BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION Indledning Kravspecifikationen beskriver de minimumskrav og ønsker, der gælder for den udbudte opgave, der skal leveres på adresserne, Værkmestergade 15 & 3-5, 8000 Aarhus C Grøndalsvej 1 & 2, 8260 Viby J Gudrunsvej 78/82, 8220 Brabrand Vejlby Centervej 52, 8240 Risskov Silkeborgvej 622, 8220 Brabrand, eller Knudrisgade 5, 8000 Aarhus C Spanien 19, 8000 Aarhus C (”Lokaliteterne”) Tilbudsgivere skal for både minimumskrav (MK) og ønsker (Ø): • Afkrydse “Er kravene opfyldt” i det relevante felt. • Henvise til den relevante del af tilbuddet, hvoraf en fyldestgørende beskrivelse af opfyldelse/manglende opfyldelse af MK eller Ø fremgår. • Give en fyldestgørende beskrivelse af, hvorfor tilbuddet opfylder - eller ikke opfylder kravene. Beskrivelserne i tilbuddet anvendes i forbindelse med tilbudsevalueringen. Tilbudsgivere opfordres derfor til at være så detaljerede som muligt i deres beskrivelser af de enkelte krav, (simple Ja/Nej svar kan resultere i en lav score). Vær opmærksom på, at et minimumskrav (MK) er et krav, der SKAL opfyldes af tilbudsgiver, for at dennes tilbud kan tages i betragtning (need to have), hvorimod et ønske (Ø) ikke er nødvendigt at opfylde, for at tilbudsgivers tilbud kan tages i betragtning (nice to have). Opfyldelse af ønsker vil indgå i tilbudsevalueringen. Side 2 a f 9 )Ƨ®Ø¨§ Indledning ........................................................................................................................................ 2 1. Generelle krav og ønsker ................................................................................................. 4 1.1 Værkmestergade 3-5, 15, 8000 Aarhus C ....................................................................... 7 1.2 Spanien 19, 8000 Aarhus C ............................................................................................. 8 1.3 Gudrunsvej 78/82, 8220 Brabrand ................................................................................... 8 1.4 Vejlby Centervej 52, 8240 Risskov .................................................................................. 9 1.5 Silkeborgvej 622, 8220 Brabrand (eller Knudrisgade 5, 8000 Aarhus C) ........................ 9 1.6 Grøndalsvej 1 & 2, 8260 Viby J ....................................................................................... 9 Side 3 a f 9 1. Generelle krav og ønsker – gældende for Lokaliteterne Nr. Kravtype Er kravene opfyldt? Beskrivelse af kravets opfyldelse (Skal udfyldes af til- (Skal udfyldes af tilbudsgiver) budsgiver) (Sæt kryds) Ja Nej Delvist 1 Tilbudsgiver skal, i det omfang tilbudsgive er omfattet af lovbekendtgø- MK relse nr. 277 af 3. marts 2010 om vagtvirksomhed, anvende godkendt vagtpersonale, jf. lovbekendtgørelse nr. 277 af 3. marts 2010 om vagt- virksomhed § 7 og bekendtgørelse nr. 1564 af 20. december 2007 om vagtvirksomhed § 5-6. 2 Tilbudsgiver skal på Lokaliteterne være tilstede i tidsrummet klokken MK 7:45-15:15 alle hverdage – dog til klokken 17:15 på torsdage. 3 Tilbudsgiver skal ved sikkerhedskald på Lokaliteterne stille med 2 vag- MK ter. 4 Tilbudsgiver skal på Lokaliteterne foretage mindst 3 daglige sikkerheds- MK runderinger – dog mindst 4 sikkerhedsrunderinger på torsdage 5 Aarhus Kommune skal have mulighed for at anvende den permanente MK sikkerhedsbemanding på Lokaliteterne i forbindelse med standby funkti- oner ved udvalgte møder/samtaler med borgere i tidsrummet klokken 7:45-15:15 alle hverdage – dog til klokken 17:15 på torsdage. 6 Tilbudsgiver skal have en maksimal responstid på 5 minutter ved sikker- MK hedskald. 7 Aarhus Kommune skal have mulighed for at bestille ekstra vagtdækning MK Side 4 a f 9 på Lokaliteterne til arrangementer, møder m.v. uden for tidsrummet klokken 7:45-15:15 alle hverdage – dog til klokken 17:15 på torsdage til de af tilbudsgiver tilbudte timepriser, jf. bilag 5, tilbudsbesvarelsen. 8 Aarhus Kommune skal have mulighed for at bestille ekstra vagtdækning MK i tidsrummet klokken 7:45-15:15 alle hverdage – dog til klokken 17:15 på torsdage til de af tilbudsgiver tilbudte timepriser, jf. bilag 5, tilbudsbesva- relsen. 9 Tilbudsgivers medarbejdere på den udbudte opgave skal kunne give MK livreddende førstehjælp samt betjene en hjertestarter. 10 Tilbudsgiver skal dagligt levere følgende servicefunktioner på Lokalite- MK terne: tømme postkasser, op- og aflåse evt. elevatorer (vare- såvel som per- sonelevator), op- og aflåse evt. skure (cykel/skrald og lign.), omstilling af evt. brandskabe, tænde/slukke lys i fællesarealer i bygningen, fra- og tilkobling af evt. alarm, gennemgang af lokaler for evt. indbrud/skader el. lign., tjekke mødelokaler er ryddelige og funktionelle, op- og aflåsning af døre, fejning af umiddelbare udenomsarealer herunder opsamling af skrald efter vurderet behov, snerydning og saltning (sæsonbetonet), tjekke at alle vinduer er lukket, tilsyn med evt. brandalarmeringsan- læg/sprinkleranlæg/lysanlæg/vandanlæg m.v., vedligehold der umiddel- bart kan klares af sikkerheds- og servicepersonalet såsom lå- se/dørpumper/vinduesbeslag/hængsler/kloakker/faldstammer/ tagrender og lign., vurdering og kontrol af rengøringsniveau/ vinduespudsning/ affaldstømning, modtagelse af indgående post – runddeling og indsam- ling af post 2 gange dagligt, receptionistbemanding på Værkmestergade Side 5 a f 9 15 & 3-5, 8000 Aarhus C, modtage/vejlede og servicere borgere og samarbejdspartnere, hente og bringe post til/fra posthus for lokaliteterne Silkeborgvej 622, Gudrunsvej 78/82 og Grøndalsvej 2, frankering af post på lokaliteterne Silkeborgvej 622, Gudrunsvej 78, Grøndalsvej 2, Vejlby Centervej 52. 11 Tilbudsgiver skal ugentligt levere følgende servicefunktioner på Lokalite- MK terne: Måleraflæsning af el/vand/varme og lign.– ved evt. afvigelser skal det rapporteres til Lokalitetens kontaktperson, tømning af affald i kopirum og efterfølgende sortering til affald (makulering, pap, restaffald), indsamling af batterier/elektronikskrot/glas/lyskilder, kontrol og udskiftning af lyskil- der og sikringer – inkl. udvendig belysning, vedligehold af diverse vogne til kørsel af post/affald og lign., informere om håndværksbehov til Lokali- tetens kontaktperson, eftersyn af afløb til vaskemaskine/gulvafløb, led- ningsophæng på kontorer, vedligehold af møbler – indendørs og uden- dørs, bestilling og runddeling af kopipapir/toiletpapir/køkkenruller/poser/ sæbe/rengøringsmidler og lign., hente sager fra arkiv samt bringe sager i arkiv. 12 Tilbudsgiver skal efter Aarhus Kommunes anmodning inden for det MK månedlige honorar levere følgende øvrige servicefunktioner på Lokalite- terne: klargøring til flytninger – nedtagning af whiteboards/opslagstavler/kunst og lign., flytning af enkelte kontorer og møbler, opsætning af inventar – whiteboards/opslagstavler/kunst og lign., driftsunderstøttelse; eks. – men ikke begrænset til – assistance ifm. møde- og kursusafvikling/ Side 6 a f 9 lettere administrative funktioner/ vedligehold/småreparationer af inventar og bygning svarende til almindelige viceværtsfunktioner., pakning af materiale til alle skoler i Aarhus Kommune – én gang om året, receptio- nistbemanding på: Grøndalsvej 1 & 2, 8260 Viby J, Gudrunsvej 78/82, 8220 Brabrand, Vejlby Centervej 52, 8240 Risskov, Silkeborgvej 622, 8220 Brabrand eller Knudrisgade 5, 8000 Aarhus C og Spanien 19, 8000 Aarhus C 13 Aarhus Kommune ønsker, at tilbudsgiver som en del af sit tilbud leverer Ø vejledning og rådgivning om konflikthåndtering og sikkerhedsindretning over for medarbejderne i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. 1.1 Værkmestergade 3-5, 15, 8000 Aarhus C 1 Der skal være permanent sikkerhedsbemanding på Værkmestergade 15 MK 2 Tilbudsgiver skal bemande receptionen på Værkmestergade 15 i hele MK åbningstiden. Receptionisten skal varetage følgende opgaver: modtage, vejlede og servicere borgere og samarbejdspartnere, uddele parkerings- kort, uddele koder til trådløst internet, håndtere nøglekort, pakning af diverse materialer samt løse øvrige forefaldne administrative opgaver. 3 Tilbudsgiver skal mindst kunne håndtere to samtidige sikkerhedskald MK med deltagelse af mindst to vagter. 4 Tilbudsgiver skal bringe mad fra kantinen på Jægergården til kantinen MK på Spanien 19 alle hverdage kl. 8:30 5 Aarhus Kommune ønsker, at tilbudsgiver foretager flere runderinger end Ø Side 7 a f 9 det mindstekrav, der er anført i krav nr. 4 under punkt 1. 6 Aarhus Kommune ønsker en hurtigere responstid ved sikkerhedskald Ø end det mindstekrav, der er opregnet i krav nr. 6 under punkt 1. 1.2 Spanien 19, 8000 Aarhus C 1 Der skal være permanent sikkerhedsbemanding MK 2 Tilbudsgiver skal mindst kunne håndtere ét sikkerhedskald med delta- MK gelse af mindst to vagter. 3 Aarhus Kommune ønsker, at tilbudsgiver foretager flere runderinger end Ø det mindstekrav, der er anført i krav nr. 4 under punkt 1. 4 Aarhus Kommune ønsker en hurtigere responstid ved sikkerhedskald Ø end det mindstekrav, der er opregnet i krav nr. 6 under punkt 1. 1.3 Gudrunsvej 78/82, 8220 Brabrand 1 Der skal være permanent sikkerhedsbemanding på Gudrunsvej 78, 1. MK og 2. sal. Sikkerhedsbemandingen er hjemhørende på 1. sal og skal samtidig bemande receptionen. 2 Der skal være mulighed for tilkald af sikkerhedsbemanding til Gudruns- MK vej 82. I forbindelse med sikkerhedskald til Gudrunsvej 82 kan mini- mumskravet om permanent sikkerhedsbemanding på Gudrunsvej 78 fraviges. 3 Tilbudsgiver skal mindst kunne håndtere ét sikkerhedskald med delta- MK gelse af mindst to vagter. 4 Aarhus Kommune ønsker, at tilbudsgiver foretager flere runderinger end Ø det mindstekrav, der