Association des maires et des présidents d’intercommunalité de Meurthe-et-Moselle (ADM54) Assemblée générale 2020 RAPPORT MORAL 2020 de M. Noël GUERARD, maire de LESMENILS, secrétaire général de l’ADM54 Une équipe administrative au service des élus L’Association emploie, au 1er septembre 2020, 17 personnes en CDI, sous la responsabilité d’Anne-Mathilde COSTANTINI, directrice et de Laurent HANNEZO, directeur adjoint ; au service administration générale, sous la responsabilité d’Hervé RICHARD, Catherine BOUTEIL, Agnès BRYS, Alicia DIZEK (mise à disposition partielle à l’Association des communes forestières), et Magali KIRSCH , au service juridique, sous la responsabilité de Valentine DUHAUT, Amine BENEDDIF, Anne COGERY, Léo MAFFEIS et Nicolas MARCHETTO, au service informatique, sous la responsabilité de Yann FORT, Rodrigue DARVIEUX, Cyril DIEZ CARDONA, Julien SERRURIER et José VAZ. Bilan des services Les services ont évidemment été impactés par le confinement 2020 lié à la pandémie, mais tous ont continué en télétravail ou présentiel car le nombre de circulaires a explosé durant cette période et tant le service juridique que le service informatique ont accompagné les collectivités pour traverser la crise. Service juridique Au conseil juridique, le nombre de saisines au 1er septembre 2020 atteint un niveau jamais égalé : 5 100 questions d’ores et déjà posées alors que la moyenne annuelle se situe autour de 6 000 questions. Les élections municipales et communautaires ainsi que la période sanitaire exceptionnelle ont été des facteurs déterminants du nombre exponentiel de questions. Les 5 juristes ont eu à cœur de maintenir le service malgré le confinement. Même avec un nombre important de questions, la compétence et la réactivité des juristes dans les dossiers confiés ont continué à être louées et reconnues par les communes et EPCI adhérents. Le conseil juridique reste toujours un service central et essentiel pour les adhérents. S’agissant des élections municipales et communautaires, un plan d’actions avait été initié en 2019 afin de préparer au mieux le renouvellement. De nombreuses actions ont été réalisées : . 5 sessions relatives aux élections municipales et communautaires : au total, plus de 250 participants ! . la journée d’accueil des présidents de communautés et les rencontres pour accueillir les nouveaux maires, près de 80% des nouveaux édiles ont participé. De nombreuses publications ont été rédigées : l'élection municipale et intercommunale dans les communes de moins de 1000 habitants, l'élection municipale et intercommunale dans les communes de 1000 habitants et plus, la 1ère séance du conseil municipal, les 1ères décisions du suite au renouvellement des conseillers municipaux, la 1ère séance et les 1ères décisions des EPCI, le budget simplifié des communes, le fonctionnement du conseil municipal, le fonctionnement du conseil municipal en 200 questions (pour l’ensemble des conseillers municipaux du 54). S’agissant de la période sanitaire exceptionnelle, le service juridique a établi de nombreuses synthèses envoyées par email aux communes et EPCI afin de leur faciliter la lecture des règles applicables. Afin de s’adapter aux contraintes sanitaires et dans un temps de préparation très court, les juristes ont animé des webinaires sur le fonctionnement du conseil municipal, les grands principes de l’intercommunalité et les marchés publics. Un vif succès également. Les autres actions concernaient la rédaction de la lettre des maires, des newsletters mensuelles, du site internet et des réseaux sociaux de l’ADM54, la 4ème édition du « cahier de vacances » (juillet 2020). Un juriste a participé aux nombreuses formations et réunions dispensées par le service Europe de la Région concernant les fonds européens et l’actualité européenne. Un suivi particulier a été fait sur l’habitat indigne, les cours d’eau, la peste porcine et la canicule en lien avec la préfecture. 1/6 Service informatique L'activité de début 2020 est dans la continuité de 2019, avec de très gros volumes d'appels, en partie dus aux élections municipales. Une forte baisse durant la période de confinement s'expliquant par l'impossibilité de nombreuses collectivités de mettre en place des solutions de télétravail et, à partir de juin 2020, une belle remontée en raison de la reprise d'activité et du report des budgets. Au 15 septembre, nous comptabilisons 6149 dossiers Pour information, entre 2015 et 2019, la maintenance de maintenance. est en hausse de près de 70% ! Cette augmentation importante du nombre de sollicitations s'explique par à la fois par le nombre d'adhérents en progression chaque année (+13 en 2018, +25 en 2019) et par les nouveautés réglementaires (PES en 2014, Pasrau en 2018, REU en 2019, élections en 2020 en plus du renouvellement des