Agder Sekretariat INNKALLING TIL MØTE I

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185

VALLE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET

Medlemmer: Varamedlemmer(Ap)

Knut H. Nomeland, Sp, leiar Tora Homme Uppstad Kent M. Lund ,H , nestleiar Hallvard K. Rysstad Kjell Ove Tveiten, Ap Solveig Rysstad Gyro K. Uppstad, Ap Varamedlem (H) Ann Christin Jacob V Edvin Brottveit Varamedlemmer (for Sp/V) Steinar H. Homme Knut J. Homme

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET

Tid: Onsdag 23. januar 2019 kl. 10.00

Stad: Rådhuset, møterom videokonferanserommet

SAKSLISTE SAK 01/19 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/19 BREV FRÅ 5 KOMMUNESTYREMEDLEMMER - UTGREIING SAK 03/19 MØTEPLAN 2019

Fast post: Revisor orienterer

Eventuelt

Valle, den 15. januar 2019

Knut H. Nomeland Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær

Innkalling/saksliste sendt elektronisk til medlemmer, ordførar, rådmann og revisor Kopi elektronisk til: Gunn Margith Homme og Setesdølen

Varamedlem(er) møter berre etter særskild innkalling. Eventuelle forfall meldast til Kjell Ivar Hommen, tlf. 97 51 02 98

Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Telefon: 97 51 02 98 Telefon 90 95 62 46 Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185

VALLE KOMMUNE – KONTROLLUTVALET

MØTEBOK

Møte nr. 06/18

Dato: 22.11.2018 kl. 13.00.00 –13.45.

Stad: Kommunehuset, videokonferanserommet

Til stades: Knut H. Nomeland, leiar Tora Homme Uppstad (vara for Kjell Ove Tveiten) Hallvard K. Rysstad (vara for Gyro K. Uppstad)

Kent M. Lund, Kjell Ove Tveiten og Gyro K. Uppstad hadde forfall. Ann Christin Jacob møtte ikkje.

Dessutan møtte: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Revisor Tommy Pytten Utvalssekretær Kjell Ivar Hommen

Det var ingen merknader til innkalling og sakslista.

SAKSLISTE SAK 17/18 GODKJENNING AV MØTEBØKER SAK 18/18 FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN SAK 19/18 TINGING AV SELSKAPSKONTROLL I KONSESJONSKRAFT IKS

Fast post: Revisor orienterar

Eventuelt

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Valle, 22.11.2018

Godkjenning av møteboka:

Knut H. Nomeland Tora Homme Uppstad Hallvard K. Rysstad

Utskrift vert sendt til: Kontrollutvalets medlemmer og varamedlemmer, ordførar, rådmann, revisor, Gunn Marith Homme og Setesdølen

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Møtebok 22.11.2018 Valle kontrollutval

SAK 17/18 GODKJENNING AV MØTEBOK

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå møta 11.10.2018 vert godkjend.

SAK 18/18 FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN

Samrøystes vedtak:

Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet « Skolemiljø i Valle kommune» basert på dei spørsmål som går fram av prosjektplan datert november 2018.

Ein føreset at prosjektet vert gjennomført innanfor budsjett for kontroll og tilsyn for 2019, og at rapporten er motteken innan 15.08.2019.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen

SAK 18/18 TINGING AV FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN

Vedlegg:  Prosjektplan, datert november 2018

Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019 for Valle kommune prioriterast fylgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt:

 Styring og internkontroll (Overordna)  Sørge for tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven og gjeldende forskrifter (Helse og omsorg)  Inkluderende læringsmiljø (Skole og barnehage)  Barneverntjenester (Barnevern)

Kontrollutvalet tinga i sitt møte 11.10.2018 gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med tema «Inkluderande læringsmiljø».

Revisjonen foreslår å sjå på desse spørsmåla i den framlagde prosjektplanen:

«Hvilke undersøkelser har kommunen gjennomført om elevenes psykososiale skolemiljø og hva viser undersøkelsene?

Kva er mulige årsaker til mobbing i grunnskolen i Valle?

3 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

I hvilken grad jobber skolene i Valle kontinuerlig og systematisk for å sikre elevene et trygt og godt psykososialt miljø?

Oppfyller grunnskolene i Valle kommune aktivitetsplikten etter opplæringslova ved mistanke eller kunnskap om at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø?»

Prosjektet vil bli gjennomført etter dei normer og standard som er relevante for det området som skal undersøkast i forvaltningsrevisjon, og metodebruken vil være med heimel i dei krav som er fastsatt i kommuneloven, forskrift om revisjon i kommunar og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisor vil gjennomgå prosjektplanen i møtet.

Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ber Agder Kommunerevisjon IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet « Skolemiljø i Valle kommune» basert på dei spørsmål som går fram av prosjektplan datert november 2018.

Ein føreset at prosjektet vert gjennomført innanfor budsjett for kontroll og tilsyn for 2019, og at rapporten er motteken innan 01.06.2019.

SAK 19/18 TINGING AV SELSKAPSKONTROLL I KONSESJONSKRAFT IKS

Samrøystes vedtak:

Valle kontrollutval ønsker at det vert gjennomført ein felles selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS. Gjennomføringa skjer i tråd med framlagt prosjektplan. Utvalet føreset at ein stor del av dei andre eigarane vert med på selskapskontrollen. Rapport til kontrollutvalet ventar ein ferdig innan første halvår 2019.

Saksutgreiing: Sakshandsamar: Kjell Ivar Hommen

SAK 19/18 TINGING AV SELSKAPSKONTROLL I KONSESJONSKRAFT IKS

Vedlegg: 1. Mail frå Aust-Agder Revisjon IKS 2. Prosjektplan for selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS

Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har motteke mail frå Aust-Agder Revisjon IKS, kor dei gjer greie for planlagt selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS. Det er utarbeidd prosjektplan, og denne har som utgangspunkt at det vert gjennomført ein felles eigarskapskontroll for alle eigarkommunane.

Desse problemstillingane er planlagt undersøkt:

4 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

 Sikrar eigarkommunane at deira eigarinteresser vert ivareteke i selskapets styrande organ?  Vert selskapets aktiviteter rapportert tilbake til dei respektive eigarkommunane i tråd med gjevne anbefalingar?  Er fordelingsprinsippa for selskapets forvaltning av ressursar i tråd med dei krav som vert stilt i lov og styringsdokumenter? Og gjennomførast utbetalingane i tråd med de føringar som ligg til grunn?

Konsesjonskraft IKS har som formål å være en leiande nasjonal forvaltar av konsesjonskraft. Konsesjonskraft IKS omset eigarkommunane sin konsesjonskraft. Eigarar er Vest-Agder fylkeskommune, Aust-Agder fylkeskommune, og ei rekke kommunar på Agder. Valle kommune sin eigelut i selskapet er 4,83 %.

Tidsbruken for heile prosjektet er berekna til ca. 100 timer, og kostnaden går av det ordinære budsjettet til revisjon. Prosjektet skal gjennomførast av Aust-Agder Revisjon IKS i samarbeid med Agder Kommunerevisjon IKS.

Framlegg til vedtak: Valle kontrollutval ønsker at det vert gjennomført ein felles selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS. Gjennomføringa skjer i tråd med framlagt prosjektplan. Utvalet føreset at ein stor del av dei andre eigarane vert med på selskapskontrollen. Rapport til kontrollutvalet ventar ein ferdig innan første halvår 2019.

Revisor orienterer Revisjonssjefen orientera om gjennomført kvalitetskontroll av to forvaltningsrevisjonar. Rekneskapsrevisor orientera om planlegginga av revisjon av rekneskapen for 2018.

Eventuelt Motteke brev frå Tarald Myrum, Åse Ingebjørg Flateland, Margit Dale, Hans Olav Omnes og Sissel Åkre, datert 14.11.2018, vart drøfta.

Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet oversender brev datert 14.11.2018 frå 5 kommunestyremedlemer til Agder Kommunerevisjon IKS for utgreiing.

5 Agder Sekretariat

Kontrollutvalget i Valle kommune Sak 02/19 Møtedato: 23/01-2019 Sakshandsamar: kih

SAK 02/19 BREV FRÅ 5 KOMMUNESTYREMEDLEMMER - UTGREIING

Vedlegg: • Brev frå 5 kommunestyremedlemmer • Utgreiing frå Agder Kommunerevisjon IKS

Bakgrunn: Kontrollutvalet har motteke brev frå 5 kommunestyremedlemmer, datert 14.11.2018, kor dei stiller spørsmål med handsaminga i kommunestyret i sak 39/18. Saka gjeld Ny brannstasjon i Valle, kjøp av Øyvegen 4 frå Setesdalsbygg AS.

