INSPIRATIONSMATERIALE DATAUNDERSTØTTET AREALOPTIMERING www.fm3.dk Kommuner arealoptimerer ved hjælp af dataoverblik og henter gevinster Flere kommuner har over de senere år været i gang med at effektivisere og INSPIRATIONSMATERIALET VISER optimere ejendomsområdet. Det skyldes, at kommunernes ejendomme for det første udgør rammerne om hverdagens velfærd, og at de for det andet Kommunerne har forskellige tilgange til at arbejde med data som løftestang repræsenterer en betydelig økonomisk værdi. Kommunerne har med til arealoptimering, og de understøtter processen med forskellige virkemidler. effektiviseringsarbejdet opnået såvel kvantitative som kvalitative gevinster. Kommunerne kan Kommunerne kan understøtte arbejdet med Flere kommuner har i arbejdet med at optimere og effektivisere arbejde med data på forskellige virkemidler, bl.a.: ejendomsområdet særligt sat fokus på arealoptimering. Arealoptimering har tre forskellige niveauer: potentiale til at skabe økonomisk råderum og servicemæssige fordele. • IT-værktøjer • Stamdata • Strategi Kommuner, der arbejder med arealoptimering, forventer typisk 5-10 pct. • Udvidet datasæt • Opbakning fra ledelsen arealreduktion. I dette inspirationsmateriale realiserer enkelte kommuner 1 • Komplet datasæt • Centralisering til 8 mio. kr./årligt med arealoptimering. Det sker ved, at kommunerne • Motivation udnytter kvadratmeterne bedre, øger anvendelsen i tid og hæver kvaliteten • Samarbejde af nogle ejendomme, mens de afvikler andre. • Brugerinddragelse Dette inspirationsmateriale viser, at et systematisk dataoverblik over ejendomsporteføljen udgør et vigtigt element for arealoptimering, og at der DATA GIVER er mange veje til at skabe dette overblik. Et godt dataoverblik over ejendomme og bygninger giver kommunerne mulighed for at prioritere • Bedre overblik og midler til drift og vedligehold rigtigt, opdage arealoptimeringsmuligheder i planlægningshorisont porteføljen samt at afvikle driftstunge ejendomme. • Beslutningsgrundlag til strategisk prioritering Data kan dog ikke stå alene som løftestang til arealoptimering. • Øget kvalitet i de fysiske Inspirationsmaterialet viser, at kommunerne med forskellige virkemidler rammer og såsom organisering, politisk og administrativ opbakning samt bygningsstand brugerinddragelse får projekterne til at lykkes. • Mulighed for arealoptimering Dette inspirationsmateriale sætter fokus på, hvordan kommunerne kan arbejde med data som løftestang til arealoptimering. Inspirationsmaterialet giver desuden konkrete eksempler på, hvordan en række kommuner med forskellige forudsætninger har løftet opgaven. www.fm3.dk Slide 2 Indhold 1. Hvorfor arbejde med data til arealoptimering? Læsevejledning: 1.1 Data er et vigtigt værktøj til prioritering Slide 5 Læs de indledende slides og få konkrete redskaber og anbefalinger til arbejdet 1.2 Arealoptimering skaber råderum Slide 6 med data som løftestang til arealoptimering. 2. Hvordan kan man arbejde med data? Læs derefter de cases, der understøtter de emner, du gerne vil vide mere om. 2.2.1 Hvordan Hvordan kan kan man din kommunearbejde med arbejde data? med data? Slide 8 Casene giver inspiration til at komme videre med arbejdet med data som 2.12.2 DataunderstøttetStamdata er udgangspunkt arealoptimering for at komme i gang SlideSlide 8 9 løftestang til arealoptimering. 2.22.3 HvordanUdvidet data får man giver stamdata? mulighed for at se løsninger i sammenhæng SlideSlide 9 10 2.32.4 HvordanKomplet fårdatasæt man udvidetsom udgangspunkt datasæt? for bæredygtige beslutninger SlideSlide 10 11 Analysedesign: 2.42.5 HvordanLæg en datastrategi får man komplet og kom datasæt? i gang med arealoptimering SlideSlide 11 12 2.52.6 Sådan kan manforskellige udarbejde IT-værktøjer en datastrategi understøtte arbejdet med data SlideSlide 12 13 MUUSMAN-fm3 har i denne undersøgelse telefoninterviewet 20 2.62.7 SådanEksempel: kan manSådan IT kan-understøtte du implementere data datastrategi og IT-værktøj SlideSlide 13 14 kommuner. Ud af de 20 kommuner har MUUSMAN-fm3 udvalgt 8 2.72.8 EksempelSådan kan på data implementeringsplan vedligeholdes SlideSlide 14 15 kommuner, som har arbejdet med at indsamle data for at arealoptimere. 