Møteinnkalling - Kontrollutvalget I Selbu Kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Arkivsak: 15/86 Møtedato/tid: 15.06.2015, kl. 18:00 Møtested: Rådhuset, formannskapsalen Møtedeltakere: Arnstein Trøite, nestleder og møteleder Ane Bondahl Marit J. Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Edvin Dahlø, vara for Bondahl Forfall: Ole Halvard Bondahl, leder Andre møtende: Rådmannen Thomas Engan, daglig leder Selbu Næringsutvikling KF Hanne Bakken Tangen, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Gard Lyng, RMN Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: 1. og 2 varamedlem, postmottak Selbu kommune og RMN.

Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31.

Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: [email protected]

Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.

Trondheim, 6.6.15

Arnstein Trøite (sign.) Arvid Hanssen Nestleder av kontrollutvalget Daglig leder, Konsek

Sakliste

019/15 Regnskap 2014 Selbu Næringsselskap KF - kontrollutvalgets uttalelse. 020/15 Gavemidler 2014 - Helse og sosial Selbu kommune 021/15 Vurdering av prosess i forbindelse med salg av Myrstadbygget i mars 2015. 022/15 Rådmannens tilbakemelding på oppfølging av vedtak vedrørende gavemidler Selbu kommune. 023/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon barnevern. 024/15 Orientering om status for eventuell selskapskontroll - Revisjon Midt-Norge IKS. 025/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 15.06.2015. 026/15 Evaluering og rapportering valgperioden 2011-2105.

Regnskap 2014 Selbu Næringsselskap KF - kontrollutvalgets uttalelse.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 019/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 14/75-7

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2014 for Selbu Næringsselskap KF oversendes kommunestyret. Vedlegg Protokoll fra styremøte 20.5.15 - Selbu Næringsselskap KF. Årsregnskap og årsberetnig Selbu Næringsselskap KF 2014. Revisjonsberetning 2014 Selbu Næringsselskap KF.

Saksutredning I tråd med tidligere praksis er det styret i Selbu Næringsselskap KF som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret.

Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu Næringsselskap KF i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 5.6.15 og konkluderer med at regnskapet er avgitt ihht god regnskapsskikk. Daglig leder og revisor vil være tilstede i møtet for å orientere og svare på spørsmål.

Styresak 2/15, Årsberetning og regnskap for 2014, inneholder iflg. daglig leder kun det som fremgår av protokollen som følger som vedlegg. Regnskap og årsberetning ble vedtatt. Viset til vedlagte protokoll.

Som for regnskapsåret 2012 og 2013 har sekretariatet tatt opp med daglig leder at styret må vedta innstilling til kommunestyret i forhold til behandling av resultat. I de 2 foregående årene gjaldt det dekning av underskudd. Daglig leder opplyser at saksfremlegg med innstilling vil bli utarbeidet før kommunestyrets behandling. Kommunestyret må formelt ta stilling til disponering av overskudd, som nå er ført mot egenkapitalen og dermed redusert den negative egenkapitalen.

Regnskap, årsberetning, revisors beretning, samt en orientering fra daglig leder i kontrollutvalgets møte, bør samlet gi nok informasjon til at kontrollutvalget kan gi en uttalelse til regnskapet.

Som det er redegjort for i regnskapsdokumentene viser regnskapet for 2014 et overskudd på kr 1.252.096 og den negative egenkapitalen er redusert til ca 1,6 mill kr.

3 Årsregnskapet er datert 20.5.15, som er dato for styrebehandling. Frist for regnskapsavleggelse er 15.2. Regnskapsdokumentet er trolig utarbeidet før datering foretatt av styret. Selskapet må sørge for at gjeldende frister for avleggelse av regnskapet overholdes i kommende år.

Årsberetningen omtaler også i 2014 selskapets risiko. Det er viktig at kommunestyret som eier er kjent med denne og får informasjon i den grad det er nødvendig og ønskelig.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Selbu Næringsselskap KF for 2014. Det foreslås videre at det tas inn i uttalelsen at saksfremlegg og innstilling til kommunesstyret om disponering av overskudd ikke har vært tilgjengelig da uttalelsen er gitt.

4 Selbu kommune Selbu Næringsselskap KF

Ole Einar Aashaug Mikal Langseth Inga Balstad

Deres ref: Vår ref: (må oppgis ved svar) Dato: «REF» 2015/807-2/035/THOENG Dok:7391/2015 22.05.2015

Protokoll fra styremøte i Selbu Næringsselskap AS 20.05.15

Sak 1/15 Godkjenning av protokoller ifra styremøtene 3.04, 13.05 og 1.12.14 Vedtak: Protokollene ifra styremøtene 3.04, 13.05 og 1.12.14 godkjennes.

Sak 2/15 Årsberetning og Regnskap for 2014 Forslag til årsberetning og regnskap var utsendt i forkant av møtet. Forslaget ble gjennomgått og diskutert. Vedtak: Det framlagte forslag til regnskap for 2014 ble godkjent og vedtatt oversendt til formannskap og kommunestyre for endelig behandling. Det framlagte forslag til årsberetning for 2014 ble godkjent og vedtatt oversendt til formannskap og kommunestyre for endelig behandling.

Sak 3/15 Orientering om daglig drift Forskjellige saker omkring driften og virksomheten i selskapet ble diskutert. Det har foreløpig ikke latt seg gjøre å finne en ny daglig leder til selskapet, jf sak 7/14. Vedtak: Thomas Engan fortsetter som daglig leder for selskapet inntil ny daglig leder er på plass. Det skal i løpet av 2015 i samråd med revisor og regnskapsfører tas en gjennomgang av det regnskapsmessige og skattemessige opplegget for avskrivninger i Selbu Næringsselskap KF. Det skal også tas en gjennomgang av selskapets forsikringer og forsikringskostnader.

Med hilsen

Thomas Engan daglig leder Tlf: 73816700 Dette brevet er godkjent elektronisk i Selbu kommune og har derfor ingen signatur.

Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Selbu kommune, 7580 Selbu Gjelbakken 15 73816700 4285 05 04576 E-post Telefaks Org.nr [email protected] www.selbu.kommune.no 5 73816730 984 290 160

Selbu kommune Selbu Næringsselskap KF

Årsregnskapet 2014

Selbu Næringsselskap KF

Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Selbu kommune, 7580 Selbu Gjelbakken 15 73816700 4285 05 04576 E-post Telefaks Org.nr [email protected] www.selbu.kommune.no 6 73816730 984 290 160

Saksnr. 2012/552-41

Årsberetning 2014

Virksomhetens art. Selbu Næringsselskap KF ble stiftet av Selbu kommunestyre den 11.2.2002.

Foretakets formål er å oppføre, eie og forvalte grunn og lokaler for næringsutvikling i Selbu.

Kommunestyret vedtok å opprette Selbu Næringsselskap KF for å ivareta kommunens engasjement ved utbygging av Kjeldstad Sagbruk & Høvleri i Selbu.

Styret Etter vedtektene ledes Selbu Næringsselskap KF av et styre på 3-5 medlemmer. Styret rapporter til kommunestyret etter bestemmelsen Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107 § 61-75.

Kommunestyret har vedtatt at styret skal bestå av tre medlemmer og tre varamedlemmer.

I året 2014 bestod styret av:

Styreleder: Ole Einar Aashaug Nestleder: Mikal Langseth Styremedlem: Inga Balstad

Varamedlemmer: 1. Kolbjørn Uthus 2. Jon Erik Haarstad 3. Terje Guldseth

Det ble i 2014 gjennomført 3 styremøter og behandlet 7 saker.

Fortsatt drift og selskapets stilling Årsregnskapet for 2014 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes med dette at forutsetningen om fortsatt drift er til stede.

Året 2014 ga et resultat på kr. 1 252 096,-.

Styret viser til at selskapet i henhold til Økonomiplanen får styrket sine driftsinntekter i årene framover.

Historikk og driften I 2002 vedtok kommunestyret at Selbu Næringsselskap KF skulle oppføre bygg for utleie til Kjeldstad Sagbruk & Høvleri. Det totale engasjement ble fastsatt til kr. 18 mill. Fire år senere ble det vedtatt at foretaket kunne utvide sitt engasjement for bygging av næringsbygg/tørkekammer

Side 2 av 10 7 Saksnr. 2012/552-41 for utleie til Kjeldstad innenfor en kostnadsramme på kr. 8 mill. Dette ble senere redusert til kr. 6,5 mill.

Finansiering av utbyggingene og gjeld

Utbyggingene er i sin helhet finansiert med eksterne låneopptak. Per 31.12. 14 har foretaket et låneopptak på kr. 18 559 783,-.

Leieinntekter Det har fram til 2012 eksistert to leieavtaler med Kjeldstad Holding, en avtale for hvert utbyggingstrinn.

Høsten 2012 ble Selbu Næringsforum kontaktet av Selbu Byggtre AS med forespørsel om Selbu Næringsforum kunne ta en rolle i forhold til å stå som utleier av næringsareal og egnede bygg til Selbu Byggtre AS. Henvendelsen resulterte i forhandlinger med Kjeldstad Holding der en kom fram til enighet om et bytte der Kjeldstad Holding overtok eiendomsretten fra Selbu Næringsselskap på 4 trelastskur samt produksjonslokaler for fingerskjøt- og lamineringslinjer, mot at Selbu Næringsselskap overtok eiendomsretten til 13 da næringsareal nordøst på tomta, med laftehall, lager/garasje, 2 trelastskur og en plasthall. Grunnlaget for beregning av husleie til Kjeldstad Holding ble som følge av dette redusert med kr 6 500 000,-, og de to tidligere husleieavtalene ble slått sammen til en avtale fra og med 01.01.2013. Den nye avtalen gjelder leie av næringsbygg/tørkekammer og 5 trelastskur langs FV 705. Selbu Næringsselskap sitt nye næringsareal med bygninger i nordøst er fra 01.01.13 utleid til Selbu Byggtre AS. Dette med unntak av trelastskur mot nordvest på det nye næringsarealet samt garasje som leies ut til Kjeldstad Holding AS. Som følge av disse to nye leieforholdene ble det etablert to nye leieavtaler med virkning fra 01.01.13.

Selbu Næringsselskap KF har hatt avdragsfrihet på lånet i KLP til og med 2013. I 2014 er det betalt kr. 1 484 782,- i avdrag. Leieinntekter fra de to leietakerne dekker Næringsselskapets kostnader knyttet til renter og avdrag på lånet samt avgifter, forsikringer og kostnader knyttet til administrering av leieforholdene.

Kontraktutløpsdato for fastrente på 4,2% på lånet i KLP var 15.04.14. Etter en forhandlingsrunde med KLP om ny rente på lånet, der også leietakerne ble konsultert, la daglig leder fram et forslag med bundet rente på 2,546% fram til 18.04.17. Styret ga sin tilslutning til dette, og dette er da gjeldende rentesats de kommende 3 år. I budsjettet for 2014 var imidlertid ikke denne rentenedgangen lagt inn, og dermed framkommer det avvik mellom budsjett og regnskap på dette område.

Risiko Generelt vil de grep som er gjort de siste årene med å etablere avtale med flere leietakere være bidrag til å redusere selskapets risiko.

Selbu Næringsselskap har investert i bygg og anlegg og er avhengig av at leietakerne dekker sine forpliktelser.

Side 3 av 10 8 Saksnr. 2012/552-41

Nærmere om regnskapet Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. Resultat før skattekostnad er knappe 300 000,- kr bedre enn budsjett, noe som i hovedsak skyldes lavere rentekostnader og lavere avskrivninger (se note til regnskapet).

Ansettelsesforhold Det er ikke noen faste ansatte i foretaket. Thomas Engan har fungert som daglig leder i selskapet i 2014. Engan hadde fast stilling som sektorsjef i Selbu kommune fram til 01.09.14. Han gikk da over i ny stilling som distriktssjef i Landkreditt Bank.

Likestilling Styret består av tre personer. To menn og en kvinne.

Arbeidsmiljø Arbeidsmiljøet i foretaket er tilfredsstillende. Det har ikke vært skader, ulykker eller sykefravær i 2014.

Det ytre miljø Foretaket driver ikke virksomhet som forurenser det ytre miljø.

Lønn og annen godtgjørelse Til styret er det i 2014 utbetalt møtegodtgjøring og reisegodtgjørelse på til sammen kr. 1 162-. Til daglig leder er det i 2014 utbetalt et honorar på kr. 10 000.

Revisjon Revisjon Midt-Norge IKS har siden 01.07.05 utført revisjonen for foretaket. I 2014 er det utbetalt kr. 10 800,- i revisjonshonorar.

Oppsummert Etter styrets oppfatning gir det framlagte resultatregnskap og balanse, samt denne årsrapporten, en fyldestgjørende informasjon om driften og stillingen ved årsskiftet.

Selbu, den 20. mai 2015

Ole Einar Aashaug Mikal Langseth Inga Balstad Thomas Engan styrets leder nestleder styremedlem daglig leder

Side 4 av 10 9 Saksnr. 2012/552-41

Resultatregnskap 31.12 Note Regnskap Budsjett Regnskap 2014 2014 2013 DRIFTSINNTEKTER Annen driftsinntekt 2 322 774 2 410 000 1 354 576 Sum driftsinntekter 2 322 774 2 410 000 1 354 576

DRIFTSKOSTNADER Lønnskostnader 2 12 572 25 000 16 410 Av- og nedskrivning varige driftsmidler 4 252 258 414 000 414 022 Annen driftskostnad 3 109 732 70 000 190 725 Sum driftskostnader 374 561 509 000 621 157

Driftsresultat 1 948 213 1 901 000 733 419

FINANSINNTEKTER- OG KOSTNADER Renteinntekt -10 016 -10 000 -9 899 Lånerenter 586 510 826 000 841 871 Netto finansresultat 576 494 816 000 831 972

Ordinært resultat før skatt 1 371 719 1 085 000 -98 553

Skattekostnad 119 623 103 726 Ordinært resultat 1 252 096 -202 279

Årsresultat 1 252 096 -202 279

OVERFØRINGER OG DISPONERINGER Overført annen egenkapital 7 1 252 096 -202 279

Side 5 av 10 10 Saksnr. 2012/552-41

Balanse 31.12

EIENDELER: Note 2014 2013

Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Utsatt skattefordel 5 10 405 130 028 Sum immaterielle eiendeler 10 405 130 028

Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom 16 252 288 16 504 546 Sum varige driftsmidler 16 252 288 16 504 546

Sum anleggsmidler 16 262 693 16 634 574

Fordringer Kundefordringer 149 860 240 720 Andre fordringer offentlige avgifter 7 443 0 Sum fordringer 157 303 240 720

Bankinnskudd, kontanter mv. 706 873 703 965

Sum eiendeler 17 126 870 17 579 259

Side 6 av 10 11 Saksnr. 2012/552-41

Balanse 31.12

EGENKAPITAL OG GJELD:

Opptjent egenkapital Annen egenkapital 7 -1 576 062 -2 828 157 Sum opptjent egenkapital -1 576 062 -2 828 157

Sum egenkapital -1 576 062 -2 828 157

Gjeld Annen langsiktig gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner 6 18 559 783 20 044 565 Sum annen langsiktig gjeld 18 559 783 20 044 565

Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 44 018 167 121 Skyldige offentlige avgifter 0 18 002 Annen kortsiktig gjeld 99 130 177 728 Sum kortsdiktg gjeld 143 148 362 851

Sum gjeld 18 702 931 20 407 416

Sum egenkapital og gjeld 17 126 870 17 579 259

Selbu, den 20. mai 2015

Ole Einar Aashaug Mikal Langseth Inga Balstad Thomas Engan styrets leder nestleder styremedlem daglig leder

Side 7 av 10 12 Saksnr. 2012/552-41

Note 1 Regnskapsprinsipper

Generelt:

Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak.

