Ediciones De Microsoft Office 2003 Guía De Producto

Ediciones de Microsoft Office 2003 Guía de producto

Septiembre de 2003

Tabla de contenido

1 Información general...... 5 Introducción ...... 5 Objetivos de diseño ...... 5 Conexión de personas ...... 5 Conexión de información...... 6 Conexión de procesos empresariales ...... 7 Recomendaciones del sistema ...... 8 Elementos o servicios adicionales...... 9 2 Conexión de personas...... 11 Introducción ...... 11 Retos de colaboración ...... 11 Suministro de una plataforma para trabajo en equipo eficaz ...... 11 Información destacada de las nuevas características ...... 11 Funciones clave ...... 12 Panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace)...... 13 Áreas de documentos ...... 15 Discusiones Web integradas...... 19 Áreas de reuniones ...... 20 Integración del menú Archivo (File) ...... 23 Seguimiento de versiones ...... 24 Protección y desprotección de documentos...... 25 Integración de Windows SharePoint Services con las aplicaciones de Office 2003 ...... 26 Windows SharePoint Services y Outlook 2003 ...... 26 Listas compartidas...... 28 Windows SharePoint Services con Excel 2003 y Access 2003...... 29 Administración del tiempo del equipo ...... 31 Integración de la mensajería instantánea e integración de presencia...... 31 Vistas de calendarios de equipo...... 31 Ayuda para protección de documentos confidenciales ...... 34 Information Rights Management en las ediciones de Office 2003...... 34 Opciones de permisos ...... 38 Requisitos adicionales del servidor...... 39 Permisos para áreas determinadas ...... 39 Edición estructurada en Word 2003 ...... 40 Resumen ...... 41 3 Conexión de información ...... 41 Introducción ...... 42 Mejoras organizativas y de diseño ...... 42 Información destacada de las nuevas características ...... 42 Una nueva apariencia para Outlook 2003...... 43 Cómo trabajar con las nuevas vistas de correo electrónico ...... 43 Panel de exploración...... 48 Funciones clave ...... 56 Creación de correo simplificada ...... 56 Organización y establecimiento de prioridades para correo electrónico...... 59 Evitar correo electrónico no deseado...... 69 Filtro de correo electrónico no deseado...... 72 Mejorar la movilidad y productividad de los usuarios ...... 76 Administración de contactos más eficaz ...... 80 Información relevante al alcance de los usuarios ...... 81 Tecnologías de administración de información flexibles...... 85 Picture Manager ...... 91 Resumen ...... 92

4 Conexión de procesos empresariales ...... 92 Introducción ...... 93 Retos de administración de procesos empresariales...... 93 Valor corporativo de XML en Office Edición Professional 2003 ...... 93 Información destacada de las nuevas características ...... 94 Funciones clave habilitadas por XML en Office Edición Professional 2003...... 96 Liberación de información empresarial esencial ...... 96 XML en Word 2003 ...... 104 XML en Excel 2003 ...... 108 XML en Access 2003 ...... 112 Resumen ...... 114 5 Ayuda y servicios de Office Online...... 114 Ayuda y formación en línea...... 115 Ayuda...... 115 Asistencia...... 115 Formación en Office Online ...... 116 Descargas ...... 117 Características de accesibilidad ...... 117 Sitio Web de Galería de imágenes y multimedia...... 118 Plantillas en Office Online...... 120 6 Conclusión ...... 121 7 Funciones de la aplicación ...... 122 Índice de nuevas funcionalidades ...... 123 Ediciones de Microsoft Office 2003 ...... 124 Creación de un área de documentos ...... 124 Information Rights Management (IRM)...... 126 XML...... 128 Outlook® 2003...... 130 Panel de lectura ...... 130 Vista de mensajes de múltiples líneas con agrupamiento y fechas inteligentes...... 131 Organizar por conversación (Arrange by Conversation) ...... 134 Menú Ir (Go)...... 135 Marcas rápidas...... 136 Carpeta Para seguimiento (For Follow Up) ...... 137 Carpetas de búsqueda (Search Folders) ...... 138 Alerta de correo nuevo en el escritorio ...... 140 Configuración del filtro de correo electrónico...... 141 Bloquear contenido externo (Block external content) ...... 143 Calendario compartido ...... 144 Imagen de contactos ...... 145 Modo de intercambio en caché ...... 146 Llamadas a procedimientos remotos (RPC) con protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) ...... 147 Faxes por Internet ...... 149 Word 2003 ...... 150 ClearType ...... 150 Vista Diseño de Lectura (Reading Layout)...... 151 Mejoras en la combinación ...... 152 Mejoras del control de cambios...... 154 Soporte de entradas manuscritas ...... 155 Restricciones de formato (Formatting Restrictions) ...... 157 Restricciones de edición (Editing Restrictions) ...... 158 Excel 2003 ...... 160 Integración de datos de lista con Windows SharePoint Services ...... 160 Uso del cálculo de desviación estándar mejorado...... 161 Integración de etiquetas inteligentes...... 162

PowerPoint 2003...... 164 Integración de etiquetas inteligentes...... 164 Integración de sinónimos ...... 166 Soporte de entradas manuscritas ...... 167 Anotaciones en la vista Presentación (Slide Show) ...... 168 Formatos ampliados de listas de reproducción ...... 169 Reproducción a pantalla completa...... 170 Visor de PowerPoint y Empaquetar para CD-ROM ...... 171 Access 2003 ...... 172 Integración de datos de lista con Windows SharePoint Services ...... 172 Integración de etiquetas inteligentes...... 174 Copia de seguridad de bases de datos...... 176 Opción de Autocorrección...... 177 Objetos dependientes...... 178 Control de fuentes para la ventana SQL ...... 179 Comprobación de errores...... 180 Creación de una tabla local...... 182 Propagación de propiedades de campo ...... 183 Glosario de XML...... 184 Apéndice...... 185 Tabla de nuevas funcionalidades de las ediciones Office 2003 respecto a versiones anteriores ...... 185

La información contenida en este documento representa la visión actual de Microsoft Corporation acerca de los asuntos tratados hasta la fecha de su publicación. Dado que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado, no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información presentada después de la fecha de publicación. Este documento se proporciona con propósito informativo únicamente. MICROSOFT NO OFRECE NINGUNA GARANTÍA, SEA EXPLÍCITA, IMPLÍCITA O LEGAL, EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO. Es responsabilidad del usuario el cumplimiento de todas las leyes de derechos de autor aplicables. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida, almacenada o introducida en un sistema de recuperación, o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio (ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, grabación o de otra manera) con ningún propósito, sin la previa autorización expresa por escrito de Microsoft Corporation, sin que ello suponga ninguna limitación a los derechos de propiedad industrial o intelectual. Microsoft puede ser titular de patentes, solicitudes de patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad industrial o intelectual sobre el contenido de este documento. La entrega de este documento no le otorga ninguna licencia sobre dichas patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad industrial o intelectual, a menos que así se prevea en un contrato escrito de licencia de Microsoft. A menos que se indique lo contrario, las compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares y eventos utilizados como ejemplos en el presente documento son ficticios, no siendo nuestra intención – ni debe inferirse – establecer relación alguna entre los mismos y las compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares o eventos reales.  2003 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Microsoft, ClearType, Encarta, InfoPath, MSDN, MSN, OneNote, Outlook, PivotTable, PivotChart, PowerPoint, SharePoint, Visual Basic, Visual C#, Visual C++, Visual Studio, Windows, Windows Media y Windows Server son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Los nombres de compañías y productos reales mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.

1 Información general

Introducción Bienvenido a las ediciones de Microsoft® Office 2003, la forma más fácil de ayudar a un mayor número de personas a utilizar la información a fin de provocar un impacto positivo en los negocios. Las ediciones de Office 2003 ofrecen tecnologías y funciones nuevas, a la vez que perfeccionan las herramientas conocidas ya existentes con el fin de facilitar una colaboración y un uso compartido de la información eficaces y rentables. Gracias a la integración con Microsoft Windows® SharePoint™ Service, las ediciones de Office 2003 ofrecen avances en la colaboración en intranets a fin de ayudar a los usuarios tanto a obtener acceso a la información como a compartirla interna y externamente. La compatibilidad con IRM (Information Rights Management) y XML (Lenguaje de marcas extensible) estándar del sector proporciona una plataforma de creación de soluciones rentables que puede tener un impacto positivo inmediato. Además, las ediciones de Office 2003 presentan nuevas formas de organizar y administrar el correo electrónico y de sacar mayor partido a la jornada laboral. Objetivos de diseño Los objetivos de diseño, centrados en conectar personas, información y procesos empresariales, integran la colaboración, la facilidad de uso y la administración de la información.

Conexión de personas Diseñadas para su integración con tecnologías de intranet, como Microsoft Windows® SharePoint Services, las ediciones de Office 2003 ofrecen nuevos modos de conexión para individuos, equipos y organizaciones. Al incorporar las nuevas herramientas a los menús, funciones e interfaces ya conocidos de Microsoft Office, se minimiza el tiempo de formación e implementación. Los trabajadores pueden colaborar desde cualquier ubicación mediante el uso de la información compartida y los procesos de revisión simplificados, incluyendo las características siguientes: • Nuevo El panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) facilita y simplifica la colaboración y el uso compartido de los documentos de manera eficaz. • Nuevo La opción Datos adjuntos compartidos (Shared Attachment) ofrece una forma automática para crear áreas de documentos a través de mensajes de correo electrónico, al enviar documentos adjuntos para su revisión. Así, las áreas de documentos constituyen un foro para la administración de proyectos y revisiones en colaboración, con funciones tales como actualizaciones automáticas a la versión más reciente y la posibilidad de compartir documentos y otra información relevante en tiempo real.

• Nuevo La opción Área de reuniones (Meeting Workspace) crea áreas de trabajo de forma automática mediante invitaciones de Outlook. Las áreas de reuniones ayudan a mejorar la productividad de las reuniones, ya que proporcionan un lugar en el que coordinar programas, divulgar materiales y almacenar notas y actas. • Nuevo La tecnología de mensajería instantánea (IM) y alertas está integrada en las herramientas de colaboración de las ediciones de Office 2003. Ésta proporciona información inmediata y la posibilidad de iniciar conversaciones de IM de forma rápida a partir de los documentos, áreas de trabajo compartidas o Microsoft Office Outlook 2003. • Mejorado Los contactos y calendarios se pueden compartir sin problema alguno entre miembros de un equipo, con la posibilidad de verlos en paralelo a fin de facilitar la coordinación y programación de reuniones. • Nuevo La funcionalidad Information Rights Management (IRM) protege la información confidencial frente a la distribución o modificación no autorizadas de la misma, permitiendo a las compañías establecer y aplicar directivas que ayuden a controlar el uso de sus datos. • Nuevo Las restricciones de formato y edición de Word 2003 mantienen la estructura del formato y la integridad de los documentos.

Conexión de información Las ediciones de Office 2003 están diseñadas para facilitar la administración del volumen de información empresarial en constante crecimiento. Las mejoras y las nuevas funciones de Outlook 2003 posibilitan que los usuarios organicen y establezcan prioridades en los mensajes de correo electrónico de forma rápida y sencilla. Además, la nueva configuración de seguridad ofrece mayor compatibilidad con el filtrado de correo electrónico no deseado. La compatibilidad para trabajadores móviles y remotos incluye mejoras en el rendimiento de la conectividad, como un mejor almacenamiento en memoria caché, y en calendarios compartidos. La obtención de información de distintas ubicaciones resulta ahora más fácil con las herramientas organizativas, por ejemplo el panel de tareas Referencia (Research). A continuación se indican las características nuevas y mejoradas para la información de conexión: • Nuevo La nueva vista de correo, el panel de lectura y el panel de exploración de Outlook 2003 funcionan de manera conjunta para que los usuarios puedan visualizar sus mensajes de correo electrónico en mayor detalle y de forma más organizada, con un uso más eficaz del espacio de pantalla. • Nuevo Las carpetas de búsqueda de Outlook 2003 constituyen una forma fácil y automatizada de organizar los mensajes de correo electrónico sin moverlos físicamente. Los usuarios pueden crear carpetas de búsqueda personalizadas en función de sus necesidades empresariales. • Nuevo Las marcas rápidas de Outlook 2003 permiten marcar los mensajes de correo electrónico que requieren acción con un solo clic. • Mejorado El acceso móvil y remoto incluye la conectividad mejorada de Outlook 2003 y un mejor almacenamiento en caché.

• Mejorado Las reglas y alertas mejoradas proporcionan una organización automatizada de los mensajes de correo electrónico entrantes, además de notificaciones automáticas para que los usuarios estén al corriente de dichos mensajes sin necesidad de invertir tiempo adicional en ello. Las alertas también se pueden integrar en áreas de documentos a fin de informar a los usuarios acerca de desarrollos importantes en proyectos. • Mejorado El acceso a la información necesaria resulta más efectivo con el panel de tareas Referencia (Research). • Mejorado Las mejoras realizadas en la seguridad del correo electrónico contribuyen a la detención de mensajes entrantes con virus, optimizan el filtrado de correo no deseado y bloquean los datos adjuntos no solicitados para que no devuelvan información a los servidores de origen. • Mejorado El soporte de entradas manuscritas mejorado proporciona una experiencia global perfeccionada con el uso de dispositivos Tablet PC. Ofrece compatibilidad con mensajes de correo electrónico manuscritos, así como la posibilidad de escribir directamente en documentos de Word 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003 y Microsoft Office Excel 2003. Conexión de procesos empresariales A menudo, la información empresarial esencial se almacena de forma independiente respecto a las aplicaciones que los trabajadores conocen y utilizan. Las ediciones de Office 2003, de amplia compatibilidad con XML estándar del sector, ayudan a reunir en el escritorio información y procesos empresariales. Para facilitar una mayor eficacia, características tales como los documentos inteligentes y los paneles de tareas programables ayudan a los usuarios a compartir información personalizable específica de tareas de manera sencilla. Las herramientas nuevas y mejoradas para conexión de procesos empresariales incluyen las siguientes características: • Nuevo Word 2003 y Excel 2003 cuentan con compatibilidad con esquemas XML definidos por el cliente. • Nuevo Los documentos inteligentes aportan información relevante de forma directa a la tarea en cuestión a través de una nueva interfaz de usuario del panel de tareas programables. Con este tipo de documentos se pueden crear soluciones XML para permitir procesos empresariales, ayudar a los usuarios a rellenar formularios y otros documentos y, después, vincular dicha información con sistemas de servicios de fondo compatibles con XML. A medida que el usuario hace clic en el documento, el programa se modifica a fin de presentar las funciones adecuadas para la realización de la tarea. • Nuevo La compatibilidad con etiquetas inteligentes extensibles se ofrece actualmente en todas las aplicaciones de Office, incluidas PowerPoint 2003, Outlook 2003 y Microsoft Office Access 2003. Incluye capacidades de configuración automática, como la aplicación de formato y el rellenado de índices al final de un artículo. • Nuevo La compatibilidad de Word 2003 con XML incluye opciones de administración de contenido, elaboración de informes de datos, replanteamiento del contenido y extracción de datos. • Mejorado La compatibilidad de Excel 2003 y Access 2003 con XML ofrece mayor flexibilidad en la importación de archivos XML con cualquier esquema.

Recomendaciones del sistema Para utilizar las ediciones de Office 2003, es necesario cumplir los siguientes requisitos del sistema: • Ordenador personal con procesador Intel Pentium a 233 megahercios (MHz) o velocidad superior (se recomienda Pentium III) • Microsoft Windows® 2000 con Service Pack 3 (SP3) o posterior, o bien Windows XP o posterior • Monitor Super VGA (800 × 600) o de resolución superior • 128 megabytes (MB) de RAM o superior El uso del disco duro variará en función de la configuración; las opciones de instalación personalizada pueden requerir más o menos espacio en el disco. A continuación se indican los requisitos de disco duro para las ediciones de Office 2003 individuales. Microsoft Office Edición Professional 2003 • 400 MB de espacio libre en el disco duro; 190 MB de espacio libre en el disco duro para Microsoft Office Outlook® 2003 con Business Contact Manager • La caché de archivos de instalación opcional (recomendada) requiere 290 MB adicionales de espacio disponible en el disco duro Microsoft Office Edición PYME 2003 • 380 MB de espacio libre en el disco duro; 190 MB de espacio libre adicional en el disco duro para la instalación opcional de Outlook 2003 con Business Contact Manager • La caché de archivos de instalación opcional (recomendada) requiere 280 MB adicionales de espacio disponible en el disco duro Microsoft Office Edición Estándar 2003 • 260 MB de espacio libre en el disco duro • La caché de archivos de instalación opcional (recomendada) requiere 250 MB adicionales de espacio disponible en el disco duro Microsoft Office Edición para Estudiantes y Profesores 2003 • 260 MB de espacio libre en el disco duro La caché de archivos de instalación opcional (recomendada) requiere 250 MB adicionales de espacio disponible en el disco duro

Elementos o servicios adicionales Algunas de las características o funciones avanzadas cuentan con requisitos adicionales. Microsoft Office Edición Professional 2003 Para utilizar la instalación opcional de Outlook 2003 con Business Contact Manager, es necesario cumplir los siguientes requisitos del sistema: • Ordenador personal con procesador Pentium a 450 MHz o velocidad superior • Se recomiendan 260 MB de RAM o superior • 190 MB de espacio libre adicional en el disco duro • Para el reconocimiento de voz: • Procesador Pentium II a 400 MHz o velocidad superior. • Micrófono para hablar de cerca y dispositivo de salida de audio. • Con determinadas funciones avanzadas de Outlook 2003 se requiere Microsoft Exchange Server. • Con determinadas funciones de colaboración avanzadas se requiere Microsoft Windows Server™ 2003 que ejecute Windows SharePoint™ Services. • La funcionalidad de Internet requiere que se proporcione acceso telefónico o de banda ancha de forma independiente; puede que se apliquen tarifas locales o de llamadas a larga distancia. • Determinadas funciones de entradas manuscritas requieren que Microsoft Office se ejecute en Microsoft Windows XP Tablet PC Edition. • Las funciones de Information Rights Management requieren acceso a un servidor Microsoft Windows 2003 Server que ejecute Windows Rights Management Services. Nota Business Contact Manager se deshabilitará en presencia de un sistema de correo electrónico basado en tecnología Exchange.

Microsoft Office Edición PYME 2003 • Para utilizar la instalación opcional de Outlook 2003 con Business Contact Manager, es necesario cumplir los siguientes requisitos del sistema: • Ordenador personal con procesador Pentium a 450 MHz o velocidad superior. • Se recomiendan 260 MB de RAM o superior. • 190 MB de espacio libre adicional en el disco duro. • Para el reconocimiento de voz: • Procesador Pentium II a 400 MHz o superior. • Micrófono para hablar de cerca y dispositivo de salida de audio. • Con determinadas funciones avanzadas de Outlook 2003 se requiere Exchange. Nota Business Contact Manager se deshabilitará en presencia de un sistema de correo electrónico basado en tecnología Exchange. • Con determinadas funciones de colaboración avanzadas se requiere Windows Server 2003 que ejecute Windows SharePoint™ Services. • La funcionalidad de Internet requiere que se proporcione acceso telefónico o de banda ancha de forma independiente; puede que se apliquen tarifas locales o de llamadas a larga distancia. Office Edición Estándar 2003 • Para el reconocimiento de voz: • Procesador Pentium II a 400 MHz o velocidad superior. • Micrófono para hablar de cerca y dispositivo de salida de audio. • Con determinadas funciones avanzadas de Outlook 2003 se requiere Microsoft Exchange Server. • Con determinadas funciones de colaboración avanzadas se requiere Microsoft Windows Server™ 2003 que ejecute Windows SharePoint™ Services. • La funcionalidad de Internet requiere que se proporcione acceso telefónico o de banda ancha de forma independiente; puede que se apliquen tarifas locales o de llamadas a larga distancia. • Determinadas funciones de entradas manuscritas requieren que Microsoft Office se ejecute en Microsoft Windows XP Tablet PC Edition.

10 2 Conexión de personas

Introducción Todo empleado se enfrenta a un reto cuando un proyecto requiere colaboración en equipo. Las ediciones de Microsoft® Office 2003 y la integración con Microsoft Windows® SharePoint™ Services (WSS) proporcionan una plataforma con aplicaciones que los empleados utilizan a diario en su trabajo con otros miembros del equipo en una ubicación centralizada, lo que hace que el trabajo de equipo resulte más eficaz y rentable. Las ediciones de Office 2003 permiten una experiencia de trabajo en equipo más cercana. Los nuevos paneles de tareas en documentos y mensajes de correo electrónico proporcionan información sobre otros miembros del equipo, además de ofrecer acceso a los recursos. Los miembros del equipo pueden utilizar la integración de Instant Messenger (IM) para saber si otros miembros están conectados o no. Las nuevas funciones de calendario de Microsoft Outlook® 2003 hacen que la programación de reuniones con otros miembros del equipo resulte más rápida y eficaz. Las ediciones de Office 2003 también ofrecen derechos de protección de contenido para autores, asegurando que éstos tengan acceso y control plenos sobre sus documentos.

Retos de colaboración Normalmente, la programación y la comunicación requieren un gran esfuerzo de interacción, por lo que, con frecuencia, los empleados en distintas ubicaciones se encuentran con dificultades a la hora de mantenerse en contacto. Hasta ahora, el uso de la tecnología de colaboración sin la introducción de una infraestructura considerable resultaba difícil.

Suministro de una plataforma para trabajo en equipo eficaz Con WSS, las ediciones de Office 2003 obtienen herramientas nuevas y mejoradas para trabajar en documentos compartidos, comunicar el estado de un proyecto, buscar a un miembro del mismo equipo en línea o agregar comentarios o resultados a un sitio de trabajo compartido. Este entorno de áreas de trabajo de colaboración está disponible siempre que haya instaladas aplicaciones de Microsoft Office System o un simple explorador Web.

Información destacada de las nuevas características Las integraciones de las ediciones de Office 2003 y WSS facilitan el trabajo colaborativo en los proyectos, además de hacer que éstos resulten eficaces y rentables. Los paneles de tareas, como Área de trabajo compartida (Shared Workspace), muestran listas de los miembros del equipo que participan en la colaboración, su estado de conexión, listas de las tareas de colaboración y documentos relevantes al respecto, así como hipervínculos al sitio de SharePoint para el autor (proporcionando así a éste numerosas fuentes de información en el área de trabajo inmediata).

Al trabajar con un área de trabajo compartida o un área de documentos, el autor puede utilizar la nueva integración de mensajería instantánea para determinar si otros miembros del equipo están conectados, lo que pone de manifiesto la disponibilidad de los contactos. Outlook 2003 también permite que los equipos compartan calendarios y contactos, proporcionando así acceso a recursos de programación e información importantes a todos los miembros. Gracias a estas características orientadas a equipos, el trabajo colaborativo resulta más eficaz. Entre las nuevas características de protección de contenido se encuentran Information Rights Management (IRM) y las restricciones de formato y edición. IRM es una tecnología de imposición de directivas nueva en las ediciones de Microsoft Office 2003. Se utiliza para proteger documentos y mensajes de correo electrónico confidenciales frente a un uso no autorizado. IRM ayuda a reducir el riesgo de que los mensajes de correo electrónico y los documentos de tipo confidencial caigan en manos indebidas, ya sea de manera accidental, por falta de atención o de forma malintencionada. En la versión Professional de las ediciones de Office 2003, los propietarios de documentos pueden identificar destinatarios autorizados y establecer acciones permitidas. En todas las ediciones, los autores pueden utilizar además la opción Restricciones de formato (Formatting Restriction) de Microsoft Office Word 2003 a fin de definir estilos específicos para un documento. De esta forma se reduce el tiempo necesario para volver a aplicar formato a un documento creado en equipo. Además de determinar estilos específicos para un documento, los autores pueden proteger partes individuales del mismo. Con la función Restricciones de edición (Editing Restriction) de Word 2003, los autores pueden asignar secciones específicas a miembros determinados de un equipo. Los miembros del equipo sólo pueden cambiar el contenido dentro de las regiones que tienen asignadas, lo que reduce el tiempo de creación cuando se integran las distintas partes de un documento. Funciones clave Los proyectos en equipo cada vez son más habituales y dependen de una comunicación sin problemas entre los miembros que lo componen. Al formarse un equipo nuevo, los miembros de éste deben centrarse en las tareas del proyecto en lugar de preocuparse por las herramientas que deben utilizar para realizarlas. Las integraciones de las ediciones de Office 2003 y WSS utilizan herramientas de fácil uso y ofrecen una funcionalidad eficaz que ayuda a aumentar el éxito de los esfuerzos de colaboración de un equipo. El panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace), disponible en Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office PowerPoint® 2003, permite a los usuarios comprobar el estado de conexión de otros autores. Asimismo, constituye una ubicación central para diversas listas a las que cada uno de los miembros del equipo puede contribuir, lo que mantiene actualizado e informado a todo el equipo. Las áreas de documentos incorporan todos los recursos de un usuario a la aplicación de Office 2003 específica de éste, además del contexto de colaboración en equipo establecido en el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace). El usuario puede ver el progreso de un documento sin necesidad de recurrir a cadenas de mensajes interminables. Además, puede ver las copias más recientes de éste mientras que otros miembros del equipo continúan su trabajo.

Las discusiones Web integradas permiten que los revisores, autores y editores trabajen conjuntamente con mayor eficacia, ya que proporcionan herramientas de discusión en línea y almacenan los comentarios de dichas discusiones en un sitio de SharePoint. Los comentarios se agregan directamente a un documento que se almacena y gestiona de forma centralizada, de forma que cada uno de los miembros del equipo tiene acceso a la versión más exacta. Las áreas de reuniones proporcionan un sitio en línea seguro y centralizado para todas las comunicaciones, documentos y logística relacionados con las reuniones. Éstas crean reuniones organizadas en las que cada uno de los miembros del equipo puede obtener información actualizada sobre un proyecto, independientemente de su proximidad al espacio físico de la reunión. En la mayoría de las aplicaciones de edición Office 2003, el menú Archivo (File) se ha actualizado a fin de incluir comandos para documentos compartidos en un sitio de SharePoint. A través de dicho menú, el usuario puede abrir o guardar documentos en una biblioteca destinada a tal efecto, así como agregar o actualizar metadatos en un documento. El seguimiento de versiones también es una función clave de WSS. Los usuarios pueden ver versiones anteriores de documentos de ediciones Office 2003 y Office almacenados en un sitio de SharePoint con objeto de encontrar información que haya sido eliminada de los documentos. También se han mejorado los métodos de protección y desprotección de documentos. WSS permite que un usuario desproteja documentos de la edición Office 2003 u otra edición de Office almacenados en una biblioteca de documentos. Sin embargo, se prohíbe a otros usuarios que realicen cambios en el documento desprotegido. Una vez que el usuario en cuestión proteja el documento, otros usuarios podrán seguir trabajando en éste.

Panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) Cuando un usuario abre un documento ubicado en un sitio de WSS (independientemente de que éste sea un sitio Web de Internet, un sitio de área de documentos o un sitio de área de reuniones), la aplicación de Office 2003 utilizada para abrir el documento proporciona un panel de tareas especial con información relevante sobre el sitio. En este panel se muestra, entre otra información, la lista de personas que colaboran en el área de trabajo y su estado de conexión, una lista de tareas, otros documentos de la biblioteca del área de trabajo compartida e hipervínculos relevantes.

Apertura del panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) En Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office PowerPoint® 2003, el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) aparecerá cuando el usuario abra un documento que resida en un sitio de SharePoint.

Documento que muestra el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace), en el que se incluye la lista de personas que colaboran en el documento. Cómo agregar herramientas de colaboración clave El panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) no se utiliza simplemente para visualizarlo. Mediante éste, el usuario puede invitar a nuevos colaboradores al área de trabajo; crear o asignar tareas, o marcarlas como terminadas; cargar documentos adicionales; ver otros documentos de la biblioteca y agregar o utilizar hipervínculos relacionados con el documento. Asimismo, la integración del panel de tareas con la tecnología de mensajería instantánea permite al usuario saber quién está conectado gracias al conocido icono de peón, además de enviar mensajes instantáneos o de correo electrónico a los miembros del equipo. Este panel traslada las herramientas de colaboración directamente al entorno del documento del usuario.

Áreas de documentos Cuando varios usuarios trabajan juntos en un documento, a menudo el primer paso consiste en enviar dicho documento a los colaboradores por correo electrónico. Si el documento se encuentra en una ubicación de servidor única, con frecuencia es necesario que los usuarios tengan también una copia del archivo sin conexión o local, ya que en algunas ocasiones no tienen conexión a la red o la copia del servidor está protegida contra la edición por otro usuario. Como resultado del uso del correo electrónico y de copias sin conexión, los documentos siempre quedan fuera de sincronización o se “bifurcan” en diversas versiones. A menudo, las diversas versiones resultantes requieren una larga reconciliación. Con el correo electrónico, también es difícil el seguimiento del progreso del resto de colaboradores. La dificultad de esta situación aumenta de manera exponencial a medida que se incrementa el número de colaboradores. Los sitios de área de documentos facilitan de diversas formas las colaboraciones ad hoc y cotidianas para elaboración de documentos y los proyectos en equipo. Al igual que ocurre con cualquier otro sitio de SharePoint, centralizan todos los medios necesarios para la colaboración: listas de tareas, fechas límite, documentos relacionados, hipervínculos y contactos para los participantes. También se integran con las aplicaciones de ediciones de Office 2003 a través del panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace), junto al propio documento en la aplicación. Así, se permite un acceso sencillo a todos estos recursos y se incorpora el contexto de la colaboración en equipo a las herramientas de productividad personales de cada trabajador. Al contrario que en el caso del correo electrónico, donde los autores originales no cuentan con ninguna forma de saber si sus colaborares han comenzado ni siquiera a trabajar, el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) y los sitios de área de documentos permiten a cada uno de los usuarios observar el progreso incremental en la realización de tareas. Entre las acciones compatibles con el área de documentos se incluyen las siguientes: • Colaborar con otros miembros del equipo a la vez que se aumenta el tiempo de productividad • Ofrecer protección frente a múltiples versiones de un documento mediante la creación de una copia maestra y versiones subsiguientes • Realizar un seguimiento del progreso de un documento a través de la productividad de otros miembros del equipo sin configurar un servidor • Sincronizar un documento almacenado localmente con la copia maestra • Crear una nueva área de documentos • Manipular trabajo de otros miembros del equipo

Creación de un área de documentos con una aplicación de Office Los usuarios pueden crear un área de documentos de dos formas distintas: Por una parte, el usuario puede seleccionar el elemento Área de trabajo compartida (Shared Workspace) en el menú Herramientas (Tools); por otra, puede abrir directamente el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) a fin de crear un sitio de área de documentos para cualquier documento de Office en el disco duro. Así, este documento se convierte en una copia local conectada del documento en sí, con una copia maestra en el servidor. Los usuarios pueden solicitar otros colaboradores, agregar vínculos y realizar otras operaciones sin necesidad de salir de la aplicación en la que están trabajando. Creación de un área de documentos para un documento en un sitio de SharePoint En algunas ocasiones, los sitios de SharePoint pueden alcanzar un tamaño bastante elevado con una gran cantidad de documentos y miembros. En tales casos, puede que algunos usuarios deseen trasladar un documento específico a un espacio semiprivado para seguir trabajando en éste sin alterar la versión “pública” actual. Los usuarios pueden crear un sitio de área de documentos para dicho documento a fin de trabajar en éste independientemente o con otros colaboradores hasta completarlo y, después, volver a publicarlo en el sitio principal de SharePoint.

Cualquier documento de un sitio de SharePoint puede residir en un sitio de área de documentos creado para éste con un número de integrantes limitado. Cuando se terminan de realizar cambios en el documento, el autor puede “volver a publicarlo” en la ubicación original y actualizar el documento primario para que todos puedan ver los cambios.

Cómo trabajar en un área de documentos En Outlook 2003, cuando un usuario adjunta un documento de Office a un mensaje de correo electrónico, aparece el panel de tareas Opciones de datos adjuntos (Attachment Options). De forma predeterminada, los datos adjuntos se envían de la misma forma que en versiones anteriores. Sin embargo, si el usuario selecciona la opción “Datos adjuntos compartidos” (“Shared Attachment”), el documento enviado se almacena en un sitio de área de documentos creado automáticamente en un servidor disponible que ejecute WSS. Los usuarios pueden especificar el sitio de SharePoint en el que se va a crear el área de documentos si así lo desean, o bien aceptar la opción predeterminada.

Mensaje de correo electrónico en Outlook en el que el panel de tareas Opciones de datos adjuntos (Attachment Options) está visible y la opción de datos adjuntos compartidos está seleccionada. Con sólo enviar los datos adjuntos a través del correo electrónico aparece el panel de tareas Opciones de datos adjuntos (Attachment Options). Independientemente de que se inicie a través de mensajes de correo electrónico o con aplicaciones de Office 2003, el uso compartido de datos adjuntos proporciona automáticamente toda la funcionalidad de flujo de trabajo e información de colaboración que se encuentra en el área de documentos. Esta información también aparece en contexto, directamente en el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) y junto al documento cuando cualquier miembro del mismo grupo lo abre en un ordenador personal.

