Dnr A 5 3482/06 Digital arkivering vid Göteborgs universitet Utredning rörande förekomst av allmänna handlingar i digitala format samt förslag till modell för bevarande Version: 2006-09-13 Sammanställd av universitetsarkivarie Christer Johansson 1 Dnr A 5 3482/06 Innehåll SammanfattningSammanfattning................................................................................................................................................................................................................... ..................... 444 Bakgrund och förutsättningar ................................................................................... ................................ ............................................. 888 Bakgrund.....................................................................................................8 Syfte och mål ..............................................................................................8 Frågeställning och genomförande...............................................................8 Avgränsning................................................................................................9 Definitioner.................................................................................................9 Lagstiftningens krav .................................................................................11 Riksarkivets föreskrifter och allmänna anvisningar .................................11 Erfarenhet av digital långtidslagring vid GU............................................14 Elektronisk publicering vid Universitetsbiblioteket .............................14 Svensk samhällsvetenskaplig datatjänst ...............................................14 Språkvetenskaplig databehandling vid Institutionen för svenska språket...................................................................................................15 Informationshämtning från andra projekt och verksamheter rörande digital långtidslagring ...............................................................................15 AGDA – Arbetsgruppen för ett gemensamt digitalt arkiv bland svenska universitet och högskolor ........................................................15 REDA – Regionalt digitalt arkiv i Skåne..............................................16 SVEP – Samordning av den svenska högskolans elektroniska publicering ............................................................................................18 LDB – Långsiktigt digitalt bevarande ..................................................19 Arkivering av webbsidor vid Kungliga biblioteket ..............................20 Arkivering av webbsidor vid Högskolan i Borås..................................20 Förekomst av allmänna handlingar i olika digitala format vid GöteGöteborgsborgs universitetuniversitet................................................................................................................................................................................................................... ................................... 212121 Inventeringens genomförande...................................................................21 Något om IT-strukturen ............................................................................21 Förekomst av allmänna handlingar i olika IT-system...............................22 Olika format och medier ...........................................................................23 Rutiner för säkerhetskopiering..................................................................24 Anvisningar för digitalt bevarande ................................................................................... ................................ ........................... 262626 Modell för långsiktigt bevarande..............................................................26 Vad bör bevaras i digital form? ................................................................27 Teckentabeller och filformat.....................................................................27 Medium.....................................................................................................29 Konvertering och migrering......................................................................30 Förvaring...................................................................................................31 Förslag till bevarande av myndighetens webbsidor..................................32 2 Dnr A 5 3482/06 Databasfiler och statistikfiler ....................................................................34 Dokumentation och metadata ...................................................................36 OAIS-modellen.........................................................................................37 Ansvar.......................................................................................................39 Kostnader ..................................................................................................39 Vinster.......................................................................................................39 Fler åtgärder..............................................................................................40 BilagorBilagor................................................................................................................................................................................................................... ............................................. 434343 BILAGA 1: Sammanställning över universitetsgemensamma IT-system som innehåller uppgifter som skall bevaras för framtiden .......................................44 BILAGA 2: Plan för långsiktigt bevarande av digital information vid GU ........49 3 Dnr A 5 3482/06 Sammanfattning Flertalet av de handlingar som upprättas i digital form vid GU bevaras på papper eller lagras enbart i de olika IT-systemen. Därför är det viktigt att se över denna fråga så att myndigheten kan uppfylla lagstiftningens krav vad gäller hanteringen av allmänna handlingar. Risken är annars stor att viktig och värdefull informa- tion försvinner eller förstörs. Undersökningen består av två delar: först en allmän inventering av de digitala handlingar som förekommer vid GU och därefter förslag till anvisningar för be- varande. I sistnämnda del presenteras också en modell för hur den digitala arki- veringen kan organiseras i framtiden. Frågor som undersökningen syftar till att besvara är: Allmän inventering Vilka typer av handlingar förekommer digitalt vid GU? I vilka format och på vilka medier förekommer handlingarna? Hur ser rutinerna för säkerhetskopiering ut? Förslag till bevarande Vilka handlingar måste bevaras och vilka får gallras efter en viss tid? Vilka format och medier bör eftersträvas vid arkivering? Var bör handlingarna arkiveras fysiskt? Vem ansvarar för att handlingarna dokumenteras och bevaras? Vem ansvarar för framtida konverteringar och migreringar? Vem betalar? Det kan i stort konstateras att den digitala arkiveringen inte har kommit igång i någon större omfattning vid något av landets lärosäten. Det pågår dock ett antal projekt som rör dessa förhållanden. Ett exempel är AGDA-projektet (14 lä- rosäten i samverkan) som undersöker förutsättningarna för bevarande av forsk- ningsdata. Ett annat exempel är REDA-projektet (Lunds universitet tillsammans med flera lokala verksamheter i Skåne) som arbetar med att skapa ett regionalt digitalt arkiv. Ett annat positivt exempel är Högskolan i Borås, där man har bör- jat bevara lärosätets webbsidor. Vad gäller förekomsten av allmänna digitala handlingar vid GU så förekom- mer denna information i följande typer av system: Forskningsdatabaser/IT-system för bearbetning av forskningsdata IT-system för distansutbildning Administrativa IT-system Myndighetens webbsidor Foto, film och ljud 4 Dnr A 5 3482/06 Handlingarna förekommer i en mängd olika format och på olika medier. Kon- torsdokument förekommer bl.a. i olika MS Office-format samt PDF. Före- kommande databaser är bl.a. Access, FileMaker, DB2 och Excel samt SAS och SPSS för olika statistikprogram. Myndighetens webbsidor förekommer som HTML och bilder som GIF och JPEG. Ett annat vanligt bildformat är TIFF. Därutöver förkommer handlingar också i ett flertal analoga format. Olika typer av medier är optiska skivor och magnetiska band samt hårddiskar. I regel säkerhetskopieras informationen i alla större IT-system vid GU en gång per dygn och uppgifterna bevaras för en period av några veckor upp till fyra månader. Därutöver tas också säkerhetskopior per månad, halvår och år. Denna information bevaras för en tid av upp till ett år. Utbildningsvetenskapliga fakulteten och Handelshögskolan har som ambition att bevara årliga säkerhets- kopior för en längre period. Redan här i sammanfattningen bör det betonas att säkerhetskopiering inte är detsamma som att arkivera digital information. Säkerhetskopiering syftar enbart till att säkerställa att information finns kvar vid driftstopp/systemkrasch motsv. medan digital arkivering handlar om att avgränsa och bevara en viss informa- tionsmängd för framtiden. Varför dessa rutiner tas upp här är för att de om- nämns i Riksarkivets föreskrift RA-FS 2003:2. Vad som måste bevaras i digital form är sådan unik information som förlorar sin funktionalitet vid utskrift på papper. Några exempel på handlingar är: Myndighetens diarium i DIABAS Dokumentation av studieresultat i LADOK Rådata (primärmaterial) i olika forskningsdatabaser Myndighetens webbsidor Beståndet av foto, film och ljud i olika analoga och digitala