INFORME ESPECIAL M-08-37 5 de mayo de 2008 PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07

Período auditado: 1 de julio de 2006 al 31 de diciembre de 2007

Informe Especial M-08-37 1 5 de mayo de 2008

CONTENIDO

Página

INFORMACIÓN SOBRE LOS MUNICIPIOS...... 4

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ...... 5

INFORMACIÓN DE LA PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN- ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07...... 6

ALCANCE Y METODOLOGÍA ...... 11

CONCLUSIÓN ...... 12

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN- ANTICORRUPCIÓN...... 13

AL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES...... 13

A LOS ALCALDES CONCERNIENTES...... 13

A LOS PRESIDENTES DE LAS LEGISLATURAS MUNICIPALES...... 16

AGRADECIMIENTO...... 17

RESULTADOS DE LA PRIMERA EVALUACIÓN DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07 ...... 18

1 – Participación de los municipios...... 18

2 – Participación del funcionario principal en las orientaciones ofrecidas entre junio y agosto de 2006 ...... 19

3 – Estados Financieros (Criterio I) ...... 20

4 – Déficit Presupuestario (Criterio II) ...... 21

5 – Sistema de Contabilidad (Criterio III)...... 23

6 – Conciliaciones Bancarias (Criterio IV) ...... 26

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7 – Deudas con agencias gubernamentales (Criterio V) ...... 28

8 – Plan Estratégico (Criterio VI)...... 29

9 – Tecnología de Información (Criterio VII)...... 30

10 – Demandas Civiles (Criterio VIII)...... 32

11 – Registros de Subastas, Cotizaciones y Obras y Mejoras Permanentes (Criterio IX)...... 32

12 – Informes de Auditoría del Contralor (Criterio X) ...... 34

13 – Establecimiento y divulgación de cultura ética y de valores (Criterio XI) ...... 35

14 – Recibo y referido de querellas (Criterio XII) ...... 37

15 – Normas sobre capital humano (Criterio XIII) ...... 38

16 – Actividad de Auditoría Interna (Criterio XIV)...... 41

17 – Evaluación de riesgos de la entidad (Criterio XV)...... 44

ANEJO 1 - PRESUPUESTO CONSOLIDADO DE LOS MUNICIPIOS PARA EL AÑO FISCAL 2006-07 ...... 45

ANEJO 2 - PUNTUACIONES OBTENIDAS, EN ORDEN ALFABÉTICO, EN LA PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07 ...... 48

ANEJO 2-A - PUNTUACIONES OBTENIDAS EN ORDEN DESCENDENTE EN LA PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07 ...... 51

ANEJO 3 - SITUACIÓN FINACIERA DE LOS MUNICIPIOS SEGÚN SUS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS DEL AÑO FISCAL 2006-07...... 54

ANEJO 4 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LOS MUNICIPIOS AL 18 DE ENERO DE 2008...... 58

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

5 de mayo de 2008

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes

Realizamos una evaluación sobre la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción1 para el período del 1 de julio de 2006 al 31 de diciembre de 2007, en los municipios de Puerto Rico2, 3. Ello según los criterios establecidos en nuestra Carta Circular OC-06-24 del 6 de junio de 2006. Efectuamos dicha evaluación a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.

1 Esta Oficina emitió los informes especiales M-99-4A del 25 de mayo de 1999, M-00-4B del 12 de mayo de 2000, M-01-4C (Rev.) del 11 de mayo de 2001, M-02-4D del 29 de abril de 2002, M-03-4E del 29 de abril de 2003, M-04-4F del 16 de abril de 2004, M-05-4G del 14 de abril de 2005, M-06-4H del 10 de abril de 2006 y M-07-4 I del 23 de abril de 2007 relacionados con nueve evaluaciones realizadas de los municipios sobre el cumplimiento con los criterios establecidos por esta Oficina para mejorar la administración en los años fiscales del 1997-98 al 2005-06. En este Informe Especial M-08-37 se incluye por primera vez la evaluación de los criterios para mejorar la administración en conjunto con la implantación de un programa de prevención - anticorrupción. 2 Las normas de la Oficina prohíben el discrimen de clase alguna, entre otros motivos, por género o sexo. Por tanto, para propósitos de este Informe todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos géneros. 3 El resultado de las evaluaciones y los correspondientes reconocimientos a los municipios acreedores de ellos, son independientes de los hallazgos que se puedan determinar en las auditorías que periódicamente realizamos de sus operaciones fiscales. Los resultados de los exámenes realizados en nuestras auditorías son incluidos en los respectivos informes de auditoría. Éstos se publican en los medios informativos y en nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr. También se remite copia de dichos informes a algunas bibliotecas públicas.

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La evaluación se efectuó como parte de nuestro compromiso de contribuir a mejorar la administración pública y de promover el uso eficiente de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. Como resultado de la evaluación, decidimos otorgar reconocimiento a los municipios que obtengan una puntuación de 80 o más, a base de unos criterios establecidos aplicables a todos los municipios. En este Informe Especial presentamos el resultado de dicha evaluación. También identificamos recomendaciones para que los funcionarios correspondientes lleven a cabo la implantación de medidas dirigidas a mejorar la administración pública y prevenir actos de corrupción en las agencias.

INFORMACIÓN SOBRE LOS MUNICIPIOS Los 78 municipios de Puerto Rico son entidades del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, cada uno con personalidad jurídica independiente a la del Gobierno Estatal y con carácter permanente. Además, tienen plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción.

El sistema gubernamental de los municipios está compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. Los alcaldes de cada uno de éstos, como ejecutivo principal, ejercen las funciones administrativas. Dichos funcionarios son electos cada cuatro años en las Elecciones Generales de Puerto Rico. Las legislaturas municipales ejercen las funciones legislativas y están compuestas de 5 a 17 miembros, quienes también son electos en dichas elecciones. Esta composición se hace a base del número de habitantes conforme a lo dispuesto en la Ley Núm. 81. Tres de dichos miembros pertenecen a los partidos de minoría, excepto en la Legislatura del Municipio de Culebra donde hay un solo miembro de minoría.

Para propósitos de la evaluación identificamos aquellas entidades de la Rama Ejecutiva con estructura propia que pudieran implantar los criterios sin incluir las oficinas regionales de las agencias. Se identificaron 229 entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva, según se indica:

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TIPO DE ENTIDAD CANTIDAD Agencias y departamentos 77 Corporaciones públicas 42 Sistema de la Universidad de Puerto Rico y la Administración Central 12 Municipios 78 Consorcios 15 Sistemas de Retiro 5 TOTAL 229

En este Informe se incluye el resultado de la evaluación de los 78 municipios. Para el año fiscal 2006-07 los municipios contaban con un presupuesto consolidado de $2,639,546,605, según información de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales. [Véase el ANEJO 1]

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA La gerencia de todo organismo gubernamental debe considerar los siguientes Diez Principios para Lograr una Administración Pública de Excelencia. Éstos se rigen por principios de calidad y por los valores institucionales:

1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos.

2. Mantener una oficina de auditoría interna competente.

3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras.

4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones.

5. Mantener el control presupuestario.

6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos.

7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos.

8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos.

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9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal.

10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal.

En nuestra Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de 1998 se ofrece información adicional sobre dichos principios. Se puede acceder a esta Carta Circular a través de nuestra página de Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

INFORMACIÓN DE LA PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07 El 6 de junio de 2006 la Oficina del Contralor emitió la Carta Circular OC-06-24 sobre los Criterios para Otorgar Reconocimientos a los Municipios a partir del Año Fiscal 2006-2007 por la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción.

Los criterios y las puntuaciones correspondientes, según establecidas en la mencionada Carta Circular, fueron:

PUNTUACIÓN CRITERIO ASIGNADA MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA I. ESTADOS FINANCIEROS A. El Municipio sometió a la Oficina del Contralor los estados financieros auditados con opinión aceptable, del año fiscal terminado el 30 de junio no más tarde del 31 de diciembre. (1) con opinión sin reparos (15) 15 (2) con un reparo (14) (3) con dos reparos (13) (4) con tres reparos o más (12 ) B. Se formalizaron los contratos para dichos servicios no más tarde de 1 90 días antes del cierre del año fiscal (en o antes del 31 de marzo). C. Se sometieron a la Legislatura Municipal los estados financieros 1 auditados (último preparado) no más tarde del 15 de enero. II. DÉFICIT PRESUPUESTARIO A. Los estados financieros auditados al 30 de junio no reflejaron déficit 4 acumulado en los Fondos Operacionales.

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PUNTUACIÓN CRITERIO ASIGNADA B. Los estados financieros auditados al 30 de junio no reflejaron déficit 4 en el año corriente en los Fondos Operacionales. C. En el presupuesto del año fiscal se incluyó una asignación para 2 amortizar el déficit presupuestario, según se requiere en la ley. III. SISTEMA DE CONTABILIDAD A. La contabilidad está al 31 de octubre. 2 B. No se reflejan sobregiros en ninguno de los fondos al 30 de junio del 2 año evaluado. C. El Alcalde sometió a OCAM el informe sobre los usos otorgados a los fondos legislativos asignados, contabilizados y utilizados por el

Municipio durante el año fiscal, el cual debe someter cada año en las siguientes fechas: (1) Al 31 de enero 1 (2) Al 31 de julio 1 IV. CONCILIACIONES BANCARIAS A. La conciliación de la Cuenta Corriente está preparada correctamente al 31 de octubre. Se concilian los balances reflejados en los estados 5 bancarios con los de los registros de contabilidad y los informes fiscales, y se realizan los ajustes de las diferencias encontradas. B. La conciliación de la Cuenta de Nóminas está preparada correctamente al 31 de octubre y se realizan los ajustes de las 2 diferencias encontradas. C. Se detallan las diferencias encontradas en las conciliaciones bancarias de cuenta Corriente y de Nóminas con información 2 suficiente que permita verificar el origen de las mismas. D. Las cuentas Corriente y de Nóminas no reflejaron sobregiros 2 bancarios durante el año fiscal. V. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES A. El Municipio no tiene deudas con las siguientes entidades gubernamentales o, de tenerlas, tiene un plan de pagos aprobado y cumple con los términos del mismo: (1) Autoridad de Acueductos y Alcantarillados (servicios de agua y 1 alcantarillados) (2) Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (Seguro por 1 Desempleo) (3) Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del 1 Gobierno y la Judicatura (4) Departamento de Hacienda (contribución sobre ingresos retenida) 1 (5) Administración de Servicios Generales 1

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PUNTUACIÓN CRITERIO ASIGNADA VI. PLAN ESTRATÉGICO A. Tiene preparado un Plan Estratégico que incluya un calendario de actividades, y que indique el nombre y puesto del funcionario 2 responsable de cada estrategia a desarrollar. B. Se preparó un informe de evaluación sobre el nivel de cumplimiento 1 con el Plan Estratégico. VII. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN A. Se promulgaron normas y procedimientos escritos para reglamentar 1 el uso del equipo computadorizado. B. Se grabaron en las computadoras pantallas con advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones que conlleva su uso 1 impropio. C. Las contraseñas de acceso son individuales y confidenciales. 1 D. Durante el año fiscal se mantuvo un registro de los programas instalados en las computadoras que incluya los números de las licencias, el nombre del usuario de cada una, el nombre del proveedor, el dueño de la licencia, la fecha de adquisición, el equipo 1 en el que se instaló (número de serie y de propiedad), la ubicación física de la licencia, los disquetes y manuales, el número de propiedad asignado, y el costo. VIII. DEMANDAS CIVILES A. El Municipio mantiene expedientes completos y actualizados de todas las demandas radicadas en contra del Municipio o incoadas por 1 éste. B. Se mantiene un registro de todas las demandas radicadas en contra del Municipio durante el año fiscal, en el que se incluya el tribunal en que se radicó, el número de caso, el nombre del demandante, tipo de 1 demanda, cuantía, fecha de la demanda y de la sentencia y cuantía de la sentencia. IX. REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES, Y OBRAS Y MEJORAS PERMANENTES A. Se mantiene un registro de las subastas formales celebradas durante el año fiscal, en el que se incluya la descripción de la subasta, el 2 número de la subasta, fecha de la presubasta y subasta, licitadores, ofertas, y licitador y oferta favorecida. B. Se mantiene un registro de las compras de bienes y servicios y obras de construcción o mejoras permanentes mediante la obtención de cotizaciones, durante el año fiscal, en el que se incluya los 2 licitadores, las ofertas presentadas y las adjudicadas y el nombre del funcionario o empleado que solicitó, recibió, aceptó y adjudicó las cotizaciones.