2.82.9 SådanEksempler kan manpå definitioner vedligeholde af data SlideSlide 15 16 Det er de 8 cases, som præsenteres i dette inspirationsmateriale. Det drejer 2.9 Eksempler på beskrivelser og definitioner af data Slide 16 sig om følgende cases: 3. Hvad skal der til for at lykkes med at arealoptimere med data? Kommune Case 3.13. Hvordan Forudsætninger kan man for arbejde resultater med med dataunderstøttet dataunderstøttet arealoptimering? optimering Slide 18 3.1 Hjørnesten for dataunderstøttet arealoptimering Slide 18 3.2 Opbakning giver rygstød til arbejdet med arealoptimering Slide 19 Ballerup Succes med arealoptimering af dagtilbud 3.33.2 SådanDatagrundlag kan en ejendomsstrategiog IT værktøjer blive til SlideSlide 19 20 3.43.3 HandlekraftTværgående og opbakning fokus er nødvendigt for at lykkes SlideSlide 20 21 Favrskov To arealoptimeringsprojekter med afsæt i data 3.53.4 Sådan kan en ejendomsadministrationejendomsstrategi/politik organiseresblive til SlideSlide 21 22 Gladsaxe Arealoptimering af dagtilbudsområdet 3.63.5 SamspilEksempel med på strategiforløbrelevante aktører kan bidrage til gode løsninger SlideSlide 22 23 3.73.6 SådanHandlekraft skabes og samspil fokus imed ejendomsadministrationen organisation og brugere SlideSlide 23 24 3.7 Sådan kan en ejendomsadministration organiseres Slide 24 Kalundborg Udfordring vendt til fremdrift med en strategi 3.8 Organisatorisk medspil Slide 25 Køge Data og IT skaber overblik 4. Hvordan startes og hvordan prioriteres virkemidlerne? 4.4.1 Hvordan Vælg virkemidler starter du ud og fra prioriterer formål og virkemidlerne? udgangspunkt Slide 26 Ringsted Ejendomspolitik som fundament for effektivt udnyttede 4.1 Tre inspirationsscenarier Slide 28 bygninger 4.2Cases Vælg drejebog ud fra dine mål og udgangspunkt Slide 29 Skanderborg Enkel tilgang til indsamling af data og fokus på Cases Side 30 samarbejde Varde Strategiproces med udgangspunkt i data www.fm3.dk Slide 3 1. HVORFOR ARBEJDE MED DATA TIL AREALOPTIMERING? www.fm3.dk 1.1. Data er et vigtigt værktøj til prioritering Kommuner på datarejse Kommunernes arbejde med at indsamle data kan beskrives som en ‘datarejse’, hvor de typisk starter med stamdata, for derefter at indsamle udvidet data og slutteligt komplet data. Hvor avancerede data en kommune skal indsamle afhænger af det ønskede formål. For eksempel giver stamdata et overblik over potentialer for at flytte rundt på funktioner, hvor et komplet datasæt fx giver et overblik over, hvilke bygninger der anvendes optimalt, og som der kan være ræson i at beholde. De tre niveauer kan i virkeligheden være mere overlappende, end figuren nedenfor viser. Læs mere om, hvordan du kan arbejde med de forskellige niveauer på slide 8. Stamdata: Muliggør arbejde med arealoptimering på et grundlæggende niveau ift. løbende tildeling og ift. større rokader. Udvidet datasæt: Muliggør arbejde med arealoptimering, multifunktionelle m² mv. på et avanceret niveau ift. løbende tildeling og både større og mindre rokader. Komplet datasæt: Muliggør arbejde med arealoptimering på detaljeret projektniveau ved bl.a. større rokader. Muliggør fokus på øget anvendelse og kvalitetsudvikling af porteføljen. Dette inspirationsmateriale viser, at kommunerne kan drage fordel af at have et dataoverblik over ejendomsporteføljen for at prioritere i anlægs- og vedligeholdelsesmidler samt at identificere cases til arealoptimering. Kommunerne har dog forskellige udgangspunkter for hvor detaljeret et dataoverblik, de har over deres ejendomsportefølje. De fleste kommuner har etableret et stamdatasæt med oplysninger om total antal brugere, type/anvendelse, brutto m² og ejendomsstand. Opgaven kan gribes an på forskellige måder, fx: >> Køge og Skanderborg har, ved brug af egne medarbejderressourcer samt udgangspunkt i BBR og rengøringsplaner, fået etableret et grundlæggende overblik over porteføljer på ca. 150 ejendomme på 3-6 måneder. Dataoverblikket giver mulighed for at følge udviklingen i porteføljen samt at prioritere midler og optimeringsmuligheder bedre. www.fm3.dk Slide 5 1.2. Arealoptimering skaber råderum Arealoptimering handler om: ▪ Udnyttelse, dvs. hvor mange af bruttoetagemeterne udnyttes rent faktisk i den kommunale serviceproduktion. Ejendomme, der ikke er indrettet optimalt til formålet mv., betyder, at det effektivt udnyttede areal er en del mindre end bruttoarealet. Det giver en optimeringsmulighed. ▪ Anvendelse, dvs. hvor meget af tiden anvendes de tilgængelige kvadratmeter i den kommunale serviceproduktion. Mange kommunale ejendomme anvendes kun i begrænsede tidsrum, og anvendelsesgraden kan potentielt øges, hvis andre brugere kan anvende dem uden for dette tidsrum, eller den fælles anvendelse kan øges. ▪ Kvalitet, dvs. i hvor høj grad er ejendommene egnede til at understøtte den kommunale serviceproduktion effektivt. Et eksempel er, at et godt indeklima fremmer indlæringen i folkeskolen, mens et andet er, at materialevalg og indretning kan have væsentlig betydning for udgiften til rengøring pr. kvadratmeter. www.fm3.dk Slide 6 2. HVORDAN KAN MAN ARBEJDE MED DATA? www.fm3.dk 2.1. Hvordan kan din kommune arbejde med data? Som tidligere beskrevet, er der forskellige niveauer og veje til at indsamle data til arealoptimering. I de følgende slides kan du læse mere om, hvordan man kan arbejde med stamdata, udvidet data samt komplet data. Du kan desuden læse, hvordan tre kommuner har grebet opgaven