BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam Tinjauan Perusahaan ini, Penulis akan menguraikan tentang sejarah perusahaan dan struktur organisasi serta fungsi-fungsi utama didalam struktur organisasi tersebut.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Motor merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang otomotif perakitan mobil, memiliki assembly plant yang beralamatkan di

Kawasan Bukit Indah Blok A-III Lot. 1-14, Purwakarta 41181 Jawa Barat, Indonesia.

PT. didirikan pada 1 September 2001 oleh 3 pemegang saham dengan total tenaga kerja 2.433 pekerja dan dengan pangsa pasar 5,4 persen yang terus meningkat. PT. Nissan Motor Indonesia menjalankan kegiatan bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.

Nissan pertama kali masuk secara resmi ke Indonesia pada tahun 1969 dengan nama melalui agen tunggal PT Indokarya, jenis kendaraan yang diproduksi pada tahun itu adalah pick up, multi purpose (jip) dan sedan dengan produksi rata-rata

750 unit per bulan yang dipasarkan di , Bandung, Semarang, Yogyakarta,

Surabaya, Bali, Lampung, Bengkulu, Palembang, Padang, Balikpapan, Ujung

Pandang, Medan dan Menado. Pada saat itu, Nissan belum memiliki assembling plant sendiri, unit-unit CKD masih di assembling di Volvo ISMAC yang berlokasi di Ancol, akan tetapi mengingat kapsitas penjualannya meningkat, yaitu rata-rata 400 unit per

27

28

bulan, Indomobil bekerjasama dengan Marubeni dan Nissan Motor Co. Jepang memutuskan untuk mendirikan Assembly Plant sendiri dengan nama ISMAC Nissan

Manufacturing atau disingkat INM di Cikampek dokJawa Barat.

Pada pertengahan tahun 2001 dengan telah bergabungnya Nissan dengan

Renault secara Internasional, maka di Indonesia pun dijalinlah kerjasama antara

Indomobil Group dalam hal ini diwakili oleh PT dan

Perancis untuk memasarkan kendaraan Renault di Indonesia dengan dukungan awal manajemen, jaringan pemasaran dan layanan purna jual Nissan. Saat ini, struktur perusahaan Nissan adalah sebagai berikut:

1. PT Nissan Motor Indonesia sebagai Agen Tunggal dan Pemegang Merk Nissan

2. PT Nissan Motor Distributor Indonesia sebagai Sole Distributor Merk Nissan

3. PT Wahana Wirawan sebagai Sales Operation (Join penyalur)

4. PT Indomobil Trada Nasional sebagai Sales Operation (Retailer)

Nissan semakin optimis dapat memperluas pangsa pasarnya di Indonesia dengan dukungan penuh dari Nissan Jepang selaku pemegang saham terbesar, produk- produk Nissan unggulan, jaringan pemasaran yang semakin luas dan dukungan dari para pencinta kendaran Nissan sendiri yang selama ini merasa puas atas pelayanan purna jual Nissan.

PT. Nissan Motor Indonesia memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:

1. Visi: Meningkatkan Kualitas hidup (Enriching People's Life).

2. Misi: Nissan menyediakan produk-produk dan pelayanan yang unik dan inovatif

yang menghasilkan nilai dan kualitas terbaik kepada semua pihak (Nissan

provides unique and innovative automotive products and services that deliver

superior measurable values to all stakeholders). 29

Dengan visi misi tersebut, sasaran PT. Nissan Motor Indonesia ialah meningkatkan kinerja sistem management mutu, keselamatan, kesehatan kerja dan pencegahan secara berkesinambungan, meningkatkan kualitas produk secara terus menerus agar kepuasan pelanggan tercapai, kesadaran karyawan terhadap mutu, keselamatan, kesehatan kerja danlingkungan, menanggapi dengan cepat bila terjadi masalah. PT. Nissan Motor Indonesia juga senantiasa menjalankan program sosial dan lingkungannya secara terprogram dan terstruktur, sebagai perwujudan dari kepedulian sertatanggung jawab perusahaan terhadap seluruh shareholder, anggota, hingga pelanggan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

PT. Nissan Motor Indonesia memiliki struktur organisasi untuk mendukung pengkoordinasiaan dan penyatuan usaha, serta menunjukan uraian fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab pada masing-masing bagian.

