ORGANISATION EVENEMENT G.R.C.

Merci de lire attentivement ce document essayant de résumer notre organisation

SOMMAIRE :

- 1/ Introduction

- 2/ Organisation bénévoles

• Principes de base • Les repas bénévoles Carcassonne • Les repas bénévoles autres bases.

- 3/ Les différents pôles

• PC course • Pôle secours, médical et paramédical • Pôle gestion du parcours • Pôle logistique et ravitaillements • Pôle technique • Pôle contrôle / commissaire de course • Pôle communication

- 4/ Organisation du QG Carcassonne

- 5/ Organisation de la base de Arques

- 6/ Composition des autres bases

- 7/ Organisation des ravitaillements

• Présentation des tables • Es pratique • Roadbook • Poubelles et tri sélectif • Pointage et abandons • Parking • Fermeture de la base ou du ravitaillement.

8/ Trombinoscope

1/ INTRODUCTION :

L’organisation est fonction du :

- FACTEUR GÉOGRAPHIQUE : lié aux 14 points de ravitaillements • Carcassonne • Cubières/Cinoble • Cavayère • Sougraigne • Molière • Villardebelle • Clermont/Loquet • Greffeil • Arques • Villefloure • Fourtou • Palaja • Peyrepertuse.

- FACTEUR D’ACTIVITE : chaque pôle est organisé et géré par une ou 2 personnes chargées de la bonne marche du matériel, de la coordination des bénévoles.

Tous les responsables sont chargés de communiquer avec une des 3 personnes en charge de l’organisation globale : soit Magali, Vincent ou Michel par le biais du PC course pendant l’évènement ; ou par téléphone portable en amont.

2/ ORGANISATION DES BÉNÉVOLES :

La grande équipe de bénévoles (environ 320 personnes) est repartie sur plus de 750 km ². Cela nécessite donc un minimum de règles à respecter afin que l’organisation se déroule dans le bien-être et le respect de chacun, mais également pour la sécurité et le plaisir des participants (tous acteurs confondus : bénévoles, coureurs, accompagnants, exposants …)

PRINCIPES DE BASE :

- Dès son arrivée, le bénévole doit se présenter auprès de son responsable (voir liste). Pour la base de Carcassonne, il devra voir Jean-Paul (à défaut Mag) avant de se présenter à son responsable de poste. - Le responsable de base remettra un lot d’accueil au bénévole (T-shirt, badge, …). - Dans le cadre de notre préoccupation pour le respect de l’environnement, un verre Green-Cup sera remis à chaque bénévole afin de se conformer à la charte des « bons usages dans notre milieu naturel » co-signé avec la fédération de la chasse de l’Aude. - Chaque bénévole doit porter le T-shirt et le bracelet distinctif lui permettant l’accès aux différents services proposés (repas, café …) - Il doit informer son responsable de poste de son départ. Si un quelconque problème l’empêche d’être présent, il est invité à en informer un membre dirigeant ou Jean Paul.

- Les bénévoles étant hébergés par l’organisation devront se présenter auprès de Gael afin de récupérer le nécessaire (num de chambre, clés …).

- Chaque bénévole est invité au repas de clôture de Carcassonne (samedi soir) ainsi qu’au repas de clôture bénévoles de Arques (dimanche midi) après inscription auprès de Jean-Paul minimum 15 jours avant. Les amis, les conjoints, les voisins sont les bienvenus à ces repas mais devront s’acquitter d’une participation de 10 € pour le repas à Arques ou de 16 € à Carcassonne. (Pour les enfants de moins de 12 ans : 8€ à Arques et 12€ à Carcassonne)

LES REPAS BÉNÉVOLES CARCASSONNE :

- Pendant la semaine de préparation, les repas bénévoles seront possibles. - Des repas simples à récupérer en cuisine (types sandwichs ou pâtes en fonction de nos possibilités) sont proposé par l’organisation aux bénévoles en poste durant l’événement. - Les bénévoles pourront prendre leur repas prévu dans la salle réservée. - Cette pièce sera pourvue d’un réfrigérateur (contenant boissons, …) ainsi que d’une cafetière en libre-service. - Pour le respect de chacun, et pour une bonne hygiène, ce lieu devra rester propre. - Chaque bénévole sera responsable d’informer le chef cuisine en cas de manquement alimentaire ou hydrique.

LES REPAS BÉNÉVOLES AUTRES BASES :

- La logistique aura prévu un package afin d’assurer une alimentation basique des bénévoles en fonction du nombre d’inscrits par base en amont (sandwich, fromage, dessert, boisson) - Les responsables de bases peuvent prévoir des repas « grillades » : nous fournirons les saucisses ! (Si demande préalable) - L’organisation de repas payants et préparés, demandant une participation financière à chacun n’est pas cautionnée par l’organisation. Nous rappelons que chaque bénévoles inscrit est nourris gracieusement par l’association GRC durant ses heures de poste.