Cualquiera que reciba el mensaje de correo electrónico se agrega de forma automática al área de trabajo. Tan solo con enviar un simple mensaje de correo electrónico con datos adjuntos, el usuario inicia una eficaz herramienta de colaboración para su equipo de colaboradores, independientemente de la ubicación de cada uno de los miembros del equipo. Los destinatarios del correo original reciben tanto la copia no física de los datos adjuntos como un vínculo al sitio de área de documentos en el que se pueden encontrar las copias más recientes del documento. Asimismo, los destinatarios también reciben otra información relacionada con la colaboración. Los destinatarios que no tienen una aplicación de edición Office 2003 pueden trabajar en datos adjuntos no actualizados, de la forma habitual, o bien utilizar el vínculo incluido para el sitio de área de documentos a fin de ver la información más reciente. Los usuarios pueden trabajar directamente en el servidor mientras están en línea. Los destinatarios que cuentan con Office 2003 tienen un beneficio añadido: cualquier documento de Office adjunto al correo electrónico se conecta de forma automática a las copias maestras del sitio de área de documentos. Al abrir dichos documentos, la aplicación se ofrece para comprobar si existe una versión actualizada en el servidor. Los datos adjuntos no actualizados del correo electrónico permanecen adjuntos a éste y la aplicación se limita a ignorarlos cuando abre la versión actualizada. Cuando un destinatario abre el documento adjunto, aparece el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace), con información sobre el área de documentos. Debido a que los datos adjuntos compartidos se encuentran en el equipo local del usuario, éstos se pueden editar con o sin conexión, incluso aunque otros usuarios estén trabajando en la copia del servidor o en sus propias copias locales conectadas. Los usuarios de las ediciones de Office 2003 pueden trabajar en la versión más reciente y no es posible que otros usuarios que puedan estar utilizando la copia del documento en el servidor les bloqueen accidentalmente. Así, los usuarios de las ediciones de Office 2003 ya no tienen que distribuir por correo electrónico copias del documento con las revisiones incrementales, lo que ayuda a eliminar confusiones y ahorra espacio de almacenamiento y ancho de banda en la red. Cuando se comparten datos adjuntos en un sitio de área de documentos y alguno de los colaboradores realiza cambios en el documento, se avisa a cada uno de ellos, dándoles así la oportunidad de revisar los cambios o de realizar modificaciones adicionales en tiempo real. Con las tareas y las alertas de SharePoint, los miembros de un mismo equipo pueden también realizar un seguimiento del progreso de otros colaboradores.

Cuando se trabaja con conexión en un sitio de área de documentos, con la integración de la mensajería instantánea resulta fácil comprobar si otros autores están conectados e iniciar conversaciones con ellos. La mensajería instantánea se habilita aunque el usuario decida trabajar sin conexión.

Los usuarios también pueden utilizar estas funciones del sitio Web de SharePoint que aloja el área de trabajo compartida, ya sea directamente desde el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) o desplazándose hasta éste mediante un explorador Web

Discusiones Web integradas WSS mejora las características de edición compartida ya existentes en las ediciones de Office 2003 poniendo a disposición herramientas de discusión en línea y almacenando los comentarios de dichas discusiones en el sitio de SharePoint. Esto implica que los revisores pueden agregar sus comentarios directamente al documento. Dichos comentarios se almacenan y se administran de forma centralizada, así están disponibles siempre que un editor o un revisor abre un documento desde el sitio de SharePoint. Para realizar cambios en un documento de una biblioteca de SharePoint, el usuario debe ser miembro de un grupo de sitios que tenga el derecho Editar elementos (Edit Items) en el sitio de SharePoint en cuestión.

Áreas de reuniones Las áreas de reuniones están destinadas a todo usuario que invierta tiempo en preparar reuniones, llevarlas a cabo y realizar un seguimiento de las mismas. El área de trabajo proporciona un sitio en línea seguro para centralizar todas las comunicaciones, los documentos y la logística relacionados con las reuniones. Esto la convierte en la ubicación perfecta de todos los elementos relacionados con las reuniones que sea necesario organizar, compartir y archivar. Un área de reuniones está diseñada para hacer que el proceso de reunión sea más intuitivo, ágil y eficaz, ahorrando así tiempo a los clientes y mejorando la productividad de las reuniones. Puesto que se crea utilizando WSS y elementos Web, este tipo de área es básicamente un sitio personalizado con herramientas sencillas e intuitivas que ayuda a congregar a los empleados en reuniones únicas, periódicas o relacionadas. Con las áreas de reuniones, los coordinadores de reuniones pueden organizar la reunión; coordinar a los asistentes; proporcionar cualquier documento o información relacionada necesarios en dicha área; conectar con empleados remotos; capturar la información, las tareas y los elementos de seguimiento generados durante la reunión, así como divulgar las notas de la misma y los elementos de acción, con toda facilidad.

Al crear un área de reuniones, los coordinadores de reuniones pueden planear y realizar reuniones, además de establecer un seguimiento de los elementos pertinentes, con toda facilidad.

Entre las acciones compatibles con el área de reuniones se incluyen las siguientes: • Divulgar materiales y puntos de la agenda planeados previamente • Compartir elementos visuales, contenido, actas de las reuniones y elementos de acción • Facilitar las reuniones periódicas • Informar sobre los problemas respecto a la hora o la ubicación de la reunión pertinente • Actualizar la información relacionada sin necesidad de reenviar la convocatoria de reunión • Tomar notas sencillas durante la reunión o bien notas más complejas desde OneNote, por ejemplo • Conectar usuarios móviles o remotos a la reunión • Integrar las vistas del calendario de reuniones en una lista de SharePoint • Crear, aprovisionar y administrar un sitio de área de trabajo • Integrar el área de trabajo con cualquier sitio de SharePoint • Relacionar información de áreas de trabajo a través de paneles de tareas de aplicaciones • Editar datos de áreas de trabajo utilizando Excel 2003, PowerPoint 2003 y Word 2003

Creación y personalización de áreas de reuniones Para poder crear un sitio de área de reuniones se debe abrir una convocatoria de reunión. Dicha convocatoria puede ser nueva o bien una ya existente. Si es nueva, es necesario seleccionar los asistentes a la reunión para poder crear el área de reuniones. Utilice el panel de tareas de área de reuniones de Outlook 2003 para configurar el área de trabajo. Tras abrir una convocatoria de reunión nueva o existente, el usuario debe hacer clic en el botón Área de reuniones (Meeting Workspace) para abrir el panel de tareas correspondiente. En dicho panel, el usuario puede vincular un área de reuniones existente a la convocatoria de reunión abierta, personalizar la configuración del área de reuniones existente o crear una nueva área de reuniones. El usuario puede personalizar la configuración del área de reuniones de forma rápida y sencilla mediante selecciones en el panel de tareas.

El área de reuniones proporciona un área consolidada para programación, divulgación a los participantes y seguimiento de resultados. Se pueden agregar elementos Web sin ningún problema a fin de proporcionar otras fuentes de información.

Integración del menú Archivo (File) El uso compartido de documentos está plenamente integrado en el menú Archivo (File) en la mayoría de las aplicaciones de edición Office 2003. Al utilizar el menú Archivo (File) para abrir o guardar documentos en una biblioteca de documentos, se establece un repositorio documental en un sitio de SharePoint. Cuando se guarda un documento en una biblioteca de documentos, las aplicaciones de Office 2003 también almacenan metadatos del documento en la misma. Puede que al cerrar el documento se le solicite que agregue o actualice metadatos.

Guardar un documento en la biblioteca destinada a tal efecto permite compartir documentos de manera eficaz.

Seguimiento de versiones WSS también administra el seguimiento de versiones para documentos de ediciones Office 2003 y otras ediciones de Office almacenados en un sitio de SharePoint. WSS mantiene copias de versiones anteriores de cada documento. Los usuarios pueden retroceder y ver los cambios que se hicieron en un documento en cualquier momento. Esto resulta particularmente útil al deshacer los cambios en un documento para obtener una versión anterior o al recuperar datos eliminados de una versión anterior de un documento. Para poder habilitar o deshabilitar el seguimiento de versiones, el usuario debe ser miembro de un grupo de sitios con el derecho Administrar listas (Manage Lists) para ese sitio de SharePoint.

En la biblioteca de documentos se muestran las distintas versiones de un documento guardado. Los usuarios pueden ver o recuperar información de cualquiera de las versiones.

Protección y desprotección de documentos La mayoría de los métodos tradicionales de uso compartido de documentos emplean el correo electrónico o recursos compartidos de archivos para documentos que tienen varios autores o editores. El problema de estos métodos es que pueden llegar a ser muy confusos. Identificar la última versión de un documento resulta difícil y es posible que varios usuarios editen un documento al mismo tiempo y originen versiones en conflicto. Asimismo, el intento de realizar un seguimiento de los cambios puede provocar confusión y originar una pérdida de productividad, sobre todo si es necesario deshacer los cambios de un documento para obtener una versión anterior. A fin de evitar estos problemas, WSS proporciona un método intuitivo y fácil de utilizar para realizar un seguimiento del historial de versiones de un documento. En primer lugar, se puede desproteger un documento de Office 2003 u otra edición de Office almacenado en una biblioteca de documentos. Al hacerlo, otros usuarios no podrán realizar cambios en el documento. De esta forma se evita la confusión que se puede producir si varios usuarios realizan cambios simultáneos en el mismo documento. Después, los documentos se pueden volver a proteger para que otros usuarios puedan trabajar en ellos. Para desproteger un documento, el usuario debe ser miembro de un grupo de sitios que tenga el derecho Editar elementos (Edit Items) en el sitio de SharePoint en cuestión.

Los documentos se pueden proteger en la biblioteca correspondiente para que otros usuarios puedan trabajar con ellos.

Integración de Windows SharePoint Services con las aplicaciones de Office 2003 La integración de las aplicaciones de ediciones Office 2003 y WSS proporciona al usuario herramientas eficaces y de fácil uso que hacen que la colaboración resulte más sencilla. Un sitio de WSS constituye una comunidad virtual para la colaboración en equipo donde se facilita que los usuarios trabajen de manera conjunta en documentos, proyectos, eventos y otras actividades en las que compartir la información resulta esencial. Además de las nuevas áreas de trabajo, Outlook 2003 ofrece un servidor de grupo de trabajo, disponibilidad sin conexión y numerosas listas y vistas de calendario. Microsoft Office Access 2003 cuenta con características que permiten a los usuarios vincular tablas a otros sitios Web de SharePoint y conservar una capacidad total de lectura y escritura. Debido a que Excel 2003 y las distintas listas de SharePoint están más integrados, un usuario puede importar o exportar una lista a o desde Excel y compartirla con otros miembros del equipo. La integración de las aplicaciones de Office 2003 y WSS proporciona a los usuarios más oportunidades de obtener una mayor accesibilidad para ver, editar, leer o escribir información en Outlook, Access y Excel.

Windows SharePoint Services y Outlook 2003 Con las ediciones de Office 2003, los datos de WSS se pueden utilizar directamente desde Outlook, lo que permite a los usuarios utilizar de manera más provechosa la información de equipo al integrarla con la suya propia. Outlook 2003 proporciona a los usuarios calendarios de equipo para centralizar citas específicas de éste, alertas especializadas para notificar a los miembros del equipo cualquier cambio realizado en los documentos compartidos y otras ventajas, como servidores de grupo de trabajo, disponibilidad sin conexión y capacidades de SharePoint. Calendarios de equipo Estos calendarios permiten que los equipos publiquen sus programaciones de revisiones de productos en un sitio de SharePoint para referencia de todo el equipo. Los miembros del equipo pueden comprobar esa programación con la suya propia si abren en paralelo la vista de calendario en directo de una lista de SharePoint con sus calendarios de Outlook individuales. La apariencia y el comportamiento de los eventos de una lista de SharePoint son iguales a los de las citas de Outlook. Además, se pueden arrastrar y colocar desde el calendario de SharePoint al calendario de Outlook de cada usuario.

Alertas especializadas Estas alertas pueden ayudar a aumentar la eficacia de los trabajadores, ya que proporcionan información relevante que les mantiene actualizados. Para ver las alertas, los usuarios deben hacer clic en los vínculos Enviarme alertas (Alert Me) de cualquier sitio Web de SharePoint, o bien seleccionar Reglas y alertas (Rules and Alerts) en el menú Herramientas (Tools) de Outlook y, a continuación, hacer clic en la ficha Administrar alertas (Manage Alerts). Las alertas se pueden utilizar para informar a los usuarios acerca de cambios realizados en documentos, elementos de listas, bibliotecas de documentos, listas, encuestas o incluso resultados de búsquedas, mediante el envío de notificaciones por correo electrónico. Además, los usuarios pueden establecer reglas para mover mensajes de correo electrónico de alerta a las carpetas con toda facilidad, además de poder ver todas las alertas activas en Outlook mediante el cuadro de diálogo Reglas y alertas (Rules and Alerts). Desde éste, los usuarios pueden eliminar una alerta, ir directamente al sitio Web, crear reglas de acción para las alertas, etc.

Al seleccionar las opciones que mejor se ajustan a sus necesidades, los usuarios pueden personalizar las alertas que reciben y estar al corriente del estado de un documento compartido.

Otras ventajas Entre otras ventajas de la perfecta integración entre WSS y Outlook 2003 se incluyen las siguientes: • Servidor de grupo de trabajo. Las pequeñas empresas pueden utilizar WSS como un pequeño servidor de grupo de trabajo que permite compartir calendarios y contactos sin necesidad de tener un servidor de Exchange. • Disponibilidad sin conexión. Los datos de WSS se almacenan en la memoria caché del equipo local, de modo que se pueden utilizar sin conexión. Estas listas de calendarios y contactos se pueden ver incluso cuando el sitio de SharePoint no esté disponible, por ejemplo cuando el usuario se encuentre en un avión. • SharePoint en Outlook 2003. Los usuarios de Outlook pueden abrir listas de calendarios, de eventos y de contactos en la interfaz de usuario de Outlook como origen de datos de sólo lectura. La apariencia y el comportamiento de los datos de WSS son iguales a los de los calendarios nativos y las listas de contactos de Outlook e incluyen la capacidad de abrir los calendarios en paralelo.

Listas compartidas Los usuarios de WSS se benefician de la capacidad mejorada de las ediciones de Office 2003 para trabajar con listas de SharePoint. Las mejoras realizadas en el uso de las listas en WSS ponen a disposición del usuario una amplia gama de escenarios no disponibles hasta el momento. Asimismo, dichas mejoras también ofrecen la posibilidad de combinar las listas de SharePoint con la funcionalidad enriquecida de las aplicaciones básicas de Office, abriendo así nuevas posibilidades de colaboración, recopilación de datos y análisis. • Nuevo Vista de cuadrícula. Este estilo de vista nuevo es similar al estilo de presentación de cuadrícula en Excel 2003. Aporta a WSS una funcionalidad similar a la de Excel, con funciones tales como cálculo de fórmulas, Autorrellenar, Autocompletar, Ordenar y Filtrar. • Nuevo Colaboración en listas de múltiples usuarios. Ahora, varios usuarios pueden editar la misma lista al mismo tiempo. WSS detecta los conflictos y, a continuación, presenta opciones de resolución de los mismos. • Mejorado Edición sencilla. Los usuarios pueden arrastrar y colocar para reorganizar las filas y las columnas o mover datos dentro de una lista. • Mejorado Integración con aplicaciones de Office. Al utilizar aplicaciones de Office para trabajar con las listas de SharePoint, los usuarios pueden tener lo mejor de ambos entornos. Por ejemplo, si se utiliza Excel 2003, los usuarios pueden imprimir listas, utilizar listas sin conexión y crear tablas o gráficos con los datos de las listas.

• Listas nuevas. Las listas nuevas incluyen Archivo fotográfico, con opciones para almacenar y ver imágenes, y bibliotecas de documentos de negocios, que posibilitan la edición, modificación y almacenamiento de soluciones XML en el sitio de equipo. • Listas mejoradas. Entre las mejoras realizadas en las listas existentes se incluyen opciones para la programación de reuniones periódicas en listas de eventos y configuraciones de seguridad nuevas que permiten la delegación de permisos a un nivel de lista.

Windows SharePoint Services con Excel 2003 y Access 2003 WSS proporciona a los usuarios de las ediciones de Office 2003 diversas formas de manipular datos en listas y tablas creadas en Excel 2003 y Access 2003. Las listas que residen en sitios de SharePoint se pueden sincronizar utilizando Excel 2003 y Access 2003. Ambas aplicaciones, además, ofrecen distintas ventajas a los usuarios. Los usuarios pueden actualizar fácilmente las listas de WSS en Excel 2003. Además, ahora pueden crear una tabla en Access 2003 y vincularla a las listas que residan en un sitio Web de SharePoint, manteniendo su capacidad total de lectura y escritura. Sincronización de listas Ahora Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office Access 2003 se pueden utilizar para ver y editar datos almacenados en las listas de sitios de SharePoint. Éste es un método excelente para compartir información con otros usuarios, beneficiarse de información ya publicada y proporcionar listas estandarizadas de información (por ejemplo, nombres de productos o departamentos de compañía) que se pueden utilizar en toda la compañía. Actualización de listas de Windows SharePoint Services en Excel 2003 Las ediciones de Office 2003 hacen que la visualización, edición y actualización de las listas de WSS en Excel resulte fácil para el usuario. Ahora, Excel 2003 ofrece la posibilidad de compartir rangos designados como listas exportándolos como listas de SharePoint. Asimismo, los usuarios también pueden importar listas de SharePoint en Excel o vincularlas, de forma que los cambios realizados en la lista se compartan entre el servidor y el cliente Excel. El control de lista de hoja de datos de SharePoint, similar al estilo de presentación de cuadrícula de Excel, pone a disposición una experiencia de edición similar a la de Excel en un explorador, de forma que el contenido se puede editar en WSS mediante el control de hoja de datos.

También se proporciona resolución de conflictos al actualizar las listas desde Excel 2003; las listas se pueden modificar sin conexión utilizando el formato de archivo binario (BIFF). También se pueden crear etiquetas XML para asignarlas a elementos de los formularios corporativos existentes de Excel, por ejemplo, “nombre de empleado”, “importe” o “cantidad”, de forma que dichos formularios constituyan otro almacén de datos de fácil uso. El nuevo componente Web en formato hoja de cálculo de WSS puede utilizar cualquier hoja de cálculo de Excel asignada a un esquema XML y proporcionar esta información a orígenes de datos que sean o no de SharePoint. Los datos que muestra dicho componente se basan en la asignación de elementos XML. Tablas vinculadas entre Access 2003 y Windows SharePoint Services Ahora los usuarios pueden vincular las tablas creadas en Access 2003 a las listas de los sitios Web de SharePoint con capacidad total de lectura y escritura. Los usuarios deben especificar que desean utilizar SharePoint como tipo y, a continuación, seleccionar el sitio Web y el nombre de la lista. Esto significa que WSS puede funcionar como un nuevo tipo de servidor de base de datos para usuarios de Access 2003 que deseen colaborar con otros en el Web mediante la interfaz de aplicaciones de escritorio habitual, o que deseen incorporar datos de SharePoint a otros proyectos de seguimiento que ya están en ejecución. En la tabla siguiente se muestran funciones de integración de WSS para cada aplicación de Office 2003:

Función del sitio de Windows SharePoint Aplicaciones de Office 2003 Abrir (Open) y Guardar (Save) del menú Archivo (File) Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word Panel de tareas Área de trabajo compartida Excel, PowerPoint, Word (Shared Workspace) Creación de datos adjuntos compartidos Outlook Sincronización de sitios de listas de calendarios y contactos Outlook Actualizaciones de documentos para datos Excel, PowerPoint, Word adjuntos compartidos Recopilación automática de metadatos Word, Excel, PowerPoint Protección y desprotección Word, Excel, PowerPoint Seguimiento de versiones Word, Excel, PowerPoint Almacenamiento de discusiones en línea en el servidor Word, Excel, PowerPoint Importación de listas de SharePoint como datos Excel, Access Exportación de datos como listas de SharePoint Excel, Access

Administración del tiempo del equipo Una de las formas de hacer que un proyecto tenga éxito es garantizar que todos los miembros del equipo estén al corriente de la programación tanto personal como del propio equipo. La integración de las aplicaciones de Office 2003 y WSS ofrece a los usuarios capacidades de mensajería instantánea mientras se trabaja en Outlook 2003 o con un documento. Los miembros de equipos pueden además ver en paralelo contactos y calendarios personales y de equipo para que la programación de reuniones y la localización de referencias sean más eficaces.

Integración de la mensajería instantánea e integración de presencia La tecnología de mensajería instantánea (IM) se integra con las aplicaciones de Office 2003 a fin de proporcionar información de presencia instantánea y la posibilidad de iniciar conversaciones de forma rápida a partir de los documentos o de Outlook.

Vistas de calendarios de equipo Cuando un usuario visualiza múltiples calendarios, es posible que sea difícil entender las correlaciones entre las citas. Outlook 2003 ofrece citas de equipo codificadas en colores en el calendario de cada uno de los miembros del equipo, así los usuarios pueden distinguir entre las citas de equipo y otras citas.

Acceso a calendarios paralelos en Outlook 2003 En Outlook 2003 es posible ver varios calendarios (incluidos calendarios locales, de carpetas públicas, de otros usuarios y vistas del calendario) en paralelo en la ventana de Outlook. Los calendarios, codificados en colores, se despliegan juntos, por lo que resultan útiles para comparar programaciones o encontrar a un miembro del mismo equipo. Los usuarios pueden arrastrar citas de un calendario a otro o bien dentro de su propio calendario. También pueden utilizar la función Nueva reunión con (New Meeting With) a fin de configurar rápidamente una reunión con los propietarios de algunos o todos los calendarios abiertos. Cuando un usuario abre un calendario, éste aparece en el módulo Calendario (Calendar) del panel de exploración. Para que los calendarios aparezcan en paralelo, el usuario tan solo tiene que activar la casilla situada junto a los calendarios correspondientes. Para desactivar un calendario, basta con desactivar la casilla.

Vista de calendarios paralelos en Outlook. El panel de exploración muestra a la izquierda los calendarios a los que el usuario puede obtener acceso. Para utilizar la función Nueva reunión con (New Meeting With), abra varios calendarios en paralelo. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el calendario y marque “Nueva reunión con” (“New Meeting With”).

Acceso a información de contactos y calendario integrada desde Windows SharePoint Services en Outlook Tanto Contactos (Contacts) como Calendarios (Calendars) son listas habituales que almacenan información personal y de grupo. Ahora, Outlook 2003 y WSS posibilitan que los usuarios puedan ver calendarios personales y de equipo en paralelo. El usuario puede optar por ver el calendario y los contactos de equipo directamente en Outlook, haciendo así que la información esté siempre disponible.

Para ver una lista de calendarios de WSS en Outlook, desplácese hasta el calendario en cuestión utilizando el explorador Web. Haga clic en el botón “Vincular a calendario” (“Link to Calendar”) de la barra de herramientas. Outlook le pedirá que confirme si desea agregar el calendario: Haga clic en “Sí” (“Yes”). Después de agregar un calendario de WSS, éste se puede abrir en Outlook 2003 y compararlo con el calendario predeterminado del usuario que aparece en dicha aplicación.

Si se va a abrir un calendario, la lista de calendarios se abre en paralelo con el calendario predeterminado y se agrega a la lista “Otros calendarios” (“Other Calendars”). Utilice el mismo método para ver las listas de contactos en Outlook.

Ayuda para protección de documentos confidenciales Las nuevas tecnologías de las ediciones de Microsoft Office 2003 ayudan a proteger la propiedad intelectual digital. Information Rights Management (IRM), en Office 2003 Professional, posibilita la restricción de funciones tales como cortar, copiar, pegar, imprimir y reenviar correo electrónico para documentos y mensajes de correo electrónico específicos, proporcionando a los usuarios y a las organizaciones un mayor control sobre la información más importante. En Word 2003, con la protección de estilos y los derechos de edición de documento, los propietarios de los documentos pueden especificar los usuarios a los que se permite realizar cambios.

Information Rights Management en las ediciones de Office 2003 IRM es una tecnología de imposición de directivas nueva en las ediciones de Office 2003 que ayuda a proteger documentos y mensajes de correo electrónico frente a un uso y acceso no autorizados. IRM es una tecnología de protección permanente que opera en los archivos. Permite que los propietarios especifiquen qué usuarios pueden obtener acceso a un documento o mensaje de correo electrónico, además de controlar si se permite a dichos usuarios la edición, copia, reenvío o impresión del contenido. IRM es una extensión de Windows Rights Management Services (RMS) en las aplicaciones de Microsoft Office 2003. En Office 2003 Edición Professional, IRM requiere RMS en Windows Server 2003, ya sea dentro de la organización o a través de un servicio como Microsoft Passport. Windows Rights Management Services para Windows Server 2003 es un servicio adicional nuevo que requiere una licencia de acceso de clientes independiente (CAL, Client Access License). IRM es una tecnología de imposición de directivas, no una tecnología de seguridad. Permite que los documentos y los mensajes de correo electrónico se distribuyan, a la vez que ayuda a mantener el control sobre los usuarios que pueden obtener acceso al contenido y la forma en que pueden utilizarlo. Una vez que un documento o mensaje de correo electrónico se protege mediante esta tecnología, se imponen las restricciones de acceso y de uso independientemente del destino del archivo o mensaje de correo.

La compatibilidad con IRM en las ediciones de Microsoft Office 2003 ayuda a organizaciones y trabajadores del conocimiento a solucionar dos necesidades básicas: • Ayuda a la protección de la propiedad intelectual digital. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones se basan en servidores de seguridad, seguridad de inicio de sesión y otras tecnologías de red para proteger su propiedad intelectual digital. La limitación fundamental de estas tecnologías es que, una vez que los usuarios de confianza han obtenido acceso a la información, puede que ésta se comparta, ya sea accidental o intencionadamente, con personas no autorizadas, creando así una infracción potencial de las directivas de seguridad. IRM ayuda a proteger la información en sí del acceso y reutilización no autorizados. • Ayuda para garantizar la privacidad, el control y la integridad de la información Los trabajadores del conocimiento suelen tratar con información confidencial o reservada y confían en la discreción de terceros para que los materiales confidenciales no salgan de su entorno. IRM ayuda a eliminar el riesgo de filtraciones de información accidentales al deshabilitar las funciones para reenviar, pegar o imprimir en los documentos y correos electrónicos protegidos por IRM. Además, IRM puede aplicar fechas de vencimiento para contribuir a garantizar que los trabajadores del conocimiento sólo ven y utilizan contenido actualizado. Para los administradores de tecnologías de la información, IRM ayuda a aplicar directivas empresariales en relación con la confidencialidad de los documentos, el flujo de trabajo y la retención de mensajes de correo electrónico. Para los directores ejecutivos y los directores de seguridad, esta aplicación ayuda a reducir el riesgo de que información clave de la compañía pueda caer en manos indebidas, ya sea de forma accidental, malintencionada o por descuido. Si la organización decide habilitar esta tecnología, los usuarios de las ediciones de Office 2003 podrán beneficiarse de ella con toda facilidad. Para crear y proteger documentos y correos electrónicos con IRM, se requiere Microsoft Office Edición Professional o los productos totalmente independientes. Con una interfaz de usuario sencilla basada en “plantillas de derechos” personalizables disponibles en la barra de herramientas estándar, IRM resulta conveniente y fácil de usar. Con otras ediciones de Microsoft Office 2003 los usuarios tendrán la posibilidad de leer y editar contenido protegido por IRM, pero no podrán crearlo. La integración con Active Directory® proporciona una comodidad sin precedentes en las contraseñas específicas de documento actuales. Por último, los documentos y el correo electrónico protegidos por IRM se pueden compartir entre organizaciones y con usuarios que no tienen las ediciones de Office 2003. Microsoft ofrece, durante un tiempo limitado, un servicio IRM para clientes que no alojan su propio servidor de Windows Rights Management Services. El complemento Rights Management de Internet Explorer permite que cualquier usuario de Microsoft Windows utilice documentos protegidos por IRM, independientemente de que tengan o no las ediciones de Office 2003.

Este servicio utilizará Microsoft Passport como mecanismo de autenticación en lugar de Active Directory. Los usuarios del servicio no podrán crear plantillas de derechos personalizadas, como la plantilla “Confidencial de la compañía”, que se describe más adelante, pero podrán compartir documentos y correos electrónicos protegidos por IRM y obtener acceso a los mismos. Cómo y cuándo habilitar IRM en Outlook 2003 En Outlook 2003, IRM ayuda a evitar el reenvío, la copia o la impresión no autorizados de correo electrónico confidencial. También ayuda a proteger mensajes cifrados automáticamente durante el tránsito y, cuando un remitente aplica restricciones de uso, Outlook 2003 deshabilita los comandos necesarios. Los documentos de Office que se adjuntan a mensajes protegidos se protegen también automáticamente y estas directivas permanecen en el documento.

Los usuarios pueden aplicar restricciones de uso a fin de limitar qué usuarios pueden leer y cambiar mensajes de correo electrónico y datos adjuntos.

Aprovechamiento de IRM en Excel 2003, Word 2003 y PowerPoint 2003 IRM en Microsoft Office Edición Professional 2003 permite que el propietario de un documento asigne permisos a usuarios y grupos individuales (grupos basados en Active Directory). En Excel 2003, Word 2003 y PowerPoint 2003, se puede otorgar un conjunto de permisos a cada usuario o grupo de acuerdo con las siguientes funciones: lectura, cambio y control total. Dependiendo de la función del destinatario, IRM deshabilita comandos determinados a fin de aplicar los derechos asignados. El propietario del documento también puede impedir la impresión y establecer fechas de vencimiento. Una vez que han vencido, los documentos no se pueden abrir.

Los usuarios pueden aplicar restricciones de uso a fin de limitar qué usuarios pueden leer, cambiar o controlar los archivos de Excel 2003, Word 2003 y PowerPoint 2003.

Opciones de permisos Si un documento protegido se reenvía a un destinatario no autorizado, el documento no se podrá abrir y aparecerá un mensaje de error que incluirá el correo electrónico del propietario del documento, así el destinatario puede solicitar derechos adicionales. Si el propietario del documento decide no incluir una dirección de correo electrónico, los destinatarios no autorizados simplemente obtienen un mensaje de error. Directivas empresariales y opciones de plantilla En Windows Rights Management Server, las organizaciones pueden crear “plantillas de derechos” que aparecerán en las aplicaciones de Office Edición Professional 2003. Por ejemplo, una compañía puede definir una plantilla denominada “Confidencial de la compañía”, la cual especifique que sólo los usuarios incluidos en el dominio de la compañía podrán abrir un documento o correo electrónico en dicha plantilla. Estas plantillas pueden reflejar las directivas de la organización. Se puede crear un número ilimitado de ellas. Complemento Rights Management de Internet Explorer Debido a que la implementación de derechos se realiza en el nivel de aplicación, los archivos de Office protegidos con la tecnología IRM sólo se pueden abrir y editar en las ediciones de Office 2003. Sin embargo, el complemento Rights Management de Internet Explorer permite que los usuarios que no disponen de las ediciones de Office 2003 puedan leer los materiales protegidos por IRM. El complemento Rights Management de Internet Explorer está disponible para su descarga gratuita en la dirección www.microsoft.com/spain (puede que se apliquen tarifas por tiempo de conexión). El complemento Rights Management de Internet Explorer desempeñará un papel importante en la comunicación entre unidades de negocio y con socios comerciales, ya que las compañías pueden decidir migrar a las ediciones de Office 2003 en el momento que les resulte más conveniente. Las compañías pueden utilizar IRM en las ediciones Office 2003 con el conocimiento de que los usuarios autorizados podrán obtener acceso y utilizar contenido protegido, incluso aunque no tengan las ediciones de Office 2003.

Requisitos adicionales del servidor Microsoft Windows Server™ 2003 con Rights Management Services y Active Directory son necesarios para habilitar IRM plenamente en Office Edición Professional 2003. La función Rights Management Services requiere una licencia de acceso de cliente (CAL) adicional. Asimismo, Microsoft también aloja, durante un tiempo limitado, un servicio IRM a través de Passport para aquellos clientes que no tienen Windows Server 2003. Con este servicio los usuarios podrán compartir documentos y correo electrónico protegidos utilizando Microsoft Passport como mecanismo de autenticación. Tenga en cuenta que los usuarios de Office Edición Estándar 2003, Office Edición PYME 2003 y Office Edición para Estudiantes y Profesores 2003 no pueden crear documentos ni mensajes de correo electrónicos protegidos por IRM, ni tampoco modificar los permisos de los archivos protegidos por IRM ya existentes. Sin embargo, pueden abrir, editar, guardar e imprimir documentos y mensajes de correo electrónico protegidos por IRM con los permisos adecuados.

Permisos para áreas determinadas Cuando los equipos colaboran en documentos de gran tamaño, puede que se asignen determinadas partes del documento a usuarios concretos para trabajar en ellas. Anteriormente no existía ninguna forma de asegurar que cada usuario modificara solamente la parte asignada del documento. A la hora de reconciliar las modificaciones y combinar los cambios en un documento maestro, normalmente existían problemas causados por un gran número de modificaciones en conflicto. Los propietarios de los documentos pueden establecer permisos para que determinadas regiones o partes de un documento sean editadas por algunos o todos los usuarios. Con el panel de tareas Proteger documento (Protect Document), que se abre seleccionando la opción “Proteger documento” (“Protect Document”) del menú “Herramientas” (“Tools”), el propietario de un documento puede proteger primero todo el documento para que no se pueda editar (o, de forma opcional, permitir sólo comentarios). A continuación, puede asignar permisos para partes individuales del documento seleccionándolas y especificando los usuarios que podrán editar la región seleccionada. Posteriormente, al reconciliar las modificaciones realizadas por distintos usuarios, el propietario del documento podrá estar seguro de que dos personas no hayan editado una misma área y, por lo tanto, no habrá conflictos.

Una vez configurados los permisos, el panel de tareas cambia el foco y pasa de ayudar al autor a configurar los permisos y administrar la lista de usuarios a ayudar a los usuarios a encontrar las partes del documento que pueden editar.

Vista de usuario del panel de tareas Proteger documento (Protect Document)

Edición estructurada en Word 2003 Word 2003 incluye funciones adicionales para permitir que un gran número de usuarios pueda colaborar en un documento sofisticado de gran tamaño de forma estructurada. Restricciones de formato (Formatting Restrictions) Numerosas grandes organizaciones necesitan producir documentos que muestren un estilo o apariencia coherentes. Si bien esto se puede conseguir con los estilos de Word, muchos usuarios no están familiarizados con el funcionamiento de dichos estilos y, así, recurren a aplicar formato al documento directamente. Con el tiempo, los documentos de gran tamaño que incluyen formato directo se convierten en una carga a la hora de mantenerlos, ya que la actualización de los estilos no cambia la apariencia del documento, y el hecho de mover partes de un documento a otro no produce el resultado esperado.

Con Word 2003, los usuarios pueden configurar una plantilla o un documento que utilice un conjunto de estilos específicos. Al utilizar la función Restricciones de formato (Formatting Restrictions) de Word 2003, el usuario puede imponer el uso de solamente aquellos estilos que se especifiquen. Se deshabilita todo el formato directo. Esto permite que numerosos usuarios editen el mismo documento complejo y aún así se mantenga el formato estructurado.

