Maatschappelijke Diensten Raadhuisstraat 1 Postbus 500, 5800 AM Telefoon (0478) 52 33 33

Telefax (0478) 52 32 22 Gemeente E-mail [email protected] t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Internet www.venray.nl Postbus 950 KvK-nummer 14132389

6000 AZ Weert Bank Nederlandse Gemeenten

28.50.28.383 (belastingen) 28.50.08.757 (algemeen)

Datum Behandeld door Ger Last Ons kenmerk 59501 (graag vermelden bij correspondentie) Datum uw brief Pagina 1 van 2 Uw kenmerk zaak 59501

Onderwerp Europese aanbesteding trapliften

Geachte college,

Hierbij delen wij u mee dat ons college op 23 juli 2013 heeft besloten deel te nemen aan de gezamenlijke Europese aanbesteding voor het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften. Daarnaast heeft ons college ingestemd met: • het inhuren van Inkoopcentrum Zuid in combinatie met CBP voor het begeleiden van de aanbesteding en de bijbehorende kosten • in het geval van een juridisch geschil in het kader van de aanbesteding trapliften, het gelijkelijk verdelen van de hieruit voortvloeiende kosten over de deelnemende gemeenten,

Tevens hebben wij om besloten om de gemeente Weert volmacht te verlenen om: • als aanbestedende dienst op te treden, inclusief de gunning en het verstrekken van de opdracht voor de procesbegeleiding, • indien nodig, het tijdelijk verlengen van het lopende contract onder dezelfde voorwaarden, als door onvoorziene omstandigheden het niet haalbaar is om per 1 januari 2014 een nieuwe overeenkomst af te sluiten • in het geval van een juridisch geschil in verband met de Europese aanbesteding van de trapliften, het voeren van verweer. • Voor het opvragen van gegevens over uitstaande trapliften bij Handicare, Otto Ooms, Stannah en ThyssenKrupp voor zover dit voor de uitvoering van dit aanbestedingstraject noodzakelijk wordt geacht. Hierbij zullen geen gegevens worden opgevraagd die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen, of indien dat onontkoombaar is, dat deze gegevens uiterlijk binnen één maand nadat de definitieve gunning heeft plaatsgevonden, worden geanonimiseerd of vernietigd.

De burgemeester draagt daarbij de burgemeester van de gemeente Weert op de hiermee verband houdende en relevante documenten te ondertekenen.

Datum Ons kenmerk 59501 Pagina 2 van 2

Graag bedanken wij u voor uw aanbod om de aanbesteding op u te nemen.

Met vriendelijke groet,

,de burgemeester ,de secretaris

Onderwerp Europese aanbesteding trapliften

Datum 15 juli 2013 Naam steller Ger Last

Kenmerk zaak 59501 Afdelingsmanager Hans Killaars

Afdeling Maatschappelijke Diensten Coördinator Paul de Mulder

Voorstel 1. Instemmen met het gezamenlijk Europees aanbesteden voor het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften met gemeenten in de regio Noord- en Midden , de Westelijke Mijnstreek en de regio Nijmegen 2. Instemmen met het inhuren van het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met CBP voor het begeleiden van de aanbesteding conform bijgevoegde offerte en de bijbehorende kosten. 3. In het geval van een juridisch geschil in het kader van de aanbesteding van de trapliften, instemmen met het gelijkelijk verdelen van de hieruit voortvloeiende kosten over de deelnemende gemeenten. 4. Verlenen van een volmacht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert om: • als aanbestedende dienst op te treden voor de volledige aanbestedingsprocedure inclusief gunning ervan en het verstrekken van de opdracht voor de procesbegeleiding, • indien nodig, het tijdelijk verlengen van het lopende contract onder dezelfde voorwaarden, als door onvoorziene omstandigheden het niet haalbaar is om per 1 januari 2014 een nieuwe overeenkomst af te sluiten • in het geval van een juridisch geschil in verband met de Europese aanbesteding van de trapliften, het voeren van verweer. • Het opvragen van gegevens over uitstaande trapliften bij Handicare, Otto Ooms, Stannah en ThyssenKrupp voor zover dit voor de uitvoering van dit aanbestedingstraject noodzakelijk wordt geacht. 5. Instemmen met de bijgevoegde uitgaande concept brief aan de gemeente Weert

Aanleiding In het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning zijn in 2009 de trapliften Europees aanbesteed door 11 gemeenten in de regio Noord- en Midden Limburg. Door de gemeente , Venray, , , , Weert, , Bergen, , en is met ingang van 1 januari 2010 een overeenkomst afgesloten met Handicare voor het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften aan mensen met een beperking. De overeenkomst is afgesloten voor de periode van 2 jaar met de mogelijkheid 2 keer met 1 jaar te verlengen. Het contract loopt af per 31 december 2013.