A. Struktur Organisasi

Pada tahap ini, penulis akan menggambarkan dalam bentuk bagan organisasi

PT. Nissan Motor Indonesia fiscal year 2018 (April 2018 sampai dengan Maret 2019) dan menjelaskan masing-masing fungsi yang berkaitan secara langsung dengan kegiatan riset. Berikut struktur organisasi PT. Nissan Motor Indonesia: 30

President Director

VPD Deputi Director Deputy Director VPD Manufacturing Nat, Sales & AFS, CR, & IS CP, FAT, & GA Promotion

Dealer Coorperate Production CR & IS Depelovement Planning

AFS Tech Purchasing & PR Support Fin, Acc, & Tax PVL

Production Marketing & Control (PPC, AFS Marketing HR-GA Sales IL, LLP&PA)

TQA Product Planing Spare Part

New Vehicle Project

PRE, IE

TCS

R & D

Sumber : PT. Nissan Motor Indonesia (2018-2019)

Gambar III. 1 Struktur Organisasi PT. Nissan Motor Indonesia

B. Uraian Tugas dan Fungsi

Adapun penjelasan mengenai ringkasan tugas dan wewenang untuk masing- masing jabatan yang ada pada PT. Nissan Motor Indonesia sebagai berikut:

1. Vice President Director

a. Merumuskan kebijakan perusahaan.

b. Membuat rencana bisnis dan tujuan perusahaan.

c. Meninjau pencapaian dari rencana bisnis perusahaan.

d. Meninjau pencapaian dari masing-masing bagian. 31

2. Production Department

a. Mengontrol dan monitoring proses produksi.

b. Mengatur semua aktivitas produksi pada Body Shop, Paint Shop,

Trim/Chassis dan Power Train untuk 4M (Man, Machine, Method, Material).

c. Mendefinisikan instruksi kerja untuk tiap shop

d. Melaksanakann rapat QRQC

3. Purchasing Department

a. Membuat rencana lokalisasi tahunan untuk tiap part model.

b. Memberikan semua informasi tentang spesifikasi perubahan part lokal.

c. Memastikan dan analisis cost study pada proses lokalisasi part.

d. Memutuskan kandidat supplier sebagai referensi ke NTCSEA atau NML

e. Melakukan observasi supplier.

f. Menerbitkan persetujuan pembelian ke supplier.

g. Memastikan ketersediaan material langsung dan tidak langsung pada proses

produksi.

4. Part Vehicle Logistic Department

a. Memastikan ketersediaan part CKD untuk proses produksi.

b. Mengatur level stok dan inventory untuk part CKD.

c. Memastikan tersedianya mobil CBU yang dibutuhkan marketing.

5. Production Planning Control (Production Control Dept.)

a. Menyiapkan rencana produksi.

b. Memonitoring hasil produksi.

c. Mengkoordinasikan pemulihan produksi.

6. Inbound Logistic (Production Control Dept.) 32

a. Mengontrol ketersediaan komponen impor kendaraan untuk proses

produksi.

b. Memastikan ketersediaan part lokal untuk proses produksi.

c. Memastikan pengiriman tepat waktu pada part lokal yang dibutuhkan.

7. Logistic Local Parts & Part Arrangement (Production Control Dept.)

a. Memastikan ketersediaan part lokal untuk proses produksi.

b. Memastikan pengiriman tepat waktu pada part lokal yang dibutuhkan.

c. Meningkatkan performansi pengiriman supplier.

d. Memastikan adopsi perubahan desain.

e. Menerbitkan surat pemberitahuan perubahan 4M.

f. Menerbitkan BOM untuk masing-masing model.

8. Total Quality Assurance Department

a. Melakukan prosedur inspeksi dan dokumentasi dari material yang datang

sampai produk jadi.

b. Bertanggung jawab dan berwenang untuk menerbitkan quality “OK” pada

produk.

c. Berwenang menangani proses inline dan setelah klaim pasar.

d. Meningkatkan kemampuan supplier.

e. Mempelajari pengembangan part lokal dan membuat improvement dengan

supplier (selama pengembangan dan tahap trial).

f. Memastikan proses improvement pada supplier berjalan dengan baik.

g. Mengembangkan dan menjaga implementasi sistem manajemen quality.

h. Mengembangkan dan menjaga sistem manajemen yang terintegrasi telah

diimplementasikan.