Note 2 Lønnskostnader, antall ansatte og godtgjørelser

Det er ingen ansatte i foretaket.

Honorar til daglig leder på kr. 11 410,- i 2014.

Note 3 Andre driftskostnader

Andre driftskostnader på kr. 109 732,- består av div reparasjon og vedlikehold bygg, forsikring, regnskap og revisjon. Kostnadene som overstiger budsjettet på kr. 70.000,-, er i all hovedsak kostnader som i henhold til leieavtalene er viderefakturert til leietakerne gjennom husleie.

Note 4 Oversikt over anleggsmidler og avskrivninger

Driftsmidler 2014 Bygg og anlegg Tomt Sum

Anskaffelseskost 31.12.2013 19 221 539 3 730 000 22 951 539 Korr. ansk.kost Makeskifte 2012* -48 560 0 -48 560 Anskaffelseskost 01.01.2014 19 172 979 3 730 000 22 902 979 Tilgang i år 0 0 0 Avgang i år 0 0 0 Anskaffelseskost 31.12.2014 19 172 979 3 730 000 22 902 979

Avskrivninger: Akkumulert avskrivning 01.01.2014 6 446 994 0 6 446 994 Årets avskrivning ** 203 697 0 203 697

Bokført verdi 31.12.2014 12 522 288 3 730 000 16 252 288 Linneær avskrivning 50 år Ingen

*) Anskaffelseskostnaden ifbm. Makeskifte i 2012 ble feil beregnet (for lite redusert) og er korr. i år. **) Årets avskrivninger er korrigert for feil i 2013 med kr. 105 162,- (for mye avskrevet).

Side 8 av 10 13 Saksnr. 2012/552-41

Note 5 Skattekostnad

Skattekostnaden består av betalbar skatt (skatt på årets skattepliktige inntekt) og endring i (netto) utsatt skatt. Utsatt skatt i balansen beregnes på grunnlag av midlertidige forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier. Årsaken til at utsatt skatt/skattefordel oppstår, er ulik periodisering av det regnskapsmessige og det skattemessige resultatet.

Skattekostnad 2014 2013 Ordinært resultat 1 371 719 -98 553 Tap på salg av anleggsmidler 0 0 Resultat før skattekostnad 1 371 719 -98 553 Endring i midlertidige forskjeller -443 047 -353 249 Anvendelse av underskudd til fremføring 0 0 Skattepliktig inntekt 928 672 -451 802

Spesifikasjon av midlertidige forskjeller og beregning av utsatt skatt

Midlertidige forskjeller knyttet til: 31.122014 31.12.2013 Endring Driftsmidler 786 765 550 043 -236 722 Gevinst- og tapskonto -825 304 -1 031 629 -206 325 Underskudd til framføring -1 547 927 -2 476 598 -928 671 Sum midlertidige forskjeller -1 586 466 -2 958 184 -1 371 718

Skattereduserende forskjeller som ikke kan utlignes 1 547 927 2 476 598 928 671 Netto midlertidige forskjeller -38 539 -481 586 -443 047

Utsatt skattefordel 27% * 10 405 130 028 119 623 Balanseført utsatt skattefordel 10 405 130 028 119 623

*) Skattesatsen på alminnelig inntekt reduseres fra 28 % til 27 % fra og med 1.1.2014. Dette medfører noen utfordringer ved beregning av regnskapsmessig skattekostnad for 2013. Betalbar skatt beregnes med gjeldende skattesats for 2013 (28 %), mens balanseført utsatt skatt/utsatt skattefordel beregnes med gjeldende skattesats for 2014 (27%).

Note 6 Andel av lån som forfaller etter 5 år

Av foretakets gjeld forfaller kr. 13 363 046,- etter 31.12.2018.

Side 9 av 10 14 Saksnr. 2012/552-41

Note 7 Egenkapital

Egenkapital pr. 01.01.2002 0 Underskudd pr. 31.12.2002 -170 791 Underskudd pr. 31.12.2003 -583 068 Underskudd pr. 31.12.2004 -504 008 Underskudd pr. 31.12.2005 -7 456 Overskudd pr. 31.12.2006 252 605 Overskudd pr. 31.12.2007 461 578 Overskudd pr. 31.12.2008 360 254 Underskudd pr. 31.12.2009 -622 268 Underskudd pr. 31.12.2010 -613 464 Overskudd pr. 31.12.2011 406 995 Underskudd pr. 31.12.2012 -1 606 254 Underskudd pr. 31.12.2013 -202 280 Overskudd pr. 31.12.2014 1 252 096

Egenkapital pr. 31.12.2014 -1 576 061

Side 10 av 10 15 16 17 (Administrativt utkast) SELBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Til kommunestyret i Selbu.

KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SELBU NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR 2014.

Kontrollutvalget har i møte 15.5.15, i sak 19/15, behandlet Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2014.

Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen, datert 4.6.15 og vedtak i sak 2/15 i styret for Selbu Næringsselskap KF. I tillegg har revisjonen og daglig leder i selskapet supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget.

Som det er redegjort for i regnskapsdokumentene viser regnskapet for 2014 et overskudd på kr 1.252.096. Den negative egenkapitalen er redusert til ca 1,6 mill kr. Det fremgår ikke formelt av vedtaket i styresak 2/15 hvordan overskuddet for 2014 skal disponeres. I tråd med praksis er det ført til dekning av tidligere underskudd. Daglig leder opplyser at det i saksfremlegg til kommunestyret vil komme innstilling om disponering.

Årsberetningen omtaler også i 2014 selskapets risiko. Det er viktig at kommunestyret som eier er kjent med risikoen og får løpende informasjon i den grad det er nødvendig og ønskelig.

Kontrollutvalget mener at regnskapet og årsberetningen gir brukerne informasjon om virksomheten i 2014, men at informasjonen må suppleres med et saksfremlegg og egen innstilling til kommunestyret.

Årsregnskapet er datert av styret 20.5.15. Frist for regnskapsavleggelse er 15.2. Selv om regnskapsdokumentet er utarbeidet før styrebehandlingen er det nødvendig at selskapet sørger for at gjeldende frister overholdes i kommende år.

Kontrollutvalget har ikke merknader til Selbu Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2014, ut over at regnskapet er avlagt etter formell frist. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet.

Selbu den 15.6.15.

Arnstein Trøite Nestleder av kontrollutvalget

Kopi: Daglig leder i Selbu Næringsselskap KF.

Gavemidler 2014 - Helse og sosial Selbu kommune

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 020/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 249 Arkivsaknr.: 12/92-22

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2014 til orientering. Vedlegg Oversendelse av Gaveregnskap sektor Helse- og sosial 2014.pdf Særutskrift Gaveregnskap 2014 - sektor Helse- og sosial.pdf Revisjonsrapport - Gaveregnskap 2014.pdf Gaveregnskap 2014 BRA-avdelingen.pdf Gaveregnskap 2014 ansatte BRA-avdelingen.pdf Gaveregnskap 2014 - 2. etg..pdf Gaveregnskap 2014 Ansatte 2. etg..pdf Gaveregnskap 2014 Enhet for demente.pdf Gaveregnskap 2014 Ansatte Enhet for demente.pdf Gaveregnskap 2014 PLO - Brukerrettede midler.pdf Gaveregnskap 2014 Hjemmetjenesten 2.pdf Gaveregnskap 2014 Hjemmesykepleien.pdf

Saksutredning Kontrollutvalget har de senere år fått seg forelagt gaveregnskapene etter at de har vært behandlet i hovedutvalget Helse og sosial hvor gaveregnskapene godkjennes. Hovedutvalgets behandling av gaveregnskap 2014 samt regnskapene og revisors rapport, er oversendt Konsek den 23.4.15. Dette er vesentlig tidligere enn for de foregående år.

I tilknytning til behandling av gaveregnskapen for 2012 den 22.10.14, sak 28, vedtok kontrollutvalget å be rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding ble først satt til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår 2014, men senere utsatt. Egen sak rundt dette legges frem i kontrollutvalget 15.5.15.

Kommentarer knyttet til gaveregnskap 2014: Sekretariatet har fått tilbakemelding fra revisor på at mindre avvik vedrørende 2 regnskap for 2013 er korrigert i 2014.

19 Revisors har ikke påvist avvik i forbindelse med sin gjennomgang av regnskapene for 2014. Viser til vedlagte uttalelse fra Revisjon Midt-Norge IKS, datert 7.3.15.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget skal ikke behandle og godkjenne gaveregnskapene. Det er viktig at utvalget gjennom sin tilsynsoppgave stiller spørsmål som kan bidra til gode og sikre rutiner for behandling av gavemidler. Kontrollutvalget må derfor følge opp tidligere vedtak, slik det er gjort i egen sak til dette møtet.

20 Selbu kommune Servicetorget

Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gate 9, Postuttak 7004 Trondheim

Deres ref: Vår ref: (må oppgis ved svar) Dato: 2015/13-15/216/BJOLAR Dok:5824/2015 23.04.2015

Oversendelse av Gaveregnskap sektor Helse- og sosial 2014

Hovedutvalg for Helsevern- og sosial omsorg behandlet i sitt møte 20.04.15 under sak PS 7/15 Gaveregnskap sektor Helse- og sosial 2014. Saken oversendes kontrollutvalget for referatsak.

Med hilsen

Bjørg Astrid Larsen saksbehandler Tlf: 73816718

Vedlegg: Særutskrift Gaveregnskap 2014 - sektor Helse- og sosial Revisjonsrapport - Gaveregnskap 2014 Gaveregnskap 2014 BRA-avdelingen Gaveregnskap 2014 ansatte BRA-avdelingen Gaveregnskap 2014 - 2. etg. Gaveregnskap 2014 Ansatte 2. etg. Gaveregnskap 2014 Enhet for demente Gaveregnskap 2014 Ansatte Enhet for demente Gaveregnskap 2014 PLO - Brukerrettede midler Gaveregnskap 2014 Hjemmetjenesten 2 Gaveregnskap 2014 Hjemmesykepleien

Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Gjelbakken 15, 7580 Selbu Gjelbakken 15 73816700 4285 07 00103 E-post Telefaks Org.nr [email protected] www.selbu.kommune.no21 971 197 609 Arkivkode: 216 Selbu kommune Arkivsaksnr: 2015/13-13 Saksbehandler: Bjørg Astrid Larsen

Saksframlegg

Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 7/15 20.04.2015

Gaveregnskap 2014 - sektor Helse- og sosial

Vedlegg: Revisjonsrapport - Gaveregnskap 2014 Gaveregnskap 2014 BRA-avdelingen Gaveregnskap 2014 ansatte BRA-avdelingen Gaveregnskap 2014 - 2. etg. Gaveregnskap 2014 Ansatte 2. etg. Gaveregnskap 2014 Enhet for demente Gaveregnskap 2014 Ansatte Enhet for demente Gaveregnskap 2014 PLO - Brukerrettede midler Gaveregnskap 2014 Hjemmetjenesten 2 Gaveregnskap 2014 Hjemmesykepleien

Rådmannens innstilling

1) Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg godkjenner regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial for 2014 2) Saken oversendes Kontrollutvalget som referatsak.

Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg - 20.04.2015 Votering: Rådmannens innstilling vedtas. Enst.

Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg - 20.04.2015 1. Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg godkjenner regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial for 2014 2. Saken oversendes Kontrollutvalget som referatsak.

22 Saksopplysninger Det er totalt 9 gavekontoer innen sektor helse og sosial. Dette er gaver fra pårørende og brukere som gis til brukernes og/eller ansattes velferd. Sektor helse og sosial v/tjenesteledere er ansvarlig for å føre regnskap for disse gavekontoene. Gavemidler skal ikke nyttes til tiltak som kommunen skal dekke over sitt budsjett. I tvilstilfeller kan dette tas opp med revisjon. Gaveregnskapet revideres av Revisjon Midt-Norge IKS, og deres rapport ligger ved saken. Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg er den instans som behandler og godkjenner regnskapet. Saken sendes så over til Kontrollutvalget som en referatsak.

23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Vurdering av prosess i forbindelse med salg av Myrstadbygget i mars 2015.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 021/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 13/152-15

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering.

Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling:

Kommunestyret ber rådmannen legge frem sak med forslag til retningslinjer for salg av fast eiendom i Selbu kommune, i løpet av 2015. Vedlegg Notat - Selbu kommune - Myrstadbygget

Saksutredning Det vises til sak 16/15 Salg av Myrstadbygget - henvendelse til kontrollutvalget fra Meium AS som ble behandlet i kontrollutvalgets møte 28.4.15.

Sekretariatet gjennomgikk i forrige møte hovedpunktene i saksfremlegget og rådmannen orienterte om kommunens behandling av saken og dialogen med megler.

Kontrollutvalget mente at det var uavklarte forhold og motstridende syn både på kommunens og meglers håndtering av salgsprosessen. Utvalget ønsket derfor ut fra et læreperspektiv og omdømmemessige forhold, at revisjonen skulle se på tilgjengelige dokumenter, saksbehandlingen og salgsprosessen frem til endelig vedtak i kommunestyret 23.3.15.

Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt:

1. Kontrollutvalet ber revisjonen om å gjennomgå saken og utarbeide et notat som legges frem for kontrollutvalget i egen sak til neste møte.

2. Ressursramme settes til 20 timer.

Revisjonens gjennomgang fremgår av vedlagte notat til kontrollutvalget, datert 3.6.15.

Hovedtrekkene i salgsprosessen, de faktiske forhold, er listet opp i notatet. Videre er det gitt en beskrivelse av rettslige forhold og foretatt vurderinger og drøftinger.

Sekretariatet viser spesielt til innholdet i konklusjonen i notates pkt 7. Revisjonens konstaterer at kommunen ikke har retningslinjer gitt av kommunen for salg av offentlig eid eiendom og at kommunen står fritt som selger til å velge det bud man anser hensiktsmessig.

Revisjonen mener det er grunnlag for å stille spørsmål ved rådmannens arbeid i denne saken. Rådmannen burde iflg revisor sørget for å få delegert den

38 nødvendige myndighet til å håndtere salgsprosessen. Da rådmannens forsøk på å få fremmet sak om delegering for kommunestyret ikke kom i mål burde han, iflg revisor, utsatt salgsprosessen. Rådmannen burde vært tydeligere ovenfor involverte i prosessen mht hvilke begrensninger som ligger i den myndighet og kompetanse rådmannen besitter. Utarbeidelse av et grundig prospekt ville her antagelig avhjulpet dette.

Rådmannens kommentarer til revisjonens notat er innarbeidet i notatet. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Revisjonen har innenfor en begrenset ressursramme svart på kontrollutvalgets bestilling. Kontrollutvalget var ved bestillingen spesielt opptatt av at gjennomgangen skulle gi en læringseffekt. Sekretariatet mener notatet i så måte er et bidrag til dette.

Revisor har i notatet gitt uttrykk for at kommunestyret burde vedtatt retningslinjer for salg av fast eiendom, slik kontrollutvalget i sak 16/13, den 27.8.13, gjennom vedtak ba kommunestyre om å vurdere. Saken gjaldt orientering om prosess ved salg av Rødbergveien 29, 31 og 33. Kommunestyret fikk særutskrift av kontrollutvalgets sak som referatsak 23/13 den 16.9.13. Saken ble tatt til orientering.