Vanaf 2010 is in het kader van het regionale contractbeheer trapliften een ambtelijk werkgroep actief bestaande uit de gemeenten Venlo, Venray, Peel en Maas, Horst aan de Maas, Weert en Leudal. 3 à 4 keer per jaar vindt overleg plaats met de huidige leverancier over het lopende contract. Terugkoppeling vindt plaats naar alle 11 gemeenten.

Pagina 1 van 5

Het merendeel van de 11 gemeenten is verplicht om de trapliften Europees aan te besteden, omdat de opdrachtwaarde van deze gemeente hoger is dan € 200.000,- bij een contractduur van 4 jaar.

Deelname andere gemeenten Er zijn diverse gemeenten die gevraagd hebben of het mogelijk is om deel te nemen aan de Europese aanbesteding van de trapliften in de regio Noord aan Midden Limburg. De volgende gemeenten overwegen om deel te nemen aan de aanbesteding: , , Echt-Susteren (regio Noord- en Midden Limburg), Schinnen, Stein, , Sittard – Geleen (regio Westelijke Mijnstreek), Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen, Nijmegen, Ubbergen, Wijchen (regio Nijmegen).

Procesbegeleiding Voorgesteld wordt om, conform de bijgevoegde offerte, het proces van de aanbesteding te laten begeleiden, door het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met CBP. Afhankelijk van het aantal deelnemers bedragen de kosten: • bij minder dan 10 deelnemers: Bedrag per deelnemende gemeente = totale kosten van de procesbegeleiding ter hoogte van € 18.000,- exclusief BTW gedeeld door het aantal deelnemende gemeenten • bij 10 deelnemers of meer: Bedrag per deelnemende gemeente = een vaste all-in prijs van € 1.450,- exclusief BTW per deelnemende gemeente

Uitvoering Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert wil namens de deelnemende gemeenten optreden als aanbestedende dienst. De gemeente Weert zal daarbij worden ondersteund door het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met CBP en een kerngroep bestaande uit 4 personen uit de regio Noord en Midden Limburg en minimaal 1 persoon per regio bij deelname door de gemeenten uit de regio Westelijk Mijnstreek en de regio Nijmegen.

De vertegenwoordiging van de gemeenten in en buiten recht ligt bij de burgemeester. Gezien de gezamenlijke aanbesteding ligt het voor de hand de ondertekening van de relevante documenten, op te dragen aan de burgemeester van de gemeente Weert. Hiertoe zal gelijktijdig met dit voorstel een afzonderlijk voorstel worden gedaan aan de burgemeester van de individuele gemeenten (eea. conform het bepaalde in artikel 171, lid 2, van de Gemeentewet).

Voorwaarde voor deelname Gelet op een strakke tijdsplanning is een voorwaarde om deel te kunnen nemen aan de aanbesteding dat voor 4 september 2013 door de individuele gemeenten (colleges c.q. de burgemeester) een besluit moet worden genomen.

Nieuwe aanbestedingswet In het kader van de nieuwe aanbestedingswet per 1 april 2013 mogen opdrachten in principe niet meer op zo’n manier worden geclusterd dat kleinere bedrijven geen kans maken, tenzij dit goed kan worden gemotiveerd. Wanneer besloten wordt te clusteren dan dient men dit in het aanbestedingsdocument te motiveren. Een geclusterde opdracht dient in percelen te worden verdeeld bijvoorbeeld op basis van

Pagina 2 van 5

gebiedsgerichte percelen. Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet merkbaar wordt beperkt. In het bijgevoegd advies van het inkoopcentrum zuid wordt uitgebreid gemotiveerd dat het samenvoegen van trapliften (per perceel) niet onnodig wordt gedaan, gelet op de voordelen voor de aanbestedende diensten en de markpartijen. Ook blijft, gelet op het karakter van de markt, de mededinging gewaarborgd en wordt de concurrentie niet merkbaar beperkt met de voorgenomen clusterindeling per perceel (3 regionale percelen: regio Noord en Midden Limburg, regio Westelijke Mijnstreek, regio Nijmegen).

Beoogd resultaat Samen met gemeenten in Noord- en Midden Limburg, de Westelijke Mijnstreek en regio Nijmegen komen tot een rechtmatige aanbesteding van trapliften

Argumenten • Het merendeel van de gemeenten in de regio Noord- en Midden Limburg is verplicht om de trapliften Europees aan te besteden; • Een gezamenlijke aanbesteding leidt tot besparing van tijd en kosten, omdat er maar een procedure nodig is voor alle deelnemende gemeenten (maximaal 25 gemeenten); • Door gezamenlijk de trapliften aan te besteden zijn de kosten voor de procesbegeleiding per gemeente beperkt; • Inhoudelijk zijn de uitgangspunten van de gemeenten hetzelfde. Duurzaamheid en social return zijn belangrijke aspecten; • Voor de aanbesteding van de trapliften is inhoudelijke kennis van de trapliftenmarkt van belang. Deze kennis is niet bij alle gemeenten aanwezig; • Het heeft meerwaarde om het contractbeheer per regio gezamenlijk uit te voeren, gelet op de positieve ervaringen in de regio Noord- en Midden Limburg vanaf 2010.

Integraliteit/Relatie met andere beleidsvelden n.v.t.

Kanttekeningen/risico's n.v.t.

Communicatie De gemeente Weert wordt geïnformeerd via bijgaande brief.

Financiële gevolgen De kosten van de procesbegeleiding zijn afhankelijk van het aantal gemeenten dat deelneemt aan deze aanbesteding. Bij minimaal 10 deelnemers is een vaste all-in prijs afgesproken van € 1.450,- exclusief BTW per deelnemende gemeente. De kosten kunnen gedekt worden uit de reguliere Wmo budgetten.

In het geval van een juridisch geschil in het kader van de aanbesteding van de trapliften, worden de kosten hiervan, gelijkelijk verdeeld over de deelnemende gemeenten.

Personele/organisatorische gevolgen

Pagina 3 van 5

n.v.t.

Juridische gevolgen/rechtmatigheid Gezien de opdrachtwaarde is een Europese aanbesteding conform de Aanbestedingswet noodzakelijk. Deze zal worden gevolgd.

Het college van burgemeester en wethouders is gelet op het bepaalde in artikel 160 van de gemeentewet bevoegd te besluiten tot aanbesteden, gunnen, opdrachtverstrekking voor de procesbegeleiding en in het geval van een juridisch geschil in verband met Europese aanbesteding van de trapliften, het voeren van verweer. Deze bevoegdheid kan door een ander worden uitgevoerd en nu het een privaatrechtelijke handeling betreft, dient hiertoe een volmacht te worden verleend. Verder is de burgemeester bevoegd de ondertekening van relevante documenten in dit kader op te dragen aan een ander.

Fatale termijnen Het contract met de huidige leverancier loopt af op 31 december 2013. Gelet op de tijdsplanning voor de aanbesteding voor de nieuwe periode dienen de gemeente vóór 4 september 2013 een besluit te nemen de wijze van aanbesteding.

Overleg gevoerd met Extern • J. Schreijen, Inkoopcentrum Zuid, I. Lavrijssen CBP • 14 gemeenten in de regio Noord- en Midden Limburg: gemeente Venlo, Venray, Horst aan de Maas, Leudal, Peel en Maas, Beesel, Bergen, Mook en Middelaar, Gennep, Roerdalen, Echt- Susteren, Nederweert Roermond • H. Janssen gemeente Schinnen namens de regio Westelijke Mijnstreek: gemeente Schinnen, Stein, Beek, Sittard – Geleen N. Gravesteijn gemeente Beuningen namens de regio Nijmegen: gemeente Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen, Nijmegen, Ubbergen, Wijchen

Intern Deze nota werd besproken met wethouder Jansen, Mariska Boon (beleidsmedewerkster MD), John Frenk (jurist MD). Eric Verhagen (inkoopadviseur), Arno Geurts van Kessel (adviseur P & C), Bert Albers (Adviseur communicatie). Allen stemmen in met het gestelde.

Vervolgtraject besluitvorming n.v.t.

Evaluatie n.v.t.

Bijlagen Offerte procesbegeleiding Advies inzake motivering samenvoeging opdrachten trapliften.

Pagina 4 van 5

Brief gemeente Weert

Naslagwerk n.v.t.

Pagina 5 van 5

Raadhuisstraat 1 Postbus 500, 5800 AM Venray Telefoon (0478) 52 33 33 Gemeente Weert Telefax (0478) 52 32 22 t.a.v. de burgemeester E-mail [email protected] Postbus 950 Internet www.venray.nl 6000 AZ Weert KvK-nummer 14132389

Bank Nederlandse Gemeenten 28.50.28.383 (belastingen) 28.50.08.757 (algemeen)

Datum Behandeld door Ons kenmerk Datum uw brief Pagina 1 van 1 Uw kenmerk

Onderwerp Indexering regiotaxi

Geachte heer,

De huidige overeenkomst inzake levering, installatie en onderhoud van trapliften eindigt op 31 december 2013. Naast de 11 gemeenten die de huidige overeenkomst ondertekenden, overwegen diverse andere gemeenten uit Midden Limburg, Zuid Limburg en de regio Nijmegen om aan een nieuwe Europese aanbesteding deel te nemen.

Uw college heeft aangeboden voor deze nieuwe gezamenlijke aanbesteding als aanbestedende dienst op te treden namens de andere deelnemende gemeenten. Door het college van burgemeester en wethouder van de gemeente Venray is op 23 juli 2013 besloten uw college te machtigen inzake de aanbesteding van trapliften in het kader van de Wmo.

Overeenkomstig dit besluit vraag ik u op grond van artikel 171, lid 2 Gemeentewet om namens de gemeente Venray alle in dit verband noodzakelijke en relevante documenten te ondertekenen. Dit na voorafgaande besluitvorming door het college van de gemeente Weert.

Graag bedank ik u hiervoor.

Met vriendelijke groet,

De burgemeester van Venray,

Hans Gilissen