parcs informatiques suite à l'arrêt des mises à jour Windows 7 par Microsoft occasionnant la réinstallation de 113 collectivités au 15 septembre 2020 !). Quelques chiffres : 483 collectivités adhérentes au service informatique (405 communes, 9 communautés de communes et 69 autres EPCI). Le forum ADM54 regroupe un peu plus de 100 membres. Les clubs utilisateurs de février 2020 ont permis de rassembler 210 participants représentant environ 300 collectivités : Ces réunions d'informations ont été notamment l'occasion de préparer les communes aux élections municipales et aux différentes manipulations à effectuer dans le logiciel. Les prochains gros chantiers concernent la DSN, obligatoire pour tous au 1er janvier 2022, le remplacement des postes informatiques des collectivités dû au passage à Windows 10, la mise à jour du logiciel cimetière, la mise en place d’une application smartphone, l’acquisition de logiciels petite enfance, la mise en place de nouveaux modules de formation et de webinaires réguliers. Service administration générale La pandémie COVID-19 a stoppé les actions de formation prévues, les journées d’accueil des nouveaux élus et le congrès CEL’Est 2020. L’ensemble des services s’est mobilisé afin d’apporter aux collectivités l’aide nécessaire pour faire face à la situation exceptionnelle traversée par tous : commandes groupées de près de 300 000 masques et de solution hydroalcoolique. Et, dans un autre ordre d’idée, une commande groupée d’écharpes d’élus (maires et adjoints). Nous avons su nous adapter en proposant, en plus des formations en présentiel hors période de confinement, des webinaires qui ont rencontré un vif succès. Nous avons élaboré un programme de formation détaillé pour 2020 enrichi d'études de cas et de mises en situation organisé en 6 thèmes : développement personnel, urbanisme-sécurité, connaissances juridiques, finances-budget, informatique-multimédia, énergie-développement durable, intercommunalités et projets. Afin que vous puissiez gérer cette période dans les meilleures conditions et pour répondre à vos attentes notre offre de formation en matière de développement personnel s’est étoffée avec de nouvelles formations comme « réussir son mandat en parfaite harmonie », « mieux gérer son stress », et « comment se préserver en situation difficile ». La présidente Falque a obtenu que les primo-élus puissent obtenir 20 heures de DIF dès le mois d’août 2020 (et non après un an de mandat). De janvier à septembre 2020, 448 personnes ont été formées ou informées via 23 modules de formation et 11 sessions d’information. 75 dossiers DIF ont été constitués. 429 participants ont participé à 23 webinaires, que nous avons réalisés du 19/06 au 28/08, regroupant 8 thématiques différentes : le fonctionnement du conseil municipal, le statut de l'élu, les marchés publics, l'intercommunalité, la sécurité informatique, le budget communal (avec La Poste), les outils d'ingénierie à disposition des collectivités (avec MMD54 et le CAUE 54) et maire ou EPCI employeur (avec le CDG54). Les retours exprimés tout au long de cette période de webinaire ont été très positifs. Beaucoup d'entre vous mettent en avant la facilité d'accès que propose ce type de format. 2/6 Les sujets variés, décidés par la commission information animée par Jean-Jacques PIERRET, maire de Montigny-sur- Chiers, portaient notamment sur la prise de parole en public, l’apprentissage de la langue anglaise, la dématérialisation des actes, comment préparer son budget et le suivre tout au long de l’année, la conduite préventive, comment s’exprimer devant un public, comment faire vivre la démocratie locale, comprendre le budget communal, comment rendre son bulletin municipal plus attractif, comment enregistrer vos réseaux sur le guichet unique, la gestion administrative de fin de mandat, mieux gérer son stress et comment construire et renforcer la cohésion d’équipe pour plus d’efficacité. L’ADM 54 s’adapte à toute demande. En plus des actions décentralisées des formations, ont été organisées des sessions le soir (17h-21h) et le samedi. Vidéoformations : Après avoir réalisé une première vidéoformation sur le Droit Individuel à la formation que possède chaque élu local, nous avons réalisé des nouvelles vidéos sur l’ADM54, le rôle du conseiller municipal, pourquoi se former en tant qu’élu, comment faire fonctionner les services et se préserver en situation difficile. Des vidéoformations (moocs) spécifiques ont été élaborées pour vous aider à exercer votre mandat pendant la période de confinement : le conseil en visio-conférence, les pouvoirs du maire, opération funéraire, voter le budget, la sécurité informatique, … Publications : vous avez reçu les traditionnelles Lettres des maires, newsletters et cahier de vacances été 2020, mais aussi les carnets