wykonawcą Dariuszem Janosikiem a Wójtem Gminy Januszem Czaplą spisany został protokół zdawczo odbiorczy na okoliczność przekazania dokumentacji technicznej. W dokumentach przetargowych przekazanych przez Sławomira Niedźwieckiego znajdowała się kserokopia faktury nr 53/2004 z dnia 15 listopada 2004 roku za wykonanie przedmiotu umowy na kwotę 34.671,39 zł brutto (netto 28.419,17 zł) dokumentacja projektowa sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec – Czechowiec Kol. – Grodzisko – Jatno – Jarzębina w Gminie śytno zgodnie z umową nr 16/04 z dnia 12 sierpnia 2004 roku. Faktura wpłynęła do Urzędu w dniu 26 listopada 2004 roku i zarejestrowana została pod numerem 1130 . Do faktury załączono rozliczenie za wykonanie dokumentacji projektowej z którego wynika długość zaprojektowanej sieci – 17.5932 km i liczba przyłączy 143. Biorąc pod uwagę, Ŝe stawka netto za 1 km zaprojektowanej sieci według umowy stanowiła 1.650 zł/1km x 17.5932 km = 29.0128,78 zł netto. Według rozliczenia z wynagrodzenia netto potrącono kwotę 609,60 zł za 21 dni zwłoki w przekazaniu przedmiotu zamówienia w związku z powyŜszym wynagrodzenia naleŜne wykonawcy stanowiło 28.419,17 zł netto i 34.671,39 zł brutto. Skarbnik Gminy dostarczył kontrolującym fakturę dotyczącą wykonania dokumentacji projektowej sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach Czechowiec – Czechowiec Kol. – Grodzisko – Jatno – Jarzębina w
______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gminie śytno zgodnie z umową nr 16/04 z dnia 12 sierpnia 2004 roku oznaczoną numerem 53/2004 wystawioną dnia 15 listopada 2004 roku na kwotę 35.415,11 zł brutto (29.028,78 zł netto). Na fakturze widnieje pieczęć osoby rejestrującej fakturę z której wynika, Ŝe faktura wpłynęła w dniu 26 listopada 2004 roku i ujęta została w rejestrze pod numerem 1130. Do faktury załączono to samo rozliczenie, które załączono do kserokopii, opisanej wyŜej, z którego wynika kwota wynagrodzenia netto 28.419,17 zł i brutto 34.671,39 zł, które biorąc pod uwagę dane zawarte w fakturze dotyczące wysokości wynagrodzenia netto i brutto jest niewłaściwe. Na oryginale faktury Skarbnik Gminy BoŜena Podolska dokonała adnotacji dotyczącej potrącenia naliczonych kar umownych w wysokości 609,60 zł z kwoty 35.415,11 zł tj. wynagrodzenia brutto, w związku z czym kwota naleŜna do zapłaty stanowiła 34.805,51 zł. Faktura nie została opisana na okoliczność wykonania usługi zgodnie z umową oraz na okoliczność dokonania wydatku zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych przez merytorycznego pracownika. Fakturę sprawdził pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Skarbnik Gminy w dniu 8 grudnia 2004 roku. Faktura została zatwierdzona do wypłaty ze środków działu 710, 71014, §4300 w dniu 8 grudnia 2004 roku przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Faktura nie została zaewidencjonowana na koncie 201. W dniu 8 grudnia 2004 roku Skarbnika Gminy wystawił na rzecz Dariusza Janosika notę księgową nr 9/04 na kwotę 609,60 zł tytułem kar umownych związanych ze zwłoką w przekazaniu przedmiotu zamówienia. Wynagrodzenie przelane zostało na rzecz wykonawcy dokumentacji projektowej w dniu 8 grudnia 2004 roku na kwotę 34.805,51 zł (dekretacja Wn 080/Ma 130). Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe naliczenia potrącenia za nieterminowo wykonaną dokumentację w kwocie 609,60 zł dokonano o kwoty netto tj. 29.028,78 zł, w związku z czym wykonawcy wypłacono kwotę 34.805,51 zł (35.411,11 zł – 609,60 zł). Z umowy nie wynikało, z jakich kwot winno się dokonać potrącenia w związku z czym Skarbnik uznała, Ŝe właściwym w tym przypadku będzie potrącenie od kwoty naliczonej faktury brutto. W wyjaśnieniu wskazano równieŜ, Ŝe kwota 609,60 zł została odprowadzona na dochody własne gminy i ujęta w dziale 750 rozdział 75023 § 6900. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie potrącenia naliczonych odsetek za nieterminowe wykonanie dokumentacji projektowej wraz z kserokopią faktury nr 53/29004 z dnia 15 listopada 2004 roku stanowi załącznik nr 46 do protokołu kontroli. W dniu 27 sierpnia 2006 roku Sławomir Niedźwiecki złoŜył wyjaśnienie dotyczące okoliczności istnienia kserokopii faktury nr 53/2004 w dokumentach przetargowych. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe cyt. „W dniu 26.11.2006 r. firma „PROXY” ul. Przedborska 267, 97 500 Radomsko złoŜyła w sekretariacie Fakturę nr 53/2004 z dnia 15.11.2004 r. na kwotę brutto 34.671,39 zł, która dotarła do mnie do opisania (kserokopia faktury została dołączona do dokumentacji przetargowej). W związku z tym Ŝe faktura wystawiona była juŜ po potrąceniu naleŜnych odsetek za 21 dni zwłoki w przekazaniu dokumentacji, poproszono o wystawienie prawidłowej faktury na kwotę 35.415,11 zł (brutto) gdyŜ to Urząd Gminy potrąca ustawowe odsetki, co firma „PROXY” – Radomsko uczyniła” . Wyjaśnienie Sławomira Niedźwieckiego z dnia 27 sierpnia 2007 roku stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Zdaniem kontrolujących fakt istnienia dwóch róŜnych faktur za wykonanie dokumentacji technicznej spowodowany był brakiem w umowie z wykonawcą dokumentacji uregulowań dotyczących sposobu odliczania kar umownych. Nie moŜe to jednak stanowić usprawiedliwienia takiej sytuacji. W toku kontroli ustalono, Ŝe część robót ujętych w dokumentacji projektowej sieci wodociągowej z przyłączami domowymi w miejscowościach: Czechowiec – Czechowiec
______140 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kolonia – Grodzisko – Jatno – Jarzębina – Borzykowa ul. Górna (tj. wodociąg w miejscowości Kolonia Czechowiec) została wykonana jako odrębne zadanie inwestycyjne w 2005 roku. W związku z powyŜszym koszty wykonania dokumentacji projektowej na kwotę 35.422,11 zł zaliczone zostały w całości do zadania realizowanego w 2005 roku „Budowa wodociągu w miejscowości Czechowiec”. W związku z wyłączeniem zakresu robót dotyczących sieci wodociągowej w miejscowości Czechowiec ze sporządzonej dokumentacji projektowej w dniu 6 marca 2006 roku Wójt Gminy zlecił na podstawie umowy nr 1/06 wykonanie aktualizacji kosztorysu inwestorskiego i kosztorysu ślepego łącznie z ograniczeniem zakresu do projektu budowlanego sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno. Umowa miała obejmować następujący zakres: kosztorys ślepy z uwzględnieniem zakresem sieci i przyłączy w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno, zaktualizowany kosztorys inwestorski, specyfikacje techniczne wykonania sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno. Wykonawca zobowiązany był do sporządzenia dokumentacji w terminie do dnia 13 marca 2006 roku. Z treści §3 umowy wynika, Ŝe w oparciu o przeprowadzone negocjacje za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie w łącznej wysokości 1.500 zł netto i 1.830 zł brutto. Rozliczenie robót zostanie dokonane po odebraniu przedmiotu zamówienia oraz złoŜeniu faktury, która jest płatna w ciągu 7 dni od daty złoŜenia. W umowie określono kary umowne oraz postanowiono o konieczności zmiany umowy w formie pisemnej. Umowa zawarta została na podstawie art.67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych w trybie zamówienia z wolnej ręki po przeprowadzeniu negocjacji. Stwierdzono, Ŝe umowa nie zawiera kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Z treści w skazanego w umowie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych wynika, Ŝe zamawiający moŜe udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niŜ 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeŜeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego. Stwierdzono, Ŝe w specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonanie dokumentacji projektowej sieci wodociągowej z przyłączami domowymi w miejscowościach: a) Czechowiec – Czechowiec Kolonia – Grodzisko – Jatno – Jarzębina – Borzykowa; b) Silnica – Rogaczówek – śytno – Załawie – Bugaj – Silniczka – Kępa zamawiający przewidział zamówienia uzupełniające, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy polegających na doprojektowaniu sieci wodociągowej z przyłączami. Kontrolującym nie przedstawiono Ŝadnej dokumentacji na okoliczność udzielenia zamówienia uzupełniającego udzielonego firmie Biuro InŜynierskie Dariusz Janosik Radomsko poza umową nr 1/06. Z wyjaśnienie Sławomira Niedźwieckiego wynika, Ŝe w dniu 6 marca 2006 roku Gmina śytno zawarła umowę na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z firmą Biuro InŜynierskie Dariusz J.Janosik Radomsko na wykonanie aktualizacji kosztorysów: inwestorskiego i ślepego oraz wykonanie specyfikacji technicznej ww. inwestycji. Zgodnie z art. 66 ustawy PZP zamawiający udzielił zamówienia po
______141 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, jednak na powyŜszy fakt nie posiada innych dokumentów. Wyjaśnienie Sławomira Niedźwieckiego podinspektora ds. zamówień publicznych z dnia 14 września 2007 roku stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli. Stosownie do przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych zamówienie z wolnej ręki jest to tryb zamówienia w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (art. 66). Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeŜeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, równieŜ dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (art. 68). Biorąc pod uwagę wskazane wyŜej przepisy stwierdzić naleŜy, Ŝe przed udzieleniem zamówienia tj. zawarciem umowy zamawiający powinien przeprowadzić postępowanie mające na celu ustalenie warunków udzielenia zamówienia oraz sprawdzenie czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Zawarcie umowy w trybie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych jest udzieleniem uzupełniającego zamówienia w stosunku do zamówienia podstawowego jest jednakŜe udzieleniem odrębnego zamówienia, które powinno być poprzedzone przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 68 ust. 1 i ust. 2 ustawy. W dniu 13 marca 2006 roku sporządzony został protokół zdawczo odbiorczy na okoliczność sporządzenia dokumentacji dotyczącej budowy sieci wodociągowej, w tym 2 egzemplarze kosztorysu inwestorskiego i kosztorysu ślepego oraz specyfikację techniczną. W dniu 13 marca 2006 roku firma Biuro InŜynierskie Dariusz Janosik wystawiło fakturę nr 6/03/2006 na kwotę 1.830 zł tytułem wykonania aktualizacji kosztorysów inwestorskiego i ślepego oraz wykonanie specyfikacji technicznej wykonania sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno. Faktura została opisana przez Sławomira Niedźwieckiego na okoliczność potwierdzenia wykonania kosztorysu inwestorskiego, ślepego i specyfikacji technicznej oraz na okoliczność udzielenia zamówienia w trybie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych w dniu 21 marca 2006 roku. Faktura została sprawdzona w dniu 23 marca 2006 roku pod względem formalnym i rachunkowym przez Skarbnika Gminy. W dniu 23 marca 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy zatwierdził realizację faktury ze środków budŜetu działu 010, 01010, §6050. Faktura została uregulowana przelewem bankowym w dniu 24 marca 2006 roku. 3.Udzielenie zamówienia na roboty budowlane zamówienie udzielone w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej powyŜej 60.000 euro. Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę 1.777.097,47 zł, co stanowiło równowartość 439.136,47 euro w oparciu o kosztorys inwestorski z marca 2006 roku. Ogłoszenie o zamówieniu przekazane zostało Prezesowi UZP na formularzu ZP 200 w dniu 17 marca 2006 roku o godzinie 14:56. Ogłoszenie zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 72 z dnia 23 marca 2006 roku pod pozycją nr 15351, w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy śytno w dniu 17 marca 2006 roku. Według danych dokumentacji przetargowej ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 17 marca do 10 maja 2006 roku. Według ogłoszenia do zakresu rzeczowego budowy sieci zaliczono:
______142 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
a) sieć wodociągową z rur Ø 110 mm – 10 727,10 m, b) sieć wodociągowa z rur Ø 90 mm – 4 256,94 m, c) przyłącza domowe – 121 sztuk przyłącza domowe z rur PE Ø 40 mm – 2.530,3 m, przyłącza domowe z rur PE Ø 63 mm – 898 m, d) studzienki wodomierzowe – 21 sztuk. Zamawiający nie dopuścił składania oferty częściowej ani wariantowej. Termin wykonania zamówienia określono na 4 miesiące, a wadium określono na 15.000 zł. Warunkiem uczestnictwa było przedstawienie informacji dotyczących sytuacji wykonawcy oraz informacji niezbędnych do oceny czy spełnia on minimalne warunki ekonomiczne, finansowe i techniczne. O udzielenie zamówienia, według ogłoszenia, mogli ubiegać się wykonawcy spełniający warunki określone w art. 22 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jedynym kryterium ustalono najniŜszą cenę. Termin składania ofert wyznaczono na godzinę 10.45 dnia 10 maja 2006 roku, a termin otwarcia ofert na godzinę 11.00 tego samego dnia. W ogłoszeniu wskazano równieŜ termin związania ofertą (60 dni) i datę wysłania ogłoszenia do UZP. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została przez Wójta Gminy w dniu 17 marca 2006 roku. Według postanowień specyfikacji oferenci pozostają związani ofertą przez okres 60 dni od upływu składania ofert tj. do dnia 10 lipca 2006 roku. Zamawiający przewidział w specyfikacji moŜliwość zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zarządzeniem nr OR 0151/5/06 z dnia 14 marca 2006 roku Wójt Gminy wyznaczył komisję przetargową w celu przeprowadzenia postępowania na „Budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach: Czechowiec, Jatno, Jarzębina, Grodzisko w Gminie śytno” w następującym składzie: Mirosław Ociepa – Przewodniczący, Jerzy Rachwalik – Członek Komisji, Sławomir Niedźwiecki – Członek Komisji. Z dokumentacji przetargowej wynika, Ŝe specyfikację istotnych warunków zamówienia pobrały następujące firmy: 1) PHU „JAN POL” ul. Łaska 58A, Zduńska Wola, 2) „PRO BUD” J. Dąbrowski, ul. Soplicy 19, Radomsko, 3) „Hydro –Montex” Sp. z o.o., ul. Bór 143, Częstochowa, 4) „EKOBUD” Tychy, 5) Zakład Wodociągowy, J. Kafar, Piotrków Tryb., 6) PHU „RAD BUD” Radomsko. W dniu 2 maja 2006 roku od firmy „PROBUD” Jarosław Dąbrowski z Radomska wpłynęło zapytanie o treść specyfikacji. W dokumencie wskazano 20 pytań dotyczących zarówno kosztorysu ofertowego, sposobu przygotowania oferty jak równieŜ Ŝądanych przez zamawiającego dokumentów. Treść zapytania wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazał wszystkim wykonawcom, którym przekazał treść specyfikacji. Według zbiorczego zestawienia ofert (druk ZP 12) z dnia 10 maja 2006 roku wynika, Ŝe wpłynęły następujące oferty: Numer oferty Wykonawca Cena oferty
