Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni Servei de Coordinació General d'Arxius Xarxa d’Arxius Comarcals [Arxiu Comarcal del Pallars Sobirà] Memòria 2017 SUMARI 1. OBJECTIUS I PROJECTES GENERALS DESENVOLUPATS EL 2016 I VALORACIÓ DEL SEU GRAU D’EXECUCIÓ ............................................................................................................ 3 2. MOVIMENT I TRACTAMENT DELS FONS ............................................................................. 6 INGRESSOS DE DOCUMENTACIÓ DE FONS JA EXISTENTS A L’ARXIU .................. 6 VOLUM TOTAL DE DOCUMENTACIÓ CUSTODIADA A L’ARXIU ................................ 7 TRACTAMENT DELS FONS ............................................................................................ 7 TRANSPARÈNCIA, ACCÉS A LA INFORMACIÓ I BON GOVERN .............................. 10 SUPORT A L’ADMINISTRACIÓ LOCAL ........................................................................ 11 3. CONTRACTES, CONVENIS I COL·LABORACIONS INSTITUCIONALS ............................ 13 4. USUARIS, CONSULTES, PRÉSTECS I REPROGRAFIA DELS FONS ............................... 14 NOMBRE TOTAL D’USUARIS (INVESTIGADORS / TITULARS DE FONS), D’UNITATS DOCUMENTALS CONSULTADES I DE PRÉSTECS ................................................... 14 REPRODUCCIONS ........................................................................................................ 15 XAC PREMSA ................................................................................................................ 15 5. DIFUSIÓ .................................................................................................................................. 16 6. BIBLIOTECA AUXILIAR I HEMEROTECA ............................................................................ 18 NOMBRE D’INGRESSOS PER ADQUISICIÓ O DONACIÓ ......................................... 18 7. INFRAESTRUCTURA I PERSONAL ..................................................................................... 19 INFRAESTRUCTURES I EQUIPAMENT TÈCNIC ........................................................ 19 PERSONAL .................................................................................................................... 19 8. VOLUM DOCUMENTAL ALS ARXIUS DE LA XARXA EL 31.12.2017 ................................ 20 2 ARXIU COMARCAL DEL PALLARS SOBIRÀ 1. OBJECTIUS I PROJECTES GENERALS DESENVOLUPATS EL 2017 I VALORACIÓ DEL SEU GRAU D’EXECUCIÓ En el 2017, hem treballat els fons de l’Arxiu Comarcal, de la Oficina Comarcal del Departament d’Agricultura, del Departament de Medi Ambient, del Consell Comarcal del Pallars Sobirà, dels ajuntaments de Sort, d’Alt Àneu, Baix Pallars, Estac, Esterri de Cardós, Lladorre, Llavorsí i Soriguera, el fons notarial, els jutjats de pau d’Esterri de Cardós, Lladorre i Soriguera, el fons de l’IES Hug Roger III, el fons de Bonabé SA, el fons fotografia Rafel, casa Ramonet de Mallolís, els fons personals Pla i Aytés i d’Esteve Albert, la col·lecció de manuscrits, la biblioteca auxiliar i el fons Josep M. Vidal. En total hem ingressat 100,4 m i hem tractat 115,5 m. També hem treballat en l’àrea de documentació no textual. Hem continuat les tasques de revisió i millora de les descripcions del fons Fotografia Rafel i s’han tractat les imatges de diferents fons. En total hem tractat 8.299 documents no textuals. Per contra, no s’ha carregat el fons del monestir de Gerri i no s’ha finalitzat el tractament de la transferència de l’ajuntament d’Alt Àneu. Així el número de fitxes carregades al GIAC ha superat la previsió (6000 fitxes), assolint les 6.814 fitxes noves, a les que s’han de sumar 6.233 corresponents a tres fons de l’ajuntament de la Vall de Boí (Alta Ribagorça). En quan a l’associació de documents al GIAC també s’ha superat la previsió (15.000), malgrat que no es va complir el quart trimestre, i s’han assolit les 37.377 associacions. També hem continuat la descripció de fons segons la NODAC, i aquest any hem descrit els fons de l’ajuntament de Lladorre i de casa Ramonet de Mallolís. També hem realitzat les actualitzacions de les descripcions del fons de l’Arxiu Comarcal i de l’Oficina Comarcal del Departament d’Agricultura, dels fons dels ajuntaments d’Esterri de Cardós, Llavorsí, Baix Pallars i de Sort, la col·lecció de manuscrits, La Oficina Liquidadora, el fons del Districte Notarial, l’IES i la col·lecció de la biblioteca de l’Arxiu comarcal. En total 2 noves fitxes i 11 fitxes revisades. Tenim establerts 9 indicadors de qualitat que mantenen uns criteris d’acceptació oberts Ind-0502-01 Indicador Numero Usuaris Ind-0502-02 Indicador tipus consulta Ind-0502-03 documents consultats Ind-0502-04 Indicador documentació textual ingressada Ind-0502-05 Indicador documentació No textual ingressada Ind-0502-06 Indicador documentació textual tractada Ind-0502-07 Indicador documentació No textual tractada Ind-0502-08 reprografia Ind-0502-09 Indicador documentació eliminada En quan als usuaris, el número d’usuaris d’arxiu ha disminuït un 10,2% respecte a l’any anterior, els titulars de fons han augmentat un 11,7% i els usuaris de biblioteca han disminuït un 60%, el global d’usuaris ha disminuït un 12,1%. El número d’usuaris on-line de les nostres bases de dades ha resultat de 5.586, el que significa un augment del 5,9% enfront del total d’usuaris gestionat des de l’arxiu que ha estat de 334. Les consultes de la nostra web, han estat de 1.266, un 16,8% menys que l’any anterior. Els usuaris es diferencien segons siguin investigadors (43 = 27,1%), genealogistes (20 = 12,6%), estudiants (12 = 7,5%), particulars (66 = 41,5%) o altres usuaris (18 = 11,3%). I també es tenen en compte els canals de consulta utilitzats, de manera que del conjunt de consultes 3 (investigadors + titulars de fons + usuaris de biblioteca) el 74% son presencials, el 9,6% son telefòniques, el 16,2% per correu electrònic i el 0,2% per correu ordinari. El conjunt d’unitats documentals consultades ha suposat una disminució del 57,4% respecte l’any anterior, en documentació textual un augment del 2,7%, i en no textual una disminució del 74,4%, i un 18,5% menys de biblioteca. Els documents consultats on-line han sumat 23.465, un augment del 128,3%. Quan a ingressos de documentació textual, aquest any hem entrat un total de 100,4 m, 53,9 m de fons ja existents al nostre arxiu i 46,5 m de nous fons. De documentació no textual hem ingressat un total de 2.622 unitats, 2.484 de fons ja existents, i 138 de nous fons. En total han estat tractats 115,5 m i 8.299 unitats. El servei de reprografia ha disminuït un 13,6% respecte l’any 2016, efectuant-se un total de 754 còpies . S’ha portat a terme l’eliminació d’un total de 1,3 m de duplicats i 6,4 m corresponents a l’aplicació de les taules de tria i avaluació. Durant el període analitzat s’ha realitzat una enquesta de satisfacció destinada a mesurar la percepció dels nostres usuaris respecte als serveis de l’Arxiu Comarcal del Pallars Sobirà. L’enquesta ha estat complimentada per 10 usuaris, i els resultats finals donen una valoració de 4,64 en una escala sobre 5, la pregunta menys valorada és la número 8 (servei de reprografia), amb un 4,17, mentre que les més valorades son la 6 (maquinari informàtic) amb un 5 i la 9 (assessorament) i la 10 (tracte rebut pel personal) amb un 4,90. 1 Com valoreu la ubicació de la seu de l’Arxiu Comarcal dins de la 4,40 població? 2 Com valoreu la senyalització i la facilitat de localització de l’Arxiu 4,33 Comarcal dins de la població? 3 Com valoreu, d’una forma global, la sala de consulta de l’Arxiu 4,70 Comarcal? 4 Com valoreu el mobiliari, la il·luminació i el confort dels llocs de treball 4,80 de la sala de consulta? 5 Com valoreu els instruments de descripció —llistes, inventaris, 4,60 catàlegs, pàgina web, etc.— dels fons que conserva l’Arxiu? 6 Com valoreu la presentació i la classificació de la documentació que 4,80 heu consultat? 7 Si utilitzeu algun tipus de maquinari informàtic de l’Arxiu o algun altre 5 equipament (lupes, faristols, etc.), com el valoreu? 8 Com valoreu el servei de reprografia (fotocòpies, imatges digitals...) 4,17 que ofereix l’Arxiu Comarcal? 9 Com valoreu l’assessorament que heu rebut del personal de l’Arxiu 4,90 Comarcal per atendre la vostra petició d’informació? 10 Com valoreu el tracte rebut per part del personal de l’Arxiu Comarcal? 4,90 11 S’han complert les vostres expectatives respecte del compliment de la 4,78 vostra petició o necessitat d’informació? 12 Com valoreu les activitats de difusió (cursos, conferències, 4,33 exposicions, etc) organitzades per l’Arxiu Comarcal? Indicador de satisfacció (0-5) 4,64 La baixa rotació d’investigadors al nostre arxiu, condiciona el número d’enquestes. Però creiem que deu respostes donen uns resultats significatius, sobretot per la similitud de resultats amb els anys anteriors. També s’ha portat a terme una enquesta de satisfacció específica per als titulars de fons que hagin realitzat algun servei de consulta o de préstec durant l’any. 1 Com valoreu els instruments de descripció —llistes, inventaris, 4,69 4 catàlegs, etc.— dels fons que en sou titular i conserva l’Arxiu comarcal? 2 Com valoreu el servei d'arxius en línia? 4,58 3 Com valoreu la presentació i la classificació de la documentació? 4,76 4 Com valoreu l’assessorament que heu rebut del personal de l’Arxiu 5 Comarcal per atendre la vostra petició d’informació? 5 Com valoreu el tracte rebut per part del personal de l’Arxiu 5 Comarcal? 6 Com valoreu la rapidesa del servei en la vostra consulta? 4,94 7 Com valoreu la gestió dels préstecs?