Sekretariatet mener kontrollutvalget bør videresende denne saken med revisors notat til kommunestyret til endelig behandling. Kontrollutvalget bør denne gangen fremme innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar saken til orientering og innstiller overfor kommunestyret på at Selbu kommune utarbeider egne retningslinger for salg av fast eiendom. Viser til innstillingen.

Notat

TIL: KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE

FRA: REVISJONMIDTNORGE IKS

ANSVARLIG: ANNA ØLNES

SAKSBEHANDLER: GARD S.G. LYNG

EMNE: GJENNOMGANG AV SALGET AV MYRSTADBYGGET

DATO: 3.6.2015

KOPI: RÅDMANN KARSTEN REITAN

1. Bestilling

Kontrollutvalget vedtok i sak 16/15 den 28.4.2015 å bestille en gjennomgang av prosessen i forbindelse med salg av Myrstadbygget. I vedtaket fremgår bla:

Sekretariatet gjennomgikk hovedpunktene i saksfremlegget. Rådmannen orienterte om kommunens behandling av saken og dialogen med megler.

Kontrollutvalget mener at det er uavklarte forhold og motstridende syn på både kommunens og meglers håndtering av salgsprosessen. Utvalget ønsker derfor at en ut fra et læreperspektiv og omdømmemessige forhold ber revisjonen om å se på tilgjengelige dokumenter, saksbehandlingen og salgsprosessen frem til endelig vedtak i kommunestyret 23.3.15.

I vår gjennomgang har vi undersøkt hvorvidt salgsprosessen ble gjennomført etter gjeldende regler og retningslinjer.

Ved denne gjennomgangen har det sentrale datagrunnlaget vært gjennomgang av foreliggende dokumenter fra meglers og kommunens arbeid med salget av Myrstadbygget. Inkludert i dokumentasjonen er mailkorrespondanse mellom interessentene og kommune, og mellom kommunen og megler. Videre har klagers redegjørelser for saksgangen vært sentral for opplysning av saken.

I den hensikt å få klarhet i de faktiske forhold, herunder kommunens håndtering og vurderinger, har det vært gjennomført et kort møte med rådmannen. Det har ikke vært rom for å etterprøve opplysningene innenfor undersøkelsens rammer.

Rådmannen har også fått notatet/ brevet til gjennomlesing, før ferdigstillelse av gjennomgangen. Rådmann hadde bemerkning til gjennomgangen, som er inntatt i sin helhet til slutt i notatet. Bemerkningen er behandlet ved at den faktiske opplysning er tatt inn under behandlingen av sakens faktiske forhold, og tatt med i vurderingen.

Ved klargjøring av vurderingskriteriene har revisjon benyttet alminnelig juridisk metode.

3. Bakgrunn – faktiske forhold

I dette kapittelet gjengir vi hovedtrekkene i salgsprosessen:

Dato, tid Hendelse Kommentar / beskrivelse

16.12.2014 Mail fra Selbu kommune til Opplysninger om annonsering og videre prosess Løkås mht salg av Myrstadbygget. Forbehold om vedtak i kommunestyret.

9.2.2015 Mail fra Selbu kommune til Krav om finansieringsbevis. Løkås

13.2.2015 Megleravtale inngås Megler blir engasjert for å ivareta budprosessen

16.2.2015 Første bud ble inngitt

24.2.2015 Bud fra Living/Eidem på kr 1.8 Bud var gitt frist til 25.2.2015 kl 10 mill

24.2.2015 Mail fra Løkås til Selbu Opplysning om privatperson som kunne bekrefte

24.2.2015 Mail fra Selbu kommune til Opplysning om budfrist, og at undersøkelse av Løkås finansiering var avhengig av innlevering av bud.

25.2.2015 Bud fra Løkås på kr 1.850.000 Bud inngitt kl 9.58

25.2.2015 Megler ringer oppgitt Megler oppnår ikke kontakt med oppgitt finansieringskilde finansieringskilde

25.2.2015 Aksept av bud fra Living/Eidem Aksept blir gitt av megler på vegne av selger, Selbu kommune

4.3.2015 Garantistillelse Kommunen mottar brev med garantistillelse fra Sjøheim AS

23.3.2015 Kommunestyremøte Kommunestyret inngår bindende avtale om salg av eiendommen til Living/Eidem.

Her utdyper vi de faktiske forhold av betydning for vår vurdering:

a. Innledende forhold Selbu kommune har lenge hatt ønske om å selge næringseiendom eid av kommunen, men det foreligger ikke et konkret vedtak i kommunestyret om salg av Myrstadbygget.

Løkås viste tidlig interesse for eiendommen, og ble gjort oppmerksom på at megler ville bli engasjert for gjennomføring av salget, og om forbehold om endelig vedtak i kommunestyret. Løkås ble den 9.2.2015 gjort kjent med at kommunen stilte krav om finansieringsbevis.

Aktiv Eiendomsmegling AS ble engasjert til gjennomføring av budprosessen.

Rådmann la opp til sak i kommunestyret om delegering av myndighet til rådmannen til å inngå bindende avtale. Saken ble behandlet i formannskapet med positivt vedtak, men det planlagte kommunestyremøtet ble ikke gjennomført.

b. Budprosess Løkås ga den 24.2.15 opplysninger til megler/ selger om kontaktdata til privatperson som finansieringskilde. Det ble ikke oversendt et finansieringsbevis eller erklæring om finansiering.

Megler ga beskjed om at finansiering ville bli sjekket dersom Løkås la inn høyere bud enn Living/Eidem. Løkås fikk også opplysning om at akseptfristen utgikk dagen etter, 25.2.2015 kl 10.

Megler gjorde to forsøk på å oppnå kontakt pr telefon med oppgitt finansieringskilde, uten at kontakt ble oppnådd. Det fremgår av emailkorrespondanse at Selbu kommune, som selger, ikke ville risikere at Living/Eidem trakk budet sitt, i påvente av videre undersøkelser mht finansiering fra Løkås` side.

Megler aksepterte bud fra Living/Eidem, på selgers vegne.

Den 4.3.2015 mottok kommunen brev fra Lars Solberg/ Sjøheim AS om garantistillelse.

c. Klager - inngåelse av bindende avtale Løkås har klaget over kommunens saksbehandling. Imidlertid har ikke klagene blitt sendt / kommet frem til kommunen, før etter kommunestyremøte 23.3.2015.

Rådmannen innstilte ovenfor formannskap og kommunestyret om å vedta budet fra Living/Eidem. Vedtak i tråd med innstillingen ble fattet hhv av formannskapet den 10.3.2015 og av kommunestyret den 23.3.2015.

4. Rettslige forhold

a. Inngåelse av avtaler – avtaleloven Inngåelse av bindende avtaler dekkes av avtaleloven, se lovens kap 1, ved tilbud og aksept.

Som utgangspunkt står en selger fritt til å akseptere det bud vedkommende måtte ønske. Men, på bakgrunn det generelle forsvarlighetskrav for forvaltning av offentlige midler, vil kommunen være pliktig til å akseptere det bud som anses mest hensiktsmessig. Hensiktsmessig er i denne forbindelse vanligvis det budet som gir størst netto utbytte for minst risiko, altså basert på en avveining av pris og risiko.

Det vil være kjøpers risiko dersom salget ikke kan gjennomføres, eks pga manglende finansiering. I slike tilfeller kan erstatning etter dekningssalg være aktuelt. Det er praksis ved eiendomsmegling å innhente finansieringsbevis i forbindelse med aksept og avtaleinngåelse.

b. Hvem binder kommunen? – myndighet til å inngå bindende avtaler Etter kommuneloven § 6 er kommunestyret kommunens øverste organ, og er rette vedkommende til å vedta at kommunen skal inngå bindende avtaler. Rådmannen er etter kommuneloven § 23 ikke gitt denne type myndighet. Slik myndighet/ kompetanse kan kommunestyret gi rådmannen gjennom generelle retningslinjer for salg av offentlig eid eiendom, eller ved et konkret delegeringsvedtak i det enkelte tilfelle. Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: 907 30 300 Hjemmeside: www.revisjonmidtnorge.no Rådhuset Postboks 216 Telefaks: 72 48 33 40 E-post: [email protected] 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: 977 036 283 mva Bankgiro: 4260 05 60276 43 Selbu kommune har ikke vedtatt retningslinjer for salg av offentlig eid eiendom og slike salg omfattes ikke av det ordinære delegeringsreglementet. Videre har kommunestyret i denne saken ikke fattet et konkret vedtak om at eiendommen Myrstadbygget skulle selges og heller ikke delegert myndighet mht salg av eiendommen til rådmannen, slik det er anledning til i kommuneloven § 23 nr 4.

Dette innebærer at rådmannens aksept av budet som sådan ikke var bindende for kommunen. Bindende avtale mellom kjøper og selger var her avhengig av, og ble første inngått ved, positivt vedtak i kommunestyret.

c. Forsvarlighetskrav For øvrig hviler det et ordinært og generelt forsvarlighetskrav i gjennomføringen av salgsprosessen, der kommunen må sørge for å unngå at utenforliggende hensyn tas, ivareta grunnleggende likhetshensyn / likebehandling og sikre etterprøvbarhet, åpenhet og synbarhet.

d. Avhendingsloven – kommer ikke til vurdering i dette tilfellet For det tilfelle at eiendommen skulle vise seg å være mangelfull i forhold til den inngåtte salgsavtale vil dette berøre regler i avhendingsloven. Slike problemstillinger kommer ikke til vurdering i denne gjennomgangen.

e. Forvaltningsloven – gjelder ikke i dette tilfellet Forvaltningsloven gjelder for all forvaltningsvirksomhet kommunene utfører. Loven gjelder imidlertid ikke i dette tilfellet, da salget av eiendommen ikke gjennomføres som ledd i forvaltningsvirksomhet / myndighetsutøvelse, jf forvaltningsloven § 1. Salget gjennomføres under utøvelse av kommunens rettigheter som eier, altså i kraft av privat eiendomsrett.

Salget, eller mer presist, inngåelsen av salgsavtalen, er ikke et «vedtak» eller «enkeltvedtak» i forvaltningslovens forstand, jf lovens § 2, da beslutningen om avtaleinngåelse ikke innebærer myndighetsutøvelse, men bygger på at begge parter påtar seg forpliktelser, i form av avtale.

a. Formelt grunnlag for inngåelse av avtale Det er fra kommunens side ikke gitt retningslinjer til hvordan et salg av kommunens eiendom skal gjennomføres eller hvilke premisser som skal følges ved salget. Det er heller ikke gitt et vedtak med delegasjon av myndighet til rådmannen i forbindelse med denne konkrete salgsprosessen. Rådmannen burde sikret seg slik myndighet, evt ved å utsette salgsprosessen til kommunestyret fikk gjennomført møte. I den konkrete situasjon hadde rådmannen således ikke fullmakt/ myndighet til å binde kommunen, jf kommuneloven § 23, gjennom den aksept som ble gitt 25.2.2015 kl 10.02 på bud fra Living/ Eidem.

Samtidig står kommunen fritt til å selge til hvem kommunen måtte ønske, så fremt det fremstår hensiktsmessig og man for øvrig har fulgt forsvarlighetskrav og ikke har tatt utenforliggende hensyn mht salget. Og, budgiver står fritt til å vedstå seg sitt bud frem til endelig salgsavtale er inngått, noe revisjon forstår implisitt har skjedd i dette tilfellet.

Basert på opplysninger gitt av rådmannen er det ikke noe som tyder på at kommunen og/ eller rådmannen har tatt utenforliggende hensyn i forbindelse med salget av Myrstadbygget. Det fremstår for revisjonen som at rådmannen har hatt et bevisst forhold til avveiningen av best oppnåelige pris opp mot vurdert risiko. Kommunen oppnådde en salgssum betydelig over eiendommens opprinnelige verdivurdering.

b. Finansieringsbevis Det er kjøpers ansvar å oppfylle selgers krav om bevis for finansiering. I vanlig praksis etterspør megler dette i forbindelse med aksept og avtaleinngåelse. Det må bemerkes at Løkås ikke har innlevert finansieringsbevis i perioden etter han ble kjent med kravet pr mail 9.2.2015, før brev fra Sjøheim AS den 4.3.2015. Brevet inneholdt ikke nødvendig dokumentasjon for at finansiering var sikret, slik revisjonen ser det.

c. Budprosessen - aksept av bud Rådmannen opplevde tidsnød, ved at et bud var gitt en frist til kl 10.00, mens et noe høyere bud er notert innkommet kl 9.58. Ved å inngi budet så tett opp til utløpet av fristen på et annet bud gir Løkås megler/ selger vanskelige arbeidsvilkår. Rådmannen kunne risikert at budgiver nr 1 hadde trukket sitt bud, eller mer presist, ikke vedstått seg budet, dersom dette ikke hadde blitt akseptert. Denne tidsnøden måtte rådmannen håndtere, ved å foreta et valg. Valget berodde nettopp på avveiningen av pris og risiko, og fremstår for revisjonen som sunn.

Arkivkode: p:\kommuner\selbu\2015\2 forvaltningsrevisjon\salg av fast eiendom\5 rapport\endelig rapport\notat - selbu kommune - myrstadbygget.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: 907 30 300 Hjemmeside: www.revisjonmidtnorge.no Rådhuset Postboks 216 Telefaks: 72 48 33 40 E-post: [email protected] 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: 977 036 283 mva Bankgiro: 4260 05 60276 45 Et annet forhold er at rådmannens aksept ikke hadde legitimasjonsvirkning, altså at rådmannen ikke hadde myndighet til å binde kommunen. Mao hadde Living/Eidem ikke kunnet vinne rett med grunnlag i aksepten og kunne slik trukket budet. «Aksepten» hadde her den virkning at rådmannen nærmest lovte å innstille ovenfor formannskap og kommunestyret for vedtagelse av det aktuelle budet. Endelig salgsavtale ble inngått først ved kommunestyrets vedtak den 23.3.2015, i tråd med rådmannens innstilling.

For å gjøre forholdene lettere for seg selv burde rådmannen ha avklart om budgiverne ville vedstå seg sine bud frem til endelig vedtagelse i kommunestyret, og samtidig fortsatt arbeidet med budprosessen, herunder innhente nødvendig dokumentasjon for finansiering. Dersom en av budgiverne hadde fastholdt en budfrist, ville rådmannen igjen bli tvunget inn i samme avveining som nevnt. I den konkrete budprosessen, med en budfrist å ta stilling til, er det således lite å kritisere rådmannens gjennomføring av salgsprosessen, hvis man ser bort fra de formelle rammer rundt salget.

Fra revisjonens side synes det klart at kommunen burde ha vedtatt retningslinjer for salg av kommunal eiendom, slik omtalt i KU sak 16/13, pkt 3: «Kommunestyret bør vurdere om det er behov for å etablere retningslinjer for salg av kommunal eiendom».

Alternativt burde rådmannen avventet salgsprosessen til kommunestyret fikk fatte et konkret vedtak om salg av Myrstadbygget, med delegert myndighet til rådmannen. Dernest burde rådmannen ha utformet et prospekt, med de premisser man ønsket å selge eiendommen under, herunder vedståelse av bud og finansieringskrav.

6. Tilbakemelding fra rådmannen på foreløpig notat.

En foreløpig versjon av notatet er forelagt rådmannen. Hans bemerkning tas inn her i sin helhet:

Jeg har en merknad til notatet. I konklusjonen står det at “Rådmannen burde sørget for å få delegert den nødvendige myndighet til å håndtere salgsprosessen”. Jeg ønsker å gjøre oppmerksom på at rådmannen la opp til en sak i kommunestyret om delegering til rådmann med rett til å inngå bindende avtale. Saken ble behandlet i formannskapet med positivt vedtak. Slik delegert myndighet ble ikke gitt da kommunestyremøtet som skulle behandle delegeringen ikke ble gjennomført. Budgiverne ble gjort oppmerksom på at det var kommunestyremøtet 23.3.2015 som avgjorde/godkjente salget.

Mvh Karsten Reitan Rådmann Selbu kommune

Ble salgsprosessen gjennomført i tråd med regler og retningslinjer?

Det foreligger ingen retningslinjer gitt av kommunen for salg av offentlig eid eiendom. Kommunen står fritt som selger til å velge det bud man anser hensiktsmessig.

Det er grunnlag for å stille spørsmål ved rådmannens arbeid i denne saken. Rådmannen burde sørget for å få delegert den nødvendige myndighet til å håndtere salgsprosessen. Da hans forsøk på å få fremmet sak om delegering for kommunestyret ikke kom i mål burde han utsatt salgsprosessen. Rådmannen burde vært tydeligere ovenfor involverte i prosessen mht hvilke begrensninger som ligger i den myndighet og kompetanse rådmannen besitter. Utarbeidelse av et grundig prospekt ville her antagelig avhjulpet dette.

Rådmannens tilbakemelding på oppfølging av vedtak vedrørende gavemidler Selbu kommune.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 022/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 249 Arkivsaknr.: 12/92-23

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny orientering knyttet til kommunens rutiner og behandling av gavemidler, senest i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av gaveregnskap for 2015 våren 2016. Vedlegg Oppfølging av vedtak vedrørende sak om gavemidler i Selbu kommune Notat vedrørende gavemidler i sektor helse og sosia, Selbu kommune.

Saksutredning Ved behandlingen av gaveregnskap 2011 i møtet i juni 2012 drøftet kontrollutvalget problematikk knyttet til gaver i ansettelsesforhold. Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og understreket at kommunen har fokus på dette i tilknytning til diskusjoner og arbeid med etiske spørsmål i Selbu kommune. Kontrollutvalget vedtok å be rådmannen vurdere om ikke gavemidler til sektor helse og sosial bør inn i kommuneregnskapet.

Ved behandling av gaveregnskap for 2012, sak 28/13 den 22.10.13, vedtok kontrollutvalget følgende:

1. I det en viser til revisors merknader tar kontrollutvalget hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding settes til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår 2014.

Kontrollutvalget er holdt orientert om at rådmannen pga kapasitetsmessige forhold ikke har overholdt frister for tilbakemelding. Saken ble siste gang behandlet i kontrollutvalget i sak 1/15 den13.1.15, med ny frist 30.4.15.

Sekretariatet fikk oversendt notat fra sektorsjef til rådmannen, datert 22.5.15 innen den nye fristen. Notatet følger som vedlegg.

Rutiner, dagens praksis for forvaltning av gaver og vurdering/tiltak som skal gjøres er godt beskrevet. Notatet beskriver at sektorsjefen vil følge opp med bevisstgjøring rundt regelverk og etiske refleksjoner og i tillegg vurdere om antall gavekonti skal reduseres.

48 I notatet er det vist til Lov om helsepersonel og kommunens etiske retningslinjer. Sekretariatet gjengir nedenfor teksten i loven det vises til i dokumenene.

Lov om helsepersonell:

§ 9.Forbud mot gaver m.v. i tjenesten Helsepersonell må verken på egne eller andres vegne motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til å påvirke helsepersonells tjenestlige handlinger på en utilbørlig måte.

Helsepersonell må heller ikke motta fra pasient eller bruker gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som har mer enn en ubetydelig verdi.

Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilke ytelser som er omfattet av første og annet ledd.

Selbu kommunens etiske retningslinjer:

6. Integritet og omdømme Folkevalgte og ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre slik at det ikke skader kommunens omdømme. a) Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster og lignende.

b) Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det.

c) Ved tilbud om gaver som har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnet kontaktes. Slike gaver skal returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Kopi av returbrevet sendes Kommunerevisjonen.

d) Reiseutgifter i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen, fagforening, ideelle organisasjoner og lignende. Nærmeste overordnede skal i alle tilfeller orienteres skriftlig. Folkevalgte orienterer ordfører om reiser som dekkes av andre enn kommunen. Ordføreren orienterer formannskapet om slike saker. Folkevalgte som er i tvil om reiseutgiftene kan dekkes av andre kan få saken framlagt for formannskapet for beslutning.

e) Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med.

f) Folkevalgte og ansatte kan ikke delta i reklameøyemed i media for leverandører som har levert produkter eller tjenester til kommunen.

49 g) Folkevalgte og ansatte kan opptre som referanser for en vareleverandørs kunder, når avtalen om å være referanse inngås uten at det skal påvirke prisen på varen.

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Tilbakemeldingen inneholder til dels informasjon som kontrollutvalget er kjent med gjennom tidligere saker, men gir et godt samlet bilde av praksis på området.

Kontrollutvalgets vedtak fra 2012 ba om tilbakemelding etter at praksis knyttet til gavemidler, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet er vurdert. Sistnevnte forhold er ikke berørt i administrasjonens tilbakemelding. Sekretariatet har etterspurt dette i epost til rådmannen 28.5.15.

Sektorsjefen er nytilsatt og signaliserer at flere forhold knyttet til gavemidler vil bli tatt opp med ansatte og vurdert. Selv om området er relativt beskjedent økonomisk er det viktig å ha gode og samtidig praktiske rutiner på dette området. Selv om det alltid er muligheter for forbedringer har Selbu kommune, etter sekretariats oppfatning, bra fokus på dette område. En løpende bevisstgjøring rundt etiske spørsmål, slik sektorsjefen legger opp til, er viktig i så måte.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon For å følge opp kontrollutvalgets tidligere vedtak er det nødvendig å få avklart om Selbu kommune skal legge gavemidler inn i kommuneregnskapet. Dette bør det senest tas stilling til før utgangen av året, slik at midler eventuelt kan legges inn fra 2016. Resultatet av administrasjonens gjennomgang av rutiner, herunder antall konti m.v, bør kontrollutvalget også få en orientering om. Viser til innstillingen.

______

Fra: Reitan Karsten Sendt: 28.05.2015 Til: Arvid Hanssen Kopi: Emne: Oppfølging av vedtak vedrørende sak om gavemidler i Selbu kommune ______

Til kontrollutvalget i Selbu kommune.

Rådmannen oversender notat fra sektorsjef H/S som svar på oppfølging av vedtak vedrørende sak om gavemidler i Selbu kommune.

Mvh

Karsten Reitan

Rådmann

Selbu kommune

Selbu kommune Sektor helse og sosial

Notat

Til: Rådmann

Fra: Ragnhild Wesche Kvål

Sak nr: Dato: 2015/13-16/216/RAGKVA Dok:7461/2015 22.05.2015

Rutine for gavemidler i sektor helse og sosial

I sektor Helse og Sosial er det pr. 31.12.14 registrert 9 konti for gavemidler:

Ansatte 2. etg. Gavekonto 2. etg. Selbu sykehjem EFD Selbu sykehjem Ansatte EFD Hjemmesykepleien Hjemmetjenesten 2 «Arbeidssamvirke» Pleie- og omsorgstj. Brukerrettede midler Selbu sykehjem 1.etg. BRA-avd. Selbu sykehjem Ansatte BRA-avd. Rutine for bruk gavemidler ble vedtatt av HU/HS 4.4.2000, sak 31/00 og e-fortesak 2008/1639- 11 og 15.

Rutine for bruk gavemidler ble vedtatt av HU/HS 4.4.2000, sak 31/00 og e-fortesak 2008/1639- 11 og 15.

1. Gavemidler settes inn på bankkonto tilhørende avdelingen de er gitt til. For sykehjemmet er det en samlet konto. 2. Gavemidler gitt til konkrete formål brukes til dette. Gavemidler som ikke er gitt til konkrete forhold brukes til trivselsfremmende tiltak for brukerne. 3. Helse- og sosialsjefen er hovedansvarlig for at midlene brukes i henhold til givers ønske, og at det føres regnskap for bruk av midlene. Regnskapet revideres av distriktsrevisjonen. 4. Helse- og sosialsjefen kan delegere det daglige ansvaret for disponeringen – og regnskapsføring av midlene til en annen navngitt person. 5. Revidert regnskap forelegges helse- og sosialutvalget for godkjenning.

52 Saksnr. 2015/13-16

Ansattes anledning til å motta gaver, reguleres for øvrig av Selbu kommunes etiske retningslinjer, punkt 6, og av Lov om helsepersonell § 9.

Praksis for forvaltning av gavemidler:

De ulike enhetene i sektor HS mottar årlig varierende beløp i form av gaver. Midlene stammer som regel fra dødsbo og testamentariske gaver, gaver gitt i forbindelse med gravferd, eller innsamlede midler fra Pårørendeforening o.l.

Noen ganger er gavene øremerket spesiell tiltak, som f.eks. innkjøp av musikkinstrumenter, møbler og annet utstyr, kulturelle og sosiale tiltak for beboere i institusjon, trivselstiltak for ansatte og beboere mv. Det gis også gaver til ansatte og / eller beboere, uten øremerking eller forpliktelser. Den enkelte tjenesteleder avgjør, i samråd med og etter innspill fra ansatte, hvordan midlene skal brukes. Gaver gitt til ansatte, benyttes til tiltak som er åpne for alle ansatte, ikke enkeltpersoner. Dette kan være turer med sosialt og kulturelt innhold, festlige arrangementer, pyntegjenstander, og trivselstiltak på vaktrommene og utendørs som kommer alle til gode.

Det er utarbeidet et skjema som brukes ved mottak av gaver der det kvitteres for mottatt beløp. Det er i tillegg et felt der det påføres hva gaven ønskes brukt til. Skjemaet har ikke eget felt hvor giver bekrefter gaven og beløpet, men det er praksis at giver også underskriver.

Ut over dette, finnes det pr. i dag ingen skriftlige rutiner for forvaltning av gavemidler i sektoren.

Det oppgis at det er høy bevissthet blant de ansatte om at de ikke kan motta personlige gaver. I tillegg til at dette har vært tema gjennom internundervisning, i prosjektet samarbeid om etisk kompetanseheving(KS, HOD, helsedirektoratet og arbeidstakerorganisasjonene) som sektoren deltok i 2011-2013. Sektor HS abonnerer også på Veilederen som er et program for elæring, med kurs og informasjon på nett. Dette betyr at alle ansatte har fri tilgang til dette programmet og at de oppfordres til å bruke det. Programmet har informasjon og veiledning også rundt spørsmålet om gaver.

Vurdering/ tiltak:

1. Det er pr. i dag et stort antall kontoer for gavetildeling. En forenkling til færre kontoer ville gjort det lettere å holde oversikt og vil redusere antall personer som har tilgang til kontoene. En kan se for seg at en felles konto for ansatte vil gjøre det lettere å iverksette tiltak som kan komme alle til gode og som vil fremme vi- følelsen innenfor sektoren. Det kan derfor være aktuelt å drøfte med ansatte om en felles konto kan være aktuell på sikt, men det er også slik at giver oftest ønsker at gaven skal komme en bestemt avdeling til gode.

2. Sektorsjef vil gå gjennom rutinene for gavemidler med sine tjenesteledere. Oversikt over kontoer og hvem som har ansvar for den enkelte konto skal oppdateres årlig. Dette legges inn sammen med gaveregnskapet. En endring av skjema for mottak av gavemidler vil bli gjort så raskt som mulig.

3. Gjennom PLO-prosjektet er sektoren i gang med kartlegging av kompetansebehov og utarbeidelse av kompetanseplan. I den forbindelse har ansatte svart på en undersøkelse om hvilken kompetanseheving de ser behov for. Mange har svart at de ønsker gjennomgang av aktuelt lovverk. Det vil derfor være aktuelt å ha gjennomgang av bl.a. helsepersonelloven, der en i tillegg til de andre paragrafene i loven vil fokusere på forståelse og bevissthet rundt temaet med gaver og goder.

53 Side 2 av 2

Saksnr. 2015/13-16

Sektorsjef har også et mål om å få startet opp igjen med etisk refleksjon og få satt dette i system i avdelingene.

Mvh

Ragnhild Wesche Kvål Sektorsjef HS

54 Side 3 av 3

Bestilling av forvaltningsrevisjon barnevern.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 023/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 14/67-12

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget stiller seg positiv til deltakelse i fellesprosjekt innen barnevernet i Værnesregionen.

2. Kontrollutvalget ber om å få oversendt prosjektplanen når den er vedtatt i kontrollkomiteen i vertskommunen.

3. Kontrollutvalget vurderer om det er spesielle forhold som Revisjon Midt- Norge IKS bør se spesielt på for Selbu kommune, i sammenheng med gjennomføring av forvaltningsrevisjonen.

Saksutredning Kontrollutvalghet har i flere saker diskutert samarbeid om felles forvaltningsrevisjon i Værnesregionen. Utvalget har også vært representert i fellesmøter med kontrollkomiteen i Stjørdal kommune, da Stjørdal er vertskommune for de fleste typer samarbeid i regionen.

I sak 11/15 Vurdering av deltakelse i fellesprosjekt barnevern i Værnesregionen den 17/3 vedtok kontrollutvalget følgende:

1. Kontrollutvalget ønsker å delta og stiller ressurser til disposisjon for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av barnevernstjenesten i Værnesregionen i samarbeid med andre kontrollutvalg.

2. Prosjektet bør også gi en vurdering av tjenesten, herunder innfrielsesgrad av lovpålagte krav, relatert til den enkelte kommune.

3. Det forutsettes at prosjektplan/-skisse, rammer og ressursinnsats for de enkelte kommuner er avklart før prosjektet settes i gang.

Vedtaket ble oversendt sekretariatet for kontrollkomiteen i Stjørdal. KonSek har senere hatt møte med KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. Referatet er vedlagt saksfremlegget til kontrollkomiteen i Stjørdal kommune 12.6.15. De øvrige kontrollutvalg i Værnesregionen er invitert og oppfordret til å delta i møtet. Utfallet av behandlingen av saken er ikke kjent ved utsendelse av saksdokumentene til kontrollutvalget i Selbu.

Hele innkallingen til kontrollkomiteen i Stjørdal, minus noen referatsaker, vedlegges her. Dette skyldes at de øvrige saker er orienteringer som er grunnlag for kontrollkomiteens behandling av sak om bestilling av forvaltningsrevisjon av barnevernet.

Faste medlemmene i kontrollutvalget i Selbu fikk møteinnkallingen til møtet på Stjørdal 12.6.15 direkte fra sekretariatet i Komsek Trøndelag den 6.6.15.

55 KomRev Trøndelag har i samarbeid med Revisjon Midt-Norge IKS utarbeidet en skisse for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. I skissen er det angitt noen utfordringer knyttet til revisjonskriterier og også stilt spørsmål om tidspunktet for gjennomføring er riktig. Dette sett på bakgrunn av pågående evaluering som fylkesmannen har satt i gang.

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering KonSek oppfatter der slik at det er et sterkt politisk ønske om å se på muligheter til å bremse veksten i kostnadene i barnevernet og at administrasjonen i vertskommunen også stiller seg positiv til dette. Hvis kommunene gjennom andre/bedre virkemidler enn i dag kan sette inn tiltak tidlig, slik at færre får behov for å komme inn under barnevernet, er dette svært positivt for den enkelte og trolig mindre kostnadskrevende for kommunene.