______143 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1 PROBUD ul. Soplicy 19 Radomsko 1.579.540,38 2 RAD BUD ul. Krasickiego 107 Radomsko 1.128.916,59 3 Konsorcjum JAST ul. Hańczy 11 Tychy 920.000 Wskazać naleŜy, Ŝe w druku zestawienia ofert wskazano ceny ofert w wartości netto, co było niezgodne z art. 91 ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. W dniu otwarcia ofert zamawiający oraz członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenie w trybie art. 17 świadczące o nie podleganiu wyłączeniu z postępowania. Według danych zawartych na druku ZP 14 i ZP 18 z dnia 17 maja 2006 roku (informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz streszczenie oceny i porównanie złoŜonych ofert) wynika, Ŝe wszyscy trzej oferenci spełnili warunki zamawiającego a najwyŜszą liczbę punktów, tj. 100 otrzymała oferta nr 1 Konsorcjum JAST ul. Hańczy 11, Tychy. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej 60.000 euro ZP 1 stanowi załącznik nr 49 do protokołu kontroli. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty została przekazana do UZP oraz zamieszczona w BIP Gminy śytno w dniu 17 maja 2006 roku. W dniu 18 maja 2006 roku odbiór informacji o wyborze oferty potwierdziło PHU „RAD BUD” oraz „PROBUD” z Radomska. W dniu 19 maja 2006 roku zawiadomienie o wyborze odebrał wybrany wykonawca – Konsorcjum „JUST” Tychy. W dniu 14 maja 2006 roku firma „PROBUD” Jarosław Dąbrowski z Radomska wniosła protest na czynność badania i oceny ofert a w konsekwencji: 1) wybór oferty Konsorcjum „JUST” TYCHY, jako najkorzystniejszej i nieodrzucenie jej mimo zaistnienia przesłanek do jej odrzucenia, 2) bezprawne zaniechanie odrzucenia oferty firmy PHU „RAD BUD” Włodzimierz Zimoch Radomsko. Mając na uwadze naruszenie przepisów Prawa zamówień publicznych przez Zamawiającego Protestujący Ŝąda powtórzenia czynności badania i oceny ofert oraz odrzucenia oferty Konsorcjum „JUST” TYCHY oraz firmy PHU „RAD BUD” Włodzimierz Zimoch Radomsko jak równieŜ wyboru, jako najkorzystniejszej oferty firmy „PROBUD” Jarosław Dąbrowski Radomsko. Wnoszący protest zarzucał zamawiającemu, iŜ oferta Konsorcjum „JUST” Tychy zawierała następujące wady i nieprawidłowości: brak wniesienia wadium, albowiem stosownie do udzielonej odpowiedzi na pytanie nr 8 dotyczące treści specyfikacji „wniesione wadium musi wyraźnie wskazywać na wszystkich przedsiębiorców składających ofertę wspólną”, co nie znajduje potwierdzenia w złoŜonej gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium wniesionej przez Konsorcjum „JUST”; brak właściwej polisy ubezpieczeniowej OC lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, Ŝe wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, albowiem stosownie do udzielonej odpowiedzi na pytanie nr 7 uwagi na to, Ŝe zamawiający potwierdził, Ŝe polisa lub inny dokument ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej musi obejmować okres wykonania
______144 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przedmiotu zamówienia, tj. do dnia 29 września 2006 roku (termin wykonania zamówienia); brak złoŜenia oświadczenia przez kaŜdego uczestnika wchodzącego w skład Konsorcjum, Ŝe sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, co było niezgodne z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia; niezgodność kosztorysu ofertowego z kosztorysem ślepym powodująca brak moŜliwości porównania oferty Konsorcjum „JUST” z ofertą złoŜoną przez protestującego (wskazano 12 odstępstw od kosztorysu ślepego). Protestujący wskazuje, Ŝe dokonanie oceny oferty protestującego wraz z ofertą wybranego konsorcjum narusza w sposób ewidentny zasadę równego traktowania wykonawców uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Nie ulega wątpliwości, Ŝe zamawiający nie dopuścił, aby kosztorys ofertowy któregokolwiek z wykonawców zawierał odstępstwa od kosztorysu ślepego albowiem zgodnie z odpowiedzią na pytanie nr 2 zamawiający określił, Ŝe „przy wyliczeniu ceny ofertowej nie dopuszcza się Ŝadnych zmian norm, nakładów przypisanych tym normom, pomijania w wycenie pewnych pozycji i wprowadzania własnych kalkulacji w przedmiarze robót załączonym do SIWZ” oraz, Ŝe „kosztorys ofertowy musi być sporządzony dokładnie wg przedmiaru robót załączonego do SIWZ przy zastosowaniu kalkulacji szczegółowej”. W związku z powyŜszym zamawiający działając na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 i 5 w związku z art. 24 ust. 4 oraz art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy zobowiązany jest odrzucić ofertę. Według protestującego oferta firmy „RAD BUD” Włodzimierz Zimoch zawierała następujące wady i nieprawidłowości: brak informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników oraz liczebności personelu kierowniczego, w okresie ostatnich trzech lat, w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, jeŜeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi, co było niezgodne z treścią SIWZ; niezgodność kosztorysu ofertowego z kosztorysem ślepym (wskazano 5 odstępstw od kosztorysu ślepego). Protestujący niezaleŜnie od powyŜszych nieprawidłowości zarzucił równieŜ zaniŜanie wskaźników kosztów pośrednich, czego konsekwencją jest raŜąco niska cena ofert. W złoŜonej ofercie Konsorcjum „JUST” wskaźnik ten wynosi 16% (od RiS) a w ofercie „RAD BUD” – 7% (od RIS) podczas gdy w informatorze SEKOCENBUDU określa się, Ŝe wskaźnik narzutu kosztów pośrednich od Robocizny i Sprzętu powinien wynosić od 35% do 75%. Obowiązkiem zamawiającego było w tym przypadku wyjaśnienie czy złoŜone oferty zawierają raŜąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia i przeprowadzenie analizy pod kątem sposobu naliczenia ceny w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wskazane wyŜej nieprawidłowości wymagają zdaniem protestującego dokładnej analizy oraz w konsekwencji powtórzenia czynności związanej z badaniem i oceną złoŜonych ofert z uwzględnieniem zarzutów podniesionych w proteście. Jedynym zaś wynikiem uwzględnienia protestu moŜe być powtórzenie czynności oceny ofert i wybór oferty najkorzystniejszej. Zamawiający poinformował wszystkich wykonawców o wniesieniu protestu wobec czynności podjętych w postępowaniu oraz na zaniechanie czynności przez zamawiającego oraz przekazał treść protestu wykonawcom. W związku z wniesieniem protestu poinformowano równieŜ o zawieszeniu terminu związania ofertą do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu oraz wezwano wykonawców do przedłuŜenia
______145 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
waŜności wadium lub wniesienia nowego wadium na wydłuŜony okres pod rygorem wykluczenia z postępowania. W dniu 30 maja zamawiający przesłał protestującemu rozstrzygnięcie protestu. Z jego treści wynika, Ŝe zamawiający uznał protest za zasadny. Zamawiający po wnikliwej analizie czynności w postępowaniu postanowił: uniewaŜnić czynności badania i oceny ofert oraz czynność wyboru oferty najkorzystniejszej; ponownie dokonać czynności oceny ofert złoŜonych w postępowaniu oraz ponownie dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty. W dniu 30 i 31 maja 2006 roku wykonawcy potwierdzili odbiór informacji o powtórzeniu czynności w postępowaniu. Zamawiający poinformował wykonawców równieŜ o przywróceniu z dniem 6 czerwca 2006 roku biegu terminu związania ofertą, który staje się jednocześnie 15 kolejnym dniem terminu związania ofertą. Kontrolującym przedstawiono gwarancję wniesioną przez firmę „PROBUD” Jarosław Dąbrowski z Radomska wystawioną przez Bank Spółdzielczy w Radomsku na okoliczność wadium przetargowego na kwotę 15.000 zł na okres od 10 lipca 2006 oku do 18 sierpnia 2006 roku. W dokumentacji przetargowej brak było dokumentów świadczących o przedłuŜeniu waŜności wadium przez pozostałych uczestników postępowania, co było w tym przypadku przesłanką do wykluczenia ich z postępowania na podstawie art.24 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Z dokumentów dostarczonych kontrolującym wynika, Ŝe w toku badania ofert zamawiający odrzucił ofertę Konsorcjum „JUST” Tychy oraz ofertę PHU „RAD BUD” z Radomska na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. jako oferty nie odpowiadające treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jako ofertę najkorzystniejszą zamawiający wybrał ofertę firmy „PROBUD” Jarosław Dąbrowski z Radomska za cenę 1.579.540,38 zł. Na okoliczność odrzucenia ofert i wyboru oferty firmy „PROBUD” zamawiający poinformował wszystkich wykonawców. W informacji o odrzuceniu ofert zamawiający wskazał wady poszczególnych ofert podnoszone przez firmę „PROBUD” we wniesionym proteście. Stwierdzono, Ŝe w zawiadomieniu o wyborze oferty nie wskazano uzasadnienia wyboru najkorzystniejszej oferty, co świadczy o nieprzestrzeganiu art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złoŜyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru. W dniu 8 czerwca 2006 roku zamawiający poinformował firmę „PROBUD” o wyborze oferty oraz poprosił o kontakt z Wójtem Gminy śytno w terminie do dnia 16 czerwca 2006 roku celem podpisania umowy. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało przesłane do UZP na formularzu ZP 250 w dniu 19 czerwca 2006 roku oraz skierowane do druku w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 28 czerwca 2006 roku pod numerem 34487. Zawiadomienie o wyborze oferty zamieszczone zostało w dniu 7 czerwca 2006 roku w BIP Gminy śytno oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 7 czerwca do 16 czerwca 2006 roku. Z treści protokołu postępowania o udzielenie zamówienia wynika, Ŝe prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 7 czerwca 2006 roku. Prace komisji oraz protokół zatwierdził Wójt Gminy. W dniu 16 czerwca 2006 roku firma „PROBUD” wniosła zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy na „Budowę sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno” w formie gwarancji bankowej nr 25A/2006 i 25B/2006 Banku Spółdzielczego w Radomsku odpowiednio na
______146 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kwotę 79.000 zł i na okres od 16 września do 31 października 2006 roku i 23.700 zł i okres od 31 października 2006 roku do 15 listopada 2009 roku. Umowa nr 14/06 z firmą „PROBUD” Jarosław Dąbrowski z Radomska na budowę sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno zawarta została w dniu 16 czerwca 2006 roku przez Wójta Gminy śytno Janusza Czaplę. Na przedmiot umowy, składał się następujący zakres rzeczowy: a) sieć wodociągową z rur Ø 110 mm – 10 727,10 m, b) sieć wodociągowa z rur Ø 90 mm – 4 256,94 m, c) przyłącza domowe – 121 sztuk przyłącza domowe z rur PE Ø 40 mm – 2.530,3 m, przyłącza domowe z rur PE Ø 63 mm – 898 m, d) studzienki wodomierzowe – 21 sztuk. Przyłącza domowe zakończone wodomierzem w budynku lub studzience wodomierzowej. Szczegółowy zakres robót będący przedmiotem umowy został ujęty w przedmiarze robót, specyfikacji technicznej oraz ofercie Wykonawcy. Termin realizacji przedmiotu umowy ustalono na dzień 29 września 2006 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w wysokości 1.579.540,38 zł brutto, w tym podatek VAT w wysokości 7% stanowiący kwotę 103.553,42 zł. Wynagrodzenie ustalone jest stałe i nie ulega zmianie w trakcie realizacji umowy niezaleŜnie od aktualnej stawki VAT. Zapłata za wykonanie robót nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez wykonawcę w oparciu o końcowy protokół odbioru robót. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wystawionej przez wykonawcę faktury VAT w terminie 30 dni od dnia otrzymania. Nadzór inwestorski z ramienia Zamawiającego sprawować będzie mgr inŜ. Robert Kosela, a Kierownikiem budowy z ramienia Wykonawcy będzie mgr inŜ. Jarosław Dąbrowski. Zakres nadzoru oraz obowiązki kierownika budowy określa ustawa z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane. Wykonawca po wykonaniu robót zobowiązany jest do pisemnego zgłoszenia odbioru do dnia 22 września 2006 roku. W terminie 7 dni od dnia pisemnego zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości odbioru zostanie sporządzony przez komisję końcowy protokół odbioru robót. W §13 umowy określono uregulowania dotyczące zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, a w §14 umowy wysokość kar umownych. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem niewaŜności. MoŜliwe jest dokonanie zmian postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy jedynie w przypadku gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego. Wskazać naleŜy, Ŝe umowa nr 14/06 nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską, co wskazuje na naruszenie przepisu art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, według którego jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej. W dniu 10 maja 2006 roku zamawiający podał kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, tj. 1.500.000 zł. Kwota, jaką zamawiający zamierzał
______147 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynikała z planu wydatków na realizacją badanego zadania ustalonego uchwałą Rady Gminy śytno nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku. Analiza dokumentacji przetargowej przekazanej kontrolującym wykazała, Ŝe zamawiający nie zmienił podanej kwoty przed udzieleniem zamówienia na „Budowę sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach: Czechowiec, Jatno, Jarzębina, Grodzisk w Gminie śytno” z uwagi na to, Ŝe nie dokonał zmiany kwoty zaplanowanej w budŜecie gminy na realizację zadania. Biorąc powyŜsze pod uwagę zachodziła konieczność uniewaŜnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, czego zamawiający nie dopełnił. Według cytowanego przepisu zamawiający uniewaŜnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeŜeli cena najkorzystniejszej oferty przewyŜsza kwotę, którą zamawiający moŜe przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kserokopia informacji o wysokości środków z dnia 10 maja 2006 roku stanowi załącznik nr 50 do protokołu kontroli. W dniu 13 września 2006 roku do Urzędu Gminy wpłynął wniosek wykonawcy dotyczący konieczności wykonania dodatkowych przyłączy wodociągowych i zmianą zakresu rzeczowego budowy sieci wodociągowej w związku z czym istnieje konieczność wprowadzenia aneksem do umowy nr 14/06 przedłuŜenia terminu wykonania inwestycji o 1 miesiąc. Wykonawca zwraca się z prośbą o moŜliwość częściowego fakturowania za wykonane roboty w związku z zaawansowaniem robót i ewentualną zmianą terminu zakończenia inwestycji. W związku z wnioskiem wykonawcy w dniu 14 września 2006 roku sporządzono protokół na okoliczność realizacji inwestycji „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno”. Protokół spisany został przy udziale Wójta Gminy, Wykonawcy dokumentacji technicznej, Inspektora nadzoru oraz Kierownika budowy. Ustalenia Komisji zawarte w protokole dotyczyły: zmian zagospodarowania terenu oraz wniosków uŜytkowników powodujących konieczność korekty w projekcie, w tym realizację dodatkowych przyłączy; przy czym korekty nie powodują zmiany istoty projektu budowlanego, odstąpienia od wykonania obsypki wodociągu w miejscach występowania rodzimego materiału sypkiego, odstąpienia od ułoŜenia rur osłonowych lub ich zmiany na mniejsze średnice w miejscach uzgodnionych z Inspektorem Nadzoru, realizacji dodatkowych przyłączy oraz zmniejszenia zakresu robót, co zostanie rozliczone kosztorysem róŜnicowym opracowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Inspektora nadzoru oraz Inwestora, przedłuŜenia terminu realizacji inwestycji o jeden miesiąc. W protokole wskazano ponadto, Ŝe w związku z koniecznością zakupu dodatkowych materiałów niezbędnych do realizacji zadania oraz wydłuŜenia terminu realizacji i rozliczenia Komisja wnosi o zawarcie aneksu do umowy z Wykonawcą umoŜliwiającego dokonanie częściowego odbioru oraz fakturowania w kwocie nie większej niŜ 40% wartości zadania. Kserokopia protokołu z dnia 14 września 2006 roku stanowi załącznik nr 51 do protokołu kontroli. W dniu 18 września 2006 roku sporządzono aneks do umowy dotyczący wydłuŜenia terminu realizacji przedmiotu umowy do dnia 30 października 2006 roku oraz dopuszczenia częściowego fakturowania za wykonane roboty w kwocie nie większej niŜ 40% wartości zadania. W aneksie nie wskazano natomiast postanowień dotyczących zmiany zakresu rzeczowego zadania w odniesieniu do liczby przyłączy wodociągowych
______148 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oraz studni wodomierzowych. W aneksie nie powołano się na protokół z dnia 14 września 2006 roku. Kserokopia umowy nr 14/06 z dnia 16 czerwca 2006 roku wraz z aneksem z dnia 18 września 2006 roku stanowi załącznik nr 52 do protokołu kontroli. Na okoliczność zaniechania realizacji robót oraz konieczności wykonania robót dodatkowych i zamiennych Wykonawca sporządził kosztorysy zaakceptowane przez Inspektora nadzoru. Kosztorysy nie zostały jednak zaakceptowane przez Zamawiającego i nie zawierają daty sporządzenia. Kosztorys na roboty niewykonane opiewał na kwotę 222.094,80 zł (207.565,23 zł netto) a kosztorys na roboty dodatkowe i zamienne na kwotę 242.839,19 zł (226.952,54 zł netto). W związku z wprowadzonymi zmianami zakresu rzeczowego zadania nie uległo zmianie wynagrodzenie wykonawcy. Kserokopia kosztorysu na roboty dodatkowe i zamienne oraz kosztorysu na roboty niewykonane stanowi załącznik nr 53 do protokołu kontroli. W dniu 31 sierpnia 2007 roku Wójt Gminy oraz podinspektor ds. zamówień publicznych Sławomir Niedźwiecki złoŜyli wspólne wyjaśnienie dotyczące podstawy zlecenia wykonania dodatkowych przyłączy i studzienek wodomierzowych. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe cyt. „Podstawą do zmiany zakresu ww. inwestycji był protokół sporządzony w dniu 14.09.2006r. w obecności Wójta Gminy i właściciela firmy „PROBUD”. Zwiększenia zakresu inwestycji udzielono na podstawie art.67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, jednak w związku z tym Ŝe wartość umowy nie zwiększyła się spisany aneks nie zawierał zapisu dotyczącego zwiększenia zakresu” . Wyjaśnienie Wójta Gminy i podinspektora ds. zamówień publicznych Sławomir Niedźwiecki z dnia 31 sierpnia 2007 roku stanowi załącznik nr 54 do protokołu kontroli. Stosownie do przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych zamówienie z wolnej ręki jest to tryb zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (art. 66). Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Najpóźniej przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeŜeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, równieŜ dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (art. 68). Biorąc pod uwagę wskazane wyŜej przepisy stwierdzić naleŜy, Ŝe przed udzieleniem zamówienia tj. zawarciem umowy zamawiający powinien przeprowadzić postępowanie mające na celu ustalenie warunków udzielenia zamówienia oraz sprawdzenie czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Zawarcie umowy w trybie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych jest udzieleniem uzupełniającego zamówienia w stosunku do zamówienia podstawowego jest jednakŜe udzieleniem odrębnego zamówienia, które powinno być poprzedzone przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 68 ust. 1 i ust. 2 ustawy. W świetle powyŜszych ustaleń, w oparciu o sporządzone kosztorysy, naleŜało dokonać zmiany umowy nr 14/06 polegającej na zmniejszeniu zakresu rzeczowego robót o roboty niewykonane i zamienne, a następnie udzielić zamówienia uzupełniającego zawierając na tę okoliczność stosowną umowę z firmą „PROBUD” po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia. W dniu 26 października 2006 roku wykonawca poinformował zamawiającego o zakończeniu realizacji budowy wodociągu i zgłosił gotowość robót do odbioru. W dniu 31 października 2006 roku spisano protokół odbioru końcowego i przekazania obiektu do
______149 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uŜytkowania. Wodociąg o wartości 1.476.205,96 zł został wykonany bez wad i przyjęty przez Wójta Gminy i Inspektora nadzoru. Zawiadomienie o zakończeniu budowy wodociągu wpłynęło do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w dniu 8 grudnia 2006 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy firma „PROBUD” wystawiła następujące faktury: nr FV4/09/2006 z dnia 21 września 2006 roku na kwotę 600.000 zł (560.747,66 zł netto), która wpłynęła do Urzędu w dniu 21 września 2006 roku. Faktura została opisana przez Sekretarza Gminy na okoliczność dokonania wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz przez Inspektora nadzoru na okoliczność potwierdzenia wykonania zakresu robót wskazanych w fakturze. Dowód pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym sprawdził Skarbnik Gminy BoŜena Podolska w dniu 22 września 2006 roku. Wydatek ze środków działu 010, rozdział 01010, § 6050 zatwierdził w dniu 22 września 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Dowód zadekretowano Wn 080/Ma 130. Fakturę opisano, jako przyjętą do rozliczenia ze środków WFOŚiGW. Na fakturze nie wskazano sposobu jej uregulowania na rzecz wykonawcy, co jest niezgodne z uregulowaniami Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Faktura została uregulowana na rzecz wykonawcy w dwóch częściach: w dniu 12 października 2006 uregulowano kwotę 200.000 zł, a w dniu 24 października 2006 roku kwotę 400.000 zł. Do faktury załączono protokół obioru robót z dnia 20 września 2006 roku na kwotę 600.000 zł, co stanowi 38% wykonania obiektów. Protokół podpisany został przez wykonawcę oraz Inspektora nadzoru. nr FV5/10/2006 z dnia 31 października 2006 roku na kwotę 979.540,38 zł (915.458,30 zł netto), która wpłynęła do Urzędu w dniu 6 listopada 2006 roku. Faktura została opisana przez Sekretarza Gminy na okoliczność dokonania wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz przez Inspektora nadzoru na okoliczność potwierdzenia wykonania zakresu robót wskazanych w fakturze. Dowód pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym sprawdził Skarbnik Gminy BoŜena Podolska w dniu 7 listopada 2006 roku. Wydatek ze środków działu 010, rozdział 01010, § 6050 zatwierdził w dniu 7 listopada 2006 roku Wójt i Skarbnik Gminy. Fakturę opisano, jako rozliczoną w ramach kredytu inwestycyjnego zgodnie z umową nr 186 z dnia 2 listopada 2006 roku. Na fakturze nie wskazano sposobu jej uregulowania na rzecz wykonawcy oraz sposobu dekretacji, co jest niezgodne z uregulowaniami Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Faktura została uregulowana przelewem bankowym w dniu 23 listopada 2006 roku. Do faktury załączono protokół odbioru końcowego z dnia 31 października 2006 roku na kwotę 1.476.205,96 zł + VAT. Nadzór inwestorski Wartość szacunkową zamówienia ustalona została w dniu 2 maja 2006 roku przez podinspektora ds. zamówień publicznych Sławomira Niedźwieckiego. Wartość szacunkową ustalono przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie inspektora nadzoru na terenie powiatu radomszczańskiego na poziomie 1% wartości kosztorysowej robót. W związku z powyŜszym wartość ustalono na kwotę 17.770,97 zł, co stanowi równowartość 4.391,36 euro. (wartość robót wg kosztorysu inwestorskiego x 1%). Przetarg nieograniczony ogłoszony został w dniu 2 maja 2006 roku. Ogłoszenie zamieszczone zostało w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy śytno w dniu 2 maja 2006 roku. Ogłoszenie o udzielenie zamówienia wywieszone zostało równieŜ na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w śytnie w okresie od 2 maja do 18 maja 2006 roku Przedmiotem zamówienia było pełnienie funkcji inspektora nadzoru na zadaniu „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno” o zakresie rzeczowym: a) sieć wodociągową z rur Ø 110 mm – 10 727,10 m,
______150 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
b) sieć wodociągowa z rur Ø 90 mm – 4 256,94 m, c) przyłącza domowe – 121 sztuk przyłącza domowe z rur PE Ø 40 mm – 2.530,3 m, przyłącza domowe z rur PE Ø 63 mm – 898 m, d) studzienki wodomierzowe – 21 sztuk przyłącza wodociągowe zakończone wodomierzem w budynku lub studzience wodomierzowej. Jako termin wykonania zamówienia wskazano 29 września 2006 roku. Zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych jak równieŜ wariantowych. Jako opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełniania tych warunków wskazano – spełnienie wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz warunków zawartych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie wymagał złoŜenia wadium, a jedynym kryterium oceny ofert ustalił cenę. Termin związania ofertą ustalono na 30 dni tj. do dnia 19 czerwca 2006 roku. Oferty naleŜało składać do godziny 10.45 dnia 18 maja 2006 roku. Zarządzeniem nr OR0151/13/06 z dnia 2 maja 2006 roku Wójt Gminy wyznaczył skład Komisji Przetargowej w celu przeprowadzenia postępowania na pełnienie funkcji inspektora nadzoru na zadaniu „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno”. Przewodniczącym Komisji ustalono Mirosława Ociepę, a członkami Komisji Jerzego Rachwalika i Sławomira Niedźwieckiego. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził w dniu 2 maja Wójt Gminy. Według specyfikacji o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełnią następujące warunki: Dokumenty wymagane 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŜeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. W celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawca składa następujące dokumenty: formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 1, aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeŜeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, dokumentu potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych, dokumenty stwierdzające, Ŝe osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają uprawienia, jeŜeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, oświadczenie do postępowania o zamówienie publiczne art. 22 ust. 1 Prawa zamówień publicznych z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 2. Dokumenty dodatkowe uprawnienia branŜy instalacyjno inŜynieryjnej w zakresie instalacji sanitarnych obejmujące instalacje wodociągowe, przynaleŜność do izby inŜynierów.
______151 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Załącznikami do specyfikacji był formularz ofertowy, oświadczenie w trybie art. 22 ustawy oraz projekt umowy. Z treści specyfikacji nie wynika, aby wykonawcy byli zobowiązany załączyć do oferty podpisany projekt umowy. Ze specyfikacji (rozdział XIX specyfikacji) wynika, Ŝe umowa zostanie podpisana z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści specyfikacji oraz danych zawartych w ofercie a postanowienia umowy zawarto we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3. Biorąc pod uwagę ww. zapisy specyfikacji stwierdzić naleŜy, Ŝe wskazane wyŜej warunki zamawiającego oraz opis sposobu spełniania tych warunków powinien wynikać równieŜ z treści ogłoszenia o udzielenie zamówienia stosownie do przepisu art. 41 ust. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. Według danych zawartych na druku ZP 12 Zbiorcze zestawienie ofert wpłynęły następujące oferty: oferta nr 1 „PROINSTAL” Radomsko z ceną 6.000 zł, oferta nr 2 „PROJEKT BUD” Włoszczowa z ceną 7.300 zł, oferta nr 3 WZIR Sp. z o.o. Częstochowa z ceną 9.777,08 zł, oferta nr 4 Dariusz Janosik Radomsko z ceną 18.300 zł. Według informacji o spełnianiu przez warunków udziału w postępowaniu (ZP 14) wszyscy wykonawcy spełnili warunki zamawiającego a najwyŜej została oceniona oferta nr 1 (ZP 18 Streszczenie oceny i porównanie złoŜonych ofert), której członkowie komisji przyznali 100 punktów. Analiza złoŜonych ofert wykazała, Ŝe pomimo braku obowiązku załączenia projektu umowy wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą załączył podpisany projekt umowy. W dniu 18 maja 2006 roku Wójt Gminy oraz członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenia w trybie art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych, według których nikt nie podlegał wykluczeniu z postępowania. Zawiadomienie o wyborze oferty podpisane przez Wójta Gminy zamieszczone zostało w BIP Urzędu Gminy śytno w dniu 8 czerwca 2006 roku. Zamawiający stosownie do przepisu art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zawiadomił uczestników postępowania o wyborze oferty najkorzystniejszej. Stwierdzono, Ŝe w zawiadomieniu nie wskazano uzasadnienia wyboru najkorzystniejszej oferty, co świadczy o nieprzestrzeganiu art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złoŜyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru. W dniu 16 czerwca 2006 roku Wójt Gminy podpisał z Robertem Koselą przedstawicielem firmy „PROINSTAL” umowę nr 13/06, której przedmiotem było pełnienie nadzoru inwestorskiego nad zadaniem „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno”. Strony ustaliły, Ŝe terminem rozpoczęcia prac będzie 16 czerwca 2006 roku a terminem zakończenie 29 września 2006 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w wysokości 6.000 zł. Z treści §4 umowy wynika, Ŝe wykonawca pełniący czynności Inspektora nadzoru działa w imieniu zamawiającego zgodnie z zakresem określonym w ustawie z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane. W umowie uregulowano równieŜ wysokość kar umownych zarówno dla zamawiającego jak i wykonawcy. Wszystkie zmiany umowy wymagają zachowania pisemnej formy pod rygorem niewaŜności. MoŜliwe jest dokonanie zmian postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy jedynie w
______152 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przypadku gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego. Wskazać naleŜy, Ŝe umowa nr 13/06 nie został kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską, co wskazuje na naruszenie przepisu art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, według którego jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej. Kserokopia umowy nr 13/06 z dnia 16 czerwca 2006 roku na pełnienie nadzoru inwestorskiego stanowi załącznik nr 55 do protokołu kontroli. Kontrola wykazała, Ŝe na okoliczność wydłuŜenia okresu wykonania budowy wodociągu nie dokonano zmiany umowy z Inspektorem nadzoru, co świadczy o bezumownym wykonywaniu czynności Inspektora nadzoru przez Roberta Koselę w okresie od 30 września do 30 października 2006 roku. W dniu 5 grudnia 2006 roku „PROINSTAL” Robert Kosela wystawił rachunek nr 13/12/2006 na kwotę 6.000 zł. Rachunek wpłynął do Urzędu Gminy w dniu 6 grudnia 2006 roku. Rachunek na okoliczność dokonania wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych opisał Sekretarz Gminy Mirosław Ociepa a na okoliczność wykonania robót zgodnie z umową nr 13/06 z dnia 16 czerwca 2006 roku Sławomir Niedźwiecki. Rachunek sprawdzony został pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy w dniu 13 grudnia 2006 roku. Rachunku nie sprawdzono pod względem formalnym. W dniu 13 grudnia 2006 roku dowód zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy ze środków działu 010, 01010, § 6050. Rachunek nie został zadekretowany jak równieŜ nie wskazano formy uregulowania wynagrodzenia na rzecz wystawcy rachunku, co świadczy o nieprzestrzeganiu uregulowań Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Ustalono, Ŝe rachunek został uregulowany przelewem w dniu 13 grudnia 2006 roku. Zabezpieczenie środków na realizację zadania w budŜecie gminy Ustalono, Ŝe na realizację zadania „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno” Rada Gminy śytno zabezpieczyła w budŜecie następujące środki: uchwałą nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku 1.500.000 zł; uchwałą nr XXXVII/164/06 z dnia 30 czerwca 2006 roku zwiększono środki o kwotę 80.000 zł tj. do 1.580.000 zł.; uchwałą nr XL/172/06 z dnia 12 października 2006 roku zwiększono środki o kwotę 8.000 zł tj. do 1.588.000 zł; uchwałą nr II/7/06 z dnia 6 grudnia 2006 roku zwiększono środki o kwotę 23.631 zł tj. do kwoty 1.611.631 zł. Analiza wykazów zadań inwestycyjnych wieloletnich stanowiących załączniki do uchwał budŜetowych wykazała, Ŝe wykaz zadań inwestycyjnych wieloletnich stanowiący załącznik nr 3 do uchwały nr II/7/06 z dnia 6 grudnia 2006 roku gdzie na realizację kontrolowanego zadania po zwiększeniu przewidziano środki w wysokości 1.588.000 zł był niezgodny z planem środków w rozdziale 010 dział 01010 § 6050 (plan wydatków – załącznik nr 2), gdzie przewidziano środki w wysokości 1.611.631 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe ww. rozbieŜność wynikała z błędnego zsumowania środków w załączniku nr 3.
______153 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zestawienie obrazujące wysokość środków na realizację zadania „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina – Grodzisko w Gminie śytno” sporządzone przez Skarbnika Gminy wraz z kserokopią załączników obrazujących wykaz zadań inwestycyjnych wieloletnich stanowi załącznik nr 56 do protokołu kontroli. Biorąc powyŜsze dane pod uwagę stwierdzić naleŜy, Ŝe na dzień podpisania umowy z firmą „PROBUD” tj. na 16 czerwca 2006 roku w budŜecie Gminy śytno zabezpieczono środki w wysokości 1.500.000 zł podczas, gdy zobowiązanie zaciągnięte na podstawie niniejszej umowy opiewało na kwotę 1.579.540,38 zł. Zaciągnięcie przez Wójta Gminy śytno zobowiązania ponad kwotę ustaloną w uchwale budŜetowej świadczy o naruszeniu art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, według którego wójtowi gminy przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budŜetowej kwotach wydatków, w ramach upowaŜnień udzielonych przez radę gminy. Przyjęcie inwestycji na stan środków trwałych Do kosztów inwestycji zaliczono oprócz wynagrodzenia wykonawcy budowy wodociągu (1.579.540,38 zł), wynagrodzenia Inspektora nadzoru (6.000 zł), wynagrodzenia za aktualizację kosztorysów (1.830 zł) równieŜ odsetki i prowizje bankowe na kwotę 24.261,15 zł, w tym: 14.465,75 zł – odsetki od poŜyczki nr 23/GW/P/2006 oraz 9.795,40 zł – prowizja od umowy kredytu nr 186/KK/2006. Na koncie analitycznym prowadzonym dla badanej inwestycji zaksięgowano po stronie Wn konta 080 kwotę 1.611.631,53 zł, podczas gdy ze strony Ma tego konta wyksięgowana została kwota 1.614.071,53 zł stanowiąca wartość środka trwałego przyjętego z inwestycji na stan konta 011 na podstawie dowodu OT nr 1/06 z dnia 3 listopada 2006 roku. Ustalono, Ŝe róŜnica pomiędzy wysokością kosztów badanego zadania a kwotą wskazaną w dowodzie OT dotyczy kwoty na którą opiewa faktura nr 25/2005 roku z dnia 2 sierpnia 2005 roku wystawiona przez Biuro InŜynierskie Dariusz Janosik. Faktura wystawiona została tytułem wykonania aktualizacji kosztorysów inwestorskiego i ślepego oraz wykonania specyfikacji technicznych budowy sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Czechowiec i dotyczyła zadania inwestycyjnego zrealizowanego w 2005 roku. Analiza faktury wykazała, Ŝe zaakceptowana została do realizacji przez Wójta i Skarbnika Gminy w dniu 19 sierpnia 2005 roku ze środków 710, 71014, §4300 w związku z czym zaliczona została do wydatków bieŜących a nie do wydatków inwestycyjnych. Biorąc powyŜsze pod uwagę bezzasadnym było zwiększenie wartości środka trwałego o koszty bieŜące dotyczące ponadto innego zadania inwestycyjnego. Ustalono, iŜ w związku z tym, Ŝe faktura nr 53/2004 z dnia 15 listopada 2004 roku wystawiona przez firmę „PROXY” na kwotę 35.415,11 zł dotyczyła wykonania dokumentacji projektowej sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowości Czechowiec – Czechowiec Kol. – Grodzisko – Jatno – Jarzębina została zaliczona w całości do kosztów zadania „Budowa wodociągu Czechowiec”. Zestawienie dotyczące badanego zadania inwestycyjnego stanowi załącznik nr 57 do protokołu kontroli.
