Møtereferat

Til Medlemmer i Østre rådmannsutvalg

Referat fra møte i rådmannsutvalget onsdag 10.juni 2020 i .

Sted Tid Cafelokalet ved Arendal bibliotek 05.02.2020 kl.10.00-12.00

Til stede i møtet: Leder Harald Danielsen – Arendal, Tone Marie Nybø Solheim – , Torill Neset – , Christina Ødegård – Åmli, Bo Andre Longum – , Ole Petter Skjævestad – Vegårshei og Trond Aslaksen – Risør. Jarle Bjørn Hanken – hadde meldt forfall og for han deltok Øyvind Johannesen. Fra Agder fylkeskommune møte direktør Anita Henriksen fram til kl.11.30. Leder Harald Danielsen og medlem Trond Aslaksen deltok ikke under behandlingen av sak 40- 20. Fra sekretariatet møtte Ole Jørgen Etholm Under behandlingen av sak 40-20 deltok følgende medlemmer av Østre Agder næringsforum: Bård Vestøl Birkedal - Risør, Ole Andreas Sandberg - Gjerstad, Anne Torunn Hvideberg – Tvedestrand, Kåre Andersen – Arendal. Fra Grimstad møtte kommunalsjef Petter Toldnæs. Saksliste:

Saksliste: 35/20 Godkjenning av referatet fra møte i Østre Agder rådmannsutvalg 6.mai 2020 og referatet fra ekstraordinært møte 27.mai 2020. Vedtak: Rådmannsutvalget godkjenner referatet fra 6.mai 2020 og referatet fra 27.mai 2020. 36/20 Gjennomgang av endelig samarbeidsavtale for ØABV med formell underskriving Brannsjef Dag Svindseth deltok under behandlingen av saken og orienterte om status ved ØABV. Med bakgrunn i at Grimstad brannvesen har blitt stilt overfor nye krav til dimensjonering så ønsker de samtaler med ØABV om samarbeid. Vedtak:

Østre Agder, Postboks 123, 4891 Grimstad, www.ostreagder.no

Møtereferat

Rådmennenes underskrifter den nye samarbeidsavtalen. Ledelsen ved ØABV anmodes om å ta et initiativ overfor Grimstad brannvesen for å drøfte hvordan krav knyttet kommunens brannberedskap skal kunne løses på en kostnadseffektiv måte, eventuelt gjennom ny organisatoriske samarbeidsløsning.

Ny dimensjoneringsforskrift (Brann) er forventet vedtatt i løpet av høsten 2020. En mulig følge av denne er krav om endring av beredskap og dimensjonering i det enkelte brannvesen. I forlengelse av dette ønskes et møte mellom Grimstad brannvesen og ØABV for å se på eventuelle muligheter og synergier ved samarbeid. Brannsjefene tar ansvar for koordinering og innkalling når ny forskrift foreligger. 37/20 Revidert samarbeidsavtale Østre Agder veilyssamarbeid. Formell underskriving. Vedtak: Østre Agder rådmannsutvalg godkjenner ny revidert samarbeidsavtale vedrørende veilyssamarbeidet og underskriver denne. Grimstad kommune ber om at sekretariatet ved sekretariatsleder og veilysmedarbeider tar et initiativ til et møte med ledelse og veimedarbeider i august. Intensjonen er en gjennomgang samarbeidsavtalen. Herunder hvilke retter og plikter som påligger Østre Agder regionråd knyttet til veilys, og hvilket ansvar Grimstad kommune skal ivareta i disse sakene. 38/20 Orientering om status for arbeidet med felles reiselivssatsing innenfor rammen av Østre Agder regionråd. Utviklingsleder Siri Asdal gir en orientering om arbeidet med reiselivsprosjektet med vekt på etablering av padleled fra Risør til grense som en videreføring av eksisterende led fra Oslofjorden og fram til Risør. Vedtak: Det rettes en henvendelse til Agder fylkeskommune der de anmodes om å merke seg de utfordringer som er oppstått som en konsekvens av pandemien for transport til øyer på Agder og med en anmoding om å vurdere ekstraordinær støtte til fergene fra tildelte statlige midler.

Østre Agder rådmannsutvalg tar saken til orientering. 39/20 Saker til styremøtet 19.juni 2020 Vedtak: Østre Agder rådmannsutvalg tar saken til orientering og bert i tillegg om at det tas med et punkt under eventuelt om Pandemien – erfaringsutveksling før sommeren. 40/20 Status for arbeidet i kommunene med sikte på å utrede aktuelle lokaliseringsalternativ for ny batterifabrikk. Sekretariatet hadde på grunnlag av punktene Morrow Batteries Company laget et sett med kriterier. Disse revideres etter hvert som det foreligger nye opplysninger fra virksomheten.