Spørsmåla som vert stilla er:

1. Når Valle kommune skal skaffe ny brannstasjon i Valle og vel å ikkje byggje i eigen regi. Kan ein berre gå til ein aktør og innleie forhandlingar? 2. Valle kommune kjøper eigedomen «som den er». Kan kommunen etter å ha kjøpt eigedomen gå i forhandling med Setesdalsbygg AS om opprusting av anlegget utan å konkurranseutsette det? 3. Prisen på eigedomen er fastsett utan at det føreligg nokon takst eller vurdering av marknadsverdi. Meiner kontrollutvalet at ein i denne saka har hatt gode nok prosedyrar til å fastsette rett pris? Bør ein takst og ein vurdering av marknadsverdi ligge til grunn for forhandlingane?

Kontrollutvalet drøfta brevet i sitt møte 22.11.2018, og gjorde slikt samrøystes vedtak:

«Kontrollutvalet oversender brev datert 14.11.2018 frå 5 kommunestyremedlemer til Agder Kommunerevisjon IKS for utgreiing.»

Utgreiinga frå Agder Kommunerevisjon IKS er motteke 20.12.2018.

Ein syner til utgreiinga som ligg med saka.

Her vil ein nemne revisjonens konklusjonar og tilrådingar.

På spørsmål nr. 1 er konklusjonen: «Når det er fastsatt i formannskapet at man ønsket å undersøke muligheten for å kjøpe den eksisterende brannstasjonen hadde kommunen adgang til å gå direkte til eier for å fremforhandle en kjøpsavtale.»

På spørsmål 2 er konklusjonen: «Det vil være i strid med lov og forskrift om offentlige anskaffelser dersom kommunen går i forhandling med Setesdalsbygg AS om opprustning av anlegget utan å konkurranseutsette det.

Rådmannen oppga i møte med revisjonen den 6.12.2018 at det ikkje vil bli startet forhandlinger med Setesdalsbygg AS om utvidelse av avtalen til også å omfatte ombygging. Kommunen vil gjennomføre anskaffelsen av ombyggingen som en seperat prosess i tråd med de relevante regler i forskrift om offentlige anskaffelser.»

På spørmål nr. 3 kjem revisjonen med nokre tilrådingar om tiltak som vil styrke kommunen si internkontroll ved kjøp/sal av slike eigedomar med utgangspunkt i kommunelova § 23 andre ledd og rettleiar gjeven ut av KS, «Rådmannens internkontroll».

Revisjonen tilrår at: «Der anskaffelsesreglementet ikkje kommer til anvendelse er det revisjonens oppfatning at kommunen bør ha tilstrekkelig internkontroll som sikrer at anskaffelsesprosessen foregår på en måte hvor fellesskapets midler blir vel ivaretatt. Dette bør gjøres ved at man har rutiner for håndtering av slike kjøp/sal i kommunen og rutiner som sikrer at man dokumenterer alle ledd i prosessen. Slike rutiner bør videre inneholde vurdering av habilitet.

Revisjonen har fått opplyst at Valle kommune ikkje har retningslinjer eller rutiner som angir hvordan saksbehandler skal gå frem i en sak som denne. Revisjonen vil derfor anbefale at slike rutiner utarbeides for å oppfylle kravet til god internkontroll, jfr. Kommunelovens § 23 annet ledd. Revisjonen vil videre anbefale at kommunen under hensyn til god internkontroll ikkje stiller med en person i slike forhandlinger, men enten et forhandlingsutvalg alternativt med fleire personer. Ved å stille med fleire personer frå kommunen sikrer man i større grad god kvalitet og kontroll og det er langt lettere å tilfredsstille dokumentasjon av prosessen.

I samsvar med krav til god internkontroll vil revisjonen anbefale at man ved slike kjøp/sal innhenter verdivurdering før transaksjonen gjennomføres. En slik verdivurdering/takst vil sikre en objektiv vurdering av pris, samtidig som man får dokumentert grunnlaget for avtalen.»

Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek utgreiinga til etterretning.

Saka vert send til kommunestyret for oppfølging av dei konklusjonar og tilrådingar som kjem fram i utgreiinga.

Til kontrollutvalet i Valle kommune

Valle 14.11.2018

Kommunestyret, vedtok den 31.10.2018 i sak 39/18 – Ny brannstasjon i Valle, å kjøpe Øyvegen 4 frå Setesdalsbygg AS. Bakgrunnen er krav frå Arbeidstilsynet om utbetring av brannstasjonen Valle kommune leiger av Setesdalsbygg AS i dag.

