BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam Tinjauan Perusahaan ini, Penulis akan menguraikan tentang sejarah perusahaan dan struktur organisasi serta fungsi-fungsi utama didalam struktur organisasi tersebut.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Nissan Motor Indonesia merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang otomotif perakitan mobil, memiliki assembly plant yang beralamatkan di
Kawasan Bukit Indah Blok A-III Lot. 1-14, Purwakarta 41181 Jawa Barat, Indonesia.
PT. Nissan Motor Indonesia didirikan pada 1 September 2001 oleh 3 pemegang saham dengan total tenaga kerja 2.433 pekerja dan dengan pangsa pasar 5,4 persen yang terus meningkat. PT. Nissan Motor Indonesia menjalankan kegiatan bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.
Nissan pertama kali masuk secara resmi ke Indonesia pada tahun 1969 dengan nama Datsun melalui agen tunggal PT Indokarya, jenis kendaraan yang diproduksi pada tahun itu adalah pick up, multi purpose (jip) dan sedan dengan produksi rata-rata
750 unit per bulan yang dipasarkan di Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta,
Surabaya, Bali, Lampung, Bengkulu, Palembang, Padang, Balikpapan, Ujung
Pandang, Medan dan Menado. Pada saat itu, Nissan belum memiliki assembling plant sendiri, unit-unit CKD masih di assembling di Volvo ISMAC yang berlokasi di Ancol, akan tetapi mengingat kapsitas penjualannya meningkat, yaitu rata-rata 400 unit per
27
28
bulan, Indomobil bekerjasama dengan Marubeni dan Nissan Motor Co. Jepang memutuskan untuk mendirikan Assembly Plant sendiri dengan nama ISMAC Nissan
Manufacturing atau disingkat INM di Cikampek dokJawa Barat.
Pada pertengahan tahun 2001 dengan telah bergabungnya Nissan dengan
Renault secara Internasional, maka di Indonesia pun dijalinlah kerjasama antara
Indomobil Group dalam hal ini diwakili oleh PT Auto Euro Indonesia dan Renault
Perancis untuk memasarkan kendaraan Renault di Indonesia dengan dukungan awal manajemen, jaringan pemasaran dan layanan purna jual Nissan. Saat ini, struktur perusahaan Nissan adalah sebagai berikut:
1. PT Nissan Motor Indonesia sebagai Agen Tunggal dan Pemegang Merk Nissan
2. PT Nissan Motor Distributor Indonesia sebagai Sole Distributor Merk Nissan
3. PT Wahana Wirawan sebagai Sales Operation (Join penyalur)
4. PT Indomobil Trada Nasional sebagai Sales Operation (Retailer)
Nissan semakin optimis dapat memperluas pangsa pasarnya di Indonesia dengan dukungan penuh dari Nissan Jepang selaku pemegang saham terbesar, produk- produk Nissan unggulan, jaringan pemasaran yang semakin luas dan dukungan dari para pencinta kendaran Nissan sendiri yang selama ini merasa puas atas pelayanan purna jual Nissan.
PT. Nissan Motor Indonesia memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:
1. Visi: Meningkatkan Kualitas hidup (Enriching People's Life).
2. Misi: Nissan menyediakan produk-produk dan pelayanan yang unik dan inovatif
yang menghasilkan nilai dan kualitas terbaik kepada semua pihak (Nissan
provides unique and innovative automotive products and services that deliver
superior measurable values to all stakeholders). 29
Dengan visi misi tersebut, sasaran PT. Nissan Motor Indonesia ialah meningkatkan kinerja sistem management mutu, keselamatan, kesehatan kerja dan pencegahan secara berkesinambungan, meningkatkan kualitas produk secara terus menerus agar kepuasan pelanggan tercapai, kesadaran karyawan terhadap mutu, keselamatan, kesehatan kerja danlingkungan, menanggapi dengan cepat bila terjadi masalah. PT. Nissan Motor Indonesia juga senantiasa menjalankan program sosial dan lingkungannya secara terprogram dan terstruktur, sebagai perwujudan dari kepedulian sertatanggung jawab perusahaan terhadap seluruh shareholder, anggota, hingga pelanggan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
PT. Nissan Motor Indonesia memiliki struktur organisasi untuk mendukung pengkoordinasiaan dan penyatuan usaha, serta menunjukan uraian fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab pada masing-masing bagian.
