Prosjektskjønn Søknad Søker Org. nr 937498764 Navn Vik Kommune Adresse Postboks 134 6891 Vik I Sogn Norge Kontaktperson GEIR SVENDSEN ([email protected]) Prosjekt Prosjektnummer 14-17-0019 Prosjektnavn Digitaliseringsfylket Sogn og Fjordane Søknadssum 1000000 kr Fra dato 01.06.2017 Til dato 30.06.2018 Prioritet 1 Annen finansiering Budsjett/kostnadsoverslag Samarbeidspartnere Navn Adresse Kontaktperson Leikanger Sogn Og Fjordane Geir Utmo Sogn og Fjordane Fylkeskommune [email protected] Askedalen 2 915 18 248 6863 Leikanger Norge Leikanger Fylkesmannen I Sogn Og Jorunn Felde Sogn og Fjordane Fjordane [email protected] Njøsvegen 2 95191964 6863 Leikanger Norge Sogndal Stiftinga Vestlandsforsking Svein Ølnes Sogn og Fjordane Postboks 163 [email protected] 6851 Sogndal 917 39 918 Norge Hornindal Hornindal Kommune Paul Ottar Tornes Sogn og Fjordane Postboks 24 [email protected] 6761 Hornindal 902 09 297 Norge Førde Førde Kommune Marit Kleiven Sogn og Fjordane Postboks 338 [email protected] 6802 Førde 57612658 Norge Oslo Direktoratet For Forvaltning Og Ikt Olav Skarsbø Oslo Postboks 8115 Dep [email protected] 0032 Oslo 909 93 462 Norge 14-17-0019 Side 1 av 3 Levert 28.02.2017 Utfordringene det skal taes tak i: Styrke kommunen innen rollene: "Digitaliseringsfylket Sogn og Fj." skal løfta alle kommunane •Myndighetsorgan i fylket på området elektronisk dokumentutveksling (EDU). •Lokaldemokratisk arena Vik står saman med dei to andre nøkkelkommunane Førde •Tjenesteprodusent og Hornindal i spissen for kvar sin region i dette •Samfunnsutvikler fylkesdekkjande prosjektet. Følgjande område skal digitaliserast: 1. Arkiv til arkiv-utveksling 2. Aut. avlevering av arkivmateriale til depot 3. Digital post og e-signering 4. Ny innsynsløysing i arkivsaker Dette er eit større dig.prosjekt der fornyingsmidlar blir ein viktig del av totalfinansieringa. Vik kommune har i tillegg søkt om midlar frå RFF Vest. Prosjektet skal gj.førast i tett samarbeid Difi, Fylkesmannen i SFj og Fylkesarkivet i SFj. På den måten følgjer me opp måla i Digital agenda for Norge om eit tettare og betre samarbeid mellom stat og kommune i digitaliseringsarbeidet. Mål og hvordan det skal gjennomføres: Hovudmålet for prosjektet er å betra og effektivisera kommunale tenester innan arkiv gjennom eit digitaliseringsløft i samarbeid med statlege etatar. Delmål: D1: Effektivisera og forbetra utveksling mellom offentlege gjennom innføring av ny, digitalisert løysing D2: Redusera etterslepet innan arkiv-avlevering gjennom innføring av automatiser arkiv-avlevering D3: Forbetra og effektivisera dialogen med innbyggjarar og næringsliv ved å ta i bruk sikker digital post og e-signering, og vurdera ny innsynsløysing i kommunale saker. D4: Dela erfaringar med andre tilsvarande kommunar på Vestlandet og elles i landet gjennom grundig dokumentasjon med vekt på «beste praksis». Prosjektet vil bli leia av Vestlandsforsking i tett samarbeid med tre delprosjekt-leiarar i Vik, Førde og Hornindal. Prosjektgruppa vil i tillegg ha deltakarar frå Difi, Fylkesmannen og Fylkesarkivet. Sektorer prosjektet omfatter: Virkemidler som skal benyttes: •Hele kommunen •Opplæring, erfaringsdeling og diskusjon •Administrasjon og styring •Organisatoriske •IKT •Innovasjon Begrunnelse for valg av virkemiddel/virkemidler: "Digitaliseringsfylket Sogn og Fjordane" er som tittelen seier, eit digitaliseringsprosjekt. Digitaliseringa tek tak i utfordringar med automatisk meldingsutveksling mellom offentlege arkiv. I eit forprosjekt finansiert av RFF Vest, der fornyingsmidlar i 2016 var sentrale for etableringa av forprosjektet, går det fram at 25-30 % av alle inn- og utgåande korrespondanse i kommunane gjeld andre offentlege verksemder. Ei digitalisering av denne meldingsutvekslinga har ei potensiell innsparing på knappe 3 mill. kr i året samla for kommunane i fylket. Frå før har kommunane i fylket komme langt i dette arbeidet gjennom 14-17-0019 Side 2 av 3 Levert 28.02.2017 Fylkesmannen sitt BEST-prosjekt. Kommunane i Sogn og Fjordane er difor i ein unik situasjon til å nyttiggjera seg dei nye løysingane. Prosjektet vil bli koordinert gjennom IT-forum Sogn og Fjordane. Vedlagte prosjektomtale viser det fullstendige prosjektet med RFF-støtte. Vedlegg: Omtale_DigitaliseringsfylketSF_RFF Vest_2017.pdf Budsjett Digitaliseringsfylket Fornyingsmidlar 2017.pdf 14-17-0019 Side 3 av 3 Levert 28.02.2017.