IX. EWIDENCJA MAJ Ą TKU GMINY. INWENTARYZACJA
ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ Ą TKOWYCH (EWIDENCJA ILO Ś CIOWA , ILO Ś CIOWO –WARTO Ś CIOWA )
Zasady ewidencji składników majątkowych określone zostały w planie kont oraz zasadach prowadzenia rachunkowości. Do ewidencji stanu zwiększeń oraz zmniejszeń
______154 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wartości początkowej gruntów i innych środków trwałych, które podlegają stopniowemu umarzaniu według stawek amortyzacyjnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów słuŜy konto 011 – Środki trwałe. Za środki trwałe uznaje się stanowiące własność lub współwłasność jednostki nieruchomości (grunty, budynku w tym takŜe będące odrębną własnością lokale, budowle i inwestycje w obcych obiektach), maszyny i urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do uŜytku w momencie przyjęcia do uŜywania przedmioty o przewidywanym okresie uŜywania dłuŜszym niŜ jeden rok, przeznaczone na własne potrzeby jednostki lub do oddania w uŜywanie na podstawie najmu, dzierŜawy lub innej umowy o podobnym charakterze. Do środków trwałych podlegających amortyzacji (umorzeniu) zalicza się: nieruchomości, w tym: grunty (własne), budynki i budowle, lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu, inwestycje przyjęte do uŜywania w obcych środkach trwałych. Ewidencję księgową środków trwałych prowadzi się według ich wartości początkowej. Wartość początkową stanowią: w razie nabycia w drodze kupna – cena nabycia, w razie wytworzenia we własnym zakresie – koszt wytworzenia, w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wartość rynkowa z dnia nabycia lub wartość określona w umowie darowizny lub nieodpłatnym przekazaniu, gdy jest ona niŜsza od wartości rynkowej, w razie nieodpłatnego otrzymania środka trwałego stanowiącego własność Skarbu Państwa na podstawie decyzji właściwego organu – wartość określona w decyzji. Wskazać naleŜy, Ŝe stosownie do §5 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz art.16c pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zmianami) grunty nie podlegają amortyzacji, w związku z czym nie podlegają stopniowemu umarzaniu. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się wszelkie zwiększenia a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Konto 011 wykazuje wyłącznie saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych według ich wartości początkowej – brutto. Środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wyceniane w wartości określonej w decyzji. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych lub stawek określonych przez dysponenta części budŜetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Wyjaśnienie na okoliczność księgowanie środków trwałych złoŜyła Jolanta Górnik Z ca Skarbnika Gminy. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe na koncie 011 księgowane są środki trwałe, których wartość zakupu lub wytworzenia przekracza 3.500 zł a czas ich uŜytkowania jest dłuŜszy niŜ 1 rok. Wyjątek stanowią zespoły komputerowe, które są ujmowane na koncie 011 bez względu na swoją wartość początkową. Umorzenia tych środków dokonuje się według stawek amortyzacyjnych określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Na koncie 013 księgowane są pozostałe środki trwałe mające wartość niŜszą niŜ 3.500 zł a wyŜszą niŜ 50 zł. Te środki trwałe umarzane są w
______155 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
100% w m cu przyjęcia do uŜywania. Od 1 stycznia 2004 roku środki o wartości niŜszej niŜ 50 zł są ewidencjonowane w księgach inwentarzowych ilościowych (Decyzja nr 1/04 z dnia 2 stycznia 2004 roku w sprawie wprowadzenia uproszczeń w ewidencji środków trwałych). W załączniku nr 1 do zarządzenia Wójta Gminy śytno nr Or.0151/34/06 z dnia 30 października 2006 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w punkcie 13 z powodu przeoczenia nie dokonano zmiany zapisu z kwoty 300 zł na 50 zł. Wyjaśnienie z cy Skarbnika Gminy Jolanty Górnik w sprawie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych stanowi załącznik nr 58 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe w uregulowaniach wewnętrznych nie określono, Ŝe zestawy komputerowe pomimo tego, Ŝe ich wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł są zaliczane do środków trwałych i księgowane na koncie 011. Według §16 Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych do udokumentowania ruchu środków trwałych słuŜą następujące dowody księgowe: OT – przyjęcie środka trwałego, MT – zmiana miejsca uŜytkowania środka trwałego, PT – protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego, LT – likwidacja środka trwałego. Dowód OT wystawiany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód sporządza się na podstawie: w przypadku zakupu środka trwałego nie wymagającego montaŜu – faktury dostawcy, protokołu odbioru technicznego, dowodu odprawy celnej, w przypadku zakupu środka trwałego wymagającego montaŜu – oprócz dowodów ww. równieŜ faktury wykonawców montaŜu, w przypadku przyjęcia środka trwałego z inwestycji – protokół odbioru technicznego, w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji – protokół róŜnic inwentaryzacyjnych z decyzją komisji inwentaryzacyjnej. Dowód powinien zawierać: numer dowodu OT i datę przyjęcia do uŜytkowania, symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę, miejsce uŜytkowania środka trwałego, określenie dostawcy środka trwałego, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego, sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych (dekretacja wpisana przez upowaŜnionego pracownika Skarbnika). Sporządzony dowód OT podpisuje osoba, która dany środek przyjęła do uŜytkowania i przechowuje do kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Skontrolowany dowód OT podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Załącznikiem do dowodu OT jest protokół odbioru technicznego. Dowód PT słuŜy do udokumentowania nieodpłatnego przyjęcia/przekazania środka trwałego innej jednostce. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego następuje na podstawie zarządzenia Wójta, które stanowi podstawę do wystawienia dowodu PT. Dowód ten zawiera: nazwę środka trwałego jego numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środków trwałych, wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia, nazwę i adres jednostki przekazującej i przyjmującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę. Kontroli merytorycznej wystawionego dowodu PT dokonują kierownik jednostki a kontroli formalno rachunkowej Skarbnik.
______156 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dowód LT słuŜy do udokumentowania likwidacji środka trwałego na skutek zuŜycia, zniszczenia, niedoboru lub sprzedaŜy. Dowód wystawiany jest przez osobę materialnie odpowiedzialną i zawierać powinien: numer i datę dowodu, nazwę środka trwałego i jego numer inwentarzowy, wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie, orzeczenie komisji likwidacyjnej (określenie przyczyn likwidacji), skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej członków. Załącznikami do LT mogą być: orzeczenie techniczne rzeczoznawcy, protokół fizycznej likwidacji, faktura w przypadku sprzedaŜy. Sprawdzony dokument pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji systematycznej i analitycznej. Zgodnie z zasadami obrotu mieniem gminy (część 3 Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych) dowodem przychodu niezaleŜnie od posiadanie dowodu, jakim jest decyzja administracyjne, umowa notarialna jest dowód OT „Przyjęcie środka trwałego”, który stanowi warunek wpisanie środka trwałego do księgi inwentarzowej, sporządzony przez stanowisko ds. gospodarki gruntami. Dowodem rozchodu niezaleŜnie od posiadania dowodu zbycia, jakim jest umowa notarialna jest „Protokół zdawczo odbiorczy” o symbolu PT sporządzany przez stanowisko ds. gospodarki gruntami. W 2006 roku kontrolowana jednostka objęła ubezpieczeniem następujące składniki majątku w Towarzystwie Ubezpieczeń UNIQA: sprzęt komputerowy, meble i inne przedmioty od kradzieŜy z włamaniem i rabunku – polisa nr 638 A 110461 z dnia 28 marca 2006 roku za okres od 1 kwietnia 2006 roku do 31 marca 2007 roku na sumę 180.000 zł, administrowanie i posiadanie budynku Urzędu Gminy z wyłączeniem administrowania grogami gminnymi w tytułu odpowiedzialności cywilnej – polisa nr 847 A 108171 z dnia 28 marca 2006 roku za okres od 1 kwietnia 2006 roku do 31 marca 2007 roku na sumę 1.000.000 zł, mienie od ognia i zdarzeń losowych (budynki i budowle oraz maszyny i urządzenia) – polisa 628A 162215 z dnia 28 marca 2006 roku za okres od 1 kwietnia 2006 roku do 31 marca 2007 roku na sumę 250.000 zł. Test nr 1 dotyczący zasad ewidencji składników majątkowych stanowi załącznik nr 59 do protokołu kontroli.
EWIDENCJA Ś RODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011
2.1. Urz ą dzenia ksi ę gowe
Według planu kont ewidencja szczegółowa do konta 011 powinna umoŜliwić ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów, a takŜe według grup rodzajowych, niezbędnych do sporządzania obowiązującej sprawozdawczości oraz według miejsc uŜytkowania i osób materialnie odpowiedzialnych. Ewidencja analityczna środków trwałych powinna równieŜ zapewnić moŜliwość ustalenia: zaktualizowanej wartości początkowej, stawki amortyzacyjnej i dotychczasowego umorzenia dla kaŜdego środka trwałego, klasyfikacji rodzajowej środków trwałych umoŜliwiającej prawidłowe obliczenie umorzenia, daty przyjęcia do uŜytkowania i daty zakupu, kwoty odpisu amortyzacyjnego za dany rok obrotowy i narastająco za okres dokonywania odpisów, w tym takŜe, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji a następnie z niej wykreślony i znowu wprowadzony,
______157 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
daty likwidacji oraz jej przyczyny albo daty zbycia. Ewidencja szczegółowa winna być prowadzona w oparciu o ksiąŜkę środków trwałych lub księgę inwentarzową. Księga inwentarzowa zawiera wykaz wszystkich środków trwałych bez względu na klasyfikację rodzajową. Ujmuje się w niej przychody środków trwałych w porządku chronologicznym, natomiast rozchody odnotowuje się w poszczególnych pozycjach, anulując jednocześnie ich numery inwentarzowe. Ewidencja ta winna być zgodna z saldem do konta 011. Wartość brutto składników majątkowych według poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych na dzień 31.12.2006 r. kształtowała się: • grupa „0” – grunty 1.981.522,79 zł; • grupa „1” – budynki i lokale – 1.250.638,53 zł; • grupa „2” – obiekty inŜynierii lądowej i wodnej – 4.543.594,84 • grupa „4” – maszyny i urządzenia ogólnego zastosowania – 160.980,93 zł; • grupa „5” – specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty – 15.744 zł; • grupa „7” – środki transportu – 797.257,99 zł; • grupa „8” – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposaŜenie – 27.019,70 zł. Stwierdzono, Ŝe ewidencja analityczna prowadzona jest w księdze środków trwałych załoŜonej w dniu 1 stycznia 2005 roku. Ewidencja prowadzona jest w podziale na grupy rodzajowe środków trwałych. Ewidencja gruntów prowadzona była w rejestrze gruntów komunalnych i zawierała następujące dane: połoŜenie działki, numer ewidencyjny, połoŜenie działki, podstawę nabycia, numer księgi wieczystej, podział gruntu na klasy oraz formę zagospodarowania (np. w przypadku umowy dzierŜawy). Stwierdzono, Ŝe w przypadku zbycia zapis świadczący o przyjęciu działki do ewidencji był przekreślany na czerwono ze wskazaniem jednocześnie podstawy zdjęcia z ewidencji np. akt notarialny. Kontrola wykazała, Ŝe ewidencja niniejsza nie zawierała wartości poszczególnych działek. Ustalono ponadto, Ŝe Skarbnik Gminy prowadzi tabele amortyzacyjne gruntów określające numer działki i jej wartość. Wskazać naleŜy, Ŝe prowadzona ewidencja gruntów prowadzona przez Teresę Kostecką nie spełniała roli ewidencji analitycznej gdyŜ nie stanowiła uszczegółowienia zapisów konta syntetycznego stosownie do przepisu art. 17 ust. 1 z związku z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Brak prawidłowo prowadzonej ewidencji analitycznej uniemoŜliwia jej okresowe weryfikowanie z komputerową ewidencją syntetyczną. Stwierdzono, Ŝe wartość gruntów wynikająca z tabel amortyzacyjnych prowadzonych przez Skarbnika Gminy była zgodna z wartością gruntów wykazaną a bilansie jednostki budŜetowej za 2006 rok. Test nr 2 dotyczący urządzeń księgowych stanowi załącznik nr 60 do protokołu kontroli.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ę kszenia, zmniejszenia) - 2006 rok
Konto 011 – Środki trwałe na dzień 1 stycznia 2006 roku wykazywało saldo 8.674.939.54 zł. W 2006 roku wartość środków trwałych wzrosła o 1.918.105,92 zł i zmniejszyła się o 1.816.286,68 zł. Na dzień 31 grudnia 2006 roku saldo konta 011 wynosiło 8.776.758,78 zł.