Østre Agder, Postboks 123, 4891 Grimstad, www.ostreagder.no

Møtereferat

Til rådmannsmøtet forelå det alternative tomteløsninger fra syv kommuner: Arendal kommune - Heftingsdalen Froland kommune - Gullknapp Aerial Center

Gjerstad kommune - Østerholt A/Østerholt B Grimstad kommune - Omre Risør kommune - industriområde/Nytt E18 kryss mot Risør Tvedestrand kommune- Grenstølområdet Åmli kommune - Simonstad sør/Simonstad nord Vegårshei kommune har gitt tilbakemelding på at de ikke har aktuelt alternativ. Vedtak: Østre Agder rådmannsutvalg ber om at det arbeides videre med alle de foreslåtte lokaliseringsalternativ. 41/20 Eventuelt Status etter møtet om framtidig organisering av OFA i regi av Agder fylkeskommune. Utgikk på grunn av mangel på tid.

Referent

Ole Jørgen Etholm Sekretariatsleder Østre Agder regionråd

Østre Agder, Postboks 123, 4891 Grimstad, www.ostreagder.no Vedlegg sak 43/20 –Østre Agder rådmannsutvalg:

Hei Ole Jørgen,

Som du sikkert har fått med deg så har IKT Agder tilbakeført selskapsformen IKS. Dette betyr at rådmennene nå ikke lengere er et styre men et representantskap. Utfordringen vår er nå at rep.skap møtene skjer 2 ganger i året hvor vi tidligere hadde 8-10 styremøter. Mye skjer i selskapet og vi har behov for at rådmennene er involvert i selskapets strategi og veien videre.

Jeg hadde en samtale med Tone Marie som er min representantskaps leder hvor hun foreslår at jeg kontakter deg for en evt. plass som midlertidig observatør i Østre Agder? Kunne dette være en mulighet?

Ønsker dere begge en riktig god sommer.

Med vennlig hilsen

Rune Johansen Daglig leder

ıkt.agder Mobil: +47 9010 8066

Enklere hverdag

f; POLITIET vs29er

Kommunene på Agder Agder politidistrikt

Deres referanse: vår referanse: Dato: 20/81652- 1 24.06.2020

Valg av Forliksråd 2021 - 2025

Det nærmer seg valg av ny dommere og meddommere i forliksrådene, frist 15.10.2020.

Sekretariatsfunksjonen for forliksrådet utføres av politiet som en sivil oppgave. Agder politidistrikt iverksatte 01.06.2020 ny Namsfogdstruktur. Det vises til tidligere informasjon vedrørende dette. Namsfogden har ansvar for sekretariatfunksjonen til forliksrådene. Det vil i løpet av høsten innføres selvbetjenings løsninger for parter i forliksrådssaker og ytterligere digitalisering og teknologiske løsninger er ventet i årene som kommer.

Kommuner som har samme sekretariat og dessuten ligger til samme domssogn kan beslutte å ha felles forliksråd, dersom kommunene samtidig er enige om hvor mange medlemmer og varamedlemmer hver kommune skal velge, og om hvordan det skal sikres at det både blant medlemmene og varamedlemmene er kvinner og menn. Det vises til domstollovens kapittel 3 og 4.

Det er i dag 15 forliksråd i Agder. Ved sammenslåing av noen råd vil vi oppnå bedre service til publikum og medlemmer i forliksrådet. Våre ansatte sitter stedsplassert i , , , Valle, , Lillesand og Arendal. Det er kun i Arendal og Kristiansand vi har 100 % stillinger innenfor dette fagfeltet. Under følger oversikt over hvor sekretariatet er stedsplassert.

! Forliksrådets navn ' Sekretariat

Forliksrådet i Lindesnesregionen j Mandal i !-L-yn_g_d_a_l__f_o_r_lik_s_r_å_d !_f_le_k_k_e_f-jo_r_d------1

,-: Å_s_e_ra_l_f_o_rl_ik=------__ Mandal ----=l ] Lister forliksr&d Flekkefjord ----·------i Forliksrådet i Kristiansand IKristiansand ·- -·--·- ---···--·------L _

Agder politidistrikt

Post: Postboks 514, Lundsiden, 4605 Kristiansand Tlf: ( +47) 38 13 60 00 Org. nr: 983998275 E-post: post. agder@politiet. no www.politiet.no Valle og Bykle forliksråd 'Valle Forliksr&det i Valle j Søgne og forliksråd Kristiansand

1 iVennesla og forliksråd Kristiansand IForliksrådet i og Hornes Evje

i Lillesand og Forliksråd Lillesand Forliksrådet i Arendal og Froland Arendal iForliksrådet i Grimstad Arendal

orliksrådet i Holt jArendal ' Forliksrdet i \mli Arendal I - -·- Vi anmoder om at kommunene på Agder vurderer muligheten for felles forliksråd i tråd med vår organisering. Namsfogden anbefaler at man legger opp til følgende organisering:

Forliksrådets navn ISekretariat ! Forliksrådet i serai og Mandal ,I Lindesnesregionen I 1 og Lister forliksråd Flekkefjord !Forliksrådet i Kristiansand, Kristiansand iog Iveland, Søgne og Sogndalen. j-Forliksrådet i Setesdalen i Evje/ Valle IForliksrådet i Lillesand og Birkenes Lillesand iForliksrådet i Østre Agder (Arendal, l IArendal iFroland, Grimstad, Åmli og Holt) j

Vi bistår gjerne i den videre prosessen med informasjon. Undertegnede kan kontaktes på e- post: anita.andra.andersen olitiet.no

Med hilsen

Anita Andrå Andersen Seksjonssjef/ Namsfogd

Dokumentet er elektronisk godkjent uten signatur.

Side 2 av 3 Mottakere Lyngdal kommune Postboks 353 4577 LYNGDAL Birkenes kommune Postboks 115 4795 BIRKELAND Bykle kommune R%dhuset 4754 BYKLE Evje og kommune Kasernevegen 19 4735 EVJE Flekkefjord kommune Kirkegaten 50 4400 FLEKKEFJORD Froland kommune Fralandsveien 995 4820 FROLAND Gjerstad kommune Gjerstadveien 1335 4980 GJERSTAD Grimstad kommune Postboks 123 4891 GRIMSTAD Iveland kommune Frikstadveien 20 4724 IVELAND Kristiansand kommune Postboks 4 4685 KRISTIANSAND S Lillesand kommune Postboks 23 4791 LILLESAND kommune Nordre Heddeland 26 4534 Lyngdal kommune Postboks 353 4577 LYNGDAL Risør kommune Postboks 158 4952 RISØR Søgne kommune Postboks 1051 4682 SØGNE Tvedestrand kommune Postboks 38 4901 TVEDESTRAND Valle kommune Postboks 4 4747 VALLE Vegårshei kommune Molandsveien 11 4985 VEGARSHEI Vennesla kommune Postboks 25 4701 VENNESLA Amli kommune Gata 5 4865 AMLI Aseral kommune Gardsvegen 68 4540 ASERAL

Side 3 av 3 Innspill frå Eide:

Merknader/innspel til innstilling frå arbeidsgruppa knytta til framtidig organisering for

Jord-, skog-, vilt- og vannforvaltning frå juni 2020

I innstillinga manglar det etter mitt skjønn viktige faktagrunnlag knytta til kva oppgåver kommunen har på dette området og korleis medarbeidarane i dag er organisert.

Historikk

Risør og Gjerstad er mitt gografiske virkeområde. Her har det vore felles landbruksforvaltning i lang tid. Frå 1994 vart ansvaret kommunalt og forvaltninga vart lokalisert i Gjerstad slik det òg var då staten hadde ansvaret. Frå dette tidspunktet vart òg rådgjeving knytta til jordbruksproduksjon overført til Forsøksringen som no er Norsk Landbruksrådgivning Agder (lokalisert på ). Forøvrig ligg Agders NIBIO avdeling òg her. For husdyrproduksjonen er det kjøtt-, mjølke- og samvirket som har kompetansen. Det er òg andre rådgjevingstjenester for kraftfòr og bygg.

Eg starta i jobben som jordbrukssjef i Risør og Gjerstad i november 1994. I 1998 vart landbrukskontoret lagt til teknisk etat i Gjerstad. Frå om lag same tid vart det bestemt at jord- og skogbrukssjefen skulle ha kvar sine faste kontordagar i Risør. Frå 1 januar 2011 vart jordbrukssjefen overført til Risør kommune med fast oppmøte her og skogbrukssjefen skulle ha fast oppmøte i Gjerstad. Jordbrukssjefen er i Enhet for plan og bygge sak og skogbrukssjefen er i samfunnsenheten.

Dagens situasjon

I Enhet for plan og byggesak samarbeidar jordbrukssjefen med plan-, byggesak-, delings- og kart/oppmålingsansvarleg samt at ansvaret som enheten har for miljø vert koordinert på tverst av fagansvar då kommunen ikkje lengre har miljøvernkoordinator. Vanndirektivet/vannett er tillagt teknisk enhet.

I tillegg er det samarbeid med både samfunnsplanlegger og næringssjef i Rådmannens stab. Det er òg samarbeid med Gjerstad kommune og samfunnsenheten – særleg skogbrukssjefen sjølvsagt, men òg næringssjef og byggesak.

