Relatório SAESP do Relatório do III Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos realizado em 3 de junho de 2004 com municípios da região do Vale do Paraíba e Litoral Norte Paulista 1. Justificativa do evento No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo do Estado e o Ministério Público Estadual, formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica , em 30 de agosto de 2000 1, o SAESP, comprometido com a defesa e a preservação do patrimônio arquivístico público do Estado de São Paulo e respeitando a completa autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais, o Arquivo do Estado de São Paulo realizou, em 3 de junho do corrente ano, o III Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos. Este terceiro encontro consolidou mais uma etapa do “Programa de Institucionalização e Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo” , iniciado em 2003, que tem como objetivo oferecer fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos Públicos Municipais e a implantação de políticas municipais de gestão documental . O I Encontro sobre Gestão Documental Pública , realizado em São Paulo, em 24 de outubro de 2003, reuniu 36 municípios da região da Grande São Paulo, totalizando a expressiva presença de 88 agentes municipais . O II Encontro sobre Gestão Documental Pública , realizado em Campinas, em 27 de abril de 2004, contou com a presença da Prefeita da cidade de Campinas e reuniu 34 municípios da região de Campinas, totalizando a expressiva presença de 116 agentes municipais. Em âmbito municipal, a criação de arquivos e a implantação de políticas de gestão documental configuram-se como questões de natureza técnica e do mais elevado interesse público. Portanto, para realização do III Encontro o Arquivo do Estado firmou uma parceria com a Prefeitura Municipal de São José dos Campos e com a Secretaria Municipal de Administração de São José dos Campos no 1 Publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000. sentido de sediar o evento e providenciar a contratação de serviço de sonorização. A equipe organizadora do evento foi composta por funcionários do Arquivo do Estado de São Paulo , Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP ; Camila Brandi de Souza, membro da equipe do SAESP , Ilka de Sousa Magari, Chefe do Setor de Administração, contamos também com os funcionários da Secretaria Municipal de Administração de São José dos Campos, Sérgio tarzia, Odete Pinto Ferreira Costa, Nilse Mara Mendes Eugênio e Roberta Sattelmayer Lameiro (Cerimonial) . O Ofício Circular Interinstitucional/2004, de 6 de maio de 2004, encaminhado aos Prefeitos e aos Presidentes das Câmaras Municipais, solicitava que cada Município da região administrativa do Vale do Paraíba e Litoral Norte Paulista designasse 2 representantes do Executivo Municipal e 1 representante da Câmara Municipal para participarem do evento, na condição de agentes multiplicadores. Em resposta aos ofícios, 24 Municípios encaminharam representantes, totalizando a expressiva presença de 185 agentes municipais neste III Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública. A solenidade de abertura teve início às 9 horas com a presença do Excelentíssimo Senhor Prefeito de São José dos Campos, Emanuel Fernandes, da Senhora Secretária de Administração do Município de São José dos Campos, Marina de Fátima de Oliveira, do Senhor Edmundo Carlos de Andrade Carvalho, Presidente da Fundação Cultural Cassiano Ricardo, da Promotora de Justiça do Estado de São Paulo, Dr.ª Jaqueline Lorenzetti Martinelli, do Promotor de Justiça da Comarca de São Luiz do Paraitinga, Manuel Sérgio da Rocha Monteiro, da profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP, e da Coordenadora do Conselho Gestor do Sistema de Arquivos de São José dos Campos, Odete Pinto Ferreira Costa. 2. Conteúdo programático do evento (palestras): • Patrimônio documental e cidadania , proferida por Jaqueline Lorenenzetti Martinelli , Promotora de Justiça - Ministério Público do Estado de São Paulo; • O Instituto do Inquérito Civil: Estudos de Casos , proferida por Manuel Sérgio da Rocha Monteiro, Promotor de Justiça da Comarca de São Luiz do Paraitinga - Ministério Público do Estado de São Paulo; • Gestão documental pública: fundamentos legais, proferida por Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP; • Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e perspectivas, proferida por Ieda Pimenta Bernardes, Camila Brandi de Souza e Luciana Pontes Rodrigues de Lima Ichikava, técnicas do SAESP; • Os Arquivos Municipais e o aperfeiçoamento de políticas públicas , proferida por Daíse Apparecida Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais e membro do Conselho Internacional de Arquivos; • Primeiros passos da implantação de Gestão Documental Pública em São José dos Campos , proferida por Odete Pinto Ferreira Costa, Coordenadora do Conselho Gestor do Sistema de Arquivos de São José dos Campos, e Nadia Kojio; e • Arquivos Municipais e documentos públicos: problemas de jurisdição arquivística , proferida pela Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo, Professora da FFLCH/USP e Vice-Diretora da Associação de Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP). 