______158 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolę obrotów na koncie 011 skutkujących zwiększeniem wartości tego konta przeprowadzono na podstawie dowodów stanowiących podstawę przyjęcia na stan majątkowy poniŜej wyszczególnionych środków trwałych: a) komunalizacja działek w I półroczu 2006 roku na kwotę 75.425 zł wprowadzona na konto 011 na podstawie noty księgowej z dnia 30 czerwca 2006 roku – dowód nr PK 489/1. Załącznikiem do noty był wykaz nieruchomości przejętych na rzecz Gminy w terminie od 1 stycznia 2006 roku sporządzony przez Teresę Kostecką inspektora ds. gospodarki gruntami i lokalami w dniu 19 lipca 2006 roku. W wykazie znalazły się następujące działki: Miejscowość Nr działki Powierzchnia w ha Orientacyjne cena w złotych Barycz 171, 813, 184 0,02; 0,02; 0,12 200; 200; 1.000 Borzykówka 218, 697, 435 0,65; 3,61; 0,62 4.400; 24.300; 4.200 Budzów 36/2; 179 0,30; 1,30 1.700; 7.400 Mała Wieś 843 0,29 5.725 Sudzin 255 0,12 7.000 Sudzinek 389 1,89 15.000 śytno 1502/2; 1502/4 0,4223; 0,1213 3.300; 1.000 Suma 9,4836 75.425 W zestawieniu znalazła się równieŜ informacja, iŜ w bieŜącym roku z zasobów mienia komunalnego gminy sprzedano działkę nr 1240 o powierzchni 0,08 ha w miejscowości Łaznów na kwotę 5.806 zł. Stwierdzono, Ŝe w decyzjach komunalizacyjnych wydanych na okoliczność nieodpłatnego przekazania Gminie śytno wskazanych wyŜej działek przekazujący, którym był w tym przypadku Wojewoda Łódzki nie określił wartości działek. Z ustnych wyjaśnień Sekretarza Gminy Mirosława Ociepy wynika, Ŝe wartość działek jest szacowana orientacyjnie przez inspektora ds. gospodarki gruntami i lokalami na podstawie aktów notarialnych dokumentujących zbycie działek w pobliskich miejscowościach. Wyjaśnienie w sprawie sposobu ustalenia wartości gruntów złoŜyła w dniu 10 września 2007 roku Teresa Kostecka. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe z uwagi na konieczność wprowadzenia do ewidencji księgowej wartości mienie komunalnego, orientacyjna wartość nieruchomości nabytych w drodze komunalizacji ustalana jest metodą porównawczą w oparciu o szacunek dokonany przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego innej nieruchomości w danej miejscowości lub miejscowościach sąsiednich. Wyjaśnienie Teresy Kosteckiej z dnia 10 września 2007 roku stanowi załącznik nr 61 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe uregulowania wewnętrzne obowiązujące w kontrolowanej jednostce nie wskazują określania wartości środków trwałych na podstawie orientacyjnego szacunku, który został przeprowadzony jednoosobowo. Procedury wewnętrzne, wskazane wyŜej, dopuszczają jedynie przyjmowanie środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu określających wartość środka trwałego. Właściwym w tym przypadku postępowaniem byłoby powołanie zespołu ds. szacowania nieruchomości, który na okoliczność oszacowania nieruchomości sporządzałby protokół będący podstawą przyjęcia gruntów na stan konta 011. Uregulowania wewnętrzne nie wskazują sposobu postępowania z nieruchomościami, których wartość nie jest
______159 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oznaczona. Biorąc pod uwagę, wskazane wyŜej, uregulowania Instrukcji obiegu dowodów księgowych na okoliczność przyjęcia, wskazanych w tabeli gruntów do ewidencji środków powinien zostać sporządzony dowód OT. Przyjęcie gruntów z komunalizacji zaksięgowane zostało Wn 011/ Ma 800. b) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy na rzecz jednostki samorządu terytorialnego ma kwotę 25.816,30 zł wprowadzone na podstawie noty księgowej z dnia 30 września 2006 roku – dowód nr PK 763. W nocie księgowej wskazano akt notarialny nr 3953/2006 z dnia 2 sierpnia 2006 roku jednakŜe ani on ani Ŝaden inny dokument nie był załącznikiem do noty księgowej z dnia 30 września 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe Gmina śytno nabyła od Spółdzielni Kółek Rolniczych w śytnie prawo uŜytkowania wieczystego nieruchomości połoŜonej w śytnie składającej się z działek oznaczonych w ewidencji gruntów numerami 885/4, 1581/8 i 1581/10 o łącznej powierzchni 0,5765 ha oraz własność budynków znajdujących się na ww. nieruchomości. Według aktu notarialnego repertorium nr 3955/2006 z dnia 2 sierpnia 2006 roku ustalona cena w kwocie 66.900 zł zostanie sprzedającej Spółdzielni przez kupującego – Gminę zapłacona w następujący sposób: na poczet ceny Gmina śytno zalicza zaległość podatkową Spółdzielni w kwocie 25.816,30 zł, pozostała część ceny w kwocie 40.683 zł zostanie zapłacona w dwóch ratach po 20.541,85 zł kaŜda, przy czym I rata w terminie do 30 września 2006 roku, a II rata w terminie do 30 listopada 2006 roku. Wydanie przedmiotu sprzedaŜy w posiadanie nastąpi w dniu 15 sierpnia 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe w dniu 30 września 2006 roku na stan konta 011 przyjęto na podstawie noty księgowej (dowód nr 762) pozostałą wartość wynikającą z nabycia prawa własności nieruchomości od SKR. Biorąc pod uwagę wskazany wyŜej stan faktyczny na okoliczność przyjęcia nieruchomości na stan konta 011 sporządzony powinien zostać dowód OT na całą wartości nieruchomości. Przyjęcie gruntów tytułem wygaśnięcia zobowiązań podatkowych zaksięgowano Wn 011/ Ma 221, a nabycie prawa wieczystego uŜytkowania na rzecz gminy zaksięgowano Wn 011/ Ma 080. c) wodociąg Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina na kwotę 1.614.071,53 zł (dowód nr 846/1) wprowadzony do ewidencji na podstawie dowodu OT nr 1/06 z dnia 3 listopada 2006 roku. Dowód zawierał następujące dane: numer dowodu i datę przyjęcie środka trwałego, nazwę, wartość i charakterystykę środka, określenie dostawcy środka, numer inwentarzowy, symbol klasyfikacji środków trwałych oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Dowód sporządził Skarbnik Gminy a jako zespół przyjmujący podpis złoŜył Sławomir Niedźwiecki. Załącznikiem do dowodu OT było zestawienie kosztów związanych z budową wodociągu. Stwierdzono, Ŝe w dowodzie OT nie wskazano stawki amortyzacyjnej i kwoty odpisu amortyzacyjnego. Na dowodzie brak było podpisu osoby, która przyjęła środek do uŜytkowania oraz podpisu Wójta Gminy, ponadto do dowodu OT nie załączono protokołu odbioru technicznego. Stwierdzono, Ŝe protokół odbioru końcowego i przekazania obiektu do uŜytkowania sporządzony został w dniu 31 października 2006 roku. Według art. 16 d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym składniki majątku, o których mowa w art. 16a 16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do uŜywania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego. Biorąc powyŜsze pod uwagę przekazanie wodociągu na stan konta 011 powinno nastąpić w dniu sporządzenia protokołu odbioru tj. 31 października 2006 roku.
______160 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
d) droga w Sekursko na kwotę 79.940,37 zł (dowód nr PK 898/1) wprowadzona do ewidencji na podstawie dowodu OT nr 2/06 z dnia 25 listopada 2006 roku. Dowód OT zawierał następujące dane: numer dowodu i datę przyjęcia środka, nazwę środka, jego wartość i jego charakterystykę, określenie dostawcy środka oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Dowód podpisał Skarbnik Gminy BoŜena Podolska a jako zespół przyjmujący podpis złoŜył Sławomir Niedźwiecki. Załącznikiem do dowodu OT było zestawienie kosztów związanych z przebudową drogi gminnej i powiatowej w miejscowości Sekursko. Stwierdzono, Ŝe dowód OT nie zawierał następujących danych: symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, stawka amortyzacyjna i kwota odpisu amortyzacyjnego. Na dowodzie brak było podpisu osoby, która przyjęła środek do uŜytkowania oraz podpisu Wójta Gminy, ponadto do dowodu OT nie załączono protokołu odbioru technicznego. Na dowodzie OT wskazano numer 898/2. e) droga w Sekursko na kwotę 20.758,02 zł (898/2) wprowadzona do ewidencji na podstawie dowodu OT nr 3/06 z dnia 25 listopada 2006 roku. Dowód OT zawierał następujące dane: numer dowodu i datę przyjęcia środka, nazwę środka, jego wartość i jego charakterystykę, określenie dostawcy środka oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Dowód podpisał Skarbnik Gminy BoŜena Podolska a jako zespół przyjmujący podpis złoŜył Sławomir Niedźwiecki. Załącznikiem do dowodu OT było zestawienie kosztów związanych z przebudową drogi gminnej i powiatowej w miejscowości Sekursko. Stwierdzono, Ŝe dowód OT nie zawierał następujących danych: symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, stawka amortyzacyjna i kwota odpisu amortyzacyjnego. Na dowodzie brak było podpisu osoby, która przyjęła środek do uŜytkowania oraz podpisu Wójta Gminy, ponadto do dowodu OT nie załączono protokołu odbioru technicznego. Na dowodzie OT nie wskazano numeru dowodu. Przyjęcie środków trwałych z inwestycji zaksięgowano Wn 011/ Ma 080. f) zestaw komputerowy na kwotę 1.890 zł (963/1) wprowadzony do ewidencji na podstawie dowodu OT z dnia 13 grudnia 2006 roku. Dowód OT zawierał następujące dane: nazwę środka, jego wartość i charakterystykę, określenie dostawcy środka oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Dowód OT sporządził zastępca kierownika Referatu Finansowego Jolanta Górnik. Stwierdzono, Ŝe dowód OT nie zawierał następujących danych: numeru i daty dowodu OT, symbolu klasyfikacji środków trwałych oraz numeru inwentarzowego, stawki amortyzacyjnej i kwoty odpisu amortyzacyjnego. Na dowodzie brak było podpisu osoby, która przyjęła środek do uŜytkowania oraz podpisu Wójta Gminy. Stwierdzono, Ŝe dowodem dokumentującym zakup zestawu komputerowego była faktura VAT nt 00406/06 wystawiona w dniu 19 października 2006 roku przez firmę Usługowo Handlową „APS” Anna Smendowska z Radomska na kwotę 3.227,40 zł. Do zestawu komputerowego zaliczono następujące pozycje wskazane w fakturze: monitor, klawiaturę, mysz optyczną oraz komputer ABC PC CE. Przyjęcie zestawu komputerowego zaksięgowane zostało Wn 011/ Ma 080. Obroty na koncie 011 skutkujące zmniejszeniem wartości tego konta dotyczyły m.in. sprzedaŜy, nieodpłatnego przekazania, likwidacji środków trwałych. Kontrolą objęto losowo wybrane dokumenty związane ze zmniejszeniem stanu środków trwałych, a mianowicie: a) sprzedaŜ działek na kwotę 13.995 zł zdjęta z ewidencji na podstawie noty księgowej z dnia 30 września 2006 roku (dowód nr 737). Stwierdzono, Ŝe ww. działki zbyto z drodze przetargu nieograniczonego a akt notarialny sporządzony został w dniu 27 października 2006 roku – akt notarialny repertorium A 6470/2006. Biorąc powyŜsze pod uwagę bezpodstawnym było wyksięgowanie środka trwałego z ewidencji przed zawarciem umowy sprzedaŜy. Stwierdzono ponadto, Ŝe na okoliczność zdjęcia ze stanu powinien być sporządzony dowód PT, którego nie sporządzono. Zdjęcie środka trwałego ze stanu zaksięgowano Wn 800/ Ma 011.
______161 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
b) sprzedaŜ działki nr 1122/28 na kwotę 8.845 zł na podstawie noty księgowej z dnia 31 grudnia 2006 roku (dowód nr 1049/1). Stwierdzono, Ŝe działkę zbyto z drodze przetargu nieograniczonego a akt notarialny sporządzony został w dniu 11 stycznia 2007 roku – akt notarialny repertorium A 270/2006. W dniu 30 listopada 2006 roku na mocy aktu notarialnego rep. A nr 7215/2006 zawarta została warunkowa umowa sprzedaŜy Biorąc powyŜsze pod uwagę bezpodstawnym było wyksięgowanie środka trwałego z ewidencji przed zawarciem umowy sprzedaŜy. Stwierdzono ponadto, Ŝe na okoliczność zdjęcia ze stanu po winien być sporządzony dowód PT, którego nie sporządzono. Z wyjaśnienia Zastępcy Skarbnika Jolanty Górnik wynika, Ŝe działki o numerze 116, 139, 158 oraz 162 zostały zdjęte z ewidencji konta środków trwałych w dniu 30 września 2006 roku na podstawie informacji inspektora ds. gospodarki gruntami i lokalami z dnia 6 października 2006 roku w sprawie sprzedaŜy gruntów według stanu na dzień 30 września 2006 roku. Działkę o numerze 1122/28 zniesiono z ewidencji środków trwałych w dniu 31 grudnia 2006 roku na podstawie informacji z dnia 17 stycznia 2007 roku w sprawie sprzedaŜy gruntów wg. stanu na 31 grudnia 2006 roku. Wyjaśnienie Zastępcy Skarbnika Gminy Jolanty Górnik w sprawie zdjęcia ze stanu konta 011 zbytych działek stanowi załącznik nr 62 do protokołu kontroli. Zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych dowodem rozchodu niezaleŜnie od posiadania dowodu zbycia, jakim jest umowa notarialna jest „Protokół zdawczo odbiorczy” o symbolu PT sporządzany przez stanowisko ds. gospodarki gruntami. Biorąc powyŜsze pod uwagę na okoliczność zdjęcia ze stanu zbytych nieruchomości powinien być prawidłowo i bieŜąco sporządzony dowód PT. Wykluczone jest bowiem wyksięgowywanie zbytych nieruchomości na podstawie przygotowywanych kwartalnie i zestawień zbytych działek. c) przekazanie wodociągu Czechowiec, Grodzisko, Jatno, Jarzębina na kwotę 1.614.017,53 zł na podstawie dowodu PT z dnia 4 listopada 2006 roku (dowód nr 846/2). Dowód ten zawierał: nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środków trwałych, podstawę przekazania środka trwałego (uchwała Rady Gminy śytno nr VII/43/99 z dnia 29 marca 1999 roku) sporządzony przez Skarbnika Gminy. Dowód nie zawierał oznaczenia jednostki przyjmującej środek trwały oraz podpisu osób reprezentujących jednostkę ponadto nie wskazano stawki umorzenia, dowód nie został poddany kontroli merytorycznej przez Wójta Gminy. Przekazanie środka trwałego zaksięgowano Wn 800/ Ma 011. d) zdjęcie ze stanu z tytułu całkowitego zuŜycia na kwotę 163.024,15 zł na podstawie noty księgowej z dnia 31 grudnia 2006 roku. Załącznikiem do noty księgowej był protokół przeglądu obiektów komunalnych tj. budynków i budowli z dnia 24 listopada 2006 roku. Z protokołu wynika, Ŝe w dniu 24 listopada 2006 roku Komisja w składzie: Jerzy Rachalik – inspektor ds. budownictwa, Tomasz Jędryka – podinspektor ds. ochrony środowiska oraz Sławomir Niedźwiecki – podinspektor ds. zamówień publicznych dokonała przeglądu obiektów komunalnych w zakresie stanu technicznego w miejscowościach Mała Wieś, Łaznów, Silniczka oraz Grodzisko. W wyniku oględzin Komisja stwierdziła, Ŝe obiekty takie jak: Mała Wieś – budynek gospodarczy o wartości 199,71 zł, Łaznów – śmietniki o wartości 331,52 zł, Silniczka – budynek inwentarski (obora) o wartości 2.335,43 zł, Silniczka – budynek inwentarski (chlewnia) o wartości 160.107,28 zł, Grodzisko – śmietnik o wartości 50,21 zł naleŜy zdjąć ze stanu środków trwałych ze względu na całkowite zuŜycie.