3/ LES DIFFÉRENTS PÔLES :

LE PC COURSE

Il est composé d’au moins un membre décisionnel, d’un officier du SDIS (pompier), d’un médecin régulateur, d’un responsable du chronométrage, du directeur de course (ou de suppléants) pour assumer une présence 24 h/24 h.

Le rôle du PC course est :

- Assurer la sécurité des coureurs et des bénévoles ainsi que gérer et organiser les secours adéquates en fonction des besoins. - Coordonner les moyens matériels et les Hommes dans l’optique de rendre l’évènement sérieux, sécurisé et agréable à tous. - Réceptionner les différentes informations afin de les relayer aux responsables appropriés. - Régler les éventuels problèmes rencontrés sur les bases (avec les coureurs, pour le manque de ravitaillement …) - Valider les abandons, les rapatriements, les fermetures de bases …

Le PC course ne peut gérer uniquement les problèmes dont il a connaissance

INFORMEZ-LE PAR TÉLÉPHONE AU : 04 68 77 73 90 (coureur)

Pc course : organisation (resp ravito , membre etc..) Portable 07 69 01 09 18

LE PÔLE SECOURS, MÉDICAL ET PARAMÉDICAL

Une équipe de secours est présente sur le parcours. Elle est organisée et commandée par le SDIS 11. L’officier régulateur, basé au PC course est opérationnel dès le premier départ (soit le jeudi 19 à 17h00 et jusqu’au samedi 21 18h). Les hôpitaux, un hélicoptère d’urgence sont en alerte. Le Groupement d’Intervention en Milieu Périlleux (GRIMP) est présent dans le sud du parcours afin d’assumer au plus vite (moins d’1 h) les premiers secours ou extraction. Une équipe médicale bénévole composée de médecins, infirmières, kiné, osthéo et chiropracteurs et podologues, est mise à la disposition des coureurs sur différents points du parcours. Elle est gérée par Anne-Flore (Médecin et coureuse d’Ultra Trails). Tous les professionnels de santé sont sous sa responsabilité et plus largement sous la responsabilité de l’association.

Aucune intervention médicale ou paramédicale ne pourra être pratiquée par un soignant durant ses heures de bénévolat en dehors de la salle sans l’autorisation du responsable médical et d’un des 3 dirigeants de l’association.

LE PÔLE GESTION PARCOURS

Orchestré par Jerome, le parcours à idéalement besoin d’environ de 80 bénévoles. L’organisation du parcours nécessite : - Les autorisations publiques et privées du parcours. - Le planning de mise en place du parcours suivant les tracés définis et déposés à la préfecture et fonction de l’autorisation du préfet. - La réalisation effective du parcours décomposé chronologiquement :

• Balisage (démarrage le samedi 14 Octobre 2017). Nous accentuerons le balisage aux bifurcations afin de minimiser le débalisage et/ou l’impression de manque. • Pour la sécurité des coureurs, nous mettrons en place des panneaux « traversée de route »(annoté d’un numéro permettant de localiser le coureur) , de panneaux d’indications supplémentaires, d’ échelles, de corde « ligne de vie » ou tout autres systèmes permettant de préserver la bonne direction et la sécurité des participants. • Contrôle de Balisage • Ouverture du parcours • Fermeture de la course : tronçon par tronçon • Débalisage. • Nettoyage du parcours

Un plan googlemap sera réalisé afin de localiser tous ces éléments simplement et devenant ainsi des outils de localisation des coureurs. Le pôle logistique transport pourra éventuellement être sollicité préalablement pour faciliter le retour des bénévoles parcours à leur base en fonction des impératifs des 2 services et des véhicules disponibles.

LE PÔLE LOGISTIQUE ET RAVITAILLEMENTS :

Plusieurs parties composent ce pôle dirigé par Vincent :

- Transport des denrées nécessaires aux bases de ravitaillement coureurs (cf plan du Grand raid des Cathares et application googlemap pour voir et accéder aux différents points du parcours). Lien pour Application Google Map (smartphone et PC) GRC 2017

- Transport de matériels : • Approvisionnement des matériels médicaux à chacune des bases • Approvisionnement des panneaux, échelles, rubalise, etc. • Approvisionnement des matériels nécessaires à la constitution des bases (tente, lit, etc.)

- Transport des personnes : navette abandon à partir d’une équipe de plusieurs chauffeurs qui se relayeront pendant les 3 jours de courses jour et nuit sur 3 boucles distinctes • Boucle du sud (Arques, Peyrepertuse, Cubières) • Boucle centrale (Arques, Greffeil, Palaja, Carcassonne) • Boucle Carcassonne (Villardebelle, Greffeil, Villefloure, Carcassonne) • Base de ravitaillement

Le transport est réalisé par l’équipe de Carcassonne et le montage et le démontage par les équipes sur place. Certains matériels sont issus de différentes sources (les communautés de communes, les services de l’armée, l’organisation du GRC, des bénévoles) et doivent donc être récupéré.