Denne organiseringa har ført til god dialog på tvers av fagfelt samt at det er gjensidig respekt for ulike faglege omsyn som kommunal forvaltning skal ta omsyn til. Det har ført til bestemmelsar i kommuneplanens arealdel som tar omsyn til jordbruket i form av dele- og byggegrense til jordbruksareal. Jord- og skogbruk er òg omtalt i kommuneplanens samfunnsdel. Likevel er det slik at enkeltsaker ofte må diskuterast. For meg har dette òg ført til fagleg utvikling.

I tillegg samarbeidar eg med landbruksforvaltninga i Tvedestrand der me har hatt felles møte med næringsorg for å laga lokale føringar for SMIL-ordninga.

Me har i lag med Tvedestrand/Vegårshei hatt fagmøter på Holt der me har samarbeida både med næringsorganisasjonane og med Landbruksrådgjevinga om temaet. Landbruksrådgjevinga er medlemseigd og er avhengig av inntekter derfor er det vanskeleg å få dei med på møter/nettverk utan å betala. Fylkesmann og Innovasjon Norge har me òg felles informasjonsmøter med.

Landbruksforvaltningas oppgåver Jord og skog er til saman landbruk. Me snakkar om jordbruksforvaltning, skogsbruksforvaltning og landbruksforvaltning. I rapporten vert dette bruka om kvar andre utan systematikk.

Kommunen er fyrsteinstans i forvaltninga – under fylkesmann, Landbruksdirektorat og Landbruks og matdepartement. Etter at forvaltninga vart kommunal i 1994 er våre primæroppgåver eknytta til dei landbrukspolitiske verkemidlane som kan delast i:

- Juridiske verkemiddel – lovverket, primært jordlov og konsesjonslov - Økonomiske verkemiddel – alle tilskotsordningane innan jord- og skogbruk

Dei juridiske verkemidlane gjev kommunen lokalpolitisk handlingsrom knytta til t.d. frådeling av tomter til hytter og hus, omdisponering av jordbruksareal og pålegg om drift av jordbruksareal - jordvern, gje konsesjon for kjøp av eigedom med t.d. vilkår om busetting eller ikkje.

Risør kommune har forskrift om redusert konsesjonsgrense – buplikt – for eigedomar der føremålet er busetting, og gjeld både tomter og eksisterande bygg. Det fører til mange eigenerklæringar som skal sjekkast, kontroll av vilkår om busetting og deretter prosedyre knytta til varsel, pålegg og vedtak om konsesjon som vert innvilga/innvilga med vilkår/avslått til slutt kjem vedtak om tvangssal. Alle vedtak er enkeltvedtak med klagerett.

Dei økonomiske verkemidlane for jordbruksforvaltninga kan kommunen påverka lite. Desse er styrte av nasjonale forskrifter og rundskiv frå Landbruksdirektoratet. I tillegg gjennomfører fylkesmannen forvaltningskontroll med jamne mellomrom. På 10 år har Risør og Gjerstad hatt 4 forvaltningskontrollar på jordbruksforvaltninga – utan avvik.

Kommunen skal laga lokale retningslinjer for bruken av t.d. SMIL-midlane (kulturlandskapstiltak i jordbruket) saman med næringas lokale interesseorganisasjonar (bondelag). Det har ikkje vore tradisjon for å gjera dette til ei politisk sak då det er sterke føringar for bruken av midlane – det er berre lokal prioritering av søknader. Likeins er det for regionalt miljøtilskot saman med næringas lokale interesseorganisasjonar prioritert enkelt områder som får ekstra beitetilskot. Kor store områder som kan prioriterast er styrt av fylkesmannen.

Digitale løysingar

For tilskotsordningane i jordbruksforvaltninga er det digitale løysingar for alle tilskotsordningane:

- Produksjonstilskot - Avløysartilskot ferie/fritid - Avløysartilskot sjukdom - Avlingsskade - Kulturlandskapstiltak (SMIL) - Drenering

Søkjaren nytta digital søknadsløysing via Landbruksdiretoratet (systemet heiter AGROS). Kommunen har 360 som sak/arkivsystem og får søknaden via sin altinn. Når eg handsamar søknaden legg eg inn kommunalt saksnummer og deretter kunne all saksgang skjedd automatisk til kommunens 360 om det var «svar inn» og ikkje berre «svar ut» i dette systemet. Det er det den enkelte kommunen (Rådmann) som er ansvarleg for – behovet er meldt – det er ikkje tatt i bruk enno, og eg veit heller ikkje om det vert.

Det er ikkje aktuelt for oss her å utarbeida digitale løysingar for ordningar som er landsomfattande noko alle dei økonomiske virkemidlane i landbrukspolitikken er – altså dei tilskotsordningane me forvaltar. Dei juridiske sakene har ingen digital søknadsløysing. Det vert gjort administrative eller politiske vedtak avhengig av sakstype og sjølvsagt er 360 systemet me nyttar.

Når det gjeld innsyn og offentlighet vert dette ivaretatt då me nyttar sak/arkivsystemet 360.