9. New Vehicle Project Department 33

a. Menyiapkan dan analisis kebutuhan data dalam pembuatan dokumen

rencana manufaktur seperti perencanaan tenaga kerja, perencanaan pelatihan,

biaya pengenalan produk, kebutuhan lokal, dan lain-lain.

b. Mengontrol persiapan fasilitas dan peralatan baru.

c. Mengontrol dan mengatur trial kendaraan untuk mencapai kualitas,

pengiriman, dan taget biaya.

10. Production Engineering Department

a. Mengontrol trial stage model kendaraan baru.

b. Meningkatkan kondisi line produksi.

c. Mengontrol pemasangan peralatan baru pada line produksi.

d. Membuat dan menerbitkan control plan.

e. Menerbitkan operation sheet.

f. Mengembangkan dan menjaga implementasi sistem manajemen

lingkungan.

11. Industrial Engineering

a. Kalkulasi tenaga kerja.

b. Mengatur dan menetapkan waktu baku.

c. Aktivitas Kaizen.

12. HRD & GA Department

a. Mengorganisir aktivitas rekruitmen pekerja.

b. Memastikan program pelatihan seperti kualitas, keselamatan, kesehatan,

dan lingkungan diimplementasikan.

c. Memastikan aturan perusahaan dipatuhi oleh semua pekerja.

d. Memastikan dan menganalisis studi biaya pada peralatan kantor dan waste

provider. 34

e. Memastikan implementasi dan perbaharuan peraturan pemerintah yang

berhubungan dengan tenaga kerja.

f. Mengembangkan dan menjaga sistem manajemen keselamatan dan

kesehatan kerja.

13. Technical customer service (TCS)

Bertugas untuk melayani maupun menjawab keluhan customer tentang

produk bermasalah yang mereka temukan

14. Research and Development (R & D)

a. Melakukan riset dan pengembangan serta pengujian terhadap suatu produk.

b. Mengelola sejumlah dana tertentu dari anggaran perusahaan terkait riset dan

pengembangan.

c. Memastikan kualitas performasi berdasarkan standar yang telah ditetapkan

oleh perusahaan.

d. Bertanggung jawab untuk berkomunikasi dan memberikan pelayanan

apabila pihak luar hendak melakan kerjasama dengan perusahaan berkaitan

dengan pengadaan barang dan jasa untuk aktivitas riset dan pengembangan

perushaaan.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan menjelaskan Analisa langkah awal untuk membuat suatu rancangan sistem baru. Berikut ini penjelasan penulis terkait prosedur sistem berjalan pada pengendalian produk tidak sesuai di PT. Nissan Motor Indonesia: a. Prosedur penemuan part tidak sesuai atau non conforming (NC)

Operator, inspector atau engineer menemukan kondisi part atau produk tidak

sesuai (NC) atau yang diduga NG (Not Good) , maka pihak yang menemukan 35

melapor ke Leader atau Foreman di area tersebut untuk analisa awal dan

menentukan kondisi part NC apakah masih bisa digunakan atau tidak. Part yang

dinyatakan OK akan dikembalikan untuk digunakan pada proses sebelumnya. Jika

NC, maka Leader atau Foreman mengkonfirmasi sumber masalahannya,

kemudian mengisi tag NG part dan meletakan part beserta tag pada area Red Box

yang selanjutnya akan dianalisa oleh tim Quality Assurance (QA). Tim QA akan

melakukan patrol secara berkala pada semua area red box dan menganalisa

temuan part tidak sesuai, jika OK maka part akan diberikan tanda khusus untuk

digunakan kembali dan jika NG maka akan dibawa ke area QA Incoming dan

dianalisa sumber NG nya. Dalam hal ini QA memiliki wewenang secara final

untuk menentukan kondisi part. Selanjutnya QA memberi informasi melalui HT,

telepon kantor atau secara langsung kepada tim Logistik untuk mengirimkan

penggantian part NG ke area temuan sebelumnya. b. Prosedur menentukan disposisi part NG

