Een lockdown op de dag van marktconsultatie: wat nu?

Aanbesteden in tijden van COVID-19, wat betekent dit voor Alma toe. Hoofdzaak werd voor de gemeente om de planning gemeenten en (zorg)aanbieders in het sociaal domein? op korte termijn aan te passen en verschillende scenario’s en Inkoopsamenwerkingsverband Noord moest tijdslijnen tegen elkaar af te wegen. “Uiteindelijk hebben we noodgedwongen het aanbestedingsproces van de Wmo voor een planning gekozen waarbij we in september weer inkoop voor 2021 aanpassen. De COVID-19-crisis gooide roet aan de slag kunnen met aanbieders, het liefst fysiek en in het eten van de voorbereidingen. De geplande desnoods digitaal. Dat was voor ons een belangrijke startdatum van 1 januari 2021 voor de nieuwe overweging” vertelt Alma. De keuze van de nieuwe overeenkomsten voor de maatwerkvoorzieningen Wmo was startdatum in september was tweeledig. Het was een daarom niet langer realistisch. Welke stappen, keuzes, praktische beslissing vanwege de zomervakantie: september gesprekken en voorstellen bij zo’n uitstel komen kijken, lees leek de eerst mogelijke maand om weer gesprekken met je in dit artikel. aanbieders te kunnen organiseren. Tegelijkertijd is het met een start in september mogelijk om de ingangsdatum van

contracten van 1 juni 2021 te halen. We zitten aan tafel met drie deelnemers van Naast praktische overwegingen speelden ook de regionale Inkoopsamenwerking Noord Veluwe, een samenwerkings- gebeurtenissen een rol in dit besluit. Alma legt uit: “Je moet verband tussen de gemeenten , Ermelo, , er ook rekening mee houden dat COVID-19 flink heeft huis , , en Zeewolde. Alma Knol-van gehouden in onze regio. Sommige gemeenten zijn flink Maanen is beleidsadviseur Wmo voor de regiogemeenten en geraakt en COVID-19 heeft een forse impact op aanbieders voorzitter van de werkgroep, Maaike van Beek is gehad. Het aantal sterfgevallen was in sommige beleidsmedewerker Wmo voor de gemeente Elburg en Evert verpleeghuizen hoog.” De aanbieders hadden hun handen vol van Beek inkoopcoördinator Wmo van de aan het omgaan met COVID-19 in hun zorgverlening, zowel inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV). Samen zijn zij door het anders inrichten van de zorg aan de hand van de betrokken bij de Wmo inkoop voor 2021 in deze regio. De COVID-19maatregelen als door ziekte en verplicht zorg omvat de maatwerkvoorzieningen van de Wmo: thuisblijven van personeel”. Maaike haakt hier op aan: “We ambulante begeleiding, groepsbegeleiding, hulp bij hebben bewust gekozen om dit aanbestedingsproces echt huishouden en kortdurend verblijf. De regiogemeenten samen met de aanbieders te doen, we willen constant met besteden de maatwerkvoorzieningen regionaal aan, waarbij elkaar in gesprek gaan en blijven”. Omdat de aanbieders door het gebied in een noordelijk en zuidelijk perceel wordt COVID-19 andere dingen aan hun hoofd hadden, was het op verdeeld. Ze werken samen met veel verschillende dat moment niet mogelijk om het aanbestedingsproces in contractpartijen en vinden in de samenwerking nauw contact samenwerking met de aanbieders vorm te geven. Maaike: heel belangrijk. Dat is ook zeker terug te zien in de manier “We wilden het niet achter ons bureau bedenken, wat waarop ze met het uitstel van de aanbesteding zijn om betekende dat we de aanbesteding wel moesten vertragen”. gegaan.