Me brukar mykje kart i saksbehandlinga, både i dei økonomiske og i dei juridiske sakene. Klassifisering av areal (AR5 er norsk standard på dette området) er grunnlaget for t.d. produksjonstilskot. Samarbeid med kart- og oppmålingsansvarleg i kommunen er derfor viktig.

I tillegg er det nær kontakt med kart og oppmåling for delingssaker (deling, grensejustering og oppmåling)

Bruk av digitale løysingar for bøndene skal føra til at dei og forvaltninga ikkje treng møtast. Me skal òg nytta digitale løysingar til synfaring og kontroll. Skal ein få til næringsutvikling er fysiske møter viktig. Det er når me er ute i møte med bonden på hans eigedom at me får rettleia i alle ordningar og kan gje tips om kven som kan vera gode samtalepartnarar (t.d. næringssjef og Innovasjon Norge).

Kommunane er knytta til IKT Agder. Det er her kompetansen på dette feltet ligg og det er her dei må høyra på oss og laga løysingar for oss.

Forvaltningspraksis

Det vert snakka om ulik forvaltningspraksis. Kva er det ein meiner her?

- For dei økonomiske verkemidlane er det meste styrt frå sentralt hald med berre litt lokalt handlingsrom - For dei juridiske verkemidlane ligg det lokalpolitiske handlingsrom. Det kan vera ulikt i Åmli og Risør, og det er lov.

Medarbeidarane både innan jord- og skogbruk og dei som er att i kommunen

Det går tydeleg fram av innstillinga at det skal skje reduksjon i arbeidsstokken utan at det vert sagt noko om arbeidsmengda. Det kjem ikkje fram av innstillinga kor mange saker dei ulike kommunane har – berre om det er få/litt/mange. Få/litt/mange er dessutan eit individuelt mål, det er ikkje konkret. Det kjem heller ikkje fram variasjonen/mangfald i produksjonen i dei ulike kommunane. Er det berre kjøttfe med grasproduksjon eller er det kjøttfe, mjølk, høns, gris, sau, grønsaker, bær?

Korleis skal ein driva næringsutvikling utan kontakt med næringskonsulenten? I rapporten heiter det at me ikkje skal møta i næringsfondet, men skal skriva saker. Landbruks er primærnæring og dermed fyrste ledd i næringskjeda. Kontakt med næringskonsulent er viktig for å utvikla næring og å skapa nettverk der ulike deler av ei næringskjede kan møtast. Dette har me ikkje vore gode nok på når me er i same hus. At me vert betre når me set kvar for oss er vel ikkje truleg?

For meg er fagleg utvikling i samhandling med plan og byggesak viktig. Denne samhandlinga set landbruket på kartet, eg får gje informasjon om det å driva landbruk og så får eg informasjon om t.d. krav til plan for næringsutviklingstiltak på landbrukseigedom som ikkje er tradisjonelt landbruk.

I alle kommunane er det andre en medarbeidarane i landbruksforvaltninga som har ansvar for alt knytta til å registrera søknader/arkiv, postjournal. Når det gjeld arkiv - kvar skal ein søknad om å dela frå ei tomt i Risør arkiverast?

Kven skal overta dei oppgåvene me ikkje tar med oss? Sidan me ikkje skal ta med oss oppgåver er det då reelt å overføra heile stillingar? Det er signal frå min leiar at det ikkje kan skje. Enheten er så pressa på oppgåver at ressursar må haldast att for å sikra forsvarleg handsaming av desse. Ny organisering

Ny organisering fører til meir byråkrati med (fleire) styringsdokument på runder i kommunane, nytt råd og ny leiar på kontoret.

Me mister kontakt med kommunen me sat i, for i fylgje innstillinga skal denne kontakten brytast. Kva då med samhandling mellom landbruk og næringskonsulent og måla om næringsutvikling i fylgje regionplan Agder 2030?

Fordeler med samlokalisering

- Mindre sårbarhet - Større jord- og skogbruksfagleg miljø - Mindre habilitetsproblem ( det har forresten ikkje vore problem i Risør og Gjerstad i heile tatt)

Ulemper med samlokalisering

- Mister kontakt med næringssjef – med fokus på næringsutvikling er dette viktig - Mister kontakt med plan og byggesak – viktig å ivareta landbruket i plansamanheng fordi landbruket er ei stadbunden arealkrevjande næring - Svekka lokaldemokrati – svekka lokalpolitisk handlingsrom - Auka press på dei medarbeidarane som vert att då enkelte oppgåver ikkje skal med - Auka byråkrati med ny leirar og styringsdokumenter - Auka avstand til dei som skal driva grøn og blå næringsutvikling

Forslag til alternativ løysing som kan ivareta sårbarhet, fagmiljø og næringsutvikling