______162 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na okoliczność zdjęcia ze stanu nie sporządzono dowodu LT, który zgodnie z Instrukcją obiegu dowodów księgowych, jest podstawą do zdjęcia ze stanu środków trwałych. Na okoliczność zdjęcia ze stanu ww. środków trwałych wyjaśnienie złoŜył Skarbnik Gminy. W związku z protokołem przeglądu obiektów komunalnych budynków i budowli z dnia 21 listopada 2006 roku komisja stwierdziła całkowite ich zuŜycie. Na podstawie tego protokołu dokonano likwidacji pozycji wykazanych w protokole. Rzeczoznawcy nie powoływano ze względu na to, Ŝe budynki te ze względów atmosferycznych rozleciały się. Fizycznie nie było co wyceniać. Pozostały gruz mieszkańcy (budynki niestrzeŜone) roznieśli do swoich zagród. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie likwidacji środków trwałych stanowi załącznik nr 63 do protokołu kontroli. Zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych załącznikami do LT mogą być: orzeczenie techniczne rzeczoznawcy, protokół fizycznej likwidacji lub faktura w przypadku sprzedaŜy. W związku z powyŜszym podstawą do zdjęcia ze stanu wskazanych w protokole z dnia 24 listopada 2006 roku środków mogło być orzeczenie rzeczoznawcy o przydatności do uŜywania bądź teŜ protokół fizycznej likwidacji po uprzednim rozebraniu zabudowań.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2006 rok
Wartość umorzenia poszczególnych składników środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych odnoszona jest jeden raz w roku na konto 071 „Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych”. Ustalono, Ŝe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne amortyzowane są z zastosowaniem stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Ustalono ponadto, Ŝe ewidencja szczegółowa do konta 071 prowadzona jest wspólnie z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 011,020. Kontrola wykazała, Ŝe ewidencja szczegółowa do konta 071 prowadzona jest w postaci arkuszy umorzeniowych, które zawierają następujące dane: klasyfikację środków trwałych, wartość inwentarzową środka trwałego, wartość umorzenia na początek roku, wartość umorzenia za dany rok oraz wartość całkowitego umorzenia. Wartość umorzenia dla poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych na dzień 31.12.2006 r. kształtuje się następująco: • grupa „0” 0 zł; • grupa „1” – 842.312,64 zł; • grupa „2” – 1.045.303,19 zł; • grupa „4” – 116.107,34 zł; • grupa „5” – 9.540,32 zł; • grupa „7” – 576.516,88 zł; • grupa „8” – 15.048,69 zł. Kontrolę prawidłowości stosowania stawek amortyzacyjnych oraz obliczenia umorzenia przeprowadzono na podstawie losowo wybranej próby, a mianowicie: • grupa 1 – budynek Ośrodka Zdrowia w Borzykowej nr 1/10/106/1 – wartość początkowa brutto – 100.413,44 zł; zastosowana stawka umorzenia – 2,5 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 66.385 zł; umorzenie roczne za 2006 r. –
______163 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
850,72 zł ; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 67.235,72 zł ; wartość netto środka trwałego – 33.177,72 zł; • grupa 1 – budynek OSP Grodzisko nr 1/10/109/3 wartość początkowa brutto – 20.337,72 zł; zastosowana stawka umorzenia – 10 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 11.334,45 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 900,33 zł ; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 12.234,78 zł ; wartość netto środka trwałego – 8.102,94 zł; Stwierdzono, Ŝe budynek zaliczony został do rodzaju Inne budynki niemieszkalne, dla którego obowiązującą stawką amortyzacyjną wynikającą z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest stawka 2,5%. Stawka amortyzacyjna stosowana przez jednostkę tj. 10% ustalona została dla kiosków, budynków kempingowych i budynków zastępczych. • grupa 2 – droga Borzykowa Pierzaki Pukarzów nr 2/22/220/15 – wartość początkowa brutto 606.316,83 zł; zastosowana stawka umorzenia – 4,5 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 78.224,65 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 23.764,15 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 101.988,80 zł; wartość netto środka trwałego – 504.328,03 zł; • grupa 2 boisko sportowe śytno nr 29/291/10 – wartość początkowa brutto 115.930 zł; zastosowana stawka umorzenia – 4,5 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 14.956,84 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 4.543,80 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 19.500,64 zł; wartość netto środka trwałego – 96.429,36 zł; Stwierdzono, Ŝe boisko zaliczone zostało do rodzaju Obiekty inŜynierii lądowej i wodnej dla których ustawa przewiduje stawkę amortyzacyjną 4,5% zamiast do rodzaju Budowle sportowe i rekreacyjne, dla których przewidziano stawkę 2,5%. • grupa 4 – zestaw komputerowy nr 4/49/491/17 wartość początkowa brutto 73.905,76 zł; zastosowana stawka umorzenia – 30 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 41.869,30 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 9.610,94 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 51.480,24 zł; wartość netto środka trwałego – 22.425,52 zł; • grupa 5 – kosiarka samobieŜna nr 5/59/592/2 wartość początkowa brutto 9.400 zł; zastosowana stawka umorzenia – 14 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 5.207,93 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 586,89 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 5.794,82 zł; wartość netto środka trwałego – 3.605,18 zł; • grupa 7 – samochód poŜarniczy Magirus – Dentz nr 7/74/743/8 wartość początkowa brutto 20.700 zł; zastosowana stawka umorzenia – 14 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 2.173,50 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 2.593,71 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 4.767,21 zł; wartość netto środka trwałego – 15.932,79 zł; • grupa 7 – autokar ERA 21 nr 7/74/744/5 wartość początkowa brutto 241.560 zł; zastosowana stawka umorzenia – 20 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 126.126,53 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 23.086,70 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 149.213,23 zł; wartość netto środka trwałego – 92.346,77 zł; • grupa 8 – kserokopiarka nr 8/80/803/7 wartość początkowa brutto 4.636 zł; zastosowana stawka umorzenia – 14 %; wartość umorzenia na 01.01.2006r. – 324,54 zł; umorzenie roczne za 2006 r. – 603,61 zł; wartość umorzenia na 31.12.2006 r. – 928,15 zł ; wartość netto środka trwałego – 3.707,85 zł;
______164 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wykazała, Ŝe w kaŜdym z wymienionych wyŜej przypadków obliczona wartość umorzenia za 2006 rok była nieprawidłowa albowiem była liczona od wartości początkowej środka trwałego pomniejszonej o wartość umorzenia na 1 stycznia 2006 roku, co było sprzeczne z art. 16f ust. 1 i 16h ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, według którego odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Test nr 3 dotyczący udokumentowania obrotów na kontach i odpisów umorzeniowych stanowi załącznik nr 64 do protokołu kontroli.
EWIDENCJA WARTO Ś CI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych nabytych przez jednostkę o przewidywanym okresie uŜywania dłuŜszym niŜ rok słuŜy konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Według planu kont, ewidencja szczegółowa winna być prowadzona w oparciu o ksiąŜkę środków trwałych lub księgę inwentarzową, która winna być zgodna z saldem konta 020. Na koncie 020 ujmuje się wartości niematerialne i prawne bez względu na wartość. Stwierdzono, Ŝe wartości niematerialne i prawne o wartości większej niŜ 3.500 zł są umarzane z zastosowaniem stawki 30%, a poniŜej tej wartości w momencie przyjęcia do uŜywania w pełnej kwocie. Kontrolą objęto prawidłowość przyjęcia i zdjęcia ze stanu konta 020 oprogramowania LEX. W dniu 31 grudnia 2006 roku na podstawie dokumentu nr PK 1076/1 dokonano zapisu na koncie Wn 020/ Ma 800 – zakup LEX a na kwotę 4.392 zł. Zapisu na koncie dokonano na podstawie noty księgowej z dnia 31 grudnia 2006 roku. Kontrola wykazała, Ŝe za zakup oprogramowania LEX 0206 dla samorządu wystawiona została w dniu 14 września 2006 roku faktura nr 2506026488 na kwotę 4.329 zł przez Wolters Kluwer Polska sp. z o.o. Opisu faktury na okoliczność celu zakupu dokonał Szymon Pietras – informatyk. W dniu 19 października 2006 roku dowód został sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym przez Skarbnika Gminy. Faktura wpłynęła do Urzędu w dniu 20 września 2006 roku. W dniu 19 października 2006 roku dowód został zatwierdzony do realizacji ze środków działu 750, rozdziała 75023, §4210 przez Skarbnika i Sekretarza Gminy. Stwierdzono, Ŝe faktura nie została zaksięgowana na koncie 201, a dekretacji dokonano dopiero na okoliczność realizacji przelewu Wn 400/ Ma 130. Biorąc pod uwagę Ŝe oprogramowanie zostało zakupione we wrześniu w związku z czym nieprawidłowym było wprowadzenie oprogramowania na stan konta 020 dopiero w dniu 31 grudnia 2006 roku tj. na dzień przeprowadzania inwentaryzacji. PowyŜsze wskazuje na przypadek prowadzenia błędnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŜeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. W dniu 31 grudnia 2006 roku z konta 020 zdjęto tytułem aktualizacji oprogramowanie LEX na kwotę 3.755,16 zł na podstawie noty księgowej Wn 800/ Ma 020. Stwierdzono, Ŝe poza notą księgową jednostka nie dysponowała Ŝadnym innym dowodem rozchodu. Wyjaśnienie na okoliczność zdjęcia ze stanu oprogramowania złoŜył Szymon Pietras – Informatyk. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe w związku z upływem okresu waŜności licencji na uŜytkowania programu LEX zdecydowano o zakupie programu „LEX dla Samorządu
______165 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Terytorialnego”, a co się z tym wiąŜe zrezygnowano z dalszych corocznych aktualizacji programu LEX. Wyjaśnienie Szymona Pietrasa Informatyka w sprawie zdjęcia ze stanu programu LEX stanowi załącznik nr 65 do protokołu kontroli. Test nr 4 dotyczący ewidencji wartości niematerialnych i prawnych stanowi załącznik nr 66 do protokołu kontroli.
EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ Ą TKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ Ą TEK TRWAŁY )
Według planu kont konto 310 „Materiały” słuŜy do ewidencji zapasów materiałów w tym takŜe opakowań i odpadów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych, jak równieŜ we własnym i obcym przerobie. Do konta 310 naleŜy prowadzić ewidencję pomocniczą dostosowaną do potrzeb gospodarki materiałowej i obowiązującej sprawozdawczości, a jednocześnie umoŜliwiającą rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im zapasy. Dopuszcza się obejmowanie ewidencją ilościową i ilościowo wartościową określonych rodzajów zapasów materiałów. Ewidencje ilościową i ilościowo wartościową dla poszczególnych materiałów prowadzi się na kartotekach ilościowo wartościowych w księgowości i ilościowych w magazynach. Zapisy winny być dokonywane na bieŜąco w chronologii dziennej. Konto 310 moŜe wykazywać saldo Wn, które wyraŜa wartość zapasów materiałów w magazynach oraz materiałów znajdujących się w przerobie wraz z wartością usług obcych dotyczących przerobu, a w końcu roku takŜe wartość materiałów rozchodowanych, ale nie zuŜytych. Ewidencja szczegółowa prowadzona była na kontach: 310 przedszkole, 310 1 materiały biurowe UG, 310 2 opał, 310 3 olej napędowy, 310 4 oleje silnikowe, 310 5 etylina 310 6 materiały budowlane Zgodnie z Zasadami rachunkowości (załącznik nr 1 Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości) wartości materiałów i towarów w dniu zakupu będą księgowane w koszty zuŜycia, a pozostające na koniec roku z tego tytułu zapasy, objęte korektą kosztów i odniesione na magazyn. Kontrola wykazała, Ŝe ewidencja analityczna materiałów prowadzona jest w postaci kart magazynowych ilościowo wartościowych, na których ewidencjonuje się przychód i rozchód materiałów w oparciu o faktury (przychód) i protokoły zuŜycia (rozchód). Biorąc powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜy, Ŝe wybrano jedną z dopuszczonych przepisem art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości metod prowadzenia ksiąg pomocniczych dla aktywów obrotowych, a mianowicie prowadzenia ewidencji ilościowo wartościowej w której dla kaŜdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pienięŜnych. W związku z powyŜszym rozchód materiałów jest ewidencjonowany w momencie ich faktycznego zuŜycia a nie w momencie zakupu materiałów. W takim stanie faktycznym niezrozumiałym jest ustalenie przez kierownika jednostki odmiennego sposobu odnoszenia w koszty zakupionych materiałów (pkt 7 Zasad prowadzenia rachunkowości).
______166 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na dzień 31 grudnia 2006 roku funkcjonowały następujące konta analityczne w ewidencji księgowe Urzędu Gminy: konto 310 – przedszkole o wartości 520,45 zł, konto 310 2 opał o wartości 1.160,40 zł. Kontrolowana jednostka nie posiadała Ŝadnego majątku finansowego.
INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
W badanym okresie w kontrolowanej jednostce obowiązywała instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona decyzją nr 0153/1/00 Wójta Gminy śytno z dnia 15 stycznia 2000 roku. Określone w instrukcji zasady przeprowadzania inwentaryzacji mają zastosowanie we wszystkich jednostkach organizacyjnych gminy. Zgodnie z § 3 w/w Instrukcji terminy i częstotliwość spisów określa Wójt Gminy na wniosek Skarbnika. Przy ustalaniu terminów spisu poszczególnych składników majątku naleŜy stosować art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się w drodze: - spisu z natury - uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanów na dzień inwentaryzacji - weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. Do wykonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są: - z ca głównego księgowego Pani Jolanta Górnik – w zakresie spraw budŜetu urzędu gminy i jednostek podległych - z ca głównego księgowego Pani Zdzisława Konieczek w zakresie budŜetu oświaty W § 4 instrukcji określono zasady powoływania Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, którego powołuje Wójt Gminy na wniosek Skarbnika. Przewodniczącym Komisji powinien być pracownik zatrudniony na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym, jednak nie moŜe to być Skarbnik Gminy lub inny pracownik Referatu Księgowości. Komisję inwentaryzacyjną powołuje Wójt Gminy na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w składzie co najmniej trzech osób. Do sprawnego przeprowadzenia spisu z natury naleŜy powołać zespoły spisowe spośród pracowników urzędu lub jednostek podległych. Zespół spisowy winien składać się z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za składniki majątku. Skład zespołów spisowych ustala na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Wójt Gminy w specjalnym zarządzeniu. Spis z natury rzeczowych i pienięŜnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich liczby i wpisaniu do arkusza spisu z natury. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem z natury składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, Ŝe wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do księgowości. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku naleŜy umieścić na arkuszu spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki oraz podpisują arkusze i przedkładają do podpisania we właściwych miejscach osobom materialnie odpowiedzialnym. Na arkuszu
______167 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
naleŜy wskazać liczbę pozycji a wolne miejsca arkusza skasować. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu środków trwałych, pozostałych środków trwałych, składników majątkowych obcych oraz składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych, zepsutych lub takie, których wartość uległa z innych przyczyn obniŜeniu. Po dokonaniu wyceny rzeczowych i pienięŜnych składników majątku ustala się róŜnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego wynikającego ze spisu z natury ze stanem księgowym wynikającym z ewidencji ilościowo wartościowej. Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające: rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury, informację o wszystkich stwierdzonych w czasie spisu nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątku. Inwentaryzację poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy działu księgowości budŜetowej w zakresie sald z kontrahentami ujętych w ewidencji księgowej. Inwentaryzacja środków pienięŜnych na rachunkach bankowych oraz innych naleŜności i zobowiązań polega na pisemnym uzgodnieniu ich stanów ewidencyjnych z kontrahentami jednostki i ujęciu w księgach rezultatu uzgodnień. Uzgodnienie stanów środków pienięŜnych na rachunkach bankowych i kredytów bankowych przeprowadza się na bieŜąco przez pracownika prowadzącego zarządzenia księgowe obrotu pienięŜnego. Stany rozrachunków z odbiorcami oraz wszelkich innych naleŜności i zobowiązań uzgadnia się przez wysłanie zawiadomienia o wysokości salda i wykazu pozycji składającej się na to saldo i uzyskanie potwierdzenia. Poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego dokonuje się inwentaryzacji tych aktywów i pasywów, których stan nie podlega lub nie moŜe być ustalony w drodze spisu z natury albo w drodze uzgodnienia z kontrahentami. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadzają pracownicy, prowadząc podlegające weryfikacji konta analityczne. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polega na ustaleniu ich realności poprzez porównanie z właściwymi dowodami, sprawdzenia prawidłowości odpisów, rozliczeń. Osoba dokonująca weryfikacji odnotowuje fakt przeprowadzenia inwentaryzacji w odpowiednim urządzeniu księgowym zamieszczając klauzulę „dokonano weryfikacji salda na dzień…” i umieszczając swój podpis. Wyceny składników ujętych na arkuszach spisu z natury dokonują na polecenie Skarbnika pracownicy księgowości budŜetowej. W toku kontroli ustalono, Ŝe inwentaryzacja składników majątkowych gminy przeprowadzana była na dzień 31.12.2006 roku. Kserokopia Instrukcji w sprawie szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku stanowi załącznik nr 67 do protokołu kontroli.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W dniu 27 listopada 2006 roku Wójt Gminy wydał zarządzenie nr OR.0151/37/06 w sprawie przeprowadzenie spisu z natury w Urzędzie Gminy, Przedszkolu Publicznym, Gminnym Ośrodku Kultury, Gminnej Bibliotece Publicznej, Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, ochotniczych straŜach poŜarnych oraz u sołtysów. Termin rozpoczęcia inwentaryzacji wyznaczono na dzień 1 grudnia 2006 roku a termin zakończenia na 31 grudnia 2006 roku. Do przeprowadzenie spisu z natury powołano Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej – Barbarę Soroczyńską oraz 3 członków Komisji: Ewę Kamińską, Mariannę Budkiewicz oraz Monikę Marchewkę. W celu sprawnego przeprowadzenie spisu z natury Wójt powołał zespół Spisowy w następującym składzie: Helena Trepkowska, Patrycja Michalczyk, Zdzisława Warzyńska oraz Jadwiga Bilszta. Osoby powołane na członków zespołu spisowego ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury. Inwentaryzację naleŜy przeprowadzić
______168 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku. Powołanie Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej oraz członków Komisji jak równieŜ członków zespołu spisowego nastąpiło na wniosek odpowiednio Skarbnika Gminy i Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Wskazać naleŜy, Ŝe z treści zarządzenia nr OR.0151/37/06 nie wynika, jaki majątek naleŜy objąć spisem z natury, gdyŜ Wójt Gminy wskazał jedynie obiekty, w których znajdują się składniki majątku. W zarządzeniu nie wskazano równieŜ, jakie składniki majątku naleŜało objąć inwentaryzacją w drodze weryfikacji oraz metodą porównania sald. Analiza przedłoŜonych dokumentów wykazała, Ŝe spisem objęto środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. Kserokopia zarządzenia nr OR.0151/37/06 w sprawie przeprowadzenie spisu z natury z dnia 27 listopada 2006 roku stanowi załącznik nr 68 do protokołu kontroli. Kontrola wykazała, Ŝe spisem z natury objęto takie środki trwałe jak grunty, budowle i wartości materialne i prawne, które ze względu na specyfikę powinny być poddane inwentaryzacji drogą weryfikacji stanu ewidencyjnego. Ten rodzaj majątku powinien być na dzień 31 grudnia kaŜdego roku objęty weryfikacją polegającą na ustaleniu ich realności poprzez porównanie z właściwymi dokumentami. Analiza arkuszy spisowych, na których dokonano spisu gruntów tj. arkuszy od nr 1 do numeru 11 wykazała spisanie 235 pozycji na łączną kwotę 1.981.522,9 zł. W toku analizy arkuszy spisowych stwierdzono, Ŝe spis gruntów z natury polegał na przepisaniu poszczególnych pozycji gruntów z tabel amortyzacyjnych gruntów prowadzonych przez Skarbnika Gminy z zachowaniem kolejności poszczególnych działek. Stwierdzono ponadto, Ŝe poszczególnym działkom spisanym na arkuszach nadano numery inwentarzowe, których brak było zarówno w ewidencji gruntów komunalnych prowadzonej przez Teresę Kostecką jak równieŜ w tabelach amortyzacyjnych prowadzonych przez Skarbnika. Analiza przedłoŜonych dokumentów sporządzonych na okoliczność przeprowadzenie spisu z natury wykazała, Ŝe arkusze spisowe sporządzone zostały według szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątkowych. Osoby materialnie odpowiedzialne złoŜyły oświadczenia, Ŝe wszystkie składniki majątkowe zostały udostępnione i spisane oraz Ŝe wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do komórki księgowości oraz zostały w chwili rozpoczęcia spisu ujęte w księgach inwentarzowych. W przypadku kaŜdego arkusza spisu z natury inwentaryzowanej grupy środków trwałych i pozostałych środków trwałych ujmującego np. środki transportu sporządzone zostało sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, z którego wynikał skład zespołu spisowego, termin przeprowadzenia inwentaryzacji, rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych, liczbę sporządzonych arkuszy oraz liczbę pozycji na arkuszach, brak usterek. Sprawozdanie podpisywała w kaŜdym przypadku osoba materialnie odpowiedzialna oraz członkowie zespołu spisowego. W dniu 15 stycznia 2007 roku Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej sporządził protokół z rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych. Z protokołu wynikało, Ŝe przed rozpoczęciem inwentaryzacji zostało przeprowadzone szkolenie członków Komisji Inwentaryzacyjnej oraz Zespołu Spisowego, którzy zapoznali się z decyzją nr 0153/1/00 w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej. Zespołowi spisowemu wydano 250 arkuszy spisowych, z czego wykorzystano 226 a pozostałe 24 arkusze zostały zwrócone. W wyniku przeprowadzonego spisu nie stwierdzono niedoborów i nadwyŜek a w trakcie przeprowadzania spisu nie stwierdzono Ŝadnych usterek. Wszystkie składniki majątku zostały ujęte w arkuszach spisowych, a rozliczenia wyników inwentaryzacji dokonano wg załączonych protokołów.