Een nieuwe werkelijkheid “We wilden het niet achter ons bureau Letterlijk aan de vooravond van de COVID-19 crisis, bedenken, wat betekende dat we de donderdag 12 maart 2020, had het team nog een bijeenkomst met de meedenkgroep van de aanbieders. aanbesteding wel moesten vertragen”. Diezelfde dag werd ’s avonds de ‘lockdown’ aangekondigd en veranderde de wereld in een geheel nieuwe werkelijkheid. Het team zag al snel in dat dit een grote impact had op de aanbieders en dat aanbestedingen geen hoofdprioriteit meer Verlengen en vertragen hadden. Alma vertelt: “Met het besef dat aanbieders en wij Een aanbesteding in het sociaal domein vertragen kan niet zelf echt andere dingen aan ons hoofd hadden, hebben we zomaar, omdat dit een grote impact kan hebben op de zorg heel snel moeten concluderen dat we niet verder konden en de bedrijfsvoering van de Wmo aanbieders. Hoe kwam de met de aanbesteding”. De gemeenten hebben snel in projectgroep tot dit besluit? Maaike: “Kort na de gehandeld en het traject ‘on hold’ gezet. Dit betekende dat persvoorlichting op 12 maart 2020 hebben we een digitaal de aanbesteding in de fase van marktconsultatie bleef overleg gehad om te kijken hoe we nu verder wilden en hangen en de geplande publicatie op 24 juli niet gehaald ging moesten gaan.” De projectgroep besprak verschillende worden. “Dit hebben we ook zo snel mogelijk naar de keuzes en de daarbij behorende gevolgen. “Wat zijn de aanbieders gecommuniceerd: dat we het proces vertraagd effecten als we nu geen bijeenkomsten kunnen organiseren? hadden en dat de gevolgen nog niet helder waren, maar dat Wat als we nu vertragen en wat als we nu wel doorgaan met we hier zo snel mogelijk over zouden communiceren”, licht de aanbesteding?”.

1

Evert vervolgt: “We hebben twee scenario’s gemaakt.” De juridisch laten toetsen of we op basis hiervan uitstel konden gemeente had contracten met aanbieders die zouden aflopen doen”, vertelt Alma, “en het antwoord was ‘ja’. Op grond van op 1 januari 2021 en waarvoor geen reguliere dit artikel was het verdedigbaar om de huidige verlengingsopties beschikbaar waren. Om chaos en overeenkomsten met alle huidige Wmo aanbieders met vijf onzekerheid in de dienstverlening te voorkomen, heeft het maanden te verlengen.” Daarmee ontstond ook de ruimte om team met de wethouders van de aangesloten gemeenten de aanbesteding vijf maanden te vertragen. kortgesloten om de aanbieders een voorstel te doen. In dit voorstel wordt de ingangsdatum van de nieuwe contracten Artikel 2.163E (Aanbestedingswet 2012) verschoven naar 1 juni 2021 en worden de huidige contracten tot die tijd verlengd (optie 1). Alma: “We hebben bij het Lid 1 verlengingsvoorstel ook aangegeven wat we met de tarieven Een overheidsopdracht kan zonder nieuwe aanbestedings- zouden gaan doen, iets wat natuurlijk van belang is voor procedure als bedoeld in deel 2 van deze wet worden aanbieders”. Het voorstel was de tarieven per 1 januari bij te gewijzigd indien: stellen op basis van de huidige kostprijzen en bij de nieuwe a. de behoefte aan wijziging het gevolg is van aanbesteding een nieuwe kostprijsbepaling te doen. Deze omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende optie is echter wel afhankelijk van de planning waarin het dienst niet kon voorzien, aanbestedingsproces vanaf september 2020 weer hervat kan b. de wijziging geen verandering in de algemene aard van worden. Op dit moment is de impact van COVID-19 na de de opdracht meebrengt, en zomer nog onbekend en in oktober zal worden gekeken of c. de verhoging van de prijs niet meer bedraagt dan 50% deze optie haalbaar is. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal van de waarde van de oorspronkelijke opdracht de ingangsdatum van de nieuwe contracten moeten doorschuiven naar 1 januari 2022 (optie 2). Verlengen mag, hoe nu verder? De groep heeft niet lang gediscussieerd of ze de Hoewel de juridische grond voor verlenging de gemeenten aanbestedingsprocedure wel of niet door wilde laten gaan. rust gaf, was het zaak om de aanbieders op de hoogte te Alma vertelt: “Daar waren we heel eensgezind over: op deze stellen en te betrekken in het besluit tot verlenging van de manier kunnen we niet met de procedure doorgaan.” Naast huidige contracten. Instemming van de aanbieders was erg interne instemming was er echter ook nog juridische belangrijk voor de projectgroep. Voordat tot besluitvorming goedkeuring nodig voor de verlenging van de huidige in de colleges over werd gegaan, wilde de projectgroep de contracten. De verlenging is immers een wijziging van de verlenging en de gevolgen daarvan eerst met de aanbieders oorspronkelijke opdracht. In hoeverre is dit vanuit juridisch bespreken. Ze hebben verteld wat de verlenging voor de oogpunt geoorloofd? “Al snel bleek” vertelt Evert, “dat COVID nieuwe startdatum voor de uitvoering zou betekenen en wat -19 een onvoorziene omstandigheid is”. De aanbestedingswet dit voor de tarieven tot gevolg zou hebben. De aanbieders (2012) bood uitkomst met artikel 2.163E (zie kader werd om instemming gevraagd; met een formulier konden ze hieronder). Dit artikel stelt dat een overheidsopdracht zonder akkoord geven over de twee verlengingsopties (juni 2021 en/ een nieuwe aanbestedingsprocedure kan worden gewijzigd of januari 2022). Pas nadat de akkoorden van de aanbieders indien de behoefte aan wijziging het gevolg is van binnen waren, zijn de verantwoordelijke beleidsmedewerkers omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst van de 7 gemeenten naar de colleges gestapt om verlenging niet kon voorzien. De onvoorziene opkomst, grootte en tot 1 juni 2021 aan te vragen. Dit zorgde voor de volgende impact van COVID-19 paste hier precies in. “We hebben tijdslijn:

2

Het college adviseren over uitstel was het een geluk dat we nog net een bijeenkomst met de De projectgroep heeft de verschillende colleges (van de meedenkgroep aanbieders op die donderdag [op de dag van gemeenten) geadviseerd in te stemmen met een verlenging de lock-down] hebben gehad. Hierdoor konden we nog even van de overeenkomsten met de huidige aanbieders tot juni vooruit met de input vanuit die bijeenkomst, die we hebben 2021. Hiervoor noemden ze de volgende argumenten: kunnen verwerken en gebruiken in de aanbestedingsdocumenten”. Alma knikt: “Er was naar 1. De noodzaak van verlenging van de overeenkomsten aanleiding van die bijeenkomst ook een wijziging ten opzichte De komst van COVID-19 belemmerde het lopende van de eerdere uitgangspunten. De tijd hebben we ook aanbestedingsproces, waardoor het niet meer gebruikt om dat met de wethouders kort te sluiten en daar mogelijk was de nieuwe aanbesteding voor 1 januari akkoord op te krijgen om weer verder te kunnen 2021 af te ronden en tot gedegen nieuwe ontwikkelen”. overeenkomsten te komen. Om de continuïteit van de maatschappelijke ondersteuning voor de bewoners te Geen nieuwe aanbesteding, wel aangepaste waarborgen, was het noodzakelijk om de huidige contracten te verlengen. tarieven Bij het voorstel tot verlenging was het van belang om de 2. De mogelijkheid van de verlenging van de aanbieders inzicht te geven in de gevolgen voor tarieven. overeenkomsten Verlenging van de huidige overeenkomsten was Alma licht toe: “We beseften gelijk dat het van belang was volgens de beleidsmedewerkers verdedigbaar omdat dat ze wisten waar ze aan toe waren, ook qua tarieven. We de behoefte tot deze verlenging het gevolg was van wisten dat als we het uitstel zouden aankondigen zonder iets onvoorziene omstandigheden. Hiervoor verwezen zij te zeggen over hoe we zouden omgaan met de tarieven per 1 naar artikel 2.163E van de Aanbestedingswet: het januari 2021, dat het dan bij voorbaat niet zou gaan lukken.” betrof omstandigheden die zij niet konden voorzien, Bij een nieuwe aanbesteding per 1 januari 2021 hadden we de wijziging zou geen verandering in de algemene aard ook nieuwe kostprijzen laten berekenen. De projectgroep van de opdracht aanbrengen en de verhoging van de heeft daarom een extern bureau opdracht gegeven de prijs zou niet meer dan 50% van de waarde van de kostprijzen per 1 januari 2021 bij te stellen ten opzichte van oorspronkelijke opdracht bedragen. de kostprijzen in 2020. De kostprijzen worden aangepast op 3. De instemming van de huidige aanbieders met de basis van de toename in bruto uurlonen en pensioenpremies, verlenging van de overeenkomsten en sociale lasten. De projectgroep heeft de huidige Alvorens het college te adviseren, heeft de aanbieders schriftelijk om instemming met bovenstaande projectgroep de huidige aanbieders gevraagd in te gevraagd. Dit hebben ze vervolgens meegenomen in het stemmen met de verlenging, waarbij vrijwel alle voorstel ter verlenging voor akkoord en besluitvorming door aanbieders akkoord gingen. Met enkele aanbieders, die aangaven dat de huidige tarieven voor hen niet de colleges. Met de eerste optie gingen vrijwel alle kostendekkend waren, zijn ze het gesprek aangegaan. aanbieders akkoord (startdatum 1 juni 2021). De tweede optie, met startdatum 1 januari 2022, zorgde voor meer Vertragen betekent niet stil zitten bezwaren vanuit aanbieders, vanwege de tarieven en de Hoewel de aanbesteding uitgesteld werd, heeft de financiële redzaamheid van sommige aanbieders. De projectgroep niet stil gezeten. De samenwerking met projectgroep houdt voor nu vast aan de eerste optie, in de aanbieders in de aanbestedingsprocedure is tijdelijk hoop in september 2020 het aanbestedingsproces te stopgezet, maar achter de schermen is de groep verder hervatten. gegaan met de voorbereiding. Maaike vertelt: “Alleen de fysieke bijeenkomsten met aanbieders, zoals Hoe werd er gereageerd op het uitstel van de voorlichtingsbijeenkomsten zijn eigenlijk vertraagd en we zijn aanbesteding? in de tussentijd verder gegaan met de documenten die voor Sommige aanbieders gaven aan dat ook met de aanpassing de aanbesteding van belang zijn.” Alma haakt hier op aan: de tarieven per 1 januari 2021 voor hen niet kostendekkend “We hebben onze werkzaamheden eigenlijk voortgezet en zijn. De gemeenten zijn met hen in gesprek gegaan en niet de procedure aangepast.” Afgelopen weken is het team hebben aangegeven dat ze op sommige gebieden niet meer bezig geweest met de voorbereidingen van een bijeenkomst met aanbieders in september 2020. “We hebben gekeken konden doen op basis van de huidige overeenkomst. Na het hoe we dit toch door kunnen laten gaan, ondanks dat we de gesprek zijn deze aanbieders uiteindelijk akkoord gegaan met werkwijze misschien iets aan moeten passen.” Het doel is de aanpassing van de tarieven van januari tot juni 2021. deze bijeenkomst ‘COVID-19-proof’ door te laten gaan, wat Hoewel de voorgestelde tarieven niet aangepast konden betekent dat rekening gehouden moet worden met de tijd, worden, ging de projectgroep wél met hen het gesprek aan. ruimte en vorm van de bijeenkomst. Alma: “Dat hebben ze erg gewaardeerd, dat we de tijd namen Wel zijn Alma, Maaike en Evert blij dat ze de aanbieders nog om naar hen te luisteren. Ze hadden ook begrip waarom we nét op het nippertje hebben kunnen spreken voordat de het tarief niet verder konden aanpassen”. En dat luisteren, COVID-19stilte kwam. Maaike zegt met een lach: “Achteraf vertelt Maaike ten slotte, daar doen we ook echt wat mee.