- Samarbeidsavtaler for dei økonomiske verkemidlane i jordbruket som sikrar at nabokommunen kan overta om noko skjer. Fylkesmannen gjev brukertilgang . Må òg ha brukartilgang til 360 i aktuelle kommune for å få tilgang på saksnummer - Me kan samarbeida om føringar for SMIL-midlane - Me kan samarbeida om retningslinjer for å prioritera areal i miljøprogrammet

29.06.2020

Liv K Eide

Jordbrukssjef Risør og Gjerstad

Innspill fra Foss:

Kommentar til: Muligheter og utfordringer ved ulike organisering av kommunenes jord-, skog-, vilt- og vannforvaltning i Østre Agder

Undertegnede har lest rapporten og kan ikke finne ut at fordelene med samarbeidet oppveier dagens samarbeid mellom kommunene Arendal og Froland. Da kommunene overtok landbruksforvaltningen fra staten i 1994 var årsaken at det var viktig å inkludere landbruket i kommunen pga. samarbeid med, næring, plan, byggesak, geodata, miiljø mm. Arendal og Froland vil få en økt utgift på hhv. Kr. 351.120,. og 385.528,- , til sammen kr. 736.648,- for å få bli med i samarbeidet. Dagens nærhet til jusnettverket forsvinner Dagens nærhet til plan, byggesak, geodata og miljø er særdeles viktig og vil gi oss en dårlig løsning. Dagens nærhet til næringsavdelingen forsvinner Dagens nærhet til rådmennene og det politiske miljøet forsvinne Arendal kommune har egne lokale midler til landbruket på kr. 850.000,- og et landbruksfond i Froland. Dette er kommet istand pga nærhet til den politiske og administrative ledelse og dette vil forsvinne. Det tverrpolitiske fagmiljøet vil bli borte og landbruket er ikke tent med dette. Å sitte i en satellitt hvor det etter vært er mere og mere behov for å være en del av den kommunale forvaltning. Vi må huske på at vi er mere og mere forvaltning. Landbruksforvaltningen i Arendal og Froland ser flere fordeler enn bakdeler (ser egentlig nesten ingen fordeler ved utvidet samarbeid) ved å fortsette som i dag enn det som ligger i forslaget om å også utvide samarbeidet. Særlig det med at det skal opprettes et ekstra nivå med en daglig leder som gjør at dette blir mye mere tungvint enn dagens selvstendighet direkte tilknyttet kommunens ledelse. Dagens sterke fagmiljøer i Arendal kommune med mange å spille på lag med er mye bedre enn små egne kontorer fjernt fra kommuneadministrasjonene. Dagens ordning med to kontorplasser fungerer meget godt hvor vi da er tilstede og synligjør oss på en god måte. Froland kommune har lagt til rette med egen kunde pc på vår arbeidsplass og i Arendal er det kunde pc i servicesenteret. Dagens samarbeid og nærhet til servicesenteret er viktig pga. de hundrevis av egenerklæringer de mottar vært år. Arendal og Froland har i dag ingen særlige ventetider på saksbehandling. Det gis relativt raske svar, med visse unntak. En har inntrykk av at ledelse, faglag og kunder generelt er fornøyd med dagens forvaltning. Dette med sårbarhet ved sjukdom gjelder jo alle ansatte i kommunen hvor de er alene på et fagfelt. Dagens uformelle samarbeid på tvers mellom saksbehandlere er jo en styrke. Dette med habilitet vil jo gjelde alle og noe som vi da bruker settekommuner til. Til slutt vil vel det være unaturlig at et samarbeid skal gi våre to kommuner en utgiftsøkning på kr. 736.648,- og antagelig et dårligere servicetilbud. Samtidig må en vel kunne være fornøyd med at vi driver såpass rimelig i dag og at stordrift vil føre til vesentlig økteutgifter. Landbruksforvaltningen i Arendal og Froland ønsker ikke utvidet samarbeid, med bakgrunn i dette

Arendal/Froland 26.06.2020

Morten Foss

Hei Vi har i dag sendt ut oppdragsbrev med fordeling av 34,8 mill. kroner til alle våre 25 kommuner. Midlene skal sette kommunene i stand til å legge til rette for økt aktivitet, sysselsetting og verdiskaping basert på lokale utfordringer, behov og potensial.