A. Struktur Organisasi
Pada tahap ini, penulis akan menggambarkan dalam bentuk bagan organisasi
PT. Nissan Motor Indonesia fiscal year 2018 (April 2018 sampai dengan Maret 2019) dan menjelaskan masing-masing fungsi yang berkaitan secara langsung dengan kegiatan riset. Berikut struktur organisasi PT. Nissan Motor Indonesia: 30
President Director
VPD Deputi Director Deputy Director VPD Manufacturing Nat, Sales & AFS, CR, & IS CP, FAT, & GA Promotion
Dealer Coorperate Production CR & IS Depelovement Planning
AFS Tech Purchasing & PR Support Fin, Acc, & Tax PVL
Production Marketing & Control (PPC, AFS Marketing HR-GA Sales IL, LLP&PA)
TQA Product Planing Spare Part
New Vehicle Project
PRE, IE
TCS
R & D
Sumber : PT. Nissan Motor Indonesia (2018-2019)
Gambar III. 1 Struktur Organisasi PT. Nissan Motor Indonesia
B. Uraian Tugas dan Fungsi
Adapun penjelasan mengenai ringkasan tugas dan wewenang untuk masing- masing jabatan yang ada pada PT. Nissan Motor Indonesia sebagai berikut:
1. Vice President Director
a. Merumuskan kebijakan perusahaan.
b. Membuat rencana bisnis dan tujuan perusahaan.
c. Meninjau pencapaian dari rencana bisnis perusahaan.
d. Meninjau pencapaian dari masing-masing bagian. 31
2. Production Department
a. Mengontrol dan monitoring proses produksi.
b. Mengatur semua aktivitas produksi pada Body Shop, Paint Shop,
Trim/Chassis dan Power Train untuk 4M (Man, Machine, Method, Material).
c. Mendefinisikan instruksi kerja untuk tiap shop
d. Melaksanakann rapat QRQC
3. Purchasing Department
a. Membuat rencana lokalisasi tahunan untuk tiap part model.
b. Memberikan semua informasi tentang spesifikasi perubahan part lokal.
c. Memastikan dan analisis cost study pada proses lokalisasi part.
d. Memutuskan kandidat supplier sebagai referensi ke NTCSEA atau NML
e. Melakukan observasi supplier.
f. Menerbitkan persetujuan pembelian ke supplier.
g. Memastikan ketersediaan material langsung dan tidak langsung pada proses
produksi.
4. Part Vehicle Logistic Department
a. Memastikan ketersediaan part CKD untuk proses produksi.
b. Mengatur level stok dan inventory untuk part CKD.
c. Memastikan tersedianya mobil CBU yang dibutuhkan marketing.
5. Production Planning Control (Production Control Dept.)
a. Menyiapkan rencana produksi.
b. Memonitoring hasil produksi.
c. Mengkoordinasikan pemulihan produksi.
6. Inbound Logistic (Production Control Dept.) 32
a. Mengontrol ketersediaan komponen impor kendaraan untuk proses
produksi.
b. Memastikan ketersediaan part lokal untuk proses produksi.
c. Memastikan pengiriman tepat waktu pada part lokal yang dibutuhkan.
7. Logistic Local Parts & Part Arrangement (Production Control Dept.)
a. Memastikan ketersediaan part lokal untuk proses produksi.
b. Memastikan pengiriman tepat waktu pada part lokal yang dibutuhkan.
c. Meningkatkan performansi pengiriman supplier.
d. Memastikan adopsi perubahan desain.
e. Menerbitkan surat pemberitahuan perubahan 4M.
f. Menerbitkan BOM untuk masing-masing model.
8. Total Quality Assurance Department
a. Melakukan prosedur inspeksi dan dokumentasi dari material yang datang
sampai produk jadi.
b. Bertanggung jawab dan berwenang untuk menerbitkan quality “OK” pada
produk.
c. Berwenang menangani proses inline dan setelah klaim pasar.
d. Meningkatkan kemampuan supplier.
e. Mempelajari pengembangan part lokal dan membuat improvement dengan
supplier (selama pengembangan dan tahap trial).
f. Memastikan proses improvement pada supplier berjalan dengan baik.
g. Mengembangkan dan menjaga implementasi sistem manajemen quality.
h. Mengembangkan dan menjaga sistem manajemen yang terintegrasi telah
diimplementasikan.