Vista de autor del panel de tareas Proteger documento (Protect Document) Resumen La integración de las ediciones de Office 2003 y WSS hacen que la conexión de los usuarios con otros miembros del equipo y la obtención de la información que necesitan sea más fácil y eficaz. Con la mejora de las aplicaciones de escritorio con las que los empleados ya están familiarizados, las ediciones de Office 2003 ayudan a los usuarios a invertir su tiempo en progresar en sus proyectos y no en aprender un conjunto nuevo de funciones y comandos. La versión Professional de las ediciones de Office 2003 también permite a los autores crear documentos y mensajes de correo electrónico mejor protegidos frente a un uso no autorizado gracias a la inclusión de la tecnología IRM. Esta funcionalidad mejorada en las ediciones de Office 2003 ayuda a los usuarios cuando trabajan en proyectos que requieren esfuerzo de equipo.

41 3 Conexión de información

Introducción En no pocas ocasiones, la información de la que los usuarios deben mantener un seguimiento es excesiva y se encuentra en demasiadas ubicaciones. Con frecuencia, tareas tales como la organización y la administración del correo electrónico pueden ocupar gran parte de la jornada laboral. La obtención de acceso al correo electrónico ralentiza el proceso aún más para los usuarios remotos y móviles. El correo electrónico no deseado se ha convertido en un problema en aumento, ya que puede ocupar un espacio valioso e impide un procesamiento eficaz del correo importante. Debido a esta oleada de correo electrónico y otro tipo de datos, para encontrar información a menudo es necesario visitar múltiples ubicaciones. Las ediciones de Microsoft® Office 2003 proporcionan nuevos métodos para ayudar a los usuarios a mantenerse organizados y administrar los detalles que acompañan a la carga de información.

Mejoras organizativas y de diseño La apariencia y el funcionamiento rediseñados de las ediciones de Office 2003 ayudan a los usuarios a administrar y establecer prioridades en grandes volúmenes de información. La interfaz simplificada de Microsoft Office Outlook® 2003, el soporte de entradas manuscritas para Microsoft Tablet PC y otras funciones facilitan la lectura, la organización y el manejo de la información. Entre algunas de las mejoras de diseño nuevas incluidas en Outlook 2003 se encuentran el nuevo Panel de lectura (Reading Pane), que permite a los usuarios leer el correo electrónico de forma más rápida; las carpetas de búsqueda, para buscar mensajes importantes; y las marcas rápidas, que permiten ver tareas de un vistazo.

Información destacada de las nuevas características Con las mejoras y funciones nuevas de Outlook 2003, los usuarios pueden administrar grandes volúmenes de información de forma rápida y sencilla. El nuevo diseño de pantalla optimiza el espacio de la pantalla a la vez que proporciona a los usuarios una vista exhaustiva de la Bandeja de entrada (Inbox). Además, los usuarios pueden organizar los mensajes virtualmente en carpetas de búsqueda, bien utilizando las carpetas de búsqueda incorporadas o creando las suyas propias. Las marcas rápidas permiten a los usuarios marcar los mensajes de correo electrónico que requieren un seguimiento. Estos mensajes se encuentran fácilmente en la nueva carpeta de búsqueda Para seguimiento (For Follow Up). La nueva configuración de seguridad ofrece mayor compatibilidad con el filtrado de correo electrónico no deseado y el bloqueo de contenido externo. Los usuarios remotos y móviles pueden beneficiarse de las mejoras en el rendimiento de la conectividad con un mejor almacenamiento en memoria caché. Además de beneficiarse de una nueva apariencia, los usuarios de las ediciones de Office 2003 pueden obtener información de diversas ubicaciones de forma rápida a través del panel de tareas Referencia (Research).

Una nueva apariencia para Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 proporciona características innovadoras que ayudan a los usuarios a administrar y organizar mensajes de correo electrónico, contactos, tareas de calendario, notas y otra información esencial. La nueva apariencia de Outlook 2003 ayuda a los usuarios a organizar la información de forma que incrementen la productividad y obtengan la información necesaria. Outlook 2003 también ayuda a los usuarios a bloquear la información que no necesitan y a protegerse frente al mal uso y la distribución no deseada de información empresarial clave.

Cómo trabajar con las nuevas vistas de correo electrónico Los estudios sobre los usuarios de Outlook muestran en su inmensa mayoría que el nombre o la dirección del remitente es el criterio más importante que se tiene en cuenta al decidir si se abre o no un mensaje de correo electrónico. La vista de múltiples líneas sitúa el nombre del remitente en texto oscuro en la esquina superior izquierda, lo que hace que resulte más fácil examinar la lista hacia abajo para encontrar nombres importantes. La información secundaria se presenta en sombras más claras de texto para atraer la vista hacia la información más importante. Esta vista multilínea también incluye una zona más alta, que facilita la selección de mensajes con el lápiz en un dispositivo Tablet PC. Microsoft ha prestado atención a la forma en que los clientes interactúan con su correo electrónico. En las ediciones de Office 2003, Outlook 2003 presenta una nueva interfaz que rompe el molde tradicional. Dicha interfaz utiliza el panel de lectura (descrito a continuación) para crear una disposición de los mensajes en pantalla muy eficaz y de fácil uso. La orientación de columna vertical de la nueva disposición hace posible ver casi el doble de datos en la pantalla a la vez. La nueva vista de correo electrónico también está optimizada para ayudar a los usuarios a encontrar elementos y explorar el correo electrónico fácilmente. Esta eficaz disposición se traduce en la posibilidad de dedicar menos tiempo a desplazarse por la ventana y más tiempo a realizar el trabajo. Panel de lectura El panel de lectura ayuda a reducir la fatiga visual y hace que el tiempo dedicado a leer el correo electrónico sea más eficiente, al mostrar más información acerca del mensaje en la pantalla. De esta forma se reducen los desplazamientos y, a menudo, se elimina la necesidad de abrir y administrar varias ventanas independientes para distintos mensajes.

El diseño vertical del panel de lectura, que reemplaza al panel de vista previa de versiones anteriores de Outlook, presenta los mensajes de manera más coherente con la forma en que los periódicos han aplicado formato a los textos durante cientos de años. Este simple cambio de diseño, junto con la nueva lista de mensajes de correo de múltiples líneas, deja libre para texto casi el doble de espacio en el monitor en comparación con el panel de vista previa horizontal de versiones anteriores, convirtiendo así la lectura en una experiencia más cómoda en general.

El panel de lectura está activado de manera predeterminada en Outlook 2003. Dicho panel incluye más de tres párrafos de texto y 14 mensajes de correo electrónico, mientras que el panel de vista previa de versiones anteriores de Outlook sólo mostraba dos párrafos de texto y 11 mensajes de correo electrónico. Agrupamiento inteligente Al crear listas, los usuarios agrupan de forma natural elementos similares, como una lista de tareas pendientes bajo los encabezados “Hoy” (“Today”), “Mañana” (“Tomorrow”) y “Próxima semana” (“Next Week”). La nueva vista de correo electrónico aplica de forma automática agrupamientos inteligentes que ayudan a los usuarios a ordenar los mensajes.

Por ejemplo, cuando los usuarios organizan los mensajes por fecha de recepción, Outlook 2003 los divide en grupos sencillos: “Hoy” (“Today”), “Ayer” (“Yesterday”), “La semana pasada” (“Last Week”), “El mes pasado” (“Last Month”), etc. Cuando los usuarios reorganizan los mensajes por tamaño, Outlook 2003 divide nuevamente los agrupamientos en grupos descriptivos: Grande” (“Large”), “Pequeño” (“Small”), “Muy grande” (“Very Large”), etc. Estos grupos hacen que resulte más fácil para los usuarios examinar una lista y encontrar aquello que necesitan, ya que los agrupamientos reflejan la forma en que trabajan la mayoría de las personas. Los usuarios avanzados pueden tratar estos grupos como objetos y optar por mover, eliminar, copiar, reenviar o llevar a cabo otras acciones en todos los elementos de un grupo al mismo tiempo. Por ejemplo, se pueden agrupar todos los mensajes de correo electrónico por fecha y, a continuación, arrastrar todos los mensajes de “El mes pasado” (“Last Month”) a otra carpeta y archivarlos con un solo clic.

Al hacer clic en el botón Organizar por (Arrange By) aparece la lista de formas posibles de organización, como Fecha (Date), De (From), Asunto (Subject), Tamaño (Size), Marca (Flag), etc. Este menú también está disponible al hacer clic en Ver (View) -> Organizar por (Arrange By).

Fechas inteligentes (Smart Dates) Para utilizar el espacio de un modo más eficaz en la vista de múltiples líneas, la función de Fechas inteligentes (Smart Dates) cambia el formato de fecha al instante en función del tiempo que haya pasado desde que se recibió el mensaje. Por ejemplo, un mensaje de correo electrónico que se haya recibido en el día actual sólo mostrará la hora: 3:40 p.m. Los mensajes recibidos durante la semana actual muestran el día de la semana y la hora: Mié 1:24 a.m. Para los mensajes de correo electrónico recibidos varios meses atrás, la hora exacta es menos importante, por lo que Outlook 2003 sólo muestra la fecha: 1/12/2003. De esta forma, resulta más fácil para el usuario ordenar, buscar, archivar y administrar el correo electrónico de manera rápida y eficaz. Organizar por conversación (Arrange by Conversation) Organizar por conversación (Arrange by Conversation) ayuda con la tarea más común que se realiza en Outlook: la lectura del correo. Se ha diseñado para ayudar a los usuarios a ponerse al día rápidamente con su correo electrónico y evitar pasar vergüenza por responder a asuntos que ya se han resuelto. Organizar por conversación (Arrange by Conversation) muestra los mensajes de correo electrónico en una vista orientada a la conversación o “encadenada” que, de forma predeterminada, muestra sólo los mensajes de correo no leídos o marcados para seguimiento, por lo que el usuario no necesita revisar montones de mensajes ya leídos a fin de encontrar los nuevos. Los mensajes similares se agrupan y las sangrías muestran con claridad quién ha respondido a quién durante la conversación. Cada conversación se puede expandir para mostrar todos los mensajes relacionados, de manera que los usuarios pueden ver fácilmente toda la conversación de una sola vez, en lugar de leer las distintas partes por separado. Un usuario puede Organizar por conversación (Arrange by Conversation) con la misma facilidad que clasifica los mensajes de correo y utilizando la misma interfaz, lo que significa que cualquiera que esté familiarizado con Outlook puede utilizar esta función sin más. Además, como varios mensajes de una conversación comparten el mismo tema, sólo es necesario mostrar en pantalla la línea de asunto una vez por conversación, lo que permite que quepan casi el doble de mensajes en la pantalla. Al igual que ocurre con cualquier grupo de Outlook, la conversación se puede tratar como un objeto, es decir, los usuarios pueden eliminar, copiar, archivar o reenviar toda la conversación de una sola vez.

En la vista Organizar por conversación (Arranged by Conversation) se agrupan los mensajes sobre la misma conversación y las sangrías muestran quién ha contestado a quién. Sólo se muestran de forma predeterminada los mensajes no leídos y los que tienen marcas rápidas, por lo que la pantalla permanece despejada mientras el usuario se pone al día con el correo electrónico. Para organizar nuevos mensajes por conversación, haga clic en Organizado por (Arranged By) en la nueva vista de correo y, después, haga clic en Conversación (Conversation). También puede hacer clic en Organizar por (Arrange By) en el menú Ver (View) y, a continuación, haga clic en Conversación (Conversation).

Panel de exploración El panel de exploración aporta mayor eficacia a Outlook 2003 al combinar los principales aspectos de exploración y uso compartido de la aplicación en un único panel de fácil uso. Con el panel de exploración, los usuarios pueden llevar a cabo una exploración contextual más relevante a través de Outlook 2003, en lugar de obtener una simple lista estática de carpetas. En el Calendario (Calendar), por ejemplo, los usuarios ven el explorador de fechas y los calendarios compartidos de otros usuarios. En Contactos (Contacts), los usuarios obtienen una lista de todas las carpetas de contactos que pueden abrir, tanto locales como compartidas, además de distintas formas de ver los contactos. El panel de exploración está activado de forma predeterminada. Para desactivarlo y activarlo, haga clic en Ver (View) y, a continuación, en Panel de exploración (Navigation Pane). El panel mencionado mejora Outlook 2003 de distintas formas: • Uso eficaz del espacio de pantalla Lo mejor de la barra de Outlook y la lista de carpetas se une en un espacio más pequeño y eficaz. Todas las opciones de exploración, no sólo la exploración de carpetas, se encuentran en un mismo lugar, lo que proporciona a los usuarios mucho más espacio para ver sus datos. Por ejemplo, los usuarios pueden ver en Outlook 2003 hasta el doble del calendario que aparecía en Outlook 2002. • Dependencia del contexto. La exploración simplificada y contextual muestra la información más relevante para cada tipo de área de Outlook. Por ejemplo, en el panel de correo los usuarios ven la lista de carpetas de correo electrónico y las carpetas de búsqueda. En el Calendario (Calendar) ven un selector de fecha y una lista de los calendarios disponibles para ellos. • Datos compartidos. El uso compartido de la información se simplifica al presentar datos compartidos junto a los datos propios de un usuario. Por ejemplo, los usuarios pueden ver otros calendarios a los que tienen acceso, situándolos en paralelo junto a su propio calendario. • Configuración de la vista. Las opciones de configuración de la vista aparecen en el panel de exploración, lo que facilita cambiar la forma en que se muestra algún elemento. • Inicio rápido. Los usuarios avanzados aprecian la capacidad de reducir los botones de los módulos en una barra de inicio rápido a fin de ahorrar espacio. • Menú Ir (Go). El menú Ir (Go) y los métodos abreviados de teclado asociados hacen que el acceso al panel de exploración resulte más sencillo.

Panel de exploración Panel de exploración con con botones grandes botones más pequeños Panel de exploración. El divisor entre los botones grandes en la parte inferior y el panel de contenido puede moverse hacia arriba o hacia abajo para crear botones más grandes o más pequeños. Los botones grandes son muy apropiados para hacer clic fácilmente con Tablet PC u otros equipos basados en pluma. Los usuarios también pueden optar por reducir todos los botones a una sola barra de inicio rápido a fin de ahorrar espacio. Módulos del panel de exploración Cada uno de los ocho módulos del panel de exploración tiene una interfaz de usuario única, pero coherente, que presenta la información más relevante en un espacio eficiente. Los ocho módulos disponibles del panel de exploración son los siguientes:

Vista Correo (Mail) El panel Correo (Mail) muestra las carpetas de correo electrónico y las carpetas de búsqueda, además de incluir una sección de Carpetas favoritas (Favorite Folders) en la parte superior para un acceso rápido. Para crear favoritos, los usuarios sólo tienen que arrastrar una carpeta de correo electrónico o de búsqueda al área Carpetas favoritas (Favorite Folders).

Panel de exploración en la vista Correo (Mail). De forma predeterminada, en la parte inferior aparecen cuatro botones grandes y tres botones minimizados al estado de “Inicio rápido” (“Quick Launch”). La sección de la parte superior, Carpetas favoritas (Favorite Folders), puede incluir todas las carpetas que desee tener a mano para una referencia rápida; sólo tiene que arrastrarlas a la sección Carpetas favoritas (Favorites).

Vista Calendario (Calendar) El panel Calendario (Calendar) muestra el explorador de fechas en la parte superior y, bajo éste, la lista de todos los calendarios a los que el usuario tiene acceso, incluidos los calendarios locales, los de Microsoft Windows® SharePoint Services™, los de carpetas públicas y los de otros usuarios, todo en una simple lista. Los calendarios pueden activarse o desactivarse individualmente para verlos en paralelo en la ventana de Outlook. También hay vínculos disponibles para abrir los calendarios compartidos y para compartir el propio calendario del usuario (o modificar los permisos).

Mediante la vista Calendario (Calendar), todos los calendarios locales, compartidos y de equipo se simplifican en una única lista, independientemente de su ubicación.

Vista Contactos (Contacts) Al igual que el panel Calendario (Calendar), el panel Contactos (Contacts) muestra todos las carpetas de contactos a las que el usuario tiene acceso, incluidas las de contactos locales, contactos de Windows SharePoint Services, contactos de carpetas públicas y contactos de otros usuarios. Los usuarios pueden optar por ver los contactos de distintas formas, por ejemplo “Por organización” (“By Company”) o “Tarjetas de visita” (“Address Cards”), además de cualquier vista personalizada creada por los propios usuarios. También hay vínculos disponibles para abrir contactos compartidos, compartir la información de contacto, modificar permisos o modificar las opciones de Vista actual (Current View).

En la vista Contactos (Contacts), todas las carpetas de contactos que puede abrir el usuario, incluidas las locales, públicas y compartidas, se presentan en una única lista. La sección Vista actual (Current View) proporciona a los usuarios una forma sencilla de organizar los contactos.

Vista Tareas (Tasks) El panel Tareas (Tasks) muestra una lista de todas las carpetas de tareas que puede abrir el usuario, incluidas las tareas locales, las de carpetas públicas y las de otros usuarios. Entre las opciones de visualización de Tareas (Tasks) se incluyen las vistas integradas, por ejemplo “Tareas atrasadas” (“Overdue Tasks”) y “Próximos siete días” (“Next Seven Days”), además de cualquier otra vista creada por el usuario. Los usuarios también pueden seleccionar vínculos para abrir las tareas compartidas, compartir la información de contacto, modificar permisos o modificar las opciones de Vista actual (Current View).

En la vista Tareas (Tasks), todas las carpetas de tareas que puede abrir el usuario, incluidas las locales, públicas y compartidas, se presentan en una única lista. La sección Vista actual (Current View) proporciona a los usuarios una forma sencilla de organizar las tareas en grupos lógicos.

Vista de notas (Notes) El panel de notas muestra una lista de las notas del usuario, incluyendo las notas compartidas. Entre las opciones de visualización de notas se incluyen las vistas integradas, por ejemplo “Por categoría” (“By Category”) y “Últimos siete días” (“Last Seven Days”), además de cualquier otra vista creada por el usuario. También hay vínculos disponibles para abrir notas compartidas, compartir las notas propias del usuario, modificar permisos o modificar las opciones de Vista actual (Current View). Lista de carpetas La lista de carpetas se ha diseñado para ayudar en las actividades de administración de archivos de datos, por ejemplo archivar y copiar entre buzones. Todas las carpetas locales de todos los tipos se muestran en la lista de carpetas, de la misma forma que en la lista de carpetas de versiones anteriores de Outlook. Los usuarios tienen a su disposición vínculos que ayudan a manejar los tamaños de carpeta y los archivos de datos de Outlook. Panel de accesos directos (Shortcuts) El panel de accesos directos es una ubicación de accesos directos para prácticamente cualquier elemento: carpetas de Outlook, aplicaciones, documentos en el disco duro, archivos en una red, carpetas compartidas, páginas Web, etc. El usuario puede crear grupos para organizar estos accesos rápidos, además de contraer y expandir estos grupos para utilizar el espacio de manera más eficiente. Para agregar un acceso rápido, los usuarios pueden emplear el vínculo que se proporciona o simplemente arrastrar y colocar elementos en la lista. Diario (Journal) El panel de diario muestra una lista de todas las carpetas de diario disponibles para el usuario, incluidas las carpetas de diario públicas y compartidas. Al igual que ocurre con los paneles de contactos, tareas y notas, todas las vistas de diario disponibles se muestran en este panel y se pueden personalizar. También se proporcionan vínculos para compartir o abrir datos de diario compartidos. El panel de diario está desactivado de forma predeterminada, pero los usuarios pueden activarlo mediante el menú Opciones (Options) del panel de exploración, o bien seleccionando Diario (Journal) en el menú Ir (Go) para utilizarlo sin agregarlo al panel de exploración. Nota Cada uno de los paneles de Outlook muestra seis opciones. Con el menú Opciones (Options) del panel de exploración los usuarios pueden mostrar, ocultar o reorganizar los paneles.

Menú Ir (Go) Ha vuelto el menú Ir (Go). Dicho menú facilita la exploración en Outlook 2003 mediante el teclado. Los usuarios también pueden cambiar su vista del panel de exploración utilizando el menú Ir (Go).

Los usuarios pueden beneficiarse del menú Ir (Go) o de los métodos abreviados de teclado integrados para cada uno de los módulos del panel de exploración.

To move quickly between Navigation

Pane modules, use the keyboard shortcuts documented on the Go menu: • Mail CTRL+1 • Calendar CTRL+2 • Contacts CTRL+3

• Tasks CTRL+4 • Notes CTRL+5

Funciones clave En Outlook 2003 se han realizado numerosas mejoras solicitadas por los clientes en el proceso de direccionamiento, redacción y envío de mensajes de correo electrónico. Estas funciones están diseñadas para ayudar a todos los usuarios a ser más productivos con su correo electrónico. Creación de correo simplificada La creación de correo electrónico simplificada ayuda en la eficacia y productividad generales. Ahora, Outlook 2003 ofrece una interfaz de usuario de “correo de Word” simplificada (donde se utiliza Microsoft Office Word 2003 como editor de correo electrónico) más fácil de utilizar, menos confusa y que requiere menos formación. Entre las nuevas funciones adicionales que ayudan a la creación de correo electrónico simplificada se incluyen las listas de distribución expansibles, la función Autocompletar mejorada, la compatibilidad con Unicode y el envío de faxes por Internet. Listas de distribución expansibles Ahora las listas de distribución se pueden expandir para mostrar los nombres de las personas en la lista, lo que facilita agregar o eliminar algunos nombres antes de enviar el mensaje. De esta forma se elimina la necesidad de modificar la lista de distribución o empezar de cero al insertar la dirección en un mensaje de correo electrónico para una lista de distribución.

Haga clic en el signo más situado junto a una lista de distribución para expandirla y mostrar todos los miembros.

Los miembros de la lista de distribución aparecen después de hacer clic en el signo más.

Función Autocompletar (AutoComplete) mejorada Ahora Autocompletar (AutoComplete) correlaciona con sólo una letra en lugar de tres y la lista de Autocompletar se ordena por las direcciones de correo electrónico utilizadas con mayor frecuencia, no por orden alfabético. Así, en muchos casos, el usuario puede introducir la dirección de correo electrónico con sólo presionar la primera letra del nombre de una persona. Los usuarios de Tablet PC sólo tienen que colocar el cursor dentro de la línea de dirección, señalar las direcciones de correo que utilicen con mayor frecuencia y seleccionar la que deseen. Los usuarios dedican menos tiempo a buscar las direcciones de correo electrónico correctas y reducen considerablemente el número de teclas que tienen que presionar. Editor de correo electrónico simplificado en Word 2003 La experiencia de crear un nuevo mensaje de correo electrónico se ha simplificado enormemente. Los comandos se han consolidado en una barra de herramientas única denominada “Correo electrónico” (“E-mail”), la cual se sitúa directamente encima del texto del mensaje. Como resultado, el número de botones de la pantalla se ha reducido en más de la mitad, facilitando que los usuarios encuentren lo que buscan a la vez que deja más espacio para el mensaje.

El editor de correo electrónico de Word se ha rediseñado teniendo en mente la simplicidad.

Compatibilidad con Unicode Outlook 2003 admite Unicode para Contactos (Contacts), Correo (Mail), Calendario (Calendar), Tareas (Tasks) y Notas (Notes). Los usuarios pueden ver y editar texto dentro de Outlook 2003 en cualquier idioma y cualquier secuencia de comandos instalados y admitidos por el sistema operativo. La compatibilidad total con la interfaz de usuario multilingüe permite que los administradores de tecnologías de la información puedan cambiar la interfaz de usuario y los archivos de Ayuda a distintos idiomas en función de las necesidades individuales de los usuarios.

La compatibilidad con Unicode permite que Outlook aparezca en el idioma nativo del usuario (en este caso, un contacto en hindi). Faxes por Internet Con un servicio de faxes por Internet, se pueden enviar y recibir faxes directamente desde un equipo de escritorio, eliminando así los inconvenientes que pueden acompañar al uso de un fax módem, por ejemplo el uso de la línea telefónica durante un período largo de tiempo, tener que pagar tarifas de larga distancia y tener que volver a marcar o confirmar manualmente que el fax ha llegado. Las ediciones de Office 2003 integran el fax por Internet con sus aplicaciones, incluyendo Outlook 2003. Entre las nuevas funciones de envío de faxes se incluye la disponibilidad de los números de fax de Contactos (Contacts), una herramienta enriquecida de vista previa, la capacidad de calcular el coste del fax antes de enviarlo, cubiertas de fax modificables en Word 2003 e incluso la capacidad de firmar con su nombre mediante Tablet PC. El servicio de faxes por Internet de las ediciones de Office 2003 requiere que los usuarios se inscriban en uno de los servicios de fax asociados con Microsoft Office (para obtener una lista de los servicios para fax asociados con Microsoft Office, consulte Office Online en la dirección http://office.microsoft.com/spain).

Organización y establecimiento de prioridades para correo electrónico Actualmente los usuarios se enfrentan a un volumen creciente de mensajes de correo electrónico entrantes. Esta oleada de mensajes requiere herramientas organizativas más intuitivas y eficaces. Marcas rápidas A través de estudios de los usuarios de Outlook se ha descubierto que la mayoría de las personas realizan una de estas tres acciones con casi todos los mensajes de correo electrónico: 1. Lo responden inmediatamente. 2. Lo eliminan o lo archivan inmediatamente. 3. Guardan el mensaje de alguna forma que indique que se requiere una acción de seguimiento. Debido a que no cuentan con el tiempo o la información necesarios para realizar la acción de inmediato, deciden realizar el seguimiento posteriormente. Para la tercera acción, existen casi tantos enfoques como usuarios: marcar el mensaje como no leído, moverlo a una carpeta de correo llamada “Tareas pendientes” (“To Do”), crear una tarea a partir de éste, eliminar o archivar todos los mensajes que no requieran una respuesta, etc. Si bien estas estrategias pueden funcionar para un individuo determinado, se trata de respuestas provisionales a un volumen de correo electrónico en constante crecimiento para el que las versiones anteriores de Outlook no estaban diseñadas. Outlook 2003 ofrece las marcas rápidas como solución sencilla a este problema. Éstas se activan con un solo clic y proporcionan a los usuarios una forma de “marcar” los mensajes a fin de realizar una acción de seguimiento o para referencia posterior. Para asignar una marca rápida a un mensaje determinado, el usuario sólo tiene que hacer clic en el icono de bandera de un mensaje de correo electrónico en cualquier carpeta de Outlook 2003. Junto a cada mensaje marcado aparece una bandera de un color determinado a elegir entre varios (seleccionado por el usuario), de manera que resulte fácil encontrarlo de un vistazo. Los usuarios pueden seleccionar los colores que les resulten más convenientes, por ejemplo rojo para prioridad elevada o azul para tareas pendientes personales. Los elementos con una marca rápida se almacenan de forma automática en la carpeta Para seguimiento (For Follow Up), que se convierte en una lista de tareas pendientes virtual y automatizada en Outlook. La carpeta Para seguimiento (For Follow Up) muestra todos los elementos marcados de una sola vez y permite a los usuarios trabajar con y organizar los elementos por color. Para obtener más información acerca de la carpeta Para seguimiento (For Follow Up), consulte la sección siguiente.

Haga clic en el icono de bandera gris para poner una marca rápida en un mensaje de correo electrónico. Vuelva a hacer clic en el icono para marcarlo como completado. La tecla “Insertar” (“Insert”) también se puede utilizar para agregar o completar una marca rápida.

Los usuarios también pueden seleccionar uno de los seis colores diferentes en el menú contextual para categorizar fácilmente sus elementos de seguimiento.

Uso de la carpeta Para seguimiento (For Follow Up) Para que la localización de los mensajes sea aún más fácil, existe una carpeta de búsqueda especial llamada “Para seguimiento” (“For Follow Up”). Esta carpeta siempre contiene una lista actualizada de todos los mensajes a los que se ha agregado una marca rápida en cada carpeta de la Bandeja de entrada (Inbox). Un usuario que esté listo para trabajar con estos mensajes puede abrir la carpeta Para seguimiento (For Follow Up) y buscar todos los mensajes que se hayan marcado. Cuando el usuario termina con un mensaje, sólo tiene que volver a hacer clic una vez para marcarlo como Completado (Complete) y en el mensaje aparecerá una marca de la fecha y la hora en que se completó. Para seguimiento (For Follow Up) es una carpeta predeterminada que se encuentra en la sección Carpetas favoritas (Favorite Folders).

La carpeta “Para seguimiento” (“For Follow Up”) recopila una lista de tareas pendientes de cada elemento con una marca rápida en cada una de las carpetas de un buzón. De manera predeterminada se organiza por color de marca rápida, de forma que los usuarios puedan ver la correspondencia entre elementos fácilmente. Además, los usuarios pueden arrastrar un mensaje entre grupos para cambiar su clasificación. Por ejemplo, para cambiar un elemento con marca rápida amarilla a marca roja, el usuario sólo tiene que arrastrar el mensaje desde el grupo amarillo hasta el grupo rojo.

Los mensajes con marca rápida también se pueden organizar por fecha.

Outlook registra la fecha y la hora en que se completó la tarea y las muestra en la barra de información, en la parte superior del mensaje. Carpetas de búsqueda (Search Folders) Las carpetas de búsqueda ayudan a los usuarios a invertir menos tiempo en archivar y encontrar mensajes de correo electrónico. Dichas carpetas son, en realidad, resultados de búsquedas en directo que tienen la misma apariencia que las carpetas de correo electrónico tradicionales, pero se diferencian de éstas en que no almacenan los mensajes de correo electrónico. Son carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos.

Las carpetas de búsqueda muestran los resultados de consultas de búsqueda previamente definidas, pero todos los mensajes de correo electrónico permanecen en su carpeta original de Outlook. Al utilizar las carpetas de búsqueda, los usuarios pueden agrupar y explorar fácilmente todos los elementos relacionados con un asunto, persona, tarea, u otros criterios sin mover físicamente los mensajes o las carpetas.

Las carpetas de búsqueda funcionan como carpetas, con la excepción de que pueden hacer referencia a mensajes de correo electrónico de diversas carpetas.

Los usuarios pueden arrastrar las carpetas que utilizan con más frecuencia o las carpetas de búsqueda a la sección Carpetas favoritas (Favorite Folders) del panel Correo (Mail) para tenerlas a mano. De esta forma se reduce la necesidad de explorar en una jerarquía compleja. Uso de las carpetas de búsqueda predeterminadas Se crean tres carpetas de búsqueda para los usuarios de forma predeterminada, por lo que incluso los principiantes pueden beneficiarse de esta nueva herramienta: Correo sin leer (Unread Mail). En la carpeta de búsqueda Correo sin leer (Unread Mail) se muestran todos los mensajes de correo electrónico no leídos de un usuario, independientemente de su ubicación de carpeta. Para seguimiento (For Follow Up). Esta carpeta proporciona una lista de tareas pendientes virtual de todos los mensajes a los que se ha aplicado una marca rápida. Correo grande (Large Mail). Esta carpeta ayuda en la limpieza de buzón, ya que muestra los mensajes de correo electrónico más grandes de toda la Bandeja de entrada (Inbox).

Creación de carpetas de búsqueda personalizadas Después de utilizar las carpetas de búsqueda predeterminadas, los usuarios intermedios desearán crear sus propias carpetas para búsquedas personalizadas. Para hacer que esta tarea sea lo más sencilla posible, Outlook 2003 ofrece una galería de plantillas que incluye 13 plantillas ya creadas para carpetas de búsqueda comunes. Estas plantillas hacen que sea posible crear una amplia gama de carpetas de búsqueda con sólo unos clics de mouse (ratón). A continuación se indican algunas carpetas de búsqueda clave que se pueden crear a partir de las plantillas: • Correo importante (Important Mail). Esta carpeta proporciona una ubicación central para todos los mensajes de correo electrónico marcados con una importancia alta. • Correo de y para personas determinadas (Mail from and to specific person). Ayuda a los usuarios a mantenerse al corriente de las relaciones personales y con los clientes. Por ejemplo, puede ayudar a responder preguntas como “¿Le debo a Ana un mensaje?” o “¿Dónde está la conversación por correo electrónico que tuve con Carlos?” • Correo antiguo (Old Mail). Resulta útil para localizar mensajes antiguos para archivarlos.

Para crear una carpeta de búsqueda nueva con la galería de plantillas, en el menú Archivo (File), haga clic en Nuevo (New) y seleccione Carpeta de búsqueda (Search Folder).

Los usuarios también pueden crear una carpeta de búsqueda personalizada seleccionando la última plantilla: “Crear una carpeta de búsqueda personalizada” (“Create a custom Search Folder”). En “Personalizar carpeta de búsqueda” (“Customize Search Folder”) los usuarios sólo tienen que hacer clic en “Elegir” (“Choose”) y escribir un nombre para la carpeta de búsqueda personalizada. Tras seleccionar los criterios de búsqueda para la carpeta personalizada, el usuario puede seleccionar y realizar búsquedas en las carpetas que desee explorar.

Los usuarios pueden crear carpetas de búsqueda modificando plantillas ya existentes. Guardar resultados de Buscar (Find) o Búsqueda avanzada (Advanced Find) como carpetas de búsqueda Al utilizar Buscar (Find) o Búsqueda avanzada (Advanced Find), los usuarios pueden guardar cualquier búsqueda creada con Outlook 2003 como una carpeta de búsqueda o utilizar cualquier de las plantillas proporcionadas para crear una carpeta de búsqueda personalizada. En ambos casos, el usuario puede especificar no sólo los criterios de búsqueda, sino también las carpetas en las que Outlook 2003 debe buscar para crear la carpeta de búsqueda.

Las carpetas de búsqueda se pueden personalizar con toda facilidad en cualquier momento. Los usuarios pueden incluso realizar otra búsqueda en el contenido de una carpeta de búsqueda para afinar aún más los resultados.