3

Deze gesprekonderwerpen worden weer meegenomen in de Het is een goede keuze geweest nieuwe aanbesteding. “Het zijn ook wel echt aanbieders die Snelle besluiten in korte tijd, hoe kijken ze daar achteraf op van belang zijn voor de regio en die je wil behouden, en daar terug? De drie kijken elkaar aan en kijken tevreden terug op wil je moeite voor blijven doen”. dit besluit. Alma legt uit: “Het is een goede keuze geweest. Ik Ook voor nieuwe aanbieders leek de situatie minder denk dat aanbieders er ook niet aan moeten denken in een wenselijk: zij moeten vijf maanden extra wachten om tijd als deze druk te moeten zijn met de aanbesteding. Ze zijn eventueel te gaan starten. Alma vertelt: “In onze huidige op dit moment nog druk bezig om de zorg weer op orde te contracten hebben we een jaarlijks instroommoment voor krijgen”. Maaike beaamt dit: “Het valt tegen hoeveel tijd ze er nieuwe aanbieders, op 1 januari van elk jaar. Komend jaar, mee bezig zijn om alles goed te regelen. Zeker tijdens de 2021, komt dat moment er niet, dat is helaas zo”. Wel geeft grote COVID-19golf was het een opgave om goede de projectgroep aan dat, mocht het uitstel verlengd worden begeleiding en dagbesteding te kunnen verzorgen”. Zoals ze tot 1 januari 2022, ze gaan voorstellen een extra al eerder zeiden: de aanbieders hadden wel iets anders aan instroommoment in te bouwen. Alma geeft aan dat er tijdens hun hoofd. Als de aanbesteding niet uitgesteld was, hadden het wachten wel andere mogelijkheden zijn: “Nieuwe de aanbieders zich in deze periode ook nog bezig moeten aanbieders die al eerder willen deelnemen aan de houden met de inschrijving. Op dit moment liggen de aanbesteding kunnen altijd in de tussentijd aansluiten als prioriteiten voor hen nog steeds ergens anders, wat de onderaannemer bij een bestaande aanbieder”. “Hierbij moet projectgroep zich maar al te goed realiseert. Maaike wel gezegd worden,” vult Evert aan, “dat het maar enkele concludeert: “Ik denk dat het verstandig is geweest hoe we nieuwe partijen zijn die zich hebben aangemeld.” We hebben als regio de vertraging in hebben gezet, om met elkaar zo’n er al veel in deze regio en werken veel met dezelfde crisis door te komen.” aanbieders.” Vanuit de gemeenten waren er in eerste instantie een aantal “Ik denk dat het verstandig is geweest hoe we vragen over het uitstel. Alma: “We hebben wel vragen als regio de vertraging in hebben gezet, om gekregen van wethouders. Bij de aanbesteding voor met elkaar zo’n crisis door te komen” jeugdhulp is besloten wel door te gaan, dus dan wordt gevraagd waarom er bij ons uitstel wordt voorgesteld.” Maar na een duidelijke uitleg waarom uitstel gewenst was, gingen de colleges van de verschillende gemeenten al snel overstag. Voor andere gemeenten die voor een gelijksoortig besluit Alma: “De ernst van de COVID-19 uitbraak in onze regio en de komen te staan, heeft het drietal een aantal tips: gewenste