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PUNTUACIÓN CRITERIO ASIGNADA C. Se mantiene un registro de las obras de construcción o mejoras permanentes durante el año fiscal, en el que se incluya el nombre del contratista, descripción del proyecto, importe, órdenes de cambio, 2 procedencia de los fondos, fecha de comienzo y terminación del proyecto. X. INFORMES DE AUDITORÍA DEL CONTRALOR A. En el último informe publicado disminuyó por lo menos en un 10 por ciento el total de situaciones que constituyen hallazgos en 3 comparación con la auditoría anterior. (Informe publicado hasta el 31 de diciembre) B. En el último informe publicado la cantidad de situaciones similares a las comentadas en el informe de auditoría anterior disminuyó por lo 3 menos en un 10 por ciento. (Informe publicado hasta el 31 de diciembre) C. A la puntuación obtenida por el Municipio se le descontará la siguiente puntuación si durante el año fiscal evaluado se publicó un informe de auditoría cuya opinión fue: (1) parcialmente adversa (5 puntos) (2) adversa (10 puntos) SUBTOTAL DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA 70 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROGRAMA DE PREVENCIÓN – ANTICORRUPCIÓN XI. ESTABLECIMIENTO Y DIVULGACIÓN DE CULTURA ÉTICA Y DE VALORES

Al 31 de diciembre del año evaluado existen normas, y se distribuyó a todo el personal, proveedores y contratistas, sobre: A. La cultura ética y de valores institucionales aplicables a los 1 servidores públicos y a los proveedores y contratistas. B. Confidencialidad y la seguridad de la información. 1 C. La divulgación a la entidad nominadora de la participación en actividades con fines de lucro, fuera de horas laborables. Al 31 de 2 diciembre los empleados y funcionarios de la entidad habían cumplimentado el formulario provisto para ello. XII. RECIBO Y REFERIDO DE QUERELLAS Al 31 de diciembre del año evaluado existen normas sobre el recibo y

referido de querellas: A. Se asignó a un funcionario de la entidad o una unidad independiente, como la de Auditoría Interna la responsabilidad de recibir y referir a la división de la agencia u organismo gubernamental con jurisdicción 1 las notificaciones o alegaciones de actos constitutivos de corrupción o ilegales en la misma.

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PUNTUACIÓN CRITERIO ASIGNADA B. Se informó a los funcionarios y empleados el método disponible para recibir querellas y quejas, y éste garantiza la confidencialidad del 3 querellante. XIII. NORMAS SOBRE CAPITAL HUMANO La entidad cuenta con normas y demostró su cumplimiento durante el año en evaluación, sobre: A. Acciones disciplinarias. 1 B. La validación externa por la División de Recursos Humanos, hasta donde sea posible, de la información provista por los candidatos a 2 empleo. C. Capacitación y adiestramiento: • Horas mínimas anuales y por temas (repasar, al menos una vez al 1 año, las normas de conducta y valores). • Orientación formal al personal de nuevo ingreso, dentro de los 30 días siguientes a su nombramiento sobre valores y normas de 1 conducta. • Preparación del Plan de Adiestramiento, Capacitación y Desarrollo del Personal que detalle los temas, fechas y el grupo 1 de empleados a los que va dirigido. • Método de registro de horas por empleado. 1 D. Función de supervisión. 2 E. La disponibilidad de un programa permanente para la detección de 1 sustancias controladas según se establece en la ley. F. La evaluación del desempeño para los empleados de carrera del 1 Municipio. XIV. ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA A. El Auditor Interno nombrado durante el año fiscal evaluado cumple con los requisitos de preparación académica y de experiencia 1 mínimas requeridas por ley y reglamento. B. La Legislatura Municipal confirmó el nombramiento del Auditor 1 Interno. C. El Auditor Interno preparó al menos tres informes de auditoría 2 durante el año fiscal evaluado y los sometió al Alcalde. D. Realiza o participa en las evaluaciones del sistema de control interno, 2 al menos una vez al año. E. La entidad cuenta con un Comité de Auditoría Interna designado por la junta o cuerpo directivo o el funcionario que asume las funciones de dicho cuerpo en ausencia del mismo, o la Legislatura Municipal. Los miembros pueden ser del propio cuerpo directivo o Legislatura 2 Municipal o personas externas, que no sean contratistas de la entidad ni sus actuaciones constituyen conflicto de intereses. Estos no pueden ser funcionarios o empleados de la entidad.

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PUNTUACIÓN CRITERIO ASIGNADA XV. EVALUACIÓN DE RIESGOS DE LA ENTIDAD A. Al 31 de diciembre del año evaluado el personal a cargo de la actividad de auditoría interna, los auditores externos u otro grupo de 3 trabajo en quien se delegue, realizó una evaluación de riesgos de la entidad. SUBTOTAL DEL PROGRAMA DE PREVENCIÓN – 30 ANTICORRUPCIÓN TOTAL 100 XVI. INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN A. Se descontarán 5 puntos por la incomparecencia del Alcalde a la orientación de los Criterios para Otorgar Reconocimientos a los Municipios por la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Plan de Prevención – Anticorrupción. B. Se descontarán 2 puntos por no enviar o enviar tardíamente la Certificación de la Evaluación de los Criterios para Otorgar Reconocimientos a los Municipios por la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Plan de Prevención – Anticorrupción. TOTAL FINAL

ALCANCE Y METODOLOGÍA La evaluación cubrió del 1 de julio de 2006 al 31 de diciembre de 2007. Entre junio y agosto de 2006 nuestra Oficina ofreció orientaciones a los funcionarios principales de los municipios sobre los criterios y cómo podían evidenciar el cumplimiento de éstos. Los municipios debían enviar a nuestra Oficina, no más tarde del 18 de enero de 2008, una certificación en la que se indicaran los puntos reclamados, según una auto evaluación efectuada por el municipio. En los casos en que la certificación se recibiera con posterioridad a esa fecha, se le descontaban dos puntos.

En febrero y marzo de 2008 nuestros auditores visitaron todos los municipios para verificar la puntuación obtenida o las razones para no participar de la evaluación.

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En las visitas efectuadas utilizamos la siguiente metodología:

• Entrevistas a funcionarios y a empleados a cargo de la implantación de los criterios

• Inspecciones físicas

• Examen y análisis de informes y de documentos generados por la entidad

Luego de terminada la evaluación nuestros auditores se reunieron con el funcionario principal o la persona en quien éste delegó, para discutir los resultados e informarles que se les concedían 10 días consecutivos a partir de dicha reunión para solicitar reconsideración en caso de no estar de acuerdo con la puntuación otorgada.

En los casos en que un municipio no hubiera enviado la certificación, se le exhortaba a que preparara los documentos y participara de la evaluación aunque fuera tardíamente. De no participar, se requería que el funcionario principal completara un documento en el que certificaba la no participación y una breve descripción de las razones para ello.

Para propósitos de los reconocimientos, éstos se otorgan a los municipios que obtuvieron 80 puntos o más y se clasifican en las siguientes 2 categorías:

CATEGORÍA PUNTUACIÓN Cumplió con los criterios de 90 a 100 Cumplió sustancialmente de 80 a 89

CONCLUSIÓN En la evaluación realizada en los municipios de Puerto Rico sobre el cumplimiento, al 31 de diciembre de 2007, con los 16 criterios se determinó que:

1. Setenta y tres de los 78 municipios (94 por ciento) participaron de la evaluación de los 16 criterios establecidos por esta Oficina para mejorar la administración pública. Cinco municipios (6 por ciento) no participaron.

2. De los 73 municipios que participaron en la evaluación, 36 (49 por ciento) cumplieron con los criterios establecidos por esta Oficina para mejorar la

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administración pública, 21 (29 por ciento) cumplieron sustancialmente y 16 no cumplieron (22 por ciento). Los 57 municipios que cumplieron o cumplieron sustancialmente son acreedores de reconocimiento por esta Oficina, conforme a los criterios establecidos en la Carta Circular OC-06-24.

3. Los alcaldes, y los funcionarios y empleados de los municipios evaluados demostraron una disposición positiva para mejorar los procesos administrativos.

En el ANEJO 2 y 2-A se incluyen las puntuaciones obtenidas por los municipios por el cumplimiento con los criterios establecidos por esta Oficina para mejorar la administración pública.

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN AL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES

1. Ofrecer a los alcaldes el asesoramiento necesario para que cumplan con las recomendaciones de la 2 a la 25 de este Informe Especial. [Resultados del 1 al 17]

A LOS ALCALDES CONCERNIENTES

2. Asegurarse en la próxima evaluación de someter a nuestra Oficina el formulario de certificación no más tarde de la fecha establecida para ello. [Resultado 1-a.1) y 2)]

3. Efectuar un esfuerzo adicional para participar de la evaluación y cumplir con los criterios establecidos por esta Oficina para mejorar sus procesos administrativos, de manera que sean acreedores de recibir nuestro reconocimiento en la próxima evaluación. [Resultado 1-a.3)]

4. Participar de las orientaciones ofrecidas por nuestra Oficina sobre la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción. [Resultado 2]

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5. Asegurarse de que las transacciones de los municipios cumplan con las leyes y la reglamentación aplicables, y los principios de contabilidad generalmente aceptados, de manera que los estados financieros auditados no tengan reparos. [Resultado 3-a.1)]

6. Continuar con la implantación de medidas para mejorar la administración pública y del programa de prevención-anticorrupción. [Resultados 3-a.2), 9-a.1) y 2), 14-a.1), y 16-a.4)]

7. Someter a la Legislatura Municipal los estados financieros auditados dentro del término establecido para ello. [Resultado 3-a.3)]

8. Tomar las medidas administrativas necesarias para mantener un control presupuestario eficaz, de manera que no se incurra en déficit; y de ocurrir éste, consignarlo preferentemente en el presupuesto del año fiscal siguiente, según se establece en la Ley Núm. 81. [Resultado 4]

9. Mantener al día la contabilidad mediante el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado o manualmente, si dicho Sistema no está certificado por el Comisionado de Asuntos Municipales en un 100 por ciento. [Resultado 5-a.1)]

10. Tomar las medidas administrativas correspondientes para que no se incurra en sobregiros en los fondos ni en las cuentas bancarias. [Resultados 5-a.2) y 6]

11. Someter al Comisionado de Asuntos Municipales, no más tarde del 31 de enero y 31 de julio de cada año, un informe sobre los fondos legislativos asignados, contabilizados y utilizados por los municipios durante el año fiscal correspondiente. [Resultado 5-a.3)]

12. Preparar a tiempo y correctamente las conciliaciones bancarias de la Cuenta Corriente y de Nómina, y ver que se realicen los ajustes de contabilidad de las diferencias encontradas. [Resultado 6]

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13. Consignar en el presupuesto los créditos necesarios para el pago de deudas con entidades gubernamentales, y ver que los pagos se remesen a éstas en el tiempo establecido para ello. [Resultado 7]

14. Preparar un Plan Estratégico para el Municipio que incluya el calendario de actividades, el nombre del funcionario responsable de cada estrategia y los indicadores para medir el cumplimiento de dicho Plan. [Resultado 8]

15. Establecer los controles necesarios en las operaciones relacionadas con los sistemas tecnológicos de información. Ello debe incluir, entre otras medidas, que el proceso para otorgar las contraseñas sea individual y confidencial, y el mantener un registro de los programas instalados en las computadoras. [Resultado 9-a.3) y 4)]

16. Mantener expedientes completos y actualizados de todas las demandas radicadas en contra del Municipio o promovidas por éste y mantener un registro de todas las demandas radicadas en contra del Municipio. [Resultado 10]

17. Asegurarse de que se mantenga un registro de las subastas formales celebradas, de las compras de bienes y servicios, y obras de construcción o mejoras permanentes mediante la obtención de cotizaciones, y de las obras de construcción o mejoras permanentes realizadas. [Resultado 11]

18. Tomar las medidas administrativas necesarias para lograr disminuir la cantidad de situaciones que constituyen hallazgos y que no se repitan situaciones similares a las detectadas en auditorías anteriores. [Resultado 12-a. y b.]

19. Tomar las medidas administrativas necesarias para lograr que los informes de auditoría no presenten una opinión parcialmente adversa o adversa. [Resultado 12-c.]

20. Establecer normas sobre la cultura ética y de valores institucionales aplicables a los servidores públicos, proveedores y contratistas, orientar al personal sobre la confidencialidad y la seguridad de la información y adoptar un documento mediante el

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cual el empleado certifique que no participa en actividades con fines de lucro, fuera de horas laborables. [Resultado 13]

21. Establecer normas sobre el recibo y referido de querellas en las cuales el método de recibir las mismas garanticen la confidencialidad del querellante. [Resultado 14-a.2)]

22. Cumplir con las normas establecidas por ley y reglamento sobre la administración del personal. Esto debe incluir, entre otras normas, la implantación de medidas disciplinarias, la validación de la información provista por los candidatos a empleo, la capacitación y el adiestramiento al personal, el establecer un programa para la detección de sustancias controladas y el evaluar el desempeño de los empleados de carrera. [Resultado 15]

23. Mantener una Unidad de Auditoría Interna cuyo personal cumpla con los requisitos de preparación académica y experiencia, y con los deberes y las obligaciones dispuestas en la Ley Núm. 81. [Resultado del 16-a.1) al 3)]

24. Crear un Comité de Auditoría Interna para entender en los asuntos fiscales de los municipios, en coordinación con las oficinas de auditoría interna. Esto con el propósito de que se realice una fiscalización eficaz y que contribuya a mejorar la administración de las finanzas y demás operaciones de los municipios. [Resultado 16-a.5)]

25. Tomar las medidas para que se realicen evaluaciones de riesgo, al menos una vez al año. [Resultado 17]

A LOS PRESIDENTES DE LAS LEGISLATURAS MUNICIPALES

26. Informar a la Legislatura Municipal los resultados que se comentan en este Informe Especial para las medidas que procedan, y establecer un plan para asegurarse de que éstas se atiendan. [Resultados del 1 al 17]

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AGRADECIMIENTO A los funcionarios y empleados de los municipios que participaron de la evaluaci6n agradecernos la cooperaci6n que nos prestaron durante las visitas de nuestros auditores. 18 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

RESULTADOS DE LA PRIMERA EVALUACIÓN DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07 Resultado 1 – Participación de los municipios4

a. En la Carta Circular OC-06-24 se estableció como requisito de participación que no más tarde del 18 de enero de 2008, los municipios enviaran a nuestra Oficina el formulario de Certificación del Establecimiento de los Criterios para Otorgar Reconocimientos a los Municipios por la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción Año Fiscal 2006-07 (Certificación). En caso de que nos enviaran la certificación posterior a dicha fecha, se les restarían dos puntos. Dicha Certificación debía estar firmada por el funcionario principal de la entidad e indicar la puntuación reclamada luego de efectuar una auto evaluación sobre la implantación de los criterios. Esta puntuación estaba sujeta a ser verificada durante la visita de nuestros auditores entre febrero y marzo de 2008. Nuestros auditores visitaron los 78 municipios. En los casos en que el municipio no hubiera enviado la Certificación, se le exhortaba a que participara de la evaluación. De los 78 municipios, recibimos 72 (92 por ciento) certificaciones. Los resultados sobre la participación fueron:

1) De las 72 certificaciones recibidas, 68 municipios (94 por ciento) enviaron la Certificación no más tarde del 18 de enero de 2008. Las puntuaciones fluctuaron entre 53 y 100 puntos. Cuatro certificaciones (6 por ciento) fueron recibidas con posterioridad a la fecha límite y se les restaron los dos puntos, según se indica en el Criterio XVI.B. de la Carta Circular. Además, un municipio se acogió a la evaluación sin someter la Certificación, y también se le restaron los dos puntos.

4 La Autoridad de Conservación y Desarrollo de Culebra participó voluntariamente de la evaluación, pero el resultado de la misma no se incluyó en este Informe.

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2) A cinco de los municipios mencionados en el Apartado a.1) que no habían enviado la Certificación al momento de nuestra visita, se les exhortó a que la completaran y participaran de la evaluación. Ello tuvo como resultado que los mismos se acogieran a la evaluación a pesar de haberles restado los dos puntos por el envío tardío o la no radicación. Éstos fueron los municipios de Arecibo, Cataño, Florida, Maunabo y Santa Isabel.

3) Cinco municipios (6 por ciento) no participaron de la evaluación. Éstos fueron Adjuntas, Añasco, Gurabo, Salinas, y San Sebastián. Entre las razones ofrecidas para no participar están que durante el año la Unidad de Auditoría Interna se concentró en otros trabajos para asegurar el cumplimiento de ley; que dicha Unidad no realizó un plan de trabajo para cumplir con los criterios; o que la persona asignada a trabajar con el programa renunció.

Véanse las recomendaciones de la 1 a la 3 y 26.

Resultado 2 – Participación del funcionario principal en las orientaciones ofrecidas entre junio y agosto de 2006 a. Entre junio y agosto de 2006 la Oficina ofreció seis orientaciones en varios horarios para dar oportunidad a que los funcionarios participaran en la orientación de su preferencia. Ello con el propósito de explicar los criterios incluidos en la mencionada Carta Circular OC-06-24 y ofrecer recomendaciones sobre cómo implantar los mismos. Además, en la Carta Circular se estableció que se restarían 5 puntos en caso de que el funcionario principal de la entidad no participara de una de las orientaciones. Setenta y un funcionarios principales de los 73 municipios que participaron en las evaluaciones (97 por ciento) asistieron a estas orientaciones. A los restantes 2 municipios (3 por ciento) se les restaron los 5 puntos.

Durante las orientaciones se aclararon dudas y posteriormente emitimos un certificado de participación a los asistentes, ya que las orientaciones y los adiestramientos ofrecidos por la Oficina del Contralor se convalidan para las horas de educación continua requeridas por la Oficina de Ética Gubernamental de Puerto Rico. Las presentaciones utilizadas se colocaron

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en nuestra página de Internet para beneficio de los participantes y referencia futura durante la implantación de los criterios.

Véanse las recomendaciones 1, 4 y 26.

Resultado 3 – Estados Financieros (Criterio I)

a. La implantación del Criterio I es una medida de control, cuyo propósito es que los municipios preparen los informes financieros auditados a tiempo con el fin de conocer y evaluar las operaciones municipales durante ese año fiscal y determinen su situación financiera, lo cual les permite ejercer un control eficaz de sus finanzas y de sus operaciones. En la evaluación de la implantación de este Criterio se observó lo siguiente:

1) En el Criterio I.A. se les otorgan entre 12 y 15 puntos a los municipios que hayan sometido a la Oficina del Contralor de Puerto Rico los estados financieros auditados del año fiscal 2006-07 con opinión aceptable, no más tarde del 31 de diciembre de 20075. La evaluación reveló que los 73 (100 por ciento) municipios cumplieron con la preparación de los estados financieros. La opinión emitida por los contadores públicos autorizados sobre dichos estados financieros auditados es como sigue:

a) En 54 municipios (74 por ciento) la opinión no tenía reparos.

b) En 13 municipios (18 por ciento) la opinión tenía 1 reparo.

c) En 4 municipios (5 por ciento) la opinión tenía 2 reparos.

d) En 2 municipios (3 por ciento) la opinión tenía 3 o más reparos.

2) Los 73 municipios contrataron los servicios de auditoría para el año fiscal 2006-07 no más tarde del 31 de marzo de 2007 (90 días antes de finalizar el período a auditarse) (Criterio I.B.).

5 Mediante la Carta Circular OC-08-25 del 19 de diciembre de 2007 se extendió la fecha límite para entregar los estados financieros auditados hasta el 2 de enero de 2008.

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3) Los alcaldes de 71 municipios (97 por ciento) cumplieron con el Criterio I.C. al someter los estados financieros auditados a las legislaturas de sus respectivos municipios.

En la Ley Núm. 81 se establece lo siguiente:

• La supervisión y la fiscalización de las operaciones de cada municipio se ejercerá, entre otras cosas, con el examen de los estados financieros que anualmente realizarán las firmas de auditores externos debidamente cualificadas y contratadas a tenor con las disposiciones del Artículo 8.016 de esta Ley para opinar sobre la confiabilidad y corrección de dichos estados financieros y el cumplimiento con las disposiciones del Single Audit Act of 1984, Pub. L. 98-502, según enmendada. Además, se establece que el Alcalde someterá a la Legislatura y al Comisionado los informes que rindan los auditores sobre el particular, dentro del término que éste establezca por reglamento. [Artículo 7.010(e)]

• El municipio deberá contratar los servicios de un auditor externo debidamente cualificado y certificado como contador público autorizado, quien deberá recibir orientación por el personal de la Oficina del Contralor y será responsable por el examen anual de los estados financieros municipales. Dicho contrato será suscrito por lo menos 90 días antes del cierre del año fiscal a ser evaluado. [Artículo 8.016(b)]

Véanse las recomendaciones 1, de la 5 a la 7 y 26.

Resultado 4 – Déficit Presupuestario (Criterio II) a. En el Criterio II se requiere que los municipios implanten medidas de control para evitar el déficit acumulado (4 puntos) y el déficit corriente (4 puntos) en los Fondos Operacionales y que en el presupuesto del año fiscal se incluya una asignación para amortizar el déficit presupuestario (2 puntos). En la evaluación de la implantación de este Criterio se observó lo siguiente:

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1) Los estados financieros auditados del año fiscal 2006-07 de los 73 municipios reflejaban que 48 de éstos (66 por ciento) tenían superávit acumulado por $295,696,147 en los Fondos Operacionales, los cuales fluctuaban de $25,855 a $50,061,177 por municipio. Los restantes 25 municipios (34 por ciento) tenían un déficit presupuestario acumulado en los referidos Fondos por $110,149,132. Dicho déficit fluctuaba de $41,045 a $30,031,357 en los referidos municipios (Criterio II.A.). [Véase el ANEJO 3]

2) Los estados financieros auditados del año fiscal 2006-07 de los 73 municipios reflejaban que 15 de éstos (21 por ciento) tenían déficit corriente por $16,854,492 en los Fondos Operacionales, los cuales fluctuaban de $26,580 a $5,630,270 por municipio (Criterio II.B.).

3) Se determinó que 22 de los 25 municipios (88 por ciento) que reflejaban déficit acumulado en los Fondos Operacionales, según los estados financieros auditados, consignaron en los presupuestos del año fiscal 2006-07 los créditos correspondientes para amortizar el déficit. Los otros 3 municipios (12 por ciento) que reflejaban déficit no cumplieron con el Criterio II.C.

En la Ley Núm. 81 se establece lo siguiente:

• Es mandatorio incluir en el presupuesto la cantidad que sea necesaria para cubrir cualquier déficit del año fiscal anterior. [Artículos 7.003(d) y 7.011(a)]

• El Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal serán responsables de supervisar la ejecución del presupuesto aprobado para las ramas Ejecutiva y Legislativa del municipio, según corresponda, y de todas las operaciones fiscales relacionadas con el mismo. La fiscalización del presupuesto incluirá, tanto la tarea de asegurarse de la legalidad y pureza de las operaciones fiscales que surjan en la ejecución de éste, así como la de que tales operaciones se realicen dentro de las cantidades autorizadas. [Artículo 7.010]

Informe Especial M-08-37 23 5 de mayo de 2008

• Proveer que el déficit operacional acumulado por el municipio según lo reflejen los estados financieros auditados al 30 de junio de 2005, a tal fecha, por concepto de deuda pública se amortice en un período no mayor de 40 años. La cantidad equivalente a la amortización anual se consignará como cuenta de gastos en los presupuestos anuales del municipio como déficits acumulados. [Artículo 7.011(b)]

• No podrá gastarse u obligarse en un año fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolución para dicho año; ni comprometer en forma alguna al municipio en ningún contrato o negociación para futuro pago de cantidades que excedan de las asignaciones y los fondos municipales. [Artículo 8.004(b)]

• Ningún funcionario o empleado podrá incurrir en obligaciones en exceso de lo autorizado por ley o reglamento para el uso de las partidas consignadas en el presupuesto. [Artículo 11.011(b)(12)]

Véanse las recomendaciones 1, 8 y 26.

Resultado 5 – Sistema de Contabilidad (Criterio III) a. La implantación del Criterio III tiene el propósito de asegurar que exista un control sobre el manejo de los fondos públicos mediante la rendición de cuentas a través de registros e informes requeridos por ley, reglamentación o por las prácticas corrientes de la contabilidad. Estos controles son importantes para la toma de decisiones sobre el uso y la disponibilidad de los fondos públicos y para prevenir los problemas fiscales como los que se comentan en nuestros informes de auditoría y que afectan las operaciones de los municipios. En la evaluación de la implantación de este Criterio se observó lo siguiente:

1) Los libros y registros de contabilidad de 68 municipios (93 por ciento) estaban actualizados al 31 de octubre de 2007. En 5 municipios (7 por ciento) éstos reflejaban atrasos de 4 a 6 meses respecto a dicha fecha, entre otros, el informe de ingresos y gastos y el Libro de Caja (Criterio III.A.).

24 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

2) Al 31 de octubre de 2007 en los informes fiscales de 34 municipios (47 por ciento) no se reflejaban sobregiros en ninguno de sus fondos (Fondos Operacionales y Fondos Especiales). En 39 municipios (53 por ciento) los informes fiscales reflejaban sobregiros en fondos por $276,336,048. De éstos, $78,191,755 correspondían a sobregiros en los Fondos Operacionales y $198,144,293 a Fondos Especiales (Criterio III.B.).

3) En enero de 2007 los alcaldes de 8 municipios (11 por ciento) no sometieron a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM) los informes sobre el uso dado a los fondos asignados por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, mediante resoluciones conjuntas. [Criterio III.C.(1)] Además, en julio de 2007 los alcaldes de 5 municipios (7 por ciento) no cumplieron con someter dichos informes, según indica el Criterio III.C.(2).

En la Ley Núm. 81 se dispone lo siguiente:

• El Director de Finanzas será responsable de supervisar la preparación y radicación de los informes financieros. [Artículo 6.005(c)]

• El Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal serán responsables de supervisar la ejecución del presupuesto aprobado para las ramas Ejecutiva y Legislativa del Municipio, según corresponda, y de todas las operaciones fiscales relacionadas con el mismo. La fiscalización del presupuesto incluirá, tanto la tarea de asegurarse de la legalidad y pureza de las operaciones fiscales que surjan en la ejecución de este, como la de que tales operaciones se realicen dentro de las cantidades autorizadas. [Artículo 7.010]

• No podrá gastarse u obligarse en un año fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolución para dicho año; ni comprometer en forma alguna al municipio en ningún contrato o negociación para futuro pago de cantidades que excedan de las asignaciones y los fondos municipales. [Artículo 8.004(b)]

Informe Especial M-08-37 25 5 de mayo de 2008

• El sistema de contabilidad establecido por los municipios estará diseñado en tal forma que refleje o provea, en términos generales, información completa y adecuada sobre el resultado de las operaciones, el control efectivo y la contabilidad de todos los fondos. Se establece, además, que los procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos y para recibir y depositar fondos públicos municipales tendrán los controles adecuados y suficientes que impidan o dificulten la comisión de irregularidades, y que de éstas cometerse, se puedan descubrir y fijar responsabilidades. [Artículo 8.010(a), (c) y (d)]

• Ningún funcionario o empleado podrá incurrir en obligaciones en exceso de lo autorizado por ley o reglamento para el uso de las partidas consignadas en el presupuesto. [Artículo 11.011(b)(12)]

• La Oficina del Comisionado, ente otras funciones, tendrá la responsabilidad de requerir a los alcaldes de los municipios de Puerto Rico someter un informe sobre los usos otorgados a los fondos legislativos asignados, contabilizados y utilizados por los municipios durante el año fiscal, cada seis meses. Estos informes, que serán acompañados por documentos, facturas y comprobantes que demuestren su uso, serán presentados ante el Comisionado de Asuntos Municipales no más tarde del día 31 de julio y 31 de enero de cada año. En caso de no haber sido utilizada la asignación legislativa por requerir el pareo de fondos adicionales no presupuestado deberá rendirse el informe requerido haciendo constar tal hecho. [Artículo 19.002(s)]

En Opinión del 25 de noviembre de 1987 en el caso Venancio Morales, et. al. v. Municipio de Toa Baja, 119 D.P.R. 682 (1987), el Tribunal Supremo dictaminó que son nulos los contratos y las órdenes de compra que se otorguen sin existir asignaciones en el presupuesto del municipio para su pago.

En el Capítulo IV, secciones 9(2) y 17 y en el Capítulo VIII, Parte IV, Sección 2(4) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece que el Director de Finanzas:

• Efectuará el pago de compromisos municipales solamente cuando exista crédito no agotado o comprometido en presupuesto.

26 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

• Será responsable de cualquier sobregiro en los fondos municipales.

• Rechazará toda orden para efectos y materiales cuando determine que no hay fondos disponibles para el desembolso.

Véanse las recomendaciones 1, de la 9 a la 11 y 26.

Resultado 6 – Conciliaciones Bancarias (Criterio IV) a. En el Criterio IV se requiere que los municipios implanten medidas de control sobre las conciliaciones bancarias y el manejo de los fondos públicos para la toma de decisiones sobre el uso y la disponibilidad de los fondos públicos y para prevenir que se incurra en gastos por la imposición de cargos bancarios por sobregiros. Además, el preparar las conciliaciones bancarias permite detectar a tiempo la comisión de irregularidades en los fondos del Municipio. La evaluación de este Criterio reveló lo siguiente:

Municipios Por ciento de los Criterio que municipios cumplieron participantes

Se preparó correctamente la conciliación bancaria de la 56 77 Cuenta Corriente al 31 de octubre de 2007, éstas concilian con los registros de contabilidad y los informes fiscales, y se realizaron los ajustes de las diferencias encontradas (Criterio IV.A.).

Se preparó correctamente la conciliación bancaria de la 60 82 Cuenta de Nómina y se realizaron los ajustes de las diferencias encontradas (Criterio IV.B.).

Las diferencias encontradas en las conciliaciones bancarias 61 84 de las cuentas Corriente y de Nómina estaban detalladas y permitía verificar el origen de las mismas (Criterio IV.C.).

No reflejaban sobregiros bancarios en las cuentas Corriente 49 67 y de Nómina (Criterio IV.D.).

Informe Especial M-08-37 27 5 de mayo de 2008

En la Ley Núm. 81 se establece lo siguiente:

• El Director de Finanzas será responsable de supervisar la preparación y radicación de los informes financieros y tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipales. [Artículo 6.005(c) y (f)]

• El sistema de contabilidad establecido por los municipios estará diseñado en tal forma que refleje o provea, en términos generales, información completa y adecuada sobre el resultado de las operaciones, el control efectivo y la contabilidad de todos los fondos. Se establece, además, que los procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos y para recibir y depositar fondos públicos municipales tendrán los controles adecuados y suficientes que impidan o dificulten la comisión de irregularidades, y que de éstas cometerse, se puedan descubrir y fijar responsabilidades. [Artículo 8.010(a), (c) y (d)]

En el Capítulo IV, secciones 9(2), 10, 11 y 17 y en el Capítulo VIII, Parte IV, Sección 2(4) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece que el Director de Finanzas:

• Efectuará el pago de compromisos municipales solamente cuando exista crédito no agotado o comprometido en presupuesto.

• Deberá conocer en todo momento el balance disponible en la Cuenta Corriente.

• Mensualmente, una vez se efectúe la reconciliación de las cuentas de banco se determinará la lista de cheques en circulación que tengan más de un año de haber sido expedidos. Una vez se prepare dicha lista el Recaudador Oficial procederá de inmediato a expedir recibo a su propio nombre.

• Será responsable de cualquier sobregiro en los fondos municipales.

• Rechazará toda orden para efectos y materiales cuando determine que no hay fondos disponibles para el desembolso.

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Es norma de sana administración y de control interno preparar correctamente las conciliaciones de las cuentas bancarias y efectuar los ajustes necesarios en los libros e informes de contabilidad para corregir los balances de los fondos una vez determinado el origen de las diferencias.

Véanse las recomendaciones 1, 10, 12 y 26.

Resultado 7 – Deudas con agencias gubernamentales (Criterio V)

a. Al 30 de junio de 2007, 12 municipios (16 por ciento) no tenían deudas con las 5 agencias gubernamentales que se indican adelante. Los restantes 61 municipios (84 por ciento) le adeudaban $44,243,007 a dichas agencias gubernamentales, según se indica a continuación:

CANTIDAD POR CIENTO AGENCIA CONCEPTO IMPORTE DE DE MUNICIPIOS MUNICIPIOS Autoridad de Acueductos y Servicios de agua $ 7,068,001 29 40 Alcantarillados de Puerto Rico [Criterio V.A.(1)] Departamento del Trabajo y Seguro por 4,871,358 28 38 Recursos Humanos desempleo [Criterio V.A.(2)] Administración de los Aportaciones 19,292,311 36 49 Sistemas de Retiro de los patronales e Empleados del Gobierno y la individuales Judicatura [Criterio V.A.(3)] Departamento de Hacienda Contribución 11,601,247 30 41 [Criterio V.A.(4)] sobre ingresos Administración de Servicios Suministros 1,410,090 41 56 Generales [Criterio V.A.(5)] TOTAL $44,243,007

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En la Ley Núm. 81 se dispone lo siguiente:

• Es mandatorio incluir asignaciones en presupuesto con crédito suficiente para el pago de obligaciones estatutarias y otros gastos a que estuviese legalmente obligado el municipio por contratos ya celebrados. [Artículo 7.003]

• Se prohíbe a los municipios el uso de las aportaciones o cuotas retenidas a los empleados municipales para fines distintos a los cuales han sido autorizados por dichos empleados o por ley. La retención y uso de las aportaciones o cuotas de los empleados municipales, no podrán exceder el término establecido por las leyes que autorizan tales retenciones con el cual el municipio cumplirá sin dilaciones, de manera que el proceso de envío de estos fondos a las diferentes entidades se conduzca con la más estricta diligencia. [Artículo 8.004(e)]

Véanse las recomendaciones 1, 13 y 26.

Resultado 8 – Plan Estratégico (Criterio VI) a. La formulación de un plan estratégico es uno de los 10 principios para lograr una administración pública de excelencia6. En este Criterio la evaluación reveló que 71 municipios (97 por ciento) contaban con un plan estratégico basado en objetivos y propósitos claramente definidos de acuerdo con su ley creadora (Criterio VI.A.). Los planes estratégicos deben contar con indicadores o parámetros de medición que permitan controlar el progreso o desempeño en el cumplimiento de los objetivos establecidos. La evaluación reveló que 64 municipios (88 por ciento) contaban con indicadores para medir el cumplimiento del plan (Criterio VI.B.). El no contar con indicadores dificulta el seguimiento continuo necesario para determinar el nivel de cumplimiento con el plan y si éste fue efectivo.

6 Véase la Carta Circular OC-98-09.

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El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (COSO) 7 estableció el Enterprise Risk Management (ERM) para proveer principios, conceptos básicos, dirección y guías sobre la estructura de control interno de las entidades. Como parte de estos principios se encuentran distintos componentes dirigidos a asistir a la gerencia en la dirección de las entidades. Entre dichos componentes se encuentra el establecimiento de objetivos estratégicos que pueden clasificarse en financieros, de reporte o de cumplimiento. En consonancia con estos principios y como norma de sana administración, las entidades gubernamentales deben preparar un plan estratégico basado en los objetivos y propósitos y que incluya métodos para determinar el estatus del cumplimiento con dicho plan.

Véanse las recomendaciones 1, 14 y 26.

Resultado 9 – Tecnología de Información (Criterio VII)

a. En la Carta Circular OC-06-24 se incluyeron criterios relacionados con la tecnología de información. El uso y control adecuado de la tecnología de información provee eficiencia en las operaciones gubernamentales. Para obtener estos beneficios y evitar el uso indebido de los equipos es necesario contar con medidas de control que provean seguridad de la información y la confiabilidad en los sistemas. La OCAM promulga las Políticas de Tecnologías de Información de los Municipios para regir los aspectos relacionados con esta área para los municipios. La evaluación del Criterio VII relacionado con tecnologías de información reveló que:

1) En los 73 municipios (100 por ciento) cumplieron con el Criterio VII.A. sobre la promulgación de normas y procedimientos escritos para reglamentar el uso del equipo computadorizado.

7 El COSO es una organización establecida en 1985 con el objetivo principal de identificar factores que pueden causar reportes financieros fraudulentos y para presentar recomendaciones para reducir esta incidencia. El COSO estableció una definición de controles internos, estándares y criterios contra los cuales las compañías y organizaciones pueden evaluar su sistema de control.

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2) Las computadoras en los 73 municipios tenían pantallas de advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones que conlleva el uso impropio de éstas, según requerido en el Criterio VII.B.

3) En 67 municipios (92 por ciento) se implantaron medidas para que las contraseñas de acceso a los sistemas computadorizados fueran individuales y confidenciales, según requerido en el Criterio VII.C.

4) En 59 municipios (81 por ciento) se mantuvo un registro de los programas instalados en las computadoras, según indicado en el Criterio VII.D.

En el Artículo 8.013 de la Ley Núm. 81 se establece que la custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso por las ramas Ejecutiva y Legislativa será responsabilidad del Alcalde y la Legislatura Municipal o sus representantes autorizados, respectivamente. Esta responsabilidad se ejercerá de conformidad con las normas y los reglamentos que a tales efectos promulgue el Comisionado.

En las Guías para el Uso y Operación del Equipo utilizado en el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado promulgadas por la OCAM mediante la Circular Informativa del 23 de enero de 2002 se establecen los procedimientos que se deben seguir para la seguridad de la información y la confiabilidad en los sistemas.

Es norma de sana administración y de control interno reglamentar todas las operaciones de los equipos computadorizados. Además, requerir que se mantenga un registro de todos los programas de computadoras en el cual se indique lo siguiente: el número de la licencia, el nombre del proveedor, el dueño de la licencia, la fecha de adquisición, el propósito y el equipo donde será instalado.

Véanse las recomendaciones 1, 6, 15 y 26.

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Resultado 10 – Demandas Civiles (Criterio VIII) a. La evaluación del Criterio VIII relacionado con los expedientes y registros de las demandas civiles reveló que 63 municipios (86 por ciento) mantenían expedientes completos y actualizados de todas las demandas radicadas en contra del Municipio o promovidas por éste. En los restantes 10 municipios (14 por ciento) no se cumplió con este requisito (Criterio VIII.A.). En 65 municipios (89 por ciento) mantenían un registro de todas las demandas radicadas en contra del Municipio durante el año fiscal 2006-07, según requerido en el Criterio VIII.B.

En el Artículo 6.003(f) de la Ley Núm. 81 se establece que los directores de las unidades administrativas deberán poner a la disposición de los auditores internos y externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualquiera otra información que éstos soliciten y sea pertinente para el desempeño de sus funciones.

Es norma de sana administración y de control interno mantener expedientes de las acciones judiciales radicadas por o en contra del Municipio, en los cuales se incluyan documentos sobre todos los procedimientos relacionados con las mismas, incluso sobre la determinación final de éstas.

Véanse las recomendaciones 1, 16 y 26.

Resultado 11 – Registros de Subastas, Cotizaciones y Obras y Mejoras Permanentes (Criterio IX) a. La implantación del Criterio IX permite mantener un control adecuado y confiable sobre la información y la documentación relacionada con el proceso de subastas, la obtención de cotizaciones y las obras y mejoras permanentes. La evaluación de la implantación de este Criterio reveló que para el año fiscal 2006-07 los municipios cumplieron con mantener los siguientes registros, según se indica:

1) En 70 municipios (96 por ciento) se mantenía un registro de subastas formales, en el que se incluía una descripción de la subasta, el número de la subasta, la fecha de la

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presubasta y de la subasta, los licitadores, las ofertas, y el licitador y la oferta favorecida (Criterio IX.A.).

2) En 55 municipios (75 por ciento) se mantenía un registro de las compras de bienes y servicios y obras de construcción o mejoras permanentes mediante la obtención de cotizaciones, en el que se incluían los licitadores, las ofertas presentadas y las adjudicadas y el nombre del funcionario o empleado que solicitó, recibió, aceptó y adjudicó las cotizaciones (Criterio IX.B.).

3) En 69 municipios (95 por ciento) se mantenía un registro de las obras de construcción o mejoras permanentes, en el que se incluía el nombre del contratista, la descripción del proyecto, el importe, las órdenes de cambio, la procedencia de los fondos, y la fecha de comienzo y de terminación del proyecto (Criterio IX.C.).

En la Ley Núm. 81 se establece lo siguiente:

• Los directores de unidades administrativas tendrán los deberes de poner a la disposición de los auditores internos, de los auditores externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualesquiera otra información que éstos le soliciten y sea pertinente para el desempeño de sus funciones. [Artículo 6.003(f)]

• El Municipio cumplirá con el procedimiento de subasta pública, para las compras de materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características que excedan de $40,000. [Artículo 10.001(a)]

• El Municipio cumplirá con el procedimiento de subasta pública, para toda obra de construcción o mejora pública por contrato que exceda de $100,000. [Artículo 10.001(b)]

• No será necesario el anuncio y la celebración de subasta para las compras anuales por renglón hasta la cantidad máxima de $40,000 por materiales, equipo, comestibles,

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medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características. Previo a la adjudicación de la compra, se deberán obtener por lo menos tres cotizaciones de suplidores acreditados debidamente registrados como negocios bona fides bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. [Artículo 10.002(b)]

• Todo contrato para la construcción, reparación o reconstrucción de obra o mejora pública que no exceda de $100,000, previa consideración de un mínimo de tres cotizaciones y la selección de la más beneficiosa a los intereses del municipio. [Artículo 10.002(i)]

• El funcionario o empleado municipal que solicite, reciba y acepte las cotizaciones requeridas por ley o reglamento, deberá escribir, en toda la documentación pertinente, en forma legible y clara, su nombre completo y título, y deberá firmar en cada etapa del proceso, incluyendo la verificación de exactitud y corrección de los estimados de costo. Se prohíbe el desembolso de fondos municipales para la compra de bienes, suministros, servicios u obras sin las debidas cotizaciones, excepto cuando se disponga lo contrario por ley o reglamento. [Artículo 10.007(a)]

Véanse las recomendaciones 1, 17 y 26.

Resultado 12 – Informes de Auditoría del Contralor (Criterio X) a. Para 11 de 19 municipios evaluados (58 por ciento), los informes de auditoría publicados durante el año 2007 reflejaron una disminución en por los menos un 10 por ciento, de las situaciones que constituyen hallazgos en comparación con la auditoría anterior (Criterio X.A.) 8. b. Para 9 de 19 municipios evaluados (47 por ciento), los informes de auditorías publicados durante el año 2007 reflejaron una disminución de por los menos un 10 por ciento, en las situaciones similares a las comentadas en el informe de auditoría anterior (Criterio X.B.).

8 Para los demás municipios no se evaluaron los apartados a. y b. debido a que no se publicaron informes de auditoría finales de los mismos durante el año 2007.

Informe Especial M-08-37 35 5 de mayo de 2008

c. La evaluación del Criterio X.C. reveló que durante el año fiscal 2006-07 se emitieron informes de auditoría de 29 municipios, de los cuales 23 tuvieron una opinión favorable (79 por ciento), en 5 (17 por ciento) la opinión fue parcialmente adversa y en 1 (4 por ciento) la opinión fue adversa9.

En el Artículo 3.2(b) de la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Ética Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada, se dispone que el no atender, sin justa causa, las recomendaciones de los informes de auditoría de la Oficina del Contralor puede constituir una violación de ley.

Véanse las recomendaciones 1, 18, 19 y 26.

Resultado 13 – Establecimiento y divulgación de cultura ética y de valores (Criterio XI) a. Una cultura ética y de valores contiene elementos que sirven de disuasivo en la comisión de irregularidades en cualquier entidad. En ella se recogen los valores institucionales y el mensaje de que en la institución se trabaja con honradez, motivados por el servicio a los demás.

En la evaluación se requirió que al 31 de diciembre de 2007, los municipios adoptaran normas y se distribuyeran a todo el personal, los proveedores y los contratistas sobre varios aspectos o componentes de una cultura ética y de valores. Las visitas a los municipios reflejaron que:

1) En 65 municipios (89 por ciento) se distribuyeron al personal, a los proveedores y a los contratistas información sobre la cultura ética y de valores institucionales aplicables (Criterio XI.A.).

9 Para los demás municipios no se consideró este Criterio debido a que no se publicaron informes de auditoría de los mismos durante el año 2007.

36 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

Uno de los componentes de control establecidos por el COSO10 es la información y la comunicación de los asuntos que permitan al personal interno y externo tomar decisiones basadas en las normas, los reglamentos y las políticas establecidas por la entidad. La divulgación incluye la cultura ética que debe prevalecer en todos los niveles y las expectativas de comportamiento y responsabilidades del personal. Esta divulgación puede efectuarse mediante cartas, memorandos, correo electrónico, conferencias, adiestramientos, entre otros, de manera que se alcance la mayor cantidad de personas y la información llegue de distintas maneras a todos los que tengan alguna relación con la entidad. La Ley Núm. 12 contiene disposiciones relativas a la divulgación de la cultura ética que debe prevalecer en las entidades.

2) En 64 municipios (88 por ciento) se adoptaron normas y orientaron al personal sobre la confidencialidad y la seguridad de la información (Criterio XI.B.).

En el Artículo 11.011(a)(5) de la Ley Núm. 81 se establece que los funcionarios y empleados municipales deberán mantener la confidencialidad de aquellos asuntos relacionados con su trabajo a menos que reciba un requerimiento o permiso de autoridad competente que le requiera la divulgación de algún asunto. Nada de lo anterior menoscabará el derecho de los ciudadanos que tienen acceso a los documentos y otra información de carácter público.

En el Artículo 3.1(g) de la Ley Núm. 12 se establece la prohibición a los funcionarios y empleados públicos de revelar o utilizar la información confidencial, adquirida por razón de su empleo, para obtener, directa o indirectamente, ventaja o beneficio económico para él, para un miembro de su unidad familiar o para cualquier otra persona, negocio o entidad. Cónsono con esta prohibición, los municipios deben adoptar normas y orientar al personal sobre esta prohibición.

3) En 61 municipios (84 por ciento) se establecieron normas para que sus funcionarios y empleados informaran al patrono su participación en actividades con fines de lucro,

10 Véase la nota al calce 7.

Informe Especial M-08-37 37 5 de mayo de 2008

fuera de horas laborables. También adoptaron un documento mediante el cual hacían la notificación o certificaban que no realizaban trabajos adicionales a los que ya tenían en el municipio (Criterio XI.C.).

En el Artículo 13(E) del Reglamento de Ética Gubernamental de Puerto Rico se dispone, entre otras cosas, que un servidor público que tenga la intención de obtener un empleo adicional en la empresa privada o dedicarse a otras actividades fuera de su jornada regular de trabajo, deberá notificarlo al jefe de la agencia ejecutiva para la cual trabaja. Una manera de implantar esta disposición es mediante la adopción de un formulario mediante el cual el funcionario o empleado divulgue al municipio su participación en actividades con fines de lucro, fuera de horas laborables. Dicho formulario debe ser completado anualmente para mantener la información actualizada.

Véanse las recomendaciones 1, 20 y 26.

Resultado 14 – Recibo y referido de querellas (Criterio XII) a. La evaluación de la implantación del Criterio XII sobre el recibo y referido de querellas reveló que al 31 de diciembre de 2007:

1) Los 73 municipios (100 por ciento) habían designado a un funcionario de la entidad o una unidad independiente como la de Auditoría Interna con la responsabilidad de recibir y de referir a la división de la agencia u organismo gubernamental con jurisdicción las notificaciones o alegaciones de actos constitutivos de corrupción o ilegales en la misma (Criterio XII.A.).

2) En 69 municipios (95 por ciento) se adoptaron uno o varios métodos para recibir las querellas, de manera que se garantice la confidencialidad del querellante. Dicho método o métodos fueron divulgados al personal del municipio. Para el otorgamiento de este punto era esencial que se garantizara la confidencialidad del querellante y fomentar la confianza en el método implantado (Criterio XII.B.).

38 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

El recibo y referido de querellas es uno de los mecanismos más efectivos en la detección de irregularidades en una entidad. Según el estudio sobre fraude ocupacional preparado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados en el 2006 (ACFE, por sus siglas en inglés), las querellas constituyeron el 39.7 por ciento de las veces en que se detectaron las irregularidades en el Gobierno. En un estudio similar preparado por la Fundación del Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico para el 2006 se determinó que en Puerto Rico, en el sector privado, el 10 por ciento de los casos de fraude fueron detectados gracias a las querellas. A tenor con estas tendencias y como norma de sana administración pública una buena práctica es que las entidades establezcan mecanismos que permitan al personal presentar querellas, de manera confidencial, para denunciar actos que posiblemente constituyan mal uso de la propiedad y de los fondos públicos dentro de la agencia.

Véanse las recomendaciones 1, 6, 21 y 26.

Resultado 15 – Normas sobre capital humano (Criterio XIII) a. El capital humano es el elemento más importante en cualquier entidad. Se requiere, entre otras cosas, que el reclutamiento sea efectivo, que permita la selección de las personas que cumplan con los requisitos del puesto y se asegure de que la evidencia sobre la experiencia académica y de trabajos anteriores pueda ser debidamente verificada. Además, que se desarrolle mediante la capacitación adecuada y una supervisión efectiva.

La evaluación del Criterio XIII relacionado con el capital humano reveló que:

1) En 72 municipios (99 por ciento) habían adoptado normas sobre la implantación de acciones disciplinarias. Una acción disciplinaria consiste de aquella sanción recomendada por el supervisor del empleado e impuesta por las personas autorizadas en la agencia. Las sanciones pueden consistir de reprimendas escritas, suspensión de empleo y sueldo o destitución, entre otras (Criterio XIII.A.).

En el Artículo 11.012 de la Ley Núm. 81 se establece que cuando la conducta de un empleado no se ajuste a las normas establecidas, la autoridad nominadora municipal

Informe Especial M-08-37 39 5 de mayo de 2008

impondrá la acción disciplinaria que corresponda. Entre otras medidas se podrán considerar la amonestación verbal, las reprimendas escritas las suspensiones de empleo y sueldo, y las destituciones.

2) En 60 municipios (82 por ciento) se efectúa algún tipo de validación externa sobre la información provista por los candidatos a empleo. Esta validación debe ser efectuada, hasta donde sea posible, por fuentes independientes, tales como: investigadores privados o funcionarios con independencia y objetividad (Criterio XIII.B.).

La validación externa de la información provista por los candidatos a empleo es un método utilizado para determinar la veracidad de los documentos sometidos con la solicitud de empleo y una forma de obtener información adicional relativa al comportamiento y desempeño en trabajos anteriores que haya tenido el candidato. En el Reglamento Núm. 7120, Reglamento de Habilitación para el Servicio Público del 12 de enero de 2006 aprobado por la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (ORHELA) se establecen las normas y los procedimientos necesarios para instrumentar la facultad de habilitación de una persona que por las razones expuestas en la ley no es permitido formar parte del servicio público. En la Ley Núm. 119 del 7 de septiembre de 1997 se dispone la creación de un Registro de Personas Convictas por Corrupción adscrito a la Policía de Puerto Rico (Policía). La Policía adoptó mecanismos para que las entidades pudieran solicitar información sobre dicho Registro.

3) La capacitación y el adiestramiento del personal son aspectos fundamentales para impartir el conocimiento a los empleados y funcionarios en el desempeño de su trabajo. En 69 municipios (95 por ciento) se han establecido normas sobre las horas mínimas anuales de adiestramiento y se ofrece una orientación formal al personal de nuevo ingreso dentro de los primeros 30 días siguientes a su nombramiento sobre valores y normas de conducta. Además, las normas adoptadas por 66 municipios (90 por ciento) incluyen la preparación de un Plan de Adiestramiento, Capacitación y Desarrollo del

40 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

personal. En 70 municipios (96 por ciento) cuentan con un método para registrar las horas de adiestramiento por empleado (Criterio XIII.C.).

En el Artículo 11.001 de la Ley Núm. 81 se dispone que los municipios adoptarán un reglamento uniforme de Administración de Personal que contenga un Plan de Clasificación de Puestos y de Retribución Uniforme debidamente actualizado para los servicios de carrera y de confianza; y un sistema de reclutamiento, selección y reglamentación sobre adiestramiento, evaluación de empleados y funcionarios, y sobre el área de retención y cesantías.

4) La evaluación de la implantación del Criterio XIII.D. reveló que 60 municipios (82 por ciento) habían adoptado normas, y demostraron su cumplimiento, sobre la función de supervisión del personal.

Los hallazgos contenidos en los informes de auditoría publicados por nuestra Oficina demuestran que el 34 por ciento de la causa de dichos hallazgos se atribuye a la falta de una supervisión adecuada. Esta supervisión puede obtenerse, entre otros, mediante el requerimiento de informes periódicos a los empleados, reuniones de seguimiento de los trabajos asignados y el diálogo directo con el personal. Mediante la supervisión se asegura el cumplimiento de las metas y los objetivos y se crea una cultura en la que cada empleado sabe que su trabajo será revisado. Ello desalienta la comisión de irregularidades y si éstas se cometen se pueden detectar a tiempo.

5) El desempeño efectivo de las funciones y los deberes de un puesto o cargo municipal es incompatible con el uso de sustancias controladas, en o fuera del lugar de trabajo. En 68 municipios (93 por ciento) tenían disponible un programa permanente para la detección de sustancias controladas. Los otros 5 municipios (7 por ciento) no cumplieron con el Criterio XIII.E.

En el Capítulo 12 de la Ley Núm. 81 se delinean las circunstancias bajo las cuales se permitirá a los municipios administrar pruebas para detectar el uso de sustancias controladas en el empleo y prescribe los requisitos que al efecto deberán ser observados

Informe Especial M-08-37 41 5 de mayo de 2008

por éstos. Ha de servir, además, para establecer las garantías mínimas necesarias para proteger la intimidad e integridad personal del funcionario o empleado sujeto a las pruebas y garantizar al máximo la confiabilidad, precisión y confidencialidad de sus resultados, en un contexto de orientación, tratamiento y rehabilitación, encaminado al fiel desempeño de las funciones y los deberes del servidor público, dentro de los recursos disponibles.

6) En 61 municipios (84 por ciento) se realizaban evaluaciones de desempeño para los empleados de carrera del Municipio, según indicado en el Criterio XIII.F.

En el Artículo 11.001 de la Ley Núm. 81 se dispone que los municipios adoptarán un reglamento uniforme de Administración de Personal que contengan un Plan de Clasificación de Puestos y de Retribución Uniforme debidamente actualizado para los servicios de carrera y de confianza; un sistema de reclutamiento, selección y reglamentación sobre adiestramiento, evaluación de empleados y funcionarios, y sobre el área de retención y cesantías.

Véanse las recomendaciones 1, 22 y 26.

Resultado 16 – Actividad de Auditoría Interna (Criterio XIV) a. Los municipios deben tener una Unidad de Auditoría Interna que sea objetiva e independiente, y que cumpla con los deberes y las funciones que se establecen en el Artículo 6.004 de la Ley Núm. 81. Nuestra evaluación de las referidas unidades reveló lo siguiente:

1) En un municipio (1 por ciento) el puesto de Auditor Interno estaba vacante a marzo de 2008. Además, en 69 de los 72 municipios (96 por ciento) que tenían un Auditor Interno nombrado, los mismos cumplían con los requisitos de preparación académica y de experiencia mínima requeridos por ley y reglamento. En los restantes 3 municipios (4 por ciento) el Auditor Interno no cumplía con el requisito de experiencia (Criterio XIV.A.).

42 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

2) En los 72 municipios que tenían Auditor Interno, el nombramiento fue confirmado por las legislaturas municipales, según requerido en el Criterio XIV.B.

3) En 60 municipios (82 por ciento) los auditores internos habían preparado, al menos, 3 informes de auditoría durante el año fiscal 2006-07 y los sometieron al Alcalde. En los restantes 13 municipios (18 por ciento) no se cumplió con el Criterio XIV.C.

4) En los 73 municipios (100 por ciento) se realizó o se participó en las evaluaciones del sistema de control interno, según requerido en el Criterio XIV.D.

5) En 71 municipios (97 por ciento) cuentan con un Comité de Auditoría Interna designado por la junta o cuerpo directivo o el funcionario que asume las funciones de dicho cuerpo en ausencia del mismo, o la Legislatura Municipal (Criterio XIV.E.).

En el Artículo 6.004 de la Ley Núm. 81 se establece que todo municipio tendrá una Unidad Administrativa de Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá poseer un grado de bachillerato en Administración de Empresas con especialidad en contabilidad de una institución de educación superior reconocida por el Consejo de Educación Superior y por lo menos tres años de experiencia, dos de esos tres en auditoría, preferiblemente en el sector gubernamental, que le cualifiquen para desempeñarse en el área de contabilidad en general y en la de auditoría en particular y que goce de buena reputación en la comunidad y reúna aquellos requisitos que se dispongan en el plan de clasificación de puestos para el servicio de confianza que apruebe la Legislatura. Además, el Auditor Interno será nombrado por el Alcalde y su nombramiento pasará por la confirmación de la Legislatura. Éste asesorará en materia de procedimientos fiscales y operacionales, del establecimiento y perfeccionamiento de controles internos y del cumplimiento con leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos en general.

Uno de los principios para alcanzar una administración pública de excelencia es establecer una actividad de auditoría interna competente. El Instituto de Auditores Internos (IIA, por sus siglas en inglés) define Auditoría Interna como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y

Informe Especial M-08-37 43 5 de mayo de 2008

mejorar las operaciones de una organización y ayudar a esta en el cumplimiento de sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Entre las características establecidas por el IIA están:

• Definir formalmente en un estatuto, el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna.

• Responder al nivel jerárquico que le permita cumplir con sus responsabilidades.

• Perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua.

• Asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua.

• Elaborar y registrar un plan de trabajo que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.

• Comunicar los resultados del trabajo realizado.

Además, el 18 de abril de 2006 nuestra Oficina emitió la Carta Circular OC-06-20 sobre La Actividad de Auditoría Interna en el Gobierno en la que se describen las características de una buena actividad de auditoría interna y anualmente ofrece un adiestramiento a todos los auditores internos del Gobierno con el propósito de compartir información importante sobre pronunciamientos y las prácticas generalmente aceptadas en la profesión.

Véanse las recomendaciones 1, 6, 23, 24 y 26.

44 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

Resultado 17 – Evaluación de riesgos de la entidad (Criterio XV) a. La evaluación de riesgo se refiere a la identificación y al análisis de situaciones o eventos que pueden afectar el logro de los objetivos y las metas de una entidad. Se les otorgaron cinco puntos a las entidades que al 31 de diciembre de 2007 habían adoptado normas sobre la realización de una evaluación de riesgos al menos una vez al año y que el personal a cargo de la actividad de auditoría interna, los auditores externos u otro grupo de trabajo efectuaron dicha evaluación. En 58 municipios (79 por ciento) cumplieron con el Criterio XV.

Una estructura integrada de control interno es un proceso afectado por el cuerpo directivo de una entidad, la gerencia y otro personal diseñado para proveer seguridad razonable del logro de sus objetivos en las áreas de: efectividad y eficiencia, confiabilidad de la información financiera, y el cumplimiento con las leyes y los reglamentos. Dicha estructura está integrada por ocho componentes entre los cuales se encuentra la evaluación de riesgos11.

La evaluación de riesgo incluye la determinación de la probabilidad de que determinados eventos ocurran y la planificación de la manera en que éstos deben ser atendidos. En una evaluación de riesgos la entidad determina si las medidas implantadas para manejar el impacto de los eventos son suficientes para continuar con el logro de las funciones principales de la entidad, sus objetivos y metas.

Véanse las recomendaciones 1, 25 y 26.

11 Definición adoptada por el COSO. Véase la nota al calce 7.

Informe Especial M-08-37 45 5 de mayo de 2008

ANEJO 1

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PRESUPUESTO CONSOLIDADO DE LOS MUNICIPIOS PARA EL AÑO FISCAL 2006-07

MUNICIPIOS PRESUPUESTO 1. Adjuntas $ 8,227,999 2. Aguada 13,541,656 3. Aguadilla 37,499,372 4. Aguas Buenas 11,210,287 5. Aibonito 8,560,972 6. Añasco 9,698,420 7. Arecibo 60,105,049 8. Arroyo 9,086,526 9. Barceloneta 33,850,952 10. Barranquitas 9,126,775 11. Bayamón 151,251,375 12. Cabo Rojo 17,610,891 13. Caguas 134,423,419 14. Camuy 11,694,049 15. Canóvanas 22,924,086 16. Carolina 124,668,687 17. Cataño 44,978,114 18. Cayey 28,528,554 19. Ceiba 8,739,556 20. Ciales 11,250,665 21. Cidra 21,974,626 22. Coamo 14,236,328 23. Comerío 9,827,454 24. Corozal 11,607,083 25. Culebra 5,917,032 26. Dorado 24,677,813 27. Fajardo 26,600,216 28. Florida 7,141,224 29. Guánica 9,273,467 30. Guayama 34,312,080 31. Guayanilla 11,705,922 32. Guaynabo 155,628,420

46 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 1

MUNICIPIOS PRESUPUESTO 33. Gurabo $ 19,696,875 34. Hatillo 17,698,408 35. Hormigueros 11,256,250 36. Humacao 46,667,975 37. Isabela 24,449,157 38. Jayuya 8,650,362 39. Juana Díaz 22,294,226 40. Juncos 34,678,055 41. Lajas 10,476,888 42. Lares 12,537,648 43. Las Marías 7,761,905 44. Las Piedras 15,578,941 45. Loíza 11,172,689 46. Luquillo 10,760,024 47. Manatí 35,002,485 48. Maricao 7,252,867 49. Maunabo 10,597,404 50. Mayagüez 77,136,281 51. Moca 13,319,978 52. Morovis 10,394,904 53. Naguabo 11,824,686 54. Naranjito 10,710,251 55. Orocovis 8,745,199 56. Patillas 10,190,729 57. Peñuelas 16,650,377 58. Ponce 115,336,162 59. Quebradillas 9,519,385 60. Rincón 9,815,787 61. Río Grande 21,179,706 62. Sabana Grande 11,092,902 63. Salinas 14,164,848 64. San Germán 17,848,913 65. San Juan 576,870,726 66. San Lorenzo 16,324,535 67. San Sebastián 19,982,730 68. Santa Isabel 11,807,163 69. Toa Alta 23,713,285 70. Toa Baja 88,116,267

Informe Especial M-08-37 47 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 1

MUNICIPIOS PRESUPUESTO 71. Trujillo Alto $ 28,421,397 72. Utuado 19,251,204 73. Vega Alta 17,493,130 74. Vega Baja 28,274,943 75. Vieques 10,105,703 76. Villalba 11,440,064 77. Yabucoa 17,460,465 78. Yauco 15,943,657 TOTAL $2,639,546,605

48 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

ANEJO 2

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PUNTUACIONES OBTENIDAS, EN ORDEN ALFABÉTICO, EN LA PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07

PUNTUACIÓN MUNICIPIOS TOTAL 1. Aguada 91 2. Aguadilla 100 3. Aguas Buenas 91 4. Aibonito 85 5. Arecibo 59 6. Arroyo 80 7. Barceloneta 96 8. Barranquitas 100 9. Bayamón 100 10. Cabo Rojo 91 11. Caguas 98 12. Camuy 78 13. Canóvanas 88 14. Carolina 100 15. Cataño 83 16. Cayey 95 17. Ceiba 76 18. Ciales 60 19. Cidra 100 20. Coamo 99 21. Comerío 100 22. Corozal 98 23. Culebra 84 24. Dorado 93 25. Fajardo 100 26. Florida 42 27. Guánica 74 28. Guayama 100 29. Guayanilla 63 30. Guaynabo 100

Informe Especial M-08-37 49 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 2

PUNTUACIÓN MUNICIPIOS TOTAL 31. Hatillo 100 32. Hormigueros 94 33. Humacao 99 34. Isabela 100 35. Jayuya 90 36. Juana Díaz 86 37. Juncos 97 38. Lajas 80 39. Lares 88 40. Las Marías 78 41. Las Piedras 89 42. Loíza 74 43. Luquillo 95 44. Manatí 92 45. Maricao 55 46. Maunabo 88 47. Mayagüez 91 48. Moca 92 49. Morovis 77 50. Naguabo 88 51. Naranjito 87 52. Orocovis 96 53. Patillas 93 54. Peñuelas 85 55. Ponce 96 56. Quebradillas 81 57. Rincón 81 58. Río Grande 87 59. Sabana Grande 74 60. San Germán 100 61. San Juan 84 62. San Lorenzo 90 63. Santa Isabel 54 64. Toa Alta 80 65. Toa Baja 81 66. Trujillo Alto 100

50 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 2

PUNTUACIÓN MUNICIPIOS TOTAL 67. Utuado 98 68. Vega Alta 100 69. Vega Baja 82 70. Vieques 79 71. Villalba 82 72. Yabucoa 71 73. Yauco 53

Informe Especial M-08-37 51 5 de mayo de 2008

ANEJO 2-A

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PUNTUACIONES OBTENIDAS EN ORDEN DESCENDENTE EN LA PRIMERA EVALUACIÓN REALIZADA DE LOS MUNICIPIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE UN PROGRAMA DE PREVENCIÓN-ANTICORRUPCIÓN EN EL AÑO FISCAL 2006-07

PUNTUACIÓN MUNICIPIOS TOTAL 1. Aguadilla 100 2. Barranquitas 100 3. Bayamón 100 4. Carolina 100 5. Cidra 100 6. Comerío 100 7. Fajardo 100 8. Guayama 100 9. Guaynabo 100 10. Hatillo 100 11. Isabela 100 12. San Germán 100 13. Trujillo Alto 100 14. Vega Alta 100 15. Coamo 99 16. Humacao 99 17. Caguas 98 18. Corozal 98 19. Utuado 98 20. Juncos 97 21. Barceloneta 96 22. Orocovis 96 23. Ponce 96 24. Cayey 95 25. Luquillo 95 26. Hormigueros 94 27. Dorado 93 28. Patillas 93 29. Manatí 92 30. Moca 92

52 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 2-A

PUNTUACIÓN MUNICIPIOS TOTAL 31. Aguada 91 32. Aguas Buenas 91 33. Cabo Rojo 91 34. Mayagüez 91 35. Jayuya 90 36. San Lorenzo 90 37. Las Piedras 89 38. Canóvanas 88 39. Lares 88 40. Maunabo 88 41. Naguabo 88 42. Naranjito 87 43. Río Grande 87 44. Juana Díaz 86 45. Aibonito 85 46. Peñuelas 85 47. Culebra 84 48. San Juan 84 49. Cataño 83 50. Vega Baja 82 51. Villalba 82 52. Quebradillas 81 53. Rincón 81 54. Toa Baja 81 55. Arroyo 80 56. Lajas 80 57. Toa Alta 80 58. Vieques 79 59. Camuy 78 60. Las Marías 78 61. Morovis 77 62. Ceiba 76 63. Guánica 74 64. Loíza 74 65. Sabana Grande 74 66. Yabucoa 71

Informe Especial M-08-37 53 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 2-A

PUNTUACIÓN MUNICIPIOS TOTAL 67. Guayanilla 63 68. Ciales 60 69. Arecibo 59 70. Maricao 55 71. Santa Isabel 54 72. Yauco 53 73. Florida 42

54 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

ANEJO 3

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR SITUACIÓN FINACIERA DE LOS MUNICIPIOS SEGÚN SUS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS DEL AÑO FISCAL 2006-07

MUNICIPIOS UNIDAD SUPERÁVIT DÉFICIT

1. Aguada 4002 $ 1,700,434 2. Aguadilla 4003 9,593,472 3. Aguas Buenas 4004 658,908 4. Aibonito 4005 2,332,439 5. Arecibo 4007 4,183,102 6. Arroyo 4008 $3,739,997 7. Barceloneta 4009 109,528 8. Barranquitas 4010 4,328,155 9. Bayamón 4011 18,671,929 10. Cabo Rojo 4012 5,963,403 11. Caguas 4013 8,873,193 12. Camuy 4014 3,055,404 13. Canóvanas 4015 2,869,293 14. Carolina 4016 50,061,177 15. Cataño 4017 4,988,633 16. Cayey 4018 7,874,100 17. Ceiba 4019 1,287,763 18. Ciales 4020 4,475,741 19. Cidra 4021 1,852,158 20. Coamo 4022 2,676,077

Informe Especial M-08-37 55 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 3

MUNICIPIOS UNIDAD SUPERÁVIT DÉFICIT 21. Comerío 4023 $ 552,242 22. Corozal 4024 1,912,362 23. Culebra 4025 $ 1,722,524 24. Dorado 4026 2,707,491 25. Fajardo 4027 5,150,955 26. Florida 4028 393,335 27. Guánica 4029 1,938,708 28. Guayama 4030 2,883,387 29. Guayanilla 4031 350,193 30. Guaynabo 4032 49,435,674 31. Hatillo 4034 2,203,805 32. Hormigueros 4035 3,945,890 33. Humacao 4036 9,939,362 34. Isabela 4037 11,614,498 35. Jayuya 4038 803,711 36. Juana Díaz 4039 906,708 37. Juncos 4040 2,336,512 38. Lajas 4041 41,045 39. Lares 4042 5,449,487 40. Las Marías 4043 644,706 41. Las Piedras 4044 4,154,007 42. Loíza 4045 10,696,164 43. Luquillo 4046 3,186,045 44. Manatí 4047 5,464,519

56 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 3

MUNICIPIOS UNIDAD SUPERÁVIT DÉFICIT 45. Maricao 4048 $ 2,105,752 46. Maunabo 4049 $ 584,987 47. Mayagüez 4050 18,169,054 48. Moca 4051 2,404,596 49. Morovis 4052 2,313,403 50. Naguabo 4053 3,900,422 51. Naranjito 4054 1,696,229 52. Orocovis 4055 152,003 53. Patillas 4056 67,662 54. Peñuelas 4057 1,066,233 55. Ponce 4058 32,890,782 56. Quebradillas 4059 3,442,974 57. Rincón 4060 459,390 58. Río Grande 4061 2,100,643 59. Sabana Grande 4062 1,360,083 60. San Germán 4064 1,870,455 61. San Juan 4065 30,031,357 62. San Lorenzo 4066 651,617 63. Santa Isabel 4068 3,278,031 64. Toa Alta 4069 1,093,758 65. Toa Baja 4070 1,079,689 66. Trujillo Alto 4071 1,453,013 67. Utuado 4072 420,101 68. Vega Alta 4073 5,745,915 69. Vega Baja 4074 2,472,532

Informe Especial M-08-37 57 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 3

MUNICIPIOS UNIDAD SUPERÁVIT DÉFICIT 70. Vieques 4075 $ 9,687,942 71. Villalba 4076 $ 162,225 72. Yabucoa 4077 25,855 73. Yauco 4078 7,430,340 TOTAL $295,696,147 $110,149,132

58 Informe Especial M-08-37 5 de mayo de 2008

ANEJO 4

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LOS MUNICIPIOS AL 18 DE ENERO DE 200812

ALCALDE MUNICIPIO Hon. Jaime H. Barlucea Maldonado Adjuntas Hon. Luis A. Echevarría Santiago Aguada Hon. Carlos Méndez Martínez Aguadilla Hon. Luis Arroyo Chiqués Aguas Buenas Hon. José A. Díaz Robles Aibonito Hon. Pablo Crespo Torres Añasco Hon. Lemuel Soto Santiago Arecibo Hon. Basilio Figueroa de Jesús Arroyo Hon. Sol L. Fontanes Olivo Barceloneta Hon. Francisco López López Barranquitas Hon. Ramón Luis Rivera Cruz Bayamón Hon. Perza Rodríguez Quiñones Cabo Rojo Hon. William Miranda Marín Caguas Hon. Edwin García Feliciano Camuy Hon. José R. Soto Rivera Canóvanas Hon. José A. Aponte Dalmau Carolina Hon. Wilson Soto Molina Cataño Hon. Rolando Ortiz Velásquez Cayey Hon. Gilberto Camacho Parrilla Ceiba Hon. Luis O. Maldonado Rodríguez Ciales Hon. Ángel L. Malavé Zayas Cidra Hon. Juan C. García Padilla Coamo Hon. José A. Santiago Rivera Comerío Hon. Roberto Hernández Vélez Corozal

12 Fecha en que la entidad debió someter el formulario de Certificación del Establecimiento de los Criterios para Otorgar Reconocimientos a los Municipios por la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública y de un Programa de Prevención-Anticorrupción Año Fiscal 2006-07.

Informe Especial M-08-37 59 5 de mayo de 2008

Continuación ANEJO 4

ALCALDE MUNICIPIO Hon. Abraham Peña Nieves Culebra Hon. Carlos A. López Rivera Dorado Hon. Aníbal Meléndez Rivera Fajardo Hon. José A. Pargas Ojeda Florida Hon. Martín Vargas Morales Guánica Hon. Héctor L. Colón Mendoza Guayama Hon. Edgardo Arlequín Vélez Guayanilla Hon. Héctor O'Neill García Guaynabo Hon. Víctor M. Ortiz Díaz Gurabo Hon. José Rodríguez Cruz Hatillo Hon. Pedro J. García Figueroa Hormigueros Hon. Marcelo Trujillo Panisse Humacao Hon. Carlos O. Delgado Altieri Isabela Hon. Jorge L. González Otero Jayuya Hon. Ramón A. Hernández Torres Juana Díaz Hon. Alfredo Alejandro Carrión Juncos Hon. Marcos A. Irizarry Pagán Lajas Hon. Roberto Pagán Centeno Lares Hon. Edwin Soto Santiago Las Marías Hon. Itzamar Peña Ramírez Las Piedras Hon. Eddie Manso Fuentes Loíza Hon. José M. González Ortiz Luquillo Hon. Juan A. Cruz Manzano Manatí Hon. Gilberto Pérez Valentín Maricao Hon. Jorge L. Márquez Pérez Maunabo Hon. José G. Rodríguez Rodríguez Mayagüez Hon. José E. Avilés Santiago Moca Hon. Heriberto Rodríguez Adorno Morovis Hon. Wilfredo Astacio Santiago Naguabo Hon. Manuel de Jesús Ortega Rodríguez Naranjito Hon. Jesús E. Colón Berlingeri Orocovis Hon. Benjamín Cintrón Lebrón Patillas Hon. Walter Torres Maldonado Peñuelas Hon. Francisco Zayas Seijo Ponce Hon. Heriberto Vélez Vélez Quebradillas Hon. Carlos D. López Bonilla Rincón Hon. Eduard Rivera Correa Río Grande

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Continuación ANEJO 4

ALCALDE MUNICIPIO Hon. Miguel G. Ortiz Vélez Sabana Grande Hon. Carlos J. Rodríguez Mateo Salinas Hon. Isidro A. Negrón Irizarry San Germán Hon. Jorge A. Santini Padilla San Juan Hon. José R. Román Abreu San Lorenzo Hon. Javier D. Jiménez Pérez San Sebastián Hon. Enrique Questell Alvarado Santa Isabel Hon. Luis R. Collazo Rivera Toa Alta Hon. Aníbal Vega Borges Toa Baja Hon. Pedro A. Padilla Ayala Trujillo Alto Hon. Alan J. González Cancel Utuado Hon. Isabelo Molina Hernández Vega Alta Hon. Edgar A. Santana Rivera Vega Baja Hon. Dámaso Serrano López Vieques Hon. Waldemar Rivera Torres Villalba Hon. Ángel S. García De Jesús Yabucoa Hon. Abel Nazario Quiñones Yauco