Los usuarios también pueden guardar los resultados de Buscar (Find) o Búsqueda avanzada (Advanced Find) como carpeta de búsqueda. Para guardar los resultados de Buscar (Find) como carpeta de búsqueda, en la barra Buscar (Find), haga clic en Opciones (Options) y seleccione Guardar búsqueda como carpeta de búsqueda (Save Search as Search Folder). Para guardar los resultados de Búsqueda avanzada (Advanced Find) como carpeta de búsqueda, en el menú Archivo (File) del cuadro de diálogo Búsqueda avanzada (Advanced Find), haga clic en Guardar búsqueda como carpeta de búsqueda (Save Search as Search Folder).

Alerta de correo nuevo en el escritorio Outlook 2003 ofrece una nueva alerta de escritorio que reemplaza a la alerta de nuevo mensaje de correo electrónico anterior. La alerta de correo nuevo en el escritorio aparece y se va desvaneciendo con el nombre, asunto y una vista previa corta del texto. Aparece el tiempo justo para que los usuarios puedan ver inmediatamente si el mensaje es urgente, se debe marcar para seguimiento o se puede ignorar de forma segura sin interrumpir la tarea actual. La alerta contiene botones rápidos para abrir, marcar o eliminar el mensaje de correo electrónico y, si se ignora, desaparece tan sutilmente como apareció. Su configuración depende totalmente del usuario.

La alerta de correo nuevo en el escritorio aparece mientras los usuarios trabajan en otras aplicaciones distintas de Outlook.

Archivo de carpetas personales más grande El archivo de carpetas personales mejorado (*.pst) almacena hasta 20 GB de datos de forma predeterminada (los administradores pueden especificar una carpeta más grande si así lo desean) y admite datos Unicode multilingües. El nuevo archivo de carpetas personales de Outlook no funcionará con versiones anteriores de esta aplicación. Outlook 2003 es compatible con los archivos de carpetas personales de Outlook 97-2002, limitados a 2 GB de datos aproximadamente. Estas mejoras también se aplican a los archivos de carpetas sin conexión (*.ost).

Al crear un archivo de carpetas personales nuevo, se utiliza de forma predeterminada el nuevo formato de archivo de carpetas personales de Microsoft Outlook. En el menú Archivo (File), utilice la entrada Nuevo archivo de datos de Outlook (New Outlook Data File) para crear nuevas carpetas personales de Microsoft Outlook, además de archivos de carpetas personales compatibles con versiones anteriores de Microsoft Outlook 97-2002, de forma que los usuarios que tengan versiones anteriores de Outlook en un equipo doméstico puedan crear carpetas personales compatibles.

Evitar correo electrónico no deseado Por desgracia, además de un volumen de correo electrónico en constante crecimiento, los usuarios reciben una cantidad abrumadora de correo electrónico no deseado. Aparte de resultar molestos y distraer al usuario, estos mensajes de correo electrónico pueden tener un efecto más grave al ocupar un espacio valioso de almacenamiento.

Bloquear contenido externo (Block external content) De forma predeterminada, Outlook 2003 ayuda a proteger la privacidad de sus usuarios y les proporciona un mayor control sobre la información de su Bandeja de entrada (Inbox). Esta protección se habilita a través de una función nueva denominada Bloquear contenido externo (Block External Content). A menudo, los mensajes con formato HTML contienen imágenes que no se incluyen en el mensaje de correo en sí, sino que se descargan de un servidor Web al abrir el mensaje de correo electrónico. Las personas que envían mensajes de correo electrónico no deseado han utilizado esta capacidad en su favor incluyendo un elemento denominado “baliza Web” en este tipo de mensajes. Una baliza Web notifica al servidor Web cuando un usuario lee el mensaje de correo electrónico no deseado y valida la dirección de correo electrónico. Si un mensaje de correo electrónico intenta conectarse automáticamente a un servidor Web en Internet, Outlook 2003 bloquea esa conexión hasta que el usuario decide ver el contenido, para lo que sólo es necesario hacer clic una vez. El usuario también puede desactivar esta función. Proporcionar control a los usuarios sobre el contenido externo tiene varias ventajas: • Ya no se permiten las conexiones automáticas a servidores Web arbitrarios en Internet, lo que corta el paso al flujo de información no deseada para solicitantes de correo electrónico. • Debido a que las imágenes no se muestran a menos que se solicite, los mensajes ofensivos se pueden eliminar sin que el usuario tenga que ver sus imágenes. • Los usuarios con conexión de ancho de banda bajo pueden decidir si una imagen merece realmente la pena para dedicar el tiempo y el ancho de banda necesarios para descargarla. Es importante tener en cuenta que Outlook 2003 conserva toda su funcionalidad enriquecida para ver y compartir imágenes. Outlook 2003 bloqueará todas las imágenes de forma predeterminada si se envían con el mensaje y no se encuentran en un servidor Web. • Los creadores de contenido que deseen enviar a sus clientes correo electrónico con formato HTML enriquecido, podrán hacerlo si incluyen las imágenes en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. • Las imágenes insertadas en mensajes de correo electrónico con Outlook o Outlook Express ya utilizan el estándar MHTML de forma predeterminada e incluyen las imágenes en el mensaje, por lo que no se ven afectadas. • Los mensajes de correo electrónico que incluyan referencias a imágenes o contenido en la intranet o en sitios de confianza (definidos por las zonas de intranet y sitios de confianza de Internet Explorer) no se verán afectados. • Los mensajes de correo electrónico enviados por un usuario que pertenezca a una lista definida de remitentes de confianza no se verán afectados. Los usuarios pueden agregar fácilmente direcciones de correo electrónico a esta lista (que incluye el directorio corporativo y la carpeta de contactos locales del usuario de forma predeterminada).

A los mensajes de correo electrónico que intentan descargar contenido de Internet no se les permite realizar la conexión sin el permiso del usuario. La franja coloreada de la barra de información situada en la parte superior del mensaje informa a los usuarios de que el contenido se ha bloqueado.

Al hacer clic en la barra de información aparece un menú contextual. Los usuarios pueden activar las imágenes para un mensaje específico utilizando este menú. También pueden agregar direcciones de correo electrónico individuales a una lista de “Remitentes de confianza”, a fin de deshabilitar el bloqueo del contenido de todos los mensajes de correo que procedan de esas direcciones.

Mejoras en el uso de reglas y alertas en Outlook 2003 La experiencia de creación de reglas nuevas para administrar los mensajes de correo electrónico se ha agilizado y facilitado para las reglas comunes y para ver y modificar las reglas una vez creadas. Las acciones de reglas comunes se pueden ver de forma gráfica y modificarse rápidamente. Además, los usuarios pueden asociar alertas a las reglas para mantenerse al corriente de la información actual. Para ver la nueva funcionalidad de Reglas y alertas (Rules and Alerts), realice uno de los siguientes procedimientos: • Vaya al menú Herramientas (Tools) y haga clic en Reglas y alertas (Rules and Alerts), o bien • En el cuadro de diálogo Reglas y alertas (Rules and Alerts), haga clic en Nueva regla (New Rule), o bien • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier mensaje de correo electrónico y haga clic en Crear regla (Create Rule)

Filtro de correo electrónico no deseado Outlook 2003 incluye una funcionalidad diseñada para ayudar a eliminar gran parte del correo electrónico no deseado que los usuarios reciben a diario. Estas funciones proporcionan control a los usuarios sobre el tipo de mensajes que reciben y los remitentes de los mismos. Funciones Outlook 2003 proporciona un conjunto de funciones diseñadas para trabajar de forma conjunta a fin de ayudar a proteger a los usuarios frente a los mensajes de correo electrónico no solicitados: • Lista de remitentes de confianza. Si el filtro marca un mensaje de correo electrónico como no deseado por error, el usuario puede agregar el remitente de dicho mensaje a la lista de remitentes de confianza. Las direcciones de correo electrónico y los nombres de dominio incluidos en la lista de remitentes de confianza no se tratan nunca como correo electrónico no deseado, independientemente del contenido del mensaje. Se confía en los contactos de manera predeterminada y el correo que proceda de éstos nunca se considerará como no deseado. Con Microsoft Exchange Server, el correo enviado desde dentro de la organización nunca se trata como no deseado, independientemente del contenido del mensaje. Los usuarios pueden configurar Outlook 2003 de forma que solamente se acepte correo de la lista de remitentes de confianza, lo que proporciona a los usuarios un control total sobre los mensajes que llegan a su Bandeja de entrada (Inbox).

• Lista de remitentes de correo no deseado. El correo electrónico procedente de una dirección de correo electrónico o nombre de dominio determinados se puede bloquear fácilmente si se agrega el remitente a la lista de remitentes no deseados. El correo de personas o nombres de dominio incluidos en esta lista se tratará siempre como no deseado, independientemente del contenido del mensaje. • Filtro de correo electrónico no deseado. Outlook 2003 utiliza la tecnología de última generación desarrollada por Microsoft Research a fin de evaluar si un mensaje se debería tratar como correo electrónico no deseado, para lo que se basa en diversos factores, como la hora a la que se envió y el contenido del mensaje. El filtro no individualiza ningún remitente o tipo de correo electrónico determinados; se basa en el contenido del mensaje en general y utiliza un análisis avanzado de la estructura del mensaje para determinar la probabilidad de que el usuario lo considere correo no deseado. De forma predeterminada, este filtro está establecido en un nivel bajo diseñado para detectar los mensajes de correo electrónico no deseado más obvios. Todos los mensajes detectados por el filtro se mueven a una carpeta especial “Correo electrónico no deseado” (“Junk E-mail”), donde los usuarios pueden recuperarlos posteriormente. El usuario puede configurar un filtro más restrictivo (de forma que quizás detecte mensajes de confianza) o incluso establecer que Outlook 2003 elimine el correo electrónico no deseado a medida que se recibe con carácter permanente. • Actualización automática. Microsoft se compromete a proporcionar actualizaciones periódicas del filtro de correo electrónico no deseado para que siga siendo efectivo. • Lista de destinatarios de confianza. También se puede agregar una lista de direcciones a la lista de destinatarios de confianza del usuario. Todo correo que se envíe a las direcciones de correo electrónico o nombres de dominio incluidos en esta lista no se tratará como no deseado, independientemente del contenido del mensaje. El filtro de correo electrónico no deseado está activado de forma predeterminada. La primera vez que Outlook 2003 mueve un mensaje de correo a la carpeta Correo electrónico no deseado (Junk E-mail folder) se lo notificará al usuario por medio de un cuadro de diálogo. Cómo personalizar Los usuarios pueden personalizar la configuración del filtro de correo no deseado para adaptarlo a sus necesidades. Para cambiar la configuración de Correo electrónico no deseado (Junk E-mail), seleccione Opciones (Options) en el menú Herramientas (Tools) y haga clic en Correo electrónico no deseado (Junk E-mail).

Para agregar personas a las listas de remitentes de confianza, destinatarios de confianza o remitentes de correo no deseado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el mensaje y seleccione Correo electrónico no deseado (Junk E-mail), o bien haga clic en la opción Correo electrónico no deseado (Junk E-mail) del menú Acciones (Actions). En las versiones de Microsoft Exchange Server que no incluyen modo de intercambio en caché (consulte el modo de intercambio en caché), el filtro de correo electrónico no deseado se debe instalar y configurar en el equipo que ejecute Microsoft Exchange Server.

La primera vez que Outlook 2003 descarga un mensaje de correo electrónico que parece ser correo no deseado, aparece un cuadro de diálogo para informar al usuario. De forma predeterminada, este cuadro de diálogo aparece cada vez que se descarga un mensaje de correo electrónico sospechoso. Sin embargo, se puede desactivar fácilmente si se hace clic en “No volver a mostrar este cuadro de diálogo” (“Please do not show me this dialog again”).

Los mensajes de correo sospechosos se mueven a la carpeta “Correo electrónico no deseado” (“Junk E-mail”) de forma predeterminada.

Opciones de correo electrónico no deseado (Junk E-mail Options) se puede abrir desde el menú Herramientas (Tools), seleccionando Opciones (Options)-> Correo electrónico no deseado (Junk E-mail). El usuario puede seleccionar el nivel de protección adecuado, que va desde ninguna protección a sólo listas de confianza. Los usuarios también pueden optar por eliminar el correo de forma permanente en lugar de moverlo a la carpeta Correo electrónico no deseado (Junk E-mail Folder).

Mejorar la movilidad y productividad de los usuarios Outlook 2003 proporciona numerosos avances técnicos que ayudan a los usuarios a conectarse a la información y a utilizarla de forma más eficaz sin necesidad de preocuparse por problemas tales como el rendimiento de la red. Modo de intercambio en caché El nuevo modo de intercambio en caché de Outlook 2003 proporciona al usuario una experiencia confiable y eficaz independiente del rendimiento de la red, al cargar todos los datos necesarios desde el principio y no mientras se lee el correo electrónico. El modo de intercambio en caché aísla al usuario de los problemas de la red, por lo que garantiza que éste pueda mantener su productividad en todo momento. Como tal, esta función proporciona ventajas para los administradores de tecnologías de la información, al reducir las llamadas al servicio de soporte técnico, posibilitar la consolidación del sitio de servidores y habilitar un nuevo conjunto de escenarios móviles. En una instalación nueva de Outlook 2003, el modo de intercambio en caché está activado de forma predeterminada. En una actualización, el usuario puede habilitar dicho modo. En diversas versiones, Outlook 2003 ha tenido la capacidad de sincronizar datos entre el servidor de Exchange y su almacenamiento local. Actualmente, los usuarios pueden utilizar grupos de envío o recepción para sincronizar sus datos. Las ediciones de Office 2003 ofrecen la posibilidad de utilizar el nuevo modo de intercambio en caché de Outlook 2003 para sincronizar los datos de forma continua. Al trabajar con Exchange Server 2003, la sincronización resulta más eficaz y sólida, ya que el servidor y el cliente se comunican de una forma diseñada para reducir la cantidad de datos que se transfieren entre el cliente y el servidor durante la sincronización. Estas mejoras resultan particularmente importantes para escenarios móviles en los que la conexión de Outlook al servidor de Exchange se realiza mediante una red con ancho de banda limitado y latencia variable Esta eficacia se traduce en ahorros de costes en las redes de pago por byte y, normalmente, reduce la cantidad de tiempo necesario para completar cualquier sincronización, por lo que los beneficios son automáticos.

Conectividad inteligente La función de conectividad inteligente introduce el concepto de “conciencia” de la red en Outlook 2003, de forma que la aplicación es más eficaz en conexiones de red de baja velocidad o inestables, o cuando un usuario pasa de una conexión de red inalámbrica a otra. Esto permite que se pueda seguir utilizando Outlook 2003 y, cuando se combina con el modo de intercambio en caché, de hecho se oculta al usuario la confiabilidad de la red casi por completo: ya no aparecen más mensajes de error en la conexión. Entre los modos de sincronización del modo de intercambio en caché se incluyen Descargar encabezados y después elementos completos (Download Headers and then Full Items), Descargar elementos completos (Download Full Items), Descargar encabezados (Download Headers) o En conexiones lentas descargar sólo encabezados (On Slow Connections Download Headers Only). Éste último es el modo predeterminado para una conexión lenta, pero se puede cambiar). Los usuarios pueden cambiar las opciones de conexión del modo de intercambio en caché. Para ello, deben seleccionar “Modo de intercambio en caché” (“Cached Exchange Mode”) en el menú Archivo (File) y, a continuación, uno de los siguientes modos de sincronización: Descargar encabezados y después elementos completos (Download Headers and then Full Items): se descargan todos los encabezados y, a continuación, los elementos completos, incluidos los datos adjuntos. Los usuarios pueden hacer clic en un encabezado y el elemento completo se descarga inmediatamente. Descargar elementos completos (Download Full Items): se descargan el encabezado, el cuerpo y los datos adjuntos simultáneamente. Este modo resulta eficaz con una conexión de red o una conexión telefónica continua. Descargar encabezados (Download Headers): sólo se descargan los encabezados. El elemento completo, incluidos los datos adjuntos, está disponible si el usuario obtiene una vista previa de dicho elemento o lo abre. Este modo resulta útil para que la cantidad de datos transferidos entre Outlook y el ordenador que ejecuta Microsoft Exchange sea lo menor posible. En conexiones lentas descargar sólo encabezados (On Slow Connections Download Headers Only): ésta es la opción predeterminada para una conexión lenta. El cuerpo, incluidos los datos adjuntos, sólo se descarga si lo solicita el usuario o cuando sea necesario para la sincronización o la opción de autoarchivo. La libreta de direcciones sin conexión no se descarga. Este modo resulta eficaz cuando se utilizan conexiones telefónicas o conexiones inalámbricas móviles con GPRS (General Packet Radio Service).

El menú Modo de intercambio en caché (Cached Exchange Mode) muestra las opciones disponibles al conectarse a redes lentas o inestables.

Conectividad con Exchange a través de HTTP La obtención de acceso a Microsoft Exchange Server mediante Outlook ha requerido tradicionalmente acceso directo al servidor, ya sea a través de una conexión de red de área local (LAN) o mediante una conexión remota a través de una conexión de red privada virtual (VPN). Con Outlook 2003 y Exchange Server 2003 en Microsoft Windows Server 2003, los usuarios pueden obtener acceso a su equipo servidor de Exchange a través de HTTP mediante una conexión a Internet. Con Outlook 2003, si un usuario puede explorar el Web, también podrá obtener acceso a su buzón de Exchange. Cuando la función está activada, Outlook 2003 se conecta automáticamente a través de HTTP cuando no hay disponible una conexión directa al servidor de Exchange, eliminando así la necesidad de tener servidores VPN corporativos configurados para obtener acceso al correo electrónico.

Ahora, los administradores de Office pueden configurar con toda facilidad Outlook 2003 para comunicarse con un servidor de Exchange a través de Internet.

Icono del área de notificación La mayoría de los usuarios tienen su programa de correo electrónico en ejecución todo el tiempo. El nuevo icono del área de notificación de Outlook 2003 permite que los usuarios estén al corriente de sus mensajes de correo electrónico incluso cuando estén trabajando en otra aplicación. Dicho icono muestra el estado de Outlook 2003, incluso cuando la aplicación está oculta, minimizada o en segundo plano. El icono del área de notificación muestra distintos tipos de información de nuevas formas: • Mensajes informativos. Outlook 2003 proporciona al usuario información de alerta y aviso de una forma más discreta. Los globos emergentes notifican al usuario los cambios de estado y otra información de manera sutil, permitiendo que éste continúe trabajando. En versiones anteriores de Outlook, se utilizaban cuadros de mensaje que bloqueaban la pantalla para indicar el estado. Con Outlook 2003, los usuarios pueden leer el mensaje si lo desean, pero no tienen que responder. Asimismo, los usuarios también pueden optar por ignorar grupos de mensajes que no desean recibir en el futuro. Nota La decisión de no recibir mensajes entrantes no afecta a los registros de error que puedan crearse. • Estado de la sincronización. Este icono aparece cuando Outlook 2003 está descargando y enviando correo electrónico. Esto resulta útil cuando un usuario desea trabajar en otra aplicación hasta que Outlook 2003 termine de enviar o recibir correo electrónico. • Problemas de red. Si Outlook 2003 tiene problemas con la red o con el servidor de correo electrónico, se lo notifica al usuario al cambiar a un icono de “problemas”. En la mayoría de los casos, los datos de configuración siguen estando disponibles, pero no se reciben mensajes nuevos hasta que se resuelva el problema. Los usuarios pueden cancelar la operación de red si hacen clic en el icono y seleccionan “Cancelar la solicitud” (“Cancel Request”).

El icono del área de notificación puede mostrar mensajes informativos en globos emergentes. Dicho icono siempre está disponible en el área de notificación de la barra de tareas de Windows. Haga clic o un clic con el botón secundario del mouse (ratón) para abrir el menú. Haga doble clic para abrir Outlook (aunque dicha aplicación esté totalmente oculta).

Autenticación Kerberos Además de NTLM, Outlook 2003 admite la autenticación Kerberos cuando se ejecuta Exchange Server 2003, de forma que las organizaciones cuentan con más opciones para cumplir con sus necesidades de autenticación.

Administración de contactos más eficaz Ahora los usuarios se pueden beneficiar de las mejoras realizadas en la libreta de direcciones, que incluyen una interfaz actualizada y la opción de insertar una imagen. Interfaz mejorada de la libreta de direcciones El cuadro de diálogo Seleccionar nombres (Select Names) de Outlook se ha rediseñado para ayudar a que los usuarios vean más información en la pantalla de una sola vez. El tamaño de los cuadros de diálogo puede cambiarse completamente en función de las preferencias del usuario, lo que permite aprovechar los monitores actuales de mayor tamaño; además, los comandos más habituales se han resaltado en la interfaz de usuario.

El nuevo selector de la libreta de direcciones se puede cambiar de tamaño y se ha diseñado para ser más intuitivo.

Imagen de contactos La posibilidad de agregar una imagen a Contactos (Contacts) es una de las funciones que los clientes han solicitado con más frecuencia. Con Outlook 2003 se pueden agregar imágenes directamente a la información de un contacto, lo que da a los usuarios la posibilidad de asociar una cara con el nombre y otra información disponible.

Contacto con imagen agregada.

Información relevante al alcance de los usuarios En las ediciones de Office 2003 se han creados dos paneles nuevos para poner la información relevante al alcance de los usuarios: el panel Recuperación de documentos (Document Recovery) y el panel de tareas Referencia (Research). El panel Recuperación de documentos (Document Recovery) protege a los usuarios frente a la pérdida de datos, mientras que el panel de tareas Referencia (Research) permite a los usuarios explorar el Web para obtener información dentro del programa desde el que están trabajando. Panel Recuperación de documentos (Document Recovery) El panel Recuperación de documentos (Document Recovery) en Microsoft Office PowerPoint® 2003, Word 2003 y Microsoft Office Excel 2003 ayuda a evitar la pérdida del trabajo realizado cuando una de las aplicaciones se encuentra con un problema y deja de responder. Es posible abrir los archivos que aparecen en el panel Recuperación de documentos (Document Recovery), ver las reparaciones de éstos, comparar los archivos en sí y guardar uno o todos ellos. Los archivos que se incluyen están claramente identificados como “original” y “recuperado”. El panel Recuperación de documentos (Document Recovery) permite a los usuarios conectar con información perdida temporalmente de forma rápida y sencilla.

Panel de tareas Referencia (Research) Ahora, todas las aplicaciones de Microsoft Office y Microsoft Internet Explorer (a través de un complemento de Office) incluyen un panel de tareas Referencia (Research), que permite a los usuarios buscar información en el Web o en un origen de datos corporativo directamente desde dentro de la aplicación. Los usuarios pueden tener acceso a datos corporativos y trabajar con la información de referencia que obtienen, justo al lado de sus informes, gráficos y otros documentos. Es posible insertar resultados de búsqueda en el documento sin cambiar de un programa a otro y, mediante el uso de etiquetas inteligentes, el origen de datos puede proporcionar diversas acciones que van más allá del típico copiar y pegar HTML que permitiría una búsqueda Web. Por ejemplo, una búsqueda realizada en un origen de datos corporativo podría ofrecer la opción de restringir la búsqueda con parámetros adicionales, insertar los resultados como datos XML estructurados en Excel, o presentar la información como un fragmento de documento XML vinculado y actualizable de una base de datos de contenido.

Mediante el panel de tareas Biblioteca de referencia (Research Library) los usuarios pueden investigar el Web o los recursos corporativos justo al lado de sus documentos.

Panel de tareas Referencia (Research) frente a búsquedas Web comunes Una búsqueda Web abarca sólo la información disponible de manera pública y devuelve únicamente texto con formato y, ocasionalmente, documentos como resultado. Los resultados sólo son visibles en un explorador y no en cualquier aplicación de Office. El panel de tareas Referencia (Research) también busca en el Web, pero además lo hace en muchos otros orígenes que no están disponibles para las búsquedas Web. Entre éstos se encuentran los siguientes: • Servicios de suscripción, como Factiva, e-library o perfiles de compañía Gale (el usuario o su compañía deben ser subscriptores) • Servicios de Microsoft como diccionarios, sinónimos o la enciclopedia Microsoft Encarta® • Servicios de traducción a través de socios de Microsoft • Servidores SharePoint Portal Server dentro del servidor de seguridad de una compañía • Bases de datos corporativas dentro del servidor de seguridad de una compañía a las que se haya proporcionado una interfaz de Biblioteca de referencia (Research Library), ya sea en el servidor o en el cliente, tales como bases de datos de clientes, datos de ventas, catálogos de productos o bases de datos de soporte Lo más novedoso es que los resultados del panel de tareas Referencia (Research) no se limitan simplemente a texto con formato. Puede devolver también datos XML obtenidos de bases de datos o servicios Web. Utilizando etiquetas inteligentes vinculadas a los tipos de datos que se obtienen como resultado, un servicio puede ofrecer al usuario opciones para insertar los datos en las aplicaciones o realizar acciones especiales. Por ejemplo, si se obtienen datos de ventas a partir de una búsqueda en Excel, el servicio puede ofrecer una acción para insertar los datos a modo de consulta Web actualizable o para crear tablas o gráficos dinámicos. El mismo servicio también puede ofrecer diferentes acciones en Word 2003 o PowerPoint 2003. Los desarrolladores tienen a su disposición un SDK para ayudarles a crear sus propios servicios de referencia o incluir una interfaz de referencia en un origen de datos existente. En la actualidad, muchos socios ya preparan interfaces de referencia para sus servicios y productos de servidores. La Biblioteca de referencia (Research Library) cierra el bucle de datos XML, permitiendo que los usuarios finales tengan acceso a todos los datos dentro o fuera de una organización y que puedan reutilizarlos dentro de las aplicaciones de Office.

Herramientas del panel de tareas Referencia (Research) El panel de tareas Referencia (Research) también incluye recursos básicos, como sinónimos o diccionarios en varios idiomas (disponibles incluso sin conexión), además de un sistema de traducción automática y una enciclopedia en Internet. Si el usuario o la organización han contratado servicios de datos con terceros proveedores, como Factiva, eLibrary y otros, éstos también se incluyen en las búsquedas y los resultados se muestran en la Biblioteca de referencia (Research Library). La búsqueda de información mediante el panel de tareas Referencia (Research) resulta sencilla: simplemente mantenga presionada la tecla Alt mientras hace clic en una palabra del documento. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) o utilizar el menú o la barra de herramientas para abrir el panel de tareas Referencia. El panel mostrará resultados aunque no se haya abierto antes de iniciar la búsqueda. En Microsoft Outlook 2003, el panel Referencia (Research) hace más fácil la lectura de mensajes de correo electrónico en otros idiomas, ya que con un simple clic se proporciona la traducción de una palabra o de todo un mensaje en el idioma nativo del usuario. Esto es especialmente útil en organizaciones multinacionales donde hay muchos usuarios cuyo idioma materno no es el predominante.

El panel de tareas Biblioteca de referencia (Research Library) proporciona diversas herramientas y recursos.

Tecnologías de administración de información flexibles Integración de entradas manuscritas en las aplicaciones de las ediciones de Office 2003 En Office XP, los usuarios de Tablet PC podían descargar el complemento Microsoft Office XP para Tablet PC (Tablet Pack) con objeto de crear mensajes de correo electrónico de manera manuscrita, dibujar en Word (sólo burbujas de comentarios), Excel y PowerPoint y, además, escribir notas en presentaciones. En las ediciones de Office 2003, este sistema de entrada manuscrita está integrado directamente en las aplicaciones, lo que permite a los usuarios del mismo obtener acceso a más funciones y utilizar las entradas manuscritas de manera más eficaz a la hora de escribir notas y dibujar en sus documentos. La compatibilidad con las entradas manuscritas también se ha mejorado en todo el conjunto de aplicaciones de Office. Entre los beneficios de una integración más estrecha de las entradas manuscritas con las ediciones de Office 2003 se incluyen los siguientes: • Escribir a mano en las aplicaciones de las ediciones 2003. Los usuarios pueden tratar sus documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y diapositivas de PowerPoint como un pedazo de papel y escribir notas directamente encima del documento o en los márgenes, esbozar ideas y guardarlas para después, sin necesidad de preocuparse de instalar software complementario para ello. • Mostrar y ocultar el marcado de entradas manuscritas. La integración de las anotaciones manuscritas con la barra de herramientas Revisión en Word 2003, Excel 2003 y PowerPoint 2003 permite a los usuarios mostrar y ocultar sus marcas de entradas manuscritas de la misma forma que otros comentarios y revisiones. • Escribir en comentarios de Word. Word 2003 proporciona una función de burbuja de comentarios manuscritos que permite a los usuarios introducir entradas manuscritas en los comentarios de Word conservando toda su funcionalidad, como la capacidad para filtrar por autor. Gracias a las burbujas de comentarios se garantiza que las anotaciones permanecerán delimitadas al texto que les corresponde, incluso si se edita el documento posteriormente. • “Delimitación” de comentarios. Las ediciones de Office 2003 representan también el primer paso hacia una verdadera integración entre las anotaciones manuscritas y el texto de la página, con compatibilidad limitada para la redistribución y delimitación de documentos. En Excel, las anotaciones se mueven al insertar columnas, de tal manera que los comentarios manuscritos se mantienen sobre el elemento correspondiente.

En Word, las anotaciones se vinculan a párrafos, de manera que los cambios que se realizan en cualquier otra parte del documento dejan las anotaciones manuscritas en el lugar correcto. Sin embargo, la realización de cambios en palabras o líneas de párrafos con anotaciones aún no se admite en Word (dichos cambios podrían hacer que las anotaciones manuscritas se movieran respecto a las palabras a las que deberían estar conectadas). Se notifica a los usuarios que las anotaciones pueden cambiar cuando se pasa de la vista Diseño de lectura (Reading Layout) a la vista Diseño de impresión (Print Layout) para imprimir. Las anotaciones en la vista Diseño de impresión siguen siendo la mejor opción para quienes deseen imprimir sus anotaciones. • Dos modos de entradas manuscritas. Además de escribir anotaciones directamente en la superficie del documento, los usuarios pueden insertar dibujos a mano en Word 2003 a través de la misma interfaz que se utiliza para los cuadros de texto o las imágenes. Se ofrece al usuario un “lienzo” dentro del documento para que dibuje tal como lo haría con una imagen de tinta. Al hacer doble clic en la imagen manuscrita aparece el cuadro de diálogo “Dar formato a la entrada manuscrita” (“Format Ink”), de la misma forma que un cuadro de texto o imagen, con opciones para ajustar el texto alrededor de la imagen, cambiar el tamaño del lienzo, etc. • Dos barras de herramientas para entradas manuscritas. Existe una barra de herramientas de entradas manuscritas para dibujar y escribir y otra para anotaciones. Cada una proporciona un conjunto de bolígrafos, rotuladores y marcadores de resaltado que permiten a los usuarios cambiar el color y el ancho. • Interfaz familiar. Otras características de entradas manuscritas de las ediciones de Office 2003 utilizan la misma interfaz familiar que el Tablet Pack anterior. • Copiar y pegar. Los objetos manuscritos se pueden copiar y pegar entre aplicaciones.

Ahora, los usuarios pueden escribir notas directamente en los documentos de Word 2003.

La compatibilidad con las entradas manuscritas se ha mejorado en el conjunto de las ediciones de Office 2003. Aquí, un usuario agrega notas manuscritas a un mensaje de correo electrónico de Outlook. Vista Diseño de lectura (Reading Layout) en Word 2003 La nueva vista Diseño de lectura (Reading Layout) de Word 2003 permite leer documentos en la pantalla cómodamente, en lugar de tener que imprimirlos. Los documentos y archivos adjuntos de Outlook que se abrían en modo de sólo lectura desde los servidores de SharePoint se abrirán automáticamente en la vista Diseño de lectura. Las ventajas de este modo son las siguientes: • Experiencia optimizada para la lectura en pantalla. El documento se muestra en páginas virtuales con un tamaño óptimo para la pantalla en uso. El texto se muestra con márgenes claros, líneas más cortas, una fuente más grande y, si lo permite el espacio, dos páginas por pantalla a fin de que sea más fácil leer los documentos de este tipo. El texto se muestra utilizando una forma mejorada de ClearType para lograr una apariencia más suavizada y minimizar la fatiga visual.

• Ayudas útiles para la lectura. Las barras de herramientas están simplificadas a fin de mostrar sólo las opciones útiles para lectura y revisión. Éstas incluyen el nuevo panel de tareas Referencia (Research) - consulte Referencia-, en el que se muestran definiciones, traducciones, artículos de enciclopedia y otros contenidos relacionados de Internet y de la intranet corporativa con sólo hacer clic en una palabra del documento; herramientas de comentarios (escritos, hablados e incluso escritos a mano con Tablet PC); la característica de búsqueda (Find); y botones para aumentar y disminuir temporalmente el tamaño de la fuente para propósitos de lectura. • Exploración más sencilla. En lugar de desplazarse, las páginas se pasan de una en una o de dos en dos para simular la experiencia de leer un libro, lo cual reduce la fatiga visual al facilitar a los ojos del usuario la acción de seguir el texto. Los usuarios pueden explorar un documento mediante la nueva vista Miniaturas (Thumbnail), que les permite ir a una página determinada al hacer clic en la imagen de esa página, o mediante el mapa del documento, que muestra la estructura del documento de forma similar a una tabla de contenidos. Los usuarios también pueden desplazarse mediante la rueda del mouse (ratón) o algunas teclas (por ejemplo, BARRA ESPACIADORA, AV PÁG, FLECHA ABAJO, ENTRAR para pasar a la página siguiente y FLECHA ARRIBA, RE PÁG para volver a la página anterior).