samenwerking met aanbieders in het  Tip 1: Zorg voor goede communicatie en aanbestedingsproces gaven uiteindelijk echt de doorslag voor betrokkenheid uitstel binnen de gemeenten.” Maaike onderstreept het Evert: “Wat ik heel bijzonder vond in dit traject is dat belang van deze samenwerking met aanbieders: “We hadden we heel direct en nauw contact hadden met de al langlopende contracten, sinds 2015. Dan kan je ook niet aanbieders.” Dit is volgens hem één van de zomaar zeggen dat je het zonder aanbieders gaat inrichten.” succesfactoren: mensen betrekken, zaken goed en De cliënten zullen niet veel van het uitstel merken, dat is in helder uitleggen. Kort na het uitbreken van de COVID- ieder geval waar de projectgroep op inzet. Eén ding weten ze 19crisis is vanuit de Inkoopsamenwerking Noord- zeker: de cliënt mag nooit de dupe zijn. De Veluwe gelijk begonnen met een COVID-19-update. In contractverlengingen betekenen voor cliënten dat zij dezelfde deze wekelijkse nieuwsbrief heeft de projectgroep ook ondersteuning blijven ontvangen die zij gewend zijn. veel aandacht besteed aan het uitstel van de Bovendien zouden de nieuwe contracten, wanneer die niet aanbesteding. uitgesteld waren, ook geen grote wijzigingen voor de cliënten  Tip 2: Spreek je waardering uit naar de aanbieders inhouden. Alma: “In de nieuwe aanbesteding gaan best In die communicatie is naast informeren ook dingen veranderen, maar voornamelijk in de relatie tussen waarderen heel belangrijk, aldus Maaike. Dit zit deels gemeente en aanbieders. De ondersteuning van onze in de manier waarop ze aanbieders benaderen en inwoners blijft grotendeels hetzelfde.” betrekken en deels ook in het duidelijk uitspreken van waardering. Dit is iets wat ze veel hebben gedaan en doen; elke nieuwsbrief start met een dankbetuiging. “We hadden al langlopende contracten, sinds 2015. Dan kan je ook niet zomaar zeggen dat  Tip 3: Trek samen op met de aanbieders je het zonder aanbieders gaat inrichten.” Goed samenwerken betekent in een turbulente tijd als deze ook goed samen denken. Maaike: “We hebben van tevoren al heel goed afgestemd met aanbieders,

4

wat zij nodig hebben om goede ondersteuning te leveren. En ook daarna, na de publicatie van de aanbesteding, willen we aanbieders betrekken. Hier hebben we in de procedure ook rekening mee gehouden”. De gemeenten zullen een bijeenkomst voor aanbieders organiseren voordat de nota van inlichtingen op wordt gepubliceerd.  Tip 4: Ga het gesprek aan Ook geven Alma, Evert en Maaike aan dat het van belang is met elkaar het gesprek op te zoeken en zaken bespreekbaar te maken. Maaike: “Als aanbieders zo’n verlenging niet wilden, dan vond er toch een gesprek plaats. Dat soort zaken niet uit de weg gaan of ontkennen, maar aanpakken. Dat past ook bij onze regio en dat werkt goed.” En dat is misschien nog wel de grootste kracht van deze manier van werken: ze hebben gekeken wat past. En dat werkt.

5