Annexe au CCAP 2010-20 Cahier des charges pour l’organisation de séjours été 2011 pour les adolescents âgés de 12 à 17 ans du territoire de la Communauté de Communes du Canton de Bergues. La Communauté de Communes du Canton de Bergues est un établissement public de coopération intercommunale. Elle regroupe 12 communes sur le canton de Bergues. Ces communes sont Bergues, Bierne, Bissezeele, Crochte, Eringhem, Hoymille, Quaëdypre, Pitgam, Socx, Steene, West-Cappel et Wylder. Contexte La Communauté de Communes et les Communes ont signé avec la Caisse d’Allocations Familiales un Contrat Enfance Jeunesse ayant pour objectif la mise en œuvre d’actions en faveur des jeunes de 6 à 16 ans. Dans ce cadre, la Communauté de Communes organise des séjours pour les adolescents de 12 à 17 ans (révolus) qui résident dans l’une des 12 communes de la CCCB. Objectifs Permettre à des jeunes du territoire de la Communauté de Communes du Canton de Bergues, de toutes ressources familiales avec un point fort pour les familles à faibles revenus, de partir en vacances avec d’autres jeunes de leur âge. Leur faire découvrir de nouveaux territoires, de nouvelles cultures, de nouvelles activités sportives, acquérir de nouvelles expériences, apprendre à vivre en communauté et participer aux moments clés de la vie. Activités L’organisation de séjours d’été clé en main pour les adolescents âgés de 12 à 17 ans. Les séjours auront une durée minimale de 10 jours et maximale de 15 jours entre le 4 juillet 2011 et le 28 août 2011. - lot n°1 : séjour en juillet d’une durée de 10 à 15 jours pour les adolescents âgés de 12 à 17 ans répartis ainsi : -20 ados de 12 à 14 ans -21 ados de 15 à 17 ans - lot n°2 : séjour en août d’une durée de 10 à 15 jours pour les adolescents âgés de 12 à 17 ans. répartis ainsi : -20 ados de 12 à 14 ans -21 ados de 15 à 17 ans Prix Le prestataire devra indiquer le prix du séjour par participant ainsi que les modalités de paiement pour la totalité des séjours. Le tarif individuel ne devra excéder 1000 euros TTC par adolescent. Cependant, les propositions dont le tarif dépassera de 10% au maximum, ce plafond seront étudiées et suivant les activités proposées pourront être jugées conformes au présent cahier des charges. Un acompte de 50% pourra être versé au plus tôt un mois avant les premiers départs. Le solde sera versé au retour de la cession. Lieux et dates Le séjour peut avoir lieu en France ou en Europe. L’objectif est aussi de varier les destinations et les activités pour chaque séjour et selon les tranches d’âge. Les propositions de dates seront indiquées dans la remise des lots. Effectif Le nombre total d’adolescents sur l’ensemble des séjours est de 82 répartis sur 2 séjours soit 41 par séjour. Les séjours seront composés d’adolescents du Territoire de la Communauté de Communes de Bergues inscrits avec la Communauté de Communes de Bergues. La CCCBergues autorise le prestataire à compléter l’effectif par des inscriptions complémentaires mais le prestataire s’engage à informer la collectivité du nombre total d’adolescents, soit la capacité d’accueil du centre sur le même séjour, et le nom des collectivités ou entreprises ayant retenues des places sur le séjour. En cas de désistement d’un adolescent, la CCCBergues pourra procéder à son remplacement jusqu’à cinq jours avant le départ. Le prestataire devra indiquer les modalités concernant une éventuelle annulation sans remplacement. Le prestataire indiquera dans sa remise de lot la capacité d’accueil totale du centre de vacances. Transport / Encadrement / Activités / Hébergement Le prestataire s’engage à prendre en charge le transport, l’encadrement selon les normes du Ministère de la Jeunesse et des Sports pour les groupes qui lui sont confiés et toutes les activités pratiquées pendant les séjours. Il s’engage aussi à organiser, à prendre en charge l’hébergement et à respecter les normes sanitaires en vigueur. L’hébergement sous tente est à proscrire. Il est demandé aux prestataires de spécifier le détail du type d’hébergement du centre (nombre de chambres, de lits par chambre, aménagements et infrastructures). Le départ et le retour pour chaque séjour s’effectueront à la communauté de communes, 468 rue de la couronne de Bierne à Bergues, parking de la communauté de communes. En cas de transport en avion ou en train, le transfert de la CCCB vers la gare ou l’aéroport devra être pris en charge par le prestataire. Modalités d’inscription et Communication auprès des familles Les inscriptions seront effectuées par la Communauté de Communes. La CCCBergues s’engage à informer le prestataire sur le déroulement des inscriptions. Le prestataire s’engage à fournir à la collectivité toutes les informations et tous les documents nécessaires pour le bon déroulement des inscriptions (dossiers d’inscription, fiches trousseaux et pièces annexes). Tous les documents et les listes seront transmis au prestataire par la communauté de communes. Les inscriptions terminées, la Communauté de Communes de Bergues prendra en charge la communication auprès des familles : à savoir, l’envoi des convocations pour le départ et le retour du séjour, l’organisation avec le prestataire d’une réunion d’information préalable pour chaque séjour et l’information aux parents tout au long du séjour (en compléments d’un éventuel bip séjour mis en place par le prestataire), les convocations aux réunions de bilan après le séjour. Le prestataire s’engage à fournir à la collectivité toutes les informations nécessaires à l’organisation de ces séjours (horaires de départ, coordonnées des séjours ou du responsable sur le séjour…). Le prestataire s’engage également à fournir à la communauté de communes, toute copie de courrier qui pourrait être envoyée par la direction du séjour pour des informations aux adolescents. Le prestataire s’engage à organiser en juin, en collaboration avec la Communauté de Communes une réunion d’information préalable avec les familles. Le lieu de réunion est décidé par la collectivité et les convocations sont envoyées par cette dernière. En plus de cette réunion, le prestataire s’engage à participer à une réunion de présentation préalable entre les représentants de la collectivité responsable des séjours, les animateurs et la direction du séjour avant la date de départ et à participer à une réunion de bilan avec les familles au moment du retour des séjours. L’équipe de direction des séjours s’engage à informer les responsables de la Communauté de Communes de Bergues en cas de soucis sur les séjours, d’intervention des forces de l’ordre ou de difficultés rencontrés par les adolescents. Les coordonnées des responsables de la communauté de communes seront transmises au prestataire et à la direction du séjour. Le prestataire s’engage à effectuer un suivi régulier tous les deux à trois jours avec un responsable de la communauté de communes par tous lien de communication (téléphone, mails, sites internet…) Il sera demandé également d’organiser une conversation téléphonique avec un petit groupe d’adolescents au moins deux fois par semaine. Assurances et responsabilités Le prestataire s’engage à détenir une assurance couvrant l’organisation du séjour. L’assurance rapatriement sera prise en charge par le prestataire ainsi que l’avance des frais médicaux. A charge ensuite au prestataire de se faire rembourser par les familles. Une autorisation parentale sera signée pour chaque adolescent. Le prestataire fournira à la collectivité les justificatifs de son assurance en responsabilité civile ainsi que l’imprimé d’agrément du Ministère de la Jeunesse et des Sports pour chaque séjour. Modalités en cas d’annulation d’un séjour En cas d’annulation du séjour pour des raisons de sécurité sur le site d’hébergement ou pour toute autre raison non attenante au prestataire, ce dernier s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour remplacer le dit séjour par un autre et en cas d’impossibilité à rembourser l’intégralité des versements qui auraient été effectué. Chaque candidat peut répondre à : 1 ou 2 lots. Il fournira une notice descriptive précise pour chaque lot. Devra y figurer dans cette notice la capacité d’accueil sur le centre de vacances, toutes les tranches d’âge et un descriptif précis du lieu et des activités complétés si possible de photographies. Le prestataire pourra répondre à ce cahier des charges jusqu’au 24 novembre 2010 à 16h en y associant les formulaires DC1 et DC2/DC6. Ces activités feront l’objet d’une convention signée entre le prestataire et la collectivité. Communauté de Communes du Canton de Bergues 468 rue de la couronne de Bierne BP 50 061 59380 BERGUES Tél : 03 28 68 70 03 Fax : 03 28 68 70 04 Site internet : www.cccbergues.org e-mail CCCB : [email protected] Responsable de l’organisation des séjours : Ingrid Coddeville - [email protected] .