______169 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ze sporządzonych protokołów rozliczeń wyników inwentaryzacji wynika, Ŝe nie stwierdzono Ŝadnych róŜnic inwentaryzacyjnych a stan ewidencyjny i faktyczny poszczególnej grupy spisanego majątku był następujący: Wyszczególnienie Stan ewidencyjny Stan faktyczny Środki trwałe 8.776.758,76 8.776.758,76 Pozostałe środki trwałe 302.916,29 302.916,29 Wartości niematerialne i prawne 53.206,97 53.206,97 Suma 9.132.882,02 9.132.882,02 Stwierdzono, Ŝe na dzień 31 grudnia 2006 roku przeprowadzono inwentaryzację kasy oraz druków ścisłego zarachowania (znajdujących się w kasie). Według protokołu z inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2006 roku stan gotówki w kasie wynosił 0, z protokołu nie wynika jednak czy wykazany stan druków ścisłego zarachowania był zgodny z ewidencją druków. Drogą potwierdzenia sald ustalono równieŜ stan środków pienięŜnych na rachunkach bankowych – stan środków na rachunkach bankowych był zgodny z ewidencją księgową. Kontrola wykazała, Ŝe zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji materiałów w magazynie drogą spisu z natury pomimo Ŝe zarówno ustawa o rachunkowości jak i Instrukcja w sprawie szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku nakazuje inwentaryzować materiały drogą spisu z natury. Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych drogą spisu z natury. Stosownie do §2 Instrukcji w sprawie szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku stan materiałów i półfabrykatów oraz towarów w magazynach ustala się drogą spisu z natury. Kontrola wykazała, Ŝe stan materiałów w magazynach ustalono drogą potwierdzenia salda wynikającego z ewidencji syntetycznej z danymi wynikającymi z analitycznych kart magazynowych. Ewidencję syntetyczną materiałów prowadzi Jolanta Górnik zastępca kierownika Referatu Finansowego w podziale na: materiały w przedszkolu, materiały biurowe, opał, olej napędowy i olej silnikowy. Ewidencję analityczną w postaci kart magazynowych prowadzi podinspektor ds. zamówień publicznych Sławomir Niedźwiecki. Karty prowadzona są odrębnie na kaŜdy rodzaj materiału. Na dzień 31 grudnia 2006 roku ww. pracownicy dokonali uzgodnienia sald kont analitycznych z kontem syntetycznym, co potwierdzili popisami na dokumentach. Kserokopia karty magazynowej opału za 2006 rok oraz kserokopia ewidencji syntetycznej konta 310 2 za 2006 rok stanowi załącznik nr 69 do protokołu kontroli. Jak ustalono wcześniej w dniu 31 grudnia 2006 roku ze stanu konta 011 Środki trwałe jak równieŜ konta 020 Wartości niematerialne i prawne zdjęto zuŜyte środki trwałe jak równieŜ nie przewidziane do późniejszego uŜytkowania oprogramowanie komputerowe. Wskazać naleŜy, Ŝe inwentaryzacja polega na ustaleniu faktycznego stanu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji tj. na 31 grudnia 2006 roku. Biorąc powyŜsze pod uwagę decyzja, co do przydatności do uŜywania składników majątku powinna być podjęta przed spisem z natury lub po jego zakończeniu tak aby nie komplikować ustalenia stanu faktycznego. Według §5 pkt 2 Szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku gminy przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, Ŝe wszystkie
______170 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej i przekazane do księgowości. Wskazać naleŜy równieŜ, Ŝe księgi inwentarzowe na czas inwentaryzacji powinny być zabezpieczone przez Skarbnika Gminy, co uniemoŜliwia dokonywanie w nich jakichkolwiek zapisów. PowyŜsze unormowanie wyklucza dokonywanie ruchu w stanie środków trwałych w czasie przeprowadzanie spisu z natury. Ze Szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku gminy wynika, Ŝe zespoły spisowe powinny spisać na oddzielnych arkuszach spisowych składniki majątku, które są wybrakowane bądź zniszczone, co daje podstawę do postawienia wniosków, co do dalszego ich uŜytkowania.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ Ą DU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ Ą DOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2006 ROK
W roku 2006 Gmina śytno zawierała z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej porozumienia na podstawie, których przyjęła jak równieŜ przekazała do realizacji określone zadania. Kontrolą objęto porozumienia, na podstawie których kontrolowana jednostka przyjęła do realizacji zadania, a mianowicie: 1) porozumienie zawarte w dniu 28 marca 2006 roku pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Gmina śytno reprezentowana przez Janusza Czaplę Wójta Gminy. Na podstawie ustawy z dnia 29 grudnia 2005 roku o ustanowieniu programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie doŜywiania” (Dz. U. nr 267, poz. 2259) i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 roku w sprawie realizacji programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie doŜywiania” (Dz. U. nr 25, poz. 186) oraz uchwały Nr 14 Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie ustanowienia harmonogramu zadań wykonywanych w roku 2006 w ramach programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie doŜywiania” (Monitor Polski nr 12, poz. 154) strony ustaliły między innymi, Ŝe program finansowany jest z budŜetu państwa oraz ze środków budŜetowych gminy. Z budŜetu państwa zaplanowano na 2006 roku przeznaczyć środki w ogólnej wysokości 60.433 zł w dziale 852, rozdziale 85295 §203. Na realizację Programu Gmina moŜe otrzymać dotację, jeŜeli udział środków własnych Gminy wynosi nie mniej niŜ 40 % przewidzianych kosztów programu. Gmina zobowiązała się udzielić pomocy w następujących formach: zapewnienia posiłku ze szczególnym uwzględnieniem posiłku gorącego, zasiłku celowego na zakup posiłku lub Ŝywności, świadczenia rzeczowego, w przypadku braku moŜliwości zapewnienia posiłku lub gdy przyznanie pomocy w formie posiłku byłoby nieuzasadnione z uwagi na sytuację osobista i rodzinną. Wójt zobowiązał się do przekazania Wojewodzie kwartalnej informacji realizacji Programu w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Aneksem z dnia 20 września 2006 roku zmniejszono zaplanowane z budŜetu państwa środki w ogólnej wysokości do kwoty 50.433 zł. Pozostałe warunki porozumienia pozostawiono bez zmian. Z umowy nie wynika termin przekazywania dotacji a środki finansowe przekazane na rzecz Gminy śytno wpływały w poszczególnych miesiącach na rachunek budŜetu gminy w dniach: 01.03.06 – 9.284 zł; 08.03.06 – 4.641 zł; 05.04.06 zł – 4.660 zł; 16.05.06 – 5.886 zł; 05.06.06 – 5.886 zł; 05.07.06 – 5.886 zł; 03.08.06 zł 21 zł; 09.08.06 – 6.016 zł; 05.09.06 – 6.045 zł; 11.10.06 – 2.108 zł. Dnia 29.12.06
______171 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku zwrócono kwotę 258 zł. W sumie jednostka otrzymała 50.175 zł dotacji z tytułu zawartego porozumienia. 2) porozumienie CW/427/2006 w sprawie powierzenia zadań dotyczących utrzymania grobów i cmentarzy wojennych zawarte w dniu 26 czerwca 2006 roku pomiędzy Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Gminą śytno reprezentowaną przesz Janusza Czaplę Wójtem Gminy śytno. Gmina przyjęła do wykonania zadania wynikające z ustawy z dnia 28 marca 1933 o grobach i cmentarzach wojennych (Dz. U. nr 39, poz. 311 ze zmianami) w zakresie utrzymania grobów i cmentarzy wojennych na obszarze naleŜącym do Gminy. Na realizację zadań objętych porozumieniem. Porozumienie zawarto do dnia 31 grudnia 2006 roku. Z umowy nie wynika termin przekazania dotacji. Minister przekazał Gminie dotacje w wysokości 7.000 zł dnia 30 października 2006 roku. 3) porozumienie zawarte w dniu 27 października 2006 roku pomiędzy Powiatem Radomszczańskim a Gminą śytno reprezentowaną przez Janusza Czaple Wójta Gminy. Porozumienie zawarto na podstawie uchwały nr XL/173/2006 Rady Gmin śytno z dnia 12 października 2006 roku oraz Rady Powiatu Radomszczańskiego nr XXXV/387/06 z dnia 25 października 2006 roku w sprawie wyraŜenia zgody na przejęcie do realizacji zadań z zakresu publicznych dróg powiatowych. Na mocy niniejszego porozumienia Gmina śytno przejęła od Powiatu Radomszczańskiego zadanie polegające na zimowym utrzymaniu dróg powiatowych w sezonie 2006/2007 oraz letnim utrzymaniu dróg powiatowych w roku 2007. Gmina przejęła do wykonania zadania zimowego utrzymania dróg za kwotę 800,00 zł od 1 km przejętych dróg. Rozliczenie Powiatu z Gminą ustalono, Ŝe następować będzie w trzech transzach. Środki przekazano Gminie następująco: 29.12.2006 r. – 8.297,40; 26.01.2007 r. – 12.446,10 zł; 29.03.2007 – 12.446,10 zł; 20.07.2007 – 4.148,70; 27.09.2007 – 4.148,70 zł.