Documento mostrado en la vista Diseño de lectura (Reading Layout)

No todos los documentos se pueden mostrar correctamente en la vista Diseño de lectura. Para los documentos más complejos, se puede utilizar un botón denominado Página real (Actual Page) a fin de mostrar el documento tal y como sería al imprimirse. Este botón también es útil para cambiar temporalmente a la versión de impresión original del documento con el fin de ver un diseño determinado. Office Document Imaging Document Imaging en Outlook 2003 permite a los usuarios digitalizar documentos en papel y convertirlos en imágenes digitales que se pueden almacenar en un disco duro, un servidor de red, un CD o un DVD. Las imágenes digitales se pueden guardar en los formatos de archivo TIFF o MDI. Document Imaging consta de dos componentes: el componente de digitalización (Scan) y el componente de imágenes (Imaging). En el menú Inicio de Office, éstos aparecen como Microsoft Office Document Scanning y Microsoft Office Document Imaging. • Office Document Scanning. Utilice este componente para hacer que los documentos digitalizados estén disponibles en el ordenador del usuario mediante cualquier escáner instalado. Los valores preestablecidos que controlan el escáner están optimizados para fines específicos. Blanco y negro (Black and White) produce los mejores resultados al digitalizar texto; Color produce los mejores resultados al digitalizar imágenes o elementos gráficos. • Reconocimiento óptico de caracteres (Optical character recognition). El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) traduce imágenes de texto a caracteres de texto reales. Mediante OCR, los usuarios pueden manipular texto, buscar o copiar texto en otro programa. Para obtener los mejores resultados, utilice el valor preestablecido Blanco y negro (Black and White) para OCR. • Desarrollar programas personalizados basados en imágenes. Los usuarios pueden insertar imágenes desde el escáner en un documento de Word mediante Office Document Scanning o el software incluido con el escáner. • Anotaciones en imágenes. Los usuarios pueden realizar anotaciones en las imágenes fácilmente para compartir documentos. • Office Document Image Writer. Mediante Document Image Writer los usuarios pueden ver documentos digitalizados en pantalla, reorganizar documentos de varias páginas con facilidad, seleccionar y trabajar con texto OCR, así como realizar anotaciones o enviar documentos por fax.

Picture Manager Microsoft Office Picture Manager proporciona una forma flexible de administrar, editar y compartir imágenes. Los usuarios pueden ver todas las imágenes, independientemente de su ubicación de almacenamiento; la característica Buscar imágenes (Locate Pictures) ayuda en la búsqueda. Office Picture Manager puede realizar correcciones automáticamente en las imágenes, o bien los usuarios pueden realizar ajustes específicos utilizando las herramientas de edición de imágenes individuales. Compartir imágenes resulta más fácil y eficaz. Las imágenes se pueden enviar en mensajes de correo electrónico o bien los usuarios pueden crear una Biblioteca de imágenes de Microsoft SharePoint en una intranet corporativa.

Utilice Picture Manager para ordenar y buscar imágenes. Administración de imágenes Para evitar tener que desplazarse de una ubicación a otra y buscar en largas listas de carpetas hasta encontrar determinadas imágenes, ahora es posible agregar accesos directos para todas las ubicaciones que contienen imágenes. Office Picture Manager trabaja con la jerarquía de carpetas actual y no requiere que el usuario cree categorías nuevas o importe imágenes. Tras agregar un acceso directo, los usuarios pueden trabajar con las imágenes desde cualquier ubicación, como si trabajaran directamente desde el sistema de archivos.

Edición de imágenes Los usuarios tienen la posibilidad de cambiar la apariencia de las imágenes ajustando estos valores y herramientas: brillo y contraste, color, recortar, girar y voltear, eliminar ojos rojos y cambiar tamaño. Una vez terminada la edición, los usuarios pueden guardar los cambios en el archivo actual o conservar el archivo original exportando la imagen modificada con otro nombre de archivo o a otra ubicación. Uso compartido de imágenes Una vez terminada la edición de imágenes, puede que los usuarios deseen compartirlas con un grupo de trabajo. Las imágenes se pueden enviar en mensajes de correo electrónico o bien los usuarios pueden crear una Biblioteca de imágenes de SharePoint para disfrutar de una experiencia de colaboración más intensa. La Biblioteca de imágenes de SharePoint ofrece una administración simplificada y una configuración de permisos basada en funciones, además de un modelo de administración de imágenes único que permite a los usuarios descargar versiones de imágenes con cualquier tamaño y resolución, mientras se almacenan eficientemente las imágenes originales. Las imágenes compartidas se pueden comprimir hasta el tamaño de archivo que sea más eficaz para el medio a través del que se comparten. Los tamaños de archivo inferiores aparecen más rápido en las páginas Web y ocupan menos espacio en disco. Si el usuario va a compartir imágenes en mensajes de correo electrónico, los tamaños de archivo más pequeños se enviarán con mayor rapidez. Resumen Con las ediciones de Microsoft® Office 2003 los usuarios disponen de nuevas formas de mantenerse organizados y administrar los detalles que acompañan a la carga de información. Las mejoras en el diseño de Outlook 2003, incluidos el nuevo Panel de lectura (Reading Pane), las carpetas de búsqueda y las marcas rápidas, ayudan a los usuarios a ahorrar tiempo y a administrar la información de manera más eficaz.

92 4 Conexión de procesos empresariales

Introducción Las ediciones de Microsoft® Office 2003 integran compatibilidad con el Lenguaje de marcado extensible (XML) de un modo que puede ayudar a las compañías a crear procesos nuevos, simples y eficientes para funciones empresariales cotidianas, como facturas, contratos, comunicados de prensa, informes, presentaciones, correo electrónico para clientes, etc. Los nuevos procesos combinados con la eficacia de XML pueden aunar a todos los departamentos y ahorrar tiempo, ya que se elimina la necesidad de que personas y departamentos tengan que enviar y devolver documentos constantemente.

Retos de administración de procesos empresariales Debido a que los distintos departamentos de una organización tienen necesidades variables a la hora de consumir datos y realizar informes a partir de los mismos, compartir la información entre departamentos puede resultar difícil. Con frecuencia, los datos procesados por un departamento tienen un formato o tipo de archivo incorrecto para otros usuarios que tienen que abrirlos o utilizarlos. Esto significa que los departamentos deben dedicar tiempo adicional para reelaborar los datos a fin de que se ajusten a sus necesidades y, después, verificar que siguen siendo exactos.

Valor corporativo de XML en Office Edición Professional 2003 Una cantidad sorprendente de la información corporativa almacenada hoy en día se encuentra ya en formato XML o bien se puede convertir fácilmente a XML a medida que se utilice. Todas las principales herramientas de bases de datos que existen actualmente en el mercado, independientemente de cuál sea su distribuidor, permiten el acceso a información almacenada mediante el formato XML. Un desarrollador de soluciones puede simplemente solicitar información en formato XML utilizando la interfaz correcta y el servidor de base de datos generará automáticamente XML. La compatibilidad con esquemas definidos por el cliente en Office Edición Professional 2003 significa que los datos procedentes de esas bases de datos se pueden utilizar directamente en las aplicaciones de Office. Del mismo modo, los datos recopilados o creados en Office Edición Professional 2003 se pueden enviar a las bases de datos existentes sin necesidad de reelaborarlos o adaptarlos. Con las ediciones de Office 2003, no es necesario esperar que la información corporativa ya existente se convierta a XML, puesto que la mayor parte de esta información ya está disponible para ayudar a los desarrolladores de soluciones y usuarios avanzados que tratan de hacer que los procesos empresariales sean más eficientes. Aunque XML está implementado en las ediciones de Microsoft® Office 2003 en su totalidad, este capítulo se centra en la implementación de XML en Office Edición Professional 2003.

En Office Edición Professional 2003, la amplia implementación de XML estándar del sector, los paneles de tareas integrados para referencias y comunicación y las capacidades ampliadas de las etiquetas inteligentes ayudan a proporcionar al usuario datos empresariales relevantes y actuales desde dentro de las aplicaciones de Office System. Los paneles de tareas proporcionan además una plataforma para que las soluciones del proceso empresarial se generen sobre la conocida interfaz de Office. Entre los beneficios que aporta XML se encuentran los siguientes: • Fácil intercambio de datos. XML permite recuperar y utilizar datos que proceden de sistemas dispares y que, de otra forma, serían incompatibles. • Fácil reutilización de los datos. La reutilización de la información a través de XML elimina la necesidad de volver a introducir o codificar, reduciendo así el tiempo requerido y los errores que se generan al utilizar la información para fines distintos. • Fácil búsqueda de la información. XML ayuda a dar estructura y significado a la información electrónica, de manera que ésta resulta mucho más fácil de buscar y organizar. • Vistas diferentes de los mismos datos. Debido a que XML separa el contenido de su presentación, se puede utilizar la misma información en distintos entornos, formatos, aplicaciones y dispositivos, en función de las necesidades del usuario. • Desarrollo rápido de soluciones. Debido a que la información más estructurada utiliza etiquetas de datos XML estándar del sector, los desarrolladores, o incluso los usuarios avanzados, pueden escribir aplicaciones empresariales desde cero de forma más rápida y fácil.

Información destacada de las nuevas características La nueva compatibilidad de Office Edición Professional 2003 con XML, asentada sobre una base amplia y profunda, se extiende a varios productos de una forma pionera en el software de escritorio. Estructuración de datos y creación de soluciones Office Edición Professional 2003 proporciona compatibilidad con las Definiciones de esquemas XML (XSD) establecidas por el cliente, lo que significa que los usuarios avanzados y los desarrolladores pueden estructurar sus datos de la forma que tenga más sentido para ellos y las compañías pueden crear soluciones empresariales integradas, dentro de los documentos, que interactúen con otros valiosos servicios Web basados en XML de los cuales pueda sacar partido cualquier usuario, incluso sin tener conocimientos de XML.

Conservación del formato enriquecido en los documentos Microsoft Office Word 2003 puede abrir y guardar archivos en cualquier esquema XML. Al guardar como XML, los usuarios también tienen la posibilidad de incluir, junto con sus propios datos XML, código XML que describa el formato del documento mediante un esquema WordML. El esquema WordML permite a los usuarios conservar todo el formato enriquecido de Word al guardar en formato XML, de modo que éstos pueden abrir el archivo y continuar editándolo con posterioridad sin perder fidelidad. El archivo XML también se puede abrir posteriormente en otro programa para buscar o reutilizar fragmentos del documento. Un desarrollador puede crear una plantilla de documento que contenga XML incrustado, de modo que cualquiera que utilice esa plantilla producirá contenido XML válido, incluso sin tener ningún conocimiento de XML. Se pueden realizar búsquedas en una colección de documentos XML tan fácilmente como en cualquier base de datos, lo que permite a las empresas desbloquear información almacenada en documentos en toda la organización. Todo esto convierte a Word en una herramienta muy eficaz a la hora de administrar, modificar y dar formato a datos empresariales. Manipulación de datos basados en XML Actualmente, Microsoft Office Excel 2003 puede leer datos de cualquier esquema XML definido por el cliente sin necesidad de volver a dar formato a dichos datos. Ahora, manipular datos basados en XML dentro de Excel para su reutilización y análisis es tan sencillo como elegir opciones mediante un selector de campos. Asimismo, Excel también puede utilizar XML para actualizar gráficos y tablas a medida que se realizan cambios en el almacén de datos XML subyacente, lo que proporciona información dinámica y en tiempo real para el análisis en cualquier formato de Excel. Definición de XSD para datos de exportación Microsoft es consciente de que cada cliente tiene una visión distinta del negocio y utiliza tipos específicos de documentos y datos. Por ejemplo, un pedido de compra para un proveedor de componentes de automoción es un documento muy diferente a un contrato legal escrito en un bufete de abogados. En consecuencia, la compatibilidad con XML de Office Edición Professional 2003 no es simplemente una forma de conservar el formato de un documento. Va más allá, las aplicaciones de Office permiten que un desarrollador de soluciones o un usuario avanzado puedan incorporar la estructura real de los datos empresariales utilizados por un cliente determinado a los documentos de ese cliente. Esto se logra mediante la creación o el uso de un esquema XML existente que identifique las partes de un documento. En el caso del pedido de compra, el documento podría incluir partes como el nombre del cliente, el número de identificación, la descripción del artículo, la cantidad, el precio, etc. Una vez identificadas todas las partes de un documento en una plantilla, cualquiera que utilice esa plantilla o solución (incluso un usuario sin conocimiento alguno de XML) podrá procesar y crear datos XML en el formato que mejor se adapte a las necesidades de ese negocio en concreto. A continuación, los datos podrán fluir directamente hacia los procesos y sistemas empresariales.

En contraste con esto, el “esquema nativo” de Word u otras aplicaciones es simplemente el esquema que se utiliza para contener el formato del documento, de modo que se pueda guardar y volver a abrir en Word sin pérdida de fidelidad. Para los clientes que desean utilizar esta información de formato, el esquema (o formato de archivo) se explica en detalle en el kit de herramientas para programadores de Office 2003. Para los usuarios que desean extraer datos de una o más tablas de una base de datos, Microsoft Access es la herramienta más apropiada de Office. Con Microsoft Office Access 2003, los usuarios pueden explorar tablas relacionadas en una base de datos y elegir la forma de exportar datos definiendo una estructura XSD establecida por el cliente. Funciones clave habilitadas por XML en Office Edición Professional 2003 La compatibilidad con XML en Office Edición Professional 2003 ayuda a integrar completamente los datos en los documentos, hojas de cálculo y bases de datos relacionados, agilizando los procesos empresariales. Además de proporcionar acceso pleno a las características XML estándar, las nuevas herramientas basadas en XML de Word 2003, Excel 2003 y Microsoft Office Access 2003 ayudan a los usuarios a interactuar con datos y documentos con mayor facilidad.

Liberación de información empresarial esencial En repetidas ocasiones las empresas han expresado la necesidad de capturar información empresarial importante de forma que puedan reutilizarla en otros documentos o procesos empresariales, independientemente de servidores, programas o plataformas. Para satisfacer esta necesidad, Microsoft ha integrado XML en el corazón de las aplicaciones de Office Edición Professional 2003 mediante la creación y mejora de las siguientes características: • XSD. La compatibilidad para XSD estándar y definido por el usuario permite que los datos se ajusten mejor a las necesidades. • Panel de tareas Referencia (Research). El acceso eficaz a los datos relevantes aumenta la productividad. • Documentos inteligentes. El desarrollo y la implementación de soluciones personalizadas agilizan los procesos empresariales. • Paneles de tareas programables. La visualización de información y tareas relevantes ayuda a automatizar el trabajo diario. • Datos en tiempo real. Las actualizaciones en tiempo real de los datos que se insertan de otros orígenes ayuda a reducir el tiempo que se dedica a investigar. • Etiquetas inteligentes. Las opciones de acción e información que funcionan mientras se introducen datos ayudan a automatizar el trabajo.

Compatibilidad con XSD El formato XML permite la creación de documentos “semi-estructurados” con áreas de significados, además de presentación y formato. Al crear o utilizar esquemas XML específicos que definen la estructura de los documentos y el tipo de contenido que contiene cada elemento de datos, las empresas pueden personalizar la presentación de datos para su propio uso, facilitando la manipulación, búsqueda y reutilización de la información. XML reduce la diferencia existente entre los documentos no estructurados y los datos estructurados rígidamente. El World Wide Web Consortium (W3C) ha creado un estándar para generar y describir esquemas XML, conocido como Lenguaje de definición de esquemas XML o XSD. Debido a que cada compañía es quien mejor conoce mejor el tipo de datos que necesita capturar, puede definir por sí misma cuáles son los XSD más relevantes para su propio negocio. Es lo que se conoce como “esquema definido por el cliente”, en comparación con el que definen Microsoft o cualquier otro proveedor. La capacidad de definir esquemas es una ventaja empresarial decisiva. Al hacer posible que las empresas capturen el tipo de información que necesitan de forma más documentada, semántica y estructurada, las ediciones de Office 2003 permiten que las empresas trabajen con la información de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, con las ediciones de Office 2003, un sistema de Recursos Humanos puede tener currículos en Word marcados con etiquetas XML, como “nombre”, “dirección”, “objetivos profesionales” o “cualificaciones”. Una vez enviados los documentos de Word al sistema, un director de Recursos Humanos puede ejecutar consultas tan completas como en una base de datos en el conjunto de archivos de currículos XML: ¿Quién tiene un máster? ¿Quién habla polaco? El director de Recursos Humanos también puede utilizar Excel para crear gráficos, informes de resumen, etc., a partir de los datos contenidos en esos documentos. Con frecuencia, estos esquemas son completamente internos y únicos para una compañía. Es el caso de esquemas de procesamiento de pedidos o de informes de investigación. Sin embargo, en algunos sectores tiene sentido crear esquemas para compartirlos entre varias compañías u organizaciones. Un ejemplo es XBRL, que significa Lenguaje extensible de informes empresariales (eXtensible Business Reporting Language), una especificación abierta que utiliza el esquema XML para describir información financiera. Otro ejemplo es HL7, que se utiliza en el sector de la salud. La implementación de estos esquemas estándar permite a las distintas organizaciones compartir información fácilmente, incluso si utilizan tecnologías totalmente diferentes de diversos proveedores en distintas plataformas. Los esquemas estándar también mejoran otras competencias empresariales y comunicativas. Panel de tareas Referencia (Research) El panel de tareas Referencia utiliza XML para proporcionar a las organizaciones una forma de mostrar procesos e información empresarial internos relevantes, así como información de otros orígenes de importancia, directamente en el contexto de cada aplicación de Office 2003.

Los desarrolladores de una organización pueden crear e implementar servicios mediante XML, que logra conectarse directamente al panel de tareas Referencia (Research) en ordenadores que ejecutan las ediciones de Office 2003. Estos servicios pueden ser de diverso tipo, desde accesibilidad de datos hasta formularios interactivos. Una organización también puede suscribirse a servicios Web de proveedores que proporcionen acceso personal a todavía más información en el panel Referencia. Los desarrolladores pueden poner servicios a disposición de los usuarios en Internet, a través de una intranet corporativa o mediante la instalación directa de servicios en el ordenador de un usuario. Los servicios que están disponibles en una red, Internet o una intranet son ideales para la información que cambia con frecuencia o que es utilizada por una gran cantidad de usuarios. Los servicios se pueden implementar manualmente, ser descubiertos automáticamente por el ordenador de un usuario o registrarse previamente al instalarse las ediciones de Office 2003 en un ordenador. Con la implementación manual, el usuario se desplaza hasta una dirección URL y se registra para obtener el servicio. Si se trata de un descubrimiento, se pregunta al usuario si desea registrarse en un servicio nuevo de forma automática. Cuando se trata de un servicio previamente registrado, no se requiere intervención por parte del usuario.

Panel de tareas Referencia (Research) en las ediciones de Office 2003.

Documentos inteligentes Los documentos inteligentes son plataformas de desarrollo e implementación de soluciones basadas en XML que están disponibles en Word 2003 y Excel 2003. Los documentos inteligentes permiten a los desarrolladores resolver problemas de procesos empresariales, al desarrollar rápidamente soluciones basadas en documentos que combinan las ventajas de las aplicaciones de escritorio Word y Excel con las ventajas de los servicios Web. Entre los beneficios de estas soluciones se encuentran una mayor facilidad a la hora de implementar y actualizar, y una gama más amplia de herramientas para el desarrollo de soluciones. Los documentos inteligentes aportan información relevante de forma directa a la tarea en cuestión a través de una nueva interfaz de usuario del “panel de tareas programables”. Con este tipo de documentos se pueden crear soluciones XML para permitir procesos empresariales, ayudar a los usuarios a rellenar formularios y otros documentos y, después, vincular dicha información con sistemas de servicios de fondo compatibles con XML. A medida que el usuario hace clic en el documento, el programa se modifica a fin de presentar las funciones adecuadas para la realización de la tarea. Los documentos inteligentes pueden incorporarse fácilmente a procesos empresariales, como informes de gastos, contratos u otros elementos que puedan pasar por varias manos o sistemas durante su elaboración, o que requieran información cuyo origen sea un servidor. Una solución de documento inteligente también puede incluir etiquetas inteligentes personalizadas que hayan sido diseñadas específicamente para ejecutarse sólo en esa solución, o cualquier otro código determinado por el desarrollador.

Los documentos inteligentes utilizan el nuevo “panel de tareas programables” que se muestra a la derecha para aportar información relevante directamente al usuario.

Con los documentos inteligentes la implementación de soluciones es también mucho más flexible. Ahora, el código de soluciones puede implementarse una vez en una ubicación de servidor central, de modo que Word y Excel lo descargarán de manera segura y lo almacenarán en la memoria caché de manera local cuando se abra el documento inteligente. Las actualizaciones del código de soluciones e incluso de la plantilla del documento mismo pueden hacerse de igual forma, como una actualización única en la ubicación del servidor para la solución de documento inteligente, sin tener que implementarlas directamente a cientos o miles de clientes, del mismo modo que con las soluciones basadas en el Web. Sin embargo, a diferencia de los programas basados en el Web, las soluciones de documento inteligente pueden operar incluso cuando el equipo está sin conexión, porque se utilizan aplicaciones de Office en lugar de un explorador. Además de las soluciones basadas en el Modelo de objetos componentes (COM), los documentos inteligentes también aceptan soluciones escritas en código administrado de Microsoft Visual Basic® 6.0, Microsoft Visual C#®, Microsoft Visual C++® y Microsoft .NET, lo que contribuye a una mayor seguridad y un desarrollo más fácil. Los documentos inteligentes son nuevos y su uso es prácticamente ilimitado. A continuación, se enumeran algunos escenarios de ejemplo: • Una solución de pedido de compra que utilice Excel puede vincularse a una regla comercial en un servidor de servicios de fondo que, a partir de la identificación del usuario, aplique el límite actual de firma de ese usuario al pedido directamente en Excel, mientras el usuario rellena el formulario. • Se podría crear una solución de servicios sociales que traduzca los formularios a distintos idiomas o que ayuda a los solicitantes a cumplimentar el formulario mediante ayuda contextual. • Dependiendo del tipo de usuario o su identificación, o según la información proporcionada por el usuario, un documento de Word podría reconfigurarse para incluir las secciones necesarias que precisa rellenar el usuario, por ejemplo, un formulario de evaluación del rendimiento que tenga secciones diferentes para la administración y los empleados. Paneles de tareas programables Los desarrolladores pueden crear acciones personalizadas para cada sección de un documento basado en los elementos XML de un documento determinado y, a continuación, hacer que las acciones estén disponibles para los usuarios en un panel de tareas programables. El panel de tareas enlaza diferentes controles con distintas partes del documento, revelando los servicios más importantes de cada parte mientras se desarrolla el documento. Por ejemplo, los desarrolladores pueden crear acciones que muestren texto de ayuda, soliciten cierta información (mediante controles estándar de Microsoft Windows® como campos de texto y casillas de verificación), o recuperen datos de otros programas o servidores de servicios de fondo. Una vez que el usuario especifica los datos necesarios para una tarea, un documento inteligente puede realizar acciones, como buscar datos, darles formato según la plantilla del documento y colocarlos en el documento.

100

A medida que el usuario se mueve de una sección a otra del documento, las tareas y la información que son relevantes para un documento u hoja de cálculo aparecen en el panel de tareas, lo que ayuda a agilizar y automatizar procesos empresariales cotidianos que actualmente podrían llevar mucho tiempo. El panel de tareas proporciona control al usuario sobre qué acciones se invocan y cuándo, como por ejemplo la manipulación de datos en un documento, las consultas en bases de datos o la interacción con sistemas de línea de negocio.

Documento inteligente de muestra para redactar propuestas. El panel de tareas programables (a la derecha) está diseñado para ayudar con la tarea de redactar una propuesta. Datos en tiempo real En un documento inteligente, los usuarios experimentados o los creadores de plantillas y soluciones pueden mantener sus documentos al día fácilmente creando gráficos dinámicos que hagan uso de datos actualizados en tiempo real pertenecientes a sistemas de servicios de fondo, a fin de mostrar información empresarial a medida que cambia, o bien pueden crear informes con información puntual. Los usuarios tienen la posibilidad de insertar y actualizar manualmente estos datos desde el panel Referencia (Research) o desde una solución personalizada creada con este fin. Por ejemplo, un analista financiero que vaya a escribir un informe puede utilizar el panel Referencia (Research) para encontrar la información financiera más actual sobre una organización determinada e insertarla en el informe. Posteriormente, podrá actualizar fácilmente los datos para reflejar los cambios que hayan tenido lugar después de escribir el informe.

101

Capacidades de las etiquetas inteligentes Al igual que en Microsoft Office XP, las etiquetas inteligentes de Office Edición Professional 2003 reconocen determinadas palabras o cadenas tan pronto como se especifican (como nombre, dirección o un símbolo bursátil) y permiten a los usuarios elegir información y acciones para asociarlas con esa entrada. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar una acción, como convertir los números de pieza en hipervínculos dentro de una base de datos de ventas, agregar citas con el formato adecuado al final de un artículo de investigación o rellenar automáticamente un índice por cada persona, compañía o producto que se menciona en un artículo. En Office Edición Professional 2003, la compatibilidad con etiquetas inteligentes ha aumentado y ahora incluye a Access, PowerPoint y Outlook. Además, esta compatibilidad está incluida en características nuevas, tales como el panel de tareas Referencia (Research) y Áreas de trabajo compartidas (Shared Workspaces), que se tratarán en otro capítulo.

Una etiqueta inteligente aparece indicada por puntos de color púrpura debajo del texto. Al hacer clic en la etiqueta inteligente aparecen opciones en un menú contextual. En Word 2003 y Excel 2003, las etiquetas inteligentes se integran con la compatibilidad XML y las acciones de las mismas se pueden vincular con elementos XML de documentos u hojas de cálculo. Word además amplía la funcionalidad de las etiquetas inteligentes para aplicarlas a elementos XML directamente, de tal manera que se puedan ofrecer acciones para secciones enteras de documentos, en lugar de aplicarse sólo a unas pocas palabras, y las acciones puedan trabajan en “tipos” o colecciones de datos en lugar de basarse en el reconocimiento de texto. Por ejemplo, se puede diseñar una etiqueta inteligente personalizada que aparezca en los campos en los que sea necesario que el usuario introduzca datos y que se ofrezca para cumplimentar previamente los mismos. También se puede proporcionar una acción de etiqueta inteligente que aplique diferentes transformaciones o vistas a los datos XML recuperados a través del panel de tareas Referencia (Research).

102

Los desarrolladores de Access 2003 pueden incrustar fácilmente etiquetas inteligentes en cualquier campo de Access sin necesidad de realizar pasos adicionales de programación. Cualquier control de un formulario, informe o página de datos tiene una propiedad para especificar etiquetas inteligentes. Cualquier campo o columna de una tabla también posee esta propiedad. Las columnas de una consulta heredan esta propiedad de la tabla en la que se basa la misma. Mediante la incrustación de etiquetas inteligentes en campos, los desarrolladores de Access pueden crear soluciones en esta aplicación con la apariencia y el funcionamiento de otras aplicaciones de Office. Ahora, los usuarios de Microsoft Office PowerPoint 2003 pueden tener la funcionalidad de asociación e información enriquecida de las etiquetas inteligentes. Por ejemplo, un usuario podría utilizar una etiqueta inteligente para agregar detalles de un producto a una diapositiva utilizada durante una presentación u ofrecer información adicional sobre un nuevo programa de evaluación de recursos humanos o un paquete de beneficios en una presentación de diapositivas publicada.

Las etiquetas inteligentes (Smart Tags) están desactivadas de manera predeterminada en PowerPoint 2003, pero pueden ser habilitadas fácilmente por el usuario o mediante una solución. Seleccione Autocorrección (AutoCorrect) en el menú Herramientas (Tools) para que aparezca este cuadro de diálogo.

103

Con el uso de etiquetas inteligentes en Office XP, los proveedores de software independientes (ISV) y los usuarios han ampliado el uso de las etiquetas inteligentes de formas que son específicas para ciertos sectores; es el caso de la posibilidad de que un centro médico pueda buscar registros de pacientes en una base de datos mediante nombres o números de identificación. Las compañías también han desarrollado capacidades especializadas en el uso de etiquetas inteligentes, como la de mostrar datos de clientes basados en su identificación, o mostrar el inventario y las ventas correspondientes a un número de unidad concreto de mantenimiento de inventario. Office Edición Professional 2003 amplía aún más las capacidades de las etiquetas inteligentes y proporciona esa funcionalidad a un número mayor de aplicaciones, en beneficio tanto de los usuarios como de los desarrolladores.

Con el nuevo Office Edición Professional 2003, las etiquetas inteligentes pueden adjuntarse a campos de tablas, consultas, formularios y páginas de acceso a datos en Access.

XML en Word 2003 La amplia compatibilidad con XML de Word 2003 crea una nueva metáfora para documentos: reduce la diferencia existente entre documentos y datos. XML en Word proporciona la base para desarrollar soluciones destinadas a una gran variedad de problemas empresariales, tales como informes y formularios coherentes, elaboración de informes de datos, adición de contenidos, publicación, extracción de datos y envío de datos en los procesos empresariales. Beneficios de la creación de contenido y los documentos estructurados Un método eficaz para agilizar los procesos empresariales consiste en la implementación de herramientas estándar en todos los departamentos, incluidos formularios e informes. Para lograr este objetivo, Word 2003 incluye la capacidad de limitar el formato permitido en un documento y las partes del documento que un usuario puede modificar. Esto permite utilizar Word como herramienta de introducción de datos para procesos empresariales basados en XML.

104

Por ejemplo, con una plantilla de servicios financieros, el creador de la plantilla puede bloquear las partes del documento que expliquen la forma de cumplimentarlo e incluso limitar los tipos de formato que puede aplicar el usuario. Cuando el cliente completa el documento de Word enriquecido con los requisitos exigidos, puede enviarse a un servicio Web o a una herramienta de servidor interno que coteje la información introducida por el usuario, ya que los datos son XML puro, válido y con un formato correcto, lo que permite que otros sistemas empresariales los utilicen fácilmente. Capacidades y beneficios Gran parte del conocimiento de una organización reside en documentos creados por personas de la organización. Dichos documentos se suelen almacenar en lugares donde el acceso es relativamente difícil para cualquier persona que no sea su propio creador. Asimismo, es difícil predecir exactamente los bits de información que serán útiles en el futuro. Almacenar los documentos como XML permite que esa información se “extraiga” con posterioridad si se desea. Por ejemplo, un usuario podría recuperar todas las fechas de obtención de título de una colección de currículos en un esquema XML determinado mediante una consulta simple. Realizar esta operación con documentos HTML o documentos normales de procesador de texto (en XML nativo o binario sin esquemas definidos por el usuario) resultaría difícil, si no imposible. Además de la compatibilidad con esquemas definidos por el cliente de la Edición Professional, todas las ediciones de Word 2003 proporcionan un formato de archivo XML nativo (un archivo XML válido y correcto que representa por completo un documento de Word). Con Word 2003, los usuarios pueden guardar currículos, informes u otros documentos como archivos XML y mantener el formato enriquecido de Word cuando se abra de nuevo el archivo. Cuando se guarda un documento de Word como XML, no se pierden funciones ni formatos y sólo se crea un archivo único. Por tanto, resulta más fácil compartir o trabajar con el documento que con el formato HTML, donde las imágenes y otros archivos se almacenan por separado. Para maximizar la utilidad de un documento, éste suele aparecer en distintos contextos o en diferentes dispositivos. Por ejemplo, el informe anual de una compañía podría enviarse a los accionistas impreso en formato enriquecido, estar disponible en su sitio Web con un formato más simple que funcione con todos los exploradores Web e incluso estar disponible para su presentación en dispositivos con pantallas pequeñas, como Pocket PC. De manera predeterminada, Word 2003 guarda con el formato binario *.doc, que puede ser leído por más de 300 millones de usuarios de Word en todo el mundo. Word se puede configurar para que guarde de manera predeterminada con cualquiera de los demás formatos, siguiendo una directiva corporativa o según la elección de cada usuario final. Por ejemplo, una opción existente en Herramientas/Opciones/Guardar fuerza a Word a que guarde siempre en XML. Es más, un desarrollador de soluciones puede controlar Word para que siempre guarde como XML en un repositorio de contenido, pero permitiendo al usuario final guardar como *.doc de forma local, si así lo prefiere.

105

El formato de archivo XML de Word es útil en sí mismo como una posibilidad para permitir acceso al contenido de los documentos sin requerir Word (por ejemplo, cuando se almacenan documentos WordML en un servidor y el servidor necesita consultar el contenido del documento). Además, una parte importante de su valor es actuar como contenedor de los datos de esquemas definidos por el cliente. Al utilizar un esquema definido por el cliente, XML de Word actúa como un “sobre” transparente que lleva los datos más valiosos del cliente y proporciona información acerca de la forma en que se deben presentar (por ejemplo, con formato de tabla). Cuando se utiliza con datos XML definidos por el cliente, XML de Word también agrega la capacidad para ejecutar operaciones complejas en los datos del cliente, como fusionar dos documentos XML y almacenar las diferencias, o realizar un seguimiento de los cambios en datos XML a medida que los modifican múltiples usuarios (capacidades que hoy en día no están disponibles en otros productos). En Word 2003, los usuarios pueden abrir un archivo XML preexistente definido por el cliente, a la vez que conservan el esquema propio del archivo, o bien pueden crear un archivo nuevo aplicando un esquema XML a un documento o plantilla existente de Word. Word también permite a los usuarios ver los elementos XML que se han aplicado a un documento, junto con una lista de elementos que se pueden aplicar a la selección actual. Esta lista se toma del esquema que se ha aplicado al documento. De manera predeterminada, sólo muestra los elementos que son válidos de acuerdo con el esquema en el contexto seleccionado. La compatibilidad de Word con los esquemas definidos por el cliente permite que los datos del cliente permanezcan en el documento mientras éste se edita, y que sean extraídos posteriormente. Este método es mucho más eficaz que otros en los que los datos del cliente se transforman en formato o estilos en un documento. Word 2003 también es compatible con el uso de transformaciones XSL (XSLT) para convertir archivos. Los usuarios pueden emplear XSLT para producir distintos formatos a partir de una copia maestra XML del documento. La ventaja de este enfoque es que los usuarios no necesitan modificar varias copias del documento. En lugar de esto, un servidor Web puede utilizar diferentes transformaciones del documento maestro XML, dependiendo del dispositivo visor, de manera que el usuario simplemente edite el documento maestro y permita que la transformación se ocupe de la presentación apropiada. De manera similar, se puede cambiar XSLT para modificar la apariencia del documento, sin necesidad de preocuparse de que se introduzcan errores en el original. Además, el usuario puede crear manualmente distintas versiones con sólo hacer clic en Guardar como cada vez que se aplica una XSLT.