9. New Vehicle Project Department 33
a. Menyiapkan dan analisis kebutuhan data dalam pembuatan dokumen
rencana manufaktur seperti perencanaan tenaga kerja, perencanaan pelatihan,
biaya pengenalan produk, kebutuhan lokal, dan lain-lain.
b. Mengontrol persiapan fasilitas dan peralatan baru.
c. Mengontrol dan mengatur trial kendaraan untuk mencapai kualitas,
pengiriman, dan taget biaya.
10. Production Engineering Department
a. Mengontrol trial stage model kendaraan baru.
b. Meningkatkan kondisi line produksi.
c. Mengontrol pemasangan peralatan baru pada line produksi.
d. Membuat dan menerbitkan control plan.
e. Menerbitkan operation sheet.
f. Mengembangkan dan menjaga implementasi sistem manajemen
lingkungan.
11. Industrial Engineering
a. Kalkulasi tenaga kerja.
b. Mengatur dan menetapkan waktu baku.
c. Aktivitas Kaizen.
12. HRD & GA Department
a. Mengorganisir aktivitas rekruitmen pekerja.
b. Memastikan program pelatihan seperti kualitas, keselamatan, kesehatan,
dan lingkungan diimplementasikan.
c. Memastikan aturan perusahaan dipatuhi oleh semua pekerja.
d. Memastikan dan menganalisis studi biaya pada peralatan kantor dan waste
provider. 34
e. Memastikan implementasi dan perbaharuan peraturan pemerintah yang
berhubungan dengan tenaga kerja.
f. Mengembangkan dan menjaga sistem manajemen keselamatan dan
kesehatan kerja.
13. Technical customer service (TCS)
Bertugas untuk melayani maupun menjawab keluhan customer tentang
produk bermasalah yang mereka temukan
14. Research and Development (R & D)
a. Melakukan riset dan pengembangan serta pengujian terhadap suatu produk.
b. Mengelola sejumlah dana tertentu dari anggaran perusahaan terkait riset dan
pengembangan.
c. Memastikan kualitas performasi berdasarkan standar yang telah ditetapkan
oleh perusahaan.
d. Bertanggung jawab untuk berkomunikasi dan memberikan pelayanan
apabila pihak luar hendak melakan kerjasama dengan perusahaan berkaitan
dengan pengadaan barang dan jasa untuk aktivitas riset dan pengembangan
perushaaan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan Analisa langkah awal untuk membuat suatu rancangan sistem baru. Berikut ini penjelasan penulis terkait prosedur sistem berjalan pada pengendalian produk tidak sesuai di PT. Nissan Motor Indonesia: a. Prosedur penemuan part tidak sesuai atau non conforming (NC)
Operator, inspector atau engineer menemukan kondisi part atau produk tidak
sesuai (NC) atau yang diduga NG (Not Good) , maka pihak yang menemukan 35
melapor ke Leader atau Foreman di area tersebut untuk analisa awal dan
menentukan kondisi part NC apakah masih bisa digunakan atau tidak. Part yang
dinyatakan OK akan dikembalikan untuk digunakan pada proses sebelumnya. Jika
NC, maka Leader atau Foreman mengkonfirmasi sumber masalahannya,
kemudian mengisi tag NG part dan meletakan part beserta tag pada area Red Box
yang selanjutnya akan dianalisa oleh tim Quality Assurance (QA). Tim QA akan
melakukan patrol secara berkala pada semua area red box dan menganalisa
temuan part tidak sesuai, jika OK maka part akan diberikan tanda khusus untuk
digunakan kembali dan jika NG maka akan dibawa ke area QA Incoming dan
dianalisa sumber NG nya. Dalam hal ini QA memiliki wewenang secara final
untuk menentukan kondisi part. Selanjutnya QA memberi informasi melalui HT,
telepon kantor atau secara langsung kepada tim Logistik untuk mengirimkan
penggantian part NG ke area temuan sebelumnya. b. Prosedur menentukan disposisi part NG
Tim QA mengkateogirikan disposisi part NG apakah kesalahan dari supplier
(faulty) atau kesalahan proses internal (Damage On Line). Jika faulty maka QA
memberikan informasi kepada PQA Engineer untuk menindaklanjuti terkait
permasalahan part dari supplier. PQA Engineer akan membuat claim atau PIR
kepada supplier untuk mengkonfirmasi masalah kualitas dan penanggulangannya
serta penggantian part NG sesuai dengan standar ketentuan yang berlaku. PQA
Engineer akan memberikan informasi kepada QA terkait penukaran part
pengganti dari supplier. Apabila kesalahan karena proses internal (DOL) maka
QA menentukan PIC (Personal In Charge) terhadap departemen terkait
berdasarkan kesepakatan bersama kemudian menyerahkan dokumen Rejection
Report (RR) yang selanjutkan akan dilengkapi dan ditanda tangani sampai tahap 36
manager oleh PIC kemudian diserahkan kembali kepada QA. Fungsi Rejectin
Report salah satunya adalah untuk kebutuhan pemesanan (order) part baru.