Tim QA mengkateogirikan disposisi part NG apakah kesalahan dari supplier

(faulty) atau kesalahan proses internal (Damage On Line). Jika faulty maka QA

memberikan informasi kepada PQA Engineer untuk menindaklanjuti terkait

permasalahan part dari supplier. PQA Engineer akan membuat claim atau PIR

kepada supplier untuk mengkonfirmasi masalah kualitas dan penanggulangannya

serta penggantian part NG sesuai dengan standar ketentuan yang berlaku. PQA

Engineer akan memberikan informasi kepada QA terkait penukaran part

pengganti dari supplier. Apabila kesalahan karena proses internal (DOL) maka

QA menentukan PIC (Personal In Charge) terhadap departemen terkait

berdasarkan kesepakatan bersama kemudian menyerahkan dokumen Rejection

Report (RR) yang selanjutkan akan dilengkapi dan ditanda tangani sampai tahap 36

manager oleh PIC kemudian diserahkan kembali kepada QA. Fungsi Rejectin

Report salah satunya adalah untuk kebutuhan pemesanan (order) part baru.

Selanjutnya QA membuatkan laporan harian tentang temuan NG DOL dan Faulty

dan mengirimkannya kepada Manager dan beberapa departemen terkait melalui

email setiap 30 menit sebelum jam kerja selesai. Proses terakhir adalah melakukan

proses scrap untuk part NG sesuai dengan ketentuan atau standar yang berlaku.

3.3. Activity Diagram

Menggambarkan rangkaian alur kerja atau interaksi pada masing-masing bagian dari aktivitas prosedur sistem berjalan, berikut adalah activity diagram pada prosedur sistem berjalan pengendalian produk tidak sesuai di PT. Nissan Motor

Indonesia:

Prosedur Penemuan Part atau Produk Tidak Sesuai

Penemu Leader / Foreman QA Logistik

Menerima laporan part Menemukan kondisi tidak NC dan menganalisa sesuai (NC) part / produk apakah OK / NC

Part yang OK OK diterima kembali OK / NC untuk digunakan NC

Mengisi tag NG dan Melakukan patrol ke setiap menyimpan part di Red Red Box dan menganalisa Box untuk dianalisan oleh part NC QA

OK OK / NG

NG

Mengmbil Part NG Mendapat informasi untuk & menganalisa sumber mengirim part pengganti NG

Menerima part pengganti NG

Sumber : Hasil penelitian (2019) Gambar III. 2 Activity Diagram Penemuan Part Tidak Sesuai 37

Prosedur Menentukan Disposisi Part NG

QA PQA Engineer Departemen Terkait (PIC)

Menentukan Disposisi part NG - DOL & PIC - Faulty

DOL DOL / Faulty Melengkapi dokumen Rejection Report (RR)

Faulty

Memberi informasi PQA Engineer Membuat dan mengirimkan claim terkait permaslahan part dari atau PIR kepada supplier sesuai Menyerahkan kembali dokumen supplier ketentuan yang berlaku RR yang sudah di tanda tangani untuk order part baru

Memberi informasi terkait penukaran part pengganti dari supplier

Membuat laporan part NG DOL / Faulty dan kirim via e-mail

Proses Scrap

Sumber : Hasil penelitian (2019) Gambar III. 3 Activity Diagram Menentukan Disposisi Part NG

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Tahapan spesifikasi sistem berjalan digunakan untuk memperoleh dokumen- dokumen apa saja yang digunakan dalam proses pengendalian produk tidak sesuai, dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran. 38

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Spesifikasi dokumen masukan sistem berjalan yaitu serangkaian dari bentuk dokumen untuk mendukung terbentuk file-file yang dibutuhkan serta informasi yang disajikan, maka dibutuhkan masukan-masukan untuk sistem:

1. Nama Dokumen : Tag NG part

Fungsi : Sebagai spesifikasi data NG part DOL atau Faulty

Sumber : Penemu part NG

Tujuan : QA

Frekuensi : Setiap ada temuan part NG

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama dokumen : Surat jalan part pengganti