106

Un documento que utiliza un esquema definido por el cliente (XSD) se puede guardar de las siguientes formas: • En XML utilizando sólo ese esquema (sin incluir XML de Word); se consideran “datos puros”. • Un archivo WordML con XML intercalado definido por el cliente, pero claramente separado, mediante espacios de nombre XML. WordML se puede eliminar fácilmente a través de una transformación o mediante programación en cualquier momento, dejando sólo XML en el esquema original, de forma que los procesos externos puedan manipular fácilmente el documento, por ejemplo, un servidor que extrae datos del mismo. • El marcado XML también se mantiene de manera conveniente en los formatos binarios *.doc y *.dot para facilitar el transporte y almacenamiento, así como para permitir que un documento se pueda abrir, ver y editar en versiones anteriores de Word (aunque el XML definido por el cliente se perderá si el documento se modifica y se guarda).

Un usuario avanzado de Word marca una plantilla con su propio esquema XML. Se activa la vista de etiquetas y queda visible el panel de la estructura XML. Posteriormente, un usuario que utilice esta plantilla no verá ninguna etiqueta ni el panel de estructura XML, simplemente cumplimentará la plantilla normalmente y verá el marcado apropiado del contenido.

107

Además, Word 2003 detectará automáticamente asociaciones entre archivos XML y archivos de esquema (XSD) y ofrecerá a los usuarios la opción de adjuntar los XSD apropiados o utilizar los XSLT aplicables cuando encuentre archivos XML pertenecientes a categorías registrados con Word, como artículos de noticias o currículos. Con esta característica, un usuario puede abrir simplemente un archivo XML y Word aplicará automáticamente una transformación XSL para mostrarlo en un formato estándar de la organización, si ya se ha realizado una asociación. En el caso de informes de datos, Word 2003 admite consultas Web XML actualizables. Los resultados de las consultas se pueden pasar a través de una transformación XSL para mostrarse en Word, gracias a sus capacidades de formato enriquecido. Los usuarios pueden sacar partido esta capacidad a la hora de presentar, dentro de un informe semanal o de otros datos de documentos, como datos de SharePoint del servidor (disponibles como XML de SharePoint), otros datos XML de cualquier base de datos o servicio Web, páginas ASP/ASPX u otros orígenes. Por ejemplo, un usuario puede incluir en un documento una tabla que muestra el estado actual del documento en un sitio de SharePoint (el autor, la prioridad, la fecha de vencimiento, etc.) y esta información se puede actualizar automáticamente para mantener la sincronización con cualquier cambio en el servidor. Al facilitar tanto el trabajo con archivos XML, Word 2003 pasa ahora a convertirse en parte integral de la solución de administración de contenido de una organización. Los usuarios pueden crear contenido XML mediante el uso de Word, una aplicación que ya conocen. Además, el panel de tareas de Word muestra fragmentos de documentos XML que se pueden combinar de nuevo o insertar en el documento actual para simplificar la reutilización de contenido en toda la organización. Para los desarrolladores resulta fácil crear soluciones que manipulen, distribuyan y replanteen este contenido según sea necesario mediante herramientas como Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o incluso Herramientas de Visual Studio .NET para Office y el robusto modelo de objetos XML de Word.

XML en Excel 2003 En la versión anterior de Excel (Excel 2002), los usuarios que deseaban trabajar con XML contaban con una gran herramienta que utilizaba el formato de hoja de cálculo XML (XMLSS). Excel 2003 ha mejorado esa experiencia inicial de XML y ahora puede utilizar y generar archivos de datos XML expresados en esquemas XML definidos por el cliente (XSD), no solamente en el formato de hoja de cálculo XML. Ahora, Excel es un eficaz visor, editor y analizador de datos XML y ha mejorado para analizar, mostrar e insertar información empresarial de manera instantánea.

108

Ventajas de compartir datos empresariales La compatibilidad con XML de Excel 2003 abre una amplia gama de posibilidades para el procesamiento de datos a partir de un archivo de Excel en otras aplicaciones. Por ejemplo, se podría crear una solución para informes de gastos que consistiera en una plantilla de hoja de cálculo de Excel asignada al esquema XML de una organización para los informes de gastos. Tras especificar los datos en Excel y generar un archivo XML según el esquema para informes de gastos, dichos datos podrían ser utilizados fácilmente por el sistema de contabilidad SAP de la compañía (o cualquier otra plataforma o sistema de servicios de fondo compatible con XML) para su procesamiento. Las capacidades XML de Excel permiten desbloquear esta información para que se pueda utilizar en diferentes sistemas con entornos heterogéneos. Capacidades y beneficios Para simplificar el proceso de compartir datos en varios programas a partir de un archivo de Excel, la compatibilidad con XSD definidos por el cliente hace que sea más fácil para los usuarios estructurar sus datos y asignar datos desde orígenes XML externos a un libro de Excel. Ahora, Excel permite a los usuarios agregar estructura a los datos de los cuales realizan un seguimiento en hojas de cálculo. La función Lista (List) con XML superpuesto proporciona una fila de entrada de datos en la parte inferior de la lista que amplía automáticamente el área de la lista a medida que se agregan nuevos elementos. La función Mostrar u ocultar la fila de totales (Toggle Total Row) activa una fila de totales donde el usuario puede especificar el promedio, cuenta, recuentos, máximo, mínimo, suma, desviación estándar o varianza para los valores de cualquiera de las columnas de la lista. Además, una vez que los datos están en una lista de Excel, las operaciones como imprimir, crear gráficos o crear una tabla dinámica son más fáciles de realizar.

109

Nuevas funciones de lista en Excel que ayudan a los usuarios a organizar y analizar los datos mostrados.

Para importar datos XML, utilice los botones para actualizar e importar de la barra de herramientas Lista y XML (List and XML). Para importar datos desde otros orígenes XML, Excel 2003 proporciona una herramienta de asignación visual fácil de usar que funciona de manera similar a un selector de campos. Con ella, los desarrolladores de soluciones e incluso los usuarios avanzados de Office pueden realizar las siguientes tareas sin escribir código alguno: • Asignar fácilmente las hojas de cálculo de Excel existentes a estructuras de datos XML, como bases de datos para importación • Crear documentos dinámicos de Excel que carguen datos XML, los muestren y los vuelvan a escribir en el mismo vocabulario XML con la información más actual • Crear nuevos repositorios de información habilitados para XML a partir de hojas de cálculo existentes de Excel

110

Al utilizar la herramienta de asignación para recuperar información desde orígenes de datos tales como un servidor remoto habilitado para XML, un servicio Web, o cualquier archivo de datos XML, los usuarios pueden organizar la información en la cuadrícula de Excel y mostrarla con el formato que deseen. Simplemente con hacer clic en Actualizar (Refresh) se actualiza la hoja de cálculo, de manera que la información más reciente está disponible incluso para los datos con mayor movimiento.

La nueva herramienta de asignación visual para XML de Excel 2003 funciona de manera muy similar a un selector de campos. Con ella, los desarrolladores de soluciones e incluso los usuarios avanzados de Office pueden ahora crear una estructura de información dinámica en una hoja de cálculo, gráfico o diagrama existente, utilizando datos XML como entradas de cálculo para el documento. Esta herramienta posibilita dicha operación sin necesidad de escribir código alguno.

111

XML en Access 2003 La compatibilidad con XML de Access 2003 ha mejorado sustancialmente, ofreciendo una herramienta eficaz para el intercambio de datos entre las bases de datos de Access 2003 y entre Access 2003 y orígenes externos. Algunas de las mejoras de XML en Access 2003 son la exportación simultánea de varias tablas relacionadas, la importación o exportación del espacio de nombres XSD publicado en 2001, la aplicación de una XSLT al exportar o importar, la exportación de XSL de presentaciones y la capacidad de realizar todas estas mejoras mediante programación. Beneficios para la realización de informes sobre datos textuales o numéricos y su almacenamiento La compatibilidad con XML de Access 2003 hace de esta aplicación una solución ideal a la hora de realizar informes y almacenar datos. Esto se consigue gracias a opciones mejoradas de importación y exportación XML. Las opciones de exportación básicas permiten que los datos se exporten como XML puro, el esquema de dichos datos como XSD y la presentación HTML de los datos como XSLT. Existen opciones de exportación adicionales que proporcionan un control más detallado de la exportación, incluida la cantidad de datos y los registros que se exportan, así como las opciones de transformación y las opciones de esquema. Las nuevas opciones de importación convierten a Access 2003 en la ubicación ideal para el almacenamiento de información empresarial esencial. Durante la importación, la estructura de los datos XML se muestra en el cuadro de diálogo Importar (Import). Se puede aplicar una XSLT personalizada y registrada para reestructurar los datos con el fin de que se adapten a la base de datos, y se pueden anexar datos XML nuevos procedentes de orígenes externos a las tablas existentes. Capacidades y beneficios La importación y exportación de archivos XML es mucho más flexible con Access 2003 que con versiones anteriores del programa. Con Access 2003, los usuarios pueden trabajar con archivos XML de cualquier esquema e importarlos a la estructura existente de una base de datos de Access 2003 aplicando una transformación XSL (XSLT) creada por ellos o por otros desarrolladores. En las versiones anteriores de Access, los datos tenían que ser reestructurados para una base de datos antes de poder ser importados; en Access 2003, un usuario puede aplicar una XSLT registrada y personalizada durante el proceso de importación de modo que los datos se reestructuren durante dicho proceso. Una vez especificada una transformación, ésta se agrega a la lista de transformaciones que Access recuerda para que se puedan aplicar fácilmente en el futuro. Al importar un archivo XML desde un origen externo u otra base de datos de Access 2003, el usuario puede decidir crear tablas nuevas o anexar las tablas existentes. Las opciones de importación básicas sirven para importar sólo estructura, estructura y datos, o para anexar datos.

112

Las opciones de exportación permiten a los usuarios aplicar una XSLT durante la exportación y, como resultado, convertir el XML generado por Access en el formato de archivo que la XSLT desea generar. Por ejemplo, un usuario puede exportar datos y utilizar una XSLT que genere un archivo de Word 2003, incluidas imágenes, ajuste de línea adecuado y cualquier otra característica de Word. La capacidad de aplicar transformaciones en importaciones y exportaciones permite a los usuarios de una organización o de diferentes organizaciones compartir información fácilmente. Los archivos XML se pueden convertir fácilmente a cualquier otro esquema XML o desde el mismo mediante transformaciones. Las nuevas opciones adicionales de exportación permiten a los usuarios seleccionar qué parte de una base de datos se va a exportar, decidir si se va a aplicar o no un orden existente y qué registros se van a exportar. Por ejemplo, un usuario puede decidir exportar un solo registro de una base de datos con o sin datos relacionados, o bien todos los datos de una base de datos. El usuario también puede elegir si desea aplicar o no los filtros o clasificaciones existentes a los datos exportados.

La función de exportación en Access 2003 se puede utilizar para generar sólo los datos XML asociados con el registro actual, todos los registros o datos filtrados (si se aplica un filtro) en una tabla. Las opciones de Datos de la búsqueda (Lookup Data) permiten a Access exportar también los datos de búsqueda relacionados para los registros, con el fin de obtener una representación completa de la información.

113

Access 2003 proporciona además una compatibilidad mejorada para exportar datos de una presentación HTML, haciendo más fácil su publicación en el Web. Además, se generan XSLT, se han mejorado la clasificación y el agrupamiento y se pueden ejecutar sumas, hipervínculos y expresiones en clasificaciones y agrupamientos. Junto con las capacidades de la interfaz de usuario reforzadas por la compatibilidad XML mejorada, las siguientes características están también disponibles para los desarrolladores a través del modelo de objetos de Access: • Application.ExportXML • AcExportXMLOtherFlags • Application.CreateAdditionalData • AdditionalData Object • Application.ImportXML • Application.TransformXML Resumen La compatibilidad con XML de Office Edición Professional 2003 simplifica los procesos empresariales permitiendo el acceso a la información en varios formatos y programas. Al habilitar el uso de XSD y XSLT definidas por el usuario, las organizaciones también pueden personalizar los datos procesados para que se adapten a sus necesidades específicas. Con los nuevos beneficios y funciones de XML, Office Edición Professional 2003 se convierte en la mejor elección para los negocios.

114 5 Ayuda y servicios de Office Online

Ayuda y formación en línea Las ediciones de Office 2003 ofrecen una integración nueva y mejorada con los servicios Web de Microsoft Office Online. Estos servicios, que ahora son más eficaces, están mejor integrados y cuentan con una interfaz en línea mejorada, están disponibles fácilmente desde cualquiera de las aplicaciones de Office 2003. El sitio Web, también disponible a través del explorador en la dirección www.microsoft.com/spain/office ofrece una página de recursos para cada una de las aplicaciones de las ediciones de Office 2003. Las páginas de recursos contienen asistencia, columnas, formación y plantillas.

Ayuda El sistema de Ayuda de las ediciones de Microsoft® Office 2003 se ha ampliado más allá de las estaciones de trabajo individuales. Si un usuario se conecta a Internet al seleccionar un tema de la Ayuda o al especificar una palabra en el cuadro Formular una pregunta (Ask-A-Question), el sistema de Ayuda no muestra sólo la información correspondiente del sistema local, sino que también proporciona información de la ventana de ayuda del sitio Web de Microsoft (www.microsoft.com/spain). De este modo se obtiene la información más actual sobre el tema para el que el usuario necesita ayuda, junto con vínculos a otros recursos.

Asistencia La página Web Asistencia (Assistance) ofrece información actualizada con artículos técnicos, temas conceptuales, columnas y sugerencias de ayuda para tareas usuales. Los usuarios pueden encontrar respuestas a preguntas comunes, leer artículos sobre las funciones de las ediciones de Office 2003, buscar ayuda específica en grupos de noticias o sugerir un tema para un artículo futuro.

115

Formación en Office Online El sitio de Formación (Training) ofrece cursos de formación interactivos basados en el Web y ejercicios autodidactas. Los usuarios pueden desarrollar un conocimiento más profundo de tareas y características de las aplicaciones, tales como un crear un esquema en Microsoft Office Word 2003 o utilizar trayectorias de desplazamiento en las diapositivas de Microsoft Office PowerPoint® 2003. Los cursos incluyen sesiones prácticas donde los usuarios tienen la posibilidad de realizar pruebas en el programa real, además de exámenes breves para evaluar la compresión. Los cursos tratan diversos temas y están disponibles para cualquier aplicación de las ediciones de Office 2003.

Utilice Office Online para buscar oportunidades de formación relacionadas con las aplicaciones de Office.

116

Descargas En el sitio de Descargas (Downloads), antes conocido como Office Update, los usuarios pueden comprobar si hay actualizaciones gratuitas que mejoren la estabilidad y la seguridad de las ediciones de Office 2003. En la página principal de Descargas, se puede hacer clic en el botón “Buscar actualizaciones” (“Check for Updates”) para iniciar la herramienta de detección automática. Ésta examina el ordenador y luego muestra una lista de las nuevas descargas disponibles que son compatibles con la versión de Office que tiene el usuario. Además de actualizaciones de rendimiento y seguridad, también hay disponibles visores, convertidores, complementos, diseños de fondo y otras descargas de utilidad. Las descargas más demandadas aparecen en la sección Descargas más comunes de Office (Popular Office Downloads). Características de accesibilidad Las ediciones de Office 2003 proporcionan características de accesibilidad nuevas y mejoradas. Entre los beneficios que aportan estas nuevas características se encuentran los siguientes: • Métodos abreviados de teclado para utilizar el panel de herramientas Ayuda y la ventana Ayuda • Métodos abreviados de teclado para utilizar el cuadro “Formular una pregunta” (“Ask a Question”) • Opciones para cambiar el aspecto de un tema de la Ayuda modificando el color o el fondo Existen métodos abreviados de teclado específicos de Word 2003 para opciones de personalización y sugerencias para trabajar de manera más eficaz. En Microsoft Office Access 2003, los desarrolladores y usuarios que crean y editan consultas de Microsoft SQL Server™ pueden controlar el tamaño de la fuente del texto en la ventana de SQL Server. Esta característica había sido solicitada por los usuarios desde la primera versión de Access. Para obtener más información sobre accesibilidad, visite www.microsoft.com/spain/accesibilidad/.

117

Sitio Web de Galería de imágenes y multimedia El nuevo sitio Web de Galería de imágenes y multimedia (Clip Art and Media) ofrece miles de imágenes prediseñadas y selecciones multimedia para animar los documentos. Ahora los usuarios pueden realizar búsquedas con varias palabras mediante la función de búsqueda mejorada de la galería de imágenes. Además, todos los clips y medios aparecen organizados en distintas categorías para que la exploración sea más fácil y rápida. Entre algunos ejemplos de categorías se incluyen Artes, Negocios, Alimentación, Ocio y Tecnología. La sección de colecciones disponibles del sitio Web ofrece categorías especialmente seleccionadas.

Realice búsquedas de imágenes y medios mediante una palabra clave o categoría.

118

Si desea seleccionar un archivo para descargarlo, agréguelo a la cesta. Funciona de manera similar a una cesta de la compra en línea, todas las imágenes prediseñadas seleccionadas aparecen en la cesta y se puede ver su contenido en cualquier momento. La cesta muestra el número total de clips acumulados, el tamaño de archivo y el tiempo aproximado de descarga de cada clip. Los usuarios pueden descargar todos los clips de la cesta de una vez, haciendo clic en el botón “Descargar ahora” (“Download Now”). Como alternativa al uso de la cesta, los usuarios tienen la posibilidad de hacer clic en el vínculo “Clip del día” (“Download the clip of the day”) a fin de descargar el clip destacado. También pueden arrastrar el clip del día o cualquier otro directamente hasta un documento de Office. Además, las descargas más populares aparecen clasificadas para que sea más fácil examinarlas en el panel lateral. Entre las colecciones de muestra se incluyen Enseñanza, En la oficina, Salud y Gratificaciones.

Utilice la cesta de la compra para ordenar las imágenes y medios y descargue sólo los que realmente desee.

119

Plantillas en Office Online Las plantillas ayudan a optimizar la productividad proporcionando documentos que ahorran tiempo y que ayudan con tareas sencillas y complejas. El sitio mejorado de Plantillas (Templates), antes conocido como “Galería de plantillas”, ofrece miles de posibilidades entre las que elegir, para trabajar y para divertirse. El nuevo diseño del sitio de Plantillas incluye una interfaz de usuario simplificada que se organiza en categorías claramente definidas que los usuarios pueden examinar fácilmente.

Encuentre la plantilla más adecuada de manera rápida y sencilla gracias a la organización mejorada del sitio Plantillas (Templates).

120

Las plantillas disponibles se organizan en categorías lógicas para una exploración más sencilla. Entre estas categorías se encuentran Calendarios y programadores, Finanzas y contabilidad, Viajes y mapas, Reuniones y proyectos, y muchas más. Cuando los usuarios seleccionan una plantilla para visualizarla, se indica su tamaño, el tiempo aproximado de descarga y cualquier requisito adicional del sistema que sea necesario (si existe). Con sólo hacer clic, un usuario puede descargar y abrir la plantilla en la aplicación adecuada de las ediciones de Office 2003.

Compruebe el tamaño de archivo y el tiempo de descarga antes de tomar una decisión y descargar las plantillas. El sitio Web de Plantillas (Templates), similar en formato al sitio Web de Galería de imágenes y multimedia, cuenta con un lugar en el que los usuarios pueden enviar comentarios, sugerencias sobre el estilo de una plantilla u obtener el boletín. La lista de Vínculos rápidos (Quick Links) también es la misma en todos los sitios de Office Online: Calendarios y organizadores, Plantillas para su carrera, Capacitación de Outlook, etc.

121 6 Conclusión

Tanto si es usted estudiante, propietario de una pequeña empresa o cliente empresarial con licencia por volumen, Microsoft tiene las ediciones de Office 2003 que mejor se ajustan a sus necesidades. Consulte la tabla siguiente en la que se muestran los productos y tecnologías de Microsoft Office System que se incluyen en cada edición.

Edición para Edición Estudiantes y Edición Edición Edición Professional

Profesores* Estándar PYME Professional (sólo licencias (sólo minoristas) por volumen) Crear documentos profesionales y efectivos con Word Consultar, analizar y mostrar datos con las hojas de cálculo de Excel Comunicar sus ideas con presentaciones brillantes de PowerPoint Administrar el correo electrónico, el calendario y las tareas de manera eficaz mediante Outlook Administrar las relaciones con clientes mediante Business Contact Manager para Outlook Crear impresionantes materiales de ventas y marketing con Microsoft Publisher Crear soluciones de bases de datos personalizables y eficaces con Access Intercambiar datos con otros sistemas gracias a la compatibilidad avanzada con la tecnología XML Crear documentos protegidos con IRM y correos electrónicos que ayudan a reducir el uso compartido no deseado de información confidencial. Crear formularios fáciles de usar, recopilar información eficazmente y colaborar con InfoPath * Para obtener la licencia de este software debe ser un “Estudiante o profesor cualificado”. Puede revisar los criterios de cualificación en la dirección http://www.microsoft.com/office/eula/es.mspx Para obtener más información acerca de cómo adquirir estos productos, visite la dirección www.microsoft.com/spain/office

122 7 Funciones de la aplicación

Índice de nuevas funcionalidades Ediciones de Microsoft Office 2003 Creación de un área de documentos Information Rights Management (IRM) XML Outlook® 2003 Panel de lectura Vista de mensajes de múltiples líneas con agrupamiento y fechas inteligentes Organizar por conversación (Arrange by Conversation) Menú Ir (Go) Marcas rápidas Carpeta Para seguimiento (For Follow Up) Carpetas de búsqueda (Search Folders) Alerta de correo nuevo en el escritorio Configuración del filtro de correo electrónico Bloquear contenido externo (Block external content) Calendario compartido Imagen de contactos Modo de intercambio en caché Llamadas a procedimientos remotos (RPC) con protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) Faxes por Internet Word 2003 ClearType Vista Diseño de Lectura (Reading Layout) Mejoras en la combinación Mejoras del control de cambios Soporte de entradas manuscritas Restricciones de formato (Formatting Restrictions) Restricciones de edición (Editing Restrictions) Excel 2003 Integración de datos de lista con Windows SharePoint Services Uso del cálculo de desviación estándar mejorado Integración de etiquetas inteligentes PowerPoint 2003 Integración de etiquetas inteligentes Integración de sinónimos Soporte de entradas manuscritas Anotaciones en la vista Presentación (Slide Show) Formatos ampliados de listas de reproducción Reproducción a pantalla completa Visor de PowerPoint y Empaquetar para CD-ROM Access 2003 Integración de datos de lista con Windows SharePoint Services Integración de etiquetas inteligentes Copia de seguridad de bases de datos Opción de Autocorrección Objetos dependientes Control de fuentes para la ventana SQL Comprobación de errores Creación de una tabla local Propagación de propiedades de campo Glosario de XML

123

Ediciones de Microsoft Office 2003 Las ediciones de Microsoft® Office 2003 ofrecen diversas características nuevas a sus usuarios. Estas nuevas características se describen de forma individual en las secciones siguientes. Creación de un área de documentos Los sitios de área de documentos facilitan la colaboración cotidiana para la elaboración de documentos de diversas formas. Al utilizar un sitio de Microsoft Windows® SharePoint™ Services, se centralizan todas las listas de tareas, fechas límite, documentos relacionados, hipervínculos y contactos de los participantes en los proyectos. Los sitios también se integran con las aplicaciones de Office 2003 a través del panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace) en el programa. Cada usuario puede ver el progreso incremental en la realización de tareas. Los usuarios pueden crear un sitio de área de documentos para cualquier documento de Office en una estación de trabajo. Este documento se convierte en una copia local conectada del documento en sí y se conserva una copia maestra en el servidor. Los usuarios podrán invitar a otros colaboradores para que trabajen en el área de documentos, agregar vínculos, etc.

Facilite la colaboración creando un área de documentos.

124

Cómo crear un área de documentos 1. En el menú Herramientas (Tools), elija Área de trabajo compartida (Shared Workspace). 2. En el panel de tareas Área de trabajo compartida (Shared Workspace), escriba o haga clic en la dirección Web (URL) de un sitio Web de Windows SharePoint Services en el que se ubicará el área de documentos. 3. Haga clic en Crear (Create). En Microsoft Office Outlook 2003®, cuando un documento de Office se adjunta a un mensaje de correo electrónico, aparece el panel de tareas Opciones de datos adjuntos (Attachment Options). De forma predeterminada, los datos adjuntos se envían de la misma forma que se hacía anteriormente, pero el usuario también cuenta con la opción de almacenar el documento en un área de documentos. Los usuarios pueden especificar el sitio de SharePoint en el que desean crear el área de documentos, o bien utilizar la opción predeterminada.

Almacene un documento en un área de documentos guardando los datos adjuntos como datos adjuntos compartidos.

125

Cómo crear un área de documentos al enviar datos adjuntos compartidos En Outlook 2003, abra un mensaje de correo electrónico nuevo y adjunte un documento al mensaje. O bien, 1. Abra el documento adjunto, haga clic en Archivo (File), Enviar a (Send to) y, por último, en Destinatario de correo (como datos adjuntos) [Mail Recipient (as Attachment)]. 2. Si el panel de tareas Opciones de datos adjuntos (Attachment Options) no está visible, haga clic en Opciones de datos adjuntos (Attachment Options). 3. Haga clic en Datos adjuntos compartidos (Shared attachments). 4. En el cuadro Crear área de documentos en (Create Document Workspace at), escriba o haga clic en la dirección Web (URL) de un sitio Web de Windows SharePoint Services en el que se ubicará el sitio de área de documentos.

Information Rights Management (IRM) IRM es una tecnología de imposición de directivas nueva que ayuda de manera continua a proteger documentos y mensajes de correo electrónico confidenciales frente a un uso no autorizado. Debido a que las restricciones de acceso y uso se aplican independientemente de dónde se encuentre la información, un usuario puede proteger un documento o mensaje de correo electrónico y, después, compartirlo o enviarlo por correo electrónico a la vez que mantiene un mayor control sobre qué usuarios pueden utilizarlo y para qué lo utilizan. IRM también puede ayudar a impedir el reenvío, la copia o la impresión de correo electrónico. Los mensajes protegidos se cifran automáticamente durante el tránsito. Cuando el remitente aplica restricciones, Outlook 2003 deshabilita los comandos de reutilización al recibirse el mensaje. Los documentos de Office que se adjuntan a los mensajes protegidos se protegen también de forma automática. En Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office PowerPoint® 2003, los usuarios pueden ayudar a proteger los documentos por usuario o por grupo. Cada grupo o usuario tiene un conjunto de permisos dependiendo de las funciones definidas: Visor, Revisor o Editor. Los usuarios también pueden impedir la impresión y establecer fechas de vencimiento. Una vez que han vencido, los documentos no se pueden abrir.

126

Con IRM, los usuarios controlan quién puede ver, revisar o editar los documentos. Cómo enviar un mensaje de correo electrónico con permisos restringidos en Outlook 2003 1. Abra un mensaje de correo electrónico nuevo y rellene los campos Para (To), CC (Cc), CCO (Bcc) y Asunto (Subject). 2. Escriba el mensaje. 3. En la barra de herramientas Correo electrónico (E-mail), haga clic en Permiso (Permission) . Cómo establecer IRM en Word 2003, Excel 2003 y PowerPoint 2003 1. En el menú Archivo (File), seleccione Permiso (Permission) y, a continuación, haga clic en No distribuir (Do Not Distribute). 2. En el cuadro de diálogo Permiso (Permission), active la casilla de verificación Restringir el acceso a (Restrict permission to this ). 3. En los cuadros Lectura (Read) y Modificación (Change), escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea conceder permisos.

127

XML Las ediciones de Office 2003 mejoran la compatibilidad con XML en las aplicaciones de Office existentes y se introducen nuevos programas XML. Al crear informes, hojas de cálculo y formularios con un esquema XML asociado, los usuarios crean documentos que reconocen la estructura y el significado del contenido de dichos documentos y responden de forma inteligente (por ejemplo, validando información a medida que se introduce y evitando errores). A continuación se muestran ejemplos de uso de XML en las ediciones de Office 2003: • Con Microsoft Office Access 2003, los usuarios pueden trabajar con archivos XML de cualquier esquema e importarlos en la estructura existente de una base de datos de Access, o bien seguir utilizando una transformación XSL (XSLT). • En Excel 2003, los usuarios pueden asignar hojas de cálculo de Excel existentes a estructuras de datos XML como bases de datos para importar, crear documentos de Excel dinámicos que carguen datos XML y volverlos a escribir en cualquier formato y crear nuevos repositorios de información habilitados para XML a partir de hojas de cálculo de Excel ya existentes. • Word 2003 proporciona un formato de archivo XML nativo: un archivo XML válido y correcto que representa por completo a un documento de Word. Con Word 2003, los usuarios pueden crear XML utilizando el panel Estructura XML (XML Structure) y guardar currículos, informes u otros documentos como archivos XML a la vez que se mantiene el formato enriquecido de Word cuando el archivo se abre de nuevo.

128

Word 2003 proporciona un formato de archivo XML nativo que representa por completo a un documento de Word. Cómo ver etiquetas XML en un documento de Word Presione CTRL+MAYÚS+X.

129

Outlook® 2003 Outlook 2003 ofrece diversas características nuevas a sus usuarios. Estas nuevas características se describen de forma individual en las secciones siguientes.

Panel de lectura El uso del panel de lectura disminuye la fatiga visual y hace que el tiempo dedicado a leer el correo electrónico sea más eficiente, ya que muestra más información acerca del mensaje en la pantalla. Dicho panel disminuye los desplazamientos y reduce al mínimo la necesidad de abrir y administrar numerosas ventanas independientes para distintos mensajes de correo electrónico.

Con el panel de lectura se ve mayor parte del mensaje.

130

Cómo utilizar el panel de lectura Para cambiar las opciones del panel de lectura: 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones (Options). 2. Haga clic en la ficha Otras (Other). 3. Haga clic en Panel de lectura (Reading Pane). Para cambiar la ubicación del panel de lectura: 1. En el menú Ver (View), seleccione Panel de lectura (Reading Pane). 2. Haga clic en Derecha (Right) o Inferior (Bottom). Para ocultar el encabezado del mensaje: 1. En el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By), haga clic en Personalizar (Custom) y, a continuación, haga clic en Más opciones (Other Settings). 2. En Panel de lectura (Reading Pane), active la casilla de verificación Ocultar información de encabezado (Hide header information).

Vista de mensajes de múltiples líneas con agrupamiento y fechas inteligentes La organización de mensajes resulta más sencilla con Outlook 2003. La vista de múltiples líneas sitúa el nombre del remitente en texto oscuro en la esquina superior izquierda, lo que hace que resulte más fácil examinar la lista hacia abajo para encontrar nombres importantes. La información secundaria se presenta en sombras más claras de texto para atraer la vista hacia la información más importante. Esta vista también facilita la selección de mensajes con el lápiz en un dispositivo Tablet PC. Para utilizar el espacio de un modo más eficaz, la función de Fechas inteligentes (Smart Dates) cambia el formato de fecha al instante en función del tiempo que haya pasado desde que se recibió el mensaje. Por ejemplo, un mensaje de correo electrónico que se haya recibido en el día actual sólo mostrará la hora: 3:40 p.m. Los mensajes recibidos durante la semana actual muestran el día de la semana y la hora: Mié 1:24 a.m. Para los mensajes de correo electrónico recibidos varios meses atrás, la hora exacta es menos importante, por lo que Outlook 2003 sólo muestra la fecha: 1/12/2003. De esta forma, resulta más fácil para el usuario ordenar, buscar, archivar y administrar el correo electrónico de manera rápida y eficaz. La nueva vista de correo electrónico aplica de forma automática agrupamientos inteligentes que ayudan a ordenar los mensajes. Por ejemplo, cuando los mensajes se clasifican por fecha de recepción, Outlook 2003 los divide en grupos sencillos: “Hoy” (“Today”), “Ayer” (“Yesterday”), “La semana pasada” (“Last Week”), “El mes pasado” (“Last Month”), etc. Cuando los mensajes se clasifican por tamaño, Outlook 2003 también divide los mensajes en grupos descriptivos: “Grande” (“Large”), “Pequeño” (“Small”), “Muy grande” (“Very Large”), etc. Estos grupos hacen que resulte más fácil examinar una lista de varios mensajes.

131

Los usuarios pueden tratar estos grupos como objetos y optar por mover, eliminar, copiar, reenviar o llevar a cabo otras acciones en todos los elementos del grupo al mismo tiempo. Por ejemplo, los mensajes se pueden agrupar por fecha y, después, el usuario puede arrastrar todos los mensajes desde “El mes pasado” (“Last Month”) a otra carpeta, enviándolos a ésta mediante un solo clic.

Los usuarios pueden especificar el número de líneas que aparecen en la vista de múltiples líneas. Cómo cambiar la configuración de la vista de múltiples líneas Para cambiar el número de caracteres que aparecen antes de cambiar el diseño multilínea a diseño monolínea: 1. En el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By) y, después, haga clic en Personalizar (Custom). 2. Haga clic en Más opciones (Other Settings). 3. En Otras opciones (Other Options), active la casilla de verificación Usar diseño multilínea en anchos menores de n caracteres (Use multi-line layout in widths smaller than n characters) y escriba el número que desee para reemplazar a n.

132

Para especificar el número de líneas que aparecen en la vista de múltiples líneas: 1. En el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By) y, después, haga clic en Personalizar (Custom). 2. Haga clic en Campos (Fields). 3. En el cuadro Número máximo de líneas en modo multilínea (Maximum number of lines in multi-line mode), seleccione el número que desee.

Cuando los usuarios reorganizan los mensajes de correo electrónico, Outlook 2003 los agrupa en unidades lógicas. Cómo aplicar el agrupamiento inteligente 1. En el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By) y, a continuación, seleccione la organización adecuada. 2. Para personalizar la organización aplicada, en el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By), haga clic en Personalizar (Custom) y, después, seleccione las opciones adecuadas.

133

Organizar por conversación (Arrange by Conversation) Esta función agrupa los mensajes por asunto o “conversación”. El orden de clasificación de los elementos en las conversaciones se basa en quién responde a quién y el orden de clasificación de los grupos es por fecha. Cuando se recibe un nuevo mensaje, toda la conversación a la que pertenece se mueve a la parte superior de la lista de mensajes. De forma predeterminada, sólo aparecen mensajes no leídos y con marcas rápidas. Los usuarios pueden ver todos los mensajes de la conversación si hacen clic en la flecha que aparece junto al encabezado de la misma. Los mensajes tienen sangrías para indicar quién ha respondido a quién y cuándo se envió la respuesta.

Organice los mensajes de correo electrónico por conversación de forma que se ordenen por asunto o tema de “conversación”.

134

Cómo organizar por conversación 1. En el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By) y, después, haga clic en Conversación (Conversation). 2. Para personalizar la organización, en el menú Ver (View), seleccione Organizar por (Arrange By), haga clic en Personalizar (Custom) y, después, seleccione las opciones adecuadas. Menú Ir (Go) Para desplazarse entre los distintos módulos del panel de exploración de forma rápida, los usuarios pueden utilizar el menú Ir (Go) o los métodos abreviados de teclado integrados. Los siguientes son métodos abreviados de teclado: • Correo (Mail) CTRL+1 • Calendario (Calendar) CTRL+2 • Contactos (Contacts) CTRL+3 • Tasks (Tareas) CTRL+4 • Notas (Notes) CTRL+5 • Lista de carpetas CTRL+6 • Panel de accesos CTRL+7 directos (Shortcuts) • Carpeta CTRL+Y

Desplácese entre los distintos módulos con el menú Ir (Go) o los métodos abreviados de teclado. Cómo desplazarse con el menú Ir (Go) En el menú Ir (Go), haga clic en el módulo o vista del panel de exploración adecuado.

135

Marcas rápidas Utilice esta función para marcar mensajes a fin de realizar una acción de seguimiento o para referencia posterior. Al marcar un mensaje, convocatoria de reunión o contacto se agrega un icono de marca al elemento. Utilice las seis marcas de mensaje con color para administrar los elementos entrantes del correo electrónico a fin de marcar los elementos para distintos tipos de acción de seguimiento. Cuando un usuario agrega una marca de mensaje, cambia el color de fondo de la columna Estado de marca (Flag Status), lo que hace más fácil para los usuarios encontrar elementos en la lista de mensajes al desplazarse en la misma. Los elementos a los que se agrega una marca de mensaje aparecen automáticamente en la carpeta de búsqueda Para seguimiento (For Follow Up).

Utilice las marcas de mensaje con color a fin de marcar los elementos para distintos tipos de acciones de seguimiento.

136

Cómo marcar un mensaje de correo electrónico 1. Haga clic en el icono de marca sobre un mensaje de correo electrónico para utilizar la marca predeterminada. 2. Para marcar el mensaje con una marca de distinto color o bien cambiar el color de la marca predeterminada, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el icono de marca y, a continuación, seleccione la opción adecuada.

Carpeta Para seguimiento (For Follow Up) Todo mensaje, convocatoria de reunión o contacto a los que se haya agregado una marca rápida se podrán ver en la carpeta de búsqueda Para seguimiento (For Follow Up). Debido a que se trata de una carpeta de búsqueda, los elementos permanecen en sus ubicaciones originales de Outlook. Los elementos se agrupan por el tipo de acción de seguimiento que requieren, indicado por el color de la marca de mensaje. Utilice esta carpeta para agrupar y explorar elementos destinados a una acción de seguimiento o referencia posterior.

La carpeta de búsqueda Para seguimiento (For Follow Up) contiene una vista de todos los elementos marcados.

137

Cómo ver la carpeta de búsqueda Para seguimiento (For Follow Up) 1. Asegúrese de que se haya marcado al menos un mensaje, convocatoria de reunión o contacto. 2. En Correo (Mail), en el área de Carpetas favoritas (Favorite Folders), haga clic en Para seguimiento (For Follow Up). Carpetas de búsqueda (Search Folders) Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que contienen vistas de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos. Estas carpetas contienen los resultados de consultas de búsqueda previamente definidas, pero todos los elementos de correo electrónico permanecen en su carpeta original de Outlook. Con las carpetas de búsqueda, los usuarios pueden agrupar y explorar fácilmente todos los elementos relacionados con un asunto, persona, tarea, u otros criterios sin mover físicamente los mensajes o las carpetas. De forma predeterminada se crean tres carpetas de búsqueda para los usuarios: • Correo sin leer (Unread Mail). Todos los mensajes de correo electrónico no leídos aparecen en la carpeta de búsqueda Correo sin leer (Unread Mail). • Para seguimiento (For Follow Up). Todos los mensajes de correo electrónico que incluyan una marca aparecen en la carpeta de búsqueda “Para seguimiento” (“For Follow Up”). • Correo grande (Large Mail). Los mensajes de correo electrónico con un tamaño superior a 100 kilobytes (KB) aparecen en la carpeta de búsqueda Correo grande (Large Mail). Estas tres carpetas de búsqueda predeterminadas se pueden modificar o eliminar.

138

Utilice las carpetas de búsqueda (Search Folders) para agrupar y explorar todos los elementos relacionados con un asunto. Cómo crear una carpeta de búsqueda nueva 1. En Correo (Mail), en el menú Archivo (File), seleccione Nuevo (New) y, a continuación, haga clic en Carpeta de búsqueda (Search Folder). 2. Utilice una carpeta de búsqueda predefinida o haga clic en Crear una carpeta de búsqueda personalizada (Create a custom Search Folder).

139

Alerta de correo nuevo en el escritorio En Outlook 2003, la alerta de correo nuevo en el escritorio aparece y se va desvaneciendo con el nombre, asunto y una vista previa corta del texto del nuevo mensaje de correo electrónico. Cuando aparece una alerta de escritorio, los usuarios pueden marcar un mensaje, eliminarlo o marcarlo como leído, todo ello sin abrir la Bandeja de entrada (Inbox). Si la alerta de escritorio se ignora, ésta se desvanece pronto. Los usuarios pueden personalizar la apariencia de las alertas de escritorio. Éstas pueden permanecer visibles un mínimo de tres segundos y un máximo de 30. Asimismo, los usuarios también pueden ajustar la transparencia para que las alertas sean más evidentes o evitar que impidan ver los documentos y otros elementos en el escritorio. Los usuarios también pueden cambiar el lugar donde aparecen las alertas de escritorio. Para ello, sólo tienen que arrastrar la alerta a una ubicación más adecuada en el escritorio.

Personalice la transparencia y la duración de las alertas de escritorio.

140

Cómo personalizar las alertas de escritorio 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones (Options). 2. En la ficha Preferencias (Preferences), haga clic en Opciones de correo electrónico (E-Mail Options), en Opciones avanzadas de correo electrónico (Advanced E-mail Options) y, después, en Configuración de alerta de escritorio (Desktop Alert Settings).

Configuración del filtro de correo electrónico Outlook 2003 incluye funciones diseñadas para ayudar a evitar gran parte del correo electrónico no deseado que se recibe a diario y proporcionar control al usuario sobre los tipos de mensajes que se pueden recibir. Entre las funciones se incluyen las opciones siguientes: • Filtro de correo electrónico no deseado. La función de filtro de correo electrónico no deseado está activada de forma predeterminada y el nivel de protección está establecido en Bajo (Low), diseñado para detectar los mensajes de correo electrónico no deseado más obvios. Cualquier mensaje detectado por el filtro de correo electrónico no deseado se mueve a la carpeta especial Correo electrónico no deseado (Junk E-mail), donde los usuarios pueden recuperarlo o revisarlo posteriormente. Outlook 2003 también se puede configurar para eliminar los mensajes de correo electrónico no deseado con carácter permanente. • Lista Remitentes seguros (Safe Senders). Si el filtro marca un mensaje de correo electrónico como no deseado por error, el usuario puede agregar el remitente de dicho mensaje a la lista de remitentes seguros. Las direcciones de correo electrónico y los nombres de dominio incluidos en la lista de remitentes seguros no se tratan nunca como correo electrónico no deseado, independientemente del contenido del mensaje. • Lista Remitentes bloqueados (Blocked Senders). Los mensajes de correo electrónico procedentes de direcciones de correo o nombres de dominio determinados se puede bloquear fácilmente con sólo agregar el remitente a la lista de remitentes bloqueados. El correo de personas o nombres de dominio incluidos en esta lista se tratará siempre como no deseado, independientemente del contenido del mensaje. • Lista Destinatarios seguros (Safe Recipients). También se puede agregar una lista de direcciones a la lista de destinatarios seguros. Todo correo que se envíe a las direcciones de correo electrónico o nombres de dominio incluidos en esta lista no se tratará como no deseado, independientemente del contenido del mensaje. • Actualización automática. Microsoft se compromete a proporcionar actualizaciones periódicas del filtro de correo electrónico no deseado para que siga siendo efectivo.

141

Utilice las opciones de correo electrónico no deseado a fin de establecer el nivel de protección adecuado y agregar elementos a las listas Remitentes seguros (Safe Senders), Destinatarios seguros (Safe Recipients) y Remitentes bloqueados (Blocked Senders). Cómo cambiar la configuración de correo electrónico no deseado 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones (Options). 2. En la ficha Preferencias (Preferences), haga clic en Correo electrónico no deseado (Junk E-mail). 3. Haga clic en las fichas Opciones (Options), Remitentes seguros (Safe Senders), Destinatarios seguros (Safe Recipients) o Remitentes bloqueados (Blocked Senders) para modificar las opciones deseadas.

142

Bloquear contenido externo (Block external content) A menudo, los mensajes con formato HTML contienen imágenes que no se incluyen en el mensaje en sí, sino que se descargan de un servidor Web al abrir el mensaje de correo electrónico. Ahora, estas conexiones a servidores Web no anunciadas se pueden bloquear. Si un mensaje de correo electrónico intenta conectarse sin anunciarse a un servidor Web en Internet, Outlook 2003 bloquea esa conexión hasta que el usuario decida ver el contenido. Sin embargo, los mensajes de correo electrónico procedentes de o dirigidos a direcciones de correo o nombres de dominio de las listas Remitentes seguros (Safe Senders) y Destinatarios seguros (Safe Recipients) se tratan como excepciones y el contenido bloqueado se descarga. Los usuarios pueden descargar imágenes y otro contenido mensaje a mensaje; para ello, se debe hacer clic en la barra de información o bien hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una imagen bloqueada. También se puede cambiar la configuración de descarga automática de imágenes para todos los mensajes HTML.

Cuando un mensaje de correo electrónico intenta descargar imágenes desde un servidor Web, las imágenes se bloquean. Los usuarios pueden descargarlas mensaje a mensaje o bien cambiar la configuración.

143

Cómo cambiar la configuración del bloqueo de contenido externo 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones (Options) y, después, en la ficha Seguridad (Security). 2. En el área Descargar imágenes (Download Pictures), haga clic en Cambiar configuración de descarga (Change Download Settings). Calendario compartido Los usuarios pueden ver rápidamente los calendarios, los contactos y las tareas de otros usuarios desde el panel de exploración. Después de que un usuario obtenga acceso por primera vez a la carpeta de otro usuario, la carpeta compartida se agrega al panel de exploración. La próxima vez que el usuario desee ver esa carpeta, podrá seleccionarla en el panel mencionado. Asimismo, los usuarios pueden compartir su calendario propio con cualquier otro usuario o sólo con un grupo especificado. En cualquiera de los casos, los detalles de cualquier elemento marcado como Privado (Private) no se muestran a otros usuarios.

Los usuarios pueden especificar si desean compartir sus calendarios.

144

Cómo compartir un calendario En Calendario (Calendar), haga clic en Compartir mi calendario (Share My Calendar). Cómo ver el calendario compartido de otro usuario 1. En Calendario (Calendar), haga clic en Abrir un calendario compartido (Open a Shared Calendar). 2. Para seleccionar el nombre de otro usuario en la libreta de direcciones, haga clic en Nombre (Name) o escríbalo en el cuadro Nombre (Name). El nuevo calendario aparecerá junto a cualquier otro calendario que ya esté abierto.

Imagen de contactos Con Outlook 2003 se pueden agregar imágenes directamente a un contacto, lo que significa que los usuarios pueden asociar una cara con un nombre y otra información en el contacto.

Al agregar una imagen a un contacto, se asocia un nombre a una cara.

145

Cómo agregar una imagen a un contacto 1. En Contactos (Contacts), cree o abra un contacto. 2. En el menú Acciones (Actions), haga clic en Agregar imagen (Add Picture).

Modo de intercambio en caché En el modo de intercambio en caché se almacena una copia de un buzón en el ordenador y el servidor de correo actualiza los datos frecuentemente. Si el usuario trabaja sin conexión, ya sea por decisión propia o como resultado de un problema de conexión, los datos siguen estando disponibles al instante.

En el modo de intercambio en caché se almacena una copia del buzón del usuario para su disponibilidad sin conexión.

146

Cómo activar o desactivar el modo de intercambio en caché 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Cuentas de correo electrónico (E-Mail Accounts). 2. Haga clic en Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes (View or change existing e-mail accounts) y, después, en Siguiente (Next). 3. En la lista Outlook procesa el correo electrónico de estas cuentas en el siguiente orden (Outlook processes e-mail for these accounts in the following order), haga clic en Servidor de Microsoft Exchange (Microsoft Exchange Server) y, a continuación, haga clic en Cambiar (Change). 4. En Servidor de Microsoft Exchange (Microsoft Exchange Server), active o desactive la casilla de verificación Usar modo de intercambio en caché (Use Cached Exchange Mode).

Llamadas a procedimientos remotos (RPC) con protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) Con Outlook 2003 y Microsoft Exchange Server 2003 en Microsoft Windows Server 2003, los usuarios pueden obtener acceso al equipo basado en Exchange Server directamente a través de HTTP mediante una conexión a Internet. En Outlook 2003, si los usuarios pueden explorar el Web, también pueden utilizar el buzón de Exchange. Outlook 2003 se conecta automáticamente a través de HTTP cuando no hay disponible una conexión directa al equipo basado en Exchange Server, eliminando así la necesidad de tener servidores VPN corporativos configurados para obtener acceso al correo electrónico.

147

Los administradores de Office pueden configurar Outlook 2003 para comunicarse con un servidor de Exchange a través de Internet. Cómo conectar el servidor de Exchange utilizando HTTP 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Cuentas de correo electrónico (E-mail accounts) y, después, seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes (View or change existing e-mail accounts). 2. Haga clic en Siguiente (Next). 3. Seleccione la cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar (Change). 4. Haga clic en Más configuraciones (More Settings) y, después, en la ficha Conexión (Connection). 5. Seleccione la conexión que utiliza cuando trabaja sin conexión.

148

Faxes por Internet Outlook 2003 integra el servicio de faxes por Internet. Esta integración permite a los usuarios enviar faxes utilizando funciones que un fax normal no puede ofrecer. Por ejemplo, los usuarios pueden utilizar los números de fax incluidos en Contactos (Contacts), utilizar la herramienta de vista previa para ver un fax antes de enviarlo, calcular el coste del fax antes de enviarlo, agregar cubiertas modificables en Word 2003 e incluso firmar con el propio nombre en el fax si se utiliza Tablet PC. Con Outlook 2003 los usuarios, además de enviar faxes, pueden recibirlos en sus bandejas de entrada de Outlook.

Con el servicio de faxes por Internet, los usuarios se ahorran gastos en llamadas telefónicas a larga distancia y dejan libres las líneas telefónicas.

149

Cómo enviar un fax En el menú Archivo (File), seleccione Nuevo (New) y, a continuación, haga clic en Fax de Internet (Internet Fax). Se abre un mensaje de correo electrónico en Outlook 2003 con el documento adjunto como archivo .TIF (imagen), o bien se puede adjuntar un archivo al mensaje. Word 2003 Word 2003 ofrece diversas características nuevas a sus usuarios. Estas nuevas características se describen de forma individual en las secciones siguientes.

ClearType Las vistas Diseño de lectura y Diseño de impresión utilizan Microsoft ClearType® para mostrar la tipografía en Word 2003. ClearType es una tecnología tipográfica ideal para monitores de equipos portátiles y otros monitores de pantalla plana. Con ClearType, el texto puede aparecer ligeramente borroso en monitores de equipos de escritorio más antiguos. Si los usuarios están trabajando con un monitor de pantalla plana, es necesario que se aseguren de que ClearType está habilitado en Windows.

La claridad y la nitidez de ClearType resultan ideales para los monitores de equipos portátiles y otros monitores de pantalla plana.

150

Cómo habilitar ClearType en Windows XP 1. En el Panel de control de Windows, haga clic en Apariencia y temas (Appearance and Themes) y, a continuación, en Mostrar (Display). 2. Haga clic en la ficha Apariencia (Appearance) y, después, en Efectos (Effects). 3. Active la casilla de verificación Usar el siguiente método para suavizar los bordes de las fuentes de pantalla (Use the following method to smooth edges of screen fonts) y, a continuación, haga clic en ClearType.

Vista Diseño de Lectura (Reading Layout) Si los usuarios abren un documento fundamentalmente para leerlo, la vista Diseño de lectura (Reading Layout) optimiza esta experiencia. La vista mencionada oculta todas las barras de herramientas, a excepción de la suya propia y de la barra de herramientas Revisión (Reviewing). Debido a que la finalidad de la vista Diseño de lectura es mejorar la legibilidad, las páginas que se representan en esta vista están diseñadas para ajustarse bien a la pantalla; además, el texto se muestra automáticamente utilizando la tecnología Microsoft ClearType. Los usuarios pueden aumentar o reducir el tamaño en el que se muestra el texto sin que ello afecte al tamaño de la fuente en el documento. Si los usuarios desean modificar el documento, sólo tienen que editar el texto mientras leen sin necesidad de salir de la vista Diseño de lectura. La barra de herramientas Revisión (Reviewing) se muestra de forma automática en esta vista, por lo que los usuarios pueden utilizar fácilmente el seguimiento de cambios y los comentarios para marcar un documento.

Para mejorar la lectura, las páginas que aparecen en la vista Diseño de lectura se ajustan bien a la pantalla y el texto se muestra utilizando la tecnología Microsoft ClearType.

151

Cómo cambiar a la vista Diseño de lectura 1. Haga clic en el botón Leer (Read) de la barra de herramientas Estándar (Standard). 2. Para dejar de utilizar la vista Diseño de lectura, haga clic en el botón Cerrar (Close) de la barra de herramientas Diseño de lectura (Reading Layout), o presione ESC, o presione ALT+C. O bien, 1. Presione ALT+R en cualquier vista de Word. 2. Para dejar de utilizar la vista Diseño de lectura, haga clic en el botón Cerrar (Close) de la barra de herramientas Diseño de lectura (Reading Layout), o presione ESC, o presione ALT+C.

Mejoras en la combinación El panel de tareas Combinar correspondencia (Mail Merge) ayuda a los usuarios a crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, directorios, mensajes de correo electrónico masivos y distribuciones de faxes. El Asistente para combinar correspondencia es fácil de utilizar y proporciona instrucciones paso a paso, pero los usuarios también pueden beneficiarse de la barra de herramientas Combinar correspondencia. En cualquiera de los casos, los usuarios pueden seguir el proceso si observan los pasos numerados en la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia (Mail Merge).

152

Utilice el panel de tareas Combinar correspondencia (Mail Merge) para crear mensajes masivos de correo electrónico o etiquetas postales. Cómo abrir el panel de tareas Combinar correspondencia (Mail Merge) 1. En el menú Herramientas (Tools), seleccione Cartas y correo (Letters and Mailings) y haga clic en Combinar correspondencia (Mail Merge).

153

Mejoras del control de cambios Para facilitar la revisión en línea, Word 2003 permite que los usuarios puedan crear y ver cambios y comentarios marcados en un documento. Para conservar el diseño del documento, Word 2003 muestra algunos elementos de marcado en el texto del documento mientras que otros se incluyen en globos que aparecen en el margen. El panel de revisiones muestra un esquema de todas las ediciones en formato de lista en la parte inferior de la pantalla. Con la función Control de cambios (Track Changes) activada, se marca cualquier inserción, eliminación o cambio de formato realizados por un revisor. A medida que se revisan los cambios marcados, los usuarios pueden aceptar o rechazar cada uno de los cambios. Asimismo, los usuarios también pueden utilizar el cuadro desplegable Mostrar para revisión (Display for Review) a fin de ver el documento durante distintas fases del proceso de revisión.

Active el control de cambios al revisar un documento. Cómo controlar los cambios En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Control de cambios (Track changes) para abrir la barra de herramientas Revisión (Reviewing). O bien, Haga clic en el botón Control de cambios (Track Changes).

Seleccione la configuración de revisión deseada para un documento.

154

Cómo ver el documento durante distintas fases del proceso de revisión En la barra de herramientas Revisión (Reviewing), seleccione las opciones que desee en la lista desplegable Mostrar para revisión (Display for Review).

Soporte de entradas manuscritas Si los usuarios están trabajando en Microsoft Tablet PC, pueden utilizar un lápiz propio de este dispositivo para agregar dibujos o notas manuscritas a los documentos de Word 2003: en comentarios, en el contenido de un documento, o como anotaciones sobre contenido ya existente en el documento.

Con Tablet PC, se pueden agregar comentarios manuscritos a un documento de Word.

155

Cómo utilizar las entradas manuscritas Para escribir directamente en un documento: 1. En el menú Insertar (Insert), seleccione Imagen (Picture). 2. Toque en Bocetos y anotaciones (Ink Drawing and Writing).

Para insertar un comentario manuscrito: En el menú Insertar (Insert), toque en Comentario manuscrito (Ink Comment).

Utilice uno de estos métodos para realizar anotaciones manuscritas: 1. Desde la vista Diseño de impresión (Print Layout), vaya al menú Insertar (Insert). 2. Toque en Insertar anotación manuscrita (Insert Ink Annotation). 3. Marque el documento de manera similar a como lo haría en papel. Cuando haya terminado, toque en Detener inserción de entradas manuscritas (Stop Inking) en la barra de herramientas Anotaciones manuscritas (Ink Annotations). O bien, 1. Desde la vista Diseño de lectura (Reading Layout), vaya a la barra de herramientas Diseño de lectura (Reading Layout). 2. Toque en Página real (Actual Page). 3. En la barra de herramientas Revisión (Reviewing), toque en Insertar anotaciones manuscritas (Insert Ink Annotations). 4. Marque el documento de manera similar a como lo haría en papel. Cuando haya terminado, toque en Detener inserción de entradas manuscritas (Stop Inking) en la barra de herramientas Anotaciones manuscritas (Ink Annotations).

156

Restricciones de formato (Formatting Restrictions) En Word 2003, los usuarios pueden especificar y aplicar estilos de plantilla o documento mediante la función Restricciones de formato (Formatting Restrictions). Se deshabilitará todo el formato directo. Numerosos usuarios pueden editar documentos complejos y, aún así, se mantiene el formato estructurado.

Utilice el panel de tareas Proteger documento (Protect Document) para especificar los estilos que se utilizan en una plantilla o un documento. Cómo restringir el formato 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Proteger documento (Protect Document). 2. En el panel de tareas Proteger documento (Protect Document), bajo Restricciones de formato (Formatting restrictions), active la casilla de verificación Limitar el formato a una selección de estilos (Limit formatting to a selection of styles) y, a continuación, haga clic en Configuración (Settings).

157

Restricciones de edición (Editing Restrictions) Con las restricciones de edición de Word 2003, los usuarios pueden proteger partes de un documento frente a la edición por parte de algunos o todos los usuarios. Entre las restricciones de edición se incluye proteger todo el documento frente a cualquier edición, permitir sólo comentarios y asignar permisos para partes individuales del documento seleccionándolas y eligiendo los usuarios que podrán editar el área designada. Posteriormente, al reconciliar las modificaciones realizadas por distintos usuarios, los usuarios podrán estar seguros de que dos personas no hayan editado una misma área y, por lo tanto, no habrá conflictos. Una vez configuradas las restricciones, el panel de tareas Proteger documento (Protect Document) ayuda a los usuarios a encontrar las secciones que pueden editar.

Configure restricciones en todas las partes de un documento.

158

Cómo restringir la edición 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Proteger documento (Protect Document). 2. En el panel de tareas Proteger documento (Protect Document), active la casilla de verificación Restricciones de edición (Editing restrictions) y, a continuación, haga clic en una de las siguientes opciones: Sin cambios (sólo lectura) [No changes (read only)] (si desea evitar que los usuarios modifiquen el documento) O bien, Comentarios (Comments) (si desea permitir que los usuarios inserten comentarios en el documento pero no cambien el contenido del mismo) O bien, Cambios realizados (Track Changes) (si desea permitir que los usuarios inserten comentarios en el documento y agreguen cambios marcados) O bien, Rellenando formularios (Filling in forms) (si desea permitir que los usuarios rellenen un formulario pero no que realicen modificaciones en éste) 3. Si selecciona Sin cambios (sólo lectura) [No changes (read only)] o Comentarios (Comments), vaya al área Excepciones (Exceptions) y asigne permisos para partes individuales del documento; para ello, seleccione dichas partes y, a continuación, elija qué usuarios pueden editarlas. 4. Si selecciona Rellenando formularios (Filling in forms), puede eliminar la protección de las secciones del formulario si hace clic en Seleccionar secciones (Select sections) y desactiva las casillas de verificación de aquellas secciones que no desea proteger. Para proteger solamente determinadas partes de un formulario, dichas partes deben estar en secciones separadas. 5. Haga clic en Sí, comenzar a respetar la protección (Yes, Start Enforcing Protection).

159

Excel 2003 Excel 2003 ofrece diversas características nuevas a sus usuarios. Estas nuevas características se describen de forma individual en las secciones siguientes.

Integración de datos de lista con Windows SharePoint Services A través de la integración con Windows SharePoint Services, las listas de Excel 2003 facilitan compartir datos con otros usuarios. Si el usuario tiene la dirección Web y derechos de creación en un sitio de SharePoint, la lista se puede compartir a fin de que otros usuarios puedan verla, editarla y actualizarla. Si el usuario opta por vincular la lista en Excel 2003 a una lista de un sitio de SharePoint, los usuarios podrán editar dicha lista sin conexión y sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint en ocasiones posteriores, para que otros usuarios puedan ver los datos actualizados. Para administrar la sincronización entre la lista de Excel local y la lista de SharePoint, la barra de herramientas Lista (List) proporciona dos botones que permiten a los usuarios seleccionar la forma en que desean controlar las actualizaciones a la lista.

Sincronice las listas de Excel y de SharePoint con la barra de herramientas Lista (List).

160

Sincronización de listas Para publicar los cambios locales realizados en la lista de SharePoint y transferir los cambios realizados en dicha lista a la lista de Excel local, realice el siguiente procedimiento:

En la barra de herramientas Lista (List), haga clic en Sincronizar lista (Synchronize List). Para descartar los cambios locales realizados en la lista y descargar la copia actual de la lista del sitio Web de Microsoft Windows SharePoint Services, realice el siguiente procedimiento: En la barra de herramientas Lista (List), haga clic en Descartar cambios y actualizar (Discard Changes and Refresh)

Uso del cálculo de desviación estándar mejorado La funcionalidad Desviación estándar (Standard Deviation) de Excel calcula la desviación estándar basada en un ejemplo. La desviación estándar es una medida de la dispersión de los valores a partir del valor medio (la media). El procedimiento utilizado en Excel 2003 emplea un proceso de doble pasada a través de los datos. En primer lugar, se calcula la suma y el recuento de los valores de datos y, a partir de éstos, se puede calcular el promedio de la muestra (media). Después, en la segunda pasada, se averigua la diferencia cuadrada entre cada punto de datos y el promedio de la muestra y se suman estas diferencias cuadradas. • Sintaxis de desviación estándar de versiones anteriores de Excel = DESVEST(número 1, número 2, etc.) • Sintaxis de desviación estándar de Excel 2003 = RCUAD(DESVIA2(valores)/(CONTAR(valores) – 1))

161

Integración de etiquetas inteligentes Los usuarios pueden ahorrar tiempo mediante el uso de etiquetas inteligentes para realizar acciones en Excel 2003 que solían requerir otras aplicaciones. Las etiquetas inteligentes reconocen determinados tipos de texto y ofrecen funciones y comandos relacionados. Una etiqueta inteligente puede ayudar a los usuarios a beneficiarse de recursos externos. Por ejemplo, cuando un símbolo financiero de EE.UU., como “MSFT”, se escribe en una celda, el botón Acciones de etiquetas inteligentes (Smart Tag Actions) proporciona una lista de las acciones de etiquetas inteligentes disponibles. Los usuarios pueden hacer clic en la etiqueta inteligente (el triángulo púrpura que aparece en la esquina de una celda de hoja de cálculo) y, después, seleccionar la acción “Últimas noticias en MSN Money” (“Recent news on MSN Money Central”). El explorador se abre en una página Web que contiene noticias e información sobre la compañía. Cuando termina, el usuario puede cerrar el explorador y seguir trabajando en Excel 2003.

Seleccione los tipos de etiquetas inteligentes para reconocerlas y especificar su apariencia.

162

Cómo utilizar las etiquetas inteligentes Para activar las etiquetas inteligentes: 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones de Autocorrección (AutoCorrect Options). 2. Haga clic en la ficha Etiquetas inteligentes (Smart Tags) y, a continuación, active la casilla de verificación Asignar etiquetas inteligentes a los datos (Label data with smart tags).

Para seleccionar una acción de etiqueta inteligente: 1. Las celdas que contienen etiquetas inteligentes se indican mediante un triángulo púrpura en la esquina inferior derecha de la celda. Desplace el cursor sobre el triángulo púrpura de una celda hasta que aparezca Acciones de etiquetas inteligentes (Smart Tag Actions). 2. Haga clic en la flecha. Las acciones que se pueden realizar aparecen en una lista. 3. Seleccione una acción.

Para buscar más etiquetas inteligentes, realice los pasos siguientes: 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones de Autocorrección (AutoCorrect Options). 2. Haga clic en la ficha Etiquetas inteligentes (Smart Tags). 3. Haga clic en Más etiquetas inteligentes (More Smart Tags) para visitar sitios Web a fin de encontrar nuevas etiquetas inteligentes y acciones de las mismas.

163

PowerPoint 2003 PowerPoint 2003 ofrece diversas características nuevas a sus usuarios. Estas nuevas características se describen de forma individual en las secciones siguientes.

Integración de etiquetas inteligentes Los usuarios pueden ahorrar tiempo mediante el uso de etiquetas inteligentes para realizar acciones en PowerPoint 2003 que solían requerir otras aplicaciones. Las etiquetas inteligentes reconocen determinados tipos de texto y ofrecen funciones y comandos relacionados. Con PowerPoint 2003, los usuarios pueden incrustar etiquetas inteligentes de forma que estén disponibles para cualquier persona que abra la presentación. Los usuarios pueden encontrar etiquetas inteligentes adicionales creadas por Microsoft, por otras compañías o por profesionales de las tecnologías de la información (IT) que diseñan etiquetas inteligentes y acciones para los productos o servicios específicos relevantes para sus actividades.

Seleccione los tipos de etiquetas inteligentes para reconocerlas y especificar su apariencia.

164

Cómo utilizar las etiquetas inteligentes Para activar las etiquetas inteligentes: 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones de Autocorrección (AutoCorrect Options). 2. Haga clic en la ficha Etiquetas inteligentes (Smart Tags) y, a continuación, active la casilla de verificación Marcar texto con etiquetas inteligentes (Label text with smart tags).

Para seleccionar una acción de etiqueta inteligente: 1. Mueva el punto de inserción sobre texto subrayado con una línea de puntos morada hasta que aparezca Acciones de etiquetas inteligentes (Smart Tag Actions). 2. Haga clic en la flecha. Las acciones que se pueden realizar aparecen en una lista. 3. Seleccione una acción.

165

Integración de sinónimos Ahora, PowerPoint 2003 incluye una opción de sinónimos integrada en el panel de tareas Referencia (Research). Cuando se abre la opción de sinónimos integrada, aparece una lista de sinónimos sugeridos. Si el usuario seleccionar una palabra de la lista, dicha palabra reemplaza al término seleccionado en el texto. Si la lista no contiene un sinónimo adecuado, el usuario puede seleccionar la opción Sinónimos (Thesaurus) de la lista para abrir todos los sinónimos y continuar la búsqueda.

Utilice la función de sinónimos integrada para encontrar la palabra adecuada. Cómo abrir la función de sinónimos integrada Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una palabra, seleccione Sinónimos (Synonyms) y, a continuación, Sinónimos (Thesaurus). O bien, Haga clic en Herramientas (Tools) y, después, en Sinónimos (Thesaurus). O bien, Mantenga presionada la tecla ALT y haga clic sobre una palabra.

166

Soporte de entradas manuscritas Para los usuarios que trabajan con Tablet PC, el soporte para entradas manuscritas está disponible con el lápiz propio de este dispositivo. Los usuarios pueden agregar entradas manuscritas a la vez que realizan una presentación o editan diapositivas. Si los usuarios están creando o editando diapositivas, pueden agregar bocetos y anotaciones para enfatizar partes determinadas de una diapositiva, o bien utilizar la escritura a mano o imágenes dibujadas a mano para diseñar la disposición global de la información. Las entradas manuscritas se pueden insertar en las siguientes vistas de PowerPoint: • Vista Normal • Vista Página de notas (Notes Page) • Vista Patrón de diapositivas (Slide Master) • Vista Patrón de documentos (Handout Master) • Vista Patrón de notas (Notes Master) • Vista Presentación (Slide Show)

Agregue entradas manuscritas a las dispositivas de PowerPoint. Cómo utilizar entradas manuscritas para editar diapositivas En el menú Insertar (Insert), toque en Bocetos y anotaciones (Ink Drawing and Writing).

167

Anotaciones en la vista Presentación (Slide Show) PowerPoint 2003 ha mejorado la compatibilidad con las anotaciones. Los usuarios de Tablet PC pueden marcar las diapositivas con entradas manuscritas mientras están en la vista Presentación. Éstos pueden hacer comentarios o contestar a preguntas realizadas durante la presentación agregándolos directamente a las diapositivas. Asimismo, los usuarios también pueden tomar notas en las diapositivas y guardar las anotaciones manuscritas en éstas para un uso posterior. PowerPoint 2003 también ha actualizado las herramientas de anotación en la presentación con más colores y tipos de lápiz para elegir, además de proporcionar al usuario la capacidad de resaltar partes de la presentación con una nueva herramienta de marcador de resaltado.

