REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO SESIÓN ORDINARIA Nº 020-2014 19 DE AGOSTO DEL 2014 Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las diez horas con quince minutos del diecinueve de agosto del dos mil catorce. Presentes los señores diputados Henry Mora Jiménez, Presidente; Luis Alberto Vásquez Castro, Primer Secretario, Jorge Rodríguez Araya, Segundo Secretario y Nidia Jiménez Vásquez, Primera Prosecretaria. Asimismo estuvo presente el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo. ARTÍCULO 1.- Se lee y aprueba el acta de la sesión ordinaria Nº 019-2014, celebrada por el Directorio Legislativo el 12 de agosto del 2014. ARTÍCULO 2.- Se conocen los siguientes documentos: I. Correo electrónico de la Dirección del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual se indica que el documento remitido en su oportunidad, el cual adjunta relativo a las modificaciones a la PIEGAL, DEI 056-07-2014, que realizó ese departamento en conjunto con el Departamento de Recursos Humanos, respetó en todos sus extremos los informes emitidos por el Departamento de Asesoría Legal, Direcciones de División y los acuerdos de Directorio sobre este tema. Además se veló porque se respetara de igual forma el bloque de legalidad existente y que los criterios supra citados estuvieran debidamente incorporados. Manifiesta que la PIEGAL no sufrió modificaciones importantes de fondo de su parte, solo las indicadas. Asimismo también cabe manifestar que su labor se hizo acorde y tomando en cuenta la nueva estructura organizacional de la UTIEG. II. Oficio AI.SP.003.2014, con fecha 9 de junio del 2014, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual presenta las siguientes conclusiones y sugerencias: Conclusiones De lo expuesto se concluye lo siguiente: a) La observación y sugerencia formuladas por la Auditoría en una sesión del Directorio sobre la determinación de la naturaleza orgánica de la UTIEG, consignada en el Plan de acción de la Política de igualdad y equidad de género de la Asamblea, así como el acuerdo tomado por el Directorio sobre estas, fueron debidamente atendidos por la Administración del Parlamento. b) El Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, la Asesoría Legal y las direcciones de las divisiones Legislativa y _____________________ SESIÓN ORDINARIA Nº 020-2014 19 de agosto del 2014 Página Nº 1 Administrativa, formularon señalamientos vinculados con aparentes contenidos no congruentes con disposiciones constitucionales y de normativa, así como de duplicidades de funciones con unidades institucionales en la Política de igualdad y equidad de género de la Asamblea, que llevaron a la aprobación de modificaciones a ésta por parte del Directorio, con base en una propuesta requerido por éste órgano a dicha Asesoría. El proceso que llevó a esas modificaciones, se efectuó durante la ejecución del contrato para elaborar una metodología de gestión orientada a implementar en los procesos institucionales lo definido en dicha Política. El órgano colegiado dispuso que el plan de acción de la PIEGAL se ajuste con las modificaciones aprobadas a este instrumento, pero no se especificó un responsable de llevar a cabo ese alineamiento. c) La política modificada y avalada por el Directorio se comunicó a la jefatura de la UTIEG y a la consultora que estaba ejecutando el contrato, lo cual se hizo previo a la presentación por parte de la segunda de los tres últimos productos de la contratación. La jefatura de esa Unidad presentó una serie de recursos contra las decisiones del órgano colegiado vinculadas con la modificación de la Política, que fueron desestimadas por éste. Asimismo, esa Unidad comunicó a esa instancia directiva y a la Dirección Ejecutiva, que estando en ejecución el referido contrato la PIEGAL se quería modificar por personas que consideraba no tenían los criterios técnicos especializados, su preocupación por las implicaciones de esa revisión sobre el trabajo de la consultoría, una eventual desactualización del modelo con motivo de las variaciones así como posibles responsabilidades de la Asamblea por un retraso del proceso contractual. d) La disposición del Directorio de una nueva revisión de la PIEGAL por parte de los departamentos de Desarrollo Estratégico y Recursos Humanos para alinearla y ajustarla a los requerimientos de la Asamblea, podría exponer al riesgo de que pierda aplicabilidad y efectividad la metodología de gestión que se elabore con base en la Política aprobada, para la implementación de ésta en la institución. Sugerencias Conforme lo expuesto y con el propósito de contribuir en el fortalecimiento del control interno, la administración del riesgo y el proceso de dirección, en lo relativo a la PIEGAL y la metodología para su implementación en la Asamblea, la Auditoría presenta a consideración del Directorio Legislativo, en condición de servicio preventivo de asesoría, las siguientes sugerencias: 1. Consultar a la jefatura de la UTIEG si la metodología de gestión para implementar la PIEGAL en la Asamblea está desarrollada conforme la Política aprobada por el Directorio en la sesión No. 211-2014, artículo 12, del 25 de marzo de 2014, con el propósito de obtener un aseguramiento sobre su aplicabilidad, y de ser necesario, disponer lo que se estime pertinente a partir de la información que brinde dicha Unidad. _____________________ SESIÓN ORDINARIA Nº 020-2014 19 de agosto del 2014 Página Nº 2 2. Valorar la conveniencia y necesidad de mantener la nueva revisión de la PIEGAL por parte de los Departamentos de Recursos Humanos y Desarrollo Estratégico Institucional, dispuesta en la sesión No. 214-2014, artículo 12, del 22 de abril del 2014, por la exposición al riesgo de que con la introducción de modificaciones adicionales, pueda perder aplicabilidad y efectividad la metodología que se elabore para implementar la Política, como producto de la contratación efectuada para disponer de ese instrumento y en consideración de que fue ajustada conforme los señalamientos de varias instancias institucionales. 3. Consultar a la Dirección Ejecutiva si el plan de acción de la referida Política fue ajustado con las modificaciones aprobadas a ésta y en el eventual caso de no haberse realizado, designar un responsable de llevar a cabo esa labor, con la finalidad de asegurar el alineamiento entre ambos instrumentos. III. Oficio DEI-056-07-2014, suscrito por los señores Fernando Román Carvajal y Hugo Cascante Micó, Directores de los Departamentos de Desarrollo Estratégico Institucional y Recursos Humanos, respectivamente, mediante el cual remiten criterio técnico en relación con las modificaciones de la Política de igualdad y equidad de género de la Asamblea Legislativa, realizado conjuntamente por los Departamentos de Recursos Humanos y Desarrollo Estratégico Institucional, a fin de cumplir con los acuerdos de Directorio Legislativo de las sesiones Nº 207-2014 y Nº 215-2014. Sobre el particular, se plantean las siguientes recomendaciones: 1. Que se apruebe la propuesta de modificaciones de la PIEGAL conforme los informes relativos al tema que emitió el Departamento de Asesoría Legal y de acuerdo con las nuevas funciones y ubicación organizacional de la UTIEG, aprobada por el Directorio Legislativo. 2. Que se instruya al Departamento Recursos Humanos para que conforme a las funciones y nueva ubicación organizacional de la UTIEG, se revise y modifique el Plan de Acción de la PIEGAL, acorde a los ejes estratégicos, responsabilidades y responsables modificados en el presente informe. SE ACUERDA: 1. Ratificar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 12 de la sesión N° 211-2014, celebrada el 25 de marzo del 2014 y en consecuencia, confirmar la aprobación de la Política de Igualdad y Equidad de Género de la Asamblea Legislativa (PIEGAL), con las modificaciones incorporadas, las cuales vienen a resolver roces de constitucionalidad y legal, así como la duplicidad de funciones presentada en relación con otras dependencias de la Institución. _____________________ SESIÓN ORDINARIA Nº 020-2014 19 de agosto del 2014 Página Nº 3 2. En razón de lo anterior, se instruye a la Administración para que cualquier gestión tendiente a establecer, aplicar, implementar, ejecutar, monitorear y supervisar dicha política, se realice con fundamento en la versión ajustada y aprobada por este Órgano Colegiado. 3. Ubicar estructural y funcionalmente a la Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género, dentro de la División Legislativa, la cual estará encargada de ejercer el debido control de la implementación de las políticas de género y de las funciones de la Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género (UTIEG). 4. Asignar, por una única vez, recursos financieros a la UTIEG, por un monto equivalente al 20% del presupuesto institucional destinado a capacitaciones (partida presupuestaria 1.07.01 “Actividades de Capacitación). Esta asignación de recursos, deberá contar con la reserva presupuestaria anual, dentro del rubro del presupuesto institucional. Lo anterior, en razón de que la UTIEG debe dirigir sus esfuerzos a la capacitación, formación, sensibilización, culturalización del personal legislativo, así como la asesoría, apoyo y la creación de condiciones para la introducción de la perspectiva de género dentro del quehacer institucional en todos sus ámbitos y en virtud de que la PIEGAL supone funciones de apoyo que deben complementarse con la elaboración de instrumentos de medición que permitan acreditar la forma en que se está incluyendo la perspectiva de género en