Agder fylkeskommunes beregning gir en fordeling til kommunene i Agder som i tabellen under:

Tabell: Fordeling av fondsmidler til kommunene i Agder Kommune Beløp (kr) Kommune Beløp (kr) Arendal 3 369 000 895 000 Birkenes 801 000 Lillesand 1 073 000 Bygland 722 000 Lindesnes 2 261 000 Bykle 776 000 Lyngdal 1 219 000 769 000 Risør 1 019 000 1 228 000 701 000 Flekkefjord 1 109 000 Tvedestrand 932 000 Froland 746 000 Valle 823 000 Gjerstad 749 000 Vegårshei 664 000 Grimstad 1 851 000 Vennesla 1 447 000 Hægebostad 706 000 Åmli 731 000 Iveland 652 000 Åseral 725 000 Kristiansand 8 832 000 AGDER 34 800 000

I oppdragsbrevet til kommunene har vi presisert følgende:

 Tilskuddet er en engangsbevilgning. Det skal sette kommunene i stand til å legge til rette for økt aktivitet, sysselsetting og verdiskaping basert på lokale utfordringer, behov og potensial.

 Kriteriene for måloppnåelse er:  utvikling i sysselsetting og antall arbeidsplasser  utvikling i verdiskaping og økonomisk aktivitet

 Midlene skal benyttes til bedriftsrettet støtte og til andre næringsrettede tiltak som kommunene mener er viktig for å motvirke negative virkninger av koronavirusutbruddet.

 Det er viktig at midlene gjøres raskt tilgjengelig for næringslivet. Agder fylkeskommune forventer også at tildelingene er i tråd med føringer og mål i Regionplan Agder 2030.

Bruk av regionale næringsfond Tilskuddet utbetales til kommunene og er øremerket kommunale næringsfond. Det er rom for at kommunene kan kanalisere videre til interkommunale næringsfond. Agder fylkeskommune mener det er sterkt ønskelig og hensiktsmessig at kommunene som er del av regionale næringsfond, kanaliserer og forvalter midlene gjennom disse.

Det ivaretar følgende hensyn:  Regionale næringsfond som strategisk verktøy: Regionale næringsfond er etablerte satsinger i samarbeid mellom kommunene og fylkeskommunen.  Behov for regional forankring og dialog: I forvaltning av midlene er det viktig med en god dialog mellom kommunene, Innovasjon Norge og fylkeskommunen. Dette ivaretas gjennom de etablerte strukturene i styringsgruppene i regionale næringsfond.  Hensiktsmessighet: Midlene må komme raskt i arbeid, de kan ikke dekke administrasjonsutgifter og forvaltningsportalen regionalforvaltning.no må benyttes i kunngjøring og rapportering (ref. kapitlet under). De regionale næringsfondene er velegnet til raskt og målrettet å imøtekomme krav og forventninger mht. forvaltning.

Vi ber om at henvendelsen knyttet til transport i skjærgården vurderes i tilknytning til forvalting av disse midlene.

Vi ser frem til en strategiske satsing på næringsutvikling i Agder gjennom forvaltning av 34,8 mill. kroner i nært samarbeid med dere.

God sommer!

Med vennlig hilsen Wenche Fresvik Avdelingsleder

Virkemidler og entreprenørskap Mobil: +4793033389 E-post: [email protected] agderfk.no

folktall tildeling kr.pr.innbygger -4201 Risør 6 809 1019000 150 K-4202 Grimstad 23 544 1851000 79 K-4203 Arendal 44 999 3369000 75 K-4204 Kristiansand 111 633 8832000 79 K-4205 Lindesnes 23 046 2261000 98 K-4206 Farsund 9 691 1228000 127 K-4207 Flekkefjord 9 028 1109000 123 K-4211 Gjerstad 2 428 749000 308 K-4212 Vegårshei 2 097 664000 317 K-4213 Tvedestrand 6 053 932000 154 K-4214 Froland 5 951 746000 125 K-4215 Lillesand 11 074 1073000 97 K-4216 Birkenes 5 226 801000 153 K-4217 Åmli 1 836 731000 398 K-4218 Iveland 1 331 652000 490 K-4219 Evje og Hornnes 3 634 769000 212 K-4220 Bygland 1 162 722000 621 K-4221 Valle 1 164 823000 707 K-4222 Bykle 965 776000 804 K-4223 Vennesla 14 774 1447000 98 K-4224 Åseral 932 725000 778 K-4225 Lyngdal 10 365 1219000 118 K-4226 Hægebostad 1 680 706000 420 K-4227 Kvinesdal 5 987 895000 149 K-4228 Sirdal 1 822 701000 385

307 231 34800000 113 Fra: Neergaard, Roar Sendt: 3. august 2020 10:57 Til: Etholm, Ole Jørgen Emne: SV: Legevakt/KØH

Hei Ole Jørgen,

Det er nye overslag nå. Her er siste oppdaterte fordeling på legevakt/KØH:

Vennlig hilsen

Roar Neergaard Rådgiver

Rådmannens stab økonomi Telefon: 941 42 572

[email protected] | www.arendal.kommune.no

Saksliste

Digitaliseringsrådgiver Fagutvalget leder, Merete Knapperud, la fram saksframlegget som var utsendt på forhånd. 26/2019

Drøftinger etterpå:

 Forslag til stillingsbeskrivelse sikrer at rådgiverfunksjon inn mot den enkelte kommune ivaretas  Foreslåtte prioriteringer sammenfaller med godkjente planer  Østre Agder må samtidig ikke miste reell tilknytning til utviklingsarbeid på Agder  Strategisk klokt å sette inn ressurser fra ØA inn i RKG - strukturen  I regi av KS Agder og Regionplan Agder pågår en prosess på Agder for å reorganisere det interkommunale samarbeidet mellom kommunene

Følgende ble vedtatt:

 HLF anbefaler fagutvalgets forslag til rammer og arbeidsoppgaver for Digitaliseringsrådgiver.  HLF anbefaler at Østre Agders medvirkning i det strategiske arbeidet i RKG opprettholdes.  HLF ber Rådmannsgruppa om å sikre ressurser og organisering for å imøtekomme både fagutvalgets forslag til arbeidsoppgaver og rammer for Digitaliseringsrådgiver og opprettholde nåværende deltakelse i det regionale strategiske utviklingsarbeidet i regi av RKG.

Samarbeidsavtale om felles funksjon som PERSONVERNOMBUD

1. Parter  Samarbeidsavtalen om felles personvernombud gjelder for kommunene i Østre Agder samarbeidet - Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli. 2. Bakgrunn og rettslig grunnlag  Fra 2018 trådte EU`s personvernforordningen (GDPR) i kraft og gjelder som lov i Norge. Samarbeidsavtalen ivaretar kravet til hver kommune om å ha et personvernombud. Artikkel 37 i forordningen pålegger behandlingsansvarlige og databehandlere plikt til å utpeke personvernombud i alle tilfeller hvor en offentlig myndighet eller et offentlig organ forestår behandlingen. Personvernombudet er ikke direkte underlagt rådmannen i noen av de samarbeidende kommuner i samsvar med forordningens krav.

Personvernombudet 3. Formål  er rådgiver for å påse at alle samarbeidskommunene

videreutvikler sine rutiner for å sikre personvernhensyn overfor innbyggere, brukere av kommunale tjenester og medarbeidere i alle kommunale virksomheter.  gir råd i forhold til avvik og klager på brudd på regler eller rutiner for personopplysninger i kommunale virksomheter. Videre skal personvernombudet kunne komme med anbefalinger overfor ansvarlig kommune slik at den kan forebygge at feilen skjer på nytt.  har oversikt over, kontrollerer og å gir råd om, rammene for etterlevelse av både forordningen og annet relevant regelverk som inneholder personvernbestemmelser av betydning for virksomheten.  har god kjennskap til kommunenes IT systemer og informasjonssikkerhet knyttet til disse.  kvalitetssikre anskaffelser av utstyr og nye fagsystemer der personvernhensyn er et relevant hensyn.  er bindeledd mot virksomhet, innbyggere og mot offentlige myndigheter som Datatilsynet, som er tilsynsmyndighet for personvern.  skal kunne forestå opplæring på fagfeltet for nøkkelmedarbeidere i kommunene.

Østre Agder, Postboks 123, 4891 Grimstad, www.ostreagder.no

4. Rapportering  Personvernombudet avlegger årsrapport for sitt arbeid innen 31.mars påfølgende år.

5. Ikrafttredelse  Samarbeidsavtalen gjelder fra det tidspunkt kommunen ved rådmann har underskrevet.

6. Organisatorisk  Personvernombudet tilsettes i Arendal kommune, med forankring av kommunalsjef HR IKT og kvalitet som sin administrative personvern- leder. ombudet  Personvernombudet følger de retter og plikter som gjelder for ansatte i Arendal kommune.

7. Oppsigelse  Avtalen kan sies opp av en partene, med 12 måneders varsel regnet fra 1/1 påfølgende år.

 Finansieringen av felles personvernombud følger 8. Økonomi hovedmodell for finansiering av interkommunale samarbeid slik denne er avtalt i Østre Agder samarbeidet. 9. Mislighold av  Dersom en deltakende kommune opplever at deres behov avtalen ikke er godt nok ivaretatt gjennom samarbeidet, så kan klager på dette legges fram for rådmannsutvalget i Østre Agder og rådmannen i Lillesand i felles møte.  Tvist om forståelse av avtalen avgjøres med bindende virkning av voldgift etter tvistemålslovens bestemmelser.

…………………………………… den ………………………. 2020

…………………………………… ………………………………….. …………………………………… For Arendal kommune For Froland kommune For Gjerstad kommune

…………………………………… ………………………………….. …………………………………… For Risør kommune For Tvedestrand kommune For Vegårshei kommune

……………………………………. …………………………………………. For Åmli kommune Grimstad kommune

Østre Agder, Postboks 123, 4891 Grimstad, www.ostreagder.no