XI. ROZLICZENIA BUD Ż ETU Z SAMORZ Ą DOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUD Ż ETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2006 ROK
W projekcie budŜetu Gminy śytno z dnia 15 listopada 2006 roku uwzględniono „Projekt planu przychodów i wydatków Gminnego Zakładu Komunalnego” stanowiący projekt planu finansowego Zakładu zawierający plan przychodów (§2650) z tytułu dotacji przedmiotowej z Urzędu Gminy na kwotę 18.000 zł. z adnotacją „na opał do c.o. w ośrodkach zdrowia”. Wykaz dotacji z budŜetu gminy na 2006 rok stanowiący załącznik do projektu budŜetu gminy na 2006 rok stanowi załącznik nr 70 do protokołu kontroli. Dnia 22 marca 2006 roku Rady Gminy śytno podjęła Uchwałę Nr XXXV/154/06 w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2006 rok gdzie w załączniku nr 11 ustaliła kwotę dotacji przedmiotowej dla zakładu komunalnego na kwotę 50.600 zł. Załącznik nr 11 do uchwały Rady Gminy nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku stanowi załącznik nr 71 do protokołu kontroli. Kontrolującym przedstawiono „Kalkulację kosztów do dotacji z Urzędu Gminy” nie stanowiącą integralnej części uchwały budŜetowej a jedynie będącą materiałem przygotowanym dla Rady w związku z uchwalaniem budŜetu. Z dokumentu tego wynika, Ŝe dotacja miała stanowić dopłatę do następujących kosztów:
______172 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
remontu ciągników 2.000,00 zł, części zamiennych do ciągników 3.600,00 zł, zakupu paliwa do ciągników 4.000,00 zł, prac porządkowych na wysypiskach 2.000,00 zł, płac pracowników (2 etaty) 39.000,00 zł. Dokument podpisała ElŜbieta Wierzbicka – Główny Księgowy Gminnego Zakładu Komunalnego. Kalkulacja kosztów do dotacji z Urzędu Gminy stanowi załącznik nr 72 do protokołu kontroli. Zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych zakład budŜetowy moŜe otrzymywać z budŜetu dotacje przedmiotowe. Dotacja przedmiotowa odnosi się do realizacji konkretnych zadań przez podmiot dotowany. Zgodnie z art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych organ stanowiący tworząc zakład budŜetowy określa miedzy innymi przedmiot działalności zakładu budŜetowego. Zgodnie z §2 uchwały Rady Gminy nr VII/43/99 z dnia 29 marca 1999 roku w sprawie utworzenia zakładu budŜetowego przedmiotem działania Gminnego Zakładu Komunalnego jest: eksploatacja sieci wodociągowej oraz ujęć wody znajdującej się na terenie Gminy śytno; eksploatacja oczyszczalni ścieków i sieci kanalizacyjnej; zarząd oraz eksploatacja gminnych zasobów mieszkaniowych; konserwacja i modernizacja urządzeń melioracyjnych, eksploatacja wysypiska śmieci oraz utrzymanie czystości i porządku na terenie Gminy śytno; inne usługi zaspakajające zbiorowe potrzeby mieszkańców gminy określone odrębnymi uchwałami Zarządu Gminy. Przedstawiona wyŜej „Kalkulacja kosztów do dotacji z Urzędu Gminy” nie wskazuje Ŝadnego ze statutowych zadań zakładu, które mogłyby być dofinansowane dotacją, stanowi jedynie zapotrzebowanie na konkretne wydatki. Zgodnie z art. 174 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych zakład budŜetowy otrzymuje dotacje przedmiotowe kalkulowane według stawek jednostkowych a stawki dotacji przedmiotowych ustala organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Analizując zebrany materiał stwierdzić naleŜy, iŜ kontrolowana jednostka nie dochowała procedur wynikających z cytowanego przepisu przy udzielaniu dotacji dla zakładu budŜetowego z budŜetu gminy. Organ stanowiący określił bowiem jedynie kwotę dotacji przedmiotowej w uchwale budŜetowej. Dotacja dla Gminnego Zakładu Komunalnego przekazywana była w następujących terminach i kwotach: 31.01.06r. – 1.500 zł; 06.02.06 – 4.500 zł; 31.03.06 r. – 6.650; 28.04.06 r. – 4.000; 30.06.06 r. – 8.500 zł; 05.07.06 r. – 1.500; 28.09.06 r. – 10.000 zł., 30.11.06 r. 8.500 zł; 29.12.06r. – 5.450 zł. W toku kontroli poleceń przelewu dotacji dla Gminnego Zakładu Komunalnego w śytnie stwierdzono, Ŝe nie wszystkie polecenia przelewu zawierają podpis osoby zlecającej dokonanie przelewu, w związku z czym poproszono Skarbnika Gminy o pisemne wyjaśnienia dotyczące wskazania osób uprawnionych do zlecania dokonywania przelewów z rachunku bankowego. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe przelewy dotyczące uruchomienia dotacji podpisywały osoby, które złoŜyły wzory podpisów do rachunku podstawowego Urzędu Gminy śytno z dnia 5 listopada 2002 roku. Według Skarbnika Gminy zawsze były składane 2 podpisy w dowolnym powiązaniu tj. 1 podpis z tabeli nr I i drugi podpis z tabeli nr II. Analiza kart wzorów podpisów wykazała, Ŝe w tabeli nr I – Dane identyfikacyjne posiadacza rachunku bankowego wskazano Wójta Gminy śytno – Janusza Czaplę oraz Skarbnika Gminy śytno – BoŜenę Podolską. W tabeli nr II – Dane identyfikacyjne pełnomocnika rachunku bankowego wskazano Sekretarza Gminy śytno – Mirosława Ociepę oraz z cę Skarbnika Gminy śytno Jolantę Górnik. Biorąc pod uwagę wyjaśnienie Skarbnika wskazać naleŜy, Ŝe moŜliwa jest sytuacja zlecenia dokonania
______173 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przelewu przez Skarbnika Gminy i z cę Skarbnika Gminy, co jest sytuacją nieprawidłową, albowiem Skarbnik Gminy jak równieŜ z ca Skarbnika Gminy nie są dysponentami środków pienięŜnych. Zgodnie z art.60 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym to wójtowi gminy przysługuje wyłączne prawo dokonywania wydatków budŜetowych, a dyspozycja środkami pienięŜnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania stosownie do art.59 wskazanej ustawy. Ponadto stosownie do art.45 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych wykonywanie dyspozycji środkami pienięŜnymi jest powierzane głównemu księgowemu przez kierownika jednostki, który jest dysponentem środków pienięŜnych. Wydruk z karty wydatków – dz. 900 rozdz. 90017 § 2650, kserokopia poleceń przelewu dotacji, wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie podpisów składanych na poleceniach przelewu dotyczących dotacji przedmiotowej dla Gminnego Zakładu Komunalnego oraz kserokopia karty wzorów podpisów z dnia 5 listopada 2002 roku do rachunku bankowego stanowi załącznik nr 73 do protokołu kontroli. Zgodnie z § 52 pkt 2 rozporządzenia z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną (Dz. U. nr 116, poz. 783), kierownik samorządowego zakładu budŜetowego przekazuje zarządowi jednostki samorządu terytorialnego, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku, rozliczenie wykorzystania dotacji w szczegółowości określonej przez zarząd. Stwierdzono, Ŝe Wójt Gminy śytno nie określił zasad i trybu rozliczenia dotacji, co wskazuje na nieprzestrzeganie przez Wójta Gminy cytowanego wyŜej przepisu. Kontrolującym przedstawiono w związku z powyŜszym dokument zatytułowany „Rozliczenie dotacji otrzymanej z Urzędu Gminy za 2006 rok” bez daty , podpisany przez ElŜbietę Wierzbicką Głównego Księgowego Gminnego Zakładu Komunalnego. Rozliczenie dotacji otrzymanej z Urzędu Gminy za 2006 rok stanowi załącznik nr 74 do protokołu kontroli Z powyŜszego dokumentu wynika, iŜ dotacja została wykorzystana na sfinansowanie wynagrodzenia dwóch kierowców i pracownika oczyszczalni, zatem częściowo niezgodnie z przedstawioną „Kalkulacją kosztów do dotacji z Urzędu Gminy”, czyli jej przeznaczeniem.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD Ż ETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD Ż ETU GMINY - 2006 ROK
Gminny Zakład Komunalny w śytnie nie planował w 2006 roku wpłaty nadwyŜek środków obrotowych do budŜetu. W sprawozdaniu Rb 30 za I półrocze 2006 roku wykazano w pozycji K110 – stan środków obrotowych netto na początek okresu sprawozdawczego po stronie wykonania kwotę (–) 8.335,96 zł. Na koniec okresu sprawozdawczego, za który zostało sporządzone sprawozdanie wykazano stan środków obrotowych na kwotę (–)21.542,07 zł. PowyŜsze oznacza utratę płynności finansowej, co wyraŜa się wysokim stanem zobowiązań – 28.136,81 zł. Jak wynika ze sprawozdania Rb 30 za okres od początku roku do 31 grudnia 2006 rok zobowiązania zakładu budŜetowego na koniec roku 2006 uległy zmniejszeniu do kwoty 16.995,43 zł ,co miało wpływ na stan środków obrotowych netto, który to stanowił kwotę (–)9.604 zł. Mimo tego na przestrzeni roku budŜetowego odnotowano przyrost ujemnego stanu środków obrotowych netto. Zgodnie z §53 rozporządzenia z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych
______174 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną, jeŜeli zakład budŜetowy nie spełnia warunków określonych w art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy (tj. nie pokrywa kosztów swojej działalności z przychodów własnych i dotacji) lub jest to uzasadnione względami organizacyjnymi, organ, który powołał ten zakład, wydaje decyzję o jego likwidacji nie później niŜ do dnia 31 grudnia danego roku budŜetowego.
3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2006 ROK
Gmina nie udzielała dotacji na rzecz Samodzielnych Zakładów Opieki Społecznej.
XII. USTALENIA KO Ń COWE. ZAŁ Ą CZNIKI.
Protokół zawiera 185 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Gminy śytno pod pozycją 2/2007. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: 1. Wójt Gminy – Janusz Czapla, 2. Sekretarz Gminy – Mirosław Ociepa, 3. Skarbnik Gminy – BoŜena Podolska, 4. Inspektor – Teresa Kostecka, 5. Inspektor – Anna Łysakowska, 6. Inspektor – Helena Trepkowska, 7. Podinspektor – Ewa Kostrzewa, 8. Podinspektor – Sławomir Niedźwiecki, 9. Informatyk – Szymon Pietras oraz pozostali pracownicy Urzędu Gminy śytno w miarę potrzeb. Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie wykonywania dyspozycji środkami. 2. Zestawienia czynności wykonywanych przez pracowników Referatu Księgowości. 3. Wykaz szkoleń odbytych przez pracowników Referatu Finansowego w latach 2005 2006. 4. Test kontroli nr I dotyczący wewnętrznych procedur kontroli. 5. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy z dnia 14 września 2007 roku w sprawie opisu dokumentów księgowych. 6. Test kontroli nr II dotyczący przestrzegania procedur kontroli wewnętrznych przy dokonywaniu wydatków. 7. Wyjaśnienia Skarbnika Gminy BoŜeny Podolskiej w sprawie zaniechania dokonania kontroli w jednostkach organizacyjnych. 8. Test kontroli nr III dotyczący realizacji obowiązków organu wykonawczego JST wynikających z ustawy o finansach publicznych. 9. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie zaciągnięcia kredytu na kwotę 215.000 zł. 10. Kserokopia umowy kredytu obrotowego nr 1015063883 z dnia 22 czerwca 2006 roku, umowy poŜyczki nr 23/GW/P/2006 z dnia 5 lipca 2006 roku, umowy o kredyt inwestycyjny nr 186/KK/2006 z dnia 2 listopada 2006 roku oraz uchwały nr XXXV/151/2006 z dnia 22 marca 2006 roku i uchwały nr XXXVIII/166/2006 z dnia 28 sierpnia 2006 roku. 11. Kserokopia uchwały Rady Gminy nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku w sprawie budŜetu gminy na 2006 roku oraz uchwały nr XLI/174/2006 z dnia 27 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok.
______175 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
12. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w prawie zaciągnięcia zobowiązań na kwotę przekraczającą planowany deficyt budŜetu. 13. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych szkół. 14. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie prowadzonych rachunków bankowych. 15. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy BoŜeny Podolskiej w sprawie podatku VAT. 16. Test kontroli dotyczący prawidłowości ewidencji operacji na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. 17. Protokół kontroli kasy z dnia 6 sierpnia 2007 roku. 18. Kserokopia dowodów źródłowych stanowiących podstawę dokonania wydatków w dziale 750, rozdział 75023, §4300 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku, karty wydatków działu 750,75023,§4300 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku oraz kserokopia uchwały Rady Gminy nr II/7/06 z dnia 6 grudnia 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok. 19. Kserokopia dowodów źródłowych stanowiących podstawę dokonania wydatków w dziale 926, rozdział 92695, §4210 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku, karty wydatków działu 926, 92695, §4210 za okres od 16 września do 15 grudnia 2006 roku oraz kserokopia uchwały Rady Gminy nr XL/172/06 z dnia 12 października 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok. 20. Test nr 1 dotyczący przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej (osoby fizyczne i prawne) w latach 2005 – 2006. 21. Testy dotyczące podatków. 22. (…) 75 23. (…) 76 . 24. Kserokopia decyzji znak 3113/36/06 z dnia 30 listopada 2006 roku, wniosku podatnika oraz fragmentu dziennika korespondencji wpływającej Urzędu Gminy śytno. 25. Wyjaśnienie dotyczące błędów w ulgach inwestycyjnych złoŜone przez Ewę Kostrzewę – podinspektora ds. wymiaru podatków i opłat lokalnych. 26. Wyjaśnienie Wójta Gminy śytno z dnia 21 sierpnia 2007 roku w sprawie zarządzania lokalami mieszkalnymi będącymi w zasobie komunalnym gminy. 27. Oświadczenie BoŜeny Podolskiej Skarbnika Gminy w sprawie dochodów pobieranych przez Zakład Komunalny. 28. Informacja p.o. Kierownika Gminnego Zakładu Komunalnego oraz Głównego Księgowego. 29. Wyjaśnienie Teresy Kosteckiej z dnia 20 sierpnia 2007 roku w sprawie umowy najmu. 30. Wyjaśnienie Wójta Gminy śytno z dnia 21 sierpnia 2007 roku w sprawie wydzierŜawienia lokalu dla niepublicznego gabinetu stomatologicznego. 31. Wyjaśnienie Inspektor Anny Łysakowskiej z dnia 20 sierpnia 2007 roku w sprawie wyliczania czynszów dzierŜawnych, ich poboru i wynagrodzenia za pobór. 32. Kserokopia uchwały Rady Gminy śytno nr XVIII/87/2004 z dnia 28 kwietnia 2004 roku w sprawie przystąpienia Gminy śytno do Stowarzyszenia „Victoria”, uchwały Walnego
75 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników) oraz w zw. z art.293 § 2 pkt 4 powołanej ustawy (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 76 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników) oraz w zw. z art.293 § 2 pkt 4 powołanej ustawy (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______176 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zebrania Klubu nr 1/04 z dnia 25 stycznia 2004 roku oraz uchwały Zarządu Klubu Sportowego nr 2/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku. 33. Kserokopia statutu Klubu Sportowego „Victoria” śytno. 34. Wydruk karty wydatków działu 926 – kultura fizyczna i sport oraz kserokopia poleceń przelewu składek członkowskich. 35. Kserokopia sprawozdania z wykonania budŜetu Klubu Sportowego „VICTORIA” za 2006 rok oraz kserokopia sprawozdania finansowego za 2006 rok. 36. Kserokopia zarządzenia Wójta Gminy śytno nr Or.0152/39/2004 z dnia 20 grudnia 2004 roku w sprawie ustalenia zasad zatrudniania i wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy śytno oraz zarządzenia zmieniającego nr Or.0151/41/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku. 37. Kserokopia karty wynagrodzeń Wójta Gminy Janusza Czapli za rok 2006. 38. Zestawienie wypłaconego 3% z funduszu nagród dla Wójta Gminy Januszowi Czapli sporządzone przez Skarbnika Gminy BoŜenę Podolską oraz kserokopia przykładowych list płac za: grudzień 2001 roku, grudzień 2002 roku, grudzień 2003 roku, grudzień 2004 roku, grudzień 2005 roku, grudzień 2006 roku oraz marzec 2007 roku. 39. Zestawienie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego Wójta Gminy śytno sporządzone przez Marię Piekarską – inspektora ds. organizacyjno kadrowych oraz kserokopia listy płac za miesiąc grudzień 2006. 40. Kserokopia pisma znak Or.1010 163/06 z dnia 7 grudnia 2006 roku. 41. Kserokopia uchwały nr V/19/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku Rady Gminy w śytnie w sprawie upowaŜnienia Przewodniczącego Rady Gminy do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy. 42. Wyjaśnienie Mirosława Ociepy Sekretarza Gminy w sprawie podpisywania delegacji. 43. Zestawienie zawierające źródła finansowania inwestycji w poszczególnych działach i rozdziałach. 44. Tabela przedstawiająca liczbę udzielonych zamówień na dostawy i usługi oraz roboty budowlane. 45. Kserokopia umowy nr 16/04 z dnia 12 sierpnia 2004 roku w sprawie wykonania dokumentacji projektowej sieci wodociągowej. 46. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie potrącenia naliczonych odsetek za nieterminowe wykonanie dokumentacji projektowej wraz z kserokopią faktury nr 53/29004 z dnia 15 listopada 2004 roku. 47. Wyjaśnienie Sławomira Niedźwieckiego z dnia 27 sierpnia 2007 roku. 48. Wyjaśnienie Sławomira Niedźwieckiego Podinspektora s. zamówień publicznych z dnia 14 września 2007 roku. 49. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej 60.000 euro ZP 1. 50. Kserokopia informacji o wysokości środków z dnia 10 maja 2006 roku. 51. Kserokopia protokołu z dnia 14 września 2006 roku. 52. Kserokopia umowy nr 14/06 z dnia 16 czerwca 2006 roku wraz z aneksem z dnia 18 września 2006 roku. 53. Kserokopia kosztorysu na roboty dodatkowe i zamienne oraz kosztorysu na roboty niewykonane. 54. Wyjaśnienie Wójta Gminy i podinspektora ds. zamówień publicznych Sławomir Niedźwiecki z dnia 31 sierpnia 2007 roku. 55. Kserokopia umowy nr 13/06 z dnia 16 czerwca 2006 roku na pełnienie nadzoru inwestorskiego. 56. Zestawienie obrazujące wysokość środków na realizację zadania „Budowa sieci wodociągowej w przyłączami w miejscowościach: Czechowiec – Jatno – Jarzębina –
______177 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Grodzisko w Gminie śytno” sporządzone przez Skarbnika Gminy wraz z kserokopią załączników obrazujących wykaz zadań inwestycyjnych wieloletnich. 57. Zestawienie dotyczące badanego zadania inwestycyjnego. 58. Wyjaśnienie Z cy Skarbnika Gminy Jolanty Górnik w sprawie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych. 59. Test nr 1 dotyczący zasad ewidencji składników majątkowych. 60. Test nr 2 dotyczący urządzeń środków księgowych. 61. Wyjaśnienie Teresy Kosteckiej z dnia 10 września 2007 roku. 62. Wyjaśnienie Zastępcy Skarbnika Gminy Jolanty Górnik w sprawie zdjęcia ze stanu konta 011 zbytych działek. 63. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie likwidacji środków trwałych. 64. Test nr 3 dotyczący udokumentowania obrotów na kontach i odpisów umorzeniowych. 65. Wyjaśnienie Szymona Pietrasa Informatyka w sprawie zdjęcia ze stanu programu LEX. 66. Test nr 4 dotyczący ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. 67. Kserokopia Instrukcji w sprawie szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku. 68. Kserokopia zarządzenia nr OR.0151/37/06 w sprawie przeprowadzenie spisu z natury z dnia 27 listopada 2006 roku. 69. Kserokopia karty magazynowej opału za 2006 rok oraz kserokopia ewidencji syntetycznej konta 310 2 za 2006 rok. 70. Wykaz dotacji z budŜetu gminy na 2006 rok stanowiący załącznik do projektu budŜetu gminy na 2006 rok. 71. Załącznik nr 11 do uchwały Rady Gminy nr XXXV/154/06 z dnia 22 marca 2006 roku. 72. Kalkulacja kosztów do dotacji z Urzędu Gminy. 73. Wydruk z karty wydatków – dz. 900 rozdz. 90017 § 2650, kserokopia poleceń przelewu dotacji, wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie podpisów składanych na poleceniach przelewu dotyczących dotacji przedmiotowej dla Gminnego Zakładu Komunalnego oraz kserokopia karty wzorów podpisów z dnia 5 listopada 2002 roku do rachunku bankowego. 74. Rozliczenie dotacji otrzymanej z Urzędu Gminy za 2006 rok. 75. Ankieta dotycząca Gminy śytno.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 3 grudnia 2007 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w śytnie. Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Małgorzata OŜarek) ...... (Iwona Kawnik)
______178 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE Ż YTNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź , tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______179