Prosjektskissen som er lagt frem dekker ikke pkt 2 i vedtaket som kontrollutvalget i Selbu vedtok, da de vurderte deltakelse i prosjektet. Videre er ikke den endelige timefordelingen mellom deltakerkommunen klare, kun prinsipp for kostnadsfordeling. Det legges nå opp til at prosjektplanen vedtas i kontrollkomiteen i Stjørdal i september 2015, med levering av rapport før sommeren 2016. Det er lagt opp til at den enkelte kommune dekker ressursbruken på det som ikke inngår i fellesdelen. Dette kan gi rom for å ta inn spesifikke forhold for i de enkelte kommuner. Hvorvidt dette er hensiktsmessig bør avklares i tilknytning til fellesmøtet på Størdal.

Det bør i størst mulig grad også avklares hvordan forventet ressursbruk for den enkelte kommune blir i løpet av fellesmøte. Dette er forutsatt ved kontrollutvalgets foreløpig behandling og vedtak i sak 11/15, som er gjengitt innledningsvis i saken.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener fortsatt at kontrollutvalget bør delta i fellesprosjektet. Det er også forutsatt at alle aktuelle kommuner deltar ved en eventuell gjennomføring. Selbu kommune har 193 timer igjen til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2015. Dette bør være godt innenfor rammene til andelen som faller på Selbu kommune, i alle fall i 2015.

56 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

INVITASJON

DATO: Fredag 12. Juni 2015 TID: Kl. 09:45 Oppmøte og kaffe Kl. 10:00 Fellesmøte for kontrollutvalgene i Værnes regionen STED: Stjørdal rådhus, kommunestyresalen

De faste medlemmene av kontrollutvalgene i Værnes regionen inviteres med dette til felles orienteringer og diskusjon.

PROGRAM 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon

Steinkjer, 06.06.15

Alf Kaspersen Paul Stenstuen leder kontrollsekretær E-post: [email protected] Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40

57 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Møteinnkalling

DATO: FREDAG 12. JUNI 2015 TID: KL. 09:45 OPPMØTE OG KAFFE KL. 10:00-15:00 FELLES ORIENTERINGER MV. KL. 15:00-15:30 BEHANDLING AV SAKER ETTER SAKSLISTEN

STED: STJØRDAL RÅDHUS – KOMMUNESTYRESALEN

Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet.

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Saksliste Sak nr. Sakstittel Tidsramme 018/15 Referatsaker 019/15 Orientering fra Politiet 10:00-10:30 020/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende 10:30-11:00 sosialtjenesten 021/15 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:00-11:30 022/15 Orientering fra enhet barn og ungdom 11:30-12:00 023/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende 12:30-13:00 PPT/spesialundervisning 024/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende 13:00-13:30 barnevern 025/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til 13:30-14:00 "VR modellen for barn og unge"

026/15 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR 14:00-14:30 strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 027/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon 15:00-15:30 Eventuelt

Steinkjer, 05.06.15

Alf Kaspersen Paul Stenstuen leder kontrollsekretær E-post: [email protected] Dir.tlf. 74 11 14 78/90 95 04 40

58 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

SAK 018/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 018/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollkomiteen viser til referat sak 4 og ber sekretær legge fram sak i neste møte.

Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll fra møte i Vedlagt representantskapet 2015 2 Barne-, likestillings- og Vedlagt inkluderingsdepartementet Forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet – invitasjon til å søke om deltakelse 3 Datatilsynet Gebyr for avvik hos kommuner Vedlagt 4 Kommunestyret Protokoll for sak 40/15 med vedlegg Vedlagt

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

59 Kunngjøring:

Forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet – invitasjon til å søke om deltakelse

Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet inviterer landets kommuner til å søke om å delta i forsøk med ny ansvarsdeling mellom stat og kommune på barnevernområdet. Departementet sender også med dette på høring forslag til Forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet.

Regjeringen ønsker å prøve ut endringer i ansvarsdelingen mellom stat og kommune på barnevernområdet gjennom forsøk i et mindre antall kommuner. Hovedformålet med ny oppgave- og ansvarsfordeling er et bedre barnevern hvor flere barn får rett hjelp til rett tid.

I forsøket vil kommunene bli gitt et økt ansvar for oppgaver og tiltak på barnevernområdet, samt økt finansieringsansvar for tiltakene. Innholdet i forsøket beskrives nærmere lenger ned på denne siden.

1 Kommuner som er interessert i å delta bes sende søknad til departementet innen 1. september 2015. Se informasjon om vurderingskriterier for utvelgelse av forsøkskommuner og krav til søknaden lenger ned på denne siden. 2 Vedlagt ligger utkast til Forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet. Frist for høringsuttalelser til forskriften er 18. juni 2015.

1. Bakgrunn og hovedformål med forsøk

Regjeringen erkjenner at det er utfordringer i barnevernet i dag. Ansvaret for barnevernet er delt mellom stat og kommune. Noen av utfordringene i dagens barnevern kan skyldes hvordan barnevernet er organisert. Regjeringen ønsker at

60 kommunene skal få et større faglig og økonomisk ansvar for barnevernet. Nærhet og bred kjennskap til det enkelte barn er viktig for å kunne sørge for at barnet får rett tiltak til rett tid. Med økt ansvar vil kommunene være i stand til å se flere tjenester som skole, helse og barnevern i sammenheng. Det skaper gode forutsetninger for tidlig innsats, som kan forebygge mer inngripende og kostbare tiltak som plassering utenfor hjemmet.

I regjeringsplattformen1 fremgår det at regjeringen vil: • Gi kommunene rett til fritt å velge barnevernstiltak, etter en vurdering av kvalitet, pris og hva som gir best hjelp til det enkelte barn, uavhengig av hvem som leverer tiltaket • At kommuner med nødvendig kompetanse kan gis et helhetlig faglig og økonomisk ansvar for barnevernstjenesten

Overføring av oppgaver og ansvar på barnevernområdet må sees i sammenheng med kommunereformen. En ny kommunestruktur vil kunne gi større barneverntjenester med bedre forutsetninger for å kunne ivareta et mer helhetlig ansvar.

Før endringer innføres i hele landet, er det hensiktsmessig at ny ansvarsdeling prøves ut i noen kommuner. Hovedformålet med forsøket er å innhente erfaringer og kunnskap som kan bidra til gode endringsprosesser i en nasjonal strukturreform for barnevernet. Følgeevaluering vil gjøre det mulig å trekke ut viktige erfaringer underveis i arbeidet, blant annet om hvordan kommunene omstiller seg ved økt ansvar.

Forsøkskommunene må ta høyde for at det kan forekomme endringer i rammevilkårene når strukturendringer for barnevernet skal settes i verk nasjonalt.

2. Dagens ansvarsdeling mellom stat og kommune

Det faglige og økonomiske ansvaret for barnevernet er i dag delt mellom statlig og kommunalt nivå.

Barnevernet i Norge er i all hovedsak kommunalt. Kommunene har ansvar for å utføre de oppgaver som etter barnevernloven ikke er lagt til et statlig organ. Ansvaret omfatter blant annet å: • foreta undersøkelser/utredninger/kartlegginger av barnet og barnets situasjon • gi råd og veiledning • treffe vedtak om frivillige hjelpetiltak og midlertidige akuttvedtak • forberede tvangssaker for behandling i fylkesnemnda • iverksette og følge opp barn i tiltak, også når de er plassert utenfor hjemmet

Barne- ungdoms- og familieetaten (Bufetat) skal bistå den kommunale barneverntjenesten med plassering av barn utenfor hjemmet. Bufetat har et helhetlig

1 Politisk plattform for en regjering utgått av Høyre og Fremskrittspartiet, Sundvollen 7. oktober 2013, http://www.regjeringen.no/pages/38500565/plattform.pdf.

61 ansvar for at det til enhver tid finnes et tilgjengelig og tilstrekkelig differensiert fosterhjems- og institusjonstilbud. Bufetat har ansvaret for å: • etablere og drifte institusjoner, samt å godkjenne og kjøpe private institusjonsplasser • rekruttere fosterhjem • sørge for at fosterhjemmene får nødvendig opplæring og generell veiledning

3. Innhold i forsøket

2.1 Endringer i oppgave- og finansieringsansvaret Nedenfor foretas en gjennomgang av hovedlinjene i forsøket. Endringer i ansvarsdelingen som følger av forsøket er nærmere beskrevet i vedlagte utkast til vedtekter med merknader.

Viktige faktorer som endres i forsøket, er ansvarsfordelingen mellom stat og kommune med hensyn til ansvar for tilgjengelig kapasitet i tiltaksapparatet, tiltaksvalg og finansiering. Større beslutningsmyndighet over tiltaksvalget følges i utgangspunktet av større finansieringsansvar.

Forsøket gjelder også for eksisterende barneverntiltak, i tillegg til tiltak som vedtas og iverksettes etter at forsøket trer i kraft.

Hjelpetiltak i hjemmet I forsøket gis kommunene fullt faglig og økonomisk ansvar for alle hjelpetiltak. Ansvaret omfatter også de spesialiserte hjelpetiltakene som Bufetat tilbyr. Under forsøket kan deltakende kommuner benytte Bufetats tilbud mot full pris.

Sentre for foreldre og barn Forsøkskommunene skal betale full pris ved bruk av sentre for foreldre og barn. Forsøkskommunene velger selv blant tilgjengelige plasser.

Fosterhjemstilbudet Forsøkskommunene overtar det helhetlige faglige og økonomiske ansvaret på fosterhjemsområdet. Dette innebærer at forsøkskommunene overtar ansvaret for rekruttering, nødvendig opplæring og generell veiledning av fosterhjem. Forsøkskommunene overtar også det økonomiske ansvaret for fosterhjemmene. Refusjonsordningen knyttet til utgifter til forsterkingstiltak mv oppheves for forsøkskommunene. For akuttplasseringer i beredskapshjem, foreslås en egen ansvarsfordeling, se nedenfor under avsnittet om akuttplasseringer.

Omsorgsinstitusjoner Forsøkskommunene velger institusjonsplass og har ansvar for at barnet får tilbud om en plass som ivaretar barnets behov for forsvarlig omsorg. Forsøkskommunene skal ha fullt finansieringsansvar for plasseringer etter §§ 4-4, 4-8 og 4-12, og skal velge plass for det enkelte barn, uavhengig av om tiltaket er offentlig eller privat.

62 Bufetat har ansvar for at det er et tilgjengelig og tilstrekkelig differensiert institusjonstilbud. Forsøkskommunen kan også bygge opp egne institusjoner eller foreta egne kjøp av private institusjonsplasser utenfor Bufetats avtaler. Forsøkskommunene bes indikere i hvilken grad de ønsker å bygge opp egen kapasitet eller benytte seg av Bufetats samlede tilbud. Kommunene forutsettes å inngå intensjonsavtaler med Bufetat om forventet etterspørsel etter Bufetat institusjonstilbud.

Bufetat kan bistå med å gi oversikt over det samlede tilbudet av statlige og godkjente private institusjoner og gi råd og veiledning knyttet til hva den enkelte institusjon kan tilby. Kommunen skal betale utgiftene til institusjonsplassen.

Behandlingsinstitusjoner (atferd og rus) I forsøket beholder Bufetat inntaksansvaret ved atferds- og rusplasseringer etter §§ 4-24 og 4-26, bl.a. gjennom ansvar for særskilt kartlegging av barn opp mot institusjonsplasseringer. Bufetat skal gi kommunen mulighet til å velge mellom tilgjengelige tiltak som oppfyller de faglige kravene som stilles til den enkelte plasseringen. Forsøkskommunene skal ikke betale full pris ved plasseringer etter atferdsbestemmelsene, men betale en egenandel som utgjør om lag halvparten av utgiftene til tiltaksplassen. Begrensningen i forsøkskommunenes valgfrihet er faglig begrunnet. Barnevernloven stiller store krav til egnetheten av tiltaket som tilbys ved plasseringer begrunnet i atferds- eller rusproblematikk. Differensiering av målgrupper blant ungdom med rus- og atferdsproblemer skal blant annet forhindre at ungdommer som plasseres i institusjon, påvirker hverandre i negativ retning. Det er få plasseringer i barnevernets atferds- og rusinstitusjoner, og det er ofte behov for spesialtilpassede løsninger (”skreddersøm”) for den enkelte ungdom. Plasseringer etter atferdsbestemmelsene krever høy og spesialisert kompetanse.

Beredskapshjem og akuttinstitusjoner Bufetat skal i forsøket beholde ansvaret for at det er et tilgjengelig og tilstrekkelig differensiert akuttilbud (institusjoner og beredskapshjem)som forsøkskommunene kan benytte ved plasseringer etter §§ 4-6, 4-25. Forsøkskommunen vil som i dag ha ansvaret for å fange opp barn som har behov for akuttiltak. Barneverntjenesten skal, som i dag, alltid vurdere om noen i barnets familie eller nære nettverk kan brukes som beredskapshjem. Kommunen skal avgjøre om barnet har behov for beredskapshjem eller akuttinstitusjon, og om behovet kan løses gjennom kommunale akuttiltak.

Forsøkskommunene bes indikere i hvilken grad de ønsker å bygge opp egen kapasitet eller benytte seg av Bufetats akuttilbud. Kommunene forutsettes å inngå intensjonsavtaler med Bufetat om forventet etterspørsel etter Bufetats akuttilbud. Dersom kommunen velger å be Bufetat om bistand, skal Bufetat gi kommunen mulighet til å velge mellom tilgjengelige akuttiltak som oppfyller de faglige kravene som Bufetat stiller til plasseringen. Dette begrunnes med at akuttplasseringer gjelder barn som brått må ha nye omsorgspersoner eller som kan bli vesentlig skadelidende dersom de forblir i hjemmet. For å kunne tilby faglig forsvarlige tiltak til barn og unge i så sårbare og alvorlige krisesituasjoner, kreves det spesialisert kompetanse og tilgjengelige tiltak. Forsøkskommunenes betalingsansvar følger de samme reglene som

63 i forsøket for øvrig, det vil si at forsøkskommunene som hovedregel betaler full pris for tiltaksplassen, men lavere egenandel ved akuttplasseringer i atferdsinstitusjon.

Unntak fra forsøket Barneverntiltak for enslige mindreårige asylsøkere og flyktninger omfattes ikke av forsøket. Forsøkskommunene skal dermed betale det samme som kommuner utenfor forsøket for barneverntiltak til denne gruppen. Bakgrunnen er sammenhengen med dagens refusjonsordning der staten dekker 80 prosent av utgiftene til kommunale barneverntiltak for enslige mindreårige asylsøkere og flyktninger jf. rundskriv Q- 05/2015.

2.2 Økonomisk kompensasjon i forsøket Forsøkskommunene kompenseres for økt oppgave- og finansieringsansvar gjennom en økning i rammetilskuddet. Denne økningen beregnes med utgangspunkt i hvor mye Bufetat i dag bruker på de oppgavene som overføres til kommunene under forsøket. Kommuner som deltar i forsøk vil få overført en andel av dette beløpet. Andelen beregnes ut fra kostnadsnøkkelen for barnevern. Forsøkskommunene vil altså ikke bli kompensert ut i fra hvilke kostnader de har hatt til barnevern i foregående år. Merk videre at det økte betalingsansvaret også gjelder tiltak som er iverksatt før forsøket trer i kraft.

2.3 Forsøkets varighet Med forbehold om mulige forsinkelser tas det sikte på at forsøket starter opp 1. april 2016. I utgangspunktet vil forsøket vare i fire år, eller til lovendringer om endrede ansvarsforhold mellom stat og kommune på barnevernområdet settes i kraft i alle landets kommuner. Regjeringen vil legge frem en lovproposisjon om endringer barnevernloven i løpet av denne stortingsperioden. Det tas sikte på at lovendringer på barnvernområdet settes i verk samtidig som kommunereformen iverksettes. Merk at fremtidige endringer i ansvarsdelingen mellom stat og kommune kan avvike fra ansvarsdelingen som prøves ut gjennom forsøket.