3. Material fornecido aos participantes Para subsidiar a ação pedagógica do SAESP junto às administrações municipais foi distribuída, no início do evento, a cada um dos participantes, uma pasta com: Apostila contendo: - minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal; - minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal; - Resumo das palestras proferidas no III Encontro. CD-Rom contendo: • compilado da legislação arquivística federal, estadual e municipal; • manuais técnicos da área arquivística do Projeto “Como Fazer”; • recomendações do CONARQ para a construção de arquivos; • versão eletrônica da apostila. Ao final do evento, o SAESP distribuiu os certificados de participação 4. Caracterização dos participantes Participação dos Municípios da grande São Paulo no III Encontro Paulista Municipios presentes 62% Municipios ausentes 38% Especificamente, participaram do III Encontro 166 representantes de 21 Prefeituras e 19 representantes de 9 Câmaras Municipais. Câmaras Prefeituras Municipais presentes presentes 54% 23% Câmaras Prefeituras Municipais ausentes ausentes 46% 77% ° Compareceram ao encontro representantes das seguintes Câmaras Municipais: Aparecida, Bananal, Jambeiro, Piquete, Redenção da Serra, Roseira, Santo Antônio do Pinhal, São José dos Campos e Taubaté. ° Compareceram ao encontro representantes das seguintes Prefeituras: Aparecida, Arapeí, Bananal, Campos do Jordão, Caraguatatuba, Cruzeiro, Jacareí, Jambeiro, Lagoinha, Lorena, Paraibuna, Pindamonhangaba, Piquete, Queluz, Redenção da Serra, Santa Branca, São José dos Campos, São Luiz do Paraítinga, São Sebastião, Taubaté e Ubatuba.. ° Não encaminharam nenhum representante os seguintes municípios: Areias, Caçapava, Cachoeira Paulista, Canas, Cunha, Guaratinguetá, Igarata, Ilhabela, Lavrinha, Monteiro Lobato, Natividade da Serra, Potim, São Bento do Sapucaí, São José do Barreiro, Silveiras e Tremembé. Caracterização dos participantes do III Encontro Paulista Representantes de Prefeituras 90% Representantes de Câmaras Municipais 10% 5. Dificuldades da equipe organizadora: As principais dificuldades encontradas durante a organização do evento foram: V gerenciar todas as ações necessárias para garantir a efetiva presença dos representantes das Prefeituras e Câmaras Municipais, bem como controlar e monitorar as inscrições; e V a articulação entre o SAESP e os profissionais responsáveis pela contratação e pagamento de serviços terceirizados. 6. Avaliação do evento pelos participantes Os gráficos abaixo enumerados representam a sistematização dos dados obtidos nas fichas de avaliação preenchidas pelos participantes do III Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos. 1. No geral, o Encontro: 2. Avalie a qualidade do atendimento: Superou as expectativas Bom 21% Correspondeu 95% às expectativas 76% Regular 5% Ficou abaixo das expectativas 3% 3. Avalie a qualidade da 4. Avalie a qualidade do material divulgação: oferecido: Bom 46% Regular Bom 49% 82% Regular 18% Ruim 5% 5. Avalie a qualidade dos recursos 6. Avalie a qualidade do auditório: audiovisuais: Bom Bom 61% Regular 69% Regular 30% 31% Ruim 9% 8. A carga horária foi: 7. O dia e horário do Encontro são adequados? Adequada 59% Sim 99% Parcialmente adequada Excessiva 23% 6% Não Insuficiente 12% 1% 9. O conteúdo abordado foi: 10. Avaliação dos conferencistas - uso de recursos didáticos: Adequado 65% Ótimo 56% Regular 43% Muito teórico Ruim 35% 1% 11. Avaliação dos conferencistas - 12. Avaliação dos conferencistas - conhecimentos: motivação: Ótimo Regular Ótimo 54% 10% 89% Regular 43% Ruim Ruim 15% 1% 14. Como classificaria o Encontro em 13. Avaliação dos conferencistas - relação ao seu trabalho? exposição: Não ficou clara aplicabilidade Imediatamente 0% Ótimo aplicável 58% 23% Inaplicável Regular 0% 41% Ruim 15% Parcialmente Aplicável a aplicável longo prazo 11% 66% Relacionamos a seguir as manifestações e sugestões dos participantes: 1. Inversão dos temas das palestras, pois após o almoço seria interessante a palestra mais dinâmica. 2. Gostaria de trabalhar com quem já trabalha com arquivos. 3. A comissão organizadora