Haga comentarios directamente sobre la diapositiva con las entradas manuscritas. Cómo realizar anotaciones cuando se está en la vista Presentación (Slide Show) 1. Sitúe el mouse (ratón) o el lápiz de Tablet PC sobre el icono de lápiz que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla. 2. Toque o haga clic en la flecha que aparece en la barra de herramientas de presentación y, a continuación, toque o haga clic en Bolígrafo (Ballpoint Pen), Rotulador (Felt Tip Pen) o Marcador de resaltado (Highlighter). 3. Para cancelar la selección de entrada manuscrita, haga clic o deje de tocar en la entrada manuscrita seleccionada.

168

Formatos ampliados de listas de reproducción Ahora, PowerPoint 2003 admite los siguientes formatos de listas de reproducción: ASX, WMX, M3U, WVX, WAX y WMA. Además, si no hay disponible un códec de medios (software necesario para reproducir los archivos seleccionados), PowerPoint 2003 intenta descargarlo desde el Web mediante la tecnología del Reproductor de Microsoft Windows Media®.

Inserte una lista de reproducción admitida en una presentación. Cómo insertar una lista de reproducción en una diapositiva 1. En el menú Insertar (Insert), seleccione Películas y sonidos (Movies and Sounds). 2. Haga clic en Sonido de archivo (Sound from File). 3. Busque la carpeta que contiene la lista de reproducción que desea insertar y, después, haga doble clic en la lista de reproducción. Cómo buscar más sonidos, películas e imágenes prediseñadas 1. En el menú Insertar (Insert), seleccione Películas y sonidos (Movies and Sounds). 2. Haga clic en Sonido de la Galería multimedia (Sound from Clip Organizer) o Película de la Galería multimedia (Movie from Clip Organizer). 3. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas (Clip Art), haga clic en Imágenes prediseñadas de Office Online (Clip art on Office Online).

169

Reproducción a pantalla completa Ahora, las películas incrustadas en una diapositiva se pueden reproducir utilizando toda la pantalla durante la presentación. Para habilitar esta función, los usuarios deben activar la casilla de verificación correspondiente del cuadro de diálogo Opciones de las películas (Movie Options). De forma alternativa, los usuarios pueden dejar la casilla desactivada si desean que la película se reproduzca en un rectángulo dentro de la diapositiva.

Utilice la nueva configuración del cuadro de diálogo Opciones de las películas (Movie Options) para obtener una reproducción a pantalla completa durante una presentación. Cómo seleccionar la reproducción a pantalla completa Utilice cualquiera de estos métodos para seleccionar la reproducción a pantalla completa: 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la película. 2. Seleccione Editar objeto de película (Edit movie object) en el menú contextual. 3. Active la casilla de verificación Zoom de pantalla completa (Zoom to full screen). O bien, 1. En el panel de tareas Animación personalizada (Custom Animation), haga clic en el efecto Reproducir (Play). 2. En el menú Galería (Gallery), seleccione Opciones de efectos (Effect Options). 3. Haga clic en la ficha Configuración de película (Movie Settings) y, a continuación, active la casilla de verificación Zoom de pantalla completa (Zoom to full screen).

170

Visor de PowerPoint y Empaquetar para CD-ROM El Visor de PowerPoint permite ver presentaciones exactamente como las creó el autor, incluso en sistemas que no tienen instalado PowerPoint 2003. Con el Visor de PowerPoint, los usuarios pueden abrir presentaciones protegidas utilizando una contraseña y pueden imprimir presentaciones. El nuevo Visor de PowerPoint es una versión mejorada del Visor de Microsoft PowerPoint 97. El Visor es, de forma predeterminada, parte de la función “Empaquetar para CD-ROM” (“Package for CD”). Con esta función, los usuarios pueden empaquetar presentaciones en un CD y distribuir presentaciones de PowerPoint sin preocuparse de si los destinatarios tienen la versión correcta de PowerPoint para verlas. Asimismo, los usuarios también pueden elegir que el CD reproduzca las presentaciones automáticamente cuando éste se inserte en un ordenador.

Cuando una presentación se empaqueta en un CD, ésta se puede ver incluso en ordenadores que no tienen instalado PowerPoint. Cómo empaquetar una presentación para CD-ROM En el menú Archivo (File), haga clic en Empaquetar para CD-ROM (Package for CD).

171

Access 2003 Access 2003 ofrece diversas características nuevas a sus usuarios. Estas nuevas características se describen de forma individual en las secciones siguientes.

Integración de datos de lista con Windows SharePoint Services Si Windows SharePoint Services está configurado y disponible, la integración con Access 2003 no requiere una configuración, personalización u otras acciones especiales. La integración de Access 2003 con Windows SharePoint Services posibilita las siguientes tareas: • Exportar el contenido de una tabla de Access 2003 a una lista de Windows SharePoint Services. • Importar el contenido de una lista de Windows SharePoint Services a una tabla de Access 2003. • Crear una tabla vinculada en Access 2003 que obtiene datos en directo de una lista en Windows SharePoint Services.

Exporte datos de Access 2003 a un sitio de SharePoint.

172

Cómo trabajar con listas Para exportar tablas o consultas a listas de Windows SharePoint Services, realice los pasos siguientes: 1. Inicie Access 2003. 2. Abra la base de datos desde la que desea exportar. 3. En las ventanas de base de datos, seleccione la tabla o la consulta que desea exportar, haga clic en la opción Archivo (File) de la barra de herramientas de Access y, a continuación, haga clic en Exportar (Export). 4. Seleccione Windows SharePoint Services en el menú desplegable Guardar como tipo (Save as Type). 5. Utilice el Asistente para exportar a Windows SharePoint Services (Export to Windows SharePoint Services Wizard) para finalizar la operación.

Si desea importar datos incluidos en listas o vistas de listas de Windows SharePoint Services, realice los pasos siguientes: 1. En la ventana de base de datos, haga clic en la opción Archivo (File) de la barra de herramientas de Access. 2. Haga clic en Obtener datos externos (Get external data) y, después, en Importar (Import). 3. Seleccione Windows SharePoint Services en el menú desplegable Tipo de archivos (Files of Type). 4. Utilice el Asistente para importar de Windows SharePoint Services (Import from Windows SharePoint Services Wizard) para finalizar la operación.

Si desea vincular datos incluidos en listas o vistas de listas de Windows SharePoint Services, realice los pasos siguientes: 1. En la ventana de base de datos, haga clic en la opción Archivo (File) de la barra de herramientas de Access. 2. Haga clic en Obtener datos externos (Get external data) y, después, en Vincular tablas (Link Tables). 3. Seleccione Windows SharePoint Services en el menú desplegable Tipo de archivos (Files of Type). 4. Utilice el Asistente para vincular a Windows SharePoint Services (Link to Windows SharePoint Services Wizard) para finalizar la operación.

173

Integración de etiquetas inteligentes Los usuarios pueden ahorrar tiempo mediante el uso de etiquetas inteligentes para realizar acciones en Access 2003 que normalmente realizan otras aplicaciones. Las etiquetas inteligentes se pueden adjuntar a un campo de una tabla o consulta, o a los controles de un formulario. Con Access 2003 Microsoft proporciona un conjunto de etiquetas inteligentes listas para utilizar. Los usuarios también pueden crear sus propias etiquetas inteligentes. Visite el Centro de desarrolladores de Office en el sitio Web de Microsoft Developer Network (MSDN®) a fin de obtener más información sobre la creación de etiquetas inteligentes para su uso en Access 2003.

Agregue etiquetas inteligentes a cualquier campo de base de datos.

174

Cómo utilizar las etiquetas inteligentes Para agregar etiquetas inteligentes a un formulario: 1. Abra un formulario en la vista Diseño (Design). 2. Seleccione un cuadro de texto, cuadro de lista, cuadro combinado o etiqueta.

3. Haga clic en Propiedades (Properties) en la barra de herramientas, seleccione la propiedad Etiquetas inteligentes (Smart Tags) en la ficha Datos (Data) y, a continuación, haga clic en el botón Generar (Build) .

Para agregar etiquetas inteligentes a una tabla: 1. Abra una tabla en la vista Diseño (Design). 2. Seleccione el campo al que desea agregar una etiqueta inteligente. 3. Seleccione la propiedad Etiquetas inteligentes (Smart Tags) en la ficha General y, a continuación, haga clic en el botón Generar (Build) .

Para seleccionar una acción de etiqueta inteligente: 1. Después de haberse agregado una etiqueta inteligente a un campo o un control, aparece el botón Acciones de etiquetas inteligentes (Smart Tag Actions) cuando se activa una celda del campo o del control. 2. Haga clic en el botón para ver el menú de acciones posibles con la etiqueta inteligente.

Para obtener más etiquetas inteligentes, realice los pasos siguientes: 1. Cree un formulario nuevo en la vista Diseño (Design). 2. Agregue un cuadro de texto al formulario y, a continuación, haga clic en Propiedades (Properties) en la barra de herramientas. 3. Haga clic en el botón Generar (Build) para la propiedad Etiquetas inteligentes (Smart Tags) y, después, haga clic en Más etiquetas inteligentes (More Smart Tags).

175

Copia de seguridad de bases de datos Los usuarios pueden realizar copias de seguridad de archivos críticos de bases de datos de Access desde Access 2003. Estos archivos de base de datos se guardan en una ubicación adecuada de un sistema local o una red compartida. El nombre del archivo de copia de seguridad se basa en la fecha actual. Como parte de la operación de copia de seguridad, se realiza la acción de Compactar y reparar (Compact and Repair) para garantizar que se mantenga la coherencia interna de la base de datos.

Realice esta sencilla selección de menú para realizar copias de seguridad de archivos críticos de base de datos de Access. Cómo realizar una copia de seguridad de una base de datos de Access 1. Guarde y cierre todos los objetos de la base de datos. 2. En el menú Archivo (File), haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos (Back Up Database).

176

Opción de Autocorrección En Access 2003, la etiqueta inteligente Autocorrección (AutoCorrect) aparece siempre que se produce una corrección automática. Autocorrección funciona para los controles de cuadro de texto y cuadro combinado cuando se encuentra en la vista Formulario (Form) y para todos los campos cuando se encuentra en la vista Hoja de datos (Datasheet). Los usuarios tienen un control exhaustivo de las funciones de Autocorrección. Para rechazar los cambios de Autocorrección, los usuarios pueden utilizar las opciones Deshacer (Undo), Detener (Stop) y Controlar opciones de Autocorrección (Control AutoCorrect Options) para cada uno de los escenarios. Los escenarios de Autocorrección son: • Corregir DOs MAyúsculas SEguidas • Poner en mayúscula la primera letra de una oración • Poner en mayúscula los nombres de días • Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS • Reemplazar texto mientras escribe

Todas las opciones marcadas se corrigen automáticamente mientras el usuario escribe.

177

Cómo establecer las opciones de Autocorrección En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones de Autocorrección (AutoCorrect Options).

Objetos dependientes Con esta función los usuarios pueden mantener un seguimiento de los objetos de base de datos que dependen del objeto del mismo tipo que se está modificando. El seguimiento de la información de autocorrección de nombres se debe activar para ver la información de dependencia. Dicha información sólo se genera para tablas, consultas, formularios e informes en una base de datos de Access. La nueva función Objetos dependientes (Dependent Objects) hace que resulte fácil determinar los elementos dependientes de cualquier objeto en una base de datos de Access, lo que reduce el tiempo necesario para realizar una modificación en una aplicación existente de Access. Esta función sólo está disponible en una base de datos de Microsoft Access (*.mdb). Cuando los usuarios abren el panel de dependencias, aparece una lista de objetos que utilizan el objeto seleccionado. Para ver la lista de objetos utilizados por el objeto seleccionado, los usuarios pueden hacer clic en “Objetos de los que dependo” (“Objects that I depend on”) en la parte superior del panel. Para ver la información de dependencia de un objeto que aparece en el panel, basta con hacer clic en el icono de expansión (+) que aparece junto al objeto.

Utilice la función Objetos dependientes (Dependent Objects) para determinar los elementos dependientes de cualquier objeto en una base de datos de Access. Cómo ver objetos dependientes 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una tabla, consulta, formulario o informe. 2. Haga clic en Dependencias del objeto (Object Dependencies). O bien, Haga clic en Ver (View) y, después, en Dependencias del objeto (Object Dependencies).

178

Control de fuentes para la ventana SQL En una base de datos de Access, la fuente se puede cambiar en las vistas SQL y Diseño de consulta (Query Design). Esta configuración de fuentes se aplica a Access 2003 en su totalidad.

Seleccione la fuente adecuada en el área Fuente del diseño de la consulta (Query design font). Cómo cambiar la fuente en las vistas SQL y Diseño de consulta (Query Design) 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones (Options). 2. Haga clic en la ficha Tablas o consultas (Tables/Queries).

179

Comprobación de errores En Access 2003, la comprobación de errores automática señala los errores en un formulario o informe y ofrece opciones de corrección. Por ejemplo, cuando dos controles utilizan el mismo método abreviado de teclado o el ancho de un informe es más grande que la página en la que se va a imprimir, la función de comprobación de errores resalta automáticamente el error. El error aparece como una etiqueta inteligente. A continuación se muestran algunas de las etiquetas inteligentes de la comprobación de errores: • Etiqueta no asociada • Nueva etiqueta no asociada • Etiqueta no asociada con acelerador (sólo formulario) • Acelerador duplicado (sólo formulario) • Acelerador no válido (sólo formulario) • Origen de control no válido • Referencia circular • Valor de la opción duplicado • Ordenación y agrupación no válidas (sólo informe) • El ancho del informe es mayor que el de la página

Seleccione los tipos de errores que Access debe buscar en un formulario o informe.

180

Para corregir un error, seleccione una opción del menú. Cómo utilizar la comprobación de errores Para activar la comprobación de errores: 1. En el menú Herramientas (Tools), haga clic en Opciones (Options). 2. Haga clic en la ficha Comprobación de errores (Error Checking). 3. En Configuración (Settings), active la casilla de verificación Habilitar comprobación de errores (Enable error checking). Para corregir un error: 1. Seleccione el control que tenga un indicador de error. 2. Sitúe el puntero en el botón Opciones de comprobación de errores (Error Checking Options). 3. Haga clic en la flecha del botón. 4. Seleccione una opción en el menú que aparece.

181

Creación de una tabla local Copiar una tabla vinculada en la base de datos local es una técnica habitual para optimizar el rendimiento de informes de ejecución lenta que utilizan tablas o consultas vinculadas. En versiones anteriores de Access, los usuarios tenían que crear una compleja consulta Crear tabla (Make Table) para realizar esta tarea. Ahora, los usuarios sólo tienen que copiar la tabla vinculada en el portapapeles y volver a pegarla en la base de datos, o bien encontrar esta acción en el panel de tareas como una tarea común para las tablas vinculadas.

Copie una tabla vinculada y péguela en una base de datos para crear una tabla local. Cómo crear una tabla local 1. En la ventana Base de datos (Database), seleccione la tabla vinculada que desea convertir en tabla local. 2. Copie la tabla y, después, péguela. 3. Escriba el nombre de la tabla nueva en el cuadro Nombre de la tabla (Table Name) y, a continuación, seleccione si desea crear una tabla vinculada, una tabla vacía [haga clic en Estructura solamente (Structure Only)] o si desea mantener también los datos de la tabla vinculada [haga clic en Estructura y datos (Structure and Data)].

182

Propagación de propiedades de campo Ahora en Access 2003, cuando se modifica una propiedad de campo heredada en la vista Diseño de tabla (Table Design), los usuarios tienen la opción de actualizar esa propiedad de todos o algunos de los controles enlazados a ese campo. Anteriormente, los desarrolladores tenían que recorrer todos los objetos relacionados y establecer la propiedad manualmente. Con esta nueva función la propiedad se modifica solamente en un lugar, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de olvidar actualizar un objeto. Siempre que se modifica una propiedad de campo heredada desde la vista Diseño de tabla, aparece la etiqueta inteligente Opciones de actualización de propiedades (Property Update Options), que ofrece al usuario la opción de actualizar esa propiedad en todos los lugares en los que se utilice ese campo.

Propague la propiedad de todos o algunos de los controles enlazados a un campo heredado. Cómo propagar las propiedades heredadas 1. Si se cambia el valor de una propiedad heredada, el botón Opciones de actualización de propiedades (Property Update Options) aparece junto al nombre de la propiedad. 2. Haga clic en el botón Opciones de actualización de propiedades (Property Update Options). 3. Haga clic en el comando Actualizar (Update).

183

Glosario de XML Documento inteligente: solución basada en Word 2003 o Excel 2003 que combina una estructura XML subyacente con código personalizado a fin de habilitar acciones especiales en el documento. Las acciones se basan en el lugar donde se sitúa el cursor dentro del documento y pueden incluir información de ayuda contextual, recuperación de datos, acciones de formato, etc. Espacio de nombre: un espacio de nombre XML es una colección de tipos de elemento y nombres de atributo que se identifican por el nombre del espacio de nombre XML único del que forman parte. Esquema XML: archivos XML válidos empleados para definir la estructura de otros archivos XML. Etiquetas inteligentes: iconos de la interfaz de usuario que reconocen datos de forma dinámica y presentan a los trabajadores de la información acciones basadas en esos datos. Manifiesto de solución: archivo XML que describe las ubicaciones y comportamientos de los archivos de componente de una solución determinada. XML correcto: XML que tiene etiquetas de principio y final precisas y relaciones de contención adecuadas; es decir, cumple la especificación XML de Worldwide Web Consortium (W3C). XML válido: documento XML con elementos y atributos que coinciden con la estructura lógica y los tipos de datos definidos en un esquema particular. XML: el lenguaje de marcado extensible (Extensible Markup Language) es un lenguaje de definición de metadatos empleado para describir datos en un formato estructurado abierto. XPATH: lenguaje de consulta XML empleado para extraer fácilmente elementos y datos de documentos XML complejos. XSD: archivo de definición de esquemas XML. XSL: lenguaje de hoja de estilos extensible. XSLT: archivos de transformación de hoja de estilos extensible (Extensible Stylesheet Transform) que se emplean para convertir el formato o el contenido de los archivos XML existentes.

184

Apéndice

Tabla de nuevas funcionalidades de las ediciones Office 2003 respecto a versiones anteriores Comparación de versiones con Office 2003 ¿Sigue ejecutando una versión anterior de Microsoft Office? Vea todo lo que se está perdiendo por no actualizar a Office 2003. Compare las características y ventajas de Office 2003 con su versión en las siguientes áreas: • Conectar personas • Conectar información • Conectar procesos empresariales

Colaborar en documentos con miembros del equipo Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Áreas de documentos Simplifique el proceso de trabajar con otros para colaborar en la creación, modificación y revisión de archivos mediante las Áreas de documentos disponibles en la mayoría de los programas de Office 2003. Las Áreas de documentos son depósitos centralizados basados en el Web que proporcionan archivos, tareas y listas de vínculos y miembros del equipo, y son accesibles mediante el panel de tareas Área de trabajo compartida.¹ Datos adjuntos compartidos Envíe datos adjuntos en Microsoft Outlook® y los destinatarios podrán elegir entre abrir una copia local con la que trabajar o consultar el área de trabajo compartida para buscar y descargar una versión más actual.¹ Panel de tareas Área de trabajo compartida Busque versiones actualizadas de archivos, vea si los miembros del equipo están conectados, vea vínculos y archivos relacionados, y vea propiedades de archivos. Puede recibir una alerta de correo electrónico cuando se produzca un cambio en alguno de los elementos del área de trabajo compartida. Al realizar una actualización en el panel de tareas Área de trabajo compartida, el cambio se lleva a cabo automáticamente en el área de trabajo compartida.¹

Conocimiento de presencia en línea No hay necesidad de abandonar Office 2003 para saber si un miembro del equipo está en línea y puede conversar con él Accesible en la rápidamente. La información de presencia en línea está mayoría de los disponible en Outlook y en el panel de tareas Área de trabajo programas de compartida.¹ Office 2003

185

Integración con Windows SharePoint Services

Cree un sitio de intranet del equipo y, después, cargue archivos con el explorador o con la mayoría de los programas de Office 2003. La integración con Microsoft Windows® Incluida en SharePoint™ Services le permite utilizar el panel de tareas FrontPage Área de trabajo compartida, las Áreas de documentos y los 2002 datos adjuntos compartidos.¹ Intercambiar información de contactos Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Contactos compartidos Comparta contactos con otros usuarios para asegurar que los miembros del equipo disponen de los contactos que necesitan para comunicarse con personas y llevar sus proyectos. Designe quién puede compartir contactos. También puede ver los contactos de Windows SharePoint Services en el calendario de Outlook.¹ Organizar reuniones y eventos Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Áreas de reuniones Planee y organice reuniones mediante el uso compartido de agendas, elementos visuales, vínculos a documentos, listas de asistentes y demás documentación en una ubicación centralizada.¹

Calendarios compartidos Utilice Outlook para hacer más fácil la programación de reuniones. Puede utilizar sus propios programas (por ejemplo, los calendarios de trabajo y personales), calendarios de Windows SharePoint Services¹ o calendarios de otros usuarios que le hayan concedido permiso para ver su calendario. Incluso puede abrir y ver datos del calendario y de contactos en áreas de trabajo compartidas.

Eventos Los miembros del equipo pueden utilizar esta ubicación central para agregar y almacenar información acerca de eventos y, después, exportar dicha información directamente a un calendario de Outlook.

Compartir información de disponibilidad con Outlook Utilice Outlook para programar reuniones con personas que no comparten un servidor de Microsoft Exchange al proporcionar información de disponibilidad a través de Internet. Administrar la producción de documentos Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Restricciones de edición en Word Bloquee partes de los documentos de Word para impedir que alguien modifique su trabajo. Puede permitir que los revisores realicen cambios, pero sólo si activan las marcas de revisión. O bien, puede aplicar el atributo de sólo lectura a todo el documento con partes clave que determinados usuarios puedan editar.

186

Restricciones de formato en Word Impida que otros usuarios cambien los estilos y el formato para que los documentos que envíe conserven el formato que deseaba aplicar.

Enviar para revisión Asigne funciones a todos los usuarios que participen en un ciclo de revisión, a la vez que proporciona automáticamente las herramientas correctas para cada revisor. Al avanzar el proceso de revisión, los cambios se pueden combinar de forma sencilla con el archivo original.

Comparar y combinar Combine comentarios y revisiones de varios revisores en una sola versión de un archivo y acepte o rechace los cambios propuestos.

Mejoras de marcado Los cambios realizados en archivos de Microsoft Word y Microsoft PowerPoint® aparecen en el margen derecho de los archivos. Puede identificar revisiones y comentarios de los revisores sin complicar el archivo original o afectar al diseño. Controlar el acceso a información vital de la empresa Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Administración de derechos de información (IRM) Mantenga la privacidad de la información mediante la protección de los mensajes de correo electrónico y archivos de la copia, reenvío o impresión no autorizados con las funciones de administración de derechos de información (IRM, Information Rights Management) en Word 2003, Outlook 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office PowerPoint 2003.²

Nota: Office Professional 2003 le permite crear contenido protegido con IRM y conceder a otros usuarios los derechos de acceso y modificación de los archivos o mensajes de correo electrónico. Con Microsoft Office Standard Edition 2003, puede leer archivos y mensajes de correo electrónico protegidos mediante IRM; con los permisos, también puede modificarlos. Fecha de caducidad de los documentos Utilice IRM para establecer una fecha de caducidad en los archivos tras la cual otros usuarios no puedan verlos o cambiarlos.² Plantillas de directivas organizativas de IRM Cree plantillas personalizadas que protejan los archivos conforme a las preferencias de la organización. Por ejemplo, puede utilizar una plantilla "confidencial" para crear archivos que no se deban imprimir, reenviar o copiar.² Visor de IRM Los destinatarios de los archivos pueden utilizar un visor especial para ver archivos protegidos con la funcionalidad IRM incluso si no disponen del programa con el que se crearon.

187

Firmas digitales Firme digitalmente archivos completos en Office 2003. Con las firmas digitales, sabrá si un archivo procede de un origen de confianza o si ha sido alterado.

Cifrado de contraseña de archivos Word y Excel ofrecen mejoras en la seguridad de las contraseñas con la incorporación del estándar Microsoft CryptoAPI. PowerPoint también incluye cifrado de Protección contraseñas. simple de contraseñas sin cifrado ¹ Requiere Windows Server 2003 con Windows SharePoint Services. ² Requiere Windows Server 2003 con funcionalidad IRM, o acceso a un servicio Web que admita IRM.

Aliviar la sobrecarga de correo electrónico Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Vista Diseño de lectura La nueva vista Diseño de lectura de Word facilita la lectura de los documentos. Optimiza el documento para su lectura en la pantalla, lo que incluye texto de mayor tamaño, líneas más cortas y páginas que se ajustan exactamente a la pantalla.

Notificación de correo electrónico Mediante anuncios emergentes se le informa inmediatamente de la llegada de nuevos mensajes de correo electrónico, con independencia del programa que esté utilizando.

Panel de lectura de correo electrónico En Outlook 2003 se facilita la lectura de los mensajes de correo electrónico, especialmente los de mayor extensión. El Panel de lectura se ha trasladado a la parte derecha de la pantalla para mostrar el doble de contenido y reducir la necesidad de desplazarse al leer los mensajes.

Bloquear mensajes de correo electrónico dudosos Outlook 2003 ayuda a detener los mensajes entrantes que contengan virus. Puede elegir cuándo cargar contenido HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto) en un mensaje de correo electrónico e impedir que los datos adjuntos no solicitados se comuniquen con sus servidores, lo que ayuda a proteger la privacidad.

Mejora del filtrado de correo no deseado Impida que los mensajes de correo electrónico no deseado abarroten la Bandeja de entrada de Outlook. Las mejoras de los filtros de correo no deseado evolucionan con el uso al aprender de los mensajes que se guardan y eliminan. Organizar la bandeja de entrada de correo electrónico Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Organizar por conversación Organice la Bandeja de entrada por conversación para ver todos los mensajes de un tema en particular convenientemente agrupados. Incluso puede mover o eliminar rápidamente conversaciones enteras.

188

Marcas rápidas Marque los mensajes por prioridad o limitaciones temporales, y luego búsquelos en la carpeta donde se encuentren. Ya no tiene que guardar los mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada para recordarle los elementos de acción. Carpetas de búsqueda Guarde los resultados de búsquedas en Outlook 2003 como Carpetas de búsqueda a las que puede tener acceso rápidamente en lugar de tener que repetir la búsqueda cada vez. Almacene los mensajes de correo electrónico resultantes en cualquier carpeta y obtenga acceso a ellos con rapidez.¹ Ahorrar tiempo con herramientas Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Panel de tareas de referencia Utilice el panel de tareas de referencia para integrar en Office 2003 diccionarios electrónicos, diccionarios de sinónimos, sitios de referencia en línea e información empresarial propietaria para facilitar la búsqueda de información e incorporarla a su trabajo.²

Servicios de Microsoft Office Online Office 2003 ofrece servicios en línea mejorados. Los servicios de Microsoft Office Online son más eficaces, están mejor integrados, cuentan con una interfaz en línea mejorada y se encuentran disponibles sin dificultades en los programas de Office.³

Mejoras de la Ayuda Obtenga acceso a la Ayuda y recursos en línea útiles en Microsoft Office Online Assistance en el sitio Web de Office Online, donde encontrará artículos e información que se actualizan periódicamente.

Paneles de tareas Obtenga acceso a tareas importantes en una sola ubicación con los paneles de tareas. Realice búsquedas, abra archivos, vea el Portapapeles de Office, dé formato a documentos y presentaciones, descargue plantillas y lleve a cabo otras tareas. Mejoras específicas de las aplicaciones Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Integración de listas de Excel 2003 con Windows SharePoint Services Ahorre tiempo utilizando Excel con Windows SharePoint Services; seleccione rangos de datos en hojas de cálculo de Excel para crear listas en sitios creados con Windows SharePoint Services.4

Mejoras de funciones estadísticas en Excel 2003 Excel aprovecha su compromiso con el análisis numérico confiable y preciso para introducir mejoras en detección de colinealidad, cálculos de suma de desviaciones cuadradas, distribuciones normales y funciones de distribución de probabilidad continua.

189

Empaquetar para CD-ROM de PowerPoint Exporte al disco duro una presentación de PowerPoint y todos los gráficos y archivos de audio y vídeo asociados, y luego cópielos en un CD mediante la unidad de grabación de CD- ROM. Cuando el destinatario inserte el CD en su unidad de CD-ROM, la presentación se iniciará automáticamente en modo de presentación con diapositivas mediante el Visor de PowerPoint. Compatibilidad con etiquetas inteligentes en PowerPoint PowerPoint 2003 admite etiquetas inteligentes, que son botones que aparecen cuando se necesitan (por ejemplo, cuando se pegan datos) para proporcionar opciones para completar una tarea rápidamente.

Mejoras en la compatibilidad multimedia de PowerPoint PowerPoint 2003 admite formatos de vídeo adicionales y reproducción de vídeo a pantalla completa.

Mejoras en Access 2003 Realice copias de seguridad de motores de base de datos de Microsoft Jet en Microsoft Office Access 2003, utilice la compatibilidad con etiquetas inteligentes para corregir entradas cuando están activados los escenarios de autocorrección y haga un seguimiento de forma sencilla de los objetos dependientes al cambiar el nombre de los objetos o eliminarlos. Mejora del rendimiento y la administración Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Almacenamiento en caché local en Outlook 2003 Con el almacenamiento en caché local se descarga toda la información necesaria en el equipo a medida que se recibe, de forma que los problemas de rendimiento de la red no le afecten. 5

Mejoras en el rendimiento de conectividad de Outlook Outlook permanece conectado incluso cuando se alterna entre conexiones de red, lo que facilita la posibilidad de cambiar entre el trabajo en la oficina y de forma remota al adaptarse a la disponibilidad de ancho de banda. También puede elegir cuándo descargar mensajes de gran tamaño, cuándo sincronizar la Bandeja de entrada y el dispositivo móvil, y otras formas de mejorar la forma de trabajar en diferentes redes.

Recuperación de documentos En el caso de producirse un error en un programa, PowerPoint, Word, Excel y Access pueden ayudarle a guardar el archivo en el que esté trabajando en ese momento.

Compatibilidad del formato de archivo Con la compatibilidad con versiones anteriores entre Office 2003, Office XP, Office 2000 y Office 97 (a excepción de Access 97), los usuarios de cualquiera de las cuatro versiones pueden compartir archivos sin dificultades. Access 2003 utiliza el formato de archivo de Access 2000 de forma predeterminada.

190

Trabajar con movilidad Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Compatibilidad de entrada manuscrita digital con Tablet

PC Si utiliza un Tablet PC, puede utilizar un dispositivo de entrada de tipo lápiz para crear anotaciones en los archivos con su propia escritura manual. Puede tomar notas o enviar comentarios a otros usuarios.

Integración de escritura manual con los dispositivos móviles Las notas que tome en un equipo portátil se pueden cargar como texto en los programas de Office. Puede escribir directamente en Word y guardar su trabajo como un documento manuscrito o convertirlo en texto o caracteres de teclado. ¹ Las Carpetas de búsqueda requieren una conexión a Exchange. ² Algunas de las funciones del panel de tareas de referencia requieren una conexión a Internet. ³ Office Online requiere una conexión a Internet. 4 Requiere Windows Server 2003 con Windows SharePoint Services. 5 El almacenamiento en caché local requiere Exchange Server 2003.

Aprovechar información de los programas que se utilizan con más frecuencia Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003 Paneles de tareas programables El Lenguaje de marcado extensible (XML, Extensible Markup Language) permite que los desarrolladores creen soluciones que incorporen información de una gran variedad de orígenes en archivos de Word, Excel y Access. Los programas de Office 2003 pueden automatizar prácticamente cualquier tarea implicada en la creación de archivos, como informes, hojas de cálculo y formularios. Puede personalizar archivos y paneles de tareas para integrarlos con otros programas u orígenes de datos XML. Compatibilidad con XML en Word Word 2003 admite XML como formato de archivo nativo, lo que le permite abrir documentos empresariales que contengan datos XML en su propio esquema y, después, trabajar con ellos como con cualquier otro documento. Además, puede guardar y abrir archivos XML en Word 2003 para integrarlos con datos empresariales clave de la organización. Herramienta de asignación visual de Excel Utilice la herramienta de asignación visual de Excel para asignar un esquema XML especificado por el usuario a las celdas de una hoja de cálculo de Excel.

191

InfoPath 2003 Utilice Microsoft Office InfoPath™ 2003 para agilizar y controlar la recopilación de información que el equipo o la organización pueden reutilizar entre procesos y organizaciones. InfoPath ofrece compatibilidad con XML, servicios Web XML y esquemas XML personalizados. Puede utilizar funciones de creación avanzada y validación integrada en un entorno WYSIWYG (What You See Is What You Get, Lo que se ve es lo que se obtiene). InfoPath 2003 está disponible en Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003. Lea la Información general de InfoPath 2003.

Compatibilidad con el estándar del sector XML Mediante la compatibilidad con XML, el estándar del sector,

las aplicaciones de Office 2003 pueden comunicarse con sistemas de fondo y formatos muy diferentes para compartir En Excel y los datos en tiempo real. La compatibilidad con XML en Word, Access En Word, Excel y Access agiliza el proceso de obtener acceso y capturar Excel la información entre equipos de usuarios y sistemas de fondo, y Access desbloquear la información oculta y permitir la creación de soluciones empresariales integradas en la organización y entre los socios. Personalizar los programas de Office Función Office 97 Office 2000 Office XP Office 2003

Etiquetas inteligentes Las etiquetas inteligentes son un conjunto de botones compartidos entre diferentes aplicaciones de Office que aparecen cuando se necesitan (por ejemplo cuando se pegan datos o se comete un error en una fórmula de Excel) para proporcionar opciones para llevar a cabo una tarea rápidamente. Las etiquetas inteligentes también están disponibles ahora en PowerPoint 2003.

Etiquetas inteligentes extensibles PowerPoint 2003, Outlook 2003 y Access 2003 admiten etiquetas inteligentes de otros fabricantes y personalizadas para incorporar información relevante en su trabajo. ¹ Requiere Windows Server 2003 con Windows SharePoint Services. ² Requiere Windows Server 2003 con funcionalidad IRM, o acceso a un servicio Web que admita IRM.

192