Fungsi : untuk mengontrol status closing part pengganti NG

dari supplier

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin Quality

Frekuensi : Setiap ada kedatangan part pengganti

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-2

3. Nama dokumen : Rejection Report

Fungsi : untuk mengontrol status closing dokumen Rejection

Report yang sudah ditanda tangani

Sumber : Departemen terkait (PIC) 39

Tujuan : Admin Quality

Frekuensi : setiap ada penyerahan dokumen Rejection Report

Media : kertas

Jumlah : Rangkap 5

Bentuk : Lampiran A-3

4. Nama dokumen : Bill Of Material (BOM)

Fungsi : sebagai data master part lokal dan import

Sumber : Logistic Local Parts (LLP)

Tujuan : Admin Quality

Frekuensi : digunakan setiap akan memasukan data part NG

Media : File excel

Jumlah : 1

Bentuk : Lampiran A-4

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses pengolahan dokumen masukan. Bentuk dokumen keluaran dalam sistem pengendalian produk tidak sesuai sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Laporan Rejection part DOL

Fungsi : Sebagai laporan part NG yang berasal dari

kesalahan proses internal (nomor Rejection Report

yang terdapat di laporan ini dibutuhkan oleh

Logistik untuk pemesanan part baru)

Sumber : Admin Quality

Tujuan : Manger dan Departemen terkait 40

Frekuensi : Dikirim setiap pukul 15.30 WIB

Media : Dikirim melalui email dalam bentuk file excel

Jumlah : 1

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama dokumen : Laporan part faulty lokal

Fungsi : Sebagai laporan part NG yang berasal dari

supplier lokal

Sumber : Admin Quality

Tujuan : Manger, PQA Engineer dan Departemen terkait

Frekuensi : Dikirim setiap pukul 15.30 WIB

Media : Dikrim melalui email dalam bentuk file excel

Jumlah : 1

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama dokumen : Laporan part faulty import

Fungsi : Sebagai laporan part NG yang berasal dari supplier

luar negeri

Sumber : Admin Quality

Tujuan : Manger, PQA Engineer dan Departemen terkait

Frekuensi : Dikirim setiap pukul 15.30 WIB

Media : dikirim melalui email dalam bentuk file excel

Jumlah : 1

Bentuk : Lampiran B-3

41

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada prosedur pengendalian produk tidak sesuai di PT. Nissan Motor Indonesia, penulis mencoba memberikan analisa terhadap prosedur tersebut. Dalam hal ini penulis menguraikan permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan, yaitu:

1. Laporan NG part (DOL & Faulty) yang dikelola oleh bagian Quality Assurance

masih bersifat sederhana atau manual menggunakan excel sehingga dinilai kurang

efisen dan tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan masih cukup besar.

2. Kualitas informasi yang dilaporkan kurang efektif karena hanya dikirimkan setiap

30 menit sebelum jam kerja selesai melalui email, sedangkan beberapa

departemen terkait seperti Logistik dan Production Control membutuhkan

informasi yang cepat untuk memperhitungkan kondisi stok barang dan

kelangsungan produksi.

3. Sedangkan dari sisi pekerja dilapangan khusunya bagian Quality Assurance yang

memberikan informasi kepada tim Logistik terkait permintaan part pengganti NG

melalui media HT atau telepon menjadi kurang efisien terutuma jika item part

yang diminta dalam jumlah yang cukup banyak dan dibutuhkan informasi yang

bersifat detail.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisa dan uraian permasalahan pokok pada sistem berjalan, maka diambil kesimpulan bahwa perlu diadakan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain: 42

1. Merancang sistem usulan berbasis web client-server (intranet) dengan

memanfaatkan teknologi komputer dan jaringan dalam pengolahan data dan

pendistribusian informasi.

2. Merancang sistem pengolahan data dengan memanfaatkan database, dengan

adanya database dapat mempermudah proses pengolahan data, admin dapat

menampilkan laporan, menambah, mengubah, memperbaharui dan memperbaiki

data dengan mudah serta data yang dihasilkan menjadi akurat dan dapat

menghindari terjadinya redudansi data.

3. Sistem terkomputerisasi dapat melakukan pengontrolan secara mudah dan jelas,

sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan.

4. kualitas informasi yang dilaporkan diharapkan menjadi efektif karena

diperbaharui setiap rentang waktu yang ditentukan departemen QA dan dapat

diakses setiap saat (real time) oleh departemen terkait khusunya yang

membutuhkan informasi secara cepat.