Idéalement, les supports visuels (bâches, étendards, …) doivent également être récupérés en fin d’événement afin de pouvoir procéder à l’inventaire ou au remplacement des éléments HS.

LE PÔLE TECHNIQUE :

La fonctionnalité de chaque ravitaillement ou base de vie (assumée par Laurent ) est essentielle. Elle passe par la : - Mise en place des énergies : eau et électricité - Mise en place de moyens de communications : • Internet filaire ou wifi • Liaison satellite si nécessaires • Liaison téléphonique filaire ou GSM - Mise en place des éléments d’éclairage nécessaires. - Mise en place de vidéo de contrôle à Carcassonne, Arques.

Toute demande d’intervention ou de modification technique d’une base doit passer par l’autorisation de Laurent et en informer le PC course

PÔLE CONTRÔLE - COMMISSAIRE DE COURSE :

Un commissaire de course (Eric) sera chargé de contrôler le bon déroulement des ravitaillements tant pour l’organisation promise aux coureurs et aux accompagnants, que pour le confort des bénévoles. Il pourra également vérifier le bon fonctionnement du chronométrage, soutenir les responsables dans les cas de prise de décision (pour les coureurs, bénévoles etc.) en accord avec le PC course. Il pratiquera également des contrôles inopinés de matériels obligatoires auprès des participants pendant la course. Il sera bien entendu en étroite liaison avec le pc course et le responsable du parcours. Il sera posté en partie à Peyrepertuse le jeudi soir puis Cubières puis sur la base de Arques dès le vendredi matin. Contrôle possible à réaliser à Rouffiac des corbières (village), col de linas (présence GRIMP) , Arques (château) , col de valmigères , village de ladern sur lauquet, palaja à la traversée de la départementale

POLE COMMUNICATION :

Le pôle communication a pour mission prioritaire d’informer les coureurs, de réaliser la promotion de la course, de faire la liaison avec les médias, presses locales, régionales, nationales et internationales. Cette année plusieurs magazines ont dépêché journalistes coureurs et photographes comme Jogging internationale.

4/ ORGANISATION DU QG CARCASSONNE

Le Q.G. du GRC comprend les prestations suivantes :

- Les 3 départs :

Préparation départs Départs Lieux

Grand Raid des Cathares Jeudi de 16h à 18h 17 h 30 Château Comtal

Raid des Bogomiles Vend de 8h à 9h 30 9 h 00 Place Prado

Raid des Bogomiles Sam de 8h à 9h 30 9 h 00 Place Prado

- Les arrivées : cette année, les 3 arrivées se feront sous le Dôme (devant la nouvelle entrée de la salle du Dôme). Créneau horaire par course : • Grand Raid des Cathares : Vendredi 20 de 16h au Samedi 21 oct. 16h 30 • Raid des Bogomiles : Samedi 21 oct. de 16h à 9h 30 • Trail des Colombes : Samedi 21 oct. de 8h à 9h 30

- La remise des dossards et la gestion des sacs de délestage.

- Le village exposants et les animations

- L’organisation des repas coureurs (des tickets pour les repas seront remis lors de la remise des dossards ou vendus sur place selon les places disponible) • Le Brunch du jeudi midi • La Pasta party du jeudi soir • La Pasta party du vendredi soir

- Le repas de clôture qui sera assuré par un traiteur et le service par nos bénévoles. Bracelet des coureurs pour accéder au repas

Bracelet des Bénévoles pour accéder au repas

- La buvette à l’intérieur de la salle du dôme dont les produits seront vendus aux prix affichés. Aucune gratuité.

- Le ravitaillement qui n’est prévus qu’à l’usage des coureurs arrivants. Les accompagnants, les bénévoles, les membres, les partenaires ne sont pas autorisés à se servir. - Le podium

5/ ORGANISATION DE LA BASE D’ARQUES :

Principale base de vie du parcours, elle demande une attention et une organisation particulière. Elle bénéficie : - D’un ravitaillement - D’une zone de repos, - D’une base médicale composée de tous les professionnels de santé (Méd., IDE, kinés, podos …) - D’une zone sac de délestage - D’une zone « assistance coureurs » - D’un commerçant boulanger pour les accompagnants (vente)

C’est également le point de positionnement principal du commissaire de course (Eric)

Le Dimanche 22 octobre un repas sera organisé à Arques avec une inscription auprès de jean pierre 15 jours avant la date. Le responsable de votre base vous remettra le bracelet à porter pour accéder au repas de clôture. Merci de respecter ces règles