Denne saka var først til handsaming i formannskapet den 06.06.2018 der tilrådinga frå rådmannen var å byggje ny brannstasjon på kommunen sin grunn i Øyne. Her kom det framlegg om å vurdere eit kjøp av Setesdalsbygg AS sitt anlegg.

I tilrådinga til formannskapet 06.06.2018 var forslaget å byggje ny brannstasjon. Det ville innebere byggjing i kommunal regi der prosjektet vart lyst ut på anbod i samsvar med Lov om offentlege anskaffingar.

Då saka kom attende til formannskapet og til sist kommunestyret, tilrår rådmannen og får tilslutning frå eit fleirtal i kommunestyret om å kjøpe Setesdalsbygg AS sin eigedom gnr. 47 bnr. 28 og 30 . Prisen er sett til kr. 4.600.000 utan at det ligg føre nokon takst eller vurdering av marknadsverdi, men ein tilstandsrapport. Bygget skal overtakast «som det er», men i pkt. 17 i avtalen står det at dersom prinsippet i avtalen vert godkjent, skal det startast forhandlingar om å utvide avtalen til å overtake bygningane ferdig ombygde i høve dei krav som føreligg. Denne utvidinga av avtalen må seinare godkjennast av formannskap evt. kommunestyre.

Dette utløyser følgjande spørsmål:

Me viser her til forskrift for offentlege anskaffingar §13-4. Vilkår for anskaffing utan konkurranse. Me har vanskeleg for å sjå at Valle kommune sin prosess med ny brannstasjon fell inn under dei tilhøva som gjev unntak frå konkurranseutsetting.

På denne bakgrunn bed me Kontrollutvalet om å granske denne saka og vurdere om prosessen og vedtaket er lovleg i høve til Lov om offentlege anskaffingar og god «innkjøpsskikk» for kommunen.

Med helsing

Tarald Myrum, Åse Ingebjørg Flateland og Margit Dale, Valle SP

Hans Olav Omnes og Sissel Åkre, Valle Venstre

Agder Sekretariat

Kontrollutvalet i Valle kommune Sak 03/19 Møtedato: 23.01.2019 Sakshandsamar: kih

SAK 03/19 ÅRSPLAN FOR 2019

Vedlegg: • Framlegg til årsplan for 2019.

Sekretariatet har laga eit framlegg til årsplan. Ein gjer framlegg om 4 møter i dette utvalet før kommunevalet 2019..

Det kan verta aktuelt å endre på datoar, fordi m.a. tidspunkt for handsaming av årsrekneskapen for kommunen er usikker. Ein vil be utvalet sine medlemmer om å kome med innspel på orienteringar, informasjon osv. som er ynskjeleg i 2019.

Framlegg til vedtak:

Kontrollutvalet vedtek årsplan for 2019.

Valle kommune

Årsplan for kontrollutvalet

2019

Agder Sekretariat Årsplan for Valle kontrollutval – 2019

1. Mål for kontrollutvalet si verksemd Kontrollutvalet ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale verksemd drives på ein best mulig måte. Målsettinga for kontrollutvalet som kommunestyret sitt kontrollorgan, er å være ein aktiv og truverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalet ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon.

2. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet er kommunestyret sitt organ for kontroll og tilsyn med forvaltninga, jf. kommunelovens § 77. Oppgåvene er nærare regulert i forskrift om kontrollutval av 1. juli 2004.

Kontrollutvalet har blant anna følgjande oppgåver: • Sjå etter at kommunens regnskap vært revidert på ein trygg og forsvarleg måte • Sjå etter at det vært gjennomført forvaltningsrevisjon og gje fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innafor tildelte budsjettrammer • Sjå etter at det vært gjennomført selskapskontroll • Kontrollutvalet skal rapportere resultata av sitt arbeid til kommunestyret

Kontrollutvalet kan hjå kommunen, utan hinder av teieplikt, krevje ein kvar opplysning, utgreiing eller eitkvart dokument og å gjera dei undersøkingar som det finn naudsynt for å gjennomføre oppgåvene.

3. Møteplan Dato Saker til handsaming (førebels oversikt) Onsdag 23.01.2019 • Årsplan 2019 • Utgreiing frå revisor • Aktuelle saker

Onsdag 27.03.2019 • Aktuelle saker

Onsdag 15.05.2019 • Kommunerekneskapen for 2018 • Årsrekneskapen 2018 for Øyne Industribygg Valle KF • Aktuelle saker

Onsdag 04.09.2019 • Forvaltningsrevisjonsrapport • Budsjett for Kontroll og Tilsyn 2020 • Aktuelle Saker ???????????

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder