AGENDA Rekeningcommissie MRDH maandag 27 mei 2019, 18.00 – 20.00 uur MRDH, Westersingel 12, Rotterdam Een routebeschrijving treft u hier aan. Een broodmaaltijd voor de commissieleden staat vanaf 17.30 uur klaar. 1. Opening en mededelingen 2. Vaststellen verslag 10 december 2018 Bijlage: conceptverslag Rekeningcommissie 10 december 2018 Vraag: U wordt gevraagd het verslag van de Rekeningcommissie van 10 december 2018 vast te stellen. 3. Jaarstukken MRDH 2018 Bijlagen: Concept jaarstukken MRDH 2018, Accountantsrapport, Voortgangslijst openstaande punten aanbevelingen accountant voorgaande jaren, Goedkeurende controleverklaring, Aanbiedingsbrief voorlopige jaarstukken aan gemeenten, Voorstel planning behandeling jaarstukken (cf. vergadering december 2018) Bespreken: a. De concept jaarstukken MRDH 2018 teneinde een verslag inclusief een advies op te stellen aan het algemeen bestuur over de vaststelling van de jaarrekening 2018 van de MRDH. b. Of en op welke wijze het verslag van de Rekeningcommissie in de vergadering van het algemeen bestuur van 12 juli a.s. wordt toegelicht (art. 11 Verordening op de Rekeningcommissie MRDH 2015). Toelichting: De concept jaarstukken MRDH 2018 zijn op 15 april jl. toegezonden aan de leden en van de Rekeningcommissie. De leden zijn in de gelegenheid gesteld om per mail een eerste reactie op de voorlopige jaarstukken kenbaar te maken. Van deze gelegenheid is geen gebruik gemaakt. Ter vergadering wordt een korte toelichting gegeven op de inhoud van deze begroting. Ook de accountant is ter vergadering aanwezig om een toelichting te verzorgen en vragen te beantwoorden. 4. Ontwerpbegroting MRDH 2020 Bijlagen: Ontwerp begroting MRDH 2020, Aanbiedingsbrief start zienswijze ontwerpbegroting MRDH 2020, Infographic begroting 2020, Kadernota MRDH begroting 2020 Vraag: U wordt gevraagd kennis te nemen van de concept ontwerpbegroting MRDH 2020. Pagina 1 van 3 Edocs 59752 Toelichting: Op 27 maart jl. is de zienswijzeprocedure voor de ontwerpbegroting gestart. Ter vergadering wordt een korte toelichting gegeven op de inhoud van deze begroting. 5. MRDH beleidsnota risicomanagement en weerstandvermogen Bijlagen: Ontwerp MRDH beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen, Aanbiedingsbrief start zienswijze ontwerp MRDH beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen Vraag: U wordt gevraagd kennis te nemen van de MRDH beleidsnota risicomanagement en weerstandvermogen Toelichting: Op 27 maart jl. is ook de zienswijzeprocedure voor de MRDH beleidsnota risicomanagement en weerstandvermogen gestart. Ter vergadering wordt hierop een korte toelichting gegeven. 6. Vaststellen brief aan het algemeen bestuur (AB) invulling rekeningcommissie n.a.v. aanbeveling Stuurgroep Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling (GR) MRDH Bijlagen: conceptbrief AB, verslag delegatie rekeningcommissie 8 april jl. inclusief twee bijlagen (memo ter voorbereiding bijeenkomst 8 april en verordening rekeningcommissie MRDH 2015) Vraag: a. In te stemmen met bijgaande conceptbrief aan het AB over de invulling van de aanbeveling Stuurgroep Evaluatie GR MRDH met betrekking tot het beter in positie brengen van de rekeningcommissie. b. Naar aanleiding van de tweede optie ‘Inhoudelijke presentaties te organiseren, in of voorafgaand aan de vergadering, over onderwerpen waarbij vanuit de rekeningcommissie behoefte is aan meer verdieping’ een groslijst met onderwerpen vast te stellen, waarvoor behoefte is aan extra verdieping. In overleg met de (plaatsvervangend) voorzitter wordt voor elke vergadering een onderwerp ter verdere uitdieping vastgesteld. Toelichting Naar aanleiding van de bijeenkomst van de delegatie rekeningcommissie op 8 april jl., is op basis van hetgeen is besloten over de invulling van de aanbeveling van de Stuurgroep Evaluatie MRDH een conceptbrief aan het AB gemaakt. Deze brief ligt nu ter bespreking voor. Na instemming van dan wel aanpassing door de rekeningcommissie met deze brief aan het AB, ontvangt de stuurgroep evaluatie GR MRDH daarvan een afschrift. Daarmee is deze actie afgerond. In het verslag is ook de invulling van optie 2 besproken. Vraag b is hier een concrete uitwerking van. 7. Volgende vergadering 9 december 2019 Vaststellen volgende bijeenkomst Rekeningcommissie MRDH in december 2019. Voorgesteld wordt 9 december 2019 bijeen te komen onder meer ter bespreking van de Pagina 2 van 3 managementletter interim controle 2019, bestuur rapportages en planning jaarstukken 2019. 8. Rondvraag U kunt uw eventuele inhoudelijke vragen die u bij de rondvraag wilt stellen van te voren mailen aan [email protected] Pagina 3 van 3 VERSLAG Rekeningcommissie MRDH openbare vergadering, maandag 10 december 2018, 18.00 – 19.00 uur MRDH, Westersingel 12, zaal A Rotterdam Aanwezig Albrandswaard J.G. Ram-van Mourik Pijnacker-Nootdorp J.W.W. Maas Barendrecht W.J. Reijnders Ridderkerk E.M. Piena Brielle H.S.A. Abrahams (plv) Rijswijk R.J. de Vries Capelle aan den IJssel M.G. Jaliens Rijswijk E. Woudstra Delft T. Fons (plv) Rotterdam G.J.M. Vreugdenhil (plv) Krimpen a/d IJssel R.M.A. Barkey Schiedam H.J.A. Feelders Maassluis C.M.P..’t Hart Vlaardingen L.W.M. Claessen Midden-Delfland A. van den Berg(plv) Westland P.D. Immerzeel Nissewaard F.W.O van Boven Westland W.H. de Zoete-van der Nissewaard G. de Vries (plv) Hout (plv) MRDH M. Elfers, E. Fokkema, M. Vollering, J. Versteeg (verslag) Verhinderd met afmelding Brielle J.J. ‘t Mannetje Rijswijk C. Dolmans Rotterdam D.P.A. Tak Gasten Dhr. G.L. Vleugels (Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag) 1. Opening en mededelingen De heer Elfers, technisch voorzitter, opent 18 uur de vergadering. Dhr. Elfers, secretaris van de Rekeningcommissie, treedt deze vergadering op als technisch voorzitter tot bij agendapunt twee een (waarnemend) voorzitter is benoemd. De heren Tak, t Mannetje en Dolmans zijn met berichtgeving van verhindering afgemeld. Er zijn geen verdere mededelingen. De heer Elfers attendeert de aanwezigen op de ingekomen en uitgaande stukken; het advies op de jaarstukken 2017 van de Rekencommissie MRDH en de reactie hierop van het Algemeen Bestuur MRDH. Er zijn hierover geen opmerkingen. 2. Benoemen voorzitter Op grond van artikel 3 van de Verordening Rekeningcommissie MRHD 2015 wijst de commissie uit haar midden een voorzitter en een waarnemend voorzitter aan. Dhr. Elfers meldt dat niemand zich heeft gemeld naar aanleiding van de oproep hiertoe, die op 22 november per email is verstuurd. Desgevraagd blijkt ook ter vergadering niemand bereid zich hiervoor beschikbaar te stellen. Dhr. Elfers vraagt iedereen deze oproep te heroverwegen voor een volgende vergadering. Iedereen is akkoord met het voorstel dat de heer Elfers de hele vergadering het technisch voorzitterschap op zich neemt. 3. Vaststellen verslag 28 mei 2018 Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 4. Deelname stuurgroep follow up tussentijdse evaluatie gemeenschappelijke regeling (GR) MRDH De heer Elfers licht kort het proces van de evaluatie GR MRDH toe. Pagina 1 van 3 De Stuurgroep Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH verzoekt de Rekeningcommissie de stuurgroep te voeden met voorstellen om invulling te geven aan de aanbeveling uit genoemde evaluatie, om de Rekeningcommissie meer in positie te brengen. Hiertoe wordt gevraagd welke leden belangstelling hebben om dit het eerste kwartaal van 2019 vorm te geven. Naar aanleiding van dit verzoek geven de volgende rekeningcommissieleden hieraan gevolg: Gemeente Westland: P.D. Immerzeel Gemeente Rotterdam: G.J.M. Vreugdenhil Gemeente Barendrecht: W.J. Reijnders Gemeente Brielle: H.S.A. Abrahams Toegezegd wordt naar aanleiding van de bijeenkomst een beknopt verslag te maken en tussentijds naar alle leden van de Rekeningcommissie te sturen (actie MRDH). 5. Interim controle en stand van zaken verbeteracties De heer Vleugels, accountant van de Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag, stelt zichzelf kort voor en licht zijn rol m.b.t. interim controle toe. Hij geeft aan dat het overzicht van de MRDH een juist beeld geeft van de stand van zaken. Vier punten wil hij nader belichten: 1. Het planningsoptimisme i.r.t. de BDU, liquiditeitspositie en de baten en lasten (bestedingsbegrippen). Het is van belang dat de MRDH zowel de inhoudelijke projectvoortgang als de daarbij behorende kasstromen goed volgt, zeker gezien het verwachte tekort op de BDU middelen. Onder meer wordt hier het volgende over opgemerkt/gevraagd: De heer Vreugdehil (gemeente Rotterdam) geeft aan dat dit eerder is gesignaleerd: baten, lasten, kosten en opbrengsten moeten beter matchen; de liquiditeitspositie moet beter in de gaten worden gehouden. De heer Elfers licht toe dat er een bewuste keuze is gemaakt om de periode met een negatief eindsaldo op de BDU middelen te verkleinen tot 3 jaar (gelijk aan de termijn die de provincie als toezichthouder toestaat). Dit was 9 jaar. Er wordt op gestuurd om binnen deze 3 jaar te blijven. De heer Van Boven (gemeente Nissewaard) vraagt waarom het rijk de BDU niet aanvult. De heer Elfers geeft aan dat dit een gegeven is. De structurele kosten van beheer en onderhoud openbaar vervoer nemen echter wel toe. Dit is ook een reden waarom de MRHD in overleg met het rijk gaat. Dhr Piena (gemeente Ridderkerk) vraagt de accountant een reflectie m.b.t. de snelheid waarmee de MRDH het door hem gesignaleerde planningsoptimisme aanpakt. De accountant geeft aan dat de krappe bezetting en de relatief nieuwe organisatie hier mede debet aan is. Tevens geeft hij aan dat hij in zijn rol op risico’s attendeert en niet op de aanpak van het management. 2. Het inkoopproces wordt vrij goed beheerst.