6/ COMPOSITION DES AUTRES BASES :

RAVITOS ZONE REPOS PARA-MEDICAL ASSISTANCE MEDICAL

- Cavayère

- Molière Oui

- Clermont / Loquet

- Fourtou Oui

- Peyrepertuse Oui Oui

RAVITOS ZONE REPOS PARA-MEDICAL ASSISTANCE MEDICAL

- Cubière / Cinoble Oui Oui Oui Oui

- Sougraigne Oui

- Villardebelle Oui Oui

- Greffeil Oui Oui

- Villefloure Oui

- Palaja

-

Les ravitaillements sont exclusivement à l’usage des coureurs porteurs de leur dossard, aux bénévoles, aux pompiers et intervenants médiatiques autorisés (Photossport, Wecome, TV Carcassonne, …)

7/ ORGANISATION DES RAVITAILLEMENTS :

PRÉSENTATION DES TABLES :

– Décoration par une nappe de couleur – 1 à 2 tables pour l'alimentaire froid et chaud (voir photos) – 1 à 2 tables de boisson chaude et froide (voir photos)

EN PRATIQUE :

• Couper les bananes en 2 • Faire des tranches de cake au chocolat • Couper les oranges en 8 (la ½ orange en 4) • Faire des carrés du chocolat noir • Couper en 2 et rouler chaque tranche de jambon (blanc, de pays et poulet) • Couper le saucisson à l’ail en tranches fines • Préparer pour les bénévoles de sécurité, les journalistes (vidéo, photo) : sandwichs, fruits, eau … • Penser à garder des emballages pour y ranger les restes après le dernier coureur.

• Inviter les coureurs à bien faire le plein d'eau en cas de forte chaleur, à se mouiller les aisselles et le dos • Ustensiles et petits matériels : 3 couteaux, 1 paire de ciseaux, cafetière, 2 bouilloires. • Ne pas hésiter à proposer de l’aide aux coureurs pour se servir, remplir leur poche à eau ou leurs bidons et à proposer thé et café aux accompagnateurs. • Demander aux coureurs de sortir leurs gobelets personnels pour les boissons, même si ça les embête ! • Réapprovisionner régulièrement les assiettes et les bouteilles.

ATTENTION À PRÉVOIR DU RAVITAILLEMENT POUR TOUS LES COUREURS … JUSQU’AU DERNIER

ROADBOOK :

Présent sur chaque base, il permet : • L’information sur l'ouverture et fermeture des bases de vie. • Le temps de passage premier et dernier coureur. • Les besoins en bénévoles.

POUBELLES ET TRI SÉLECTIF :

En position chaque ravitaillement : • 1 sac pour les déchets compostables : peaux de fruits, assiettes et gobelets en carton, restes de nourriture, papier essuie-tout ..., ramasser par l’organisation ou donner à vos poules ou votre compost ! • 3 sacs pour tous les autres déchets : emballages plastiques …, à fixer côtés coureurs et à jeter dans la poubelle verte la plus proche. • Disposer au dehors 2 autres sacs dans le sens de la course.

POINTAGE et ABANDONS :

• Pointage électronique : Badger le dossard avec la scanette. • Si un concurrent abandonne : il ne repart pas. • Prévenir le PC Course (07 69 01 09 18) • Lui laisser son dossard, faire une croix sur le dos du dossard au marqueur si abandon ou arrêt. • Tenir une liste des abandons sur papier. • Appeler le PC Course quand le premier coureur passe, et quand le serre-file est arrivé. • Si un coureur montre des signes de faiblesse, fatigue, souffrance, voir avec les secouristes / infirmière / médecin présent(e)(s). Le faire asseoir, lui donner à boire et à manger par petites portions, lui laisser le temps de récupérer. • Ne pas accepter qu’un coureur rende son dossard de suite. Proposez-lui de prendre un temps de réflexion et de repos. Puis, l'inciter à repartir avec d'autres coureurs, doucement, tranquillement.

• Notre objectif est de permettre que tous les coureurs dans la mesure des règles et des barrières horaires terminent et repartent avec des souvenirs inoubliables de notre territoire.

PARKING :

• Aménager un parking pour les accompagnants. • Délimiter les zones à risque par des barrières (et, où) de la rubalise. • Définir un passage pour les accompagnants du parking au ravitaillement par (fléchage, rubalise…).

FERMETURE DE LA BASE OU DU RAVITAILLEMENT :

Nous rappelons à tous les membres et les responsables de base qu’un ravitaillement ou une base ne peut être fermée sans que le fermeur soit bien arrivé. Attendez TOUJOURS l’autorisation du PC course pour fermer le ravitaillement Cette autorisation est donnée à partir du moment où l’officier des pompiers, le responsable du chronométrage et le directeur de course ou son suppléent aient validé la demande.

8/ TROMBINOSCOPE