Selanjutnya QA membuatkan laporan harian tentang temuan NG DOL dan Faulty
dan mengirimkannya kepada Manager dan beberapa departemen terkait melalui
email setiap 30 menit sebelum jam kerja selesai. Proses terakhir adalah melakukan
proses scrap untuk part NG sesuai dengan ketentuan atau standar yang berlaku.
3.3. Activity Diagram
Menggambarkan rangkaian alur kerja atau interaksi pada masing-masing bagian dari aktivitas prosedur sistem berjalan, berikut adalah activity diagram pada prosedur sistem berjalan pengendalian produk tidak sesuai di PT. Nissan Motor
Indonesia:
Prosedur Penemuan Part atau Produk Tidak Sesuai
Penemu Leader / Foreman QA Logistik
Menerima laporan part Menemukan kondisi tidak NC dan menganalisa sesuai (NC) part / produk apakah OK / NC
Part yang OK OK diterima kembali OK / NC untuk digunakan NC
Mengisi tag NG dan Melakukan patrol ke setiap menyimpan part di Red Red Box dan menganalisa Box untuk dianalisan oleh part NC QA
OK OK / NG
NG
Mengmbil Part NG Mendapat informasi untuk & menganalisa sumber mengirim part pengganti NG
Menerima part pengganti NG
Sumber : Hasil penelitian (2019) Gambar III. 2 Activity Diagram Penemuan Part Tidak Sesuai 37
Prosedur Menentukan Disposisi Part NG
QA PQA Engineer Departemen Terkait (PIC)
Menentukan Disposisi part NG - DOL & PIC - Faulty
DOL DOL / Faulty Melengkapi dokumen Rejection Report (RR)
Faulty
Memberi informasi PQA Engineer Membuat dan mengirimkan claim terkait permaslahan part dari atau PIR kepada supplier sesuai Menyerahkan kembali dokumen supplier ketentuan yang berlaku RR yang sudah di tanda tangani untuk order part baru
Memberi informasi terkait penukaran part pengganti dari supplier
Membuat laporan part NG DOL / Faulty dan kirim via e-mail
Proses Scrap
Sumber : Hasil penelitian (2019) Gambar III. 3 Activity Diagram Menentukan Disposisi Part NG
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Tahapan spesifikasi sistem berjalan digunakan untuk memperoleh dokumen- dokumen apa saja yang digunakan dalam proses pengendalian produk tidak sesuai, dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran. 38
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan sistem berjalan yaitu serangkaian dari bentuk dokumen untuk mendukung terbentuk file-file yang dibutuhkan serta informasi yang disajikan, maka dibutuhkan masukan-masukan untuk sistem:
1. Nama Dokumen : Tag NG part
Fungsi : Sebagai spesifikasi data NG part DOL atau Faulty
Sumber : Penemu part NG
Tujuan : QA
Frekuensi : Setiap ada temuan part NG
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama dokumen : Surat jalan part pengganti
Fungsi : untuk mengontrol status closing part pengganti NG
dari supplier
Sumber : Supplier
Tujuan : Admin Quality
Frekuensi : Setiap ada kedatangan part pengganti
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama dokumen : Rejection Report
Fungsi : untuk mengontrol status closing dokumen Rejection
Report yang sudah ditanda tangani
Sumber : Departemen terkait (PIC) 39
Tujuan : Admin Quality
Frekuensi : setiap ada penyerahan dokumen Rejection Report
Media : kertas
Jumlah : Rangkap 5
Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama dokumen : Bill Of Material (BOM)
Fungsi : sebagai data master part lokal dan import
Sumber : Logistic Local Parts (LLP)
Tujuan : Admin Quality
Frekuensi : digunakan setiap akan memasukan data part NG
Media : File excel
Jumlah : 1
Bentuk : Lampiran A-4
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses pengolahan dokumen masukan. Bentuk dokumen keluaran dalam sistem pengendalian produk tidak sesuai sebagai berikut:
1. Nama dokumen : Laporan Rejection part DOL
Fungsi : Sebagai laporan part NG yang berasal dari
kesalahan proses internal (nomor Rejection Report
yang terdapat di laporan ini dibutuhkan oleh
Logistik untuk pemesanan part baru)
Sumber : Admin Quality
Tujuan : Manger dan Departemen terkait 40
Frekuensi : Dikirim setiap pukul 15.30 WIB
Media : Dikirim melalui email dalam bentuk file excel
Jumlah : 1
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama dokumen : Laporan part faulty lokal
Fungsi : Sebagai laporan part NG yang berasal dari
supplier lokal
Sumber : Admin Quality
Tujuan : Manger, PQA Engineer dan Departemen terkait
Frekuensi : Dikirim setiap pukul 15.30 WIB
Media : Dikrim melalui email dalam bentuk file excel
Jumlah : 1
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama dokumen : Laporan part faulty import
Fungsi : Sebagai laporan part NG yang berasal dari supplier
luar negeri
Sumber : Admin Quality
Tujuan : Manger, PQA Engineer dan Departemen terkait
Frekuensi : Dikirim setiap pukul 15.30 WIB
Media : dikirim melalui email dalam bentuk file excel
Jumlah : 1
Bentuk : Lampiran B-3
41
3.5. Permasalahan Pokok
Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada prosedur pengendalian produk tidak sesuai di PT. Nissan Motor Indonesia, penulis mencoba memberikan analisa terhadap prosedur tersebut. Dalam hal ini penulis menguraikan permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan, yaitu:
1. Laporan NG part (DOL & Faulty) yang dikelola oleh bagian Quality Assurance
masih bersifat sederhana atau manual menggunakan excel sehingga dinilai kurang
efisen dan tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan masih cukup besar.
2. Kualitas informasi yang dilaporkan kurang efektif karena hanya dikirimkan setiap
30 menit sebelum jam kerja selesai melalui email, sedangkan beberapa
departemen terkait seperti Logistik dan Production Control membutuhkan
informasi yang cepat untuk memperhitungkan kondisi stok barang dan
kelangsungan produksi.
3. Sedangkan dari sisi pekerja dilapangan khusunya bagian Quality Assurance yang
memberikan informasi kepada tim Logistik terkait permintaan part pengganti NG
melalui media HT atau telepon menjadi kurang efisien terutuma jika item part
yang diminta dalam jumlah yang cukup banyak dan dibutuhkan informasi yang
bersifat detail.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisa dan uraian permasalahan pokok pada sistem berjalan, maka diambil kesimpulan bahwa perlu diadakan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain: 42
1. Merancang sistem usulan berbasis web client-server (intranet) dengan
memanfaatkan teknologi komputer dan jaringan dalam pengolahan data dan
pendistribusian informasi.
2. Merancang sistem pengolahan data dengan memanfaatkan database, dengan
adanya database dapat mempermudah proses pengolahan data, admin dapat
menampilkan laporan, menambah, mengubah, memperbaharui dan memperbaiki
data dengan mudah serta data yang dihasilkan menjadi akurat dan dapat
menghindari terjadinya redudansi data.
3. Sistem terkomputerisasi dapat melakukan pengontrolan secara mudah dan jelas,
sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan.
4. kualitas informasi yang dilaporkan diharapkan menjadi efektif karena
diperbaharui setiap rentang waktu yang ditentukan departemen QA dan dapat
diakses setiap saat (real time) oleh departemen terkait khusunya yang
membutuhkan informasi secara cepat.