2.4 Evaluering Departementet forutsetter at kommunen selv evaluerer forsøket (jf. krav til søknaden). Departementet vil i tillegg legge opp til en egen følgeevaluering av forsøksordningen, og forsøkskommunene må derfor være forberedt på å bidra slik at evaluator får de nødvendige opplysninger, data osv.

2.5 Tilsyn Fylkesmannen skal føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter etter barnevernloven. I forsøksperioden skal fylkesmannen føre tilsyn med at forsøkskommunene utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven og forskriften for forsøksvirksomheten.

64 For mer detaljerte opplysninger om innholdet i forsøket, vises til vedlagte utkast til Forskrift om forsøk med ny ansvarsdeling i barnevernet med merknader.

4. Vurderingskriterier for søknadene

Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet har besluttet at forsøkene gjennomføres i et mindre antall av landets kommuner, hvorav minst en stor (over 100 000 innbyggere) og en mindre stor (15 -20 000 innbyggere) kommune. For å kunne søke om forsøk må kommunen minimum ha en befolkning på 15 000 innbyggere.

Ved behandling av søknader om deltakelse i forsøk vil det legges vekt på om kommunene har nødvendig kompetanse, kapasitet og ressurser til å ivareta et økt oppgave- og finansieringsansvar for barnevernet. Det vil også vurderes positivt at kommunen driver et godt forebyggende og tverretatlig arbeid. Under beskrives vurderingskriteriene for utvelgelse nærmere. Departementet understreker at det vil foretas en helhetlig vurdering av søknadene, og at kriteriene som beskrives her ikke er absolutte. En kommune som ikke oppfyller et kriterium, er dermed ikke diskvalifisert fra å delta.

Vurderingskriterier for utvalg av forsøkskommuner 1. Kommunen har god måloppnåelse med hensyn til sentrale krav i barnevernloven (for eksempel fristoversittelser ved gjennomføring av undersøkelser, kravene til tiltaksplan ved hjelpetiltak, jf. bvl. § 4-5, krav til omsorgsplan, jf. bvl. § 4-15, tilsyn med barn som er plassert i fosterhjem, jf. bvl. § 6-3, ivaretakelse av barns medvirkning, jf. bvl. § 6-3) 2. Kommunen har god bemanning i barneverntjenesten, sett i forhold til antall meldinger, undersøkelser og barn med tiltak 3. Netto driftsutgifter til barnevern, per barn i barnevernet 4. Kommunen kan dokumentere at de driver et godt forebyggende og tverretatlig arbeid 5. Kommunen gir en god beskrivelse av hvordan de vil organisere forsøket 6. En helhetsvurdering der både kommunenes kompetanse, kapasitet, tverretatlige arbeid, størrelse, sammensetning samt kostnadsvurdering vektlegges.

Kommunene som søker vil bli vurdert ut i fra hvordan de samlet sett forholder seg til kriteriene 1 - 5. Det sjette kriteriet innebærer at det vil bli foretatt en helhetsvurdering av hvordan sammensetningen av forsøkskommuner vil påvirke bl.a. det nasjonale tilbudet til Bufetat. Det er viktig at tilpasninger i Bufetat som følge av forsøket kan gjennomføres uten negative konsekvenser for tilbudet til barn og unge. Variasjon i kommunenes størrelse er viktig for å gi et godt evalueringsgrunnlag, og vil også inngå i helhetsvurderingen.

I vurderingen av søknader vil tidligere års tall fra kommunenes halvårsrapportering og KOSTRA benyttes.

65 3 5. Høringsuttalelse og søknad

3.1 Prosess for høring av Forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet. Forskriften skal regulere avvik fra gjeldende lover og forskrifter om oppgavefordelingen mellom stat og kommune på barnevernområdet, jf. Lov om forsøk i offentlig forvaltning, § 5. Utkast til forskrift for forsøket ligger vedlagt nederst på denne siden og sendes med dette på offentlig høring.

Frist for høringsuttalelser er 18. juni 2015.

Kommuner må vedta forskriften lokalt for å kunne søke om å delta i forsøk, jf. forsøksloven § 5 andre ledd. Vi gjør oppmerksom på at forskriften kan endres som følge av høringsrunden, og at søknaden må baseres på versjonen av forskriften som foreligger etter høringen, ca 5. juli 2015. Endelig forskrift vil bli gjort tilgjengelig på departementets hjemmeside så snart den er klar.

3.2 Krav til søknaden Følgende krav gjelder for innholdet i søknaden:

• Søknaden må være forankret i kommunestyret eller formannskapet i kommunen og inneholde gyldig vedtak av forskriften for forsøket. Slikt vedtak må oversendes departementet senest to uker etter søknadsfristen. • Søknaden må inneholde en beskrivelse av hvordan kommunen ser for seg å ivareta det økte ansvaret som skisseres i denne kunngjøringen. Kommunen må beskrive hvordan den vil organisere seg administrativt for å ivareta økt ansvar. Dette gjelder for eksempel organisering av arbeidet knyttet til rekruttering, veiledning og opplæring av fosterforeldre. • Søknaden må inneholde en kort beskrivelse av hvordan barns medvirkning ivaretas i behandlingen av saker (jf. vurderingskriterium 1) • Søknaden må inneholde en beskrivelse av kommunens forebyggende og tverretatlige arbeid på barnevernområdet (jf. vurderingskriterium 4). Denne beskrivelsen skal være på maksimum tre sider. • Søknaden bør redegjøre for et opplegg for evaluering av forsøket, fortrinnsvis en egenevaluering.

Søknadsfrist for deltakelse i forsøk er 1. september 2015.

Søknader vil bli behandlet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet i samarbeid med Barne- ungdoms- og familiedirektoratet. Vi gjør oppmerksom på at kommuner som søker ikke har anledning til å klage på utvelgelsen.

Vi ber om at kommunens kontaktperson (med e-postadresse) for forsøket oppgis i søknaden.

66 Søknad sendes til: [email protected] eller

Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Akersgata 59 0180 Oslo Postboks 8036 Dep 0030 Oslo

Merk konvolutten: Forsøk med ny ansvarsdeling i barnevernet

Ved spørsmål, ta kontakt med: Solveig Valseth, telefon 22 24 25 82, mobil 40 21 12 30

Vedlegg: Utkast til Forskrift om forsøk med ny ansvarsfordeling i barnevernet

67 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 019/15 ORIENTERING FRA POLITIET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 019/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har invitert politiet for å gi en orientering om situasjonen knyttet til familie, barn og ungdom sett fra politiets side.

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

68 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 020/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE SOSIALTJENESTEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 020/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende sosialtjenesten.

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

69 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 021/15 ORIENTERING FRA ADMINISTTRASJONEN VEDRØRENDE HELSESTASJON(ENE) Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 021/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende helsestasjon(ene).

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

70 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 022/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE ENHET BARN OG UNGDOM Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 022/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende enhet barn og ungdom.

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

71 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 023/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE PPT/SPESIALUNDERVISNING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 023/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende PPT og spesialundervisning.

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

72 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 024/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE BARNVERN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 024/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende barneverntjenesten i Værnesregionen.

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

73 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 025/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE UTKAST TIL «VR MODELLEN FOR BARN OG UNGE» Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 025/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende utkast til «VR modellen for barn og unge»

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

74 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAK 026/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDRØRENDE VR STRUKTUREN MED FAGRÅD OG FORVALTNINGSKONTOR, SAMT OM VURDERINGER SETT FRA SKOLE OG BARNEHAGER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 026/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.

Vedlegg Ingen

Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 38/14

Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2015 er det satt av tid til et orienteringsprogram i forbindelse med fellesmøte i Værnesregionen.

En har anmodet administrasjonen om en orientering vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager

Orienteringen vil bli gitt i møte.

Vurdering Orienteringene sees i sammenheng og i sammenheng med en eventuell bestilling av forvaltningsrevisjon mht. barnevern og det barne- og familierettede arbeid.

Steinkjer 05.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

75 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

SAK 027/15 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 12.06.15 Paul Stenstuen 027/15 415-1714-5.3

Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan iht. prosjektskissen, med de justeringer mht. problemstillinger for prosjektet mv. som fremkom i møte. 2. Prosjektplan legges frem for kontrollkomiteen til godkjenning i neste møte. 3. Den enkelte kommune dekker kommunespesifikk ressursbruk. Ressursbruk for felles delen dekkes i samsvar med fordelingsnøkkelen som benyttes for barnevern. Det forutsettes her tilslutning fra samtlige kommuner som deltar i samarbeidet om barnevern. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.

Vedlegg 1. Barneverntjenesten i Værnesregionen – prosjektskisse, KomRev Trøndelag IKS 2. Oppsummering etter møte med KonSek Midt-Norge IKS og revisjonene om barnevern mv. i Værnesregionen, KomSek Trøndelag IKS

Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 7/15 2. Regionrådet i Værnesregionen 10.12.14, Tilrådning om gjennomføring av forvaltningsrevisjon av Værnesregionen barneverntjeneste 3. Kontrollkomiteens sak 40/14 4. RSK 001 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 6. Forskrift om revisjon 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner

76 Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet sak 7/15 «Forvaltningsrevisjon vedrørende barnevernstjenesten» i møte den 06.03.15. Kontrollkomiteen traff slikt vedtak i saken: 1. «Plan for forvaltningsrevisjon endres slik at prosjekt vedrørende barnverntjenesten gis 1. prioritet. Øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned. Det forutsettes at den pågående selskapskontroll vedrørende FIDES AS fortsetter som tidligere bestilt. 2. Barneverntjenesten sees i sammenheng med kommunenes øvrige virkemiddelapparat for å bistå barn og familier. 3. Formålet med prosjektet vil være å peke på mulige tiltak for å snu eller å bremse kostnadsutviklingen innen barnevern - innenfor rammen av forsvarlige tjenester overfor befolkningen. 4. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide forslag til bestilling så raskt som mulig. 5. Kontrollkomiteens vedtak oversendes regionrådet til orientering.»

KomSek Trøndelag IKS hadde et møte med KonSek Midt-Norge IKS og revisjonene den 12.05.15. Se vedlegg 2 som gir en oppsummering av dette møte.

En har videre mottatt forslag til prosjektskisse fra KomRev Trøndelag IKS, se vedlegg 1. Prosjektskissen beskriver bl.a: • Bakgrunn for prosjektet • Revisors forståelse av prosjektet • Forslag til problemstillinger • Mulige kilder til revisjonskriterier • Tidsplan og forventet ressursbruk

Prosjektet vil være et samarbeidsprosjekt mellom kommunene som deltar i samarbeidet om barnevern. KomRev Trøndelag IKS påtar seg prosjektlederrollen, mens Revisjon Midt-Norge IKS stiller med prosjektdeltaker. Revisor anslår at prosjektet kan være ferdigstilt sommeren 2016, med en samlet ressursbruk på 600 timer.

Det er lagt opp til et omfattende orienteringsprogram for at kontrollkomiteen skal få et best mulig grunnlag for å fatte en beslutning om bestilling av forvaltningsrevisjon. Det vises derfor til dette programmet i sin helhet.

Vurdering Kommunen og kommunene synes å være godt i gang med å videreutvikle organisering og arbeidsmetodikk for det barne- og familierettede arbeid. Det vises her til orienteringsprogrammet i forkant av denne saken.

Ut fra dette fremgår også at det er viktig at en ikke har en for snever tilnærming til problemstillingene for et eventuelt prosjekt. Et eventuelt prosjekt burde derfor kanskje heller hete Barne- og familierettet arbeid i Værnesregionen.

Kontrollkomiteen må ta stilling til hvorvidt det er hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon nå, eller om det er mer hensiktsmessig å avvente administrasjonens eget utviklingsarbeid.

77 Dersom kontrollkomiteen finner at forvaltningsrevisjon bør gjennomføres nå, må kontrollkomiteen ta stilling til hvorvidt problemstillingene må justeres slik at problemstillingene favner helheten i kommunenes virkemiddelapparat mht. det barn- og familierettede arbeid.

Steinkjer 06.06.15

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

78 79 80 81 82

NOTAT

Saksbehandler Dato Arkiv 15/011 Paul Stenstuen 12.05.15 415-1714-6.1

OPPSUMMERING ETTER MØTE MED KONSEK MIDT-NORGE OG REVISJONENE OM BARNEVERN MV. I VÆRNESREGIONEN

Sted: Stjørdal rådhus, møterom Værnes Dato: 12. mai 2015, kl. 10:00

Følgende personer var tilstede: Fra KonSek Midt-Norge IKS: Arvid Hanssen Fra Revisjon Midt-Norge IKS: Forfall Fra KomRev Trøndelag IKS: Marthe Bjørnelv Fra KomSek Trøndelag IKS: Paul Stenstuen

Bakgrunn for møtet Kontrollkomiteen Stjørdal har vedtatt følgende (06.03.15): 1. «Plan for forvaltningsrevisjon endres slik at prosjekt vedrørende barnverntjenesten gis 1. prioritet. Øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned. Det forutsettes at den pågående selskapskontroll vedrørende FIDES AS fortsetter som tidligere bestilt. 2. Barneverntjenesten sees i sammenheng med kommunenes øvrige virkemiddelapparat for å bistå barn og familier. 3. Formålet med prosjektet vil være å peke på mulige tiltak for å snu eller å bremse kostnadsutviklingen innen barnevern - innenfor rammen av forsvarlige tjenester overfor befolkningen. 4. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide forslag til bestilling så raskt som mulig. 5. Kontrollkomiteens vedtak oversendes regionrådet til orientering.»

Agenda for møtet Det overgripende spørsmål kan kort formuleres slik. Skal kommunene rigges for omsorgsovertakelser, eller skal kommunene rigges for at omsorgsovertakelse kan unngås.

1. Diskutere mulige rammer for forvaltningsrevisjon mht. barnevern og familierettet arbeid i Værnesregionen. Foreløpig skisse: • Situasjonsbeskrivelse, herunder innfrielsesgrad for statlige krav o Blir beslutninger fattet på mytisk grunnlag (historier), eller er det utviklet konkrete handlingskriterier, felles språk og begrepsapparat o Hvordan kommuniseres handlingskriteriene med samarbeidspartnerne • Teori, herunder rammene for det kommunale skjønn • Diskutere mulige suksesskriterier mht. barnevern: o relativt lavt antall omsorgsovertakelser? o Kostnader i barnevernet kontra samlede kostnader mht. familierettet arbeid? o Annet

83 • Identifisere kommuner og regioner som skårer bedre på suksesskriteriene, herunder å vurdere mulige overføringsverdier mht bl.a. o samlet tiltakspakke overfor barn og familier o Evne til samhandling/koordinering av det familierettede arbeid, samt evne til kommunikasjon med aktuelle brukere(grupper) o Annet • Annet • Anbefalinger 2. Hva kan leveres og når, samt kostnadsfordeling/ressursfordeling.

Oppsummering

KomRev Trøndelag IKS utarbeider et notat som skisserer hvordan oppdraget kan løses, med angivelse av tids- og ressursbruk innen 1. juni 2015.

En ser for seg at ressursbruk fordeles slik. Den enkelte kommune dekker kommunespesifikk ressursbruk. Ressursbruk for felles delen dekkes i samsvar med fordelingsnøkkelen som benyttes for barnevern. Det forutsettes her tilslutning fra samtlige kommuner.

Orientering om status for eventuell selskapskontroll - Revisjon Midt- Norge IKS.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 024/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/213-25

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyrets sak 18-2015, Melhus Sak 6-15 Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS - Melhus KU. Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Forslag til prosjektskisse selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS

Saksutredning Kommunestyret prioriterte selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS som nummer 1 i plan for selskapskontroll for 2015-2016, foran kontroll av SIFA, kommunens eierstyring og Innherred renovasjon. Kontrollutvalget har ikke bestilt prosjekt i 2015, men rapport vedrørende Selbu-Trykk AS ble sluttbehandlet i komunestyret 26.5.15.

En eventuell selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må finansieres særskilt, da annet selskap må gjennomføre kontrollen.

Sekretariatet har gjennom egen sak til kontrollutvalget og kommunestyret i Melhus laget en prosjektskisse og ulike kostnadsfordelingsmuligheter ut fra størrelse på prosjektet og antall deltakerkommuner. Saken ligger som vedlegg, sammen med resultatet av kommunestyrets behandling.

Som det fremgår ble saken utsatt i kommunestyret i Melhus og ordfører ble bedt om å ta kontakt med andre kommuner. Sekretariatet avklarer status før møtet i kontrollutvalget.

Sekretariatet finner det riktig å informere kontrollutvalget gjennom denne saken, slik at utvalget får en oversikt over mulige kostnader og at utvalget senere også kan komme med innspill i forhold til en eventuell gjennomføring. Dersom prosjektet gjennomføres i 2016 kan utvalget vurdere å ta hensyn til dette når budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet oversendes kommunestyret. Kommunestyret må uansett ta stilling til deltakelse gjennom å vedta finansiering, da denne så langt ikke er på plass.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem til orientering. Sekretariatet mener det er riktig at Melhus kommune, som en stor eier og samtidig har prioritert denne selskapkontrollen som nummer 1 i sin plan, følger opp og sørger for videre fremdrift i saken.

86 Melding om politisk vedtak – Melhus kommunestyre Kommunestyrets møte 24.03.2015

Sak 18/15 Selskapskontroll av revisjon Midt-Norge IKS

Innstilling til Kommunestyret: 1. Kommunestyret i Melhus kommune bevilger inntil kr. 450.000,- til en selskapskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Kommunestyret i Melhus kommune slutter seg til hovedproblemstillinger og delproblemstillinger som fremkommer av prosjektskissen. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å sende invitasjon til de andre kommunene i IKS samarbeidet om å delta i selskapskontrollen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å legge ut selskapskontrollen på anbud i henhold til de innkjøpsavtaler Melhus kommune har på området.

Behandling i Kommunestyret: Utsettelsesforslag fra H v/ Guro Angell Gimse: Saken utsettes i påvente av at ordfører tar kontakt med alle eierkommuner i IKS’et med anmodning om et spleiselag.

Votering: Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt.

Utvalgets vedtak: Saken utsettes i påvente av at ordfører tar kontakt med alle eierkommuner i IKS’et med anmodning om et spleiselag.

Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Melhus kommune 09.03.2015 006/15

Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 15/39-1

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret i Melhus kommune bevilger inntil kr. 450.000,- til en selskapskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Kommunestyret i Melhus kommune slutter seg til hovedproblemstillinger og delproblemstillinger som fremkommer av prosjektskissen. 3. Kommunstyret ber kontrollutvalget om å sende invitasjon til de andre kommunene i IKS samarbeidet om å delta i selskapskontrollen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å legge ut selskapskontrollen på anbud i henhold til de innkjøpsavtaler Melhus kommune har på området.

Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret i Melhus kommune bevilger inntil kr. 450.000,- til en selskapskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Kommunestyret i Melhus kommune slutter seg til hovedproblemstillinger og delproblemstillinger som fremkommer av prosjektskissen. 3. Kommunstyret ber kontrollutvalget om å sende invitasjon til de andre kommunene i IKS samarbeidet om å delta i selskapskontrollen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å legge ut selskapskontrollen på anbud i henhold til de innkjøpsavtaler Melhus kommune har på området.

Vedlegg Forslag til prosjektskisse selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS

Saksutredning Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll 2015- 2016 på sitt møte 14.10.2014 . Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 61/14: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2015-2016, med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Revisjon Midt- Norge IKS 2. Envina IKS 3. Gauldal Brann og Redning IKS 4. Bomveiselskaper

88 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.

Det ble i etterkant av kommunestyremøtet sendt e-post fra ordfører i Melhus kommune til de andre deltakerkommunene i revisjonssamarbeidet med oppfordring om å prioritere en selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) i ny plan for selskapskontroll. Følgende kommuner har tatt inn RMN inn i sin plan for selskapskontroll: Orkdal (prioritet 2) eierandel 9,40 Melhus (prioritet 1) eierandel 12,40 Snillfjord (prioritet 1) eierandel 1,00 Selbu (prioritet 1) eierandel 3,60 Hemne (prioritet 3) eierandel 4,00

Disse 5 kommunene har en eierandel på til sammen 30,40 % i RMN.

En selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må gjøres av et eksternt revisjonsselskap eller annet kvalifisert selskap. Dette gjør at Melhus kommune og eventuelt andre kommuner som ønsker å delta i selskapskontrollen må bevilge penger til undersøkelsen. Ressurser til revisjon som kontrollutvalget har til rådighet pr. år kan ikke brukes jf. avtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS og eierkommunene.

Kommunestyret i Melhus kommune ønsker at en selskapskontroll av RMN skal omhandle kompetanse, kapasitet, ressurser og økonomi.

Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket i kommunestyret utarbeidet et forslag til prosjektskisse (vedlegg) for selskapskontrollen, samt utarbeidet oversikter over utgiftsfordeling

Kontrollutvalgets sekretariat har tatt utgangspunkt i at en selskapskontroll av RMN beløpsmessig kan komme seg på mellom 300.000 og 450.000,-. Sekretariatet har satt opp 4 alternativer når det gjelder kostnadsfordelingen. Alternativ 1: alle kommunene i IKS samarbeidet, alternativ 2: de 5 kommunene som har satt RMN inni sin plan for selskapskontroll, alternativ 3: de 5 kommunene + Sør- Trøndelag fylkeskommune og alternativ 4: Melhus og Orkdal kommune. Det kan også være at ingen av de andre kommunene i IKS-samarbeidet ønsker å være med på et samarbeid om en selskapskontroll av RMN, da må Melhus kommune bære hele kostnaden.

Følgende hovedproblemstillinger er utarbeidet for undersøkelsen:

1. Har Revisjon Midt-Norge IKS nødvendige ressurser for å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget ? 2. Har revisjonen kapasitet til å levere tjenester i tråd med avtalene? 3. Er styringen av selskapet i tråd med selskapsavtalen?

Hovedproblemstillingene er delt opp i delproblemstillinger/underpunkter, se vedlagt prosjektskisse. Kontrollutvalget må ta stilling til om hovedproblemstillinger og delproblemstillinger er formulert slik at kommunestyret får den informasjon de er ute etter i en selskapskontroll av RMN.

Prosessen forut for denne selskapskontrollen er mer komplisert enn ved en selskapskontroll som RMN gjennomfører, fordi kommunestyret må ta stilling til en bevilgning i størrelsesorden 300.000 – 450.000, samt at promblemstillingene for selskapskontrollen må vedtas. I tillegg må de øvrige eierne ta stilling til om de vil delta i kontrollen, og kontrollutvalgets sekretariat må legge selskapskontrollen ut på anbud til aktuelle leverandører i henhold til Melhus kommune sin innkjøpsavtale på området.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta saken til orientering og legge den frem for kommunestyret til endelig behandling.

90 Estimert pris kr 450 000,00

Kommune Eierandel Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 4 Agdenes 1,60 % 7 200 Frøya 3,80 % 17 100 Hemne 4,00 % 18 000 59 211 29 801 Hitra 3,60 % 16 200 Klæbu 4,80 % 21 600 Malvik 10,60 % 47 700 Meldal 3,60 % 16 200 Melhus 12,40 % 55 800 183 553 92 384 255 963 Midtre Gauldal 5,40 % 24 300 Orkdal 9,40 % 42 300 139 145 70 033 194 037 Selbu 3,60 % 16 200 53 289 26 821 Skaun 5,40 % 24 300 Snillfjord 1,00 % 4 500 14 803 7 450 STFK 30,00 % 135 000 223 510 Tydal 0,80 % 3 600 Sum 100 % 450 000 450 000 450 000 450 000

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 4 Alle Melhus Melhus Melhus eierkommuner Hemne Hemne Orkdal Orkdal Orkdal Selbu Selbu Snillfjord Snillfjord STFK Sum eierandel 100 % 30,40 % 60,40 % 21,80 %

91 Estimert pris kr 400 000,00

Kommune Eierandel Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 4 Agdenes 1,60 % 6 400 Frøya 3,80 % 15 200 Hemne 4,00 % 16 000 52 632 26 490 Hitra 3,60 % 14 400 Klæbu 4,80 % 19 200 Malvik 10,60 % 42 400 Meldal 3,60 % 14 400 Melhus 12,40 % 49 600 163 158 82 119 227 523 Midtre Gauldal 5,40 % 21 600 Orkdal 9,40 % 37 600 123 684 62 252 172 477 Selbu 3,60 % 14 400 47 368 23 841 Skaun 5,40 % 21 600 Snillfjord 1,00 % 4 000 13 158 6 623 STFK 30,00 % 120 000 198 675 Tydal 0,80 % 3 200 Sum 100 % 400 000 400 000 400 000 400 000

92 Estimert pris kr 300 000

Kommune Eierandel Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 4 Agdenes 1,60 % 4 800 Frøya 3,80 % 11 400 Hemne 4,00 % 12 000 39 474 19 868 Hitra 3,60 % 10 800 Klæbu 4,80 % 14 400 Malvik 10,60 % 31 800 Meldal 3,60 % 10 800 Melhus 12,40 % 37 200 122 368 61 589 170 642 Midtre Gauldal 5,40 % 16 200 Orkdal 9,40 % 28 200 92 763 46 689 129 358 Selbu 3,60 % 10 800 35 526 17 881 Skaun 5,40 % 16 200 Snillfjord 1,00 % 3 000 9 868 4 967 STFK 30,00 % 90 000 149 007 Tydal 0,80 % 2 400 Sum 100 % 300 000 300 000 300 000 300 000

93 Forslag til prosjektskisse – selskapskontroll av Revisjon Midt- Norge IKS (RMN)

1. Bakgrunn Revisjon Midt-Norge IKS er prioritert som første, andre eller tredje selskap i plan for selskapskontroll i kommunene Hemne (3), Melhus (1), Orkdal (2), Selbu (1) og Snillfjord (1). I Melhus kommune skjedde prioriteringen som følge av et forslag fra ordføreren under behandlingen av plan for selskapskontroll 2015-2016. Kommunestyret forkastet kontrollutvalgets innstilling og prioriterte Revisjon Midt-Norge IKS for selskapskontroll. Ordføreren i Melhus kommune sendte senere høsten 2014 en e-post til en rekke av de øvrige eierne i RMN, der det framgår at hun ønsker å få en gjennomgang av selskapets kompetanse, kapasitet, ressurser, økonomi og drift. Ordføreren brukte ikke betegnelsen selskapskontroll som forvaltningsrevisjon, men temaene hun nevner er i realiteten nettopp det. Hensikten med selskapskontroll som forvaltningsrevisjon er å finne ut om et selskap drives i tråd med eierkommunenes vedtak og forutsetninger. Da vil man vanligvis komme inn på de områdene ordføreren nevnte i e-posten.

Det ligger til kontrollutvalget å bestille selskapskontroll, derfor er det også rimelig at utvalget avgjør spørsmålet om selskapskontrollen skal gjennomføres som forvaltningsrevisjon, eller som en eierskapskontroll. Når kommunestyret har valgt å sette innstillingen fra kontrollutvalget til side er det likevel viktig å ta utgangspunkt i at kontrollutvalget driver kontroll på vegne av kommunestyret. Det tilsier at utvalget bør legge ekstra vekt på kommunestyrets ønske, slik det kommer fram gjennom vedtaket. Det taler for at selskapskontrollen gjennomføres som en forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bestilte i 2012 en generell eierskapskontroll i Melhus kommune. Det er tvilsomt om en ren eierskapskontroll av RMN vil gi ny og vesentlig informasjon.

2. Forslag til problemstillinger

1: Har revisjon Midt-Norge IKS nødvendige ressurser for å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget(selskapskontroll, forvaltningsrevisjon, finansiell revisjon og rådgiving)?

1. Personellmessige ressurser a. Har revisjonen tilstrekkelig antall ansatte til å oppfylle selskapsavtalen og leveranseavtalene med kommunene? b. Har revisjonen nødvendig kompetanse til å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget? c. Svarer kompetansen til eierkommunenes forventninger? 2. Økonomiske ressurser a. Har revisjonen tilstrekkelige økonomiske ressurser til å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget?

94 2: Har revisjonen kapasitet til å levere tjenester i tråd med avtalene?

1. Har RMN kapasitet til å påta seg andre revisjonsoppdrag og utføre rådgiving for deltakerne i samarbeidet, jf. samarbeidsavtalen med den enkelte kommune? 2. Oppfyller selskapet den årlige avtalen om timeleveranse til eierkommunene?

3: Er styringen av selskapet i tråd med selskapsavtalen?

1. Eierstyring og selskapsstyring og dialog: a. Avvikles representantskapets og styrets møter i tråd med selskapsavtalen? b. I hvilken grad holdes styret orientert om forhold av betydning (jf. selskapsavtalen § 12)? c. I hvilken grad sørger styret for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner (jf. selskapsavtalen § 12)? 2. Økonomistyring a. Er driften av RMN i tråd med prinsipper for god økonomistyring?

3. Metode I prosjektbeskrivelsen som ligger til grunn for anbudskonkurransen må KonSek Midt- Norge IKS lage et relativt detaljert metodisk opplegg for at eventuelle tilbydere skal ha et best mulig grunnlag for å levere tilbud. Prosjektet må i alle fall bestå av en gjennomgang av sentrale dokument i RMN, intervju med daglig leder og en del av medarbeiderne i selskapet, med styret og representanter for eierne. Det kan være at det er hensiktsmessig å foreta en spørreundersøkelse til et utvalg medarbeidere og ledere i eierkommunene. For eksempel ordfører, rådmann, økonomisjef og regnskapssjef.

4. Prosess Prosessen forut for denne selskapskontrollen er mer komplisert enn ved en selskapskontroll som Revisjon Midt-Norge gjennomfører, fordi kommunestyret må ta stilling til om det vil bevilge midler og det må vedta problemstillingene. Videre må kontrollutvalgets sekretariat legge prosjektet ut på anbud. I tillegg må de øvrige eierne ta stilling til om de vil delta i kontrollen. Prosessen vil se omtrent slik ut:

1. Kontrollutvalget vedtar bestilling av selskapskontrollen med problemstillinger og estimering av pris og oversender saken til kommunestyret for behandling. 2. Sak til kommunestyret i Melhus. Kommunestyret må vedta bevilgning og problemstillinger. 3. Selskapskontrollen legges ut på anbud. 4. Invitasjon sendes kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene. Hvis ja i kontrollutvalget: a. Utvalget oversender saken til kommunestyret/fylkestinget med innstilling om å delta og forslag til bevilgning. b. Kommunestyret vedtar deltakelse/ikke deltakelse. 5. Konsek oppsummerer vedtakene og lager ny fordeling av utgiftene.

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 15.06.2015.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 025/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/86-1

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Revisjon Midt-Norge IKS - protokoll fra representantskapsmøte 27.04.2015 KonSek Midt-Norge IKS - protokoll fra representantskapsmøte 27.4.15 Ulovlig med gruppemøte for alle Ordfører kan ikke trekke saker fra saklisten Administrasjonen må holde seg unna politiske møter

Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Kommunestyrets behandling av sak 18/15 den 26.5.15, Kontrollutvalgets årsmelding for 2014.Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2. Kommunestyrets behandling av sak 21/15 den 26.5.15, Selskapskontroll Selbu-Trykk AS. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 3. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS 27.4.15. 4. Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt-Norge IKS 27.4.15. 5. 10-års jubileumsberetning KonSek. Ligger på www.konsek.no 6. Kommunal rapport 5.5.15: Ulovlig med gruppemøter for alle. 7. Kommunal rapport 11.5.15: Ordfører kan ikke trekke saker fra sakslisten. 8. Kommunal rapport 18.5.15: Administrasjonen må holde seg unna politiske møter.

96 97 98 99 100 101 102 Bernt svarer: Ulovlig med gruppemøte for alle

Et politisk utvalg kan ikke samles til utvidet gruppemøte for å unngå å diskutere en sak i offentligheten, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast.

Av Kommunal Rapport 4. mai 2015

Under en sak i kontrollutvalget for alkoholomsetning blir møtet avsluttet, fordi medlemmene skal samles til et «gruppemøte» for å diskutere ordlyden i et forslag til vedtak. Tilhørerne må forlate møtelokalet, siden det ikke lenger er noe møte. Når «gruppemøtet» hvor hele kontrollutvalget er til stede er over, blir møtet satt igjen. I den aktuelle kommunen var prosedyren rundt dette uklar, men vi lar det ligge i denne omgang. Er det anledning til å heve et politisk møte, og så fortsetter alle medlemmer av utvalget å diskutere saken videre? Hvor mange kan være til stede på et «gruppemøte» før det går over til å bli et politisk møte som skal være åpent for alle (med mindre det kan lukkes i tråd med møtereglene i kommuneloven)?

Bernt svarer Kontrollutvalgene går inn under de generelle reglene om saksbehandlingen i folkevalgte organer, se kommuneloven § 29 nr. 2. I § 30 nr. 1 er det fastslått at "Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter" og i § 31 nr. 1 at "Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer," hvis ikke det er hjemmel i lov for å lukke møtet.

Sivilombudsmannen har i flere uttalelser slått fast at når medlemmene av et folkevalgt organ sitter sammen for å diskutere en sak som ligger innenfor organets ansvarsområde, vil dette måtte anses som et møte i organet, uavhengig av om man kaller dette et "seminar", "uformell samtale", "forberedende byråd" eller liknende.

Grensen mot rent politiske samtaler innenfor partigruppe eller mellom partigrupper kan være flytende, men hvis alle medlemmene i det folkevalgte organet, her kontrollutvalget, sitter sammen og diskuterer en sak de har eller skal ha til behandling, er det lite tvilsomt at dette skal anses som et møte i organet, også om andre skulle delta.

Det som her er beskrevet framtrer som et forsøk på å omgå lovens klare regler, og ut fra den beskrivelsen av hva som skjedde som her er gitt, er jeg ganske sikker på at dette var ulovlig.

103 Bernt svarer: Ordfører kan ikke trekke saker fra sakslisten Ordfører har en selvstendig plikt til å vurdere om saker er tilstrekkelig forberedt til å bli behandlet. Men når sakene først er på sakslisten har ordfører ingen myndighet til å fjerne dem igjen, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast.

Av Kommunal Rapport 11. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Spørsmål Har ordføreren et overordnet ansvar for at saksforberedelsen til kommunestyret har vært forsvarlig? Jeg har lett forgjeves etter uttalelser i lov eller forarbeider om dette. I reglementet for Bergen kommune kan det synes som om bystyrekomiteene har dette ansvaret, men jeg trodde ikke et slikt reglement kan sette til side ordførerens eventuelle plikt her. Da er spørsmålet: Har ordførerne en slik plikt overfor kommunestyrene?

Bernt svarer Ordfører har ikke noe selvstendig saksforberederansvar, men i kommuneloven § 32 nr. 1 er fastsatt at "Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte". Verken rådmann, byråd eller bystyrekomiteer kan sette opp saker på saklisten til et folkevalgt organ; det er bare ordfører som kan, men i bestemmelsen i § 32 nr. 1 om at det skal innkalles til møte når "minst 1/3 av medlemmene krever det", ligger en forutsetning om at det samme antall medlemmer kan kreve en sak oppført på dagsordenen til neste møte. I tillegg kan det folkevalgte organet selv i møtet treffe vedtak etter § 34 nr. 1 om å føre opp en ny sak på saklisten, men da slik at (realitets) vedtak bare kan treffes "hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette".

Normal prosedyre vil selvsagt være at når en sak blir oversendt fra rådmann, byråd, bystyrekomité eller annet organ med innstilling til kommunestyre eller annet folkevalgt organ, føres den opp til behandling i neste møte der. Men når ordfører eller utvalgsleder setter opp saklisten til et møte, vil hun eller han ha en selvstendig rett og plikt til å vurdere om saken er tilstrekkelig forberedt til å tas under behandling, alternativt om den bare skal føres opp som en orienteringssak til foreløpig diskusjon. Men dette er det også det folkevalgte organets ansvar å vurdere, se § 34 nr. 1 om at det "kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten". Og det samme ansvaret har altså ordfører der det fremmes forslag om realitetsvedtak i en sak som ikke var oppført på saklisten i innkallingen, i og med at han eller hun da må vurdere om dette skal tillates. Men verken ordfører, rådmann eller byråd kan "trekke" en sak fra møtet hvis den først er oppført på sakslisten, da må organet selv treffe vedtak om utsettelse.

104 Bernt svarer: Administrasjonen må holde seg unna politiske møter

Hvis flertallet i bystyret har jevnlige planleggingsmøter for å planlegge hva de skal mene i fellesskap, må administrasjonen holde seg langt unna, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt.

Av Kommunal Rapport 18. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven.

I en kommune med formannskapsmodell har partiene som utgjorde flertallet ved konstitueringen i praksis innført et nytt politisk møtepunkt. Hver mandag samles politikere fra disse partiene til møter, for å diskutere hva de skal mene om ulike politiske saker som skal komme opp til behandling. Konsekvensen er at partiene før formannskapet trer sammen har blitt enige om hva man skal mene. I mindre viktige saker får enkelte partier bryte ut av enigheten, men i hovedsak stemmer partiene samlet.

Kritikerne mener dette ødelegger formannskapet som politisk arena, ettersom det ikke lenger er mulig å ha en reell debatt, og i tillegg vil det i mange tilfeller rett og slett ikke bli debatt i det hele tatt fordi avgjørelsen er tatt. Pressen nektes adgang til disse formøtene.

Det kan være liten tvil om at det må være lov for politikere fra ulike partier å møtes uten at det er et politisk møte allmennheten skal ha adgang til. Men når møtene blir så institusjonaliserte at de reelt sett er faste møter som forbereder hva politikerne skal mene i den kommende politiske behandlingen, bør de da betraktes som reelle formannskapsmøter hvor mindretallet ikke er invitert? Eller kan hva som helst vedtas i forkant, så lenge det ikke er hele utvalget som møtes, bare flertallet? Hva er konsekvensen for det offentlige ordskiftet?

Bernt svarer Hestehandler og korridorpolitikk er det ikke mulig å forby, og heller ikke at det dannes politiske allianser på tvers av partigrensene. Om partier i en kommune ønsker å etablere et tett samarbeid av denne typen, er det ikke noe ulovlig i dette. Men velgerne bør reagere hvis de ser at formannskapsmøtene blir ganske uviktige, fordi «noen har snakket med hverandre».

Men det er avgjørende viktig at disse møtene er rene politiske rådslagningsmøter for enkelte partigrupper, og ikke blandes sammen med kommunens saksbehandling. Kommunen kan stille møterom til rådighet for slike møter, men kommunens administrasjon må ikke medvirke til innkalling eller gjennomføring av møtene, og representanter for administrasjonen må heller ikke delta i disse. Administrasjonen skal bare forholde seg til kommunens folkevalgte organer, ikke til partigrupper.

105

Evaluering og rapportering valgperioden 2011-2015.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune 15.06.2015 026/15

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/86-2

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til rapport for valgperioden 2011- 2015 basert på innspill gitt i møtet.

Saksutredning På slutten av valgperioden 2007-2011 leverte kontrollutvalget en rapport til kommunestyre. Denne inneholdt kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid og rammevilkår.

Uvalget bør vurdere hvorvidt man ønsker å utarbeide en rapport til kommunestyret, for inneværende/neste valgperiode og i så fall hva kontrollutvalget ønsker å legge vekt på av erfaringer og eventuelt anbefalinger. Rapporten kan også være nyttig for påtroppende kontrollutvalg høsten 2015.

Følgende er noen aktuelle temaer for kontrollutvalget å vurdere:

Kontrollutvalgets arbeidsform Det har i perioden vært lagt opp til 6 møter i året, 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalget har i det meste av perioden hatt åpne møter, noe som nå har blitt lovpålagt. Ordfører og revisjonen har møte- og talerett i utvalgets møter, og i tillegg inviteres rådmannen jevnlig til å gi orienteringer.

Er frekvensen på møter riktig? Er utvalget fornøyd med typen og mengden saker som legges fram for utvalget? Er utvalget fornøyd med form og utredning på sakene?

Valg og sammensetning av kontrollutvalget Kontrollutvalget består i dag av 5 medlemmer med varalister for de enkelte partier/partigrupper. Totalt er det 13 varamedlemmer. Over halvparten har ikke vært innkalt i perioden. Leder og nestleder er faste medlemmer av kommunestyret. Lovens minstekrav er at ett medlem skal være representert i kommunestyret, men Selbu kommune har i Retningslinjer for kontrollutvalget vedtatt at 2 medlemmer skal komme fra kommunestyret.

Er sammensetningen av kontrollutvalget tilfredsstillende? Har det betydning om flertallet eller mindretallet i kommunestyret har flertall og/eller leder i kontrollutvalget? Er det nødvendig med så mange varamedlemmer?

Kontrollutvalgets ressurser Kontrollutvalget disponerer i 2015 et budsjett på kr 1.020.000, derav kr 213.000 til sekretariatstjenester, kr 689.000 til revisjonstjenester og kr 118.000 til kontrollutvalgets øvrige virksomhet, herunder møtegodtgjørelser.

106 Kontrollutvalget får sine sekretariatstjenester fra Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS, der Selbu kommune deltar i samarbeid med 13 andre kommuner, samt fylkeskommunen. Sekretariatet har ansvar for saksbehandling, arrangering av møter, kontrollutvalgets arkiv og andre administrative oppgaver. Antall timer budsjettert til sekretariatsbistand og honorar ligger i hovedsak fast, og varierer ikke med forbruk på kort sikt.

Har kontrollutvalget en tilfredsstillende økonomisk ramme? Er kontrollutvalget fornøyd med sekretariatsbistanden og relasjonen til sekretariatet?

Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon gjennomføres i henhold til en plan som vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget utarbeider planen på bakgrunn av en overordnet analyse av risiko og vesentlighet innenfor de ulike områder av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget foretar bestillinger ut fra planen, innenfor de avtalte rammer for forvaltningsrevisjon. Ut fra kontrollutvalgets bestilling legger revisjonen normalt frem et forslag til innretning for utvalget, før revisjonen utarbeider prosjektplan og gjennomfører prosjektet. Prosjektrapporter behandles i kontrollutvalget og legges fram for kommunestyret.

Kontrollutvalget har hatt en praksis med utarbeidelse av toårige planer, mens overordnet analyse bare gjennomføres én gang i perioden. Kontrollutvalget har invitert rådmannen og ordfører til dialog om mulige fokusområder som bør inn i plan for forvaltningsrevisjon.

Gir prosessen med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon god informasjon for å prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekter? Er kontrollutvalget fornøyd med måten forvaltningsrevisjonsprosjekter bestilles og gjennomføres på? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold i rapportene?

Selskapskontroll Selskapskontroll og plan for selskapskontroll utarbeides og bestilles i prinsippet etter samme prosess som forvaltningsrevisjon, og må prioriteres av samme ramme. Selbu kommune har i noen grad eierskap i fellesskap med andre kommuner, og det har vært lagt vekt på å samarbeide om kontroll. Selbu har i perioden deltatt i ett større selskapskontrollprosjekt av Trønderenergi AS (2014). Ellers er det nylig gjennomført Selskapskontroll i Selbu Trykk AS som er heleid av Selbu kommune.

Er kontrollutvalget fornøyd med opplegg og prosess rundt selskapskontroll? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold på den selskapskontrollen som har vært gjennomført? Har selskapskontroll vært riktig prioritert i forhold til forvaltningsrevisjon?

Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen gjennomføres av Revisjon Midt-Norge. Kontrollutvalget er ikke bestiller av regnskapsrevisjon på samme måte som for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, men har et ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget får på høsten en orientering om planlagt regnskapsrevisjon for regnskapsåret. I april får kontrollutvalget fremlagt revisjonsberetning og blir presentert resultatene av revisjonsarbeidet.

Får kontrollutvalget tilstrekkelig informasjon til å ivareta påse-ansvaret for regnskapsrevisjon?

107 Samarbeid med andre kontrollutvalg og fellesfora Selbu kommune deltar i Konsek i samarbeid med 13 andre kommuner og fylkeskommunen. Konsek inviterer årlig til en samling for kontrollutvalg på senhøsten. Kontrollutvalget er medlem av Forum for kontroll og tilsyn som årlig arrangerer fagkonferanse og årsmøte i juni. I tillegg inviteres kontrollutvalget til en årlig kontrollutvalgskonferanse i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar.

Kontrollutvalget har også hatt samarbeid med fellesmøte med andre kontrollutvalg i regionen i forbindelse med selskapskontroll av Trønderenergi AS og i forbindelse med barnevern.

Er kontrollutvalget fornøyd med felles-samlinger og felles opplæring i regi av Konsek? Synes kontrollutvalget det er nyttig å delta på konferanser i regi av FKT og NKRF, og ønsker kontrollutvalget å opprettholde medlemsskapet i FKT? Synes kontrollutvalget det er nyttig å samarbeide med andre utvalg i regionen, og burde det være mer eller mindre av det?

Samarbeid med ordfører, rådmann og andre politiske organer i kommunen Kontrollutvalget utfører sitt arbeid på vegne av kommunestyret og hovedvekten av arbeidet går ut på å føre kontroll med virksomheten som utføres av rådmannen og kommunens administrasjon. Kontrollutvalget har lagt vekt på jevnlige orienteringer fra rådmannen i aktuelle saker.

Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret fortløpende angående forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, årlig angående regnskapsrevisjonen, i tillegg til gjennom årsmeldinger og planer. Protokoller fra kontrollutvalget legges fram som referatsak til kommunestyret. I tillegg får politikerne i Selbu tilgang på kontrollutvalgets saksdokumenter på lesebrett. Ordfører har møterett i kontrollutvalget.

Er kontrollutvalget fornøyd med kommunikasjon og samarbeid med rådmannen og administrasjonen? Er det et hensiktsmessig antall, nivå og form på orienteringer fra rådmannen? Er kontrollutvalget fornøyd med samhandlingen med ordfører, rådmann og andre politiske organer?

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å diskutere behovet for rapportering samt spørsmålene til evaluering av virksomheten, og foreslår at det eventuelt utarbeides en rapport basert på dette som legges frem for det gamle og/eller det nye kommunestyret.

108